Conceptos y definiciones del Ciclo PHVA

Un problema es una desviacin entre lo que se espera est sucediendo y lo que realmente sucede,
con la importancia suficiente para que alguien piense que se debera corregir la desviacin. Por otro
lado, para que ante la presencia de un problema las personas puedan abocarse a su solucin, es
necesario que existan opciones o alternativas de solucin, que la alternativa seleccionada resuelva
realmente el problema, y que la solucin sea aceptada por quien tiene la autoridad para llevarla a
cabo.
En la literatura existen diversos procedimientos para la solucin de problemas entre ellos el ciclo
P.H.V.A, este es una herramienta de mejora continua que brinda una solucin la cual busca
mantener la competitividad de los productos y servicios. Es comn usar esta herramienta en la
implementacin de un sistema de gestin de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la poltica
y objetivos de calidad as como en la red de procesos, la probabilidad de xito es mayor. La
aplicacin del ciclo Deming de la calidad P.H.V.A. en la solucin de problemas busca crear una
cultura organizacional en la aplicacin de una metodologa para resolver problemas recurrentes y
crnicos cabe anotar que el ciclo P.H.V.A. dinamiza la relacin entre el hombre y los procesos y
busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estndares.
El control de procesos, se establece a travs del ciclo P.H.V.A, este ciclo est compuesto por las
cuatro fases bsicas del control: planificar, ejecutar, verificar y actuar correctivamente.
Planear (P): En esta se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de organizacin, adems se crea la manera para
alcanzar las metas propuestas. Esta etapa contiene cuatro pasos a seguir que consisten en la
identificacin del problema, descripcin del fenmeno, anlisis de causas y plan de accin.
En el caso de un plan de mejoramiento, la fase de planeacin tiene, entre otros, el objetivo de
asegurar que el plan que se seleccionar para anlisis es realmente el ms importante en cuanto a su
contribucin al mejoramiento de los indicadores clave del negocio. Las empresas siempre tendrn
problemas, por lo que encontrar cul de ellos es el ms importante, nunca ser tarea fcil.
De acuerdo a lo anterior es importante que se realice una recopilacin de datos bien orientada,
profunda e imparcial. Los datos que indican las reas de oportunidad de mejoramiento deben estar
relacionados, en forma directa o indirecta, con los indicadores clave de competitividad del negocio.
Es conveniente que la alta administracin defina desde un punto de vista estratgico cules son los
indicadores que tienen prioridad de mejoramiento para que todos los dems grupos o equipos de
menor nivel en la organizacin realicen esfuerzos de mejoramiento en la direccin apropiada.
Una vez que han sido recopilados suficientes datos, se debe proceder a representarlos grficamente
para que el equipo de anlisis pueda comprender mejor la importancia, congruencia y relevancia de
cada problema. Las herramientas que pueden ayudar tanto a evaluar como a detectar reas de
oportunidad para mejoramiento son el histograma, la grfica de control y el anlisis de la tendencia
histrica de alguno de los indicadores de la empresa o del rea en cuestin. Cuando los problemas
han sido analizados, se debe pasar a priorizarlos mediante un diagrama de Pareto que permita
visualizar cul de todos los problemas es el ms importante. De este proceso se obtiene el proyecto
seleccionado para mejoramiento.En la identificacin de las causas que estn relacionadas con el
problema, se tendr en cuenta cuales de ellas representan una correlacin significativa frente al
problema y estas sern las que ms frecuente influyan en la generacin del mismo, por tanto deben
ser consideradas como causas reales del problema, de estas se debe seleccionar las ms importantes
y viables para as iniciar la bsqueda de las posibles soluciones a las causas seleccionadas. Es til
que las soluciones tambin sean categorizadas. Debido a que la lista de soluciones podra ser mucho
ms extensa de lo que permite el presupuesto para su aplicacin, se debe decidir qu soluciones

tendrn un mayor efecto en el mejoramiento del problema, las soluciones recomendadas tienen que
ser aprobadas por quien corresponda y posteriormente se debe formar un equipo responsable para la
implantacin de las soluciones aprobadas al cual se le asigna el presupuesto necesario para
realizarlo en forma exitosa.
Posteriormente, el equipo directivo deber formar el equipo de trabajo que se abocar a la solucin
del problema, y tendr que asignar el presupuesto y el tiempo disponibles. El equipo debe incluir
personas directamente relacionadas con el problema, as como con el efecto e influencia que se crea
vaya a tener su solucin, adems de cualquier persona que se piense puede aportar informacin
tcnica o ideas importantes para la solucin.
Hacer (H): En esta fase se enfoca en el anlisis de las causas que provocaron la aparicin del
problema y la bsqueda de alternativas de solucin, para despus implementar las mejora, y de esta
manera proporcionar la solucin que se considere ms apropiada para resolver el problema. Durante
todo este proceso se recomienda que se utilice la toma de decisiones por consenso.
Para dar inicio al anlisis se debe buscar las posibles causas tericas del problema bajo estudio. Para
ello se recomienda utilizar el procedimiento de lluvia, cuyo objetivo es producir una lista de ideas
mediante la participacin equilibrada de los miembros de un equipo. La lista de ideas se anota en un
rotafolios para que pueda ser vista por todos los miembros del grupo, de esta manera se continua
con el procedimiento hasta terminar con la lluvia de ideas, es importante tener en cuenta que las
ideas resultantes pueden ser muy diversas, para ello se recomienda estratificarlas o categorizarlas,
para despus representarlas en un diagrama causa-efecto o de Ishikawa.
Verificar (V): En esta etapa se realiza el seguimiento tomando como base los datos recolectados
durante la ejecucin, se compara el resultado obtenido con la meta planificada, se miden los
procesos y productos contra las polticas, los objetivos y los requisitos, finalmente se informan los
resultados. Las mismas tcnicas que fueron utilizadas durante la fase de plantacin para evaluar y
detectar reas de oportunidad para el mejoramiento pueden ser utilizadas durante esta fase. Los
histogramas, las grficas de control o las grficas de tendencia en el tiempo deben mostrar en forma
cuantitativa el grado de mejoramiento alcanzado con la implantacin de las acciones aprobadas en
la fase de hacer. De esta manera se logra verificar la evidencia del impacto de la mejora.
Actuar (A): Esta es la etapa en la cual el usuario detect desvos y toma acciones para mejorar
continuamente el desarrollo de los procesos de modo que el problema no se repita nunca ms, esta
fase consiste en incorporar los ajustes necesarios que se hayan evidenciado en la fase de
verificacin. En esta fase es importante garantizar que la experiencia adquirida no solamente en el
problema analizado, sino tambin en la capacidad y habilidad para trabajar en equipo, sirve de base
para lograr una mayor efectividad en la solucin de problemas futuros.
(Es & Ciclo, n.d.), (Deming & Calidad, n.d.), (No Title, 2006), (1 mtodo de control de
proceso, n.d.)
Publicado por Leidy Vanessa Salazar Zuleta en 15:38 No hay comentarios:
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Origenes del Ciclo PHVA

Walter Shewhart es sin duda uno de los pioneros del aseguramiento de la calidad ms sobresaliente,
se le considera el padre de los sistemas de Gestin de la Calidad actual. Crea en 1924 las Grficas o

fichas de Control, las cuales se hacen muy populares a mediados de la Segunda Guerra Mundial,
con la creacin y utilizacin de la produccin en serie. Shewhart tambin es el creador del Ciclo
PHVA, que ms tarde los japoneses rebautizaron como Ciclo Deming.
Durante la dcada de los aos cincuenta, los japoneses hacen suyo las ideas del Control de Calidad
para mejorar la tan golpeada economa nipona de postguerra. Nace el JUSE, Unin de cientficos e
Ingenieros japoneses (1946), entidad independiente del gobierno y no lucrativa, que ana a un
grupo de empresarios, gente del gobierno y acadmicos. Pronto, sta se da a la tarea de desarrollar y
difundir las ideas del Control de Calidad en todo el pas. Para ello, invitan al Japn en 1950 al Dr.
Walter Shewhart, quien no se encontraba disponible, por lo que la invitacin se hace extensiva al
Dr. W. Edward Deming, profesor de la Universidad de Columbia, para que dictara una serie de
seminarios y conferencias por espacio de 2 meses. Deming introduce en el Japn muchos de los
conceptos actuales del Control de Calidad moderno; el Control de Calidad Estadstico y el PHVA de
Shewhart. (Dodge & Edward, 1954)
A partir del ao 1950, y en repetidas oportunidades durante las dos dcadas siguientes, Deming
empleo el Ciclo PHVA como introduccin a todas y cada una de las capacitaciones que brindo a la
alta direccin de las empresas japonesas. De all hasta la fecha, este ciclo, desarrollado por
Shewhart, ha recorrido el mundo como smbolo indiscutido de la Mejora Continua, las normas
NTP-ISO 9000:2001 basan en el Ciclo PHVA su esquema de la Mejora Continua del Sistema de
Gestin de la Calidad.(La & Los, 2003)
Publicado por Leidy Vanessa Salazar Zuleta en 15:35 No hay comentarios:
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Ventajas y desventajas

Ventajas
Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una reduccin en
los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.
Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo cual es
de vital importancia para las actuales organizaciones.
Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
Desventajas
Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especfica de la organizacin, se pierde la
perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el xito es necesaria la
participacin de todos los integrantes de la organizacin y a todo nivel.
En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresas son muy conservadores, el
Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
Hay que hacer inversiones importantes.
Publicado por Leidy Vanessa Salazar Zuleta en 15:34 No hay comentarios:
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Paso a paso de la implementacin

Al resolver un problema, en primera instancia se deben plantear soluciones y exponer acciones

correctivas, se debe contar con informacin y seguir un mtodo objetivo; de esta manera se har
hbito la planeacin, el anlisis y la reflexin, con lo que se reducirn las acciones por reaccin.
En este sentido se propone que los equipos de mejora siempre sigan los ocho pasos en la solucin
de problemas, utilizando el ciclo Deming de la calidad P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)
que a continuacin se describe y se sintetiza en la siguiente tabla: (Deming & Calidad, n.d.)

Etapa
Paso
Planear1. Identificacin y
definicin del problema

2. Descripcin del
fenmeno

3. Anlisis de causas

4. Plan de accin

Hacer 5. Ejecucin

Verificar6. Verificacin

Nombre y breve descripcin del paso

Seleccionar y caracterizar el problema: Elegir un
problema realmente importante, delimitarlo y
escribirlo, se utilizan herramientas como diagramas
de Pareto indicadores de capacidad de proceso,
grficos de control y porcentaje de cumplimiento de
especificaciones. Se deben estudiar los antecedentes
e importancia y cuantificar su magnitud actual,
definir una meta a alcanzar con el plan de mejora.
Conocer paso a paso el proceso donde est el
problema a abordar: Se utilizan herramientas
como diagramas de flujo del proceso incluyendo
puntos crticos de control, variables a controlar,
cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Buscar todas las posibles causas del problema
detectado: conocer
profundamente
las
manifestaciones del problema, se utilizan
herramienta como tormenta de ideas, diagrama de
Ishikawa, 5 por qu? Se debe contar con la
participacin activa de los involucrados.
Investigar cuales de las causas son ms
Importantes: Recurrir a datos, anlisis y
conocimiento del problema por parte de los
involucrados.
Elaborar un plan de medidas enfocado a
remediar las causas ms importantes: para cada
accin, detallar en qu consiste, su objetivo y cmo
se implementara; responsables fechas y costos.
Instaurar las medidas remedio: seguir el plan de
accin y empezar a pequea escala para lograr la
meta
Deseada.
Revisar los resultados obtenidos: comparar el
problema antes vs despus de implementar las
medidas remedio. Se utilizan herramientas como
pruebas de comparacin de medias, varianzas y
proporciones antes vs despus del plan de accin,
diagramas de Pareto, diagramas de caja, indicadores

Actuar 7. Estandarizacin

8. Documentacin

de capacidad de proceso, porcentaje no conforme y

grficos de control antes vs despus del plan de
accin.
Prevenir la recurrencia: evaluar todo lo realizado
con el plan de accin, si las acciones dieron
resultado, deben generalizarse y estandarizar su
aplicacin.
Documentacin: Establecer medidas para evitar la
recurrencia del problema, dejando documentados
los procedimientos correctos paso a paso. Tomar la
decisin de seguir mejorando este problema o se
aborda otro.

Publicado por Leidy Vanessa Salazar Zuleta en 15:33 No hay comentarios:

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Esquema ilustrativo del Ciclo PHVA

Fuente: Esquema ilustrativo de ciclo PHVA, a partir de (1 metodo de control de proceso, n.d.)
Publicado por Leidy Vanessa Salazar Zuleta en 15:32 No hay comentarios:
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Ejemplo de aplicacin
El concepto de PHVA es algo que est presente en todas las reas de nuestra vida profesional y
personal, y se utiliza continuamente manera formal o informal, consciente o subconscientemente,
bsicamente en todo lo que se hace. Cada actividad, no importa lo simple o compleja que sea, se
enmarca en este ciclo interminable.

Para entender un poco ms el funcionamiento del ciclo PHVA se desarrolla el siguiente ejemplo:
Una empresa con altas velocidades y volmenes de produccin se ve en la necesidad de contratar
nuevo personal, y para ello desea implementar ciertas estrategias guiadas por
las polticas y objetivos de la organizacin. As que decide utilizar el PHVA con el fin de obtener
una solucin que permite mantener la competitividad de sus productos y servicios.
Para dar inicio al ciclo, como se trat anteriormente se debe PLANEAR, es decir, establecer los
objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados que se precisen de acuerdo con
las polticas de la organizacin. En primer lugar se debe decidir qu cantidad de personal se
requiere, para que rea y con qu capacidades y competencias. Tomadas estas decisiones se
establece el HACER, que no es ms que llevar a cabo todo lo planeado, se realiza un diseo y
evaluacin del puesto de trabajo, se estipula el salario, seguido de la respectiva seleccin del
personal, para finalmente contratar. Una vez ejecutadas estas actividades se permite elaborar una
revisin de lo planeado, llegando al tercer paso del PHVA, VERIFICAR. Lo anterior es posible
mediante
procesos
de
valoracin
de
potencial
y evaluacin de
desempeo
usando metodologas de medicin, que arrojan datos y permiten desarrollar un historial que le
posibilitan al modelo poseer una referencia de su eficacia, dndole la oportunidad de mejorar
constantemente el desempeo del proceso, a lo que en el ciclo se le llama ACTUAR.
El mejoramiento continuo de la calidad permite a las empresas generar cada vez ms empleo y
utilidades para bienestar de la comunidad y de los dueos de la compaa.