Gestión de Proyectos

Modelo Tradicional Vs. Modelo Colaborativo

Muchas veces nos preguntamos cómo realizar proyectos más eficientes, optimizar los
costos, mejorar los plazos, evitar errores; sin embargo, tratamos de optimizar nuestros
procesos sin realmente cuestionar la forma como gestionamos todo el ciclo de vida de un
proyecto.

En el modelo tradicional de desarrollo de un producto, usualmente quien acompaña al

cliente desde que surge la necesidad de realizar un producto es el Proyectista. En el caso
de un hotel, una universidad, un centro comercial, sería el proyectista de arquitectura. El
proyectista de arquitectura ayuda al cliente a esquematizar y conceptualizar su idea desde
el inicio del proyecto (definir el QUÉ). Posteriormente, cuando ya se tomaron las
decisiones claves y el producto ya tiene parámetros definidos, ingresan los demás
proyectistas para terminar de construir en función a lo definido por la Arquitectura (definir
el COMO). Una vez definido el producto y poco antes del inicio de la construcción entra en
escena el Contratista General, quien será el responsable de construir el producto y
garantizar lo Diseñado por los proyectistas (QUIEN). Finalmente, durante la etapa de
construcción, ingresan en escena los Proveedores críticos (VENDORS) quienes son los
que suministrarán e instalarán muchos de los elementos críticos del producto (Equipos,
ascensores, Sistemas especiales, etc). Ellos ofertarán sus productos en base a la
disponibilidad de los mismos y bajo las características y especificaciones que pueden
ofrecer. Todo esto se resume en el siguiente esquema:

La desventaja de trabajar de esta manera es que se limita el aporte que pueden tener los
demás especialista, quienes pueden brindar soluciones y alertar los posibles problemas
futuros que podrían generarse de tomar determinadas decisiones en etapas muy
tempranas. Por ejemplo, recién en la etapa de construcción se identificarían los diseños
que son complejos de construir o que demandan una dificultad excesiva. Puede ocurrir
también que el tipo de equipamiento que se pensaba instalar, no sea fácil de conseguir en
el mercado local, lo cual conlleva a mayores tiempos de procura, mayores costos y
modificaciones en la ingeniería para adecuarse a la oferta existente. Todo lo mencionado
anteriormente termina generando paras en los flujos de producción, dilatando el tiempo de
ejecución del proyecto y generando sobrecostos por re-trabajos.

Debido a que cada involucrado tiene intereses y riesgos propios, terminarán colocando
contingencias económicas al momento de estimar el costo de sus servicios. En otras
palabras, se termina encareciendo el costo total del producto. Usualmente, quien se
beneficia de todo esto es aquel actor que logró manejar de mejor manera la parte
contractual y es capaz de trasladar los riesgos y sobre costos al otro. El único perjudicado
finalmente es el proyecto.

El modelo colaborativo, a diferencia del modelo tradicional, impulsa la participación activa

de los principales Stakeholders desde el inicio del mismo. Dicho de otra manera, impulsa a
que se piense en el QUÈ, QUIÉN Y CÓMO desde una etapa muy temprana, de tal manera
que se puedan tomar decisiones disruptivas y el proyecto pueda nacer analizado desde
todas las ópticas. La siguiente gráfica como debe funcionar un modelo colaborativo:
Lograr esto, no es fácil. Es necesario que todos los Stakeholders se alineen a un único
interés común: lograr desarrollar el mejor producto posible. A esto, la metodología IPD lo
llama un Edificio de Alto Rendimiento.

Para esto, es necesario que todos salgan beneficiados de una manera equitativa, se define
en una etapa temprana un determinado Costo Objetivo y los esfuerzos de todos se
centran en lograrlo y mejorarlo. Se define una política de incentivos en función a cumplir o
superar el Costo objetivo. Muchas veces, estos incentivos pueden hasta duplicar o triplicar
a la utilidad que podría generar uno de los actores si participara en el mismo proyecto bajo
el marco tradicional. Todas estas políticas, van de la mano con una serie de
procedimientos, metodologías, rutinas de reuniones, herramientas tecnológicas, alineadas
a impulsar el trabajo colaborativo y hacer que fluyan las mejores ideas.
En la siguiente gráfica se puede observar el efecto que puede generar en el proyecto
realizar un cambio en una etapa temprana (gráfica verde) y el costo que esto implica a
medida que el proyecto avanza:
Al participar los principales Stakeholders en la definición del mejor producto posible, los
efectos que pueden tener en costo y plazo pueden ser enormes y a un muy bajo costo
(básicamente el costo de activar a los especialistas desde el inicio). Todo lo contrario,
ocurre cuanto más te acercas al final del proyecto. Cualquier cambio a desarrollar, con una
ingeniería ya hecha y la construcción en proceso suele ser excesivamente caro.

Como se muestra en la siguiente imagen, los proyectos colaborativos están más pegados
hacia la izquierda de la gráfica, es decir, nos permiten tener una alta capacidad de generar
cambios a un muy bajo costo. Trabajar de manera tradicional, a la derecha. Poca
capacidad de realizar cambios importantes y, de realizarlos, a un alto costo:

Finalmente, es importante analizar cómo se comporta el esfuerzo que puede demandar

trabajar de manera colaborativa en el tiempo.

Definitivamente, interactuar con una mayor cantidad de equipos de trabajo desde una
etapa muy temprana generará mucho más esfuerzo, sobre todo si no se gestiona de
manera adecuada las interacciones y no se definen normas, políticas y reglas de juego
que permitan avanzar en la toma de decisiones. La siguiente gráfica muestra la relación
entre el esfuerzo de implementar los distintos tipos de modelos en el tiempo:
Si bien, en un modelo colaborativo, el esfuerzo es mayor al inicio (toda la etapa del
desarrollo de ingeniería), este disminuirá considerablemente durante la etapa de
construcción, que es casualmente donde mayores riesgos existen y donde un error te
puede costar muy caro.

Como usualmente en el modelo tradicional terminas resolviendo todas las falencias del
diseño sobre la marcha de la construcción, el esfuerzo de realizar correcciones sin mover
los plazos y costos comprometidos, se vuelve una tarea titánica.

En resumen, trabajar de manera colaborativa nos hace adelantar todos los mayores
esfuerzos al inicio del ciclo de vida de un proyecto; sin embargo, esto se ve retribuido con
creces al obtener productos eficientes al mejor costo y plazo posible. Esto se logrará
únicamente con el liderazgo y gestión colaborativa por parte del cliente, comprometiendo y
generando una política de incentivos y manejo de riesgo adecuado que sea atractivo para
todos los participantes.

La industria tiene la obligación de seguir impulsando el uso de estos modelos para seguir

aprendiendo y perfeccionando el método en función a la realidad del país y la búsqueda
constante de la eficiencia.

Fuente: K+K Group