VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS DE DOCUMENTOS VALORACION DOCUMENTAL
Son unidades documentales complejas que contienen afiliaciones a seguridad social,
HISTORIAS LABORALES memorandos, contratos, ascensos, y otros registros.
Tiene valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables.
Estas actas registran las decisiones clave que afectan el rumbo de una empresa.
ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS Tienen valor administrativo, fiscal, legal y contable.
Estos libros son esenciales para la contabilidad y son requeridos por las unidades de
LIBROS CONTABLES control.
Tienen valor contable ,administración ,técnico, legal y fiscal
CONTRATOS Son documentos originales que sirven como testimonio legal, justifican gastos públicos
y justifican transacciones.
Tienen carácter administrativo, legal, fiscal y contable
INFORMES Estos documentos contienen información valiosa relacionada con la administración,
aspectos legales, fiscales y contables de la empresa, ya que reflejan el estado de la
misma.
Tienen valores administrativos, jurídicos, legales, fiscales y contables.
NOMINAS Las nóminas contienen información laboral relacionada con los pagos de salarios a los
trabajadores. Incluyen todos los documentos generados durante la relación laboral y
registran los pagos realizados al personal o a las entidades afiliadas.
Tienen relevancia administrativa, legal, fiscal y contable.
LICITACIONES Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicios de
sus funciones.
Tienen carácter legal, fiscal, contable y administrativo
CONVENIOS Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus
funciones.
Tienen carácter legal, fiscal, contable y administrativo.
Colaboración por Yennifer Herazo Llanos
DISPOSICION FINAL
Luego de su última consulta se puede conservar hasta por 90
años.
Después de su Retención en el archivo de gestión, se
transfieren al archivo central y luego al archivo histórico tras
cumplir su tiempo.
Según el Código de Comercio, deben conservase durante 6
años.
Se recomiendan consérvalos durante 10 años según la ley
orgánica 7/2012 de 27 de diciembre
Después de cumplir su período de retención en el archivo de
gestión y el archivo central, se transfieren al archivo histórico
en su formato original. Esta conservación se basa en el
cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de la AGN.
Se recomienda conservarlas durante ochenta (80) años. Los
primeros dos (2) años en el archivo de gestión y los setenta y
ocho (78) años restantes en el archivo central de la empresa.
Mandato de 20 años, luego de este tiempo pueden ser
eliminados.
Su disposición es de 20 años.
Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.