ACTIVIDAD 6

PRINCIPIOS BASICOS DE MANEJO DE ARCHIVO

VINCULAR A LAS PERSONAS SELECCIONADAS DEACUERDO A LAS NORMAS

VIGENTES POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS, ESTABLECIDOS POR LA
ORGANIZACIÓN.

PRESENTADO POR:
ANGEY CATERINE BENÍTEZ RODRÍGUEZ

INSTRUCTOR:
ALVARO TORRES

FICHA 2183899

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO GESTIÓN ADMINISTRATIVO

TECNÓLOGO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
BOGOTÁ D.C 2021
1.Que es un Archivo?

Se entiende por archivo, a los efectos de la presente Ley, el conjunto orgánico de

documentos o la agrupación de varios de ellos, conservados total o
parcialmente por personas públicas o privadas con fines de gestión, defensa de
derechos, información, investigación y cultura.

2. Que es un Documento?

Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma

las características de un hecho o circunstancia. Es decir, un documento es una
evidencia sobre un acontecimiento o situación.

Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o

soporte de la información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos
ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo:

• archivos audiovisuales

• fílmicos

• sonoros

• fotográficos

• informáticos

3. Fines e Importancia de un Archivo?

La finalidad de un archivo está directamente relacionada con las necesidades de su

utilización por la administración para el desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre
todo para el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Así, los archivos
tienen por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan,
de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información
institucional y su preservación.
4. Cuál es la Importancia de los Archivos Desarrollo de la Identidad Cultural?

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las
distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico,
político, cultura.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación:
sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia
colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos
del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El
acervo histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos
miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio
desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea.

5. Que es el Archivo de Gestión?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación.

También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación
con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento.
Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa en la que los
documentos se mantienen en un periodo entre 1 a 15 años.
6. Cuál es la Importancia de los Archivos Desarrollo Científico y Tecnológico?

Estos Archivos son importantes para el desarrollo de la investigación científica y

tecnológica, ya que son los que resguardan la información y conocimientos
importantes o necesarios para llevar a cabo la misma.

Los Archivos han comenzado a desarrollar una gran relevancia en cuanto a la

educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción
cultural hacia la comunidad, adaptando los servicios de las unidades de información
a las exigencias de los tiempos actuales.

7.Explique que es el Consejo Internacional de Archivos?

El Consejo Internacional de Archivos (ICA) se dedica al desarrollo de los archivos a

escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios
humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son
esenciales para la democracia y la buena administración. Los archivos son la
salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su
pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el ICA se ocupa de la
conservación de la memoria de la humanidad.

El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida

por una Asamblea general y administrada por una Comisión Ejecutiva. Sus ramas
constituyen otros foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo;
sus secciones reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados
aspectos o áreas de la profesión; sus comités y grupos de trabajo se forman para
lograr la contribución de expertos para solucionar de problemas concretos. La
secretaria del ICA se dedica a la administración de la organización, sirve de pivote
para vincular a los miembros entre ellos y para cooperar con organizaciones
cercanas y otros organismos internacionales.
 • El ICA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada
a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial
de los archivos.

• Reúne a los responsables de archivos nacionales, asociaciones

profesionales de archivistas, archivos locales, regionales y archivos de otras
organizaciones, así como archivistas independientes.

• El ICA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo
que tiene un carácter verdaderamente internacional.

• Es una organización no gubernamental, lo cual significa que se mantiene

independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen
a personas e instituciones públicas y privadas.

• El ICA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones

intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está
vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.
•

8. Que es el Archivo intermedio?

Recoge toda la documentación procedente de los archivos de gestión cuya vigencia

administrativa ha finalizado, pero sigue siendo de consulta para parte de la
administración.

Su nombre se justifica en Archivística por realizar la labor intermedia entre

los archivos de oficina y centrales y el archivo histórico, es decir la recepción de
toda la documentación producida por la institución, con más de 5 años de
antigüedad, su selección, expurgo y posterior transferencia al Archivo Histórico.
9. Que es Archivo histórico o permanente?

Instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar,

atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la
consulta pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental.

Es aquel conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo

central los documentos de archivo de conservación permanente, que son
conservados por su valor.
El archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo
Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respectivo inventario
(instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las unidades de
conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas.

10.Indique la función del Archivo General de La Nación?

De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1989, Decreto 1777 de 1990 y

Decreto 106 de 2015, a continuación, se presentan las funciones del Archivo
General de la Nación.

1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de

planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta.

3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

integre el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan
parte del Sistema.

5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden

nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para
garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan
especial importancia cultural o histórica.

6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

educativas culturales, de investigación y con archivos extranjeros

7. Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del

saber, así públicos como privados.

8. Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos

de la administración pública.

9. Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos

de la nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos
para las decisiones de la gestión administrativa.

10. Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes

al mejor desarrollo de la actividad archivística.

11. Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, intendencial,

comisarial, municipal o distrital en todo lo atinente a la organización,
conservación y servicio de los archivos.
12. Publicar y difundir obras de interés archivístico.

13. Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés
cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales
o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por la ley.