PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS DE Versión 4

MATERIA PRIMA

1.- Nombre

2.- Objetivo Describir los pasos para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades
de adquisición de materiales, equipos o servicios.

Límites del procedimiento:

Inicia con Solicitud de Compra hasta la Solicitud al Proveedor los materiales, equipos
o servicios adquiridos.
Aplica solo para las Solicitudes de Adquisición de Materiales para Producción de
3.- Alcance Proyectos específicos (Materia Prima).

Áreas que intervienen:

Departamento Administrativo y Financiero, Departamento de Logística.

4.- Reglas de Operación

1. Los procedimientos documentados deberán sujetarse a las siguientes disposiciones:
• Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo
tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorización no correspondan a los del mes
y año en curso.
• Un procedimiento actualizado es aquel que está vigente que responde a las necesidades y
dinámica actual de la empresa.
• Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades
actuales de la empresa o éste, se encuentra en desuso.
2. Las solicitudes de compra deberán contener las especificaciones correspondientes.
3. El Enc. De Compras deberá consultar con el área solicitante en relación a las especificaciones
y consultar la ficha técnica de materiales.
4. Se deberán tomar en cuenta los resultados de las evaluaciones de proveedores según listado
de proveedores calificados al momento de elegir los proveedores de materia prima según su
aplicabilidad.
5. El Encargado de Compras contará con 5 días laborables para la ejecución de la compra en
cuestión, exceptuando los materiales de los proyectos marcados con prioridad alta, según
corresponda, se establecerán los tiempos de ejecución de compras y se comunicaran por la vía
correspondiente a las áreas solicitantes.
6. Las áreas solicitantes deberán marcar las solicitudes con las prioridades de compras
establecidas.
7. El Enc. De Compras será responsable de informar al Gerente General y/o a la áreas
solicitantes sobre el estado o cualquier novedad de la compra en cuestión por la vía
correspondiente según corresponda.
8. El Enc. De compras deberá realizar mensualmente un informe de medición en función de los
indicadores de compras establecidos, se deberán tomar en cuenta las fechas de recepción de
documentos en físico, o las fechas marcadas en la herramienta Active Collab.

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MATERIA PRIMA

5.- Responsabilidades
Funciones

DUEÑO DE PROCESO: Encargado de Compras

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO- FINANCIERO: Encargado de Compras y Encargado de Logísticas

6.- Definiciones:

Palabra, frase o
Definición
abreviatura

Active Collab Plataforma de gestión de proyectos y de comunicación empresarial.

Corresponde a los materiales considerados necesarios para la producción o

Materiales o diferentes tipos de actividades internas como mantenimiento, limpieza,
Insumos de tratamiento de equipos etc. Estos materiales deberán definirse dentro del
Consumos fijos procedimiento de Logística o Lay Out de Almacén, y allí se definirá un stock
mínimo de estos para estar disponibles en el almacén.
Corresponde a los materiales determinados necesarios para la producción de
Materia Prima un proyecto o producto en específico, estos se comprarán según las
para necesidades de producción, se podrán comprar por requerimientos de
Producción. proyectos cargados en active Collab o por solicitudes de compras según
corresponda.
Necesidad de compras que por su naturaleza, necesidad o requisitos
Prioridad de
establecidos por el cliente o compromiso de entrega establecido por la
Compras A.
empresa deberá ejecutarse de manera inmediata.

Necesidad de compras que por su naturaleza, necesidad o requisitos

Prioridad de
establecidos deberá ejecutarse dentro de los plazos normales del proceso (5
Compras B.
días).

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MATERIA PRIMA

7.- Desarrollo de actividades

No.
ACT RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS

INICIO

Las solicitudes de materia prima pueden ser por

dos vías:
1. Solicitudes de compras asociadas a los
proyectos que genera el Encargado de una de
las áreas de Producción. Las solicitudes se
Encargados Solicitud de hacen a través del Portal, deben asociarse a un - Portal
1. de área de compra proyecto para identificarse como materia prima. Printworks
producción
2. Materiales identificados en las Hojas de Cálculo
de cada proyecto. La actividad esta
predeterminada para el encargado de Compras
responder a la necesidad.

En caso de que el Enc. De Compras necesite

especificaciones claras en función de los bienes a
adquirir por proyecto cargado en Active Collab,
solicitará confirmación de los materiales a utilizar
al área solicitante, a través de correo electrónico.

Si el producto considerado está dentro de los

insumos de producción, deberá ser del listado de
los proveedores calificados. Si el proveedor no se Solicitud de
encuentra dentro del listado, deberá enviársele el compras
formulario de Solicitud de Prestación. Si el
Cotizar proveedor no cuenta con evidencia de un sistema Hoja de
Encargado de
2. materiales de gestión de calidad deberá ser visitado por un cálculo
Compras
auditorio para ser integrado al listado. Ver
Fichas
Procedimiento de Evaluación de Proveedores.
técnicas de
El Enc. de Compras deberá realizar esta actividad Materiales.
En un plazo no mayor a 15 minutos después de
recibida la solicitud.
Notas:

Las solicitudes de compras, deberán tener al

menos 2 cotizaciones de proveedores diferentes.
Para la adquisición de materiales críticos como el
caso del Papel, se tiene un proveedor único por lo
tanto no es obligatorio cotizar con más
proveedores.

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 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS DE Versión 4
MATERIA PRIMA

El Encargado de Compras elige el proveedor que

ofrezca el mejor precio o el más conveniente según
necesidad, tomando en cuenta la relación calidad-
precio. (Muestras si aplica).
Genera la Orden de compras a través del Sistema
Informático de contabilidad, Quickbook. en función Solicitud de
de la solicitud de compra de Bienes. Se imprime y Compras.
Seleccionar se solicita aprobación al Gerente General.
Encargado de el
3. Para la realización de las Órdenes de Compra, se Cotizaciones.
Compras proveedor deberán tomar en cuenta las especificaciones de Muestras (Si
los materiales a adquirir contenidas en la Solicitud aplica).
de Compras del Portal.

Dependiendo de la necesidad, se podrá solicitar al

proveedor una muestra de los bienes solicitados (si
aplica).

Notas:

El Enc. De compras deberá explicar al Gerente General Solicitud de

los detalles de las ordenes de compras a aprobar, para Compras.
su revisión y la validación.
Cotizaciones.
¿El pliego Muestras (Si
está Entonces aplica).
correcto?
Rev Ordenes de
isar El Gerente General aprueba mediante Compras.
Gerente exp Si firma la orden de compra. Continuar
4. edie proceso.
General
nte
El Gerente General no aprueba la
No
solicitud.

El Encargado de Compras deberá iniciar el proceso,

desde la actividad no. 3 del procedimiento. (Selección de
Proveedores/ Solicitud de Cotizaciones).

Notas:

El Encargado de Compras remite el expediente en físico

Archivar de compras al Auxiliar de Contabilidad, para los fines
Orden de
Encargado de documentos procedentes.
5. Compra
Compras
de compras
Portal
Printworks

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MATERIA PRIMA

FIN

8.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Cód. Documento
1 Fichas técnicas de Materiales (Materia Prima)

2 Listado de Proveedores Calificados.

3 Procedimiento de Evaluación de Proveedores

9.- REGISTROS

Tiempo / Medio
Responsabl Lugar / Disposici
No Identificación Recuperació Confidencialidad de
e responsable ón
n Soporte

Solicitud de Portal
compra de Encargado 2 años/ Digital/ Printworks/
1 No No aplica
bienes o s de área Alfabético Físico Encargado
servicios de Compras

Quickbook//
Orden de Encargado Archivo
2 años/ Digital Archivo
2 Compras de No Suplidor/
Alfabético y Físico histórico
interna Compras Encargado
de Compras

Encargado Archivo/
Cotizaciones 2 años/ Digital Archivo
3 de No Encargado
(Si aplica) Cronológico y Físico histórico
Compras de Compras

Archivo
Encargado
Factura del 2 años/ Suplidor/ Archivo
4 de No Físico
proveedor Alfabético Cuenta por histórico
Compras
pagar

5
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MATERIA PRIMA

10.- DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

Fecha del
Versión Referencia del cambio Breve Descripción del Cambio
Cambio

1.0 24/06/2016 No aplica Versión Inicial

Se elimina formulario Solicitud de compras, se

2.0 01/09/2016 12.
gestiona por el portal de Printworks.

1. Se mejora el objetivo, se agrega especifican

las entradas de solicitudes de materiales e
insumos, se señala la gestión con eficacia de
todo el proceso.
2. Se redefine alcance del proceso.
3. Se agregan reglas 2,3, 4,5,6,7 y 8 a la
operación.
4. Se hace entrar la intervención del área de
logística en el proceso.
5. Se agrega proveedor área de ventas y
logística.
6. Se agregan insumos (Proyectos active Collab).
7. Se definen los productos como bienes
adquiridos en vez de mercancía recibida.
8. Se agrega como cliente al área logística.
9. se agrega definiciones de Materiales de uso
fijo y materia prima para producción de
proyectos.
10. Se agregan definiciones de prioridades de
compras A y B.
Puntos
11. Se redefinen las actividades del
3.0 Mayo 2017 2,3,4,6,7,8,10,11
procedimiento, se establecen mecanismos A y
12,13,14
B. como vías de compra para los diferentes
tipos de materiales (Materiales de insumos de
uso fijo y Materia Prima para producción de
proyectos).
12. Se agrega nota dándole potestad al Enc. de
Compras para devolver la solicitud en caso de
ausencia de especificaciones.
13. Se colocan tiempos de ejecución de compras
divididos en los tiempos de elaboración de las
actividades de aprobación de solicitudes y
órdenes de compra entre otros criterios.
14. Se define responsable de aprobación de
solicitudes de compra antes de proceder a la
ejecución de la misma.
15. Se colocan dentro de las actividades puntos
de control de solicitud de muestras a los
suplidores en caso que aplique.
16. Se eliminan las actividades de recepción de
mercancía para ser agregadas en los procesos
de logística correspondiente.

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MATERIA PRIMA

10.- DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

Fecha del
Versión Referencia del cambio Breve Descripción del Cambio
Cambio

17. Se eliminan las actividades de evaluación de

proveedores para ser incluidas en el
procedimiento de evaluación de proveedores.
18. Se agregan tiempos de ejecución de
actividades para la ejecución de las compras
(5 días en total).
19. Se hacen entrar documentos de referencia
(Ficha técnica de mercancía, Listado de
Proveedores Calificados).
20. Se eliminan los registros de evaluación de
proveedores y de recepción y entrada de
almacén, para ser definidos dentro de sus
procedimientos según corresponda.
21. Se mejora la redacción en algunas actividades.

4.0 Octubre 2017 Encabezado Cambio del logo

Aprobación

Ezequiel Sierra