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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
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Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin:
Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla
Colaboraciones
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ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
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Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos


para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

Los archivos, un indicador clave de la


calidad de la gestin
mayte Lpez Carrillo

TRIA N 19. 2015


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 221-223

Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin

mayte Lpez Carrillo

ADN-Apoyo a Desarrollo de Negocio


BPM-Business Process Manager
GPS-Gestin de Proyectos y Servicios
Responsable de los Sistemas de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad de la Informacin
DocLand-GrupoLand

Hace unos diez aos, algunas profesionales de los archivos y los documentos
en Andaluca con experiencia y especializacin multidisciplinar tenamos un,
como yo lo llamo, secreto anhelo, que no era otro que hacer ver a las organizaciones
de cualquier ndole, especialmente a las integradas en la Administracin Pblica, algo
que para nosotras resultaba evidente: los archivos tienen, adems de un incuestionable valor cultural, histrico, de investigacin, e incluso social, una importancia clave
en la gestin de cualquier entidad.
Durante este tiempo, conceptos como sistema de gestin de los documentos
de archivo, buenas prcticas documentales, gestor documental, diagramas de
procesos, seguridad de la informacin, y otros parecidos, que sonaban, en un
principio, como propios de los tecnlogos o restringidos a reas muy especficas de la
actividad interna de las instituciones y empresas, fueron encontrando su espacio en
departamentos y unidades de servicio de carcter transversal, esto es, que alcanzan a
toda la jerarqua orgnica de las entidades.
Hoy son muy pocas personas, y ningn profesional del sector de la documentacin (entendida, por fin, en su sentido ms amplio), quienes desconocen o desautorizan la transversalidad del servicio de archivo en las organizaciones.
Esta condicin que, de hecho, es una condicin natural ha resultado en una,
tambin natural, evolucin del concepto del servicio de archivo hacia una funcin
multidisciplinar en la que, como mnimo, se integran profesionales y conocedores
de aspectos, antes tan alejados de las cuestiones archivsticas como tecnologas de la
informacin y la comunicacin, o como consultora y normalizacin (diagramacin)
de los procesos.

Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin


mayte Lpez Carrillo

Los estndares internacionales y las directrices de actuacin y buenas prcticas


desarrolladas en normas conocidas en nuestro mbito de actividad, como la ISAD
(G), la ISDF, la ISO 15489-I y II, la ISO 23081-I, o MoReq (en sus diferentes versiones ampliadas MoReq2 y MoReq 2010), pero tambin menos afines, en apariencia, como la ISO 9001, o la ISO 14001, incluso la especificacin BPMN (Business
Process Management Notation) proponen principios de tratamiento normalizados
para los documentos de archivo en cualquier fase de su vigencia (incluso tratan la
generacin o produccin de los mismos) y en cualquier soporte, siempre comprendiendo el archivo y la documentacin de las entidades como un aspecto relevante de
la propia gestin.
No es posible auditar y, por tanto, confirmar la bondad de la gestin en una institucin o una empresa donde el archivo est desatendido, falto de recursos, o administrado bajo criterios y con herramientas obsoletas. En la actualidad, los referentes
internacionales hablan de buscar la excelencia, no ya slo como una declaracin de
intenciones, un cdigo de tica profesional, o una filosofa de negocio, conceptos
ciertamente sutiles pero, de igual manera, significativos en la diferenciacin y cualificacin de las entidades a la hora de prestar servicios y aportar productos que satisfagan al cliente y/o al usuario (de todo tipo), sino tambin como un factor clave para
la eficacia, la eficiencia y la rentabilidad de las organizaciones.
Ya no hay lugar para la disfuncionalidad del servicio de archivo y documentacin.
Esto lleva a las organizaciones pblicas y privadas, y a los profesionales de la documentacin, a reconocer como ligeramente imperativo el hecho de asumir, por un lado,
los retos de la implantacin masiva de las tecnologas en cualquier nivel de actividad,
y, por otro, aceptar y valorar la administracin, organizacin, y tratamiento de la documentacin de la que son titulares o responsables, como lo que es: un aspecto ms
de la gestin institucional o empresarial.
La consecuencia general de esta reconsideracin y revaloracin de los archivos es
que se estn superando, por parte de las organizaciones, las polticas de asignar recursos mnimos, y, la percepcin del archivo como un servicio aislado y muy alejado
del cuore de la actividad principal que se lleva a cabo en ellas.
El ahorro de tiempo y dinero, la eficacia y la eficiencia de los procesos, todos lo
sabemos, ahora, pasa obligatoriamente por la mejora en la gestin, lo que implica
abrir la puerta a mecanismos de innovacin y re-configuracin de las estructuras, a
travs de personal formado y concienciado, pero tambin de medios tcnicos que
faciliten la adaptacin continuada a las nuevas tecnologas.

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Mi experiencia de ms de quince aos, en DocLand1, me indica que la indefinicin de mi actual puesto de trabajo en la compaa est directamente relacionada
con la complejidad de los aspectos y elementos que integran ahora mi expertis como
profesional de la gestin de los documentos.

Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin


mayte Lpez Carrillo

No es una coincidencia que cada da haya ms oportunidades en proyectos multidisciplinares que requieren la implicacin y la actuacin sinrgica de los diferentes
integrantes DocLand, NetLand, ProLand y SpaceLand del grupo empresarial
en el que desarrollo mi labor, para ofrecer a nuestros clientes soluciones integrales de
gestin que tengan un valor aadido para ellos.
No es una coincidencia que SpaceLand, la empresa que lidera el grupo desde
1988, tenga como objeto social la implantacin de TIC en las organizaciones. Tampoco lo es que, en el plazo quin nos lo iba a decir? de 4 aos, GrupoLand
haya implantado su software de gestin de documentos DocBox en ms de
cincuenta cuentas, integrndolo con los Sistemas de Gestin de la Sanidad andaluza
o valenciana, con los Sistemas de Gestin de la Calidad de una entidad bancaria, o
con los Sistemas de Gestin de Expedientes de Personal, de la Procuradura General
de la Repblica en Mxico, adems de haber abierto filiales en Amrica Central y
adquirido empresas del sector de la gestin de los documentos en Almera Akte y
en Murcia A-Z_Proteccin.
Lejos de ser coincidencias, son consecuencias de aquel secreto anhelo de hace diez
aos: hacer ver a las organizaciones que sus archivos tienen una importancia clave en
la calidad de su gestin.

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