PROCESO DE PAGO DE FACTURAS

A medida que su empresa crece el alto número de facturas que se deben procesar
diariamente, se convierten en una tarea crítica y complicada. Los impactos generados por
falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores haciendo que está
actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, pérdida de
descuentos, entre otras cosas.
El proceso de Pago de Facturas le ayudará a mejorar el proceso de recepción, verificación y
aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando información
errónea.
Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena de
abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para el proceso
de Solicitud de Compras.
Cuando una Solicitud es tramitada se crea un documento llamado Orden de Compra para
enviar al Proveedor y luego con el proceso de Pago de Facturas puede pagar la factura
asociada.
El proceso empieza cuando se recibe una Factura. La Factura recibida se asocia con la Orden
de Compra que la generó y además se ingresan los datos propios de ella, como el Número,
Fecha de Pago y el Archivo con la imagen de la factura.
Parte del proceso es evitar el pago de facturas con información errónea, por lo cual es
importante realizar una verificación de la Factura, es decir, revisar que los Productos, Precio,
Impuestos, Fechas, etc. concuerden con lo acordado con el Proveedor en el momento de la
compra.
Adicionalmente se puede requerir la aprobación de la persona que solicitó la compra ya sea
porque él/ella lo pidió o porque la persona que realizó la verificación de la Factura lo
considera necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el solicitante.
Finalmente se realiza la imputación contable de la Factura mediante una interfaz con el ERP
de la compañía.
El proceso Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, por eso si en
alguno de los pasos la información de la Factura no es correcta o los Productos o Servicios
que fueron facturados no son conformes, se debe devolver la Factura y/o los productos al
proveedor. La devolución se realiza a través del sub proceso Devolver Factura al Proveedor.
Actividades:

 En base a la información proporcionada, se deberá elaborar el modelamiento del

proceso en la herramienta BPMS Bizagi Modeler, identificando principalmente las
tareas, los roles y los artefactos.
 De ser necesario considerar algunas asunciones para el desarrollo del caso.