Cmo elaborar un resumen ejecutivo

Creado por Oscar Avila, Europolis, Pamela Gonzalez

2 mtodos:Lo bsicoEspecificaciones

El resumen ejecutivo es la parte ms importante de un documento de negocios. Es lo

primero (probablemente lo nico) que ver el lector y es la ltima pieza que debers
escribir del documento. Es simplemente un resumen breve de la informacin, que para la
gente ocupada le dar una idea de qu tanto debe leer y qu acciones probablemente se
necesitarn.

Mtodo 1 de 2: Lo bsico

1.

Entiende qu es un resumen de negocios breve. Breve y Resumen son las

palabras clave. El resumen ejecutivo no ser entendido fcilmente, tampoco ser un
substituto del documento original. No debe rebasar el 10% del contenido del
documento original. Debe contener entre el 5% y el 10% de la informacin.

o El resumen ejecutivo es diferente a un extracto (compendio, sumario). Un

extracto le da al lector una panormica y orientacin, mientras que el
resumen ejecutivo te da ms que extracto. Los extractos tienen fines
acadmicos, mientras que los resmenes ejecutivos se usan mayormente
para propsitos de negocios.
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2.

Asegrate de hacerlo con ciertas lneas estructurales y de estilo. Los expertos

dicen que cierto estilo y cierta estructura aplican. Este incluye:

o Los prrafos deben ser cortos y concisos.

o El resumen ejecutivo debe ser coherente, an si no has ledo el reporte
original.
o El resumen ejecutivo debes escribirlo en un lenguaje familiar a la audiencia.
3.

Define el problema. En el resumen ejecutivo debes definir el problema, sea sobre

la cadena del suministro o sobre alguna campaa de mercado. El resumen ejecutivo
necesita definir claramente el problema, dado que el documento base, Solicitudes de
Propuestas (Requests For Proposals RFP), normalmente lo escribe gente tcnica
con un bajo concepto de situaciones adversas. Asegrate de que la descripcin del
problema sea clara y en trminos entendibles.

4.
 4

Genera una solucin. Los problemas requieren de soluciones. Para atender una
situacin adversa (afrontndola) necesitas presentar una solucin que efectivamente
aborde el problema. Si tu definicin del problema no es clara, la propuesta no tendr
sentido.

5.

Usa grficas, vietas y encabezados as el documento ser ms fcil de

examinarse rpidamente. El resumen ejecutivo no es una composicin, no
necesita tener grandes bloques de texto. Si estos recursos mejoran la comprensin o
hacen el resumen ms fcil de leer, es bueno usarlos.

o Grficas. Grficas bien localizadas en donde se ilustre la naturaleza de la

queja del cliente mostrar la razn del resumen. Estimular el sentido ptico
es tan efectivo como estimular el sentido analtico.
o Vietas. La informacin crtica puede presentarse en pocas palabras con
vietas.
o Encabezados. Organiza los temas del resumen ejecutivo, si es necesario, por
encabezados. Esto orientar al lector en su revisin.
 6.

Mantn una escritura fresca y sin jergas. Los tecnicismos son el enemigo del
entendimiento. Esto es muy popular en el mundo de los negocios. Palabras como
interface, escalamiento, competencia cerrada o plataforma de lanzamiento, todas
son palabras que debes evitar. Opacan el significado y lo hacen sonar vago y falto
de relevancia.

Mtodo 2 de 2: Especificaciones

1.
 1

Empieza con el documento original. Dado que resumirs otro documento, debes
estar familiarizado con el documento fuente, condnsalo haciendo una versin
manejable e informativa. Encuentra las ideas principales del documento fuente,
dado que es un documento que hace propuestas.

2.

Escribe un resumen breve. Cul es la razn del documento?, cul es el alcance?

o Ejemplo: Mujeres del Mundo es una organizacin de sin fines de lucro que
busca conectar a las mujeres alrededor del mundo con soluciones efectivas
en contra de la violencia domstica, ofreciendo soporte en lnea para
aquellas que la sufran. Si bien, operan desde sus oficinas centrales en
Alberta, Canad, esta organizacin ha recibido remisiones de mujeres en 170
pases del mundo.
3.

Haz que el escombro brille. Esta seccin es la ms importante del resumen

ejecutivo. En dos o tres oraciones debes expresar por qu tu actividad es especial?
y por qu merece el escrutinio y apoyo de la gente que lo lee?

o Tal vez tengas a Hugo Snchez como cliente y l haya promocionado tu

producto en el twitter de manera gratuita. Tal vez firmaste una asociacin
con Google. Tal vez esperas el registro de una patente o tal vez fue tu primer
gran venta.
o Algunas veces un simple pago o testimonial es suficiente. La clave es atraer
la atencin de la audiencia, haz que el negocio sea tan serio como factible y
envuelve al lector en el resto del documento.
4.

Define el problema central. El primer ingrediente del resumen ejecutivo es el

problema en discusin, explica el problema al que tu producto o servicio est
direccionado. Asegrate de definir el problema tan claro como sea posible. Una
definicin dudosa de un problema no convence y la propuesta que escribiste no
tendr el eco esperado.

o Ejemplo: Los ngeles tiene un trfico imposible. Al margen del rea

metropolitana del DC, Los ngeles tiene el peor trfico de los EE. UU. No
es molesto. La contaminacin y el humo causados en la ciudad reducen la
productividad del trabajador, eleva las tazas de asma y lentamente crean un
serio problema de salud. Hay ms vehculos en Los ngeles que gente
adulta para manejarlos.
5.

Expresa tu nica solucin. Describir el problema se vuelve la parte sencilla. Ahora

debes convencer a los lectores que tienes la nica solucin para resolverlo. Si haces
bien estas dos cosas, tendrs el rodaje de una gran idea, sabrs cmo abordar el
resumen ejecutivo.

o Ejemplo: Innotech ha creado un sistema de control de trfico inteligente el

cual optimiza los tiempos en los semforos a travs de sensores
inteligentes colocados en las luces del semforo, lee la cantidad de carros
en un lugar y dirige el trfico apropiadamente. No ms conductores en
Amrica tendrn que esperar por minutos en una luz roja mientras que la luz
verde da el pase si no hay carros en esa direccin.
6.

Habla del mercado potencial. Traza el alcance de tu compaa, no quieras comerte

el pastel de una mordida si no tienes capacidad. La razn por la que la industria del
acero genera millones es que vende fierro en gran parte del mundo. Por lo que ataca
al mercado que puedas cubrir, s realista.

7.

7
 Incorpora tu nica propuesta de ventas. Esta va de la mano con la solucin
nica. Cul es el valor agregado que tu producto o servicio ofrece y no as los
competidores. Tal vez t enviars ingenieros en campo y no tcnicos. Tal vez tu
garantizars tu producto ms tiempo que el competidor. Haz notar qu te hace
especial.

o Ejemplo: Inteliluz tiene un sensor de movimiento incrustado, por lo que

detecta si un cuarto con la luz prendida se qued vaco, el sistema apagar la
luz automticamente y se encender de nuevo cuando detecte gente en el
cuarto. Esto ahorrar dinero y energa al usuario.

8.

Si es necesario, comunica tu modelo de hacer negocios. Algunos resmenes

ejecutivos no necesitan incluir el modelo de negocios. (No ganancias, no utilidad).
Pero si lo incluyes, debe ser claro y fcil de seguir. En esencia, estars respondiendo
Cmo hars que la gente desembolse su dinero y te lo d. Mantn el modelo
simple, especialmente en el resumen ejecutivo. Haz que sea todo lo que se necesite.
9.

Si as lo crees, comntalo con tu equipo administrativo. Dependiendo en qu

ramo te muevas, esto ser lo ms importante de tu resumen. Los inversionistas o
banqueros pondrn la confianza en el equipo, no en la idea. Las ideas van y vienen,
la ejecucin de una de estas, requiere de un equipo slido. Explica el por qu tu
equipo es el indicado para llevar a cabo el plan de negocios.
10.

10

Genera proyecciones financieras que soporten cualquier queja. Basado en el

mercado, en el modelo de negocios y en tu desempeo financiero, requieres
desarrollar un pronstico financiero ascendente. El objetivo de sus estimaciones es
simplemente mostrar el nivel de aptitud de tu equipo, y tu habilidad de hacer las
proyecciones en base al mercado.

o Si el plan est dirigido a un grupo de inversionistas, no inviertas mucho

tiempo en esto, pues ellos saben que no tienes idea de cunto dinero hars. A
los inversionistas no les gusta la toma de decisiones en base a tu proyecto
financiero. Ellos hacen sus propias proyecciones financieras.
11.

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Sencillo en tu requisicin. Ahora ests en posicin de buscar inversionistas o un

crdito, en funcin del propsito del resumen ejecutivo. Solo te queda mostrar que
tu compaa genera un valor agregado. Menciona tu cliente y mercado potencial.
Enfatiza a tu equipo y su habilidad de resolver el problema. Pregunta por la cantidad
de dinero que optimizar tus ganancias. No discutas la proporcin a repartir o el
inters que haya que pagar. Esto se har despus cuando tengas la negociacin cara
a cara.
12.

12

Repasa tu resumen. Cuando hayas escrito lo bsico, repsalo cuidadosamente.

Debers repasar el resumen con sumo cuidado. Cuando leas, ten en mente la
audiencia que lo leer. Asegrate de explicar las nuevas referencias y que el
lenguaje sea claro para alguien quien es nuevo en el rea. Reescribe tanto como te
sea necesario.

o Con tus ojos descansados, relee tu resumen ejecutivo, poniendo atencin

especial en:
Claridad. Son las palabras apropiadas?, Las ideas son claras?, Los
tecnicismos no estn presentes?
Errores. Errores gramaticales, de puntuacin, y de ortografa pueden
abundar. Verificar las estadsticas y grficas tambin es buena idea.
Contundencia. Las ideas se expresan en un tono convincente? No
est muy subido de tono? Requiere depurarse?
Coherencia. Qu partes no concuerdan? Qu partes s?