INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

PROCESO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

fecha

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FR-HSE-005 Informe de Auditoría
 Código: FR-HSE-005
INFORME DE Versión: 01
AUDITORÍA
Fecha: 02-11-2017

TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES.................................................................................................2
2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA..................................................................................2
3. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................2
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA......................................................................................2
5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA........................3
6. FORTALEZAS.............................................................................................................5
7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA...................................................................................5
8. CONCLUSIONES........................................................................................................5
9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS.................................................................................6

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Fecha: 02-11-2017

Auditoría N°
Fecha
Día Mes Año

1. DATOS GENERALES

PROCESO AUDITADO
LIDER DE PROCESO CARGO
AUDITOR LÍDER CARGO

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.

NOMBRE: CARGO:

FECHA DE APERTURA AUDITORIA

FECHA DE CIERRE DE LA
AUDITORIA

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

 Verificar y evaluar la aplicación y el cumplimiento de los planes de Mejoramiento.

 Evaluar la existencia, implementación y mantenimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad del
proceso, mediante la autoevaluación del proceso.
 Cumplimiento de la normatividad interna y externa del proceso.
 Evaluar el Sistema de Control Interno del proceso de acuerdo con los criterios de auditoría y los
procedimientos establecidos.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA

La auditoría contempla la verificación del cumplimiento del plan de mejoramiento, seguimiento Acciones
riesgos (gestión y corrupción), diligenciamiento formato de autoevaluación, Seguimiento a las actividades
establecidas en el Programa de Gestión Documental.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

 Ley 87 de 1993
 Ley 594 de 2000
 Ley 1712 de 2014 (Numeral d del artículo 12, artículos 13, 15).
 Decreto 943 de 2014 (Modelo Estándar de Control Interno, módulo de planeación y Gestión).

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 Acciones establecidas en el Mapa de Riesgos (Gestión y Corrupción).

 Decreto 106 de 2015 (reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 200 en materia de vigilancia y
control a los Archivos de las entidades del estado.)
 Procedimientos y demás normas vigentes sobre Administración Documental.

5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

La Ley 87 de 1993, ha definido que para el proceso del control interno, se deben considerar: El esquema
de la organización, el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y los
mecanismos de verificación y evaluación, los cuales se cotejan a través de la auditoría Interna, que
realiza la Asesora de control interno a los procesos, para que finalmente se formulen las
recomendaciones y ajustes o correctivos por parte de la Dirección y/o líderes de los procesos y
procedimientos en procura de alcanzar los objetivos y metas preestablecidas, mejorando su desempeño
mediante el fortalecimiento del control y la autoevaluación.

La Asesora de Control Interno, en cumplimiento de las funciones que le asisten de evaluación

independiente de la gestión y del programa anual de auditoria 2015, aplicó el proceso auditor, llevando a
cabo las siguientes actividades: Entrevistas, confirmación de datos, revisión de soportes documentales,
identificación de responsables, análisis de información identificación de hallazgos y recomendaciones.
Se dio inicio al proceso de auditora con la reunión de apertura, explicando el objeto, alcance,
programación y metodología a utilizar durante el desarrollo de la misma.

Vale la pena mencionar que a pesar de haber acordado previamente con el Secretario General la fecha y
hora para realizar la auditoría, fue atendida después porque la Coordinadora manifestó que no podía
estar presente y por esa razón el líder estuvo presente en la reunión de inicio y se informaron los
aspectos más relevantes, los cuales se relacionan en el presente informe.

Para el desarrollo del presente informe, se ha organizado la información evidenciada, atendiendo los
procedimientos y actividades que se auditaron en el Proceso de Administración Documental, así:

1. Se verificaron las acciones que se encuentran en el PUMI, evidenciando que de las 13 acciones
programadas (incluidas las acciones relacionadas para el Plan de Mejoramiento con la
Contraloría General de la República, tres (3) se encuentran cerradas, dos de las acciones
cerradas corresponden a las establecidas con la Contraloría General de la República. Quedan
pendientes por cerrar diez (10) acciones, siete (7) (ADD-001, ADD-002, ADD-003, ADD-004,
ADD-005, ADD-006 y ADD-007), se encuentran sin iniciar, cinco se encuentran vencidas, dos se
vencen el 30 de octubre y dos vencen en diciembre y se encuentran en desarrollo. De lo anterior
se concluye que no se han cerrado las acciones establecidas en el plan de mejoramiento sobre
las auditorías internas.

Vale la pena mencionar que las acciones que se encuentran pendientes por cerrar, cinco (5)
corresponden a actualización de los procedimientos, formatos, normas, una corresponde a las
acciones de planes de mejoramiento de vigencias anteriores que también se encontraban son
cerrar, por tanto es reiterativo el incumplimiento a los planes de mejoramiento. Se sugiere
atender de manera inmediata las acciones establecidas.

Hallazgo 1: No se han cerrado las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento sobre las
auditorías internas, por tanto se incumple el Módulo Control y Evaluación, componente y
elemento Plan de Mejoramiento, teniendo en cuenta que no se cuenta con un adecuado

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seguimiento al Plan de Mejoramiento, para asegurar el cumplimiento de las acciones planteadas.

Se sugiere revisar y dar cumplimiento a las acciones de manera prioritaria, teniendo en cuenta
que ha sido reiterativo el incumplimiento.

2. En el momento de la auditoría se evidenció que en el archivo central se están guardando sillas,

las cuales hacen parte del anterior mobiliario y que por recomendación de una contratista que
realizó la valoración de los puestos de trabajo recomendó cambiarlas. De igual forma se
evidenciaron otros elementos (anillos utilizados como insumo para la imprenta), al consultar a los
auditados sobre el tema manifestaron que la razón es porque no hay más espacio. Por lo anterior
se incumple el artículo 13 de la Ley 594, que establece: Instalaciones para los archivos. La
administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones
técnicas existentes sobre áreas de archivos (explicada en el Acuerdo 49 de 2000 que establece
en el último numeral del artículo 2: “- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito,
tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada ,
así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y
tratamiento de los documentos”. De igual forma se incumple el

Vale la pena mencionar que producto de la auditoría se informó a la Subdirección Técnica sobre
los anillos que se estaban custodiando en el archivo central y abrieron un espacio en la imprenta,
por tanto actualmente se encuentran las sillas.

Hallazgo 2: En el momento de la auditoría se evidenció que se conservaban en el archivo

central elementos que no hacen parte del proceso, como es el caso de las sillas que se
cambiaron a los servidores públicos en la vigencia anterior, por lo anterior se incumple lo
establecido en el artículo 13 de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 49 de 2000 expedido por el
Archivo General de la Nación. En el momento de la auditoría se evidenció que se conservaban en
el archivo central elementos que no hacen parte del proceso, como es el caso de las sillas que se
cambiaron a los servidores públicos en la vigencia anterior, por lo anterior se incumple lo
establecido en el artículo 13 de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 49 de 2000 expedido por el
Archivo General de la Nación.

3. Se evidenció el Programa de Gestión Documental elaborado en 2014 y el cronograma con

actividades programadas para 2015, al consultar a los auditados sobre el seguimiento a estos
documentos mencionaron que se encuentra en ajuste el programa y el cronograma, teniendo en
cuenta que actividades del cronograma se han incumplido, como lo planteado en el Programa de
documentos vitales o esenciales. La nueva versión de aún se encuentra pendiente de aprobar
por parte del Comité de Desarrollo Administrativo, por lo anterior se incumple el MECI en cuanto
al Módulo de Control de Planeación y Gestión, componente Direccionamiento Estratégico y
elemento planes programas y proyectos. Se recomienda, solicitar la aprobación del Programa de
Gestión Documental y realizar los respectivos seguimientos para asegurar el cumplimiento a las
acciones planteadas en las fechas establecidas.

Hallazgo 3: En el momento de la auditoría no se evidenció la aprobación de la nueva versión del

Programa de Gestión Documental y el incumplimiento al cronograma del programa que se
encuentra publicado, por lo anterior, se incumple el MECI en cuanto al Módulo de Control de
Planeación y Gestión, componente Direccionamiento Estratégico y elemento planes programas y
proyectos. Se recomienda, solicitar la aprobación, publicar la versión actualizada en la página
web y realizar los respectivos seguimientos para asegurar el cumplimiento a las acciones
planteadas en las fechas establecidas.

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4. Respecto a los mapas de riesgos (corrupción y gestión), se ajustaron en el mes de julio, se

realizó el seguimiento para el Mapa de Riesgos de Corrupción en el mes de agosto y se
encuentra pendiente realizar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión, se requiere
monitorear y hacer seguimiento a las acciones planteadas.

Observación 1: Se realizó actualización a los Mapas de Riesgos de Gestión y de Corrupción,

teniendo en cuenta que para el Mapa de Riesgos de Corrupción ya se realizó un seguimiento y
que para el mapa de riesgos de gestión se ajustó y se plantearon acciones se requiere realizar el
seguimiento, como mecanismo de autocontrol.

6. FORTALEZAS

1. Se realizó la autoevaluación por parte de la Coordinadora del Grupo Administrativo y Financiera.

2. Conocimiento y compromiso de la servidora pública que atiende la parte operativa del proceso.

7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran establecidas
como “hallazgos de auditoría”.

8. CONCLUSIONES

Se cumple parcialmente con el Sistema de Control Interno. Se recibió la autoevaluación, en donde se

registraron las acciones de mejora identificadas para el proceso.
El Plan de Mejoramiento no se está cumpliendo, se encuentran acciones pendientes que en el momento
de la auditoría no estaban vencidas, pero no se ha recibido avance y a la fecha de presentación del
informe se desconoce si adelantaron.
Se requiere dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 049 de 2000, expedido
por el Archivo General de la Nación respecto necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la
función desarrollada en el Archivo, específicamente para el archivo central.
Aunque se cuenta con el Programa de Gestión Documental se evidencia incumplimiento en el programa y
aunque se encuentra una versión en borrador en donde se actualizan estos documentos, está pendiente
por aprobar el documento por parte del Comité de Desarrollo Administrativo y hacer los seguimientos
para asegurar el cumplimiento del mismo.

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9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS
N/A

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:

Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del Auditor Líder, aplicará únicamente a los
procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización.

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