• Realice una reflexión sobre cómo se estructura su familia y cuáles son los roles y

tareas desarrolladas por cada miembro de la familia. Establezca similitudes con el

organigrama de una empresa.

Nona
Madre (Gerente)
Padre(Analista)
(Subgerente) organiza controla
y dirige Es quienplanifica
Tiene el control, cubre la mayor
conocimiento y parte de gastos, Y
coordinación da las ordenes
Tíos(supervisores)
Orientan y vigilan a los
sobrinos,en el cumplimiento
de sus funciones

yo Hermana Mayor
Hermano menor
(Secretaria) (Administradora)
(Auxiliar)
Cuidado de la casa Se encarga de administrar la
Obedece y ayuda a limpieza y de más casa cuando no está el gerente y
ordenar. actividades subgerente en el hogar.

 Consulte en internet la definición de las siguientes ciencias auxiliares de la

archivística: Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología,
Onomástica, Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación.

* Sigilografía: Parte de la historia que se dedica a los sellos empleados para

autorizar documentos y autorizar pliegos.

* Heráldica: Conocida también como la ciencia de blasón y compete los

escudos de armas, linaje, ciudad o personas.

* Historia: Ciencia que estudia el pasado de las sociedades desde la

aparición de la escritura hasta la actualidad.
 * Genealogía: Es el árbol familiar de cada individuo.

* Cronología: Determina el orden y fecha de los sucesos históricos.

* Onomástica: Rama de la exicografía que estudia los nombres propios.

* Metrología: Sistemas de medición en la ciencia.

* Informática: Ciencia que estudia el pasado de las sociedades desde la

aparición de la escritura hasta la actualidad.

* Biblioteconomía: Es la recuperación y presentación clasificada, ordenada

y valorada de documentos impresos y videos, audio de un tema preciso.

* Documentación: Como ciencia documental se puede definir como la

ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se
trata de una ciencia enriquecedora y generalista.

 Investigue los procesos de un programa de gestión documental (Decreto

2609 de 2012) y elabore un Mapa Mental.
 PLANEACION
PRODUCCION VALORIZACION

GESTION Y PRESERVACION
TRAMITE P A LARGO PLAZO

G
D

DISPOSICION
ORGANIZACION

TRANSFERENCIA
 CUADRO DESCRIPTIVO

CONCEPTO CARACTERÍSTICAS

CENTROS DE  Concepto: es una unidad de información que

reúne, gestiona y difunde la documentación
DOCUMENTACIÓN
de un área del conocimiento determinado o la
producida por un organismo o institución a la
que se circunscribe.
 Clases: Especializados, nacionales e
Internacionales
 Servicios: Dependen de organismos públicos
o privados y trabajan principalmente para
ellos. Al conocer el perfil de sus usuarios
pueden brindar ayuda individualizada.
 Usuarios: Internos
 Tipologías: Públicos, privados, universitarios
 Funciones: Seleccionar, analizar, recuperar y
difundir la información. Utiliza las nuevas
tecnologías para realizar el tratamiento de la
información y para el acceso en línea a otras
bases de datos y documentos electrónicos.

BIBLIOTECAS  Concepto: Conservar y proporcionar todos los

documentos originales científicos a nivel
territorial, nacional e internacional.
 Clases: Bibliotecas generales de
investigación, especializadas, atienden al
gran público
 Usuarios: Externos
 Tipologías: Nacionales, universitarias,
escolares, especializadas, publicas,
 Funciones: Proporcionar documentos, ser
servicio de información, contribuir a la
formación de usuarios, ser foco de cultura y
ocio recreativa, asesorar acerca de la
información, ser un espacio de trabajo,
estudio y convivencia.

MUSEOS  Concepto: Los museos exponen colecciones,

es decir, conjuntos de objetos e información
que reflejan algún aspecto de la existencia
 humana o su entorno. Se trata de una guía
introductoria para la gestión de archivos en
los museos
 Clases: De arte, historia natural,
arqueológicos, monográficos, históricos,
ciencia y técnica.
 Servicios: Exposiciones permanentes,
temporales, zonas de descanso, WC, tiendas,
biblioteca, archivo, cesión de espacios
 Usuarios: Externos
 Tipologías: Antropológico, de arquitectura,
arte contemporáneo, artes decorativas, bellas
artes, ciencias naturales, etnográfico,
marítimo y naval
 Funciones: Custodia, conservación,
exposición, investigación difusión,
reactivación patrimonial, dinamización
turística y cultural, protector del patrimonio,
atracción de público, desarrollo local

ARCHIVOS  Concepto: Institución responsable de la

acogida, tratamiento, inventariado,
conservación, y servicio de los documentos.
 Clases: De gestión, central e histórico
 Servicios: Gestión de transferencia de
documentos, préstamo administrati8vo de
expedientes a las unidades que previamente
los han transferido, gestión de eliminaciones
autorizadas, acceso y consulta de
documentos, correcta conservación y
tratamiento archivístico de los documentos
 Usuarios: Interno y externos
 Tipologías: Textuales, no textuales,
iconográficos, sonoros, audiovisuales,
magnéticos, materiales.
 Funciones: Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en la empresa,
asegurar la perfecta conservación, así como
la máxima rapidez a la hora de localizarlo.
Cumplir con las disposiciones legales
  Consulte el Decreto 2578 de 2012, sobre el Comité Interno de Archivo y
socialice. (Concepto, funciones, integrantes).

QUÉ ES EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Artículo 14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los
departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un
Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad
en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas
de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad
con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

FUNCIONES DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo
en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad
archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su
convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su
registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de
valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de
la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la
información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo
establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado
por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y
adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva
entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información
en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y
la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la
entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten
la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que
contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y
tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se
relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos
y gestión documental.

INTEGRANTES DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

El Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del presente decreto, estará
conformado de la siguiente forma:
1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien
dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o
Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien
actuará como secretario técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de
gestión.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto, o quien
haga sus veces.
8. Podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras
dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre
otros)
En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados,
integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o
similares.

3.4

 Elabore Rejilla de conceptos con las ciencias auxiliares de la archivística.

1. 2. 3. 4. 5.

Sigilografía Cronología Biblioteconomía Metrología Historia

6 7. 8. 9. 10.

Onomástica Genealogía Heráldica Informática Documentación

1 8

Parte de la historia que se dedica a los Conocida también como la ciencia de blasón y
sellos empleados para compete los escudos de armas, linaje, ciudad o
autorizar documentos y autorizar personas.
pliegos.
 5 7

Ciencia que estudia el pasado de las

sociedades desde la aparición de la
escritura hasta la actualidad. Es el árbol familiar de cada individuo.

2 6

Determina el orden y fecha de los

sucesos históricos.
Rama de la exicografía que estudia los
nombres propios.

4 9

Sistemas de medición en la ciencia. Ciencia que estudia el pasado de las

sociedades desde la aparición de la escritura
hasta la actualidad.

3 10

Es la recuperación y presentación Como ciencia documental se puede

clasificada, ordenada y valorada de definir como la ciencia del
documentos impresos y videos, audio procesamiento de la información.
de un tema preciso Integradora y globalizadora.

 Elabore un mapa conceptual sobre la Ley 594 de 2000 y prepárese para un conversatorio
