Taller Gestión Documental 1 - Pame

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Centro de la Tecnología del Diseño y la Productividad Empresarial

Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa
Ficha: 2559115
Jornada: fin de semana
DATOS DEL APRENDIZ
NOMBRES: Mitzi Pamela APELLIDOS: Cartagena Casas
FICHA: 2559115 FECHA: 26 de septiembre de 2023
Taller Fundamentos de Gestión Documental I.
I. Con base en la información que reposa en el enlace

https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/ responda las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y cuál es su función?
Es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno

nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado
documental nacional para ponerlo al servicio de la comunidad. Es la cabeza del
Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura.
Funciones:
 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin

de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación,
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de
la comunidad.
 Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte
la junta.
 Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

integre el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
 Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,

acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan
parte del Sistema.
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 Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden
nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital
para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que
revistan especial importancia cultural o histórica.
 Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

educativas culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
 Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas

del saber, así públicos como privados.
 Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los

archivos de la administración pública.
 Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos

archivos de la nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de
los archivos para las decisiones de la gestión administrativa.
2. ¿Cuál es la misión y visión del Archivo General de la Nación (AGN)?
MISIÓN:
El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional

encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema
Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del
patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la
información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la
eficiencia de Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
VISIÓN:
En el año 2023 el Archivo General de la Nación será una entidad reconocida en todos
los ámbitos como rectora de la política archivista y en la transferencia de conocimiento
para la organización, descripción, digitalización, preservación, acceso y difusión del
patrimonio documental de la Nación. Con su capital intelectual asegura el cumplimiento
de las políticas archivísticas a través de las redes del Sistema Nacional de Archivos, y
ejemplifica el uso eficaz de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en
la administración de los archivos producidos por las entidades públicas.
Ficha: 2559115
II. Con base en el análisis del documento de apoyo I, responda los temas planteados a
continuación:
1. Explique el concepto de archivística.
La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la

creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la
información. Tiene como base el documento. El documento es el objeto de atención
de la archivística. Lo comparte con la diplomática que estudia el documento uno por
uno, documentos antiguos, pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La
archivística lo ve como un conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la
sigilografía los aspectos de validación de un documento. La archivística es la ciencia
que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y
organización y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogo.
El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y

prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos
conocimientos teóricos. Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus
principios de conservación, organización y ponerlo al servicio del público. Es
importante la organización del archivador.
2. Explique el concepto de archivo.
Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio donde
se guardan. Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la
archivística y de los archivos.
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se

utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una
hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo.
El formato del archivo se conoce como tipo de datos. Cuando el Gestor de archivos
está en uno de sus modos de vista de iconos, puede identificar el tipo de datos de un
archivo por el icono que se utiliza para representar el archivo. Cada tipo de datos tiene
un icono diferente.
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3. Elabore un cuadro en el que presente el marco normativo en Colombia en relación con

el proceso de archivo.
Nombre Tema
Es la norma nacional para la gestión de archivos
Norma Técnica
electrónicos. Establece requisitos y recomendaciones para el
Colombiana NTC ISO
diseño, desarrollo, implementación, operación y
15489 sobre Gestión de
mantenimiento de los sistemas de conservación de registros
Archivos Electrónicos.
electrónicos.
Con respecto a la gestión de la información digital, también
contamos con esta norma. La cual establece un conjunto de
requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la
Norma Colombiana NTC
información (SGSI), que es el marco organizativo que
ISO/IEC 27001 sobre permite a una organización gestionar su información
Sistemas de Gestión de sensible y confidencial, Una vez expuestas las normas con
la Seguridad de la mayor alcance como lo pueden ser el PNA o las NTC ISO,
Información. podemos proseguir con algunos de los decretos, acuerdos y
circulares más importantes. Entre las que se encuentran la
Circular 0001 del 31 de marzo de 2020, Decreto ley 1080 del
26 de mayo de 2015 y muchas otras más.
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Esta circular establece la nueva política de gestión
documental para las entidades públicas en Colombia.
Reemplaza la norma anterior, la Circular 010 del 15 de
noviembre de 2013. Los principales cambios son:
Circular 0001 del 31 de  El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los

marzo de 2020 documentos en papel sólo deben utilizarse como
último recurso.
 Todas las entidades públicas deben tener un sistema
de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
Los documentos deben clasificarse según su nivel de

importancia y sensibilidad.
Este decreto aprueba la Política Nacional de Archivos y
establece que la Dirección General de Archivos Nacionales
es la entidad responsable de la aplicación de la política.
Adicionalmente, establece las especificaciones técnicas para
la creación, almacenamiento y uso de documentos de
Decreto 1080 del 26 de archivo en Colombia. Sustituye al Decreto 010 del 14 de
mayo de 2015 febrero de 2005. Los principales cambios son:
 Ahora se permite la firma electrónica. Para aprender

más sobre firma electrónica.
 Los documentos deben ser almacenados en un lugar
seguro.
Este decreto establece los procedimientos de registro y

archivo para los documentos electrónicos en Colombia.
Sustituye al Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los
Decreto 1081 del 26 de principales cambios son:
mayo de 2015
 Los documentos deben ser registrados y archivados
según su nivel de importancia y sensibilidad.
 Ya no se requieren archivadores.
Ley 594 de 2000 o Ley Esta ley regula los documentos de archivo y establece el
General de Archivos Sistema Nacional de Archivos (SNA). Los principales
cambios son:
 El SNA es ahora responsable de la administración de

los archivos públicos.
 Las entidades públicas deben conservar sus archivos
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durante un mínimo de 25 años se establece un
registro nacional de archivos.
Esta ley regula los documentos de archivo y establece el

Sistema Nacional de Archivos (SNA). Los principales
cambios son:
 El SNA es ahora responsable de la administración de

los archivos públicos.
 Las entidades públicas deben conservar sus archivos
durante un mínimo de 25 años se establece un
registro nacional de archivos.
Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015,

estableciendo que la Política Nacional de Archivos aplica a
todas las instituciones gubernamentales y no solo a las
entidades públicas. Este acuerdo también establece que la
Dirección General de Archivos Nacionales es la encargada
de promover y difundir la Política Nacional de Archivos.
Finalmente, establece los requisitos mínimos para las
entidades públicas colombianas a disponer de un sistema de
gestión de documentos electrónicos (SGDE). Sustituye al
Acuerdo 0040 del 30 de Acuerdo 0020 del 30 de abril de 2018. Los principales
abril de 2019 cambios son:
 Las entidades públicas ahora deben utilizar un SGDE

que esté certificado por el Instituto Nacional de
Archivos.
 El Archivo General de la Nación brindará asistencia
técnica a las entidades públicas para que cumplan
con el acuerdo.
 El Instituto Nacional de Archivos certificará los SGD
que cumplan con los requisitos mínimos del acuerdo.
4. Explique por qué es importante la archivística para la organización.

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Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su
empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos
de la empresa estén controlados y centralizados. Es muy posible que su empresa
realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos
casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización
de sus documentos. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una
gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de
documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de
gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes. Con un sistema de gestión
documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa
como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el
mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los
documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.
5. ¿Qué es un documento comercial?
Llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes extendidos por

escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
6. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? Explique cada concepto mediante

un cuadro sinóptico.
https://www.canva.com/design/DAFvktAG2XU/uoojFhhzU5zFU4saFJCuEw/edit?
utm_content=DAFvktAG2XU&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source
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Ficha: 2559115
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7. Elabore un cuadro resumen en donde presente y explique diferentes documentos
comerciales que se pueden encontrar en la empresa.
Es un documento mediante el cual una
persona o empresa formula un pedido de
compra a un comerciante. Este documento
comercial no obliga a realizar la
NOTA DE PEDIDO O DE COMPRA
operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribió (comprador) y otro, que es
el que se entrega o envía al vendedor.
Se llama nota de venta al documento
comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador,
indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás
NOTA DE VENTAS condiciones de la operación. Aceptado el
pedido por parte del vendedor, este formula
la Nota de Venta, por la que toma a su
cargo el compromiso de entregarle la
mercadería que se detallan en la misma, y
el comprador se obliga a recibirlas.
Se utiliza este comprobante para ejecutar la
entrega o remisión de los bienes vendidos.
En él, la persona que recibe esos bienes
deja constancia de su conformidad, y con
ello queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del
comprador a pagar. Sirve de base para la
REMITO O REMISIÓN preparación de la factura. El remito se
extiende por triplicado: el original firmado
por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se
destina a la sección facturación para que
proceda a la emisión de la factura.
FACTURA Es la relación escrita que el vendedor
entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor.
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Para el comprador es el documento que
justifica la compra y con su contabilización
queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse
por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el
vendedor y con él se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.
Comunicación que envía un comerciante a
su cliente, en la que le notifica haber
NOTA DE DÉBITO cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto
que la misma indica.
Es el documento en el cual el comerciante
envía a su cliente, con el objeto de
NOTA DE CRÉDITO comunicar la acreditación en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
Orden de pago pura y simple librada contra
un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar en
descubierto. No es una promesa de pago
como el caso del pagaré; entonces se
deduce que debe ejecutarse por el banco a
CHEQUE
la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque. Recibos El recibo es
una constancia de pago o de haber recibido
dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la
extinción parcial o total de la deuda.
El recibo es una constancia de pago o de
haber recibido dinero. Lo otorga siempre el
RECIBO que recibe y su firma puesta al pie es la
prueba de la extinción parcial o total de la
deuda.
Documento por el cual una persona se
compromete a para a otra, o a quien ésta
PAGARÉ indique, una suma de dinero determinada,
en una fecha establecida y en un domicilio
estipulado.
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8. ¿Qué es un documento oficial?
Cuenta con dos funciones principales: Constancia: aseguran la conservación de los

actos de la Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y
consulta a los mismos. Comunicación: sirven como medio de comunicación de los
actos de la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.
Con base en el análisis del documento de apoyo II, responda los siguientes temas:
1. Elabore un cuadro comparativo donde presente el concepto de documento y el

concepto de documento de archivo.
DOCUMENTO DE
DOCUMENTO
ARCHIVO
CONCEPTO un documento es una carta, La información que contiene
diploma o escrito que ilustra el documento de archivo es
acerca de un hecho, Única, es decir, no existen
situación o circunstancia. documentos de archivo
También se trata del escrito iguales. Pueden existir
que presenta datos documentos con trámites
susceptibles de ser utilizados similares, pero siempre
para comprobar algo. Por diferenciados por la persona
ejemplo: “Tengo un moral o física de quien se
documento que prueba la trate el asunto o por el tema
malversación de fondos y fecha de los mismos, tiene
realizada por el gobernador”, un carácter seriado, ya que
“Esta carta no constituye un cada documento Se produce
documento que avale su uno a uno y al paso del
inocencia”. Muchas son las tiempo constituyen
clasificaciones que se expedientes.
realizan de los documentos, El documento de archivo es
no obstante, una de las más orgánico, es decir, se genera
frecuentes es aquella que dentro del proceso natural de
tiene como criterio uno actividad y surge como
fundamental para producto o reflejo de las
desarrollarse el soporte en el tareas de su
que se encuentran los productor. El documento de
mismos. archivo es estético, lo que le
da su carácter definitivo y
por lo tanto, no puede ser
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cambiado o corregido.
2. Explique que son los caracteres externos e internos en un archivo.
CARACTERES EXTERNOS
Para estudiar cualquier documento escrito es necesario analizar todos los elementos
que pueden aportar información. Se trata de prestar atención a los caracteres externos
y a los internos de los documentos.
 Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los
documentos, y son los siguientes:
 Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal,

vidrio, marfil, barro...) o blandos (papiro, pergamino y papel). Las tintas
son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su
contenido) sobre el soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha
sido la pluma de ave, pero también el cálamo, una caña cortada de
forma adecuada que permite escribir.
 Tipos de escritura: La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía

Hará falta utilizar todos los medios de esta ciencia para analizar las
características de la escritura de los textos que se trabajan. Se
observará la forma (a través del ductus, trazado de las letras, peso y
módulo de las grafías, enlaces...) pero también la puntuación, la
disposición de la escritura y el pautado del texto.
 Signos especiales: En los documentos puede haber unos signos que

escapan del puro análisis paleográfico y que tienen una función
administrativa (referencias y números de registro, anotaciones
marginales) o decorativa (orlas, logotipos, membretes). Dentro de este
grupo destacan las rúbricas que acompañan las firmas y que en épocas
como la Edad Media ha tenido un significado especial (se denominaban
signum).
 Signos de validación: Aunque se pueden considerar signos especiales,

su importancia hace que la diplomática los trate aparte. Incluso hay una
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ciencia que tiene como objeto de estudio su análisis; es la Sigilografía.
Los sellos sirven para validar y autentificar el contenido de los
documentos y tienen varias formas, materias y maneras de aplicarse
sobre el soporte del documento. Son de cera o de plomo y cuelgan de
una cinta de la parte inferior del pergamino; o son de papel (sello de
placa) aplicado sobre el documento mediante una matriz; y también
pueden ser de tinta aplicada directamente sobre el papel (papel sellado,
habitual a partir del siglo XVII).
CARACTERES INTERNOS
Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que

están escritos, al estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídico administrativo
de validación que utilizan. Además de éstos se considera fundamental la estructura
cómo se organiza el texto.
 La estructura de los documentos: Es importante tener en cuenta que, para la

redacción de los documentos, siempre se han seguido unas pautas que
muchas veces vienen dadas por unos formularios. De esta manera las oficinas
que han generado los documentos han tenido una guía para organizar de forma
lógica y coherente el contenido de cada uno de los actos jurídicos o
administrativos que han querido reflejar en los documentos. La estructura de los
documentos forma parte de estos formularios y se compone de tres partes
esenciales: Protocolo inicial, parte central y escatocolo o protocolo final.
A la vez, cada una de estas partes puede tener unos subapartados, pero es
necesario tener en cuenta que no siempre los encontraremos en todos los
documentos, como tampoco siempre aparecerán en el mismo orden.
3. Explique, mediante una infografía, el proceso de clasificación de acuerdo al tipo

documental.
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https://www.canva.com/design/DAFvl6xw9Yg/8ABWws3Dqw8IhiUezJtWZA/edit?
utm_content=DAFvl6xw9Yg&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=
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4. Elabore un diagrama de flujo en el que presente el ciclo vital de los documentos.
https://www.canva.com/design/DAFvmaClmnU/6fcEwRnhoScrT_0QNl8DMg/edit?
utm_content=DAFvmaClmnU&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source
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Ficha: 2559115
5. Explique en qué consisten el valor primario y secundario de los documentos.
VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS:

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los
produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en un tema. El valor primario contempla adicionalmente los siguientes
valores:
 Administrativo
 Lega
 l Fiscal
 Contable
 Técnico
VALOR SECUNDARIO DE LOS DOCUMENTO:

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y
tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es
relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un
acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.
¡EXITOS!
HUGO FABIÁN MENGUAL CARVAJAL

Instructor

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NOMBRES: Mitzi Pamela APELLIDOS: Cartagena Casas

FICHA: 2559115 FECHA: 26 de septiembre de 2023

Taller Fundamentos de Gestión Documental I.

I. Con base en la información que reposa en el enlace

1. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y cuál es su función?

Es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno

 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin

 Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

 Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

 Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,

 Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

 Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas

 Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los

 Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos

2. ¿Cuál es la misión y visión del Archivo General de la Nación (AGN)?

El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional

1. Explique el concepto de archivística.

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la

El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y

2. Explique el concepto de archivo.

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se

3. Elabore un cuadro en el que presente el marco normativo en Colombia en relación con

Circular 0001 del 31 de  El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los

Los documentos deben clasificarse según su nivel de

 Ahora se permite la firma electrónica. Para aprender

Este decreto establece los procedimientos de registro y

 El SNA es ahora responsable de la administración de

Esta ley regula los documentos de archivo y establece el

 El SNA es ahora responsable de la administración de

Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015,

 Las entidades públicas ahora deben utilizar un SGDE

4. Explique por qué es importante la archivística para la organización.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

5. ¿Qué es un documento comercial?

Llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes extendidos por

6. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? Explique cada concepto mediante

Cuenta con dos funciones principales: Constancia: aseguran la conservación de los

1. Elabore un cuadro comparativo donde presente el concepto de documento y el

2. Explique que son los caracteres externos e internos en un archivo.

 Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal,

 Tipos de escritura: La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía

 Signos especiales: En los documentos puede haber unos signos que

 Signos de validación: Aunque se pueden considerar signos especiales,

Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que

 La estructura de los documentos: Es importante tener en cuenta que, para la

3. Explique, mediante una infografía, el proceso de clasificación de acuerdo al tipo

4. Elabore un diagrama de flujo en el que presente el ciclo vital de los documentos.

5. Explique en qué consisten el valor primario y secundario de los documentos.

VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS:

VALOR SECUNDARIO DE LOS DOCUMENTO:

HUGO FABIÁN MENGUAL CARVAJAL

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