HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

Procesos de mejora contina

A mediados del siglo XX, numerosas empresas en el mundo emprendieron la tarea de evaluar
sus procesos internos y medir los efectos que tenan los productos en su entorno. Este tipo de
medidas constituyeron lo que en la actualidad se conoce como procesos de mejora continua.

Como su nombre lo indica, un proceso de este tipo busca introducir mejoras en los productos y
servicios derivados de la accin comercial.

Los procesos de mejora continua son una va directa a la eficiencia y la sofisticacin, tal como
queda demostrado con aquellas empresas que han recibido las certificaciones de gestin ms
importantes: calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001), salud y seguridad ocupacional
(OHSAS 18001), o inocuidad alimentaria (ISO 22000).

Para que ello sea posible, deben intervenir al menos dos factores: a) la aplicacin de
una filosofa corporativa que estimule las mejoras; y b) la puesta en marcha
de acciones correctivas y preventivas dentro de una compaa y de otras que midan factores
como el impacto de los productos y la satisfaccin de los clientes.

Qu debe tener un proceso de mejora continua?

Bsicamente, una cosa: un clima laboral que promueva las mejoras continuas en cada uno de
los niveles de la compaa. Algunas caractersticas de ese clima laboral son:

Retroalimentacin y revisin de los pasos de cada proceso.

Responsabilidad y claridad.

Poder de decisin en el grupo de trabajadores.

Bsqueda de procesos originales y bien justificados.

Gestin transparente.

Capacidad de acuerdo y una comunicacin eficaz.

Herramientas ms empleadas para la mejora contina

Existen diversas herramientas bsicas para la mejora continua que facilitan el registro, control
y seguimiento de los procesos y favorecen la toma de decisiones. Estas
herramientas contribuyen en:

La deteccin de incidencias en los procesos.

La definicin de los problemas detectados y su categorizacin.

La determinacin de los factores causantes de tales incidencias.

La prevencin de posibles errores.

La medicin de la mejora de los procesos.

Estos instrumentos, aplicados de manera eficiente, permitirn a su vez mejorar:

La productividad.

La calidad de los productos y servicios.

La satisfaccin del cliente.

1. Diagrama de causa-efecto:

Es una de las herramientas ms empleadas en la gestin de calidad. Consiste en definir

efectos concretos que pueden ser positivos (un objetivo) o negativos (un problema). La idea es
que el grupo analice dicho efecto y trate de definir las causas potenciales que han podido
originarlo. Esas causas no tienen por qu ser necesariamente reales; en un primer momento,
son supuestos que los integrantes del equipo plantean y que, ms adelante, s que pueden
abrir la puerta a investigaciones o estudios sobre el tema.

2. Diagrama de Pareto:

Esta herramienta plantea un seguimiento riguroso a los fallos o problemas que pueden surgir
en el interior de las compaas. Por ejemplo, un cuadro de Pareto registra el nmero de veces
que se repite un error de mensajera (paquetes perdidos, envos con daos, retrasos, entre
otros) en un perodo concreto de tiempo y elabora un grfico con los datos obtenidos. As, el
responsable del rea puede realizar un diagnstico de las causas que estn generando los
incidentes e introducir medidas que aminoren el riesgo de que ocurran de nuevo.

3. Tormenta de ideas:

Plantea la interaccin de un grupo de colaboradores y un facilitador. El objetivo es sugerir una

serie de estrategias para dar solucin a un problema. Delimitado el asunto, los participantes
aportan activa y espontneamente ideas, las cuales luego pasan a ser valoradas, fusionadas o
suprimidas segn sea el caso. En ltima instancia, el grupo tendr numerosas vas de
tratamiento del riesgo inicial y debatir, por ejemplo, cmo aplicarla y cul es la ms adecuada.
Si hay buen consenso entre el grupo, se elegir una o dos y se pasar a la fase prctica.

4. Diagrama de flujo

Tambin conocido por los nombres de Diagrama de actividades o flujograma, permite

describir y analizar diversos procesos de manera grfica, a travs de la representacin de los
flujos de trabajo. Esta herramienta utiliza una simbologa especfica para detallar el alcance del
proceso, su inicio y fin, las actividades que lo componen, la relacin existente entre actividades
o las decisiones tomadas. Adems, suele complementarse con flechas que indican la direccin
del flujo. Este diagrama favorece la comprensin de los procesos y
la identificacin de amenazas y oportunidades, al permitir observar, de un solo vistazo, el
alcance de cada proceso, la secuencia temporal de cada uno uno de los pasos que lo
componen y las decisiones tomadas.

Gestin por procesos

Otra herramienta que te ayudar en la gestin por procesos es la plataforma online

de ISOTools, una solucin tecnolgica adaptada a tus necesidades, con la que podrs
automatizar la implantacin y seguimiento de los modelos de gestin y excelencia.