Código CD-01

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha 01-07

PROCESO: DIRECTIVO
OBJETIVO: Establecer y gestionar las directrices y políticas de la institución
RESPONSABLE: Rectora

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Comunidad educativa Necesidades encontradas P: : Analizar la información de entrada Información analizada Comunidad educativa.
MEN en la comunidad Proyección presupuestal Necesidades especificas Todos los procesos.
Municipio de Medellín educativa Estudio del entorno
Secretaría de Educación PEI Plan financiero
Todos los procesos Sistema Preventivo Provisión de los recursos
Proveedores en general Salesiano Evaluación de proveedores
Comunidad salesiana Normatividad vigente
Fraternidad Medellín Diagnostico Institucional
Información de
Proveedores
Proveedores
seleccionados
Presupuesto
Recursos financieros
Necesidades de recursos
y de mejora en la
infraestructura
Comunidad educativa Estudio del entorno H: Establecer direccionamiento Misión Comunidad educativa.
MEN Necesidades especificas estratégico de la institución Visión Todos los procesos
Municipio de Medellín de cada proceso Establecer el presupuesto Políticas Secretaria de
Secretaría de Educación Sistema Preventivo Asegurar la comunicación interna Objetivos Educación
Todos los procesos Salesiano Ejecutar el presupuesto Filosofía
Proveedores en general Directrices Municipales, Realizar la adquisición de bienes y Principios
Comunidad salesiana nacionales y servicios y POAI
Fraternidad Medellín Sectoriales hacer subcontrataciones. PEI
Necesidades de recursos Realizar mantenimiento en la Diseño del presupuesto
Información de Comunicaciones
 Proveedores infraestructura y ambiente de trabajo Estados financieros
Proveedores Realizar estados financieros. Infraestructura adecuada y
seleccionados provisión de recursos
Presupuesto Informes
Recursos financieros
Necesidades de recursos
y de mejora en la
infraestructura

Comunidad educativa Diagnostico Institucional
MEN Resultado de los
Municipio de Medellín procesos
Secretaría de Educación Evaluaciones anteriores
Todos los procesos Directrices
Proveedores en general Resultados de Auditoria
Comunidad salesiana Ejecución presupuestal
Fraternidad Medellín Evaluación de los
proveedores
V: Realizar la Evaluación institucional Análisis de la Evaluación Comunidad educativa.
Realizar la Revisión por la Dirección Institucional Todos los procesos
Verificar la ejecución presupuestal Necesidades de mejoramiento Secretaria de
Plan de mejoramiento Educación
institucional
Medición de indicadores de
procesos

Comunidad educativa Resultados de procesos A: Gestionar acciones de mejora Acciones de mejora, Acciones Comunidad educativa.
Todos los procesos No conformidades correctivas, preventivas Todos los procesos
Proveedores en general Necesidades de Secretaria de
Comunidad salesiana mejoramiento Educación
Fraternidad Medellín Plan de mejoramiento
Plan operativo de
inversión

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
ID-01 REPORTE DE CALAMIDAD DOMESTICA la educación y sus normas Capitulo 5
ID-02 SOLICITUD DE PERMISOS ley general de educación 6.1 Provisión de recursos
GD-01 LLEGADAS TARDE DE EDUCADORES PES propuesta educativa salesiana 6.3 Infraestructura
GD-02 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL Ley 80/1993 7.4 Compras
GD-03 ELEBORACION DE PRESUPUESTO Plan general de contabilidad 8.3 Control del producto no conforme
GD-04 PLAN DE MEJORAMIENTO Ley 87/1993 8.4 Análisis de datos
INSTITUCIONAL Acuerdos municipales 8.5 Mejora
GD-05 PLAN OPERATIVO (ELIMINADO) Decreto 1857 /1994 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
MD-01 MANUAL DE CONVIVENCIA Informe anual de Fraternidad Medellín 8.2.4 Seguimiento y medición del producto
MD-02 MANUAL DE FUNCIONES
MD-03 MANUAL DE INDUCCIÓN
FD-01 EVALUACION INSTITUCIONAL
FD-02 LLEGADAS TARDE EDUCADORES
FD-03 REVISION POR LA DIRECCIÓN
FD-04 COMUNICACIONES
FD-05 SOLICITUD DE MATERIAL DIDÁCTICO
FD-06 AUTORIZACION DE PERMISOS A
DOCENTES
FD-07 LLAMADAS DE ATENCIÓN
FD-08 ESTIMULOS
FD-09 GASTOS O APROPIACIONES
FD-10 INGRESOS
FD-11 EGRESOS
FD-12 INVERSIONES
FD-13 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
FD-14 PLAN ANUAL DE SUBPROYECTOS
FD-15 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN
POAI
FD-16 PROGRAMA GENERAL DE COMPRAS
FD-17 PRESUPUESTO DE RECURSOS
FD-18 PLAN DE COMPRAS
FD-20 ANALISIS DE RESULTSDOS DE LA
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
FD-21 ANALISIS HISTORICO DE PRUEBAS
ICFES
FD-22 CRONOGRAMA INSTIUCIONAL
FD.23 PLAN ESTRATÉGICO Y OPERATIVO

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Rectora Equipo de cómputo Cómodo
Representante de la dirección material de oficina Aireado
Tesorera Ventilado

CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
El cumplimiento de la normatividad Manteniendo actualizada la Rectora y Consejo Directivo Diariamente
legislación y con los informes de
gestión
La Ejecución presupuestal Confrontación de lo ejecutado con lo Rectora y Consejo Directivo Trimestral
presupuestado Anual
 MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia del presupuesto Presupuesto ejecutado X 100
Mayor o igual al 80%
Presupuesto planeado Anual
Evaluación y reevaluación de  puntaje promedio x100
proveedores # total de aspectos evaluados x 5 Mayor o igual al 90% anual

Control de cambios

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Luz Stella Lopera Luz Nasly García Amador Sor Lina María Rincón
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ADMISIONES Y MATRICULAS
OBJETIVO: Legalizar el compromiso mutuo entre acudientes, estudiantes y la institución educativa.
RESPONSABLE: Secretaria
PROVEEDOR ENTRADA
Proceso directivo Políticas institucionales
Matrícula en línea
Secretaría de Educación PEI
Acudientes – Aspirantes Listado de estudiantes
– Estudiantes para ser becadas y con
vaso de leche y
Proceso de Bienestar y restaurante
apoyo estudiantil Documentación
estudiantes
Cronograma institucional
Carga Académica
Notas
Direccionamiento con
relación al número de
cupos
Proceso directivo Políticas institucionales
Matrícula en línea
Secretaría de Educación PEI
Acudientes – Aspirantes Listado de estudiantes
– Estudiantes para ser becadas y con
vaso de leche y
Proceso de Bienestar y restaurante
apoyo estudiantil Documentación
estudiantes
Cronograma institucional
Carga Académica
Notas
Direccionamiento con
relación al número de
cupos
Proceso directivo Políticas institucionales
Matrícula en línea
Código CA-01
Fecha 01-07
ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE
P: Definir requisitos y cronogramas Listado de estudiantes Comunidad Educativa
para la renovación, admisiones y matriculados MEN – Secretaría de
matrícula de acuerdo con las políticas Información de Estudiantes Educación Municipal
institucionales Informe de Gestión DANE
Recursos financieros Todos los procesos
Estadísticas
Documentación actualizada de
estudiantes
Acciones de mejora
H: Listado de estudiantes Comunidad Educativa
 Realizar admisiones, matrícula y matriculados MEN – Secretaría de
renovación Información de Estudiantes Educación Municipal
 Llevar los libros reglamentarios Informe de Gestión DANE
 Mantener actualizado el Recursos financieros Todos los procesos
software educativo de la Estadísticas
institución y la Matrícula en Documentación actualizada
línea estudiantes
 Realizar las estadísticas para el Acciones de mejora
DANE y las requeridas por la
Secretaría de Educación
V: Seguimiento y medición al proceso Listado de estudiantes Comunidad Educativa
matriculados MEN – Secretaría de
Secretaría de Educación PEI Información de Estudiantes Educación Municipal
Acudientes – Aspirantes Listado de estudiantes Informe de Gestión DANE
– Estudiantes para ser becadas y con Recursos financieros Todos los procesos
vaso de leche y Estadísticas
Proceso de Bienestar y restaurante Documentación actualizada
apoyo estudiantil Documentación estudiantes
estudiantes Acciones de mejora
Cronograma institucional
Carga Académica
Notas
Direccionamiento con
relación al número de
cupos
Proceso directivo Políticas institucionales A: Realizar acciones de mejora Listado de estudiantes Comunidad Educativa
Matrícula en línea matriculados MEN – Secretaría de
Secretaría de Educación PEI Información de Estudiantes Educación Municipal
Acudientes – Aspirantes Listado de estudiantes Informe de Gestión DANE
– Estudiantes para ser becadas y con Recursos financieros Todos los procesos
vaso de leche y Estadísticas
Proceso de Bienestar y restaurante Documentación actualizada
apoyo estudiantil Documentación estudiantes
estudiantes Acciones de mejora
Cronograma institucional
Carga Académica
Notas
Direccionamiento con
relación al número de
cupos

INTERNOS
FA-01 Estudio socio económico
FA-02 Ficho de inscripción
FA-03 Encuesta para estudiantes nuevos
FA-04 Formulario de matrícula
IA -01 Instructivo estudiantes nuevos
IA-02 Instructivo Estudiantes antiguos
PA-01 Admisiones y matrículas
Acta de graduación
Registro de entrega de actas
bachilleres
Libro de registro de diplomas
DOCUMENTOS
EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
Filosofía Salesiana 7.2 Procesos relacionados con el cliente
Ley 115 y 715 7.5.3 Identificación y trazabilidad
Resolución de costos académicos 7.5.4 Propiedad del cliente
Resolución de proceso de matrícula 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio
Instructivo para manejar el Software 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o
servicio
8.3 Control del servicio no conforme
y diplomas 8.4 Análisis de datos
8.5 Mejora
Libro de calificaciones
Libro de matrícula
Software educativo y Matrícula en línea
Estadísticas

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

HUMANOS: Rectora, Secretarias, Consejo Equipos de cómputo con Internet, software Buena iluminación, buena ventilación, espacio
Directivo, Docentes de apoyo, Coordinadoras educativo (Coasis, Camaleón, Eureka), papelería. amplio

CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Que la documentación de los Inspección visual de la Secretarias Al momento de matricular y durante
estudiantes esté completa y bien documentación de cada estudiante su estadía en la Institución.
proyegida

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia en la matrícula de las # estudiantes matriculadas X100 95%
Anual
estudiantes total estudiantes asistentes

Control de Documentos

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07

Elaboró Revisó Aprobò

Adriana Marìa Giraldo Luz Stella Lopera Sor Lina Marìa Rincòn
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CP-01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 01-07

PROCESO: PLANEACIÓN CURRICULAR

OBJETIVO: diseñar proyectos, planes y programas curriculares de la institución educativa.
RESPONSABLE: Coordinación Académica y de Convivencia

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

MEN Normatividad vigente P: Definir requisitos para el diseño Criterios para elaboración y Proceso de directivo
Proceso Directivo Necesidades encontradas curricular. aprobación de planes de Proceso desarrollo
Proceso de Admisiones y Plan operativo anual estudio, programas y proyectos curricular
Matrículas Filosofía Salesiana institucionales Recursos físicos
Proceso de Desarrollo Recursos humanos
Académico
Proceso de Recursos
Físicos
Proceso Directivo Evaluación institucional H: Elaboración y aprobación de planes Plan de estudio, programas y Comunidad educativa
Proceso de Desarrollo del año anterior. de estudio, programas y proyectos proyectos institucionales Todos los proceso del
Académico Necesidades Encontradas institucionales. aprobados y adicionados al PEI. SGC.
Proceso de Bienestar Plan operativo anual Cronograma anual.
Estudiantil. PEI

Todos los procesos del PEI V: Revisión , verificación y validación de Plan de estudio, programas y Comunidad educativa
SGC Planes de estudio planes de estudio, programas y proyectos institucionales Todos los procesos
Programas y proyectos proyectos institucionales actualizados.
institucionales. Cronograma anual ajustado.

Comunidad educativa Resultados del proceso A: Realizar acciones de mejora Acciones implementadas Comunidad educativa
Todos los procesos No conformidades Todos los procesos.
Necesidades de mejora
encontradas

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
PP-01 PLANEACION CURRICULAR Leyes (115, 715) y Decretos (1860) 7.1, 7.2, 7.3, 7.5
PP-02 DISEÑO CURRICULAR Formatos de evaluación institucional del MEN y Capítulo 8
FP-01 PLAN DE AREA Secretarías de Educación
FP-02 MALLA CURRICULAR Hojas de vida
FP-03 PROYECTOS INSTITUCIONALES Certificados
FP-04 REVISION, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN Programas externos
ACADÉMICA Bibliografía relacionada
FP-05 PLANEACION DE EVALUACIONES DE
PERIODO

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Personal directivo y docente. Equipos de cómputo Cómodo
Oficinas Aireado
Sala de Reuniones Ventilado
Aulas
Biblioteca y Bibliobanco

CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de las directrices Definiendo requisitos y verificando Rectora Anualmente
que se cumplan Coordinadores

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Cumplimiento de los objetivos a) Números de planes de 100% Anual
institucionales estudio revisados y
actualizados/Número de
áreas y asignaturas
aprobadas en el PEI
b) Números de programas y 80% Anual
proyectos revisados y
actualizados/Número de
programas y proyectos
aprobados en el PEI

Control de Documentos

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CL-01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha 01-07

PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR

OBJETIVO: Ejecutar los planes, proyectos y programas académicos y convivencia
RESPONSABLE: Coordinación Académica y de Convivencia

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES / SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

PEI Direccionamiento Asignación de Comunidad educativa
Todos los procesos del Necesidades de recursos P: Definir los requisitos para la ejecución de carga académica Todos los procesos del
S.G.C. los planes, proyectos y programas y proyectos SGC
académicos y convivencia Cronogramas
. institucional

Planeación curricular Los planes, proyectos y programas Cumplimiento de Comunidad educativa

académicos y convivencia H: Ejecutar los planes, proyectos y logros Todos los procesos del
programas académicos y convivencia Informe de SGC
calificaciones
Estudiantes con
formación integral

Resultados del proceso V: Realizar seguimiento y medición al Evaluación Comunidad educativa

Comunidad educativa Ejecución de planes, proyectos y proceso Curricular. Todos los procesos del
Todos los procesos del programas Informes de SGC
SGC gestión

Comunidad educativa Resultados del proceso A: Realizar acciones y planes de Planes de mejora Comunidad educativa
Todos los procesos del No conformidades mejoramiento Todos los procesos del
SGC Necesidades de mejora SGC
encontradas
 DOCUMENTOS

INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000

PL-01 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO Decretos 7.1 , 7.2, , 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4,
GL-01 CONTROL SEMANAL DE ASISTENCIA Formatos de evaluación institucional 7.5.5.
GL-02 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDE del MEN y Secretarías de Educación 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
GL-03 EXCUSAS DE ESTUDIANTES Resolución Calendario Académico
GL-04 LIBRO DE SEGUIMIENTO COMPORTAMNETAL
GL-06 VALIDACIÓN BASICA PRIMARIA
GL-07 CONTROL MESUAL DE ASISTENCIA
FL-01 COMPROMISO PEDAGÓGICO COMPORTAMENTAL
FL-02 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIA
FL-03 SEGUIMIENTO DEL ESTUDIANTE
FL-04 PLAN DE AULA
FL-05 REUNION DE PADRES DE FAMILIA
FL-06 CELEBRACIONES INSTITUCIONALES
FL-07 CITACION A PADRES DE FAMILIA
FL-08 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDE
FL-09 NOTIFICACION DE CONTRATO PEDAGÓGICO
FL-10 RESERVA DE EQUIPOS AUDIOVISUALES Y MATERIAL
DIDÁCTICO
FL-11 SOLICITUD DE VALIDACIÓN
FL-12 EXCUSA POR INASISTENCIA A REUNION DE PADRES DE
FAMILIA
FL-13 CONTRATO DE COOPERACIÓN ACADÉMICA
FL-15 CEP EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS DEL AÑO
FL-16 CEP EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS DEL
PERIODO
FL-17 RECIBO DE DOCUMENTOS
FL-18 INFORME DE ACTIVIDADES DE REFUERZO Y
RECUPERACIÓN
FL-19 INFORME DE EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES DE
REFUERZO Y RECUPERACIÓN
FL-20 CONTROL ANUAL DE LOGROS PENDIENTES
FL-21 SEGUIMIENTO A PROYECTOS
FL-22 SALIDAS PEDAGÓGICAS
FL-23 PERMISO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS A ESTUDIANTES
FL-24 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO
FL-25 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIA
FL-26 ESTADISTICAS DE COMPORTAMIENTO
FL-27 PLAN DE RECUPERACIONES
FL-28 CONSOLIDADO ESTADÍASTICO POR PERÍODO
FL-29 CONSOLIDADO ESTADÍASTICO POR PERÍODO-
PRRESCOLAR
FL-30 ACTA DE EVALUACIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS
PREESCOLAR
FL-31 INFORME DE EVALUACIÓN -ACTIVIDADES DE
RECUPERACIÓN - GRUPAL -

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Coordinadores Equipo de cómputo Cómodo
Docentes Aulas de clases Aireado
Laboratorios Ventilado
Sala de Reuniones

CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE
CONTROLA?
La ejecución de planes, proyectos y Revisando los avances Coordinadores y jefes de áreas y Permanentemente
programas proyectos

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
(# estudiantes por grupo que no pierden 60% Cada periodo
Efectividad de la educación integral ningún área) x 100% / Total de Estudiantes del
Proveedor grupo
Entrada Actividades Salida Cliente
(# estudiantes con nivel alto en ICFES x 100% 80% Anual
/Total estudiantes que las presentan)
(# proyectos ejecutados efectivamente x100%/
Total proyectos planeados)
(# estudiantes con comportamiento aprobado 80% Semestral
x 100% /Total de estudiantes. 80% Cada periodo

Control de cambios

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón

Código: CQ-01
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA TERESA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 01-07

Proceso: Gestión de Calidad

Objetivo: Mantener y mejorar el Sistema de gestión de la calidad
Responsable: Coordinador-a de Calidad

 Todos los procesos
 Entidades
gubernamentales y no
gubernamentales.
 Comunidad en general
 Todos los procesos
 Información oficial.
 Requisitos legales.
 Necesidades de
normalización y
estandarización.
 Documentación.
 Resultados y/o
P Documentar e implementar
el Sistema de gestión de la
Calidad
H Organizar y ejecutar las
auditorias internas.
 Documentación del Sistema de  Comunidad en general.
gestión de la Calidad  Todos los procesos.
 Entidades
gubernamentales y no
gubernamentales.
 Estado real de cada proceso.  Todos los procesos.
 Informes de auditorias.  Consejo directivo.
Indicador Fórmula CONTROLES
RECURSOS
Meta Periodicidad
Talento Humano InfraestructuraDOCUMENTOS Ambiente de Trabajo

evidencias  Acciones de mejora

 Todos los Procesos.
 Entidades
gubernamentales
 Todos los Procesos.
 Comunidad.
 :M.E.N.
 Secretaría de Educación
Municipal
 Comunidad educativa.
 Entidades
gubernamentales y no
gubernamentales
Internos
 Documentación de cada Proceso
 Manual de calidad.
 Informaciones internas y H Asegurar la comunicación
externas. interna y externa de la
 Cronogramas. Institución
 Acciones de mejora. V Asegurar el mejoramiento
 Acciones Correctivas. del Sistema de gestión de la
 Acciones Preventivas Calidad
 Quejas y reclamos. A Realizar el seguimiento a la
satisfacción de los
clientes
Externos
 Comunicaciones externas oficiales y no
oficiales.
 Planes de comunicación.  Comunidad Educativa.
 Circulares.  Todos los procesos.
 Carteleras informativas.  Entidades
 Correos electrónicos gubernamentales y no
gubernamentales
 Planes de mejoramiento.  Todos los procesos.
 Comunidad educativa.
 Partes interesadas
 Retroalimentación a los  Comunidad educativa.
clientes.  Partes interesadas.
 Acciones establecidas para 
asegurar la satisfacción de los
clientes
Requisitos ISO 9001 y GP 1000
 Capitulo 4
 5.3 – 5.4 – 5.5.3 - 7.2.3
 Capitulo 8

 Responsable de cada proceso  Computador.  Espacio iluminado, ventilado y tranquilo

 Comité de Calidad.  Programa de Office.
 Coordinador de calidad  Impresora.
 Papel

¿Qué se controla? ¿Cómo se controla? ¡Quién lo controla? ¿Cuándo lo controla?

 El cumplimiento del Sistema de  Verificando los requisitos de la  Comité de Calidad.  Cada que se reciban quejas y
Gestión de la Calidad documentación.  Coordinador de calidad. reclamos.
 Respondiendo a las quejas y  Responsable de cada Proceso  En cada auditoria
reclamos

MEDICIÓN
 Efectividad en las acciones de  (Número de acciones correctivas Mayor o igual al 80%  Trimestral
mejora y de mejora efectivas / total de
acciones correctivas, preventivas
y de mejora efectivas)x100

Elaboró:
Luz Stella Lopera Ruiz
Proceso: Recursos Físicos
Objetivo: Velar por consecución y el buen funcionamiento de los recursos físicos
Responsable: Rectora
Proveedor
Secretaria de Educación,
Municipio de Medellín
Secretaria de Educación,
todos los procesos,
comunidad religiosa,
asociación de padres.
Proceso Directivo
 (Número de reconocimientos, Mínimo el 90% atendidas  Mensual
quejas y reclamos atendidos/
Número de reconocimientos,
quejas y reclamos recibidos)x100
Control de cambios
NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07
Revisó: Aprobó:
Luz Nasly García Amador Sor Lina María Rincón
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Código: CR-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha: 06-06
Entrada Actividades Salidas Cliente
Recursos Físicos P: Inventariar los Recursos Físicos de la Inventario actualizado, Todos los procesos
Muebles y enseres institución Estado de recursos Físicos Comunidad Educativa
existentes Detectar las necesidades de mantenimiento
Archivar los reportes de anomalías
Planta Física. H: Suministrar los recursos Físicos. Necesidades suplidas Todos los procesos.
Muebles. Administrar los recursos físicos. Comunidad educativa
Enseres
Inventario de V: Hacer mantenimiento preventivo y Recursos en buen estado. Todos los procesos
Recursos físicos correctivo a la planta física. Reparación y sugerencias de
Reparación de planta física muebles y consecución.
enseres
Proceso Directivo Inventario de A: Revisión de inventario al final del período Inventario actualizado Todos los procesos
Recursos físicos lectivo Plan de mantenimiento
ejecutado

Documentos
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO 9001 Y GP 1000
FR-01 Inventarios No aplica Capitulo 6.1 6.3 6.4
FR-02 Plan de mantenimiento. 8.2.3 8.3.4 8.5
FR-03 Reporte de anomalías 8.2.4 7.5.3 7.5.4
FR-04 inventario de muebles 7.5.5
y enseres a reparar
FR-05 selección de
proveedores
FR-06 listado de selección
proveedores
FR-07 solicitud de productos
o servicios
FR-08 evaluación y
reevaluación de proveedores

Recursos
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Responsable del proceso. Computadores. Espacios apropiados, ventilados e
Bibliotecaria Papel. iluminados
Responsable del bibliobanco Impresora
Rectora Insumos y materiales

Controles
QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN CONTROLA CUANDO CONTROLA
Cumplimiento del Bibliotecaria
Plan de mantenimiento Observación directa. Rectora Semestral
Realizando las
actividades,.mantenimiento y mejora de
los recursos físicos

Mediciones
INDICADOR FÓRMULA META PERIODICIDAD
 Eficiencia en la administración Número de actividades realizadas 100% Semestral
de los Recursos Físicos Número de actividades planeadas
X 100

Control de documentos

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 06-06

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Sor Lina María Rincón Luz Stella Lopera Ruiz Luz Nasly García Amador

CODIGO CH-01
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA
FECHA 08-06
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PROCESO: RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO: Optimizar y gestionar los recursos humanos necesarios para el buen funcionamiento institucional.
RESPONSABLE: Coordinación de Convivencia y Docente delegado.

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Comunidad educativa Necesidades encontradas P: Establecimiento de los perfiles para Perfiles aprobados y Comunidad educativa
MEN PEI todo el personal institucional. publicados. Proceso de Desarrollo
Municipio de Medellín Modelo Preventivo Manual de funciones. Académico
Secretaría de Educación Salesiano Proceso de Recursos
Proceso Directivo Normatividad vigente Físicos
Proceso de Planeación A quien le interese.
MEN Necesidades encontradas P: Gestionar capacitaciones para el Personal capacitado. Comunidad Educativa
PEI Perfiles aprobados personal. Registros en el historial Todos los procesos
Personal institucional Manual de Funciones institucional
Personal externo Políticas educativas Certificados/registros en las
vigentes. hojas de vida del personal
Comunidad educativa Necesidades encontradas H: Administración del personal docente, Educadores vinculados. Comunidad educativa
Municipio de Medellín Vacantes administrativo y de apoyo logístico. Personal administrativo y de Proceso de Desarrollo
Secretaría de Educación apoyo logístico vinculado o Académico
Cooperativas de trabajo contratado. Proceso de Bienestar
Proceso Directivo Asignación académica y de Estudiantil
grupo. Todos los procesos
Asignación de proyectos A quien le interese.
institucionales.
Asignación de funciones.
Necesidades satisfechas.
Proceso Directivo Manual de Convivencia HV: Realización de procesos de Personal con sentido de Comunidad educativa
Proceso de Planeación Modelo Preventivo inducción y reinducción del personal partencia institucional y Todos los procesos del
PEI Salesiano. docente, administrativo y de apoyo conocimiento del componente SGC
Perfiles aprobados. logístico. teleológico del PEI y conductos
Necesidades encontradas regulares para adelantar
Documentación vigente cualquier proceso en la
institución.
PEI Manual de Convivencia V: Realización de el análisis de perfiles Planes de capacitación Todos los procesos
Todos los procesos Modelo Preventivo No conformidades
Salesiano.
Perfiles ideales
Perfiles aprobados.
Necesidades encontradas
Documentación vigente

Proceso Directivo Normatividad vigente. A: Realizar la evaluación general del Evaluación anual del Proceso Directivo
Proceso de Gestión de Perfiles aprobados comportamiento y proponer políticas de desempeño. Personal institucional.
Calidad. Manual de Funciones mejoramiento institucional Planes de mejoramiento Secretaría de
Municipio de Medellín Formatos de evaluación Necesidades de capacitación o Educación
MEN del desempeño reinducción identificadas. Cooperativas de trabajo
No conformidades.

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
FH-01 PERFILES DE CARGOS Leyes y Decretos 6.2
FH-02 ANALISIS DE PERFILES Formatos de evaluación del desempeño del MEN y Capítulo 8
FH-03 PLAN DE CPACITACIONES Secretarías de Educación
FH-04 ASISTENCIA A REUNION DE Hojas de vida
EDUCADORES Certificados

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Rectora Equipo de cómputo Cómodo
Secretarias Archivo de Coordinación de Convivencia Aireado
Coordinadores Sala de Reuniones Ventilado
Oficinas

CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de funciones Observación Directa Rectora Diariamente
Planes de Mejoramiento Diligenciamiento de formatos Coordinadores
Perfiles de la Institución Educativa Entrevistas
Acciones Correctivas Registros

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
TIPO: Cubrimiento, efectividad y a) Número de empleados 70% Anual
eficiencia capacitados/Número de
NOMBRE: cumplimiento de las empleados vinculados a la
funciones de Administración del institución
personal b) Número de empleados 90% Anual
beneficiarios de proceso de
inducción/ Número de
empleados vinculados a la
institución
c) Número de empleados 90% Anual
beneficiarios de proceso de
reinducción/ Número de
empleados vinculados a la
institución
d) Número de empleados con 80% Anual y/o semestral
evaluación anual de
desempeño/ Número de
empleados vinculados a la
institución

Control de documentos

NOVEDAD FECHA
Creación del documento 08-06

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Luz Nasly García Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina María Rincón
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA CODIGO CB-01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
FECHA O1-07

PROCESO: Bienestar estudiantil

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo integral de los estudiantes, a través de la puesta en marcha de los servicios
Complementarios.
RESPONSABLE: Docente encargada.

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Comunidad educativa. Necesidades de P: Planear las actividades de los Programas de bienestar Comunidad educativa
Comunidad aledaña formación, alimentarias, programas de bienestar estudiantil. (restaurante, vaso de leche, (estudiantes, padres
Comunidad religiosa entre otras. biblioteca. psicorientación). de familia, comunidad
Municipio de Medellín Direccionamiento Recursos asignados religiosa, comunidad
Proceso directivo aledaña)
Desarrollo curricular
Municipio de Medellín Planes y programa de H: Implementar los planes y/o de cada Planes y programas de Comunidad educativa.
Proceso directivo bienestar estudiantil. uno de los programas bienestar estudiantil ejecutados
Comunidad educativa Resultados de los V: Seguimiento y evaluación a la Análisis de los planes Todos los procesos
Responsables de programas de bienestar ejecución de los planes y programas de Propuestas de mejora Responsables de
planes estudiantil bienestar estudiantil. planes.
Municipio de Medellín Análisis de los planes A: Realizar acciones de mejora. Satisfacción la comunidad Municipio de Medellín
Proceso directivo Propuestas de mejora educativa Proceso directivo
Comunidad educativa Acciones de mejora. Comunidad educativa
Responsables de Responsables de
planes planes

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 – GP1000
Comunicación de alcaldia 5.2, 7.23, 8.2.1, 8.23, 8.3, 8.4, 8.5, 7.5.5,
FB-01 cita psicológica para estudiantes Reglamentos de Secretaria de bienestar social 7.3.3,
FB-02 cita psicológica para padres de familia Secretaria de solidaridad
FB-03 consentimiento informado Informes de interventoria de las Universidades
FB-04 constancia de cita psicológica Remisiones alimentarias
FB-05 formato de grupos
FB-06 información general del consultante
FB-07 registro de atención psicológica
FB-08 remisión de estudiante a psicología
FB-09 seguimiento psicología
FB-10 control de visitas a la biblioteca
FB-11 control diario de fotocopias
FB-12 ficha del lector
FB-13 Control de revistas
FB-14 Préstamo Bibliobanco
FB-15 control mensual cuota restaurante
FB-16 control anual cuota vaso de leche
FB-17 asistencia a escuela de padres
FB-18 control anual asistencia a escuela de
padres.
FB-19 Encuesta de satisfacción restaurante
FB-20 Nuevas Adquisiciones.
FB-21 Encuesta de satisfacción Biblioteca.
FB-22 Multas Biblioteca.
FB-23 Libros descartados.
FB-24 Retrasos En la entrega de libros a la
biblioteca.
FB-25 Encuestas de satisfacción Sicología.
FB-26 Control de temperatura.
FB-27 Cronograma de visitas ala biblioteca.
RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
 Responsable de cada programa o plan  Restaurante.  Buena Iluminación.
y/o proyectos.  Oficinas de sicoorientaciòn.  Suficiente Ventilación.
 Implementos de oficina.  Limpieza.
  Implementos de restaurante.  Orden
 Buiblioteca
 Bibliobanco
CONTROLES
QUÉ SE CONTROLA? CÓMO SE CONTROLA? QUIÉN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
La ejecución y cumplimiento de los  Supervisión de los responsables  Responsable de cada programa  Continuamente.
programas de bienestar estudiantil.  Registros

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Biblioteca: Satisfacción de los # de actividades programadas x 100/ 60% Semestral.
objetivos del servicio de biblioteca. numero de personas de la comunidad
educativa beneficiadas.

Cumplimiento de los objetivos del # de profesores y estudiantes 60% Semestral

bibliobanco beneficiados x 1oo / # de libros
prestados.

Cumplimiento de programa vaso de Personas satisfechas con el 60%

leche y restaurante. programa x 100 / total de personas Semestral
que participan.

Número de cupos asignados x 100 / 60%

número de usuarios en el restaurante Anual
y vaso de leche escolar.

Utilización y satisfacción del servicio Número de usuarios del servicio de 60% Semesral.
de sicorientación por parte de las sicorientación x 100/ número de
estudiantes y padres de familia. usuarios satisfechos.

Numero de padres y madres en

escuela de padres x 100/ números de 60% Semestral
padres y madres satisfechos con el
servicio.

Satisfacción de las estudiantes en Número de estudiantes usuarios de 60% Anual.

los programas lúdicos. los programas de lúdicas x 100 /
 usuarios satisfechos con el programa.

Control de documentos
NOVEDAD FECHA
Creación del documento 01-07
Modificación del documento 05-07

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Sor Paula Andrea Arango Luz Stella Lopera Sor Lina María Rincón