Diseño Y Manejo De Formas En Las Organizaciones ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS A) GENERALIDADES La forma es un medio común para la transformación

de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial. Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo. Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa. B) CONCEPTO * Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos. * Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. * Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de la etapas del procesamiento de información en la empresa. Las formas pueden clasificarse en : Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon. De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos. C) IMPORTANCIA Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas. Un diseño y control riguroso para las formas puede: 1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información 2. Simplificar el adiestramiento de los empleados 3. Efectuar un control por parte de la administración 4. Proporcionar un... Diseño Y Manejo De Formas Organizacionales UNIDAD III.- DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES Objetivo particular. Que el alumno comprenda la importancia de integrar los medios o formas

: formas continúas para captura de información. ej. buscando la completa comunicación entre las áreas funcionales y el cumplimiento de los procesos y actividades. ‡ Diseñadas para la presentación de resultados. que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable. ej.: forma para solicitud de empleo. normativamente. En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. toda vez que permiten ordenar. Además..CONCEPTO Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproducción grafica. ej. ‡ Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.OBJETO DE SU UTILIZACIÓN Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo.: informe a órganos de gobierno. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes: ‡ Preparadas para su uso interno..: encuesta de alguna cámara o confederación. las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. . claro y funcional. ‡ Producto de un consultor externo. FUENTES DE INFORMACIÓN Por lo general. ej. ‡ Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional. 2. ej. ‡ De uso comercial común. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado.: forma para un procedimiento. ej.legales dentro de la organización. sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. 1. ‡ Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo. pueden integrar o acompañarse de un instructivo.: declaraciones de impuestos.: control para pedidos de papelería. ej. cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

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