Sistemas de Información

Unidad I
Terminología
informática
Sistemas de Información
Definición de sistema de información
La globalización, el proceso de internacionalización de las
empresas, el incremento de la competencia en los mercados
de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las
tecnologías de información, el aumento de la incertidumbre
en el entorno y la reducción de los ciclos de vida de los
productos originan que la información se convierta en el un
elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia
y crecimiento de la organización empresarial.
Andreu, Ricart y Valor (1991) definen un sistema de información
como un “conjunto formal de procesos que, operando sobre
una colección de datos estructurada de acuerdo a las
necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen
selectivamente la información necesaria para la operación
de la empresa y para las actividades de dirección y control
correspondientes, apoyando, los procesos de tomas de
decisiones necesarios para desempeñar funciones de
negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.
INFORMACIÓN USO
DATOS ALMACENAMIENTO PROCESAMIENTO
FINA INFORMACIÓN
RETROALIMENTACIÓN
Junto con los datos, los otros dos componentes básicos son los
usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier
agente de la organización empresarial) y los equipos
(informáticos, software, tecnologías de almacenamiento de
información, etc.).
Un sistema de información abarca más que el aspecto

meramente computacional.
Todo sistema de información va a poseer objetivos principales:
Apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema
de información tiene que suministrara la organización toda
la información necesaria para su funcionamiento.
Proporcionar información para el control de la totalidad de
actividades de la empresa, pudiendo comprobar el
cumplimiento de las metas establecidas por la
organización.
Todo sistema de información va a poseer objetivos principales:
Adaptar las necesidades de información a la evolución de la
empresa.
Interactuar con los diferentes agentes de la organización,
permitiendo que estos empleen el sistema de información
para satisfacer sus necesidades de un modo rápido y eficaz.
La interactividad y flexibilidad de los sistemas de
información constituyen un punto clave en el éxito o
fracaso.
Un buen sistema de información debe ser capaz de recibir y
procesar los datos del modo más eficiente, suministrar los
datos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos
de entrada, evitar las redundancias, almacenar los datos de
modo que estén disponibles cuando se los necesiten,
proporcionar seguridad evitando la pérdida de información o
las intrusiones externas y generar información de salida útil
para los usuarios.
K y J Laudon (1996) agrupan los sistemas de información
según su utilidad en los diferentes niveles de la organización,
que son cuatro:
1. Nivel operativo (operaciones diarias)
2. Nivel de conocimiento (empleados encargados del manejo
de la información)
3. Nivel administrativo (gerentes intermedios)
4. Nivel estratégico (dirección de la empresa)
K y J Laudon establecen la siguiente clasificación:
Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): encargados
de la administración de aquellas operaciones diarias de rutina
necesarias en la gestión empresarial. Estos sistemas generan
información que será utilizada por el resto de sistemas de la
empresa (nivel operativo).
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): encargado de
apoyar a los agentes que manejan información en la creación e
integración de nuevos conocimientos para la empresa (nivel de
conocimiento)
Sistemas de automatización en la oficina (SAO):
empleados para incrementar la productividad de los
empleados que manejan la información en los niveles
inferiores de la empresa (nivel de conocimiento.
Sistemas de información para la administración (SIA):
empleados en el proceso de planificación, control y toma
de decisiones proporcionando informes sobre las
actividades ordinarias (gerencia y niveles intermedios)
Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): ayudan a los usuarios
en el proceso de toma de decisiones, a la hora de utilizar diferentes
datos y modelos para la resolución de problemas no estructurados
(análisis de costos, precios, etc.) (gerencia intermedia).
Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): diseñados para tomar
decisiones estratégicas mediante el empleo de gráficos y
comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta dirección de la
organización con el fin de elaborar la estrategia general de la
empresa.
Evolución de los sistemas de información
Primeramente los Sistemas de Información eran considerados
como un instrumento simplificador de las distintas actividades de
la empresa. Su finalidad era básicamente llevar la contabilidad y el
procesamiento de los documentos.
Con el desarrollo tecnológico y de telecomunicaciones, se permitió

incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar
tiempo en el desarrollo de las actividades y almacenar la mayor
cantidad de información en el menor espacio posible.
En la medida en que se desarrollaron los equipos

informáticos, el software, el hardware, las bases de datos
y las telecomunicaciones, los sistemas de información
fueron adquiriendo una mayor relevancia en las
organizaciones, empezándose a considerar como un
elemento más del proceso de planificación.
La evolución de los sistemas de información puede agruparse en cuatro
grandes etapas:
Introducción de la informática en la organización: se usaban los sistemas
de información para simplificar y automatizar los procesos administrativos.
Existe una carencia de formación por parte de los empleados en los sistemas
y no hay profesionales para resolver estos problemas.
Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: se desarrolla sin
ninguna planificación por parte de la organización, con lo cual se produce
un incremento de los costos. Aumenta la formación del personal en las
tecnologías de la información, existiendo en la empresa personal capaz de
solucionar los problemas.
La evolución de los sistemas de información puede agruparse en cuatro
grandes etapas:
Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la
empresa: los sistemas son utilizados en la totalidad de la empresa y son
tenidos en cuenta por parte de la dirección como un elemento fundamental.
Se empiezan a elaborar procedimientos de planificación de los sistemas y
aparece la necesidad de usar los sistemas como una forma de cumplir
objetivos.
Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: sistemas valorados
como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al
elaborar la estrategia general se establece la planificación y el desarrollo de
los sistemas.
Sistemas Estratégicos de información
Monforte los define como “aquel sistema de

información que forma parte del ‘ser’ de la empresa,
bien porque supone una ventaja competitiva por si
mismo, bien porque está unido de una forma
esencial al negocio y aporte un atributo espacial a
los productos, operaciones o toma de decisiones”.
K y J Laudon los define como “sistemas

computacionales a cualquier nivel en la empresa
que cambian las metas, operaciones, servicios,
productos o relaciones del medio ambiente para
ayudar a la institución a obtener una ventaja
competitiva”.
La ventaja competitiva de una empresa se

entiende como aquella característica de una
empresa que la diferencia del resto de
competidores colocándola en una posición
relativa superior para competir.
Así un sistema de información permitiría a una

empresa obtener unos mejores resultados que el resto
de los competidores (reducción de costos en la
fabricación, reducción del costo de comunicación
entre diferentes áreas, mejor coordinación en los
niveles jerárquicos, etc.).
De este modo los sistemas estratégicos de información
permiten a la empresa sobrevivir en entornos
altamente competitivos y lograr un crecimiento
empresarial. Una organización puede utilizar el modelo
de fuerzas competitivas de Porter, donde la empresa
relaciona las amenazas y oportunidades que puede
encontrarse con los agentes externos y actuar en
consecuencia.
Siguiendo el modelo los sistemas nos servirán para
poder competir y obtener mejores resultados:
Amenaza de nuevos participantes: permite
mejorar el control de los canales de distribución y
aprovisionamiento para limitar el acceso de los
competidores. Igualmente puede utilizarse para
adecuar nuestros productos a las necesidades del
cliente.
Amenaza de productos o servicios sustitutivos:

podemos adaptar las necesidades del cliente,
establecer una correcta adecuación calidad-precio
de nuestro producto, identificar las necesidades
insatisfechas de los consumidores y redefinir
segmentos del mercado.
Rivalidad con los competidores actuales: los

sistemas constituyen un arma que permite
reducir costos y mejorar la imagen de marca de la
compañía.
Poder negociador de clientes y proveedores
La empresa puede conseguir una ventaja competitiva

diferenciando el producto (creando lealtad de marca),
utilizando la estrategia de liderazgo en costos
(disminuyendo los costos de comunicación e
intercambio de información) o bien utilizando una
estrategia de concentración en un segmento del
mercado.
Desarrollo de los sistemas de información
El desarrollo de un sistema de información no resulta
sencillo. Las empresas que solo adquieren tecnologías
sin tener en cuenta las necesidades existentes en la
compañía fracasarán, poniendo en peligro la
supervivencia de la empresa.
El proceso de desarrollo de los sistemas de información

constaría de siete etapas fundamentales:
Definición del proyecto
En esta etapa determinamos si la empresa presenta
problemas y como pueden solucionarse mediante la
implementación de un sistema de información.
Identificamos cuales son los objetivos del uso de los
sistemas y cómo se ubican dentro de la estrategia
de la empresa.
Análisis de sistemas
Identificamos las causas que originan los problemas de la empresa
y planteamos soluciones (estudio de factibilidad).
Tres tipos de factibilidad:
Factibilidad técnica: analizar si la empresa posee los medios
informáticos adecuados para solucionar el problema.
Factibilidad económica: comprobar que los beneficios superen
los costos de la implementación o modificación de los sistemas.
Factibilidad operativa: verificamos si la solución propuesta es
deseable dada la organización interna de la empresa.
Diseño de Sistemas
Detallamos cómo el sistema satisface los requisitos
planteados por la organización.
Tenemos que indicar que componentes de los
sistemas utilizaremos y como se relacionarán entre sí.
Programación
Especificaciones del sistema, llevándose a cabo la
programación y el desarrollo del software
Fase de pruebas
Evaluamos el correcto funcionamiento del sistema en diversas
condiciones y si los resultados corresponden que lo que se
esperaba.
Tres tipos de pruebas:
Pruebas de programas: diversos programas se prueban por
separados para garantizar que cada uno está libre de errores.
Pruebas al sistema: probamos el sistema de información como
un todo.
Pruebas de aceptación: realizadas por los usuarios del sistema.
Conversión
Implementación del sistema, o sustitución del sistema antiguo.
Estrategias:
Estrategia en paralelo: conviven ambos programas. Esta estrategia es la
más fiable, pero es la más costosa y podemos obtener información
redundante.
Cambio directo: reemplazando el viejo sistema (menos costosa). Ante
cualquier problema que surja se puede paralizar la actividad de la
empresa.
Experiencia piloto: el nuevo sistema se utiliza en un área limitada de la
empresa y tras comprobar su correcto funcionamiento pasa a la
totalidad.
Producción y mantenimiento
Instalado el sistema, decimos que ya está en
producción.
Proceso constante de evaluación del sistema por los
usuarios y del personal especializado.
Identificación de nuevos errores y búsqueda de
corrección de estos.
Estas fases constituyen el denominado ciclo de vida de los sistemas
de información.
El desarrollo de un sistema de información puede resultar ser muy

costoso en términos de tiempo y de dinero para una empresa.
Otro inconveniente son los continuos cambios de los requisitos de

información que puede traer que un sistema se vuelva obsoleto
incluso en su etapa de desarrollo.
Las empresas pueden optar por otro conjunto de estrategias:
Elaboración de prototipos: supone la reducción de las
etapas seguidas en el ciclo de vida de sistema, buscando la
rapidez en el desarrollo y la reducción de costos. Los
prototipos son evaluados por los empleados y se van
continuamente adaptando a sus necesidades. Comprobado
el correcto funcionamiento el prototipo se irá extendiendo
por el resto de las áreas de la empresa.
Paquetes de software de aplicaciones: suelen aplicarse a

una gran variedad de áreas de la empresa y son muy útiles
cuando la empresa no dispone del suficiente capital para
poder desarrollar por ella misma el sistema. El principal
inconveniente es la flexibilidad de estos para adaptarse a las
necesidades específicas de la empresa.
Desarrollo por los usuarios finales: permite un mayor

control del sistema por parte de los usuarios así como en el
ahorro en costos. El inconveniente es la excesiva
proliferación de sistemas información sin control, el no-
cumplimiento de mínimos de calidad y falta de valoración de
la empresa desde el punto de vista global.
Subcontratación de los sistemas de información: las

empresas se benefician del aprovechamiento de economías
de escala por parte del proveedor, se aseguran la calidad de
servicio, no existe incertidumbre en los costos y la
adaptación a las necesidades de la empresa sería más
adecuada. Esto supone cierta pérdida de control por parte
de la empresa.
Éxito y fracaso de los sistemas de información
Principales causas que originan el fracaso de los sistemas de

información:
Falta de alineación entre los sistemas de información y la
estrategia empresarial: muchas organizaciones consideran los
sistemas como un mero instrumento que simplifica burocracia
sin valorar las ventajas estratégicas.
Escaso apoyo de la administración: la dirección de la empresa
debe percibir que los sistemas constituyen un arma estratégica.

información:
Mala identificación de las necesidades de información:
implementación de tecnologías sin determinar las necesidades
de información y cómo pueden ser satisfechas.
Escasa involucración o influencia del usuario final: es
fundamental contar con la opinión del usuario final. El usuario
debe estar motivado e incentivado a colaborar en su diseño.

información:
Nula formación del personal: es necesario realizar actividades
formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas
informáticas.
Bibliografía
Hernández Trasobares, A. (2003), “Los sistemas de información:

evolución y desarrollo”. Departamento de Economía y Dirección
de Empresas, Universidad de Zaragoza

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