FUNDAMENTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN

Trminos como gestin, administracin, innovacin y estrategia son utilizados

cada vez con mayor frecuencia, en particular en los servicios de salud. Sin
embargo, tal vez es ms lo que se habla y se escribe de ellos que lo que se piensa
y elabora en profundidad. Existe muy poco pensamiento organizado sobre las
organizaciones del sector salud y muy pocas cosas novedosas sobre la innovacin
en ellas.
Para generar conceptos, posiciones y pensamientos administrativos que
contribuyan con un cambio o mejora organizacional en las instituciones o
empresas del sector salud, es pertinente revisar y reflexionar alrededor de las
teoras organizacionales de la administracin, entre las cuales se sugieren las
siguientes:

TEORIA CLASICA
El enfoque clsico de la administracin se fundamenta en dos escuelas del
pensamiento organizacional:
a. Escuela Cientfica
Administracin cientfica es el nombre que recibi debido al intento de aplicar los
mtodos de la ciencia a los problemas de la administracin para lograr una gran
eficiencia industrial. Los principales mtodos cientficos aplicables a los problemas
de la administracin son la observacin y la medicin. La teora de la
administracin cientfica surgi en parte por la necesidad de elevar la
productividad.

Frederick Winslow Taylor (1856 1915)

Frederick Winslow Taylor renunci a la universidad y comenz a trabajar como
aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta ltima categora ingres,
en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendi hasta el puesto de
ingeniero en jefe despus de obtener un grado de ingeniera asistiendo a clases
nocturnas. Invent herramientas de alta velocidad para cortar acero y la mayor
parte de su vida se desempeo como ingeniero consultor.

Por lo general se reconoce a Taylor como "el padre de la administracin

cientfica". Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusin mayor
sobre el desarrollo inicial de la administracin. Sus experiencias como aprendiz,
como obrero comn, capataz, maestro mecnico y luego ingeniero en jefe de una
compaa acerera, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera
mano los problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes
posibilidades para mejorar localidad de la administracin. La famosa obra de
Taylor titulada Principles of Scientific Management se public en 1911. Sin
embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofa de la administracin se
encuentra en su testimonio ante un comit de la Cmara de Representantes de los
estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un grupo de congresistas,
la mayora de ellos hostiles debido a que crean, junto con los lderes de los
trabajadores, que las ideas de Taylor conduciran a un exceso de trabajo y al
despido de trabajadores.

Taylor estableci sus principios y su gran aporte a la administracin cientfica,

seal que la administracin es:

1. Ciencia y no regla emprica

2. Armona y no discordia
3. Colaboracin y no individualismo
4. Rendimiento mximo, en lugar de rendimiento restringido
5. Formacin de cada hombre hasta alcanzar su mayor eficiencia y prosperidad.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

1. Principio de planeamiento: Sustituir en el trabajo el criterio individual del
operario, la improvisacin y la actuacin emprico-prctica por los mtodos
basados en procedimientos cientficos. Sustituir la improvisacin por la ciencia,
mediante la planeacin del mtodo.

2. Principio de la preparacin / planeacin: seleccionar cientficamente a los

trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir
ms y mejor, de acuerdo con el mtodo planeado.
3. Principio del control: Controlar el trabajo para certificar que el mismo est
siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y segn el plan previsto.
4. Principio de la ejecucin: Distribuir distintamente las atribuciones y las
responsabilidades, para que la ejecucin del trabajo sea disciplinada.
5. El hombre mquina: El hombre es parte de la maquina y los dos se
complementan entre s; con el nico fin de maximizar la produccin.

TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Elton Mayo. (1880-1949): Padre de la teora de las relaciones humanas; psiclogo,
realizo estudios del comportamiento humano en las empresas.
Su teora fue basada en la experiencia Hawthorne, en la compaa Western
Electric Company.

CONCEPTO
Los descubrimientos y postulados de la teora de las relaciones humanas; est
determinado por el incremento de la productividad debido a factores sociales,
satisfaccin, eficacia de la administracin, y control de la direccin al personal
colaborador.

PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

1- Principio de la Organizacin informal: Organizacin no determinada dentro de la
formalidad de la empresa.
2- Principio de Motivacin Laboral: Motivacin a travs de la escala de
necesidades de A. Maslow.

3. Principio de Incentivos Laborales: Incentivos laborales no remunerados

reconocimientos personales y grupales.

4- Principio de Liderazgo: Concepto de lder, colaboradores y equipo de trabajo.

5. Principio de Factores intrnsecos y extrnsecos al trabajo: Elementos del micro
y macro ambiente que estimulan el nivel de productividad de los colaboradores.

TEORIA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Peter Drucker: Padre de la teora de la planeacin por objetivos, formado en
negocios internacionales y estudios polticos.

CONCEPTO
La teora de la planeacin por objetivos se fundamenta en la construccin de
objetivos claros y definidos con el propsito de elevar el crecimiento de la
empresa, el posicionamiento de la misma y el nivel de participacin del personal.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS

1. Planeacin estratgica: Se fundamenta en la construccin del direccionamiento
estratgico propio de cada compaa.
2- Estructura Organizacional: La base del logro de los objetivos parte de la
estructura organizacional.
3- Diseo de Estrategia: La estrategia debe ser el factor determinante al momento
del logro de los objetivos en las empresas modernas; por ello la estructura debe
seguir permanentemente la estrategia.
4- Diseo de mecanismos de evaluacin: Los mecanismos de evaluacin son
determinados de acuerdo al objetivo a cumplir.

TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL

Edwards Deming: Padre de la teora de la calidad total, junto a sus colaboradores,
participo de la reconstruccin del la nueva potencia mundial de los 60` (Japn), fue
parte fundamental de los estndares de calidad proporcionados por el Japn.
La calidad es entendida como el cumplimiento de requisitos, es por ello que en el
mundo moderno el concepto de calidad hace referencia al cumplimiento de los
requisitos del cliente, eso quiere decir, expectativas del cliente que se encaminen
a la satisfaccin final del mismo.

PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL

1- Necesidades del Cliente: Productos y servicios satisfactorios.
2- Cumplimiento de requerimientos de Calidad: Estndares de calidad para
productos y servicios.
3- Sistema de Gestin de Calidad: Normas ISO.
4 Mejora Continua: Mentalidad abierta a la mejora y pensamiento global por
parte de las empresas.
5- Competencias: Seleccin y evaluacin de las competencias para el sistema de
gestin de calidad.

PRINCIPIOS BSICOS DE LA CALIDAD:

La gestin de la calidad se fundamenta en el cumplimiento de ocho (8) principios
bsicos, los cuales constituyen la base de las normas ISO 9000, estos son:
1. ENFOQUE AL CLIENTE

2. LIDERAZGO
3. PARTICIPACIN DEL PERSONAL
4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN
6. MEJORA CONTINUA
7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen
la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores,
y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los
medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar,
sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de cuatro

funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin
y el control.

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso social que tiene como finalidad lograr los mximos resultados
mediante la coordinacin de actividades y personas que integran un sistema
organizado.
Para tener una concepcin ms clara, presentare definiciones de algunos autores,
acerca del proceso administrativa:
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales, se hace
efectiva la administracin, mismas que son interrelacionados y forman un proceso
integral.
Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso
total.
Son las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales
administra el gerente.

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

ORGANIZACIN

DIRECCION

CONTROL

PLANEACION
Significa definir las metas del desempeo futuro y relacionar las actividades y
recursos disponibles para alcanzarlos. Es una toma de decisiones que afectan el
desarrollo de una empresa y define como quiere estar a futuro y como llegar all.

FASES DE LA PLANEACION
Los planes se necesitan para dar a la organizacin:
- Diagnostico.
- Objetivos.
-

Establecer el mejor procedimiento.

Seleccin de metas.

Determinar programas.

Anlisis de viabilidad de los planes.

La importancia de la planeacin: Sin planes, los administradores no pueden saber

cmo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea
clara de qu es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con
confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus
seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber
cundo y dnde se estn desviando de su camino. El control se convierte en un
ejercicio ftil. Con frecuencia, los planes errneos afectan la salud de toda la
organizacin. Esta es la razn por la que la prensa comercial (The Wall Street
Journal, Fortune, y otros) dedican tanta atencin a las estrategias organizativas, a
los planes que los principales administradores elaboran para satisfacer las metas
generales de una organizacin. Sus lectores son accionistas que utilizan esta
informacin para juzgar el desempeo actual de la organizacin y sus
posibilidades de xito futuro.

La Importancia de las Metas: Todos soamos con encontrar fama y fortuna y con
ganarnos el respeto y la admiracin de los dems. Para que nuestros sueos se
hagan realidad, sin embargo, necesitamos establecer metas especficas, medibles
y con fechas realistamente alcanzables. Lo mismo es aplicable para las
organizaciones.
Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones:

1.

Las metas proporcionan un sentido de direccin

2.

Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos

3.

Las metas guan nuestros planes y decisiones.

4.

Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso

PASOS PARA ELPROCESO DE PLANEACION:

1.

Detectar la oportunidad en el anlisis del entorno

2.

Establecer los objetivos o metas

3.

Consideracin de las premisas (El hoy con el maana)

4.

Identificacin de alternativas y evaluarlas

5.

Toma la decisin (la mejor alternativa)

6.

Elaboracin de los planes de apoyo (misin, visin)

LOS OBJETIVOS: son los planes hacia los cuales se dirige una organizacin,
estos me determinan los resultados esperados y deben ser claros, concretos,
verificables, medibles, sustentables.
Todo objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo ar,er,ir . Que voy a hacer,
como lo voy a hacer y para que lo voy a hacer.

ORGANIZACIN
Viene despus de la planeacin e indica cmo realizar el plan. La organizacin es
una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms,
que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de

metas comunes. Consiste en organizar las tareas, agruparlas en departamentos y

en asignar la autoridad y los recursos necesarios en la organizacin.
Una organizacin es eficiente si est estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.

FASES DE LA ORGANIZACIN
-

Diseo del puesto de trabajo.

Manual de responsabilidades.

Seleccin de Personal.

Definicin de la estructura Organizacional.

DIRECCION
Consiste en hacer que los miembros de la organizacin actan de modo que
contribuyan al logro de los objetivos. La direccin es una actividad muy concreta:
requiere trabajar directamente con la gente.

FASES DE LA DIRECCION
Liderazgo: es ayudar a otros a ser los mejores miembros de la organizacin
y poner todo su esfuerzo, los lderes se abren a las ideas y opiniones de otros.
-

Motivacin.

Empoderamiento.

Planes de formacin.

Entrenamiento.

Relaciones Humanas VS Relaciones Laborales.

EFICACIA: Grado en que la empresa cumple con una meta establecida significa
que la empresa logra conseguir lo que se propone
EFICIENCIA: Indica la cantidad de recursos con que se cumple una meta
organizacional. Recursos (humanos, financieros, tecnologa, materia prima,
informacin.
DESEMPEO: Capacidad para cumplir las metas organizacionales usando los
recursos eficaz y eficientemente.

El lder y un eficaz trabajo en equipo, son las claves para a partir de ello aplicar las
herramientas y tcnicas de gestin que sean necesarias. Sin recursos humanos
adecuados dispuestos a luchar por salvar la organizacin, pocas posibilidades
tienen esta de salvarse, o quedar marginada definitivamente de la competencia.

Es mediante la reingeniera se debe detectar a tiempo las disfuncionalidades y

poner en marcha un giro drstico a la situacin. Volver competitiva a la empresa
nuevamente es el objetivo, y para ello es fundamental aplicar tanto el diagnstico
como la reingeniera de negocios.

CONTROL
Asegurar que el trabajo de otro este progresando en forma satisfactoria hacia el
objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas por este plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no
asegura que la empresa tenga un xito. Esta funcin fundamental de la
administracin constituye el control. Es una funcin fundamental de la
administracin.

FASES DEL CONTROL

- Establecer normas de rendimiento.
- Medir el rendimiento real y compararlo con las normas preestablecidas.

- Tomar las medidas necesarias para corregir cualquier rendimiento que no est a
la altura de las normas.

Enfoque de los papeles administrativos

Henry Mintzberg clasific el trabajo de los administradores, en 3 tipos bsicos de

comportamiento: relaciones interpersonales, procesamiento de informacin y toma
de decisiones.

Papeles interpersonales: En su contacto con otras personas los administradores

actan de 3 modos diferentes.
1)

como representantes de su empresa: pronuncia discursos, sirve en comits.

2)

departamento o unidad: motiva, inspira, da el ejemplo.

3)

como lderes: mantiene relaciones con otras organizaciones.

Utilizando su autoridad formal o informal; o como enlace o puente de unin

experto en comunicaciones. A estos 3 puntos se le denominan figura
representativa, lder y enlace.

Papeles informativos: Son 3 papeles definidos: centro hacia donde influye y se

monitorea toda la informacin, diseminadores de informacin y portavoz de la
organizacin. A estos 3 se le denominan:
Monitor: observa, revisa y recopila datos sobre cumplimientos de estndares.
Difusor: transmite informacin y juicios acerca de los ambientes internos y
externos.
Portavoz.: habla por la organizacin, cabildea y defiende, se ocupa de las
relaciones pblicas.

Papeles en el rea en toma de decisiones: Se asumen 3 papeles importantes.

1)
emprendedores: cuando juzgan la conveniencia de emprender nuevas
actividades.
2)

Asignadores de recurso: cuando controlan los recursos financieros.

3)
Negociadores: cuando tratan con sectores internos o externos de la
organizacin.
A estos 3 puntos se le denominan empresario, solucionador de problemas,
asignador de recursos y negociador.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Habilidades tcnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados
procesos, tcnicas o herramientas propias del cargo o rea especfica que ocupa.

Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la

gente. Un gerente interacta y coopera principalmente con los empleados a su
cargo; muchos tambin tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

Habilidades conceptuales: se trata de la formulacin de ideas - entender

relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma
creativa, etc.