Foro 02:

Visualizar el video: Gestión de Requerimientos: El talón de Aquiles de los Proyectos

Luego de visualizado cada participante comentará alguna experiencia referida a la gestión de

requerimientos de su proyecto, y cómo lo afrontaron, o cómo hubiera sido mejor afrontarlo
para cumplir los objetivos de identificar los verdaderos requerimientos de los interesados y/o
manejar los cambios de los requerimientos. Además que cada uno aporte su experiencia, se
valorará la retroalimentación que aporte a otro participante del foro.

Actualmente me desempeño como Jefe de sistemas en una empresa dedicada al rubro de

fundición de metales la cual provee de componentes para maquinaria de industrias mineras,
azucareras, agrícolas, entre otros. Dichos componentes están construidos dependiendo las
necesidades del cliente en distintas aleaciones.

En una ocasión la gerencia general manifestó su necesidad por tener un mejor control sobre
los “modelos” (piezas construidas en madera con la dimensiones exactas del articulo a fundir)
que los clientes dejaban como muestra para elaborar sus piezas requeridas. Ya que luego estos
modelos se extraviaban o se perdían al mezclarse con otros modelos. La siguiente indicación
de la gerencia era reunirme con el personal que llevaba los informes de las modelos en
custodia provenientes de los clientes. Enterado de esta necesidad me solicito de manera
puntual el desarrollo de un “registro de modelos” a lo que mi experiencia dudo en considerar
ya que no me quedaba seguro si solo con este registro se podía satisfacer completamente la
necesidad de la gerencia.

Mi primera reacción fue determinar la necesidad real y cuál sería el alcance a considerar por
ende debía ubicar a las personas que de alguna forma eran parte de este proceso,
inmediatamente gerencia designo como usuario de este proyecto al personal encargado del
área de PCP (Planeamiento y control de producción) quien por un tema de confianza y
antigüedad podía ofrecerme información de primera mano.

Dada mi experiencia ya en otras industrias asumí que este proceso se tornaría complejo, así
que solicite una semana para determinar los requerimientos necesarios que no solo satisfagan
la necesidad de gerencia sino también puedas ayudar a la gestión de los demás usuarios.

Grande fue mi sorpresa al saber que el proceso era llevado de forma manual, no se tenían
definido claramente los roles y en realidad estábamos ante una completa gestión de almacén
de modelos y fabricación de los mismos ya que no en todos los casos los clientes tenían un
modelo diseñado para su fabricación.

Era claro que una sola persona no era responsable de este proceso por ende la estrategia que
adopte fue entrevistar a todos los colabores que de alguna forma eran parte de este proceso.

Uno a uno fue indicándome su rol en el proceso, sus necesidades y problemas que tenían al
desempeñar esta función así como la falta de políticas de esta gestión. Capturamos en cada
proceso una serie de formatos que como ya sabemos eran totalmente manuales como: partes
de ingreso, guías de remisión, hojas de trabajo y partes de salida. La participación de cada
miembro fue sumamente importante pero note que existía una serie de desconformidades por
parte de algunos miembros del equipo con respecto al rol del compañero. Decidí concertar
una reunión con todos los miembros parte del proceso a fin de que expongan sus actividades
que curiosamente no conocían el uno del otro logrando importantes mejoras a nivel general.
Es más, surgieron propuestas interesantes que permitían optimizar muchas fases en el
proceso.

Una vez definido claramente quienes eran parte del proceso definimos y detallamos
completamente esta gestión teniendo claro cuál era el objetivo y la forma correcta de trabajar.

De esta serie de reuniones clasificamos aquellos requerimientos que no eran necesaria la

implementación de una herramienta de TI como por ejemplo: la guía de remisión entregada
por el cliente al momento de trasladar su modelo desde un punto inicial hacia la empresa o la
verificación por parte del área de calidad respecto a algún desperfecto en el modelo.

Lo que en un inicio solo parecía ser un “registro de modelos” paso a ser la gestión de
Modelería, la cual tenía a su vez 2 importantes subprocesos llamados gestión de almacén de
modelería y gestión de producción de modelería.

Los requerimientos que luego fueron desarrollados e implementados mostraron buenos

resultados en el trabajo de cada personal, reduciendo el tiempo invertido, errores de
información, comunicación y al mismo tiempo la gerencia contaba ya con información.

No se presentaron cambios a realizar durante el desarrollo pero si diversas solicitudes para

seguir mejorando con sistema implementado.