CONSTRUCCIN DEL PROCESO PAGO DE FACTURAS

BizAgi Process Modeler

TABLA DE CONTENIDO
1. DIAGRAMA DEL PROCESO ....................................................................................................... 3 1.1 SUB PROCESO DEVOLVER FACTURA AL PROVEEDOR ............................................................................. 4 2. MODELO DE DATOS ................................................................................................................. 5 2.1 TABLAS PARAMTRICAS ............................................................................................................ 5 3. CONSTRUCCIN DE FORMAS .................................................................................................. 7 3.1 FORMA RECIBIR FACTURA ............................................................................................................... 7 3.2 FORMA VALIDAR FACTURA ............................................................................................................. 8 4. REGLAS DE NEGOCIO ............................................................................................................. 11 4.1 DEFINIR EXPRESIONES ......................................................................................................... 11 4.2 ACCIONES DE LA ACTIVIDAD ............................................................................................... 12 5. PARTICIPANTES ..................................................................................................................... 17 6. INTEGRAR .............................................................................................................................. 19

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

A medida que su empresa crece el alto nmero de facturas que se deben procesar diariamente, se convierten en una tarea crticas y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad o inadecuada atencin son cada vez mayores haciendo que est actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, prdida de descuentos, entre otras cosas. Por esto BizAgi le ofrece la solucin con el proceso de Pago de Facturas. Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepcin, verificacin y aprobacin de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando informacin errnea. Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena de abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para el proceso de Solicitud de Compras. Cuando una Solicitud es tramitada se crea un documento llamado Orden de Compra para enviar al Proveedor y luego con el proceso de Pago de Facturas puede pagar la factura asociada. El documento lo guiar a travs de la construccin del proceso Pago de Facturas. El proceso empieza cuando se recibe una Factura.

La Factura recibida se asocia con la Orden de Compra que la gener y adems se ingresan los datos propios de ella, como el Nmero, Fecha de Pago y el Archivo con la imagen de la factura. Parte del proceso es evitar el pago de facturas con informacin errnea, por lo cual es importante realizar una verificacin de la Factura, es decir, revisar que los Productos, Precio, Impuestos, Fechas, etc. concuerden con lo acordado con el Proveedor en el momento de la compra. Adicionalmente se puede requerir la aprobacin de la persona que solicit la compra ya sea porque l/ella lo pidi o porque la persona que realiz la verificacin de la Factura lo considera necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el solicitante. Finalmente se realiza la imputacin contable de la Factura mediante una interfaz con el ERP de la compaa.

1.1 Sub proceso Devolver Factura al Proveedor

Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, por eso si en alguno de los pasos la informacin de la Factura no es correcta o los Productos o Servicios que fueron facturados no son conformes, se debe devolver la Factura y/o los productos al proveedor. La devolucin se realiza a travs del sub proceso Devolver Factura al Proveedor.

2. MODELO DE DATOS
Para el mejor control de la informacin, Pago de Facturas maneja como entidad principal Factura, en ella se encuentran sus principales atributos: Productos Facturados, Costo Total, Impuesto, Nmero de Factura, Nmero de Orden (Orden de compra con la cual est asociada), Centro de Costo, Datos del Proveedor, y los Datos del Pago, como Forma, Termino, Fecha e informacin referente a Descuentos. Adicionalmente se utilizan las entidades maestras Productos Facturados (Invoice Products). Orden de Compra (Purchase Order) y

En el proceso una Factura puede tener varios productos, por eso la entidad Factura (Invoice) tiene una tabla de Productos Facturados (Invoiced Products) para representar la relacin uno a muchos. Una Factura solo puede estar asociada a una Orden de Compra.

2.1 Tablas Paramtricas

EL proceso le permite tener de forma rpida informacin de uso frecuente utilizando tablas paramtricas. Por ejemplo datos del Proveedor, Opcin de Pago, Trminos de Pago y Centros de Costos. Cada una de estas entidades contiene informacin que le ser til en el proceso, por ejemplo en la entidad Proveedor se encuentra la informacin de los proveedores de la compaa, como el

Nombre, Direccin, Telfono, E-mail, Forma de Pago, entre otros. El Proveedor de la Factura debe estar en los valores de la entidad, sino un Administrador debe ingresar la informacin de este. Opciones de Pago y Trminos de Pago son las polticas de las Formas y los Trminos de Pago que tiene la compaa. Por ultimo Centro de Costo contiene los Centros de Costos de la compaa.

3. CONSTRUCCIN DE FORMAS
Pago de Facturas utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la informacin de su proceso.

3.1 Forma Recibir Factura

La forma utilizada para la primera tarea incluye un campo de bsqueda Orden de Compra. La forma incluye los criterios por los cuales puede realizar la bsqueda: Nmero de Orden, Fecha de la Orden, Proveedor y Cantidad.

Solo las rdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la bsqueda.

Los campos Nmero de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son obligatorios.

3.2 Forma Validar Factura

La forma de la tarea Validar Factura utiliza cuatro grupos: Informacin de la Factura: Fecha, Nmero, Archivo, Fecha y Forma de Pago, Centro de Costo y la informacin referente a Descuentos. Informacin del Proveedor: Nombre, Id, Forma de Pago. Informacin de los Productos Facturados: Cantidad, Precio Unitario y Precio Total. Comentarios de Aprobacin Los datos de esta forma se pueden ingresar de dos formas, la primera, si la Factura est asociada a una Orden de Compra, toda la informacin se carga de forma automtica desde la orden, si no todos los campos se deben ingresar de forma manual.

La forma tiene dos pestaas, la primera con la informacin de la Factura, y la segunda con la informacin de la Orden de Compra, si la Factura no est asociada a ninguna orden, la segunda pestaa queda como no visible. Para el clculo del Costo Total y del Impuesto se realiza con un botn que ejecuta la siguiente regla.

En caso de tener una base diferente de impuestos se puede modificar, ya que los campos son editables. La forma de Aprobacin tiene la informacin ingresada en la forma anterior como no editable. Los campos Aprobacin de Productos y Servicios y Comentarios de Aprobacin son obligatorios.

4. REGLAS DE NEGOCIO
4.1 DEFINIR EXPRESIONES

Buscando la flexibilidad de su proceso, Pago de facturas utiliza varias compuertas para indicar el camino a seguir. La primera compuerta decide si la Factura puede continuar en el proceso o si debe ser regresada al Proveedor. Si los datos de la Factura son correctos se contina con la segunda validacin.

La segunda compuerta valida si se necesita la aprobacin de los productos o servicios que estn siendo facturados, si esto se presenta, el caso va al Solicitante de la Compra si no, se contina con la actualizacin del ERP de la compaa. La actividad Aprobacin de Productos/Servicios solo es posible cuando la Factura est asociada con una Orden de Compra.

La ltima compuerta utilizada valida si los Productos Facturados deben ser regresados al proveedor, si no, el caso finaliza.

4.2 ACCIONES DE LA ACTIVIDAD

El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son: Fijar la fecha del da como la Fecha de Recepcin de la Factura, esta regla se ejecuta al entrar a la actividad Recibir Factura.

Asignar la Orden de Compra a la Factura, si el campo de Orden de Compra tiene informacin se relaciona la Factura con la Orden de Compra que la gener y viceversa. Toda la informacin referente al Proveedor, Descuentos, Creador de la Solicitud de Compra y Centro de Costos se ingresa a la Factura de forma automtica desde la orden. Si la Factura no se relaciona con ninguna Orden de Compra la regla no aplica. La regla se ejecuta al inicio de la tarea Validar informacin.

Cuando la Orden de Compra existe se deben agregar a la Factura los productos que fueron cotizados y comprados mediante ella, para eso se utiliza la siguiente regla:

La regla valida si se aplica descuento, si hay descuento calcula los costos teniendo en cuenta el porcentaje de descuento sino el clculo se realiza con los precios normales.

La ltima regla utilizada es a la salida de la actividad Justificar Rechazo, y consiste en notificar que la Orden de Compra ya no est facturada. Es importante que la Orden de Compra est disponible para prximas bsquedas.

En la actividad Informar al Proveedor, se enva un correo con la justificacin del rechazo de la factura.

5. PARTICIPANTES
Para la definir quin debe realizar cada tarea se van a utilizar roles. En el asistente busque quinta opcin, Participantes. De click en definir participantes. la

La primera actividad es realizada por la persona con el Rol de Recepcionista.

Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la persona con el Rol de Asistente financiero.

La tarea Aprobacin de Productos/Servicios es realizada por la persona que realiz la solicitud de compra.

Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar de acuerdo a las necesidades de su compaa.

6. INTEGRAR
La parte de integracin se debe configurar. El proceso tiene una tarea automtica Actualizacin del ERP de la compaa con ayuda de una interfaz se realiza la actualizacin.