La antigua Guatemala 19 de julio de 2, 021

Auto-evaluación del Departamento de Compras

El departamento de Compras en los últimos 2 meses ha identificado que no se da
abasto con las tres áreas asignadas a cargo: Compras, Acceso a la información
Pública y Superintendencia de Bancos, debido a que el área de compras absorbe
todo el tiempo de trabajo por diversas situaciones que se manifiestan a diario, las
cuales se describen a continuación:
Recepción de solicitud y Proceso de Compras
Se recibe solicitudes todos los días a cualquier hora.
En varias ocasiones se espera que la solicitud este firmada para darle
seguimiento.
La mayoría de las solicitudes que llegan al departamento son urgente, por lo que
se les da la prioridad a los medicamentos, los pedidos de laboratorio u otro de
urgencia y se deja de atender el que se estaba trabajando.
Se cuenta con un grupo de proveedores de medicamentos en la plataforma de
WhatsApp, cuando se tiene la solicitud se les envía una foto con lo solicitado y los
proveedores que cuentan con el producto en existencia envían la cotización por
correo electrónico o para mayor facilidad por la misma vía de mensaje. En su
mayoría envían la cotización horas más tarde o al día siguiente.
Respecto a las otras solicitudes, se procede a buscar las cotizaciones respectivas,
por diferentes medios, llamadas o por correo electrónico y Google o
Guatecompras; existiendo una larga demora de búsqueda y respuesta, de parte
de los probables proveedores
Sin embargo, no se sigue la política de parte de los departamentos solicitantes
puesto que todo viene con carácter de urgencia y no existe una previa
programación. En ocasiones si hay cosas que son de carácter urgente y otras que
pueden ser programadas con anticipación. Por lo que esto provoca que se le da
prioridad a lo que se solicita con carácter urgente y se descuidan las demás
solicitudes de menor prioridad.
Según la política de compras, se debe entregar la solicitud con mínimo 8 días de
anticipación a la necesidad de compra, sin embargo, se ha identificado que para
algunas compras es poco tiempo para poder proceder, esto debido a los puntos
antes mencionados y la lenta respuesta de parte de los proveedores.
Se sugiere que se debe tener una planificación de los insumos que se sabe son de
consumo y/o uso frecuente (bolsas de basura, papelería y útiles, útiles y enseres,
entre otros…); con uno, dos o incluso hasta tres meses para hacer su
requerimiento. Y entregar la solicitud con un mes de anticipación. Cabe resaltar
que debido a la situación que se vive, hay muchos productos que se escasean con
facilidad y por una compra en menor escala, a veces los proveedores no dan
prioridad a las solicitudes planteadas por el departamento de compras.
Se recomienda que cualquiera de los útiles médicos que pudiera ser planificado,
se solicite con anticipación según la frecuencia de uso para anticipar la cotización
y/o compra a la fecha en que se agote el mismo.
En ocasiones se contacta a los solicitantes para consultar si conoce o recomienda
algún proveedor fuera de los que se cuenta en el directorio de compras, ya sea vía
telefónica o por correo electrónico para realizar una compra eficiente y eficaz.
Según las preferencias, utilidad, características, y exigencias de los solicitantes en
cuanto a los productos en mención. Esto está avalado por las Políticas de
Compras establecidas por la Asociación.
Se intenta tener un día a la semana para realizar compras menores diversas
(Solicitudes de caseta, salas, SOP, y otros), sin embargo, por la alta demanda del
departamento de Compras no es posible ir todas las semanas a realizar compras
en La Antigua, dicho esto en La Bodegona, Ferreterías, Centro Plástico, Mercado
Municipal de Antigua, Imprenta, Librerías, Max, y otros en la ciudad Capital.
La mayoría de las veces, es necesario contar con una comunicación plena con los
encargados de bodegas por la presentación en la que reciben los productos, ya
que, así como puede venir muy bien empacado el producto, también hay
ocasiones en las que el producto viene manipulado, dañado o en malas
condiciones.

Cuentas por pagar

Se revisan las facturas recibidas por los departamentos de bodegas, con el
objetivo de corroborar el ingreso de ¿qué ingresó? y ¿cuánto ingresó?, según los
productos solicitados.
Se asignan los días viernes y lunes para ingreso de facturas al sistema SAVSA,
sin embargo, no siempre se cumple que sea en estos dos días debido a varias
razones, en ocasiones se toman más días para ingresar, según el tiempo de
entrega de facturas de parte de los departamentos de bodegas u otros. Por lo que
se tiene que continuar los días martes y miércoles para aun ingresar facturas.
Se codifica cada una de las facturas para que sea ingresada a la cuenta contable
asignada correctamente.
Estos ingresos se clasifican según las fechas de pago establecidas por los
proveedores que pueden ser semanal, quincenal o mensual.
Se procede a entregar los documentos programados al área contable, para que
sea revisada correctamente la clasificación contable y en caso necesario realizar
las correcciones correspondientes.
Se hace mención que el departamento de compras es responsable de pagar
facturas, ingresar solicitudes de cheques, generar anticipos por pagos de compras
o servicios sin crédito u otro requerimiento, programación de pago de planilla y
finiquitos, ingresar solicitudes de reposición de caja chica, registrar los activos
comprados en el sistema SAVSA.
También se debe hacer seguimiento de todos los anticipos solicitados por otros
departamentos o los realizados por el departamento de compras, para poder
codificar y liquidar los mismos en el sistema ya con toda la documentación de
respaldo y justificación del cheque.
Cabe resaltar la diferencia de cheques firmados entre fondos de gobierno y fondos
propios, ya que se generan más cheques de fondos propios y estos son en su
mayoría por montos variables mínimos a las cantidades generadas por fondos de
gobierno. Sin embargo, representan un mayor gasto para Obras, así mismo los
procesos y procedimientos en ambos departamentos son diferentes por lo que no
pueden ser comparados. Esto no quiere decir que la labor entre ambos
departamentos de compras sea de menor complejidad, ya que ambos tienen la
misma finalidad de adquirir productos a menor precio y de buena calidad.
Varios proveedores han solicitado que los pagos sean por medio de transferencias
electrónicas bancarias, sin embargo, la Asociación, aún no cuenta con dicho
proceso, por lo tanto, han solicitado les sea realizado el deposito correspondiente.
Algunas compras realizadas en línea, requieren previo deposito antes de enviar el
producto y muy pocos pagos en efectivo contra entrega, por lo que a veces tiene
un recargo por pago en efectivo. Por lo que se deben acumular ciertas compras
para realizar los respectivos depósitos, así optimizar recursos y aprovechar al
máximo gastos de envío.

Proveedores
A pesar de contar con una cartera de proveedores, muchas veces los productos
solicitados son de nuevos proveedores o se deben buscar nuevas opciones para
dar variabilidad de compra y evitar la monotonía y malos entendidos interpretados
por terceras personas con acceso a los documentos.
Se hace mención que se trabaja con ciertos proveedores desde hace muchos
años atrás debido a la calidad, descuentos y tiempo de créditos dados a la
asociación.
Varios proveedores a nivel nacional no trabajan con créditos.
Algunos proveedores trabajan con un mínimo de compra y un historial de compra
frecuente para poder establecer una fecha de crédito.
Según la cotización enviada por el proveedor tiene en existencia el producto, pero
en el momento de enviarle la Orden de Compra, nos informa que el producto está
agotado, esto por la alta demanda del producto. Por lo que se procede a realizar la
compra con el siguiente proveedor oferente del producto menor precio.
Debido a la pandemia Covid-19, muchas empresas están modificando e
implementando nuevas políticas por lo que afecta a la asociación en: créditos, alza
de precios, envíos, entregas, entre otros.
La eficiencia de atención y entrega por parte de los proveedores a veces se ve
afectada por diversas razones totalmente ajenas al departamento de compras,
pero se mantiene el proceso de compra con el proveedor por cuestiones de
calidad, precio, crédito y preferencias del producto ofrecido por parte de las áreas
solicitantes. Estas situaciones se manifiestan a pesar de que en ocasiones es una
compra programada o solicitada con cierto tiempo de anticipación al proveedor, sin
embargo, este no cumple con lo antes mencionado y el departamento de compras
se ve afectado, dejando oportunidad a que el solicitante crea que no se le quiere
realizar la compra o no se ha dado tramite a su solicitud.
En ocasiones, se realizan cotizaciones por “X” cantidad de productos, aunque al
momento de realizar la orden de compra, se solicita una menor cantidad y el
proveedor por diversas razones envía la cantidad cotizada. Dejando creer que fue
error del departamento de compras.
Se han presentado casos en los que se solicitan cotizaciones por varios productos
que vienen en la misma solicitud de compra, los proveedores envían su propuesta
y el departamento de compras lo clasifica según la hoja de adjudicación, pero el
proveedor no envía el producto porque la cantidad es mínima, o no se obtiene
respuesta, por lo que esto ocasiona un atraso en la entrega de lo solicitado y se
prolonga el proceso de compra.
También en ocasiones se realiza la orden de compra por cierta cantidad de precio,
pero por variación en precios sin anticipación de parte de los proveedores, las
facturas tienen montos diferentes. Los precios de una semana o de un mes a otro,
varían por parte del proveedor sin aviso alguno, por lo que esto ocasiona doble
trabajo al departamento de compras, por ejemplo, doble generación de pago en el
sistema Savsa e ir al banco a realizar el depósito y en ocasiones programar
transporte para recoger el producto pues no trabajan envíos. Por ende, doble
gasto a la Asociación, sin mencionar el tiempo que esto representa.
Por tema de facturación, han surgido inconvenientes debido a que se envían
facturas vencidas, no aplicación de descuento, no vienen especificadas a detalle
por productos comprados (situación dada con proveedores tipo pequeño
contribuyente).
Con la intención de economizar lo máximo posible, en ocasiones se realizan
múltiples compras de distintos departamentos solicitantes con un mismo
proveedor, de los cuales varios no pueden extender más de una factura por
políticas internas de las empresas; viéndose la Asociación afectada al momento
de ingresar a diferentes bodegas a la vez, ya que se exige una factura especifica
con lo que ingresa, pero en ocasiones resulta imposible de cumplir por el
departamento de Compras por ser algo que queda fuera de las manos. Dichas
compras se realizan en conjunto con el objetivo de ahorrar recursos como tiempo,
efectivo, cheques y gastos de mensajería externa (gasto absorbido por la
Asociación) para que envíen los productos o gestionar transporte interno para ir a
recoger los productos.
Existe la problemática de que la logística de entrega es limitada con algunos
proveedores, por lo que envían los productos y aunque en la orden de compra se
especifique dirección de entrega, optan por entregar los productos en Antigua y no
hacerlo directamente hacia Virgen del Socorro, por lo que luego surgen
inconvenientes.
Otro inconveniente que sucede en ocasiones es por el tema de la razón social
descrita en la factura y esto complica el ingreso de ciertas compras debido a que
la mayoría de los proveedores tienen en su base de datos registrado como “Obras
Sociales del Hermano Pedro”. Pero este año de parte de bodega de Virgen del
Socorro y Contabilidad se ha estado exigiendo el nombre completo, el cual es
“Asociación Obras Sociales del Santo Hermano Pedro”, y por tal exigencia se ha
solicitado a los proveedores la modificación y cambio de facturas para poder
recibir y hacer ingreso de los diferentes productos.
Algunos productos se ha solicitado que sean entregados en hospital debido a que
son proveedores con los cuales no se cuenta crédito, por lo que se emite un
cheque de anticipo y se procede a cancelar al momento de que vienen a
entregarlos.

Se ha hecho mención breve de los inconvenientes con mayor frecuencia o de

rutina en el departamento de Compras. Sin embargo, en su momento a pesar del
grado de carga o complejidad, se ha buscado el solucionar dichas situaciones con
el claro objetivo de no estancar el proceso de compra a lo mínimo posible en
cuanto al alcance del departamento. A pesar de dichas situaciones, se ha tenido la
intención y se ha buscado trabajar de manera eficaz y eficiente ante las diferentes
solicitudes enviadas por los diferentes departamentos en general. Aun así, se
reconoce que han existido demoras en cumplir algunas solicitudes debido a la
complejidad de las mismas.
El departamento de Compras es un área muy bonita de trabajar, sin embargo, es
también de alta demanda y critica no siempre constructiva por lo fácil que a veces
parecen los procesos de compra, siempre conllevan ciertos pasos y seguimiento
que no se pueden ignorar porque con ello se generan diversos inconvenientes.