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ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

La empresa no debería tener ningún inventario, si fuera posible, porque mientras los
productos se encuentran en el almacén no generan rendimientos y deben ser financiados.

Sin embargo, la mayoría de las empresas consideran necesario mantener algún tipo de
inventario porque: 1) la demanda no se puede pronosticar con certeza, y 2) se requiere de
cierto tiempo para convertir un producto de tal forma que se pueda vender.

Además, del mismo modo que los inventarios excesivos son costosos para la empresa,
también lo son los inventarios insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los
competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan, y podrían perderse
algunos negocios.

Una gestión adecuada del inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas. Una falta de coordinación entre estos departamentos,
la existencia de pronósticos de ventas deficientes, pueden conducir a un fracaso financiero.

TIPO DE INVENTARIO

Los conceptos que forman al inventario pueden agruparse en una de las siguientes categorías:

1. La materia prima incluye los nuevos artículos de inventarios que se les compra a los
proveedores; es el material que compra una empresa para transformarlo en productos
terminados destinados a ser vendidos. En la medida en que la empresa tenga un
inventario de materia prima, las demoras en la colocación de órdenes y en las entregas
de los proveedores no afectaran el proceso de producción.

2. El inventario de producción en proceso se refiere a los artículos del inventario que

se encuentran en diversas etapas del proceso de producción. Si una empresa tiene
inventarios de producción en proceso en cada etapa del proceso de manufactura, no
tendrá que detener por completo la producción, si se presenta un problema en una de
las etapas anteriores.

3. El inventario de productos terminados representa aquellos artículos que están

listos para su venta. Las empresas llevan un inventario de productos terminados para
asegurarse de que puedan surtir los pedidos cuando éstos se reciben. Si no cuenta con
un inventario de productos terminados, la empresa tiene que esperar hasta la
terminación del proceso de producción para poder vender el inventario; de tal modo, la
demanda podría no quedar satisfecha en el momento que se manifiesta. Cuando un
cliente llega y no existe un inventario para satisfacer su demanda, surge un faltante
de inventario que puede provocar que la empresa pierda parte de su clientela a favor
de los competidores, tal vez en forma permanente.

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NIVEL OPTIMO DE INVENTARIO

La meta de administración del inventario es proporcionar los inventarios necesarios para

sostener las operaciones en el costo más bajo posible. Por lo tanto, el primer paso que debe
seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario es identificar los costos que intervienen
en su compra y mantenimiento, y, posteriormente, en qué punto se minimizan estos costos.

COSTOS DEL INVENTARIO: Por lo general, clasificamos los costos de inventario en dos
categorías: las que están asociadas con el mantenimiento del inventario, y las relacionadas
con el ordenamiento y la recepción del inventario.

1. Los costos de mantenimiento incluyen todos los gastos asociados con el hecho de
tener un inventario, tales como el alquiler del almacén donde se guarda y los seguros
que se contratan sobre ellos; asimismo, dichos gastos aumentan en proporción directa
a la cantidad promedio de inventarios que se lleve.

2. Los costos de ordenamiento son los relacionados con la colocación y recepción de

un pedido para comprar nuevos inventarios, entre ellos los costos de generación de la
orden de pedido, las transmisiones por fax y otros costos similares. En su mayor parte,
los costos asociados con cada pedido son fijos, independientemente del tamaño de la
orden.

Para simplificar el contexto, trataremos a todos los costos de mantenimiento como variables y
a todos los de ordenamiento como fijos.

Si suponemos que la empresa conoce la cantidad total de inventario que necesita y si las
ventas se distribuyen uniformemente durante cada periodo, podemos combinar los costos
totales de mantenimiento (CTM) y de ordenamiento (CTO) para determinar el costo total del
inventario (CTI), como se describe a continuación:

Costo Totales del Inventario (CTI)

= Costo Totales de Mantenimiento + Costo Totales de Ordenamiento

CTI = {(Costo de Mantenimiento por Unidad) ∗ (Unidades promedio en inventarios)}

+ {(Costo por Orden) ∗ (Numero de Ordenes)}

Q T
CTI = {(C ∗ PC) ∗ ( )} + {(O) ∗ ( )}
2 Q

En donde:

C = Costos de mantenimiento como porcentaje del precio de compra de cada artículo del inventario.
PC = Precio de compra o costo por unidad.
Q = Número de unidades compradas en cada pedido.
O = Costos fijos por orden.
T = Demanda total, o número de unidades vendidas, por periodo.

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De acuerdo con esta ecuación, la inversión promedio en inventarios depende de la frecuencia
con la cual se coloquen las órdenes y de su tamaño.

Si ordenamos todos los días, el inventario promedio será mucho más pequeño que si
ordenamos una vez al año y, en ese caso los costos de mantenimiento del inventario serán
bajos; pero el número de órdenes será muy grande y los costos de ordenamiento serán altos.

Podemos reducir los costos de ordenamiento colocando pedidos por mayores cantidades y con
menor frecuencia, pero entonces el inventario promedio, y por lo tanto los costos totales de
mantenimiento, serán altos.

La relación entre los costos de mantenimiento y los de ordenamiento se presentan en el

grafico siguiente. Observe que en esta figura existe un punto en el que el CTI es minimizado,
el cual recibe el nombre de cantidad económica (optima) de la orden (CEO).

EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE LA ORDEN (CEO): Cantidad Optima que

debe ser ordenada. Esta es la cantidad que minimizará los costos totales del inventario. El
resultado es la siguiente ecuación:

2∗O∗T
CEO = √
C ∗ PC

Los principales supuestos del modelo de la cantidad económica de la orden proporcionados en

la ecuación son que: 1) las ventas se distribuyen de manera uniforme a lo largo de todo el
periodo examinado y pueden pronosticarse de una manera precisa; 2) las ordenes se reciben
en el momento esperado, y 3) el precio de compra (PC) de cada artículo del inventario es el
mismo independientemente de la cantidad que se ordene.

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Suponga que la empresa Pinta S.A., un distribuidor de camisetas diseñadas por los
mismos clientes dispone de la siguiente información:

T = 78.000 camisetas por año.

C = 25% del valor del inventario.

PC = 3.84 dólares por camiseta (las camisetas se venden a nueve dólares).

O = 260 dólares por pedido.

Sustituyendo estos datos en la ecuación anterior, determinamos que la cantidad económica de

la orden es de 6.500 unidades:

2∗O∗T 2 ∗ $260 ∗ 78000

CEO = √ =√ = 6,500 unidades
C ∗ PC 0,25 ∗ $3,84

Si Pinta S.A ordena 6.500 camisetas cada vez que necesite inventario, colocará
78.000/6.500=12 ordenes por año, y llevara un inventario promedio de 6.500/2 = 3.250
unidades.

Por lo tanto, en el nivel de la cantidad económica de la orden, los costos totales del inventario
de Pinta S.A. serian iguales a 6.240 dólares:

Q T 6500 78000
CTI = {(C ∗ PC) ∗ ( )} + {O ∗ ( )} = {(0,25 ∗ $3,84) ∗ ( )} + {($260) ∗ ( )} = $6,240
2 Q 2 6500

Costos totales del inventario de varias cantidades de órdenes de Pinta S.A

NUMERO COSTOS TOTALES COSTOS TOTALES COSTOS

CANTIDAD DE DE DE TOTALES DEL
ORDENES MANTENIMIENTO ORDENAMIENTO INVENTARIO
500 156 $ 240 $ 40,560 $ 40,800
1,000 78 $ 480 $ 20,280 $ 20,760
3,000 26 $ 1,440 $ 6,760 $ 8,200
5,200 15 $ 2,496 $ 3,900 $ 6,396
6,500 12 $ 3,120 $ 3,120 $ 6,240
7,800 10 $ 3,744 $ 2,600 $ 6,344
9,750 8 $ 4,680 $ 2,080 $ 6,760
13,000 6 $ 6,240 $ 1,560 $ 7,800
19,500 4 $ 9,360 $ 1,040 $ 10,400
39,000 2 $ 18,720 $ 520 $ 19,240
78,000 1 $ 37,440 $ 260 $ 37,700

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El cuadro superior contiene los costos totales del inventario en los cuales incurriría Pinta S.A
según diversas cantidades de ordenamiento, incluyendo el nivel de la cantidad económica de
la orden.

Observe que: 1) a medida que la cantidad ordenada aumenta, los costos totales de
mantenimiento también lo hacen, mientras que los de ordenamiento disminuyen, y viceversa;
2) si se ordena una cantidad inferior a la cantidad económica de la orden, los costos de
ordenamiento son mayores a los costos de mantenimiento. Y 3) si se ordena una cantidad
superior a la cantidad económica de la orden, los costos de mantenimiento son mayores a los
costos de ordenamiento.

$45,000
COSTOS TOTALES DE MANTENIMIENTO
$40,000 COSTOS TOTALES DE ORDENAMIENTO
COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO
$35,000

$30,000
COSTOS TOTALES
$25,000 DEL INVENTARIO

$20,000

$15,000

$10,000 COSTOS TOTALES

DE COSTOS TOTALES
$5,000 MANTENIMIENTO DE
ORDENAMIENTO
$-
500 1,000 3,000 5,200 6,500 7,800 9,750 13,000 19,500 39,000 78,000

PUNTO DE REORDEN

Nivel de inventario en el que debe colocarse una nueva orden. Suponga que existe una
demora entre la fecha en la que se ordena el inventario y la que se recibe, la empresa deberá
reordenar antes de quedarse sin inventario. Por ejemplo, si normalmente se requieren de dos
semanas para recibir órdenes, Pinta S.A. debería reordenar cuando queden dos semanas de
inventario. Pinta S.A. vende 78.000/52 = 1.500 camisetas por semana, en consecuencia, su
punto de reorden aparece cuando el inventario disminuye a 3.000 camisetas.

Aun si Pinta S.A. ordena un inventario adicional del punto de reorden apropiado, una demanda
inesperada podría ocasionar que se quedara sin inventario antes de que se entregara el
nuevo. Para evitar este inconveniente, la empresa puede mantener un inventario de
seguridad, es decir, inventarios adicionales que le ayudan a protegerse de las demandas
inesperadas.

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Por lo general, la cantidad del inventario de seguridad que una empresa mantiene
aumenta debido a: 1) la incertidumbre de los pronósticos de demanda; 2) los costos (en
términos de las ventas perdidas y del crédito comercial perdido) generados por los faltantes
del inventario, y 3) la probabilidad de que ocurran demoras en la recepción de los embarques.

La cantidad del inventario de seguridad disminuye a medida que aumenta el costo de

mantener este inventario adicional.

En los casos en que es poco realista suponer que la demanda del inventario es uniforme todo
el año, no debería aplicarse anualmente el modelo de la CEO. En lugar de ello, es más
adecuado dividir el año en estaciones en que las ventas son relativamente constantes,
digamos, verano, primavera, otoño y el invierno; de este modo, el modelo de la cantidad
económica de la orden podrá aplicarse en forma independiente en cada periodo.