Procedimiento

CM-PRO-020

Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.

SUBCONTRATOS
Versión 3

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

Nombre Adriana De la Ossa

Elaboró:
Cargo Coordinador de compras
Fecha 2015-08-19

Nombre Silvana Solano

Revisó:
Cargo Coordinadora de Proyectos
Fecha 2015-08-19

Nombre Simon Malkun Z.

Aprobó:
Cargo Gerente de Obras Civiles
Fecha: 2015-08-20
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Procedimiento CM-PRO-020 Subcontratos, Versión 3

Estado del Documento Válido

Objetivo Establecer las directrices para la realización de las actividades de

subcontratación en la organización.

Alcance Este procedimiento aplica en las actividades de subcontratos requeridos para

la realización de proyectos ejecutados por Castro Tcherassi S.A y/o
Maquinaria, Ingeniería y Construcciones S.A. MAPECO, o en asociaciones en
las cuales participen y aplique el sistema de gestión de la empresa.

Consultas Sugeridas Ninguna

Definiciones Contrato de mano de obra y/o servicios

Documento de carácter legal que formaliza el compromiso entre el cliente y
proveedores que prestan el servicio de mano de obra, subcontrato de obra,
alquiler de equipos, transporte de material entre otros , estableciendo precio,
cantidad, duración, valor de garantías, forma de pago, controles de calidad
entre otros. Los Subcontratos de servicios y mano de obra son gestionados
por el Director de Obra ante el Administrador de Subcontratos bajo
supervisión de la Dirección de Proyectos. Su pago es realizado a través de
Actas de Subcontratos de Obra.

Evaluación de Proveedores de Servicios y Subcontratistas

Documento escrito a través del cual el Director de Obra recopila la
información básica del subcontratista, y registra el resultado de la evaluación
de su capacidad para cumplir los criterios previamente establecidos por la
organización. Esta evaluación debe ser realizada previa al inicio de las
relaciones comerciales con el subcontratista, y ser remitida Administrador de
Subcontratos con los documentos soportes requeridos antes de la
elaboración de los subcontratos respectivos

Reevaluación de Subcontratistas
Documento escrito donde el Director de Obra, con el apoyo de su equipo de
trabajo, registra y evalúa los resultados del desempeño de sus
subcontratistas. La reevaluación se realiza por obra, semestralmente o al
final del subcontrato, lo que ocurra primero. La reevaluación se registra en
el mismo formato de evaluación para mantener la historia.

Responsables Gerente General

Gerente de Obra Civil
Director de Proyectos
Coordinador Jurídico
Director de Obra
Administrador de Subcontratos
Coordinador de Planeación y Control
Coordinador SSTA
Documentos por Producir Subcontratos
Ofertas mercantiles, anexos técnicos y pólizas
Actas de Inicio, Liquidación, Suspensión/ Reinicio, Modificación
Acta de subcontratistas
Presupuesto de Obras a Desarrollar (POD) y Modificaciones a POD
Informe Quincenal Subcontratos
Listado Chequeo Doc.Contractuales Subcontratistas
Cantidades Cobradas Vs. Pagadas al Cliente
Control de Personal Subcontratistas/ Operadores Equipos Alquilados
Control Equipos Subcontratistas/ Alquilados
Evaluación de Proveedores de Servicios y Subcontratistas.
Evaluación de Desempeño SSTA de Subcontratistas

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Procedimientos Específicos - Ciclo operativo del Proceso de Compras

CM-PRO-020.1 Generalidades

Suministro de Alquiler de
  Mano de obra Topografía
materiales maquinaria
% duración del % duración del % duración del
Duración Todas
contrato contrato contrato

De acuerdo a la
Tipo de contrato Obra civil Obra Civil Obra civil
cuantía

Actas de avance Actas de avance de Actas de avance Actas de avance

Facturación
de obras obras de obras de obras

CM-PRO-020.2 Selección del Subcontratista

 El Administrador de Subcontratos debe asegurarse del registro de la evaluación por parte del
Director de Obra o el Gerente de Obras Civiles en el formato CM-F-091 Evaluación de
Proveedores de Servicios y Subcontratistas. Los criterios a tener en cuenta en ésta son:
- Experiencia
- Existencia de un Sistema de Gestión de Calidad (en caso de subcontratistas de diseño o
requerimientos del cliente)
- Existencia de un SG-SSTA apropiado
- Capacidad de financiación
- Equipos y Maquinaria
- Personal requerido.
El Director de Obra, con base en su experiencia, debe determinar cada uno de los requisitos
mínimos por cumplir para cada actividad a subcontratar.
Para subcontratos de diseños es preferible que el contratista cuente con un sistema de gestión
de calidad implementado.
 Para las Compras Mayores, el Gerente General, Gerente de Obras Civiles o Director de Obra,
según el caso, definen la selección del subcontratista.
 Se pueden seleccionar subcontratistas que obtengan una calificación promedio igual o superior a
18. Cualquier excepción debe ser debidamente justificada, dejando el registro en el formato
CM-F-091.

CM-PRO-020.3 Elaboración de Subcontratos

 El Gerente de UOC / Coordinador de proyectos / Director de Obra, realiza el Presupuesto de

Obras a Desarrollar (POD), y lo remite junto con el anexo técnico (especificaciones técnicas) del
contrato a realizar al Administrador de Subcontratos. Estos documentos deben ser previamente
aprobados por el Coordinador de Proyectos y el Gerente de Obras Civiles.
 El Administrador de Subcontratos diligencia el contrato, con base en los modelos establecidos y
revisados previamente por el Coordinador Jurídico.
 El Administrador de Subcontratos remite el contrato junto con los anexos técnicos y el acta de
inicio al Director de Obra, de manera que éste lo haga llegar al contratista.

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 Una vez se tenga el contrato firmado, las pólizas exigidas, y el acta de inicio firmada, el
contratista podrá remitir su cuenta de cobro de anticipo y el Administrador de Subcontratos
enviará a obra el acta de avance para la facturación del contratista.
 Antes de iniciar las labores en la obra, el subcontratista deberá reunirse con el Coordinador
SSTA o el responsable SSTA del proyecto, para tratar los siguientes temas:
- Entregar el listado de productos químicos a usar y su respectiva Hoja de Seguridad.
- Entregar las afiliaciones a seguridad social.
- Evaluar el estado de sus EPP y sus herramientas.
- Recibir inducción de seguridad.

CM-PRO-020.4 Elaboración y Presentación de Acta de Avance y Modificaciones

 El Director de Obra realiza el acta de avance con el formato bloqueado enviado por el
Administrador de Subcontratos.
 El Coordinador de compras recibe la factura junto con el acta de avance, la cual debe estar
firmada por el Director de Obra, la registra en el formato y la envía al Director de Obra.
 El coordinador de compras se asegura de que cuando se presenten modificaciones en
cantidades se debe realizar un acta de modificación de cantidades de obra, que deberá ser
suscrita por el contratista y Director de Obra y adjuntarse al acta de avance correspondiente.
 Al finalizar el contrato se debe realizar un acta de liquidación con la que el Coordinador de
Proyectos, previo visto bueno del coordinador de compras, autorizará la devolución del valor de
las retegarantías.

CM-PR0-020.5 Control de Subcontratos

El control de los subcontratos es realizado de la siguiente manera

Cantidades pagadas Presentación de

  Documentación Legal Estado de Cuentas
vs cobradas facturas
Verificar que se tengan los
Ilustrar el estado
siguientes documentos en el
"financiero" del Garantizar que las
archivo físico de Control de Verificar que el
contratista. Este control cantidades canceladas
Proyectos: contratista presente
incluye: a los subcontratistas
Contratos sus facturas de
Objetivo Cuentas canceladas sean iguales a las
Polizas (se debe garantizar acuerdo a lo
Cuentas por pagar cantidades cobradas
que esten siempre vigentes) estipulado en el
Anticipo amortizado y por la empresa al
Acta de inico, suspensión, contrato de obras.
saldo cliente.
reinicio
Retegarantias
Acta de liquidación
Cada vez que se
De acuerdo a la forma
presente un acta de
Frecuencia Quincenal Semanal de pago establecida
avance a cobrar al
en cada contrato
cliente
Formato cantidades
Lista de chequeo Listado de facturas
Registros Estado de Cuentas cobradas al cliente vs
documentos legales presentadas
pagadas contratistas

CM-PRO-020.6 Reevaluaciones
 La verificación de los servicios y obras subcontratadas es responsabilidad del Director de Obra
con el apoyo del Residente e Inspector de Obra.

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 El control de los productos no conformes generados por los subcontratistas y el impacto de sus
resultados sobre la calidad de la obra y los tiempos de entrega, deben utilizarse como base para
la reevaluación de subcontratistas.
 El Director de Obra debe asegurarse de controlar el equipo y personal de subcontratistas y
servicios de alquiler de equipos. De acuerdo con los resultados obtenidos, debe informar al
subcontratista la necesidad de emprender acciones de mejora o cambio de maquinaria y/o
personal.
 El Responsable SSTA de la obra debe evaluar mensualmente el desempeño de los
subcontratistas en el área, haciendo uso del formato HSEQ-F-093. Para las no conformidades
encontradas en la evaluación de desempeño, el contratista deberá presentar un plan de acción,
en el cual se garantice el cierre de las no conformidades en un plazo razonable; de manera que
el responsable SSTA proceda nuevamente a revisar los requisitos anteriormente incumplidos.
 El Coordinador de compras envía al Director de Obra el formato para la reevaluación de
subcontratistas CM-F-091 semestralmente, y al final de la relación comercial. El Director de
Obra con el apoyo de su equipo de trabajo reevalúa a los subcontratistas con base en la
información de verificación de los trabajos llevados a cabo, el tipo de quejas del cliente y
productos no conformes atribuibles al subcontratista, y en general su desempeño en cuanto a
calidad, seguridad, salud ocupacional y ambiental, y su capacidad de respuesta para corregir los
problemas hallados.
 El Coordinador de compras debe asegurarse del cumplimiento de las disposiciones aquí
establecidas, y hacer un análisis de los resultados obtenidos en las reevaluaciones que conlleven
a tomar acciones/ decisiones para futuras compras.
- Si la calificación del subcontratista superior a 18 puntos, no se realizan controles
adicionales en el siguiente período de evaluación o en los próximos acuerdos de compra,
siempre y cuando la tendencia de calificación no varíe en forma negativa.
- Si la calificación del subcontratista está entre 12 a 17, éste puede continuar laborando con
la empresa, pero se debe solicitar la mejora en los aspectos deficientes.
- Si la calificación del subcontratista está entre 8 a 11, su utilización se condiciona a la
implementación de acciones intensivas para la mejora por parte del mismo.
- Si la calificación del subcontratista es inferior a 7, no se puede volver a utilizar.
 El Coordinador de compras debe informar los resultados a los subcontratistas reevaluados, de
manera que éstos conozcan los aspectos por mejorar en las siguientes compras.
 El Coordinador de compras debe informar al Gerente de UOC y Directores de Obra de los casos
de subcontratistas cuya utilización se encuentre restringida

Fin del Procedimiento

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CONTROL DE MODIFICACIONES AL DOCUMENTO

VERSION
N° DESCRIPCION VERSION ORIGEN
RESULTADO
Se cambia el nombre del procedimiento de CP-P-020
CM-PRO-020
1 Se cambia el cargo del responsable del 2 3
procedimiento de Administrador de subcontratos a
Coordinador de compras