Administración de Operaciones, Ciudad de México a 23 octubre de 2021

Estrategias de Lean Operations en

Hosokawa Micron de México

José Antonio Hernández Juárez a

a
Metallurgical mining engineer, Engineering school, UNAM & Master's degree student in Industrial Management, Chemistry school, UNAM.

ABSTRACT

Keywords: Se realizó una introspección de la importancia de implementar estrategias de Lean Manufacturing y Lean
Lean Manufacturing Office en Hosokawa Micron de México; con el objetivo de mejorar y optimizar los procesos eliminando y/o
Lean Office reduciendo aquellas actividades que no añadan valor dentro del proceso; por lo que es crucial crear una
5´s gestión moderna en la que se reduzcan los costos y las tareas administrativas, lo cual tendrá una consecuencia
Kaizen directa en la satisfacción de los clientes. Para ello deberemos implementar las 5s en todo el ámbito de trabajo,
tanto en el almacén, como en el área de oficinas. Hosokawa al ser una empresa que comercializa equipos de
proceso y refaccionamiento, debe ser competitivo y para ello es necesario estar a la cabeza del mercado y
eso solo se consigue mediante un constante incremento en la productividad implementando Lean Office que
vendría a significar “oficina esbelta”, es la aplicación del Lean Manufacturing a los procesos administrativos.
El objetivo “esbelto” tiene el sentido de eliminar lo que sobra (desperdicios) y quedarse con lo estrictamente
necesario, lo cual corresponde al valor agregado.

1. Introduction

El concepto Lean Manufacturing puntualmente, fue introducido en 1990 por Dr. James P. Womack a través de un estudio del sistema de
producción Toyota, en dicho estudio, se mostró como la administración con un enfoque de reducción de desperdicios podría aumentar
significativamente la eficiencia de la planta manufacturera. Sin embargo, actualmente, en el desarrollo del concepto, se integran una serie de
herramientas cuyo enfoque es la mejora continua (Arbulo. P. R 2017).

Lean Office (oficina esbelta) es una filosofía de trabajo que busca mejorar la productividad, eliminando aquellas tareas -como el exceso de trámites
burocráticos- que no tengan valor para el desarrollo de la empresa y sus actividades. En pocas palabras, la metodología Lean no es otra cosa que
la aplicación del Lean Manufacturing a los procesos administrativos. Este concepto tiene sus bases en la filosofía Kaizen de mejora continua. En el
siglo XX esta metodología se implantó en el sector industrial con el fin de mejorar la producción y fabricación, la cadena de montaje de Henry Ford
es un ejemplo de ello. Por ello, cada vez más empresas de todos los sectores se han ido sumado a este modelo de trabajo. Cuando hablamos de
“oficina esbelta”, el adjetivo “esbelto” hace referencia al sentido de eliminar lo que sobra y quedarnos solo con lo que es estrictamente necesario para
realizar nuestro trabajo.

¿Qué se pretende conseguir con esto? El objetivo principal es aumentar la productividad con los recursos disponibles, aumentar la calidad y reducir
los tiempos para mejorar la experiencia de clientes y usuarios.

La empresa Hosokawa Micron de México, perteneciente al Grupo Hosokawa con sede en Japón es una compañía que se dedica a la comercialización
de equipos y refaccionamiento para diversas industrias tales como: Química, Alimenticia, Farmacéutica, Minera, Cementera y Reciclaje. En México
únicamente es oficina de ventas y se cuenta con un almacén de refacciones.

Para que la empresa alcance picos de excelencia, es importante simplificar procesos. Hay que eliminar los pasos intermedios innecesarios,
los documentos superfluos, la aprobación de procesos y reducir los intermediarios entre departamentos. En definitiva, acortar trámites para
agilizar el proceso.

El objetivo que la empresa es conseguir es estar a la cabeza del mercado, ser competitiva mediante un incremento de la productividad; para
ello, es importante introducir nuevas tecnologías de gestión empresarial y administrar los tiempos de trabajo para lograr un sistema eficiente
y eficaz.

Para que el sistema funcione es importante también que la dirección de la empresa implante la metodología Lean Office en todas sus áreas
por igual. Además, esto tiene que permanecer ligado a la filosofía de la empresa, formar parte de su cultura y ser asimilado por todos los
colaboradores. Los supervisores o jefes de departamento, por su parte, deberán hacer revisiones constantes para verificar que el sistema
está funcionando correctamente y mantener la motivación de los trabajadores.
El Lean Manufacturing busca aumentar la productividad de la empresa optimizando los recursos disponibles. Sus principios pued en ser
trasladados a las Lean Office a través de las 5´s:

Clasificar (Seiri): hay que realizar una clasificación de las tareas de cada trabajador, así como de los archivos y documentos de la oficina.
En esta etapa se elimina la documentación inservible, aquella que no es relevante para el trabajo diario.

Ordenar (Seiton): en ocasiones, se invierte más tiempo del necesario buscando los documentos o materiales. Mantener el espacio de trabajo
ordenado facilita en gran medida el trabajo diario.

Limpiar (Seiso): el puesto de trabajo debe estar limpio y en armonía con el resto del espacio. Esto es fundamental para poder aprov echar al
máximo los recursos de los que se disponen, además de para prevenir riesgos laborales.

Estandarizar (Seiketsu): adoptar un método de clasificación adecuado es fundamental para agilizar las funciones diarias. Un ejemplo de
esta estandarización es utilizar etiquetas con códigos o colores.

Mantener (Shitsuke): tras haber implantado estos principios, es importante ser constantes para convertirlo en rutinas.

¿En qué beneficia la aplicación del Lean Office?

Agilizar el trabajo diario, facilitar la búsqueda de documentos o prevenir accidentes laborales son solo algunos de los beneficios que el Lean
Office puede aportar a una empresa.

Aunque esta filosofía siempre ha sido implementada y puesta en marcha en el sector industrial, han recogido algunos de los beneficios del
uso de esta metodología en diferentes ámbitos laborales:

• Reduce los tiempos de trabajo a la mitad.

• Disminuye el porcentaje de error en un 90%.
• Elimina la duplicidad de tareas y mejora el proceso de archivo y documentación.
• Mejora la satisfacción de empleados y clientes. Además, favorece la colaboración entre los distintos equipos de la empresa.
• Acorta los plazos de entrega y ahorra gastos en material de oficina.
• Aumenta la capacidad de reacción ante posibles problemas.
• Duplica la productividad de la empresa.
• En definitiva, mejora la rentabilidad de la empresa.

Es en estos casos en los que el Lean Office cobra mayor relevancia, ya que busca fomentar el trabajo en equipo y alinear las tareas hacia la
consecución de un objetivo común.

Para conseguirlo, es necesario involucrar a los trabajadores y educar sobre la importancia de estos nuevos cambios para que el sistema
funcione. Además, es preciso incorporar un sistema de cooperación y comunicación interna compartido por todos y cada uno de los
colaboradores. Cuando la cultura de la empresa empieza a cambiar, las personas de la empresa cambian también y comienzan a pensar
sobre nuevas opciones de mejora.

La implantación de esta técnica supone para el trabajador una mejora de la organización interna de la empresa, sabiendo el rol que cada
empleado debe tener, aclarando las responsabilidades y objetivos individuales. Muchas compañías del sector servicios han implantado esta
técnica en su rutina de trabajo con el fin de mejorar la productividad y optimizar los recursos de la compañía de la mejor manera.

Esto permite que las empresas puedan detectar posibles errores a tiempo, con el objetivo de adoptar las medidas necesarias para
solucionarlos, dando lugar a decisiones basadas en los hechos y en la observación directa.

Referencias

[1] Arbulo. P. R (2017) La gestión en costes en lean manufacturing. (1° Ed) España:Gesbiblo, S. L. 5.2.
[2] González. F. (2007) Manufactura esbelta (lean manufacturing). Principales herramientas. Revista Panorama Administrativo No. 2.
[3] Drew A. Locher (2017) Lean office: Metodología Lean en servicios generales, comerciales y administrativos.

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