EL PLAN DE ACCION

A- CONCEPTO

Los planes de accin son instrumentos gerenciales de programacin y control

de la ejecucin anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo
las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos
establecidos en el Plan Estratgico. En ese orden de ideas el plan de accin
operativiza las actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar
cumplimiento a los objetivos fijados en el Plan Estratgico , permitiendo alinear
la operacin con la planeacin estratgica de la entidad.

El Plan de Accin, como herramienta eficaz detalla proyectos y

actividades, indicadores y metas a las que se comprometen las dependencias
de la Entidad en una vigencia determinada, fijacin de tiempos y responsables.

B- IMPORTACIA

PARA QU SIRVE UN PLAN DE ACCIN?

Cuando necesitamos organizar nuestro trabajo y no sabemos por dnde

empezar es recomendable hacer un plan de accin y as distribuir
las actividades y optimizar nuestro tiempo, un plan de accin sirve para definir
las acciones y tareas a realizar, se asignan responsables y fechas de inicio y
termino. Es recomendable revisarlo con tu jefe cada semana o cada quince das
para saber el grado de avance y corregir las desviaciones al plan.

Primero tenemos que definir cules son las actividades fundamentales o tareas
principales despus las vamos a desglosar por tareas ms pequeas ya que
todas implican tiempo.
C- IMPLEMENTACIN Y REVISIN DEL PLAN DE ACCIN

El proceso de implantacin cubre toda la gama de actividades directivas,

incluyendo la motivacin, compensacin, evaluacin directiva y procesos de
control. Los planes deben ser revisados y evaluados. No existe mejor manera
para producir planes por parte de los subordinados que cuando los altos
directivos muestran un inters profundo en stos y en los resultados que
pueden producir. Cuando fue desarrollada por primera vez la planificacin
formal en la dcada de los cincuenta, las compaas tendan a hacer planes por
escrito y no revisarlos hasta que obviamente eran obsoletos. En la actualidad,
la gran mayora de las empresas pasa por un ciclo anual de planificacin,
durante el cual se revisan los planes. Este proceso debera contribuir
significativamente al mejoramiento de la planificacin del siguiente ciclo.

ENLACE DE DONDE ESTA EL CONTENIDO PLAN DE ACCION.

Arriba nos dice que el plan de accin se concentra o nos permite alcanzar a
travs del plan estratgico o Planeacin estratgica los objetivos a los que
queremos llegar.

Plan estratgico o planeacin estratgica.

Es un esfuerzo organizacional, definido y disciplinado que busca que las

instituciones definan con la mayor claridad posible su misin y la visin que
tienen de esta en el mediano y largo plazo. Constituyndose en una
herramienta poderosa que posibilita la adaptacin de la organizacin a medios
exigentes, cambiantes y dinmicos logrando el mximo de eficiencia, eficacia y
calidad en la prestacin de sus servicios

La planeacin estratgica debe ser un proceso:

FORMAL: Es decir sigue una metodologa en su realizacin aprobacin y

seguimiento.

REAL: Es decir debe centrarse en lo que la organizacin debe y puede hacer. Es

normal en el momento de planear confundir los objetivos deseables con los
objetivos posibles. En este sentido el hbito de la planeacin estratgica
supone un mayor acercamiento a la realidad.

FLEXIBLE: Es decir, con capacidad de adaptacin a los cambios del entorno, a

las situaciones favorables que se pueden presentar. Una planeacin estratgica
flexible permite desarrollar al mximo todas las potencialidades creativas de la
organizacin e igualmente su actualidad continua y permanente.
PARTICIPATIVO: La planeacin estratgica debe ser el resultado de un proceso
amplio de participacin; su elaboracin, aprobacin y puesta en marcha es una
responsabilidad del grupo directivo de la organizacin, pero debe establecerse
un sistema de participacin que abarque al mximo todas las personas que
hace parte del desarrollo del objeto social de la empresa.

Proceso para el planeamiento estratgico.

Misin: La Misin es la razn de ser de la Organizacin y especfica el rol

funcional que sta va a desempear en su entorno. Esta declaracin nos indica
con claridad el alcance y direccin de las actividades de la empresa. La Misin
no plantea metas a alcanzar, sino que indica un sentido hacia donde queremos
dirigirnos.

Caractersticas

La Misin debe ser una descripcin breve y concisa que proporciona un

enfoque y direccin a los esfuerzos de la Organizacin.
Debe ser lo suficientemente especfica para servir como punto de
referencia y establecer prioridades. Sin embargo, al hacerla especfica
no debe limitar las metas u objetivos.
Debe construirse con la participacin de todos los miembros de la
organizacin

Visin: es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia

de lo que la organizacin quiere y espera ser en el futuro.

Caracterstica

AMPLIA Y DETALLADA
Inspira y plantea retos para su logro
Es creble y consistente con los valores estratgicos y la misin
Sirve como punto de consenso de todas las personas involucradas
Muestra la esencia de lo que debe llegar a ser la empresa
Permite flexibilidad y la creatividad en su ejecucin.

Objetivo: Son los fines hacia los que deben dirigirse los esfuerzos de un grupo
humano.

Los objetivos deben ser claros, ya que estos deben ser atendidos por el
personal de la empresa y sealados por la alta direccin.

Los objetivos deben ser cuantitativos, es decir, expresados en volumen,

cantidad, porcentaje, adems de ser escritos con un tiempo especfico de
realizacin para medir su eficiencia y oportunidad.
Diagnstico: Usaremos el mtodo FODA o DAFO es una herramienta
generalmente utilizada como mtodo de diagnstico empresarial en el mbito
de la planeacin estratgica.

DOFA es una metodologa de estudio de la situacin competitiva de una

empresa en su mercado (situacin externa) y de las caractersticas internas
(situacin interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Es la herramienta estratgica por
excelencia ms utilizada para conocer la situacin real en que se encuentra la
organizacin.

Oportunidades: Son aquellas circunstancias o situaciones del entorno

(fuerzas que surgen desde fuera de las fronteras de una organizacin,
pero que afectan sus decisiones y acciones internas, as como sus
actividades y desarrollo), son potencialmente favorables para la
institucin u organizacin que queramos estudiar. Puede consistir en una
necesidad del mercado aun no cubierta o una tendencia en el entorno
que puede permitir mejorar la posicin de la organizacin,
correspondiendo a aspectos del entorno que pueden ser.
Amenazas: Son aquellas circunstancias o situaciones del entorno
desfavorables para la empresa que pueden afectar negativamente la
marcha de la institucin, de no tomarse las medidas necesarias en el
momento oportuno. Si la gerencia no toma una determinada accin
estratgica ante esta tendencia desfavorable, que proviene del entorno,
puede llevarla a su estancamiento o incluso su desaparicin.

Oportunidades y amenazas son anlisis externos

Fortalezas: Es un recurso de tipo interno que posee la institucin en

mejores condiciones que su competencia y que la hacen tener ventaja
sobre los dems, y por lo tanto la hace rigurosa en su accionar. La
Institucin puede emplear estos elementos para lograr sus objetivos y
mejorar su posicin competitiva en el mercado. Son aquellos aspectos
internos en los que somos fuertes y que debemos mantener o mejorar
para posicionarnos adecuadamente en el mercado.
Debilidades: Son limitaciones, defectos o inconsistencias en la
institucin, que constituyen un obstculo para la consecucin de los
objetivos y una merma en la calidad de la gestin. Son recursos de tipo
interno que poseen las instituciones y que por el solo hecho de poseerlo
la hacen vulnerable en su accionar en relacin a su competencia.
Aspectos internos en los que debemos mejorar para lograr una posicin
ms competitiva.

Fortalezas y debilidades son anlisis internos.

Las estrategias resultantes del DOFA sern:

 Estrategias defensivas: la empresa est preparada para enfrentarse a las
amenazas.
Estrategias ofensivas: es la posicin en la que toda empresa quisiera
estar. Debe adoptar estrategias de crecimiento.
Estrategias de supervivencia: la empresa se enfrenta a amen a zas
externas sin las fortalezas internas necesarias para luchar contra la
competencia.
Estrategias de reorientacin: a la empresa se le plantean oportunidades
que puede aprovechar pero sin embargo carece de la preparacin
adecuada. La empresa debe establecer un programa de acciones
especficas y reorientar sus estrategias anteriores.

ENLACE DEL CONTENIDO DE LOS PROCESOS

ENLACE DE ALGUANS CARACTERSITICA DE MISION Y VISION

ENLACE DE LAS ESTRATEGIAS RESULTANTES HAY UN CUADRO QUE SE PODRIA

USAR.

Estrategia: Son cursos alternos de accin que resuelven el problema de cmo

lograr la ms eficiente adaptacin de los medios a los fines o propsitos de la
empresa.

El ultimo proceso es el PLAN DE ACCION.

Matriz de plan de accin :

Comentario:

De ultimo viene el plan de accin ya para su elaboracin despus de conseguir

los datos suministrado por la planeacin estratgica. Aqu es donde viene el
siguiente tema que es el cronograma y la formacin de equipo.

Cronograma de Actividades.

El cronograma es la transcripcin a tiempos de los procesos y acciones para

llevar a cabo un proyecto, Adems sirve de gua para establecer el grado de
avance en la consecucin de objetivos tomando en cuenta las restricciones y
las incertidumbres; comprendiendo la realizacin de toda la secuencia lgica
para hacer realidad los resultados.

Mtodos y herramientas para elaborar el cronograma de actividades

Existen diversos mtodos y herramientas de los que te puedes ayudar para

elaborar los cronogramas de actividades. Su eleccin depender de las
caractersticas del proyecto y sus necesidades.

Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los mtodos ms

populares, ya que sirve para cualquier tipo de proyecto, con
independencia del tamao y sector de la empresa. Esa sencilla
herramienta permite plasmar de manera grfica el cronograma, a travs
de una serie de barras horizontales, que sealan el inicio y fin da cada
una de las actividades del proyecto y su evolucin. Este tipo de mtodo
facilita el seguimiento de las tareas y la toma de decisiones.

Diagrama PERT: el diagrama PERT (Project Evaluation and Review

Techniques) es otra de las herramientas ms utilizadas para la gestin
de proyectos. Este tipo de mtodo es muy til para proyectos complejos
 y el complemento ideal para el resto de mtodos. Este diagrama permite
representar las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin da
cada actividad.

Mtodo CPM: el mtodo CPM (Critical Path Method) o mtodo del

camino crtico, facilita el clculo de la ruta ms corta para completar el
proyecto en general y simplifica su seguimiento y control.

Pasos para elaborar un cronograma

Con independencia de los mtodos y herramientas seleccionadas para

gestionar el tiempo, los pasos que debers realizar para elaborar el
cronograma de actividades son:

1. Recopilar la informacin clave para elaborar el cronograma. Lo

primero que necesitas es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos
requisitos y caractersticas que lo definen, la fecha de inicio y fin o las
entregas pactadas, e identificar los posibles obstculos y limitaciones
que puedas encontrarte.

2. Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la

informacin, llega el momento de determinar qu actividades se llevarn
a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una.
Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los
factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.

3. Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de

otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultneamente
y otras que no.

4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto

personales, materiales como econmicos. No slo necesitas conocer qu
materiales vas a necesitar para el desarrollo de cada una de las
actividades, tambin quin o quienes lo van a llevar a cabo y el coste
que tendr. Una ineficaz previsin de los recursos puede provocar
retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.

5. Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea,
es el momento de calcular el tiempo de duracin.

6. Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe

responsabilizarse de una serie de actividades, segn su naturaleza.

7. Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma,

debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.
 Ventajas de la planificacin del cronograma de un proyecto.

La utilizacin de esta herramienta tan til en el diseo de proyectos beneficia

tanto a la organizacin como al personal que trabaja en el mismo. Aunque la
responsabilidad, el compromiso y la motivacin son esenciales para cumplir los
objetivos de la empresa, la utilizacin de cronogramas har de la planificacin
algo visual y accesible para todo el equipo. Algunas de las ventajas que puede
aportarte el uso de cronogramas:

Determinar todas las actividades necesarias para hacer realidad los

objetivos.

Priorizar para determinar un orden lgico.

Establecer los tiempos y asignar responsabilidades en el equipo de

trabajo.

Analizar qu recursos se necesitan para realizar la actividad.

Establecer la relacin o dependencia entre las diferentes actividades

(tareas que no empiezan hasta que otras finalizan, las que no pueden
finalizar hasta que otra finalice, las que no pueden comenzar hasta que
no comience otra y las que no pueden finalizar hasta que otra
comience).

Permite estar seguro de que se est avanzando en la consecucin de

metas.

Anlisis de si las actividades.

ENLACE DE LAS VENTAJAS CRONOGRAMA Y ENLACE METODO Y

ELABORACION

LEE ESTO : en la parte que dice PLAN DE TRABAJO puede ser el PLAN DE
ACCION que realizaron o planificaron. Ahora bien quero incluir la parte amarilla
(Para ejecutar lo planificado) antes de empezar el tema de CRONOGRAMA.
Qu piensas?
Educacin en inocuidad de alimentos - El plan de trabajo: Cronograma
de actividades, presupuesto

Es importante planificar las actividades que se desarrollarn en el proyecto

educativo en inocuidad de alimentos, a partir de la elaboracin de un plan de
trabajo. En particular se tendr en cuenta el listado de las personas que estn
involucradas en cada actividad, sus funciones y responsabilidades, como
tambin la enumeracin de todas las actividades planeadas y las fechas en que
sern realizadas (en un cronograma de actividades). Asimismo se incluirn los
recursos que se necesitan para llevarlas a cabo (Presupuesto).

Organizar las funciones del equipo de trabajo posibilitar la conformacin de un

grupo equilibrado, en el que cada uno de sus miembros pueda contribuir con
sus conocimientos y aplicar sus habilidades. Evidentemente, que para llevar
adelante los objetivos del proyecto, las personas que integran el grupo deben
comprometerse a alcanzar objetivos comunes y trabajar con armona en las
tareas desarrolladas.

Para ejecutar lo planificado es importante realizar un cronograma en el que se

consignen, en forma detallada, las actividades pautadas en la etapa de
planificacin, las personas encargadas de ejecutarlas y sus responsabilidades
respectivas, los plazos y los recursos involucrados. El cronograma facilita la
asignacin de tiempos y tareas, adems permite visualizar en el inicio la
totalidad del proceso.

Para elaborar un cronograma, se pueden seguir los siguientes pasos:

Desglosar la actividad a la mnima unidad de accin, donde se indican

los responsables de cada una de ellas.

Asignarle a cada actividad un tiempo mnimo y mximo para establecer

un promedio. Usar el tiempo promedio asignado a cada actividad.

Distinguir actividades secuenciales de las simultneas.

Para definir el tiempo del cronograma, se toma en cuenta el tiempo

requerido por la actividad ms larga.

Analizar y considerar los factores externos que puedan influir en los

tiempos de produccin cronograma debe considerarse como una
herramienta flexible.Es importante actualizarlo regularmente, de forma
tal que pueda servir para administrar el proyecto y realizar un
seguimiento.