UNIDAD 5 LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

5.1 IMPACTO DE LA TECNOLOGA DE LA INFORMACIN EN LA LOGSTICA.

Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro pas
las empresas competitivas sern las que definan y desarrollen su eficiencia sobre la
base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto internas, como
externas, las que conozcan y dominen su plataforma de informacin, las que sean
capaz de flexibilizar e integrar cada situacin (nuevas regulaciones, resoluciones,
emisin de informacin empresarial, emisin de informacin estadstica, entre otras) a
este activo sistema de informacin que constantemente es cambiable a cada momento
y con cada decisin, Bill Gates visualiza los sistemas de informacin de la empresa
como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una accin,
existe una reaccin, es por ello que el resultado de los sistemas empresariales estar
acentuado por el uso de la tecnologa digital y sus aplicaciones en este mbito, ser el
manual de trabajo de la empresa. Conceptualmente, se puede definir un canal de
distribucin como el conjunto de intermediarios relacionados entre s que cubren la
distancia entre proveedor y cliente, aadiendo valor a la transaccin en trminos de
lugar, tiempo y posesin.

Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma de decisiones en

la empresa, lo forma la logstica de distribucin, fundamentalmente las
comercializadoras e importadoras las cuales necesitan canales digitales de informacin
interempresariales para su eficiente gestin, enmarcada en el indicador fundamental de
resultado la velocidad de respuesta a las necesidades del consumidor final, donde en
muchos procesos dentro de la cadena de gestin est determinada por actividades
innecesarias pero regulatorias de alguna resolucin o regulacin estatal. Hoy en da las
herramientas y aplicaciones de informtica e informacin para el desarrollo de la
plataforma de informacin representan un potencial de progreso importante para
dominar el comportamiento de la cadena logstica, incluso ms all de las fronteras de
la empresa; las empresas debern tomar acciones en la gestin de estos procesos con
la aplicacin de la tecnologa digital con el objetivo de crear un modelo de organizacin
digital (plataforma web) que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la
fluidez, flexibilidad de la informacin y la comunicacin entre todas las reas tanto
internas como externas de la empresa.

En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los servicios, para crear
este modelo de organizacin digital, que demande a partir de sus necesidades
resultados debemos emplear Internet, ahora no debemos confundir, es tener acceso a
internet como va para acceder a un sistema creado por la empresa a partir del diseo
de su flujo de informacin, personalizable a sus necesidades y flexible a los cambios
del entorno, Internet no uniformiza y homogeniza los ordenadores de sus nodos, sino
que integra los existentes y promueve la aparicin de servidores especializados y su
comparticin con las reas involucradas; tenemos que ampliar nuestra tradicional visin
de cadena de materiales o productos, para prestar un servicio a costos razonables, hay
que desarrollar lazos, redes o mallas digitales que entrecrucen las cadenas de
colaboracin de nuestras empresas, integradoras y especializadas, con recursos
compartidos en este Modelo de Organizacin Digital.

O sea, cada empresa pertenece a una o varias cadenas de suministro y de su actuar

en este entorno a partir de cada regulacin, resolucin, diseo de operacin,
procedimiento, o instruccin empresarial, ministerial, o estatal, y de su desempeo
propiamente en este contexto, definir en cada actividad y momento de esta cadena
sus resultados, sin embargo nos perdemos, no visualizamos, no entendemos esta
relacin, no la tenemos en cuenta, no la explotamos, en fin no la reconocemos como
estrategia, y menos como valor estratgico y social, cmo nos integramos?, cmo
sincronizar sus operaciones entre ellas, sin generar altos costos, sin trasladarlos a
ningn lugar de esta cadena, y menos trasladarlo al consumidor final; que tanto
necesitamos administrar estos eslabones?, depende de varios factores, depende del
diseo de la informacin, de la utilizacin y aplicacin de la tecnologa digital como va
de competitividad y eficiencia, existen varias dimensiones a considerar partiendo de la
complejidad, integralidad y longitud de la cadena, lo que hace ms complejo definir y
disear las relaciones entre nuestras empresas.

Desarrollar las relaciones en cada eslabn de esta cadena, impone la necesidad de

romper con la antigua estructura empresarial de resultados aislados, pensar como
cadena integrante en cada uno de los eslabones y actividades de la misma, y en cada
eslabn pueden ser diferentes las relaciones, y es donde radica la clave: Definir los
tipos de Relacin y las Estrategias que nos distinga en nuestro servicio, que permitan
ventajas competitivas en cada actividad y relacin de esta cadena. Para definir esta
interrogante es indispensable tener bien claro y conocimiento explcito de Quines
son los miembros de esta cadena?, Cmo es la estructura de esta cadena?, y
Cules son los procesos, flujos de materiales, informacin, decisiones, transacciones
monetarias?

Por que no hemos creado alianzas colaborativas, al menos como principio para
fundamentar y consolidar informacin referente a resultados globales en nuestro pas,
no nos hemos detenido a valorar las ventajas de este diseo, porque nos relacionamos
solo con relaciones monetarias entre nuestras empresas, porque no identificamos
quienes integran nuestra cadena, porque no saneamos el flujo de informacin de
nuestra cadena y acabamos con la dualidad y almacenaje de informacin retorica en
cada una de nuestras empresas, porque no creamos un modelo de organizacin digital
de forma conjunta entre nuestras empresa que integren esta cadena. Por ejemplo,
vemos que, y es mi experiencia actual, y adems muy fcil de identificar quienes
integran la cadena de distribucin de materiales para la construccin en nuestro pas: -
Las empresas importadoras del MICONS (MATCO e IMECO) las cuales debern
establecer alianzas con sus Proveedores, estos a su vez con los Productores, seguido
por la Comercializadora del MICONS (Escambray) que deber establecer alianzas con
el Transportista (ENOC, TRANSMATCO), y con el consumidor final La OBRA. Porque
no desarrollar un paquete por decirlo de alguna forma basado en relaciones de alianzas
entre cada integrante de esta cadena, esto es algo demostrable en este nuevo mundo y
milenio digital.

Mientras que la visin vertical de un Canal de Distribucin corresponde a decisiones

tcticas u operativas, la visin horizontal de la Cadena de Valor corresponde a
decisiones estratgicas (colaborativas).

Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su inters por el empleo del e-
comerce y que la respuesta a este esfuerzo en general es satisfactoria y los
empresarios contactados para que comiencen a tener presencia en la Internet han
respondido positivamente al impulso que hemos tratado de dar al uso comercial de
Internet. Ahora con la situacin antes mencionada el mercadeo virtual a la larga
siempre llega a transar materiales fsicos, manipularlos, transportarlos, esto es
planificar y hacer la entrega de productos comercializados por cualquier medio incluida
la Web de la Internet. Esto significa que alguien debe encargarse de brindar el soporte
logstico necesario para automatizar el envo, facilitar el proceso del embarque y hacer
la entrega. Es indispensable que el consumidor final pueda conocer en cualquier
momento donde est el producto enviado, lo anterior formar parte de la integralidad y
diseo del modelo de organizacin digital en estas empresas, lo que se hace necesario
tomar acciones para disear este modelo que integre la solucin a enfrentar en esta
nueva etapa de desarrollo empresarial. Somos testigos que en la actualidad la
experiencia, crecimiento y desarrollo del comercio electrnico y la presencia de las
empresas en la Web de Internet es una realidad.

En uno de los textos de Bill Gates, Los Negocios en la Era Digital, 1999, plantea las
caractersticas fundamentales que debern tener las empresas del futuro, y enmarca la
situacin para introducirse en esta era a travs de 12 acciones claves que debern
implementar las empresas, que quieran seguir siendo competitivas y eficientes en
cualquiera de sus mbitos; el propsito de esta parte del documento a partir de estas
acciones es personalizar e interiorizar las acciones a tomar en nuestras empresas, con
las caractersticas de nuestro mercado, a partir de la situacin actual y de interiorizar en
cada una su importancia, tomando como base el diseo de un anlisis comparativo con
este compendio de acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto futuro con el
objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos siten como empresas de esta
era de la tecnologa digital.

Accin No. 1. Logre la comunicacin a travs del correo electrnico, mensajera

instantnea, la web corporativa, FTP, entre otros.

Esto ofrecer una de las mayores ventajas en la informacin para su obtencin de

manera ms rpida, confiable, eficiente y completa; la inclusin de nuestras empresas
a la obtencin de estos servicios centralizados y ofrecidos por ETECSA a partir de la
aprobacin de regulaciones y resoluciones a los efectos de seguridad y certificacin en
la redes de nuestras empresas, la implementacin de estas solicitudes definen el
empleo de los servicios digitales de la informacin, lo preocupante en este sentido es la
capacitacin y adiestramiento de los usuarios en el empleo de estos medios digitales,
capacitar a nuestros trabajadores a comunicarse y aplicar estas ventajas como medio
de trabajo, para que la informacin siempre sea clara; la accin de lectura obliga a los
diferentes integrantes de la organizacin a atender el asunto de manera personal y
pertinente.

Accin No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto cuantitativamente, como

cualitativamente, no conocer la situacin actual de la empresa a partir de sus
resultados estadsticos, provocar que se tomen decisiones erradas.

En este sentido las empresas requieren conocer sus nmeros de manera inmediata, lo
que requerir medios digitales, a partir del empleo de la Web Internet y la aplicacin de
la Web Corporativa (Modelo Organizacin Digital), lo cual garantizar que las
actividades de la empresa tengan siempre congruencia lgica con la situacin real de
sus ventas, flujo de caja, cuentas por cobrar, y pagar, entre otras, para as tomar
decisiones acertadas en cuanto a una accin a acometer, el empleo de la estadstica,
sobre todo las tcnicas de proyeccin del comportamiento estadstico, sern fuentes a
aplicar en la toma de decisiones sobre la base del conocimiento; plantea Bill Gates,
Tengo una conviccin sencilla pero firme: la manera en que se capte, administre y
utilice la informacin determinar las prdidas y las ganancias, por tanto las empresas
que utilicen los medios digitales para el funcionamiento de sus gestiones, tomarn
decisiones con mayor seguridad y rapidez, y por tanto hallarn vas positivas de
contacto directo con sus clientes, esto le permitir ejecutar sus acciones, operaciones,
actividades, procesos, con la brevedad del pensamiento, condicin clave de xito para
esta nueva etapa y milenio en nuestras empresas.

Accin No. 3. Brinde informacin a todos los niveles. Un error comn entre las
empresas es que la informacin slo suele fluir en los niveles altos, de forma tal que los
trabajadores de mandos medios y personal operativo desconocen datos que requieren
para poder hacer su trabajo en forma ms eficiente.

Los trabajadores que necesitan ser precisos en sus contenidos y actividades de

trabajo, y suelen tomar decisiones inmediatas, es necesario que tengan acceso
inmediato a la informacin (comerciales, gestores informacin, por ejemplo), incorporar
una red de informacin a travs de un sistema digital, donde todos los trabajadores
pueden saber el comportamiento de sus acciones en el tiempo de forma inmediata y
rpida, incluso en el momento en que se est desarrollando, ser la herramienta de
administracin que necesita nuestras empresa, a partir de tener concebido la
formacin y adiestramiento al puesto de trabajo del trabajador, lo cual generar una
fuente de seguridad y confiabilidad en la toma de decisiones de la empresa.

Accin No. 4. Forme una cultura de cooperacin. Es recomendable generar una cultura
de aportacin de ideas y colaboracin en la toma de decisiones.

Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener informado a los

trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas, desviaciones de las actividades que
desempean, ideas, sugerencia; es fundamental que nuestros trabajadores conozcan y
se sientan familiarizados con la empresa y su actividad fundamental, que los
empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar temas de discusin que eleven
la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel cultural de la organizacin. Cmo
desarrollaremos esta accin?, Como inmiscuiremos a nuestros trabajadores en la
problemtica de nuestra empresa?, Cmo incentivamos a nuestros trabajadores en la
participacin activa y el funcionamiento de nuestra empresa?, pues hacindoles
partcipes de los resultados de la empresa, de su problemtica, de las desviaciones en
el comportamiento funcional de la empresa, activando un sistema de incentivo salarial
acorde a su participacin dentro de las funciones y objetivos de la empresa, cmo
logramos mostrar estas definiciones?, pues sencillo a partir de un sistema de
informacin digital que culturice a la organizacin sobre la base del empleo sistemtico
en las funciones de trabajo de cada trabajador, el cual mostrar el comportamiento de
sus resultados en cada momento.

Accin No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates, Recomienda dejar
de ser una organizacin que trabaja con grandes cantidades de papel cuando existen
ya formatos electrnicos.

Nuestras empresas deberan de desarrollar un sistema nervioso digital que les provea
de la informacin necesaria para mantener el mercado que atienden en cuanto a su
servicio, las regulaciones y resoluciones imperantes ponen en prctica una oficina con
mucho papel, todo lo contrario a la tendencia de hoy de poner en prctica la oficina sin
papel, o sea la eliminacin paulatina del soporte papel, la disminucin en la utilizacin
de este soporte reduce coste, pero lo ms importante disminuye el tiempo de espera en
los anlisis empresariales, y en los mrgenes de errores, adems que implica una
menor utilizacin de trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se medir
de acuerdo con la velocidad de respuesta.

Accin No. 6. Desarrolle una empresa inteligente.

Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy especificas para

cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre monotona, rutina de trabajo,
sin contar que si falta el trabajador, no se sabe quien hara sus funciones de trabajo,
esto nos denota la medida de trasladar segn el rea de trabajo a nuestros
trabajadores por diversos puesto, de esta forma se contar con trabajadores calificados
y motivados en sus funciones, esto acoplndolo con la tecnologa digital en la
simplificacin de las actividades y procesos en la empresa, le dar fluidez a la
informacin y comunicacin tanto interna, como externa entre todos las actividades y
procesos en la cadena. O sea la aplicacin e implementacin de un sistema digital
(Web) habilitar la posibilidad de conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la
informacin a compartir dentro del sistema, lo desarrollar y elevar el coeficiente
intelectual corporativo de nuestras organizaciones, con la creacin de mtodos y
procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se contribuir al desarrollo
paulatino, constante y acelerado de programas y proyectos con el uso compartido del
conocimiento, siempre y cuando nuestros directivos sepan guiar a la mejora y
desarrollo del flujo de informacin en nuestras empresas. Cuanto ms habilidades
sepamos impregnar a nuestros trabajadores en las funciones, mtodos, procedimiento,
utilizacin de la tecnologa digital, conocimiento de la organizacin, entre otras, y
creemos primero que todo un plan de conocimiento compartido con todos ellos sobre
los aspectos anteriores, estaremos contribuyendo con nuestra funcin empresarial y
social a crear y formar una empresa ms inteligente, por qu no dar los primeros paso
para crearla?. Si no empleamos nuestras habilidades para pensar que se puede, para
interiorizar que el conocimiento es la rueda que mueve nuestras acciones para pensar
crtica y creativamente, para informar y comunicar ideas, conceptos, podemos estar
desarrollando y construyendo sobre el mar la visin de nuestras empresas.

Accin No. 7. Desarrolle una retroalimentacin digital. Uno de los principios bsicos del
desarrollo de una empresa est ntimamente relacionado con la retroalimentacin de
los procesos.

Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y misiones de
nuestras empresas, que adems sepan que piensa el externo (los clientes,
proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o productos, esto se definir a
partir de hacerle conocer continuamente estas valoraciones, que mejor herramienta
que el empleo de un sistema de informacin digital, que establecer una
retroalimentacin clara, que le ayude en la toma de conocimiento, decisin y
revaloracin de sus metas. La retroalimentacin permite el control de un sistema y que
el mismo tome medidas de correctivas en base a la informacin suministrada y por
supuesto retroalimentada.

Accin No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la empresa son
quienes hacen que su empresa logre el xito.

Conozca la opinin y sugerencia de los clientes satisfechos, los inconformes y hasta los
que no le conocen, nuestros proveedores, entre otros, no hay mejor forma que registrar
lo que se escucha, analizar lo que dicen, y hacen, ubicarse en su posicin y brindarles
una solucin a sus necesidades, esto incrementar y profundizar las medidas que
debemos acometer para aplicar las acciones correctivas necesaria(s) para eliminar las
causas de la inconformidad. La tecnologa digital le da esta informacin de manera
oportuna; del mismo modo, el cliente obtendr una respuesta inmediata a sus dudas y
consultas sobre la empresa y el producto, la aplicacin de encuestas online, tcnicas
estadsticas y de comportamiento grupal a partir de la implementacin de la tecnologa
digital generar las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado y sus
necesidades.

Accin No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de optimizar sus

procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y detectar los niveles de
competencia que requieren sus trabajadores para redefinir todas y cada una de las
actividades y puestos.

Quin organiza, controla y disea los proceso(s) en nuestras empresa(s)?, para

optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a profundidad el funcionamiento de
la empresa, con informacin de cada proceso sabremos cmo desarrollar el trabajo de
forma ptima, siendo las tecnologas digitales (de informacin) una herramienta
fundamental en este aspecto. Todo proceso, actividad e instruccin en una
organizacin tiene un desvi estndar que debe ser pronosticado a partir del diseo de
los proceso en la empresa, los cuales trabajan con el nivel de servicio deseado a
prestar segn las condiciones del mercado, lo cual debe ser considera(do) para su
implementacin, al emplear las tecnologas digitales (de informacin) podemos definir
los intervalos y los puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de
su nivel de calidad y resultado, y poder determinar adems las acciones a desarrollar a
partir de sus desviaciones. Usar las tecnologas digitales (de informacin) facilita la
obtencin permanente de los flujos de informacin que muestran las distintas
variaciones en los datos, con cambios de algunas variables propias del proceso.

Accin No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de respuesta ser la
pauta de competitividad en el nuevo milenio, ser necesario que los empleados estn
conscientes de ello. Preprelos para un cambio cuyos resultados tendrn que darse en
un tiempo rcord.

Actualmente existen muchos conceptos, y teoras empresariales de organizacin y

modelacin, que son vistos como alternativos a las empresas que desean reducir
costos y tiempos de respuestas fundamentalmente. Todas estas aplicaciones o
herramientas son de utilidad y prctica mundial para cualquier empresa, y sus bases
son factibles de adaptarse a todo tipo de organizacin, su principio bsico es la
transformacin cultural, fundamentado con un enfoque de alta calidad, eficiencia y
mejora continua.

Accin No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los clientes le
brinda a las empresas la posibilidad de conocer al consumidor, adems de que puede
obtener informacin veraz e inmediata. Los intermediarios no sern necesarios si usted
empieza a comercializar sus productos a travs de Internet. Las ventajas de este tipo
de comercializacin sern la velocidad de respuesta y el servicio directo que podr
ofrecer a sus consumidores.

Accin No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio, adicional a la

capacidad de respuesta que usted tenga ante sus consumidores, sern los elementos
que generarn clientes leales que apuntalarn el xito de su empresa. Una de las
mejores maneras de apoyar a sus consumidores y clientes es a travs de Internet, un
medio que permite que el propio interesado resuelva sus problemas.

Se hace evidente y palpable la afirmacin de que la informacin es fuente de desarrollo

empresarial, y de su importancia con la aplicacin de las tecnologas digitales, por tanto
no debemos permanecer al margen de los avances en la informtica. Los xitos y
fracasos de nuestras empresas, indican que se deber aunar esfuerzos continuos que
deben concentrarse en implementar sistemticamente estrategias y objetivos flexibles e
integradores. Debemos entender que los clientes son los evaluadores de la calidad
porque tienen la facultad de seleccionar qu productos o servicios deben adquirir, y que
los actores de este escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto o
servicio es el resultado de un proceso que integra a todos los miembros de la
organizacin de diseo, desarrollo, produccin, comercializacin y asistencia tcnica
desde su venta y hasta el fin de su vida til, incluyendo su disposicin final

5.2 PLANEACIN DE LOS RECURSOS EN LA EMPRESA (ERP) Y LA LOGSTICA.

El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de
lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la
informacin.

Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin de la

informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el contenido y
velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y
sensibilidad de la organizacin ante demandas.

Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP

(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa,

es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y
recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso
continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los
requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a travs de
la cadena de suministro.

Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus
antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning)
permita a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a
en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con
base en computadoras que dirige la planeacin y el control de la produccin mediante
la integracin de informacin procedente de los departamentos de finanzas,
contabilidad, personal y comercializacin entre otros.

El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras
soluciones de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una
empresa, los software buscaron la integracin de todas las facetas del negocio como
ingeniera, planificacin, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin
de disminuir los costos de produccin, aumentar la competitividad y automatizar los
procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre
el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de
negocio opera como una isla de informacin. A ello ha contribuido el hecho de que
una compaa normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes
reas de negocios, los cuales no estn asociados a una estrategia global. Esto lleva a
que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga
informacin cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida.
Y las fuentes de error en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son
muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa
en uno solo sistema.

Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin,

mejorar la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los volmenes de ventas,
reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las
decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeo a travs de
indicadores, mejorar la comunicacin entre reas de produccin y reducir la duplicidad
de la informacin, entre otros.

Modelos de los sistemas ERP

Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de
sistemas:

Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo

con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar
rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto
nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a
cumplir con los requisitos buscados.

Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente

terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la
definicin de parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente
contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la
indicacin de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible
contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier
empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programacin
adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.

Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos

preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es la ms rgida, al no
permitir variaciones sobre el diseo original.

Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad

de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de
funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades,
economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de
utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros pases con
diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas.

Caractersticas de los sistemas ERP

Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser
calificado como una verdadera solucin para el tema ERP:

Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.

Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier

momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos.

Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones

organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas

Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la compaa,

sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin.

Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los mejores
procesos para negocios aplicables mundialmente.

Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el

computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe
asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema.

Caractersticas Tcnicas

Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C,

Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual
como Power Builder, Visual Age, y otros similares.

En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de Cliente-Servidor en

tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.

Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2,
Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido
en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta, como SQL Server
de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.

Costo y tiempo de implementacin de los ERP

El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en

un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del
23%.

El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18

meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se
toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin. Pasan
alrededor de 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce
como Retorno a la Inversin (ROI).

Proveedores
A nivel mundial encontramos los siguientes proveedores de software.

a) SAP (Alemania) es Software propietario, es uno de los mximos exponentes del

ERP mundial. El de mayor expansin.

b) ORACLE (USA) es Software propietario, desde 1987 desarrolla y vende

aplicaciones basadas exclusivamente en su motor de base de datos. Dispone de varias
aplicaciones que podran ser consideradas dentro de esta categora.

c) Navision financials de Microsoft es Software propietario, posiblemente uno de los

ms utilizados despus de SAP. Obviamente no tan complejo y completo, pero con una
gran campaa de marketing detrs.

d) ERPBox (Mxico) Software propietario. Especializado en empresas de

comercializacin, mayoristas y distribucin.

e) IECS (Espaa) Software propietario

f) META4 (Espaa) Software propietario

5.3 TIPOS DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGA DE LA

INFORMACIN.
5.3.1 DE COMPRAS
Transacciones y tecnologa
El rea de informacin de compras debe permitir un control exhaustivo en la gestin de
aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los
departamentos, hasta la confirmacin de la factura del proveedor y su posterior
contabilizacin.
Circuito de aprovisionamiento
Todo el circuito de Compras se debe realizar de forma integrada, evitando la reiteracin
de tareas en las entradas de datos. Todas las entradas (Pedidos, Partes y Facturas)
parten de las fichas de los proveedores y de sus valores asignados por defecto,
pudindose modificar cada uno de ellos segn las circunstancias, de esta manera se
obtiene una gestin de compras gil y segura, realizando todo el proceso en pocos
pasos.

Gestin de pedidos
Entrada y confirmacin de propuestas de pedidos. Seguimiento de las peticiones de
compra realizadas por las secciones de la empresa, que, una vez verificadas por el
departamento de compras, se convierten en un pedido en firme. Facilita la seleccin de
la mejor.

Gestin de pedidos. Existe un control y seguimiento de los pedidos en curso. stos

podran ser tanto abiertos como cerrados. Los abiertos sern aquellos pactos a largo
plazo de los cuales se irn recibiendo materiales segn las necesidades. Los cerrados
sern los pedidos habituales con una determinada fecha de entrega y las condiciones
pactadas.

a) Seguimiento de los pedidos. Procesos de consulta para controlar los pedidos en

curso: situacin global de pedidos por empresa/almacn, consulta de stocks faltantes
por pedido y proveedor, etc.

b) Duplicacin de pedidos. Para facilitar las labores de entrada de datos, existe la

posibilidad de copiar los datos de un pedido ya gestionado a uno nuevo.

c) Cancelacin de pedidos. Los pedidos pendientes de recibir que ya no se desean o

restos de pedidos ya recibidos que no interesan quedan eliminados de una forma
sencilla y totalmente integrada en la gestin de stocks de almacn.

Gestin de partes de entrada

a) Partes de entrada. Recepciones y devoluciones a proveedor, que pueden venir

originadas por un pedido o ser directa, sin pedido. Todos los movimientos generados
se realizan con las caractersticas indicadas en los tipos de movimientos de compras
para la total integracin con el mdulo logstico.

b) Seguimiento de los partes de entrada. Control y seguimiento de las ltimas compras

por proveedor y control dentro del almacn del seguimiento de las diferentes partidas
que se han ido incorporando. Se pueden retroceder parcial o totalmente las
recepciones. En caso de ser un parte originado a partir de un pedido, todos los datos
son heredados de ste. Quedando ligados ambos documentos para posteriores
consultas.

c) Gestin de importaciones AIC. Control de todos los datos necesarios para poder
generar el impreso de declaracin (Intrastat, DUA). Estos datos incluyen desde el
consignatario hasta el puerto o aduana del cual proviene el producto.
Gestin de facturas de compra

a) Entrada facturas de compras. Entrada de las facturas de compras emitidas por el

proveedor, introduciendo los datos de cabecera y de las lneas de la factura, verificando
que lo facturado coincida con lo que realmente se ha recibido y calculando al mismo
tiempo los totales de la factura.

b) Entrada de facturas de compras contables. Son facturas ajenas al circuito de

compras que se introducen en el sistema para temas contables, (ej.: facturas de
alquileres de locales, gastos de luz, etc.).

c) Contabilizacin de facturas. Una vez entradas las facturas de compras, se procede a

la contabilizacin de las mismas, generando el asiento, los movimientos de cuentas
corrientes a proveedores, el diario de IVA, los efectos de cartera y, si procede, la auto
factura con implicacin en IVA, la informacin relacionada con la gestin del IRPF, la
prorrata, el proyecto contable, o el importe exento de IVA, etc.

d) Estadsticas. Control estadstico de las compras en curso, facturadas o rechazadas

con el fin de valorar y categorizar los diferentes proveedores y las diferentes calidades
de los lotes recibidos. Las imputaciones estadsticas van asociadas al calendario y se
muestran agrupadas y ordenadas por producto, por proveedor, etc.

e) Rappels. Seguimiento y verificacin de que los rappels que se han pactado con los
proveedores son correctos y que el pago por las diferencias se cumple realmente.
Tecnologa de la informacin y el proceso de compras
Los avances en la tecnologa de la informacin han mejorado en una forma muy notoria
la eficiencia y efectividad en las adquisiciones. Se espera que los cdigos de barras y
el intercambio electrnico de datos reduzcan los costos de adquisicin.
a) Cdigo de barras:
El cdigo de barras se puede usar como un sencillo identificador de un registro o de un
producto en una base de datos donde se almacena mucha informacin, o bien, el
cdigo de barras puede proveer informacin sobre un producto.
Entre las primeras justificaciones de la implantacin del cdigo de barras se
encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artculos en las cajas y la de evitar
errores de digitacin. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artculo

sino simplemente en el lineal.

Rpido control del stock de mercancas.

Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las referencias

vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de merchandising.

El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra lo que

permite su comprobacin y eventual reclamacin.

Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de

recordar el precio del producto una vez apartado del lineal.
b) E-fulfillment
El e-fulfillment es un conjunto de herramientas tecnolgicas cuando se trata de
operaciones realizadas a travs del comercio electrnico

Cuando una empresa comienza sus operaciones electrnicas debe planificar e invertir
en herramientas que soporten:

Un alto volumen de rdenes de compra con una amplia difusin geogrfica.

Un manejo personalizado de cada una de ellas.

c) Intercambio de datos electrnicos EDI

La transferencia de datos estructurados mediante normas acordadas desde una
aplicacin informtica a otra y por medios electrnicos.

d) Mensaje EDI
Una descripcin formal aprobada, publicada y actualizada de cmo se han de
estructurar los datos requeridos para realizar una operacin especfica, de tal manera
que se permita la transferencia y manejo de estos datos por medios electrnicos.
Ejemplo de pedido de compra

1. El comprador entra en la informacin de pedidos en la base de datos de produccin,

que genera una orden de compra en el equipo. La informacin del pedido se canaliza a
travs de una serie de programas de interfaz.
2. Los programas de software de interfaz de realizar ediciones y los controles sobre el
documento y directa los datos de orden en los archivos predefinidos EDI intermedios.

3. Los archivos contienen informacin de EDI intermedios en una forma que el software
de traduccin EDI puede leer.

4. El software de traduccin es un conjunto de programas que se traduce el archivo de

datos de interfaz en un documento de formato de acuerdo a los estndares de EDI que
la computadora del proveedor puede reconocer.

5. El documento electrnico se compone actualmente de un archivo que contiene los

datos del pedido en un orden predefinido, reconocible.

6. El software de comunicaciones adecuado protocolos de comunicacin, aade el

documento de EDI en la preparacin para la transmisin a travs de lneas telefnicas.

7. Uso de un mdem y una lnea telefnica, el comprador transmite la orden de compra

de EDI a un VAN (valor aadido de la red). Piense en esto como un buzn de correo.

8. El software de comunicaciones en la computadora del proveedor recoge el

documento de la camioneta, interpreta y / o convierte los protocolos de comunicaciones
para abrir el documento electrnico.

9. La orden de compra se encuentra ahora en un formato estndar, reconocible en un

archivo y est disponible para el equipo del proveedor.

10. El proveedor de software de traduccin interpreta los documentos en el formato EDI

y coloca la informacin de la orden en el archivo de EDI intermedio (s).

11. Los archivos de EDI intermedios contienen informacin traducida la orden de

compra.

12. Los programas de interfaz de realizar ediciones y los controles antes de los datos
est integrada con la base de datos de produccin del proveedor.

13. El software de aplicacin en la computadora del proveedor, ahora puede procesar

el pedido del comprador.

Transmite al cliente EDI 850 (orden de compra)

Proveedor transmite EDI 997 (acuse de recibo funcionales)

Proveedor transmite EDI 856 (buque aviso previo)

Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales)

Proveedor transmite EDI 810 (factura electrnica)
Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales)

Atencin al cliente transmite EFT (Transferencia Electrnica de Fondos) Pago

e) XML
XML es un lenguaje que nos permite almacenar datos en ficheros de texto. Tiene muy
pocas reglas: la nica importante es que toda etiqueta que se abra debe ser cerrada.
Las etiquetas son sucesiones de letras y nmeros que se ponen entre los signos < y >.

Ejemplo, una etiqueta puede ser <M80>. Una etiqueta seala el comienzo de un
elemento. Su final se indica escribiendo la misma etiqueta, pero con un signo "/"
delante; en nuestro ejemplo </M80>.

Estos elementos pueden ser encajados unos en otros a muchos niveles. Por ejemplo,
podemos crear una etiqueta <TABLA> que indique el comienzo de una tabla dentro de
una base de datos, dentro de esta, una etiqueta <REGISTRO> que indique el comienzo
de un registro; el registro puede ser dividido en campos mediante la etiqueta
<CAMPO>; pero las cosas no acaban aqu: podemos dividir el campo en otros
elementos y as sucesivamente.

XML / EDI Orden de Compra de Procesamiento

Racionalizar y automatizar su procesamiento de la orden de compra Esta solucin le
permite automatizar completamente el proceso de pedido entre usted y sus
proveedores que utilicen XML o EDI. Tambin le permitir recibir confirmaciones de
rdenes de cambio, notificaciones de envo y facturas a travs del mismo canal o XML
EDI. El siguiente diagrama muestra la comunicacin entre comprador y
proveedor:
Beneficios de la implementacin de esta solucin incluyen:

1. Una comunicacin ms eficiente con los proveedores

2. Enviar y recibir notificaciones de forma ms rpida

3. Aumento de precisin de datos debido a la reduccin en el cambio de claves

4. Reduccin del tiempo de procesamiento de pedidos

5. Reduccin de la carga de trabajo administrativo para el orden y procesamiento de

facturas

6. Capacidad para operar la aceptacin de pedidos 24 * 7

7. La prueba de uso futuro de XML

8. Reduccin de los costos debido a los errores manuales

9. Permite que el personal se centran en ms actividades de valor aadido

5.3.2 DE ABASTECIMIENTO
Transacciones y tecnologa
La rpida interaccin mencionada en la seccin anterior se puede obtener mediante el
uso del Internet, Intranet y Extranet. Se muestra grficamente el proceso de la cadena
de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Obra
que poner especial atencin en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma
de decisiones, entregas y respuestas.

La aplicacin de tecnologas de informacin en conceptos como la transferencia

electrnica de fondos (EFT), el sistema de intercambio electrnico de datos (EDI),
tarjetas electrnicas para clientes, correo electrnico, e-bids, catlogos electrnicos,
inventarios compartidos, comunicacin electrnica con proveedores etc. han ayudado a
lograr ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la
reduccin de costos y a establecer barreras tecnolgicas para competidores
potenciales.

Cabe sealar que la complejidad de los sistemas implementados para la administracin

de la cadena de abastecimiento NO garantiza la eficiencia de la misma. A mi
consideracin estos sistemas debern ser lo ms sencillo posible con el fin de
aumentar el nmero de usuarios potenciales, facilitar su integracin a otros sistemas y
minimizar su mantenimiento. Adems debern ser flexibles ya que en un ambiente tan
dinmico como la cadena de abastecimiento es necesario evolucionar y modificar los
sistemas junto con ella .

Estos sistemas se clasifican como sistemas de soporte para la toma de decisiones

(DSS) y podrn ser diseados in house con el objetivo de que se consideren todas las
caractersticas que los integrantes del departamento de logstica y de otras reas crean
relevantes. Los integrantes de dichos departamentos tambin debern ser
multifuncionales y nunca perder de vista los objetivos de la empresa ya que en muchas
ocasiones los intereses departamentales se contraponen entre s y pierden de vista el
objetivo final del negocio.

La resistencia al cambio para el uso de sistemas de vanguardia como el Internet ser

un factor importante a tomar en cuenta en el cual el departamento de recursos
humanos, la direccin y el staff gerencial debern aplicarse ya que el xito de los
sistemas esta estrechamente ligados a la actitud del personal para su implementacin y
uso adecuado.