IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Yennit Lorena Maje Azcarate

SENA, SERVICIO NACIONAL DE

APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORA
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tiene tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir.
Para hablar de la importancia que tiene los archivos dentro de una
organización debemos mencionar que un archivo es un conjunto de
documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material,
acumulando en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada en el transcurso de su gestión documental.
Es posible mencionar que todo el tiempo trabajamos recolectando
información, leyendo y analizando distintos datos, que mediante un
debido proceso administrativo y una correcta metodología nos permite
alcanzar una información útil, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como un Banco de Datos, el cual será el
objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico. Los archivos son
importantes, puesto que el hombre tuvo la necesidad de dejar
registrado sus conocimientos, sus pensamientos e historia, ellos
ocupan una parte fundamental de nuestra vida. solo así se preservan
conocimiento e información de generación en generación. En su
evolución la información puede estar contenida en documentos sobre
papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema
operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de
información, en su documentación se evidencia, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. hoy en día
se puede decir que la administración documental permite que los
documentos sean vistos de una manera más fácil y a su vez más
oportuna, puesto que por medio de elle se mantienen organizados los
archivos en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a los usuarios que necesiten tanto como suministrar información como
acceder a la misma; dándoles así la posibilidad de conocer el
contenido de los documentos.
Cualidades de los archivos: tiene que ver propiamente con las
ventajas que este sistema presta al a organización, de manera que su
correcta implementación adiciona elementos de competitividad al
contar con las herramientas sustentables de la información generada,
patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características delos documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y persona empleado
en la búsqueda de documentos.
Simples: Identifica el contenido de la información.
Funcionales: Permite la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.