Procedimiento

CAL-P-009

Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.

AUDITORÍAS INTERNAS

Versión 12

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

Nombre María del Rosario De la Cruz Mengual

Elaboró: Cargo Coordinadora de Administración de Procesos

Fecha 2011-10-10

Nombre Luis Fernando Martínez Jure

Revisó: Cargo Coordinador SSOA

Fecha 2011-10-10

Nombre María del Rosario De la Cruz Mengual

Aprobó:
Cargo Representante de la Dirección SGC

Fecha: 2011-10-10
 Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.
Procedimiento CAL-P-009 Auditoría Interna, Versión 12

Estado del Documento Válido para su uso.

Propósito Definir y documentar las disposiciones de la organización relacionadas con los

numerales 8.2.2 norma NTC-ISO-9001 y 4.2 Guía RUC: “Se debe establecer un
procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos
para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar los
resultados.”

Alcance Procesos del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema SSOA de Castro Tcherassi
S.A y/o Mapeco S.A, y proyectos realizados a través de asociaciones en las cuales
aplique el SGC de estas empresas.
Consultas Sugeridas - ICONTEC. Directrices para la Auditoría de Calidad. NTC-ISO 19011
- Procedimiento de Acción Correctiva

Definiciones Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado realizado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría complementaria
Auditoría realizada con el único objetivo de verificar la implementación y eficacia
de las acciones correctivas surgidas en auditorías.

Auditor de calidad
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

Auditado
Es la persona responsable de la actividad o proceso que se audita.

Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La evidencia objetiva
puede obtenerse por medio de la observación, ensayo o prueba, inspección u
otros medios.

Evidencias de la auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría.

Criterios de auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Auditor experimentado
Auditor que haya realizado por lo menos tres (3) auditorías internas de calidad.

Hallazgo de la Auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los
criterios de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

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No Conformidad
Es el incumplimiento de un requisito establecido por la norma NTC-ISO 9001, por
la Guía RUC, por la empresa, por el cliente, otras partes interesadas o por la ley.
Responsables Coordinador de Administración de Procesos
Coordinador SSOA
Auditores internos
Auditados

Registros por Producir - Programa de auditorías.

- Plan de auditoría.
- Hoja de verificación.
- Informe de Auditoría
- Autoevaluación RUC
- Solicitud de Acción Correctiva/ Preventiva/ Mejora.
- Evaluación Inicial de Auditores Internos
- Listado de Auditores Internos
- Evaluación del Desempeño de Auditores Internos

Procedimientos Específicos

CAL-PRO-009.1 Responsabilidades

Auditor Principal
- Planificar la auditoría, preparar documentos de trabajo y dar instrucciones al equipo de
auditoría cuando se requiera.
- Preparar plan de auditoría y comunicarlo al auditado.
- Informar al auditado, en forma inmediata, acerca de no conformidades, así como de
obstáculos importantes presentados al efectuar la auditoría.
- Realizar el informe de auditoría, donde se condensan los resultados de la misma en forma
clara y oportuna, y remitirlo a la Coordinación de Administración de Procesos y/o
Coordinador SSOA.
- Ejecutar todas las actividades asignadas a los auditores

Auditor
- Planificar y llevar a cabo las auditorías en forma eficaz.
- Informar resultados de auditoría.
- Verificar la implementación y eficacia de las acciones correctivas tomadas como resultado
de las no conformidades detectadas en el proceso anteriormente.
- Tratar la información utilizada y resultante con discreción.
- Cooperar y apoyar al auditor principal.

Auditado
- Permitir el acceso a las instalaciones y al material de evidencia, a solicitud de los auditores.
- Cooperar con los auditores para permitir el logro de los objetivos de la auditoría.
- Proporcionar todos los recursos necesarios al equipo de auditoría, con el fin de asegurar la
eficacia de la auditoría.
- Implementar el procedimiento de Acciones Correctivas basado en el informe de auditoría.

Coordinador de Administración de Procesos y/o Coordinador SISO

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- Elaborar y comunicar el programa general de auditorías.

- Asegurar el cumplimiento de las disposiciones de frecuencias de auditorías establecidas en
este procedimiento y en los planes de calidad.
- Coordinar reuniones con la Gerencia del área auditada y los auditores en caso de
requerirse, para tomar decisiones en casos de desacuerdos entre auditores y auditados.
- Evaluar a los auditores.
- Analizar los resultados de las auditorías de los diferentes procesos, condensando no
conformidades sistemáticas.
- Revisar la adecuación y conveniencia de las acciones correctivas definidas por los auditados
previo a su implementación.
- Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la auditoría.
- Coordinar auditorías complementarias para verificar la implementación oportuna de las
acciones definidas en auditoría.

CAL-PRO-009.2 Requisitos para selección de auditores

Los auditores deben cumplir el siguiente perfil:

EDUCACION FORMACIÓN ATRIBUTOS EXPERIENCIA

PERSONALES /
HABILIDADES
Profesional a) Normas NTC-ISO 9000/ NTC-ISO a) Ético a) Un año en la
universitario 14001/ OHSAS 18001/ Guía RUC, b) Diplomático Organización.
según el caso c) Observador b) Una auditoría
b) Auditorías Internas d) Versátil bajo
c) Legislación SSOA para el caso de e) Habilidad de expresión oral acompañamiento y
auditorías a este sistema f) Capacidad de redacción y calificación de un
c) Asistencia a una auditoría de síntesis auditor
calidad de un auditor g) Capacidad de planificación experimentado
experimentado h) Organización

Teniendo en cuenta el perfil requerido para el cargo de Coordinador de Administración de Procesos, se

considera que éste puede ser auditor interno de calidad, una vez ingrese a la organización.

En caso de requerirse, se contratan los servicios de auditores externos a la organización, los cuales
deben acreditar experiencia de tres (3) años como auditores y/o consultores en el área de gestión
de calidad y/o SSOA, según necesidades. Estas auditorías se consideran como auditorías internas
del sistema de gestión de la empresa.

Cuando se requiera formar auditores internos, la Coordinación de Administración de Procesos y/o

Coordinador SSOA postula los candidatos y programa en conjunto con Gestión Humana, la
capacitación teórica en los criterios de auditoría a lugar (ISO 9001, RUC, etc.), y en auditorías
internas específicamente. Una vez aprobadas las capacitaciones anteriores, la Coordinación de
Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA programa los entrenamientos necesarios y
evalúa los resultados, dejando evidencia en el formato Evaluación Inicial de Auditores Internos. Los
auditores calificados deben ser registrados en el formato Listado de Auditores Internos.

CAL-PRO-009.3 Mantenimiento de competencia de auditores

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El desempeño de los auditores es evaluado por la Coordinación de Administración de Procesos y/o

Coordinador SISO anualmente, de acuerdo con lo establecido en el formato Evaluación de
Desempeño de Auditores Internos, teniendo en cuenta la opinión de los auditados.
La Coordinación de Administración de Procesos actualiza el Listado de Auditores Internos, teniendo
en cuenta los resultados de las evaluaciones y toma las acciones necesarias.
La Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SISO coordinan las capacitaciones
relacionadas con el sistema de gestión de calidad y SSOA para los auditores internos, siempre que
se considere necesario.

CAL-PRO-009.4 Seguimiento a proyectos en asociación que no aplica el Sistema de Calidad de la

empresa

Para los proyectos en Consorcio, Unión Temporal o cualquier tipo de asociación en los cuales
participe la empresa y no aplique su Sistema de Gestión, se hace seguimiento al cumplimiento del
programa de auditorías definido para el proyecto por parte del socio responsable del sistema de
gestión. En caso de considerarse necesario, se programan auditorías por parte de la empresa en los
ciclos de auditorías internas.

CAL-PRO-009.5 Ciclo operativo de auditorías internas

Programación de la auditoría
• Para la elaboración del programa de auditoría se tiene en cuenta la independencia del auditor
respecto a los procesos a auditar, así como también, el estado y la importancia de los procesos
del sistema de gestión.
• Para los procesos de la oficina central, el programa de auditoría debe ser aprobado por los
Representantes de la Dirección de los sistemas de gestión previo acuerdo con las gerencias
correspondientes, y enviado a auditores y auditados cada vez que se actualice. Anualmente, se
realiza mínimo una auditoría interna a cada uno de estos procesos previo a la auditoría de los
entes certificadores.
• Para los proyectos, el programa de auditoría del sistema de gestión debe ser aprobado por la
Dirección de Construcciones y la Gerencia de Obras Civiles e incluirse como parte del plan de
calidad. La frecuencia de estas auditorías, se basa en los requerimientos del cliente, y el tipo y
complejidad de las obras a ejecutar, los riesgos existentes para la seguridad y salud ocupacional
de los trabajadores y para el medio ambiente. Todos los proyectos deben ser auditados como
mínimo una vez al año.
• Cuando se requiera modificar la fecha de auditoría por parte del auditado o del auditor
asignado, se solicita a la Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA,
según corresponda, con antelación a la fecha programada con la justificación respectiva.
• A cada proceso a auditar se asigna un equipo de auditoría conformado por dos (2) auditores
máximo, donde se define un auditor principal. Cuando se considere necesario se admite una
persona adicional como acompañante u observadora.

Planeación de la auditoría
• El Plan de Auditoría debe ser entregado al auditor antes de la ejecución de la misma, de manera
que éste pueda coordinar las actividades que le permitan disponer el tiempo y otros recursos
necesarios para recibirla.
• En el momento de entregar el plan se resuelven las inquietudes y diferencias que pueden surgir
entre el auditor principal y el (los) auditado(s).
• La Hoja Verificación es de uso exclusivo de auditores y no se tendrá ningún control en su
manejo y archivo. Cada auditor decide si conservarla o no. Para el caso de las auditorías al

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Sistema SSOA la hoja de verificación será equivalente al formato de autoevaluación del sistema
RUC suministrado por el Consejo Colombiano de Seguridad.

Ejecución de la auditoría
• Se realiza la presentación de los miembros del equipo auditor aclarando quién desempeña el
papel de auditor principal.
• Se confirma la disponibilidad de personal y recursos necesarios para la realización de la
auditoría, y se informa la metodología a seguir durante el desarrollo de la misma.
• El desarrollo de la auditoría se enfoca en la evaluación de la eficacia del sistema de gestión a
través de la verificación del cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001 y/o Guía
RUC, y los requisitos contractuales, legales y reglamentarios, y de otra índole, haciendo énfasis
en el control de calidad de obras para el caso de los proyectos.
• Las referencias a las evidencias encontradas se anotan en la Hoja de Verificación o similar,
con toda la información necesaria para que la redacción del hallazgo (no conformidad,
observación, aspecto por mejorar, aspecto positivo) sea lo más completa y clara posible.
• Una vez terminada la recolección de evidencias, el equipo auditor analiza y clasifica los hallazgos
encontrados y concluye al respecto, y realiza una reunión con los auditados para dar a conocer
los resultados.

Realización del informe de auditoría

• El auditor principal tiene tres días hábiles luego de finalizada la auditoría, para registrar los
resultados en el informe de auditoría y remitirlo a la Coordinación de Administración de Procesos
y/o Coordinador SSOA.
• La Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA analizan los resultados
obtenidos, y en caso de que se esté realizando un ciclo para varios procesos, revisarán la
posibilidad de condensar las no conformidades halladas de manera que se facilite el análisis de
las mismas y se contribuya en mayor medida a la mejora del sistema de gestión.
• La Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA distribuye los informes
de auditoría a los auditados junto con las Solicitudes de Acción Correctiva/Preventiva/ Mejora.

Definición de planes de acción

• Los auditados deben definir las correcciones y acciones correctivas sin demora injustificada para
eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, registrando dichas acciones, en los
formatos de Solicitud de Acción Correctiva/ Preventiva/ Mejora, en un plazo no mayor a cinco
días hábiles, variable de acuerdo al grado de dificultad para definir las acciones.
• El análisis de la no conformidad se realiza según lo dispuesto en el procedimiento Acción
Correctiva.
• Para todas las no conformidades resultantes de auditoría, es indispensable que se defina acción
correctiva adicional al tratamiento (corrección).
• Los responsables de los procesos auditados comunican las acciones definidas al Coordinador de
Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA para que evalúe si éstas podrán eliminar las
no conformidades encontradas y sus causas.
• Cuando se encuentre un aspecto por mejorar que amerite la aplicación de una acción preventiva
se sigue el procedimiento documentado Acción Preventiva.
• En el caso de los proyectos, el Coordinador de Administración de Procesos y/o Coordinador
SSOA se debe asegurar de comunicar las acciones definidas a todos los Directores de Obra, de
manera que se implementen según aplique, y se evite la recurrencia de no conformidades en
diferentes obras.

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Cierre de la auditoría
• El seguimiento a la implementación de las acciones correctivas definidas está a cargo del
responsable del proceso auditado, quien debe asegurarse de que éstas se lleven a cabo sin
demora injustificada.
• La Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA debe coordinar la
realización de auditorías complementarias a más tardar tres meses después de la auditoría
principal. El alcance de éstas se limita a la evaluación de la implementación y eficacia de las
acciones correctivas producto de auditoría.
• La auditoría complementaria no genera un informe de auditoría. Los resultados de la misma, se
registran en los cuadros de seguimiento de los formatos de Solicitud de Acción Correctiva/
Preventiva/ Mejora.
• En los casos en los que el auditor considere que no hay evidencias suficientes para concluir que
las no conformidades han sido solucionadas, éstas serán evaluadas nuevamente en el siguiente
ciclo de auditoría.
• Si el auditor detecta que las acciones definidas no fueron eficaces, debe proceder al cierre de la
no conformidad y solicitar que se realice un nuevo análisis del problema hallado.
Adicionalmente, si esta situación se presenta dos veces consecutivas, el Coordinador de
Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA debe informar al Director de Construcciones
y/o la Gerencia de Obras Civiles, dependiendo de la criticidad del problema.
• Los registros de acciones correctivas con las observaciones de seguimiento deben ser remitidos
a la Coordinación de Administración de Procesos y/o Coordinador SSOA. El análisis de los
resultados de auditorías será presentado a la Gerencia como parte de la Revisión por la
Dirección para ambos sistemas.

Fin de Procedimiento