Pago de Facturas

Bizagi Process Modeler

 Tabla de Contenidos

1 PAGO DE FACTURAS........................................................................................................................ 3
1.1 Pago de Facturas....................................................................................................................... 5
1.1.1 Elementos del proceso................................................................................................... 5
1.1.1.1 Recepción de Información.............................................................................. 5
1.1.1.2 Auxiliar de compras/financiera...................................................................... 5
1.1.1.3 Jefe de área solicitante..................................................................................... 5
1.1.1.4 Tesoreria................................................................................................................. 5
1.1.1.5 Recibir Factura..................................................................................................... 5
1.1.1.6 Validar Factura..................................................................................................... 6
1.1.1.7 Devolver Factura al Proveedor....................................................................... 7
1.1.1.8 Actualizar ERP Financiero................................................................................ 7
1.1.1.9 AprobarProductos/Servicios........................................................................... 8
1.2 Devolver Factura al Proveedor.......................................................................................... 10
1.2.1 Elementos del proceso................................................................................................. 10
1.2.1.1 Justificar Rechazo............................................................................................ 10
1.2.1.2 Informar al Proveedor.................................................................................. 11
1.2.1.3 Devolver Productos al Proveedor?............................................................ 11
1.2.1.4 Devolver Productos......................................................................................... 12
2 Participantes...................................................................................................................................... 13
 Pago de Facturas

1 PAGO DE FACTURAS
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler.

Descripción
A medida que su empresa crece el alto número de facturas que se deben procesar
diariamente, se convierten en una tarea críticas y complicada. Los impactos
generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores
haciendo que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos
incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas.
Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas.
Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepción, verificación y
aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando
información errónea.

Objetivo
El proceso de automatización del pago de factura busca reducir el tiempo de
aprobación y brindar el apropiado escalamiento de la factura cuando esta necesita

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 Pago de Facturas

aprobaciones adicionales.

Alcance
El proceso permite:
Recibir facturas y tenerlas en medio magnético.
Asignar a una factura un Orden de Compra no paga.
Comparar la información de la factura contra la orden que generó la compra.
Rechazar o Aprobar una factura dependiendo de la información contenida en ella.
Realizar escalonamiento de la factura, si esta necesita aprobación por el tipo de
producto o servicio comprado.
Informar al proveedor en caso que la factura tenga errores en la información
Realizar la devolución de productos si estos no cumplen con los requisitos que el
solicitante necesita.
Enviar la información necesaria por medio de una interfaz al ERP de la compañía
para realizar la imputación contable de la factura.

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 Pago de Facturas

1.1 Pago de Facturas

1.1.1 Elementos del proceso

1.1.1.1 Recepción de Información

1.1.1.2 Auxiliar de compras/financiera

1.1.1.3 Jefe de área solicitante

1.1.1.4 Tesoreria

1.1.1.5 Recibir Factura

Descripción
Recibir y procesar una factura de forma manual es una labor que consume tiempo y
recursos. Con Pago de Facturas puede reducir el tiempo de procesamiento desde
que llega la factura.
En la primera actividad se puede asociar la factura con una orden de compra no
paga. La orden se puede buscar por el número de orden, fecha de la orden, nombre
del proveedor, opciones de pago o términos de pago.
Adicionalmente se debe incluir el número, fecha de pago, y archivo de la factura
escaneada, estos datos son únicos de cada factura y solo se conocen en el momento
de recepción de esta. Si la factura no está asociada a ninguna orden de compra,
únicamente se debe incluir los datos mencionados anteriormente.

Duración
3 Horas

Al entrar
1. Asignar fecha del día

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 Pago de Facturas

Al salir
1. Si la factura esta asociada a una Orden de Compra, asignar la información de ésta
a la factura y viceversa.

Formas

1.1.1.6 Validar Factura

Descripción
El proceso incluye la validación de la factura contra la orden de compra con el fin de
evitar el pago de facturas incorrectas. Si la información de la factura concuerda con
la información (productos, fechas de pagos, costos) de la orden de compra, ésta es
aprobada. Si no, se rechaza y se realizan los comentarios de rechazo.
Si en determinado caso la factura no está asociada a ninguna orden, se deben
ingresar los datos de esta, como costo, productos, fecha de pago, proveedor.
Además algunos productos y/o servicios necesitan la aprobación de la persona
solicitante antes de realizar el pago. Esta solicitud viene hecha desde que se genera
la solicitud de compra. Sin embargo si se necesita cambiar este requerimiento, en
esta parte del proceso es posible hacerlo.

Duración
5 Horas

Al entrar
1. Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los
productos de la orden.
2. Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los
siguientes datos: Centro de Costo, datos del proveedor, costo total e información
referente a descuentos.

Al salir

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 Pago de Facturas

Si la factura fue aprobada y no se realizaron comentarios se coloca "La factura ha

sido aprobada"

Formas

1.1.1.7 Devolver Factura al Proveedor

Descripción
El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar
cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además
si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor
de ellos.

1.1.1.8 Actualizar ERP Financiero

Descripción
El último proceso es enviar la información necesaria al ERP para realizar la
imputación contable de la factura mediante una interfaz.

Implementación
Servicio Web

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 Pago de Facturas

1.1.1.9 AprobarProductos/Servicios

Descripción
Como se mencionó anteriormente si se ha indicado que los productos o servicios
requieren una aprobación, el proceso de enruta a la persona que debe realizarla, la
persona solicitante.
La persona solicitante aprueba o rechaza los productos o servicios facturados
después de realizar la respectiva inspección de los productos o verificación del
servicio. Además en el caso que sea necesaria la devolución de los productos se
debe indicar que los productos requieren cambio con la respectiva justificación.

Duración
5 Horas

Formas

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Pago de Facturas

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 Pago de Facturas

1.2 Devolver Factura al Proveedor

Descripción
El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar
cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además
si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor
de ellos.

1.2.1 Elementos del proceso

1.2.1.1 Justificar Rechazo

Descripción
Si la factura es rechazada, se debe verificar la causa del rechazo ya sea porque la
información no concuerda con la orden de compra, o porque los productos y/o
servicios no son satisfactorios. Esta información se debe reunir en un solo
comentario para enviar al proveedor.
Adicionalmente si la factura estaba asociada a una orden de compra se debe indicar
que esta orden todavía no se ha facturado.

Duración
5 horas

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Al salir
-Se indica que la orden de pago que fue asociada a la factura a devolver todavía no
ha sido pagada.

Formas

1.2.1.2 Informar al Proveedor

Descripción
Esta tarea se realiza de forma automática, enviando un correo electrónico al
proveedor informando el porqué del rechazo de la factura y si hay devolución de
productos las causas del rechazo.

Script
Dear
<idInvoice.Supplier.Supplier>
The invoice received on <idInvoice.ReceptionDate> has the following inconsistencies:
<idInvoice.Observations>
And
<idInvoice.ApprovalObservations>
Please send back the invoice with the corrected information

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1.2.1.3 Devolver Productos al Proveedor?

Descripción
Si en pasos anteriores en el proceso se indica que los productos deben requieren un
cambio, se continuar a la actividad de devolución de productos, sino el proceso
termina.

Flujos
Si
Condición
Si en la tarea Aprobación productos/servicios se indicó que los productos requieren
cambio, el proceso sigue en la tarea de Devolver Productos al Proveedor.
No
Condición
Si no es necesaria la devolución de los productos, el proceso termina

1.2.1.4 Devolver Productos

Descripción
Los productos que se deben devolver se envían a la dirección del proveedor, con el
previo aviso del porqué de la devolución.

Forma

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2 Participantes

Recepcionista (Rol)

Asistente Financiera (Rol)

Jefe Administrativo (Rol)

Jefe Financiero (Rol)

Tesoreria (Rol)

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