Kick off, El brief

Kick off

Los eventos Kick off son para organizar un encuentro con clientes, empleados o
proveedores. Una reunión para planificar, reestructurar o alinear objetivos o ideas. Un inicio
o fin de proyecto, etapa o período… resulta muy interesante hacer un Kick off.

Estas son necesario para involucrar a todo el negocio de las acciones y lineamientos, lo cual
le dará transversalidad.
Algunos de los aspectos a considerar en el desarrollo de este tipo de reuniones Kick off son
los siguientes:
1. ¿Qué opina el equipo que va a desarrollar el proyecto sobre la audiencia al cual va
dirigido?
2. ¿Cuáles son los lugares o las situaciones en los que el equipo cree que puede funcionar
el resultado del proyecto?
3. ¿Qué expectativas se podrían tener de la respuesta de los posibles clientes/usuarios?

Los pasos a seguir para asegurarnos el éxito de una Kick Off son:
• Plantear una reunión atractiva y presencial.
• Prepara bien la reunión. Recuerda que es el inicio para alcanzar la cima, por lo que
tienes que tener muy bien definidos los objetivos, el coste, los beneficios que reportará el
proyecto y algunos de los imprevistos que puedan surgir.
• Durante la reunión fomenta la participación de los asistentes. De manera que podrás
nutrirte de las aportaciones de todos ellos y los resultados serán mejores.
• Después de la reunión, es momento de hacer un acta. En esta tendrá que estar
definido el camino a seguir, y sobre todo los roles de los usuarios. Antes de enviarla a todos,
revisa y contrasta el contenido con otros de los interlocutores.

La esencia del kick off es cuando se dan a conocer los lineamientos estratégicos y se
comunica lo que se espera de los colaboradores, el rol de cada uno, y los plazos si es un
proyecto determinado. Y dar seguimiento para reforzar el mensaje utilizando los canales de
comunicación disponibles. Agendar reuniones de seguimiento para ir analizando cómo se
está desarrollando el proyecto.

La convocatoria:
Todos los asistentes al kick off recibirán una comunicación indicando fecha, hora y lugar. La
importancia de realizar una reunión presencial (o si no es posible, una videoconferencia)
reside en que se ponen en marcha los principios de la Teoría de la Comunicación,
permitiendo mayor claridad en la transmisión, clarificar objetivos y metas, conseguir un
compromiso duradero y la implicación de todos, elementos fundamentales para arrancar
con buen pie cualquier proyecto.
En la reunión del Kick off meeting, es importante también, la ‘puesta en escena’, pero
incluso ésta resulta sencilla con una adecuada preparación. Un buen final tiene una
repercusión igual o superior; por eso adquiere una especial relevancia la confección de un
acta - donde consten las tareas que todas las partes asumen, y los compromisos a alcanzar
- que se enviará a todos los asistentes en menos de una semana desde la reunión.

Preparar previamente, el lugar, reparte las carpetas, encender los equipos, anotar los
puntos claves en la pizarra / papelógrafo, y comprobar que todos tendrán bolígrafo - o un
usb con la presentación -. Además permitirá que el kick off empiece puntual, eso da muy
buena imagen: la reunión empieza con la bienvenida y la presentación de quién la guiará,
después se explica a los asistentes el material que se les ha entregado, y se les indica que al
finalizar la exposición empezará el turno de preguntas y aportaciones; es fundamental
indicar el tiempo de que se dispone en total, y cumplirlo.

La reunión de arranque debe responder a una serie de cuestiones, y - recuerda - debes saber
escuchar y recoger las aspiraciones de todos.

• ¿A qué necesidad responde el proyecto? ¿qué metas se cumplirán?

• ¿Cuáles son las fechas críticas?
• Presupuesto
• Demuestra que has tenido en cuenta a quién va dirigido el proyecto
• ¿Qué riesgos están asociados? ¿qué restricciones contempla?
Todos estos aspectos son discutibles, y todas las visiones deben compartirse para poder
llegar a acuerdos

El moderador (uno de los responsables del proyecto) mantendrá un ambiente distendido.

La actividad deportiva al finalizar la reunión es muy importante para crear un clima

adecuado y alinear las expectativas de todos. Una vez ordenadas las ideas y objetivos, y
concretados los aspectos técnicos y comerciales del nuevo proyecto en la sala de reunión,
se finaliza con una actividad de competición fair play. El objetivo fundamental es motivar a
los equipos implicados en el proyecto, y propiciar un ambiente óptimo para su desarrollo y
ejecución.

Esta competición deportiva debe ser estimulante y una clara invitación a salir de la zona de
confort para afrontar nuevos desafíos. No olvides que, además de pasar un rato distendido
y en convivencia deportiva, pretendemos modelar actitudes flexibles y orientadas al éxito
global del proyecto, fomentar el trabajo en equipo, ganar en confianza, favorecer la
colaboración y sellar el compromiso de los participantes en el proyecto.

Kick off meeting: ejemplos

Para que compruebes su utilidad, te mencionaré algunos ejemplos:
• El lanzamiento de un libro.
• Una plataforma digital de incentivo de la lectura dirigida a escolares y profesores;
siendo el cliente la administración educativa.
• Una campaña de comunicación sobre el lanzamiento de un restaurante
especializado en alergias alimentarias.
• Un tejido innovador para prendas deportivas y dirigido a deportistas.
• El análisis de datos que permitirá al cliente escoger el público objetivo de sus
servicios.

El Brief

El brief o briefing es un documento informativo que contiene la información imprescindible

para poder empezar a planificar o ejecutar un proyecto. Se trata de un documento muy
habitual en el mundo de la publicidad y la comunicación, aunque también se ve en otro tipo
de sectores, en el que el cliente, a través de este documento, describe sus necesidades y
deseos para la realización de un proyecto a una agencia o proveedor.

Hay que tener en cuenta que el briefing sirve como documento de punto de partida para
empezar a trabajar y, por tanto, si no está correctamente planteado provocará que se
dediquen horas y esfuerzo en una línea de trabajo que realmente no es la adecuada.

Contenido del briefing

1 – Objetivo de la campaña o proyecto
En primer lugar es imprescindible transmitir el objetivo de la campaña o proyecto para
poder trazar una estrategia adecuada que permita cumplir con los mismos. Este punto
condiciona de forma importante el planteamiento, por lo que es fundamental que esté
claramente especificado.

2 – Público al que va dirigido

El público al que está destinada la campaña o proyecto también es muy importante ya que
puede influir para que el lenguaje, estilo o diseño del mismo tenga unas características u
otras. También influirá en la elección de los canales y medios, en caso de que se trata de
una campaña de publicidad o relacionada con contenido, por lo que tener claro este
aspecto es fundamental y uno de los puntos más importantes junto con los objetivos.

3 – Descripción de la empresa
Incluir una breve descripción de la empresa en el briefing es muy útil para conocer el
enfoque y valores de la misma. Detalles que son muy importantes a la hora de realizar una
propuesta creativa o en la que la comunicación y el diseño tengan un papel importante.
4 – Necesidades específicas
En ocasiones, el cliente ya tiene claras algunas de las características u orientación del
proyecto que se quiere lanzar. Si es así, el cliente deberá especificarlo en el briefing para
que el proveedor lo tenga en cuenta a la hora de plantear su propuesta o ejecutar el
proyecto.

5 – KPIs
Los “Key Performance Indicators” (Indicadores Claves de Rendimiento), conocidos
habitualmente como KPIs, ayudan a medir la eficacia del trabajo realizado. En ocasiones,
se desarrollan proyectos con el fin de conseguir unos objetivos específicos. Cuando esos
objetivos se pueden medir con un indicador claro y están dentro de las expectativas del
cliente, deben estar incluidas en este briefing.
6 – Condiciones o limitaciones
Ocasionalmente puede suceder que, por la industria o sector del cliente, su historia,
valores, etc haya algunas limitaciones o condiciones en el desarrollo del proyecto. Si el
proveedor no las conoce o no tiene porqué conocerlas, es importante dejarlas por escrito.
De esta forma nos aseguraremos que la propuesta que recibamos estará en línea con lo
que buscamos.

7 – Estimación presupuestaria
En caso de que ya haya un presupuesto definido para el proyecto, es importante reflejarlo
para que la propuesta se adecue a lo que el cliente puede pagar. Sin embargo, no es
imprescindible ya que muchas veces lo que se busca es tener diferentes propuestas con su
correspondiente presupuesto.

8 – Timming
Por supuesto, a la hora de valorar un proyecto es muy importante tener en cuenta cuáles
son los plazos de ejecución del mismo. Esta información permite al proveedor valorar
mejor los recursos que necesitará y facilita su planificación y organización.
Además de estos puntos, en caso de ser un briefing creativo es recomendable incluir
también cierta información relevante para proyectos en los que el diseño es una parte
importante del mismo.
9 – Look&Feel o estilo con ejemplos
Si como cliente tenemos una idea de la estética que estamos buscando, debemos
señalarla en el briefing. Si además podemos incluir ejemplos de diseños similares, serán
una buena referencia para el proveedor y será más fácil que el resultado se acerque a lo
que estamos buscando.
10 – Formato de entrega con las especificaciones técnicas necesarias
Adecuarse al formato en el que se vaya a presentar, por ello es importante señalar las
especificaciones técnicas que queremos que se nos entregue o, si desconocemos estos
detalles, señalar que uso se va a dar al diseño: impresión, web, ubicación, etc.

Conclusiones
El briefing es un documento imprescindible para un mejor entendimiento entre cliente y
proveedor. Hacer un buen uso de ellos facilita mucho el trabajo del proveedor y permite
que el cliente obtenga un resultado más cercano a lo que quiere y necesita.
Como sucede con muchas cosas, a veces sólo es necesario poner las cosas por escrito para
aportar claridad y permitir que el trabajo se haga mejor.
Nota:
Brief: Es un documento informativo breve, conciso, completo y detallado del producto o
servicio que da el cliente a la agencia de publicidad.
Briefing: Es un brief más corto o incompleto con un desarrollo menor de los pasos del
brief. Es más informal por ejemplo, puede ser un simple llamado telefónico del cliente con
ciertos datos del producto.
Contrabrief: Es la modificación del brief por parte de la agencia, ya que esta obtiene nueva
información del cliente para hacer los cambio necesarios y presentar la nueva campaña o
proyecto de comunicación.
 BRIEF
Escoger un tema para la descripción de una campaña publicitaria.

Fecha de entrega:
Entrega de documento impreso:

1) Análisis de Situación
a) Antecedentes
b) Mercado Objetivo
• Consumidores
• Perfil (datos demográficos, socio económicos, psicográficos, culturales,
comportamiento)
c) Competencia
d) Posicionamiento
e) Beneficios
f) Problemas a resolver
2) Decisiones Estratégicas
a) Objetivos de la campaña
b) Público Objetivo
c) Posición y ventaja competitiva
d) Presupuesto de campaña

3) Estrategia de Mensaje
a) Tono
b) Ejecuciones
c) Gran idea (slogan)

4) Estrategia de Medios
a) Objetivo de medios
b) Selección de medios

5) Otras Herramientas
a) Promoción de ventas
b) Relaciones públicas
c) Marketing directo (En este etapa se ofrece al cliente productos o servicios de
forma personalizada y, claro, directa. Estos métodos pueden incluir catálogos,
folletos informativos, correos personalizados, comunicación desde el punto de
venta y correo electrónico)

6) Presupuesto