1. Gestiona los documentos.

2. Diseña las diferentes formas.

3. Mejora los procesos administrativos a través de las técnicas y
herramientas de análisis.
 Documentos en Físico y Digital.
Cuando la salida de un sistema
es información se denomina
Sistema de información o gestión Al proceso de conversión de los
datos de información se le denomina
documental.
“ Procesamiento de datos” .

Los medios son las herramientas

necesarias para llevar a cabo el
proceso.
 Gestión Documental físico y digital:
En el proceso de datos los elementos de entrada-
proceso-salida son los siguientes:
Los datos son la materia prima Son los pasos necesarios para
o entrada convertir los datos en
información.

La información es el producto o
salida.
El papel más importante de
los sistemas de información
, indican que éste es apoyar
a la organización en los
siguientes aspectos:
1) Incrementan la productividad.
2) Mejorar la calidad.
3) Crear una ventaja competitiva.
4)Lograr la estrategia de la organización.
5) Reorganizar y reingeniería.
6) Tomar mejores y efectivas decisiones.
7) Acceder a una riqueza de información.
 Documentos ( formas) de entrada y salida:
La técnica más comúnmente utilizada para el ingreso de
datos son las formas de entrada. Una forma es un
documento que incluye casillas para el registro o la
presentación de datos e información.
En una forma se muestran concretamente los datos requeridos.
El usuario debe proveer los datos de entrada.
El usuario puede fácilmente moverse entre campos de la forma.
 Documentos ( formas) de entrada y salida:
En la actualidad existen normativas que regulan las formas
impresas y digitales tales como :

Comprobantes fiscales por internet, facturas electrónicas,

nota de crédito y cargo, recibos por honorarios,
arrendamiento, nomina, pago y donativo etc.
Documentos ( formas) de entrada
y salida:
MANIPULACIÓN DIRECTA:
Se permite al usuario la manipulación directa de la
pantalla, pero requiere de un sistema para lograrlo.
FORMAS QUE SIRVEN PARA INGRESAR DATOS:
Formularios impresos que sirven de base para la
captura de datos. Estos generalmente son llenados
a mano.
Documentos ( formas) de entrada
y salida:
LENGUAJE DE COMANDOS.
Consiste en una serie de comandos
específicos para realizar tareas en el
sistema.
Es el usuario quien controla el
diálogo.
Importancia de las formas:
Las formas representan el vehículo de
transmisión de datos e información.
Las formas impresas simplifican el trabajo.
La tendencia es utilizar formatos digitales en
lugar de impresos. Por ejemplo : compra de
entradas en línea, estados de cuenta de bancos.
Utilizar códigos Qrs y otros medios ayuda a
verificar la originalidad de los documentos.
Fuentes de información para diseñar formas y
otras entradas:
Métodos existentes para el diseño de formas de
captura de datos ( llenados a mano)
a) Flujo lógico.
Tendencia de llenado de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo, utilización de preguntas basadas
en secuencia lógica.
Por ejemplo: reclamos de seguros médicos,
solicitudes.
b) Siete secciones:
1) Encabezado
2) Identificación de la forma.
3) Instrucciones.
4) Cuerpo de la forma
5) Firma y verificación.
6) Totales
7) Comentarios.
Consideraciones en el diseño de
formas
1) Utilización de líneas para ser llenadas
2) Captura de cajas.
3) Captura en cajas ( arriba, adentro)
4) Captura en cajas de chequeo.
5) Captura por campos.
6) Captura por medio de tablas.
Documentación básica de las Entradas
El diseñador puede elegir entre documentar las entradas
del sistema en un solo formato e incluirlas a todos o bien
diseñar un formato individual por medio de la entrada,
tipo de entrada , etc.
 Libro………………: Automatización de Procesos Administrativos 2
Cuarta Edición : Marzo 2019
Autor……………..: Ing. Nidia Giorgis Ramazzini de Orozco
Coordinación Área de Automatización de Procesos Administrativos
Año 2019

Lic. Humberto Agustín Ajcú Velásquez, MSc.

Lic. Hugo Girón
Licda. Andrea Morales, MA/ Msc.
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