Qu es la Gestin Documental

La gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y

prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin
indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci

debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos
y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los
hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que
creca el tamao de los fondos documentales.

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el

dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios,
cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las
carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los
documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los
documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o
krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de
tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de
codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando
a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a
la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin
documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada
documento de soporte papel o electrnico.

Era Informtica

El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la

prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas
nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados
Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo
XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable
Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para sus bases de
datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de
informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin
pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la
aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones
ofimticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas

de gestin documental: desde el simple registro manual de la
correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados
sistemas informticos (como nuestra
apliacinMERCURIO de Servisoft o ARCO ) que manejan no slo la
documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel
o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de
trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan
informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y
otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de
documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y
recuperar informacin de cualquier lugar.
Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos
administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el da de
hoy una cierta tensin entre las nociones de gestin documental y
la archivstica, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un
lado, en espaol no existe una palabra del todo equivalente al
concepto de record ingls, que cubre todo aquello que documenta
algo. En espaol usamos el trmino documento de archivo, que es
ms pobre en significado. Cuando en ingls se dice Records
management se est refiriendo a la gestin documental de
documentos de archivo especficamente. Pero por otro lado, en
ingls la palabra archive significa casi invariablemente archivo
histrico, mientras que en espaol el archivo se entiende en sus
varias fases: archivo corriente o de gestin, archivo administrativo o
intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histrico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta

tendencia, en los pases hispanohablantes y lusfonos al menos, de
creer que la archivstica se aplica slo a los archivos histricos, o
que el se refiere a la gestin de cualquier tipo de documentos.
En la realidad, no es as: La archivstica cubre el records
management y la gestin de archivos histricos tambin,
mientras que lagestin documental es ms amplia que el records
management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de
documentos, no slo a los administrativos o de archivo.

La gestin documental fue siempre una necesidad un problema

para las organizaciones, representando gastos en locales y
almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de
conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de
documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.

La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de

forma frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia
de los documentos o el volumen de informacin lo que estimula a
buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y
valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento.

Otro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye

el electronic records management que tanto puede
significar sistema de gestin de documentos
electrnicosexclusivamente, como sistema electrnico de gestin
de documentos de archivo (en papel y/o electrnicos), segn se le
ponga el nfasis en electronic records o en records
management.

En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est

hablando de un sistema electrnico de gestin de documentos
electrnicos, subentendindose que muchos de ellos permiten
tambin registrar en el sistema referencias a documentos en papel
que habr que ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de
los documentos electrnicos.

Un sistema de gestin de documentos electrnicos es, pues, un

sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para
rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes
digitales de documentos originalmente soportados en papel. El
trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de
administracin de contenido (CMS) y es comnmente visto como un
sistema de administracin de contenido corporativo y relacionado
con el trmino Digital Asset Management.

Qu servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo

el proceso que conlleva la gestin documental:

* Aplicacin Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la

informacin

* Automatizacin de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a

Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnticos en las plantas de

Medelln y Bogot

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o

venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestin

documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalizacin de grandes volmenes de informacin histrica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso.

Equipo interdisciplinario .
Errores comunes al
implementar Gestin
Documental Por @servisoftco
Por servisoft -

agosto 17, 2016

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En gestin documental, siempre existe la

posibilidad de cometer errores cuando el
trabajo no se pone en manos
profesionales.Servisoft S.A. es una compaa
con 22 aos de experiencia que trabaja con
sector pblico y privado en Colombia.
Actualmente se encuentra en proceso de
expansin internacional.

1. Gestin documental NO profesional

Pocos expertos en gestin documental estn

en el mercado, por tanto la probabilidad de
que una empresa tenga un funcionario
capacitado es remota, existen empresas
como, Servisoft S.A, para la gestin
documental conocedoras del trabajo que este
proceso requiere, as como la jurisdiccin
pertinente.

2. Estar acorde con la ley del pas

Si no se conoce la ley, es imposible realizar

una gestin documental vlida para
autoridades del estado Colombiano.

3. Destruccin

Otro grave error es la destruccin de la

documentacin de las empresas. En
ocasiones, esta contiene una informacin
valiosa y muchas veces confidencial que
merece la pena ser destruida ms all que
arrojarla a un simple cubo de basura. Se debe
destruir esa documentacin con mquinas
profesionales.

4. Formacin empleados
La no formacin de los empleados es uno de
los errores ms frecuentes gestin documental
por parte de las empresas debido a que estos
deben tener conocimientos mnimos acerca
del ciclo de vida de los documentos,
utilizacin, seguridad, conversacin y su
destruccin. Usualmente las empresas
cometen el grave error de ubicar practicantes
universitarios en el rea de archivo.

5. Almacenamiento de la documentacin

En toda empresa, hay cierta documentacin

que requiere de un uso ms corriente que
cualquier otro tipo de documentacin. Una
buena organizacin, mediante el mobiliario
adecuado y su fcil acceso por parte de los
empleados, agilizar el trabajo en toda
empresa que se precie.

6. Software de gestin documental

El software es un factor fundamental. Nuestra

empresa Servisoft tiene la aplicacin Mercurio
Web, capaz de procesar millones de
documentos para su compaa.

7. Realizacin de copias o duplicados

La realizacin de copias de seguridad es una

tarea constante que hay que tener en cuenta.
Puede ocurrir un desastre tecnolgico y
causar serios problemas a la documentacin
de la empresa. El papel ha pasado a la historia
y no hay nada mejor que poseer copias
seguras en soporte electrnico. Hay que tener
una poltica de backups establecida.

8. Dar la espalda a las nuevas

tecnologas

Otro de los errores ms comunes de las

empresas es pensar que el papel es an el
presente; El miedo tecnolgico lleva a muchas
empresas a dar la espalda a nuevas
tecnologas al momento de gestionar su
documentacin.

9. Integracin con otras aplicaciones

A la hora de implantar, un gestor documental

es inevitable integrarlo con otras aplicaciones
de las que disponga la empresa. La prdida de
informacin o la duplicidad de datos, pueden
conllevar a confusin y problemas de
informacin. Su ERP debe estar conectada y
sincronizada con su aplicacin para gestin
documental.

10. Acceso a la documentacin

Un acceso a la documentacin seguro debe

ser una prioridad mxima en empresas e
instituciones. Es otro error en la gestin de la
documentacin, que todo el mundo pueda
acceder a datos y archivos. Crear una serie de
pautas, cdigos e incluso niveles de acceso a
la informacin entre los empleados es algo
obligatorio.

Las consecuencias de una

mala gestin documental

Son numerosas las empresas (tanto recin creadas como

las ms antiguas) que operan bajo una mala gestin
documental, sin ser conscientes del psimo resultado en
cuanto a productividad que se desencadena a causa de una
mala gestin de los documentos.

Se tiene constancia de que los trabajadores pierden hasta

el 70% de su tiempo en la jornada laboral buscando
documentos. En multitud de empresas, no se tiene
en cuenta esta prdida, implementando recursos en
mejorar otras reas y dejando a un lado la mala gestin
documental.

As, muchas organizaciones se ven sometidas a no poder

competir con otras entidades que s generan dinamismo en
sus oficinas incorporando herramientas de gestin
documental adecuadas, que posibiliten el acceso ms
rpido y sencillo posible a los documentos.

Una mala gestin documental no slo acarrea una

importante prdida de tiempo, sino un sinfn de
contratiempos que pueden dar al traste con nuestras
aspiraciones empresariales:

-Documentos duplicados. El caos organizativo nos lleva,

en muchas ocasiones, a acumular informacin duplicada, lo
que provoca una saturacin de documentos que hace que
la bsqueda futura de los mismos se retrase notablemente.
Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas,
directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Un
proceso que genera inconsistencia en la documentacin al
no disponer de un control de cambios centralizado.

-Seguridad. Hoy en da, con el tema de la ciberseguridad

en el candelero, el poder disponer de los documentos a
buen recaudo resulta obligatorio. Se antoja indispensable
poseer una herramienta que controle en todo momento
quin y cundo accede a los documentos, permitiendo
siempre un rgido control sobre los mismos.

-Falta de organizacin. La desorganizacin se eleva

como el principal hndicap a la eficiencia. Una mala
organizacin resulta de forma directa clave en la atencin al
cliente, que ver aletargado su proceso por la falta de
criterio y estructuracin a la hora de colocar los
documentos y hacerlos accesibles.
 Qu servicios presta Servisoft S.A.
Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo
el proceso que conlleva la gestin documental:

* Aplicacin Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la

informacin

* Automatizacin de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a

Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnticos en las plantas de

Medelln y Bogot

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o

venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestin

documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalizacin de grandes volmenes de informacin histrica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso.

Equipo interdisciplinario
10 grandes beneficios de una
buena gestin documental

Con los procesos de GESTIN DOCUMENTAL sucede con lo

mismo que suceda con los programas de Contabilidad en
los aos 80: Las empresas pensaban que no los
necesitaban, simplemente porque estaban acostumbrados
a andar a una baja velocidad cuando los hacan a mano. La
empresa www.servisoft.co es especialista en Gestin
Documental Integral.
 Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la
bsqueda y recuperacin de documentos y
expedientes. Acceso rpido y seguro a la
informacin de la empresa reduciendo los tiempos
de bsqueda de informacin y por consiguiente de
respuesta.

Ahorro de Costes. En general se reducen los

espacios donde preservar la documentacin, ya que
no est en papel, con los diferentes ahorros que esto
tambin lleva asociados (archivar, imprimir,
fotocopiar, buscar,)

Ahorro de Tiempo. Al tener toda la

documentacin en un solo repositorio y con las
mismas reglas de descripcin, creacin,
clasificacin, captura, etc. toda la documentacin es
ms fcil de encontrar y recuperar, agilizando las
tareas dentro de la organizacin y de respuestas a
los clientes. Adems al ser ya un documento
electrnico tambin se gana tiempo evitando todo el
proceso de archivado de los documentos fsicos.

Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados

demuestran que existe una mejora del ROI al
implantar un gestor documental ya que se reducen
los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta
segura a las demandas documentales de la
organizacin mejorando la productividad.

Homologacin. En muchas ocasiones una misma

tarea puede ser realizada de diferentes maneras por
diferentes personas, departamentos que
imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz.
Con un gestor documental que administre tus
procesos, se pueden unificar los procedimientos
para realizar todas las tareas, estableciendo un
 mismo modelo para toda la empresa, esto permitir
poder cuantificar los resultados de dichas tareas.
Adems si estas tareas se generan desde el gestor
documental, llegar el momento que todos los
trmites dentro de la organizacin sean electrnicos,
desapareciendo en gran medida el papel.

Mejora en los procesos. La automatizacin de los

procesos permite el control del propio proceso y de
los documentos que se generan en ellos, lo que
mejora los tiempos de tramitacin y gestin. Esto
provoca un aumento de la eficacia del trabajador
adems de poder gestionar la trazabilidad y
auditora de todos los procesos de trabajo de la
empresa.

Cumplimiento de las normativas de seguridad.

Trabajar con un gestor documental ya trae implcito
el cumplimiento de varias normativas de seguridad.

Reduccin del riesgo profesional. Manejar

grandes volmenes de papel implica un riesgo de
perderlo, duplicarlo, el deterioro e incluso
siniestros y si hablamos de documentacin
sensible o restringida con mayor razn. Un buen
sistema de gestin documental, tiene las medidas
de solucin antes estos riesgos, con la premisa de
decir adis al papel.

Movilidad. La incesante y continua mejora de las

tecnologas ha determinado que la movilidad sea un
elemento indispensable en el da a da, es decir,
estar conectados en cualquier momento y en
cualquier lugar.

Preservacin a largo plazo de los documentos

electrnicos. El empuje de las nuevas tecnologas
 y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin
papeles y que todos los documentos desde que
nacen sean electrnicos. El veloz ritmo innovador de
estas permiten y a la vez impiden la consecucin de
ese objetivo. Unas de las grandes incgnitas a da
de hoy es la preservacin y conservacin a largo
plazo de los formatos de los documentos que ya se
generan electrnicamente en cumplimiento con las
leyes de conservacin y ms importante,
recuperacin futura del contenido de las mismas. La
existencia de esta plataforma, y poder contar con
ella dentro de tu gestor documental, supondra
saber que tu informacin estar disponible durante
todos los aos de vida del documento a salvo de los
cambios tecnolgicos que se produzcan en ese
tiempo ya que asegurar el contenido de los mismos
independientemente del momento de recuperacin
y del formato con el que se conserv.

Qu servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a
satisfacer todo el proceso que conlleva la gestin
documental:

* Aplicacin Mercurio (Cloud o Web) para organizar y

consultar la informacin

* Automatizacin de los Flujos de Trabajo (Workflow),

gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnticos en las

plantas de Medelln y Bogot
 * Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers
en renta o venta

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gestin documental para operar en outsourcing en las
empresas

* Digitalizacin de grandes volmenes de informacin

histrica

* Consultores especializados en todas las etapas del

proceso. Equipo interdisciplinario

Cmo implantar una gestin

responsable al imprimir
Si controlamos la mala costumbre de presionar el botn de
copiado, incluso sin necesidad, ayudaremos al medio
ambiente. Son ya muchas las organizaciones que conceden
importancia a las polticas de impresin, logrando as ahorrar en
mucho dinero al ao, pero sobre todo, concediendo oxgeno a
un ecosistema a veces muy maltratado por la falta de
responsabilidad de algunas oficinas y empresas.

Una impresin responsable es posible y el reto que

defendemos. Con slo realizar unos sencillos gestos
podremos contribuir a la sostenibilidad de un entorno
castigado por el asfixiante ritmo diario de los entornos de
trabajo.

Cmo implantar polticas de impresin responsable?

Papel reciclado: Utilizar papel reciclado libre de

cloro es una frmula eficiente a la hora de sostener
el ecosistema. Aunque es una frmula que suele
implementarse ms a nivel interno, para
documentos que se muevan dentro de la propia
oficina, dadas las exigencias de algunas empresas
 en torno al blanco; aun as, hay infinidad de modelos
de papel reciclado con diferentes tonos de blanco.

Impresin a doble cara: Otra solucin que se

antoja ms cotidiana a nivel interno. Imprimir a
doble cara puede hacernos ahorrar una cantidad
importantsima de papel y, en consecuencia, resulta
un mtodo infalible para ser responsable
medioambientalmente.

Utilizar la vista previa: En muchas ocasiones

imprimimos documentos que no estn bien
encuadrados o que salen cortados. La vista previa
puede ayudarnos a no imprimir estos documentos
daados que acaban rpidamente en la papelera.

Imprimir slo lo imprescindible: Olvidmonos de

imprimir esas breves reseas o esas hojas de Excel
interminables que no volvemos a mirar.

Utilizar cartuchos originales: El uso de cartuchos

originales nos har aumentar la calidad de la
impresin, y cobrar del mismo modo relevancia en
tanto que los cartuchos de baja calidad nos harn
repetir las impresiones en muchas ocasiones dada
su poca fiabilidad.

Invertir en nuevos equipos: Puede resultar una

medida comprometida econmicamente a corto
plazo, pero que a la larga puede repercutir
beneficiosamente para las organizaciones. La
tecnologa en los equipos de impresin sigue
evolucionando y cada vez se producen equipos ms
sostenibles y con funciones ms avanzadas que
brindan la posibilidad de agudizar las impresiones
desde, por ejemplo, dos pantallas de vista previa.
 Implantar soluciones de seguridad: Implementar
soluciones de seguridad que establezcan cuotas de
impresin es otra medida muy en boga para reducir
el nmero de impresiones innecesarias.

Utilice una aplicacin eficiente en gestin

documental: Si quiere ayudar en forma definitiva al
medio ambiente y a su empresa, adquiera licencias
de sistemas como el nuestro, MERCURIO WEB, que
adems de alta velocidad, le permite consultar un
documento desde cualquier lugar y dispositivo
mvil.

Qu servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a
satisfacer todo el proceso que conlleva la gestin
documental:

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plantas de Medelln y Bogot

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gestin documental para operar en outsourcing en las
empresas
* Digitalizacin de grandes volmenes de informacin
histrica

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proceso. Equipo interdisciplinario