MANUAL Principios bsicos de los sistemas de informacin en los negocios ( I PARTE )

Ing. Nazarena Idiaquez

Principios bsicos de los sistemas de informacin en los negocios

Introduccin: Por que estudiar los sistemas y las tecnologas de informacin en el rea de los negocios?

La respuesta es que son una nueva herramienta presente en las organizaciones, que se suma a otras reas como las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, la logstica y las operaciones ; adems comprenderlas , as como su uso es de suma importancia, ya que son un componente vital en el xito de los negocios y organizaciones.

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En especfico, los sistemas de informacin (SI) han venido a cambiar la forma en que operan las organizaciones actuales. A partir de su uso se logran importancia mejoras, como la automatizacin de procesos operativos que proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es mas importante, su implantacin facilita el logro de ventajas competitivas.

Definiciones: Dato: puede ser un nmero, una palabra o una imagen. Informacin: son datos que en su contexto dado tienen un significado para alguien. Ahora bien, en los negocios hay una caracterstica relevante de la informacin: su calidad. Para entender que significa informacin de Calidad es indispensable considerar tres dimensiones: la dimensin del tiempo, la de contenido y la de forma:

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o Dimensin de Tiempo: La informacin debe de estar disponible cuando se necesita, estar actualizada, proveerse con la periodicidad requerida y representar el pasado , el presente y el futuro. o Dimensin del Contenido: La informacin no debe contener errores, debe ser relevante respecto a lo que se analiza, ser completa, concisa, interna y externa, con un enfoque amplio o centrado y medir el desempeo. o Dimensin de Forma: la informacin se debe integrar en una forma sencilla, sea detallada o en forma de resumen , debe estar ordenada con base en cierto criterio, y se puede presentar en formatos diferentes: tablas, graficas, listas y , finalmente, aparecer en diferentes medios: papel , medios digitales, etctera.

Otra de la forma de analizar la informacin es desde la perspectiva organizacional, en la cual adquiere tres dimensiones:

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Flujo de informacin: la informacin en una empresa puede fluir en cuatro sentidos: hacia abajo, en forma horizontal y hacia fuera de la empresa. Detalle de la Informacin: depende del nivel de uso de la informacin: para los altos niveles de la empresa se presenta en forma agregada; en caso contrario, se presenta con niveles de especificacin; por ejemplo, la informacin de ventas presenta el desempeo del vendedor por da. Tipo de la Informacin : es lo que describe , y se refiere a: informacin interna, descripcin de aspectos operativos de la organizacin; informacin externa, explica situaciones del entorno de la organizacin; informacin objetiva, cuantifica y evala algo conocido; informacin subjetiva, intenta describir algo que no es conocido con exactitud.

Sistema de Informacin Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (Hardware). Sin embargo, en la practica se utiliza como sinnimo de Sistema de informacin computarizado. Estos elementos son de naturaleza diversa e incluye:

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El Equipo Computacional: es el hardware necesario para que el sistema de informacin opere. Lo constituyen la computadora y el equipo perifrico. El Recursos Humano : que interacta con el sistema de informacin: las personas que utilizan el sistema, lo alimentan con datos o utilizan los resultados que genera. Los datos o Informacin Fuente: son todas las entradas que el sistema necesita para generar la informacin que se desea. Los programas: que ejecuta la computadoras y que producen diferentes tipos de resultados: los programas procesan los datos de entrada y generan los resultados que se esperan.

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Las telecomunicaciones: bsicamente el hardware y el software que transmiten en forma electrnica texto, datos, imgenes y voz. Procedimientos: que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismo para hacer trabajar una aplicacin en la computadora.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas, las cuales se definen a continuacin: 1. Entrada de Informacin: es el ingreso de los datos en el sistema de informacin. Las entradas pueden ser manuales, las proporciona el usuario , o automticas, datos o informacin que provienen o se toman de otros sistemas o mdulos, lo que se denomina interfaces automticas. Los tpicos dispositivos de entrada de datos a los sistemas de informacin son las cintas magnticas, las unidades de disquete , los lectores de cdigo de barras, las plumas pticas, el escner, los monitores sensibles al tacto, los lectores de CD-ROM, los lectores de DVD, los USB, el mouse y el teclado. 2. Almacenamiento de informacin : es una de las capacidades mas importantes de una computadora, ya que permite al sistema recordar la informacin guardada en la sesin anterior. Esta informacin se almacena en estructuras de informacin denominadas archivos, en su versin simple, y bases de datos, en su modalidad compleja los dispositivos de almacenamiento son los discos magnticos o duros, los discos flexibles o disquetes, los discos compactos (CD-ROM), los discos de alta capacidad (zip), los discos de video (DVD) y los USB. 3. Procesamiento de Informacin: es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos trabajan con datos de recin ingreso o con datos ya almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin til, lo que posibilita, entre otras cosas, que quien toma decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

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4. Salida de Informacin: es la capacidad de un sistema de informacin para convertir la informacin procesada o los datos de entrada en informacin para el exterior. Las tpicas unidades de salida son las impresoras, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotter, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede constituir la entrada a otro sistema de informacin o modulo. Es conveniente sealar que el diseo, la planeacin e implementacin de los sistemas de informacin en una organizacin, se deben ajustar a los sistemas y procesos que la empresa u organizacin posee. A continuacin, de acuerdo con Sieber, se listan las principales caractersticas de un sistema de informacin eficaz.

Entrada de datos

Reportes e Informes

PROCESO

Interfaz automtica de entrada

Interfaz automtica de salida

Almacenamiento

La estructura y funciones del sistema de informacin deben ser coherentes con la estrategia competitiva de la empresa.

o La planeacin y el diseo de un sistema de informacin debe servir a los objetivos estratgicos de la empresa.

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o El sistema de informacin se debe planear, disear e implantar para guardar un el equilibrio con el resto de los sistemas integrantes de la infraestructura de la organizacin. o El sistema de informacin se debe evaluar y revisar desde una perspectiva amplia, es decir, con la colaboracin de la alta gerencia de la compaa. Tipos y usos de los sistemas de Informacin En la actualidad los sistemas de informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizan los procesos operativos.

Proporcionan informacin que sirve de aployo en le proceso de toma de decisiones.

Logran ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.