PROCEDIMIENTO GESTION BIENESTAR Código: GH-

LABORAL Y ESTIMULOS DEL PROCESO GBE-PR-01

GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:1

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados de

la SNR en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo
de los resultados institucionales a través del Plan Anual de Bienestar Social,
Estímulos e Incentivos.

1.1. ALCANCE:

Inicia: Identificación de necesidades viables del sistema de estímulos,

establecidas por la Comisión de Personal.

¿Qué hace?: Realiza una serie de actividades de integración, recreación y

motivación con el propósito de mejorar el elemento actitudinal de las
competencias comportamentales.

Termina: Con la evaluación del Plan Anual de Estímulos.

2. RESPONSABLES:

2.1. Responsable estratégico: Coordinador de Grupo Desarrollo humano.

2.2. Responsable operativo: Profesionales Universitario y Especializado,
Técnico Administrativo

3. DEFINICIONES:

Bienestar Laboral: Los programas de bienestar social son procesos

permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que
favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel
de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de
satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con
el servicio de la Entidad en la cual labora.

Caja de Compensación Familiar: Busca el desarrollo integral de sus

afiliados, para garantizar su bienestar y calidad de vida.

De igual forma, crecen llevando bienestar a cada familia a través de su

portafolio de servicios que satisface las necesidades básicas del núcleo
familiar y que promueve el desarrollo integral del ser humano.
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Plan de Bienestar y Estímulos: El Plan de Bienestar propicia condiciones

en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la
identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la
entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño.

El Plan de incentivos o estímulos dirigidos a crear condiciones favorables

al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de
vida laboral. Y los programas de incentivos que buscan reconocer el
desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de
incentivos.

3.1. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas

estadísticas básicas para el control del procedimiento gestión cartera.

3.2. PHVA

Planear: las Actividades que se van a llevar a cabo en el transcurso del año
para los funcionarios y sus hijos, con el apoyo de las diferentes entidades
de recreación y eventos.

Hacer: Ejecutar las actividades de acuerdo al plan de Bienestar laboral y

estímulos.

Verificar: El cumplimiento y participación de los funcionarios a las diferentes

actividades programadas.

Actuar: Establecer estrategias para optimizar los recursos y las actividades

del plan.

4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con

formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

ACTIVIDAD
ESENCIAL DESCRIPCIÓN
¿CÓMO?
Descripción de actividades:
Definir Políticas
del Plan de 1. Levantar el diagnóstico de necesidades con base
Estímulos en expectativas formuladas por los funcionarios.

2. Convocar a reunión de la Comisión de Personal

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GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:3

para discutir el diagnóstico y la formulación del

Plan Anual de Estímulos, teniendo en cuenta el
presupuesto asignado.

3. Levantar acta de reunión y solicitar firmas.

Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo

Humano, Profesional Especializado, Profesional
Universitario.
Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos.
Recursos esenciales: Equipo de Oficina.
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida
Normatividad: Decreto 775 / 05 – Decreto 2929 / 05 –
Decreto 1567 / 98
Herramientas de control: Verificar la correcta
elaboración de las políticas de bienestar laboral y
estímulos.
Frecuencia: Anual
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada

Elaboración y Descripción de actividades:

aprobación del
Plan de 1. Proyectar el acto administrativo para ser
Estímulos entregado a la Comisión de Personal.

2. Obtener el visto bueno de la Comisión de Personal

y hacer las correcciones del caso.

3. Remitir con oficio a la Oficina Asesora Jurídica

para su aprobación.

4. Realizar las correcciones del caso.

5. Firmar y aprobar el acto administrativo se lleva a

Secretaría General para su correspondiente
numeración y fecha.

6. Verificar que este colgada la resolución en la

página web.
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GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:4

Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo

Humano, Profesional Especializado, Profesional
Universitario.
Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos.
Recursos esenciales: Equipo de Oficina.
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida
Normatividad: Decreto 775 / 05 – Decreto 2929 / 05 –
Decreto 1567 / 98
Herramientas de control: Acto administrativo.
Frecuencia: Anual
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada.

Descripción de actividades:

1. Establecer los costos a través de Cotizaciones

Ejecución y para realizar las actividades programadas en el
evaluación del plan de bienestar social.
Plan de
Estímulos – 2. Elaborar los estudios previos de acuerdo a la
Bienestar Social. fecha y la actividad programada, tramitando la
respectiva solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal y posteriormente ser remitidos al
Grupo de Contratación Administrativa para que
gestionen el proceso de invitación pública o
contrato, de acuerdo al monto.

3. Convocar por parte del Grupo de Desarrollo

Humano, a los funcionarios, dependiendo la
actividad para la respectiva inscripción de
participación.

4. Realizar el listado de las personas que han

confirmado con el fin de tomar la firma de
asistencia, o entrega de boletas. Según sea el
caso.

5. Elaborar un informe o hacer la respectiva

evaluación de la actividad mediante una encuesta.
Archivándose con la documentación que la
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GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:5

soporta.

Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo

Humano, Profesional Especializado, Profesional
Universitario,
Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos
Recursos esenciales: Solicitudes, políticas,
presupuesto.
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida
Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de
2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009,
Herramientas de control: Estudiar las diferentes
propuestas presentadas para la elaboración del plan
anual de bienestar laboral.
Frecuencia: Periódico.
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada

Descripción de actividades:

Torneos:
Inscripción en
torneos 1. Participar en los diferentes torneos que convoca
deportivos el sector privado y el sector público.

2. Elaborar los estudios previos para los torneos

que implican costo, de acuerdo a la fecha y la
actividad programada, tramitando la respectiva
solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal y posteriormente ser remitidos al
Grupo de Contratación Administrativa para que
gestionen el proceso de invitación pública o
contrato, de acuerdo al monto.

3. Informar a los funcionarios para que conformen

inscripción en las diferentes disciplinas
deportivas convocadas.

4. Generar planillas de inscripción en las

convocatorias, para cualquiera de las dos
opciones.
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5. Diligenciar los carnés de cada uno de los

jugadores, en firmas, fotos, y laminación.

6. Consultar semanalmente la programación de

juegos e informar a los jugadores.

7. Pasar planillas de inscripción a la A.R.P.

Responsable: Profesional Universitario, Profesional

Especializado, Técnico Administrativo
Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos
Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios
dispuestos a participar en las actividades, Colaboración
de la Caja de compensación familiar o entidades de
recreación y eventos
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida.
Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de
2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009,
Herramientas de control: Convocatorias realizadas,
planillas y jugadores inscritos.
Frecuencia: Periódico.
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada

Descripción de la actividad:

Ejecución y Elección de los mejores funcionarios.

evaluación del
Plan Anual de 1. Evaluar los resultados obtenidos en la
Estímulos evaluación del desempeño laboral.
(incentivos).
2. Depurar los resultados para solicitar justificación
a los jefes sobre las calificaciones
sobresalientes.

3. Convocar al Comité de Incentivos para la

elección de los mejores funcionarios y mejor
equipo de trabajo, de acuerdo como lo
establezca el acto administrativo.
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ESTIMULOS. Página:7

4. Consignar en acta donde se consoliden los

resultados de la reunión.

5. Recoger firmas de los asistentes.

6. Proyectar acto administrativo en el cual se den a

conocer los resultados a todos los funcionarios.

7. Verificar que se publique en la web.

8. Hacer reconocimiento público a estos

funcionarios.

9. Proyectar acto administrativo por el cual se

otorguen los incentivos pecuniarios de los que
fueron beneficiarios.

Responsable: Profesional Universitario, Profesional

Especializado, Técnico Administrativo
Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos
Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios
dispuestos a participar en las actividades, Colaboración
de la Caja de compensación familiar o entidades de
recreación y eventos
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida.
Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de
2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009,
Herramientas de control: Base de datos de la EDL,
acto administrativo del plan de incentivos. Documentos
que la soporten. Encuesta.
Frecuencia: Anual.
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada

Descripción de la actividad:
Subsidio educativo:
Ejecución y
evaluación del 1. Solicitar disponibilidad presupuestal a Secretaría
Plan Anual de General.
Incentivos 2. Remitir al Grupo de Contratación Administrativa
la elaboración de adición al Convenio que tienen
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GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
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la SNR con el ICETEX junto con el CDP.

3. Recibir las solicitudes de subsidio educativo que
llegan de los funcionarios.
4. Evaluar la documentación allegada por ellos.
5. Alimentar la base de datos.
6. Convocar a Comité de Incentivos.
7. Informar a los funcionarios no favorecidos
exponiendo las causas de los resultados de la
reunión.
8. Informar a los funcionarios favorecidos tanto
nuevos como antiguos de los resultados de la
reunión.
9. Apoyar a los funcionarios nuevos en las
gestiones que tienen que hacer a través de la
web del ICETEX.
10. Elaborar oficio con las copias de los documentos
de los funcionarios antiguos para remitirlos a
ICETEX y se proceda al desembolso.
11. Hacer seguimiento.
12. Recibir y evaluar la documentación de los
funcionarios nuevos para remitir al ICETEX y
que se proceda al desembolso.
13. Alimentar la base de datos.
14. Hacer seguimiento y verificación, solicitando
resoluciones de desembolso.
15. Informar constantemente a los funcionarios de
los avances del proceso.

Responsable: Profesional Universitario.

Conocimiento: Personal capacitado, motivado y con
experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos
Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios
dispuestos a participar en las actividades, Colaboración
de la Caja de compensación familiar o entidades de
recreación y eventos
Valor agregado: Brindar Bienestar Físico y mental a
los trabajadores. Mejor Calidad de Vida.
Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de
2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009.
Herramientas de control: Base de datos de la EDL,
acto administrativo del plan de incentivos. Documentos
que la soporten.
 PROCEDIMIENTO GESTION BIENESTAR Código: GH-
LABORAL Y ESTIMULOS DEL PROCESO GBE-PR-01
GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:9

Frecuencia: Permanente.
Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

5.1 Documentos asociados

 Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad.

 Manual de calidad.
 Ley 87 de 1993
 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169.
 Decreto 1599 de 2005 “Modelo Estándar de control interno.
 Decreto 2929 de 2005
 Decreto 1567 de 1998
 Decreto 1572 de 1998
 Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos,
visión, misión y valores.

5.2 Requisitos aplicables:

 Norma: NTCGP: 1000:2009.

 Metodologías.
 Manual de implementación del MECI.

6. NOTAS DE CAMBIO.
.
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados

1
de la auditoría interna
Se realizaron ajustes en relación al mejoramiento del
2
proceso.
Se realizo ajuste al procedimiento acordes con la auditoría
3
interna de calidad.

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades)

 PROCEDIMIENTO GESTION BIENESTAR Código: GH-
LABORAL Y ESTIMULOS DEL PROCESO GBE-PR-01
GESTIÓN BIENESTAR LABORAL Y Versión: 04
ESTIMULOS. Página:10

Código Nombre
GH-GBL-PR-08-FR-01 Encuesta de satisfacción

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Viviana Pimienta Vera Yurley Díaz García Omar Germán Mejía
Claudia Jeannette Oficina Asesora de Olmos/Coordinador (E)
Monguí Celeno Planeación Grupo de Desarrollo
Humano.
Fecha: Fecha: Fecha:
24 de Junio de 2011 24 de Junio de 2011 22 de Julio de 2011