Importancia de los Archivos

La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, suceso que se liga

con la comunicación y el surgimiento de las instituciones. El manejo de la
información, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la
humanidad. Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya
dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se
convirtieron en instrumento de control de las riquezas y el poder.
Dentro de las culturas que aportaron al surgimiento documental se encuentran:
 Los egipcios, que reflejaban en los templos las inscripciones dirigidas a la
doctrina.
 China e India.
 Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos
grabados en madera y mármol.
 Loa arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en
madera y mármol, con implementos metálicos y en tablillas de arcilla blanda
para dejar escrituras en forma de cuña.

Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su

memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían
para corroborar situaciones o hechos que se hayan realizado en el giro ordinario
de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la
información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de
cualquier clase de documentos.

En todo ámbito de nuestra vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando

distintos datos, que mediante un debido proceso permiten alcanzar la generación
de una información útil, que forma parte de lo que es conocido como un banco de
datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Está información es guardada en un archivo que se encarga de almacenar una gran

cantidad de datos que fueron debidamente clasificados y ordenados, generalmente
incluyen entre sus datos información sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante leyes nacionales, mientras que por otro lado tenemos archivos
públicos que suelen estar relacionados a datos de valor histórico, como es el caso
de los archivos epistolares, o bien las distintas hemerotecas.

Los datos no siempre son suficientemente explicativos de una situación, sino que,
a veces, necesitan ir acompañados de un contexto, el cual no es información que
forme parte del documento, pero ayuda a su comprensión.
En el ámbito de la ciencia computacional, este contexto lo brindan los metadatos.
 Los metadatos consisten en una serie de “datos añadidos a los datos”, que el
usuario usualmente no ve, y maneja muy escasamente, pero que acompañan a la
mayoría de ficheros de datos generados por los programas con los que trabaja.

Entre las funciones más conocidas de los metadatos, están las de acompañar,
además de los documentos de texto creados con programas de procesamiento
especializados, las fotografías.

Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de

que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales,
etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es
almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo
que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo
rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la
petición que se realice.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el
negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La
ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de
una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se
familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor
velocidad.
Por esto decimos que el archivo es muy importante ya que recopila, conserva y
difunde la información registrada en el, pues nos facilita bastante nuestro trabajo y
tener al alcance de nuestras manos la información que lleguemos a necesitar.