VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Clase / Tipo Valoracion
Documental
Nomina La información laboral relacionada
con la nómina, son todos los
documentos que se generan
durante la relación laboral e
identifican pagos realizados al
trabajador o entidades a las cuales
se encuentra afiliado
Informes Contiene información de valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal
y contable, por cuanto informan los
estados de la empresa
Contratos Es un documento original de
carácter administrativo, legal, fiscal
y contable, ya que sirve como
testimonio ante la ley porque
justifica el gasto público, además de
comprobar que se recibió o
proporciono un bien o servicio
Libros contables Tienen valor contable,
administrativo, técnico, legal y fiscal,
se conservan porque son un
requerimiento de las entidades de
control
Actas Estas se conservan porque allí se
plasman las principales decisiones
que cambian el rumbo de la
compañía. Por eso tienen valor
administrativo, fiscal, legal y
contable.
Historias laborales Son unidades documentales
complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social,
memorandos, contratos, ascensos,
entre otros. Por ello tienen valores
administrativos, fiscales, técnicos,
legales y/o contables
Disposición final
Tiempo de retención documental recomendado:
80años. Los primeros dos años en el archivo de gestión
y 78 años en el archivo central de la empresa.
Documentos que reflejan el vínculo laboral entre el
funcionario y el MEN, son de vital importancia para
certificaciones y trámites pensiónales, se conservaran
90 años en el archivo central, transcurrido el tiempo de
retención microfilmar y conservar los documentos
como parte de la memoria institucional del MEN.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
de gestión y central se transfiere al archivo histórico en
su soporte original, la conservación obedece al
cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de AGN
La Ley Orgánica 7/2012, de 27de diciembre,
recomienda guardarla durante 10 años. Transcurrido el
tiempo de retención microfilmar y conservar los
documentos como
parte de la memoria institucional del MEN, que puede
servir de antecedente para investigar el funcionamiento
interno del Ministerio.
El Código de Comercio dispone
que los empresarios deben conservar sus libros de
contabilidad, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente
ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
de gestión se transfiere al archivo central, se digitaliza
con fines de consulta, cumplido su tiempo en el archivo
central se transfiere al archivo histórico
La Ley 962 de 2005, puntualmente, en el artículo 28
señala que “Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período
de diez (10) años contados a partir de la
fecha del último asiento
JENNIFER DAYHANA MORA ORDOÑEZ
Aprendiz