Unidad Temática VI

TÉCNICAS DE RACIONALIZACIÓN
ADMINISTRATIVA Y DE DISEÑO O
REDISEÑO ORGANIZACIONAL.

Curso 2021

Organización y Sistemas - LAE noct. Cr. 1

Lic. Ricardo Martínez
 FORMULARIOS (1)

(1) Gerpe, Sara - Gamboggi, Andrés - Soportes de Información: Los formularios hoy.
Organización y Sistemas - LAE noct. Cr. 2
Lic. Ricardo Martínez
 CONCEPTUALIZACIÓN

Medio que transporta datos a través de las etapas del

procesamiento de la información en las organizaciones.
 CONCEPTUALIZACIÓN

Permite que se ingresen datos y es además el

resultado del procesamiento de la información.
 CONCEPTUALIZACIÓN

La gran difusión de la informática y las

telecomunicaciones, le han dado más
funcionalidades: recolectar, archivar, procesar,
transportar y recuperar información y hacerlo
bajo diversas formas : papel, cintas, discos,
pantallas, cd, pen drives, etc.
 Principales cambios en el concepto tradicional
de los formularios
• Son consecuencia del uso de las tecnologías de la información.

• La desaparición de una parte importante de impresos (papeles),

sustituidos por pantallas de equipos electrónicos. Sin embargo, hay
formularios, impresos y documentos que por exigencias legales o
requisitos formales, es necesario conservar.

• La sustitución de archivos físicos de papel por archivos

almacenados en dispositivos digitales, con actualización
instantánea.

• El ingreso de datos a los sistemas puede hacerse directamente por

el usuario responsable de la operación o a partir de lecturas
automáticas. Esto provoca procedimientos más ágiles y mejor
información
 FINES QUE DEBE CUMPLIR UN FORMULARIO
1) Satisfacer el objetivo: Si el formulario no cumple un
objetivo, no debe crearse (o debe eliminarse), ya que
existen costos asociados de emisión, archivo y
mantenimiento. (economía)
2) Adaptarse al usuario: diseñar formularios que se ajusten
a la mayoría de los usuarios: a sus preferencias, a su
formación y conocimientos. Deben ser accesibles de
completer y leer para el usuario final.
3) Brindar la cantidad y calidad adecuada de información:
La información proporcionada debe satisfacer la necesidad
de la persona que la recibe. La saturación de la
información es un problema tanto como la falta de la
misma. Los formularios han de brindar información veraz
y actualizada, que no induzca a errores.
 FINES QUE DEBE CUMPLIR UN FORMULARIO
4) Disponer del formulario donde se lo necesite: Refiere a
la correcta distribución de la información al diseñar las
entradas y salidas de los Sistemas de Información o los
mecanismos de archivo y control. Su eficiencia está dada
por el hecho de ser recibido o utilizado por el usuario
adecuado.

5) Proporcionar al formulario oportunamente: No sólo

importa el contenido o quien lo recibe, sino cuándo. Debe
estar en el momento de la toma de decisiones, o de la
necesidad de su uso.

6) Ofrecer un método adecuado de salida: La emisión de

un documento puede ir desde reportes impresos en
papel, pantallas, sonidos de audio, páginas web, hasta
microformas (dan al documento electrónico el valor del físico: firma electrónica) .
PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS

• Servicio
• Uniformidad
• Exactitud
• Claridad
• Estética
 PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS

• Servicio:
ser útil a las partes usuarias del mismo (quien
lo llena o quien lo lee) y eficiente respecto al
equipamiento (equipos informáticos y otros).
 PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS
• Uniformidad: mismo criterio en todos los
documentos de la empresa, en forma y contenido.
 PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS
• Exactitud: contener información justa y
exacta.
 PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS
• Claridad: fácil de entender, secuencia
lógica.
 PRINCIPIOS QUE DEBEN SEGUIRSE EN EL
DISEÑO DE FORMULARIOS
• Estética: aspecto agradable, cómodo,
funcional, buen efecto visual.
 FUNCIONES DE LOS FORMULARIOS
1) Recolección o registro

de datos e información que inciden en las

actividades de la organización.
 FUNCIONES DE LOS FORMULARIOS
2) Almacenamiento

de los datos o información relevada o

registrada. El registro metódico de datos y
hechos, constituye la "memoria" de la
organización.
 FUNCIONES DE LOS FORMULARIOS
3) Transporte

de los datos e información requerida, con el

apoyo de sistemas y procedimientos
adecuados.

Con el Formulario Tradicional el transporte

implica un traslado físico del documento,
mientras que con el Formulario Activo, el
transporte es en soporte digital,
computadoras o similares.
CODIGO QR

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 FUNCIONES DE LOS FORMULARIOS
4) Procesamiento

de los datos e información. El formulario en

muchas ocasiones cumple la función de
procesar los datos e información que
recibe, brindando un resultado, información
o cálculo nuevo.
 FUNCIONES DE LOS FORMULARIOS
5) Recuperación

de los datos e información almacenada

necesaria, ya sea para su consulta o
procesamiento.
 TIPOS DE FORMULARIOS
LOS FORMULARIOS TRADICIONALES son los que
comúnmente se conocen en papel en blanco o preimpresos,
que pueden ser completados en forma manuscrita ó
mediante el uso de un PC y una impresora.

LOS FORMULARIOS ACTIVOS consisten en pantallas donde

se despliegan en forma ordenada mensajes o conceptos
acompañados de datos que pueden ser transmitidos
electrónicamente. Las pantallas suelen estar en puestos de
trabajo; los formularios activos pueden ser transmitidos
entre estaciones de trabajo.
LOS COMPROBANTES FISCALES ELECTRÓNICOS, tienen
características de formularios activos, no obstante ofrecen la
posibilidad de su impresión para distintas utilizaciones.
 Ventajas de los formularios activos sobre los
tradicionales:

• ahorro considerable en materiales y en

tiempo de impresión
• operación en línea desde la pantalla del
usuario (imagen amigable para interactividad, facilidad de operación)
• agilidad en el procesamiento de la
información (diseño sencillo, velocidad del pc y de transmisión)
• actualización instantánea de la información
(privacidad y seguridad informática)
Desventajas de los formularios activos sobre los
tradicionales:

• no en todos los casos es posible utilizar un

formulario activo
• exige contar con un sistema informático
• se deben poseer periféricos adecuados (pc,
laptop, tablet, celular, pos)
• debe existir conocimiento para su
utilización por parte de los usuarios
ATRIBUTOS DE LOS FORMULARIOS
Al diseñar el formulario, el analista debe
incorporar al documento 2 tipos de atributos,
que le permitan aportar la información
requerida y en un formato legible y estético :

•ATRIBUTOS FUNCIONALES y
•ATRIBUTOS FORMALES

Organización y Sistemas - LAE noct. Cr. 24

Lic. Ricardo Martínez
 ATRIBUTOS FUNCIONALES
• Título o Nombre del formulario
• Número de páginas
• Cuadro para registrar observaciones
• N° de vías
• Forma de Archivo o Almacenamiento
• Cantidad a emitir o imprimir
• Otros: tipo de papel (tamaño, grosor, color, trama), la
distribución del mismo dentro de la empresa, si se utilizarán
blocks, hojas sueltas o talonarios, si va a requerir carbónico o
papel copiativo.
 ATRIBUTOS FORMALES
• Orden de los datos: flujo lógico (de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha).
• El texto del formulario debe poder ser leído de forma cómoda,
por ej. sin necesidad de cambiar de posición.
• Los datos relacionados deben agruparse (uso de separaciones)
• Datos resaltados (texto oscurecido, mayor tamaño, caracteres
especiales o encerrados en cuadros), esto favorece la lectura y
la búsqueda de información.
• Uso de códigos de color. (diferentes vías)
• Logotipo de la organización.
 SECCIONES DE LOS FORMULARIOS

ENCABEZADO:

Nombre del documento

Prenumeración
Logotipo – Información relativa a la empresa
Número de documento, tema (código)
Revisión
Fecha
N° de páginas
 SECCIONES DE LOS FORMULARIOS

CUERPO: Es el espacio que contiene datos o información que dan

la razón de ser al formulario (factura, acta, orden de compra).

PIE: En general es en el pie, que se asignan lugares para las firmas,

datos fiscales, pie de imprenta, destinos de cada copia, las
versiones, las indicaciones para completar el formulario, las
notas aclaratorias u observaciones.

MARGENES: Deben contemplar los cuatro márgenes (tanto los

impresos, como los digitales para su visualización).
 MÁRGENES: MÁRGENES:

ENCABEZADO: MÁRGENES:
•Identificación de la
empresa
•Numeración
•Identificación del
cliente
•Fecha de la
transacción

CUERPO:
Zona de trabajo
donde se registran los
conceptos, cantidades
y valores de la
transacción
documentada.
En este caso se usa
una tabla.

PIE:
•Datos fiscales,
•Observaciones,
•Pie de imprenta, 29
•Identificación de
MÁRGENES:
cada vía.
Modelo de
Boleta de
Contado

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Modelo de
e-Factura

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Modelo de
e-Ticket

32
Modelo de
e-Ticket de
supermercado

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