Libro Blanco

Portales Colaborativos B2B

al servicio de la cadena de valor.
 Sobre el autor:
Christophe VIRY es experto en soluciones de integración y colaboración B2B desde hace más de
veinte años. A día de hoy, se encarga de la estrategia de mercado y de producto de la gama Generix
Collaborative Integration de Generix Group.

http://fr.viadeo.com/fr/profile/christophe.viry2
http://fr.linkedin.com/pub/christophe-viry/92/898/620

Resumen
En un contexto económico duramente marcado por un crecimiento moderado y una competencia exacerbada, la mayoría
de las empresas despliegan planes estratégicos centrados en una mayor eficacia y una reducción de costes.
Entre los ejes operativos de dichos planes, encontramos sistemáticamente la información de los procesos, la
desmaterialización de documentos, la subcontratación de procesos de negocio, la mutualización de las operaciones o
incluso la integración de los actores en la cadena de valor de la empresa.
Para alcanzar estos cambios, la empresa se apoya cada vez más en las oportunidades propuestas por las soluciones
digitales, entre las que el Portal Colaborativo B2B constituye la piedra angular de una empresa ágil y comunicante.
El Portal Colaborativo B2B, también llamado «extranet» o «hub» de proveedores, es una aplicación que permite que los
socios B2B accedan a los procesos de negocio de la empresa. De esta manera, organiza la colaboración entre la empresa, sus
clientes y sus proveedores en torno a un objetivo común de optimización de los procesos de gestión y de mejora continua.
Además, respalda la estrategia de cooperación comercial e industrial y mejora las relaciones con los proveedores.
Se utiliza en un perímetro amplio y reagrupa el conjunto de procesos y de información asociados, desde el diseño de los
productos hasta su puesta a disposición del cliente final; y esto, durante todo el ciclo de vida de los productos.
Dado que todas las partes asumen responsabilidades, el Portal permite que todos obtengan beneficios de rendimiento,
especialmente en las ventas y el suministro, en la logística durante las distintas fases del proceso, en la facturación del
cliente o el proveedor, o incluso en la gestión de los referenciales de los productos. Dichos beneficios se traducen en una
mejor visibilidad de la ejecución de los procesos, un aumento en las ventas, una planificación más precisa de la producción,
una reducción en los niveles de reservas, una mejora de los índices de servicio, una aceleración de los ciclos...y,
naturalmente, en una productividad administrativa reforzada.
Asociado al EDI y a la desmaterialización de documentos, el Portal Colaborativo B2B constituye un medio para poner la
tecnología al servicio de los negocios. Contribuye al intercambio de información, a la interacción en los procesos e,
igualmente, a garantizar los intercambios mediante la mejora de la trazabilidad y la calidad de los datos.
El objetivo de este libro blanco es acompañar a la empresa en la reflexión y la preparación del lanzamiento de un Portal
Colaborativo en un entorno de socios B2B.

Como contribución, el presente Libro Blanco ofrece respuestas detalladas a los siguientes problemas:
- ¿Por qué integrar un Portal Colaborativo B2B en el marco de una estrategia de crecimiento?
- ¿Cómo ayuda el Portal B2B a mejorar la cadena de valor de la empresa?
- ¿Cómo contribuye a la automatización de procesos del negocio?
- ¿Cuáles son los principales procesos candidatos a esta puesta en común?
- ¿Cómo identificar y medir los principales beneficios para cada uno de los actores?
- ¿Cuáles son los componentes que conforman un Portal B2B de nueva generación?
- ¿Cómo poner en marcha el Portal teniendo en cuenta las incidencias legales?
- ¿De qué manera complementa dicho Portal una estrategia B2B y una iniciativa EDI?
- ¿Cómo elegir una solución entre las múltiples categorías ofrecidas?
- Y por último, de la WebEDI al Portal B2B 3.0 ¿Cómo imaginar el futuro?

¿A quién va dirigido este «Libro Blanco»?

El presente Libro Blanco está dirigido a todos los miembros de cualquier empresa interesada en mejorar la productividad y reducir
los costes de funcionamiento. Incumbe a los gestores y a los responsables de proyectos encargados de dirigir el suministro, la
venta, la logística o el transporte, la contabilidad y los sistemas de información; e, igualmente, será de interés para aquellas
personas encargadas de definir y ejecutar una estrategia de intercambios B2B/EDI o de empresa extendida.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 2

El Portal B2B: en el núcleo
de la estrategia empresarial...

En una coyuntura de crecimiento ralentizado y de competencia globalizada, la empresa se ve

sometida a presiones hasta ahora desconocidas en lo relativo a los costes y la eficacia. Se ve
obligada a multiplicar los planes estratégicos destinados a innovar, a proponer nuevos servicios a
los clientes, a mejorar el rendimiento o a reducir los costes, a fin de garantizar su perennidad.

Dicha búsqueda de eficacia requiere una automatización de los procesos y una mayor
colaboración con el entorno empresarial. Igualmente, los proyectos de externalización o
deslocalización se multiplican, lo que aumenta el número de socios que intervienen en la cadena
de valor de la empresa. La organización del trabajo colaborativo se convierte así en una ventaja en
términos de competitividad.

Al mismo tiempo, hemos pasado del «capitalismo industrial» al «capitalismo cognitivo»(1) .

caracterizado por un nuevo factor de producción: LA INFORMACIÓN, que se suma al capital y al
trabajo. La información se convierte en uno de los componentes del patrimonio de la empresa, y
cada vez se genera en mayor cantidad: las sociedades deben reunirla,
compartirla de manera colaborativa, analizarla y aprovecharla.

A menudo, dicha información es generada de manera

conjunta con el entorno de socios de la empresa, los
clientes, los proveedores de mercancías y los operarios
logísticos. Cada vez está más digitalizada,
desmaterializada y se intercambia a través de las
redes.

Todas las aplicaciones basadas en la gestión

colaborativa de la información se convierten de
esta forma en estratégicas para el desarrollo de la
empresa. Así, los directivos ven ahora los Portales
Colaborativos B2B como un componente
ineludible para reforzar la productividad y
garantizar la transformación electrónica de la
empresa.

Dichos Portales permiten la apertura de los procesos

empresariales y, de manera global, contribuyen a
aprovechar las oportunidades ofrecidas por las nuevas
tecnologías.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 3

¿Cómo definir los Portales
Colaborativos B2B?

El Portal B2B es una aplicación web compartida por el entorno de socios externos seleccionados.
Se pone en marcha para automatizar los procesos de gestión, desmaterializar los documentos y
acelerar el desarrollo de los intercambios electrónicos entre numerosos socios B2B. Propone una
interacción continuada entre los usuarios de diversas empresas, en torno a documentos de
negocio concebidos de manera colaborativa.
El Portal B2B debe su carácter colaborativo a la utilización de las tecnologías de Internet y de la
Web; y es fácilmente accesible para la mayoría de usuarios, a través de los numerosos dispositivos
con conexión que existen: ordenadores, tabletas, móviles, teléfonos, televisiones...

El Portal B2B constituye además una extensión de las aplicaciones de gestión del sistema de
información de la empresa, una apertura de los procesos que retoma los principios de una
extranet. Es la manera de poner en común las tareas de gestión o ejecución, de controlar y
optimizar la subcontratación, y de ser cada vez más comunicantes y ágiles.

Los Portales B2B forman parte de una categoría de aplicaciones informáticas reivindicadas por
numerosos actores: los creadores de soluciones de negocio (cadena de suministro, finanzas,
ventas...) o los ERP a través de su módulo «Colaborativo», los especialistas en gestión de procesos,
los diseñadores de soluciones de infraestructuras de software o de marco de desarrollo, los
mercados electrónicos..., así como por los actores históricos de la colaboración interempresarial,
que de largo proponen soluciones EDI y Web EDI.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 4

Portales B2B al servicio de la cadena de valor
La puesta en marcha de un Portal B2B es una preocupación ampliamente compartida por las
empresas. Los rendimientos de la inversión son rápidamente demostrables, y la iniciativa ayuda a
superar los retos mencionados anteriormente: mejorar la productividad, ganar en competitividad
y reducir los costes de gestión. Así, el Portal B2B forma parte de la cadena de valor de cualquier
empresa o sector, según como la define Michäel PORTER(2).

Tomemos como ejemplo el Portal lanzado entre los proveedores, también llamado «hub». Dicho
Portal optimiza el funcionamiento de las «actividades de base» de la empresa (la logística entrante
y saliente, las operaciones de producción y embalaje, las ventas, las actividades de servicios
asociados...) y contribuye a mejorar el margen. Además, permite la interacción entre los
colaboradores de la empresa que respaldan las «actividades de apoyo o las funciones de soporte».
Aporta beneficios de negocio comprobables, entre los que se encuentran:
El ahorro en la gestión de los referenciales del proveedor (producto, precios, lugares-funciones,
1. etc.) alcanzado y mantenido directamente por el proveedor.
La optimización de los ciclos de producción del proveedor gracias al intercambio de
2. información sobre las previsiones de venta o de existencias, que supone una reducción de la
falta de ventas y son un acicate de negociación suplementario para el comprador.
La mejora de los suministros. El proveedor recibe los pedidos de manera inmediata, los valida
3. o los modifica y devuelve la información al cliente.
La optimización de la logística mediante la integración de los datos de envío del proveedor, lo
4. que permite una mejor organización de las entregas.
La puesta en marcha de un firme proceso de seguimiento gracias a la información reunida
5. durante toda la cadena logística.
La automatización de la facturación entrante al mismo tiempo que se fomenta el cotejo de
6. datos y se reduce el coste de gestión de los litigios.
El control global de todas las etapas del proceso (compra, fabricación, entrega, facturación) a
7. través de los paneles de control, de los KPIs o de las alertas de negocio.
La protección de los datos intercambiados mediante la eliminación del soporte papel, el
8. cifrado de datos, la firma electrónica o el archivado con el valor probatorio con integridad.

De esta manera, con un Portal de proveedores, el ordenante

consigue aprovechar su capacidad de trabajo gratuitamente.
Les propone además una relación de beneficio mutuo, en tanto
que los proveedores garantizan ya de paso la optimización de
las ventas de sus productos o incluso la resolución de litigios de
facturación, acelerando así lo establecido por los reglamentos.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 5

Los Portales B2B se sitúan en distintos niveles de la cadena de valor de la empresa: relación
distribuidor-proveedor, cliente industrial-proveedor, cliente industrial-clientes..., con el fin de
acumular ahorro a lo largo de las distintas etapas de la cadena de suministro. También pueden
ponerse en marcha en todo un sector, a fin de organizar la intervención de diversos industriales o
proveedores durante el diseño y comercialización de un producto.

En términos de reducción de costes, el lanzamiento de un Portal Colaborativo B2B presenta un

rendimiento de las inversiones directamente proporcional al nivel de utilización o, en otras
palabras, al despliegue de la aplicación.

Los numerosos estudios de mercado presentados, especialmente por GS1 France, permiten
valorar el rendimiento de las inversiones en función del tipo de flujo. Así, GS1 calcula que las
ganancias derivadas de la desmaterialización de los pedidos se sitúan en 18,5 €; las de la factura,
en 14 €, y hasta en 42 € las de una ficha de producto electrónica(3).
La importancia del alcance que debe obtener es por tanto fundamental.

La informatización de los procesos de negocio y el Portal B2B

Para acompañar a la empresa en su transformación hacia una optimización de los procesos y una
mayor agilidad, el sistema de información debe evolucionar en su conjunto. Realmente ha de
poder dar lugar a procesos horizontales, como el «e-commerce» o el proceso de gestión del
pedido «order to cash», en tanto que su diseño se basa en una compartimentación de las tareas y
las aplicaciones: venta, logística, compra, transporte, facturación, contabilidad...

En un primer momento, la evolución de la informática permitió a las aplicaciones almacenadas

dialogar entre ellas a través de soluciones de integración o de interfaz situadas en un nivel de capa
middleware. De esta forma, las iniciativas de integración de aplicaciones empresariales o de bus
de servicios de empresa o interfaz se han multiplicado y asociado a aplicaciones EDI o de
integración B2B para favorecer así los intercambios de datos con los socios externos de la
empresa.

Además, los sistemas de información han incluido una capa de gestión de los procesos de negocio
con el objetivo de informatizarlos y garantizar su ejecución. Estos mismos sistemas de
información permiten así una colaboración no sólo de carácter técnico, sino también funcional
entre las distintas aplicaciones de la empresa. Finalmente, se ha desarrollado una capa
suplementaria para ir más allá de la colaboración entre aplicaciones, que permite a los usuarios de
negocio intervenir durante los procesos. De esta forma, se han desarrollado algunos
componentes de flujo de trabajo entre empresas, puestos a disposición de los usuarios externos a
través de los Portales B2B.

La sincronización de los datos entre las aplicaciones internas y externas de la empresa se

complementa por tanto con una interacción humana permanente. El Portal Colaborativo
constituye así un componente de negocio que garantiza la colaboración y la apertura de los flujos
de trabajo a los operativos profesionales de los socios B2B de la empresa.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 6

 Entorno de
Portal Colaborativo socios B2B

Gestión de procesos, Middleware : EDI, EAI, ETL, ESB EDI

Contabilidad

Producción
Transporte

Empresarial
Compras

Logística

Patrimonio
Finanzas
Ventas

Acoplado al EDI, el
Portal B2B organiza las
interacciones con las
aplicaciones y los
Cloud, usuarios de los socios
infraestructura subcontratistas o
clientes de la empresa.
técnica

El Portal B2B permite que los procesos funcionen al recibir información externa, como por
ejemplo: una intervención del proveedor para mantener el referencial, la actualización de la
información sobre una mercancía que no está disponible o que no ha sido entregada a tiempo, la
recolección de información de facturación o de pago para cerrar el proceso...

El EDI y el Portal B2B se presentan entonces como soluciones complementarias: una garantiza la
integración de datos en masa, y la otra permite que un usuario aborde una situación concreta en
caso de necesidad. Otro ejemplo: durante la gestión automatizada de las facturas entrantes, estas
últimas se integran por miles en los sistemas de cotejo gracias al EDI. Por su parte, el Portal se
utilizará para pedirle al emisor que corrija algún dato incoherente o que añada algún dato
pendiente en alguna de las facturas.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 7

¿Qué procesos de negocio
podemos abrir en el Portal B2B?
Es necesario reunir información de los productos, reducir el coste de redacción de las facturas,
poner en marcha un seguimiento logístico...: sean cuales sean las necesidades de negocio que
impulsen a poner en marcha un Portal B2B, hay que definir primero una estrategia B2B para toda
la empresa. En otras palabras, es necesario identificar el conjunto de procesos, de información y de
documentos que se van a compartir con el público seleccionado, con el fin de reunirlo en una
aplicación única en el marco de una iniciativa de «punto único de contacto».

Para convencernos de ello, supongamos que el departamento de contabilidad de un proveedor

opta por lanzar una extranet de proveedores para reunir los datos de facturación y que,
respetando las fronteras entre los servicios, no comparte esta iniciativa con otros departamentos
de la empresa: compras o logística, por ejemplo.

Las consecuencias de esta visión limitada de la relación entre proveedores serían

fundamentalmente:

• El desarrollo de otros Portales B2B con los mismos proveedores para atender a otras expectativas del
departamento, como la optimización del suministro o la mejora de la colaboración logística, que
supondría nuevas inversiones y gastos de uso de las aplicaciones.

• La multiplicación de los esfuerzos de lanzamiento para introducir a los proveedores en el Portal tras
distintas etapas de prueba, formación y certificación.

• La dispersión de los referenciales del proveedor, que complicaría la sincronización y obligaría a los
usuarios a buscar repetidas veces la misma información en distintas interfaces.

• La imposibilidad de ajustar los datos de un proceso transversal y de garantizar su coherencia. Los

datos de la factura del proveedor son más precisos, por ejemplo, cuando la interfaz de entrada de
datos de facturación se basa en los de entrega y recepción del pedido, dado que dichos documentos
son precisamente los que dan lugar a la factura.

• La incapacidad de poner en marcha herramientas de monitorización globales que aseguren la

trazabilidad, o de aprovechar los KPIs pertinentes, e incluso de disponer de un archivo único de
documentos.

• Una mala imagen de la empresa en términos de colaboración interna y de eficacia.

Sigamos con el mismo ejemplo. Conformarse con las exigencias de la administración fiscal en lo
relativo a la pista de auditoría para la desmaterialización de las facturas es también desperdiciar
una oportunidad. De hecho, dicha desmaterialización exige que se ponga en marcha una pista de
auditoría fiable en las empresas, que establezca un vínculo entre la factura y todos los elementos
en los que se basa: presupuestos, pedidos, entregas, facturas, reglamentos...

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 8

Sin embargo, una vez establecida la estrategia de colaboración B2B, se aconseja crear el Portal de
forma iterativa a partir de las prioridades y las oportunidades. Así, se podrá empezar con una categoría
de flujos y una primera tanda de proveedores, y a continuación ir añadiendo más a medida que surjan
nuevos procesos o socios.

Proveedor Portal del proveedor

Información, socios, contactos, productos

Cliente
Previsiones de inventarios y ventas

Carga de datos Pedidos

Descarga de documentos
Ediciones
Confirmación del pedido

Interacción ERP
Modificación / anulación del pedido

Notificación de envío y etiquetas

Intervención
Acuse de recibo
humana

Facturas y abonos

Recibo de pago Intervención

humana

Referencial:
Archivo de Socio
documentos Producto
Ubicación/Función

En la práctica, los principales procesos en marcha hoy en día son los siguientes:

En la extranet de proveedores:
- La gestión de los referenciales relativos a la identidad de los proveedores, los contactos o los atributos de
los productos.
- Los pedidos de compra.
- La respuesta de los proveedores a dichos pedidos: aceptación o modificación (que podría suponer una
anulación o un nuevo pedido).
- La notificación de envío.
- La facturación (que incluye los abonos y la gestión de litigios).
- Los intercambios de información relativos al pago de las facturas.
- La transmisión de información sobre las previsiones, las ventas, las salidas del almacén... o incluso el
intercambio de documentos sin estructurar, fijos o en PDF, tales como: contratos, condiciones de venta,
fichas técnicas, vídeos de los productos...
- Además, en función de los sectores, existen procesos suplementarios como las órdenes de entrega en la
industria o el almacenamiento o retirada de mercancías en la distribución de e-commerce.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 9

En una extranet de clientes:
- La gestión de los referenciales y las referencias: ¿Quién compra qué? ¿A qué precio? ¿Cómo?
¿Cuándo?
- El registro de los pedidos por un público diverso: clientes, filiales, representantes, afiliados, puntos de
venta...
- La transmisión de información relativa al tratamiento del pedido.
- Las respuestas sobre la preparación y el envío del pedido, con una lógica idéntica a la del proceso de
seguimiento y trazabilidad de los portales de e-commerce.
- La facturación.

Estos Portales se distinguen de las páginas comerciales B2C, orientadas a la reposición de

mercancías, pero que no necesariamente integran un módulo de pago en línea.
También existen numerosos Portales en el sector de los servicios logísticos, que reúnen al
ordenante, al suministrador de dichos servicios 3PL o 4PL (con sus subcontratistas) y a los
proveedores. Dichos Portales son clave para la optimización de la cadena de suministro y de
transporte a través de una iniciativa colaborativa; interactúan con las aplicaciones de gestión de
los almacenes, del abastecimiento o del transporte y permitirán numerosos servicios: optimizar el
abastecimiento (GPA), mejorar el llenado del camión a través de la puesta en común, fijar citas con
los transportistas, reducir las reservas, participar en la trazabilidad...

Así, cualquier sector puede recurrir a un Portal B2B para cumplir su misión y obtener beneficios a
partir de las nuevas tecnologías colaborativas. Más allá de los Portales orientados al
abastecimiento, la venta o la logística, ciertas profesiones utilizan estas soluciones para
informatizar la colaboración en un sector. Por ejemplo, Generix Group ha lanzado un Portal B2B en
el ámbito del tratamiento de residuos, lo que permite que un organismo ecológico gestione una
plataforma de colaboración entre 4.000 puntos limpios y 200 industrias de recogida, reciclaje y
recuperación de residuos. Dicho Portal B2B ha permitido automatizar de esta manera los
principales procesos del sector, así como ofrecer servicios tales como la trazabilidad de los
residuos desde el contenedor hasta el punto de recuperación, pasando por la facturación, los
pedidos de retirada de residuos y la gestión de los contratos.

El Portal también ofrece la oportunidad de enriquecer «la experiencia del cliente» en torno a
distintos productos y servicios propuestos. Tomemos el ejemplo de una empresa de alquiler de
vehículos que ofrece a sus clientes un portal para la emisión de las facturas. En ese caso, puede
ofrecer nuevos servicios con valor añadido a sus clientes: un catálogo de formatos de factura
variados (EDI, XML, XSL, TXT, PDF...), un archivo en línea para las facturas de los clientes, la
disponibilidad de los archivos adjuntos (contrato, declaración de accidentes, fotos, multas...), los
KPIs de análisis del consumo a partir de múltiples criterios: tipo de vehículo, periodo, perfil de la
empresa, región..

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 10

Posicionamiento del Portal B2B
respecto al EDI y la Web EDI
Aproximadamente 20 años después de su lanzamiento, la principal traba del EDI reside en su
lanzamiento ante el conjunto de los socios, sea cual sea su tamaño. El informe «The future of EDI»
de Forrester Research(4) indica que, para el 58% de las empresas consultadas, resulta complicado
conectar los «EDI menores con los ineficaces». Por su parte, GS1 France estima, de acuerdo con su
último estudio llevado a cabo entre fabricantes de productos de gran consumo, que el 50% de
ellos todavía no utiliza el EDI(5). Sin embargo, concluir el desarrollo del EDI parece primordial,
puesto que permitiría acabar con los procesos mixtos (con y sin EDI) desmaterializando el 100% de
los documentos y, de esta manera, beneficiarse completamente de la automatización de los
procesos de negocio.

Para alcanzar este objetivo, quienes ofrecen soluciones de colaboración B2B proponen, a partir del
desarrollo de Internet y de las aplicaciones en la web, plataformas complementarias al EDI,
denominadas WebEDI. Se trata de aplicaciones Web que permiten al usuario agrupar los mensajes
EDI recibidos (visualización, impresión, descarga) y extraer de los formularios los datos que
componen los mensajes que serán enviados. La aplicación WebEDI gestiona un referencial
(producto, código, denominación, identificación de las partes...) y garantiza el cruce de los datos
emitidos y recibidos. En cuanto al ordenante, este tipo de aplicación simula totalmente al EDI,
puesto que los mensajes EDI transmitidos y recibidos son idénticos en lo relativo a la estructura
para un proveedor que utilice EDI o la WebEDI. Por ello, el ordenante obtiene los mismos
beneficios.

Para el socio «no EDI», este tipo de aplicación implica la necesidad de intervenciones manuales
para descargar los mensajes y extraer los datos, así como incluir éstos en su sistema de gestión. No
obstante, sigue siendo un buen medio para responder a un cliente con celeridad, al suprimir el
intercambio de documentos en papel y reducir la inversión.

En relación al EDI, el alcance del uso o del despliegue de la WebEDI es mucho más rápido, puesto
que se suprimen los principales obstáculos a la aplicación EDI: la integración de los datos con el
sistema de información y los gastos informáticos.
En la mayor parte de los casos, el uso de dichas plataformas requiere un abono de pago a cargo del
proveedor. El precio depende de la cantidad de mensajes y resulta un tanto elevado en
comparación con una inversión EDI (unos cientos de euros al año).

Las primeras plataformas WebEDI se lanzaron a principios de los años 2000, en un modelo
comunitario para un sector de actividad como la gran distribución o el automóvil. Permiten que el
abonado gestione las transacciones con diversos clientes a través de una cuenta de usuario único.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 11

Hay menos de una decena de productos de este tipo en Francia, de los cuales el más antiguo es la
plataforma EDIone, de Generix Group. En marcha desde finales de los 90, el servicio EDIone
sucedió a una aplicación minitel. Hoy lo utilizan miles de empresas industriales que colaboran con
distribuidores (del sector alimentario, del bricolaje), mayoristas y profesionales de la «restauración
fuera del domicilio». En total, hay unos cien ordenantes registrados, procedentes de los grandes
países europeos, y los principales mensajes son: pedido, aviso de envío, factura, informe del
inventario y ficha de producto.

Tras una década usándose, los servicios WebEDI compiten cada vez más con los Portales B2B
iniciados por un ordenante, y no por un operario B2B o una comunidad de usuarios EDI.
El interés fundamental del Portal B2B consiste en contribuir a la estrategia del ordenante
encargándose de su ejecución. Además, puede optar por un proceso u otro, mediante la
valorización del diseño de la empresa, la facilitación de la interacción con las aplicaciones de sus
sistema de información o la inclusión de sus propias reglas de gestión, al mismo tiempo que se
centra en la ventanilla única de colaboración con sus socios.
En la mayoría de los casos, el ordenante impondrá a sus proveedores el uso de su Portal,
presentándoles toda una serie de ventajas para la optimización de los procesos. Para facilitar el
arranque, el uso del Portal será normalmente gratuito para el proveedor.

Los servicios WebEDI y los Portales B2B deberían continuar coexistiendo durante unos cuantos
años más. Incluso si los segundos parecen ser la solución en la mayor parte de las iniciativas de
colaboración B2B, las aplicaciones WebEDI siguen presentando algunas ventajas fundamentales:
ya se utilizan en miles de PYMES y permiten que sus usuarios intercambien información con
numerosos ordenantes a través de una sola aplicación. Así, para los ordenantes de ciertos sectores
de actividad, la WebEDI sigue siendo un medio simple, gratuito y extremadamente rápido de
entablar una relación electrónica con cientos de proveedores.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 12

Los principales componentes
del Portal Colaborativo B2B
Adoptado por la mayoría de grandes empresas, el intercambio de datos informatizado es la
solución de referencia para intercambiar documentos estructurados en un entorno de socios B2B.
Los beneficios y los ahorros obtenidos gracias al EDI ya no necesitan pruebas, y en la mayoría de
las organizaciones la vuelta a una gestión sin EDI es inimaginable.

Sin embargo, se necesita un esfuerzo de todas las partes para extraer o integrar datos procedentes
de, o dirigidos a, las aplicaciones de gestión. Su aplicación requiere competencias, medios
financieros y equipamiento que permitan llevar a cabo el intercambio de mensajes: gestión de
procesos de tratamiento, traducción, transporte y monitorización.

Entorno

Internet

Web IHM

Procesos & reglas BI & KPI Datos & documentos

Transporte, Transformación, Ruta

La compañía
y su sistema
de información Middelware
Finanzas / Contabilidad

Almacén de datos
Ventas / Compras

Logística

CRM

Sistema de información

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 13

Para concebir o elegir una oferta «llave en mano» de un Portal B2B, conviene conocer
mínimamente la anatomía de una aplicación de este tipo. A grandes rasgos, un centro
colaborativo comprende tres niveles: un «middleware», un «back office» y un «front office».

En lo relativo al sistema de información, el Portal B2B incluye en primer lugar una capa de
interfaces relacionadas con las aplicaciones, bien sea directamente o a través de los middleware
de la empresa. Generalmente, las solicitudes entre el Portal y el sistema de información se apoyan
en toda una estructura orientada a los servicios (Web Service o REST). El Portal también garantiza
una conversión del formato de acuerdo con las aplicaciones utilizadas (XML, formato ERP,
EANCOM...) y lleva a cabo la armonización entre el formato de un ERP y el del referencial existente
en el Portal (a menudo, EDIFACT o XML).

Incluye, además, un motor de gestión de procesos encargado de las operaciones, que permite
respetar las particularidades de los procesos de negocio de cada organización. Estos últimos, a
menudo, son modelados en la aplicación en función de las expectativas de negocio de la empresa y
la interacción esperada con las aplicaciones de gestión. También se tienen en cuenta la estructura de
los datos, las reglas de gestión, los calendarios y otros diagramas de validación.

La soluciones más desarrolladas llegan a proponer la creación del Portal a partir de una solución
CMS e incluyen bibliotecas de tareas (seguimiento, comunicación, login, gestión de los derechos,
herramientas de aprendizaje, e-learning...) y de módulos de negocio (pedido, aviso de envío,
edición estándar...)

Ciertos componentes tradicionales de una aplicación web

colaborativa enriquecen el conjunto: gestión de la cuenta,
intercambio de documentos, publicaciones y ediciones,
difusión de mensajes, flujos informativos RSS, preguntas
frecuentes, seguimiento de las tareas, archivo de
documentos...

El Portal dispone también de una base de datos en

la que se almacenan fundamentalmente los
elementos referenciales (clientes, precios,
referencias...), el modelo de datos y los documentos
intercambiados.

En lo relativo a la gestión de los procesos, también es

necesario incluir un motor de análisis de datos que
controle la ejecución de dichos procesos y que
comprenda diversas categorías de indicadores de negocio
y de cuadros de mando.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 14

 HTM AVA

CSS3 HTML5

La IHM y las tecnologías

AVA
JAVASCRIPT

REST
Desde la perspectiva del usuario seleccionado, la parte fundamental de la aplicación es, por
supuesto, su interfaz. Por ello, la atención debe centrarse sobre todo en este sector, que influye en
la productividad de la aplicación y en su nivel de aceptación y que, además, lleva en sí la imagen de
la empresa.

El sistema IHM ha de resultar atractivo por su carácter intuitivo y adaptarse a un número creciente
de usuarios de la generación y/o «nativos digitales». Estos últimos, de hecho, están
constantemente conectados, desplazándose, y están habituados a los videojuegos y a las
interfaces lúdicas. Los consumen sin preocuparse de las tecnologías subyacentes; la comodidad y
el rendimiento son una obviedad.

Como consecuencia, el Portal B2B será compatible con los

estándares de la Web 2.0 y 3.0 y con el concepto
ATAWADAC(6) : AnyTime, AnyWhere, AnyDevice, AnyContent.
Estaría bien recuperar con él algunos estándares
tecnológicos o visuales de las redes sociales, a partir por
ejemplo de las recientes API de Facebook Connect para la
delegación de identidad o las plantillas gráficas de los
portales más utilizados.

En el plano tecnológico, el Portal B2B se sitúa a medio

camino entre una aplicación de gestión y una página Web.
Se basa en tecnologías compatibles con sus objetivos: atraer a los usuarios, facilitar la
colaboración, tratar la cantidad de datos requerida, garantizar la seguridad de dichos datos,
ofrecer disponibilidad continua, interactuar con el sistema de información. Además, incluirá los
siguientes estándares de la web: Java 7, HTML5, CSS3, Javascript, REST...
HTML5 HTTP
JMS
JAVASCRIPT

WEB RWS

J2EE
AJAX
SOA

REST
ACL
EDIFACT
ASCXI2

XML
CSS3 BPMN2

SOAP
EDIINT
PHP SERVICES

XSLT
UDDI
DATA

BIG
EBXML LDAP

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 15

 El marco jurídico que
no debemos olvidar

El Portal Colaborativo B2B permite desmaterializar los documentos en papel que, en general, son
gestionados manualmente: presupuestos, pedidos, listados de envíos, facturas.
Consecuentemente, respetará toda la reglamentación relativa a los documentos afectados, al
procedimiento de desmaterialización y de conservación. De hecho, numerosas categorías de
documentos administrativos están reguladas por una reglamentación específica: las facturas, los
flujos correspondientes a las mercancías peligrosas o al alcohol, la información sanitaria, los
productos que requieren una trazabilidad específica (residuos, alimentos), las nóminas...

Para ello, el Portal debe respetar los niveles de seguridad definidos en los reglamentos europeos
y nacionales: verificar la identidad de los usuarios mediante un certificado electrónico apto, firmar
o cifrar electrónicamente los documentos, gestionar la integridad de los datos archivados, restituir
los documentos... Como consecuencia, los componentes del flujo de trabajo del Portal a menudo
deben incluir una casilla para firmar y un acceso a una caja fuerte electrónica en línea.

Paralelamente, el Portal garantiza la separación de datos por usuarios, gestiona los derechos y las
licencias, y permite la auditabilidad de los accesos. También debe satisfacer cada vez más los
estándares relativos a la circulación de información estratégica o financiera, según la definición de
la ley Sarbanes Oxley.

Además, ciertos procesos B2B exigen el establecimiento de un mandato entre el cliente y sus
proveedores, por ejemplo en aquellos casos en que el Portal permite la facturación por cuenta
propia o por cuenta de terceros.

Finalmente, al almacenar un referencial de usuario, también puede someterse a la reglamentación

relativa a la protección de datos personales (Ver: Comisión nacional francesa de la informática y las
libertades)

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 16

Algunos consejos para conseguir
lanzar un Portal B2B
El lanzamiento de un Portal supone poner en marcha una nueva aplicación informática, sin olvidar
tampoco dos particularidades ya mencionadas: la gran interacción con los usuarios de negocio y
el uso intensivo de las tecnologías Web. Desde el principio, es necesario ser consciente de que el
reto no es técnico, sino más bien organizativo. La dificultad no reside en la selección o el uso de
determinadas tecnologías o progiciales, sino en el modo en que se automatizan las acciones
manuales recurrentes. Esto obliga a examinar los procesos y la organización, a inventariar las
situaciones y los casos concretos, así como a dejar un espacio de intervención al ser humano para
que tome una decisión en un momento dado.

Aquí mostramos algunos consejos para lanzar un Portal B2B y obtener buenos resultados:

• Un lenguaje común y al alcance de todos. El portal desmaterializa los documentos

administrativos existentes (pedido, informes de envío...) y, por lo tanto, es necesario que las partes
lleguen a un acuerdo sobre el modelo de datos y que lo documenten. Lo más sencillo,
naturalmente, es recuperar el uso de un estándar de intercambio B2B del tipo EANCOM, GUSI,
XCBL, EBXML..., puesto que estos proponen la normalización de todos los mensajes que
componen la transacción B2B.
• Procesos elaborados de manera colectiva. Los procesos colaborativos propuestos a los socios
han de ser explicados, documentados y aceptados por estos últimos. Deben transcribir de manera
automática las prácticas y reglas de gestión vigentes entre las partes. El lanzamiento de un Portal
no es el momento de modificar las reglas de juego o de endurecer las exigencias a los
proveedores. Por ello, la implicación de los actores (compradores, operadores logísticos,
contables) es fundamental para el diseño de la aplicación.
• Un estricto flujo de trabajo. A través de la gestión de procesos, el Portal B2B organiza los
intercambios entre las partes en función de los acontecimientos, los incidentes o de acuerdo con
las reglas de negocio. Envía notificaciones por e-mail, gestiona los derechos y permisos de los
usuarios, de cara a realizar ciertas tareas de validación, corrección, enriquecimiento... Por lo tanto,
es primordial que dicho flujo de trabajo forme parte de un marco referencial detallado que se
comparta entre las partes.
• El lanzamiento. Finalmente, será necesario desarrollar el lanzamiento para conseguir que el
público seleccionado utilice el Portal. Se trata de un auténtico proyecto dentro del proyecto más
general y, sin duda, es la tarea más compleja. Para ello, conviene aplicar los métodos de
lanzamiento B2B tan conocidos en el microcosmos del EDI: cualificación de los contactos,
información, argumentación, intercambio de documentos, asistencia a los usuarios, e-learning,
prueba de funcionamiento, cobros, certificación de los usuarios... sin olvidarse de garantizar la
asistencia telefónica (help desk) a los usuarios.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 17

 Teniendo en cuenta los aspectos económicos, también es fundamental
establecer relaciones contractuales entre el comprador y el vendedor en lo
relativo a las condiciones de uso del Portal. Todas estas consideraciones
deberán recogerse en un contrato que se incluirá en el contrato de
colaboración comercial o logística existente entre ambas sociedades.

¿Cómo elegir una solución

de Portal Colaborativo B2B?
La mayoría de los diseñadores y de
las grandes empresas de servicios
informáticos del mercado lanza
ofertas en el sector de los Portales
B2B. Lo mejor y lo peor van de la
mano en materia de tecnología y
de cobertura de funcionamiento.
Hay quien propone simplemente
un marco de desarrollo orientado a
la Web, basado en una serie de
tecnologías propiedad del
diseñador; mientras que otros
proponen aplicaciones modernas
enriquecidas con los módulos de
negocio conocidos.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 18

 La siguiente tabla propone algunos criterios para evaluar las flaquezas y las bazas de las
principales categorías de soluciones identificadas.

Cobertura Integración con Personalización Facilidad de Coste por uso

funcional los sistemas de lanzamiento
información

Marco de Muy limitada, Variable según la Completa, puesto ... rápido, siempre Coste muy
desarrollo puesto que se calidad de los que se trata de y cuando el elevado: compra
propuesto por trata de un componentes un desarrollo de ordenante decida de la licencia,
conjunto de proporcionados y carácter... ponerlo desarrollo,
un editor. tecnologías que el esfuerzo para gratuitamente a manteniemiento...
permiten un integrarlos. disposición de incompatible con
desarrollo sus socios. el SaaS.
específico.

Web-EDI Limitada a los Limitada desde el Imposible, la Rapidez de lanza- Gratuita para el
procesos punto de vista de aplicación es miento confiada al líder comunitario
propuestos por el la puesta en idéntica para operario especiali- y con un coste de
operador del común en todos los zado, pero a entre 500 y 100
servicio, que en numerosas ordenantes que menudo euros para el
general, son: empresas, a quieran publicar obstaculizada por usuario.
pedido, menudo reducida mensajes en ella. la facturación
notificación de al intercambio de impuesta por el
envío, factura. mensajes EDI. proveedor.

Mercado Limitada al Limitada a Imprevisible, en Generalmente, En general, un

servicio algunos servicios tanto que la un proceso largo, porcentaje sobre
propuesto por el de interfaz, a aplicación es debido al coste y la suma de las
mercado: menudo FTP/CSV. compartida. a la reticencia de transacciones
suministro, los proveedores realizadas.
subastas... que prefieren una Muy caro según
relación directa los proveedores.
con el cliente.

Módulo Variable según las La interacción con Variable según las Rápido: el Compra de la
colaborativo de ofertas, pero en la aplicación de ofertas y las ordenante propone licencia al
una aplicación de todo caso limitado gestión se da de tecnologías a veces gratuitamente el diseñador,
al perímetro de manera natural, alejadas de los servicio a sus utilización,
gestión. aplicación de pero resulta más estándares de la proveedores. mantenimiento.
referencia. complicada cuando Web. Modelo SaaS casi
se trata de nunca disponible.
procesos
transversales.

Portal B2B Desarrollado para Beneficioso, Las propuestas De forma rápida, el Gratuito para el
las ofertas más puesto que más ordenante propone socio B2B y
avanzadas, generalmente el evolucionadas gratuitamente el facturado al
propone un Portal B2B proponen una servicio a los ordenante
abanico de tareas incluye un presonalización proveedores. El normalmente a
y de objetos de middleware de de los nivel de aceptación partir de un
negocio. integración: componentes es elevado, dada la modelo SaaS.
EDI/Fichero, de negocio y de calidad de la
XML/WS/REST la interfaz. aplicación.

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 19

Más allá de estas comparaciones, también conviene interesarse por las competencias en materia
de integración, colaboración y gestión de la comunidad B2B del operario seleccionado.

¿Puede acompañar a los usuarios mientras expresan sus necesidades, y aconsejarles la adopción
de estándares B2B?
¿Dispone ya de una red de contactos con los proveedores seleccionados, o de una comunidad de
empresas dispuestas a colaborar?
¿Tiene la capacidad de garantizar un soporte plurilingüe y con distintos husos horarios?
¿Irá de la mano del lanzamiento del Portal en múltiples empresas en un corto plazo?

Este último ejemplo no es menos importante. Según el estudio «Réussir votre déploiement B2B»(7)
publicado por Generix Group, ¡Se ha constatado que la puesta en marcha lleva hasta 30 días por
proveedor! No cabe duda de la utilizad de un Portal B2B, que incluye también un servicio de
automatización del embarque mediante, por ejemplo, el auto registro o la certificación
automática del proveedor.

Finalmente, se recomienda elegir un operario capaz de proponer un servicio global (que ofrezca
progicial, pericia B2B, lanzamiento...) en modalidad SaaS. De hecho, el Portal B2B requiere un
entramado Web complejo y difícil de amortizar en el marco de la empresa. La aplicación debe
aguantar cientos de conexiones simultáneas procedentes del exterior durante lapsos muy breves;
además, almacena gran cantidad de información; ha de estar disponible constantemente y
requiere una línea directa 24h/24. Y otros tantos criterios a favor de la adopción de un servicio
SaaS.

En definitiva, el modelo económico del SaaS es además el mejor adaptado, puesto que tendrá en
cuenta el nivel de desarrollo y permitirá una facturación progresiva y proporcional al rendimiento
de las inversiones.

Portal B2B 3.0:

¿Cuál es el futuro Portal Colaborativo?
El Portal B2B es un instrumento para la mejora de la productividad que se basa en un entorno en
constante evolución: Web, Internet, middleware de integración, proceso de negocio, bloque
colaborativo...

Poner en marcha una aplicación colaborativa de este tipo supone imaginar el impacto de las
próximas innovaciones tecnológicas relativas al uso de los Portales.

¿Cuál será la configuración del futuro Portal 3.0?

/ Los Portales Colaborativos B2B en el núcleo de la cadena de valor / 20

 «Soy genial, sólo me equivoco
una vez de cada dos» Steve Jobs

Intentemos hacer algunas predicciones...

- La fusión con las redes sociales de empresa, o incluso con las redes sociales profesionales y,
por qué no, el nacimiento de una red profesional basada en la gestión colaborativa de procesos
pluriempresariales estándar.
- La interacción con los artilugios conectados. Con 80 mil millones de artilugios conectados en
2020(8), el Portal B2B multiplicará los intercambios de información con dichos dispositivos. Ya se
han probado las primeras aplicaciones de negocio, y aún queda mucho por imaginar.
En este mismo sector, Generix Group acaba de presentar en el mercado unas gafas conectadas
para operarios de almacén, que reciben información de una aplicación de la cadena de
suministro colaborativa. De esta forma, numerosos objetos podrán intercambiar información
con los Portales B2B: un contenedor de residuos que avisa de que está lleno, un dispositivo que
pide que lo arreglen, un contenedor marítimo que indica su posición.
- El apoyo de las tecnologías inalámbricas de corto alcance (Near Field Communication) para
intercambiar datos (perfil, acceso...) a partir de un móvil, por ejemplo.
- Nuevas aplicaciones que serán posibles gracias a las redes de banda ancha: WIGig, WiMax,
5G... Como indica la ley de Gilder, las capacidades del ancho de banda no dejan de aumentar y
permiten nuevos usos gráficos, la manipulación de una gran cantidad de datos, nuevas
colaboraciones a través de aplicaciones que requieren un buen ancho de banda: vídeo,
sanidad, arquitectura 3D...
- El paso de la «inteligencia empresarial» al «análisis empresarial». Al reunir y archivar gran
cantidad de información, el Portal B2B debe recurrir a las tecnologías Big Data, tales como las
bases de datos NoSQL o la Web semántica, con el objetivo de sacar partido a los datos
depositados. Por ejemplo, un Portal que desmaterialice millones de facturas anuales
almacenadas por un periodo legal de diez años debe proponer una búsqueda rápida de las
facturas con un código específico por artículo.
- La evolución de los terminales llevará también a los Portales de hoy y a sus interfaces a
reivindicarse: ¿Cómo aportar información al proceso sin teclado a partir de una pantalla
transparente?
Finalmente, y entretanto, puede confiar en su avatar...

Referencias:
(1): Referencia a Yann Moulier BOUTANG, «El capitalismo cognitivo»..
(2): Concepto de la cadena de valor introducido por Michaël PORTER en su obra «Ventaja competitiva».
(3): Estudio anual de 2010 sobre la puesta en marcha de estándares GS1 realizado entre los fabricantes por GS1 France.
(4): Informe del 4 de febrero de 2011 de Forrester Research, «The future of EDI» (»El futuro del EDI).
(5): Publicación de GS1 France, «11 milliards de raison de dire merci aux code à barres» (»11 mil millones de razones para dar las gracias a los
códigos de barras»)
(6): Referencia al concepto inventado por Xavier DALLOZ. ATAWAD es una marca registrada por Xavier DALLOZ.
(7): Estudio «Reussir son déploiment B2B» (»obtener buenos resultados en su lanzamiento B2B»), de Christophe VIRY, Generix Group.
(8): Según un estudio de IDATE.

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 Derechos reservados / Créditos de la foto : Fotolia© - Editado por Christophe VIRY, Generix Group - En la página : mintgraphic.fr

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