LEAN OFFICE

Lean Office es la filosofía que busca reducir las mudas (desperdicios) que se generan en las oficinas, teniendo
como objetivo mejorar las relaciones de trabajo, buscando la ergonomía, técnicas de comunicación y reporteo
que ayuden aprovechar el tiempo. Partiendo de la Manufactura Esbelta, Lean Office sigue los mismos principios,
que ha sido definido como una filosofía de excelencia, basada en:

1. La eliminación planeada de todo tipo de desperdicio

2. El respeto por el trabajador: Kaizen
3. La mejora consistente de Productividad y Calidad

Una oficina lean puede ser descrita como un lugar donde el desperdicio es eliminado para ofrecer a los clientes
internos y externos un mejor servicio. Casi todos los principios usados en entorno manufacturero pueden ser
utilizados también en este entorno. La eliminación del trabajo en curso, flujo continuo, o estandarización son
algunos ejemplos.

Las principales ventajas de adoptar una estrategia Lean Office en sus procesos administrativos:

• Aumentar el control sobre los procesos, base fundamental para la mejora continua.
Centrarse en los procesos, en lugar de en las personas.
• Mayor transferencia de conocimiento entre los empleados.
• Eliminación de los desperdicios en los procesos, aportando un mayor valor al cliente.
• Procesos de trabajo definidos y estandarizados, lo que asegura reducir las desviaciones negativas de los
resultados prefijados, con independencia del empleado que lleve a cabo la tarea.

Lean no sólo se aplica en empresas de manufactura, sino en todo tipo de organizaciones. Respecto a los procesos
administrativos, un estudio en Alemania del Kaizen Institut y el Fraunhofer IPA (Instituto de Producción y
Automatización de Stuttgart) mostraba en el año 2006 como al menos el 32% de las actividades realizadas en las
oficinas eran Despilfarro.

El origen del Despilfarro se podía desglosar en:

• 51% Procesos inadecuados

• 31% Entorno inadecuado (por ejemplo, desorden)
• 18% Otras causas

Por tanto, es preciso formar, entrenar, implementar y crear rutinas de trabajo basadas en herramientas de mejora
como:

1. Visual Management: sistema de KPI’s y métricas que evalúen el resultado de los principales procesos
administrativos y sus características cualitativas.
2. Reuniones TOP: reuniones periódicas y estándares, para la evaluación y seguimiento de los principales
ratios operativos.
3. Mapeo de procesos: empleando cualquiera de las herramientas existentes de mapear un proceso (Value
Stream Map, Makigami, Process Map o SIPOC) será útil para analizar el funcionamiento del proceso y
definir planes de acción para su mejora.
 4. Grupos de Resolución de Problemas: herramienta empleada para el análisis de las causas raíz de un
problema y establecer acciones que eviten su repetibilidad; con ello lograr estabilizar el resultado del
proceso.
5. 5S: un entorno de trabajo estandarizado, con un orden definido y un funcionamiento sistemático, es clave
para evitar perder tiempo buscando información o gestionando documentación obsoleta.
6. TPM: para la óptima mantenibilidad de los equipos empleados (PC, impresoras, fotocopiadoras,
teléfonos…) es preciso establecer planes de mantenimiento que aseguren un correcto funcionamiento de
los mismos que garanticen una funcionalidad adecuada durante tiempo.
7. Flow System: flujo tirado de información, a partir del cual, una etapa del proceso no gestiona ni produce
información hasta que la siguiente no se lo requiere.

Una de las mayores dificultades dentro de los procesos administrativos es concienciar a los equipos de trabajo
sobre la necesidad de estandarizar todas y cada una de las operaciones a realizar. Por otro lado, la necesidad de
garantizar la buena calidad de los datos introducidos al sistema, así como facilitar el flujo de la información,
ayudaran a la drástica reducción de los Lead Time, FTE (Horas dedicadas de persona) y los retrabajos del proceso.