PINAR

2019
P
PLAN
I
INSTITUCIONAL N
A
DE ARCHIVOS
R
PLAN INSTITUCIONAL DE
NOMBRE: CÓDIGO: PL-ACH-01
ARCHIVO (PINAR)
PROCESO: GESTION DE LA INFORMACION VERSIÓN: 02 Página 1 de 37
SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019
ELABORO REVISO COORDINO APROBO

SANDRA LILIANA MURIEL ETELVINA DIAZ B. PAULA ANDREA TINTINAGO
LIDER DE GESTION COMITÉ INSTITUCIONAL DE SUBGERENTE GERENTE
DOCUMENTAL ARCHIVOL ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
Tabla de Contenido
1. INTRODUCCION............................................................................................................ 2
2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ......................................................................... 4
3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS. ............................................................. 21
4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ........................................................ 23
5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. .............................................................................. 24
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS .......................................................... 29
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA .................................................................... 32
8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ............ 33
9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ........ 35
10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................................... 36
CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

www.hospitalsanvicenteferrer.gov.co
E mail: ventanillaunica@hospitalsanvicenteferrer.gov.co
ANDALUCIA – VALLE DEL CAUCA
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ARCHIVO (PINAR)
1. INTRODUCCION
El Hospital San Vicente Ferrer Andalucía, Surge como una necesidad de brindar a la
comunidad mejores condiciones y perspectivas de salud; el Hospital tiene su origen con la
compra de un lote con destino a la construcción del edificio para el hospital (Escritura
pública No. 24 de febrero 17 de 1960). La Gobernación del Valle del Cauca mediante
resolución Nro. 4.317 de noviembre 18 de 1965 le reconoce Personería Jurídica, mediante
la cual habilita al HOSPITAL SAN VICENTE FERRER para que entre a ejercer derechos
y contraer Obligaciones civiles y en el año de 1968 se expiden los estatutos del centro
hospitalario San Vicente Ferrer por la junta directiva
El Hospital San Vicente Ferrer es una Empresa Social del Estado de primer nivel de
atención presta sus servicios de salud en el marco del Sistema General de Seguridad
Social en Salud, leyes 100 de 1993, 1122 de 2007, 1438 de 2011 y sus decretos
reglamentario, por la ley Estatutaria 1751 de febrero 16 de 2015, “por la cual se regula el
derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” así como por las demás
normas de ley que regulan la gestión administrativa y de prestación de servicios de las
empresas del Estado que le sean aplicables.
El Hospital SAN VICENTE FERRER E.S.E., como parte integral del sistema de salud, debe
adoptar las políticas de gestión institucional orientadas por el estado para el manejo de los
documentos y principalmente de la información pública.
El siguiente documento recopila el marco conceptual, normativo y las estrategias

adoptadas por la E.S.E. para garantizar una prestación de servicios de salud que
contengan todos los principios que rigen el concepto de CALIDAD: accesibilidad,
oportunidad, integralidad, universalidad, complementariedad, equidad, continuidad. etc.
MISION
EL Hospital San Vicente Ferrer de Andalucía Valle del Cauca, es una Empresa Social del
Estado, de primer nivel de atención enfocado en una política de promoción de la salud y

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ARCHIVO (PINAR)
prevención de la enfermedad con suficiente grado de accesibilidad, participación social,

eficiencia, oportunidad y calidez, en beneficio de la comunidad del municipio y su área de
influencia.
VISION
El Hospital San Vicente Ferrer de Andalucía Valle del Cauca, en el año 2020, será
reconocido en el mercado como una organización socialmente responsable, seguro, verde,
sostenible e innovador, atendiendo los desafíos y tendencias del sector salud.
POLITICA DE CALIDAD
Liderar una cultura organizacional para la calidad, fundamentada en el desarrollo humano,
seguridad del usuario y participación social con el fin de facilitar el mejoramiento de las
condiciones de bienestar y calidad de vida en la población atendida.
PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

• Transparencia
• Honestidad
• Responsabilidad
• Respeto y buen trato
• Compromiso
• Compañerismo y cooperación
• Trabajo en Equipo
• Calidad de Servicio
• Confidencialidad
• Integridad y mejoramiento continuo de los Procesos
• Lealtad
POLITICA DE CALIDAD
Construir una nueva cultura organizacional para la calidad, fundamentada en el desarrollo
humano, la participación social, el trabajo en equipo con el fin facilitar el mejoramiento de
las condiciones de bienestar y calidad de vida en la población.
OBJETIVOS DE CALIDAD
• Implementar estrategias que fortalezcan las actividades de promoción de la salud y

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ARCHIVO (PINAR)
prevención de la enfermedad.
• Promover la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de nuestros
usuarios
• Fomentar espacios de comunicación organizacional que beneficie la
retroalimentación entre usuarios internos y externos.
• Desarrollar acciones de seguimiento y control que permitan el mejoramiento
continuo de los procesos institucionales.
Consecuentes con el reto Misional y el logro de las metas antes descritas, el hospital
define su enfoque en la gestión documental a través del proyecto denominado Plan
Institucional de Archivos. El cual sale del análisis DOFA que se hace en el mismo y del
diagnóstico de archivos que se ha venido generando a través de las continuas auditorías
internas y externas a la institución. A partir de allí el Hospital identifica los aspectos críticos
de la gestión documental de la E.S.E., los cuales prioriza como necesidades a satisfacer,
establece los objetivos a desarrollar a través de las actividades propuestas en el Plan
Institucional de Archivo – PINAR, estableciendo las metas, las fechas de realización y los
indicadores para cada uno de ellos; asimismo, se presenta una propuesta de las
necesidades de recursos físicos, tecnológicos, de talento humano y de infraestructura y
una herramienta de medición, seguimiento y control de la ejecución del plan.
El Plan Institucional de Archivos – PINAR, pretende dar solución a la problemática en

materia de archivística que se va generando en los archivos de gestión administrativos y
de los servicios con la Historia Clínica, el cual decanta el problema al momento de la
transferencia al archivo central.
2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)
A partir del continuo trabajo del coordinador de gestión documental, en los procesos de
capacitación de personal, seguimiento a los archivos de gestión, auditorias de control
interno, auditorias de los entes de control y seguimiento al plan de mejoramiento, se
establecen pues los puntos a mencionar.

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ARCHIVO (PINAR)
2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA
2.1.1.1 ADMINISTRATIVAS
 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de

las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como,
falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga
de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de
personal.
 Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario
y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión
documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se
surte este efecto al momento de la transferencia documental.
 El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión
documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a
entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al
coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el
puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo
como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas
simplemente se desentiende de su responsabilidad.
 A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve
articulado al Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto al manejo de las
responsabilidades de la administración de archivo (central y de gestión)
encontrándose inexistente en la práctica.
 Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo
de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o
documentos personales.
 Dada las características del Sistema Integrado de Gestión, el comité institucional de

archivo dispone de poco tiempo para la administración y toma de decisiones en
materia de gestión documental.
 Los funcionarios del Hospital San Vicente Ferrer, no cuentan con la cultura de
gestionar la correspondencia de manera electrónica por presentar conceptos como

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ARCHIVO (PINAR)
de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura

afianzada por los cargos directivos parcialmente.
 Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de
gestión.
2.1.1.2 PERSONAL
 Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de

organización de archivos, tanto en gestión como en central en ciertas dependencias
identificadas; Jurídica, archivo central, historias clínicas y proceso asistencial.
 Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria
con la organización de su archivo gestión ocasionando retrasos en la conformación
de la etapa activa de los expedientes.
2.1.1.3 ESPACIO
 Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento

de los archivos.
 Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la
información producida y transferidas por las dependencias.
 Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la
dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la
documentación.
2.1.1.3 PRESUPUESTO
 Existe por inversión un proyecto para digitalización del archivo central pero no hay
uno independiente para las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con
recursos este proyecto y solo se asigna un presupuesto para cajas de archivo por
valor de 4.000.000.
2.1.1.3 ARCHIVISTICAS

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ARCHIVO (PINAR)
 El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas

dependencias en ciertos aspectos y se requiere que en la administración de los
archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación,
actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción,
conservación y consulta de documentos.
 Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos
archivos de gestión.
 Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.
 Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones
que requieren, pudiendo ser estas gestionadas a través de los correos electrónicos,
lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de
documentación.
2.1.1.4 NORMALIZACION
 La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos

terminológicos y la circular externa 003 de 2015 del AGN y tener en cuenta la
realidad productora en gestión documental de las dependencias.
 Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención
documental.
 Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de
gestión.
Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión
documental pero hace falta su documentación integral, dado que se tienen hacer
funciones que no son correspondientes a la de gestión documental, como por
ejemplo el seguimiento a la codificación de las comunicaciones que generan los
funcionarios.
 Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y
guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión no están siendo
tenidos en cuenta por los funcionarios, estos son capacitados pero deben de
entender que la consulta de los manuales y guías es constante por la continua
afluencia y aplicación de procesos institucionales que generan sobrecarga de

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ARCHIVO (PINAR)
funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos

e involuntarios.
 Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de
ventanilla única para dejar bien detallado los fines y funciones que le corresponde
a cada guía, manual o procedimiento.
DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO
 Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso

no es suficiente para desarrollar las actividades propias del mismo, esto teniendo
en cuenta que el líder del proceso tiene a su cargo diversas funciones que impiden
en ocasiones la concentración en labores relacionadas netamente con gestión
documental. El líder del proceso tiene a su cargo responsabilidades adicionales
como:
Coordinación de archivo de historias clínicas.
 Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de
implementación de la ley general de archivo en los archivos de gestión, el particular
considera que estos deben ajustarse de mejor forma a la normatividad vigente.
Algunos dueños de proceso y colaboradores de la institución no han acatado las
directrices y disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000.
 Algunas de las falencias encontradas en los archivos verificados de gestión son las
siguientes:
 No utilización del rotulo de gestión documental
 No se sigue orden cronológico
 Se tiene dos o más vigencias en el mismo legajo sin considerar el cierre de
año.
 Se encuentran documentos archivados al revés
 Archivos de gestión sin utilización de carpetas colgantes
 Utilización de AZ en unidades funcionales como estadística y sistemas
 Falta de colocación de fechas extremas
 Algunos archivos de gestión reposan sobre escritorios o muebles ante la
ausencia de archivadores.

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ARCHIVO (PINAR)
 Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de

verificación de archivos de gestión sin embargo no existe evidencia de las mismas,
estas visitas carecen de programación, documentación y periodicidad.
 Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución
depende directamente de la Coordinación de archivo, el particular considera que
este archivo debe ser responsabilidad del Área estadística.
 Soportes enviados por proveedores: Los soportes enviados por proveedores como
el laboratorio clínico, carecen de procesos documentales, se evidencian facturas y
soportes enviados por dicho proveedor que deben ser procesados en su totalidad
por los colaboradores de la E.S.E. para proceder a archivar estos de forma correcta,
es de vital importancia considerar que los proveedores generan entradas a nuestros
procesos y estas deben cumplir de igual forma con los requisitos de ley.
Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reprocesos y

traumatismos al interior de nuestra Institución.
2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA
 Se puede evidenciar que el 90% de los líderes de proceso están capacitados por lo
que solo es necesario un seguimiento en auditoria interna y dejar plan de
mejoramiento.
 La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la
consecución de la información en medios electrónicos y la socialización de esta, es
más fácil, gracias a la metodología en google drive establecida con mecanismos
documentados y con los niveles de seguridad necesarios.
 La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de
comunicación interno facilitando la fluidez de la información.
 La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y
articulados con la normatividad general.
 .
 Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para
desarrollar el proceso de gestión documental en la institución.

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ARCHIVO (PINAR)
 La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su

ajuste a la norma.
 Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.
FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO
 Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de

recepción, radicación, distribución y conservación de documentos en la Unidad de
correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos
estandarizados han permitido el funcionamiento eficiente de la unidad funcional, los
mecanismos facilitan el manejo responsable de la documentación.
 Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la
dependencia denominada archivo ha logrado organizar y clasificar gran cantidad de
información de vigencias anteriores que eran responsabilidad de administraciones
pasadas, el desorden administrativo que imperaba en el archivo central y en los
archivos de gestión ha sido remplazado por buena organización.
 Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el
archivo permiten en la actualidad que cualquier servidor o ciudadano consulte de
forma efectiva la memoria administrativa e histórica de la Institución.
 Talento humano: El talento humano que posee el proceso para desarrollar las
actividades propias es idóneo, comprometido y demuestra buenos resultados en la
gestión.
 Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y
gestión en torno a la actividad denominada asesoría a los colaboradores en materia
de gestión documental.
 Acceso a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión
y de archivo central es de fácil acceso, no se evidenciaron talanqueras u obstáculos
a la consulta de documentación esto es de vital importancia de cara al buen
gobierno y a la transparencia administrativa.
 Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos
documentados realizados de acuerdo a las necesidades de las actividades
desarrolladas en el proceso han permitido mejorar la efectividad del mismo.

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ARCHIVO (PINAR)
 Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es un

requisito fundamental de la ley 594 de 2000, esta debe ser actualizada.
 Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los
colaboradores de la institución en materia de gestión documental.
 Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y
recepcionados funciona de manera organizada, los mecanismos para cumplir con
las necesidades de este procedimiento son acordes.
 Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo
relacionado con la producción de documentos, a pesar de tener una estructura
organizacional compleja se puede evidenciar que los documentos producidos
cumplen con los principios de estandarización y normalización.
 Transferencias documentales: Se pudo evidenciar que las diferentes unidades
funcionales de la Institución realizan el proceso de transferencia documental.
2.1.3 OPORTUNIDADES
 La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación

la empresa externa a los mecanismos cero papel.
 No es necesaria la asesoría externa para adelantar o implementar el sistema de
gestión documental por su grado de avance en el Hospital San Vicente Ferrer E.S.E.
 El área de gestión documental por su grado de madurez, capacita y asesora a
empresas del sector en materia de Política Cero Papel y lo concerniente a
normatividad; casos como empresas de la región.
2.1.4 AMENAZAS
 Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento de archivo los

cuales son insuficientes al largo plazo.
 Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para
asumir la responsabilidades de la gestión documental.
 Posible reestructuración administrativa
 Rotación constante de personal que no permite establecimiento del proceso ni

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ARCHIVO (PINAR)
mejora continua en seguimiento del ciclo PHVA.

 Perdida de la información del hospital
2.2 EJES ARTICULADORES
 Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la

vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución
y medir el impacto de las mismas.
Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal,

presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.
Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y

acceso a trámites y servicios.
Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.
Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura

tecnológica e seguridad informática.
Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.
2.3 ASPECTOS CRITICOS
Figura 1. Tabla de aspectos críticos y ejes articuladores.

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ARCHIVO (PINAR)
Fuente: Manual PINAR, Archivo General de la Nación.
Analizando la situación y agrupando los aspectos en El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E.
se concluye:
TABLA 1: Aspectos críticos y riesgos, Fuente: Coordinador de gestión documental.
# ASPECTO CRITICO RIESGO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay
Políticas y actos administrativos que se
adopción, seguimiento o articulación de las
quedan en el papel y que solo se
políticas o actos administrativos emitida por la
comunican en un mínimo porcentaje si
alta gerencia por motivos como, falta de
1 se socializa, si bien la socialización es
socialización, cultura laboral, apropiación
importante, debe ser fuente continuada
desde la alta gerencia, sobrecarga de
de consulta ya que para eso son
funciones, falta de seguimiento, evaluación de
elaboradas
indicadores y rotación de personal.
Falta de apropiación hacia el archivo de
Pérdida o demora en la consecución de
gestión como recurso propio del funcionario y
2 la información por falta de control que
se percibe un concepto errado de
genera desorganización y caos visual
responsabilidad en materia de gestión

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ARCHIVO (PINAR)
documental lo que repercute en el letargo de

la organización documental y solo se surte
este efecto al momento de la transferencia
documental.
El evento de vinculación y/o desvinculación del
personal en cuanto a la gestión documental no
coarta una medida que obligue al funcionario
o exfuncionario a entregar debidamente el
archivo de gestión a quien recibe el puesto de
Perdida de la información de la
trabajo, o al coordinador de gestión
dependencia y la no creación de sentido
3 documental, lo que conlleva a que la persona
de pertenencia frente al nuevo
que recibe el puesto no se adueñe de algo que
funcionario de área
no hizo otro y el que entrega el puesto de
trabajo como ya se va y no tiene ninguna
obligación por falta de exigencias o políticas
simplemente se desentiende de su
responsabilidad.
Los procesos administrativos presentan
vacíos en cuanto a la identificación del flujo de Uso de espacios innecesarios y de poca
4 documentos en especial para el manejo de las fluidez para encontrar la información
copias, normatividades o documentos relevante.
personales.
Insuficiente espacio para las áreas de archivo
Sobrecosto por pérdida o no ubicación
5 de gestión para el almacenamiento de los
de la información.
archivos.
Insuficiente espacio en el largo plazo para el
archivo central y de gestión en algunas áreas Pérdida de la información institucional y
6
para custodiar la información producida y de la eficiencia en la consecución de la
transferidas por las dependencias. misma
Por otro lado se realizó un diagnóstico a la situación actual de la E.S.E sobre la gestión
Documental y se tomará como referencia esta encuesta:

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ARCHIVO (PINAR)
TABLA 2: Encuesta de situación actual. Fuente: Coordinador de Gestión Documental.

NO
1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EXISTE
EXISTE PORQUE?
Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos
1.1 X
administrativos, legales, funcionales y
técnicos,
Se cuentan con todos los instrumentos
1.2 archivísticos socializados e
implementados. x
Se cuenta con procesos de
1.3 seguimiento, evaluación y mejora para X
la gestión documental.
Se tiene establecida la política de
1.4 X
gestión documental.
los instrumentos archivísticos
1.5 involucran la documentación X
electrónica,
Se cuenta con procesos y flujos
1.6 documentales X
normalizados y medibles.
Se documentan procesos o actividades
1.7 de gestión de X
documentos.
se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
1.8 X
necesidades documentales y de POCO ESPACIO EN
archivo, ARCHIVO
el personal de la entidad conoce la
1.9 importancia de los documentos e X
interioriza las políticas y directrices

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ARCHIVO (PINAR)
concernientes a la gestión de los

documentos
se cuenta con el presupuesto adecuado
1.10. para atender las necesidades X POCA APROPIACION
documentales y de archivo, PRESUPUESTAL
TOTAL 7 2
NO
2. ACCESO A LA INFORMACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
Se cuenta con políticas que garanticen
2.1 la disponibilidad y accesibilidad de la X
información.
Se cuenta con personal idóneo y
suficiente para
2.2 atender las necesidades documentales X
y de archivo de
los ciudadanos.
Se cuenta con un esquema de
comunicación en la
2.3 entidad para difundir la importancia de X
la gestión de
documentos.
Se cuenta con un esquema de
capacitación y
2.4 formación internos para la gestión de X
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitación.
se cuenta con instrumentos
2.5 archivísticos de descripción y X
clasificación para sus archivos,
El personal hace buen uso de las
2.6 X
herramientas tecnológicas destinadas

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ARCHIVO (PINAR)
a la administración de la información de
la entidad.
se ha establecido la caracterización de
2.7 usuarios de acuerdo a sus necesidades X
de información,
se cuenta con iniciativas para fomentar
2.8 el uso de nuevas tecnologías para X
optimizar el uso del papel,
se tiene implementada la estrategia de
2.9 gobierno en X
línea -GEL-
se cuenta con canales(locales en línea)
2.10. de servicio, atención y orientación al X
ciudadano
TOTAL 7 3
NO
3. PRESERVACION DE LA INFORMACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
Se cuenta con procesos de
herramientas normalizados para la
3.1 X
preservación y conservación a largo
plazo de los documentos.
se cuenta con un esquema de
3.2 metadatos, integrado a ostros sistemas X
de gestión,
se cuenta con archivos centrales e
3.3 X
históricos SOLO CENTRAL
la conservación y preservación se basa
3.4 en la X
normativa, requisitos legales,

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ARCHIVO (PINAR)
administrativos y técnicos que le

aplican a la entidad
se cuenta con un sistema integrado de
3.5 conservación -X
SIC-
Se cuenta con una infraestructura
adecuada para el
3.6 almacenamiento, conservación y X LA FISICA PRESENTA
preservación de la COMPLICACIONES A
documentación física y electrónica. LARGO PLAZO
Se cuenta con procesos documentados
3.7 de valoración yX
disposición final.
Se tiene implementados los estándares
3.8 que garanticen la preservación y
conservación de los documentos. x
se cuenta con esquema de migración y
3.9 X
conversión norma tizados
se cuenta con modelos o esquemas de
3.10. X
continuidad del negocio,
TOTAL 7 4
4. ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE NO
EXISTE
SEGUIRIDAD EXISTE PORQUE?
se cuenta con políticas asociadas a las
herramientas tecnológicas que
4.1 respaldan la seguridad, usabilidad, X
accesibilidad, integridad y autenticidad
de la información,
se cuenta con herramientas
4.2 X
tecnológicas, acordes a las

18
ARCHIVO (PINAR)
necesidades de la entidad, las cuales

permiten hacer buen uso de los
documentos,
Se cuenta con acuerdos de
confidencialidad y políticas de
4.3 X
protección de datos a nivel interno y
con terceros.
se cuenta con políticas que permitan
adoptar
4.4 tecnologías que contemplen servicios X
de contenidos orientados a gestión de
los documentos,
las aplicaciones son capaces de
generar y gestionar
4.5 documentos de valor archivístico, X
cumpliendo con los
procesos establecidos
se encuentra estandarizada la
administración y gestión
de la información y los datos en
4.6 herramientas X
tecnológicas articuladas con el sistema
de gestión de seguridad de la
información y los procesos archivísticos
se cuenta con mecanismos técnicos
que permitan
4.7 mejorar la adquisición, uso y X
mantenimiento de las
herramientas tecnológicas,
se cuenta con tecnología asociada al
4.8 X
servicio del

19
ARCHIVO (PINAR)
ciudadano, que le permita la

participación e interacción,
se cuenta con modelos para la
4.9 identificación, evaluación y análisis de X
riesgos,
Se cuenta con directrices de seguridad
de información con relación al recurso
4.10. humano, al entorno físico y electrónico, X
al acceso y los sistemas de
información.
TOTAL 10 0
NO
5. FORTALECIMINETO Y ARTICULACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
la gestión documental se encuentra
5.1 implementada acorde con el modelo X
integrado de planeación y gestión,
Se tiene articulada la política de gestión
5.2 documental con los sistemas y modelos X
de gestión de la entidad.
se cuenta con alianzas estratégicas
5.3 que permitan mejorar e innovar la X
función archivística de la entidad,
se aplica el marco legal y normativo
5.4 concerniente a la X
función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión
5.5 Documental basado en estándares X
nacionales e internacionales.
se tiene implementadas acciones para
5.6 X
la gestión del cambio,

20
ARCHIVO (PINAR)
Se cuenta con procesos de mejora

5.7 X
continua.
se cuenta con instancias asesoras que
formulen
5.8 X
lineamientos para la aplicación de la
función archivística de la entidad,
se tienen identificados los roles y
5.9 responsabilidades del personal y las X
áreas frente a los documentos,
la alta dirección está comprometida con ALINEACION DEL
5.10. el desarrollo de la función archivística X PRESUPUESTO
de la entidad,
DILIGENCIADA POR: AUXILIAR DE GESTION DOCUMENTAL

FECHA: JULIO DE 2017
3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS.
Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a
cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación
(tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR)
El responsable de la gestión documental confrontó cada uno de los aspectos críticos con
los criterios de evaluación de los 5 ejes articuladores propuestos por el Archivo General de
la Nación, de la siguiente manera. Figura 2. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%
TABLA 3. Aspectos críticos vs ejes articuladores. Fuente. Coordinador gestión documental.

VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%
El resultado final de la matriz de prioridades de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. Fue

21
ARCHIVO (PINAR)
el siguiente:
TABLA 4. Matriz de prioridades, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. Vista
óptima: aumentar zoom al 140%
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto
de mayor a menor, con el siguiente resultado:
TABLA 5, Total por ASPECTO CRÍTICO, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental.
TOTAL POR
# ASPECTO CRITICO
ASPECTO CRITICO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay

adopción, seguimiento o articulación de las
políticas o actos administrativos emitida por
1
la alta gerencia por motivos como, falta de 34
socialización, cultura laboral, apropiación
desde la alta gerencia, sobrecarga de
funciones, falta de seguimiento, evaluación
de indicadores y rotación de personal.
Los procesos administrativos presentan
vacíos en cuanto a la identificación del flujo
2 de documentos en especial para el manejo 33
de las copias, normatividades o documentos
personales.
Falta de apropiación hacia el archivo de
gestión como recurso propio del funcionario y
se percibe un concepto errado de
3
responsabilidad en materia de gestión 30
documental lo que repercute en el letargo de
la organización documental y solo surte este
efecto al momento de la transferencia
documental.
El evento de vinculación y/o desvinculación
del personal en cuanto a la gestión
documental no coarta una medida que
obligue al funcionario o exfuncionario a
4
entregar debidamente el archivo de gestión a 28
quien recibe el puesto de trabajo, o al
coordinador de gestión documental, lo que
conlleva a que la persona que recibe el
puesto se adueñe de algo que no hizo otro y
el que entrega el puesto de trabajo como ya
Insuficiente espacio en el largo plazo para el
archivo central y de gestión en algunas áreas
5 22
para custodiar la información producida y
transferidas por las dependencias.

22
ARCHIVO (PINAR)
TABLA 6, Total por EJE ARTICULADOR, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental.

EJES ARTICULADORES
ASPECTOS TOTAL
FORTALECIMIENTO Y ADMINISTRACION ACCESO A LA PRESERVACION DE
# ASPECTO CRITICO TECNOLOGICOS Y SOLUCIONES
ARTICULACION DE ARCHIVOS INFORMACION LA INFORMACION
DE SEGURIDAD DIRECTAS
TOTAL POR EJE
50 29 28 25 15 147
ARTICULADOR
4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA
Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la

tabla 5 y 6 teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 34
y se priorizaron 5 con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de
la Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.
A partir de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. formula el siguiente plan estratégico:
El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E establecerá mecanismos de medición y cumplimiento

de los actos administrativos que se emana la alta gerencia a través de los procesos de
auditoría, seguimiento, control y planeación y de esto se desprenderá las respectivas
felicitaciones o sanciones que diera el cumplimiento o incumplimiento de estos. La
vinculación y desvinculación de los funcionarios tendrá un protocolo para el procedimiento
que en caso contrario repercutirá en investigaciones penales y de liquidación hasta no
normalizar la correcta entrega del puesto de trabajo y de los activos tanto de información
como de propiedad, planta y equipo. Los respectivos informes de los diferentes procesos
que decanten en una falta de apropiación de los archivos de gestión decantará en el
respectivo llamado de atención a la hoja de vida del funcionario o por el contrario de
tratarse de personal contratista, se hará comunicación oficial transmitiendo la falta grave
en la que está incurriendo la prestación del servicio a través de los diferentes líderes de
procesos para que hagan su respectivo seguimiento y control informando en todo momento
la situación administrativa de la observación. La alta gerencia abordará la problemática de
espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que
ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental,
digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas
aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.

23
ARCHIVO (PINAR)
5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS.
Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes
articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado.
TABLA 7, Objetivos vs aspectos críticos FUENTE: Coordinador de gestión documental.
# ASPECTO CRITICO OBJETIVO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción,

Hacer el seguimiento de los
seguimiento o articulación de las políticas o actos
diferentes procesos a través de
administrativos emitida por la alta gerencia por
los informes y seguimientos que
1 motivos como, falta de socialización, cultura laboral,
hacen niveles estratégicos,
apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de
seguimiento y control ejecutando
funciones, falta de seguimiento, evaluación de
el respectivo correctivo.
indicadores y rotación de personal.
Los procesos administrativos presentan vacíos en Ejecutar una jornada de

cuanto a la identificación del flujo de documentos en capacitación, auditoría y control
2
especial para el manejo de las copias, por parte del coordinador de
normatividades o documentos personales. gestión documental.
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como Ejecutar una auditoría de gestión
recurso propio del funcionario y se percibe un documental para identificar a los
concepto errado de responsabilidad en materia de líderes de procesos que en su
3
gestión documental lo que repercute en el letargo de gestión no aplican los controles
la organización documental y solo surte este efecto establecidos en los manuales del
al momento de la transferencia documental. proceso documental.

24
ARCHIVO (PINAR)
El evento de vinculación y/o desvinculación del

personal en cuanto a la gestión documental no coarta Establecer un procedimiento de
una medida que obligue al funcionario o desvinculación de estricto
exfuncionario a entregar debidamente el archivo de cumplimiento desde la
gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al subgerencia administrativa y
4 coordinador de gestión documental, lo que conlleva a financiera donde se garantice el
que la persona que recibe el puesto se adueñe de retorno de los activos de
algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de información y de propiedad planta
trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación y equipo a la empresa social del
por falta de exigencias o políticas simplemente se estado.
desentiende de su responsabilidad.
Alinear las necesidades de
infraestructura y tecnológica con
la ejecución presupuestal 2018
para garantizar la adecuación
física y de herramientas que
permitan reducir y optimizar la
consecución de la información. .
La alta gerencia abordará la
problemática de espacio con la
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo
adecuación de los espacios
central y de gestión en algunas áreas para custodiar
5 físicos necesarios y de los
la información producida y transferidas por las
mecanismos que ayuden a
dependencias.
optimizar dichos espacios tales
como, tabla de valoración
documental, digitalización,
fortalecimiento de la política cero
papel y de las diferentes
herramientas aprobadas por el
archivo General de la nación en
los variados componentes
tecnológicos.
A partir de lo anterior, la E.S.E identifico los planes y proyectos asociados a los objetivos

25
ARCHIVO (PINAR)
obteniendo la siguiente información:
TABLA 8, PLANES Y PROYECTOS, FUENTE: Coordinador de gestión documental.

PLANES Y
# ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PROYECTOS
ASOCIADOS
1 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay Hacer el Auditoría
adopción, seguimiento o articulación de las seguimiento de los interna,
políticas o actos administrativos emitida por diferentes Sistema de
la alta gerencia por motivos como, falta de procesos a través gestión de
socialización, cultura laboral, apropiación de los informes y calidad.
desde la alta gerencia, sobrecarga de seguimientos que Balance Score
funciones, falta de seguimiento, evaluación hacen niveles Card
de indicadores y rotación de personal. estratégicos,
seguimiento y
control ejecutando
el respectivo
correctivo.
2 Los procesos administrativos presentan Ejecutar una PIC, auditoría
vacíos en cuanto a la identificación del flujo jornada de interna.
de documentos en especial para el manejo capacitación, Sistema de
de las copias, normatividades o documentos auditoría y control gestión de
personales. por parte del calidad.
coordinador de Balance Score
gestión Card
documental.

26
ARCHIVO (PINAR)
3 Falta de apropiación hacia el archivo de Ejecutar una Auditoría

gestión como recurso propio del funcionario auditoría de gestión interna.
y se percibe un concepto errado de documental para Sistema de
responsabilidad en materia de gestión identificar a los gestión de
documental lo que repercute en el letargo de líderes de procesos calidad.
la organización documental y solo surte este que en su gestión Balance Score
efecto al momento de la transferencia no aplican los Card
documental. controles
establecidos en los
manuales del
proceso
documental.
4 El evento de vinculación y/o desvinculación Establecer un Auditoria
del personal en cuanto a la gestión procedimiento de interna,
documental no coarta una medida que desvinculación de Sistema de
obligue al funcionario o exfuncionario a estricto gestión de
entregar debidamente el archivo de gestión cumplimiento calidad.
a quien recibe el puesto de trabajo, o al desde la Balance Score
coordinador de gestión documental, lo que subgerencia Card
conlleva a que la persona que recibe el administrativa y
puesto se adueñe de algo que no hizo otro y financiera donde se
el que entrega el puesto de trabajo como ya garantice el retorno
se va y no tiene ninguna obligación por falta de los activos de
de exigencias o políticas simplemente se información y de
desentiende de su responsabilidad. propiedad planta y
equipo a la
empresa social del
estado.
5 Insuficiente espacio en el largo plazo para el Alinear las Plan de
archivo central y de gestión en algunas necesidades de compras,
áreas para custodiar la información infraestructura y plan operativo
producida y transferidas por las tecnológica con la anual de
dependencias. ejecución inversiones,

27
ARCHIVO (PINAR)
presupuestal 2018 proyecto de

para garantizar la modernización
adecuación física y de la gestión.
de herramientas
que permitan
reducir y optimizar
la consecución de
la información. . La
alta gerencia
abordará la
problemática de
espacio con la
adecuación de los
espacios físicos
necesarios y de los
mecanismos que
ayuden a optimizar
dichos espacios
tales como, tabla
de valoración
documental,
digitalización,
fortalecimiento de
la política cero
papel y de las
diferentes
herramientas
aprobadas por el
archivo General de
la nación en los
variados
componentes
tecnológicos.

28
ARCHIVO (PINAR)
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS
Para la formulación de proyectos la alta gerencia tendrá en cuenta una metodología interna
de la siguiente manera:
Nombre del plan o proyecto.

Responsable del Plan o Proyecto.
Actividades y su tiempo de ejecución.
Responsable de la actividad.
Indicadores del plan o proyecto.
NOMBRE: MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA INSTITUCIONAL
OBJETIVO: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los

aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión
documental
Alcance: este plan incluye la valoración, mejoramiento y dotación de la infraestructura y

elementos tecnológicos del archivo y sus depósitos.
RESPONSABLE: Alta gerencia

29
ARCHIVO (PINAR)
TABLA 9, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión

documental.
FECHA
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA FINAL ESTRATEGIA OBSERVACI
INICIO ONES
Identificar las Alta gerencia

mejoras estudios y
a realizar en la 10/11/2019 diseños
infraestructura
presupuestar la Alta gerencia estudios y

inversión a 10/12/2019 diseños
realizar
FECHA
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA FINAL ESTRATEGIA OBSERVACI
INICIO ONES
Estudiar Alta gerencia estudios y

posibles 10/06/2019 diseños
traslados de
oficina
Mejorar las 2019
condiciones Alta gerencia
de los
depósitos

30
ARCHIVO (PINAR)
Estudiar y Alta gerencia 10/11/2019 Estudios de

establecer conveniencia
mecanismos y gestión de
tecnológicos para proyectos.
la mejora de la
gestión
documental
electrónica
Presentar el oficina de proyecto
proyecto planeación 11/11/2019 MGA
a la alta dirección
Disponibilidad Alta gerencia y

presupuestal presupuesto 20/02/2019
Realizar el manual de
proceso de contratación 01/03/2019 30/06/2019 contratación
contratación
Supervisar la
adecuación de la
infraestructura y
del componente
tecnológico.

31
ARCHIVO (PINAR)
INDICADORES

documental.
INDICADOR INDICE SENTIDO META

ESTUDIO DE
LOCACIONES Áreas/intervenida creciente 50%
Mejorar las área o situación

Condiciones de infraestructura y analizada/área o creciente 70%
componente tecnológico situación
mejorada
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
Para la creación del mapa de ruta, el Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. tuvo en cuenta el
tiempo de ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa:

documental.
Corto Mediano plazo (1

plazo a 4 años) Largo plazo
(1 año)
Plan o proyecto
Tiempo
2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

32
ARCHIVO (PINAR)
Auditoría interna, Sistema de gestión de

calidad. Balance Score Card
PIC, auditoría interna. Sistema de gestión
de calidad. Balance Score Card
Auditoría interna. Sistema de gestión de

Auditoria interna, Sistema de gestión de
Plan de compras, plan operativo anual
de inversiones, proyecto de
modernización de la gestión.
Auditoría interna, Sistema de gestión de
PIC, auditoría interna. Sistema de gestión
de calidad. Balance Score Card
8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.
La alta gerencia estable un cuadro de control básico para la medición de los objetivos
propuestos, los mismos pueden aumentar según las necesidades de la entidad.
TABLA 11, Cuadro de seguimiento y control, FUENTE: Coordinador de gestión

documental.
MEDICION
TRIMESTRAL

33
ARCHIVO (PINAR)
PLANES Y PROYECTOS META

ASOCIADOS INDICADORES TRIME 1 2 3 4 GRAFICO OBSERVACIO
STRAL NES
Proyecto de
mejoramiento de sede
administrativa(
Adecuación archivo)
ESTUDIO DE
LOCACIONES 100%
Digitalización de la Socialización 50%

información producida
en los archivos de
gestión de la
institución a partir de
enero de 2019

34
ARCHIVO (PINAR)
PIC, auditoría interna.

Sistema de gestión de
calidad. Balance Score PERSONAL
Card. CAPACITADO %
Proyecto de dotación
de elementos de
oficina y adquisición EQUIPOS
de software, ADQUIRIDOS %
9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Los objetivos establecidos para cumplir con la política de gestión documental del Hospital
San Vicente Ferrer E.S.E.
1. Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos

para garantizar la adecuada Gestión Documental.
2. Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión.
3. Establecer los programas específicos para los archivos de gestión.
4. Formular procesos de gestión documental.
5. Actualizar las tablas de Retención Documental, al igual que los inventarios
documentales.
6. Formular políticas para la preservación de la información.
7. Mejorar las condiciones de almacenamiento en los archivos.
8. Capacitar a los funcionarios de El Hospital San Vicente Ferrer E.S.E. en temas de
gestión documental.
9. Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
10. Determinar y adquirir una herramienta tecnológica para la gestión Documental y de
digitalización del patrimonio documental de la E.S.E.

35
ARCHIVO (PINAR)
10. BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan Institucional de

Archivos –PINAR (2014), PINAR SABANALARGA ANTIOQUIA, Página WEB.
CUADRO CONTROL DE APROBACIONES

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Sandra Liliana Muriel Méndez ( Líder Erika Puerta Hernández Paula Andrea Tintinago Solarte
de Archivo) (Representante Alta Dirección) (Gerente)
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
CUADRO CONTROL DE CAMBIOS

REVISÓN FECHA QUIEN SOLICITA EL CAMBIO ESPECIFICAR EL CAMBIO
1 01/01/2018 Sandra Liliana Muriel Méndez Creación del Plan
2 01/01/2019 Sandra Liliana Muriel Méndez Actualización del plan

36

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2019

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SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

ELABORO REVISO COORDINO APROBO

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

PROCESO: GESTION DE LA INFORMACION VERSIÓN: 02 Página 2 de 37

SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

El siguiente documento recopila el marco conceptual, normativo y las estrategias

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

PROCESO: GESTION DE LA INFORMACION VERSIÓN: 02 Página 3 de 37

SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

prevención de la enfermedad con suficiente grado de accesibilidad, participación social,

PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

PROCESO: GESTION DE LA INFORMACION VERSIÓN: 02 Página 4 de 37

SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

El Plan Institucional de Archivos – PINAR, pretende dar solución a la problemática en

2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

PROCESO: GESTION DE LA INFORMACION VERSIÓN: 02 Página 5 de 37

SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA

 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de

 Dada las características del Sistema Integrado de Gestión, el comité institucional de

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura

 Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de

 Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

 El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas

 La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos

DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

 Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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SUBPROCESO: ARCHIVO FECHA: 01/01/2019

 Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de

Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reprocesos y

2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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 La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su

FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

 Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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 Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es un

 La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación

 Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento de archivo los

CARRERA 4 No. 13 – 31 Teléfono: 223 5100 Fax: 2235817

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