Programa de capacitación continua no docente ATULP - UNLP

CAPACITACIÓN ONLINE:
GESTIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTOS TRADICIONALES, MIXTOS Y ELECTRONICOS

Docentes:
 Arch. Lic. Laura Mariana Casareto. laura.casareto@presi.unlp.edu.ar
 Bib. Doc. Natalia Salcedo

Jueves de 19 a 21 hs - Inicio: 01/10

Duración: 30 hs
Frecuencia: 8 clases de 2 hs, una clase por semana. 8 hs de lectura. 6 hs de trabajo práctico.
Evaluación: entrega de un trabajo práctico final
Clases asincrónicas. Aula Web UNLP
Clases sincrónicas. Zoom

Laura Casareto es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social en la orientación en Comunicación y

Procesos Educativos–UBA. Especialista en Prácticas, Medios y Ámbitos Educativos-Comunicacionales–FPyCS,
UNLP. Especialista en Ciencias Sociales con mención en lectura, escritura y educación-FLACSO. Diplomada en
técnica, conservación y catalogación fotográfica de archivos de la administración pública -Universidad Nacional
de La Matanza, Ministerio de Defensa de la Nación y FoPeCap. Técnica Superior en Administración de
Documentos y Archivos-ISFDyT N° 8. Se desempeña en la actualidad como Docente en Capacitación Laboral en
la Universidad y Directora del Archivo Histórico de la Universidad Nacional de La Plata. Directora de la Revista
del Archivo Histórico, Hilos Documentales.

Natalia Salcedo es Bibliotecaria Documentalista recibida en La Facultad de Humanidades y Ciencias de la

Educación de la Universidad Nacional de La Plata. Ha desempeñado su tarea en distintas bibliotecas del área de
arquitectura y centros de documentación. Actualmente trabaja como asistente técnica editorial en el Área
Editorial de la Facultad de Arquitectura y Urbanismo de la Universidad Nacional de La Plata. Se especializa en
diseño y gestión de información digital, bases de datos y archivo.

Dirigido a: personal no docente administrativo y/o personal de archivos institucionales.

Fundamentación
En estos tiempos de COVID-19 se intensificaron los interrogantes en torno a la gestión documental, la
recuperación de información, y la guarda de documentos mixtos (escritos en Word, pasados a PDF y
firmados digitalmente, por ejemplo).
Hace algunos años se viene trabajando en las universidades nacionales de la mano del CIN en
desarrollar un sistema de gestión documental electrónica llamado SUDOKU. A nivel nacional, se
implementó un sistema que se llama GDE.
En las universidades aún estamos en este camino y el aislamiento social y la continuidad de la gestión
universitaria, nos pusieron abruptamente sobre la mesa problemas no resueltos.
¿Qué es un documento de archivo? ¿Qué documentos deben ser conservados y cuáles eliminados?
¿Cuál es la manera correcta de conservar documentos de guarda permanente tanto en soportes
tradicionales (papel, por ejemplo), como su digitalización, como documentos mixtos y electrónicos?
¿Qué es un documento electrónico? ¿Qué es la firma digital? ¿Quiénes pueden y deben tener acceso
a los documentos de archivo? ¿Cómo garantizar la integridad y la autenticidad de un documento en
cualquiera de sus soportes? ¿Cómo llevar adelante procesos administrativos correctos con los
canales que tenemos hoy para producir documentos y estar informados?
Como una forma de brindar el apoyo profesional para una formación permanente, esta capacitación
busca formar al personal de la Universidad Nacional de La Plata interesado por conocer y practicar

1
los procesos archivísticos básicos, su vinculación con los procesos de digitalización y tomar las
medidas para avanzar en lo que se conoce como preservación digital. Asimismo, se avanzará en
conocer el sistema SUDOKU y el sistema AtoM y su funcionamiento.
Los sistemas de gestión electrónica abarcan el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en
la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores
de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la
eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y
unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
Hoy en día, la información -tanto interna como externa- constituye uno de los recursos
indispensables de toda organización. Llevar adelante una adecuada gestión de la información es
fundamental para toda institución, si entendemos que este recurso bien organizado y procesado
constituye el alimento que hace funcionar los engranajes. De este modo, un Archivo es un acervo
documental organizado, preservado y accesible. Los Archivos Universitarios no sólo resguardan el
patrimonio documental, la historia y la memoria institucional, sino que también, por un lado, sirven
al ejercicio de las funciones administrativas y educativas de nuestras instituciones y, por el otro, son
garantes de derechos ciudadanos. Pero no sólo eso. Al ser instituciones públicas, nuestras
responsabilidades sobre nuestros documentos de archivo son aún mayores: tenemos que ser
garantes del efectivo derecho de acceso a la información pública1.
La Universidad Nacional de La Plata, en el marco de la Ley N° 27.275, tiene una política de
transparencia activa tanto desde las áreas administrativas como desde su Archivo Histórico2.
En nuestras instituciones, las Universidades, como en todas las instituciones, hay diversos tipos de
archivos: de oficina o de gestión, generales, intermedios, históricos. Cada tipo de archivo tiene sus
funciones, sus tareas y sus específicos instrumentos de descripción, según sus funciones.
La administración de archivos abarca desde el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y
procedimientos para la conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los
archivos, los procedimientos del servicio de referencia, hasta la creación de nuevos archivos y la
información sobre los mismos3.
En su acepción más elemental y etimológica, la Archivística es la ciencia de los archivos, y está
integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y
de los archivos. El tratamiento archivístico es el conjunto de operaciones efectuadas en cada una de
las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos documentales a lo
largo del ciclo vital de los documentos. Incluye la identificación, organización, valoración y
descripción documental4.
Los archivos no se crean, los archivos se organizan y la archivística nos da las claves para su correcta
organización. Cualquier archivista que quiera organizar un archivo sólo tiene una manera de hacerlo:
según los principios de procedencia y de orden original y siguiendo la legislación vigente nacional e
institucional.

1 Les recomendamos leer el texto de la Ley 27275 de Acceso a la Información Pública. Disponible en PDF en:
https://www.bahia.gob.ar/subidos/leyes/LeyNacional-27275.pdf. Y les compartimos algunas disposiciones tomadas por la
Universidad Nacional de La Plata con respecto al acceso a la información:
Ordenanza Nº 280/10. Derecho de acceso a la información. Disponible
en: http://www.psico.unlp.edu.ar/uploads/docs/ordenanza_280_derecho_a_la_informacion.pdf
Res. 699/17 Designación de un responsable de la UNLP de acceso a la información pública. Disponible en: descargar el
documento "Responsable de acceso UNLP"
Ordenanza 293, "Régimen de Acceso a la Información, Protección de Datos y Transparencia de la Universidad Nacional de
La Plata"
2 “La UNLP y la ley de Transparencia e Información Pública”. Disponible en: https://unlp.edu.ar/transparencia/la-unlp-y-la-
ley-de-transparencia-e-informacion-publica-9880
3 Rhoads, James B. La Función de la Gestión de Documentos y Archivos en los Sistemas Nacionales de Información:
estudio del RAMP, preparado por James B. Rhoads para el Programa General de Información y UNISIST. París, Unesco,
1983. 51 págs.; 30 cm. (PGI-83/WS/21
4 Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura, Dirección de Archivos Estatales, Madrid, 1993.

2
Las copias digitales permiten poner en resguardo la documentación original dado que a menudo no
son posibles de consultar a causa de las malas condiciones de conservación. La digitalización de
archivos históricos acerca información a un público cada vez más amplio y multiplica el acceso, por lo
que los interesados pueden consultar, ver, leer y estudiar los documentos desde los más diversos
lugares (Demarchi 2015).
“La mayor amenaza para la continuidad digital es la desaparición de los medios de acceso. No puede
decirse que se han conservado los objetos digitales si, al haber dejado de existir los medios de acceso
a ellos, resulta imposible utilizarlos. El objetivo de la preservación de los objetos digitales es
mantener su accesibilidad, es decir, la capacidad de tener acceso a su mensaje o propósito esencial y
auténtico”. (UNESCO, 2003: p. 37)

Objetivos específicos:

Que lxs participantes puedan:

 Comprender los principios fundamentales de la disciplina archivística

 Comprender la noción de documento de archivo distinguiendo el documento en sus distintos
soportes: impresos, digitalizados o nativos digitales
 Comprender la noción de fondo documental y los fundamentos de su clasificación y
ordenación
 Comprender la noción de cuadro de clasificación y sus implicancias en la práctica, sobre todo
en la recuperación del contexto de producción de los documentos tanto en su soporte
original, digitalizados y nativos digitales.
 Comprender la gestión documental (electrónica)
 Conocer los estándares para poder avanzar en proyectos de digitalización y preservación
digital en el tiempo.
 Avanzar en descripciones a través del sistema AtoM-UNLP

Contenidos:

Clase 1: Presentación del curso y de los asistentes

 Gestión documental integral y producción de documentos. Gestión electrónica.
 Información. Documento. Contexto de producción.
 Soportes: Documentos en soportes tradicionales. Documentos híbridos. Documentos
electrónicos “nativos digitales”

Bibliografía:
UNLP - Res. 960/18 Autoridad de aplicación de la Ley de Acceso a la Información Pública +
Procedimiento para la tramitación de peticiones de acceso a la información universitaria.
UNLP – Res. CS 2/18 Secretaría de Asuntos Jurídicos y Legales como coordinadora de una política de
gestión electrónica universitaria
UNLP – Ordenanza 293/18 “Régimen de acceso a la información, protección de datos y transparencia
de la UNLP”
Ley Derecho de Acceso a la Información Pública. Disponible en:
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/265000-269999/265949/norma.htm
Heredia Herrera, Antonia. Capítulo 4: “Documentos e información”. En Heredia Herrera, Antonia
(1991) Archivística General. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla
Comisión de Archivos Universitarios españoles. “Recomendaciones para Archivos universitarios”.
http://cau.crue.org/recomendaciones/#definicion

3
Consejo Internacional de Archivos. Código de ética profesional para archivistas y archivos. Asamblea
general, 6 de septiembre 1996 en Beijing, China. Disponible en: https://www.ica.org/es/ica-codigo-
de-etica

Clase 2. Introducción a la archivística

 Documentos tradicionales
 Documentos mixtos
 Documentos electrónicos
 Firma digital: concepto, validación, integridad, autenticidad.
 Caracteres internos y externos de un documento de archivo.
 Funciones de un archivo de oficina. Instrumentos de descripción.
 Producción de documentos en las oficinas. Ingreso y transferencia de documentos.
 Conservación de documentos en las oficinas. Recomendaciones.
 Series y funciones. Tablas de plazos de guarda. Ciclo vital.
 Guarda de documentos permanentes.

Bibliografía:
Cruz Mundet, José Ramón. “Principios, términos y conceptos fundamentales”. En Administración de
Documentos y Archivos. Textos fundamentales (2011). Coordinadora de Asociaciones de Archiveros,
Universidad Carlos III de Madrid, España. Disponible en:
https://www.entrerios.gov.ar/archivogeneral/userfiles/files/bibliografia%20archivistica/2_%20Cruz%
20Mundet.pdf
Duchein, Michel. “El respeto de los fondos en Archivística: principios teóricos y problemas prácticos”.
La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario Ramp. París:
UNESCO, 1985. Disponible en:
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000067981_spa/PDF/067981spao.pdf.multi
Gavilán, César Martín. “Concepto y función de archivo. Clases de archivos. El Sistema Archivístico
Español”. Temas de Biblioteconomía. 07/03/09. Disponible en:
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
Pené, Mónica y Casareto, Laura (2017). “Legislación archivística nacional, provincial y universitaria.
Las consecuencias del decreto de modernización del Estado”. En II Encuentro de Archivos
Universitarios, 22 al 24 de mayo de 2017. Disponible en:
http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/trab_eventos/ev.8746/ev.8746.pdf
Vázquez Murillo, Manuel. “El ciclo vital de los documentos de gestión o de archivo”. En Vázquez
Murillo, Manuel (2004). Administración de documentos y archivos. Planteos para el siglo XXI.

Clase 3: Cuadro de clasificación y contexto de producción

 Organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación.
 Cuadro de clasificación documental
 Código de identificación
 Fondo, sección, serie, unidad documental.
 Puntos acceso: AACR2l. Parte II. Cap. 21-24 (elección de puntos de acceso, encabezamientos
de personas, nombre geográfico, encabezamientos de entidades corporativas).
 Tesauros: concepto y ejemplos.

Bibliografía:

Sierra Escobar, Fernando (2006). Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación

Documental (CCD). Revista Códice 2 (2) 83-96 / Julio – diciembre

4
 https://core.ac.uk/download/pdf/17184098.pdf
Guía general de digitalización de documentos. Sistema Nacional de Documentación histórica (2019).
CABA: Ministerio de Educación
https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/guia_general_de_digitalizacion_de_documentos_vf
.pdf
Reglas de Catalogación Anglomericanas. 2a. e.d revisión 2003
https://www.academia.edu/28797512/Reglas_de_Catalogaci%C3%B3n_Angloamericanas
Tesauro UNESCO
http://vocabularies.unesco.org/browser/thesaurus/es/
Tema tres
https://r020.com.ar/tematres/demo/index.php

Clase 4: Digitalización
 Pautas básicas de conservación pre-digitalización.
 Proyecto de digitalización: concepto, fases , cadena de digitalización.
 Dispositivos de captura.
 Metadatos
 Normativa: legislación, normas ISO, etc.

Bibliografía:
2015_mow_recommendation_implementation_guidelines_en.pdf. (s.f.).
https://en.unesco.org/sites/default/files/2015_mow_recommendation_implementation_guidelines_
en.pdf
Archivos: Entre la digitalización y la gestión documental electrónica.
https://www.comunidadbaratz.com/blog/archivos-entre-la-digitalizacion-y-la-gestion-documental-
electronica/
Bestpracticehandbook1_2.pdf. (s.f.).
https://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/goodpract/document/bestpracticehandb
ook1_2.pdf
Carta sobre la preservación del patrimonio digital: UNESCO. (s.f.).
http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
Dice, V. J. (2019, noviembre 7). ¿Cómo armar un proyecto de digitalización? Preguntas y respuestas I.
taller de digitalización. https://adigitalizar.org/2019/11/07/como-armar-un-proyecto-de-digitalizacion-
preguntas-y-respuestas-i/
Digitization_guidelines_for_web.pdf. (s.f.).
http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_fo
r_web.pdf
Elixa Martínez. (16:14:04 UTC). El reconocimiento óptico de caracteres (roc),.
https://es.slideshare.net/elixamartinez7/el-reconocimiento-ptico-de-caracteres-
roc?next_slideshow=1
Hierro, A. J. (2016, enero 11). PDF/A: Formato de archivo de documentos. BiblogTecarios.
https://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/pdfa-formato-de-archivo-de-documentos/
Introduction to Digital Formats for Library of Congress Collections. (s.f.). [Webpage].
https://www.loc.gov/preservation/digital/formats/intro/intro.shtml
MacIlwaine, J., International Federation of Library Associations and Institutions, Consejo
Internacional de Archivos, & Unesco. (2005). Directrices para proyectos de digitalización de
colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y
archivos. Ministerio de Cultura. Secretaría General Técnica.
https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitization-projects-
guidelines-es.pdf

5
Recomendación de la Comisión, de 27 de octubre de 2011, sobre la digitalización y accesibilidad en
línea del material cultural y la conservación digital. (s.f.). 7. https://hispanapro.mecd.es/wp-
content/uploads/2016/04/recomendacion_comision_2011_283_39.pdf
Resolución 18/2018. MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/305000-309999/307238/norma.htm
SA, N. (s.f.). Artículos y noticias Normadat—Blog. https://www.normadat.es/noticias/tipos-de-
escaneres-el-secreto-para-optimizar-recursos-en-documentacion

Clase 5: Gestión documental

 Definición de Gestión Documental
 Sistemas de Gestión Documental Electrónico
 Herramientas y Procesos de SGDE : cuadro de clasificación y almacenamiento, etc.
 Ejemplos de SGDE (GDE, SUDOCU)

Bibliografía:
Especificación funcional. Proyecto electrónico. Versión 1.0
https://drive.google.com/file/d/1R2at3eTSNNd3tvedvsWcjGJDwXY7RJTh/view
Expediente electrónico integrado: Introducción al uso de SIUAraí, SIUHuarpe y SUDOCU
https://youtu.be/zy8osGNXAJc
Expediente electrónico integrado: Conceptos básicos de arquitectura.
https://youtu.be/UWUz28g4El0
Expediente electrónico integrado: Uso de SUDOCU
https://youtu.be/jtX_1TO98IE
Gestión Documental Electrónica - GDE
https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-publica/administrativa/gde
Wiki SUDOCU
https://documentacion.siu.edu.ar/wiki/Expediente

Clase 6: preservación digital

 Plan de preservación
 Obsolescencia digital: formatos, estrategias, etc.
 Niveles de preservación digital. Metodología NDSA.
 Sistema de almacenamiento y ubicación geográfica de los ficheros. Copias de resguardo
locales, remotos (discos duros, discos sólidos, cintas magneticas, servidores, etc). Cloud
services (nubes).
 Modelo de referencia OAIS.
 Archivematica

Bibliografía:
AWS. https://aws.amazon.com/es/backup/
Cornell University Library. (s.f.). Digital Preservation Management.
http://dpworkshop.org/dpm-eng/eng_index.html
Gigared. https://www.gigared.com.ar/empresas/
Nuhost. https://nuthost.com/es-ar/vps-cloud-ssd/
Micro-services—Archivematica (s.f.).
https://wiki.archivematica.org/Micro-services
LOCKSS. (s.f.). https://www.lockss.org/

6
Ortiz Ancona, Dante (2012). Preservación Digital: problemáticas, estrategias, metadatos,
infraestructura y políticas.
http://eprints.rclis.org/18590/1/PreservacionDigital2012.pdf
Seminario Preservacion digital (ANABAD + LIBNOVA). (s.f.).
https://www.youtube.com/watch?time_continue=487&v=Tvws43mcU8Y&feature=emb_logo
FM, Y. (2018) Servidores NAS: Qué son, cómo funcionan y qué puedes hacer con uno. Xataka.
https://www.xataka.com/basics/servidores-nas-que-como-funcionan-que-puedes-hacer-uno
Smontes. (2012, septiembre 24). Archivematica y la preservación digital. Grup de Treball de
Programari Lliure per als Professionals de la Información.
http://www.cobdc.net/programarilliure/archivematica-preservacion-digital/

Clase 7: AtoM
 Software libre
 Características generales del AtoM. Génesis y antecedentes del sistema. Requerimientos de
software y hardware.
 Interrelación de normas de descripción archivística y metadatos en el sistema ATOM:
Autoridades ISAAR (EAC-CPF); Descripción de agrupaciones documentales ISAD(G) (EAD);
Instituciones archivísticas ISDIAH (EAG); Funciones ISDF y Taxonomías.
 Objeto digitales
 Importación y exportación de metadatos a través de formato CSV, dentro del sistema ATOM y
líneas de comando.
 Protocolo OAI-PMH

Bibliografía:
Atom
https://www.accesstomemory.org/es/
OAI-PMH
http://www.openarchives.org/pmh/

Clase 8: descripción archivística en AtoM y cierre

Registros sincrónicos de:

Instituciones archivísticas
Autoridades
Descripción de agrupaciones documentales: fondos, series, unidades documentales simples y
compuestas.
Objetos digitales
Funciones
Ejemplo de Subserie Desaparecidos - Legajos de graduados, estudiantes detenidos, asesinados o
desaparecidos FAU.
Instituciones que utilizan AtoM: Archivo IIAC, CeDinCi, Memoria del mundo UNESCO, ARGRA, Abierta

Bibliografía:
Archivo IIAC
https://archivoiiac.untref.edu.ar/index.php/archivo-instituto-de-investigaci-n-en-arte-y-cultura-dr-
norberto-griffa
Asociación de Reporteros Gráficos de la República Argentina
http://www.argra.org.ar/web/
CeDinCI

7
http://archivos.cedinci.org/
Archivo Nacional de la Memoría
http://atom.ippdh.mercosur.int/index.php/archivo-nacional-de-la-memoria
Sistemas de Archivos UNLP
http://archivos.fahce.unlp.edu.ar/