Está en la página 1de 615

N.

20 - 2016

Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca

TRIA

20

TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

20
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin:
Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales antes del 15 de junio de 2016.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

FINES DE TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de
formacin profesional permanente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, al
servicio de los archiveros e interesados por los trabajos sobre los Archivos, en el mbito
andaluz y espaol. Su campo de trabajo incluye todos los problemas tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en
ningn caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
PRESENTACIN DE ORIGINALES:
Todas las colaboraciones debern entregarse en fichero electrnico a travs de correo electrnico, atendiendo a las normas de publicacin aprobadas por la revista y
recogidas en la seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org. Los
trabajos presentados deben ser originales y no haber sido publicados con anterioridad, ni estar pendientes de dictamen de cualquier otra publicacin. El Consejo de
Redaccin de TRIA no se hace responsable, en ningn caso, de la credibilidad y
autenticidad de los trabajos. Se aceptan trabajos en espaol e ingls. El plazo para
presentacin de los trabajos finalizar el 15 de junio de cada ao.
PROCESO DE EVALUACIN:
El mtodo de evaluacin de TRIA es el denominado de doble ciego, con el fin
de preservar el anonimato tanto del autor del texto como de los evaluadores. El Consejo de Redaccin decidir sobre la publicacin del texto a la luz de los informes, que
sern dos como mnimo. En el caso de que un artculo no se adecue a la lnea general
de la revista, ser devuelto a su autor sin necesidad de evaluacin. El secretario de la
revista notificar al autor la decisin tomada sobre su trabajo. En caso de aceptacin,
el secretario podr adjuntar, adems, la relacin de modificaciones sugeridas por los
evaluadores. La decisin ltima de publicar un texto puede estar condicionada a la
introduccin de estas modificaciones por parte del autor. Tanto los artculos rechazados como los informes de los evaluadores se conservarn en el archivo de la revista.
COPYRIGHT:
Todos los trabajos publicados en la Revista TRIA son propiedad de sus autores.
La propiedad de la edicin de la revista es propiedad de la Asociacin de Archiveros
de Andaluca. Es obligatorio hacer mencin a la publicacin en la que ha aparecido
el texto, mencionando y remitiendo a la edicin de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca. No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico, fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin
de Archiveros de Andaluca.

DECLARACIN DE PRIVACIDAD:
Los nombres y direcciones de correo-e y cualquier otro dato de ndole personal
introducidos en esta revista se usarn exclusivamente para los fines declarados por
esta revista y no estarn disponibles para ningn otro propsito ni podrn solicitarlos
cualquier persona distinta al interesado.
CONSEJO EDITORIAL:
Director: Jorge Prez Caete (Consejera de Cultura, Junta de Andaluca)
Secretara: Mara del Mar Rodrguez Ruz (Agencia de Innovacin y Desarrollo
de Andaluca)
CONSEJO DE REDACCIN:
Mateo Pez Garca (Consejera de Cultura, Junta de Andaluca)
Margarita Gmez Gmez (Universidad de Sevilla)
Carmen Barriga Guilln (Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla)
Marcos Fernndez Gmez (Archivo Municipal de Sevilla)
Esther Cruces Blanco (Archivo Histrico Provincial de Mlaga)
Jos Mara Carmona Domnguez (Archivo Municipal de Carmona)
Ana Melero Casado (Consejera de Cultura, Junta de Andaluca)
Francisco Fernndez Lpez (Archivo Histrico Provincial de Sevilla)
Reyes Rojas Garca (Archivo General de Indias)
CONSEJO ASESOR:
Jos Ramn Cruz Mundet (Universidad Carlos III de Madrid)
Arsenio Snchez Hernamprez (Biblioteca Nacional de Espaa)
Joaqum Llans Sanjun (Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del
Gobierno de Navarra)
Manuel Romero Tallafigo (Universidad de Sevilla)
Manuel Ravina Martn (Archivo General de Indias)
Anabella Barroso Arahuetes (Archivo Histrico Eclesistico de Vizcaya)
Ramn Albert y Fugueres (Escola Superior dArxivstica i Gesti de Documents
Universidad Autnoma de Barcelona)
Antonia Heredia Herrera (Archivera)
Antonio Gonzlez Quintana (Subdirector General de Archivos, Comunidad de
Madrid.)
Luis Torres Freixinet (Archivo Municipal de Zaragoza)
Luis Hernndez Olivera (Universidad de Salamanca)
Mara Luisa Conde Villaverde (Fiscala General del Estado)
Severiano Fernndez Ramos (Universidad de Cdiz)

NDICE
1

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS


DE ANDALUCA
Mateo A. Pez Garca ........................................................................................... 11
RETOS NUEVOS PARA UNA ANTIGUA ARCHIVSTICA: LAS CIENCIAS
AUXILIARES
Manuel Romero Tallafigo.................................................................................... 17
TIEMPOS DE CAMBIO. REFLEXIONES SOBRE LA DOCTRINA ARCHIVSTICA EN ESPAA (1985/2015)
Luis Hernndez Olivera ...................................................................................... 43
MARCO NORMATIVO DE LOS ARCHIVOS EN EL ESTADO DE LAS
AUTONOMAS
Severiano Fernndez Ramos................................................................................. 73
EVOLUCIN Y DESARROLLO DE LA PRCTICA ARCHIVSTICA: LA
APLICACIN DE NUEVOS CONCEPTOS MEDIANTE UNA NUEVA METODOLOGA PARA ALCANZAR NUEVOS OBJETIVOS
Mara Luisa Conde Villaverde............................................................................. 121
LA RECEPCIN DEL RECORDS MANAGEMENT EN LA ARCHIVSTICA:
UN CASO DE XITO
Jos Ramn Cruz Mundet.................................................................................... 147
LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
LOS ARCHIVOS, A ESCENA
Joaquim Llans Sanjuan........................................................................................ 159
HACIA LA NORMALIZACIN DE LA FORMACIN EN ARCHIVSTICA Y
GESTIN DE DOCUMENTOS
Alfred Mauri Mart.............................................................................................. 181
LA COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS Y LA EVOLUCIN DE LA PROFESIN DEL ARCHIVERO
Miguel ngel Gacho Santamara........................................................................ 211

NUEVAS PERSPECTIVAS Y OPORTUNIDADES PARA LOS CENTROS DE


GESTIN DE INFORMACIN: COMPETENCIAS DIGITALES DE SUS
PROFESIONALES
Ana Real Duro....................................................................................................... 227
TRANSPARENCIA DE LA ACTIVIDAD PBLICA. EN PARTICULAR, EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez.......................................................................... 237
DEL DERECHO A SABER AL DERECHO A LA VERDAD: EL PAPEL DE LOS
ARCHIVEROS EN LA DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS
Antonio Gonzlez Quintana............................................................................... 255
LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL CORAZN DEL CAMBIO
Antonia Heredia Herrera.................................................................................... 271
LA CLASIFICACIN EN ARCHIVOS PERSONALES DE CIENTFICOS:
EL CASO DEL INGENIERO LEONARDO TORRES QUEVEDO
Luca Fernndez Granados.................................................................................. 291
LA CLASIFICACIN FUNCIONAL: DEFINICIN DE UN MODELO
Mateo A. Pez Garca............................................................................................ 307
ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL DE MLAGA: CREACIN Y
EVOLUCIN
Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz.......................................................... 323
RINCN DE LA VICTORIA (MLAGA): EXPERIENCIAS SOBRE UN
NUEVO MODELO DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN LA
ADMINISTRACIN LOCAL.
Sara Galvn Bautista............................................................................................. 343
EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL EN UN ORGANISMO PBLICO: DISEO Y PUESTA EN MARCHA EN EL INSTITUTO ANDALUZ DE
PATRIMONIO HISTRICO
Pilar Acosta Ibez............................................................................................... 353
EL ARCHIVO MUNICIPAL DE MLAGA: DE LOS REYES CATLICOS A LA
ADMINISTRACIN ELECTRNICA
Mara Isabel Vila Gonzlez.................................................................................. 379
EL ARCHIVO MUNICIPAL DE SEVILLA: TRES DCADAS DECISIVAS,
1984-2014
Marcos Fernndez Gmez - Inmaculada Franco Idgoras ............................... 397

EL PATRIMONIO FOTOGRFICO: LA FOTOTECA MUNICIPAL DE SEVILLA


Inmaculada Molina lvarez................................................................................. 415
LA REPROGRAFA ANTE EL RETO DE LA PRESERVACIN Y DIFUSIN
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL. EL DEPARTAMENTO DE REPROGRAFA DEL SERVICIO DE ARCHIVO, HEMEROTECA Y PUBLICACIONES, DEL
AYUNTAMIENTO DE SEVILLA
Jos Luis Azcrate Aguilar................................................................................... 431
LOS ARCHIVOS Y SUS PROFESIONALES EN EL NUEVO MUNDO DE LA
COMUNICACIN
Jose Aquesolo Vegas.............................................................................................. 447
VEINTICINCO AOS DE LOS CUERPOS ESPECIALES DE FACULTATIVOS
DE ARCHIVO Y AYUDANTES DE ARCHIVO EN LA FUNCIN PBLICA
DE ANDALUCA
Javier Lobato Domnguez..................................................................................... 467
LA EVOLUCIN EN EL ACCESO A LOS REGISTROS NOTARIALES EN LAS
LTIMAS DCADAS A TRAVS DE DOS VISIONES: LA DEL INVESTIGADOR Y LA DEL ARCHIVERO
Caroline Mnard - Ana Naseiro Ramudo........................................................... 495
REFLEXIONES SOBRE LA PROFESIN DE LOS ARCHIVEROS MUNICIPALES QUE EMPEZARON HACE TREINTA AOS
Jos Mara Carmona Domnguez......................................................................... 511
LOS AOS QUE OBSERVAMOS PELIGROSAMENTE: ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Y WEBS PUNTO CERO
Rodrigo de Luz Carretero................................................................................... 533
LA CONTRIBUCIN DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS A LA TRANSPARENCIA. EL CASO DE LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIN DE
OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE
Isabel Medrano Corrales..................................................................................... 551
EL ESQUEMA DE TIPO DOCUMENTAL DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE DOCUMENTO ELECTRNICO: ADAPTACIN Y
USO EN LA JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Dolores Carnicer Arribas.................................................................................... 573
ARCHIVOS EN ACCESO ABIERTO. EXPERIENCIAS EN NUESTRO PAS
Lola Lpez Falantes.............................................................................................. 591

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE


LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCA

PRESENTACIN DE TRIA 20 DEL PRESIDENTE DE LA


ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

Mateo A. Pez Garca

asta echar un vistazo a la multitud de congresos, jornadas, encuentros y


actividades formativas organizadas en los ltimos aos por asociaciones
profesionales e instituciones relacionadas con el mbito de los documentos y
archivos, para darse cuenta de cules han sido los temas estrella en este tiempo:
el documento y el archivo electrnico, por un lado, y el siempre candente y conflictivo por inadecuadamente abordado por el legislador asunto del acceso a
los documentos, por otro. Es cierto que si se ha centrado la atencin sobre esos
dos temas, se ha debido a que son los ms demandados por los profesionales
de los archivos ante dos de los retos ms acuciantes y que mayor inseguridad y
duda les provocan. Pero, cuando comenzamos a planteamos desde la Asociacin
de Archiveros de Andaluca el enfoque que queramos dar a nuestras Jornadas,
tuvimos claro que no debamos pulsar de nuevo unos temas que corren el peligro
de agotarnos por saturacin.
El calendario de efemrides nos proporcionaba una buena excusa para hallar un
asunto adecuado: acababan de cumplirse los 30 aos de promulgacin de la primera
ley sectorial especficamente en materia de archivos aparecida en Espaa, y ese hecho,
adems, haba sucedido en nuestra Comunidad Autnoma: la Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos. Qu oportunidad mejor para echar la vista atrs y analizar lo
acaecido en esos treinta aos en el mbito de la gestin de documentos y archivos en
Espaa? Mereca la pena no tanto la mirada nostlgica sobre el pasado cuanto otear y
explorar los nuevos horizontes hacia los que nos conducan toda la serie de cambios,
en muchos casos radicales, que resaltbamos en el programa: hemos pasado desde
la ausencia de legislacin hasta una segunda generacin de leyes de archivos en todo el
territorio nacional; desde un nico manual a una proliferacin editorial especializada;
desde una carencia total de normalizacin hasta una profusin de normas tcnicas que
se hace difcil de manejar; desde una archivstica primordialmente historicista anclada
en la diplomtica a una archivstica enfocada a la gestin documental y al documento

administrativo; desde los documentos en papel al documento electrnico; desde las fichas
de cartulina a los sistemas de gestin y de informacin; desde un objetivo preferentemente
centrado en ser apoyo fundamental a la investigacin histrica a una pluralidad de objetivos e intereses que convierten a los archivos en garantes de la transparencia y los derechos
humanos y a travs de todo ello nuevos enfoques, nuevos soportes, nuevas tcnicas,
nuevos profesionales, nuevos paradigmas.
As pues, en este nmero especial de TRIA recogemos las aportaciones a las Jornadas Internacionales de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, que bajo el ttulo
genrico de La gestin de los documentos y de los archivos en Espaa: 30 aos de cambios, se celebraron en Sevilla los das 17 y 18 de noviembre de 2015, a travs de las
cuatro mesas en que se estructuraron los contenidos: Principios, tcnicas y ciencias
para el trabajo en los archivos, coordinada por Margarita Gmez Gmez, Gestin
documental y gestin de archivos, coordinada por Joaqun Rodrguez Mateos, La
profesin de los archiveros y archiveras, coordinada por Jorge Prez Caete, y El
futuro ya est aqu, bajo la coordinacin de Esther Cruces Blanco. Las ponencias se
vieron enriquecidas en aquellos dos intensos das con las comunicaciones y debates
que les siguieron.
Este vigsimo nmero de nuestra revista TRIA es tambin especial por otras razones: en primer lugar, porque aparece en un doble formato, electrnico y en papel.
Si el rigor presupuestario nos oblig, desde el nmero 18, a tomar la decisin de una
versin exclusivamente electrnica, excepcionalmente y gracias al generoso patrocinio de la Excma. Diputacin Provincial de Sevilla, este nmero vuelve al formato
tradicional. De todos modos, no renunciamos a la versin electrnica, con la que
se logra una mayor presencia y ms inmediata difusin en internet en pos de ese
objetivo, tambin estn disponibles en abierto en nuestra web todos los nmeros de
la revista. En segundo lugar, este nuevo nmero es singular porque es el primero
surgido tras una serie de cambios llevados a cabo para adecuar nuestro rgano de
expresin a los requisitos de calidad y rigor exigidos a publicaciones cientficas, en
cuanto a caractersticas bsicas y de presentacin, de gestin, de poltica editorial y de
contenido. As, entre esas medidas se ha designado un Consejo Asesor, formado por
destacados especialistas nacionales: Ramn Alberch, Anabella Barroso, Mara Luisa
Conde Villaverde, Jos Ramn Cruz Mundet, Severiano Fernndez Ramos, Antonio
Gonzlez Quintana, Antonia Heredia Herrera, Luis Hernndez Olivera, Joaqum
Llans, Manuel Ravina, Manuel Romero Tallafigo, Arsenio Snchez Hernamprez y
Luis Torres Freixinet, a los que agradecemos su colaboracin.
Durante aquellas jornadas, cuyos frutos recogemos en estas pginas, tambin
tuvo lugar la Asamblea General Extraordinaria en la que se eligi una nueva Junta
Directiva para los siguientes tres aos. Como su portavoz, no quiero dejar de daros

en su nombre las gracias por la confianza depositada en este equipo. Es su intencin


afianzar lo mucho y bueno que las distintas personas involucradas en sus diversas
funciones (presidencia, vocalas, y asociados y asociadas) han hecho desde la fundacin de esta Asociacin. Pero defraudara a todas las personas a las que representa si
se limitase meramente a conservar lo alcanzado y no a innovar, imponerse nuevos
retos y tratar de superarlos, siempre en pos de favorecer nuestra profesin y a nuestros profesionales. Es una tarea difcil que sin vuestra comprensin y apoyo resultara
imposible.

Mateo A. Pez Garca

RETOS NUEVOS
PARA UNA ANTIGUA ARCHIVSTICA:
LAS CIENCIAS AUXILIARES
Manuel Romero Tallafigo

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 19-42

RETOS NUEVOS PARA UNA ANTIGUA ARCHIVSTICA:


LAS CIENCIAS AUXILIARES

Manuel Romero Tallafigo

Catedrtico Emrito de la Universidad de Sevilla

Recibido: 16/02/16
Aceptado: 15/03/16

Resumen
Hoy en da la archivstica requiere una nueva ayuda como la ingeniera informtica, la
teora de las organizaciones, las tcnicas de lenguaje estandarizado, conocimientos del derecho de acceso a los documentos y la experimentacin cientifica acerca de la edad y noticias de
prevencin y conservacin soportes documentales de. El Archivo es una institucin clsica
con races grecorromanas, y en la actualidad muy tiles para la democracia y la cultura. Los
ingenieros informticos necesitan las experiencias pasadas de archivo de tablillas de arcilla,
papiro, pergamino, papel, por medios magnticos y pticos para ganar el desafo de una informacin rpida y la conservacin perenne.
Palabras clave
Concepto clsico de Archivos, archivar la funcin social, la archivstica viejo, nuevo la
archivstica., Ciencia auxiliar de archivos, preservacin magnticos y pticos archivos.
NEW CHALLENGES FOR OLD ARCHIVAL SCIENCE: THE AUXILIARY
SCIENCES.
Abstract
Nowadays archival science requires new aid as computers engineering, theory of organisations, standardized languages techniques, knowledges of right of access to documents and
scientifical experimentation about the olds and news documentary supports prevention and
conservation of. The Archive is a classic institution with Greco-Roman roots, and today very
usefull for for democracy and culture. Computer engineers need the past archival experiences
of clay tablets, papyrus, parchment, paper, for magnetic and optical media to win the challenge of rapid information and perennial conservation.
Keywords
Classic Archives concept, Social function archive, Old archival science, New archival
science., Auxiliary science of archives, preservation magnetic and optical files.

20

Manuel Romero Tallafigo

Hoy en da la archivstica requiere una nueva ayuda como la ingeniera informtica, la teora de las organizaciones, las tcnicas de lenguaje estandarizado,
conocimientos del derecho de acceso a los documentos y la experimentacin
cientifica acerca de la edad y noticias de prevencin y conservacin soportes
documentales de. El Archivo es una institucin clsica con races grecorromanas, y en la actualidad muy tiles para la democracia y la cultura. Los ingenieros informticos necesitan las experiencias pasadas de archivo de tablillas de arcilla, papiro, pergamino, papel, por medios magnticos y pticos
para ganar el desafo de una informacin rpida y la conservacin perenne.
Concepto clsico de Archivos, archivar la funcin social, la archivstica viejo,
nuevo la archivstica., Ciencia auxiliar de archivos, preservacin magnticos y
pticos archivos
NEW CHALLENGES FOR OLD ARCHIVAL SCIENCE: THE AUXILIARY
SCIENCES
Nowadays archival science requires new aid as computers engineering, theory
of organisations, standardized languages techniques, knowledges of right of access
to documents and scientifical experimentation about the olds and news documentary supports prevention and conservation of. The Archive is a classic institution
with Greco-Roman roots, and today very usefull for for democracy and culture.
Computer engineers need the past archival experiences of clay tablets, papyrus, parchment, paper, for magnetic and optical media to win the challenge of rapid information and perennial conservation.
Classic Archives concept, Social function archive, Old archival science, New archival science., Auxiliary science of archives, preservation magnetic and optical files.
Hoy las ciencias adelantan que es una barbaridad cantaba ya don Hilarin en La
Verbena de la Paloma, sainete lrico, estrenado en Madrid en 1894. En los ltimos 30
aos de cambios en la gestin de documentos y archivos, cambios que han conducido a
la omnipresencia de las tcnicas informticas, merece la pena detenerse para definir con
nitidez, ejercer el pensamiento crtico y entender nuestro campo profesional y nuestros
pilares bsicos sobre la Archivstica, sobre el Archivo y sobre el Documento. Hemos
sido testigos de la revolucin de las TIC, de la telaraa planetaria de Internet, de la
mutacin de los sistemas de produccin, la organizacin del trabajo y las pautas de
consumo cuyos efectos son comparables a los de la primera revolucin industrial1. Los
archivos se han colocado en la superautopista de la informacin. Han normalizado o
lo intentan, los lenguajes del contenido y metadatos de los documentos (ISAD), han
1. Libro Blanco sobre Crecimiento, competitividad, empleo. Retos y pistas para entrar en siglo XXI.
Comunidad Econmica Europea. 1993, 24

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

21

regulado la recuperacin por puntos de acceso, han adoptado los lenguajes codificados
de comunicacin de datos (EAD, MARC-AMCE, EAC-CPI), y el de los sistemas
de acceso TICS para integrarse en las llamadas plataformas digitales. Hemos pasado
del p-gobierno, de papeles, al e-gobierno por impulsos electrnicos, y del p-archivo al
e-archivo con sus capacidades de generar, manipular, transmitir, almacenar y recuperar cantidades increbles de testimonio e informacin. Para no quedarnos con el reloj
parado intentamos en las lneas siguientes dar tres reflexiones sobre las lneas que configuran la profesin del archivero, sobre el clasicismo permanente del archivo, y sobre
la confianza social y funcin perpetuadora del documento que debe mantenerse en la
actual sociedad.
Afirmaba Platn que el bien pensar y el bien reflexionar sobre una cosa o enigma,
por qu no el del archivo en este ao 2015, deba nacer desde un fogonazo de asombro y maravilla (pathos), que desemboque en una aventura y desafo que nos lleve al
verdadero conocimiento (logos y episteme). Desde este planteamiento de asombro
platnico y admiracin vocacional por el Archivo encauzamos esta ponencia como
un colofn de conocimientos que han guiado nuestra trayectoria personal y docente
en los ltimos cuarenta aos.
ARCHIVSTICA DE HOY, TCNICA TODAVA MS COMPLEJA
La forma del Archivo tiene la consistencia y fijeza de una Memoria, definida por
Cicern como percepcin firme de las cosas y las palabras sucedidas en el pasado,
percepcin que prueba, averigua la verdad y puede con el desgaste del tiempo y
el espacio. Para l esta facultad era el pilar y cimiento bsico de la inventiva de
palabras adecuadas en los discursos2. Esta firmeza y seguridad de memoria, que
ayer y siempre proyecta el archivo, como institucin, hacia todos los ciudadanos
y a las relaciones entre ellos, deriva de un proceso que acumula, selecciona, organiza y conserva escrituras de hechos y acciones, para servirlas como un resorte
en los momentos en que es preciso recordar con confianza. El archivo entra pues
en el mundo de los conocimientos a los que nos asimos y aferramos en nuestra
vida prctica, los que se pretenden sin especie de duda, sin temor y sin recelo de
equivocarse, es el mundo de la seguridad, realidad y verdad, es una cadena de
transmisin entre culturas milenarias y actuales. En el libro XXII del Digesto o
resumen de leyes del emperador Justiniano, ao 535, se relacionan en una unidad
nica la prueba firme, estable y fcilmente creble, junto a la escritura y la accin:
Fiant scripturae ut quod actum est, per ea facilius probari possit3, que Felipe II en
2.Cicern: Ad C. Herenium de ratione dicendi, I, II, III: Memoria est firma animi rerum ac verborum
ad inventionem perceptio
3. Digesto, Libro XXII, tit. IV, ley 22.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

22

Manuel Romero Tallafigo

las Ordenanzas del Archivo Real de Simancas, ao 1588, traduca clara, patente y
paladinamente: Teniendo consideracin a que en las escripturas consiste la memoria de la antigedad4.
Johann Karl Naeve (1650-1717), catedrtico de la Universidad de Wittemberg
en 1710, en su Tractatus de Juramentis reconoca y examinaba como se produca
la fe instructiva, la verdad y la no falsedad de un documento original, su certeza
y confianza firme. Estas disminuan con argumentos tan visibles y crticos como
eran la falta de integridad fsica del mismo, que equivala a estar maltratado, a tener
manchas y borrados en los lugares sustanciales del texto y al desorden de los espacios
interrenglones5. A un leve caizo de pluma est sujeta la memoria de los hombres,
a la tinta, los renglones y el papel, pero en el siglo XXI ya depende de los impulsos
de bytes incrustados en pistas y sectores circulares (magnticos) o en pistas espirales
(pticos). La norma ISO 15489 argumenta la fiabilidad del novsimo documento en
la representacin completa del hecho documentado, y la integridad en la proteccin
contra modificaciones no autorizadas6. Es el machadiano hoy es siempre.
La memoria individual del hombre es un mecanismo orgnico de clulas vivas,
neuronas hmedas y calientes, desparramadas por el cerebro, que excitadas ejecutan
ese triple proceso de suministrar recuerdos porque en su biologa acumulan y colectan
datos e informaciones ms o menos voltiles, los conservan en el cerebro frente a la
agresin de cualquier agente distorsionador, y los sirven en el momento y en el lugar
en que el recuerdo es requerido en el curso de la vida. La memoria individual es un
instrumento operativo muy importante para el hombre, pero tambin es frgil y voltil
por los trastornos del cerebro, es vulnerable por subjetiva y una de las enfermedades
ms tristes es perder la firmeza de la memoria. Pedro Madariaga metamorfoseaba literariamente esta flaqueza:
La memoria sin pluma es como una barquilla sin remos en el golfo del mar, que luego
se anegara, porque es flaca su naturaleza o por muy grande que sea puede fallar a lo
mejor por alguna turbacin7.

4. Instruccin para el gobierno del Archivo de Simancas (1588). Estudio por Jos Luis Rodrguez de
Diego. Madrid: Ministerio de Cultura, 1998, 97.
5. Documentum recognoscibile sit integrum, non laceratum aut in locis principalibus maculis, vel inductione linearum cospersum et deletum. Fides enim instrumenti per huius modi vitia visibile minuitur,
illudque de falsitate arguitur Vid. Johannis Caroli Naevie: Tractatus de Juramentis. Wittemberg, 1710,
p. III, c. VIII.
6. Norma ISO 15489, 7-2; Joaquim Llans Sanjun: Sistemas archivsticos y modelos de gestin de
documentos en el mbito internacional. En Cdice 2 (Julio - diciembre de 2006), 39-70.
7. Pedro Madariaga: Arte de escribir, ortografa de la pluma y honra de los profesores de este magisterio.
Madrid: Antonio de la Sancha, 1777, 12.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

23

Existen tambin memorias colectivas que con su consistencia sirven para vertebrar
y gobernar las sociedades de los hombres. La tradicin oral en canto o en verso, o
la tradicin del libro escrito, o la de los nudos y colores de los quipos incas, o la de
nuestros grandes mamotretos del Registro de la Propiedad, en el que esta se escribe
para ordenarla para siempre, fueron y son todas memorias sociales, bases y pedestales
de todo grupo social bien organizado8. Una de ellas tambin y de las ms consolidadas es la memoria archivstica. Esta se fundamenta en acuar y grabar actos, hechos
y palabras mediante signos (software) sobre soportes corpreos y materiales inertes
(hardware) que con aliento desafan al tiempo y al espacio. Mediante la versin de
actos y declaraciones a letras y signos (indices verborum), aqullas, las acciones, adquieren vigor y fuerza de memoria (ndices rerum), la que en largas y cortas distancias
de tiempo y espacio se convierten mediante la lectura en voz de ausentes, la voz sin
voz porque paradjicamente nos habla a los presentes, no por los odos, sino por los
ojos9.La inercia de las tintas sobre papiro, pergamino o papel, la de las ferritas magnetizadas o la los crteres o bits de los CD hacen firme la percepcin de declaraciones
humanas, la hacen memoria objetiva, fiable, permanente y durable. La memoria
archivstica, mediante su inherente organizacin, conservacin y descripcin, est
siempre dispuesta como un resorte a servir a la sociedad los testimonios e informaciones, recientes o antiguos, que precise en cada momento. Razn tiene Gimeno
Blay cuando afirma que durante muchos siglos se subray esta virtualidad inerte de
la escritura sobre otras ms dinmicas:
El texto se haba convertido en el punto de mira de unas prcticas cognoscitivas eruditas que aspiraban a alcanzar la verdad y que adems descubran el pasado. El texto,
centro de atencin, se perfilaba como el lugar de encuentro entre el ayer y el hoy10.

En momentos de turbacin e identidades de colectivos profesionales, como los


que hemos vivido estos ltimos aos, esta firmeza ciceroniana de la memoria colectiva es el mbito de jurisdiccin de la Archivstica y del archivero. Este es el sello y marca de una profesin, de una funcin social que sustenta el tejido de relaciones entre
ciudadanos guiados por el estado de derecho. Funcin que sirve de hilo y huella a
nuestro conocimiento del pasado y nos aparta de lo que es inevitablemente incierto,
8. Elio Lodolini: Lineamenti di storia dellarchivistica italiana. Dalle origini alla met del secolo XX.
Roma, 1991, 17.
9. Isidoro de Sevilla: Etymologiae, I, III, 1: Littere autem sunt ndices rerum, signa verborum, quibus
tanta vis est, ut nobis dicta absentium sine voce loquantur. Verba enim per oculos, non per aures introducunt.
Las letras son indicios de las cosas, signos escritos de palabras orales, con los cuales se origina una fuerza
tal que las voces y dichos de un ausente hablan sin voz. Sus palabras nos llegan a travs de los ojos y la
vista, no por los odos.
10. Francisco M. Gimeno Blay: Scripta Manent: Materiales para una Historia de la Escritura. Valencia,
Universidad, 1998, p. 4.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

24

Manuel Romero Tallafigo

discontinuo, lagunoso basado sobre una masa de fragmentos y ruinas11. El archivo


ha contribuido siempre a la crtica de toda mitologa histrica, y en sus escrituras
se permite reconocer, o al menos intentar, lo verdadero, lo falso, y lo ficticio, en la
construccin del discurso histrico.
Ah tambin est la justificacin de la existencia secular de una tcnica denominada Archivstica. Por ella el Archivo, a travs de la prospectiva y rigor de la sabidura
se acoge a las mejores tcnicas del entorno civilizado (la cua, el clamo, el junco,
el pincel, la pluma, la tinta, los iones magnticos, el lser, todos incidiendo sobre la
arcilla, papiro, pergamino, papel, platos metlicos, semiconductores de silicio con
grabacin magntica digital, la placa gelatinosa con partculas dirigidas al norte o al
sur, los crteres o no crteres en el poliuretano de un disco ptico), sirve a la sociedad
toda la utilidad posible (material e intelectual), desarrolla y potencia la durabilidad y
permanencia de los derechos e identidades de personas y organizaciones. Y algo ms
y tambin importante que un da del futuro se pueda superar y acceder a todas las
fronteras del inmenso territorio de la Antigedad y el tiempo pasado a travs de documentos tangibles y materiales (tradicionales y digitales), convertidos en mquinas
recuperadoras del tiempo.
El escrito con su pragmatismo operativo para la dominacin, el gobierno y la
gestin, junto con su capacidad de simbolizacin, se convirti en plena Edad media
en una cultura12, la cultura del Archivo, la que todava necesitamos sentir su plpito,
la que nace del pragmatismo del documento como herramienta burocrtica de poder,
como motor y recurso racional para la accin wertrational de Max Weber13.
Hace treinta aos, y hoy ms, no cabe sino abrumarse por la complejidad de las
tcnicas archivsticas y el alto grado de conocimientos de todo gnero que requiere
el cuidado de un Archivo, para conservarlo y para que sus piezas sean accesibles
cuando se precisen. A las labores archivsticas se les ha denominado acertadamente
los Trabajos de Hrcules en variopintas problemticas de leones, hidras, jabales,
perros, toros, sobre todo en un pas como el nuestro, ms griego y romano, y
menos anglosajn, enfrentado a una variedad tipolgica de archivos nacionales, provinciales, eclesisticos, nobiliarios, empresariales y de administraciones locales, que
custodian documentos desde papiros y pergaminos del siglo VIII a los documentos
electrnicos del siglo XXI, en diferentes tipologas de la escritura (griegas, hebreas
11.Carlo Ginzburg: El hilo y las huellas, lo verdadero. Lo falso, lo ficticio, Buenos Aires, Fondo de
Cultura Econmica, 2011, p. 54.
12.Pierre Chastang: Ecrire, remployer, archiver. Quelques remarques sur levolution de la culture
de lecrit au Moyen ge En La cultura de la Europa del siglo XIII: Emisin, intermediacin y audiencia.
Pamplona: Gobierno de Navarra, 2014, 135.
13.Pedro Piedras Monroy: Max Weber y la crisis de las ciencias sociales. Madrid: Akal, 2004, 79.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

25

y latinas) y en diferentes idiomas y dialectos14. De ello nace la variedad de competencias, funciones y conocimientos enciclopdicos que se exigen a sus responsables
directos, los archiveros: destreza de lectura sobre formas expresivas y cambiantes
de la escritura, contextualizacin a travs de la Historia de las instituciones desde
la Edad Media a la ms contempornea, manejo, rescatado del tiempo, de procedimientos que han empleado sucesivamente la Administracin y los agentes de la
escritura, prudencia documentada sobre el delicado y fino rgimen jurdico de acceso actual a los documentos de archivo, previsin fundada sobre la proyeccin del
valor futuro de los documentos ms cercanos en el tiempo para conservarlos o, en su
caso, eliminarlos, y conocimientos en el nuevo campo de las ciencias y tcnicas de la
Documentacin e Informacin, siempre para utilidad de memoria del ciudadano y
de la institucin productora de los documentos15.
Los archiveros ocupan puestos de trabajo, y estos dentro de cualquier organizacin (oficinas pblicas, empresas, instituciones...) son valorados desde dos vectores:
Uno, la amplitud y nmero de tareas o competencias distintas que se tienen que
realizar (leer documentos desde el siglo X al XX en un archivo municipal, identificar, valorar, describir, servir un documento sensible a cualquier derecho en archivos
esenciales...), y otro vector, el grado de responsabilidad para sealar bien modos y
vas a las actividades necesarias y delicadas que derivan en una gran responsabilidad
(una propuesta de eliminacin de documentos, un diseo de descripcin acertada,
un sistema objetivo de colocacin de un expediente...). Segn esos dos vectores resultan distintas la mera realizacin de un trabajo, por un lado, y la administracin,
proyecto o diseo del mismo. Hacer alfileres no es operar a corazn abierto ni es
ensear a nios subnormales ni es organizar y garantizar un sistema de archivos de un
ayuntamiento. Estas ltimas actividades son denominadas profesionales, porque
no permiten la divisin del trabajo en pequeas y ms fciles habilidades, repartibles
cada una a diferentes personas. No, en el caso de los archivos se requieren muchos
aos de preparacin para ser facultativo o tcnico archivero, no slo la licenciatura,
sino muchas veces postgrados y msteres de especializacin. Adems la complejidad
de las tareas que se cumplen en el da a da de un centro archivstico no permite un
estrecho control tecnocrtico o directivo desde las instancias superiores y directivas,
desde arriba. No cabe en las labores archivsticas la especializacin, divisin y gestin
vertical de pequeas y rutinarias faenas, fciles para cualquiera. Adam Smith cuando
14. Matar al len de Nemea y tomar su piel, matar a la hidra de Lerna, capturar a la cierva de Cerinia,
capturar al jabal de Erimanto, limpiar los establos de Augas en un da, matar a los pjaros del Estnfalo,
capturar al toro de Creta, robar las yeguas de Diomedes, robar el cinturn de Hiplita, robar el ganado
de Gerin, robar las manzanas del jardn de las Hesprides y capturar en los infiernos a Cerbero.
15. Luis Martnez Garca: Los principios de la Descripcin Archivstica. En Boletn de la ANABAD
XL (1999), n. 1, 53.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

26

Manuel Romero Tallafigo

ejemplificaba el caso de esta fragmentacin el trabajo en la fabricacin de alfileres.


Cada operario, sin estar adiestrado en el oficio, era apenas capaz de hacer un alfiler al
da. Pero guiado y requerido desde arriba por un facultativo que ha diseado dieciocho operaciones mnimas, desempeadas por otros tantos obreros diferentes:
He visto una pequea fbrica de esta especie que no empleaba ms que diez obreros,
donde, por consiguiente, algunos de ellos tenan a su cargo dos o tres operaciones.
Pero a pesar de que eran pobres y, por lo tanto, no estaban bien provistos de la maquinaria debida, podan, cuando se esforzaban, hacer entre todos, diariamente, unas
doce libras de alfileres. En cada libra haba ms de cuatro mil alfileres de tamao
mediano. Por consiguiente, estas diez personas podan hacer cada da, en conjunto,
ms de cuarenta y ocho mil alfileres, cuya cantidad, dividida entre diez, correspondera a cuatro mil ochocientas por persona. En cambio si cada uno hubiera trabajado
separada e independientemente, y ninguno hubiera sido adiestrado en esa clase de
tarea, es seguro que no hubiera podido hacer veinte, o, tal vez, ni un solo alfiler al da;
es decir, seguramente no hubiera podido hacer la doscientas cuarentava parte, tal vez
ni la cuatro-mil-ochocientos-ava parte de lo que son capaces de confeccionar en la
actualidad gracias a la divisin y combinacin de las diferentes operaciones en forma
conveniente16.

A los buenos profesionales de archivos no les basta una sola habilidad, abarcan
muchas competencias, y no suelen por ello quejarse de la monotona del trabajo y si
son activos suelen estar satisfechos de aplicar las muchas destrezas adquiridas.
La Archivstica posee un cuerpo terico o doctrinal breve, pero bien fundamentado, preciso y muy slido17. Es joven en produccin bibliogrfica, pero veterana
en experiencias con un abanico con de varillas y pliegues de destrezas y prcticas
milenarias: es una disciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y formacin de
conceptos generalmente valederos o reconocidos y prcticas experimentadas18.
Ella nos ensea cules son las tcnicas de formacin, de conservacin y de servicio
de un archivo. Estamos ante la Archivstica ms pura. El documento con su inerte
materialidad guarda la memoria de cada actividad, dentro de una funcin y una
competencia. Y el archivo, como edificio custodio de un fondo organizado, garantiza
la permanencia y durabilidad de esa materia y, adems, el acceso a cada testimonio e
informacin cuando se precise.
16. Adam Smith, The wealth of Nations, 1776, l. 1, c.1, De la divisin del trabajo: Un obrero estira
el alambre, otro lo endereza, un tercero lo va cortando en trozos iguales, un cuarto hace la punta, un
quinto obrero est ocupado en limar el extremo donde se va a colocar la cabeza: a su vez la confeccin
de la cabeza requiere dos o tres operaciones distintas; fijarla es un trabajo especial, esmaltar los alfileres
otro, y todava es un oficio distinto colocarlos en el papel.
17. J. Ramn Cruz Mundet, Manual de Archivstica, Madrid, 1994, 67.
18. Aurelio Tanodi, El concepto de archivologa. Santa Fe, 1961, p. 1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

27

La Archivstica ensea a cmo organizar, describir y valorar 190 kilmetros lineales de documentacin, es el caso del Archivo General de la Administracin de Alcal
de Henares. para en un momento dado responder o negar cualquier demanda del
usuario del Archivo. O a escala mundial dominar los datos conservados entre 1999 y
2002, que segn un estudio de la californiana universidad de Berkeley, fueron tantos
como en toda la historia de la humanidad y un 93% en formato electrnico19. El
archivo es un conjunto de documentos producidos al hilo de una actividad prctica, guardados conforme a un orden natural, reglamentado por necesidad. El mejor
mtodo de organizacin de un archivo es recrear o simplemente respetar ese orden
originario que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las oficinas productoras. Este respeto es un mtodo objetivo porque cualquiera que sea el archivero,
si se hace bien, si se conocen las formas, el resultado es el mismo. Si se desorganizara
mil veces, el resultado de organizarlo conforme al orden natural y originario sera mil
veces el mismo. Los siglos y las prcticas de la escritura han configurado reglas, principios, leyes y reglamentos que inciden en la gestin de la memoria, pero en cualquier
caso, el archivero debe conocer los niveles de autoridad en la entidad organizada, sus
reas especializadas y las reglas generales de actuacin dentro de cada organizacin
que genera un archivo. En fondos, secciones de fondos o subfondos, series, expedientes y documentos o en el sistema de metadatos se reflejan como en un espejo los
funcionamientos de las organizaciones. Las normas ISAD en sus distintas versiones,
elaboradas estos ltimos treinta aos ponen en evidencia lo que decimos.
Estas reglas funcionan desde los clsicos principios de la divisin y ordenacin,
en la Edad Media consagrados y denominados Divisio et Ordinatio, traducidos
en las organizaciones, sus funciones, jerarqua de autoridad, cadena de mandos y
normalizacin del proceso del trabajo y la gestin. La revolucin del uso del papel
y los registros en las cancilleras de Inocencio III, Jaime I y Alfonso X de Castilla
desbord los archivos de cofres y arcas hacia los estantes y se precis lo que en
otras ramas profesionales era el mtodo de sntesis y recopilacin enciclopdica,
como conocimiento y saber total, para ello ordenado por ttulos y captulos20, en
el caso archivstico, por ttulos de fondos y series (Gratiarum, Justicie, Expensorie,
Deffinitionum). El medieval fondo de registros Reales del Archivo de la Corona de Aragn (Barcelona) o los registros condales del Infante Pedro de Aragn21
demuestra una prctica de moda en universidades y centros de enseanza para
19. Ramn Alberch y J. Ramn Cruz Mundet: La aventura de la informacin. De los manuscritos del
Mar Muerto al imperio Gates.Madrid: Alianza, 2004.
20. Jacques Le Goff, Pourquoi le XIII sicle a-t-il-t plus particulirement un sicle denciclopedisme
en Lenciclopedismo medievale de M. Picone (ed.). Ravena, 1994.
21. Manuel Romero Tallafigo: La cancillera de los condes de Prades y Ribagorza: (1341-1414). Zaragoza: Institucin Fernando El Catlico, 1990.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

28

Manuel Romero Tallafigo

organizar conocimientos enciclopdicos y universales en campos como la filosofa,


la teologa y el derecho. La recopilacin como prctica archivstica exigi tambin
recopilar, releer toda la documentacin, identificar autores y materias, organizarla,
dividirla y articularla en segmentos o partidas, ordenar cada uno de estos, y por
fin describirlos. Era simplemente llevar a la prctica del universo archivstico los
principios escolsticos de Ordinatio y Divisio ejecutados en mbitos paralelos como
las colecciones de leyes cannicas y las sumas filosficas y teolgicas, iniciadas en las
Sentencias de Pedro Lombardo (1100-1160), revalorizadas por la Escolstica de las
universidades del siglo XIII y siguientes22.
Los documentos que producen y sedimentan reflejan tales comportamientos. Acciones y documentos ahora y siempre son y han sido predecibles, por un principio
inapelable, el econmico del mximo rendimiento con el mnimo esfuerzo mediante
la normalizacin y predeterminacin, patentes en la estructuras orgnicas del archivo
tradicional o electrnico que cada institucin produce.
Resulta imprescindible dividir la Archivstica en dos partes, segn la parte integral
del Archivo que quede afectada. Hay tcnicas dirigidas a conservar la materialidad
consubstancial del archivo como conjunto (soportes materiales e instalaciones) y hay
tcnicas dirigidas al control intelectual de las informaciones y testimonios asentados
en los soportes de ese mismo archivo (identificacin, valoracin, organizacin y descripcin). Ambos grupos de tcnicas son necesarios.
El archivo, por tanto, es y fue abordado tcnicamente por la Archivstica en su
perspectiva material (hardware), la de elementos en soportes, sustentantes y sustentados, contenidos en continentes que en los soportes tradicionales van desde la carpetilla o la carcasa del DVD, pasando por la caja a la estantera, del depsito al edificio. Y
es abordado, en segundo trmino, desde el gobierno intelectual (software) sobre todos
y cada uno de los testimonios e informaciones, a travs de la llamada gestin documental, la administracin de archivos, organizacin, descripcin y servicio. Y esto
fue lo que intentamos en nuestro manual: Archivos y Archivstica: Soportes, edificio y
organizacin. Ttulo que abarca tal dicotoma de tcnicas conservacin de la materia
no voltil/control intelectual de los archivos23.
Vistos los cometidos de la Archivstica, desde el siglo XVII hasta el ltimo tercio del XX el abanico de las llamadas ciencias auxiliares de la Historia sirvi a los
archiveros para la interpretacin de los textos que haba que identificar y describir
(Paleografa, Diplomtica, Sigilografa, Cronologa, Herldica, Historia de los sistemas monetarios y metrolgicos, Toponimia y Antroponimia y Latn Medieval).
22.Pierre Chastang: op. cit. 145 y ss.
23. Manuel Romero Tallafigo, Archivstica y Archivos, Carmona 1995, 2 ed. p. 43.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

29

Para el tratamiento tcnico de los archivos fue imprescindible el conocimiento de


las formas generales de los documentos pasados y actuales. Desde sus formas de autenticidad se extraan al autor, el productor, el ttulo correcto, la pertenencia a una
funcin, la fecha, el orden, se elaboraba el extracto del contenido, e incluso las
formas que relacionaban a un documento con otro dentro de un expediente o su
serie o fondo. En los ltimos treinta aos para interpretar mejor el documento
actual ante el colapso de documentos hizo precisas las destrezas en el Derecho
Administrativo y en las claves de los llamados Libros de estilo de las Administraciones y Organizaciones.
En estos momentos de soportes electrnicos nos hemos visto obligados a reflexionar de nuevo desde el mbito de aquella vieja Diplomtica, la del diploma en
pergamino y papel. En primer lugar digamos que desde su nacimiento cientfico
nunca fue una ciencia exclusivamente histrica, fue tambin y sobre todo jurdica,
es decir en defensa de la justicia, lo bueno y lo malo, y la verdad, lo verdico y lo
falso. Cuando Dom Jean Mabillon, a finales del siglo XVII, en 1681, consagr la
llamada res diplomatica, la consider como un campo cientfico en tres mbitos
el anticuario, el histrico, y por fin el forense (quidquid inde ad antiquariam, historicam et forensem disciplinam pertinet). No conviene olvidar estos tres campos
que siempre han sido, aunque haya sido el histrico el de ms proyeccin bibliogrfica y el que ha destacado en los planes de estudios universitario, el jurdico
y forense forma parte de ella y por tanto interesa a los archivos ms actuales. A
estos, todava hoy, proporciona depurados conceptos y mtodos de anlisis de las
formas de su documentos a las que aplica la luz de la Razn, tan del gusto de los
matemticos que con sus algoritmos crearon y crean los nuevos soportes digitales.
En segundo lugar, en la obra clsica De re diplomatica libri VI se estudiaban los
diplomas medievales, menos por su utilidad para la Historia, y ms (maxime) porque daban garantas jurdicas para la titularidad y posesin de los patrimonios y
derechos, civiles y eclesisticos. Nadie osaba (Nemo non videt) discutir por ello
la necesidad prctica y utilitaria de estudiar los Diplomas maxime por parte de los
juristas y administradores del derecho:
Quanta sit istius artis utilitas ac necessitas nemo non videt, cum non solum eclesiastica
et civilis historia sed maxime privatorum hominum ecclesiarumque fortunae plurimum
pendeant ex eiusmodi monumentis24.

Como archiveros educados en la Diplomtica tradicional no hemos tenido miedo


a replantear desde los esquemas de las formas intrnsecas y extrnsecas la definicin
legal del novsimo documento, el electrnico y digital, esa entidad, realidad o ser,
que en principio percibamos con variedades ms o menos voltiles o efmeras, y
24. Liber I, caput I.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

30

Manuel Romero Tallafigo

que queramos ms permanentes y durables. Entidades o seres que anclaban nuestra


percepcin o acceso, ms que a los ojos y a las manos de siempre, hacia un sistema
operativo y sofisticado. Se rompa en estos ltimos aos la identificacin tradicional
de documento con documento escrito. Nos hemos acostumbrado a lo que se recoge
en el Real Decreto de 16 de febrero de 1996, que regulaba la utilizacin de tcnicas
electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado:
Una entidad identificada y estructurada que contiene texto, grficos, sonidos, imgenes o cualquier otra clase de informacin que puede ser almacenada, editada, extrada
e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la informacin o usuarios como una
unidad diferenciada25.

Hoy nos vemos obligados a asumir que esta entidad, entendida como ser o realidad material que con artificio mantiene y garantiza el testimonio de una actividad,
porque as lo pretenden los algoritmos creados por los ingenieros matemticos o informticos, con cdigos ms o menos crpticos. Con ellos se marcan los pasos sucesivos hacia un estado final de integridad, conservacin, mantenimiento de la identidad
del autor, autenticidad e intimidad de documento o entidad creada.
Hoy da las Bases de Datos y la Ingeniera del hardware y software de Archivos
son cada da una realidad ms cotidiana en el campo de los archivos26. Estn en
el mercado y prestan servicios en actuaciones tan complejas como las archivsticas.
Tienen diseos y prestaciones muy variadas que el archivero debe saber evaluar para
mejorar sus productos. En estos principios del siglo XXI se necesitan ms que nunca
los auxilios o subsidios de nuestro pujante entorno tecnolgico del documento y del
mundo de las ciencias de la Informacin y la documentacin27. Ciencias que llegaron a apartar a la Archivstica de su troncalidad natural, dada su importancia en la
vida social y en los derechos cvicos, en los planes de estudios de Biblioteconoma y
Documentacin, creemos que fue no por desconocimiento o desprecio, sino por la
complejidad de naturaleza, antigedad y necesidad de ciencias auxiliares que tienen
los archivos en nuestro entorno grecorromano.
25. Artculo 3-d del Real Decreto 263/1996 de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado.
26. C. Mendo, El largo camino de la Archivstica: de prctica a ciencia. En Signo 2 (1995) p. 132:
La demanda de informacin gil, la creacin de bases de datos y la aplicacin e la informtica, til para
todo tipo de necesidades de los usuarios, ha hecho que la archivstica adopte tcnicas de trabajo fronterizas con la documentacin. Ello le ha hecho conceptuarse como una ciencia de la informacin, pero con
unos contenidos y una metodologa de trabajo propios frente a la documentacin y la biblioteconoma.
27. Michael Cook, Information Techology: A challenge to training. En Archivum, XXXIV (1988)
pp. 17-33; C.M. Dollar, The impact of information techonologies on archival principles and practices: Some
considerations. Washington, 1990; Jos Ramn Cruz Mundet: Pasado y futuro de la profesin de archivero. En Lligall 9(1995) pp.113-120.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

31

Ha crecido en estos ltimos aos la importancia de la Lingstica en toda su


extensin para aumentar la calidad de la descripcin y metadatos de fondos de archivos, no slo para traducir, sino para escoger thesaurus apropiados en la descripcin
archivstica palabras claras y distintas.
De ah es siempre ineludible para auxilio del archivero asumir el conocimiento de
las Organizaciones, productoras de los Archivos. Han sido abordadas en su concepto
terico, en su estructura, en sus partes fundamentales y en el sistema de flujo de actividades28 Tales conocimientos se completan mediante la tradicional Historia de las
Instituciones (el historicismo no es malo, sino lo contrario, pues se trata de explicar
lo ms actual desde perspectivas del pasado) y la teora cientfica de los procedimientos,
administrativo, judicial, empresarial y econmico, que en el caso de la formacin de
archiveros, deben ser asumidos, sobre todo, desde su plasmacin en un expediente o en
una serie documental. Hay unas prcticas predeterminadas en todas las organizaciones
presentes y pretritas. Si se logra transmitir el mtodo para descubrirlas dentro de los
mismos documentos, crearemos mentes capaces de dilucidar las claves del principio de
respeto a la estructura orgnica de los documentos, principio bsico de la Archivstica.
No sobran a la Archivstica, como ciencia de la conservacin preventiva, ciertos conocimientos elementales y puntuales de Fsica (humedades, temperaturas, luz), Qumica
(soportes orgnicos e inorgnicos, agentes insecticidas y microbicidas), Biologa (Flora
y Fauna archivfaga). En los futuros archiveros habr que incentivar la curiosidad por
la permanencia y durabilidad de cada uno de los soportes, los antiguos, nuevos y novsimos. No hay documento puramente virtual, todos los que yo conozco son materiales.
EL ARCHIVO, ARQUETIPO CLSICO, HOY Y SIEMPRE ACTUAL
Siglo nuevo? Todava llamea la misma fragua? / Corre todava el agua por el
cauce que tena? / Hoy es siempre todava, son versos de Antonio Machado en sus
Poemas y Cantares. Nuevo concepto de archivo ante la realidad TIC? Es una palabra
que hay que borrar o hay que preservar? Es hoy todava el Archivo lo que fue hace
milenios? Es un paradigma consagrado como clsico y adicional?.
Definicin de conceptos como el de archivo precede a progreso y mejora y repugna a la decadencia. As lo expresaba el fsico y filsofo de la naturaleza, el escocs
William Thomson (1824-1907), conocido tambin como Lord Kelvin:
28. Henry Mintzberg: La estructuracin de las organizaciones. Barcelona: Ariel,1998. Libro de lectura
agradable, con mltiples ejemplos y que sintetiza la teora de cualquier organizacin, sea actual, sea
histrica: sistema de flujos, la definicin de puestos de trabajo y la especializacin, sistemas de planificacin... y una serie de categoras muy tiles a los archiveros para las organizaciones actuales y tambin
para las histricas; Daniel Katz y Robert L. Kahn: The Social Psychology of Organizations. John Wiley &
Sons Inc, 1978.; Carles Rami y Xavier Ballart: Lecturas de teora de la organizacin. Madrid: Ministerio
para las Administraciones pblicas, 1993.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

32

Manuel Romero Tallafigo

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar.


Lo que no se mejora, se degrada siempre29.
Un concepto ya definido, es adems clsico cuando sus categoras y aplicaciones
son tradicionales, ejemplares en el tiempo, siempre modlicas y sin discusin normativa, con una dignidad adquirida que en nuestro entorno corre desde la antigedad
grecorromana hasta el momento ms reciente. Antigedad sabia, cuyos modelos y
normas se proponen y siguen para la ejecucin de un proyecto. Son para cualquier
tema y poca maestros nicos de bien pensar y bien decir. Antigedad que los griegos fundaron y sus aguas puras los romanos bebieron y nos comunicaron30.
Creemos que hoy, ante la encrucijada de la escritura digital y electrnica, ante el
exceso de memoria escrita que generan las instituciones, los archiveros poseemos una
solucin, que deriva de un concepto clsico, con categora y raz en el mundo de la
jurisprudencia romana y de la historia, que no puede menospreciarse porque una
persona cualquiera nos pregunte con sorpresa qu hacemos o por la imagen que proyectamos en guiones cinematogrficos o novelsticos. Unas cunas que son de petate,
pero hay otras de manta o de seda, sin saber al nacer ya venimos de primera, segunda o tercera interpretaba en una composicin popular Mara Dolores Pradera+El
archivo, como institucin social, naci en cuna de primera, la cuna grecorromana,
enraizada en la Atenas de Aristteles y la Roma de Cicern.
La palabra archivo, como tal, es puramente heredada del griego archeion (propiedad del gobierno), el nombre aplicado por los rganos gubernativos de Atenas al
depsito de sus documentos, establecido en el templo Metroon. Enlaza por tanto con
el Derecho y la ley. No hay que derivarla del trmino latino arca (cofre o caja fuerte)
que desde San Isidoro en sus Etimologas ha implicado equivocadamente al archivo
con solo connotaciones de privacidad y secreto.
La palabra archivo, depsito de documentos, proviene del arj, que sintetiza lo originario, lo primero, lo principal, lo primitivo, el comienzo que da orden, gobierno y
concierto al universo en toda su expansin. En este aspecto relaciona al archivo como
instrumento de gobernanza de la sociedad. Pero an ms, archivo remite al arj con
su carga de precepto y autoridad por el testimonio, la fehaciencia y la autenticidad:
Porque Archivum o archium en versin latina, o archivo en espaol, tiene y aade algo
ms a la palabra originaria de Roma, Tabularium o depsito de soportes de tablillas,
aade el sentido y funcin social que le viene del arjeon griego: un lugar, una casa,
un domicilio, una direccin, la residencia de los magistrados superiores, los arcontes
29.Cit. La biblioteca, espacio de cultura y participacin. Ed. Jos Antonio Gmez Hernndez y Pedro
Qulez Simn. Madrid: Anabad, 2008, 92.
30. Juan Bautista Muoz: Elogio de Antonio de Lebrija. Madrid, 1796. Ed por Nicols Bas: Antologa
de textos de la Ilustracin Valenciana. Valencia: Diputacin Provincial, 1998, 270-276.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

33

o arjontes, los que ejercan y emanaban autoridad y fe pblica, lo necesariamente


creble por la sociedad. En su casa entonces, en el arjeon o archivo, que es su casa
oficial, se depositbaan los documentos oficiales, herramientas para afianzar ms esa
autoridad. Los arcontes eran sus guardianes, aseguraban la tutela fsica del depsito
y del documento, y gozaban el poder reconocido de interpretar los documentos de
archivo. Porque estn encomendados a tales arcontes, estos escritos formulan la ley,
la recuerdan e incitan con su objetividad, inerte y segura, a cumplirla. Los archivos,
sean privados, sean pblicos, sean institucionales, sean personales, son depsitos de
documentos escritos que proyectan orden, autoridad y ley en la sociedad. Son por su
lenguaje persuasivo una estrategia suave, no violenta, del poder y de la defensa segura.
Relatemos ahora la lnea temporal que ha hecho clsico un concepto, antiguo y
muy actual para definir nuestra profesin ahora mismo. El archivo es y fue el lugar
por antonomasia de lo que se ha venido llamando la Administracin del Tesoro de
la Memoria, que toda sociedad bien trabada y que se precie de serlo tiene y mantiene31. Recordaba e insinuaba el historiador Gayo Suetonio Tranquilo (70-126) el
pulcherrimum instrumentum imperii o precioso instrumento del imperio, formado
por tres mil tablillas de bronce, donde estaban grabados actas y documentos pblicos que instruan con fuerza y testimoniaban. En su poca el emperador Vespasiano lo recogi celosamente cuando reconstrua los edificios pblicos del Capitolio
de Roma destruidos por un incendio32. Aos despus el jurista Ulpiano (Gnaeus
Domitius Annius Ulpianus), uno de los forjadores de la literatura jurdica de occidente,
tutor confidente y maestro del emperador Alejandro Severo (208-235) defina el concepto
finalista de archivo como un lugar de custodia de documentos fehacientes o que
hacan fe en los juicios y tribunales: Locus in quo acta publica asservantur ut fidem
faciant. Es decir un lugar para acreditar la fe social en las escrituras o actas pblicas
para perpetua memoria.
Sigui afianzndose el clasicismo del concepto. Tres siglos ms tarde en el ao
535 el emperador Justiniano, cuyos consejeros lean mucho a Ulpiano, promulg nuevas constituciones (Novellae constitutiones), leyes que con el tiempo deban
agregarse al anterior y ms recopilativo Cdigo o Corpus Iuris Civilis. A mi entender
la Novella Constitutio XV, De defensoribus civitatum en su caput o captulo V, da la
mejor definicin de archivo, que por clsica y cannica sigue hoy mismo actual y
muy til para los que pretendemos definir desde la historia la profesin actual y
palpitante del archivero y su cometido, el archivo. Es un concepto ms substancial,
y no slo finalista. Segn la constitucin imperial, los defensores de las ciudades
31. Jacques Le Goff: Memoria. En Enciclopedia Einaudi, vol. 8, Labirinto-memoria. Torino,
1979. Del mismo autor vase: El orden de la Memoria: El tiempo imaginario. Barcelona, 1991.
32. Charles Thomas Newton: Essays on Art and Archaeology. Cambridge 1880 (ed. 2010), 91.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

34

Manuel Romero Tallafigo

tenan como precepto y obligacin ineludible el mantener en cada una ellas un


archivo, palabra derivada del arj griego o gobierno perfecto del universo (sit apud
eos archivum). El archivo, principio de orden y direccin en el complejo entramado
de una sociedad, se concibe como edificio pblico (quaedam habitatio publica), por
tanto tan perceptible en el paisaje urbano como los del senado, templo de Jpiter o
palacio del senado, suntuoso, distinguido y emblemtico en el horizonte de la urbe.
Un alojamiento de autoridad con gran proyeccin simblica donde los diplomas o
monumentos estn convenientemente recondidos y custodiados. No se queda en la
mera forma o en el puro edificio continente, aclara la finalidad: para que all por un
lado los documentos permaneciesen incorruptos, ntegros, permanentes y durables
(incorrupta maneant), y por otro, se encuentren velozmente cuando se requieran
(velociter a requirentibus inveniantur)33.
Es la tricotoma sustancial y racional del archivo, primero como edificio y habitacin pblicos, segundo como hardware de materia incorruptible (en aquel entonces
tablillas de madera o bronce, volmenes de papiro y pieles de pergamino) y tercero,
como poseedor de un software de inteligencia analtica y sinttica para poder recuperar los documentos cuando se precisen. Era tan clsico el concepto que se repetir
con una genial traduccin al espaol diez siglos despus el rey Felipe II, en sus arquetpicas Ordenanzas para el Archivo Real de Simancas del ao 1588, modelo que
asumieron muchos archivos nobiliarios: Archivo es el castillo y fortaleza de Simancas
donde las dichas escripturas puedan estar con comodidad y tener lugar conocido,
de manera que se hallen cuando se buscaren34. Comodidad en el sentido de regalo y
descanso ante los agentes agresores, y en el sentido tambin de conservar siempre su
inters, provecho y utilidad.
Pero en el siglo de las luces sigue tal tradicin. La recogen las Ordenanzas de 10
de enero de 1790, promulgadas para el Archivo General de Indias, por Carlos IV y
el ministro Antonio Porlier, bajo la inspiracin del historiador Juan Bautista Muoz
y los archiveros madrileos Pedro Pisn y Antonio Amestoy. Se trataba de conseguir el ideal de Justiniano o algo tan importante como un Archivo General de los
papeles de Indias en la Real Casa Lonja de Sevilla, donde custodiados y ordenados
debidamente al cargo de archivero propio y oficiales produjesen la mayor utilidad
posible (Ordenanzas del Archivo). El paralelismo clsico es evidente: Integridad y
disponibilidad de los documentos (incorrupta maneant), en un edificio de calidad y
33. Praecepta vero faciat tua eminentia per unamquamque provinciam, ut in civitatibus habitatio quaedam publica distribuatur in qua conveniens est defensores monumenta recondere, eligendo quodam in provincia qui horum habeat custodiam:Quatenus incorrupta maneant haec et velociter inveniantur a requirentibus, et sit apud eos archivum, et quod hactenus praetermisum est in civitatibus emendetur.
34. Jos Luis Rodrguez de Diego: Instruccin para el gobierno del Archivo de Simancas (ao 1588).
Madrid, Ministerio de Cultura, 1998.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

35

autoridad como la Casa Lonja herreriana (quaedam habitatio publica), y el orden, la


disponiblidad y utilidad (velociter a requirentibus inveniantur).
El archivo clsico tiene todava hoy una finalidad positiva, palpable y tica: servir
informacin, transparencia y testimonio de prueba, necesarias a las instituciones, la
sociedad o las personas que lo soliciten. Es servir con el instrumento documental
memoria corporeizada de derechos, hechos y obligaciones, colectivas y personales.
Nos cuesta imaginar a Vespasiano, a Ulpiano, al emperador Justiniano, a Felipe II,
y a Carlos IV dando soluciones al repositorio pblico, que no archivo, de datos ms
grande que la humanidad ha creado: la plataforma Web de distribucin y colaboracin
de comunicacin. Almacena en la actualidad petabytes de datos (un petabyte es mil
terabytes o un milln de gigabytes. Filmar la vida de una persona que viva cien aos
durante las veinticuatro horas del da ocupara 0,5 petabytes. La funcin de los servicios
de archivos en las actuales organizaciones, pblicas y privadas, no ha cambiado sustancialmente. Slo han cambiado los medios tcnicos que estructuran a los documentos
y su organizacin, las demandas de los ciudadanos, y nuevos entornos de actividad en
ellos35. En los requisitos que en las vigentes normas ISO se dan a los documentos de
archivos estn latentes y vivos los principios clsicos: Los metadatos identifican para
localizar, recuperar e interpretar los documentos hacindolos disponibles, la autenticidad y fiabilidad se garantizan mediante la integridad porque los documentos deben
almacenarse en soportes que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, durante todo
el perodo de conservacin, ante cualquier cambio de sistema36.
Por ello, en los nuevos documentos el archivo, si quiere superar la encrucijada entre la tradicin y la modernidad, debe mantener incorruptibles e intactos (incorrupta
maneant) el hardware o parte fsica, el material que se emplea para que un ordenador
o cualquier aparato electrnico pueda funcionar y ejecutar las tareas de testimonio fehaciente y autntico. Hoy nos enfrentamos ante documentos definidos y epigrafiados
como productos con fecha de caducidad, que oscilan entre 10 y 25 aos para los
magnticos, y en torno a 50 para los pticos, en temperaturas y humedades controladas37. El archivo debe mantener giles y veloces (velociter a requirentibus inveniantur) las
instrucciones o software que se incorporan a un sistema informtico para que este lleve
a cabo sus funciones documentales. Si los ingenieros informticos son los profesionales
35. Eduardo Nez Fernndez: Archivos y normas ISO. Gijn: Trea, 2007, 9.
36. Normas ISO 15489, 7.2 y 9.6.
37. Rosa Mara Blasco Martnez: Escritura, tecnologas y sociedad de la informacin. Santander: Universidad de Cantabria, n 2008, 29; Alice Keefer y Nria Gallart: La preservacion de recursos digitales: El reto
para las bibliotecas del siglo XXI. Barcelona: UOC, 2007, 229; Garazi Sastre Natividad, Preservacin y
conservacin de documentos digitales [en lnea]. En ArchivPost. Salamanca: Asociacin de Archiveros
de Castilla y Len, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

36

Manuel Romero Tallafigo

que desarrollan el software y las mejoras necesarias en el hardware, los archiveros deben
formar una alianza con ellos para que el archivo electrnico llegue incluso a ofrecer mayores ventajas de conservacin y acceso con relacin al archivo tradicional. No est mal
tampoco considerar que es importante dignificar al Archivo de la modernidad con un
edificio emblemtico (Habitatio publica). Es importante una arquitectura acorde con
la importancia que tiene la memoria social dentro del imaginario visual y simblico.
La actuacin escrita o el documento adquiere continuidad (ausencia de cortes
o interrupciones), estabilidad (ausencia de cambios) y durabilidad (ausencia de un
trmino o final conocido mediante la inercia del soporte y la escritura manuscrita o
electrnica en el documento. Sin embargo los archivos cumplen una funcin con
la sociedad al custodiar esos documentos fiables en una institucin fiable, el archivo, que los protegen del deterioro y prdida, los sirven diligentes cuando se buscan
y garantizan en el tiempo y la antigedad la fehaciencia y verdad de sus contenidos.
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO, OTRO ARQUETIPO CLSICO EN EL
HOY MS ACTUAL
Despus de enmarcar en la actual encrucijada tecnolgica al archivo, pasemos
al documento electrnico. Conviene hacerle una crtica histrica, juzgarlo, y desmontarlo para delimitar mejor su funcin en las organizaciones sociales, como nos
recomendaba Jacques Le Goff en el tradicional, el de pergamino y papel y tinta.
Ningn documento es inocente. Debe ser juzgado. Todo documento es un monumento
que hay que saber desestructurar y desmontar38.
Ha recibido denominaciones mltiples segn el impulso comunicador y organizador
de ser una de las ruedas tiles para el discurrir fluido de la sociedad: Porque la avisaba
y llamaba la atencin era monumento (monumentum del verbo Monere), porque la
enseaba era documento (documentum del verbo Docere)39, porque instrua, es decir
daba fe era instrumento (instrumentum del verbo Instruere), porque recordaba y serva
a la memoria era record (el record ingls es un derivado del latino Recordari) y porque gobernaba, organizaba o rega es registro (regestum del verbo latino regerere). En el
mundo de derechos y obligaciones del ya referido Digesto de Justiniano se le llam instrumento o instrumentum: Porque en una causa o pleito judicial instrui potest, es decir
poda instruir o mostrar con tal fuerza que no haba necesidad de testigos40.
38. Jacques Le Goff: Pensar la historia. Modernidad, presente, progreso, Barcelona, 1991), 40.
39. Luis Nez Contreras: Concepto de documento, en Archivstica: estudios bsicos, Sevilla. Diputacin Provincial, 1982, 31.
40. L. XXII, tit. IV, l. 1: Instrumentorum nomine ea omnia accipienda sunt quibus causa instrui potest.
Et ideo tam testimonia quam personae instrumentorum loco habentur. En la ley 22: Fiant scripturae ut quod
actum est, per ea facilius probari possit.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

37

Hay un concepto meramente esttico de documento como espacio fijo de encuentro del pasado desde el presente, a travs del texto estructurado en protocolos
y frmulas. Una definicin que asume slo la inercia de la escritura es la que dio
Jacques G. Fvrier como un procedimiento que sirve actualmente para inmovilizar
y fijar la lengua articulada, huidiza por su misma esencia41 No pasamos por alto otro
concepto ms dinmico, organizador y simblico con los otros mensajes no textuales, como los sonidos dirigidos desde las frmulas a los odos en la lectura oral (cursus,
coma y cola), o los vistos en sus caracteres icnicos o externos (pliegos, blancos de
mrgenes, posiciones jerrquicas de suscripciones, maysculas iluminadas o hiperbolizadas, cantos dorados, emblemas...).
Ambos conceptos, esttico y dinmico, dan la visin completa de la escritura como
medio firme y persuasivo de comunicacin interpersonal y visual. La lgica de la
escritura con sus alfabetos y sus tipologas de letras, con su permanencia, inercia y durabilidad y con su siempre viva facultad expansiva, estimula y alimenta la organizacin
social concebida sta como la religin y el ritual, la economa y el mercado, el
Estado, la oficina y la burocracia, la ley y el derecho, las rupturas y continuidades42.
Clrigos y universitarios que pululaban por las cortes y palacios de las emergentes ciudades de Europa del siglo XIII tenan muy bien asimilada una definicin de
Rolandino Passeggeri en su Summa Artis Notariae. En ella se resalta la esencia de un
diploma original, la fe que generaba sobre la pertenencia de un derecho o propiedad,
la integridad que mantena y de la sinceridad que emanaba:
Se da fe y creencia solamente al documento o instrumento pblico original, es decir al
que aparece a la vista sin dolosa manipulacin, es decir sin rotura o raspadura o tachado43.

No est de mal aqu traer a colacin un aforismo utilizado como exordium o


prembulo por los cnsules y rectores de la ciudad de Bruneswich en 1295. El documento que otorgaban era clave para el mantenimiento perpetuo de la dotacin de
una capellana en un altar de Santa Catalina:
Ferrum rubigine consumitur et lapides vetustate deficiunt, multo fortius institutiones hominum a memoria laberentur nisi scriptis autenticis et testibus ydoneis fulcirentur44.

41. Histoire de lEcriture, nouvelle dition entirement refondue, avec 135 figures, Paris, Payot, 1959.
42. Jack Goody: Cultura escrita en sociedades tradicionales. Barcelona, 1996.
43. Summa Artis Notarie. Turin, 1607.
44. Gustav Schmidt: Urkundenbuch des Hochstifts Halberstadt und seiner Bischfe. Halberstadt, 1883,
199. El hierro se consume por el xido u orn, y las piedras se desintegran por la antigedad. Y mucho
ms se borraran en la memoria de los hombres sus instituciones sino fueran corroboradas y reafirmadas
por el testimonio del escrito.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

38

Manuel Romero Tallafigo

Todava en el siglo XVII, un frontispicio de la edicin de los seis libros De re


diplomatica, obra del erudito benedictino Jean Mabillon intent figurar e imaginar
como protagonistas centrales a la verdad y la justicia, los ideales socrticos, la medicina contra la misologa (odio a los razonamientos)45 que derraman los diplomas de
archivos. Sus formas internas y externas resistan los embates de la razn crtica ms
pura en aquel siglo de Descartes. El pie de portada epigrafiaba as a la Diplomtica:
Veri justique scientia vindex, o ciencia reivindicadora de lo verdadero y lo justo, naturalmente dialctica a travs del documento.
Esta inscripcin de justicia y verdad aparece proyectada al pie de un emblemtico
y arquitectnico escenario, un foro clsico repleto de templos y edificios pblicos de
Roma. Se resaltan dos especialmente, un Archivo y una Biblioteca, uno a la derecha
y otro a la izquierda. Del primero un joven sale y camina seguro, embebido en la
lectura de un diploma, en la segunda un anciano, sentado, lee un grueso cdice,
apoyada la cabeza en la mano izquierda, y con la derecha sealando el rengln que
sigue en la lectura.
Entre ellos, el archivero y el bibliotecario, aparecen sentadas como protagonistas
estelares, ocupando un lugar central, dos hermosas damas o matronas: La Justicia y
la Verdad. La Justicia coronada se manifiesta con un gran ojo vigilante y abierto en el
pecho, y porta una balanza de recto equilibrio en la mano derecha. La otra matrona,
la de la Verdad, se exhibe sin corona, el cabello recogido con una tenia, desnuda de
un pecho, con la inquebrantable palma del triunfo en su mano derecha y la verdad
en forma del sol radiante, elevado por su mano izquierda.
Arrodillada a los pies de ambas damas, la justicia y la verdad, formando vrtice
con ellas, se representa otra, la de la ciencia Diplomtica, la estudiosa perspicaz de los
secretos ntimos pero reconocibles de un documento: Postrada y cubierta con el ptasos
o casco alado del Hermes, el dios joven y elocuente, el dios perspicaz de la siempre til
Hermenutica, el mentor de caminos y encrucijadas hacia el progreso. Esa Diplomtica
vestida de dios porta en sus manos un pergamino donde en escritura capital clsica
aparece De re diplomatica. Bajo este pergamino, como herramientas carctersticas de la
Diplomtica, no la bolsa ni el caduceo, sino unas herramientas que calculan la verdad,
la justicia y la objetividad: una esfera de superficie nica y equidistante a un punto, un
tringulo con el orden de su figura, y un espejo, terso y bruido, que al que se mira en
l, siempre recibe respuestas puntuales de la verdad como es, no alterada, y perfecta en
45. Fedn 91-bc. Traduccin de Platn, Dilogos III: Fedn, Banquete, Fedro, versin espaola de C.
Garca Gual, Gredos, Madrid 1992: Vosotros, por tanto, si me hacis caso, os cuidaris poco de Scrates y mucho ms de la verdad, y si en algo os parece que digo lo cierto, lo reconoceris, pero si no, os
opondris con toda razn, precavindoos de que yo en mi celo no os engae a la vez que me engao a
m mismo, y me marche, como una abeja, dejndoos clavado el aguijn.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

39

sus matices. Es decir la correspondencia entre lo que dice el documento y lo que son en
s las cosas. Como deca Fray Luis de Len, en La perfecta casada, el espejo es contumaz
en su verdad aunque la coqueta mujer est sentada tres horas afilando la ceja y pintando la cara, y negociando con su espejo que mienta y la llame hermosa46.
Es decir la Diplomtica da el mtodo bsico, exacto y preciso, de dilucidar la
gnesis, forma y tradicin o modo en que nos llega el documento, lo que convierte
a ste en herramienta social no prescindible para la fe firme de los actos humanos.
Su verdad se meda desde el escepticismo ante las ideas heredadas y no criticadas.
Mabillon proyecta al micromundo del documento las luces de la Ilustracin y de la
ciencia modernidad. No en vano de la verdad de tales textos, normalmente en tonos
jurdicos y administrativos, pendan fortunas civiles y eclesisticas y, adems y por
eso, transmitan una verdad histrica recta y limpia a travs del mtodo y el mundo
del Derecho. No obstante esta aportacin del Racionalismo cartesiano al documento, la verdad no es una cosa ni un objeto ms del mundo, y, por tanto, no es algo que
podamos poseer, atrapar o algo parecido, incluso en el mundo de los documentos
del pasado. La verdad es slo una relacin de conocimiento humano que como tal
es frgil, aproximativa y, en todo caso, histrica. Ms que verdad absoluta sobre los
documentos podemos obtener verosimilitud y probabilidad. Con ambas no nos enfrentamos desarmados ante cualquier documento de archivo.
La Diplomtica tradicional, con sus aportaciones, tanto de Colecciones diplomticas bien ceidas, como de sus consideraciones histricas sobre el valor y
origen de las formas documentales, ha dejado expedito el camino para perfilar y
descubrir a travs de ellas las mscaras del documento, acertar sus coartadas,
valorar sus apariencias y apreciar sus filtros ideolgicos. De modo que en
documentos diplomticamente autnticos se puede descubrir la ilusin que
hay ellos de historia autntica47. Pero tambin nos ha dejado una metodologa
de abordaje cientfico de la realidad del documento. Mabillon en el ttulo de la
portada constitua y estructuraba a un diploma antiguo como materia, como
escritura y como estilo del documento u orden de sus frmulas:quidquid ad
materiam, scripturam et stylum. Estructura, que sirvi de esquema para sus seis
libros y que sigue actual y actualsima en la norma ISO 15489: Los metadatos
de identificacin, las expresiones de autenticidad y fiabilidad, y las formas
de identificacin y disponibilidad estn claramente incluidas en el estilo o protocolo formulario y en las formas de la escritura. La integridad se garantizaba
46. Fray Luis de Len: Obras completas. Ed. de fray Antoln Merino. Tomo IV, libro III, 316.
47. Armando Petrucci, Lillusione della storia autentica: le testimonianze documentari. En
Linsegnamento della storia e i materiali del lavoro storiografico. Atti del Convegno di Treviso, 1980, noviembre 10-12. Mesina, 1984.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

40

Manuel Romero Tallafigo

mediante la aglutinacin de dos materias, la del soporte de papel o pergamino, y


la de los colorantes y mordientes de las tintas48.
Es conveniente para los tiempos actuales y mirando a Jean Mabillon, que los
archiveros sealemos cmo se conforma estructuralmente cualquier documento, ya
que a medida que se vayan precisando sus elementos estructurales, el concepto de
documento se ir restringiendo y afinando ms. As, cabe sealar que el documento
posee una estructura tripartita, ya que este se presenta primero en un soporte materia
o corprea (piedra, papiro, pergamino, papel, polister, silicio, todos estampados
con surcos o sendas de cincel, de tinta, de partculas magnticas o de bits lser),
donde, segundo, a travs de un medio operativo o lenguaje (por escritura alfabtica,
imagen analgica, binary digit o bit), y tercero y en consecuencia, se fija un contenido, un acto o un hecho en forma de testimonio que pueda sobrepasar el tiempo
y el espacio. Testimonio es mucho ms que una mera informacin, no es un mero
decir, sino probar porque aade a sta las virtudes de fe autntica, justificacin y
comprobacin de la certeza y verdad de una declaracin, de un hecho y de un acto
jurdico o administrativo. El ius archivi o archivale de los romanos haca que por este
valor testimonial de los documentos, estos se custodiaban en los templos junto a los
objetos ms sagrados, junto a los vasa venerabilia o vasos santos y luego en la Edad
Media en iglesias bajo el sagrario49.
En mi libro Archivstica y archivos: soportes, edificios y organizacin 50, defina al
documento como aquel que en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier
medio o lenguaje, ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o
transacciones de negocios por una institucin o persona que lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestin. Abarcbamos con esta definicin, todos los
elementos necesarios que debe contener el documento de archivo desde el ao tres
mil antes de Cristo hasta hoy, ao 2015. De acuerdo con el Manual de Documentos
Administrativos51, la actividad administrativa se distingue por su carcter documental, en el sentido de que los documentos administrativos constituyen el testimonio
de su actividad, son el soporte en el que se materializan los diferentes actos de la
Administracin Pblica y constituyen su forma externa.
La diplomatista italiana Luciana Duranti, aporta en este contexto tripartito su
propio concepto de documento, y abre la concepcin del mismo a los ms actuales
48. En el apartado 7, 2 se sealan como requisitos de los documentos actuales: los metadatos de identificacin, la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad.
49.Elio Lodolini: Lineamenti della storia archivstica italiana. Roma, 1991.
50. Carmona: Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994, 110.
51. Ministerio de Administraciones pblicas. Manual de documentos administrativos. Madrid.
2003,17.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Retos nuevos para una antigua Archivstica: Las ciencias auxiliares

41

al referirse a l como la evidencia que se produce sobre un soporte (papel, cinta magntica, disco, lmina, etc.) por medio de un instrumento de escritura (lpiz, lapicera,
mquina de escribir, impresora, etc.) o de un aparato que graba imgenes, datos o
voces52. Todas estas definiciones enlazan como no con la de T. Schellenberg que
define el documento como todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un
soporte perdurable que contiene informacin53.
Hoy conviven tradicionales con novsimos soportes documentales, expresin esta
ltima utilizada por Antonio Garca Rodrguez54. Nos encontramos rodeados tanto
de documentos tradicionales cuyo soporte pueden ser tangibles, accesibles y descifrables directamente con los sentidos, como novsimos soportes ms o menos intangibles y siempre necesitados de mquinas para acceder a ellos.
El documento de archivo, encarpetado en el armario de una oficina o enlegajado entre hileras de estanteras, o encapsulado en un disco duro, es una cosa
material y fundamentalmente inerte, es un universo o mundo poblado de signos
diversos y mltiples y es un imprescindible artificio de comunicacin entre los
hombres. Desde la ausencia de su autor, en la lejana, sea sta del tiempo o sea del
espacio, siempre testimonia y comunica. El documento, que est en los archivos
(el trmino arch o archeion que da origen a esta palabra es gobierno, y el
archivo es su herramienta) fue entre otras cosas concebido y creado por su autor
como un medio material destinado a la comunicacin exterior, sometido a unas
reglas fijas, con medidas ceremoniales en la expresin de su texto, o frmulas internas, y tambin concebido con mesura de las formas slo visibles y aparentes, o
caracteres exteriores que apoyan a ese texto. Los dictatores construan y dictaban
los documentos necesarios a la sociedad con frreos manuales y formularios de las
artes dictandi. Hoy da los manuales de estilo hacen lo mismo. Todas sus formas
eran esencialmente previsibles. La creacin personal quedaba estrangulada por las
estrictas frmulas de inicio y clusulas de cierre, por la preceptiva retrica y por los
tpicos del poder y de la persuasin.
CONCLUSIONES
La Archivstica que con la asuncin de los archivos histricos por profesionales en
el siglo XIX necesitaba subsidios de ciencias paleogrficas y diplomticas, de gramtica
histrica, toponimia y antroponimia, hoy en el siglo XXI tiene que abrirse a campos
apasionantes de la ingeniera informtica, del derecho de acceso a los documentos, de la
52.Luciana Duranti: Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia, Carmona, S&C, 1996, 26.
53.Theodore R.Schellenberg: Tcnicas de descripcin de archivos, Crdoba (Argentina), 1961, 5.
54.Antonio Garca Rodrguez,: Diplomtica del documento administrativo actual: tradicin e innovacin, Carmona , S&C, 2001, 33.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

42

Manuel Romero Tallafigo

teora de las organizaciones y de los principios cientficos y experimentados de prevencin y conservacin documental ante los soportes efmeros de la memoria.
En medio de la revolucin electrnica el Archivo aparece como una institucin
con marchamo de clsica, necesaria y sine qua non para que puedan funcionar las
democracias, las administraciones y empresas, las transparencias, y los ciudadanos
vean certificados sus derechos y obligaciones. Aparece todava como un hito firme en
esta sociedad cuyo futuro algunos vislumbran un basurero informtico, como ahora
el mar est lleno de los desperdicios de siglos y de barcos hundidos, la atmsfera,
plena de informacin, la noosfera a tope de comunicacin, el aire contaminado de
software, aparte de la tierra con el hardware y los restos materiales de coches, aviones
y otras mquinas55.
La experiencia secular de la archivstica en los documentos en tablilla de arcilla de
los milenarios sumerios, en los papiros egipcios, en los medievales pergaminos, en el
ingenioso papel de celulosa es historia. Por ello sus argumentos, bien conocidos por
los archiveros, son muy sabios y tiles para los ingenieros informticos que disean
software y hardware en los discos duros de metal recubiertos de material magntico
que pretenden competir en duracin y permanencia con los que nos han durado y recuperado durante cinco mil aos. El CD-ROM, metfora de las nuevas tecnologas,
reta hoy a la permanencia y la durabilidad.

55. Juan Ignacio Herniz Blzquez: La conciencia deshumanizada. Alicante; Club Universitario, 2013, 41.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

TIEMPOS DE CAMBIO. REFLEXIONES SOBRE


LA DOCTRINA ARCHIVSTICA
EN ESPAA (1985/2015)
Luis Hernndez Olivera

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 45-71

TIEMPOS DE CAMBIO. REFLEXIONES SOBRE LA


DOCTRINA ARCHIVSTICA EN ESPAA (1985/2015)

Luis Hernndez Olivera

Departamento de Biblioteconoma y Documentacin. Universidad de Salamanca


olivera@usal.es

Recibido: 16/03/16
Aceptado: 08/04/16

Resumen
El trabajo repasa la evolucin de Archivstica espaola durante el perodo de los ltimos
treinta aos. Desde la perspectiva paradigmtica, la Archivstica en Espaa est dominada por
el tradicional y sigue teniendo pendiente la asimilacin de las bases de una nueva Archivstica
postmoderna y postcustodial. El estudio de la evolucin de la Archivstica se hace analizando
dos elementos esenciales para la conformacin de una la disciplina: la articulacin de la teora
y de las prcticas metodolgicas (por medio de la formacin y de la edicin de manuales) y la
generacin de nuevo conocimiento (a travs de la investigacin en tesis doctorales). El resultado muestra un importante desarrollo y consolidacin de la Archivstica, pero hay lagunas y
aspectos de tipo cualitativo que todava se deben mejorar.

Palabras claves
Archivstica espaola, Formacin profesional, Manuales, Investigacin, Tesis doctorales.
Abstract
The paper reviews the evolution of Archival science in Spain, during the period of the last
thirty years. From the paradigmatic perspective, the Archival science in Spain is dominated by
traditional and still pending assimilation of the bases of a new postmodern and postcustodial Archival science.The study of the development of Archival science is done by analyzing two essential
elements for the formation of a discipline: the articulation of the theory and methodological practices (through training and publishing of manuals) and the generation of new knowledge (through
research in doctoral theses). The result shows a significant consolidation and development of Archival science but there are gaps and qualitative aspects that must still improve.

Keywords
Spanish Archival science; Professional Training; Manuals; Archival research; PhD theses.

Si los documentos los producen las personas que se relacionan y conviven en un


mismo espacio y en un mismo mbito cultural, la constitucin de los archivos que

46

Luis Hernndez Olivera

resultan de esos documentos debe ser el reflejo de esa determinada colectividad. En


definitiva, los archivos tienen que ser el retrato de la sociedad. Por consiguiente un
anlisis de cmo ha cambiado la doctrina archivstica en los ltimos treinta aos debera abordar primero la cuestin mucho ms problemtica de cmo se ha transformado nuestra sociedad desde entonces. Como aqu el espacio es muy limitado para
hacerlo, s dir que, en trminos subjetivos, ahora somos ms tecnolgicos pero tambin ms desconfiados respecto a las verdades universales que en la dcada de 1980.
Actualmente nos encontramos con unas tecnologas y una nueva forma de interpretar los archivos, alejada de la percepcin positivista en la que nos habamos
formado, que ponen en cuestin nuestros conceptos, estrategias y metodologa. Estos
desafos que la actualidad impone a la Archivstica nos obligan, afirmaba Terry Cook,
a reconsiderar su doctrina y su prctica1.
Sin embargo, en Espaa esta ineludible reflexin sobre la Archivstica y la necesidad de un nuevo paradigma lamentablemente no se ha producido. La meditacin se
ha visto dificultada por la persistencia de concepciones localistas donde la tradicin
territorial y la cultura archivstica singular se imponen frente al carcter universal que
se requiere a toda ciencia2. Asimismo el anlisis se vio obstaculizado por la discrepancia en la calificacin de la doctrina archivstica y de todos los trabajos epistemolgicos que han estudiado las circunstancias objetivas, histricas y sociales en las que se
ha producido. Aunque inicialmente un cierto complejo de inferioridad y la bsqueda
de un mejor estatus motivaron su valoracin cientfica la implantacin de una formacin y una investigacin institucionalizadas parecen finalmente haber impuesto el
reconocimiento cientfico al conocimiento archivstico3. Y se complica tambin, esa
ineludible deliberacin, por la falta de un proceso de sistematizacin y normalizacin
terminolgica (la torre de babel de los archivos en palabras de Dumont y Ketelaar)
que impide el entendimiento claro e inequvoco y provoca situaciones tan surrealistas
como la relativa a la propia denominacin y concepcin de la disciplina.
1. Terry Cook. Archivstica y posmodernismo: nuevas frmulas para viejos conceptos. Tabula 10, p. 59.
2. Uno de los ltimos ejemplos de esta concepcin es el Manual darxivstica i gesti documental
de la Associaci dArxivers de Catalunya resultado como afirma Mariona Corominas del treball i de
la manera de fer de larxivstica catalana. El Manual darxivstica i gesti documental (recensi).
Lligall, n. 30 p. 406.
3. La mayora de los autores espaoles apuestan por su consideracin como ciencia, desde los ms vehementes como Antonia Heredia (en Archivstica General: Teora y Prctica. 2 ed. Sevilla. Diputacin,
1991, p. 11) a los dubitativos que sin negarle esa condicin convienen en atribuirle el estatus de emergente (por ejemplo Concepcin Mendo Carmona Los archivos y la archivstica: evolucin histrica y
actualidad en Manual de Archivstica. Madrid: Sntesis, 1995, p. 34). Por el contrario los que apuestan
por su calificacin como mera tcnica, como Manuel Romero Tallafigo (Archivstica y archivos: soportes,
edificios y organizacin. Carmona: Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994, pp. 25-28), se encuentran en inferioridad.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

47

De la regesta a la web semntica. De no se tira nada, a tomar conciencia de las


dificultades de la valoracin y la seleccin. De que en mi archivo se hace as, a sealar
al que no cumple el estndar... Los archiveros espaoles nos hemos transformado en
los ltimos 30 aos: hemos ido a la universidad, hemos implantado nuevos mtodos,
nos hemos internacionalizado y tambin nos hemos desencantado de unas administraciones democrticas que recibimos entusiasmados.
El anlisis de lo que fuimos a lo que somos es lo que esbozar el presente trabajo. El estudio de estas tres dcadas de transformaciones lo haremos desde el
conocimiento de dnde venimos (un siglo, el XX, en el que se constituye la disciplina y donde se formulan las principales contribuciones) para finalizar con las
innovaciones que se han generalizado en el pensamiento archivstico, los ltimos
aos, promoviendo el cambio de paradigma y demandando nuevas frmulas para
los conceptos y funciones de la Archivstica. Hemos avanzado, y mucho, y para
conocer como lo hemos hecho vamos a abordar los dos elementos que formalizan
cualquier disciplina: la formacin y la edicin de manuales. A travs de estas dos
perspectivas reflejaremos que hemos realizado un gran proceso de modernizacin,
pero tambin que se ha instalado una cierta incertidumbre en la Archivstica espaola. Y son los aspectos tericos, ms que los tcnicos, los que padecen esta
sensacin de inseguridad. Desdichadamente a ese proceso de modernizacin le ha
faltado democratizacin, porque hay cambios que se han quedado en mera cosmtica sin que supongan trasformaciones. Por ejemplo, hemos rechazado a las personas que no se correspondan con los estereotipos establecidos, y aunque esto ya
no es socialmente aceptable, a los marginados que viven con nosotros les seguimos
negando un derecho bsico, como es la memoria.
1. LA CONSTRUCCIN DE LA DISCIPLINA
Cmo se ha construido conceptual y sistemticamente el conocimiento archivstico? Aunque hay autores que tratan de retrotraer las bases de esa elaboracin terica
a las edades media y moderna, la comunidad profesional coincide en aceptar que el
conjunto de las teoras y metodologas que definieron a la Archivstica como disciplina cientfica se codific a lo largo del ltimo siglo. La publicacin en el XX de una
serie de manuales fundamentales, que recapitularon lo sustancial de una materia y la
previa redaccin en el XIX de las instrucciones de Franois Guizot, ministro francs
de Instruccin Pblica, ordenando la aplicacin del respeto de los fondos constituyen
los hitos fundamentales de ese proceso.
En cuanto a los manuales el primero, publicado en 1898, y ms influyente fue el
de los archiveros holandeses Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin, Manual sobre
la ordenacin y descripcin de los archivos que aglutin las doctrinas de la procedencia

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

48

Luis Hernndez Olivera

francesas y prusianas4. Y el ltimo, de 1958, Archivos modernos: Principios y Tcnicas


de Theorore R. Schellenberg, sistematiz el conocimiento archivstico americano. En
el nterin los britnicos con Hilary Jenkinson con A manual of archive administration
including the problems of war archives and archive making, en 19225; los italianos, con
Eugenio Casanova con Archivistica en 19286, y los alemanes con Adolf Brennneke
con Archivkunde: Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europischen Archivwesens
en 19537 publicaron su particular versin del paradigma archivstico8.Toda esta articulacin de teoras, metodologas y prcticas conformaron la Archivstica tradicional
que sirvi, y vale todava, a la comunidad de modelo para el actual despliegue de las
actividades disciplinarias y profesionales, para encauzar sus perspectivas y para su exportacin al resto del mundo9.
Esta articulacin se caracteriza por su dependencia doctrinal y metodolgica de la
Historia. Que los archiveros compartiesen una misma mentalidad cientfica con los
historiadores se explica por el hecho de que los primeros tericos de la Archivstica,
unos destacados profesionales de los archivos nacionales europeos, fueron formados
por una generacin de historiadores modernos y cientficos que surgi del reconocimiento de la Historia como disciplina acadmica.
Esta nueva Historia necesitaba un archivo objetivo, inmaculado, constituido de
forma natural y preparado para que los historiadores lo descubrieran y explotaran.
Consecuentemente se requera que la custodia de ese legado fuera atribuida a un profesional objetivo, invisible, neutral y dcil. Esta mitologa forz la idea que los archivos eran el resultante orgnico y natural de los procesos administrativos y que como
4. Manual for the arrangement and description of archives. Chicago: Society of American Archivists,
2003. Una versin digital de la edicin en papel est disponible en: <http://babel.hathitrust.org/cgi/pt?
id=mdp.39015057022447;view=1up;seq=4> [Fecha de consulta 10 agosto 2015].
5. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Economic and social History of the world war. Oxford, The Clarendon Press, 1922. Una versin digital de la
obra en papel est disponible en: <http://www.archive.org/details/manualofarchivea00jenkuoft> [Fecha
de consulta 10 agosto 2015].
6. Archivistica. 2 ed. Siena: Grafiche Lazzeri, 1928. Una versin digital de la obra en papel est disponible en: <http://www.icar.beniculturali.it/biblio/_view_volume.asp?ID_VOLUME=53> [Fecha de
consulta 10 agosto 2015].
7. Archivistica. Contributo alla teoria ed alla storia archivistica europea. Milan: Antonino Giuffre,
1968. Una versin digital de la obra en papel est disponible en: <http://www.icar.beniculturali.it/
biblio/_view_volume.asp?ID_VOLUME=62> [Fecha de consulta 10 agosto 2015].
8. Para conocer los primeros desarrollos de la disciplina vase Fuster Ruz, Francisco. Los inicios de la
archivstica espaola y europea Revista General de Informacin y Documentacin, Vol. 6-1 (1996) pp. 43-77.
9. Para profundizar sobre la evolucin del pensamiento archivstico vase Cook, Terry. What is Past
is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift, Archivaria 43
(Spring 1997), pp. 17-63.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

49

restos deban archivarse siguiendo un estricto orden original y describirse segn su


procedencia. As los historiadores, de forma similar a como los paleontlogos hallan
los fsiles en las rocas, podran encontrar documentos que presentasen los hechos del
pasado tal y como realmente sucedieron.
Este paradigma archivstico tambin ha estado considerablemente influido por las
disciplinas auxiliares de la Historia10. El estudio de la gnesis, la forma, la transmisin
y la veracidad de los hechos e informaciones que analizan la Diplomtica y Paleografa y aportaron elementos fundamentales a la Archivstica pero tambin supusieron
la marginacin del anlisis de los valores y los procesos que llevaron a incorporar los
documentos a un archivo y a ponerlos a disposicin de los historiadores.
Justo es reconocer tambin, aunque sea menos trascendente, la influencia del mbito bibliotecario que propicio el desarrollo de modelos bibliogrficos de descripcin
en los archivos ms orientados a los usos secundarios de la investigacin y la erudicin que a los primarios de la prueba.
Sin embargo, la incapacidad para afrontar la archivstica digital y aunque en menor medida, la insatisfaccin y el descontento que promovan las estrategias y mtodos positivistas suscitaron una contestacin que promovi unos procesos de investigacin y reflexin para liquidar y relevar este paradigma tradicional.
2. LA TAREA PENDIENTE: LAS NUEVAS PROPUESTAS
Si en los ltimos aos del XIX los holandeses formularon los principios de la
Archivstica moderna y custodial son tambin las postrimeras de otro siglo, el XX
cuando los archiveros norteamericanos y australianos enunciaron las bases de una
nueva disciplina postmoderna y postcustodial11.
Estos nuevos marcos conceptuales, o metarranativas siguiendo la terminologa
de Verne Harris, no son una simple adaptacin de los principios y si algo de mayor
calado: un cambio del paradigma archivstico. Ahora se promueve que los archiveros
sean agentes activos y parciales, que asuman la responsabilidad de construir la memoria social en la que se tratan unos documentos que se conciben como realidades
10. Martin Fuertes habla del sometimiento conceptual de la Archivstica a la Historia y del meto-dolgico
a la Diplomtica. Martin Fuertes, J. A. La evolucin de la Archivstica como disciplina en Espaa (aos
1975-2000). Teora, historia y metodologa de las Ciencias de la Documentacin (1975-2000). Madrid, Universidad Complutense, 2000. p. 703.
11. Aunque cuantitativamente las mayores aportaciones proceden de los profesionales originarios de
esas zonas geogrficas no se puede olvidar que tambin han contado con trabajos esenciales de archiveros forneos. En el caso australiano hay que mencionar las contribuciones del norteamericano
David Bearman y en el norteamericano son destacables los textos del sudafricano Verne Harris y del
holands Erick Keetelar.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

50

Luis Hernndez Olivera

virtuales dinmicas y se preocupan esencialmente por el contexto en el que se crean.


Enfrente las propuestas tradicionales que recordamos impulsaban unos archiveros
pasivos e imparciales que aplicaban unos procedimientos articulados en torno al contenido de unos documentos que se entendan como entes fsicos y estticos. Dicho
de otra manera, y parafraseando a Cook, plantean cambiar la teora archivstica para
que pase de resultado a proceso, de estructura a funcin, de archivos a archivar, del
archivo como vestigio natural o resultado pasivo de la actividad administrativa a
una archivalizacin de la memoria social construida reflexivamente12.
A pesar de algunos esfuerzos ocasionales en Espaa la asimilacin de estas nuevas formulas continua siendo una tarea pendiente. Con la misma vehemencia que
reclamamos a los anglosajones el conocimiento de las contribuciones espaolas a la
Archivstica, tenemos que reivindicar tambin el deber de conocer las aportaciones
que proceden de mbitos forneos. Repasare brevemente cuales son las notas caractersticas de las dos nuevas manifestaciones ms importantes.
La primera, la propuesta australiana conocida como records continuum surgi
con el propsito de solventar la separacin que se haba establecido en los pases
anglosajones entre la gestin de documentos administrativos y la de documentos
histricos para aproximarse a la concepcin genrica europea que bajo el termino
archivo engloba todas esas realidades13. La segunda es un intento de acercarse a los
planteamientos postmodernistas en las que los archiveros norteamericanos, abanderados por Terry Cook, invitan a reflexionar, sobre los valores y objetivos que hay
en y detrs de cada intervencin archivstica. Los postmodernistas nos dicen que
detrs de los intentos de racionalizacin y modernizacin se esconden consecuencias daosas14.
2.1. Records continuum
La teora del records continuum trata de superar el tradicional y rgido ciclo de
vida en el que los documentos transitan desde la fase activa a inactiva, pasando por
un periodo intermedio de semiactividad, para proponer un modelo de continua conversin en el que los usos y los significados de los documentos estn constantemente
cambiando. Se rompe con la lnea secuencial promoviendo unos procesos que se
12. Cook, Terry. Archivstica y posmodernismo: nuevas frmulas para viejos conceptos. En:
Hernndez Olivera, Luis y Cook, Terry, eds. Combates por la memoria. Archivstica de la posmodernidad.
Tbula 10. Salamanca: ACAL, pp. 59-60.
13. Seguimos a Adrian Cunninghan A. Memoria, pruebas y responsabilidad: enfoques australianos
para gestionar el Records Continuum. En: Tabula, n. 8. Salamanca: ACAL, 2007, pp. 103-119.
14. Para su exposicin recurrimos a una seleccin de ensayos sobre posmodernismo y archivos
redactados por archiveros, traducidos al espaol y publicados en una obra colectiva Hernndez
Olivera, Luis y Cook, Terry, eds. Combates por la memoria. Archivstica de la posmodernidad. op. cit..

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

51

pueden producir de manera continuada pero tambin de forma simultnea y reiterativa. Es decir, los documentos pueden utilizarse en mbitos individuales y al mismo tiempo en espacios sociales, pueden desde el momento de su creacin servir de
prueba para la entidad y tambin formar parte del patrimonio documental del pas.
En el recordkeeping los documentos se crean en el desarrollo de transacciones en las
que se dividen las actividades o partes de las funciones que tiene encomendadas la institucin en el marco de los propsitos sociales. Asimismo se plantea que los documentos
tienen un valor representativo de la transaccin, sirven como pruebas y con su testimonio constituyen la memoria institucional y social. El recordkeeping establece cuatro
niveles de actividad archivstica (captura del documento, gestin de los documentos,
gestin del sistema y resguardo de las evidencias esenciales) que se desarrollan en cuatro
mbitos (individual, grupo de trabajo, organizacin o entidad y sociedad). Con todos
estos ejes y dimensiones Frank Upward15 , dise un diagrama en el que se muestran las
mltiples relaciones y que presenta a los documentos con las siguientes notas:
1. Se crean como parte de una actividad o transaccin.
2. Se capturan en un sistema, con un contexto, contenido y estructura documentados en metadatos.

3. Se organizan y se gestionan como pruebas y memoria organizacionales o personales.


4. Se gestionan y pluralizan como parte de la memoria social o colectiva.
La teora del continuum se ha plasmado en diferentes reas y lneas pero su
logro ms importante es su codificacin. La Australian Records Management
Standard (AS 4390) fue la primera norma tcnica de gestin de documentos de
carcter nacional y su trascendencia alcanzara nivel internacional cuando fue
tomada como base para la redaccin de la ISO 15489 Informacin y documentacin. Gestin de documentos16 La pionera norma australiana marco el camino
al establecer la asignacin de responsabilidades, y al proponer un enfoque de tipo
15. Upward, Frank. Structuring the Records Continuum Part One: Post-Custodial Principles and
Properties, Archives and Manuscripts, vol. 24, no. 2, Nov. 1996, pp. 268-285; y Structuring the Records Continuum Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping, Archives and Manuscripts, vol.
25, no. 1, May 1997, pp. 10-35. Existe una traduccin al espaol de Alejandro Delgado: Estructurar
el Continuo de los Registros Primera Parte: Principios y Propiedades Postcustodiales <http://archivo.
cartagena.es/recursos/texto0_continuum1.pdf> y Estructurar el Continuo de los Registros, Parte Dos:
Teora de la Estructuracin y Gestin de Registros http://archivo.cartagena.es/recursos/texto0_continuum2.pdf [consultados 10/11/2011].
16.UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y documentacin: gestin de documentos parte 1 Generalidades. Madrid: AENOR, 2006. UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y documentacin: gestin de
documentos parte 2 Directrices. Madrid: AENOR, 2007.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

52

Luis Hernndez Olivera

funcional, para todo el tratamiento documental, que fue llevado a la prctica por
los National Archives of Australia y el New South Wales State Records y que se
formaliz en el Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS)
Manual17. Otra aportacin importante en este mismo mbito normativo fue el
desarrollo de esquemas de metadatos para la gestin documental18. A pesar de los
buenos propsitos iniciales el record continuum ha llevado a mucho profesionales
australianos a resaltar la archivstica probatoria (el paradigma recorkeeping segn
la terminologa de Verne Harris centrada en los documentos como prueba) en
detrimento de la patrimonial (la de los documentos como memoria) y a acentuar
el carcter pasivo y neutral del archivero que reclamaba Sir Hilary Jenkinson19.
2.2. La archivstica postmoderna
El cuestionamiento de la neutralidad y objetividad de los archivos y archiveros es
un aspecto clave del reciente paradigma intelectual que se ha convenido en llamar
postmodernismo. Este reconocimiento de la mediacin activa del archivero, pero
tambin de la recontextualizacin de los archivos a lo largo de la historia y de la
continua reasignacin de significados a los documentos y fondos forman parte de
una ms amplia desconfianza de la sociedad hacia los conocimientos objetivos, las
verdades universales y los predominios culturales.
El postmodernismo en primer lugar, es un rechazo al empleo de la razn para afianzar estructuras y dominios culturales. Por otra parte, es una desconfianza en las metanarrativas, es decir, es una interpelacin continua de aquellas grandes explicaciones
universales sobre las tendencias en la historia, gnero, identidad tnica, raza, religin,
cultura, nacionalismo, imperialismo y colonialismo. En tercer lugar, es una profunda
desconfianza hacia todas las ortodoxias y hacia todas las afirmaciones monolticas que
slo reconocen un camino, un mtodo, una opinin, una causa, una verdad. Tales
ortodoxias se perciben como intrnseca o esencialmente verdaderas en s mismas, pero
como construcciones histricas de aquellos que en el poder desean ganar o mantener
sus propias posiciones en la sociedad. Por consiguiente, el postmodernismo se inclina
17. National Archives of Australia, DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information, Canberra, 2001. Disponible en: <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/
DIRKS-manual.aspx> [consulta 4 noviembre 2015].
18. Standards Australia, Australian Standard AS 5044-2010: AGLS Metadata Standard. Esa nueva
versin sustituye a la anterior de 2002 conocida como AGLS Metadata Element Set, para adaptar los
cambios que se produjeron en Dublin Core en 2008. Se puede consultar en: <http://www.agls.gov.au/>
[consulta 4 noviembre 2015].
19. Verne Harris critica el paradigma recordkeeping al considerar que se descarta la posibilidad de
que se creen y conserven documentos por razones distintas al valor de prueba. Law, Evidence and
Electronic Records: Strategic Perspective from the Global Periphery Comma: International Journal on
Archives n. 1-2, pp. 29-43.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

53

por la heterodoxia, la heterogeneidad, la diversidad, las mltiples perspectivas y la complejidad. El postmodernismo, en lugar de conservar la voz dominante o una perspectiva
o un punto de vista, celebra las mltiples historias y las numerosas narrativas y da voz a
numerosos sectores de la sociedad. Siguiendo a Jacques Derrida y su principal discpulo
en el mbito archivstico, Verne Harris, el postmodernismo deconstruye las ortodoxias
que se han aceptado durante dcadas, a veces siglos, como normales, naturales o verdaderas y revela cmo se han utilizado en la conquista y el mantenimiento del poder.
En trminos archivsticos, el primer punto de inters de los archiveros postmodernos es el del poder de la memoria, sobre quin o qu es recordado y quin o qu
ser olvidado. A los archiveros les corresponde el papel principal en la creacin y
determinacin de esa memoria, de la lucha contra el olvido. Como afirma Verne
Harris, los archivos no deben ser la voz del poder, sino las voces que expresen la
diversidad y complejidad de las sociedades contemporneas. El archivero postmoderno no contextualiza el documento a travs de la determinacin de una simple
procedencia relacionada con un nico origen institucional o personal, como se haca
tradicionalmente, sino que explora un proceso mucho ms complejo de contextualizacin, situando los documentos en sistemas funcionales, refiriendo la actividad de
la creacin de los documentos y su utilizacin, explorando la cultura de la gestin
de los documentos y documentando, responsablemente, las mltiples intervenciones
realizadas por los archiveros que consecuentemente cambiarn con posterioridad la
percepcin, la representacin y el uso de los documentos.
El postmodernismo como seala Cook es una oportunidad para celebrar un amplio debate sobre lo que hacen los archiveros y por qu, en lugar de permanecer a la
defensiva encerrados en el centro archivstico. El postmodernismo es una forma de
investigar y analizar que genera una energa dirigida al cambio y a la imprescindible
innovacin de la archivstica.
3. LA EXPERIENCIA ESPAOLA CUNTO HEMOS CAMBIADO?
Espaa, tras la aprobacin de la Constitucin, inici un periodo de una gran vitalidad profesional que tuvo como estmulo el hecho de que las comunidades autnomas,
asumieran las transferencias de funciones y servicios del Estado en materia de archivos y
promovieran polticas archivsticas y patrimoniales. Entre los factores que permitieron
el avance profesional esta, en primer lugar, el desarrollo normativo con la aprobacin
de leyes de archivos y patrimonio documental. En segundo lugar, el despliegue de organizaciones administrativas levantadas en torno a las consejeras dedicadas a los temas
culturales, con la gestin especfica de los archivos a cargo de un servicio dedicado
exclusivamente a los archivos. Y por ltimo, y este es un factor que solo se estableci
en algunas administraciones autonmicas, la institucin de un sistema de gestin de
documentos administrativos que potenci las funciones de los archivos intermedios,
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

54

Luis Hernndez Olivera

racionalizando las prcticas, e impuls la elaboracin de instrumentos como los cuadros


de clasificacin y los calendarios de conservacin.
Pero aunque el contexto fuese favorable el cuerpo cientfico requiri, especialmente para su desarrollo y formalizacin de la puesta en marcha de actividades formativas de carcter reglado y de la edicin de manuales.
3.1 La formacin de los archiveros
El proceso de impulso de la formacin se manifest en los aos ochenta y noventa mediante una notable expansin de entidades y de programas que tuvieron
una incidencia directa en la educacin. Es cierto que en muchas ocasiones se podra
discutir acerca de su adecuacin, su formalizacin, etc. pero no podemos negar su
efectividad. No obstante en este complejo y heterogneo mundo de la educacin
profesional, la incorporacin a la universidad, el mbito formativo por excelencia,
constituye el hito fundamental.
El origen de la actual formacin reglada universitaria hay que datarlo en 1978
cuando se implantan, las enseanzas de Biblioteconoma y Documentacin a travs
del Real Decreto 3104/1978 de 1 de diciembre (BOE de 9 de enero de 1979) y la
consiguiente creacin de centros universitarios donde se imparte esa titulacin. Unos
estudios donde se formaba conjuntamente a profesionales para desempear las tareas
de bibliotecas, archivos y centros de documentacin20.
En los aos noventa se desarrolla el proceso de reforma universitaria y se acta
sobre los planes de estudio. La autonoma universitaria permiti que cada universidad, teniendo en consideracin las directrices generales de cada ttulo universitario, pudiera desarrollar sus propios planes de estudio. Esto implic una gran
diversificacin de los perfiles de la titulacin, en algunas universidades se incentiv
la formacin en Documentacin, en otras se considero ms adecuado insistir en
los contenidos bibliotecarios y en el caso de Salamanca se apost por mantener la
disyuntiva ofreciendo a sus alumnos una especializacin en Archivstica y otra en
Biblioteconoma y Documentacin. Al mismo tiempo se cre la Licenciatura en
Documentacin con el objetivo de formar gestores de unidades de informacin. Y
se complet el ciclo de la enseanza universitaria posibilitando la oferta de ttulos
20. Para un estudio en profundidad del estudio de la Archivstica en la universidad espaola vase:
Mendo Carmona, Concepcin. La enseanza de la Archivstica en la Universidad: materiales para una
mesa redonda sobre el tema. Revista General de informacin y Documentacin, Vol, 2 -2 (1992).
pp. 85-92. Moro Cabero, M. y Hernndez Olivera, L. La archivstica en la universidad espaola al final
del segundo milenio. El ejemplo de la Universidad de Salamanca. Boletn ACAL, 25, 1997, pp. 11-14.
Martin Fuertes, J. A. op. cit. Moro Cabero, M. y Hernndez Olivera, L. Ensear a archivar: suplencia o
complementariedad en la oferta educativa. Boletn ACAL, Vol. 7, N. 25, 1997, pp. 2-10.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

55

de doctor en Documentacin que fomentaron la investigacin en sectores emergentes de nuestra disciplina.


La actual regulacin de las enseanzas universitarias oficiales establecida en
el Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, insisti en los mismos aspectos
de los anteriores ordenamientos presentando una importante flexibilizacin de
la organizacin de las enseanzas universitarias, y promoviendo la diversificacin
curricular como mecanismo de respuesta a las demandas de la sociedad en un
contexto en constante transformacin21. Este marco permite atender la peticin
secular de la comunidad profesional de tener un ttulo universitario especifico.
Sin embargo la dura realidad se ha impuesto y ninguna institucin acadmica ha
cursado la solicitud de implantar un titulo de Grado de Archivstica y/o Gestin
de Documentos.
Sin embargo, no todo ha sido modlico y la preparacin universitaria de los profesionales de los archivos, no se sustrajo a la controversia. Numerosos profesionales,
y tambin algunos colectivos, se hicieron eco de sus problemas e insuficiencias. Las
propuestas ms notorias y formales fueron las de la Direccin de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura: La enseanza de la archivstica en los planes de estudios
universitarios espaoles: recomendaciones22 y la de algunas asociaciones profesionales
solicitando una licenciatura de segundo ciclo: Propuesta de licenciatura en archivstica
y gestin de documentos23.

21. Se debe considerar que las enseanzas universitarias conducentes a la obtencin de ttulos de
carcter oficial y validez en todo el territorio nacional se estructurarn en tres ciclos, denominados
respectivamente Grado, Mster y Doctorado, a los que se les asigna unos objetivos formativos diferentes.
Las enseanzas de Grado tienen como finalidad la obtencin por parte del estudiante de una formacin
general, en una o varias disciplinas, orientada a la preparacin para el ejercicio de actividades de carcter
profesional (art. 9). Mientras que las enseanzas de Mster tienen como finalidad la adquisicin por
el estudiante de una formacin avanzada, de carcter especializado o multidisciplinar, orientada a
la especializacin acadmica o profesional, o bien a promover la iniciacin en tareas investigadoras
(art. 10). Por lo tanto las propuestas de dedicar un mster a la iniciacin en Archivstica difcilmente
se adecuan a la estructura establecida en el Real Decreto. Finalmente las enseanzas de doctorado
conduciran a la adquisicin de competencias y habilidades relacionadas con la investigacin cientfica
que finalizaran en todo caso con la elaboracin y defensa de una tesis doctoral que aada resultados
originales de investigacin.
22. Direccin de los Archivos Estatales. La enseanza de la archivstica en los planes de estudios universitarios espaoles: recomendaciones: una propuesta del Ministerio de Cultura. Madrid: Ministerio de Cultura,
1992. Se trata de un documento redactado para manifestar la posicin del Direccin de los Archivos
Estatales sobre los proyectos de diplomatura y licenciatura en Ciencias de la Documentacin redactados
por el Grupo 14 de la Ponencia de la Reforma Universitaria del Consejo de Universidades.
23. Asociaciones profesionales de Archivstica de Espaa. Propuesta de Licenciatura en Archivstica y
Gestin de Documentos. Indito, octubre 1998.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

56

Luis Hernndez Olivera

En el primer caso, se trata de un documento redactado para manifestar la posicin


del Direccin de los Archivos Estatales, el anlisis se limita a afirmar que la principal
objecin que les merecen los planes de estudio aprobados en ese momento es que la
formacin archivstica aparezca unas veces en inferioridad de condiciones en relacin
con otras profesiones y en otras ocasiones como un aadido o complemento de otras
titulaciones24. El segundo argumento crtico insiste en la necesidad de diferenciar la
formacin de bibliotecarios, documentalistas y archiveros, pues se trata de tres disciplinas diferentes, con objetivos igualmente distintos, que slo son concomitantes en
un origen comn, basado en el culto a la erudicin25. Como alternativa y a la espera de encontrar una formacin universitaria ms adecuada el Ministerio propone el
proyecto de Escuelas-Taller de Archivos. Evidentemente, ese era un modelo formativo que contaba con numerosos inconvenientes. El ms importante era la limitacin
existente para poder participar en este tipo de cursos ocupacionales, pues solamente
podan inscribirse aquellos que se encontraban en una situacin de desempleo. Por
otra parte, y no es menos importante, esta iniciativa propona un aprendizaje artesanal, al que no discutimos su potencial didctico, pero que supona un paso atrs en
la evolucin de Archivstica al retrotraerla a la consideracin de oficio26.
En el segundo caso, la Propuesta de Licenciatura en Archivstica y Gestin de Documentos, insista en la misma consideracin: no exista un programa de formacin
reglado en la universidad. Resulta sorprendente que se criticase la inadecuacin y al
mismo tiempo, se propusiese para formar tcnicos de grado medio unos estudios de
licenciatura y con unos contenidos que coincidan en gran medida con los que ya se
impartan en las diplomaturas de Biblioteconoma y Documentacin.
A pesar de las muchas deficiencias y los muchos errores somos defensores de una
formacin conjunta de todos los profesionales de la informacin (archiveros, bibliotecarios y documentalistas), al considerar que esta frmula es la nica viable y que a su
vez aporta el mayor valor aadido a la Archivstica. Algunos de los puntos fuertes de
la enseanza en el mbito de las titulaciones de Informacin y Documentacin son:
1. Formalizacin de la formacin
La incorporacin a la universidad a travs de la Ciencias de la Documentacin
ha aportado unos altos niveles de estabilidad a la formacin y ha constituido una
magnifica plataforma para dar a conocer la profesin y su misin.
24. Direccin de los Archivos Estatales, op. cit., p. 8.
25. Direccin de los Archivos Estatales, ibidem.
26. Hernndez Olivera, Luis y Moro Cabero, Manuela. Educacin y archivos: Reflexiones sobre la
oferta educativa a propsito de la improcedencia de etiquetar negativamente la formacin reglada. En
I Jornadas Archivos Municipales de Cantabria. Santander: Asociacin para la Defensa del Patrimonio
Bibliogrfico y Documental de Cantabria, 1998, pp. 271-290.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

57

2. Aprovechamiento de experiencias
Muchas de las nuevas propuestas metodolgicas de los archivos son copia o tienen
un antecedente prximo en la prctica de las bibliotecas y centros de documentacin.
Por consiguiente la formacin armonizada aporta un mayor conocimiento o predisposicin a la aplicacin de los nuevos mtodos y normas. El proceso de asimilacin
de de las normas de descripcin es un claro ejemplo
3. Impulso de la investigacin
La entrada en la universidad, el centro de investigacin por excelencia, ha supuesto, adems de un incremento cuantitativo de los trabajos de investigacin una
serie de cambios cualitativos en cuanto a los mtodos y a los temas abordados, como
sealaremos ms adelante.
4. Respuesta a las nuevas necesidades
Las actuales necesidades formativas que giran en torno a la gestin e intermediacin de informacin obtienen una mejor respuesta con la integracin de la formacin de los profesionales y ello supone, por lo tanto, una nueva confluencia de
contenidos entre los de Biblioteconoma, Documentacin y Archivstica, es decir
de todas las disciplinas de la informacin. Como sealaba el profesor Cruz Mundet
Establecer a corto plazo unos estudios aislados de Archivstica no parece recomendable, pues plantea un doble problema de inadecuacin entre la preparacin
de alumnos superespecializados y las demandas del mercado laboral, de una parte,
y entre los recursos humanos y materiales necesarios especialmente derivados de
las tecnologas y el nmero limitado de alumnos que pueden ser preparados en
funcin de la demanda, de la otra27.
Como apuntamos anteriormente las asociaciones profesionales, cuyo impulso se
remonta a los aos 90, constituyeron tambin una va de desarrollo profesional desarrollar los programas de formacin continua. En el contexto espaol, resultaba
esencial que los archiveros pudieran acceder a programas formativos que garantizasen el perfeccionamiento y la actualizacin de los conocimientos de sus afiliados, y
especialmente de aqullos que no tenan una formacin profesional universitaria. La
evolucin de las bases conceptuales y el desarrollo de ciertos procesos archivsticos
desconocidos o poco ejercidos plante la necesidad de recurrir a profesionales forneos que contribuyeron esencialmente a la renovacin de la archivstica espaola
As lo entendieron las Asociaciones de Archiveros de Catalua y Castilla y Len que
fueron quienes recurrieron a los archiveros de Quebec y de otras reas para asegurarse
una formacin actualizada.
27. La enseanza de la archivstica en la universidad espaola: el caso de las diplomaturas en Biblioteconoma y Documentacin. Revista General de Informacin y Documentacin, vol. 7, n. 1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

58

Luis Hernndez Olivera

Otro tipo de actividades que tambin ha tenido un gran impacto en el desarrollo de la Archivstica en Espaa es el de los congresos o reuniones profesionales.
Aunque es difcil medir con exactitud los resultados y las consecuencias de estos
eventos s podemos sealar que han tenido importantes repercusiones, que en algunos casos se han percibido bastante tiempo despus. Los congresos organizados por
las asociaciones profesionales y las administraciones pblicas constituyeron foros
donde un amplio nmero de profesionales pudo reflexionar colectivamente sobre
las cuestiones tericas y prcticas de la disciplina y asegurar, as, la reactivacin y
promocin de la Archivstica.
3.2 Los manuales de Archivstica
La publicacin de manuales constituye uno de los principales soportes de una disciplina cientfica. Este tipo de ediciones suponen la articulacin de la teora y de las
prcticas metodolgicas y permiten la transmisin del estado de los conocimientos.
Los principales pases europeos, como hemos sealado, se dotaron pronto de manuales de Archivstica mientras que Espaa no contara con este tipo de obras que
describen la tradicin nacional de organizacin de archivos hasta las dcadas finales
del pasado siglo28.
Para conocer las lneas por las que se han desenvuelto los compendios de
la Archivstica espaola y en alguna medida vaticinar su futuro analizamos
sucintamente los manuales espaoles publicados en las tres ltimas dcadas.
El estudio no tiene una vocacin de exhaustividad, no obstante creemos que
esta muestra puede representar con exactitud la evolucin y tendencias de la
edicin archivstica.
El primer paso en nuestra indagacin fue la localizacin de las bases de datos,
que recogieran la informacin de los manuales publicados. Se seleccionaron las
bases Catlogo Colectivo de las Bibliotecas de Archivos Estatales del Centro
de Informacin Documental de Archivos (CIDA)29, Dialnet, el portal de difusin

de la produccin cientfica hispana especializado en Ciencias Humanas y Sociales y el


catlogo de la Biblioteca Nacional. Las tres son bases de datos con una amplia

utilizacin por los profesionales de los archivos y por consiguiente son recursos
de referencia. La siguiente tabla recoge la denominacin y la direccin de acceso
a dichas bases.
28. Manuals and Textbooks on Archives. janus 1991.2 pp. 10-64.
29. Este Centro, dependiente de la Subdireccin General de los Archivos Estatales del Ministerio de
Cultura, que tiene como misin la de difundir el Patrimonio Documental Espaol, inici en 1978 la
confeccin de un catlogo especializado en bibliografa archivstica. En la actualidad, el catlogo cuenta
con unos 160.000 registros bibliogrficos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

59

Tabla I. Bases de datos para la consulta de manuales

Base de datos

Direccin

Catlogo Colectivo de las Bibliotecas de Archivos Estatales del Cenhttp://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd


tro de Informacin Documental de
Archivos (CIDA)
Dialnet

http://dialnet.unirioja.es/

Biblioteca Nacional

http://www.bne.es/es/Catalogos/

La estrategia de bsqueda que se practic, dada la carencia de control de los


lenguajes documentales que caracteriza a alguna de estas bases de datos, consisti en
realizar una bsqueda truncada por el trmino archiv*. Sobre los resultados obtenidos, hicimos una primera depuracin, eliminando aquellos que correspondan a material didctico pensado y elaborado exclusivamente para la formacin en academias
y para la preparacin de pruebas selectivas de acceso a puestos a la funcin pblica.
Asimismo, retiramos los trabajos que no estuviesen publicados en castellano o en
cualquier otra de las lenguas espaolas. Posteriormente, se descartaron los trabajos
que correspondan a bibliografas, diccionarios y vocabularios especializados. A continuacin, acometimos un tercer filtrado para descartar aquellos otros documentos
que pertenecan a actas de jornadas y congresos...
Constituida la muestra de observacin, desarrollamos una serie de anlisis. En
primer lugar, se examin la distribucin cronolgica, analizando el nmero de trabajos publicados en cada uno de los aos de la muestra. La responsabilidad de los
estudios tambin se juzg, examinando qu autores publicaban. Para conocer las
fuentes, se estudiaron la tipologa de las publicaciones a travs de las cuales se divulgaban los trabajos. Por ltimo, se realiz el anlisis de los contenidos. Esta parte fue
la que mayores dificultades present, pues fue necesario realizar una clasificacin de
los temas de estudio.
El nmero de manuales publicados en este periodo es muy alto: 70 publicaciones, lo que supone que anualmente se editaron ms de dos obras. Si distribuimos
la edicin en periodos quinquenales podemos conocer la evaluacin temporal de la
produccin de este tipo de obras (vid. figura 1).
Analizando estos datos, se aprecia una produccin constante, en torno a las diez
publicaciones por quinquenio, que se intensifica en los ltimos aos del pasado siglo
y que alcanza su mayor dato en los primeros aos de este para reducirse significativamente en las postreras aadas.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

60

Luis Hernndez Olivera

Fig. 1. Distribucin de los manuales por quinquenio

Fig. 2. Distribucin de ttulos y ediciones por quinquenio

Es conveniente matizar que no todas las ediciones corresponden a nuevos trabajos. Es la dcada de 1995/2004 la que presentan los mayores ndices con 18 nuevos
ttulos, nueve en cada uno de los quinquenios. En el resto de periodos, la produccin
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

61

de trabajos se mantiene en una lnea de estabilidad en torno a unas siete publicaciones novedosas, con un descenso en los ltimos aos.
El anlisis de la autora de los manuales muestra que cerca del 80% de los
autores se ha limitado a realizar un nico trabajo. En el extremo contrario, observamos que nicamente dos creadores han escrito ms de tres manuales. El
resultado de la identificacin de los autores ms prolficos nos lleva a conformar
una lite de solo tres escritores en el mbito de las publicaciones de manuales
en Espaa. En la relacin de los autores que mas trabajos han firmado hay que
incluir a Cruz Mundet, Alberch i Fugueras y Pescador del Hoyo. Si en lugar de
ttulos consideramos el nmero de publicaciones habra que aadir a Heredia
Herrera, Romero Tallafigo, Gallego Domnguez, Lpez Gmez y Molina Nortes a
ese grupo de autores productivos.
Si nos fijamos en la distribucin de los autores, segn la colaboracin, podemos
afirmar que los escritores trabajan de forma individual. El ndice de colaboracin
(cantidad media de firmas que tienen responsabilidad en los manuales) muestra un
bajo indicador que pone de manifiesto que la prctica usual de trabajo, en esta rea
archivstica, es la de trabajar individualmente. La excepcin a esta pauta la constituye el equipo formado por Gallego Domnguez y Lpez Gmez. Con esta dinmica de
trabajo los archiveros no se distinguen del comportamiento de los investigadores del
rea de las ciencias sociales, a la que pertenecen, caracterizado por escribir de forma
solitaria, y se apartan, radicalmente, de los hbitos de otras reas cientficas, donde la
colaboracin es la prctica usual.
Realizada la clasificacin de los creadores, comprobamos que casi el 70 %
de ellos se dedica a ejercer la profesin, mientras que el segundo gran bloque,
con un 30 %, est formado por aquellos autores que se dedican a la docencia
universitaria.
Aplicando una clasificacin temtica, se advierte el predominio de los trabajos
de carcter general y los manuales relativos a las cuestiones tericas y prcticas, incluyendo aqullos que se dedican exclusivamente a la organizacin de los archivos
de oficina. En este apartado, en una posicin inferior, se encuentran los manuales
dedicados concretamente a procesos archivsticos. El inters menor corresponde a los
trabajos sobre una determinada tipologa de archivo.
Si los pases europeos se caracterizan por la haber compendiado su conocimiento
archivstico un nico manual en Espaa contamos con dos grandes referentes: Archivstica general: teora y prctica de Antonia Heredia Herrera y Manual de Archivstica de Jos Ramn Cruz Mundet. Toda la evolucin de los manuales espaoles se
puede concentrar en el estudio de estas dos obras que han suscitado el mayor nmero
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

62

Luis Hernndez Olivera

de reproducciones. La primera edicin del manual de Antonia Heredia apareci en


1986 y la ltima nueve aos mas tarde. Ms dilatada en el tiempo fue la trayectoria
del trabajo de Cruz Mundet que se extendi desde 1994 hasta 2008.
A lo largo de las siete ediciones de cada uno de estos manuales los autores procedieron a actualizar algunos contenidos, especialmente en los captulo tcnicos, mientras
que el corpus doctrinal permaneca estable. El profesor Mundet si recogera ms tarde
en sus textos las tesis de los archiveros postmodernistas y del paradigma del recordkeeping. En ambos casos los manuales se organizan en torno a tres bloques dedicados al
marco conceptual, al sistema archivstico y a los procesos tcnicos. En la seccin terica
los dos escritores coinciden en el estudio del objeto (documentos y archivo) y en la
adjudicacin de la calificacin cientfica a la Archivstica. En ambos textos tambin se
analizan las llamadas ciencias auxiliares de la Archivstica aunque la relevancia de las
mismas revela una importante prdida de atencin en el periodo que va desde la publicacin de la obra de Heredia, en de 1986, a la de Cruz Mundet, de 1994.
El eje sistemtico es el que presenta las diferencias ms notables pues los contenidos de las fases archivsticas estn organizados de forma diversa. Heredia Herrera
sigui la estructura francesa imperante en los ochenta que estableca una divisin
entre la etapa prearchivstica (centros administrativos) y la archivstica (archivos histricos). Cruz Mundet, por su parte practica la divisin entre archivos de oficina, intermedios e histricos que impulsaron los archiveros quebequenses. Aunque es todo
un avance la inclusin del tratamiento de la documentacin en las primeras fases
estamos lejos de tener una concepcin integral de la Archivstica donde pesen igual
las fases de la gestin de documentos administrativos que el tratamiento de los documentos histricos. La larga tradicin y experiencia archivstica espaola hace que los
manuales estn claramente inclinados hacia la administracin de archivos histricos.
Un contexto muy distinto unido creciente inters por la documentacin administrativa llevara al profesor Cruz Mundet a cambiar radicalmente de perspectiva pues en
2006 publica un manual que tiene como nico objetivo la gestin de documentos.
En el apartado metodolgico Heredia y Cruz abordaban todas las funciones y
coincidan en la jerarqua que atribuan a cada una de ellas, atendiendo la extensin
con que las estudiaban. Para ellos lo primordial era la descripcin y la organizacin
de los fondos mientras que procesos actualmente esenciales como la valoracin, tenan un tratamiento menor o marginal, en el caso de Heredia. Hay que resear
asimismo que esa preeminencia de los temas descriptivos tambin se manifiesta en
la mayor cuanta de los manuales dedicados especficamente a procesos archivsticos.
A modo de conclusin cabe sealar la fortaleza de este indicador disciplinar.
Una pujanza que es producto de las importantes notas cuantitativas pero tambin
de las cualitativas inducidas por la capacidad de evolucin y adaptacin a los nuevos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

63

desarrollos y que hicieron de estas obras unos productos siempre vigentes y atractivos.
La alta produccin de manuales se justificara por la necesidad de disponer de manuales acadmicos como soporte de las nuevas enseanzas universitarias de Archvistica y
Ciencias de la Documentacin Pero tambin por la exigencia profesional de disponer
de tratados a los que acudir para refrescar o actualizar el conocimiento de determinados
procesos archivsticos en una poca de gran evolucin profesional. Y esas mismas razones, pero ahora de retroceso profesional (una menor demanda universitaria y tambin
una menguada vitalidad) justificaran el descenso de las publicaciones de los ltimos
tiempos. Y a ello habra que aadir las posibilidades que ofrece Internet como canal de
informacin y los cambios en la bsqueda de conocimiento que ha introducido.
3.3 La investigacin archivstica
Para completar la panormica de la evolucin de la teora archivstica en Espaa durante las pasadas dcadas (1985-2015) realizamos tambin un anlisis de
la labor cientfica. Esta exploracin tiene como objetivo la investigacin archivstica pues ella es un instrumento clave para experimentar, innovar y mejorar la
disciplina. Si estudiamos las investigaciones llevadas a cabo podemos comprobar
cul es el estado y evolucin de la propia disciplina. Y por otro lado el hecho de
que recientemente apenas se hayan desarrollado estudios que traten de observar
la investigacin en el campo de los archivos justificara la necesidad de una exploracin de este tipo.
Partiendo de dicho objetivo general, de analizar la produccin doctoral, pudimos
plantear tambin objetivos parciales sobre la evolucin temporal de las tesis doctorales y la identificacin los grandes bloques temticos en el campo de la Archivstica
de manera general.
Las tesis no son sinnimo de investigacin cientfica, pues es un hecho que
existen otros trabajos que sirven de vehculo al conocimiento cientfico, pero la
seleccin de este tipo de trabajos tiene su justificacin por el carcter exploratorio de la presente ponencia. Consideramos que este tipo de textos puede ofrecer
un diagnstico bastante preciso de la investigacin archivstica. Las tesis son
una de las vas en la que se recoge parte de la investigacin llevada a cabo en
una universidad, y por lo tanto, son reflejo de las lneas de inters acadmico en
diferentes momentos.
La tesis es un estudio de carcter original de una investigacin realizada en un programa de doctorado que tiene como finalidad la formacin avanzada del estudiante
en las tcnicas de investigacin. Hemos excluido las tesis de mster (trabajos de fin de
mster) pues aunque estos estudios de postgrado puedan tener como fin promover una
capacitacin inicial en tareas investigadoras su objetivo principal es la adquisicin por
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

64

Luis Hernndez Olivera

el estudiante de una formacin avanzada, de carcter especializado o multidisciplinar,


orientada a la especializacin acadmica o profesional.
La base de datos de tesis espaolas consultada es Teseo (Base de datos de Tesis
Doctorales http://www.educacion.es/teseo ) que pertenece al Ministerio de Educacin y Cultura y Deportes. Su creacin data del ao 1976 y en ella se incluye de
manera exclusiva la produccin doctoral espaola, es decir, no se incorporan otros
tipos de trabajos acadmicos universitarios. A la hora de formular nuestra bsqueda
optamos por realizar una consulta truncada por el trmino archiv*. La informacin
que se ofrece de cada registro es bastante completa incluyendo datos tan especficos
como la fecha de defensa y la composicin del tribunal.
Previa a la tabulacin de los datos, tenamos que establecer un sistema de clasificacin temtica que nos permitiera indizar las tesis doctorales obtenidas. Para
ello tenamos dos posibilidades: o bien optar por una clasificacin ya existente
o realizar una clasificacin ad hoc. A partir de la bibliografa especializada, finalmente nos decantamos por esta ltima opcin. Entre las contribuciones esenciales a la categorizacin de la investigacin archivstica se encuentra las aportaciones de Ann Pederson y de Carol Couture. La primera fue presentada en el
Congreso Internacional de archivos de 1992 y la profesora australiana estableca
seis reas (1. Naturaleza de la informacin y los documentos, 2. Historia social
e institucional, 3. Archivos y sociedad, 4. tica, tecnologa de la informacin y
otros problemas, 5. Funciones archivsticas, 6. Gestin de programas y archivos)
que a su vez se subdividen en veintids campos o sub-reas30. Couture, por su
parte, presentaba una propuesta ms desarrollada con nueve campos en la que
aadi historia de los archivos y de la archivstica, tecnologas, soportes y tipos de
archivos: archivos electrnicos, mbitos archivsticos y problemas particulares a
los fijados por Pederson31. Esta clasificacin temtica es la base desde la que parte
nuestra propuesta. Las modificaciones que hemos introducido en la clasificacin
se centran en la incorporacin de una clase nueva dedicada especficamente a la
documentacin digital que en la de Couture apareca englobada en la de tipos de
archivos y la eliminacin de la categora Problemas particulares que al dedicarse a
cuestiones como proteccin de datos personales, tica etc. los hemos trasladado a
la de Archivos y sociedad. Como en los otros casos cada rea de nuestra clasificacin tambin est subdividida en sub-reas y es aqu donde se han producido las
mayores innovaciones. As hemos incorporado las investigaciones de disciplinas
de carcter auxiliar para los archivos como Diplomtica, crtica de textos, etc.,
30. Pederson, Ann E. 1994. Development of research programs. Archivum 3: pp. 312-359.
31. Couture, Carol; Ducharme, Daniel. La recherche en archivistique: un tat de la question
Archives, n. 3/4 (1998-1999). p. 15 y ss.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

65

la legislacin. La nueva clase Documentos y archivos electrnicos, se subdividi


atendiendo a las propuestas formuladas por Hedstrom, Cox y la National Historical Publications and Records Commission de Estados Unidos32.
Tabla II. Materias generales y especficas

MATERIA GENERAL

MATERIAS ESPECFICAS

1. Objeto y finalidad de los archivos y de la archivstica

1.1. Archivos (informacin/documento)


1.2. Objetivos de los archivos
1.3. Utilidad de archivos
1.4. Auxiliares: Paleografa, Diplomtica, Crtica

2. Archivos y sociedad

2.1. Archivstica en la sociedad


2.2. Archivstica como disciplina
2.3. Archivstica como profesin
2.4. tica
2.5. Datos personales e intimidad
2.6. Derecho. Legislacin

3. Historia de los archivos y de


la Archivstica

3.1. Historia de los archivos


3.2. Historia de la Archivstica.

4. Funciones archivsticas.

4.1. Creacin de documentos


4.2. Incorporacin de documentos. Adquisicin,
donaciones
4.3. Organizacin, (clasificacin, ordenacin)
4.4. Valoracin
4.5. Descripcin
4.6. Conservacin
4.7. Comunicacin y difusin

5. Gestin de programas y servi- 5.1. Teora y prctica de organizaciones


cios archivsticos
5.2. Planificacin y evaluacin de programas
5.3. Direccin, marketing y relaciones pblicas

32. Hedstrom, Margaret. Understanding electronic incunabula: a framework for research on electronic
records. The American Archivist 54 (Summer): 1991, pp. 334-354. Cox, Richard J. Archivists, archival
institutions and electronic records: problems, challenges, opportunities and needs for additional research.
In The first generation of electronic records archivists in the United States. Haworth Press:, 1994, pp. 189199. Y National Historical Publications and Records Commission. Research issues in electronic records:
toward a national agenda. Bulletin of the American Society for Information Science 18:, 1991, pp. 19-20.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

66

Luis Hernndez Olivera

MATERIA GENERAL

MATERIAS ESPECFICAS

6. Tecnologas

6.1. TIC y archivos


6.2. Telecomunicaciones, sistemas, redes

7. Tipos de documentos
(soportes) y archivos

7.1. Archivos audiovisuales (televisin, radio,


cine)
7.2. Archivos figurativos (cartotecas)
7.4. Microformas
7.5. Digitales

8. Documentos y archivos
electrnicos

8. 1. Documentos electrnicos. Descripcin,


funciones
8. 2. Requisitos
8. 3. Gestin de documentos electrnicos
(organizacin,
valoracin, etc.)
8. 4. Metadatos
8. 5. Preservacin
8. 6. Necesidades del usuario y recuperacin de
informacin electrnica

9. mbitos archivsticos

9.1. Entidades gubernamentales


9.2. Entidades de enseanza e investigacin
9.3. Entidades religiosas
9.4. Entidades sanitarias
9.5. Entidades polticas y sindicales

La distribucin temporal de las tesis doctorales tomando su fecha de defensa (y


no su eventual publicacin posterior) como parmetro est representada en el grfico
siguiente, donde se observa un aumento en la produccin a medida que avanza este
siglo. Se aprecia un aumento pronunciado en el ao 2002 y un crecimiento sostenido
ms estable a partir de 2006, quedando la ltima dcada del perodo estudiado con
veintisis tesis defendidas, las mismas que en las dos dcadas anteriores.
El grueso de la produccin doctoral se sita en la mitad final de la poca analizada, donde se concentran los aos con mayor nmero de tesis defendidas: 2002, 2010
y 2013 con cuatro tesis defendidas. Esta circunstancia puede deberse a que en Espaa
fue en los ltimos aos de la dcada de los noventa cuando se aprobaron los nuevos
programas de doctorado de informacin y documentacin en las universidades, lo
que tendra su reflejo en un repunte de las tesis defendidas aos despus.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

67

Figura 3. Distribucin temporal

Uno de los apartados fundamentales de este estudio era la caracterizacin por


grandes bloques temticos de las distintas tesis recogidas, en funcin de la clasificacin que se ha expuesto anteriormente. En este sentido, el grupo ms numeroso, con
una destacada cifra, es el que haca referencia a los mbitos archivsticos con cerca de
la mitad de las tesis. Le sigue a gran distancia el grupo relativo a las tipologas de los
documentos no textuales que rene un13 % de la investigacin.
En el segundo grupo, el de los temas que suscitan un inters medio, superando
porcentajes de un 10%, estn las tesis ligadas a los aspectos histricos, especialmente
los estudios diplomticos y edicin crtica de documentos y en menor medida la
Historia de los archivos y de la Archivstica.
En el escaln inferior, con porcentajes entre el 5 y el 10%, se encuentran las
investigaciones universitarias relativas a los aspectos disciplinares y jurdicos y las
que estudian la gestin de programas y servicios archivsticos. Los ndices inferiores,
meno del 5%, corresponden a las tesis de carcter tecnolgico (TIC y documentos y
archivos electrnicos) y a los procesos archivsticos.
No deja de ser relevante que las primeras categoras en frecuencia de aparicin
fueran aspectos con un marcado carcter prctico y tradicional, mientras que las
relativas a los temas de investigacin que han suscitado un menor inters son
los que plantean actualmente los mayores retos disciplinares: las relaciones de
los archivos y tecnologas y especialmente el archivo electrnico y el revisin de
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

68

Luis Hernndez Olivera

los procesos archivsticos. Ello da muestra de que aunque actualmente conviven


de forma natural y simultnea aquellas investigaciones que ponen el foco en los
aspectos aplicados de la Archivstica con otras que siguen indagando sobre la
concepcin de la propia disciplina, continan primando los trabajos de carcter
humanstico.
2%

Figura 4. Categoras temticas generales

En cuanto a las materias definidas como especficas, las ms frecuentes fueron las
siguientes:
Tabla III. Nmero de tesis por materias especficas

Materia especfica

N de tesis

Auxiliares archivos: Paleografa, Diplomtica, Crtica

Archivos figurativos (cartotecas)

Archivos de instituciones gubernamentales

Historia de los archivos

Archivos de centros de enseanza e investigacin

Archivos de instituciones religiosas

Planificacin y evaluacin de programas

Archivos nobiliarios

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

69

Esta preeminencia de la investigacin tradicional, se explicara por el mbito de


su realizacin en facultades universitarias de Letras y Humanidades. La procedencia
humanstica estara en regresin pues en los ltimos quince aos (cuando en Teseo
constan datos sobre los departamentos) la mayora de las tesis se defiende en departamentos de Ciencias de la Documentacin (14) y menos de la mitad en departamentos de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas (6).
Superadas los escasas investigaciones iniciales caracterizadas por los perfiles diplomatistas e instrumentales, la situacin actual de la investigacin archivstica es
mucho ms positiva y abierta.
Nuestro conocimiento archivstico es cada vez mayor y ms slido. La investigacin es digna de credibilidad y las tesis procedentes de los doctorados en Documentacin han decantado la investigacin hacia temticas ms profesionales.
Tambin se han incorporado a la investigacin temas recientes, entre los que son
de especial inters los que se relacionan con la gestin de proyectos y la documentacin electrnica.
4. CONCLUSIONES
Los anlisis bibliomtricos sealan un crecimiento en lo que a produccin cientfica archivstica se refiere y subrayan el importante papel que desempean los manuales y las tesis en la creacin y formalizacin de conocimiento. Lamentablemente
las expectativas no parecen presumir que esta lnea ascendente se vaya a ampliar e
incluso a mantener en los prximos aos por el retroceso de los estudiantes que
cursan estudios universitarios de Archivstica y/o de Informacin y Documentacin.
Podemos concluir que la Archivstica ha experimentado en Espaa una evolucin
muy productiva en las ltimas dcadas, tanto en lo que se refiere al volumen de trabajos doctrinales como a la calidad de los mismos. Entre las notas positivas estn el
desarrollo de los manuales que se manifiesta especialmente en la incorporacin de la
gestin de da documentacin administrativa y la deriva de la investigacin cientfica
que va sustituyendo las tradicionales temticas humansticas por otras relativas a los
mbitos y funciones archivsticas. Ha habido inters y se han introducido mejoras en
los estudios de clasificacin, descripcin, valoracin y difusin de los documentos. Y
entre las caractersticas menos buenas de ese periodo de los ltimos treinta aos est
el dominio de los temas metodolgicos, de manera que la teora continua siendo un
pequeo apndice en el amplio territorio de la elaboracin doctrinal.
Aunque la evolucin ha sido considerable y productiva, no obstante las posibilidades de mejora son tambin grandes. El anlisis de los resultados obtenidos ha servido
tambin para detectar lagunas y dficits existentes Algunas de las cuales apuntamos a
continuacin con el objetivo de promover actuaciones que puedan subsanarlas.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

70

Luis Hernndez Olivera

Frente a los pases que han promovido innovacin (los pensadores ms activos
se encontraban en Canad, Estados Unidos de Amrica, Australia y tambin los hay
originarios de Holanda y Sudfrica) en Espaa no hemos han contribuido al desarrollo de la Archivstica. No obstante ha habido y hay toda una generacin de
profesionales que ha puesto a Espaa en el mapa de la Archivstica y le ha dado al
pas muchos reconocimientos. Pero es necesario que incremente su contribucin al
debate y promueva la investigacin y reflexin sobre lo primero y esencial, la teora
archivstica, y a partir de esta descender a las pesquisas sobre polticas, estrategias,
metodologas y criterios y por ltimo sobre la prctica.
En Espaa los archiveros debemos comenzar a asumir responsabilidades y a documentar precisamente nuestras decisiones e intervenciones. Los profesionales deben
explicar cmo han trabajado, sealando en que conceptos se han basado e indicando
que mtodos y criterios han empleado. Pero tambin debemos someter las intervenciones a debate pblico. Los archiveros espaoles deberamos conocer que piensan
los ciudadanos sobre como gestionamos o sobre la memoria social que construimos
en unos archivos que mayoritariamente se financian con dinero pblico. En Espaa
tendramos que desarrollar estudios para promover una prctica profesional mucho
ms trasparente.
En el debe de la doctrina espaola hay que situar tambin su inclinacin por la
administracin y el consiguiente desdn por la ciudadana y especialmente por los
marginados. Deberamos desarrollar estudios y trabajos para que nuestros archivos
no sean solo los del poder y pasen a ser los de toda la sociedad, reflejando su diversidad y complejidad.
En la misma lnea deberamos plantearnos por qu desde los archivos no hemos
desarrollado trabajos para apoyar a las vctimas o por qu no hemos contribuido a la
imparticin de justicia? Frente a las iniciativas de australianos, noruegos o escoceses
que han ayudado en casos como los de los nios separados de sus familias o vctimas de abusos aqu no hemos sido capaces de dar respuestas, ni legales ni morales,
a esos damnificados. Si ya hemos analizado el papel fundamental que los archivos
representan para la investigacin tendremos que trabajar para que tambin lo sea en
cuestiones de identidad, reconciliacin y sensibilizacin con las vctimas.
La bisoez y el desconocimiento de la tcnica legislativa explicaran que profesionalmente no se censurasen las leyes de los aos ochenta y noventa que ordenaban realizar la valoracin de documentos para la conformacin del patrimonio documental
siguiendo la teora de los valores de Schellemberg. Pero carece de razn que doctrinalmente no hayamos cuestionado o rechazado la configuracin de procesos archivsticos que impone el reciente ordenamiento jurdico de la administracin electrnica
a travs de las normas tcnicas de interoperabilidad. En este sentido tendramos que
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Tiempos de cambio. Reflexiones sobre la doctrina archivstica en Espaa (1985/2015)

71

incentivar la realizacin de estudios que nos otorgasen una mayor capacidad de intervencin e influencia en la configuracin del ordenamiento jurdico y as evitar
que se aprueben regulaciones que no sean doctrinalmente neutrales o que impongan
concepciones o procesos que no estn admitidos por la comunidad profesional. Con
estos estudios contribuiramos a conjugar la estabilidad del ordenamiento con los
avances tericos y prcticos que pueden provocar la obsolescencia de las leyes.
Y en cuanto a la investigacin archivstica la propuestas que formulamos no se
dirigen a las lneas de investigacin que se debera potenciar y si a los agentes de la
investigacin con el fin de acabar con una de las debilidades endmicas de nuestra
materia: la escasa cooperacin entre agentes de diferente naturaleza y de distinta procedencia geogrfica, tanto en el marco nacional como en el internacional. Asimismo
creemos que deberan fomentarse las actuaciones que garanticen la correcta y fluida
transferencia de conocimiento y de tecnologa en la lnea marcada por proyectos de
investigacin archivstica como InterPARES.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

MARCO NORMATIVO DE LOS ARCHIVOS


EN EL ESTADO DE LAS AUTONOMAS
Severiano Fernndez Ramos

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 75-119

MARCO NORMATIVO DE LOS ARCHIVOS EN EL


ESTADO DE LAS AUTONOMAS

Severiano Fernndez Ramos

Catedrtico de Derecho Administrativo. Universidad de Cdiz.


Recibido: 23/12/05
Aceptado: 27/01/16
Resumen
Tras una breve referencia al marco constitucional y a la legislacin estatal en materia de
archivos, en la que se subraya la compleja distribucin competencial as como las dificultades
para articular un autntico Sistema Nacional de Archivos, el trabajo se centra en la legislacin de las Comunidades Autnomas, y en las dos etapas que comnmente se diferencian,
poniendo de manifiesto las dificultades de las leyes de segunda generacin para alcanzar su
efectividad y, menos an, para ilusionar a los profesionales del sector, en buena medida desencantados ante tantos incumplimientos.
Palabras claves
Archivos, Derecho, poltica y Comunidades Autnomas.
Abstract
After a brief reference to the constitutional framework and state legislation on archives,
which emphasizes the complex distribution of competencies and the difficulties of articulating a genuine National Archives System, the work focuses on the legislation of the Autonomous Communities, and in the two stages that are commonly differentiated, highlighting the
difficulties of the second generation laws to achieve their effectiveness and, even less, to excite
the professionals of the sector, to a great extent disenchanted with so many defaults.
Keywords
Archives, Law, Politics and Regions in Spain.

PRELUDIO: LA SITUACIN LEGAL DE LOS ARCHIVOS CONTEMPORNEA A LA CONSTITUCIN


Desde el punto de vista estrictamente legal, el aspecto ms notorio de la ordenacin legal de los archivos en la Espaa inmediatamente anterior a la Constitucin
de 1978 es justamente la ausencia de una Ley en esta materia: tras siglo y medio,
la ordenacin se mantena relegada al mbito de las reglamentaciones de servicio,

76

Severiano Fernndez Ramos

articuladas a partir del tradicional criterio de vinculacin de la estructura y funcionamiento de los archivos a un especfico cuerpo funcionarial, el ciertamente prestigioso
cuerpo facultativo de archiveros1.
Esta circunstancia, es decir, la ausencia de norma con rango de Ley en materia de archivos, conllev varias consecuencias relevantes. Desde el punto de vista
interno, la ordenacin de los archivos en simples normas reglamentarias, adems
cada vez ms petrificadas por su falta de adaptacin a los cambios del entorno
poltico-administrativo2, determin la imposibilidad, no ya de la articulacin de
un sistema de archivos propiamente tal impensable en la poca que tratamos,
sino de la imprescindible conexin entre los archivos y la gestin administrativa.
Las estructuras administrativas acabaron por ignorar a los archivos y stos, a su vez,
se confinaron en el venerable mbito de lo historicista y acadmico3. Ciertamente,
en las postrimeras del rgimen franquista se realiz algn intento normativo de
conservacin y de racionalizacin de los archivos, pero carente del impulso poltico
imprescindible para su efectividad4.
Pero, sobre todo, desde el punto de vista externo, esto es referente a la posicin de
los ciudadanos, destaca la absoluta falta de reconocimiento en norma alguna de un
derecho ciudadano subjetivo a acceder a los documentos depositados en los archivos,
no ya a los administrativos, algo comprensible perfectamente en un contexto poltico
1. Sobre estas cuestiones, vid. P. LPEZ GMEZ, El sistema archivstico espaol anterior a la
Constitucin de 1978, Boletn de ANABAD, XXXVIII, 1-2, pp. 149 y ss.; L. M. DE LA CRUZ
HERRANZ, Panorama de los archivos espaoles durante el siglo XIX y primer tercio del siglo XX,
Historia de los archivos y de la archivstica en Espaa, Universidad de Valladolid, 1998, pp. 121 y ss.; del
mismo autor, Los archivos y la archivstica en Espaa e Iberoamrica: pasado, presente y futuro, en
Archivos y sistemas, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Madrid, 2000, pp. 23 y ss.
2. Debe recordarse que el Reglamento de Rgimen y Gobierno de los Archivos del Estado de 1901 no
fue formalmente derogado hasta 2011.
3. C. PESCADOR DEL HOYO Los archivos, esos grandes olvidados, Documentacin Administrativa, nm. 177, 1978, ya se lament de la omisin de los archivos en la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958. Por su parte, A. SANCHEZ BLANCO, El sistema de archivos: de las referencias
histrico-culturales a las bases de las Administraciones Pblicas, Revista Espaola de Derecho Administrativo n 67 (1990), pp. 359-392, puso de manifiesto el error de la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958, al ignorar la imprescindible conexin de los archivos y los procedimientos administrativos.
El mismo autor volvi sobre la misma cuestin, en De la actividad archivstica como funcin pblica
y de su incidencia en los derechos de los ciudadanos y en la buena administracin, Revista General de
Derecho Administrativo 17 (2008).
4. Como es bien sabido, la Ley 26/1972, de 21 de junio, sobre Defensa del Tesoro Documental y
Bibliogrfico de la Nacin, calific a los fondos existentes en los Archivos de la Administracin Pblica,
Central, Local e Institucional como pertenecientes al Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin, cualquiera que fuera la poca a la que pertenecieran. Asimismo, los intentos racionalizadores
del Decreto 914/1969 se vieron frustrados por su modesta posicin en el ordenamiento.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

77

autocrtico, sino ni siquiera a los archivos histricos, a diferencia del existente en otros
pases de nuestro entorno5.
Asimismo, la ausencia de una Ley de archivos impidi la consideracin conjunta de los archivos estatales y locales, quedando stos hurfanos de ordenacin
sectorial durante todo este largo perodo, abandonados a las parcas disposiciones
contenidas en la legislacin de rgimen local6. Los archivos son, pues, en el caso
de los administrativos, simples dependencias al servicio exclusivo interno de la
Administracin, y en el caso de los histricos, instrumentos del rgimen franquista al servicio de la construccin de la identidad nacional7. En todo caso, son
archivos del poder.
Con todo, y a pesar del contexto poltico adverso, sera injusto no reconocer que,
con todas las limitaciones propias de entonces, en esta poca se extendi la red de archivos histricos provinciales, instituciones que seran lo son an capitales en las dcadas siguientes en un contexto poltico absolutamente dispar8. Igualmente, esta pobreza
del marco legal no impidi el ms que meritorio desarrollo en esta poca de la ciencia
archivstica, a cargo bsicamente de los propios profesionales del ramo, tanto por parte
de una generacin excepcional de funcionarios del cuerpo facultativo del Estado, como
tambin a cargo de fuertes personalidades fajadas en la Administracin Local9.
2. LOS ARCHIVOS EN LA CONSTITUCIN
Como es bien sabido, la Constitucin de 1978 contempl a los archivos desde
una doble perspectiva.

5. Las normas se limitaban a distribuir habilitaciones y prohibiciones entre los rganos y agentes de la
propia Administracin, p. ej., para la expedicin de una copia o certificacin se precisar la autorizacin
de tal o cual autoridad, relegndose la posicin del ciudadano a la de un usuario sujeto a una situacin
reglamentaria. Sobre esta cuestin me ocup ampliamente en S. FERNNDEZ RAMOS, El derecho de
acceso a los documentos administrativos, Marcial Pons, Madrid, 1997, pp. 293-294.
6. Sobre estas disposiciones, vid. M. C CAYETANO MARTN, Los archivos municipales espaoles, en Archivos y sistemas, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Madrid, 2000, pp. 105 y ss.
7. Vid. L. MARTINEZ GARCA, Archivos y polticas pblicas, VV. AA., Diez aos de archivstica,
Universidad de Valladolid (ejemplar mecanografiado).
8. Vid. P. LPEZ GMEZ, Boletn de ANABAD, Ao 2007, Tomo 57, Nmero 1. Dedicado a
lasJornadas 1931-2006. 75 Aniversario de la Creacin de los Archivos Histricos Provinciales. Pasado,
presente y futuro. En particular, L. MARTINEZ GARCA, Los archivos histricos provinciales y
la pavorosa revolucin; y D. OCAA LACAL, Los Archivos Histricos Provinciales en la legislacin:Evolucin y perspectivas en su setenta y cinco aniversario.
9. Vid. A. HEREDIA HERRERA, Archivos y Archiveros entre la Guerra Civil y la Espaa de las
Autonomas, en Historia de los archivos y de la archivstica en Espaa, Universidad de Valladolid, 1998,
pp. 177 y ss.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

78

Severiano Fernndez Ramos

2.1. El derecho constitucional de acceso a los archivos administrativos


De un lado, la Constitucin de 1978 en el Ttulo IV orden al legislador regular
lo que denomin el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos (art. 105.b)10. Lo cierto es que se trataba de un mandato constitucional extraordinariamente avanzado para su poca, pues por aquel entonces slo algunas de las
democracias ms avanzadas del mundo haban reconocido e implantado un derecho
de acceso de la ciudadana a la documentacin pblica11.
De hecho, la Constitucin de 1978 bien pudo limitarse a reconocer un derecho
ciudadano de acceso a los archivos histricos, lo cual ya habra supuesto en aquellas
fechas un avance importante12. Pero, en cualquier caso, lo cierto es que ese avance del
constituyente, a pesar de que sirvi de inspiracin para otros pases13, no encontr
en el nuestro la acogida que mereca. En no pocas ocasiones el artculo 105.b) CE ha
sido considerado como mera extravagancia del constituyente, y las ms de las veces,
ha sido simplemente ignorado.
2.2. El reparto competencial en materia de archivos
De otro lado, la Constitucin contempl a los archivos, ahora en el Ttulo VIII,
como materia objeto de distribucin competencial entre el Estado y las Comunidades Autnomas. En concreto, el art. 149.1.28 CE reserv al Estado como competencia exclusiva la defensa del patrimonio cultural, artstico y monumental espaol
contra la exportacin y la expoliacin; museos, bibliotecas y archivos de titularidad
estatal, sin perjuicio de su gestin por las Comunidades Autnomas.
De entrada, debe observarse cmo en este precepto la Constitucin, siguiendo
una concepcin largamente asentada en nuestra legislacin histrica, anud la temtica relativa a los archivos a unas instituciones inequvocamente de carcter cultural,
como son las bibliotecas y museos. Pero este precepto debe conectarse con el art.
148.1.15 CE, el cual permiti la asuncin por parte de todas las Comunidades Autnomas de competencias (exclusivas) sobre Museos, bibliotecas y conservatorios
10. Obsrvese que la Constitucin no reconoce expresamente el derecho, si bien se ha inferido sin
dificultad de la mencin de los ciudadanos.
11. Estados Unidos (1966), Dinamarca (1970), Noruega (1970), Francia (1978), Pases Bajos (1978).
12. Lo cierto es que es discutible que la Constitucin utilizara la expresin archivos administrativos
en el sentido tcnico de la legislacin de archivos, esto es en oposicin a archivos histricos. Cabe ms
bien pensar que se refiere, como a los registros, a archivos de titularidad de la Administracin Pblica,
tanto administrativos como histricos.
13. As, la revisin de la Constitucin de la Repblica Portuguesa efectuada en 1989 se inspir abiertamente en el art. 105.b) CE, al reconocer que los ciudadanos tienen el derecho de acceso a los archivos
y registros administrativos, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley en materias relativas a la seguridad
interna y externa, a la investigacin criminal y a la intimidad de las personas art. 268.2.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

79

de inters de la Comunidad Autnoma. Y aun cuando este art. 148.1.15 CE no


mencion expresamente a los archivos, los Estatutos de Autonoma los incluyeron en
este bloque competencial.
As, los Estatutos de Autonoma diferenciaron dos niveles competenciales en materia de archivos: de un lado, atribuyeron a la respectiva Comunidad Autnoma una
competencia plena o exclusiva (que incluye la funcin legislativa) en relacin con
los archivos de inters para la Comunidad Autnoma que no sean de titularidad
estatal donde se incluyen todos los archivos pblicos no estatales as como los archivos privados; y, de otro lado, atribuyeron una funcin ejecutiva a la Comunidad
Autnoma para la gestin de los archivos de titularidad estatal cuya ejecucin no se
reserve el Estado, en el marco de los convenios que, en su caso, puedan celebrarse
con el Estado14.
De este modo, las competencias normativas en materia de archivos parecen depender exclusivamente del criterio de la titularidad de los archivos:
En relacin con los archivos de titularidad estatal, le corresponde al Estado
una competencia normativa plena.
En relacin con el resto de los archivos los que que no sean de titularidad
estatal, correspondera la competencia normativa plena a la Comunidad
Autnoma15.
Dejando de lado, la crucial cuestin de qu se entiende por archivos de titularidad
estatal16, si nos atuviramos exclusivamente a los ttulos competenciales sealados,
14. As, entre 1984 y 1989 se suscribieron numerosos Convenios en los que el Estado mantiene la
titularidad (propiedad) de las instalaciones y fondos, pero la gestin se cede a la Comunidad Autnoma
en la que se ubica el centro (fundamentalmente los Archivos Histricos Provinciales). El resultado no
deja de presentar aspectos arbitrarios. As, la Administracin del Estado conserva la titularidad y gestin
del Archivo de la Real Chancillera de Valladolid, pero, en cambio, el Archivo estatal de la Real Chancillera de Granada es de gestin autonmica.
15. Vid. E. LINDE PANIAGUA, Los museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, Patrimonio Cultural y Derecho, nm. 2, 1998, pp. 81 y ss. D. FERNANDEZ DE GATTA SNCHEZ,
La legislacin sobre archivos: rgimen vigente y retos futuros, Tabula, 10, Combates por la memoria:
archivstica de la posmodernidad, 2007, pp. 255 y ss.
16. A este respecto, y de forma similar a lo que sucedi en otros mbitos o sectores (como fue el caso
de la asistencia social), la interpretacin que prevaleci en los procesos de traspasos fue en extremo burda, en el sentido de que la Administracin del Estado reput de titularidad estatal los archivos histricos
que aqul momento dependan del Ministerio de Cultura, delimitacin que no est exenta de conflictos. En todo caso, parece que por archivos de titularidad estatal debe entenderse aqullos que custodian
y organizan la documentacin en poder de la Administracin General del Estado y dems instituciones
estatales, lo cual justifica probablemente que an hoy en da deba mantenerse la calificacin de los Archivos Histricos Provinciales, como archivos de titularidad estatal, a pesar de complejo encaje de estas
instituciones en los sistemas autonmicos de archivos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

80

Severiano Fernndez Ramos

habra que concluir que la legislacin espaola sobre archivos se bifurca en dos mbitos perfectamente separados, sin comunicacin alguna:
De un lado, la legislacin estatal relativa a los archivos de titularidad estatal (con
independencia de su gestin), y,
de otro lado, la legislacin autonmica relativa el resto de los archivos (pblicos
de titularidad no estatal y privados).
De entrada, este mecanismo de reparto competencial ha suscitado la cuestin
sobre la posicin de los archivos de titularidad estatal cuya gestin el Estado, en
aplicacin de las previsiones constitucional y estatutarias, ha traspasado a las Comunidades Autnomas, caso caracterstico como es bien sabido de los histricos
provinciales. As, tempranamente la legislacin autonmica sobre archivos incluy
dentro de sus respectivos sistemas de archivos a los histricos provinciales.
No obstante, el Tribunal Constitucional (STC 103/1988, FJ 4, precisamente la
sentencia que enjuici la constitucionalidad de la Ley andaluza de Archivos 3/1984)
aun cuando admiti esta inclusin de archivos de titularidad estatal pero gestin
autonmica en el sistema archivstico autonmico, precis que las Comunidades
Autnomas no pueden regular el rgimen de los archivos de titularidad estatal. Y la
transferencia de la gestin sobre estos archivos no conlleva la atribucin de la potestad reglamentaria, pues lo que el art. 149.1.28 CE prev es la posibilidad de transferir
la gestin de los establecimientos citados a las Comunidades Autnomas, y que, una
vez hecho, a la Comunidad Autnoma corresponde la ejecucin de la legislacin del
Estado esto es, sujetando su gestin a las normas reglamentarias que en desarrollo
de su legislacin dicte el Estado (STC 17/1991, FJ 19)17.
Todava en estos parmetros, algunas de las reformas estatutarias efectuadas la
dcada pasada trataron de abrir un hueco, para lo cual explicitaron que la competencia ejecutiva de la respectiva Comunidad Autnoma comprende la regulacin
del funcionamiento, la organizacin y el rgimen de personal de dichos archivos18.
17. La Generalitat de Catalua haba rechazado la competencia del Estado para dictar un reglamento
de organizacin, funcionamiento y personal de los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal.
18. As, por ejemplo, el Estatuto de Autonoma de Catalua de 2006 art. 127 declara que corresponde a la Generalitat la competencia exclusiva sobre: Los archivos, las bibliotecas, los museos y los
otros centros de depsito cultural que no son de titularidad estatal, que incluye en todo caso: Primero.
La creacin, la gestin, la proteccin y el establecimiento del rgimen jurdico de los centros que integran el sistema de archivos y el sistema bibliotecario, de los museos y de los otros centros de depsito
cultural. Segundo. El establecimiento del rgimen jurdico de los bienes documentales, bibliogrficos y
culturales que estn depositados en los mismos. Tercero. La conservacin y la recuperacin de los bienes
que integran el patrimonio documental y bibliogrfico cataln. Adems. corresponde a la Generalitat la
competencia ejecutiva sobre los archivos, las bibliotecas, los museos y los centros de depsito cultural de

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

81

Impugnado el precepto del Estatuto cataln por entenderse que estas potestades
exceden del concepto de gestin que figura como lmite de la competencia autonmica en esta materia, el Tribunal Constitucional (STC 31/2010, FJ 73) rechaz la impugnacin por considerar que la competencia ejecutiva autonmica se
extiende a la regulacin del funcionamiento y organizacin de estos museos (y archivos) y de su personal, sin perjuicio de que todo ello se someta a la competencia
normativa del Estado (?). Ms tarde, precisar que la potestad reglamentaria que
permite la competencia de ejecucin no es una potestad reglamentaria de alcance
general sino que queda limitada a la emanacin de reglamentos de organizacin
interna y de ordenacin funcional de la competencia ejecutiva autonmica (STC
14/2013, FJ 6)19. La cuestin es que los estatutos hablan expresamente de regular
el rgimen de personal, y es muy dudoso que hoy en da pueda calificarse el rgimen de personal de un servicio como mera cuestin de organizacin interna. Es
decir, el Constitucional evita la declaracin de inconstitucionalidad, pero minimiza el alcance de la atribucin estatutaria, contradiciendo incluso el tenor literal del
precepto estatutario.
Pero, sobre todo, la principal fuente de confusin ha venido de la incidencia en
esta materia del ttulo competencial relativo al patrimonio histrico o cultural, lo que
ha llevado al Tribunal Constitucional a diferenciar la competencia para definir e integrar los elementos que componen el patrimonio documental y la competencia sobre los archivos que contienen dichos documentos (valoramos como intervenciones
legislativas diferentes la calificacin de documentos y la ordenacin de archivos).
Y esto ha tenido una doble consecuencia. Desde la perspectiva del Estado, el Tribunal Constitucional STC 103/1988 advirti que el ejercicio de la competencia
titularidad estatal situados en Catalua, cuya gestin no se reserve expresamente el Estado, que incluye,
en todo caso, la regulacin del funcionamiento, la organizacin y el rgimen de personal. De modo ms
abreviado, el Estatuto de Autonoma para Andaluca, tras la reforma de 2007 art. 68, dispone que
corresponde a la Comunidad Autnoma, la competencia exclusiva sobre Archivos, museos, bibliotecas y
dems colecciones de naturaleza anloga que no sean de titularidad estatal. Pero aade: La Comunidad
Autnoma asume competencias ejecutivas sobre los museos, bibliotecas, archivos y otras colecciones de
naturaleza anloga de titularidad estatal situados en su territorio cuya gestin no se reserve el Estado, lo
que comprende, en todo caso, la regulacin del funcionamiento, la organizacin y el rgimen de su personal.
La Junta de Andaluca colaborar con el Estado a travs de los cauces que se establezcan de mutuo
acuerdo para la gestin eficaz de los fondos del Archivo de Indias y de la Real Chancillera. En otros
casos, como el Estatuto de Castilla y Len, nicamente se produjo una renumeracin de los preceptos.
19. Desde la STC 18/1982, de 4 de mayo, el Tribunal Constitucional viene declarando que la competencia autonmica de ejecucin se extiende generalmente a todos los actos aplicativos, esto es, a la
potestad de administrar que comporta, junto a las facultades de mera gestin, la de dictar reglamentos
internos de organizacin de los servicios correspondientes en la medida en que stos sean necesarios para
la mera estructuracin interna de la organizacin administrativa.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

82

Severiano Fernndez Ramos

exclusiva de la Comunidad Autnoma sobre los archivos radicados en su mbito territorial y de titularidad no estatal debe adecuarse al lmite mismo dimanante del art.
149.1.28 CE relativo a la competencia exclusiva del Estado en lo que atae a la defensa del patrimonio cultural, artstico y monumental espaol contra la exportacin
y la expoliacin. De este modo, en relacin con el conjunto de los documentos integrantes del Patrimonio histrico de la Nacin, incluido el Patrimonio Documental,
y con independencia de su titularidad, le corresponde al Estado una competencia
normativa, eso s limitada a la defensa contra la exportacin y expoliacin de los
bienes integrantes del mismo.
Pero desde la perspectiva autonmica, se admite que las competencias autonmicas sobre patrimonio histrico incluyen la capacidad para definir los elementos integrantes del mismo, y ello aun en el caso de que los documentos de inters para la
Comunidad Autnoma se integren en archivos de titularidad estatal, siendo la Comunidad Autnoma la que puede establecer la definicin y los elementos integrantes de
su patrimonio documental con independencia de la titularidad de los documentos
y del archivo en que se hallen ubicados (STC 103/1988, FJ 3). En el caso de los
histricos provinciales esta competencia autonmica presenta un claro fundamento,
desde el punto y hora que en estos archivos se deposita, adems de documentacin
procedente de la Administracin territorial del Estado, procedente tambin de la
Administracin autonmica (y local).
Por su parte, el Estatuto cataln de 2006 (disposicin adicional decimotercera) dio
un paso ulterior al contemplar documentacin integrada en un archivo de titularidad
y gestin estatal. En concreto, tras distinguir entre los fondos propios de Catalua (?)20
situados en el Archivo de la Corona de Aragn y en el Archivo Real de Barcelona y
los fondos comunes con otros territorios de la Corona de Aragn, declar, respecto de
los primeros, que se integran en el sistema de archivos de Catalua, mientras que
respecto de los segundos dispuso la colaboracin de la Generalitat con el Patronato del
Archivo de la Corona de Aragn, con las correspondientes Comunidades Autnomas
y con el Estado. A este respecto, el Constitucional (STC 31/2010, FJ 74) consider
que no contradice el art. 149.1.28 CE, en relacin con el art. 149.2 CE, que los
fondos ubicados en archivos de titularidad estatal se integren en sistemas archivsticos
de las Comunidades Autnomas, en cuanto ello implique una calificacin que slo
aada una sobreproteccin a dichos fondos, pero sin incidencia en la regulacin, disposicin o gestin de los fondos documentales ni de los archivos en que se ubican21.
20. Pueden calificarse, en rigor, de fondos propios de Catalua, unos fondos del siglo XV o XVI?
No sera ms correcto hablar de fondos de inters de la Comunidad?
21. El art. 149.1.28 CE reserva al Estado la titularidad de determinados archivos, sin perjuicio
de su posible gestin por las Comunidades Autnomas, por lo que los Estatutos de Autonoma no

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

83

Esta doctrina constitucional, se asienta en la concurrencia de dos significados en


la nocin constitucional de archivo: de un lado, el referido a los fondos documentales, como conjuntos orgnicos de documentos; y, de otro, el que atae a las instituciones responsables de la custodia, conservacin y tratamiento de tales fondos.
Esta distincin, que como es sabido est plenamente asentada en la legislacin,
tanto estatal como autonmica, segn el Alto Tribunal, permite que las Comunidades Autnomas, en el ejercicio de sus competencias sobre patrimonio cultural,
puedan otorgar una determinada calificacin a fondos documentales de su inters integrados en archivos de titularidad estatal, a los efectos de su proteccin, pero sin
que esa calificacin confiera a la Comunidad Autnoma facultades de disposicin
u ordenacin sobre los fondos documentales ni sobre los archivos en que se ubican
(STC 14/2013, FJ 5). Sin embargo, en nuestra opinin, constituye una abierta contradiccin conceptual hablar de una sobreproteccin de los fondos documentales
que no supone incidencia alguna en la regulacin de los mismos.
Pero algunas leyes autonmicas no se contentaron con incluir a los archivos de
titularidad estatal y gestin autonmica en el sistema archivstico propio, sino que
integraron tambin a archivos de titularidad y gestin estatal. Es el caso de la Ley
del Parlamento de Catalua 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, la
cual integr en el sistema de archivos de Catalua al Archivo de la Corona de Aragn
[art. 20.1 a)].
Pues bien, el Tribunal Constitucional (STC 14/2013, FJ 6), rechaz la inconstitucionalidad de este precepto, porque a tenor de la propia Ley 10/2001, de 13 de
julio, los archivos de titularidad estatal, incluidos los integrados en el Sistema de
Archivos de Catalua, se rigen por la legislacin estatal art. 3.2. La antinomia
pueden atribuir a las Comunidades Autnomas potestades de disposicin sobre los bienes o fondos
de los archivos de titularidad estatal que menoscaben o perturben las competencias del Estado para
regular y gestionar sus archivos. Ahora bien, la integracin en el sistema de archivos de Catalua de
sus fondos situados en el Archivo de la Corona de Aragn y en el Archivo Real de Barcelona no supone alteracin del rgimen unitario de stos, ni conlleva afectacin alguna de la competencia estatal,
como expresamente reconoce la representacin procesal del Parlamento de Catalua, de manera que
la prescripcin estatutaria, que no puede significar la desaparicin de la titularidad y libre disposicin
estatal de esos fondos, se limita a introducir una calificacin que slo puede aadir una sobreproteccin a dichos fondos. Esta apreciacin fue reiterada en las Sentencias que resolvieron los recursos de
inconstitucionalidad promovidos contra la misma disposicin adicional decimotercera por el Consejo
de Gobierno de la Diputacin General de Aragn (STC 46/2010, de 8 de septiembre), el Consejo
de Gobierno de la Comunidad Autnoma de las Illes Balears (STC 47/2010, de 8 de septiembre) y
la Generalitat de la Comunidad Valenciana (STC 48/2010, de 9 de septiembre), aadiendo que si la
competencia estatal sobre el Archivo de la Corona de Aragn no resulta desconocida ni invadida por
la disposicin impugnada, en nada se vean afectadas la disposicin adicional primera del Estatuto
de Autonoma de Aragn, la disposicin adicional primera del Estatuto de Autonoma de las Illes
Balears, ni la disposicin adicional tercera del Estatuto de Autonoma de la Comunidad Valenciana.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

84

Severiano Fernndez Ramos

que pudiera resultar de que la propia Ley que integra archivos de titularidad estatal
en el sistema de archivos de Catalua les excluya de su mbito de aplicacin, debe ser
resuelta, mediante una comprensin de los preceptos de la Ley que permite concluir
que, efectivamente, quedan fuera del mbito de la Ley impugnada los archivos de
titularidad estatal, incluso aunque stos custodien fondos que la legislacin autonmica declare ahora o en el futuro como pertenecientes al patrimonio documental
autonmico. De este modo, la inclusin de los archivos de titularidad estatal en el
sistema de archivos de Catalua debe entenderse vinculada a la proteccin aadida
que la Comunidad Autnoma pueda dispensar a fondos documentales obrantes en
tales archivos, al ser el de la proteccin de los fondos documentales uno de los fines
que la Ley asigna al sistema de archivos de Catalua (art. 16.1)22.
Como quiera que por Ley de la Comunidad Autnoma de Castilla y Len 7/2004,
de 22 de diciembre, se dio un nueva redaccin al art. 47 de la Ley 6/1991, de 19 de
abril, de archivos y patrimonio documental de Castilla y Len, para incluir en el sistema de archivos de Castilla y Len el Archivo General de Simancas, el Archivo de la
Real Cancillera de Valladolid, el Archivo General de la Guerra Civil Espaola con sede
en Salamanca y, en general, todos los archivos histricos de titularidad estatal y de inters para la Comunidad de Castilla y Len existentes en el territorio de sta, se plante un nuevo conflicto23. Pero como quiera que la Ley de Castilla y Len, a diferencia de
la catalana, no contiene una expresa salvedad de la competencia exclusiva del Estado,
el Tribunal Constitucional (STC 38/2013, FJ 5) declar nulo el precepto de la Ley de
Castilla y Len24. Diferencia de fallos que parece, pues, sustentarse en razonamientos
marcadamente formalistas. Se tratara, en cierto modo, de salvar las apariencias, de
acuerdo con la vieja tradicin castellana de hacer profesin pblica de fe.
22. El Alto Tribunal se cuida de declarar que, en relacin con el Archivo de la Corona de Aragn, en
cuanto archivo cuya gestin tiene reservada el Estado, la Comunidad Autnoma de Catalua carece de
competencias sobre el mismo, sin perjuicio de su participacin en el Patronato del Archivo de la Corona
de Aragn constituido por el Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre.
23. Conviene advertir que el art. 47 de la Ley, ya desde su redaccin originaria, inclua en el sistema
archivstico de Castilla y Len a los archivos histricos provinciales, los cuales son archivos de titularidad estatal cuya gestin ha sido traspasada a la Comunidad Autnoma. Lo que la reforma operada
por la ley 7/2004 llev a cabo fue incorporar al sistema archivstico autonmico el Archivo General de
Simancas, el Archivo de la Real Chancillera de Valladolid, el Archivo General de la Guerra Civil Espaola (actual Centro Documental de la Memoria Histrica) y, en general, todos los archivos histricos de
titularidad estatal y de inters para la Comunidad de Castilla y Len existentes en el territorio de sta.
24. Segn el Constitucional, refuerza esta apreciacin el que el propio art. 47 de la Ley, que desde su
redaccin originaria inserta en el sistema castellano-leons a los archivos histricos provinciales pese a
ser tambin de titularidad estatal, acompaara esa inclusin de la mencin sin perjuicio de la normativa del Estado que les sea de aplicacin (actual apartado 6), salvedad que no se hace en relacin con los
archivos estatales ahora incorporados.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

85

La siguiente vuelta de tuerca, fue la Ley de Castilla y Len 8/2004, de 22 de diciembre, que introdujo una disposicin (adicional sptima) en la Ley 12/2002, de 11
de julio, del patrimonio cultural de Castilla y Len, en virtud de la cual se declar
como bien de inters cultural la documentacin que se contiene en los archivos de
titularidad estatal antes mencionados25. Pues bien, dado que la Ley 12/2002, a cuyo
rgimen se someten los bienes que hayan obtenido la declaracin de inters cultural
para la Comunidad Autnoma de Castilla y Len, no contiene (como suceda con
la Ley 6/1991) una exclusin respecto a la aplicacin de dicho rgimen en cuanto
a los archivos de titularidad estatal y a los documentos que en ellos se encuentran
recogidos, el Constitucional (STC 136/2013, FJ 5) entiende que ello implica que la
declaracin de bien de inters cultural, efectuada en virtud del precepto impugnado,
supone la sujecin al rgimen de proteccin de los bienes muebles de dicha Ley, y,
por consiguiente, a la necesidad de obtener la autorizacin de la Consejera competente en materia de cultura de la Comunidad Autnoma de Castilla y Len para
llevar a cabo cualquier actuacin que suponga la modificacin, restauracin, traslado
o alteracin de la documentacin protegida en los archivos de titularidad estatal a la
que afecta la declaracin de bien de inters cultural (artculos 32.2 y 45).
Esto es, con tal declaracin se condiciona el libre ejercicio de las competencias
estatales sobre la documentacin referida, con lo que se produce un menoscabo respecto de stas que contradice el orden constitucional de distribucin de competencias; situacin que es predicable respecto de la documentacin albergada en todos los
archivos de titularidad estatal existentes en la Comunidad Autnoma de Castilla y
Len, incluso de aquellos cuya gestin fue objeto de atribucin en virtud de convenio suscrito el 5 de junio de 1986, pues, con independencia de que la Comunidad Autnoma pueda ejercer funciones de gestin, ni puede alterar unilateralmente el convenio,
ni tiene ms facultades normativas, ni puede dictar otras normas que los reglamentos
internos de organizacin de los servicios correspondientes, en la medida en que stos
sean necesarios para la mera estructuracin interna de la organizacin administrativa
(STC 136/2013, FJ 5).
En definitiva, en la legislacin vigente se ha consagrado, con el aval del Tribunal
Constitucional, una artificial disociacin entre las competencias sobre archivos y las
competencias sobre los fondos documentales en ellos contenidos, como si se tratase de
instituciones diversas, criterio que ha dado como resultado un complejo solapamiento
25. Conviene subrayar que esa declaracin como bien de inters cultural no se refera a los archivos de
titularidad estatal en s mismos considerados, sino a los documentos que se encuentran recogidos en los
mismos. Tambin debe recordarse que los archivos de titularidad estatal y los bienes muebles custodiados en los mismos ya quedaron sometidos al rgimen de los bienes de inters cultural por disposicin
del artculo 60.1 LPHE.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

86

Severiano Fernndez Ramos

de regmenes jurdicos26. Una rectificacin sobre la nocin de Patrimonio Documental en el sentido ms adelante defendido podra ayudar a clarificar este enmaraado
panorama competencial.
3. LA LEGISLACIN ESTATAL SOBRE ARCHIVOS
3.1. La legislacin estatal bsica en materia de archivos: el llamado Sistema Espaol
de Archivos
Al inicio del proceso autonmico algunas voces autorizadas del sector profesional
de los archivos reivindicaron la implantacin de un sistema nacional de archivos,
mediante una ley estatal de alcance general que garantizara la homogeneizacin del
tratamiento documental y la coordinacin de todos los archivos espaoles27.
Sin embargo, si tal como parece desprenderse de los ttulos competenciales antes
sealados, el Estado no est legitimado para disciplinar otros archivos que no sean
los de su titularidad, deber reconocerse que el Estado carece de ttulos suficientes
para articular un verdadero Sistema Nacional de Archivos, que integrase de un modo
coherente y coordinado a los archivos pblicos de todas las Administraciones Pblicas territoriales. Un tal sistema requerira al menos de una competencia estatal de
carcter bsico tal como sucede, p. ej., en materia de sanidad o de educacin, mbitos en los que existen con propiedad sendos sistemas nacionales de salud y educacin, competencia que no parece que pueda inferirse del ttulo competencial estatal
relativo a la defensa contra la exportacin y expoliacin de los bienes integrantes del
patrimonio histrico espaol, de carcter evidentemente parcial28.
En consecuencia, debe concluirse que los sistemas autonmicos de archivos
coexisten con un sistema estatal propio de archivos pero sin integrarse en ste. De
un sistema nacional de archivos slo podr hablarse en un sentido impropio, como
mera suma de los sistemas estatal y autonmicos. Por tanto, los mecanismos de
26. Vid. L. MARTINEZ GARCIA, El sistema espaol de archivos en la Constitucin: la confrontacin entre teora y realidad, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn XLXIX, 1999,
3-4, p. 149, donde se pone de manifiesto la contradiccin que supone disociar la titularidad de los archivos
de la titularidad de la documentacin.
27. Vid. A. HEREDIDA HERRERA, Definicin de funciones y planificacin de Servicios Tcnicos
de archivos en el mbito estatal y el mbito autonmico, Boletn de ANABAD, XXXV, 2-3, 1985, pp.
191 y 204. Asimismo, en las conclusiones del II Congreso Nacional de ANABAD de 1984, se insista
en la urgencia de una Ley estatal que coordinara la poltica y estructura del sistema archivstico estatal y
autonmico. Boletn de ANABAD XXXV, 2-3, 1985.
28. E. CRUCES BLANCO, Los sistemas de archivos de las Comunidades Autnomas en Archivos
y Sistemas. Escuela Iberoamericana de Archivos Experiencias y materiales, Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, p. 70, se lamenta de la indefinicin e inexistencia de sistema espaol
de archivos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

87

relacin, muy necesarios por cierto29, deben, en principio, fundamentarse no ya


en instrumentos de coordinacin sino de cooperacin y colaboracin entre unos y
otros sistemas de archivos30.
En este sentido, mientras los preceptos referentes al Patrimonio Documental contenidos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol (en adelante
LPHE), presentan un alcance general, aun cuando la LPHE menciona de pasada un
Sistema Espaol de Archivos (y de bibliotecas y museos art. 66), las normas relativas
a los archivos se cien, de acuerdo con el orden competencial sealado ms arriba,
prcticamente a los archivos de titularidad estatal arts. 60.1, 61, 62, 63, 6531.
Es expresivo de esta debilidad del Sistema Espaol de Archivos el hecho de que,
a diferencia de los dos restantes sistemas espaoles previstos en la LPHE, el Estado
tardara 26 aos aprobar el Reglamento reclamado en la Ley, hasta la aprobacin del
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso. Y, en todo
caso, siguiendo de cerca las pautas de la Ley 10/2007, de 22 junio, de la lectura, del
libro y de las bibliotecas, respecto al Sistema Espaol de Bibliotecas, el Real Decreto
1708/2011 configura el Sistema Espaol de Archivos sobre la base de relaciones de
cooperacin voluntaria (exposicin de motivos)32.
As, el Real Decreto 1708/2011 se limita poco ms que a declarar que forman
parte del Sistema Espaol de Archivos: a) El Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos. b) Los sistemas archivsticos
autonmicos, provinciales, locales, en funcin de las relaciones de cooperacin,
29. De ello es expresivo el asunto del traslado de los fondos del Archivo de Medinaceli, resuelto (es un
decir) por la sentencia de la Audiencia Nacional 22.9.1999 (RJCA 1999\3641).
30. As, R. ALBERCH I FUGUERAS, Unidad y diversidad: archivos y archiveros ante el siglo XXI
en Historia de los archivos y de la archivstica en Espaa Valladolid: Universidad de Valladolid 1998 p.
246. Tambin lo pusimos de manifiesto en S. FERNANDEZ RAMOS, El sistema estatal de archivos
pblicos. Pasado, presente y futuro, Revista dArxius, Associaci darxivers valencians, 2002, pp. 127-166.
31. Las nicas normas de alcance general son: el art. 59.1 que contiene una definicin de archivo y el
art. 64 sobre la posibilidad de declaracin de utilidad pblica a efectos expropiatorios. Asimismo, mientras que algunos de los rganos consultivos previstos en la LPHE en materia de patrimonio histrico
pueden cumplir una funcin integradora caso del Consejo del Patrimonio Histrico, la configuracin de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos prevista en la LPHE art.
58 es referida exclusivamente a los documentos de la Administracin del Estado y del sector pblico
estatal, y as se ha plasmado en su definitiva conformacin reglamentaria.
32. Siguiendo nuestra ms seera tradicin de declaraciones retricas, la exposicin de motivos aade: La nueva regulacin pretende dotar a las Administraciones y agentes implicados de herramientas
suficientemente flexibles que posibiliten la comunicacin archivstica dentro de un marco dinmico de
cooperacin interadministrativa.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

88

Severiano Fernndez Ramos

basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de


la aplicacin de su respectiva normativa art. 3.233. Y la norma recalca que las
relaciones de la Administracin General del Estado con los sistemas archivsticos
autonmicos se regularn por lo establecido en los respectivos convenios de colaboracin que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades Autnomas art. 4.2.
Y con este objetivo se crea el Consejo de Cooperacin Archivstica, rgano colegiado especfico de composicin interadministrativa, encargado de canalizar la cooperacin archivstica entre las administraciones pblicas implicadas art. 5.134.
3.2. Excurso sobre la extensin del Patrimonio Documental de titularidad pblica
Como he intentado exponer, la principal causa del entrecruzamiento de ttulos competenciales entre el Estado y las Comunidades Autnomas en materia de
archivos, deriva de incidencia en este mbito del ttulo competencial relativo al
patrimonio cultural, que perturba el inicialmente sencillo planteamiento del texto
constitucional. De otro lado, la configuracin en la LPHE de los archivos como
instituciones exclusivamente culturales que tienen por objeto la gestin de una parte
del patrimonio cultural, est en el fundamento de una poltica de archivos parcial y
menguada, origen a su vez del distanciamiento constante entre los archivos histricos
y administrativos y de la aparente inviabilidad de un sistema estatal de archivos35.
Sin embargo, en mi modesta opinin, la causa principal de estos entrecruzamientos
se encuentra en una simple determinacin legal, originada en una norma adems preconstitucional. Como es bien sabido, la Ley 26/1972, de 21 de junio, sobre Defensa
del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin, calific a los fondos existentes en
los Archivos de la Administracin Pblica, Central, Local e Institucional como pertenecientes al Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin, cualquiera que fuera la
poca a la que pertenecieran. Y este criterio fue asumido y ampliado tanto por la LPHE
art. 49.2, como por la legislacin autonmica36.
33. El paralelismo con la Ley 10/2007, de 22 junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas, respecto al
Sistema Espaol de Bibliotecas, es evidente art. 14.2. Por ello, la asignacin al Ministerio de Cultura de
funciones como rgano coordinador del Sistema art. 3.4, deben entenderse en esta clave de cooperacin.
34. De nuevo es evidente el paralelismo con el Consejo de Cooperacin Bibliotecaria de la Ley 10/2007,
de 22 junio art. 14.2. La web del Ministerio informa que el Consejo de Cooperacin Archivstica se
constituy en junio de 2013, y posteriormente se reuni el 11 de diciembre de 2014.
35. Vid. S. FERNNDEZ RAMOS, Legislacin y Sistemas de Archivos de las Administraciones
Pblicas en Los Sistemas de Archivos de las Comunidades Autnomas Toledo: Junta de Comunidades
de Castilla-La Mancha, 2002, pp. 29 y ss.; S. FERNANDEZ RAMOS, El sistema estatal de archivos
pblicos. Pasado, presente y futuro, Revista dArxius, Associaci darxivers valencians, 2002, pp. 160 y ss.
36. A diferencia de la Ley 26/1972, la LPHE y la legislacin autonmica imponen esta calificacin en
poder de otras entidades no pblicas y con independencia de que los documentos se encuentren en un
archivo pblico.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

89

Este criterio de no exigir antigedad alguna a los documentos pblicos para


su integracin en el Patrimonio Histrico es, sin duda, un criterio bien intencionado, movido por la voluntad de proteger preventivamente a dichos bienes,
pues, como los archiveros saben mejor que nadie, los documentos que hoy se generan son las fuentes de informacin del maana. Sin embargo, tal vez no se han
valorado suficientemente las consecuencias que entraa este criterio, a mi modo
de ver distorsionantes, y si existen otras alternativas para conseguir los efectos
pretendidos, sin forzar la necesaria coherencia de las instituciones integrantes del
Patrimonio Histrico.
En efecto, cabe dudar de la idoneidad de un criterio que supone integrar en
el Patrimonio Histrico o Cultural, de un modo indiscriminado, a todo documento que produce o reciben las personas y entidades del sector pblico, con
independencia de su antigedad y de su contenido y, en definitiva, de si incorpora o no efectivamente un valor cultural. Criterio que aboca inevitablemente a
contradicciones lgicas de difcil solucin. As, una de las directrices elementales
del Patrimonio Histrico es la conservacin de los bienes que lo integran, pero
las propias normas que ordenan los documentos y archivos pblicos disciplinan,
por necesidades imperiosas del propio sistema archivstico, la prctica de la eliminacin de los documentos. Como es bien sabido, el patrimonio documental no
alcanza la dimensin de histrico hasta la tercera o cuarta edad del ciclo vital de
los documentos, pero antes de llegar a ellas buena parte del patrimonio documental pblico es francamente desechable37.
Por esta razn, alguna Ley autonmica se ve obligada a realizar una pirueta conceptual. As, tras prohibir la destruccin de bienes que formen parte del Patrimonio
Documental, se ve obligada a aadir: Lo dispuesto en el apartado anterior no se
aplicar en el caso de los bienes a que hacen referencia los artculos 80 y 81 () de
esta Ley (esto es los documentos de entidades pblicas y asimiladas), cuando se trate
de labores de seleccin y expurgo habituales en la gestin de archivos38. Si esto es
as, cabe preguntarse si tiene verdaderamente sentido declarar solemnemente como
bienes integrantes del Patrimonio Cultural a unos bienes que pueden (y deben) destruirse con total normalidad, no como algo excepcional o patolgico.
Ms an, todas las normas que ordenan la destruccin de documentos pblicos,
tanto estatales como autonmicas, se cuidan de precisar que no podr ser eliminado
ningn documento pblico que incorpore un valor jurdico, informativo o cultural,
37. A. HEREDIA HERRERA, Poltica archivstica andaluza, luces y sombras, op. cit. Sobre las razones de la eliminacin, vid. J.R. CRUZ MUNDET, La gestin de documentos y archivos: una herramienta al servicio de la calidad, Revista dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), p. 21.
38. Ley de Asturias 1/2001 sobre Patrimonio Cultural art. 90.1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

90

Severiano Fernndez Ramos

de modo que se est reconociendo implcitamente que el resto de los documentos,


que s pueden ser eliminados, carecen de valor histrico o cultural alguno.
En mi modesta opinin, los documentos pblicos como el resto de los bienes
pblicos tales como equipamientos, instalaciones, en el sentido amplio de bienes de titularidad pblica, son indudablemente merecedores de proteccin jurdica,
pero para articular dicha proteccin no es preciso que tengan que ser calificados,
en todo caso, como bienes integrantes del Patrimonio Cultural. De hecho, tanto la
propia LPHE como la legislacin autonmica someten a los documentos pblicos a
un rgimen de proteccin especfico e intenso, en aplicacin de las tcnicas no ya del
Patrimonio Histrico sino del Dominio Pblico39.
Y vaya por delante que este criterio que aqu se apunta no supone, en modo alguno, descartar la incorporacin de los documentos pblicos al Patrimonio Histrico.
Lo nico que suceder es que no se tratar de una incorporacin indiscriminada, sino
que tales documentos se integraran en el Patrimonio Documental cuando efectivamente incorporen una valor cultural o histrico, para lo cual podran combinarse
los dos criterios previstos en relacin con el patrimonio de titularidad privada: esto
es, los documentos que alcancen una antigedad mnima que no parece que deba
ser superior a los cuarenta aos previstos para las instituciones privadas que realizan
actividades de inters social se incorporaran ope legis al Patrimonio Documental,
y ello sin perjuicio de que se integren en el mismo todos los documentos, aun de
antigedad inferior, que tras la oportuna valoracin documental se determine la conveniencia de su conservacin precisamente por incorporar valores culturales. Igualmente, documentos que excedan del plazo legalmente fijado podrn ser eliminados
tras el correspondiente proceso de valoracin, pues la simple antigedad no concede
siempre calidad de histrico o cultural a un documento.
Este criterio permitira racionalizar tanto el reparto de competencias entre el
Estado y las Comunidades Autnomas, como en el seno de cada instancia territorial. En el primer caso, al deslindar claramente las competencias en materia de
archivos de las atribuciones en relacin con el Patrimonio Histrico, se evitara la
perturbadora disociacin actual entre archivos y fondos documentales. Y, dentro
de cada sistema archivstico, este criterio permitira diferenciar adecuadamente
las competencias en esta materia: de un lado, el rgano competente en materia
39. La LPHE art. 28.2 establece que los bienes muebles integrantes del PHE no podrn ser enajenados por las Administraciones Pblicas, y son imprescriptibles. Ms abiertamente, algunas normas
autonmicas establecen que los documentos de titularidad pblica son inalienables, imprescriptibles e
inembargables, lo que viene a equivaler a una declaracin de demanialidad art. 132.1 Constitucin.
Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 31.1; Ley de La Rioja 4/1994 art. 26.1, Ley de Catalua 10/2001 art. 12.1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

91

de proteccin del patrimonio cultural y, de otro lado, el rgano competente en


materia de coordinacin del correspondiente sistema de archivos. Que una y otra
responsabilidad se confe al mismo o a Departamentos diferentes y cules sean
estos, tal vez, no sea ya tan significativo, si se conviene que lo verdaderamente relevante no son los arbitrismos orgnicos siempre coyunturales, siempre circunstanciales, sino que lo fundamental es diferenciar adecuadamente las funciones
pblicas de proteccin del patrimonio documental y de coordinacin de cada
sistema de archivos y gestin documental, como funciones pblicas sustancialmente diversas.
Tambin este criterio aqu defendido, contribuira a aclarar el rgimen jurdico
de esas materias, evitando algunas situaciones manifiestamente ilgicas. As, p. j.,
desde la legislacin de patrimonio cultural se imponen determinadas restricciones a
la circulacin fsica de documentos (comunicaciones previas e, incluso, autorizaciones previas) que ningn rgano cultural, en su sano juicio, ha tratado de aplicar a la
documentacin administrativa de gestin.
3.3. La legislacin estatal propia en materia de archivos: el Sistema de Archivos de
la Administracin General del Estado
Como es conocido, la LPHE parte de una concepcin tradicional de los archivos
como instituciones (exclusivamente) culturales40 y, por ello, las normas contenidas
en la Ley estn pensadas prcticamente para una clase de archivos: los histricos.
Pero, incluso a pesar de esta limitacin, las determinaciones contenidas en la LPHE
sobre los archivos estatales son abiertamente elementales, y precisadas de un amplio
desarrollo reglamentario41.
40. As, el paralelismo entre la nocin de archivos y la de bibliotecas, ambas contenidas en el art. 59
de la LPHE es evidente: en el apartado 1 se entiende por Archivos las instituciones culturales donde
se renen, conservan y difunden los conjuntos orgnicos de documentos; mientras que en el apartado
2 se definen las Bibliotecas como las instituciones culturales donde se conservan, renen, clasifican y
difunden los conjuntos de libros y materiales bibliogrficos, de modo que la diferencia estribara exclusivamente en el objeto material.
41. De un modo explcito, la propia LPHE se remite hasta en seis ocasiones a la potestad reglamentaria: arts. 57.2 (Reglamentariamente se establecern las condiciones para la realizacin de la consulta
de los documentos a que se refiere este artculo, as como para la obtencin de reproducciones de los
mismos); art. 58 (composicin, funcionamiento y competencias especficas de la Comisin superior calificadora de documentos administrativos); art. 63.1 (admisin en depsito bienes de propiedad privada
o de otras Administraciones pblicas); art. 65.1 (coordinacin del funcionamiento de todos los archivos
del Ministerio y de los organismos a l vinculados) y art. 65.2 (La documentacin de los organismos
dependientes de la Administracin del Estado ser regularmente transferida, segn el procedimiento
que por va reglamentaria se establezca, a los archivos del Estado). Adems, del artculo 55 se deduce
tambin una remisin reglamentaria al procedimiento para la eliminacin de los documentos integrantes del patrimonio documental.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

92

Severiano Fernndez Ramos

Sin embargo, mientras ya desde la dcada de los aos 80 exista en materia de


bibliotecas y museos una normativa reglamentaria comn a todos los centros de
titularidad estatal, en cambio, en materia de archivos de titularidad estatal, hasta los
inicios de este siglo XXI las normas estatales en materia de archivos eran de carcter
marcadamente orgnico y singular42. De hecho, lo que llama ms poderosamente la atencin del observador era la aparente incapacidad de la Administracin del
Estado para articular, no ya un sistema nacional de archivos de dudosa viabilidad
constitucional, sino ni tan siquiera para ordenar los propios archivos de titularidad
inequvocamente estatal, estableciendo un rgimen comn que cohesionara al menos
el sistema de archivos de la propia Administracin del Estado43.
En cualquier caso, esta ausencia de un marco legal claro ha dado lugar a todo
tipo de disfunciones, por ejemplo, en materia de transferencias y de eliminacin44.
Y tambin en materia de acceso a la documentacin obrante en los archivos estatales. Baste recordar el Informe sobre Archivos elaborado desde el propio Ministerio de Presidencia en 2006, a propsito del acceso a la documentacin sobre la
Guerra Civil y la ulterior represin poltica, en el cual se concluye que los investigadores o personas interesadas en consultar esta documentacin se encuentran con
frecuentes obstculos:
Las posibilidades reales de una investigacin dependen, muchas veces, de factores como
el desconocimiento de la existencia de los fondos, su embrionario estado de catalogacin, la ausencia de digitalizacin o, en ocasiones, las peculiaridades de las culturas administrativas de los organismos pblicos o entidades privadas que los custodian (sic). Debido a
todos estos factores, y a la carencia de unas normas de acceso homogneas, las condiciones
de consulta de nuestros archivos vienen siendo objeto de numerosas quejas y reclamaciones, tanto por parte de los investigadores como de los ciudadanos en general.

Pero, sobre todo, esta ausencia de un marco legal claro ha ofrecido resquicios
para que desde distintos departamentos y organismos estatales se desarrollasen polticas propias de archivo que, de facto, han marginado a los rganos tericamente
42. La excepcin ms importante era el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se
aprueba el Reglamento de Archivos Militares, que articula un verdadero subsistema en relacin con los
archivos dependientes del Ministerio de Defensa.
43. As, A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin General del Estado, Boletn ANABAD, LI, 2001, pp. 100 y 114, seala como causa de la ineficacia del sistema estatal de archivos la ausencia de un marco legislativo adecuado, as como la aparente
falta de voluntad de rgano competente en materia de archivos para ejercer de cabecera del sistema.
44. Las transferencias de documentos tenan lugar de forma harto irregular, prctica que tiene en
buena medida amparo en las amplias excepciones y lagunas del Decreto 914/1969, extendindose por
Departamentos y organismos pblicos estatales fenmenos debalcanizacin de sus propios archivos, al
margen de cualquier pertenencia a un sistema global. Sobre ello, vid. L. MARTNEZ, El sistema espaol de archivos en la Constitucin: la confrontacin entre teora y realidad, op. cit., pp. 121-122 y 146.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

93

competentes en materia de patrimonio documental: pinsese en las prcticas cada


vez ms extendidas de externalizacin y privatizacin de la gestin de los fondos
documentales, con los riesgos que ello puede entraar si no se ordenan adecuadamente, tanto para la seguridad e integridad de la documentacin, como para la
confidencialidad de la informacin contenida45; o en la prdida, a veces expolio, de
ingentes masas de patrimonio documental originada por los procesos de privatizacin de empresas pblicas (algunas creadas durante la Dictadura de Primo de Rivera
y an antes), con manifiesto incumplimiento de la LPHE46; o, en fin, la ejecucin
de macroproyectos para la gestin de la documentacin administrativa desde instancias ajenas al propio Ministerio de Cultura47.
Este vaco normativo no empez a subsanarse hasta la aprobacin en el ao 2000
del primer Real Decreto relativo a la Comisin Superior Calificadora de Documentos
Administrativos, rgano nuclear para el funcionamiento del sistema estatal de archivos48, norma a la que sigui el fundamental Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del
Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en
45. Vid. A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin General del Estado, y S. FERNNDEZ RAMOS, La privatizacin de la gestin de los
archivos pblicos: aspectos legales, ambos en Boletn ANABAD, LI, 2001. Una crtica a las razones de
ahorro de costes que se enuncian para justificar estas practicas, en F.J. SANCHS MORENO-R. ANTEQUERA BORRED, El archivo en la organizacin administrativa, Revista dArxius. Informaci i
arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), pp. 110-111.
46. Vid. A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin General del Estado, op. cit., pp. 103 y ss.
47. Desde el ao 2006 funcionada el llamado Centro de Almacenamiento de Documentacin Administrativa, promovido desde la Direccin General del Patrimonio del Ministerio de Hacienda, con
el objetivo de trasladar a un nico centro los archivos estatales. El centro est adscrito a la Sociedad
Estatal de Gestin Inmobiliaria de Patrimonio (Segipsa), el cual ofrece una serie de servicios bsicos a
los organismos de la AGE, entre ellos recogida, almacenamiento, consulta y entrega de la documentacin, as como servicios complementarios de digitalizacin, indexacin, almacenamiento en soportes
informticos y consultas on-line. Son clientes del mismo: Tribunal de Cuentas, Agencia Espaola de
Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS), Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
(Archivo General), Oficina Espaola de Patentes y Marcas, Ministerio de Justicia, Delegacin del
Gobierno en Madrid, D.G. del Catastro, Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperacin, D.G.
de Ferrocarriles, Instituto para la Diversificacin y Ahorro de la Energa (IDAE), Sociedad Estatal de
Participaciones Industriales (SEPI), I.E. de Oceanografa, Sepes Entidad Estatal de Suelo, Turespaa e
Instituto de la Juventud. http://www.segipsa.es/es/areas-de-actividad/cada/clientes/.
48. Real Decreto 139/2000, de 4 febrero, a su vez derogado por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de
octubre, por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior
Calificadora de Documentos Administrativos. La CSCDA se viene reuniendo una o dos veces al ao,
dictaminando principalmente peticiones de eliminacin de series documentales.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

94

Severiano Fernndez Ramos

soporte distinto al original49. Pero, como es bien sabido, el marco normativo no se colm hasta la aprobacin, mediante procedimiento de urgencia, del citado Real Decreto
1708/2011, de 18 de noviembre50, disposicin que vino por fin a derogar formalmente
a los vetustos y anacrnicos Decretos de archivos de 1901 y 194751.
Si se contrasta esta situacin con la de las bibliotecas y museos estatales, tal vez no sea
aventurado imputar buena parte de esta situacin a la errnea asimilacin de los archivos a las mencionadas instituciones culturales, y a la consiguiente dificultad desde un Departamento sectorial, como el de cultura, para coordinar unas estructuras administrativas
que ataen a indistintos Ministerios y organismos pblicos y que inciden directamente
en la gestin administrativa y en la informacin a los ciudadanos. Y es discutible que un
Real Decreto est en condiciones de servir de eje para el sistema de archivos de titularidad
estatal, como acredita la fuga del rgimen general d el Real Decreto 1708/2011 de importantes sectores de la propia Administracin General del Estado52.
49. Asimismo, el Real Decreto 1164/2002 supuso un impulso decisivo a la creacin de las Comisiones
Calificadoras de Documentos Administrativos departamentales, posteriormente eliminadas en su mayora
por el Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados rganos colegiados
y se establecen criterios para la normalizacin en la creacin de rganos colegiados en la Administracin
General del Estado y sus organismos pblicos, alegando razones de austeridad y racionalizacin de las
estructuras administrativas. Con todo, quedan algunas, como la Comisin Calificadora de Documentos
Administrativos del Ministerio del Interior, regulada por Orden INT/533/2014, de 19 de marzo.
50. De la urgencia del procedimiento de elaboracin de este Real Decreto, de la que se quej abiertamente el Consejo de Estado, es expresivo que el dictamen del alto rgano consultivo es de fecha de 17 de
noviembre de 2011, mientras que el propio Real Decreto es de fecha de 18 de noviembre, tan solo un da
despus: La celeridad con la que ha tramitado el nuevo expediente (con plazo de siete das para informar
los distintos Ministerios a los que se ha consultado), y la prontitud con que ha debido emitirse el presente
dictamen, fruto del corto plazo establecido al efecto en la consulta, impide que se haya podido profundizar
en un texto tan importante y recibir buena parte de los informes solicitados. Sobre el proceso de gestin
del RD 1708/2011, vase, B. Desantes Fernndez, El procedimiento de acceso desarrollado en el RD
1708/2011, de 18 de noviembre. Entre la realidad y el deseo, El derecho a saber y el deber de la privacidad:
el acceso a los documentos. VI Congreso de Archivos de Castilla y Len. Tabula. N 15 (2012) pp. 111 y ss.
51. Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del
Estado, y Decreto de 24 de julio de 1947, sobre ordenacin de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro
Histrico-documental y Bibliogrfico. Sin embargo, no se deroga el Decreto 914/1969, de 8 de mayo,
del Archivo de la Administracin Civil del Estado, limitndose a prever que las normas y plazos de
transferencias de documentos de los Departamentos ministeriales al Archivo General de la Administracin establecidos en el Decreto 914/1969, sern sustituidos progresivamente por los calendarios de
conservacin y normas tcnicas de transferencia que se aprueben en el marco del Sistema de Archivos
de la Administracin General del Estado (disposicin transitoria 1).
52. El Sistema Archivstico de la Defensa se rige por su normativa especfica, salvo el rgimen de
acceso a los documentos obrantes en el mismo (disposicin adicional 4), y se prev que se podr crear
mediante Real Decreto un sistema archivstico propio del Ministerio de Asuntos Exteriores (disposicin
adicional 5). Adems, el Ministerio del Interior cuenta con su propio Sistema Archivstico (Orden
INT/2528/2002, de 2 de octubre).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

95

Por ello, tal vez sera oportuno postular la aprobacin de una norma con rango de Ley, tal como se ha hecho con las bibliotecas. En primer lugar, desde un
punto de vista interno, una Ley est en mejores condiciones para integrar y articular los archivos administrativos y los histricos, de modo que si no se impiden s
al menos se dificultan los conocidos movimientos centrfugos que se producen en
este mbito. En segundo lugar, dado que las Comunidades Autnomas gestionan
archivos de titularidad estatal regidos exclusivamente por la legislacin estatal,
la ordenacin de los mismos en una norma con rango de Ley dotara una mayor
estabilidad y certidumbre jurdica que permitira a las Comunidades Autnomas
conocer el marco normativo al que deben ajustarse en el ejercicio de sus competencias ejecutivas53.
4. LA LEGISLACIN AUTONMICA: LOS SISTEMAS AUTONMICOS
DE ARCHIVOS
Como puede fcilmente comprenderse, es rigurosamente imposible sintetizar en
unos pocos trazos las diversas y evolucionadas polticas desarrolladas en materia de
archivos a lo largo de estas tres dcadas en las diecisiete Comunidades Autnomas.
La poltica implementada por cada Comunidad Autnoma ha estado, desde luego,
condicionada por diversos factores, como el modelo territorial propio, los cambios
de signo poltico, las vicisitudes presupuestarias... Por ello permtaseme, en un ejercicio de simplificacin con todo lo que comporta, centrarme en el plano legislativo
y, desde esta (limitada) perspectiva, diferenciar de un modo convencional dos etapas
ideales en la ordenacin autonmica de los archivos.
4.1. Las Leyes autonmicas de archivos de primera generacin
En enero de 1984, un ao antes de la aprobacin de la LPHE, se promulg en
Andaluca la primera Ley autonmica sobre archivos (la Ley 3/1984, de 9 de enero,
de Archivos), por lo que puede decirse que la Ley andaluza es no slo la primera ley
autonmica, sino la primera Ley, sin ms, sobre Archivos en nuestro ordenamiento,
en la que se inspiraron en gran medida las siguientes Leyes autonmicas54. Por esta
razn, creo que la experiencia de la Comunidad Autnoma andaluza puede servir de
testigo de un modelo representativo de poltica autonmica en materia de archivos,
53. As lo defendimos en El sistema estatal de archivos pblicos. Pasado, presente y futuro, Revista
dArxius, Associaci darxivers valencians, 2002, p. 165. En este sentido se ha pronunciado tambin,
A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin
General del Estado, op. cit., 114.
54. Las ms inmediatas fueron la Ley de Catalua 6/1985, de 26 de abril, de Archivos, y la Ley de
Aragn 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos. Debe tambin destacarse el pionero trabajo de A.
HEREDIA HERRERA, El Patrimonio Documental Andaluz: proteccin e investigacin, Anabad
XXXIIII (1983), n 2.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

96

Severiano Fernndez Ramos

lo cual no quiere decir, evidentemente, que todas las polticas autonmicas se ajusten
exactamente a este modelo55.
Lo primero que destaca en los planteamientos fundacionales de Ley andaluza
y de la catalana que le sigui, es la vinculacin de los archivos a la recuperacin
y conservacin no ya de la historia y de la cultura en general, sino, de manera especial, de la cultura y de la historia de la comunidad, con la finalidad explcita
de afianzar la conciencia de la identidad propia56. Propsito que debe enmarcarse
en el contexto histrico de los inicios del proceso autonmico, as como en una
reaccin a la instrumentalizacin de los archivos con idntica finalidad a lo largo
de rgimen franquista.
En cualquier caso, sin prejuzgar estas intencionalidades polticas, lo cierto que esta
directriz va a planear sobre la ordenacin legal, en el sentido de que estas Leyes autonmicas se ocupan no slo y ni siquiera principalmente de los archivos, sino fundamentalmente del patrimonio documental como parte integrante del patrimonio
histrico o cultural. De hecho, las Comunidades Autnomas que ordenaron esta materia con posterioridad a la de Aragn optaron por denominar a sus respectivas Leyes de
Archivos y Patrimonio Documental57.
Con todo, la Ley andaluza 3/1984 introdujo una serie de innovaciones, en buena
medida acertadas, que seran recogidas en las normas posteriores. As, en relacin con el
Patrimonio Documental de titularidad pblica, incluy tambin a los documentos de
Corporaciones de Derecho Pblico y de los gestores privados de servicios pblicos58, y
55. Vid. S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, Boletn
A.N.A.B.A.B., nm. 4/2001, pp. 9-40; as como A. HEREDIA HERRERA A. Poltica archivstica
andaluza, luces y sombras, Revista Tria, 2005, testimonio particularmente cualificado, al tratarse de
una de las directoras del Archivo General de Andaluca.
56. En este sentido, la exposicin de motivos de la Ley de Catalua 6/1985, de Archivos, declaraba abiertamente que Para Catalua este patrimonio es muy importante, porque constituye la base
documental de su historia y uno de los fundamentos de su identidad nacional. Sobre esta cuestin,
vase J. CERD DAZ, Los archivos municipales en la Espaa contempornea, Ed. Trea, Gijn, 1998,
pp. 354 y ss.
57. Ley de Canarias 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos; Ley de la
Regin de Murcia 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de CastillaLen 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de la Comunidad de Madrid
4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de La Rioja 4/1994, de 24 de mayo,
de Archivos y Patrimonio Documental.
58. En esta lnea, Ley de Aragn 6/1986 art. 3; Decreto Xunta de Galicia 307/1989 art. 4.1; Ley de
Canarias 3/1990 art. 2; Ley 6/1990 de la Regin de Murcia art. 2; Ley de Castilla y Len art. 4; Ley
de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 4; Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Cataln art. 19.1;
Ley de La Rioja 4/1994 art. 4; Ley de 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano art.
76.1; Ley de Extremadura 2/1999, de 29 de marzo, del Patrimonio Cultural e Histrico art. 75.1;

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

97

declar su carcter inalienable, imprescriptible e inembargable59. Y en relacin con los


documentos de titularidad privada acort los plazos de integracin en el Patrimonio
Documental de los documentos de ciertas entidades privadas, criterios todos que seran
seguidos en gran medida por la LPHE60. No obstante, no puede dejar de sealarse
que, en algn caso, se ha incurrido en un exceso de intervensionismo poco realista y
desproporcionado61.
Por su parte, en relacin con los archivos, la Ley andaluza 3/1984 tuvo el innegable acierto de contemplar, por vez primera de forma explcita, la articulacin de
un Sistema coherente de Archivos, integrado por todos los archivos de uso pblico
de competencia autonmica, independientemente de su titularidad autonmica,
local o privada, incluidos los de titularidad estatal y gestin autonmica, determinacin que como nos consta fue ratificada por el Tribunal Constitucional (STC
103/1988)62, si bien la nocin de archivo de uso pblico no sera la que acabara
prevaleciendo63.
Ley de Asturias 1/2001, de 6 de marzo, del Patrimonio Cultural art. 80; Ley de Cantabria 3/2002 de
Archivos art. 5.
59. En este sentido de considerar a los documentos pblicos bienes de dominio pblico, A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin General
del Estado, op. cit., p. 78. Por lo dems, el criterio legal sera seguido, adems por las dems normas
autonmicas: Ley 6/1990 de la Regin de Murcia art. 25; Ley de Canarias 3/1990 art. 31; Ley
de Castilla-Len 6/1991 art. 12.1; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 31.1; Ley de La
Rioja 4/1994 art. 26.1, Ley de Catalua 10/2001 art. 12.1; Ley de Cantabria 3/2002 de Archivos
art. 32.1.
60. De modo similar, Ley de Aragn 6/1986 art. 7.2; Decreto de Xunta de Galicia 307/1989 art.
8.a); Ley de Canarias 3/1990 art. 4; Ley 6/1990 de Murcia art. 3; Ley Castilla y Len 6/1991
art. 5; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 6; La Rioja 4/1994 art. 6; Ley de Extremadura 2/1999 art. 75.1; Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Cataln art. 19.2; Ley de Cantabria
3/2002 de Archivos art. 5.
61. La reforma de la Ley andaluza 3/1984 operada por la Ley 3/1999, a raz del traslado de los fondos
documentales de la fundacin Casa Ducal de Medinaceli, estableci un rgimen extraordinariamente
restrictivo de los traslados de documentos integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, y que suscita serias dudas tanto de constitucionalidad, por constituir una limitacin excesiva y desproporcionada
del derecho de propiedad y de la libertad de circulacin de bienes, como, sobre todo, de efectividad,
pues cabe preguntarse hasta qu punto dispone la Administracin autonmica de capacidad real para
controlar el ingente movimiento de documentos que cotidianamente tiene lugar. S. FERNNDEZ
RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, op. cit.
62. La idea de archivos de uso pblico era similar a la de bibliotecas de uso pblico utilizada poco
antes por la Ley 8/1983, de 3 de noviembre, de Bibliotecas, la cual se haba propuesto el establecimiento
de un sistema bibliotecario en el que pudiera contemplarse la conexin entre las bibliotecas de competencia exclusiva de la Comunidad Autnoma (exposicin de motivos).
63. Ley de Aragn 6/1986 art. 15; Ley 6/1990 de la Regin de Murcia art. 4; Ley Castilla y Ley de
Canarias 3/1990 art. 8; Len 6/1991 art. 41; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 10.1;

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

98

Severiano Fernndez Ramos

Lo cierto es que la construccin de un sistema archivstico, al cual conduca la


propia lgica de las redes y circuitos archivsticos de acuerdo con el llamado ciclo
vital de los documentos, se convirti desde los aos 80 en el principal y constante
desafo de las polticas pblicas en esta materia. As, con las lgicas variantes en la
estructura orgnica del sistema, los archivos integrados en el mismo estn sujetos a
serie de deberes de conservacin, custodia, organizacin y difusin de los fondos
documentales, que se traducen en unas especficas exigencias para los edificios, instalaciones y equipamientos, personal a cargo de los archivos, as como a la coordinacin tcnica de la Consejera competente, que comporta deberes instrumentales
de informacin confeccin de memorias anuales, remisin de datos estadsticos.
Y, al mismo tiempo, se supone que los archivos integrados en el sistema gozan de
determinados beneficios, como la asistencia tcnica de la Consejera de competente
o la concesin de ayudas y subvenciones64.
De otro lado, aun cuando estas Leyes autonmicas contemplan, por vez primera,
el derecho de acceso a la documentacin contenida en los archivos, acusan en el
tratamiento del derecho de acceso la concepcin tradicional de los archivos como
instituciones exclusivamente culturales, de modo que contemplan el acceso a los
mismos exclusivamente desde la perspectiva de los investigadores y eruditos, como se
desprende de la fijacin de un plazo de treinta aos de exclusin general del acceso65.
Ley de La Rioja 4/1994 art. 10; Ley de Catalua 10/2001 art. 16.1; Ley de Cantabria 3/2002 de Archivos art. 7. Vid., en general, E. CRUCES BLANCO, Los sistemas de archivos de las Comunidades
Autnoma en Archivos y Sistemas. Escuela Iberoamericana de Archivos Experiencias y materiales, Madrid,
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, pp. 81 y ss.
64. Vid., en general, E. CRUCES BLANCO, Los sistemas de archivos de las Comunidades Autnoma en Archivos y Sistemas. Escuela Iberoamericana de Archivos Experiencias y materiales, Madrid,
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, pp. 81 y ss.
65. La Ley 6/1985, de 26 de abril, de Archivos de Catalua dispuso art. 23.2 que como regla general los documentos pblicos e histricos se considerarn reservados mientras no hayan transcurrido treinta
aos desde la fecha de creacin, precepto frontalmente opuesto a la LPHE, la cual a pesar de todas sus
deficiencias no declar reservada la documentacin administrativa hasta tanto no alcanzase una antigedad mnima. Sobre la inconstitucional este precepto, D. DE OCAA LACAL, Ignorancia, ilegalidad y
otros males: panormica del derecho de acceso a los archivos pblicos en Espaa, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn XLXIX, 1999, 3-4, p. 178. Por su parte, la Ley 3/1984 de Archivos
de Andaluca art. 27.a) dispuso que la consulta pblica de los documentos de titularidad pblica o
recibidos o producidos en el ejercicio de una funcin pblica, ser posible a partir de los treinta aos
de haber finalizado su trmite o vigencia administrativa, si bien se podr reducir este trmino temporal
siempre que la informacin no implique riesgo para la seguridad pblica o privada, criterio que sera seguido por la Ley 3/1990 de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias. Dado que este plazo estaba
referido a toda la documentacin y no slo para la afectada por restricciones legalmente establecidas, ms
que un sentido liberador, presentaba un carcter restrictivo, y era de dudosa conformidad con la LPHE,
la cual habla de consulta pblica una vez el documento es depositado en el archivo central, como as seal D. DE OCAA, El archivero y el derecho de acceso en la sociedad democrtica: algunas reflexiones,

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

99

En todo caso, las Leyes autonmicas se limitan, como es lgico, a esbozar las lneas
fundamentales de la estructura y funcionamiento del sistema autonmico de archivos, pero para su completa y cabal definicin es indispensable que estas previsiones
legales sean adecuadamente desarrolladas mediante normas reglamentarias, a las que
las propias Leyes se remiten reiteradamente. Sin embargo, en no pocas Comunidades
Autnomas el desarrollo y aplicacin de las previsiones y mandatos contenidos en las
Leyes autonmicas de archivos ha sido lento y accidentado66.
Retraso que han padecido tambin la puesta en marcha de instituciones claves para
el funcionamiento del sistema, como censos de archivos y comisiones calificadoras de
documentos administrativos67. Adems, en algunos casos las previsiones legales han quedado inditas. As, sucedi con las dos medidas ms incisivas previstas en la Ley 3/1984
de Andaluca. De un lado, la categora de archivos de uso pblico que supona la integracin ope legis en el sistema de los archivos privados subvencionados, en la prctica, fue
desplazada por su integracin voluntaria68. De otro lado, la posibilidad prevista en la Ley
de ordenar, siguiendo el modelo francs, la concentracin en un municipio que ofrezca
las condiciones ms idneas, de la documentacin de otros municipios del entorno que
no presenten las condiciones adecuadas de conservacin, seguridad y acceso art.13.2,
qued a expensas de la voluntaria creacin de mancomunidades municipales.
Si a este deficiente o tardo marco legal e institucional se superponen otras carencias materiales recursos humanos, instalaciones, ms la dificultad aadida de
en VVAA, Administracin, archivos y ciudadanos. El derecho de acceso al documento administrativo, Murcia,
Consejera de Turismo y Cultura de la Regin de Murcia, 2001, pp. 41 y 46.
66. En el caso de Andaluca, tras la anulacin judicial del primer desarrollo reglamentario, hubo que
esperar al ao 2000 transcurridos diecisis aos de la aprobacin de la Ley 3/1984 para que sta
contara con el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos (Decreto 97/2000, de 6 de marzo). Pero
tambin puede sealarse, por ejemplo, que el Reglamento del sistema de archivo de la Comunidad
Autnoma de Euskadi, previsto en la Ley 7/1990 de Patrimonio Cultural Vasco, no se aprob hasta el
Decreto 174/2003, de 22 de julio.
67. Fue el caso, en Andaluca, del Censo de Archivos y Fondos Documentales ordenado en la Ley
3/1984, y que no se concluy hasta casi veinte aos despus, o el 2002 no entr en funcionamiento
un rgano clave del Sistema, como es la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos. de
modo similar el capital Censo de Archivos y Fondos Documentales ordenado en la Ley 3/1984 no se
concluy hasta casi veinte aos despus , y hasta el 2002 no entr en funcionamiento un rgano clave
del Sistema, como es la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos, que desde entonces
est realizando una labor importantsima, de la que se da cumplida cuenta, en un buen ejemplo de
transparencia, en la web de la Consejera de Cultura.
68.Se entiende por archivo de uso pblico de Andaluca todos los de competencia autonmica de
titularidad pblica y los de titularidad privada que reciban de los poderes pblicos subvenciones o
ayudas en cuanta superior a la mitad de su presupuesto ordinario o disfruten de beneficios fiscales
art. 11 Ley 3/1984.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

100

Severiano Fernndez Ramos

pretender incidir sobre las estructuras administrativas de gestin desde un Departamento sectorial y lejano a las mismas69, los problemas de funcionamiento del
sistema se acentan: desconexin entre el rgano cabecera del sistema de archivos y
las unidades administrativas productoras70, irregularidad en las transferencias junto
a colapso de los archivos por documentos perfectamente desechables, creacin de
centros de archivo al margen del sistema, mientras que no pocos de los archivos del
sistema carecen de una suficiente organizacin y descripcin de los fondos, quedando minimizados a la dimensin de almacn de documentacin71.
Con todo, no puede dejarse de reconocerse el esfuerzo empleado en algunas Comunidades Autnomas, como la andaluza, en la dotacin de una red de archivos centrales departamentales y, de modo ms parcial y desigual, de mbito institucional y
territorial. Otra cosa es si el criterio tradicional de diferenciar entre una dependencia
orgnica (al Departamento correspondiente) y una dependencia funcional (al rgano competente del subsistema archivstico), ha permitido o dificultado la necesaria
coordinacin de estos archivos centrales72.
69. En este sentido, J.R. CRUZ MUNDET La gestin de documentos y archivos: una herramienta al servicio de la calidad, Revista dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1
(2002), p. 26 seala que es fundamental la ubicacin del sistema en una posicin de top management
para que pueda actuar transversalmente en la organizacin. Y, de modo similar, R. ALBERCH i FUGUERAS, Estratgies dorganizaici i metodologa de la GED, Revista dArxius. Informaci i arxiu a
ladministraci pblica, n 1 (2002), p. 33. En el mismo sentido, E. CRUCES BLANCO, Estrategias
para la organizacin de un sistema de archivos. Metodologa e instrumentos de desarrollo en Actas del
XIV Congreso Internacional de Archivos Sevilla 2000, Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes, CDRom; A. HEREDIA HERRERA, Poltica archivstica andaluza, luces y sombras op. cit.
70. Una voz tan autorizada como A. HEREDIA HERRERA, Poltica archivstica andaluza, luces y
sombras, Tra n 12, 2005, p. 105, ha sealado que, en Andaluca, la Direccin General de Instituciones del Patrimonio ha estado de espaldas a los archivos centrales, con los que no ha mantenido ningn
contacto directo, a pesar de la supuesta dependencia funcional de los mismos.
71. As, se expresaba nada menos que el propio Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000,
p. 89. En ese sentido, una profunda conocedora del sistema andaluz de archivos, A. HEREDIA HERRERA, Poltica archivstica andaluza, Tra n 12, 2005, p. 106, sealaba cmo la homologacin de
los archivos autonmicos prevista en la disposicin transitoria de la Ley (Los archivos de competencia
autonmica que, al promulgarse la presente Ley, no renan las condiciones necesarias de conservacin,
seguridad, organizacin y acceso que se fijen, tendrn un plazo de dos aos para subsanar sus deficiencias, a partir de la publicacin de la normativa correspondiente), no lleg a cumplirse, si bien es cierto
que tampoco lleg a aprobarse esa normativa correspondiente.
72. Como ha sealado una voz tan autorizada como A. HEREDIA HERRERA, op. cit., 106, este
criterio de doble dependencia ha afectado negativamente a la gestin documental, pues ni los Departamentos han provisto de medios a sus archivo centrales, ni la Consejera de Cultura se ha preocupado de
los mismos. Igualmente, L. MARTINEZ GARCIA, El sistema espaol de archivos en la Constitucin:
la confrontacin entre teora y realidad, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn 1999,
3-4, p. 124, seal que esta dependencia funcional es meramente terica. Lo cierto es que, como reza el

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

101

4.2. Las Leyes autonmicas de archivos de segunda generacin: caractersticas


Aunque algunas autonmicas de Archivos y Patrimonio Documental dictadas en la
dcada de los 90 supusieron innovaciones relevantes en relacin con el modelo antes
referido, como la incorporacin al sistema archivstico de los llamados archivos de oficina o de gestin73, dentro de lo que de modo convencional llamamos leyes autonmicas
de segunda generacin puede considerarse como pionera la Ley de Catalua 10/2001,
de 13 de julio, de Archivos y Documentos74, tendencia renovadora en la que se sitan
media docena de leyes75.
Obviando la ordenacin del Patrimonio Documental, que algunas leyes de segunda generacin contienen mientras otras se remiten a las Leyes generales del Patrimonio Histrico o Cultural respectivas, estas leyes centran su atencin en los archivos y
los documentos (que pasan en algunos casos a formar parte de la denominacin misma de las leyes) y, dentro de stos, fundamentalmente, en los llamados documentos
pblicos76, en el sentido de documentos de titularidad pblica, que si bien forman
parte del patrimonio documental (junco con determinados documentos privados),
desde la perspectiva archivstica (de su gestin, evaluacin y acceso) su rgimen es
profundamente dispar. Y en el tratamiento legal de los documentos pblicos, estas
nuevas Leyes, sin ser radicalmente innovadoras en relacin con las anteriores pues se
viejo adagio castellano: No se puede servir a dos seores a un tiempo y tener a cada uno contento.
Vid. S. FERNNDEZ RAMOS, El encuadramiento legal de los archivos centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca, Tria, nm. 16, 2011, pp. 45-60.
73. Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 13.1 y de la Ley de La Rioja 4/1994 art. 18.1.
74. Con ocasin de la presentacin de la Ley de Catalua 10/2001 de Archivos y Documentos se
organiz en Barcelona el 17 de enero de 2002 una jornada en la que participaron prestigiosos profesionales catalanes (como Ramn Alberch, Josep Matas o Mariona Corominas) con valiosas aportaciones
sobre la entonces reciente e innovadora Ley catalana. La denominacin de la Ley ha sido modificada por
disposicin adicional nica de la Ley 20/2015, de 29 de julio: Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos
y gestin de documentos de Catalua.
75. Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos, de Castilla-La Mancha; Ley 3/2005, de
15 de junio, de Archivos, de la Comunidad Valenciana; Ley 15/2006, de 17 de octubre, de Archivos
y Patrimonio Documental de Baleares; Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos
de Navarra; Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura; Ley
7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca; Ley
7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia. En cambio, la Ley de Cantabria
3/2002, de 28 de junio, de Archivos, aunque es posterior a la Ley catalana, sigue respondiendo al esquema ms arriba sintetizado.
76. Ley de Catalua 10/2001 art. 6.1; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 42; Ley de
Extremadura 2/2007 art. 19. Por su parte, la Ley Foral 12/2007 art. 4, la Ley 7/2011 de Andaluca
y la Ley 7/2014 de Galicia art. 5 prefieren hablar de documentos de titularidad pblica art. 2.b),
9, 10, 11, 12, 15, 61, 62, 63, 64, 67.2, 71.b), 73.a), entre otros, adems, esta ley lleva su gestin al
objeto mismo de la Ley art. 1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

102

Severiano Fernndez Ramos

trata nicamente de subrayar las tendencias legislativas, se caracterizan bsicamente


por dos directrices.
4.2.1. La integracin de la gestin documental
En primer lugar, a partir de la tcnica archivstica de evaluacin documental,
naturalmente presente en las normas anteriores, se trata de ir ms all e integrar el sistema de archivos en la propia gestin administrativa mediante los llamados sistemas
de gestin documental, que comprenden la produccin, la tramitacin, el control,
la valoracin y la conservacin de los documentos y el acceso a ellos, garantizndose
as el correcto tratamiento de los documentos desde su diseo hasta su eliminacin
o, en su caso, conservacin definitiva, pasando por las distintas fases de utilizacin
(activa y semiactiva). Todo ello en el bien entendido de que la gestin documental
no es responsabilidad exclusiva de los archivos, sino que se trata de una funcin
trasversal, comn e integrada en la gestin administrativa, que como tal requiere la
asuncin por parte de los titulares de los rganos y unidades de gestin de su cuota
de responsabilidad en el sistema77.
De este modo, como ha sido subrayado certeramente, la gestin de documentos
y archivos se presenta como una herramienta al servicio de la gestin y de la calidad
de la misma78. Se culmina, as, la dimensin de los archivos, antes que instituciones
culturales, como instrumentos y recursos logsticos imprescindibles para la gestin y
la informacin administrativa, tal y como ha venido defendiendo desde hace lustros
la mejor doctrina archivstica79.
77. Ley de Catalua 10/2001 art. 7.1; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 44; Ley
7/2011 de Andaluca arts. 2.m), 53 y 56.1; Ley 7/2014 de Galicia art. 4.4. Sobre esta cuestin, J.R.
CRUZ MUNDET, Archivos municipales: nuevos retos, nuevas funciones, Los archivos municipales en
una sociedad abierta, Valladolid, marzo 2003. Por su parte, la Ley de Castilla-La Mancha 19/2002, si
bien no recoge expresamente esta idea, subraya las funciones de los archivos pblicos relacionadas con
la informacin administrativa art. 33.
78. J.R. CRUZ MUNDET, La gestin de documentos y archivos: una herramienta al servicio de la
calidad, Revista dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), pp. 9 y ss., donde
se sintetizan los componentes de un sistema de gestin de documentos.
79. La cita podr extenderse extraordinariamente, pero por citar algunos: E. CRUCES BLANCO,
Andaluca: Archivos y documentos para el siglo XXI, Comisin: Andaluca una Realidad Multicultural, http://www.junta-andalucia.es/nuevosiglo/ponenhtml/ , y de la misma autora, Estrategias para la
organizacin de un sistema de archivos. Metodologa e instrumentos de desarrollo en Actas del XIV
Congreso Internacional de Archivos Sevilla 2000 Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes CDRom; R. ALBERCH Y FUGUERAS, Estratgies dorganizaici i metodologa de la GED, Revista
dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), p, 34, y del mismo autor Los archivos
municipales en una sociedad abierta, Conferencia inaugural, Valladolid, marzo 2003; L. MARTINEZ
GARCIA, El sistema espaol de archivos en la Constitucin: la confrontacin entre teora y realidad,
op. cit.; as como del mismo autor Archivos y polticas pblicas, Diez aos de polticas de archivos,

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

103

4.2.2. La potenciacin del derecho de acceso a los documentos pblicos


En segundo lugar, estas nuevas Leyes se caracterizan por el tratamiento ms
amplio y abierto que dispensan a la capital cuestin del acceso a los documentos
pblicos, probablemente por influencia de la Recomendacin del Consejo de
Europa de 13 de julio de 2000, sobre una poltica europea en materia de comunicacin de archivos. As, entre otras determinaciones de inters, algunas de estas
leyes establecen un plazo general de proteccin de 30 aos, finalizado el cual
quedan sin efecto las exclusiones establecidas a la consulta de los documentos pblicos80; refieren el derecho a todas las personas81, superando definitivamente la
concepcin tradicional de un servicio para investigadores y eruditos; explicitan
la regla del acceso parcial, de enorme importancia prctica82, y enuncian una
regla que rompe definitivamente con el esquema de la LPHE: El hecho de que
un documento no est en un archivo no lo excluye de consulta pblica, criterio
acertado que permite la aplicacin de los plazos con independencia de dnde se
encuentre el documento83.
De otro lado, algunas de estas leyes contemplaron un mecanismo procedimental que
despert en su da un gran inters. Me refiero a la atribucin a determinas comisiones
Valladolid; M. ROMERO TALLAFIGO, El patrimonio documental de los municipios andaluces:
situacin y problemas, en Actas I Jornadas sobre Gestin del Patrimonio Documental. Archivos Municipales, Crdoba, 2000, pp. 105 y ss.; D. DE OCAA LACAL, El archivero y el derecho de acceso en la
sociedad democrtica: algunas reflexiones, en Administracin, archivos y ciudadanos. El derecho de acceso
al documento administrativo, Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia, Murcia, 2001, pp. 46 y
ss.; y del mismo autor La normativa autonmica en materia de archivos en MARTNEZ GARCA,
L. y RODRGUEZ BARREDO, J. (coords.), Los archivos espaoles en el siglo XX: polticas archivsticas
en el Estado de las Autonomas, ANABAD, 2009, pp. 61-113.
80. De forma general, las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la consulta de documentos
pblicos quedan sin efecto a los treinta aos de la produccin del documento, salvo que la legislacin
especfica disponga otra cosa art. 36.1 Ley 10/2001 de Catalua, criterio que sera seguido por otras
leyes autonmicas: Ley 19/2002 de Castilla-La Mancha art. 40.1; Ley Foral 12/2007 art. 20.3; as
como la Ley 7/2014 de Galicia art. 23.5.
81. Ley 10/2001 de Catalua art. 34.1; Ley 19/2002 de Castilla-La Mancha art. 34.1; Ley
3/2005 de la Comunidad Valenciana art. 56.1; Ley 15/2006, de Illes Balears art. 48.1; Ley Foral
art. 20.1; Ley 7/2014 de Galicia art. 23.1.
82. Ley 10/2001 de Catalua art. 35.2: La Administracin ha de permitir el acceso parcial a los
documentos que contengan datos que, de acuerdo con la ley, deban mantenerse reservados, siempre que
sea posible someter los documentos a procesos tcnicos que garanticen plenamente la imposibilidad de
acceso a los datos reservados y de reconstruccin de estos datos a partir de la informacin facilitada.
De modo similar, Ley 15/2006, de Illes Balears art. 48.3. Y de forma ms imperfecta, referido slo a
los documentos que contengan datos personales, Ley 3/2005 de la Comunidad Valenciana art. 60.3.
83. Ley 10/2001 de Catalua art. 34.2; Ley 2/2007 de Extremadura art. 22.6; Ley 7/2014 de
Galicia art. 23.4.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

104

Severiano Fernndez Ramos

autonmicas calificadoras o evaluadoras de una competencia para informar con carcter preceptivo las reclamaciones en materia de acceso84: Comisin Nacional de Acceso,
Evaluacin y Seleccin Documental en Catalua, Comisin de Acceso a los Documentos
de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, y Comisin Andaluza de Valoracin
y Acceso a los Documentos85. Se trataba, como puede verse, de una medida francamente
modesta (en la lnea del llamado Derecho suave), pues estas comisiones no estaban
llamadas a resolver las reclamaciones, sino tan slo a emitir un informe preceptivo y no
vinculante, sin embargo, en un panorama tan sombro como ha sido el del derecho de
acceso, incluso una medida tan modesta despert cierto inters86.
4.2.3. Otras determinaciones
Adems de estas dos directrices fundamentales, las leyes de archivos de segunda
generacin aportan novedades sensibles en otras cuestiones, entre las que pueden
destacarse sucintamente las siguientes:
a) Procesos de privatizacin de entes instrumentales del sector pblico. Se establece expresamente que aunque la entidad de que se trate pase al sector privado la documentacin
anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pblica87.
84. Esta competencia en materia de acceso no era ms que la lgica evolucin de las comisiones calificadoras de documentos administrativos. De hecho, a alguna comisin calificadora departamental le fue atribuida
expresamente la competencia para informar las solicitudes de acceso a documentos excluidos de consulta pblica. Vase, I. Gonzlez Corral, I.: El papel de las Comisiones calificadoras en relacin con el derecho de
acceso a documentos y archivos, VI Congreso de Archivos de Castilla y Len. Tabula. N 15 (2012), p. 188.
85. Ley 10/2001 de Catalua art. 19.2. Con todo haba diferencias. As la Ley 19/2002 de CastillaLa Mancha art. 36.2, atribuy esta competencia Cuando se trate de recursos administrativos interpuestos contra resoluciones de rganos de la Administracin de la Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha, el rgano competente deber requerir el informe preceptivo de la Comisin de Acceso a los
Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, la cual deber emitirlo en el plazo
de quince das. () En el resto de los subsistemas que integran el sistema de archivos de Castilla-La
Mancha, podr articularse la intervencin, con idntico alcance, de un rgano similar a la Comisin
de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. En cambio, la Ley
7/2011 de Andaluca atribuy a la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos, entre
otras competencias, la de evacuar informe preceptivo en los recursos o reclamaciones presentados contra las denegaciones del derecho de acceso a los documentos custodiados en los archivos del Sistema
art. 31.3, de modo que pareca alcanzar tambin a los archivos locales.
86. Vid., en relacin con la Ley 7/2011 de Andaluca, S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley 7/2011
de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca; R. MARTNEZ RAMOS, Comentarios a la Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, de 3
de noviembre de 2011; M. PAEZ GARCA, La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos,
Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, en el contexto de las leyes de archivos de segunda generacin, todos en Tria, Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, nm. 17, 2011.
87. As, Ley de Catalua 10/2001 art. 11; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 15.3;
Ley 15/2006 de Baleares art. 15; Ley 7/2014 de Galicia art. 7. Estas leyes vienen a establecer que

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

105

b) Prcticas de externalizacin de la gestin de los archivos. No es necesario subrayar


la importancia prctica que, por motivos que sera largo detallar ahora, ha adquirido
el fenmeno de la externalizacin de los servicios de archivo en las Administraciones
pblicas espaolas88. En tal sentido, algunas Leyes autonmicas de segunda generacin han contemplado estas prcticas estableciendo cautelas razonables. As, se establece que dichas contrataciones en ningn caso deben suponer una transmisin del
ejercicio de potestades pblicas89, debiendo mantener el organismo pblico titular
de los documentos la direccin y supervisin tcnica de las actuaciones contratadas90.
Asimismo, para la contratacin de servicios externalizados de archivo en el mbito de
los archivos de titularidad autonmica se requiere el informe vinculante del rgano
de direccin y coordinacin del sistema archivstico sobre los pliegos de prescripciones tcnicas91. En todo caso, no parece que ignorar una realidad tan notoria sea la
mejor poltica para afrontarla92.
dicha documentacin, si es de conservacin permanente, debe transferirse al archivo de la administracin pblica de la que dependa el organismo o ente, o bien al que determine la consejera competente.
Excepcionalmente, la administracin titular puede acordar que la documentacin siga siendo custodiada por el organismo o ente que haya sido objeto de privatizacin. En cambio, la Ley 7/2011 de
Andaluca no contiene una disposicin similar.
88. Las causas de este fenmeno obedecen principalmente a las circunstancias crnicas de falta de medios personales cualificados y auxiliares y materiales de todo tipo, agravada por ingente acumulacin
de documentos producida desde Vase Vid. A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y privatizacin en los archivos de la Administracin General del Estado, y S. FERNNDEZ RAMOS, La
privatizacin de la gestin de los archivos pblicos: aspectos legales, ambos en Boletn ANABAD, LI,
2001. Una crtica a las razones de ahorro de costes que se enuncian para justificar estas prcticas, en F.J.
SANCHS MORENO-R. ANTEQUERA BORRED, El archivo en la organizacin administrativa,
Revista dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), pp. 110-111.
89. Ley de Castilla-La Mancha 19/2002art. 9; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art.
20.1. Ms an, la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 20.1 declara que la contratacin
de servicios externos relacionados con la custodia y la gestin de documentos pblicos para cualquier
archivo integrante del Sistema Archivstico tendra carcter excepcional y limitado en el tiempo.
90. Ley de Catalua 10/2001art. 8; Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 9; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 20.1; Ley 15/2006 de Illes Balears art. 12.
91. Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 9: Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 20.1.
92. Es lo que sucedi con el texto final de la Ley 7/2011 de Andaluca. As, Esther Cruces, en su comparecencia en el Parlamento Andaluz durante la tramitacin de la Ley, se lament pblicamente de la
desaparicin de este precepto. DSPA Comisiones nm. 532, 8 de septiembre de 2011, p. 19. Mientras
tanto se extienden estas prcticas. As, por ejemplo, la Delegacin Provincial de Economa, Innovacin,
Ciencia y Empleo de Mlaga ha adjudicado en 2015 el servicio denominado custodia y gestin de

consultas de series documentales excedentes del archivo central de la delegacin provincial a


Servicios Documentales de Andaluca SLU, sociedad unipersonal propiedad de otra sociedad
unipersonal, a su vez, propiedad del Consorcio de la Zona Franca de Cdiz. De acuerdo con
los pliegos del contrato, la Administracin debe abonar una cantidad a la empresa por cada

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

106

Severiano Fernndez Ramos

c) Recursos humanos. Dentro de las exigencias que deben cumplir los archivos
integrados en el Sistema, ya las leyes anteriores se haban referido a la exigencia de
los archivos del sistema estuviesen atendidos por personal suficiente y con la cualificacin y el nivel que exijan las diversas funciones, de acuerdo con la reglamentacin
que se establezca93, reglamentacin que no lleg a aprobarse94. A este respecto, si
bien algunas leyes de segunda generacin se mantienen en el mismo nivel de indeterminacin95, otras Leyes prestan una mayor atencin a los requisitos profesionales,
precisando que los responsables de los centros de archivo integrados en el Sistema
debern contar con titulacin superior96.
d) Archivos municipales. Finalmente, otra caracterstica de estas las leyes ha sido la
de obligar a los municipios a partir de cierto nmero de habitantes a contar con un
servicio de archivo propio, naturalmente dotado de personal cualificado con la titulacin correspondiente y de las instalaciones adecuadas para conservar los documentos,
configurando as un nuevo supuesto de servicio municipal obligatorio97. Otra cosa es

servicio de prstamo en papel y consulta digital de la documentacin. (nm. de expediente

MA-S-01/15 DT). Lo cierto es que el vocabulario comn de contratos pbicos de la UE cuenta con dos
cdigos, 92512000-3 Servicios de archivos y 96312 92512100-4 Servicios de destruccin de archivo.
93. Por ejemplo, Ley 3/1984 de Andaluca art. 32.
94. As, el Decreto 97/2000 se limit a declarar que los archivos integrados en el Sistema Andaluz de
Archivos debern estar atendidos, al menos, por un archivero o una archivera con formacin profesional
especfica a efectos del cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Reglamento art.
123.1, pero sin determinar cul deba ser esa formacin profesional especfica, expresin por lo
dems desafortunada. Vase, S. FERNNDEZ RAMOS, La archivstica: una ciencia sin profesin
titulada?, Revista dArxius, n 7, Competnces profesionals, 2008, pp. 9-89.
95. Ley de Cantabria 3/2002 art. 20.2; Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 7.2; Ley de la
Comunidad Valenciana 3/2005 art. 24. Por su parte, el criterio de la Ley de Andaluca 7/2011 en este
punto es decepcionante, pues se limita a art. 39.1 prever que Reglamentariamente se establecern
la cualificacin y el nivel tcnico necesarios del personal tcnico con funciones archivsticas que preste
servicio en los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca.
96. Ley de Catalua 10/2001 art. 22; Ley Foral 12/2007 art. 13.3; Ley 7/2014 de Galicia art. 14.1.
97. Ms de diez mil habitantes en los casos de la Ley de Catalua 10/2001 art. 31.1, Ley de la
Comunidad Valenciana 3/2005 art. 36.1, y Ley 2/2007 de Extremadura art. 36.2; ms de 15.000
habitantes en el caso de la Ley Foral 12/2007 art. 29.1, y ms de 20.000 habitantes en el caso de la
Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 30.4. De modo ms limitado, la Ley 7/2011 de Andaluca
refiere que los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con ms
de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal con la cualificacin y nivel tcnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicacin art. 49.3. Por su parte, la Ley 7/2014
de Galicia omite esta medida. En este sentido de configurar los archivos de los municipios a partir de
cierta poblacin como servicios municipales obligatorios se expresaron algunos autores, como E. CRUCES BLANCO, Los archivos municipales de la provincia de Mlaga, Revista Jbega, Diputacin de
Mlaga, nm. 92, 2002, p. 54.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

107

que se hayan previsto los mecanismos para compeler a los Ayuntamientos al cumplimiento de este deber legal98.
4.3. La implementacin de las leyes nuevas autonmicas de archivos
4.3.1. El desarrollo normativo e institucional
Es francamente aventurado formular observaciones generales, pues como se ha tratado de subrayar la poltica sobre archivos en cada Comunidad Autnoma ha presentado vicisitudes propias, lo cual requerira de estudios particularizados. No obstante, a
los limitados efectos de esta exposicin pueden sealarse algunas cuestiones, si bien se
puede ya anticipar que estas leyes no han generado en el sector profesional las expectativas que surgieron con las primeras leyes, tal vez porque tras la experiencia anterior existe
una extendida (y legtima) desconfianza hacia el cumplimiento de las leyes.
En primer lugar, persiste el retraso en el desarrollo reglamentario e institucional
de las leyes autonmicas. A este respecto, es llamativo el caso de la Ley de Castilla-La
Mancha 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos, que trece aos despus de
su entrada en vigor slo ha sido desarrollada en relacin con una cuestin orgnica99,
de tal modo que cabe dudar sobre la efectividad real de la misma, o si bien estamos
ante lo que podra llamarse una Ley zombie. Sin llegar a ese extremo, empieza a ser
preocupante la falta de desarrollo reglamentario de la Ley 7/2011 de Andaluca a los
cuatro aos de su entrada en vigor.
Y esto ha tenido consecuencias directas en la vigencia efectiva de las Leyes. As,
sealaba hace un momento que una de las novedades ms celebradas de estas leyes
era la atribucin a las Comisiones de Valoracin de una modesta competencia en
materia de acceso. Pues bien, de las tres Comisiones creadas slo la catalana, aun con
cierto retraso y de forma tmida, ha llegado a funcionar100. En cambio, la comisin de
98. Debe recordarse que la Ley Bsica de Rgimen Local art. 26.1.b) califica a otra institucin tradicionalmente prxima, como es la biblioteca pblica, de servicio obligatorio en todos los municipios
de ms de 5.000 habitantes. Y en este sentido, la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros ya intent en 2005 que se incluyera un precepto similar relativo a los archivos. Vid. A. VERD PERAL, El
reto de los archivos de las entidades locales ante el nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad, Tria nm. 19, 2015, pp. 39-53.
99. Decreto 6/2005, de 18 de enero, relativo al Consejo de Archivos.
100. As, las previsiones de la Ley 10/2001 de Catalua, no fueron desarrolladas hasta el 2008,
mediante el Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluacin y seleccin de documentos.
Asimismo, el funcionamiento posterior de la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin
Documental, no fue lo satisfactorio que caba pensar. En relacin con la Comisin Nacional de Acceso,
Evaluacin y Seleccin Documental de la Comunidad Autnoma de Catalua, L. Cermero Martorell, La accin en materia de acceso de la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin
Documental de Catalua, VI Congreso de Archivos de Castilla y Len. Tabula. N 15(2012), p. 206,

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

108

Severiano Fernndez Ramos

la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha no ha llegado nunca a desarrollarse,


y las funciones en materia de reclamaciones sobre acceso de la Comisin Andaluza de
Valoracin y Acceso a los Documentos, han quedado inditas, pues antes de que la
Ley 7/2011 fuese desarrollada, fue despojada de esta competencia por la Ley 1/2014,
de 24 de junio, de Transparencia Pblica de Andaluca101.
Asimismo, la principal aportacin de la Ley 7/2011 de Andaluca en relacin con
el sistema archivstico era la creacin de los llamados archivos provinciales intermedios
para la organizacin territorial de la Administracin de la Junta de Andaluca y de
sus entidades instrumentales en su respectiva provincia art. 44.1, y que estaban
llamados a descongestionar la saturacin de los archivos histricos provinciales102.
Lo cierto es que ya la Ley 7/2011 de Andaluca, consciente de la delicada situacin
econmica en que ya se haba cado, fue prudente, al condicionar la puesta en funcionamiento de los archivos provinciales intermedios a la aprobacin por el Consejo
de Gobierno, en el plazo de tres aos desde la entrada en vigor de la Ley, de un Plan
de Implantacin de los Archivos Provinciales Intermedios103. El plazo de tres aos era
evidentemente generoso, pues no se trata de implantar los ocho Archivos Provinciales Intermedios en dicho plazo, sino tan slo de aprobar el Plan, que tendr, a su vez,
el plazo de ejecucin que se disponga. Pero lo cierto es que han pasado cuatro aos y
an no existen noticias de dicho Plan.
En otro orden, ni qu decir que el Archivo General de Andaluca, el archivo cabecera del sistema archivstico andaluz, 28 aos despus de su creacin normativa en
1987 sigue careciendo de una sede estable y adecuada104.
4.3.2. El personal de los archivos pblicos
Igualmente, falta el desarrollo normativo previsto en la Ley 7/2011 de Andaluca
art. 39 relativo a los requisitos de cualificacin y nivel tcnico del personal con
expres la insatisfaccin derivada de la falta de competencias resolutorias, postulando el carcter arbitral
de la misma.
101. Las funciones de la Comisin en materia de acceso han quedado relegadas a establecer los criterios sobre el acceso material a los documentos de titularidad pblica y a los documentos del Patrimonio
Documental de Andaluca custodiados en los archivos del Sistema art. 31.3.
102. En el PECA 2007-2011 se puede leer: an se detectan aspectos de mejora en cuanto a la coordinacin con otras Administraciones y especialmente vinculados a la inexistencia de un subsistema de
archivos para la Administracin perifrica de la Junta de Andaluca a la que se une la insuficiencia de
estructuras orgnicas provinciales de las propias consejeras en materia de archivos.
103. de acuerdo con los recursos existentes y las necesidades en materia de documentos y archivos de
la Administracin territorial autonmica (disposicin adicional 8).
104. Manifiesto de la AAA Por unos archivos pblicos de calidad en Andaluca, 9 de junio de 2015,
Da Internacional de los Archivos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

109

funciones archivsticas de los Archivos del Sistema Archivstico de Andaluca105. Pero


lo cierto es que el tema de los recursos humanos en los archivos pblicos requerira
de una atencin especial.
Es bien sabido, que el personal de los archivos, tcnico y auxiliar, no ha gozado nunca del favor y prioridades de los rganos decisorios en materia de personal en las Administraciones pblicas. Incluso en pocas no tan lejanas de importantes crecimientos presupuestarios, el personal de los archivos ha padecido
todo el catlogo de vicisitudes posibles que puedan experimentar los empleados
pblicos: plantillas manifiestamente insuficientes, con el agravante de puestos
de trabajo contemplados en la RPT que son desdotados106; plazas estructurales
cubiertas con becas de colaboracin y personal temporal, con la consiguiente inestabilidad laboral; subempleo de titulados superiores mediante la artificial asignacin de puestos de trabajo con funciones facultativas a cuerpos de gestin107;
valoracin de puestos de trabajo que suponen un manifiesto agravio comparativo
en relacin con puestos de titulados similares (asignacin de complementos de
destino casi de base y exclusin de la aplicacin de determinados factores del
complemento especfico), lo que determina la inestabilidad en su desempeo debido a la legtima aspiracin de los empleados pblicos a mejorar sus condiciones
profesionales; pero tambin carrera profesional casi cegada, debido en ocasiones
a una deficiente asignacin de reas funcionales y relacionales108 Posiblemente,
la lista podra prolongarse an ms.
Pero si todo esto era ya moneda corriente antes de la actual crisis econmica, cabe preguntarse por el desolador panorama que ha podido dejar la crisis. Es
evidente que no cabe esperar medidas presupuestarias taumatrgicas, pero habr
que plantear seriamente, con toda la prudencia que se quiera, la imprescindible y
105. Manifiesto de la AAA Por unos archivos pblicos de calidad en Andaluca, 9 de junio de 2015,
Da Internacional de los Archivos.
106. As, en Andaluca, el diagnstico de la situacin que reconoce la propia Administracin autonmica en el Plan Estratgico de Cultura de Andaluca (PECA 2007-2011) era el siguiente: Pese a la
existencia de disposiciones reglamentarias, la realidad nos hace palpable la carencia sustancial de personal en los archivos de titularidad y/o gestin autonmica.
107. El propio Plan Estratgico de Cultura de Andaluca 2007-2011 declar lo siguiente: A la
carencia de personal que sufren estas unidades se suman unas condiciones laborales que podran
motivar la huida masiva de profesionales especializados, situacin que se agrava en aquellos archivos
que dependen de otras administraciones e incluso en aquellos otros que sin ser administracin se
encuentran integrados en el sistema.
108. Vid. R. LUNA FERNNDEZ-ARAMBURU, Los recursos humanos en los archivos centrales, Tria n 16, 2010, pp. 63 y ss., donde se denuncia la confusin de considerar a los archiveros como
tcnicos de cultura, con las consecuencias derivadas en la asignacin de reas funcionales y relacionales.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

110

Severiano Fernndez Ramos

urgente dignificacin del papel del archivero como profesional cualificado de la


Administracin Pblica, en su calidad de gestor de la documentacin pblica y
garante del Patrimonio Documental109.
4.3.3. Los archivos privados
Finalmente, una referencia sumaria a los archivos privados, que custodian una parte
relevante del Patrimonio Documental. En mi opinin, la renuncia de la Ley 7/2011 de
Andaluca a la integracin ope legis en el sistema de los archivos privados subvencionados,
es un criterio razonable, pues parece ms pragmtico que la integracin de estos archivos
se lleve a cabo voluntariamente por sus titulares. Ahora bien, habr que incentivar de una
manera efectiva esta adhesin voluntaria al sistema pblico, pues no se puede olvidar que
la Administracin autonmica carece, hasta donde yo s, de medios para controlar efectivamente el Patrimonio Documental de titularidad privada no integrado en el sistema110.
Sin embargo, se observa una escasa capacidad de los sistemas autonmicos para
lograr esa integracin voluntaria111. A este respecto, es cuestionable no exigir la integracin en el sistema como presupuesto para poder recibir subvenciones112, de modo que
109. Conclusiones de las Primeras Jornadas Archivsticas Andaluzas La Gestin Archivstica y la Gestin Documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: Organizacin, Modelos y Tendencias, Sevilla, 29-30 de Octubre de 2007.
110. La insuficiente determinacin de los deberes de los titulares de fondos privados integrantes del
Patrimonio Documental, unido a su enorme extensin, plantea serias dudas sobre la capacidad efectiva
de las Administracin autonmica para intervenir en relacin con esta amplia masa documental. En
efecto, sorprendentemente, la Ley no explicita el que debera ser el primer deber de los titulares de documentos privados integrantes del Patrimonio Documental, esto es el deber de comunicar su existencia
a la Administracin competente. En mi opinin, habra que invertir el planteamiento legal: que la Ley
impusiera a las organizaciones titulares de fondos documentales integrantes del patrimonio cultural
expresos deberes de acreditar el efectivo cumplimiento de los deberes legales de conservacin y organizacin del fondo, mediante un sistema de auditora documental a cargo de un profesional titulado,
ya sea dependiente de la propia empresa o mediante la contratacin de los servicios de un profesional o
empresa. Todo lo cual servira, dicho sea de paso, para crear un yacimiento de empleo.
111. En el Portal de Archivos de Andaluca se indican slo seis archivos privados: Archivo Histrico
Comisiones Obreras de Andaluca; Archivo Histrico Minero de la Fundacin Ro Tinto; Archivo
Histrico Viana; Archivo Histrico de UGT de Andaluca; Archivo de la Cmara Oficial de Comercio,
Industria y Navegacin y el importantsimo Archivo de la Fundacin Casa de Medina Sidonia. Como
puede verse, ninguno es de la Iglesia Catlica. No puede dejar de llamar la atencin sobre el hecho de
configurar como archivo privado, el Archivo de la Cmara Oficial de Comercio, cuando segn la Ley
7/2011 son documentos de titularidad pblica los de las corporaciones de derecho pblico de Andaluca, en lo relativo a sus funciones pblicas atribuidas art. 9.2, y por ello forman parte del Patrimonio
Documental de Andaluca art. 15.1.a), y segn el art. 34.1 son archivos pblicos los de los rganos y
entidades relacionados en el artculo 9.
112. Ley 7/2011 de Andaluca art. 37.2 establece que los criterios de valoracin que se establezcan
en las bases reguladoras de las subvenciones y ayudas que conceda la Junta de Andaluca para el apoyo

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

111

no son inslitas las experiencias de inversin de un cierto volumen de recursos pblicos


(ciertamente no abundantes, pues las disponibilidades presupuestarias son reducidas)
en archivos privados, pero sin obtener, a cambio, unas compensaciones razonables, por
ejemplo, de cara a su apertura a los investigadores113, fenmeno que ciertamente no es
exclusivo del mbito de los archivos, sino comn en todo el patrimonio cultural.
5. EL PRESENTE: TRANSPARENCIA Y ADMINISTRACIN ELECTRNICA
Finalmente, el Estado ha aprobado a partir del ttulo competencial relativo al rgimen
jurdico de las Administraciones Pblicas (art. 149.1.18 CE) dos leyes bsicas que van a
tener una incidencia fundamental sobre todos los archivos de las Administraciones pblicas. Es decir, lo que el Estado no ha podido hacer a partir de la competencia especfica sobre archivos, lo ha realizado a partir de una competencia genrica, como es la sealada114.
5.1. Las nuevas leyes de transparencia pblica: los sistemas de archivos como presupuesto de la transparencia
Con algn precedente autonmico inmediato115, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (en adelante,
LTBG) ha supuesto plasmar un nuevo paradigma para el sistema administrativo espaol: el principio de transparencia de la actividad pblica, elevado al mismo plano que
el tradicional principio de legalidad y el ms reciente de eficacia. Asimismo, aunque no
es estrictamente necesario que cada Comunidad Autnoma apruebe una Ley propia
de transparencia para cumplir las exigencias de la LTBG116, lo cierto es que la misma
tcnico y econmico a los archivos primarn que se trate de archivos integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca. As, la Ley 12/2007 Foral de Navarra establece que aquellos archivos que no estn
integrados en el Sistema podrn acogerse a los beneficios y ayudas que las Administraciones Pblicas determinen en relacin con la conservacin y el fomento del Patrimonio Documental de Navarra art. 5.
113. E. CRUCES BLANCO, Andaluca: Archivos y documentos para el siglo XXI, op. cit., p. 7.
114. Est posibilidad ya la apuntamos en S. FERNANDEZ RAMOS, El sistema estatal de archivos
pblicos. Pasado, presente y futuro, Revista dArxius, Associaci darxivers valencians, 2002, pp. 160 y ss.
115. Ley Foral 11/2012, de 21 de junio, de la Transparencia y del Gobierno Abierto. Por su parte, la
Ley 4/2013, de 21 de mayo, de Gobierno Abierto de Extremadura, aun cuando se aprob antes de la
LTBG, en realidad, se gest una vez iniciado el largo trmite parlamentario del proyect de LTBG, e
inspirada en el mismo, as como en la Ley Foral 11/2012.
116. Inicialmente, las Comunidades Autnomas tienen ante s dos grandes opciones: pueden limitarse a adoptar las determinaciones normativas imprescindibles para la efectividad de la ley estatal, o bien
pueden aprobar una Ley propia sobre Transparencia desarrollando y mejorando las garantas previstas
en la Ley estatal. No obstante, si bien algunas de las determinaciones, debido a su carcter organizativo,
pueden adoptarse mediante una simple norma reglamentaria (como el Portal de Transparencia y la
creacin de las unidades de informacin), otras en cambio requieren de una norma con rango de ley
(imposicin de tasas, creacin de un rgano independiente con competencias resolutorias, extensin
de los deberes de publicidad activa a informaciones que contengan datos personales, o adopcin de
medidas sancionadoras, entre otras). De este modo, aun cuando una Comunidad Autnoma opte por

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

112

Severiano Fernndez Ramos

dinmica del Estado de las Autonomas que haba conducido a una cmoda inhibicin
por parte de las Comunidades Autnomas hasta tanto el Estado no se decidiera a dar el
paso, ha hecho que la mayora de las Comunidades Autnomas se haya apresurado, en
una carrera por subirse al carro de moda de la transparencia, para aprobar sus propias
leyes de transparencia117. De este modo, en el lapso de una legislatura hemos pasado de
ser el nico pas de cierto tamao de la OCDE desprovisto de una Ley de Transparencia, a ser uno de los pases del mundo con mayor nmero de leyes.
Pues bien, con independencia de las relaciones entre el rgimen del derecho de acceso a la informacin pblica de las leyes de transparencia y el derecho de acceso a la
documentacin pblica contenido en la legislacin de archivos118, interesa subrayar
la interdependencia que existe entre los novedosos sistemas de transparencia pblica
y los venerables sistemas de archivos y de gestin documental pblica.
En efecto, aun cuando el objeto del derecho de acceso a la informacin pblica
es ms amplio, pues no se circunscribe a la informacin documentada, sta seguir
sindolo en la gran mayora de los casos, y de poco sirve aprobar la mejor de las Leyes
de acceso a la informacin pblica si la documentacin, aun existente en un momento dado, ha sido destruida indebidamente o, sencillamente, se ha perdido, sustrado
o alterado, circunstancias que determinan la imposibilidad material para el ejercicio
el criterio de limitarse a garantizar la ejecucin de la Ley estatal, no podr evitar acudir a la aprobacin
de una norma con rango de ley. Y si esto es necesario, cabe peguntarse por qu limitarse a la adopcin
de medidas parciales y fragmentarias?
117. Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pblica de Andaluca; Ley 3/2014, de 11 septiembre, de Transparencia y Buen Gobierno de La Rioja; Ley 12/2014, de 16 de diciembre, de Transparencia
y Participacin Ciudadana de la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia; Ley 12/2014, de 26 de
diciembre, de transparencia y de acceso a la informacin de Canarias; Ley 19/2014, de 29 de diciembre,
de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno de Catalua; Ley 3/2015, de 4 de
marzo, de transparencia y participacin ciudadana de Castilla y Len; Ley 8/2015, de 25 de marzo, de
Transparencia Pblica y Participacin Ciudadana de Aragn; Ley 2/2015, de 2 de abril, de Transparencia, Buen Gobierno y Participacin Ciudadana de la Comunidad Valenciana. Por su parte, Asturias
(Proyecto Ley de Transparencia) y el Pas Vasco (Proyecto de Ley de la Administracin pblica vasca)
aprobaron tambin sus propios proyectos de ley, pero la situacin minoritaria en el Parlamento de sus
respectivos ejecutivos impidi la aprobacin final de sus proyectos.
118. La cuestin es si la disposicin adicional primera de la Ley 19/2013, que determina el carcter supletorio de la Ley frente a los regmenes especficos del derecho de acceso, se aplica o no al acceso a los documentos de archivo. Vid. S. FERNNDEZ RAMOS-J. M. PREZ MONGUI, Transparencia, Acceso
a la Informacin Pblica y Buen Gobierno. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, Aranzadi, Pamplona, 2014; C.
BARRERO RODRGUEZ, La Disposicin Adicional 1.3 del Proyecto de Ley de Transparencia, Acceso
a la informacin y Buen gobierno y sus negativos efectos en el mbito de aplicacin del derecho de acceso
a la informacin, Revista Espaola de Derecho Administrativo, nm. 158, 2013. Vase, adems, el informe
de la Abogaca del Estado sobre el acceso al Archivo central del Ministerio de Empleo y Seguridad Social
de 30 de marzo de 2015, accesible en la web del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

113

del derecho de acceso. Asimismo, cmo cumplir los cada vez ms perentorios plazos
para la resolucin de las solicitudes si no es infrecuente que la propia Administracin
titular del documento tenga verdaderas dificultades para localizar el documento en
cuestin por falta de organizacin y tratamiento de los fondos documentales?119.
Pues bien, de todas estas cuestiones se ocupan, como nos consta, los sistemas de
gestin documental y de archivos ordenados en la legislacin de archivos, documentos
y patrimonio documental. As, la dialctica conservacin-eliminacin de los documentos pblicos nicamente puede ordenarse adecuadamente desde el sistema archivstico,
a travs de la aplicacin de las tcnicas archivsticas de valoracin, seleccin y expurgo
de la documentacin120.
En tal sentido, la aprobacin de las Leyes de Transparencia debe verse desde la perspectiva de los profesionales del sistema de archivos como una oportunidad nica, tanto
para poner en valor la experiencia de dcadas en relacin con el ejercicio del derecho
de acceso, como sobre todo, su rol como cualificados gestores documentales, garantes
del ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica. Es decir, la apuesta por la
implementacin de los sistemas de transparencia pblica puede servir de un acicate que
contribuya a evitar el abandono institucional de los sistemas de archivos121.
Pero para ello sera conveniente que tanto desde las leyes autonmicas de transparencia, como desde las nuevas leyes de archivos y documentos se articularan las imprescindibles vas de coordinacin entre ambos sistemas. En esta lnea, cabe destacar
la Ley Foral 11/2012 de Transparencia y del Gobierno Abierto, que en un precepto
dedicado justamente al sistema integral de informacin o de gestin del conocimiento (art. 9) establece que la Administracin Pblica promover la transparencia

119. Como indicara D. de Ocaa Lacal (El archivero y la aplicacin de la legislacin sobre acceso, El
derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin contenida en los archivos, Toledo, Junta de Comunidades
de Castilla-La Mancha, 2001, p. 168), cualquier intento de establecer un rgimen de autntica transparencia es una pura quimera ante una realidad harto frecuente de masas informes de papel en almacenes y
stanos, en los que olvidados por todos, se disputan el escaso espacio disponible con toda clase de trastos.
120. En tal sentido, cabe recordar que el Convenio nm. 205 del Consejo de Europa de acceso a los
documentos pblicos art. 9, obliga expresamente a las Partes a gestionar sus documentos eficientemente de modo que sean fcilmente accesibles; y a seguir los procedimientos claros y preestablecidos
para la preservacin y destruccin de sus documentos.
121. Sobre las conexiones entre el derecho de acceso a los documentos pblicos y los sistemas de archivos, vid. S. FERNNDEZ RAMOS, El derecho de acceso a los documentos pblicos en el marco
del sistema archivstico, en El derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin contenida en los archivos Madrid: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (2001), pp. 109 y ss. Ms recientemente,
F. FERNNDEZ CUESTA, Al servicio de la transparencia. El papel de los archiveros y la gestin
documental en el acceso a loa informacin pblica, en Mtodos de Informacin (MEI), II poca, vol.
3, nm. 5, 2012, pp. 135-166, especialmente pp. 159-161.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

114

Severiano Fernndez Ramos

de la informacin pblica mediante la implantacin de un sistema integral de informacin o de gestin del conocimiento. Y aade:
3. Este sistema garantizar tanto el acceso de los ciudadanos y ciudadanas a la informacin pblica, al objeto de promover su posicionamiento informado y su participacin y
colaboracin responsable en los asuntos pblicos, como el acceso a la gestin del conocimiento en el mbito interno, al objeto de promover la eficiencia en la accin pblica.
4. Este sistema habr de contar con un depsito o repositorio centralizado de los datos y
documentos que se consideren necesarios para asegurar las obligaciones de informacin
pblica recogidas en esta Ley Foral, repositorio que se integrar y se articular en el sistema
archivstico existente de conformidad con la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.

Y, de modo similar, la Ley 20/2015, de 29 de julio, de modificacin de la Ley


10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos de Catalua, explicita la regla
segn la cual: Todas las administraciones y entidades titulares de documentos pblicos deben disponer de un nico sistema de gestin documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que
permita cumplir con las obligaciones de transparencia122.
Con todo an queda mucho que hacer para que los responsables de los archivos
pblicos participen tanto en las estructuras de gestin del sistema de transparencia
(como las unidades y comisiones de informacin pblica)123 como en los rganos
de garanta del derecho de acceso a la informacin pblica124.
122. Esta idea se explicita en la exposicin de motivos de la Ley 20/2015, de 29 de julio, de modificacin de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos: En primer lugar, dada la importancia
que alcanzan los sistemas de gestin de los documentos pblicos para garantizar la transparencia de acuerdo
con la Ley 19/2014, se considera adecuado actualizar la definicin de sistema de gestin documental y
hacer referencia expresa a la gestin documental en varios artculos, as como establecer que, a partir de
la entrada en vigor de la presente ley, la denominacin de la Ley de archivos y documentos debe incluir
la referencia a la gestin de documentos.
123. Cabe citar de nuevo la Ley Foral 11/2012 de Transparencia y del Gobierno Abierto, establece
que la Administracin Pblica, con objeto de hacer efectivo el derecho a la informacin pblica de los
ciudadanos y ciudadanas, designar unidades responsables de la informacin pblica, que sern las
encargadas, en coordinacin con el sistema archivstico existente y, en particular, con el archivo digital, de
la tramitacin, en tiempo y forma, de las obligaciones establecidas por esta Ley Foral. De modo similar,
la Ley 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y de acceso a la informacin de Canarias, dispone
que las unidades administrativas responsables de la informacin pblica actuarn en coordinacin en su
caso con las unidades de archivo art. 10.3. Por su parte, la Ley 1/2014 de Transparencia Pblica de Andaluca, tras ordenar la creacin de las unidades de transparencia art. 41.1, aade que se constituir
en cada consejera una comisin de transparencia con la participacin de los distintos centros directivos,
archivos y entidades instrumentales art. 41.2.
124. La excepcin la constituye la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno de Catalua, segn la cual la Comisin de Garanta del Derecho de

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

115

En definitiva, tal como ha puesto de manifiesto la experiencia de otros pases, pretender implantar un sistema de transparencia pblica sin garantizar un funcionamiento
mnimamente aceptable del sistema de archivos y gestin documental, es como poner
el carro antes que los bueyes125.
5.2. Administracin electrnica, archivos electrnicos
5.2.1. Expediente electrnico
Como es bien sabido, la Ley 11/2007, de 22 junio, de Acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, al tiempo que dio carta de naturaleza al documentos administrativo electrnico art. 29 y al expediente electrnico art. 32, hizo lo propio con el
archivo electrnico de documentos art. 31, figura que tambin se ha desarrollado en la
legislacin autonmica. Con todo, desde entonces, al igual que han convivido documentos en papel y documentos electrnicos, expedientes en papel y expedientes electrnicos,
tambin han hecho lo propio los archivos tradicionales y los archivos electrnicos.
Pero la Ley 39/2015, de 1 octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de
las Administraciones Pblicas, se ha propuesto que, una vez entre en vigor, todos los
procedimientos que tramiten las Administraciones pblicas sean electrnicos y, en
consecuencia, los expedientes sean tambin electrnicos.
As, la Ley arts. 26.1 y 36.1 establece que las Administraciones Pblicas producirn los actos administrativos y emitirn los documentos administrativos por escrito, a travs de medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma
ms adecuada de expresin y constancia. E insiste la Ley reiteradamente en esta
idea: el procedimiento se impulsar a travs de medios electrnicos art. 71.1, los
actos de instruccin necesarios () se realizarn a travs de medios electrnicos at.
75.1, los informes sern emitidos a travs de medios electrnicos art. 80.2, o la
resolucin del procedimiento se dictar electrnicamente art. 88.4. Asimismo, los
documentos presentados por los ciudadanos de manera presencial ante las Administraciones, cuando no tengan el deber de presentarlos por medios electrnicos, deben
ser digitalizados art. 16.5. Y las notificaciones, que se practicarn preferentemente
por medios electrnicos art. 41.1, aun cuando se practiquen en papel (en aquellos
casos en que no exista obligacin de relacionarse con la Administracin de forma
Acceso a la Informacin Pblica estar compuesta por juristas especialistas en derecho pblico y tcnicos
en materia de archivos o gestin documental, elegidos entre expertos de reconocida competencia y prestigio y con ms de diez aos de experiencia profesional art. 40.3. Otra cosa parece ser la aplicacin real
de esta previsin legal, segn informa la prensa.
125. Vase E. CRUCES BLANCO, Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos
Pblicos. Documentos, Archivos e informacin ante el anteproyecto De ley de transparencia pblica de
Andaluca, Tria nm. 19, 2015, pp. 79-106.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

116

Severiano Fernndez Ramos

electrnica art. 40.3), debern ser puestas a disposicin del interesado en sede
electrnica art. 42.1126.
Por tanto, cuando la ley entre plenamente en vigor, y dejen de tramitarse los
procedimientos en papel llegar un momento que los archivos centrales dejarn de
recibir expedientes de procedimientos (evidentemente la documentacin ms importante cuantitativa y cualitativamente), que slo pasarn al archivo electrnico127.
5.2.2. Archivo electrnico nico
A este respecto, la Ley 39/2015 art. 17.1 establece que cada Administracin
deber mantener un archivo electrnico nico de los documentos electrnicos que
correspondan a procedimientos finalizados, en los trminos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Aun cuando el mbito subjetivo de la Ley 39/2015 es ms amplio art. 2.1,
este deber se impone a las Administraciones Pblicas, no a las otras entidades del
126. Art. 27.3: Se entiende por digitalizacin, el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrnico en un fichero electrnico que contiene la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento. Adems, la Ley dispone que las Administraciones Pblicas estarn
obligadas a expedir copias autnticas electrnicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo art. 27.4.
127. Disposicin transitoria primera. Archivo de documentos: 1. El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la presente
Ley, se regirn por lo dispuesto en la normativa anterior. 2. Siempre que sea posible, los documentos en
papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley,
debern digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Disposicin transitoria segunda. Registro electrnico y archivo electrnico nico: Mientras no entren
en vigor las previsiones relativas al registro electrnico y el archivo electrnico nico, en el mbito de la
Administracin General del Estado se aplicarn las siguientes reglas:
a) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse los registros y archivos existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
b) Durante el segundo ao, tras la entrada en vigor de la Ley, se dispondr como mximo, de un registro electrnico y un archivo electrnico por cada Ministerio, as como de un registro electrnico
por cada Organismo pblico.
Disposicin transitoria cuarta. Rgimen transitorio de los archivos, registros y punto de acceso general:
Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrnico de apoderamientos, registro
electrnico, punto de acceso general electrnico de la Administracin y archivo nico electrnico, las
Administraciones Pblicas mantendrn los mismos canales, medios o sistemas electrnicos vigentes
relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrnicamente con las Administraciones.
Disposicin final sptima. Entrada en vigor: La presente Ley entrar en vigor al ao de su publicacin
en el Boletn Oficial del Estado. No obstante, las previsiones relativas al registro electrnico de apoderamientos, registro electrnico, registro de empleados pblicos habilitados, punto de acceso general
electrnico de la Administracin y archivo nico electrnico producirn efectos a los dos aos de la
entrada en vigor de la Ley.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

117

sector pblico. Parece que esto tambin se infiere de la Ley 40/2015, pues se
refiere a documentos utilizados en las actuaciones administrativas art. 46.1.
documentos electrnicos que correspondan a procedimientos finalizados, se
trata, por tanto, de los expedientes administrativos. Pero la propia Ley 39/2015
precisa: No formar parte del expediente administrativo la informacin que
tenga carcter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros
y bases de datos informticas, notas, borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones e informes internos o entre rganos o entidades administrativas, as como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Pblicas,
salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de
la resolucin administrativa que ponga fin al procedimiento art. 70.4.
Asimismo, nada se dice en la Ley 39/2015 de los documentos que, aun no formando parte de un procedimiento administrativo tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administracin128.
Por su parte, la Ley 40/2015, de 1 octubre, de Rgimen Jurdico del Sector
Pblico, tambin dedica un precepto bsico al Archivo electrnico de documentos.
En primer lugar, se declara: Todos los documentos utilizados en las actuaciones
administrativas se almacenarn por medios electrnicos, salvo cuando no sea posible art. 46.1. De entrada, se observa una diferencia importante con la Ley
11/2007 la cual dispuso: Podrn almacenarse por medios electrnicos todos los
documentos utilizados en las actuaciones administrativas art. 31.1. De este
modo, lo que en la Ley 11/2007 era una posibilidad, se convierte en un deber legal
salvo cuando no sea posible. Pero para entender este precepto, hay que partir del
indicado artculo 17 Ley 39/2015: estas actuaciones administrativas son necesariamente diversas a los procedimientos terminados que, sin excepcin alguna, deben
archivarse en el archivo electrnico nico.
Adems, la Ley 40/2015 art. 46.2 aade: Los documentos electrnicos que
contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza (). Se recoge casi
literalmente lo ordenado en la Ley 11/2007 art. 31.2 Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de
los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza (). Y ello a
128. Por su parte, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, y aplicable en el mbito de la Administracin General del Estado dispuso: La Administracin General del Estado y sus organismos pblicos vinculados o dependientes debern conservar
en soporte electrnico todos los documentos electrnicos utilizados en actuaciones administrativas, que
formen parte de un expediente administrativo, as como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las
relaciones entre los ciudadanos y la Administracin art. 51.1.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

118

Severiano Fernndez Ramos

pesar de su deficiente alcance (qu sucede con los documentos que constituyen
prueba de derechos de las propias Administraciones?), mejorado sustancialmente
por el Real Decreto 1671/2009 (aquellos otros que, tengan valor probatorio de
las relaciones entre los ciudadanos y la Administracin). Habr que entender que
sigue vigente el precepto de la LPHEart. 55.2, segn la cual En ningn caso se
podrn destruir tales documentos (los de titularidad pblica) en tanto subsista su
valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes pblicos.
En definitiva, debe entenderse que deben conservarse:
Los expedientes administrativos, esto es el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a cada procedimiento administrativo, cualquiera
que sea el tipo de informacin que contengan.
Los documentos que, aun no formando parte de un procedimiento administrativo tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y
la Administracin.
Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. El problema es delimitar qu se entiende por actuaciones administrativas. Se
entienden incluida la informacin de carcter auxiliar o de apoyo, que segn se ha dicho no forma parte del expediente administrativo, y que la Ley
19/2013 excluye del derecho de acceso a la informacin pblica? Se trata,
como puede comprenderse de una cuestin fundamental.
De otro lado, la Ley 39/2015 art. 17.2 aade: La eliminacin de dichos documentos deber ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable. Esto es importante, pues la eliminacin supone la imposibilidad de acceder a informacin pblica.
As, el Real Decreto 1671/2009 art. 52.1 dispuso que los perodos mnimos de conservacin de los documentos electrnicos se determinarn por cada
rgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se
trate, siendo en todo caso de aplicacin, con la excepcin regulada de la destruccin de documentos en papel copiados electrnicamente, las normas generales
sobre conservacin del patrimonio documental con valor histrico y sobre eliminacin de documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos. En ambos casos se trata, bsicamente, de un reenvo a las normas
sobre patrimonio documental.
A este respecto, la exposicin de motivos de la Ley 39/2015 declara: cabe sealar
que la creacin de este archivo electrnico nico resultar compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los trminos previstos en la legislacin vigente, y
respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo electrnico nico resultar compatible con la continuidad
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Marco normativo de los archivos en el Estado de las Autonomas

119

del Archivo Histrico Nacional de acuerdo con lo previsto en la Ley 16/1985, de 25


de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y su normativa de desarrollo. No se entiende bien la referencia expresa al del Archivo Histrico Nacional: primero, porque
la Ley 16/1985 no lo menciona. Segundo, porque es innecesario, a la vista del primer
inciso (compatible con los diversos sistemas y redes de archivos).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

EVOLUCIN Y DESARROLLO DE LA
PRCTICA ARCHIVSTICA:
La aplicacin de nuevos conceptos mediante una nueva
metodologa para alcanzar nuevos objetivos
Mara Luisa Conde Villaverde

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 123-146

EVOLUCIN Y DESARROLLO DE LA PRCTICA ARCHIVSTICA: La aplicacin de nuevos conceptos mediante una nueva
metodologa para alcanzar nuevos objetivos
Mara Luisa Conde Villaverde

Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado

Recibido: 08/01/16
Aceptado: 11/02/16

Resumen
El artculo analiza la evolucin de la Metodologa Archivstica desde sus planteamientos
historicistas heredados del siglo XIX hasta la asimilacin definitiva de los principios de la
Gestin de Documentos y la consolidacin del mundo digital, teniendo siempre como punto
de referencia obligado el escenario diseado en cada momento por las polticas pblicas que
sern en definitiva el factor determinante del ritmo y posibilidades de esta transformacin.
Palabras clave
Archivstica, Metodologa, Gestin de Documentos, Identificacin, Valoracin.
Abstract
This (article) paper analyzes the evolution of the Archival Methodology from its 19th
centurys historicists approach up to the definitive assimilation of the principes of the Record
Management and the digital world statement with the scene designed in every moment by
the public policies that will definitively determine the rate and possibilities of this transformation.
Keywords
Archival Science, Methodology, Records management, Identification, Records appraisal.

I.-EL PUNTO DE PARTIDA


1.-La situacin de la macro archivstica
En este apartado inicial cuyo contenido pretende dibujar brevemente la situacin
de la Archivstica en los momentos previos al perodo que constituye el tema de mi
intervencin, quiero aclarar la divisin que he utilizado de Macro y Micro Archivstica,
trminos importados de la Ciencia Econmica que constituyen una doble perspectiva
de anlisis desde la cual se puede contemplar la situacin con mucha mayor precisin.

124

Mara Luisa Conde Villaverde

Los trminos de Macro y Micro Archivstica fueron utilizados por primera vez
en Espaa, a finales de los aos 70, por Jos Manuel Mata, entonces Subdirector
General de Archivos Estatales y uno de los grandes pensadores e impulsores de la
Archivstica espaola en el siglo XX.
A pesar de que el entorno en el que l acu los conceptos era diferente, creo que
no slo sigue siendo perfectamente vlido sino que es an ms necesario en un momento como ste en el que los contenidos de la Archivstica se han transformado y
ampliado de forma desmesurada sin que todava se haya desarrollado suficientemente
un proceso de reflexin para darles la necesaria coherencia y estructura.
Para llevar a cabo este anlisis de la Archivstica y los Archivos en el contexto de
la organizacin del Estado, su estructura y funcionamiento1 voy a utilizar una serie
de indicadores bsicos que me van a permitir caracterizar el papel de ambos en el
contexto mencionado y, como consecuencia, destacar la consideracin que el entorno del gobierno y de las polticas pblicas tiene y ha tenido de la misin que les
corresponde y su visibilidad social.
En primer lugar, en lo que respecta a la presencia de los Archivos en la estructura del
Estado, debemos destacar como elemento favorable el hecho de que desde las profundas transformaciones producidas por la instauracin del Estado Liberal, la creacin de
nuevos archivos en todas las nuevas instituciones va a ser una realidad constante desde
la segunda mitad del siglo XIX, tanto a nivel central como provincial y local.
Esta creacin de nuevos archivos llevaba aparejada de forma general la creacin
de plazas de archiveros por lo que, la situacin ir consolidndose de forma positiva
a lo largo del siglo XX.
Las disposiciones mediante las cuales se realiza la creacin de estos archivos y las
plazas de los profesionales que deban gestionarlos, son una fuente de informacin
muy interesante para saber en cada momento la opinin que el legislador tiene respecto a la trascendencia de la funcin de cada uno de ellos.
Es imprescindible destacar en este proceso de creacin de archivos administrativos un hito de extraordinaria relevancia que tiene lugar en el ao 1969 con la
creacin del Archivo General de la Administracin de Alcal de Henares que vena
a sustituir al Archivo General Central desaparecido en el verano de 1939 a causa
de un incendio.
El Decreto 914/1969 de 8 de mayo completa la estructura de los archivos de la
Administracin a nivel central y provincial definiendo unas funciones que convertan

1. Es decir, en el mbito de la Macro Archivstica.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

125

al AGA, al menos sobre el papel, en el archivo intermedio de la Administracin Central, y a los Archivos Histricos Provinciales en los de la Administracin Perifrica.
La dcada siguiente ser enormemente fecunda en lo que a creacin de centros y
rganos de contenido especializado se refiere y que mostrarn el inicio de un proceso
de diversificacin de los contenidos de la Archivstica centrado tanto en el inters por
los aspectos de la conservacin fsica del documento, todava con carcter mucho
ms curativo que preventivo, el fomento de la difusin del conocimiento archivstico
y el impulso inicial de la coordinacin de los esfuerzos para evitar el individualismo
que hasta entonces haba caracterizado la actividad de los profesionales.
Como ejemplo podemos citar la creacin del Servicio de Restauracin de Libros y
Documentos, creado por Decreto 1930/1969 de 24 de julio que iniciar su andadura
el ao 1970 y el Servicio Nacional de Microfilm, (heredero del Archivo Central de
Microfilm) creado por Decreto 2565/1972 de 18 de agosto.
Ambas instituciones se refundirn en el CECOMI creado por Real Decreto
442/1981 de 6 de marzo.
Tambin en esta dcada de los aos 70 hay que destacar el papel desempeado
por la Inspeccin de Archivos2, y muy especialmente por su titular Vicenta Corts
Alonso, que durante poco ms de una dcada fue el punto de referencia indiscutible
tanto en el desarrollo de la Archivstica como en el funcionamiento de los Archivos,
la formacin de los profesionales y la utilizacin de las primeras herramientas de
mecanizacin para el tratamiento de los documentos.
Otra de las instituciones creadas en este perodo y que, como las anteriores, tendr una enorme repercusin tanto a nivel nacional como internacional ser el CIDA,
creado por el Real Decreto 2258/1977 de 27 de agosto y organizado por la Orden
del Ministerio de Cultura de 7 de agosto de 1978.
El segundo indicador destacable para este anlisis, una vez contemplado el proceso de continua creacin de archivos y centros vinculados al tratamiento de los
documentos y de plazas de archivero en el contexto de la Administracin del Estado, es el de la adscripcin de todos ellos a un determinado campo de actividad
y a una Unidad cuyo rango va a determinar en gran medida los medios de todo
tipo, pero fundamentalmente presupuestarios, con los que va a tener que atender
las necesidades y objetivos que requiere el adecuado funcionamiento de toda la
estructura archivstica.
En mi opinin, la decisin de adscribir los archivos exclusivamente al mbito
cultural, ser un gran error que con el transcurso del tiempo determinar su papel
2. Unidad dependiente de la entonces Direccin General de Archivos y Bibliotecas.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

126

Mara Luisa Conde Villaverde

secundario en el mbito de las polticas pblicas de informacin, un papel ms que


secundario en el contexto de la Administracin electrnica y, en definitiva, una prdida importante de su visibilidad social.
En efecto, en el ao 1977, cuando se crea el Ministerio de Cultura y se hace depender de l toda la estructura archivstica, se cierra en gran medida la posibilidad de
poder considerar los Archivos como algo trascendental para el funcionamiento y la
transparencia del Estado en sus relaciones con los ciudadanos.
La adscripcin al campo funcional de la Educacin, la investigacin histrica
y en general la Cultura se remonta al siglo XIX momento en el que tena sentido
teniendo en cuenta el predominio de su concepcin historicista, pero en el ltimo
tercio del siglo XX y, con mayor razn en el siglo XXI, es difcil justificar la continuidad de esta vinculacin exclusiva que poda haber sido perfectamente compatible con el contexto de la produccin de documentos, buscando una dependencia,
por ejemplo, de Administraciones Pblicas o Presidencia del Gobierno, y, en el
mejor de los casos, la independencia y autonoma de una Agencia Estatal que
hubiera supuesto una visibilidad muy diferente de los Archivos y hubiera sentado
unas bases muy diferentes para el contexto de la Sociedad de la Informacin y de
la Administracin Electrnica.
El tercer indicador es el de la formacin de los profesionales que, como se
desprende de todo lo expuesto, ser exclusivamente historicista durante toda esta
etapa previa y se centrar en el perfil diseado para los componentes del Cuerpo
Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios que ser el nico camino posible para
ejercer la profesin.
El ttulo acadmico que servir de base para esta formacin ser el de la Licenciatura en Historia, heredera de los programas impartidos previamente por la Escuela
de Diplomtica hasta principios del siglo XX.
Fuera del mbito acadmico es necesario destacar como centro de formacin especializada, la Escuela de Documentalistas, creada en 1968 que se convertir en el
Centro de Estudios Bibliogrficos y Documentarios, CEBYD, creado por el Real
Decreto1601/1980 de 18 de julio que lo adscribe a la Direccin General del Libro
y Bibliotecas.
Su sede seguir siendo la Biblioteca Nacional, como en el caso de su antecesora la
Escuela de Documentalistas.
El Real Decreto 442/1981 de 6 de marzo que modifica la estructura orgnica
del Ministerio de Cultura, hace depender el mencionado Centro de la Direccin
General de Bellas Artes, Archivos y Bibliotecas a travs de la Subdireccin General
de Bibliotecas.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

127

Los alumnos que realizaban estos estudios obtenan un Diploma que nunca lleg
a tener reconocimiento oficial.
Su actividad fue paralela a la de la elaboracin de los Planes de Estudio de las Escuelas Universitarias reguladas por Orden Ministerial de Educacin de 24 de febrero
de 1981(BOE de 14 de marzo).
Tras finalizar el Curso acadmico 1985-1986, fue suprimido, pasando a partir de
ese momento la formacin de Archiveros y Bibliotecarios a las Escuelas Universitarias
cuyo ttulo de Diplomado en Biblioteconoma y Documentacin ser regulado por
el Real Decreto 1422/1991 de 30 de agosto (BOE de 10 de octubre).
Posteriormente ser aprobada la Licenciatura en Documentacin por el Real Decreto 912/1992 de 17 de julio (BOE de 27 de agosto).
Existirn Centros semejantes, exclusivamente en el mbito de las Bibliotecas,
tanto en Catalua, (Escuela Superior de Bibliotecarias, creada en 1939) como en
Navarra, (Escuela de Bibliotecarias de la Universidad de Navarra, creada en 1952).
Con el paso de estos estudios a las Escuelas Universitarias y Facultades de Biblioteconoma y Documentacin, estos centros desaparecern o transformarn su
proyeccin y funcionamiento de forma notable.
El cuarto indicador sera la legislacin que constituye el impulso fundamental
para el funcionamiento de cualquiera de los mbitos funcionales de la estructura
del Estado.
En el caso concreto de la voluminosa estructura archivstica existente en este
perodo, no hay ninguna disposicin que permita intuir un inters especfico por
la coordinacin de todos sus componentes, y a pesar de que ya en esta dcada
de los 70, a nivel internacional, hay una gran preocupacin por la concepcin
sistmica de los Archivos, en la normativa espaola no hay ningn indicio de esta
preocupacin.
Las normas vigentes sobre procedimiento y rgimen jurdico de la Administracin
que regulan la actividad de las instituciones y, en consecuencia, inciden directamente
en la produccin de documentos, no contemplan en absoluto el papel destacado que
el mundo de los archivos debe tener en ese contexto.
En realidad la legislacin en este campo tiene como objetivo prioritario la conservacin del Patrimonio Histrico que es la idea que el legislador del momento tiene
de la misin fundamental de los archivos.
Finalmente, el quinto indicador que se va a analizar para la caracterizacin de este
perodo es el de la apertura de los Archivos espaoles al mundo internacional.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

128

Mara Luisa Conde Villaverde

En el mes de septiembre del ao 1968 tendr lugar en Madrid el VI Congreso Internacional de Archivos, en el que se materializar una propuesta largamente apoyada por
Espaa: la creacin del Comit de Microfilm del CIA que ser el origen de un dilatado y
permanente protagonismo de los profesionales espaoles en el campo de la Conservacin
y Restauracin, entre los cuales hay que destacar sin ningn lugar a dudas a Carmen Crespo y a Vicente Vias que presidirn durante dcadas los sucesivos comits que el Consejo
Internacional de Archivos dedicar a este contexto de estudio e investigacin.
Es tambin destacable la labor de Vicenta Corts con la organizacin de los Cursos para Archiveros Ibero Americanos a travs de la OEA que tendrn una larga
duracin en el tiempo y alcanzarn un enorme prestigio.
Esta proyeccin internacional se ver tambin muy reforzada por las cercanas
relaciones de Vicenta Corts y Antonia Heredia con la Universidad de Crdoba, Argentina, y muy especialmente con el profesor Tanodi que ser uno de los
focos de difusin ms fecundos de las teoras de Schellemberg en el rea Ibero
Americana.
2.- La situacin de la microarchivstica
Los tres grandes hitos que marcarn la evolucin de la Archivstica desde su nacimiento como disciplina cientfica, a partir de la publicacin del Manual de los
Archiveros Holandeses en 1898, van a caracterizar sus planteamientos y metodologa
a lo largo de un perodo de alrededor de 130 aos.
La dcada de los 70 del siglo pasado que constituye la etapa final de esta evolucin
ser el momento del inicio de profundos cambios de todo tipo que transformarn su
contexto y objetivos y facilitarn el paso definitivo desde el empirismo previo hacia
el desarrollo de su metodologa cientfica.
En efecto, si analizamos el perodo previo a la publicacin del Manual Holands,
cuya representacin es sin duda la Circular de Nathalis de Wally de 24 de abril de
1841, considerada por todos como la definicin del principio de la teora archivstica
por antonomasia, tendremos que reconocer que no presenta ninguna de las caractersticas imprescindibles para ser considerada como la definicin de un principio
cientfico, sino que se trata ms bien de una norma burocrtica de carcter interno
y obligado cumplimiento como cualquier otra de las contenidas en los reglamentos
para la adecuada gestin de los asuntos administrativos.
Realmente este principio no aparecer como resultado de un proceso de investigacin cientfica (anlisis de la realidad, abstraccin, definicin, generalizacin, etc.)
hasta su presentacin en el Manual Holands, cargado todava de influencias del rea
historiogrfica y de las disciplinas documentales.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

129

Cuando en el ao 1972 Charles Wyffels realice en Europa la difusin de la Teora del


Ciclo Vital de los Documentos, afianzada ya en Estados Unidos desde su formulacin en
1940 y puesta en prctica desde su incorporacin a la Federal Records Act en 1950, los
fundamentos cientficos de la Teora Archivstica quedarn definitivamente asentados.
Estos tres hitos van a permitirnos caracterizar el panorama de la praxis en los
archivos espaoles durante el perodo analizado.
En primer lugar hay que destacar el carcter emprico de la actividad de los
profesionales como consecuencia del pragmatismo burocrtico que durante siglos
haba sido la base de las ordenanzas y reglamentos que haban regulado el funcionamiento de los archivos.
Por otra parte se puede detectar una ausencia de discurso realmente cientfico que
se manifiesta claramente por la falta de una postura generalizada de cuestionamiento
riguroso y sistemtico.
Por el contrario, los principios archivsticos, vigentes en cada momento, son considerados axiomas no discutibles cuyo respaldo est avalado por la autoridad moral
de los grandes profesionales.
De esta forma, muy especialmente en los pases del sur de Europa y en algunos
de Ibero Amrica, los profesionales se irn aglutinando en torno a las grandes figuras,
llegando a crear autnticas Escuelas cuyo prestigio ir consolidando el pensamiento
archivstico de cada pas.
Dentro de Europa es obligado destacar la Escuela Italiana con Elio Lodolini como
representante indiscutible, y, en Espaa, la Escuela Sevillana liderada por Antonia
Heredia, la de Madrid por Vicenta Corts y la de Galicia por Olga Gallego, las tres
muy cercanas entre si y relacionadas por estrechos vnculos.
Igualmente cabra mencionar al otro lado del Atlntico, la Escuela de Sa Paulo,
en Brasil y la de Crdoba en Argentina.
Por otra parte, la mencionada influencia de otras disciplinas determinar que esta
actividad tenga dosis importantes de positivismo y objetivos claramente historicistas.
El objeto de tratamiento ser fundamentalmente el documento aislado que ser catalogado con criterios y tcnicas bibliogrficos y dosis tan espectaculares de erudicin que
a veces sorprende el desequilibrio existente entre la brevedad del texto de un documento
y la abrumadora extensin de las fichas catalogrficas cuyo objetivo, en principio, debera
ser transmitir un conciso extracto del contenido y contexto del documento.
Durante este perodo, no se manifiesta, por tanto, la idea de que uno de los objetivos esenciales de la Descripcin debera ser establecer un puente entre el archivero
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

130

Mara Luisa Conde Villaverde

y el usuario de tal forma, que ste viera facilitado y agilizado su trabajo de anlisis
al poder descartar la revisin de los documentos que no tuvieran inters para su
investigacin, gracias a la concisin y pertinencia del trabajo del archivero, lo que
adems redundara en una mejor conservacin fsica de los soportes al reducir su
manipulacin constante.
El alejamiento paulatino de los profesionales respecto al contexto burocrtico, ir
consolidando la acumulacin descontrolada de volmenes ingentes de documentos
en papel que desde la creacin del Archivo General de la Administracin en 19693,
sern objeto de transferencia desde los ministerios y organismos provinciales a Alcal
de Henares y a los archivos histricos provinciales.
Se tendr por tanto una idea clara del Principio del Ciclo Vital de los Documentos, pero con un objetivo de conservacin total de todo lo que se produce, pudiendo
observar en los Manuales el concepto peyorativo que a pensadores como Lodolini
merece el simple planteamiento de una posible eliminacin de documentos4.
Estos traslados de documentos de un archivo a otro, en el perodo que comentamos, se parecen mucho ms a las antiguas remesas resultantes de los envos realizados
a lo largo del tiempo entre Madrid, Simancas y Sevilla que al concepto actual de una
autntica transferencia.
Esta circunstancia, va a determinar que se mantenga en los archivos receptores,
como divisin general en la clasificacin de sus fondos, el concepto de Seccin que
responder mucho ms a las caractersticas, fecha y contenido de cada envo que a
una autntica divisin de la estructura de los fondos en el cuadro de clasificacin,
de acuerdo con el Principio de Procedencia, que es como en general se presentaba.
La acumulacin de documentos que se producir en todos los archivos como
consecuencia de los criterios de conservacin a ultranza, va a plantear durante este
perodo una crisis inslita en la que desde los inicios de la Historia haba sido la misin fundamental de los archivos: la conservacin fsica de los documentos.
Los problemas de espacio se convertirn en permanentes y solo podrn ser
coyunturalmente aliviados mediante la construccin de nuevos edificios lo que
permitir desarrollar, dentro del mbito de la Arquitectura y las instalaciones
especficas, todo un corpus normativo, basado en criterios y principios obtenidos del trabajo en equipo entre arquitectos y archiveros. Un ejemplo evidente de
los resultados de este trabajo en equipos de carcter multidisciplinar podra ser
3. En realidad las primeras transferencias al AGA, empezarn a realizarse a partir de finales de 1972,
cuando las obras del edificio estaban ya casi finalizadas.
4. Lodolini, Elio. Archivistica. Principios y Problemas.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

131

el edificio del Archivo General de la Administracin de Alcal de Henares cuyo


diseo e instalaciones fueron durante dcadas un punto de referencia obligado.
La praxis archivstica estar orientada hacia la Descripcin en cuyo proceso de
ejecucin se establecer como fase previa la Organizacin, estructurada en dos pasos:
la Clasificacin y la Ordenacin.
En general, la Organizacin ser concebida en gran medida en funcin de la
Descripcin.
La permanente discusin de los conceptos de Inventario y Catlogo, que se detecta durante perodos prolongados, en mi opinin, no debe analizarse exclusivamente
como una mera disquisicin sobre las caractersticas de estos dos tipos de Instrumento de Descripcin, sino que debe ampliarse la perspectiva para poder apreciar que lo
que se est manifestando realmente es un cambio profundo en los propios planteamientos en los que se basaba la aplicacin del Principio de Procedencia.
La produccin de conocimiento archivstico propiamente dicho, se centrar
fundamentalmente en la elaboracin de Instrumentos de Descripcin5 en cuyas
Introducciones y contenido podemos encontrar importantes aportaciones para la
clarificacin de los cambios que se estn iniciando en el entorno de la Metodologa
Archivstica.
II.- EL INICIO DE UNA NUEVA ETAPA
1.-El nuevo escenario
La dcada de los 80 ser un perodo de profundas transformaciones dentro y fuera
de nuestras fronteras y tanto en el mbito de los archivos como en el de la sociedad
en general.
La dcada siguiente, los 90, conocer el desarrollo y consolidacin de todos estos
cambios que configurarn el inicio del nuevo milenio.
En el contexto mundial debemos recordar que durante estas dos dcadas del siglo
pasado se asientan los principios generales de lo que hoy da constituyen las caractersticas esenciales del mundo que nos rodea: la Sociedad de la Informacin, el mundo
digital y la globalizacin.
Ya en el mbito de la Archivstica, vamos a asistir a un acelerado proceso de cambios fundamentales que facilitarn su adaptacin al contexto general mencionado en
el prrafo anterior.
5. Puesto que, como se desprende de la mayora de los trabajos publicados durante este perodo, su
contenido se refera fundamentalmente a estudios del rea de las Ciencias Historiogrficas.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

132

Mara Luisa Conde Villaverde

En el seno del Consejo Internacional de Archivos, la preocupacin por el acercamiento de los profesionales al contexto de la produccin de documentos, se va a
materializar en la creacin del Comit de Documentos Administrativos (Current
Records Committee), en Pars en el ao 1988.
En el Congreso Internacional que tuvo lugar en ese mismo ao, en Pars, la ponencia de Paule Rn Bazin mostrar una mentalidad claramente defensora de la necesidad de adaptacin del mundo archivstico al contexto digital, postura muy diferente de
la imperante en el Consejo Internacional, en 1974 cuando se crea en Chelwood Gate el
Comit de Automatizacin, origen del posterior Comit de Documentos electrnicos,
cuyos trabajos Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective
publicado en 1997, y Electronic Records: a workbook for Archivist, publicado en
2005, constituirn un hito transcendental para la historia de la Archivstica.
Igualmente, si comparamos estas declaraciones de principios de las intervenciones del Congreso de Pars del ao 1988, con los trabajos de David Bearman presentados al Congreso de Pekn en 1996, podremos comprender y apreciar el salto
gigantesco alcanzado en un perodo de slo 8 aos tanto en lo que se refiere a un
profundo cambio de mentalidad, como a la incorporacin real al mundo digital, que
ya habra dejado de ser exclusivamente una fuente de herramientas informticas para
el tratamiento de la documentacin en los archivos.
Sin restar en absoluto el protagonismo que le corresponde a Estados Unidos en
la definicin e implantacin del Records Management, y en la difusin, a travs de
las obras de Charles Dollar, de su adaptacin al mundo digital, hay que destacar que
durante el largo perodo comprendido desde los aos 80, el papel fundamental en la
transformacin de la Archivstica y su adaptacin a los nuevos entornos, corresponde
sin lugar a dudas a Canad y Australia.
En efecto, Canad a travs de sus dos focos de pensamiento archivstico, representados por las Universidades de Montral y Quebec, formul y asent los principios
de la denominada Archivstica Integrada.
Igualmente, el Proyecto INTERPARES, respaldado por la Universidad de la British Columbia, en Vancouver y liderado por una archivera italiana de formacin
historicista tradicional, y alumna de Elio Lodolini, va a tener una proyeccin extraordinaria a escala mundial6.
La novedad de su aportacin consistir en plantear y definir el contexto de produccin y tratamiento archivstico de los documentos electrnicos, en la fase inicial
del proyecto, desde la perspectiva de la Diplomtica tradicional lo que en los pases
6. Duranti, Luciana. Diplomatics: New use for an old science. Archivaria 33 (winter 1991-92): 6-24.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

133

del sur de Europa, y muy especialmente en Espaa, significar la comprensin e


incorporacin definitiva de un entorno hasta ese momento considerado totalmente
ajeno a nuestra tradicin y nuestra cultura.
Es necesario destacar que esta opinin estaba muy extendida en los pases del sur de Europa no slo respecto al mundo digital sino incluso al del tratamiento de la informacin.
En efecto, durante los das 15 a 17 de mayo de 1989, tuvo lugar en Otawa, un
Simposium sobre la Gestin de la Informacin Registrada en Soporte y la convergencia de las diferentes disciplinas en el tratamiento de la informacin7, y entre otras
intervenciones tuvo lugar la de un insigne archivero, representante de Italia, que ante
el asombro de los presentes, afirm con rotundidad que la Archivstica nada tena
que ver con el mundo de la informacin.8
Por su parte, Australia a travs de su Norma AS 4390 sent las bases de la Normalizacin del Records Management incorporadas posteriormente en la ISO 15489,
y de la misma forma estableci las bases de las grandes transformaciones de la teora
Archivstica a travs de la formulacin de los principios del Records Keeping y de la
Archivstica en la etapa post custodia.
En el contexto europeo en el ao 2001 ser publicado el Modelo de Requisitos
para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, conocido como MoReq9,
que ser traducido al castellano en el ao 2004.
En lo que respecta a Espaa, la enorme transformacin sufrida por el Estado tras
la promulgacin de la Constitucin de 1978, va a tener importantes implicaciones,
tanto en el contexto macro archivstico como en el micro archivstico, si bien, como
veremos ms adelante ser ste ltimo el que logre cambios mucho ms profundos
en todos los aspectos.
En primer lugar, el contenido del artculo 105.b que reconoce como fundamental el derecho a la informacin, supondr un cambio esencial en lo que respecta al
servicio que deben prestar los archivos al ciudadano y a la sociedad en su conjunto.
Este servicio deber adaptarse tambin a las nuevas circunstancias determinadas
por los cambios generales debidos al mundo digital, y a la importancia adquirida por
la informacin en todos los mbitos de la sociedad.
7. Management of Recorded Information: converging disciplines: Proceedings of the International Council on Archivess Symposium on Current Records: National Archives of Canada, Ottawa May 15-17, 1989
8. Lodolini, Elio. La gestin des Documents et lArchivistique: in Management of Recorded Information: Converging disciplines: Proceedings of the International Council on Archives Symposium on
Current Records. Comp. Cynthia J. Durance (New York: K.G. SAUR, 1990), pp.156-169.
9. Del que se publicarn sucesivas versiones, la ltima en el ao 2010.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

134

Mara Luisa Conde Villaverde

En consecuencia, se inicia un proceso, todava en pleno desarrollo, en el que los


archivos, deben considerar como usuarios no slo a los investigadores y eruditos, sino
tambin a cualquiera de los ciudadanos sea cual sea su formacin.
Naturalmente, la informacin deber ser ofrecida no slo fsicamente en la Sala
de Consulta sino tambin y sobre todo, en los entornos no presenciales que en cada
momento la tecnologa ofrezca como asequibles.
Adems, la informacin ofrecida de forma activa por los archivos no deber tener
un sentido unidireccional en el que el archivero decida de forma unilateral la informacin que en cada momento debe ofrecer a los usuarios, sino que deber contar con
sus opiniones y estudiar sus necesidades.
Por otra parte, su constante acercamiento al contexto de produccin de los documentos, redundar en una mejor organizacin, conservacin y recuperacin de la
informacin, lo que le convertir paulatinamente en el intermediario perfecto para
hacer llegar a los responsables administrativos los intereses de los ciudadanos en lo
que respecta a sus necesidades de informacin, y de esta forma podr llegar a tener
el papel decisivo que le corresponde tambin en el mbito de la transparencia cuyos
cimientos no pueden asentarse en un Estado de Derecho ms que en las Polticas
adecuadas y eficaces de Gestin de Documentos.
Este papel de mediador entre los productores de los documentos y los ciudadanos
tiene un obstculo insalvable, por el momento, a causa de su adscripcin al mbito
de la Cultura y la Educacin que mantiene su funcin vinculada esencialmente a la
conservacin del Patrimonio y la Memoria.
Y esto es especialmente dramtico en el contexto de la Administracin electrnica, cuyo desarrollo se ha realizado en el mbito de las polticas pblicas y
decisiones al ms alto nivel, al margen del mundo de los archivos que, slo muy
recientemente, ha podido incorporarse a algunas decisiones tardas que no por
ello son menos importantes, pero que han restado rigor a la mayora de los planteamientos bsicos iniciales, precisamente a causa de que en los grupos multidisciplinares de expertos en todos los mbitos de la burocracia, que deban iniciar y
desarrollar este proceso, se ha prescindido del mundo de los archivos cuya silla en
los momentos cruciales ha permanecido trgicamente vaca mientras que eran los
profesionales de la tecnologa los que obtenan de forma casi exclusiva el papel
protagonista.
Podramos decir en consecuencia, que los archivos han incorporado a su mundo
los avances de la tecnologa pero difcilmente podra afirmarse que forman parte
plenamente del mundo digital, en la medida y con el protagonismo que por lgica
les correspondera.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

135

Esta adscripcin al mundo de la Cultura ha determinado tambin el contenido de


la legislacin cuyo contexto ha seguido siendo el del Patrimonio Histrico.
Por otra parte, ha habido un incomprensible retraso a nivel Estatal, (a veces de ms
de 20 aos), en el desarrollo normativo de la mencionada Ley de Patrimonio Histrico
en cuestiones tan bsicas como la creacin de un Sistema Espaol de Archivos que no
ha sido creado y regulado hasta el ao 2011 (Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre. BOE de 25 de noviembre de 2011), mientras en el mundo de las Bibliotecas
y de los Museos los respectivos sistemas llevaban ya dcadas funcionando.
Otro de los retrasos incomprensibles, ha sido el de la regulacin de la Comisin
Superior Calificadora de Documentos Administrativos, creada en 1985 por la Ley
16/1985 del Patrimonio Histrico Espaol, y que no ver definidas su composicin
y funciones hasta la promulgacin del Real Decreto 139/2000 de 4 de febrero (BOE
de 11 de febrero de 2000).
Otro de los grandes cambios producidos tras la Constitucin de 1978, fue la
incorporacin de Espaa a la Unin Europea a partir del 1 de enero de 1986, tras la
firma del Tratado de Adhesin en el mes de junio de 1985.
Esta incorporacin, adems de los beneficios de todo tipo que a nivel general fueron muy destacados, en el contexto macro archivstico supuso la consolidacin del
proceso ya iniciado en el perodo anterior, en lo que respecta al papel protagonista
de Espaa en los organismos internacionales y muy destacadamente en el Consejo
Internacional de Archivos.
El anlisis de la composicin de cualquiera de los comits, secciones o grupos de
trabajo del CIA nos revela una presencia continuada de representantes espaoles a los
que corresponder frecuentemente un papel de liderazgo durante perodos de tiempo
muy prolongados.
Por otra parte, la nueva estructura territorial establecida por la Constitucin, y la
transferencia de las competencias en materia de archivos a las Comunidades Autnomas, significar para el mundo de los archivos espaoles el inicio de una nueva era
basada en la diversidad: nuevas estructuras archivsticas, nueva legislacin, nuevos profesionales, nuevos medios de difusin del conocimiento, y en definitiva nuevos contextos de debate y discusin que favorecern el desarrollo permanente de la Archivstica.
Hay que destacar que esta nueva legislacin promulgada por las instituciones
autonmicas, en la mayora de los casos, consigue corregir algunos de los errores cometidos a nivel Estatal: la mayora de las Autonomas crean de forma casi inmediata
sus respectivas estructuras archivsticas integradas en un sistema propio junto con los
rganos necesarios para su adecuado funcionamiento.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

136

Mara Luisa Conde Villaverde

La mayora de las leyes promulgadas en los territorios autonmicos son leyes


de archivos y no solo de patrimonio histrico, lo que ha favorecido un desarrollo
normativo mucho ms especfico, a pesar de que la adscripcin del mundo archivstico, en general, ha seguido estando en el mbito de la Cultura, aunque existen
algunas excepciones que sera interesante contemplar como referencia en el futuro.
Este es el caso de Andaluca cuya Ley 3/1984 de 9 de enero conmemoramos en
estas Jornadas Internacionales y que fue la pionera llegando incluso a adelantarse a
la Ley Estatal 16/1985 de 25 de junio de Patrimonio Histrico Espaol que se promulgara un ao despus.
Finalmente, como ya se ha comentado en el apartado correspondiente al anlisis del
perodo anterior, el desarrollo de la Ley Orgnica 11/1983 de 25 de agosto, de Reforma
Universitaria (LRU) trasladar los estudios de Archivstica al entorno acadmico en los
programas de las Diplomaturas y Licenciaturas en Biblioteconoma y Documentacin.
Este hecho que en si mismo es extraordinariamente positivo ha sido y sigue
siendo un motivo constante de polmica, tanto por la escasa presencia de la Archivstica en el diseo curricular de los alumnos de las mencionadas titulaciones
como por el hecho de que no se haya creado una Licenciatura o un Grado en
Archivstica.
En mi opinin, lejos de lamentarnos por lo que no se ha conseguido debemos alegrarnos por las nuevas posibilidades que se abren tanto en el entorno de la formacin
de los profesionales como en el del enriquecimiento cientfico e intelectual que para
la Archivstica supone el haber logrado el estatus de disciplina acadmica.
Esta nueva situacin ha supuesto, entre otras cosas, la existencia de un entorno
de estudio, investigacin y debate permanentes que ya ha producido en todas la
universidades espaolas un desarrollo acelerado y constante de la Archivstica como
disciplina cientfica que se ha plasmado, por ejemplo, en trabajos de investigacin,
tesis, tesinas, etc. de contenido especfico disminuyendo paulatinamente la exclusividad de los trabajos de contenido historicista como estudios sobre fuentes, sobre
codicologa, sigilografa, etc, que tradicionalmente venan siendo considerados de
carcter plenamente archivstico.
Por otra parte, dada la complejidad y multidisciplinariedad que debe tener la
formacin de los profesionales del entorno archivstico, parece mucho ms correcto
aspirar a una especializacin de tercer ciclo, en la que, por supuesto, la carga prctica
tenga una presencia suficiente.
En esta especializacin de tercer ciclo, los archivos deberan tener un papel semejante al que tienen los hospitales clnicos en el campo de la Medicina.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

137

Ya hubo en su da una experiencia enormemente positiva durante el perodo comprendido entre 1987 y 1995 que logr un xito rotundo y hasta el momento no
repetido, en los niveles alcanzados en la formacin de los profesionales.
Me estoy refiriendo, por supuesto, una vez ms a los proyectos del Fondo Social
Europeo de las Escuelas Taller que tenan unos objetivos diferentes puesto que su
finalidad era insertar en el mercado laboral a titulados superiores en situacin de
desempleo, pero que lograron elevar de forma inusitada el nivel de la formacin de
los profesionales gracias a un diseo acertadsimo basado en una equilibrada proporcin entre la carga terica y la prctica durante perodos de 2 o 3 aos y que adems
permitieron a varias generaciones de profesionales una formacin de tercer ciclo perfectamente integrada en la vida diaria de los archivos.
De hecho, hay ya varias Universidades que han optado por esta va de los estudios
de tercer ciclo, aunque por el momento, en ninguno de sus programas la carga prctica tiene la entidad suficiente.
En mi opinin, esa es la direccin correcta y hacia ese objetivo debemos encaminar nuestro esfuerzo.
Por otra parte, y volviendo a la realidad, la presencia de la Archivstica en la
Universidad, no slo ha producido los beneficios mencionados en el desarrollo
cientfico de la disciplina y en la calidad y cantidad de los nuevos profesionales,
sino que adems, ha impulsado la proliferacin de asociaciones cuyas Jornadas,
Congresos y publicaciones rivalizan en la calidad de sus contenidos y en general
ha determinado que la presencia en todos los mbitos, tanto nacionales como
internacionales, por parte de los profesionales espaoles sea cada vez mayor y
ms apreciada.
2.-Los nuevos planteamientos
Todas estas grandes transformaciones estructurales que se produjeron en el Estado a partir de la Constitucin de 1978, con las consecuencias en el mbito macro
archivstico analizadas en el punto anterior, van a impulsar y acelerar otros cambios,
muchos de los cuales ya se venan apuntando desde el perodo anterior.
Fundamentalmente podemos definirlos como un progresivo cambio de mentalidad en todos los aspectos que va a favorecer unos nuevos planteamientos generales
en el contexto profesional.
En primer lugar, hay que destacar la asimilacin definitiva de la necesidad de
controlar los documentos desde las propias oficinas productoras, circunstancia que
al cabo de 30 aos puede parecer incluso absurdo destacar, pero que en su momento
signific una transformacin total de los planteamientos profesionales.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

138

Mara Luisa Conde Villaverde

De este cambio se derivarn consecuencias inmediatas que a su vez producirn


nuevos cambios en cascada, de tal forma que a lo largo de la dcada de los 80 podemos afirmar que la actividad del mundo de los archivos que desde el siglo XIX haba
mantenido una estabilidad, en apariencia inalterable, va a tener que sufrir y asimilar
en tan slo 10 aos una autntica convulsin desde sus races ms profundas.
En efecto, el foco de atencin centrado en el documento aislado y plenamente
histrico al que se organiza y cataloga exclusivamente para una reducida lite de
historiadores y eruditos mediante un lenguaje solo apto para los iniciados, se va a
desplazar hacia el entorno burocrtico, en el que los documentos se producen de
forma seriada y repetitiva como consecuencia de normas de procedimiento tanto de
carcter general como especfico que el archivero deber estudiar y asimilar dejando
casi siempre de lado las que hasta ese momento haban sido sus herramientas bsicas
de investigacin.
Adems, el discurso profundo y erudito con su clientela habitual va a tener que
ser ampliado con otro mundo muy diferente, por la necesidad de una inmersin
profunda en el contexto burocrtico del presente, sus normas y procedimientos, de
la mano de los nicos que pueden iluminar su nuevo itinerario que resulta profundamente oscuro por desconocido: los expertos en gestin administrativa.
El primer choque entre estos dos mundos tan diferentes fue realmente difcil pero
inmediatamente fructfero y de l surgira, en gran medida, lo que hoy consideramos
todos el entorno habitual de la mayora de los archiveros.
Y a este choque con un mundo tan diferente, se unir la necesidad de simultanear la atencin a los eruditos con el servicio de informacin a los ciudadanos que
la mayora de las veces no saben lo que necesitan ni dnde deben buscarlo, entre
otras razones porque hasta el momento nadie ha considerado necesario instruir a los
ciudadanos, desde la enseanza primaria, sobre la estructura y funcionamiento del
Estado que sigue siendo, al cabo de los aos, una de las asignaturas pendientes de
nuestra reciente democracia.
La Subdireccin General de Archivos Estatales impulsar en el ao 1981 una de
estas primeras experiencias, el SCAA (Sistema de Control de Archivos Administrativos) en el Ministerio de Economa y Comercio cuyos primeros resultados seran
presentados en el ao 1984.
Igualmente, es necesario destacar los trabajos del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid que fueron los pioneros de estos nuevos planteamientos en el entorno
de los Ayuntamientos de Madrid.
Esta nueva forma de trabajo, en grupo, ser una herramienta insustituible para el
desarrollo y consolidacin de estos cambios.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

139

En esta misma dcada la Subdireccin General de Archivos Estatales impulsar


la creacin de diferentes grupos de trabajo de contenido especfico que acometern
el estudio de las series documentales de los diferentes mbitos que caracterizan el
funcionamiento de los Poderes Pblicos.
Los primeros resultados de la actividad de todos estos grupos fueron presentados a las Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin
de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas que tuvieron lugar en
Madrid los das 20, 21 y 22 de marzo de 1991, cuyas Actas seran publicadas por el
Ministerio de Cultura al ao siguiente.
En estas Jornadas fueron presentados tambin los resultados de los primeros trabajos sobre Normalizacin de la Descripcin.
La Subdireccin General de Archivos respald e impuls tambin la proyeccin
a Iberoamrica de estos trabajos en grupo, (en este caso compuesto por representantes de diferentes pases) para el anlisis de los nuevos planteamientos y la renovacin metodolgica. De esta forma nacera el GITAA, (Grupo Iberoamericano
de Tratamiento de Archivos Administrativos) en el ao 1989 con la participacin
de Espaa, Portugal, Brasil, Mxico, Colombia y Costa Rica a los que se aadira
posteriormente Cuba.
Los resultados de sus trabajos y reuniones durante su corto perodo de existencia
(7 aos) han quedado registrados en las publicaciones realizadas al respecto por el
Archivo Nacional de Colombia10, y han sido citados en numerosos artculos y ponencias, por lo que no parece necesario mencionarlos de nuevo.
Lo que si me parece necesario destacar, una vez ms, es el extraordinario esfuerzo
realizado por todos sus componentes en todos los aspectos, pues no podemos olvidar
que las circunstancias y los medios disponibles en los archivos en aquellos momentos
no eran precisamente los actuales, y que por otra parte, el mundo digital tampoco
se haba desarrollado todava lo suficiente como para ofrecer, por ejemplo, entornos
virtuales de fcil acceso simultneo.
3.- Los nuevos conceptos y trminos
La consecuencia directa e inmediata de este esfuerzo de revisin, materializado en
las aportaciones mencionadas en los apartados anteriores, fue la revisin y ampliacin de los conceptos archivsticos, su definicin y la bsqueda de nuevos trminos
que los representaran.
10. Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (GITAA). Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y Perspectivas de una tradicin Archivstica. Colombia. Archivo
General de la Nacin, 1996.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

140

Mara Luisa Conde Villaverde

ste fue el cometido del grupo de trabajo, creado en el seno de la Subdireccin


General de Archivos Estatales para la elaboracin del nuevo Diccionario de Terminologa Archivstica.
Una parte de sus componentes formaban parte tambin del Comit de Terminologa creado en el Consejo Internacional de Archivos, y, a su vez, participaban de los
trabajos de elaboracin del Diccionario que se realizaban en el Grupo Iberoamericano.
Esta participacin integrada en los tres mbitos permiti una coordinacin rigurosa y eficaz y un enriquecimiento constante del trabajo de todos.
Los trminos ms novedosos, fueron producto de la definicin de las fases de la
nueva Metodologa Archivstica, tales como Identificacin, Valoracin y Descripcin, a las que se aadiran las definiciones de conceptos como tipo y serie documental y fraccin de serie.
En otros casos, el trmino utilizado comnmente hasta el momento, fue objeto
de revisin en el nuevo contexto llegando a tener una definicin muy diferente como
es el caso de la Transferencia, por ejemplo.
En el caso de los trminos referidos a los nuevos conceptos de Seleccin, Eliminacin y Destruccin, anteriormente englobados en el trmino expurgo, se prefiri
definir como fase diferente lo que en la prctica es distinto y sobre todo acabar con el
planteamiento negativo del trmino expurgo cuya utilizacin a lo largo de la Historia
ha tenido siempre un sentido peyorativo y de purificacin moral o fsica.
En efecto, el trmino expurgo ha sido utilizado o bien para definir la destruccin
en la hoguera, de las obras de un autor condenado por un tribunal del Santo Oficio,
o bien para identificar la destruccin fsica de todos los enseres de los enfermos que
peridicamente se realizaba en los lazaretos, para evitar el contagio.
Este Diccionario de Terminologa Archivstica, transcurridos ya ms de 20 aos
desde su publicacin en 1993, sin duda debe ser revisado, pero con certeza marc
un hito importante tanto en el planteamiento como en el contenido del proceso
diseado para su elaboracin.
Quizs su coordinacin internacional que fue una de sus caractersticas esenciales, no
era el aspecto ms fcil de lograr pero fue posible gracias a un deseo constante y compartido de colaboracin y coordinacin que no puede ser ni olvidado ni abandonado.
En aquellos momentos tanto las Comunidades Autnomas como las Universidades estaban iniciando su singladura archivstica, pero hoy da esa fase est completamente finalizada y uno de sus beneficios fundamentales debe ser ese trabajo coordinado que en la actualidad es lo que todava no se ha logrado arraigar en la mayor
parte de las actividades profesionales.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

141

Hemos sido capaces de superar la fase ms prolongada de nuestra historia caracterizada por un individualismo casi monacal, y transformarla por la tendencia contraria pero casi siempre basada en afinidades personales o en contextos determinados.
Parece que ha llegado el momento de oficializar esa necesaria coordinacin en todos los aspectos fundamentales y la revisin del Diccionario de Terminologa podra
ser una escusa perfecta.
4.- La nueva metodologa
La nueva Metodologa, definida y contrastada en los inicios de la dcada de los
80 del siglo pasado, tena dos objetivos fundamentales: por una parte, equilibrar el
inters de los profesionales favoreciendo y fomentando su proximidad al mundo de
la produccin de los documentos y, por otra, atajar de una vez por todas el problema del volumen y ritmo vertiginoso de acumulacin de documentos en las instituciones pblicas, tema que entonces ya era habitual en las reuniones profesionales
pero que segua sin tener hasta ese momento ninguna va de solucin definida.
La consulta de las Actas de la Reunin de la CITRA de Budapest en el ao 1981,
nos permite comprobar que la situacin respecto a los porcentajes de eliminacin
de documentos era radicalmente distinta en los pases en los que el Records Management tena ya una trayectoria consolidada y los de tradicin latina en los que,
adems, coincida tambin una enorme acumulacin de documentacin histrica.
En los primeros, el porcentaje de conservacin no superaba normalmente el 10%
de lo que se produca, mientras que en el resto la conservacin alcanzaba casi el 100%.
Desde el punto de vista archivstico este nuevo diseo metodolgico no supondra modificaciones transcendentales salvo en lo referente al cambio de mentalidad
para la aproximacin al momento de la creacin de los documentos.
En efecto, las dos primeras fases de la Metodologa introducidas para el tratamiento adecuado de los fondos desde el momento de su produccin, estaran determinadas por la aplicacin del Principio de Procedencia en el caso de la Identificacin,
y del Principio del Ciclo Vital de los documentos en lo que respecta a la Valoracin
En lo referente a la Identificacin se parte de la base de que en la burocracia contempornea el documento no se produce aislado, sino en un contexto funcional determinado por las normas generales y especficas de procedimiento en cuya aplicacin la
unidad responsable de la gestin realizar un conjunto de actuaciones que se materializarn en los testimonios documentales que irn formando los distintos expedientes.
El anlisis de cada uno de estos contextos de produccin permitir identificar los
elementos constitutivos de cada serie documental que ser considerada como la base
de tratamiento archivstico frente al documento aislado.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

142

Mara Luisa Conde Villaverde

Como consecuencia inmediata de la Identificacin de las series, stas podrn ser


debidamente representadas en el Cuadro de Clasificacin que deber constituir el
Instrumento Archivstico resultante de esta fase de la Metodologa.
Por otra parte, el anlisis de las caractersticas de cada serie, constituye la siguiente
fase, la Valoracin cuya ejecucin permitir decidir por una parte, en qu momento
puede ser transferida cada serie a la siguiente fase de su ciclo vital, y, por otra, si debe
ser conservada de forma permanente o puede ser eliminada al prescribir definitivamente sus valores administrativos.
En ambos casos se incorporan a cada serie datos que corresponden a plazos temporales que van a dividirlas en fracciones cronolgicas que sern las que constituirn
el objeto de transferencia y eliminacin en su caso, puesto que solo de forma excepcional una serie documental podr ser tratada en su totalidad.
Los resultados de esta fase debern ser representados en los calendarios de conservacin/eliminacin de series que incluirn tanto el momento en que deber realizarse cada transferencia como el de su posible eliminacin total o parcial.
El cumplimiento de estos plazos de conservacin debe dar lugar a diferentes documentos en los que se plasma y acredita la realizacin de una determinada operacin.
En el caso de la transferencia, tendrn lugar algunas operaciones como la preparacin, transporte, instalacin, cotejo y registro, cada una de las cuales ser representada en un documento distinto.
En el caso de la posibilidad de la destruccin fsica de determinadas fracciones
cronolgicas de una serie, tambin debern producirse algunas operaciones previas, como la Seleccin, Eliminacin que quedarn consignadas en diferentes documentos a los que debern unirse los correspondientes a la solicitud de Dictamen
positivo que ser emitido en su caso por el rgano responsable de su aprobacin.
Finalmente, la fase de la Descripcin, despojada de su funcin nuclear en torno a la
cual se determinaba la propia organizacin de los documentos, consistir en definir y registrar los datos caractersticos de cada serie y/o documento para elaborar los instrumentos
que los usuarios van a tener que revisar para localizar los documentos objeto de su inters.
En cada una de las fases analizadas, podemos distinguir operaciones diferentes
que pueden ser clasificadas como intelectuales (la identificacin, Valoracin y Descripcin) de representacin de la informacin (la elaboracin de los instrumentos
resultantes de cada fase) y complementarias (el cotejo, registro, etc.).
En lo que respecta a la Valoracin, es importante destacar que en este modelo
metodolgico este proceso de anlisis de las caractersticas de cada serie documental,
se fundamenta en los resultados de la fase de Identificacin.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

143

Una vez finalizada la Valoracin, sus resultados debern ser aprobados por el
rgano colegiado responsable (Comisin Calificadora, Consejo, etc.) que con su dictamen establecer la norma a seguir respecto a la serie propuesta.
De esta forma, del proceso intelectual de la Valoracin.se pasara a llevar a cabo
la actividad normativa de la Seleccin/Eliminacin que consistira en diferenciar las
unidades fsicas de esa serie que van a ser eliminadas.
Finalmente, la destruccin fsica de esas unidades constituira la operacin material que realmente llevara a efecto la desaparicin de los documentos.
Como he mencionado al hablar del Diccionario de Terminologa, el tiempo
transcurrido y los cambios consolidados en el contexto de la burocracia, obligan a
plantearse su revisin que deber ser enriquecida por la colaboracin de todos.
III.-CONCLUSIONES Y PROPUESTAS
El perodo analizado es sin ningn lugar a dudas el de mayor transformacin en

todos los aspectos pero es necesario destacar que es en el contexto de la Micro


Archivstica donde se han producido los cambios ms importantes para el
desarrollo de la disciplina, mientras que la situacin en el mbito de la Macro
Archivstica dista mucho de ser ni siquiera favorable.

Es muy importante tener presente que en la Sociedad de la Informacin los Archivos deben luchar por obtener el lugar que les corresponde en lo que se refiere a las
Polticas Pblicas de Informacin, igual que en su momento lo hicieron y lograron
las Bibliotecas respecto al mundo de la Industria del Libro y los Museos en el mbito
del Comercio del Arte.
Por otra parte, tambin es imprescindible que recuperen el lugar adecuado en el
contexto de la Administracin electrnica y en el de la Transparencia, en el que se
han perdido demasiadas posiciones.
Respecto a la formacin, es necesario trabajar en la direccin de consolidar la
presencia activa de los Archivos en los programas de formacin acadmica de tercer
ciclo que como comentaba ms arriba constituye la experiencia ms positiva obtenida hasta el momento.
Para obtener algn xito en estos objetivos es imprescindible la colaboracin activa y permanente de toda la profesin y de las diferentes Administraciones sin cuya
concurrencia los avances sern lentos e inestables.
Un ejemplo claro puede ser el funcionamiento independiente y descoordinado de los
rganos colegiados cuya funcin es validar las propuestas de eliminacin de documentos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

144

Mara Luisa Conde Villaverde

Es sensato que se tomen 18 decisiones diferentes para la conservacin o eliminacin de series que son por definicin las mismas?
En mi opinin est claro que no.
Por el contrario, debe haber en todo momento una colaboracin estrecha y
constante de todos ellos e incluso podra llegarse a una distribucin equilibrada de
los trabajos de Valoracin para lograr que los resultados fueran realmente rigurosos
y efectivos.
BIBLIOGRAFA
Actas de las I Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de
Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas (1992); Madrid: Ministerio
de Cultura, 1992.
A Glossary for Archivist,Manuscript Curators and Records Manager, compiled by
Lewis J. Bellardo and Lynn Lady Bellardo, SAA, Chicago.1992.
BEARMAN, D. A. (1989). Archival Methods. Pittsbugh, PA: Archives & Museum
Informatic.
(1995). Archival strategies. American Archivist, 58(4), 380-413.
BROWN, Richard. Macro-appraisal theory and the context of of the public creator.
En: Archivaria. Ottawa, (1995), n. 40; pgs. 121-172
CONDE VILLAVERDE, M.L. (1984). SCAA. Sistema de Control de Archivos Administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, (1984): 1-2.
COOK, T. (1997). What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898,
and the future paradigm shift. Archivaria, 43(2), 17-63.
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean Yves. (1982).Les Archives au XXme sicle.
Montral: Universit de Montral (1982):13-25
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean Yves. (1994). Les fondements de la discipline
archivistique. Sainte-Foy, Qubec: Universit du Qubec.
COUTURE, Carol. (1997). La evaluacin de los archivos. Estado de la cuestin. En:
Lligall, 11, 1997.
COX, R. J. (1994). The first generation of electronic records archivists in the United
States. A study in professionalization. New York: Haworth Press.
CRUCES BLANCO, E. Identificacin y Valoracin de los fondos documentales: experiencias del Archivo General de Andaluca. En: Actas de las Primeras Jornadas
sobre metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Evolucin y desarrollo de la prctica Archivstica: La aplicacin de nuevos

145

de las Administraciones Pblicas: (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991).,


1992, pp.395-413
CRUZ MUNDET, Jos Ramn (2003): Manual de Archivstica. Fundacin Germn
Snchez Ruiprez. Madrid
DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVSTICA. Normas Tcnicas de
la Direccin de Archivos Estatales n 1.Ministerio de Cultura.Madrid.1993.
Dictionary of Archive Terminology / Dictionnaire de Terminologie archivistique,
2nd ed., ICA Handbooks series volume 7, Mnchen, New York, London, Paris.
1988.
DOLLAR, C.M. (1992). Archivistica e Informatica: limpatto delle tecnologie
dellinformazione sui principi e sui metodi dellArchivistica. Macerata: Publicazioni dellUniversit.
DUCHEIN, M. (1992). La Gestin de lInformation administrative; application
globale, systematique et sistemique. La Pocatire, Can.: Documentor.
DURANTI, Luciana. Diplomatics: New use for an old science. Archivaria 33 (winter
1991-92): 6-24
EASTWOOD, T. (1992). The archival fonds: from theory to practice. Ottawa: Bureau
of Canadian Archivist, Planning Committee on Descriptive Standards.
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (GITAA). Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y Perspectivas de una tradicin
Archivstica. Colombia. Archivo General de la Nacin, 1996
HEDSTROM, M. (1984). Archives & Manuscript: machine readable records.
Chicago, IL: Society of American Archivists.
HEREDIA, A. (1993). Archivstica General. Teora y Prctica. 6 ed. Sevilla:
Diputacin provincial.
(1999). La Identificacin y la Valoracin documentales en la gestin administrativa de las instituciones pblicas. En: Boletn de ANABAD, XLIX n. 1, eneromarzo, 1999.
ICA. International Council on Archives (1981). Proceedings of de CITRA Meeting
in Budapest.
ICA. International Council on Archives. (1988). Professional training of Archivist.
Mnchen [etc.]: K. G. Saur. (Archivum; Vol. 34).
ICA. International Council on Archives. (1994). 12th International Congress on Archives, (Montreal, December 1992), Mnchen [etc.]: K. G. Saur. (Archivum, Vol. 39).
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

146

Mara Luisa Conde Villaverde

HERNNDEZ OLIVERA, Luis; MORO CABERO, Manuela. (2002); Procedimientos de Valoracin documental. Salamanca: ACAL, 2002.
JARDIM, J.M. (1995). A face oculta do Leviat: Gesto da Informao e transparncia
administrativa. Revista do Servio Pblico. Brasilia, v. 119, n. 1, jan-abr. 1995.
(1994). Lo Stato (in)visibile. In: Convegno Internazionale Gestione dei Documenti e Transparenza Amministrativa, 1993, Fermo. Anais.Fermo: Universit
di Macerata, 1994.
(1999). Transparncia e Opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da informao governamental. Niteri: EDUFF, 1999.
JENKINSON, H. (1965). A Manual of Archive Administration. 2 ed., reimp. London: Percy Lund, Humphries & Co.
LODOLINI, Elio. (1993). Archivstica Principios y Problemas. Madrid ANABAD,
D L, 1993.
LLANS SANJUAN, J. (1993). Gestin de Documentos. Definicin y anlisis de
modelos. (Coleccin Ikerlanak,7).Bergara: Departamento de Cultura del Gobierno Vasco. 1993.
(2006). Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional [Parte II]. En: Revista Cdice. Vol. 2, n. 2. julio-diciembre de
2006. pp. 39-70.
Management of Recorded Information: Converging disciplines: Proceedings of the
International Council on Archives Symposium on Current Records. Comp.
Cynthia J. Durance (New York: K.G. SAUR, 1990).
MARTNEZ GARCA, Luis; RODRGUEZ BARREDO, Julia M., Coord. (2009).
Los Archivos espaoles en el siglo XX: Polticas Archivsticas en el Estado de las
Autonomas. Madrid: ANABAD, 2009.
POSNER, E. (1972). Archives in the Ancient World. Cambridge, MA: Harvard
University Press.
SCHELLENBERG, T. R. (1956). Modern Archives: Principles and Techniques.
Chicago, IL: University of Chicago Press.
TORREBLANCA LPEZ, A., CONDE VILLAVERDE, M. L. (2003): Sistemas
de eliminacin de documentos administrativos. Murcia: Direccin General de
Cultura. 2003.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

LA RECEPCIN DEL RECORDS MANAGEMENT


EN LA ARCHIVSTICA: UN CASO DE XITO
Jos Ramn Cruz Mundet

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 149-157

LA RECEPCIN DEL RECORDS MANAGEMENT EN LA


ARCHIVSTICA: UN CASO DE XITO

Jos Ramn Cruz Mundet

Universidad Carlos III de Madrid

ORCID: http://orcid.org/0000-0001-6260-8976

Recibido: 02/12/15
Aceptado: 27/01/16

Resumen
El trabajo analiza la Gestin de Documentos desde sus orgenes en la dcada de 1930 en
los Estados Unidos hasta la actualidad, pasando por los hitos fundamentales de su desarrollo
y las autoridades que lo fundamentaron como P. C. Brooks, T. R. Schellenberg y A. Ricks;
as como el proceso de recepcin en los dems pases, como un caso de xito, con especial
referencia a Espaa.
Palabras clave
Gestin de documentos. historia de la archivstica. Ciclo de vida de los documentos.
Teora archivstica. Administracin.
Abstract
The paper analyzes the Records Management since its origins in the 1930s, in the United
States, to the present, through the milestones of its development and the authorities that
founded it as P.C. Brooks, T.R. Schellenberg and A. Ricks; and the reception process in other
countries, as a case of success with particular reference to Spain.
Keywords
Records Management, Archival History, Records Lifecycle, Archival Theory, Management.

Como en otros momentos cruciales de nuestra historia profesional, tambin en


este la archivstica ha ido con el signo de los tiempos. En las primeras dcadas del siglo
XX, en plena expansin de la gran industria moderna, de las empresas y del mercado
transnacionales, comenzaron a adoptarse nuevos sistemas de gestin para lograr mayor
eficiencia y economa en el funcionamiento de las organizaciones. Dichos sistemas
conocidos como gestin cientfica o Management (Dez, 2002) consisten fundamentalmente en la aplicacin de clculos matemticos y consideraciones de la ingeniera, al
trabajo de los hombres y de las mquinas en la industria, como fueron el taylorismo y

150

Jos Ramn Cruz Mundet

el fordismo, primeros paradigmas que deben su nombre a sus creadores: W. Taylor y H.


Ford; as como fueron tambin de aplicacin a las organizaciones burocrticas, como el
weberismo, creado por M. Weber.
Es en ese contexto donde en los EEUU se crean en 1934 los National Archives,
con la doble encomienda de preservar el patrimonio documental de la nacin, y
establecer los criterios y procedimientos para seleccionar de entre la ingente masa de
documentos producidos, aquella parte digna de conservacin para las generaciones
futuras. De lo primero se vena ocupando la archivstica (Archives Administration)
desde tiempo atrs, de lo segundo debera ocuparse una nueva funcin surgida de la
incorporacin de los nuevos sistemas de la administracin cientfica (Management)
a los documentos producidos por las organizaciones federales (Records management).
Existe la creencia bastante generalizada de que la gestin de documentos surgi en
el mbito privado, en el de las empresas, y como algo netamente diferenciado de la
archivstica, incluso ms vinculado al bibliotecario especializado o documentalismo
que, por entonces, daba sus primeros pasos. En cambio, nada ms lejos de la realidad.
Hay en efecto una versin que apareci en el entorno sealado, pero el Records Management que pervive, el que se fundamenta en principios o paradigmas que se han
mantenido en el tiempo, este surgi en el mbito archivstico, como vamos a tener
ocasin de comprobar.
En 1914 Irene Warren, bibliotecaria de la Universidad de Chicago, reuni a un
grupo de personas interesadas en el manejo de los documentos y cre una asociacin,
la Warren Filing Association (Asociacin Warren de Archivado), que luego se asoci
con la Warren School of Filing, fundada para la formacin de empleados de archivo
y supervisores. En 1927 la asociacin cambi su nombre por el de Chicago Filing
Association, y despus por el de Records Management Association of Chicago. A partir de 1954 organiz las Conferencias Anuales de Archivado del Medio Oeste y en
aqul ao se decidi constituir la Asociacin Americana de Gestores de Documentos
(ARMA, American Records Managers Association); que en 1974 comenz a dar calificaciones profesionales con el Certificado de Gestin de Documentos. As se cre una
nueva profesin en el sector empresarial, desvinculada de los archivos (Higgs, 1997).
Casi en paralelo, y con derivaciones de hondo calado surge el Records Management que podramos denominar a secas, o si se quiere adjetivar podemos tacharlo de
oficial, por ser de tal naturaleza el medio donde naciera y se desarrollara. Hundiendo
sus races en la segunda mitad del siglo XIX como ya estudiara Y. Protin (1962) y
despus recogiera J. Llans (1993, 69 y ss.), la creacin de los Archivos Nacionales
en la fecha sealada represent la materializacin de los primeros pasos en firme de la
gestin de los documentos en las organizaciones federales de los USA.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La recepcin del Records Management en la Archivstica: un caso de xito

151

Seguiremos a partir de ahora una lnea temporal en la narracin. En 1940 el


archivero P.C. Brooks presenta en la reunin de la Society fo American Archivists la
ponencia titulada Qu documentos debemos conservar (What records shall we preserve), donde introduce el concepto del Ciclo de vida de los documentos (Records
Life Cycle) y argumenta que los archiveros tienen un inters legtimo en la creacin y
gestin de documentos. As se crea uno de los paradigmas de la archivstica contempornea, de enorme influencia hasta nuestros das. En esencia viene a sealar que el
documento tiene una vida similar a la de un organismo biolgico, el cual nace (fase
de creacin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Este
paradigma, sin embargo, ha sido atribuido con frecuencia a I. A Penn, prolfico autor y destacado miembro de ARMA, a quien se debe el mrito de la divulgacin del
principio, pero cuya autora carece de fundamento alguno.
Este concepto lo desarroll en la prctica Solon J. Buck, el segundo archivero de
los EEUU, quien introdujo el sistema de gestin de documentos en el gobierno y
en la prctica de la administracin federal durante la II Guerra Mundial, incluyendo
calendario de seleccin y conservacin, la autorizacin continua para la eliminacin,
archivos intermedios a bajo coste...
Nada ms finalizar el conflicto blico, se puso en marcha en 1946 la Hoover Commission, entre otros asuntos, con el encargo de avanzar en la mejora de las tcnicas
administrativas y la gestin del papeleo (Paperwork Management) bajo la direccin de
E Leahy, otro archivero. Entre los resultados obtenidos, destaca la conversin de los
National Archives, en los National Archives and Records Service, integrado en la agencia encargada de la administracin, la General Services Administration. Esto significa
el reforzamiento y la ampliacin de las funciones encomendadas a los archivos que,
adems de custodios y garantes de la conservacin del patrimonio histrico, se consagran como gestores activos al servicio de las organizaciones administrativas, algo que
venan haciendo de tiempo atrs. Una concepcin de los archivos que se mantendr
y perfeccionar en adelante con la creacin de la Agencia de los Archivos Nacionales
(National Archives and Records Agency) en los aos ochenta, posteriormente elevada
al rango de Administracin.
Continuando en la misma lnea, en 1950 se aprueba la Federal Records Act, que
consagra la implantacin de la gestin de documentos y disea el sistema federal basado en la presencia de al menos un funcionario por cada departamento, encargado
de las funciones archivsticas.
Precisamente es en esta dcada cuando desarrolla lo ms granado de sus aportaciones Theodor Roosevelt Schellenberg, autor central y artfice de la vinculacin
definitiva de la gestin de los documentos y de la archivstica. Como segundo de
a bordo del sistema nacional de archivos (Deputy Archivist) elabor dos manuales
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

152

Jos Ramn Cruz Mundet

de uso interno trascendentales: Disposition of Federal Records y National Archives.


Handbook of Procedures. Schellenberg encarna esa capacidad tan caractersticamente estadounidense de empaparse del conocimiento y de la prctica de otros, de
mirar allende sus fronteras, y de sistematizar ese conocimiento bajo la forma de
uno nuevo, aplicable y que se expande y adopta de forma imparable. Y eso fue lo
que hizo este autor, aprender de las prcticas europeas, especialmente las anglosajonas, y reorganizarlas de una forma moderna, pragmtica y atractiva, como hizo
de manera magistral en los apartados de la clasificacin, de la descripcin, de la
valoracin y de la seleccin. Sobre este ltimo aspecto, O. Kolsrud (1992) public
un estudio esclarecedor.
Como resultado de sus viajes de estudio y de las conferencias dictadas en Australia y Nueva Zelanda en el ao anterior, public su obra central Modern Archives
(1956), cuya primera edicin fue simultneamente realizada en Londres, Melbourne (Au) y Wellington (NZ), al ao siguiente vio la luz como segunda edicin en
su propio pas (Chicago, 1957), siendo la tercera en La Habana (1958) traducida
al castellano por Manuel Carrera Stampa. Posteriormente se tradujo al portugus,
al alemn y al hebreo.
Tampoco le falt una vinculacin especial con nuestro mbito lingstico y cultural. A finales de la dcada, los archiveros latinoamericanos le encargan organizar
la Reunin Interamericana de Archivos en Washington (1961). Para hacerlo, se vio
en la necesidad de conocer a fondo la realidad archivstica de sus interlocutores, y se
dedic durante dos aos (1959/1961) a viajar por los pases de la regin para analizar las prcticas y los conocimientos en la materia. Fue Schellenberg concienzudo y
metdico en sus empresas intelectuales, actu siempre con conocimiento de causa,
bebi de las fuentes originales y su produccin goz de un conocimiento profundo
de la archivstica, que supo sistematizar y modernizar como nadie.
Como resultado de esos trabajos preparatorios dio a la imprenta en 1961 Tcnicas descriptivas de archivo, publicado antes en castellano que en ingls. La edicin
tuvo lugar en Crdoba (Argentina) al abrigo de su Escuela de Archivologa creada
por el profesor Aurelio Tanodi, a quien debemos el prlogo de la obra; que cont
con la traduccin de G. S. Ulibarry y la revisin de Vicenta Corts. Como muestra
de la generosidad que cabe atribuir al maestro norteamericano, en la introduccin
de su propia obra cedi todo el protagonismo a nuestra compatriota, que ocupando la mitad de la paginacin (pp. XI a XX) se dedic a expresar su concepcin
hispano centrista de los archivos y sus funciones. Este detalle cobra mayor relieve
cuando analizamos la abundante produccin archivstica de la doctora Corts, publicada en dos volmenes por Fondo de Cultura Econmica (2008) en la que no
dedica ni una sola referencia al autor, ni siquiera a la obra cuya traduccin revis y
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La recepcin del Records Management en la Archivstica: un caso de xito

153

que deber aguardar cerca de veinte aos para que pueda considerarse como introducida en el panorama archivstico espaol.
Ambas obras fueron el mejor vector de difusin del Records management y de modernizacin de la Archivstica. Tan pronto como 1962 Y. Protin dedic su atencin
al tema en el informe ya reseado, sin que ello representara su penetracin en la archivstica europea. Por entonces, la 7 Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de los Archivos celebrada en Pars, lo ms que daba era espacio a los conceptos de
Prarchivage y a la teora de las tres edades (Trois ges). En esa dcada tuvo lugar una
especie de controversia acerca de si era territorio o no de la archivstica la gestin de
los documentos administrativos, con una tendencia manifiesta a resistir en el espacio
custodial y en los principios de que se trataba de cuestin previa y responsabilidad de
las administraciones productoras, fundamentalmente. Al mismo tiempo en Estados
Unidos la controversia se produca entre archiveros y gestores de documentos, acerca
de quin se adjudicaba la carta de naturaleza y la competencia.
A mediados de los aos setenta asistimos a un vigoroso impulso de fundamentacin y difusin de la gestin de documentos. En un informe dirigido al Congreso de
los Estados Unidos, que debata las enmiendas a la ley de gestin de los documentos
federales, el archivero Artel Ricks estableci con total determinacin que se trataba
de una materia archivstica, y que corresponda a sus instituciones desarrollarla. Despus present un resumen al VIII Congreso Internacional de Archivos bajo el esclarecedor ttulo de Records management as an Archival Function, texto que se habra
de convertir en un referente. Al ao siguiente (1977) se crea el comit mixto entre
el International Council on Archives y la International Records Management Foundation como mbito de colaboracin y acercamiento. En 1979 la UNESCO pona en
marcha el programa RAMP (Recods an Archives Management Program) cuyos estudios
dan cuenta del grado de imbricacin entre ambos denominadores.
An y todo, la prctica y la teora europeas se manifestaban si no resistentes, ancladas en sus usos. El Manuel dArchivistique de los archiveros franceses (1970) haca
caso omiso del tema, quince aos despus la CITRA de Budapest (1985) se haca eco
de los tmidos inicios en algunos pases, que no pasaban de la fase inicial. Todava en
1988 el IV Congreso de ANABAD dedicado al tema de Redes y Sistemas no ofrece
referencia alguna a la gestin de documentos. El trmino era conocido, M. L Conde
haba titulado as un artculo del Boletn de la misma asociacin (1983), aunque lejos
de hablar de la gestin de documentos, como el ttulo, es una sucesin de reflexiones
sobre la insuficiente dotacin y atencin que se prestaba a los Archivos Estatales.
Fuera de este mbito, la realidad profesional lleva mejores derroteros. Antonia
Heredia en 1981 se hace eco de la obra de Schellenberg y de la propia gestin
de los documentos en su Archivstica. Estudios bsicos, conocimiento que tratar
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

154

Jos Ramn Cruz Mundet

con mayor abundancia en otras obras posteriores, especialmente en su Archivstica


general. Teora y Prctica (1987). Desde fuera, un par de autores tan influyentes
en Espaa como Elio Lodolini (1985) y el canadiense Michel Roberge (1983)
introducen a distinto nivel la cuestin del Records Management. Con todo, habr
que esperar a 1993 para que J. Llans establezca con la extensin y profundidad
necesarias la dimensin de la materia, en una obra de amplia difusin.
La dcada de los aos noventa supone un periodo de inflexin respecto de la
recepcin de la gestin de documentos en todo el orbe, y podemos caracterizarlo
a travs de una serie de hitos que comienzan con el impulso de las Tecnologas de
la Informacin y de las Comunicaciones, como nuevo ecosistema en el que individuos y organizaciones desarrollan sus actividades. Las empresas as como las
administraciones hacen fuertes inversiones en tecnologa, que deben rentabilizar,
y comienzan a elaborar un entorno normativo adecuado a esa nueva situacin.
En el espacio archivstico, la recepcin del Records Management en la prctica
europea queda consagrada en el etiquetado terico con el trmino de Archivstica
integrada o integral (Archivistique intgr) acuado por C. Couture y C. Ptillat
en el XII Congreso Internacional de Archivos (1992). En 1995 la Australian
Records Management Standard supone un paso ms y decisivo hacia la normalizacin de lo que se entiende por gestin de documentos. Una norma basada en una
acreditada experiencia, que fue muy bien recibida por la comunidad profesional,
pero que en lugar de trasponerla directamente como norma ISO, fue obligada
a un tortuoso camino de reelaboracin que retras su salida hasta 2001 bajo la
denominacin de ISO 15489. Entre tanto, el innegable empuje de la comunidad
profesional de Australasia tambin dio sus frutos en el campo de la teora, con
la propuesta de un nuevo paradigma sustitutivo del ciclo de vida, es el Records
Continuum, enunciado por F. Upward (1996,1997). Exponente de una nueva lnea de teora denominada Archivstica postmoderna, que toma como manifiesto
fundacional el concepto de Era post custodia (Post-Custodial Era) acuado por
F. Gerald Ham (1981).
Y as es como entramos en el siglo presente, con el horizonte de las organizaciones
electrnicas, y de la gestin de los documentos de esa naturaleza. El inicio de un periodo de impulso archivstico, del que es difcil hallar parangn en nuestra milenaria
historia, en el que las tecnologas y su necesidad de normalizacin han puesto las
bases para la normalizacin de nuestro conocimiento y de nuestras prcticas; donde
la operativa de esas mismas tecnologas ha puesto la funcin archivstica gobernando
la vida ntegra de los documentos, colocando su gestin en el inicio de la cadena de
produccin. Unas tecnologas reidas con el tiempo, que han puesto la conservacin
de los documentos digitales en el centro de las preocupaciones y de los retos a superar. Un nuevo modelo de entender las organizaciones, que est llevando a nuestra
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La recepcin del Records Management en la Archivstica: un caso de xito

155

actividad al ncleo estratgico, como lo indica la existencia misma de las normas de


la familia ISO 30300.
En conclusin, la primera dcada del siglo XXI es el escenario de la consolidacin
del proceso de recepcin del Records Management y de su globalizacin. Un proceso
que ha aportado innegables beneficios a la Archivstica como campo de conocimiento, a su funcin en las organizaciones y en la sociedad, y ha elevado la demanda y
consideracin de sus profesionales. Por expresarlo de una forma sinttica podemos
decir que la gestin de documentos moderniza, integra, demanda, visibiliza y normaliza la archivstica:
1. MODERNIZA. En cuanto que saca a la archivstica y al archivero de la
fatalidad que los identificaba y vinculaba con la historia y con las tcnicas
historiogrficas.
2. INTEGRA. Al archivo y al archivero en la produccin y la gestin administrativa.
3. DEMANDA. La presencia del archivero y de sus conocimientos para cooperar en la gestin de las organizaciones y de sus procesos.
4. VISIBILIZA. La funcin archivstica en la sociedad.
5. NORMALIZA. Impulso a la normalizacin de los procesos tcnicos y estratgicos archivsticos.
Quedan, no obstante, retos por resolver, inherentes a una actividad milenaria, a una profesin centenaria, que en ambos casos carecen de regulacin o no
est insuficientemente definida, lo que nos lleva a tener que dar an los ltimos
combates contra el intrusismo. Y quedan por asentar adecuadamente los trminos y los conceptos, atribuible a una terminologa propia de una ciencia an en
construccin.
El tema est abierto y da para mucho como objeto de investigacin. En estas lneas simplemente he pretendido ordenar de forma legible las ideas que expres en mi
intervencin con motivo de estas jornadas. Vaya desde aqu y a modo de colofn, mi
ms sincero agradecimiento a la Asociacin de Archiveros de Andaluca por darme
ocasin para llegar a todos ustedes con estas humildes cuartillas.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

156

Jos Ramn Cruz Mundet

BIBLIOGRAFA
Association des Archivistes Francaises (1970): Manuel dArchivistique. Pars: SEVPEN, p. 805 p.
CONDE VILLAVERDE, M. L. (1983): La gestin de documentos en la Administracin, en Boletin de ANABAD, 33, 3, 465-469.
CORTS ALONSO, V. (2008): Archivos de Espaa y Amrica: materiales para un
manual. Mxico: Fondo de Cultura Econmica, 2 vols.
COUTURE, C. (1994): Notions fondamentales de larchivistique intgre I, en Archivum, XXXIX, pp. 6-13.
DEZ CARRERA, C. (2002): Administracin de unidades informativas: concepto e
historia. Gijn: Trea, 179 p.
HAM, G. (1981): Archival Strategies for the Post-Custodial Era, en The American
Archivist, 44, pp. 207-216.
HEREDIA HERRERA, A. (1981): Archivstica. Estudios Bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial, 256 p.
(1987): Archivstica general. Teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial, 389 p.
HIGGS, E. (1997): De la erudicin medieval a la gestin de la informacin: la evolucin de la profesin archivstica, en: XIII Congreso Internacional de Archivos:
Beijing, China, 2-7 Septiembre 1996, Archivum XLIII, 136-144.
KOLSRUD, O. (1992): The evolution of basical appraisal principles: some comparative observations, en The American Archivist, 55, 1, pp. 26-39.
LLANS SANJUN, J. (1993): Gestin de documentos. Definicin y anlisis de
modelos. Vitoria: Gobierno Vasco, 250 p.
LODOLINI, E. (1985): Archivistica. Principi e problemi. Miln: Franco Angeli, 324 p.
PROTIN, Y. (1962): Le records management et ladminstration amricaine des
archives. Paris: Archives de la Seine et de la Ville de Paris, 45 p.
PTILLAT, C (1994): Notions fondamentales de larchivistique intgre II, en
Archivum, XXXIX, pp. 14-23.
RICKS, A. (1979): Records management as an archival function, en Archivum,
XXVI, pp. 29-36.
ROBERGE, M. (1983): La gestion des documents administratifs. Quebec: Documentor, 216 p.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La recepcin del Records Management en la Archivstica: un caso de xito

157

SCHELLENBERG, T. R. (1958): Archivos modernos Principios y tcnicas. La Habana: Instituto Panamericano de Geografa e Historia, 357 p.
(1961): Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba (Argentina): Universidad Nacional, 165 p.
UPWARD, F. (1996): Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial Principles and Properties, en Archives and Manuscripts, 24, 2, pp. 268-285.
(1997): Structuring the Records Continuum, Part Two: Structuration Theory
and Recordkeeping, en Archives and Manuscripts, 25, 1, pp. 10-35.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

LA NORMALIZACIN EN GESTIN
DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
LOS ARCHIVOS, A ESCENA
Joaquim Llans Sanjuan

LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. LOS ARCHIVOS, A ESCENA

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 161-180

LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS


Y ARCHIVOS. LOS ARCHIVOS, A ESCENA

Joaquim Llans Sanjuan

Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental


Gobierno de Navarra
jllansos@navarra.es

Recibido: 09/11/05
Aceptado: 13/01/16

Resumen
A lo largo de los ltimos 30 aos se han producido decisivos avances en nuestra profesin, tanto en la incorporacin de nuevas metodologas y tcnicas archivsticas como en
la incardinacin de la profesin en los avances sociales. El artculo incide en el papel de la
normalizacin en dicho proceso, a travs de la internacionalizacin de las buenas prcticas
en gestin de documentos (norma ISO 15489:2001) y de la descripcin archivstica. Ambos
pilares orientan nuestro esfuerzo en un entorno en permanente transformacin.
Finalmente, el artculo desvela cmo en Espaa la legislacin hizo posible, en 2010, la
implantacin de un modelo de gestin de documentos electrnicos en las administraciones
pblicas, a travs del Esquema Nacional de Interoperabilidad-ENI, basado en la existencia
de polticas institucionales de gestin de documentos. La aparicin del ENI y sus normas
tcnicas supone la consolidacin legal del esfuerzo archivstico llevado a cabo durante ms
de 30 aos por implantar en nuestras organizaciones los principios de la moderna gestin
documental.
Palabras clave
Normalizacin archivstica; Gestin de documentos normas; Descripcin archivstica;
ISO 15489; Esquema Nacional de Interoperabilidad ENI; Poltica de gestin de documentos electrnicos; Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica CNEDA.
Abstract
Over the past 30 years there have been breakthroughs in our profession, both in incorporating new methodologies and archival techniques and incardination of the profession in
social progress. Article affects the role of standardization in this process, through the internationalization of best practices in records management (ISO 15489: 2001) and the archival
description. Both pillars guide our efforts in a constantly changing environment.
Finally, the article reveals how in Spain the legislation made it possible, in 2010 the
implementation of a model of electronic records management in public administration,

162

Joaquim Llans Sanjuan

through the Interoperability National Schedule - ENI, based on the existence of institutional management policies of records. The appearance of ENI and technical standards involves legal consolidation of archival efforts made for more than 30 years in our organizations
implement the principles of modern document management.
Keywords
Archival standards; Records management standards; Archival description; ISO 15489;
Spanish Interoperability National Schedule ENI; Electronic records management policy;
Spanish National Standards Commission on Archival Description-CNEDA.

1. INTRODUCCIN
A lo largo de los ltimos 30 aos se han producido importantes avances en nuestra
profesin, tanto en la incorporacin de nuevas metodologas y tcnicas archivsticas
como en la incardinacin de la profesin en los avances sociales. La normalizacin ha
tenido un papel decisivo en dicho proceso, a travs de la internacionalizacin de los
principios de la gestin de documentos y de la descripcin archivstica.
La mayor parte de las nuevas metodologas y tcnicas han llegado de la mano
de la consagracin de la gestin de documentos. Este concepto, ligado de manera indisoluble al de ciclo de vida de los documentos, ha supuesto la extensin
del tratamiento archivstico, centrado mayoritariamente hasta ese momento en
la documentacin histrica, a las primeras etapas del ciclo vital. El cambio de
orientacin ha coincidido en el tiempo con la adopcin por parte de las organizaciones de nuevos sistemas de gestin, en los que los documentos se producen
asociados a los procesos de trabajo medibles y evaluables. Buena parte del esfuerzo normativo desarrollado a finales del siglo pasado se dirigi precisamente a
conseguir un consenso internacional de buenas prcticas orientadas a contribuir
a la eficacia de los sistemas de calidad en las organizaciones. El resultado fue la
aparicin de la norma ISO 15489 en 2001.
Por otra parte, al comps de los cambios sociales, hemos contribuido al asentamiento progresivo en la sociedad de los valores de transparencia, responsabilidad y
buen gobierno en el mbito pblico, transmitiendo la importancia del documento
como evidencia y elemento sustancial para construccin de la memoria colectiva.
Hemos asistido tambin al aumento de tipologa de usuarios, quienes al ritmo de
los avances de la tecnologa han aumentado su exigencia en cuanto a la accesibilidad
y disponibilidad de documentos cada vez ms recientes y a la rapidez en el servicio
ajustado a sus necesidades. Ha sido precisamente el uso creciente de las tecnologas
de la comunicacin el detonante de la normalizacin en la descripcin archivstica
impulsada por el Consejo Internacional de Archivos desde 1994 con un nmero
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

163

creciente de normas: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH. Estas normas se han


completado con otras de etiquetado de datos, de modo que los archivos compartan
su informacin y favorezcan la exhaustividad, la eficacia y la pertinencia en los resultados de las bsquedas: EAD, EAC.
En definitiva, a da de hoy tanto la sociedad como los usuarios y las organizaciones exigen un esfuerzo casi constante en orientar nuestro trabajo a un entorno en
permanente transformacin.
Afortunadamente, en este momento existe unanimidad en la profesin en cuanto
a los principios metodolgicos sobre los que basar nuestro trabajo, conseguida en
buena medida gracias a la progresiva normalizacin en cuanto a la aplicacin de las
tcnicas de gestin de documentos y archivos. ISO y Consejo Internacional de Archivos han liderado el camino hacia la normalizacin, recorrido iniciado en Espaa
en otoo de 1995 con la presentacin de la norma ISAD G en el Archivo Histrico
Nacional, y que tuvo su mayor referente en la publicacin de la norma ISO 15489
en 2001, como gua de buenas prcticas.
En el otro lado de la balanza, han existido contradicciones entre las nuevas
tendencias y el desarrollo legal. En este sentido, el caso paradigmtico puede ser el
acceso a los documentos. As, la paulatina evolucin de la descripcin archivstica,
orientada cada vez ms a satisfacer las necesidades de los usuarios, entra en colisin en nuestro pas con una normativa reguladora del acceso dispersa, anticuada,
inconsistente y oscura en cuanto a la aplicacin de criterios para la proteccin de
datos de carcter personal.
Sin embargo, ha sido la propia legislacin la que ha facilitado en nuestro pas,
en 2010, la implantacin de un modelo de gestin de documentos electrnicos en
las administraciones pblicas, y lo ha hecho de la mano del Esquema Nacional de
Interoperabilidad - ENI. Como veremos ms adelante, la obligacin que tienen las
administraciones pblicas de definir su poltica de gestin de documentos adaptada
al ENI ha venido a consolidar legalmente el esfuerzo archivstico llevado a cabo durante ms de 30 aos por implantar en nuestras organizaciones los principios de la
moderna gestin documental.
A la luz de este extraordinario impacto legislativo, en el momento actual cabe
ubicar el esfuerzo normalizador en un contexto de complemento imprescindible
para la concrecin de los procesos de gestin de documentos en las organizaciones. Es al amparo del ENI donde corresponde desarrollar las buenas prcticas
donde se definan las reglas y se d coherencia a los principios, procesos e instrumentos definidos legalmente al objeto de adoptar una sana poltica de gestin
documental.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

164

Joaquim Llans Sanjuan

2. LA ADAPTACIN CONSTANTE A UN ENTORNO CAMBIANTE: UNA


EXPERIENCIA
A lo largo de los ltimos treinta aos los archiveros espaoles hemos asistido a un
proceso de transicin de una archivstica centrada en los documentos con valor histrico hacia la denominada archivstica integrada orientada al ciclo de vida. Los primeros
aos los dedicamos a comprender y asumir de forma paulatina, en distintos grados, la
teora y la praxis en gestin de documentos en otros pases, que acto seguido fueron
plasmndose en los sistemas archivsticos de nuestras organizaciones tanto a travs de
las oportunas concreciones legales como, en los casos de ausencia legal, en la creacin
de sistemas institucionales de archivos. La formacin presentaba esos aos enormes
lagunas, que se empezaron a paliar en un magro nmero de manuales de archivstica
aparecidos a mediados de los aos 80, herederos en muchos casos de la teora y prctica
archivstica francesa. El acceso a la bibliografa se reduca prcticamente al servicio ofrecido por el Centro de Informacin Documental de Archivos CIDA del Ministerio
de Cultura, a travs de su Boletn y un eficaz servicio gratuito de reproduccin bibliogrfica, situacin que se prolong hasta la eclosin de internet a mediados de los 90.
El limitado acceso a la informacin se paliaba mediante el contacto personal, lo que en
ltimo trmino contribuye a explicar la importancia profesional del fenmeno asociativo vivido esos aos. En ese marco favorecedor, los archiveros noveles nos afanbamos
en aprender de los maestros de la moderna archivstica, conocidos en algunos mbitos
como los elefantes blancos de la archivstica nacional, quienes en esos aos abogaban
decididamente por la importancia de la normalizacin.
Quienes nos vimos envueltos en ese proceso, a finales de los aos 80 y comienzos
de los 90, nos esforzbamos en convertir en convicciones nuestras dudas e inseguridades, convencidos de las oportunidades que ello supona para afianzar nuestro reconocimiento profesional tanto en nuestras organizaciones, en las que contribuamos a
conseguir economa, eficacia y eficiencia con nuestro trabajo sobre la documentacin
ms reciente, como en la sociedad, volcada esos aos en la consolidacin de los valores democrticos.
En nuestra transformacin, las tecnologas de la informacin han jugado, y juegan hoy ms que nunca, un papel decisivo.
Pese a que la situacin en este momento invita a la consolidacin de la praxis
profesional, la propia evolucin de nuestro objeto de trabajo, el documento, de lo
tangible a lo intangible, hace que vivamos una situacin de inquietud no exenta de
cierto desconcierto profesional. Las nuevas realidades y los cambios que se avecinan
no inciden nicamente, como sucedi hace treinta aos, en nuestras metodologas
profesionales, sino que afectan al propio documento, ms en riesgo que nunca por
su extrema fragilidad en el entorno electrnico, y la evolucin constante y acelerada
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

165

de las herramientas para su gestin. El impacto de esta aceleracin es global, afectando tanto a la sociedad como a las organizaciones. Ante la nueva realidad, no existe
capacidad de elegir: los archiveros vivimos insertos en la sociedad a la que servimos.
El futuro de los documentos electrnicos es incierto: su conservacin a largo
plazo es una cuestin todava no resuelta con las estrategias que actualmente se estn
implantando en las organizaciones. Sin embargo, podemos decir que en Espaa se ha
asentado por fin un modelo en el que los requisitos y las prcticas reposan en procesos y sistemas de gestin de documentos bien definidos.
En este contexto, las organizaciones han hallado en la administracin electrnica
la oportunidad para la simplificacin de procedimientos y procesos de gestin, por lo
que se nos brinda a los profesionales una ocasin inigualable, desconocida hasta ahora, de hacernos visibles en nuestras organizaciones y vencer de una vez la tradicional
invisibilidad de los archiveros.
Veremos a continuacin, con mayor detalle, cmo la normalizacin ha contribuido a la definicin y consolidacin de nuestra actividad profesional. Lo haremos
analizando la normalizacin de acuerdo con dos perspectivas: la que centra su inters
en el servicio al usuario final (ciudadano o investigador) a travs de compartir la
informacin archivstica de diferentes procedencias, y la orientada a la construccin
de sistemas de gestin de documentos en las organizaciones que contempla la intervencin archivstica desde el punto de vista de conseguir mayor eficiencia. Esta
doble perspectiva no es algo intrascendente, sino que ha estado latente en la definicin ltima del objeto de la intervencin archivstica en la pugna que mantienen los
denominados paradigma de la gestin de documentos (en el que prima el servicio
a los productores) y paradigma archivstico (en el que priman los usos culturales).
3. LA NORMALIZACIN ARCHIVSTICA CENTRADA EN LA
DESCRIPCIN
3.1 El papel del Consejo Internacional de Archivos
Buena parte del esfuerzo normalizador en el mbito archivstico lo desarrolla el
Consejo Internacional de Archivos, iniciado en 1989 con la creacin de la Comisin
Ad Hoc para el Desarrollo de Normas de Descripcin (ICA/DDS), a la que sucedieron el Comit de Normas de Descripcin (ICA/CDS, 1996-2004), el Comit
de Buenas Prcticas y Normas (ICA/CBPS. 2004-2012) y el Grupo de Expertos en
Descripcin Archivstica (ICA/EGAD), con el encargo especfico de desarrollar un
modelo conceptual para la descripcin archivstica, previsto para 2016.
La actividad normalizadora desarrollada por el Consejo hasta el momento tiene
en cuenta la complementariedad entre las diferentes normas. As, contamos con
normas para describir los documentos ISAD(G)2, 2000, para describir y dar
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

166

Joaquim Llans Sanjuan

informacin de contexto sobre los productores de documentos ISAAR(CPF)2,


2004, para identificar y describir la funcin de la que es reflejo el documento
ISDF, 2007, y por ltimo otra norma que permite informar sobre las instituciones de archivo, o dnde encontrar los recursos archivsticos ISDIAH, 2008-
EGAD tiene como misin promover y facilitar el intercambio internacional de
informacin sobre recursos archivsticos, siendo su principal proyecto el de desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de informacin archivstica
completos. El modelo conceptual describe los conceptos de alto nivel de la descripcin archivstica, tanto entidades (documentos, agentes, etc.), sus propiedades y las
relaciones entre ellos (del tipo un documento es creado por un agente). Completa
el proyecto una ontologa, que har posible una versin automatizada del modelo
conceptual. En este momento su trabajo parte de los siguientes referentes:
Requisitos funcionales de los registros bibliogrficos de IFLA (2008).
Modelo de referencia conceptual (CRM) de CIDOC (2011).
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones de
CNEDA (2012).
Modelo conceptual finlands para la descripcin archivstica (2013).
Otros objetivos de EGAD son los siguientes:
Fomentar y facilitar el desarrollo e implementacin de normas y buenas
prcticas en la descripcin archivstica.
Apoyar la comunicacin y el intercambio de informacin sobre estndares
descriptivos y buenas prcticas.
Proporcionar enlace con otros organismos profesionales de la informacin
como la IFLA, ICOM y con organismos de normalizacin.
3.2 Las normas de estructura, contenido y contexto de datos
En los aos 90, la proliferacin de documentos electrnicos y el movimiento hacia la e-administracin pusieron en evidencia la necesidad de normas de metadatos
que pudieran asegurar la captura y preservacin de documentos fiables y autnticos.
En este contexto, la comunidad archivstica ha ido aprobando normas tanto de estructura, contenido y contexto para la descripcin, al objeto de permitir el intercambio de datos y favorecer su utilizacin.
Las normas de estructura de datos especifican los elementos de metadatos que
se precisan en una descripcin archivstica: MARC-AMC, EAD y EAC-CPF. En
Espaa existen vocabularios de metadatos, como e-EMGDE, VMGC o EMCAU.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

167

Las normas de contenido de datos proporcionan criterios sobre qu informacin


podemos introducir en cada uno de los elementos de la estructura de datos: APPM,
RAD, MAD, ISAD(G) e ISAAR(CPF), NCA Rules, DACS, NOBRADE, ODA2,
y las imprescindibles adaptaciones y concreciones espaolas NEDA, MDM2, NODAC, NOGADA, EDARA o ARANOR.
Tambin existen estndares para las descripciones de contexto archivstico: la gua
de Australasia de la Sociedad de Archiveros Australianos, GASHE de la Universidad
de Glasgow, ISDF e ISDIAH.
Un problema asociado a la normalizacin es el impacto de los cambios sobre las
descripciones ya elaboradas. Las normas producen ansiedad en nosotros por el efecto
que tendrn en nuestro trabajo descriptivo. No es fcil encontrar equilibrio entre
mantener la continuidad con las estructuras existentes, y aplicar las nuevas reglas que
resultan de la actualizacin de las normas para una mejor descripcin. Hay que reconocer que una norma es un documento dinmico que cambiar en respuesta a los
nuevos conocimientos sobre la descripcin, la prctica profesional y las necesidades
de los usuarios finales.
3.3 La aportacin de la CNEDA
Con el afianzamiento progresivo en la adopcin de las normas del Consejo Internacional de Archivos, las autoridades archivsticas espaolas haban detectado como
prioridad la necesidad de desarrollar un Modelo conceptual que reflejara la transicin
desde una descripcin archivstica centrada casi exclusivamente en los documentos
de archivo, a otra pluridimensional, orientada a la creacin y mantenimiento de
descripciones de entidades de diferente tipo (documentos de archivo, agentes, funciones, etc.) y de sus interrelaciones.
En ese contexto, nace en 2007 la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin
Archivstica (CNEDA), como una Comisin de expertos, impulsada por la Subdireccin de Archivos Estatales, con el encargo de desarrollar y actualizar el conjunto
de normas profesionales (reglas, convenciones, directrices, etc.), al objeto de mejorar
el acceso a los recursos archivsticos, de acuerdo con el actual contexto social y tecnolgico. La Comisin tiene carcter independiente y en la realizacin de sus trabajos
cuenta con la participacin de la comunidad archivstica.
De acuerdo con esas premisas, el primer proyecto de la Comisin se orienta
al desarrollo de normas de estructura y contenido de datos para las descripciones
de documentos de archivo, agentes y funciones, dada su interrelacin en un sistema de descripcin archivstica. Este proyecto, denominado NEDA I, todava en
vigor, contempla la elaboracin de un Modelo conceptual de descripcin archivstica, desarrollado con la tcnica de modelado de datos entidad-relacin, que
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

168

Joaquim Llans Sanjuan

identifica tanto los tipos de entidad (fijados en documentos de archivo; agente;


funcin y sus divisiones; norma; concepto, objeto o acontecimiento; lugar), las
relaciones entre entidades y los atributos. Todo ello se concreta en un documento
(formalmente, Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones),
organizado en cuatro partes:
Parte 1: tipos de entidad (publicado en 2012).
Parte 2: relaciones (publicado en 2012).
Parte 3: atributos (sobre la que se trabaja actualmente).
Parte 4: requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de
archivo, agentes y funciones.
La CNEDA basa sus propuestas en las normas y estndares internacionales y nacionales de descripcin archivstica y gestin de documentos, y tiene en cuenta todo
tipo de soportes.
La iniciativa espaola es asimismo relevante a nivel internacional, por el hecho
de que enlaza en 2012 con la iniciativa de la EGAD del Consejo Internacional de
Archivos en proponer un modelo conceptual de descripcin archivstica sustentada
tambin en la tcnica de modelado de datos entidad-relacin, y que a la vez la toma
como referente.
4. LA NORMALIZACIN ARCHIVSTICA CENTRADA EN SISTEMAS
DE GESTIN DE DOCUMENTOS
4.1 La gestin de documentos: sistemas, procesos y documentos fidedignos
Hoy en da entendemos que los documentos nacen asociados a un proceso de
gestin desarrollado por un ente productor en el seno de una organizacin determinada. Estos documentos, para serlo efectivamente, precisan ser generados con unas
determinadas caractersticas (deben demostrar ser autnticos, fiables e ntegros, y
estar disponibles), mantenindolas durante tanto tiempo como deban conservarse,
en funcin de su valor como memoria.
Esto se consigue mediante la aplicacin de los procesos de gestin de documentos,
organizados de acuerdo con un programa de tratamiento. Es precisamente el modo
en que organizan los diferentes sistemas archivsticos sus programas de tratamiento lo
que da sentido a la expresin modelos de gestin de documentos. En funcin de su
alcance, podemos hablar de modelos nacionales (cuando el programa de tratamiento
viene recogido en la legislacin de un pas) o de modelos institucionales (cuando el
programa de tratamiento lo define la propia organizacin para el cumplimiento de
los fines por los que fue creada).
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

169

La aparicin del documento electrnico ha sido un autntico revulsivo para la


confluencia de los diferentes modelos que existan en el panorama internacional
hasta los albores del siglo XXI. Concretamente, la aparicin en 2001 de la norma
ISO 15489, concebida como una norma internacional de buenas prcticas de gestin de documentos en el contexto de los sistemas de calidad, supuso el alineamiento internacional con un nuevo modelo surgido de la crisis de los imperantes hasta
el momento, el del continuo australiano. Esta norma dara pie a la publicacin de
otras (la llamada familia ISO 15489) llamadas a completar y consolidar las directrices trazadas en las buenas prcticas, ya con una orientacin decidida hacia la
satisfaccin de los requisitos de gestin de los documentos electrnicos.
Finalmente, la evaluacin de la experiencia de diez aos en la aplicacin de las
buenas prcticas llev a ISO a impulsar un cambio de estrategia que cristalizara en
2011en un nuevo grupo de normas, encabezado por ISO 30300 y 30301, orientadas
a incluir la gestin de documentos entre los principales sistemas de gestin de las
organizaciones (calidad, medio ambiente, seguridad, energa), acompandose de un
proceso de certificacin de los sistemas de gestin de documentos.
4.2 Un contexto para nuevos conceptos
En el proceso de construccin del concepto de gestin de documentos, en el contexto de la normalizacin, podemos identificar algunos hitos:
1. Definicin del concepto gestin de documentos (1984).
Tras una dilatada etapa de gestacin de soluciones a los problemas generados por
la inflacin documental de las organizaciones desde la Segunda Guerra Mundial,
fundamentalmente en los Estados Unidos, el Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo Internacional de Archivos defina en 1984 el trmino gestin de
documentos como el rea de la gestin administrativa general relativa a conseguir
economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos. Esta aproximacin se alineaba con una iniciativa de Unesco, el Records and
Archives Management Programme RAMP, que se desarroll en forma de estudios
e informes publicados entre los aos 1971 y 1998 y tuvo un enorme impacto en la
comunidad archivstica internacional. La definicin del CIA enlaza con el ciclo de
vida de los documentos, ampla el marco de la actuacin archivstica y promueve
una reflexin sobre qu prcticas de tratamiento documental se requieren y cmo
se atienden las nuevas necesidades en otros contextos nacionales. En este proceso de
anlisis halla pleno sentido el trmino modelos de gestin de documentos.
2. Aparicin de la archivstica integrada (1992).
Otro paso fundamental en relacin a la evolucin del concepto tuvo lugar en el
Congreso Internacional de Archivos en Montreal en 1992, cuando se presenta la
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

170

Joaquim Llans Sanjuan

archivstica integrada como la suma de tcnicas aplicadas en las diferentes fases


(activa, semiactiva e inactiva) por las que atraviesa un documento a lo largo de su
ciclo de vida, tcnicas entre las que destacan la clasificacin y la evaluacin de los
documentos. El nuevo trmino refuerza la necesidad de un programa de tratamiento
secuencial que atraviese las diferentes fases, por lo que contribuye a superar la perspectiva del trabajo archivstico basado en tipos de archivos (de oficina, intermedio e
histrico).
3. Anlisis de los modelos de gestin de documentos (1993).
En el contexto espaol, a mediados de los aos 90 tuvo lugar una importante
reflexin sobre los diferentes modelos nacionales de gestin de documentos presentes
en el panorama internacional, al objeto de aproximar a la comunidad archivstica
nacional los conceptos y tcnicas de la gestin documental. El estudio parta del
anlisis del concepto desde su formulacin y maduracin en los Estados Unidos y
la consagracin del modelo como referente internacional, sobre el que comparar
otras prcticas nacionales, concretamente la gestion des documents administratifs
canadiense, el prarchivage francs, el registry ingls, el registratur alemn y
elprotocollo italiano. A estos modelos nacionales se aadi con posterioridad el
records continuum australiano, que alejado del foco de la crisis de los modelos norteamericanos y europeos de mediados de los aos 90, creca sobre la base conceptual
de la Information Resources Management.
Cabe sealar, por ser prxima y producirse en el contexto de los sistemas nacionales de gestin de documentos, la iniciativa iberoamericana por dotarse de un
modelo singular, cuyo resultado ms relevante fue la adopcin de una metodologa
para el tratamiento de los fondos acumulados, que incida sobre las tres etapas del
tratamiento archivstico: identificacin, valoracin y descripcin.
La visin de modelos nacionales sera completada con otra categorizacin de los
modelos, que inclua modelos primarios, modelos de segunda generacin, modelos
por asimilacin y modelos en construccin, y tom fuerza la nocin de modelos institucionales de gestin de documentos que enlazara con los postulados de la norma
ISO 15489.
4. Consenso internacional en buenas prcticas de gestin de documentos (2001).
El siguiente hito de este devenir en el tiempo tuvo lugar en 2001, cuando se publica en el panorama internacional la norma ISO 15489, inspirada en el modelo del
continuo australiano y orientada en su origen a indicar un tratamiento para los documentos de calidad identificados en las normas de sistemas de calidad (ISO 9000).
La visin del continuo incorpora a la antigua contribucin a la eficiencia las ideas
de responsabilidad y rendicin de cuentas, el valor del documento como evidencia
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

171

y el alineamiento de la gestin de documentos con la gestin de la informacin. Por


primera vez se habla de procesos de gestin documental, con lo que las tcnicas de
tratamiento archivstico se sitan al mismo nivel que los otros procesos de gestin
sobre los que las organizaciones sustentan sus actividades.
Con la rpida aceptacin universal de los postulados de la norma ISO 15489 como
gua para buenas prcticas en gestin de documentos en las organizaciones, se asiste a
la convergencia de los diferentes modelos nacionales existentes hasta entonces en un
nico modelo de referencia. Esta realidad se mantiene an hoy en da, en un contexto
de evolucin hacia una certificacin de la praxis de gestin de documentos en las organizaciones como apuesta estratgica a travs de ISO 30301 y otras normas relacionadas.
5. Certificacin de la gestin de documentos (2011).
En 2011 se publican nuevas normas ISO relativas a sistemas de gestin para documentos y orientadas a su certificacin, fruto de un profundo cambio de estrategia.
Las normas ISO 30300 (orientada a fundamentos y vocabulario) e ISO 30301
(que expone una serie de requisitos para la certificacin), parten de la premisa de
que un sistema de gestin es resultado de la manera en que la alta direccin de
una organizacin establece sus polticas y objetivos, y determina las estrategias para
conseguirlos. Dado que todas las organizaciones crean documentos en el desarrollo
de sus actividades, estos son un elemento ms del sistema de gestin general de
cada organizacin. Estas normas, como sucede con el resto de normas de sistemas de
gestin, se dirigen a los no especialistas y tienen limitaciones especficas en relacin a
su estructura, vocabulario y orientacin a la auditora.
En 2016 asistiremos al alumbramiento de una nueva primera parte de la norma
ISO 15489, relativa a conceptos y principios de la gestin de documentos, adaptada
a las estrategias definidas en 2011. Cabe calificar la versin DIS de esta norma (enero
de 2015) como de muy innovadora en su planteamiento, situando la evaluacin de la
actividad de la organizacin y del anlisis de los procesos de trabajo de los que se sirve y
sus riesgos (esto es, el contexto) en el epicentro para la determinacin de los requisitos
institucionales de gestin de documentos y su concrecin en polticas y procedimientos
que, a su vez, sirvan de marco para el diseo e implantacin de controles y procesos de
gestin de documentos. Al mismo tiempo, proyecta un nuevo alcance para el concepto
de sistema, mucho ms integrador, en el que incluye elementos tcnicos, como el software, y no tcnicos, como la poltica, los procedimientos, las personas y las responsabilidades. Todo ello bajo medidas de seguimiento y apoyado en una slida formacin.
4.3 El impacto normalizador de ISO 15489:2001
Si bien desde la segunda mitad de la dcada de los aos 80 del pasado siglo el protagonismo recaa de manera exclusiva en el Consejo Internacional de Archivos, que
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

172

Joaquim Llans Sanjuan

orientaba su labor a la descripcin de los documentos, a partir de 2001 la iniciativa


de mayor impacto corresponde a ISO. Esta organizacin comprendi la importancia
de la tarea de convertir en norma internacional una norma australiana de 1996, AS
4390, orientada a cubrir el vaco existente en las normas de gestin de la calidad (ISO
9000) en relacin a la gestin de los documentos en las organizaciones (los denominados quality records). Con este objetivo se iniciaron los trabajos que condujeron
a la aparicin, en 2001, de la norma ISO 15489.
Es importante situar el origen de esta norma precisamente en el contexto de las
normas ISO de calidad para comprender, con la debida profundidad, su orientacin
a regular el sistema de gestin documental de las organizaciones, procurando a stas
unas directrices para conseguirlo.
De hecho, la norma supone la plasmacin del ms destacado esfuerzo de consenso llevado a cabo hasta el momento por establecer un modelo internacional de
buenas prcticas de gestin de documentos en un contexto difcil, dominado por
tradiciones nacionales muy distintas entre s y difcilmente compatibles, en muchos casos. Esta dificultad ya se haba manifestado, como un hecho recurrente,
a lo largo de la trayectoria de instituciones de gran relevancia profesional, como
el Consejo Internacional de Archivos. Sin embargo, la creciente complejidad en
cuanto a la gestin de los documentos electrnicos, as como la necesidad de
interoperar a todos los niveles, aconsejaban un acercamiento metodolgico en la
teora y en la praxis: en torno a la misma fecha trabajaba la Unin Europea en
otra iniciativa en este sentido, de la que deriv el modelo de requisitos para la
gestin de documentos electrnicos - MoReq. En esta corriente cabe ubicar, precisamente, la iniciativa de ISO, de la que observaremos a continuacin algunas
de sus caractersticas ms destacadas.
Probablemente la caracterstica ms importante de la norma ISO 15489:2001
sea que, aun teniendo como objeto actuar como respaldo documental de las normas de sistemas de gestin de la calidad y medioambientales (ISO 9001 y 14001),
no sea una norma de certificacin, sino que se limite a procurar unas directrices
orientadas a que las organizaciones se doten de sistemas de gestin documental.
Esta caracterstica es determinante, ya que su vocacin es la de convertirse en nico
modelo internacional de gestin de documentos. Otras caractersticas de la norma
son las siguientes:
(1) Supone el mayor hito mundial, hasta el momento, como referente para
buenas prcticas para los profesionales de la gestin de documentos y archivos,
si bien excluye de manera absolutamente incomprensible de acuerdo con nuestra
tradicin tanto administrativa como archivstica, en cuanto a su alcance, la gestin de los documentos una vez que stos alcanzan en plenitud su valor histrico.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

173

(2) La norma se declara, en principio, neutral en cuanto a tecnologa, aunque su


orientacin apunta hacia un entorno automatizado. Este hecho se observa con mayor
claridad en los mbitos que abordan las otras normas de la familia ISO 15489:
metadatos (ISO 23081), procesos de trabajo en gestin de documentos (ISO/TR
26122), digitalizacin de documentos (ISO/TR 13028), requisitos funcionales para
los documentos en entornos de oficina electrnicos (ISO 16175), migracin y conversin de documentos electrnicos (ISO 13008), repositorio de tercero de confianza
para documentos electrnicos (ISO/TR 17068) y evaluacin de riesgos para procesos
y sistemas de documentos (ISO/TR 18128).
(3) Los principios y metodologas contenidas en la norma deben servir a las necesidades de gestin de documentos de todas las organizaciones, tanto privadas como
pblicas, con independencia de su tamao, tipo, ubicacin o grado de implantacin
de tecnologa.
(4) La norma puede considerarse una puesta al da de los principios metodolgicos de la archivstica, definiendo las caractersticas esenciales del documento, destacando el inters del anlisis funcional y priorizando la clasificacin y la evaluacin
documental entre los procesos de gestin de documentos.
(5) La norma tiene muy en cuenta que los directivos de las organizaciones son los
implicados clave en la aplicacin de sistemas de gestin de documentos, personas que
pueden no estar familiarizadas con las ventajas de una buena gestin documental, o
no ser conscientes de las consecuencias de su inexistencia.
(6) Proporciona una visin excelente de los conceptos de gestin de documentos a los expertos en tecnologas de la informacin, por lo que los archiveros podemos construir con ellos las oportunas alianzas basadas en un mejor entendimiento
profesional.
(7) La primera parte (ISO 15489-1) es el corazn de la norma, utilizada para establecer los principios fundamentales y el modelo para la definicin e implantacin
de un sistema de gestin de documentos. Con ese fin define los procesos clave de la
gestin de documentos en trminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el
de gestin y el no tcnico) pueda entender.
(8) La norma establece los requisitos para la creacin, mantenimiento y perdurabilidad de documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles, as como el contexto o sistema en el que deben ser gestionados.
(9) La segunda parte (ISO 15489-2) es un informe tcnico, que recoge una
metodologa de implantacin de la gestin de documentos derivada de la metodologa australiana (Australian Design and Implementation of Recordkeeping
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

174

Joaquim Llans Sanjuan

SystemsDIRKS). Esta parte est orientada al personal responsable de gestionar


documentos en una organizacin.
(10) En su conjunto, la norma requiere alguna interpretacin para hacerla aplicable a
nivel prctico, especialmente en aquellas tradiciones en gestin de documentos y archivos
distantes de los planteamientos anglosajones en general y australianos en particular.
(11) Es dinmica. Actualmente est en proceso de revisin, que culminar en la
publicacin de una nueva redaccin de la norma en 2016.
La publicacin de la norma en 2001 supuso el inicio de un fecundo perodo de
produccin de normas de la denominada familia ISO 15489. Hasta el momento,
est formada por las siguientes:
ISO 15489-1:2001 Informacin y documentacin Gestin de documentos Parte
1: Generalidades.
ISO/TR 15489-2:2001 Informacin y documentacin Gestin de documentos
Parte 2: Gua de aplicacin.
ISO 23081-1:2006 Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos Metadatos para documentos - Parte 1: Principios.
ISO 22310:2006 Informacin y documentacin Gua de aplicacin para la redaccin
de normas en relacin a los requisitos de gestin de documentos en dichas normas.
ISO/TR 26122:2008 Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos Anlisis del proceso de trabajo para la gestin de documentos.
ISO/TS 23081-2:2009 Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos Metadatos para documentos Parte 2: Normas conceptuales y para
su implantacin.
ISO/TR 13028:2010 Informacin y documentacin Gua de implantacin para la
digitalizacin de documentos.
ISO 16175-1:2010 Informacin y documentacin Principios y requisitos funcionales para los documentos en entornos de oficina electrnicos Parte 1: Visin
general y establecimiento de principios.
ISO 16175-3: 2010 Informacin y documentacin Principios y requisitos funcionales para los documentos en entornos de oficina electrnicos Parte 3: Gua de
aplicacin y requisitos funcionales para documentos en sistemas de gestin.
ISO 16175-2:2011 Informacin y documentacin Principios y requisitos funcionales para los documentos en entornos de oficina electrnicos Parte 2: Gua y
requisitos funcionales para sistemas digitales de gestin de documentos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

175

ISO 23081-3:2011 Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos - Metadatos para documentos - Parte 3: Mtodo de autoevaluacin.
ISO 13008:2012 Informacin y documentacin Proceso de migracin y conversin de documentos electrnicos.
ISO/TR 17068:2012 Informacin y documentacin Repositorio de tercero de
confianza para documentos electrnicos.
ISO/TR 18128:2014 Informacin y documentacin Evaluacin de riesgos para
procesos y sistemas de documentos.
En el contexto de revisin de la norma, ISO consider que el ciclo como buenas
prcticas estaba agotado, por lo que apost por la certificacin de sistemas de gestin
de documentos en el marco de una decision estratgica por integrar estos sistemas
entre los sistemas de gestin ms relevantes de las organizaciones, orientando su
mensaje a los directivos. Nacieron as en 2011 las normas ISO 30300 y 30301, cuyo
impacto a da de hoy est pendiente de evaluacin.
5 LA NORMALIZACIN EN EL MARCO DE LA ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
5.1 Situacin de partida
Espaa arrastra an hoy, en su conjunto, un importante dficit en cuanto a polticas y programas de gestin de documentos. El limitado impulso estatal, unido a
la tradicional falta de medios y a la presencia de lagunas en la conciencia profesional
general en cuanto a la absoluta necesidad de un programa de intervencin archivstica, hace que en Espaa no haya existido un modelo de gestin de documentos.
Cabe contemplar la experiencia espaola en gestin de documentos como la
suma de modelos institucionales (de aplicacin desigual en Comunidades Autnomas, ayuntamientos, universidades, etc.), donde las Administraciones han atendido
con preferencia el tratamiento de la documentacin semiactiva, concretamente la
identificacin, valoracin y descripcin de documentacin acumulada. Se constata
un pobre desarrollo de la prctica de la evaluacin documental, as como una escasa
presencia de cuadros de clasificacin funcionales.
Para corregir estos dficits, se ha hecho precisa la presencia de los principios bsicos
de la gestin documental en la legislacin sobre Administracin electrnica (iniciada
en 2007) y sus normas de desarrollo (interoperabilidad y seguridad, 2010). As, desde
2012, las instituciones pblicas espaolas deben dotarse de polticas para la produccin
y mantenimiento de documentos autnticos, ntegros, fidedignos y disponibles, as
como incorporar sistemas de gestin de documentos que contemplen la aplicacin de
procesos de gestin documental en las fases activa, semiactiva e inactiva.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

176

Joaquim Llans Sanjuan

5.2 La visin profesional


La situacin de marasmo institucional contrasta con la perspectiva profesional.
La aparicin de la norma ISO 15489 en 2001, que introduca las caractersticas
de los documentos fidedignos, la importancia de los programas de tratamiento y su
implantacin mediante los procesos asentados en sistemas de gestin documental,
fue contemplada como una autntica oportunidad profesional, tambin (y no slo)
en el marco de los documentos de calidad de las normas ISO 9000.
Es importante sealar que el dinamismo de los profesionales que se ha manifestado a lo largo de 30 aos es el fiel reflejo de los procesos de cambio producidos en nuestras organizaciones y en definitiva en toda la sociedad, a la par que ha
evolucionado la teora y la prctica de la gestin de documentos en el contexto
internacional, especialmente de la mano de las tecnologas de la informacin y
las comunicaciones.
En el momento actual, los retos de la profesin se sitan, en el marco de las
Administraciones pblicas, en la adaptacin de las organizaciones a los requisitos
de la administracin electrnica. Estos requisitos inciden de forma destacada en la
gestin de documentos, concretamente en la obligatoriedad que tienen las organizaciones de dotarse de polticas de gestin de documentos electrnicos, en el marco
de la interoperabilidad.
5.3 Gestin de documentos e interoperabilidad
El hito ms relevante hasta el momento de la gestin de documentos en Espaa
tuvo lugar en enero de 2010, cuando el Boletn Oficial del Estado publicaba el Esquema Nacional de Interoperabilidad ENI, vinculado a la norma reguladora de la administracin electrnica de abril de 2007. De acuerdo con dicho Esquema, la gestin
de los documentos de los organismos pblicos queda intrnsecamente ligada al modo
en que los sistemas de informacin comparten e intercambian datos y conocimiento.
Concretamente, el artculo 21 del ENI establece que las Administraciones pblicas deben tomar medidas para garantizar la interoperabilidad con vistas a la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
Tales medidas incluirn:
a) La definicin de una poltica de gestin de documentos.
b) La inclusin en los expedientes de un ndice electrnico firmado.
c) La identificacin nica e inequvoca de cada documento.
d) La asociacin de los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, complementarios.
e) La clasificacin, de acuerdo con un plan de clasificacin adaptado a las funciones.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

177

f ) El perodo de conservacin de los documentos, establecido por las comisiones


calificadoras que correspondan.
g) El acceso completo e inmediato a los documentos a travs de mtodos de consulta
en lnea.
h) La adopcin de medidas para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
i) La coordinacin horizontal entre el responsable de gestin de documentos y los
restantes servicios interesados en materia de archivos.
j) Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrnicos a efectos de conservacin.
k) En su caso, borrado de la informacin o destruccin de los soportes.
l) La formacin tecnolgica del personal.
m) La documentacin de los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a
medio y largo plazo.
Asimismo, contempla la creacin de repositorios electrnicos, complementarios
y equivalentes en cuanto a su funcin a los archivos convencionales, destinados a
cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrnicos.
En su disposicin adicional primera prev el desarrollo de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad, con las siguientes caractersticas:
Son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones pblicas.
Concretan aspectos de la interoperabilidad de manera prctica y operativa,
tanto entre las Administraciones pblicas como de estas con el ciudadano.
Abarcan tres bloques: normas de gestin documental; normas relacionadas
con la interconexin, infraestructuras y servicio; normas de carcter general
(estndares).
Se acompaan de Guas de aplicacin, que constituyen su principal material de apoyo.
Las normas de gestin documental fueron publicadas a lo largo de los aos 2011
y 2012, y se refieren concretamente a los siguientes aspectos: documento electrnico,
expediente electrnico, digitalizacin de documentos, procedimientos de copiado
autntico y conversin, poltica de gestin de documentos esquema nacional de
metadatos y poltica de firma electrnica y certificados de la Administracin.
(a) NTI de Documento electrnico.
Establece las condiciones mnimas necesarias para permitir un intercambio de
documentos electrnicos normalizado, bajo el requisito de que deben satisfacer tanto
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

178

Joaquim Llans Sanjuan

el manejo como el intercambio de altos volmenes de documentos entre organizaciones, as como garantizar su conservacin a largo plazo. La norma define documento
administrativo electrnico como un objeto digital administrativo que contiene tanto la informacin objeto (datos, firma electrnica) como los datos asociados a sta
(metadatos). Sus componentes, en consecuencia, son: informacin, firma electrnica y metadatos.
(b) NTI de Expediente electrnico.
Trata la estructura y formato del expediente electrnico. Se compone de los siguientes elementos: documentos electrnicos, ndice electrnico (al objeto de preservar su
integridad), firma del expediente (que sirve a la validacin de su contenido y su estructura, a los efectos de garantizar su autenticidad e integridad), metadatos del expediente
(que proporcionan contexto al contenido, estructura y firma del expediente).
(c) NTI de Digitalizacin de documentos.
Establece las reglas para la digitalizacin de documentos en soporte papel, al objeto de garantizar unos requisitos mnimos comunes. En este sentido, la norma seala
que la imagen obtenida, aunque no pueda ser completamente idntica al documento
en soporte papel, s debera ser suficientemente fiel al contenido original y garantizar su integridad. Tambin recoge la necesidad de aplicar de forma proporcional las
exigencias de fidelidad e integridad, que ser establecida por cada organizacin segn
la normativa de aplicacin en cada caso. El resultado del proceso de digitalizacin
consiste en la suma de imagen electrnica, sus metadatos y la firma asociada al proceso de digitalizacin.
(d) NTI de Copiado autntico y conversin.
Establece las condiciones para la obtencin de copias electrnicas autnticas, y
para la conversin de documentos electrnicos para preservar su conservacin y disponibilidad. As, seala las caractersticas de la copia autntica, como un nuevo documento con pleno valor probatorio equivalente al documento original, por lo que
la copia debe incorporar entre sus metadatos la acreditacin de su autenticidad (organizacin que la expide y persona responsable de la expedicin) y la identificacin
del tipo de copia del que se trata: copia electrnica autntica con cambio de formato,
de documento papel o parcial autntica.
(e) NTI de Poltica de firma y certificados.
Establece criterios para la adopcin de polticas de firma electrnica basadas
en certificados para su aplicacin en documentos y expedientes, con unas reglas
comunes para formatos, uso de algoritmos, creacin y validacin de firma. Incluye
tambin reglas de confianza en certificados electrnicos, sellos de tiempo y firmas
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La normalizacin en gestin de documentos y archivos. Los archivos, a escena

179

longevas, as como los formatos admitidos para la firma electrnica (XAdES, CAdES y PAdES) y las reglas de creacin y validacin de firmas.
(f ) NTI de Poltica de gestin de documentos.
Constituye el principal hito en la evolucin de la gestin de documentos
en Espaa. En el contexto del ENI, es la norma tcnica ms relevante desde el
punto de vista archivstico, ya que ofrece pautas para la implantacin en cada
organizacin de polticas de gestin de documentos a travs del correspondiente
sistema de gestin de documentos y su programa de tratamiento. Es asimismo
importante porque identifica los requisitos y procesos de gestin de documentos
en el marco de la administracin electrnica a partir de normas y buenas prcticas consolidadas a nivel nacional e internacional. Otros aspectos singulares son
los siguientes:
Atribuye diferentes grados de responsabilidad en la definicin, aprobacin
e implantacin de la Poltica en la organizacin (directivos, responsables de
procesos, archiveros, informticos y empleados en general).
Identifica las caractersticas de los documentos, que deben mantenerse a lo
largo de su ciclo de vida: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Define el sistema institucional de gestin de documentos como un sistema
de gestin ms, en el conjunto de sistemas de gestin de una Administracin, y seala los componentes del sistema: poltica, recursos, programa de
tratamiento y los propios documentos electrnicos.
Seala la importancia del Esquema Nacional de Metadatos para la gestin
de documentos electrnicos.
Identifica y define los procesos de gestin de documentos: captura, registro,
clasificacin segn criterios de actividad, descripcin y asignacin de metadatos, evaluacin, conservacin, acceso y control de trazabilidad.
Precisa la importancia de documentar cada proceso en un Manual de procesos de gestin de documentos especfico de esa Administracin, de implantar un programa de formacin continua, y llevar a cabo la supervisin
y la auditora regulares sobre los procesos de gestin de documentos.
Esta norma tcnica se completa con la Gua de aplicacin (un documento
de buenas prcticas orientado a la implantacin de los requisitos de gestin de
documentos establecidos en la Poltica), un modelo tipo de Poltica que facilita
la aprobacin de la Poltica de gestin de documentos en cada organizacin (por
ejemplo, la Universidad Pblica de Navarra aprob su Poltica conforme al modelo en diciembre de 2014) y el esquema de metadatos de gestin de documentos
electrnicos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

180

Joaquim Llans Sanjuan

6. CONCLUSIONES
Como conclusin, en Espaa los archiveros asistimos, de la mano de la implantacin de la administracin electrnica, a un momento de consolidacin de la metodologa y la praxis de la gestin de documentos y archivos. La oportunidad nos ha
llegado a travs de la legislacin relativa a la interoperabilidad, que es, junto con la
seguridad, uno de los pilares sobre los que descansa la administracin electrnica. Es
importante destacar que en su definicin han participado activamente las asociaciones profesionales a travs de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de Espaa: suya es la responsabilidad en cuanto a la redaccin del
artculo 21 del Esquema Nacional de Interoperabilidad, a la inclusin de una Poltica
de gestin de documentos electrnicos en el elenco de normas tcnicas llamadas a
completar el Esquema y a la autora de buena parte de las definiciones de este mbito
incorporadas a su glosario.
Cabe entender que, como resultado del esfuerzo realizado durante 30 aos, en
Espaa hemos llegado a definir finalmente nuestro modelo de gestin de documentos, que podemos definir como de moderno y eficiente, y lo hemos conseguido de la
mano de la administracin electrnica. Y lo ms importante, si cabe: lo hemos hecho
con la participacin de muchos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

HACIA LA NORMALIZACIN DE LA
FORMACIN EN ARCHIVSTICA Y GESTIN
DE DOCUMENTOS
Alfred Mauri Mart

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 183-210

HACIA LA NORMALIZACIN DE LA FORMACIN EN


ARCHIVSTICA Y GESTIN DE DOCUMENTOS
TOWARDS THE NORMALIZATION OF TRAINING IN
ARCHIVAL AND RECORDS MANAGEMENT

Alfred Mauri Mart

Coordinador de titulacin.
Escuela Superior de Archivstica y Gestin de Documentos
E-mail: alfred.mauri@uab.cat

Recibido: 30/11/05
Aceptado: 13/01/16

Resumen
El desarrollo de la formacin en archivstica en Espaa se ha visto obstaculizado durante
mucho tiempo por una visin restrictiva de su campo de actividad, al considerarla una disciplina auxiliar de la historia y centrada en la conservacin del patrimonio documental. La
realidad de un ejercicio profesional que extenda su campo de actuacin a la gestin documental, con todas sus implicaciones, no ha encontrado un marco de formacin universitaria
hasta fechas muy recientes. Analizamos las consecuencias de esta situacin, los cambios conceptuales y metodolgicos de la archivstica y la gestin documental y el estado actual de la
oferta formativa universitaria. Finalmente, tratamos los retos derivados de la expansin de las
tcnicas digitales y de los cambios en las organizaciones, privadas y pblicas, y en la sociedad
en relacin a la informacin, as como su impacto en la determinacin de los contenidos y
competencias y en las estrategias y recursos de formacin.
Palabras clave
Formacin archivstica, gestin documental, competencias profesionales.
Abstract
The development of training in Archival in Spain has been underestimated for a long
time. Being considered as an auxiliary discipline of History, its field of activity has traditionally been restricted to the preservation of documental heritage. The real scope of this science
includes a wide field of knowledge related to record management and has broad implications
in professional activities. Despite this, Archival has not been translated into proper training
at university level until very recent dates. The consequences of these lacks and misconceptions
will be analysed together with the conceptual and methodological changes of the subject. The
current state of the art related to Records Management and the present training offers will
also be explored. Further on, this piece of work focuses on those challenges rising from the

184

Alfred Mauri Mart

wide spreading of digital techniques and the changing role of both public or private companies and society with regard to information management. Finally, its impact on the decisionmaking to determine contents, skills and requirements for the design of training resources
are considered as well.
Keywords
Archival training, records management, professional skills.

INTRODUCCIN
Es preciso puntualizar desde el principio el ttulo de esta ponencia, a fin de evitar
una interpretacin errnea del mismo, que podra dar lugar a confusin en cuanto al
objetivo que se propone.
As, en ningn caso no pretendemos definir ningn tipo de uniformizacin o
estandarizacin en relacin a la formacin en archivstica y gestin de documentos.
Tomamos aqu el concepto de normalizacin como una referencia al proceso experimentado por la archivstica a lo largo de los ltimos treinta aos. Un
proceso que la ha desplazado progresivamente desde una posicin que podemos calificar de constreida, hacia una transversalidad creciente que, a su vez, ha
propiciado un crecimiento conceptual y metodolgico que le permite situarse
hoy en una slida posicin frente a los retos de una sociedad que ha crecido en
complejidad y transforma el valor de la informacin y de los documentos que la
sustentan desde multitud de mbitos e intereses: sociales, culturales, cientficos,
artsticos, empresariales, polticos, etc.
Tambin incorporamos a este enfoque entorno a la normalizacin la produccin
de normas y estndares que se han desarrollado en relacin a la gestin de la informacin y los sistemas de gestin de documentos y archivo.
Sin lugar a dudas, es la normalizacin, en el sentido expuesto, la que ha redefinido, y en algunos casos recuperado, la razn de ser de la archivstica y su funcin en
las organizaciones en relacin a la informacin y los documentos, con independencia
de su cronologa, formato y soporte y de las caractersticas del productor.
De todo ello deriva un conjunto de competencias que los archiveros debemos ser
capaces de desarrollar y aplicar, y que configuran de forma muy determinante los
contenidos y las metodologas para su formacin.
An as, con ello no se agotan los condicionantes a considerar en relacin a los
procesos de formacin de los profesionales ya que stos, ms all de un desarrollo
prctico de la archivstica, se enfrentan tambin al desarrollo de la investigacin en
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

185

archivstica. Una investigacin que en este caso se hace autnoma, distinta de la que
deriva de la explotacin de las fuentes de archivo.
Trataremos estas cuestiones con detalle en las pginas siguientes, tanto ofreciendo algunos ejemplos del proceso que ha llevado al estado actual de las cosas, como
reflexionando sobre los retos que se plantean y las posibles opciones para afrontarlos,
en este caso desde la formacin.
1. LA ANOMALA
Sea cual sea el sentido que demos al concepto normalizacin, el hecho de tomarla
como motivo implica la identificacin de un momento inicial en el que se da la anomala, superada o que se pretende superar. Veamos cul o cules podemos sealar.
No tenemos duda respecto al hecho necesario de destacar como primera anomala
el constreimiento de la archivstica, al cual ya se ha hecho referencia de pasada en la
introduccin. No se trata aqu tanto de discernir una responsabilidad sobre sus causas, como de identificar sus efectos.
No pretendemos con ello poner en duda la calidad y utilidad del trabajo desarrollado desde los archivos y por los archiveros a lo largo de muchos aos. Pero no
podemos dejar de considerar anmala una situacin que ha llevado a la consolidacin de algunos binomios que han resultado determinantes en la configuracin de la
anomala, a la que en ocasiones los mismos profesionales hemos contribuido:
archivo > investigacin histrica
archivo > patrimonio documental
Sin dejar de ser cierta la relacin que se especifica en ellos, tambin lo es el hecho
que ninguno de los dos agota la referencia a las funciones propias y especficas de la
disciplina archivstica y, mucho menos an, las que se le han incorporado, y ha recuperado, precisamente a lo largo de estos ltimos treinta aos.
Las definiciones del Diccionario de la lengua espaola ya son indicativas de este
constreimiento, si bien es cierto que, en tanto que definiciones de diccionario, tampoco dejan espacio a muchos matices:
ARCHIVO
1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institucin, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
3. m. Accin y efecto de archivar (guardar documentos en un archivo).
4. m. Accin y efecto de archivar (dar por terminado un asunto)
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

186

Alfred Mauri Mart

5. m. Inform. Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora que puede manejarse con una instruccin nica.
ARCHIVAR
1. tr. Guardar documentos o informacin en un archivo.
2. tr. Dar por terminado un asunto.
ARCHIVSTICA > ARCHIVERO
ARCHIVERO / ARCHIVERA
1. m. y f. Persona que tiene a su cargo un archivo, o sirve como tcnico en l.
Diccionario de la lengua espaola

Las consecuencias de este constreimiento no son menores ya que han comportado


y siguen comportando en algunos casos, un intenso consumo de energa por parte
del sector profesional para evidenciar unas funciones que, por otra parte, son intrnsecas de la archivstica. De ah nacen constantes y reiteradas referencias del sector
profesional a la incomprensin y las llamadas a una necesaria accin pedaggica.
Pero seguramente el mayor impacto se produce por la influencia de estos binomios en la definicin de las polticas archivsticas, en tanto que se encuentran incrustados en la conceptualizacin de muchos de aquellos que tendrn responsabilidades
de decisin poltica.
As puede deducirse de la adscripcin de los rganos de los que depende la definicin y aplicacin de las polticas archivsticas a nivel del Estado espaol y de las
distintas comunidades autnomas, como nos muestra la tabla siguiente.
Tabla 1
Adscripcin orgnica de la que depende la poltica archivstica en el mbito estatal y de
las comunidades autnomas1

mbito

rgano del que depende

Estatal

Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte

Comunidad Autnoma
de Andaluca

Consejera de Cultura

1. La tabla ha sido elaborada a partir de la consulta de los sitios web de los distintos gobiernos.
En este proceso es de destacar el intrincado recorrido que es preciso realizar, en la mayora de los
casos, para identificar los rganos de los que depende la poltica archivstica, cuando no aparecen datos
contradictorios por la actualizacin parcial en algunos casos a causa de cambios, ms o menos recientes,
en la distribucin de competencias.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

mbito
Comunidad Autnoma
de Aragn
Comunidad Autnoma
de Canarias
Comunidad Autnoma
de Cantabria
Comunidad Autnoma
de Castilla-La Mancha
Comunidad Autnoma
de Castilla y Len
Comunidad Autnoma
de Catalua
Ciudad Autnoma
de Ceuta
Comunidad Autnoma
de Extremadura
Comunidad Autnoma
de Galicia
Comunidad Autnoma
de las Islas Baleares
Comunidad Autnoma
de La Rioja
Ciudad Autnoma
de Melilla
Comunidad Foral
de Navarra
Comunidad Autnoma
del Pas Vasco
Comunidad Autnoma
del Principado de Asturias
Comunidad Autnoma
de la Regin de Murcia
Comunidad Autnoma Valenciana

187

rgano del que depende


Departamento de Educacin,
Universidad, Cultura y Deporte
Consejera de Presidencia,
Justicia y Seguridad.
Consejera de Educacin,
Cultura y Deporte
Consejera de Educacin,
Cultura y Deportes
Consejera de Cultura y Turismo
Departamento de Cultura
Consejera de Educacin
y Cultura
Presidencia de la Junta
de Extremadura
Consejera de Cultura, Educacin
y Ordenacin Universitaria
Consejera de Participacin,
Transparencia y Cultura
Consejera de Administracin Pblica
y Hacienda
Consejera de Cultura
y Festejos
Departamento de Cultura,
Deporte y Juventud
Departamento de Educacin,
Poltica Lingstica y Cultura
Consejera de Educacin y Cultura
Consejera de Cultura y Portavoca
Consejera de Educacin,
Investigacin, Cultura y Deporte
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

188

Alfred Mauri Mart

De forma general, el mbito dominante es el de cultura y, dentro de ste, los


que incluyen bibliotecas, museos y patrimonio. Se trata de una situacin ms que
conocida, pero que a pesar de la amplia bibliografa y las evidencias derivadas de la
realidad prctica, no ha conseguido an la normalizacin que reclamamos ya que no
se tiene en cuenta la especificidad del documento de archivo en relacin al resto de
los elementos que se le asocian. Veamos las diferencias fundamentales.
El producto documental que se gestiona en la biblioteca resulta de un proceso de
produccin que tiene lugar al margen de la biblioteconoma. Se trata de un producto
de creacin y/o para la transmisin de informacin y conocimiento elaborado.
Del mismo modo, la produccin del objeto que devendr musestico es ajena a esa finalidad y, en ltima instancia, es el resultado de una decisin que da lugar a una seleccin
especfica entre mltiples posibilidades y definida a partir de una diversidad de intereses.
Se plantea aqu una excepcin, que habitualmente encontraremos vinculada al mundo
del arte contemporneo, que responde no tanto al hecho de que el objeto se cree ya de
origen con finalidades musesticas, un hecho ya existente desde por lo menos la aparicin
del coleccionismo, sino por las caractersticas propias que presenta la obra en cuanto a su
soporte y formato, como por ejemplo, el videoarte o el arte digital, por citar dos ejemplos.
Ciertamente constituye una excepcin muy concreta pero para nada irrelevante.
La gestin documental y la archivstica, en cambio, se encuentran imbricadas
desde el primer momento en la produccin del conjunto de documentos que una
persona, una sociedad, una institucin, etc., utilizan y/o crean en el ejercicio de sus
funciones o actividades. Es decir, la funcin archivo no se circunscribe a un tratamiento orientado en exclusiva a la clasificacin, conservacin y recuperacin de los
documentos una vez haya finalizado su uso instrumental.
A diferencia de los dos casos citados anteriormente, que con excesiva ligereza se asocian con los archivos bajo el paraguas del patrimonio histrico y cultural, la produccin
documental es intrnseca a la actividad de las personas, organizaciones, instituciones,
etc. Los documentos son, en definitiva, un producto ms e indisociable de su actividad.
Personas, organizaciones, instituciones..., pueden libremente determinar si se dotan o no de biblioteca, si consideraran como patrimonio unos elementos u otros,
pero no podrn sustraerse al documento, a excepcin de que consideremos que es
posible su actividad en un entorno exclusivamente oral o gestual. Una situacin no
imposible, pero muy remota.
Ser con posterioridad que se plantear cules de los documentos y bajo qu
criterios algunos se incorporan a la categora de patrimonio, momento en el
cual, ciertamente, aparecen intersecciones que permiten identificar conexiones
interdisciplinares. No es el nico momento, no obstante, ya que en el proceso
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

189

mismo de, pongamos por caso, la creacin de la obra de arte; del libro y de su
produccin seriada; del objeto que se ha convenido en considerar patrimonio; se
dio o pudo darse una produccin documental asociada. Tambin posiblemente
en algunos procesos de la explotacin de la informacin.
No podemos dejar de hacer referencia aqu a un texto inicialmente alejado de la
archivstica, pero no del quehacer de las organizaciones y, por ello, de la visin del
documento como un producto ms de stas y, en consecuencia, de su impacto en
la gestin documental. Planteamiento que creemos extrapolable a cualquier tipo de
productor de documentos de archivo:
... Consideremos una organizacin tal como una empresa que se site en un mercado. Produce objetos o servicios, cosas que se vuelven exteriores y entran en el universo
del consumo. Limitarse a una visin hetero-productiva de la empresa sera insuficiente,
porque produciendo cosas y servicios, la empresa, al mismo tiempo, se auto-produce. Esto
quiere decir que produce todos los elementos necesarios para su propia supervivencia y su
propia organizacin. Organizando la produccin de objetos y de servicios, la empresa se
auto-organiza, se auto-mantiene, si es necesario se auto-repara y, si las cosas van bien, se
auto-desarrolla desarrollando su produccin.2
Existe alguna justificacin para disociar el documento de la actividad del productor,
cuando el documento de archivo se identifica como tal en tanto en cuanto se encuentra
imbricado en el quehacer de ste? Precisamente esa es una diferencia fundamental en
lo que se refiere a la disciplina archivstica: que no gestiona colecciones puesto que los
fondos documentales no se definen a travs de un proceso de seleccin a posteriori, sino
que los documentos pasan a formar parte del mismo en el instante en que se generan.
De ah la capacidad de la archivstica, o si se prefiere de la gestin documental, de incidir en la configuracin organizativa y productiva de las organizaciones. Aqu aflora
precisamente ese aspecto an demasiado a menudo olvidado: la transversalidad.
En definitiva, la transversalidad de la gestin documental y la archivstica no ha
sido aun incorporada con naturalidad en la mayora de las organizaciones, lo que
habitualmente lleva no slo a una adscripcin orgnica poco adecuada y a menudo
ineficiente, sino tambin a la adopcin de soluciones para la gestin documental en
las que se confunden la funcin con las herramientas.
Por otra parte, la visin constreida de la archivstica se encuentra en el origen de su
consideracin, durante largo tiempo, como ciencia auxiliar de la historia, ciertamente con
unos resultados demoledores. Tambin un cierto nmero de profesionales de la archivstica
la contempla restringida a esos mrgenes. No creemos que sea ni necesario ni oportuno
2. Morin, Edgar (2001): Introduccin al pensamiento complejo. Barcelona: Gedisa Editorial, 2001.
pp. 121-122.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

190

Alfred Mauri Mart

cuestionar esa visin cuando tras ella, a menudo, abunda un slido ejercicio profesional,
si bien restringido a unas funciones concretas dentro del conjunto de las que integran la
archivstica. En todo caso, los efectos de este enfoque son los que son y la evolucin del
entorno y la disciplina han avanzado en la direccin que lo han hecho.
Ello nos lleva a la segunda de las anomalas, la cual aparece directamente ligada
a la formacin en archivstica y, en especial, en lo que se refiere a su posicin en el
conjunto del panorama formativo universitario espaol a lo largo del siglo pasado,
tal y como presentamos en la tabla siguiente.
Tabla 2
Cuadro cronolgico de la formacin relacionada con la archivstica en Espaa3

1838
1856
1857
1858

La Real Sociedad Econmica Matritense


crea la Ctedra de Paleografa
La Real Academia de la Historia
crea la Escuela de Diplomtica y Paleografa
Ley, de 9 de septiembre, de Instruccin Pblica.
La Escuela de Diplomtica se inscribe
en la Universidad Central de Madrid
Creacin del Archivo General del Reino
Creacin del Cuerpo Facultativo de Archiveros Bibliotecarios

1900

Supresin de la Escuela de Diplomtica

1915

Creacin de la lEscola de Bibliotecries de Barcelona

1947
1952
1964
1977
1977

Proyecto de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas para


la creacin de una Escuela Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos
Creacin por la Direccin General de Archivos y Bibliotecas
de los Cursos de Formacin Tcnica de Archiveros y Bibliotecarios
Cambio de denominacin de los Cursos
por Escuela de Documentalistas
Disgregacin de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas:
Direccin General del Libro y Bibliotecas
Direccin General del Patrimoni Artstico, Archivos y Museos
La Escuela de Documentalistas se transforma en Centro
de Estudios Bibliogrficos y Documentarios

3. Mauri, Alfred; Perpiny, Remei (2008): Estudiar archivstica. Dnde y por qu. Oviedo: Ediciones
TREA, 2008. pp. 59-60.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

1978
1981
1988

191

Real Decreto 3.104/1978, de uno de diciembre,cre oficialmente


los estudios de diplomados en Biblioteconoma y Documentacin
Aparicin de la primera Escuela Universitaria de Biblioteconoma
y Documentacin
Creacin de las Escuelas Taller de Archivos a iniciativa
del Ministerio de Cultura

1992

Creacin de la Licenciatura en Documentacin

1989

Mster de Archivstica de la Universidad Autnoma de Barcelona, promovido por la Associaci dArxivers de Catalunya

1995

Mster de Archivstica de la Universidad de Sevilla

1999

Mster de Archivstica de la Universidad Carlos III de Madrid

2002

Creacin de la Escuela Superior de Archivstica


y Gestin de Documentos de la Universidad Autnoma de Barcelona

La consideracin de la archivstica como una disciplina instrumental, por lo tanto


de carcter eminentemente prctico y, en consecuencia, no necesitada de un aparato
metodolgico y conceptual complejo ni especfico, aboc a su disolucin en los estudios de Letras en 1900, dando lugar a una situacin anmala por excelencia que
adems no fue corregida posteriormente, ni tan slo a partir de la dcada de 1980,
cuando ya se evidenciaba una demanda profesional que, si bien se configuraba de
manera difusa, ya prefiguraba la eclosin de la archivstica actual.
En el caso espaol esta situacin no deja de ser llamativa cuando hemos odo,
hasta la saciedad, la reclamacin a la universidad que afronte los nuevos retos y forme
profesionales adecuados para las profesiones emergentes. A pesar de ello, ao tras ao
y hasta fechas muy recientes, la formacin en archivstica, como vemos, ha debido
buscar su espacio mayoritariamente en las periferias universitarias y mayoritariamente a partir del impulso de las asociaciones profesionales.
Se da la paradoja que, mientras se materializaba una demanda de especialistas
para dar respuesta a una problemtica que afectaba directamente a la gestin documental adems del tratamiento del patrimonio documental, no se articulaba una
respuesta formativa especfica como la que se daba para otras titulaciones.
Fueron en buena medida los propios archiveros, a travs de las diversas asociaciones
profesionales los que, entre mediados de la dcada de los aos ochenta e inicios de la de
los noventa, propiciaron el impulso de las primeras propuestas formativas especficas
que, posteriormente, han evolucionado hacia la situacin que trataremos ms adelante.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

192

Alfred Mauri Mart

Unas respuestas que incorporaban en buena medida los avances conceptuales, metodolgicos e instrumentales de la archivstica procedentes de ms all de nuestras fronteras
y se adaptaban al contexto administrativo e histrico de nuestro pas.
Como hemos visto, la superacin de la consideracin de la archivstica como una
disciplina instrumental y auxiliar se ha visto superada por una demanda que requiere
de respuestas frente a situaciones complejas, que afectan ya al ciclo de vida completo
del documento.
El cuerpo terico sobre el que se sustenta el ejercicio prctico, se ha mostrado capaz
para afrontar esta nueva situacin, si bien la persistencia de la visin constreida de la
archivstica se mantiene parcialmente en ciertos mbitos de decisin. Por esa misma
razn, a menudo se han buscado respuestas a los problemas de la gestin documental
directa y simplemente mediante la implementacin de herramientas, en la creencia de
que se trataba de una cuestin meramente instrumental. El resultado de estas decisiones ha sido beneficioso para la archivstica en tanto que se han mostrado inadecuadas,
si bien no podemos menos que lamentar los recursos que con ello se han malbaratado.
Podemos considerar, no obstante, que el camino de la normalizacin de la archivstica en cuanto al espacio de actuacin que le corresponde y al proceso de formacin se encuentra ya en una situacin que ha enraizado. No obstante, el crecimiento
depende en buena medida de nosotros mismos en tanto en cuanto seamos capaces
de ofrecer soluciones.
2. LA ECLOSIN DE NORMAS Y ESTNDARES
Tal y como ya sealamos, vamos a tratar en segundo lugar los aspectos que podemos considerar normalizadores, en este caso en su significado estricto, relacionados
con las normas y estndares para la gestin de documentos y los archivos.
Es preciso situar en el tiempo el proceso de consolidacin en la formulacin de los
principios, herramientas y prcticas de la archivistica coincidiendo, en buena medida, con el momento en el cual se produce la eclosin de la demanda de profesionales
en el caso espaol, coincidente por otra parte con el cambio de rgimen poltico y el
advenimiento de la democracia en Espaa.
No es una cuestin secundaria en tanto que es, precisamente, la llegada a la Administracin pblica de cargos elegidos democrticamente uno de los aspectos que
influye en la demanda de expertos en el tratamiento de los documentos, ms all de
su inters histrico o patrimonial. Un demanda especialmente presente en el mbito
municipal. A pesar de ello, como hemos visto en la tabla 1, la orientacin de esta
demanda no se ha materializado an en un cambio mayoritario en la adscripcin
orgnica de las funciones archivsticas en la Administracin pblica espaola.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

193

Ello no ser obstculo para que la archivstica haga evidente que cuenta con unos
fundamentos aplicables al ciclo de vida completo del documento, rompiendo definitivamente con el perfil de historiador > archivero, pero tambin con el de su substitucin
por uno de administrador > archivero, en beneficio de la definicin de una disciplina
capacitada para afrontar la transversalidad de la realidad en la que opera y, por lo tanto,
con entidad suficiente para dotarse de un espacio autnomo de formacin que, por
otra parte y como ya hemos comentado, no se encontraba faltado de limitaciones.
Presentamos entre la figura 1 y la tabla 3 un conjunto de referencias que pueden
dar lugar a inquietud en cuanto precisamente a plantearnos si realmente no estaramos,
en ltima instancia, olvidando una parte hasta ahora predominante en el ejercicio profesional. Sera un error, creemos, considerarlo de este modo puesto que no slo se ha
transformado el entorno en el que se generan hoy los documentos, sino que simultneamente se est transformando la visin y las expectativas de las organizaciones, de los
investigadores y de la sociedad, en general, en relacin tambin a los fondos histricos.

Figura 1

Normas elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 sobre SGD y normas internacionales e informes
tcnicos relacionados4

4. UNE-ISO 30300:2011. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos


Fundamentos y vocabulario. p. 6.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

194

Alfred Mauri Mart

Sin nimo de exhaustividad, a este conjunto de normas y estndares podemos


aadir otros, adems de diversos instrumentos especficos desarrollados desde organismos como el Consejo Internacional de Archivos, entre otros.
Tabla 3
Otras normas e informes tcnicos relacionados sobre SGD, ordenados cronolgicamente
segn la fecha de su primara publicacin

1993
1995
2001
2005
2005
2007
2008
2008
2010
2012
2013
2013
2013

Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ISAD(G)


Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias, ISAAR(CPF)
Model Requirements for the Management
of Electronic Documents and Records, Moreq
ISO 19005-1. Gestin de documentos. Formato de fichero
de documento electrnico para la conservacin a largo plazo
ISO/IEC 27002. Tecnologia de la Informacion. Tecnicas de seguridad.
Cdigo de buenas prcticas para la gestin
de la seguridad de la informacin
ISO/EC 27001 Tecnologa de la Informacin. Tcnicas de seguridad.
Sislemas de Gestin de la Seguridad de la lnformacin (SGS/)
Norma internacional para la descripcin de funciones, ISDF
Norma internacional para describir instituciones
que custodian fondos de archivo , ISDIAH
ISO/TR 13028 IN. Informacin y documentacin.
Directrices para la implementacin de la digitalizacin de documentos
ISO/IEC 27037. Gua para la identificacin, recoleccin, adquisicin
y preservacin de evidencia digital
ISO/TR 17068. Informacin y documentacin Repositorio
de tercero de confianza para documentos electrnicos
UNE 71505. Tecnologas de la Informacin (TI).
Sistema de Gestin de Evidencias Electrnicas (SGEE)
UNE 71506. Tecnologas de la lnformacin (TI).
Metodologa para el anlisis forense de las evidencias electrnicas

Si la aparicin progresiva de normas especficas ha contribuido a la progresiva


normalizacin de una parte destacable de la prctica archivstica, la presencia de
la gestin documental en el contexto de normas como las citadas, tanto referidas
a la gestin en general como relacionadas con la gestin de la informacin y los
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

195

documentos en cualquier tipo de soporte y de organizacin, ha abierto una ventana que mira directamente a las soluciones que ofrece la archivstica.
A estas alturas queda claramente superada cualquier consideracin de la archivstica como una disciplina centrada y basada en un mero ejercicio prctico e incluso,
en cierto modo, mecnica. Slo con un cuerpo terico como el que se ha edificado
a lo largo de los ltimos treinta aos ha sido posible que la archivstica no quedara
relegada a una funcin limitada al patrimonio documental, lo que fcilmente hubiese
convertido los archivos en poco ms que en museos del papel.
Es ese cuerpo terico y la capacidad de convertirlo en respuestas a los nuevos
retos, incluso los planteados por las tecnologas digitales, lo que ha evitado esa situacin nada deseable y abre importantes expectativas de desarrollo e innovacin. Pero
tambin platea grandes retos en relacin a la formacin tanto referidos a los contenidos y competencias, como a las estrategias y recursos de formacin.
3. LA FORMACIN
Ya hemos comentado el camino azaroso seguido de la formacin en archivstica y
gestin de documentos en Espaa hasta el inicio del siglo XXI. Veamos en qu punto
nos encontramos hoy tomando como referencia los estudios ofrecidos durante el
curso 2014-2015, tanto a nivel de msteres oficiales y propios, como de postgrado.
Dejamos de lado otras vas de formacin complementaria que provienen de la oferta
de centros privados de carcter no universitario y la que impulsan las propias asociaciones profesionales. No queremos con ello infravalorarlas, pero su anlisis escapa a
nuestro objeto que se centra en la formacin desde el mbito universitario.
3.1. Estudios de mster
Las titulaciones existentes presentan una variedad notable en cuanto a contenidos, titulacin, crditos, modalidad de docencia y adscripcin del centro en
el cual se imparten. Presentamos en la tabla 4 las titulaciones que hemos considerado en este anlisis. Las titulaciones se muestran agrupadas por comunidades
autnomas, con indicacin del ttulo, la universidad y facultad o centro en el que
se imparten, en nmero de crditos, si se trata de una ttulacin oficial (Of.) o
propia (Pr.) y la modalidad de docencia: presencial (Pres.), semipresencial (Sem.)
o on line (Onl.).
Dentro de la misma tabla sealamos en filas sombreadas aquellas titulaciones que
toman la gestin documental y la archivstica como el elemento central o dominante
en su plan de estudios, diferencindolas de las que las contemplan en un contexto
ms amplio, habitualmente relacionado con el patrimonio histrico, la biblioteconoma o entorno a un aspecto muy especifico, como la digitalizacin, que aparecen
sealadas sin sombreado.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

196

Alfred Mauri Mart

Se trata ciertamente de una clasificacin imprecisa, que hemos establecido a partir


de las asignaturas que integran los distintos planes de estudios, a falta de poderla establecer a partir de la definicin de las competencias de cada titulacin. Lamentablemente la referencia a las mismas, clave para la comparacin e identificacin de equivalencias entre titulaciones en el marco del Espacio Europeo de Educacin Superior
(EEES), slo aparece ocasionalmente en la informacin que ofrecen las universidades
sobre las titulaciones analizadas, lo que introduce un grado de imprecisin inevitable
para nosotros en el anlisis que realizamos. Tampoco esta informacin es accesible a
travs de la documentacin de verificacin de las titulaciones oficiales en la Agencia
Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin (ANECA), hecho que resulta
un tanto sorprendente.
Tabla 4
Titulaciones de mster especficas o relacionadas con la gestin documental y la archivstica
Ttulo

Universidad

Facultad / Centro

ECTS Ttulo Modalidad

Mster en Documentos
y libros. Archivos
y bibliotecas

Universidad de Sevilla

Facultad de Geografa
e Historia

60

Of.

Pres.

Mster en Textos,
documentos
e intervencin cultural

Universidad de Crdoba

Facultad de Filosofa
y Letras

60

Of.

Sem.

Mster en Sistemas
de informacin digital

Universidad de Salamanca

Facultad de Traduccin
y Documentacin

60

Of.

Pres.

Mster en Evaluacin
y gestindel patrimonio
cultural

Universidad de Salamanca

Facultad de Geografa
e Historia

60

Of.

Pres.

Universidad de
Castilla-La Mancha

Facultad de Humanidades
de Toledo

60

Of.

Pres.

60

Pr.

Onl.

120

Of.

Pres.

Andaluca

Castilla - Len

Castilla - La Mancha
Mster en Patrimonio
histrico: investigacin
y gestin
Catalua
Mster de Gestin documental e informacin en
las empresas

Universidad de Barcelona

Mster en Archivstica
Universidad Autnoma
y Gestin de Documentos de Barcelona

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Facultad de
Biblioteconoma
y Documentacin
Escuela Superior
de Archivstica y Gestin
de Documentos

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

Ttulo

Universidad

Facultad / Centro

Mster de Bibliotecas
Universidad
y colecciones patrimoniales de Barcelona

Facultat de
Biblioteconoma
y Documentacin

Mster de Gestin
de contenidos digitales

Universidad de Barcelona Facultat de


y Universidad Pompeu Fa- Biblioteconoma
bra
y Documentacin

Mster en Documentacin
Tecnologa y Gestin
Universidad Pompeu Fabra
digital
de la Informacin

197

ECTS Ttulo Modalidad


60 Of.

Sem.

90

Of.

Pres.

60

Of.

Onl.

Extremadura
Universidad
de Extremadura

Facultad de Ciencias
de la Documentacin
y la Comunicacin

60

Of.

Pres.

Mster en Archivstica

Universidad Carlos III


de Madrid

Escuela de Formacin
Continua. Instituto
Pascual Madoz del
Territorio, Urbanismo y
Medio Ambiente

90

Pr.

Pres. y Onl.

Mster en Archivos,
gestin de documentos y
continuidad digital

Universidad Carlos III

Of.

Sem.

Of.

Sem.

Mster en Gestin de la
Universidad Complutense Facultad de Ciencias de la
documentacin, bibliotecas
60
Madrid
Documentacin
y archivos

Of.

Pres. y Onl.

Universidad Carlos III

Facultad de Humanidades,
Comunicacin y Docu- 60
mentacin

Of.

Onl.

Mster en Gestin de
informacin en las organi- Universidad de Murcia
zaciones

Facultad de Comunicacin
60
y Documentacin

Of.

Sem.

Facultad de Comunicacin
60
y Documentacin

Of.

Sem.

Mster en Gestin de la
informacin digital
Madrid

Mster en Documentacin,
Universidad de Alcal
archivos y bibliotecas

Mster en Bibliotecas y
patrimonio documental

Facultad de Humanidades,
Comunicacin y Docu- 60
mentacin.
Facultad de Filosofa
y Letras. Departamento de
60
Filologa, Comunicacin
y Documentacin

Mrcia

Valncia
Mster en Patrimonio
cultural. Identificacin,
anlisis y gestin

Universidad de Valencia

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

198

Alfred Mauri Mart

En total hemos identificado 18 titulaciones de mster, de las cuales 9 (que


identificaremos como especficas) toman la gestin documental y la archivstica
como el elemento central o dominante en su plan de estudios. Entre estas, dos
titulaciones son de carcter propio, mientras que el resto corresponde a titulaciones oficiales. As pues, del conjunto de titulaciones de mster, 16 corresponden a
titulaciones oficiales.
La totalidad de estas titulaciones oficiales aparecen en el curso 2010-2011 o
con posterioridad a ste, precisamente por la implantacin del EEES. Se trata de
un punto de inflexin ya que por primera vez se configura una formacin en archivstica y gestin de documentos bajo titulacin oficial, a diferencia de los ttulos
propios precedentes hasta la fecha, con una oferta que como hemos vistos resultaba
muy limitada.
Como puede observase en la tabla 4, la distribucin territorial de la oferta de
titulaciones por comunidades autnomas presenta importantes vacos. Galcia,
Asturias, Cantabria, Pas Vasco, Navarra, La Rioja y Aragn no cuentan con
ninguna.
En lo que se refiere al nmero de crditos, solamente tres de las 18 titulaciones superan los 60 ECTS. En concreto el Mster de Gestin de contenidos
digitales, que ofrecen la Universidad de Barcelona y Universidad Pompeu Fabra,
y el Mster en Archivstica de la Universidad Carlos III de Madrid, se sitan en
los 90 ECTS. Por otra parte, solamente el Mster en Archivstica y Gestin de
Documentos de la Universidad Autnoma de Barcelona ESAGED se extiende
hasta los 120 ECTS.
En cuanto a las modalidades de docencia, en los ltimos aos se ha incrementado tanto la oferta de estudios on line como semipresenciales. En concreto, de las 18
titulaciones, siete ofrecen formacin totalmente presencial, mientras seis la ofrecen
en modalidad semipresencial, dos la ofrecen simultneamente como presencial y on
line, y tres exclusivamente on line.
Dentro del grupo que hemos definido como especfico se ofrecen las modalidades
de formacin semipresencials en tres casos y presencial y on line, simultneamente,
en dos casos.
No entraremos en el anlisis pormenorizado de los planes de estudios de cada
una de las titulaciones por cuanto la falta de informacin sobre competencias no nos
permite llevarla a cabo con un mnimo de fiabilidad, si bien haremos hincapi en dos
cuestiones que consideramos especialmente relevantes: la inclusin de prcticas en el
plan de estudios y la valoracin del trabajo final de mster en cuanto a posibilitar el
acceso a estudios de doctorado.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

199

Tabla 5
Titulaciones de mster del grupo especfico que incluyen la realizacin de prcticas
Ttulo

Universidad

ECTS

Modalidad

Mster en Documentos
y libros. Archivos y bibliotecas

Universidad de Sevilla

Optativas

Mster en Archivstica
y Gestin de Documentos

Universidad Autnoma
de Barcelona

10

Obligatorias

Mster en Archivstica

Universidad Carlos III


de Madrid

14

Obligatorias

Mster en Documentacin,
archivos y bibliotecas

Universidad de Alcal

Optativas

Mster en Sistemas
de informacin digital

Universidad de Salamanca

12*

Obligatorias

*En este caso las prcticas figuran en el Mdulo 4. Prcticum-Fin de mster

Como puede observarse en la tabla 5, solamente 5 de los 9 estudios analizados contemplan la realizacin de prcticas y, entre estos, slo en tres casos con carcter obligatorio. El nmero de crditos tambin presenta en algunos casos una notable variabilidad.
Tabla 6
Crditos atribuidos al trabajo final de mster para las titulaciones oficiales analizadas

ECTS

Ttulo

Universidad

Mster en Documentos
y libros. Archivos y bibliotecas

Universidad de Sevilla

Mster en Textos, documentos


e intervencin cultural

Universidad de Crdoba

16

Mster en Sistemas
de informacin digital

Universidad de Salamanca

12

Mster en Evaluacin
y gestin del patrimonio cultural

Universidad de Salamanca

Mster en Patrimonio histrico:


investigacin y gestin

Universidad de Castilla-La Mancha

12

Mster en Archivstica
y Gestin de Documentos

Universidad Autnoma de Barcelona

15

Mster de Bibliotecas y colecciones


patrimoniales

Universidad de Barcelona

15

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

200

Alfred Mauri Mart

ECTS

Ttulo

Universidad

Mster de Gestin de contenidos


digitales

Universidad de Barcelona y Universidad Pompeu


Fabra

20

Mster en Documentacin digital

Universidad Pompeu Fabra

11

Mster en Gestin
de la informacin digital

Universidad de Extremadura

Mster en Archivos, gestin de


documentos y continuidad digital

Universidad Carlos III

Mster en Documentacin,
archivos y bibliotecas

Universidad de Alcal

Mster en Gestin de la
Universidad Complutense Madrid
documentacin, bibliotecas y archivos
Mster en Bibliotecas
y patrimonio documental

Universidad Carlos III

10
6

Mster en Gestin
Universidad de Murcia
de informacin en las organizaciones

12

Mster en Patrimonio cultural. IdentiUniversidad de Valencia


ficacin, anlisis y gestin

10

El nmero de crditos atribuidos al trabajo final de mster es relevante para el


objeto de este anlisis en tanto que nos permite identificar aquellas titulaciones desde las que se podr acceder a los estudios de doctorado y, en consecuencia, abren
la posibilidad de desarrollar tesis doctorales en materia de archivstica y gestin de
documentos.
El artculo 6 del Real Decreto 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseanzas oficiales de doctorado, establece como requisitos para el acceso al doctorado
estar en posesin de un ttulo universitario oficial espaol, o de otro pas integrante
del Espacio Europeo de Educacin Superior, que habilite para el acceso a Mster, habiendo superado al menos 300 crditos ECTS de los cuales 60 deben corresponder a
nivel de mster. En el caso que el plan de estudios del mster de procedencia incluya
crditos suficientes de formacin en investigacin, el acceso al doctorado puede ser
directo, sin necesidad de cursar complementos de formacin.
En el momento de realizar este anlisis, el nmero mnimo admitido se sita en
13 ECTS, de modo que de las titulaciones oficiales que se presentan en la tabla 6,
solo 4 de las 16 superan esta cifra. Si aplicamos el criterio sobre las titulaciones que
hemos sealado como pertenecientes al grupo especfico, la cifra se limita a 2 de 8,
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

201

correspondientes a los msteres de la universidad de Crdoba y de la ESAGED de la


Universidad Autnoma de Barcelona.
3.2. Estudios de postgrado
Nos parece indispensable considerar la formacin en archivstica y gestin de
documentos a nivel de titulaciones de postgrado ya que este tipo de estudios ofrecen,
desde el mbito universitario, una flexibilidad que permite adecuar de forma gil los
contenidos a las necesidades de actualizacin y de especializacin en un contexto
cada vez de mayor exigencia para los profesionales.
Mostramos en la tabla siguiente los que hemos documentado, con indicacin del
ttulo, de la universidad y centro en el que se imparten, el nmero de crditos y la
modalidad de docencia.
Tabla 7
Titulaciones de postgrado relacionadas con la gestin documental y la archivstica
Ttulo

Universidad

Facultad / Centro

ECTS

Modalidad

30

Onl.

30

Pres.

30

Onl.

Gestin y tratamiento digital


de documentacin histrica

30

Pres.

Explotacin de la informacin en las empresas*

Onl.

15

Onl.

15

Onl.

Onl.

Catalua
Direccin ejecutiva
de servicios de gestin
de documentos y archivos
Gestin de Documentos
Electrnicos
Gestin, preservacin
y difusin de archivos
fotogrficos

Gestin documental en las


empresas*
Gestin de procesos en las
empresas*
Governanza de la informacin en las empresas*

Universidad Autnoma
de Barcelona

Universidad de Barcelona

Escuela Superior de
Archivstica y Gestin de
Documentos

Facultad de
Biblioteconoma
y Documentacin

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

202

Alfred Mauri Mart

Ttulo

Universidad

Facultad / Centro

Implantacin de proyectos
de gestin de documentos
electrnicos (EDRMS

Universitat Oberta
de Catalunya

Estudios de Ciencias
de la Informacin y
la Comunicaci

ECTS

Modalidad

30

Onl.

Madrid
Experto universitario
en archivstica
y documentacin masnica

Universidad Nacional
de Educacin a Distancia (UNED)

15

Onl.

Especialista universitario en
archivstica

Fundacin Carlos de Amberes. Colaboracin con el


departamento de Historia Contempornea de la UNED

50

Onl.

Experto en bibliotecas y
patrimonio documental

Universidad Carlos III


de Madrid

Facultad de Humanidades,
Comunicacin
y Documentacin.

30

Onl.

Departamento de Historia
de la Antigedad y la
Cultura Escrita

15

Pres.

Valencia
Diploma en Gestin y
preservacin de documentos Universidad de Valencia
electrnicos**

*Estos cursos de postgrado corresponden a mdulos del Mster de Gestin documental e informacin en las empresas de la Universidad de Barcelona, los cuales pueden cursarse de forma independiente
**Este curso no fue impartido en su primera edicin y para el cursos 2015-2016 se ha implantado
en formato on line.

4. DESEOS Y REALIDADES
El nmero 7 de la la Revista dArxius, publicada por la Asociacin de Archiveros y
Gestores de Documentos Valencianos, rene un conjunto de artculos dedicados a la
formacin y definicin de las competencias profesionales de los archiveros. De entre
ellos es preciso destacar los titulados La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros
respecto a los estudios universitarios de archivstica y Propuesta de directrices para el ttulo
Mster en Archivstica y Gestin de Documentos5.
La suma de ambos artculos expresa de forma concreta el resultado de un proceso largo en el tiempo, que fructifica justo en el momento en el que, aprobada la implantacin
del Espacio Europeo de Educacin Superior a la universidad espaola, se abre la posibilidad de implantacin de titulaciones oficiales en archivstica y gestin de documentos.
5. Llans, Joaquim; Herrero, Ana Mara (2008). La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros
respecto a los estudios universitarios de archivstica. Revista dArxius. 2008, n. 7. p. 195 204. CAA
(2008). Propuesta de directrices para el ttulo Mster en Archivstica y Gestin de Documentos.
Revista dArxius. 2008, n. 7. p. 205 - 243.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

203

Mas all del anlisis comparativo con la configuracin de los estudios en otros
pases del EEES, destaca la concrecin de la propuesta, que se materializa en la definicin de competencias, la propuesta de ubicacin del nivel acadmico de los estudios en el de mster, un acceso abierto en lo que se refiere a las titulaciones de
procedencia y la fijacin de la duracin en 120 ECTS.
La propuesta se apoyaba adems en un estudio de la evolucin del mercado de
trabajo que permita visualizar la correspondencia de competencias con las capacidades que, en la realidad prctica, se demandaban ya a los profesionales de forma
creciente en aquel momento.
El desarrollo de competencias era en su formulacin mucho ms detallado y extenso de lo que exigen y se admite por parte de la ANECA en las memorias de verificacin de las titulaciones oficiales que proponen las universidades. Ello no obstante,
no constituye ningn obstculo para tomarlas en consideracin.
Cierto que en el tiempo transcurrido algunas de las competencias deberan ser
ajustadas a una realidad que se ha modificado en algunos aspectos, especialmente
en relacin a los desarrollos tecnolgicos y a la profundizacin de la valoracin de la
informacin y los documentos por parte de la sociedad. Pero estos cambios inciden
ms directamente en la reconfiguracin de contenidos para responder a la competencia, antes que proceder a su reformulacin o substitucin.
La disponibilidad de una informacin detallada de las compentencias de cada una
de las titulaciones que hemos mencionado nos hubiera permitido una comparacin
entre titulaciones y su contraste con las propuestas por la Coordinadora en 2008.
Una propuesta que fue oportuna por cuanto la eclosin de titulaciones se produjo
precisamente, como se prevea, coincidiendo con la implantacin del EEES.
La comparacin a nivel de plan de estudios no nos permite conclusiones a nivel
de detalle, si bien podemos ver algunas diferencias destacables.
Vemos que de forma general los estudios se han ubicado a nivel de titulaciones de
mster, si bien de forma mayoritaria, se han fijado en una carga de 60 ECTS. Justo
la mitad de los propuestos. No pretendemos con esta observacin cuestionar la calidad de estos estudios. S que nos plantea ciertas dudas que la profundizacin para el
aprendizaje de las distintas competencias pueda ser siempre suficiente ante el nmero
elevado y la complejidad de las mismas.
Entenderamos que mediante postgrados se podra complementar y profundizar
a partir de la formacin de base adquirida en el mster, pero las caractersticas de la
oferta que hemos identificado no interpretamos que sea suficiente, tanto por su nmero, como mayoritariamente por sus contenidos y por la distribucin geogrfica, a
pesar del crecimiento de la oferta on line.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

204

Alfred Mauri Mart

No creemos que el debate deba centrase en la adscripcin de los centros desde


los que se imparten las titulaciones, sino en cmo asegurar una formacin que proporcione un aprendizaje de acuerdo con unas competencias que la realidad ha ido
mostrando como acertadas y con un grado suficiente de profundizacin.
La presencia limitada de prcticas en los planes de estudios y, en algunos casos su
baja incidencia en el total de crditos, es un elemento que genera inquietud cuando
la formacin se orienta de forma creciente hacia una combinacin efectiva entre
aprendizaje terico y ejercicio prctico. De no ser as, difcilmente vamos a desterrar
esa afirmacin tan comn que contrapone teora y prctica. Si ambas no se corresponden estamos ante una formacin deficiente, ante una teora obsoleta o ante una
aplicacin bajo malas prcticas, o una combinacin de las tres.
Las fechas de implantacin de la mayora de titulaciones oficiales que hemos
analizado hace que la aplicacin del proceso de acreditacin previsto en el EEES
sea an incipiente y pocas se hayan sometido ya a ella. Este proceso debera ofrecer una oportunidad para contrastar planteamientos y resultados a partir de la
informacin proporcionada por los sistemas de garanta interna de calidad de cada
titulacin que, precisamente por esta razn, ofrecen una informacin contrastable
en tanto que en todos los casos responden a las mismas cuestiones e indicadores
para todas las titulaciones.
Bien es cierto que desde ciertas instancias este proceso se ha enfocado desde
una perspectiva de competencia interuniversitaria, que poco bien puede hacer a
las universidades y a las titulaciones si no se usa como un instrumento compartido de mejora.
Es precisamente en el uso de estos recursos en un sentido cooperativo que nos
referimos a la normalizacin de la formacin y que, como ya hemos afirmado, para
nada comporta la defensa de la que seria una falsa uniformidad y la asfixia de la
innovacin.
5. ALGUNOS RETOS CRUCIALES
Tres cuestiones se encuentran en proceso que afectarn a corto plazo, si no lo hacen ya, la formacin en archivstica y gestin documental. Una tiene carcter externo
a la disciplina, pero incide directamente sobre la oferta de formacin y su encuadre
en el currculum universitario. Otra la afecta por su impacto en la teora y la prctica
de la disciplina: la digitalizacin. Otra tiene su origen en la valoracin que la sociedad
hace de la informacin y los archivos.
Desde hace algn tiempo se ha iniciado un proceso que nuevamente pone sobre
la mesa la estructura de los estudios universitarios y su articulacin en grados y msteres. Una aplicacin un tanto ajena a la mayora de la habitual en el EEES llev a
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

205

una configuracin general de los estudios de grado en Espaa sobre una base de 240
ECTS, frente a los 180 ECTS de otros pases, en correspondencia con las frmulas
identificadas como 3+2 o 4+1 o 2.
Es en este contexto que han proliferado precisamente los estudios de mster de 60
ECTS frente a los de 120 habituales en la mayora del EEES, a excepcin de algunas
ofertas formativas muy concretas. Aun cuando la incertidumbre nuevamente envuelve la propuesta, la tendencia creciente es a la implantacin de un modelo basado en
la frmula 3 o 4+2, teniendo en cuenta adems algunos avisos de instituciones educativas europeas cuestionando la generalizacin de msteres de 60 ECTS.
Precisamente una publicacin reciente de la CRUE6 en la que se realiza una extensa reflexin sobre los estudios universitarios en Espaa, el autor comenta en relacin a los msteres:
Ya se han sealado los inconvenientes y riesgos que conlleva en Espaa el predominio
de msteres minimalistas de apenas 60 crditos. No se conoce otro sistema universitario en
Europa o el mundo con msteres de este tipo, que dan de la educacin superior espaola
una imagen incorrecta y disminuye su atractivo en el exterior. Por ello se afirma aqu que
la reforma urgentemente necesaria en Espaa no es acortar los grados, sino corregir un
problema sistmico que afecta a los msteres.
No nos cabe duda que de un modo u otro, la generalizacin tender hacia los 90
y 120 ECTS, lo cual har necesario el replanteamiento de la mayora de las titulaciones que hemos mencionado anteriormente. Este proceso, junto con la informacin
proporcionada por las acreditaciones de las titulaciones implantadas, plantea un reto
importante, pero se configura a la vez como una oportunidad clave para el posicionamiento adecuado de la formacin archivstica y de la disciplina misma.
El segundo reto mencionado incide ya de hecho tanto en el ejercicio profesional
como en la configuracin de la formacin.
La irrupcin de las tecnologas digitales constituye una revolucin que, a diferencia de otras anteriores, incide en la forma de generacin, uso y preservacin de
los documentos electrnicos que se estn generando ahora mismo, pero tambin
abre espacios que superan de mucho la simple digitalizacin de los documentos ya
existentes con finalidades orientadas a la preservacin y difusin. La digitalizacin
y las tcnicas de anlisis de los contenidos digitales abre expectativas de uso de la
informacin contenida en los documentos digitales y/o digitalizados que adjudican a
la archivstica un papel activo en los procesos de extraccin, explotacin y suministro
6. Haug, Guy Eugne (2015). Grados y msteres en Espaa y el espacio europeo de educacin superior
(EEES). Monografias, 2015. Madrid: Crue Universidades Espaola, 2015. p. 30.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

206

Alfred Mauri Mart

de informacin y en los modos de llevar a cabo estas operaciones. En consecuencia,


ninguno de estos aspectos puede quedar al margen de las competencias profesionales.
La tercera cuestin, en cierta medida, nos pone frente a la respuesta positiva al discurso que se ha mantenido desde la archivstica ante la sociedad durante mucho tiempo, reivindicando el acceso a la informacin y el valor de los documentos en relacin
a la calidad democrtica y el papel que aqu juegan archivstica y gestin documental.
Ya se vislumbra cmo el ejercicio de transparencia se est convirtiendo, quiz de
forma premeditada, en poco ms que en aludes de informacin inconexa que paradjicamente pueden convertirse fcilmente en opacidad.
Deberemos plantearnos cul es nuestro papel como mediadores entre la informacin y los ciudadanos en un contexto en el cual la tecnologa permite el tratamiento
masivo de datos, muchos de ellos hasta ahora dejados de lado por considerarlos irrelevantes, pero que mediante tcnicas de BigData es posible convertirlos en informacin crucial, tambin en los procesos de investigacin histrica y de otro tipo,
y donde la clave ya no se encuentra tanto en la disponibilidad de datos como en la
formulacin de las preguntas adecuadas.
6. A MODO DE CONCLUSIN
Se plantea ya a nuestro entender la necesidad de contrastar de forma colaborativa los resultados obtenidos desde las distintas propuestas de formacin a nivel de
mster desde un anlisis detenido que contemple las competencias y resultados de
aprendizaje, las metodologas docentes, la adaptacin a las demandas del mercado de
trabajo, y la capacidad para avanzarse a las necesidades y expectativas de la sociedad.
Es preciso adems, para ello, tomar como fuente de informacin los resultados de
los procesos de acreditacin de las titulaciones, que ofrecen informacin comparable
dado su carcter normalizado.
No estamos tan seguros que lo que es un planteamiento enfocado desde la mejora continua, se corresponda completamente con las posibilidades reales, en unas
universidades que se han visto avocadas a un enfoque competitivo en la captacin de
alumnos para asegurar su supervivencia econmica, que ha dado lugar a una cierta
sobreoferta, a la vez que a una distribucin geogrfica sesgada. Una situacin derivada lamentablemente de una presin sobre las universidades que da mayor peso a la
audiencia que al valor estratgico de los estudios y la investigacin.
En lo que se refiere a la ubicacin de los estudios, mayoritariamente los encontramos en facultades de Letras, Humanidades, Geografa e Historia, Biblioteconoma,
Documentacin, etc. Esta adscripcin fcilmente puede conllevar el debilitamiento
de la especificidad y transversalidad de la archivstica, as como de su visualizacin.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

207

No se trata de un hecho incuestionable, pero debera ser tenido en cuenta a la hora


de determinar esa ubicacin.
Una opcin para contrarrestar ese peligro la ofrece la creacin de centros universitarios especializados. Por contra, hay que considerar aqu cmo las pequeas
dimensiones de estos centros especializados pueden constituir un inconveniente para
potenciar la investigacin archivstica.
Tanto en un caso como en otro la presencia de la investigacin se hace imprescindible para favorecer el desarrollo de la archivstica y la incorporacin de
sus avances a la mejora de la produccin y gestin de la informacin y los documentos, en aras de unas organizaciones pblicas y privadas ms eficientes y transparentes, de una mejor preservacin y explotacin del patrimonio documental
en beneficio de la sociedad, y de la contribucin a una sociedad ms abierta y
democrtica. Paralelamente lo es tambin para disponer de un nmero ptimo
de titulados doctorados que puedan incorporarse posteriormente a la docencia
universitaria.
Finalmente, habr que redefinir las formas de colaboracin entre los centros universitarios, los archivos y los profesionales a fin de articular los mecanismos que permitan un intercambio fluido de conocimientos, la realizacin de prcticas de calidad
por parte de los estudiantes y la creacin las sinergias entre estos tres actores.
La normalizacin de la formacin conlleva que las asociaciones profesionales
puedan dejar de actuar de forma subsidiaria en cuanto a la formacin y la investigacin, pero es preciso evitar su desvinculacin del entorno universitario. Del
mismo modo es preciso incrementar la implicacin de las empresas y de la Administracin pblica, en este caso por su doble papel como beneficiarios de la gestin
documental y la archivstica y como agentes de contratacin. Afrontar con xito los
tres retos sealados en el apartado anterior hacen imprescindible el diseo de unas
estrategias y recursos para la formacin y la investigacin en los que necesariamente debern estar todos presentes.
BIBLIOGRAFA
ALBERCH, Ramon; MAURI, Alfred; PERPINY, Remei (2006). The Archival
training and the European Space of Higher Education. European Conference on
Archives: Archivist: Profession of the Future in Europe. Warsaw. pp. 151-166.
Coordinadora de Asociaciones de Archiveros (2008). Propuesta de directrices para
el ttulo Mster en Archivstica y Gestin de Documentos. Revista dArxius.
2008, n. 7. Valencia: Associaci dArvivers i Gestors de Documents Valencians.
pp. 205 243.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

208

Alfred Mauri Mart

HAUG, Guy Eugne (2015): Grados y msteres en Espaa y el espacio europeo de educacin superior (EEES). Monografias, 2015. Madrid: Crue Universidades Espaola.
LLANS, Joaquim; HERRERO, Ana Mara (2008). La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros respecto a los estudios universitarios de archivstica. Revista
dArxius. 2008, n. 7. Valencia: Associaci dArxivers i Gestors de Documents
Valencians. pp. 195-204.
MAURI, Alfred; PERPINY, Remei (2010): Levoluci del perfil professional dels
arxivers del 1980 al 2009. Lligall 30. Barcelona: Associaci dArxivers de Catalunya. pp. 153-192.
MAURI, Alfred (2009): La formacin en archivstica: un objetivo possible. Revista
dArxius. 2008, n 7. Valencia: Associaci dArvivers i Gestors de Documents
Valencians. pp. 91-122.
MAURI, Alfred; PERPINY, Remei (2008): Estudiar archivstica. Dnde y por qu.
Oviedo: Ediciones TREA.
MAURI, Alfred; PERPINY, Remei (2007): Formaci i professionalitzaci en el
marc de la convergncia europea. Lligall 26. Barcelona: Associaci dArxivers de
Catalunya. pp. 134-153.
MORIN, Edgar (2001): Introduccin al pensamiento complejo. Barcelona: Gedisa
Editorial.
PONS DELACIO, Maria Agns. (2015): Formaci arxivstica actual a lestat espanyol. Trabajo de investigacin del Mster en Archivstica y Gestin de Documentos
de la Escuela Superior de Archivstica y Gestin de Documentos-UAB.
WEBGRAFA
Mster en Documentos y libros. Archivos y bibliotecas. Universidad de Sevilla
http://www.us.es/estudios/master/master_M067 [Consulta: 30 de julio de 2015]
Mster en Textos, documentos e intervencin cultural. Universidad de Crdoba
http://www.uco.es/idep/masteres/textos-documentos-intervencion-cultural
[Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Sistemas de informacin digital. Universidad de Salamanca
http://diarium.usal.es/mastersid/ [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Evaluacin y gestin del patrimonio cultural. Universidad de Salamanca
http://mastergestionpatrimonio.usal.es/ [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Patrimonio histrico: investigacin y gestin. Universidad de CastillaLa Mancha
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Hacia la normalizacin de la formacin en archivstica y gestin de documentos

209

http://muphig.masteruniversitario.uclm.es/presentacion.aspx [Consulta: 30 de
julio de 2015].
Mster de Gestin documental e informacin en las empresas. Universidad de Barcelona
http://www.mgdie.net/ [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Archivstica y Gestin de Documentos. ESAGED - Universidad
Autnoma de Barcelona
http://maigd.esaged.net/home [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster de Bibliotecas y colecciones patrimoniales. Universidad de Barcelona
http://bit.ly/1KehG3W [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster de Gestin de contenidos digitales. Universidad de Barcelona
http://www.ub.edu/biblio/master-de-gestio-de-continguts-digitals/presentacio-2.html/ [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Documentacin digital. Universidad Pompeu Fabra
http://www.idec.upf.edu/master-universitari-online-en-documentacio-digital
[Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Gestin de la informacin digital. Universidad de Extremadura
http://bit.ly/1FaFqz7 [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Archivstica. Universidad Carlos III de Madrid.
http://bit.ly/1HrGQ8M [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Archivos, gestin de documentos y continuidad digital. Universidad Carlos III
http://bit.ly/1IUFSHY [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Documentacin, archivos y bibliotecas. Universidad de Alcal
http://www.uah.es/estudios/postgrado/programa.asp?CdPlan=M130 [Consulta:
30 de julio de 2015].
Mster en Gestin de la documentacin, bibliotecas y archivos. Universidad Complutense Madrid.
http://documentacion.ucm.es/master [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Bibliotecas y patrimonio documental. Universidad Carlos III
http://bit.ly/1GG4dAK [Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Gestin de informacin en las organizaciones. Universidad de Murcia
http://www.um.es/web/comunicacion/contenido/estudios/masteres/informacion
[Consulta: 30 de julio de 2015].
Mster en Patrimonio cultural. Identificacin, anlisis y gestin. Universidad de Valencia
http://www.uv.es/mpc/ i http://bit.ly/1cVPyEd [Consulta: 30 de julio de 2015].
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

210

Alfred Mauri Mart

Postgrado en Direccin ejecutiva de servicios de gestin de documentos y archivos.


ESAGED - Universidad Autnoma de Barcelona
https://sites.google.com/a/esaged.net/pdedsgdya_01_2014/ [Consulta: 30 de
julio de 2015].
Postgrado en Gestin de Documentos Electrnicos. ESAGED - Universidad Autnoma de Barcelona
http://bit.ly/1IUGLA8 [Consulta: 30 de julio de 2015].
Postgrado en Gestin, preservacin y difusin de archivos fotogrficos. ESAGED Universidad Autnoma de Barcelona
http://bit.ly/1IUGRru [Consulta: 30 de julio de 2015].
Postgrado en Gestin y tratamiento digital de documentacin histrica. ESAGED Universidad Autnoma de Barcelona
http://bit.ly/1FaFCya [Consulta: 30 de julio de 2015].
Implantacin de proyectos de gestin de documentos electrnicos (EDRMS) Universitat Oberta de Catalunya
http://bit.ly/1IUGWvt [Consulta: 30 de julio de 2015].
Experto universitario en archivstica y documentacin masnica Universidad Nacional de Educacin a Distancia (UNED)
http://formacionpermanente.uned.es/tp_actividad/idactividad/7311 [Consulta:
30 de julio de 2015].
Especialista universitario en archivstica. Fundacin Carlos de Amberes
http://www.cursoarchivistica.com/ [Consulta: 30 de julio de 2015].
Experto en bibliotecas y patrimonio documental. Universidad Carlos III de Madrid
http://bit.ly/1GG4dAK [Consulta: 30 de julio de 2015].
Diploma en Gestin y preservacin de documentos electrnicos. Universidad de
Valencia http://www.fundacio.es/cig/index.asp?pagina=964&idioma=cas [Consulta: 30 de julio de 2015].

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

LA COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE
ARCHIVEROS Y LA EVOLUCIN DE LA
PROFESIN DEL ARCHIVERO
Miguel ngel Gacho Santamara

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 213-226

LA COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS Y LA EVOLUCIN DE LA PROFESIN DEL


ARCHIVERO

Miguel ngel Gacho Santamara

Representante de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Presidente de


ANABAD
Recibido: 23/11/15
Aceptado: 13/01/16
Resumen
En este artculo se pretende realizar una evolucin de la Coordinadora de Asociaciones
de Archiveros, desde sus inicios hasta la actualidad, analizando sus objetivos y funciones, las
intenciones que se tuvieron con su creacin y sus pretensiones para cuidar a la profesin y
a sus profesionales a travs de la coordinacin de todas las Asociaciones profesionales que la
integran.
Palabras clave
Coordinadora de Asociaciones de Archiveros; archiveros; asociaciones profesionales de
archiveros.
Abstract
This article aims to make an evolution of the Coordinator of Associations of Archivists,
from its beginnings to the present, analyzing its objectives and functions, intentions that
were taken with their creation and their claims to care for the profession and its professionals
through coordination of all professional associations within it.
Keywords
Archivists Association Coordinator; archivists; Archivists Professionals Associations.

Me han pedido que haga una intervencin sobre el origen y evolucin de la Coordinadora de Asociaciones de Archivos, tarea en principio fcil teniendo en cuenta
que he asistido a todas sus reuniones menos durante los dos primeros aos desde su
creacin. Pero lo cierto es que durante la elaboracin de estas lneas surgen recuerdos, sensaciones y emociones ya olvidadas en unos casos, y confusas en otros, como
consecuencia del paso inexorable de los aos que llega a nublar o desdibujar nuestros recuerdos y que gracias a las actas de las sesiones regresa con una figura ntida

214

Miguel ngel Gacho Santamara

a nuestra memoria. Datos, muchos datos; algunos olvidados, lo cual es paradjico


tratndose de una profesin que se dedica en cierto modo al tratamiento de datos
que intentaremos sintetizar.
Las Asociaciones de Archiveros en Espaa son, fundamentalmente y explicndolo
de forma simplista, organizaciones de profesionales encargadas de velar por los intereses de sus asociados.
LOS INICIOS
La CAA se constituye en reunin del 4 de noviembre de 2000 (sin personalidad
jurdica), a dicha reunin asisten cinco asociaciones:
AAA, AABADOM, ANABAD, ACAL, AAC

El objetivo fundamental es el debate, la toma de postura y la realizacin de actuaciones comunes sobre cualquier aspecto relativo a los archivos, la informacin y
el patrimonio documental.
Se toman algunas decisiones relativas a quienes pueden formar parte de la coordinadora, aunque esto es algo que con el paso del tiempo sufrir cambios e interpretaciones de lo ms variopintas. Una de las ltimas, la aceptacin como asociacin de
la Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU) de la Conferencia de Rectores de
Universidades Espaolas (CRUE) aunque en s no son una asociacin y la personalidad jurdica les corresponde a los rectores pero entendamos que haba que realizar
una interpretacin laxa al objeto de que los archiveros que trabajan en la Universidad
y que tienen una actividad profesional y acadmica intensa estuviesen representados.
En ese ao de creacin se acuerda realizar gestiones con las universidades y con el
Ministerio de Cultura para la consecucin de una licenciatura en archivstica y una
certificacin profesional. Este propsito, muy loable, marcar el devenir durante los
primeros aos de andadura de la Coordinadora.
En el ao 2003 El presidente es Joan Boadas, Vicepresidenta Julia Rodrguez, y
Secretaria Ana Herrero.
Se acuerda redactar un reglamento interno, que no llega a ver la luz y la creacin
de un grupo de trabajo que analice los estudios que se imparten de Archivstica.
1 ETAPA
El ao 2004 est marcado por la aprobacin de los Estatutos. Desde ese ao la
Coordinadora ya dispone de un documento que rige su funcionamiento y que regula
la marcha de las reuniones y la forma de relacionarse distintas asociaciones, que hasta
ese momento resultaba en cierta forma con espritu competidor entre s, buscando
cada una de ellas un espacio propio y diferenciador en la profesin.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

215

Se crea un Comit tcnico para participar con la Agencia Espaola de Normalizacin. Otro de los temas innovadores en el seno de la coordinadora en aquel ao es
la participacin en el comit AEN/CTN 50 de Documentacin, encargndose de la
traduccin de las normas ISO 15489-1 y 2:2001, por entender que la presencia de
los archiveros era prioridad estratgica para el futuro de la profesin.
En ese ao 2004 la Coordinadora apoy a la AAV contra la formacin del colegio
profesional a peticin de la Asociacin Valenciana. Como resultado se produjo un
enconamiento de las relaciones entre los defensores del modelo asociativo y los defensores del modelo colegial, que an hoy sigue sin estar resuelto.
Se da cuenta de las gestiones realizadas con la ANECA, Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin al objeto de obtener una titulacin propia en
archivstica. La demanda de estudios superiores realizada desde las asociaciones profesionales se plasm en la creacin de la Licenciatura de Documentacin por el Plenario del Consejo de Universidades y publicado en el BOE de 27 de agosto de 1992.
El grupo de trabajo de Estudios archivsticos inform de las alegaciones presentadas al proyecto de licenciatura en Informacin y Documentacin. Dichas alegaciones
apenas fueron tomadas en consideracin por las autoridades universitarias. En un
principio, compartir estudios con otras disciplinas de la Informacin no debera ser
perjudicial pues nos planteara una posibilidad de diversificacin en las salidas profesionales, el problema surge cuando una de ellas prevalece sobre otra, que es lo que
est sucediendo a da de hoy en Espaa.
Se crea un grupo de trabajo que informar sobre un tema polmico, espinoso
y candente, de difcil solucin e imposible de contentar a todas las partes, nos
referimos a los Papeles de Salamanca. En mayo 2005 se pone de manifiesto la
imposibilidad de llegar a un acuerdo que satisfaga a todas las partes respecto de los
papeles de Salamanca.
En octubre toma la presidencia ANABAD Federacin dando inicio a una etapa
de nuevos proyectos e impulsando la creacin de nuevos grupos de trabajo.
Se propone la modificacin de la Ley de Bases de Rgimen Local. Tras la entrada en vigor de la Ley de Bases de Rgimen Local de 1985, en la que se dispone como servicio obligatorio en los municipios de ms de 5000 habitantes la
Biblioteca Pblica, la profesin de bibliotecario tom un gran auge y es este uno
de los anhelos que desde hace aos, se tiene entre los archiveros municipales, que
el Gobierno considere la profesin de archivero como un puesto estratgico en la
organizacin de la administracin local.
En este sentido se ha llegado a establecer diversos contactos con diferentes Ministerios
durante sucesivos gobiernos, aunque hasta ahora los resultados no han sido los esperados.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

216

Miguel ngel Gacho Santamara

Desde las asociaciones no cesamos en nuestro empeo por conseguir tal reconocimiento, pero la realidad nuevamente nos supera, y en la ltima reforma de la
administracin local desapareci la obligatoriedad que se estableca para que los municipios de ms de 5000 habitantes tuviesen Biblioteca Pblica, consecuencia directa
de la poltica econmica de austeridad impuesta por la canciller alemana.
Sobre los estudios de Archivstica se solicita una reunin con la Subdireccin
General de Archivos para exponer las conclusiones del grupo de trabajo e intentar
conseguir el apoyo del Ministerio.
En Enero de 2006 los temas siguen siendo recurrentes con idntico resultado
respecto a los estudios de archivstica. No fueron aprobadas por AENOR las consideraciones de la CAA a la norma 15489.
El Ministerio de Cultura present el borrador de una norma espaola de descripcin de archivos. Se envan alegaciones a la NEDA, que fueron recibidas en el
Ministerio y en algunos casos incluso fueron tenidas en cuenta, lo que elev el nimo
dentro de la Coordinadora despus de tantas puertas cerradas.
Se deciden cuales sern los requisitos mnimos que deben cumplir las asociaciones
para el ingreso.
Se inicia un estudio sobre los perfiles profesionales y se hace especial hincapi en
las condiciones de acceso a la plaza de archivero, estudiando los requisitos mnimos
y las funciones que debern desempear.
En cuanto a las salidas profesionales (cuestin esta de suma importancia) es uno de
los aspectos que ms nos preocupa a las asociaciones. La Administracin Pblica ha sido
durante muchos aos la principal salida profesional aumentando exponencialmente.
A da de hoy, como en el resto de sectores de la economa espaola, parece que la
contratacin de archiveros se encuentra paralizada, salvo la convocatoria realizada recientemente por el Ministerio de Cultura, ya no se convocan plazas de titulados superiores.
Sin embargo, un mdulo de formacin profesional, el dedicado a los archivos clnicos,
no padece este problema de forma tan acuciante por la entrada en funcionamiento de la
gestin privada en el servicio pblico de la sanidad en diversos hospitales y clnicas.
Especial importancia han adquirido las empresas de servicios documentales que
estn obteniendo beneficios tras la externalizacin de servicios por parte de las
administraciones pblicas. Pero estas empresas buscan personal especializado, con
conocimientos no solo tericos y con una preparacin que a da de hoy no encuentran en las aulas universitarias espaolas.
Otro de los aspectos a tener en cuenta es la modalidad de contratos utilizados, en
los que, sin lugar a dudas, ha tenido una repercusin directa la reforma del mercado
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

217

laboral. Ha proliferado de manera desmesurada la figura del becario, sin ningn tipo
de estabilidad laboral y sin apenas perspectiva laboral, seguidos porcentualmente por
los contratos temporales, con una gran diferencia sustancial respecto a los contratos
por tiempo indefinido y ni que decir tiene con los funcionarios de carrera.
Este panorama laboral ha propiciado una bajada muy importante de los salarios
que actualmente se estn abonando por los empleadores. Las cuantas que se abonan
rondan entre los 900 y los 1500 euros mensuales.
Las escasas perspectivas laborales, los tipos de contratos precarios en su mayora y
los bajos salarios son, en definitiva, la causa directa del descenso de matriculaciones
en las universidades espaolas y del cierre de algunas, un problema generalizado que
no slo afecta a nuestra profesin.
La otra cara de la moneda muestra un atisbo de esperanza ya que en la actualidad
son muchos los archivos que se encuentran inmersos en la implementacin de numerosos proyectos para dar respuesta a las necesidades y a las peticiones de los usuarios,
destacando los programas de difusin en redes sociales y, sobre todo, el acceso en
lnea a los recursos documentales de los archivos.
Esta tendencia laboral est propiciando el aumento de los trabajos de carcter cientfico y tcnico publicados por colegas que abordan cuestiones relativas a la gestin de
proyectos archivsticos, trabajos que se publican y que son ejes temticos de jornadas y
congresos que se abordan desde la perspectiva de las nuevas tecnologas y, sobre todo,
su aplicacin prctica, disminuyendo proporcionalmente los trabajos tericos.
Regresemos al ao 2006. Se pone de manifiesto la dificultad para asistir a las reuniones de AENOR y se decide solicitar una subvencin al Ministerio. En cuanto a la norma ISO 15489 el Ministerio se compromete a cubrir los gastos de los desplazamientos
en las reuniones. Se plantea el problema de la personalidad jurdica ante la perspectiva
de recibir subvenciones. La primera tarea fue la elaboracin de unos estatutos. En la
reunin de octubre del mismo ao Mariona Corominas presenta un borrador de estatutos. En dicha reunin la tesorera pasa a ser desempaada por ANABAD Federacin
la presidencia por la Asociacin de Archiveros de Madrid y la secretara por Asociacin
de Archiveros de Asturias. Como objetivo conseguir la personalidad jurdica.
En cuanto al Proyecto de Master en Archivstica, la Associaci dArxivers de Catalunya propone que las asignaturas troncales sean las mismas en todo el territorio
nacional y cierta flexibilidad en las optativas lo cual es aprobado por los asistentes.
2 ETAPA
Enero de 2007 Se constituye la CAA con personalidad jurdica.
Se crean grupos de trabajo para estudiar y realizar propuestas sobre:
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

218

Miguel ngel Gacho Santamara

a) Estudios sobre los perfiles profesionales


b) Proyecto Master en Archivstica. Grupo dirigido por Alfred Mauri
c) Comit AEN/CTE 50 El grupo de trabajo de Rcords Management se ha
convertido en el SC1 Del CTN50 la presidencia es compartida por Joaquim Llans y por Carlota Bustelo de la empresa Inforea.
Estos tres objetivos y la forma de trabajo son expuestos en una reunin en el
Ministerio de Cultura y por ello la Subdireccin de archivos otorga una subvencin
a la Coordinadora de 50.000 euros para cubrir los gastos de asistencia a reuniones y
congresos, mantenimiento de pgina Web y gastos de administracin.
Aparte de las tres lneas de trabajo expuestas anteriormente, se asumen por la
CAA las alegaciones presentadas por ANABAD a la Ley Orgnica de Proteccin de
Datos, sumndose la CAA a las alegaciones ante el ministerio, aunque el resultado
final no fue del todo satisfactorio ya que no llegaron a ser tenidas en cuenta.
En diciembre de 2007 se informa de la creacin de un grupo de trabajo, por parte
del Ministerio, sobre Asociaciones profesionales latinoamericanas donde la representacin de Espaa recae sobre FESABID, lo que supone un cierto desnimo ya que la
CAA no fue informada al respecto.
Otro golpe fu que en las conclusiones de la CITRA se observa una tendencia a
la unificacin de las profesiones de archivero y bibliotecario, en contra de lo que se
estaba defendiendo hasta entonces por parte de la CAA.
La puesta en funcionamiento de los objetivos marcados dio como resultado tres
grandes proyectos:
La creacin de un grupo de trabajo dedicado al estudio de los perfiles profesionales mediante la firma de un Convenio con el departamento de derecho pblico de la
Universidad de Cdiz con un coste de 9.000 euros.
Estudio de mercado para proyecto de master dirigido por Mariona Corominas y
Alfred Mauri con un coste de 12.000 euros.
Se proponen cursos de formacin organizados por la propia CAA para explicar
y concienciar a la profesin sobre la importancia de las normas ISO. Estos cursos se
ofrecen a las asociaciones para llevarlos a cabo.
Con estos proyectos en marcha llegamos al ao 2008.
El contrato para el estudio de mercado del Master en Archivstica recae en la
empresa Altimetra.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

219

Las conclusiones sobre el estudio sobre los Perfiles profesionales se publican en la


revista de la Associaci dArxivers Valencians sufragado con fondos de la subvencin
de la CAA.
Respecto al Comit AEN/CTE 50, se informa de la reunin con el Ministro de
Cultura, documento de ms de 45 pginas en las que se pone nfasis en las opiniones
de los profesionales de los archivos sobre la evolucin de las sesiones.
Otros temas tratados son la Ley de archivos, el sistema de archivos, la regulacin del acceso, la Ley Bsica del Gobierno en municipios superiores a 5000
habitantes etc. con la idea de ejecutar un borrador que pudiera ser presentado en
Consejo de Ministros.
Se aprueba crear un Foro Iberoamericano por lo que se solicita una subvencin
a tal fin. Las reuniones se celebraron en el Ministerio de Cultura y se convocaron a
representantes de asociaciones presentes en el SPA.
Se acuerda la participacin de la CAA en el congreso ICA (International council
on archives) de Kuala Lumpur sufragando los gastos de viaje de varios representantes
para asistir a la reunin del SPA (Seccin de Asociaciones Prefesionales)
En mayo de 2008 toma la presidencia Joaqum Llans, de la Asociacin de
Archiveros de Navarra, coincidiendo con un cambio en el gobierno y en el Ministerio de Cultura siendo Subdirector, Severiano Hernndez. Se producen los
primeros recortes en el pago de dietas para asistencia a reuniones y congresos.
Respecto al proyecto de Master, algunos miembros plantean dudas por opinar
que no se respeta la autonoma de cada Universidad, hay que recordar que la CAA
planteaba que las asignaturas troncales fuesen las mismas para todas las universidades
(Lo cual supone la muerte anunciada del grupo de trabajo).
Respecto al Comit 50, el presidente, viendo como evolucionaba el sector servicios, presente en las reuniones del comit, propone un cambio de denominacin
de la CAA, aadiendo el de Gestores Documentales como estrategia de posicionamiento en el mercado laboral. De esta forma se trataba de utilizar una doble denominacin, una tradicional, archivero y otra ms acorde al actual mercado laboral, la
de gestor documental.
En temas de formacin se acuerda que los cursos organizados por una asociacin
tengan los mismos descuentos para los socios de la CAA. Este es uno de los grandes
logros de la CAA, acuerdo que se sigue manteniendo hasta nuestros das.
Se crea el portal Web de Asociaciones de Archiveros Iberoamericanos consecuencia
directa del Foro Iberoamericano organizado por la CAA en el ao 2008. La pgina se present por Miguel ngel Gacho Santamara en el IX Mercosur con un recibimiento tibio.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

220

Miguel ngel Gacho Santamara

Joaqum LLans en noviembre de 2008, propone la elaboracin de un manual de


archivstica Iberoamericana. Se acuerda encargar la coordinacin a Jos Ramn Cruz
Mundet, anterior subdirector de Archivos. Se contina con el diseo de la pgina
Web y como novedad se presenta por la AAC la propuesta de traduccin al espaol
de un documento del SPA sobre calendarios de conservacin de archivos de asociaciones con un presupuesto de 3.000 euros.
Se ayuda a Archiveros sin Fronteras para publicar un libro sobre su labor en los
10 aos de existencia y a ANABAD Castilla-La Mancha para editar las actas del congreso sobre archivos fotogrficos.
En el 2009 se mantienen diversas reuniones con la Subdireccin de Archivos para tratar sobre la ley de archivos, la ley 11/2007, dar un empuje a la
formacin, y manifestar nuestra especial preocupacin por la conservacin
de los documentos electrnicos.
3 ETAPA
Junio de 2009. Reunin de Toledo:
Durante unas Jornadas organizadas por ANABAD Castilla-La Mancha se invit
a participar a distintas personas que se encontraban involucradas en el desarrollo
de la administracin electrnica, entre los participantes destac el representante del
Ministerio de Presidencia, Miguel ngel Amutio, que nos proporcion informacin
interesante sobre el proyecto de Interoperabilidad y nos ofreci la posibilidad de
participar en la elaboracin del decreto. La Coordinadora encarg Joaquim Llans
que realizase las labores de enlace entre el ministerio y la CAA reuniendo en un solo
documento las distintas aportaciones realizadas al texto por las asociaciones.
Se comenta el xito de la presentacin de la revista de la AAV sobre perfiles profesionales en el Archivo Histrico Nacional y la buena acogida del trabajo por parte
de todos los presentes en dicha reunin y el reconocimiento del trabajo realizado por
parte del Ministerio de Cultura.
Pero es este ao no todo fueron alegras:
En AENOR se produce una derrota en las votaciones por falta de coordinacin,
por lo que de facto se abandona la presencia de la CAA en AENOR. Durante unos
aos la representacin la llevar Francisco Gonzlez Carcedo.
Se presenta por parte de La Asociacin de Canarias de una propuesta de reglamento para subvencionar los cursos de formacin que nunca llegara a ser aprobado.
Los criterios cambian con cada Junta y casi cada ao.
Uno de los puntos ms controvertidos de la reunin fue la presentacin de
dos empresas para el proyecto de Marketing. Tras estudiar el programa de las dos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

221

empresas, que resultan igual de interesantes se decide que lo mejor sera la participacin colaborativa de ambas empresas para obtener un resultado ms ambicioso.
Para dirigir el proyecto y definir objetivos se encargarn Fina Sol y Mara del Mar
Rodrguez. Ni que decir tiene que el proyecto result complicado de coordinar y
los resultados no fueron del todo satisfactorios.
Se intenta una financiacin de la CAA, alternativa a la subvencin del Ministerio,
al objeto de no depender de dicha subvencin para la subsistencia de la CAA. Se
estudia la posibilidad de financiarse mediante cuotas, que deberan pagar las asociaciones, o mediante mecenazgo de empresas del sector, pero no se llega a ningn
acuerdo y la Coordinadora seguir dependiendo de la subvencin del Ministerio para
permanecer y subsistir.
Otro momento de tensin se produjo cuando Francisco Sanchs, en representacin de la AAV, plantea su malestar por la presencia del presidente de la CAA,
Alfonso Daz, en unas jornadas organizadas por el colegio de Bibliotecarios y documentalistas de la Comunidad Valenciana. Reflejo de una de las carencias de la CAA,
que, precisamente, es la falta de coordinacin en sus actuaciones.
El ao 2010 se estren con la aprobacin de la modificacin de los estatutos aadiendo el nombre de Gestores Documentales.
En este ao hay que destacar los trabajos en el Plan de comunicacin Marketing. Tenamos necesidad de un plan de comunicacin? Creo que ya nadie duda
que la Archivstica sea una ciencia. Como tal tiene un objeto (los documentos y los
archivos), tiene un fin (recoger, conservar y servir los documentos) y tiene un mtodo
(la organizacin y la clasificacin) y se apoya y nutre de otras ciencias para ella auxiliares de su desarrollo como la historia, el derecho, etc...,
Sin embargo, la profesin de archivero parece no existir para el resto de la comunidad cientfica, ni para las estructuras jerrquicas de las organizaciones, ni para el
resto de la sociedad, y en la mayora de los casos carente de un prestigio y reconocimiento social en comparacin con otras carreras universitarias.
El origen de esta situacin quiz debamos buscarlo en un auto-aislamiento al que
nos hemos condenado los profesionales, a veces, de forma voluntaria por propia comodidad. En lneas generales en los archivos encontramos buenos profesionales cuyo
trabajo es reconocido y apreciado por los usuarios; sin embargo, tras los muros del
archivo la visibilidad que tiene la sociedad del trabajo desarrollado es nula.
Por suerte, poco a poco la tendencia est cambiando gracias a la difusin que se
est dando a los archivos en las redes sociales. El tiempo est demostrando que para
lograr el reconocimiento por la sociedad civil es necesario adquirir ciertas aptitudes
en materia de comunicacin de la informacin, (redes sociales), implicarse en reas
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

222

Miguel ngel Gacho Santamara

relativas a la cpula organizativa de la gestin y posicionar al archivo en la agenda de


los eventos institucionales y polticos.
Resulta vital iniciar procesos de intercambio de informacin y formacin con
otras reas de conocimiento, lo que nos ayudar, entre otras cuestiones, a comunicarnos de forma fluida con el resto de la poblacin, desterrando terminologa poco
comprensible. En esto juega un papel esencial la tecnologa y las redes sociales que
nos muestran cual es el camino para conseguir la simplificacin y el impacto en la
sociedad civil. En esta lucha resulta fundamental que los propios profesionales tomen conciencia de su importancia, que valoren su trabajo, que lo defiendan y, por su
puesto, ofrezcan un servicio de calidad como gestores de informacin. Todo ello sin
perder nuestra propia identidad ni pretender ser algo que no somos.
Otra lnea de accin de las asociaciones que est relacionada con la anterior, es la
referida a la difusin, ya que las asociaciones son el medio, en muchos casos el ms
eficaz, que tenemos los archiveros y algunos profesores universitarios para poder publicar y poner en valor nuestros trabajos e investigaciones, facilitando as la difusin
de nuestros conocimientos terico-prcticos.
En los ltimos aos la publicacin de trabajos en soporte tradicional prcticamente ha desaparecido debido a los altos costes de produccin, arrastrando al cierre
de varias revistas y editoriales, incluso las editoriales de las propias universidades
han sucumbido ante el empuje de las publicaciones digitales. Pero curiosamente en
el mundo universitario cada vez est ms valorada la publicacin realizada en soporte
tradicional por la mayor puntuacin otorgada a las publicaciones en papel por la
Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin (ANECA).
Los profesores universitarios, por una parte, solicitan y demandan la publicacin
en papel y por otra presionan para poder difundir libremente los textos en la red de
redes para tener ms visibilidad, haciendo de esta forma insostenible la publicacin en papel.
La publicacin de los textos en abierto tiene como consecuencia la imposibilidad
de recuperar el dinero invertido en una publicacin, por lo que es imposible llevar a
cabo una poltica de publicaciones cuando sta se realiza slo con fondos de la Asociacin y sin las aportaciones de un patrocinador externo. Con estas consideraciones
previas la CAA se embarc en la publicacin on-line de un manual que sirviese de
referencia al mundo archivstico iberoamericano. Durante el resto del ao se sigue
trabajando con el plan de comunicacin y con el manual aunque no se aprecian
avances y solo se presentan dos artculos de los propuestos.
Una idea para darnos visibilidad era la de crear un directorio o una agenda de profesionales que fuese puesto a disposicin de empresas para la contratacin de los mismos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

223

Para ello se encarg un informe a Luis Mejino, de ANABAD Castila la Mancha, sobre
la viabilidad del proyecto Quin es Quien, pero, tras analizar las dificultades legales y
materiales para llevar a buen puerto el proyecto se decidi abandonarlo.
Como complemento al Plan de comunicacin se presenta un proyecto para la
realizacin de un audiovisual sobre la profesin de archivero al objeto de difundirlo
y dar a conocer la profesin a la sociedad, creando concienciacin de nuestra labor,
pero los altos costes hacen que se abandone el proyecto.
En el 2010 asistimos a un recorte brutal en las dietas para asistir a reuniones, as
mismo, ante la imposibilidad de cubrir los objetivos planteados al inicio del ejercicio
econmico, el dinero de la subvencin se emplea, bsicamente, en pagar cursos de
formacin.
En el ao 2011 se organiza y presenta una jornada tcnica en Bilbao en la que se
aprecia un perodo de cansancio que tiene su reflejo en falta de actividad y escasez de
proyectos por parte de la CAA. Tras un amplio debate interno sobre la implicacin
de las asociaciones en el funcionamiento de la CAA se acuerda refundar los grupos
de trabajo:
Formacin
Normalizacin
Administracin de la Web
Plan de Comunicacin
Ni que decir tiene que pasados unos meses las buenas palabras y los mejores
deseos, quedan aparcados, y los grupos de trabajo dejaron de funcionar antes de
ponerse en marcha.
Durante el ao la principal dificultad es la falta de recursos econmicos, ya que
el Ministerio no ingresa el dinero hasta finales de ao, unido a la imposibilidad de
poder pagar los viajes de los componentes de los Comits Tcnicos para asistir a reuniones, hace que su funcionamiento sea prcticamente inviable.
4 ETAPA
El 26 de junio de 2012 mantenemos una reunin con el Subdirector al objeto
de presentar un plan de trabajo y los proyectos que pretendamos abordar durante
el ao, proyectos que parecen ser bien acogidos, sin embargo en el mes de octubre
del mismo ao el Ministerio nos comunica que el dinero slo puede ser destinado a
actividades formativas, por un importe de 26.480 euros.
Ante la disminucin de la subvencin, los objetivos primigenios se reconducen y se
decide elaborar un Curso de Gestin de Proyectos Archivsticos destinado a directivos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

224

Miguel ngel Gacho Santamara

de Asociaciones a celebrar en Valencia, el 1 de diciembre. El objetivo del encuentro es


poder estudiar y debatir sobre la formacin impartida por las asociaciones.
En dicho encuentro se pone de manifiesto que uno de los problemas al que nos
enfrentamos es el de la sobre titulacin. Es esta una expresin que describe a aquel
trabajador que teniendo estudios universitarios ejerce trabajos que no requieren de
unos conocimientos o de una titulacin universitaria, es decir, que el trabajador posee una mayor cualificacin que el trabajo que realiza. Se dan casos en los que licenciados en archivstica estn matriculados en mdulos de formacin profesional para
poder optar a trabajos de auxiliar de archivo en hospitales.
Despus de estas reflexiones nos queda por contestar una pregunta. Qu papel
desempean las asociaciones profesionales en la formacin? Creo, es ms, afirmo,
que juegan un papel muy importante, ya que, cuando termina la vinculacin personal del estudiante con la Universidad por la finalizacin del ciclo acadmico, corre el
riesgo de quedar rpidamente desfasado en cuanto a tendencias, legislacin, estudios,
etc. y este es el papel que juegan las organizaciones asociativas, pues tienen la capacidad de aglutinar a profesionales que se han especializado en distintas materias y que
nos pueden ayudar a cubrir, una hipottica falta de actualizacin de conocimientos
y experiencias.
Otro de los aspectos positivos de las asociaciones es su libertad de maniobra,
mientras que las Universidades necesitan de un tiempo ms o menos amplio para
poder introducir cambios y adaptarlos a sus programas, las asociaciones slo tienen
que contactar con el profesor, conseguir una pequea financiacin para cubrir los
primeros gastos y un lugar para impartir las clases. Tiempo estimado: uno o dos meses desde que lo pensamos hasta que lo realizamos.
Si todo es tan sencillo dnde reside el problema? Las asociaciones nos enfrentamos no a uno sino a varios problemas de difcil solucin:
Nos dirigimos a un pblico muy reducido. Lo que condiciona la viabilidad
econmica de los cursos.
La diversificacin de la profesin ha generado especialistas y profesionales
en archivos diferentes con experiencias, problemas y necesidades muy concretas. Por lo que el curso que interesa a un archivero es probable que no le
interese a otro.
La oferta de cursos organizados por todo el territorio es de tal magnitud que
ha provocado que la organizacin de dichos cursos sea en algunos casos totalmente insostenible. Problema que podemos trasladar al mundo universitario
donde la oferta universitaria es a veces mayor que la demanda, lo que est
obligando al cierre de algunas facultades por falta de estudiantes.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y la evolucin de la profesin del archivero

225

La dispersin geogrfica impide que determinados cursos se puedan realizar de forma presencial, implicando un mayor esfuerzo en la preparacin
de los temarios.
La amplitud de los horarios laborales y la vorgine del mundo moderno
dificulta e incluso imposibilita a muchos compaeros dedicar tiempo a la
realizacin de cursos de formacin.
Las asociaciones juegan un papel dinamizador y esencial en la formacin. Los
cursos impartidos de forma presencial por las asociaciones permiten un intercambio
de informacin y, sobre todo, la posibilidad de crear nuevos contactos entre los profesionales. Estos contactos, esta amistad personal que surge entre los alumnos que
acuden a los cursos no se producen en otras modalidades formativas como los cursos
a distancia o la utilizacin de redes sociales.
Tampoco es justificable utilizar la formacin como un medio de financiacin de
una asociacin. Evidentemente las asociaciones son entidades sin nimo de lucro,
pero por ello no est justificado que tengan que soportar prdidas econmicas en el
desarrollo de sus actividades que pondran en peligro su continuidad en el tiempo.
No debemos confundir el pago que realizan los alumnos para ayudar a sufragar un
curso con el pago con una intencionalidad lucrativa.
Deberamos entender la formacin impartida por las asociaciones como un servicio prestado a los socios y a la comunidad archivstica en general, sin esperar ningn
otro tipo de compensacin distinta a la que produce la satisfaccin del trabajo bien
hecho. Lgicamente este principio choca frontalmente con los objetivos perseguidos
por las academias y colegios profesionales, que ofrecen una formacin, de calidad por
supuesto, pero cuyo objetivo ltimo es la rentabilidad econmica.
A finales del ao se reflexiona sobre la situacin de los grupos de trabajo y la necesidad de abordar un replanteamiento de los mismos ya que se demuestra que no
funcionan tal y como estaban establecidos.
Estado parecido es en el que se encontraba el funcionamiento de la Web ante la
renuncia de la persona que la mantena, se pretenda que la Web fuera el escaparate
de la CAA pero dej de estar visible por falta de noticias actualizadas que alimentaran
su contenido.
El ao 2013 arranca con una lamentable situacin econmica por una nueva
disminucin del importe de la subvencin concedida por el Ministerio de Cultura.
La Asociacin Vasca de Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centro de Documentacin (ALDEE), y otras asociaciones manifiestan su temor a que la Coordinadora sirva simplemente para gestionar el reparto de subvenciones, como consecuencia de este temor se rechaza subvencionar cursos por varios motivos, entre ellos,
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

226

Miguel ngel Gacho Santamara

la dificultad de establecer un sistema justo de acceso a los cursos para que ninguna
asociacin se viese perjudicada.
Se decide realizar dos actividades: una jornada de un da sobre Qu acceso para
qu transparencia? en el mes de Junio de 2013 en el AHN en la que se presentan los
trabajos con Transparencia Internacional de Espaa y unas Jornadas tcnicas sobre
la formacin de archiveros bajo el ttulo Compartiendo problemas, buscando soluciones Las principales ideas, reflexiones y conclusiones han sido puestas a debate en el
ltimo Congreso de Archivologa del MERCOSUR. En el orden del da tambin
se estudi la propuesta de creacin de una Red de Asociaciones de Archivistas del
MERCOSUR.
El ao 2015 se inicia con un nuevo cambio de criterio. Se decide abandonar
la subvencin de cursos de formacin por entender que los beneficiados eran un
nmero muy reducido de personas. Por el contrario, se decide subvencionar congresos locales pues la Junta directiva reconoce su incapacidad para la organizacin de
congresos de mbito nacional por la complejidad organizativa. Para la subvencin de
congresos no se aceptan propuestas en las que las materias a tratar no sean exclusivamente de archivos.
EPLOGO
Si tuviese que realizar una valoracin sobre mi experiencia en la Coordinadora me
encontrara en serios problemas. Es cierto que realizar una simple baremacin de los
xitos obtenidos por la Coordinadora a simple vista resulte algo decepcionante. Pero
hay una cuestin que supera a todas las valoraciones y es la oportunidad que facilita
a todas las organizaciones asociativas para reunirse, para verse y mantener contactos.
Estos contactos estn sirviendo para estrechar lazos que en algunas ocasiones permiten posteriormente la organizacin de actividades conjuntas. Slo la unin hace la
fuerza y la unin de las asociaciones en defensa de la profesin es la nica tabla de
salvacin para una profesin que fue, es y ser ignorada por los responsables de la
administracin, en muchas ocasiones, ignorada por la sociedad y atacada por diferentes sectores profesionales que intentan acaparar cuando no suplantar nuestra labor.
Desde las asociaciones tenemos que ser conscientes que el futuro de la profesin
no pasa slo por el sector pblico, tambin radica en empresas proveedoras de servicios y, por ello, las asociaciones deben realizar un esfuerzo de apertura al sector privado y favorecer las sinergias de un nuevo modelo de empleo adaptado a las actuales
modalidades de trabajo.
Si queremos ser tiles a la sociedad, si queremos crecer como profesionales, en
materia de formacin tenemos que tener amplitud de miras y mirar alto, tenemos
que mirar lejos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

NUEVAS PERSPECTIVAS Y OPORTUNIDADES


PARA LOS CENTROS DE GESTIN DE
INFORMACIN: COMPETENCIAS DIGITALES
DE SUS PROFESIONALES
Ana Real Duro

NUEVAS PERSPECTIVAS Y OPORTUNIDADES PARA LOS CENTROS DE GESTIN DE INFORMACIN:

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 229-236

NUEVAS PERSPECTIVAS Y OPORTUNIDADES PARA


LOS CENTROS DE GESTIN DE INFORMACIN:
COMPETENCIAS DIGITALES DE SUS PROFESIONALES

Ana Real Duro

Vocal Fesabid
Documentalista de la Diputacin Provincial de Jan. Inst.Estudios Giennenses
anareal@dipujaen.es

Recibido: 23/11/15
Aceptado: 13/01/16

Resumen
La implantacin de las tecnologas de la informacin, los nuevos usuarios nativos digitales, ha dado lugar a que los centros de informacin desarrollen nuevas formas de trabajar,
haciendo que los servicios tradicionalmente venan ofreciendo, la forma de gestionar y trabajar de los profesionales, haya cambiado. La incorporacin de recursos digitales conlleva
una transformacin de los procesos, de las tareas y capacidades. En esta comunicacin se
exponen los cambios que estn abordando las bibliotecas como espacio, fsico como realidad
profesional y como espacio virtual. Los centros que gestionan informacin y el papel de los
profesionales se ha transformado y se necesitan nuevas competencias digitales para afrontar
estos escenarios.
Palabras clave
Centros de informacin, Gestin de procesos, Competencias, Tecnologas de la informacin.
Abstract
The introduction of information technology, new digital native users, has resulted in
information centers to develop new ways of working, making came traditionally providing
services, how to manage and work of professionals, has changed. The incorporation of digital
resources involves a transformation of processes, tasks and capabilities. In this paper the changes that are addressing libraries as space, physical, and professional reality and virtual space
as exposed. Managing information centers and the role of professionals has changed and new
digital skills are needed to address these scenarios.
Keywords
Information centers, Process Management, Skills, Information Technology.

230

Ana Real Duro

Las nuevas perspectivas y oportunidades para los centros, pasan de una forma
muy importante, por las competencias del personal que trabaje en ellas. En esta
mesa, dedicada a la profesin, nos ha parecido muy oportuno hablar de estas competencias, ahora bien de las competencias digitales.
Y justamente en competencias digitales porque ha sido objeto de anlisis en los
diferentes estudios sobre la profesin que se han realizado, tanto por parte de Fesabid1,
como de otros colectivos.
En estos estudios se han considerado como fortalezas,
El conocimiento del valor de la informacin y de su calidad.
La experiencia en gestin y preservacin de colecciones.
La atencin a la veracidad de la informacin.
La experiencia en la gestin de redes y la capacidad para resolver problemas
de informacin y para transmitir las competencias para hacerlo a los dems.
La vocacin de servicio.
La especializacin en la gestin de la informacin y de los contenidos.
La posibilidad de ser creativos.
Y como debilidades, se han destacado en estos estudios,
La dificultad para cuantificar el valor de los servicios.
El riesgo de invisibilidad.
La resistencia o temor a los rpidos cambios tecnolgicos.
La diversidad del colectivo profesional.
La posible pasividad y la escasa ambicin ante la competencia de otros
profesionales.
La tendencia al victimismo.
La inestabilidad laboral de parte del colectivo.
Escaso corporativismo, que se refleja en la insuficiente participacin en las
organizaciones profesionales.
En definitiva, la concepcin tradicional de los servicios, la falta de cultura tecnolgica del personal, la falta de visin de las inversiones necesarias y la falta de recursos
econmicos y humanos.
1. Estudio FESABID sobre los profesionales de la informacin: Prospectiva de una profesin
en constante evolucin. Madrid: Fesabid, 2011. Disponible en: <http://fesabid.org/repositorio/
federacion/prospectiva-de-una-profesion-en-constante-evolucion-estudio-fesabid-sobre-los>.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Nuevas perspectivas y oportunidades para los centros de gestin de informacin:

231

Hoy queremos ante todo, buscar, identificar oportunidades. Las crecientes necesidades ciudadanas de informacin y la posibilidad de aprovechamiento de las tecnologas
para la mejora de los servicios, hacen que estas oportunidades pasen por las competencias
digitales que los profesionales de la informacin debemos tener. Hay profesionales que
consideran que se adaptan con facilidad a las tecnologas, en las que ven un motor de
cambio y una clave de eficiencia, pero en un alto porcentaje temen los cambios.
Estas oportunidades se basan en las competencias digitales que los profesiones
que gestionan informacin debemos tener o adquirir.
Vivimos con y alrededor de datos e informacin. La informacin que producimos
es enorme y podemos acceder a ella, y lo podemos hacer en cualquier momento o
lugar, la tecnologa nos lo permite.
Aunque de nada nos servir, este acceso, si esta informacin no se utiliza. Utilizarla supone saber gestionarla.
Saber gestionarla est relacionado con la gestin de grandes series de datos y su
explotacin, Big data, Data Analytics, metadatos, etc.
Y es aqu donde entramos los documentalistas, los archiveros, los bibliotecarios, entramos para explotar esta documentacin. Debemos ser capaces de buscar,
conseguir, organizar y por supuesto servir esta informacin para ser usada, para
acceder a esta documentacin o a estos documentos ofreciendo recursos y servicios.
Seremos buenos en nuestro trabajo si aprovechamos las oportunidades que nos
ofrece el universo digital. Ser aqu en este universo digital, en el que sin duda
vamos a encontrar las nuevas perspectivas y oportunidades para nuestros centros, las
nuevas oportunidades para ser mejores profesionales de la informacin.
Qu oportunidades aportaremos a la sociedad utilizando este universo digital que las
tecnologas nos ofrecen?
Mejoraremos la difusin de la informacin y el uso de sta.
Innovaremos en la profesin.
Crearemos conocimiento.
Seremos competitivos.
Tendremos marca en nuestra organizacin (archivo, biblioteca, centro documental o museo).
Incrementaremos la transparencia y la visibilidad del conocimiento interno
Afirma Eigenbrodt (2013) Asumida ya la convivencia de lo digital y lo analgico,
debe encontrar un papel que no necesite ser defendido, incuestionable por s mismo, en el
punto de unin de lo digital y lo fsico, adems de lo universal y lo local.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

232

Ana Real Duro

Esta misma afirmacin podemos reclamarla para cualquier centro que gestiona
informacin, para los archivos. Como ejemplo, la administracin electrnica, que ha
trastocado a muchos tericos tradicionalistas, por la conceptualizacin, la identidad
de los archivos. En definitiva, se han trastocado los procesos tradicionales.
Esta cultura digital nos ofrece nuevas perspectivas y oportunidades. Se muestra
en un entorno invisible, se desarrolla en un terreno virtual. Las oportunidades de
crecimiento de nuestros centros tradicionales, radica en la transformacin digital de
los profesionales que trabajamos en ellos.
El secreto para nuestros centros y los profesionales que trabajamos en ellos radica
en ser capaces de asumir el cambio digital como una oportunidad y no como una
amenaza, ya que con ello evolucionamos y avanzamos.
LAS COMPETENCIAS DIGITALES
Competencias en formacin
Aprender hoy da es comprender lo relevante de la cultura digital, colaborar
proactivamente en lo que llamamos cultura digital, en el aprendizaje, creando redes de aprendizaje y compartiendo experiencias, desarrollando capacidad y habilidad
para aprender de forma autnoma y entender que tambin debemos ser crticos al
elegir los cauces o fuentes del aprendizaje.
Los profesionales debemos aprender igualmente mientras trabajamos, realizando nuestro trabajo, y tanto con fuentes internas como externas, necesitamos socializarnos y aprender de otros y consolidando lo que aprendemos. Debemos mejorar
las habilidades, las competencias y el conocimiento. Adquirir esta competencia
de formacin y aprendizaje de forma continua es un proceso en realidad, que nos
llevar toda la vida.
Competencia para adaptarnos a los nuestros usuarios
Nuestros usuarios son cada vez ms tecnolgicos, estn acostumbrados a navegar por la documentacin en conexin y acceso instantneo, son increblemente sociales. Han dejado de ser usuarios pasivos, para convertirse en usuarios que
participan, hablan, opinan positivamente en ocasiones y en otras negativamente. Nos reclama nuevas herramientas y servicios, participan en la construccin
de herramientas, al fin y al cabo. Los nuevos usuarios estn y estarn cada vez
ms capacitados y debemos tenerlos en cuenta. Se quedaran en nuestros centros,
porque en muchas ocasiones la documentacin que necesitan, solo la pueden
encontrar en stos, pero si pudieran elegir, buscaran la mejor marca o centro
para hacerlo. Esto no nos sirve, ya que aunque esta documentacin solo la pueden encontrar en nuestros legajos, en nuestras bases de datos, queremos que lo
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Nuevas perspectivas y oportunidades para los centros de gestin de informacin:

233

hagan por disponer de los mejores buscadores, servicios. Estos nuevos usuarios
quieren disponer de esta documentacin o informacin en cualquier momento
o lugar. Nuestros usuarios han cambiado, valoran lo inmediato, la eficacia de los
procesos y servicios.
En muchas ocasiones son usuarios que slo han vivido en la era digital y se mueven
en la cultura digital, necesitando conectar con los centros que proporcionamos informacin. Aquellos centros, ya sean archivos, bibliotecas, museos o centros de documentacin, que conecten dentro de esta cultura digital, capaces de entender a sus usuarios de
esta forma, sern organismos con oportunidades para diferenciarse y adquirir ventajas.
Competencias para trabajar de forma colaborativa en procesos digitales
Potenciamos la competencia tradicional de trabajo en equipo. Se trabaja en red y
la principales habilidades es el compartir conocimiento y construirlo de manera colaborativa. Se trabaja en red, y esto facilita la visibilidad de los resultados, la plasticidad. Debemos controlar la competencia de trabajo en red y conocer las herramientas
para intercambiar documentacin con otros profesionales. Debemos saber dinamizar
o manejar escenarios virtuales.
Competencia para desenvolvernos profesionalmente en un ambiente digital
Conocer este ambiente digital, el conocimiento digital supone conocer proyectos y equipos de personas que integran estas unidades informativas, porque son,
somos las personas, los mayores potenciales de las organizaciones, los mayores
activos. Los proyectos, los diseos, salen a flote por las personas y las personas
teniendo habilidades y actitudes, cambiaremos nuestros centros. Los profesionales podemos ser especialistas en un rea, ser los mayores expertos, pero hoy
no es suficiente. Esta era digital nos demanda, adems, profesionales que tengan
adaptacin al cambio.
Se necesitan igualmente, directivos capacitados de liderar esta transformacin digital, que impulsen estas nuevas competencias digitales.
Con este conocimiento digital aumentar la productividad y la innovacin, cambiaremos la gestin de los procesos, conoceremos mejor nuestro entorno y sobre todo
estaremos ms seguros ante posibles cambios en nuestros centros.
En definitiva, necesitamos tener conocimiento digital para comprender, producir
y presentar conjuntos de informacin compleja.
Competencia para orientar de forma estratgica nuestros centros
Debemos comprender y orientar de forma digital las estrategias de los proyectos que se estn realizando en nuestros centros. Esta visin de lo estratgico en el
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

234

Ana Real Duro

ambiente digital, incluso escasea en entornos empresariales, es un error no tenerlo


presente. Es tan importante definirlo, porque influye en la puesta en valor de nuestro
centro. Debemos considerar la importancia que tiene de la identidad y la reputacin
digital. Para ello se har un anlisis de los datos. Lo estratgico da al centro sentido al
trabajo de cada profesional dentro del proyecto, somos interlocutores y conectamos
con un objetivo nico por todos los que intervienen.
Conseguiremos motivar nuestro centro, da sentido al da a da y ante todo hace
de nuestros centros, centros sostenibles a medio y largo plazo. Es importante contar
con un plan estratgico y operativo.
Competencia para coordinacin de equipos de trabajo en entornos digitales
Aqu debemos hablar del liderazgo, necesario para gestionar el cambio en cualquier entorno, tambin en el digital. Pensaremos en este liderazgo de forma distribuida y compartida entre los miembros de los centros. Se necesitan lderes individuales2 y que trabajen de forma colaborativa en red, para proyectos concretos
o situaciones puntuales. Los lderes digitales rastrean el camino y motivan. En la
actualidad trabajamos de forma colaborativa con profesionales multidisciplinares,
de forma temporal para adaptar un proyecto. La direccin de un equipo deja de
ser alguien en concreto, en la actualidad la direccin es cambiante, el liderazgo es
permanente. La direccin es una funcin, el liderazgo es una actitud. Es esta competencia la que debemos desarrollar y captar a lo largo de la vida profesional. No
hay jerarquas, hay cualidades y competencias digitales. Los lderes digitales ceden
responsabilidades y cultivan la confianza a los profesionales que forman el equipo,
y resuelven conflictos en entornos virtuales.
Competencia para gestin de la informacin digital
Gestin de grandes bancos de datos. Esto tradicionalmente lo hemos desarrollado y somos especialistas, pero es una de las competencias que con respecto
a las tradicionales ms se han modificado. Estos entornos digitales y estas masas
de informacin referencial y digital, requieren la explotacin de grandes Data
Analytics. Igualmente archivos abiertos, etiquetados y normalizados. Los metadatos deben recolectarse, para formar parte de plataformas como Europeana ya
que, de sta forma estarn en abierto y preservados, cuestin que nos preocupa
mucho, la preservacin digital. Tenemos dependencia de la tecnologa y nos preocupa la continuidad digital, debe ser tambin sostenible, se debe certificar la
solvencia de todas las plataformas que se venden, y para todo esto debemos tener
competencias de gestionar informacin digital.
2. Magro, C., Salvatella, J. Cultura digital y transformacin de las organizaciones.-Barcelona: Roca
Salvatella, 2014.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Nuevas perspectivas y oportunidades para los centros de gestin de informacin:

235

REFLEXIONES
Estamos en la sociedad del aprendizaje, en nuestros centros se puede aprender a aprender y debemos reclamar estas competencias.
Nuestros centros son espacios de conocimiento. Tenemos conocimiento y
nos falta saber interpretarlo, por lo que debemos facilitar nuestros espacios
para que se genere este acto de interpretacin
Debemos fomentar los servicios hbridos, presenciales o no.
Nuestros centros ya no son espacios fsicos, son espacios tambin virtuales,
son espacios para innovar, para trabajar y para aprender.
Ya tenemos contenidos, ahora necesitamos competencias para crear.
Se accede a la informacin a travs de otras formas, debemos de ser custodios de ese conocimiento o patrimonio, pero tambin tenemos un rol
activo en la construccin de nuestro futuro, y debemos estar, los archivos,
en estas comisiones o equipos de cambio, y no solo para contextualizar.
Debemos transformar nuestros centros, debemos hacerlo.
Nuestros usuarios no vienen a los centros solamente a por libros, legajos, ya
que lo tienen accesible en otros formatos digitales, vienen para informarse,
crear, investigar, para no estar solos.
Nuestros centros son ms que edificios, son infraestructuras ciudadanas,
lugares de encuentro.
Debemos construir lugares abiertos, con contenidos y espacios para aprender, de forma hipervnculada.
Deben ser lugares de interpretacin, de creacin.
BIBLIOGRAFA
Analytics: The real-world use of big data. How innovative enterprises extract value from
uncertain data. IBM Institute for Business Value. 2012.
GARMER, A. K. Libertad y Conectividad:Fomento a la libertad para comunicar en
las Amricas Informe del Primer Foro del Instituto Aspen sobre la Libertad para Comunicar. Edtion ed. Washington, D.C.: Aspen institute, 2012.Disponible en:
<http://csreports.aspeninstitute.org/documents/Libertad_y_Conectividad.pdf>.
The Aspen Idea Blog [online]. 2014a [cited Sep 22 2014. Available from Internet:
<http://www.aspeninstitute.org/about/blog/meeting-information-needs-communities-public-library>.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

236

Ana Real Duro

The Digital Advantage: How Digital. Leaders Outperform their Peers .The MIT Center
for Digital Business. 2013.
What is digital competence? Liisa Ilomki, Anna Kantosalo and Minna Lakkala.
March 2011.
Why Culture is Key. Barry Jaruzelski, John Loehr y Richard Holman. Strategy+Business.
2011.
Why every leader should care about digitization and disruptive innovation.
McKInsey&Company. 2014.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

TRANSPARENCIA DE LA ACTIVIDAD PBLICA.


EN PARTICULAR, EL DERECHO DE ACCESO
A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez

TRIA N 20. 2016


Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 239-253

TRANSPARENCIA DE LA ACTIVIDAD PBLICA.


EN PARTICULAR, EL DERECHO DE ACCESO A LA
INFORMACIN

Concepcin Barrero Rodrguez

Catedrtica de Derecho Administrativo. Universidad de Sevilla

Recibido: 22/01/16
Aceptado: 11/02/16

I. CONSIDERACIONES PRELIMINARES
En el nmero 19 de la Revista TRIA de la Asociacin de Archiveros de la Junta
de Andaluca publiqu ya un artculo titulado La Ley de Transparencia, Acceso a la
Informacin y Buen Gobierno y sus efectos en el mbito de aplicacin del derecho
de acceso a los documentos pblicos, en el que, con origen en la ponencia presentada, en octubre de 2013, en las IV Jornadas Archivsticas andaluzas: Los archivos
ante los nuevos marcos normativos, expona los extremos ms destacados de la Ley
estatal 19/2013, de 9 de diciembre, de Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin y Buen Gobierno (LTBG). Dos aos tarde, en noviembre de 2015, tuve, otra
vez, la oportunidad de participar, gracias a la generosidad de esa misma asociacin,
en las Jornadas internacionales. La gestin de los documentos y de los archivos en Espaa: 30 aos de cambios en donde fui invitada, de nuevo, a abordar el rgimen de
la transparencia de la actividad pblica, con especial atencin al derecho de acceso
a la informacin, lo que me permiti, y me permite ahora, completar y actualizar
cuanto all expona, toda vez que en el periodo transcurrido entre un encuentro y
otro se han producido varios hechos relevantes en la materia; el ms significativo,
sin duda, la promulgacin por casi todas las Comunidades Autnomas de Leyes
sobre Transparencia. Andaluca lo hizo en junio de 2014 con la Ley 1/2014, de 24
de junio, de Transparencia Pblica (LTPA). A ello debe aadirse la entrada en vigor
de la norma estatal en Comunidades Autnomas y Entidades locales1, el desarrollo
de los portales de transparencia y la puesta en funcionamiento del Consejo estatal
1. Vase Disposicin Fina Novena de la LTBG. La entrada en vigor de la norma para las entidades
locales ha determinado que, muchas de ellas, hayan dictado disposiciones propias en la materia que, en
la mayora de los casos, han seguido lo dispuesto en la Ordenanza tipo sobre Transparencia, acceso a
la informacin y reutilizacin, aprobada por la Federacin Espaola de Municipios y Provincias en su
sesin de 27 de mayo de 2014.

240

Concepcin Barrero Rodrguez

de Transparencia y Buen Gobierno, con la finalidad, segn establece el artculo 34


de la LTBG, de promover la transparencia de la actividad pblica, salvaguardar el
ejercicio del derecho de acceso a la informacin y garantizar la observancia de las
disposiciones de buen gobierno. Igualmente ha iniciado su actividad el Consejo
andaluz de Transparencia y Proteccin de datos, cuyos estatutos fueron aprobados
por el Decreto del Consejo de Gobierno 434/2015, de 29 de septiembre. Nos encontramos, pues, en un momento especialmente oportuno para examinar como,
la regulacin del derecho de acceso de la Ley estatal est siendo completada por el
ordenamiento autonmico, as como para valorar su incipiente aplicacin.
II. BREVE REFERENCIA AL MBITO DE APLICACIN DE LAS LEYES
SOBRE TRANSPARENCIA PBLICA
Antes de exponer algunos de los contenidos ms destacados de las Leyes de Transparencia, conviene dejar constancia del mbito subjetivo de aplicacin de estas disposiciones, un mbito amplio y complejo de cuyo examen me he ocupado con detalle
en ocasiones anteriores2. Al objeto de este estudio basta con tener en cuenta que las
Leyes de Transparencia son aplicables, como resulta de los artculos 2 de la LTBG y
3 de la LTPA, a todas las Administraciones Pblicas territoriales y a las entidades de
Derecho Pblico, cualquiera que sea su denominacin y rgimen jurdico, dependientes de ellas. Ahora bien, estas normas incorporan tambin a su mbito a otros
sujetos diversos en la medida en que su actividad se rija por el Derecho Administrativo. Son los casos de las Corporaciones de Derecho Pblico, la propia Casa de su
Majestad el Rey y de otros Poderes del Estado como el Congreso de los Diputados,
Senado, Tribunal Constitucional o Consejo General del Poder Judicial en la Comunidad de Andaluca, su Parlamento, el Defensor del Pueblo y la Cmara de Cuentas-.
Los mandatos de las normas sobre transparencia pblica se aplican igualmente, y en
tercer lugar, a otro conjunto de sujetos que, aun contando con personalidad jurdica privada, se encuentran vinculados a las Administraciones Pblicas y ejercen una
funcin o cometido pblico, como son los casos de determinadas sociedades mercantiles3 y de las fundaciones del sector pblico previstas en la legislacin en materia
de fundaciones. Finalmente extienden su aplicacin, atendiendo as a una fuerte
demanda social expresada durante el proceso de elaboracin de la norma, a partidos
polticos, organizaciones sindicales y organizaciones empresariales y, en general, a
2. Captulo III. Transparencia: mbito subjetivo (E. GUICHOT (Coor.) Transparencia, Acceso a la
Informacin y Buen Gobierno. Estudio de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, Tecnos, Madrid, 2014, pp.
63-96). En un articulo posterior titulado La Ley de Transparencia de Andaluca: Sus aportaciones al
rgimen establecido en el ordenamiento del Estado examin el mbito subjetivo de aplicacin de esta
Ley, incidiendo especialmente en sus novedades respecto de la disposicin estatal (Revista Andaluza de
Administracin Pblica, nm. 89, 2014, pp. 43-52).
3. Artculos 2.1.g) y 3.1.i) de la LTBG y LTPA, respectivamente.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

241

todas las entidades privadas, cualquiera que sea su denominacin, naturaleza y rgimen jurdico, que renan alguna de las condiciones previstas en el artculo 3 de la
LTBG: a) Que en el periodo de un ao reciban recursos pblicos por importe superior a 100.000 euros; o b) Que al menos el 40 por ciento del total de sus ingresos
anuales sea de procedencia pblica siempre y cuando esa cifra alcance la cantidad de
5.000 euros4. Estos sujetos no quedan vinculados, sin embargo, por todo el rgimen
de la Ley, pues, como expresamente dispone este mismo precepto, solo le son aplicables las disposiciones del Captulo II del Ttulo I, esto es, el rgimen de la publicidad
activa y no, por consiguiente, el del derecho de acceso a la informacin regulado en
el Captulo III de ese mismo Ttulo5.
III. PUBLICIDAD ACTIVA Y PUBLICIDAD PASIVA: EJES VERTEBRADORES DE LA TRANSPARENCIA PBLICA EN LA REGULACIN VIGENTE
La regulacin de la transparencia pblica se vertebra, tanto en la disposicin estatal como en el ordenamiento autonmico, sobre los ejes formados por las denominadas publicidad activa y publicidad pasiva. En trminos del Prembulo de la LTPA,
la publicidad activa implica la difusin por propia iniciativa de la informacin que
obra en poder de los poderes pblicos. En la publicidad pasiva, por el contrario,
es la ciudadana la que toma la iniciativa, recabando de los poderes pblicos informacin que obra en su poder, lo que es lo mismo, ejerce el derecho de acceso a la
informacin. Centramos aqu nuestra atencin en la publicidad activa, dejando para
el epgrafe siguiente el examen de este derecho.
La LTBG impone a los sujetos incluidos en su mbito de aplicacin un deber de
informacin de oficio sobre contenidos muy diversos que sistematiza en tres grandes
categoras: la informacin institucional, organizativa y de planificacin, la informacin de relevancia jurdica y la informacin econmica, presupuestaria y estadstica, que concretan sus artculos 6, 7 y 8, respectivamente.
La LTPA, al igual que otras Leyes autonmicas, ha completado las previsiones
de la estatal con la introduccin de nuevas categoras de informacin surgidas,
por lo general, del desarrollo de obligaciones integradas en alguno de los grupos
que esta prev. Destacan, como categoras propias en la norma andaluza, la informacin sobre altos cargos y personas que ejerzan la mxima responsabilidad
4. El artculo 5.1 de la LTPA, en un intento de concrecin, tipifica algunos de los sujetos que han
de entenderse comprendidos en la norma: las iglesias, confesiones, comunidades y otras entidades
inscritas en el Registro de Entidades Religiosas, las corporaciones, asociaciones, instituciones (y)
entidades representativas de intereses colectivos.
5. El Consejo estatal de Transparencia y Buen Gobierno en su Criterio interpretativo nmero de
11 de mayo de 2015 (N/REF: C/03/2015) se ha pronunciado sobre el alcance de las obligaciones de
transparencia de las entidades privadas.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

242

Concepcin Barrero Rodrguez

de las entidades incluidas en el mbito de aplicacin de la ley que sistematiza y


completa las previsiones en esta materia que la disposicin estatal recoge en su artculo 8 en el mbito de la informacin econmica, presupuestaria y estadstica;
la informacin sobre planificacin y evaluacin que en la LTBG aparece unida
a la institucional y organizativa, o la informacin sobre contratos, convenios y
subvenciones que en la norma estatal se integra en la informacin econmica,
presupuestaria y estadstica. La LTPA completa adems el contenido de las categoras previstas en la Ley del Estado. As por ejemplo, y en el mbito de la informacin institucional y organizativa, extiende la publicidad al inventario de entes de
la Comunidad Autnoma, a numerosas cuestiones en materia de personal o a las
agendas institucionales de los gobiernos, lo que haba sido muy demandado en
el proceso de elaboracin de la Ley estatal y que esta finalmente no incluy En el
captulo relativo a la informacin econmica, de otra parte, se obliga a dar cuenta
sobre la financiacin de la Comunidad Autnoma y la deuda pblica existente6.
Ha de tenerse en cuenta tambin que para la Ley andaluza las obligaciones de
transparencia establecidas en su Ttulo II tienen el carcter de mnimas y generales, pudiendo ser ampliadas reglamentariamente por el Consejo de Gobierno
y las Entidades locales de acuerdo con la habilitacin que les confiere el artculo
17.37. De igual modo, y como dispone el 9.2, las obligaciones establecidas en la
Ley se entienden sin perjuicio de la aplicacin de otras disposiciones especficas
que prevean un rgimen ms amplio en materia de publicidad. Tampoco puede
finalmente olvidarse que la ampliacin de la informacin que se ofrece puede venir
simplemente de la prctica administrativa. Nada se opone a ello y aqu no existe
reserva de ley alguna8.
6. Las obligaciones de publicidad activa estn establecidas en el Ttulo II de la norma. De su anlisis
me he ocupado en La Ley de Transparencia de Andaluca: Sus aportaciones al rgimen establecido en
el ordenamiento del Estado (op. cit., pp. 52-62).
7. La LTPA avanza igualmente sobre la estatal en relacin concretamente con las entidades locales en
dos previsiones importantes. La que en el artculo 21 les exige salvo que concurran causas justificadas
de imposibilidad tcnica o econmica, el acceso a las sesiones plenarias a travs de Internet, bien retransmitiendo la sesin, bien dando acceso al archivo audiovisual grabado una vez celebrada la misma.
Igualmente permite que las personas asistentes puedan realizar la grabacin de las sesiones por sus
propios medios, respetando el funcionamiento ordinario de la institucin. El artculo 22, de otra parte,
impone al Consejo de Gobierno de la Junta y a los rganos colegiados de los ayuntamientos, diputaciones y mancomunidades de municipios, que sin perjuicio del secreto o reserva de sus deliberaciones
y respetando la informacin respecto de la que deba mantenerse alguna reserva, hagan pblicos con
carcter previo a la celebracin de sus reuniones el orden del da previsto y, una vez celebradas, los
acuerdos que se hayan aprobado, as como la informacin contenida en el expediente que se haya

sometido a su consideracin, en los trminos que se establezcan reglamentariamente.

8. En tal sentido, E. GUICHOT, Captulo V. Publicidad activa, E. GUICHOT (Coor.) Transparencia, Acceso a la Informacin y Buen Gobierno. Estudio de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, op. cit., p. 155.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

243

Ahora bien, es claro que tan importante es definir el contenido de la informacin


que ha de hacerse pblica, como determinar la forma en la que sta ha de ofrecerse.
A esta segunda finalidad responden las normas y principios generales que recogen
los artculos 5 de la LTBG y 9 de la LTPA referidos a tres cuestiones fundamentales:
cuando se ha de hacer pblica la informacin, como ha de ofrecerse y en donde.
La informacin, como determina el artculo 5.1 de la LTBG, se ha de publicar de forma peridica y actualizada, y respetando los lmites impuestos por
la tutela de otros derechos o intereses, lmites magnficamente estudiados por E.
GUICHOT, a cuyo anlisis me remito9, y que han sido ya objeto de criterio interpretativo por parte del Consejo estatal de Transparencia y Buen Gobierno10.
La norma estatal no concreta la periodicidad con la que ha de ofrecerse la informacin, lo que si hace la LTPA que en su artculo 9.7 dispone que se publicar y
actualizar, con carcter general, trimestralmente, salvo que la normativa especfica
establezca otros plazos atendiendo a las peculiaridades propias de la informacin
de que se trate. No obstante, aade, la Administracin de la Junta de Andaluca y
las entidades locales podrn publicar la informacin que estimen conveniente en
plazos ms breves. Ni la norma estatal ni la andaluza se pronuncian, sin embargo,
sobre los plazos en los que la informacin ha de permanecer a disposicin de los
ciudadanos, lo que quizs resulte lgico dado que esos tiempos de permanencia
pueden ser extraordinariamente variables dependiendo, entre otros factores, del
propio contenido de la informacin o del inters que la sociedad pueda mostrar,
en cada momento, por unos u otros asuntos11.
La informacin ha de publicarse, como exige el artculo 5.4 de la LTBG, de una
manera clara, estructurada y entendible para los interesados, a lo que la LTPA aade, en diversos apartados de su artculo 9, que se ha de ofrecer de forma segura, de
la manera ms amplia y sistemtica posible, configurada de tal modo que permita
la participacin ciudadana que sea consecuencia de la informacin facilitada y garantizando especialmente la accesibilidad universal y la no discriminacin tecnolgica, con objeto de que todas las personas puedan ejercer sus derechos en igualdad de
condiciones e incorporando las caractersticas necesarias para garantizar la accesibilidad de aquellas personas o colectivos que lo requieran. La informacin, adems, se
9. Entre otros estudios, en Captulo IV. Lmites a la transparencia y el acceso a la informacin, E.
GUICHOT (Coor.) Transparencia, Acceso a la Informacin y Buen Gobierno. Estudio de la Ley 19/2013,
de 9 de diciembre, op. cit., pp. 97-142.
10. Criterio interpretativo nmero 2, de 24 de junio de 2015 (N/REF CI/002/2015).
11. En el artculo 15 de la ya citada Ordenanza tipo sobre Transparencia, acceso a la informacin y
reutilizacin aprobada por la Federacin Espaola de Municipios y Provincias en su sesin de 27 de
mayo de 2014, puede encontrarse un ejemplo de plazos de permanencia al pblico de la informacin.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

244

Concepcin Barrero Rodrguez

ha de ofrecer preferiblemente, en formatos reutilizables como indica la Ley estatal,


en trminos de la LTPA, en formatos electrnicos que permitan su redistribucin,
reutilizacin y aprovechamiento.
Las Leyes de Transparencia son claras, finalmente, en su determinacin del
lugar en el que ha de ofrecerse la informacin: las correspondientes sedes electrnicas o pginas web en trminos del artculo 5.4 de la LTBG que reproduce
el 9.4 de la LTPA, que en su artculo 18.1 aade que la informacin pblica
objeto de publicidad activa, en el mbito de la Administracin de la Junta de
Andaluca y sus entidades instrumentales, estar disponible a travs del Portal
de la Junta de Andaluca. Esta misma norma, consciente de las dificultades
que muchos sujetos, entre otros los pequeos Municipios, pueden encontrar a
la hora de hacer efectivas sus obligaciones de publicidad, prev que la Junta de
Andaluca pueda adoptar medidas complementarias y de colaboracin con el
resto de administraciones pblicas para el cumplimiento de las obligaciones de
transparencia que podrn instrumentarse mediante la suscripcin de convenios
interadministrativos.
IV. EN PARTICULAR, EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN
Todas las Leyes de Transparencia pblica dictadas en los ltimos aos regulan,
junto a la publicidad activa, el derecho de acceso a la informacin del que seguidamente nos ocupamos, con especial atencin al desarrollo por el ordenamiento
autonmico de lo dispuesto en la LTBG. Debe advertirse que la exposicin se circunscribe a algunos de los extremos ms destacados de esa regulacin, ya sean por su
propia trascendencia o por los problemas interpretativos que plantean.
1. Los titulares del derecho de acceso a la informacin
El artculo 12 de la LTBG es claro en su reconocimiento de este derecho a todas
las personas, lo que significa que tanto las personas fsicas, como las jurdicas, las
pblicas como las privadas, las nacionales como las extranjeras pueden ejercer el derecho de acceso, sin necesidad adems de acreditar ningn inters al respecto, dado que
el artculo 17.3 de la propia Ley no exige la motivacin de la solicitud de acceso, lo
que no quiere decir, sin embargo, que quien la formula no pueda exponer las razones
en las que funda su peticin.
La LTPA, a diferencia del criterio seguido por otras disposiciones autonmicas12,
no reconoce el derecho de acceso a los menores de edad, por lo que debe entenderse
12. As la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Informacin y Buen Gobierno de Catalua, permite su ejercicio a los mayores de 16 aos (artculo 18.3), en tanto que la Ley
8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia de la Actividad pblica y Participacin ciudadana de Aragn
lo posibilita a partir de los 14 (artculo 25.2).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

245

que en esta Comunidad Autnoma no cabe, con carcter general, esta posibilidad de
acuerdo con lo dispuesto en el artculo 30 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo comn (LRJ-PAC), norma que ser pronto sustituida por la Ley 39/2015,
de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo comn de las Administraciones
Pblicas que, en este extremo, mantiene, no obstante, el criterio establecido por la
disposicin an vigente13.
2. El objeto del derecho de acceso: La informacin pblica
El artculo 12 LTBG, y en trminos prcticamente idnticos el 24.1 de la LTPA,
reconocen el derecho a acceder a la informacin pblica en los trminos previstos en el
artculo 105 b) de la Constitucin Espaola, desarrollados por esta Ley. El objeto del
derecho ya no es pues, como determinaba el artculo 37.1 de la LRJ-PAC y siguen estableciendo otras disposiciones importantes de nuestro ordenamiento14, el documento,
sino la informacin pblica que los artculos 13 de la Ley estatal y 2.a) de la disposicin
andaluza definen como los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato
o soporte que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el mbito de aplicacin de este Ttulo y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus
funciones. Estos preceptos, objeto de valoraciones diversas por la doctrina15, suscitan
como principal problema interpretativo el de determinar a que se refieren exactamente
esos contenidos que acompaan a los documentos en la definicin que ofrecen, toda
vez que estos no suscitan dudas en su referencia a cualquier soporte fsico, incluidos
13. Artculo 3.b).
14. En tal sentido, artculos 57.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, 23.1 del RD 1708/2011 de 18 de noviembre del Sistema espaol de Archivos o 61 de la Ley
7/2011, de 3 de noviembre de Patrimonio documental y Archivos de Andaluca.
15. En trminos favorables a la definicin legal se han manifestado, por ejemplo, M.A BLANES CLIMENT (La transparencia informativa de las Administraciones Pblicas. El derecho de las personas a saber
y la obligacin de difundir informacin pblica de forma activa, Thomson-Reuteres Aranzadi, 2014, pp.
264-5), J.L. PIAR MAAS (Derecho de acceso a la informacin. Rgimen general, I. WENCES,
M. KOLLING y S. RAGONE (Coors.), La Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen
Gobierno. Una perspectiva acadmica, Cuadernos de Debate, nm. 236, Centro de Estudios Constitucionales y Polticos, Madrid, 2014, p. 43) o DE LA NUEZ SNCHEZ-CASCADO, E. y C. TARN
QUIRS (Coors.) (Transparencia y Buen Gobierno. Comentarios de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre,
de Transparencia, Acceso a la Informacin pblica y Buen Gobierno La Ley, Madrid, 2014, p. 235). Para
otros autores, por el contrario, la redaccin del precepto no parece ni mucho menos correcta (M.A.
SENDN GARCA, Transparencia y acceso a la informacin pblica, en J. RODRGUEZ ARANA
y M.A. SENDN GARCA, Transparencia, acceso a la informacin y buen gobierno, Comares, Granada,
2014, p. 152) o puede prestarse a confusin (M. NAVARRO ATIENZA, La Ley de Transparencia,
Acceso a la informacin y Buen Gobierno y el Convenio del Consejo de Europa sobre el acceso a los
documentos pblicos: Tres apuntes y un problema, Revista Andaluza de Administracin Pblica, nm.
87/2013, pp. 328).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

246

Concepcin Barrero Rodrguez

los de carcter informtico, que aporta una informacin16. A la concrecin de esos


contenidos quizs pueda llegarse, como he desarrollado en otro lugar17, desde las propias notas caractersticas del documento. El documento supone la incorporacin de la
informacin a un soporte ya existente, perdurable y, por definicin, accesible, nota que
esta ltima faltara en esos contenidos a los que se refieren las leyes. De esta forma, y
de ser esta la interpretacin correcta, se podra concluir que el derecho de acceso reconocido en las nuevas Leyes de Transparencia alcanza tanto a la informacin ya existente
y accesible en el momento en el que se formula la solicitud, como a la necesitada, a fin
de hacer posible el ejercicio del derecho, de un previo tratamiento de los datos por parte
del sujeto obligado a facilitarla. As viene adems a confirmarlo el artculo 18.1.c) de la
LTBG que recoge, entre las causas de inadmisin de las solicitudes de acceso, la relativa
a informacin para cuya divulgacin sea necesaria una accin previa de reelaboracin,
de la que nos ocupamos seguidamente.
3. Las causas de inadmisin de las solicitudes de acceso. Los criterios interpretativos
del Consejo estatal de Transparencia y Buen Gobierno
La LTBG, consciente de los inconvenientes que pueden derivarse de un derecho
tan ampliamente reconocido, ha establecido algunas causas de inadmisin de las solicitudes de acceso cuya interpretacin y aplicacin pueden suponer una restriccin importante del derecho. Se trata concretamente de las previstas en las letras a), b) y c) del
artculo 18.1: las referidas, respectivamente, a solicitudes de informacin que est en
curso de elaboracin o de publicacin general, informacin de carcter auxiliar o de
apoyo como la contenida en notas, borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones
e informes internos o entre rganos o entidades administrativas o la informacin
para cuya divulgacin sea necesaria una accin previa de reelaboracin18.
16. As resulta de las definiciones aportadas por numerosas disposiciones. El propio artculo 37 de la
LRJ-PAC, antes de su modificacin por la LTBG, se refera a los documentos como los que, formando
parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresin,
grfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren. Como toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos, lo define 49.1 de la LPHE, como toda
informacin producida por las personas fsicas o jurdicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus
actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresin o contexto tecnolgico en que
se haya generado el artculo 2.a) de la Ley 7/2011, del Patrimonio documental y archivos de Andaluca.
17. Captulo VI. El derecho de acceso a la informacin: Publicidad pasiva (E. Guichot (Coor)
Transparencia, Acceso a la informacin pblica y Buen Gobierno. Estudio de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, op. cit., pp. 199-205.
18. Junto a estas, en el artculo 18.1 de la LTBG existen otras dos causas de inadmisin cuyo anlisis
omitimos, las establecidas, respectivamente, en sus letras d) y e): las solicitudes dirigidas a un rgano en
cuyo poder no obre la informacin cuando se desconozca el competente y las que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carcter abusivo no justificado con la finalidad de transparencia de esta Ley.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

247

a)La informacin en curso de elaboracin o de publicacin general


Se refiere esta primera causa de inadmisin a informacin que no es accesible
en el momento en el que se solicita pero que podr serlo en uno posterior. Algunas
Leyes autonmicas han impuesto condiciones a la aplicacin de esta causa. Es el caso
de la LTPA que en su artculo 30.a) exige que el acuerdo de denegacin del acceso
especifique el rgano que elabora dicha informacin y el tiempo previsto para su
conclusin y puesta a disposicin19.
b)La informacin de carcter auxiliar o de apoyo
Con esta causa de inadmisin, ampliamente cuestionada durante el procedimiento de elaboracin de la norma20 y recibida en trminos crticos por la doctrina21, se
excluye del derecho de acceso a una parte importante de la informacin en poder de
la Administraciones Pblicas, que, no obstante, no resulta de fcil concrecin ante
la inexistencia, en la propia LTBG, de una definicin de la informacin as caracterizada y la propia indeterminacin, de otra parte, de esos borradores, informes,
opiniones, resmenes y dems documentos a los que se refiere su artculo 18.1.b).
En el tiempo transcurrido desde la promulgacin de esta Ley, se han producido,
sin embargo, algunos hechos que avanzan en la lnea de su necesaria identificacin.
As, y en primer trmino, ha de hacerse referencia a la accin del legislador autonmico en relacin con el que, a priori, parece el supuesto ms discutible de esta
clase de informacin, el de los informes internos. En este sentido, el artculo 30.b)
de la LTPA, en un criterio posteriormente acogido por otras normas autonmicas22,
19. Regla recogida igualmente por las Leyes 12/2014, de 26 de diciembre, de Transparencia y de Acceso a la Informacin pblica, de Canarias (artculo 43.2.a) y 8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia
de la Actividad Pblica y Participacin ciudadana de Aragn (artculo 30.1.a). La Ley 19/2014, de 29
de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Informacin pblica y Buen gobierno de Catalua avanza
en esta garanta al disponer que, en estas hiptesis, la informacin ha de estar accesible en el plazo mximo de tres meses (artculo 21.1.c).
20. Como expuse en Captulo VI. El derecho de acceso a la informacin: Publicidad pasiva (op.
cit., pp. 208-211).
21. En tal sentido, J.F. MUOZ SORO y J.L. BERMEJO LATRE (Captulo 6. La redefinicin del
mbito objetivo de la transparencia y del derecho de acceso a la informacin del sector pblico, J. VALERO TORRIJOS y M. FERNNDEZ SALMERN (Coors.), Rgimen jurdico de la transparencia del
sector pblico. Del derecho de acceso a la reutilizacin de la informacin, Thomson Reuters Aranzadi, Cizur
Menor, 2014, pp. 232-3) o E. GUICHOT (Ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica y
rgimen de impugnaciones, I. WENCES, M. KOLLING y S. RAGONE (Coors.), La Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno. Una perspectiva acadmica, op. cit., pp. 67-8).
22. As por las Leyes de Transparencia y de Acceso a la Informacin pblica de Canarias (artculo
43.2.b), de Transparencia y Participacin ciudadana de la Comunidad de la Regin de Murcia, Ley
12/2014, de 16 de diciembre (artculo 26.4.b) y por la Ley de Transparencia y Participacin ciudadana
de Aragn (artculo 30.b).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

248

Concepcin Barrero Rodrguez

niega acertadamente que los informes preceptivos puedan ser considerados como
informacin de carcter auxiliar o de apoyo para justificar la inadmisin de las solicitudes referidas a los mismos23. Es ms, esta exclusin, como expuse en un trabajo
anterior24, quizs debera de haber alcanzado tambin a los informes facultativos,
como ha quedado establecido en otras Comunidades Autnomas25 y en la nueva
Ley del Procedimiento Administrativo comn de las Administraciones Pblicas,
cuyo artculo 70.4 excluye de la informacin auxiliar o de apoyo, que no formar parte del expediente administrativo, los informes, preceptivos y facultativos,
solicitados antes de la resolucin administrativa que ponga fin al procedimiento26.
De otra parte, cabe destacar la delimitacin de esta clase de informacin efectuada por el Consejo estatal de Transparencia y Buen Gobierno en su Criterio
interpretativo nmero 6, de 12 de noviembre de 201527, del que se pueden
extraer los siguientes pronunciamientos bsicos: a) La enumeracin referida a
notas, borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones e informes internos
o entre rganos administrativos constituye una mera ejemplificacin que, en
ningn caso, afecta a todos los conceptos enumerados sino a aquellos que tengan
la condicin de auxiliar de apoyo; b) Una solicitud de informacin puede ser,
por este motivo, inadmitida a trmite cuando se den, entre otras, algunas de las
siguientes circunstancias: 1. Cuando contenga opiniones o valoraciones personales del autor que no manifiesten la posicin de un rgano o entidad. 2. Cuando
lo solicitado sea un texto preliminar o borrador sin la consideracin de final. 3.
Cuando se trate de informacin preparatoria de la actividad del rgano o entidad que recibe la solicitud. 4. Cuando la solicitud se refiera a comunicaciones
internas que no constituyan trmites del procedimiento. 5. Cuando se trate de
23. Igual regla acoge la Ordenanza tipo de Transparencia, Acceso a la informacin y reutilizacin
de la Federacin Espaola de Municipios y Provincias que, aunque aprobada das antes de la norma
andaluza, se encuentra claramente inspirada en sus mandatos (artculo 27.3).
24. Captulo III. El derecho de acceso a la informacin pblica (S. FERNNDEZ RAMOS
(Coor.), Comentarios a la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pblica de Andaluca, Instituto
Andaluz de Administracin Pblica, Sevilla, en prensa).
25. Es el caso de Catalua que en el artculo 29.1.a) de su Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin y Buen Gobierno, excluye sencillamente a los informes del mbito de la informacin auxiliar
o de apoyo.
26. Este establece: No formar parte del expediente administrativo la informacin que tenga carcter
auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informticas, notas,
borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones e informes internos o entre rganos o entidades
administrativas, as como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Pblicas, salvo que se
trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolucin administrativa que ponga
fin al procedimiento.
27. N/REF: CI/006/2015.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

249

informes no preceptivos y que no sean incorporados como motivacin de una


decisin final; y c) En ningn caso, tendrn la condicin de informaciones
de carcter auxiliar o de apoyo la que tenga relevancia en la tramitacin del
expediente o en la conformacin de la voluntad pblica del rgano, es decir, que
sea relevante para la rendicin de cuentas, el conocimiento de la toma de decisiones pblicas, y su aplicacin.
Confiemos en que las propias normas y la actuacin de las agencias de transparencia sigan contribuyendo al establecimiento de unos criterios en la materia lo ms
claros y precisos posibles, lo que tambin cabe exigir, llegado el caso, a los Tribunales.
c)La informacin para cuya divulgacin sea necesaria una accin previa de reelaboracin
Esta causa de inadmisin cont igualmente con una fuerte oposicin durante
la tramitacin de la norma. Ahora bien, como manifest en un trabajo anterior,
estamos ante un motivo de inadmisin oportuno y necesario. Un derecho, como
es el del artculo 12 de la LTBG, tan ampliamente reconocido ha de contar con
sus correspondientes contrapesos si no se desea que una interpretacin excesivamente favorable a su ejercicio, cuando no un uso abusivo, convierta a las Administraciones Pblicas y dems sujetos obligados por la LTBG en una especie de
consultoras al servicio de los ms variados y puede ser que espurios intereses28.
El problema no est pues en la propia existencia de esta causa de inadmisin,
cuanto en la necesidad de concretar esa accin a la que se refiere: la reelaboracin
de la informacin.
La LTBG no contiene ninguna previsin sobre el particular. Las Leyes autonmicas, por el contrario, si se han adentrado en el intento de delimitar cuando se produce
el presupuesto de hecho determinado en el artculo 18.1.c) de la norma estatal, lo
que tambin ha hecho recientemente el Consejo estatal de Transparencia y Buen
Gobierno en otro de sus Criterios interpretativos.
Son ya numerosas las Leyes autonmicas que, siguiendo el ejemplo de la andaluza,
consideran, en trminos tomados del artculo 30.c) de esta disposicin, que no se
estimar como reelaboracin que justifique la inadmisin la informacin que pueda
obtenerse mediante un tratamiento informatizado de uso corriente29. En otros casos,
la regla, que sustancialmente parece coincidente, se formula, sin embargo, en otros
trminos. As ocurre en la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de Transparencia, Acceso
a la Informacin pblica y Buen gobierno de Catalua, que en su artculo 29.1.b)
28. Captulo VI. El derecho de acceso a la informacin: Publicidad pasiva, op. cit., pp. 206-207.
29. La misma regla es recogida por las Leyes de Transparencia de Canaria (artculo 43.2.c), Regin de
Murcia (artculo 26.4.c) y Aragn (artculo 30.1.c).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

250

Concepcin Barrero Rodrguez

circunscribe la causa de inadmisin a los supuestos en los que la informacin solicitada


precise de una tarea compleja de elaboracin o reelaboracin.
Especial atencin debe prestarse, en la concrecin de este concepto, a la interpretacin efectuada por el Consejo estatal de Transparencia y Buen Gobierno en su Criterios interpretativos nmero 7, de 12 de noviembre de 201530. Entiende este consejo
que el concepto de reelaboracin debe entenderse desde el punto de vista literal,
teniendo en cuenta que reelaborar es, segn define la Real Academia de la lengua:
volver a hacer algo distinto a lo existente para dar una respuesta a la solicitud de
informacin, de tal manera que, por razones organizativas, funcionales o de coste presupuestario no resulte posible suministrarla. Desde esta base, la causa de inadmisin
puede entenderse aplicable cuando la informacin que se solicita, perteneciendo al
mbito funcional de actuacin del organismo o entidad que recibe la solicitud, deba:
a) Elaborarse expresamente para dar una respuesta, haciendo uso de diversas fuentes de
informacin, o b) Cuando dicho organismo o entidad carezca de los medios tcnicos
que sean necesarios para extraer y explotar la informacin concreta que se solicita,
resultando imposible proporcionar la informacin solicitada. En definitiva, la reelaboracin supone un nuevo tratamiento de la informacin que no debe confundirse
con otros supuestos, de los que el propio consejo se encarga de diferenciarla, como el
volumen o la complejidad de la informacin solicitada, materia, por cierto, objeto de
otro criterio interpretativo31, la inclusin de datos personales susceptibles de acceso
parcial o de anonimizacin o el acceso parcial de la informacin, supuestos estos contemplados en los artculos 20.1, 15.4 y 16 de la Ley 19/2013, que no suponen causas
de inadmisin.
Confiemos, al igual que decamos en relacin con la causa anterior, en que las
propias normas, las agencias de transparencia y los tribunales sigan avanzando en
la concrecin de una causa de inadmisin de cuya interpretacin depende la propia
extensin del derecho de acceso tan ampliamente reconocido.
4. Otras cuestiones de inters: Plazo de resolucin de los solicitados de acceso y regimen
de impugnacin
Como ya anticipamos, no pretendemos, lo que adems sera imposible dentro de
las dimensiones normales de un trabajo de esta naturaleza, la exposicin de todo el
rgimen del derecho de acceso establecido en las recientes normas sobre transparencia pblica, sino tan slo el de sus aspectos ms significativos. Es por ello que, para
finalizar, debamos apuntar algunas otras de las cuestiones del nuevo rgimen de este
derecho que ms han atencin han merecido a los estudiosos de la materia o que ms
30. N/REF. CI/007/2015.
31. El nmero 5 de 14 de octubre de 2015 (N/REF. CI/005/2015).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

251

controversia estn generando. Prescindimos, sin embargo, del anlisis del procedimiento de acceso y de la formalizacin del acceso concedido.
Entre esas cuestiones de inters, se encuentra, sin duda, la determinacin del plazo
para resolver y notificar las solicitudes de acceso y el sentido otorgado a la falta de respuesta expresa por parte de la Administracin. El artculo 20.1 de la LTBG, objeto de
amplia discusin durante todo el proceso de elaboracin de la norma32, establece que
la resolucin en la que se conceda o deniegue el acceso deber notificarse al solicitante
y a los terceros afectados que as lo hayan solicitado en el plazo de un mes desde la
recepcin de la solicitud por el rgano competente para resolver, pudiendo ampliarse
por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la informacin que se
solicita as lo hagan necesario y previa notificacin al solicitante33. Este plazo, que ha
sido objeto tambin de valoraciones positivas34 y que adems coincide con el establecido en disposiciones anteriores35, tiene carcter bsico, lo que significa que constituye
un mximo indisponible para el legislador autonmico que, sin embargo, podr, en
su avance sobre las garantas establecidas en la norma estatal, reducirlo. Es lo que ha
hecho Andaluca que, en contra de la tendencia general que parece imponerse al mantenimiento del mes dispuesto en la disposicin estatal, establece para la Administracin
de la Junta de Andaluca y sus entidades instrumentales, un plazo mximo de 20 das
hbiles desde la recepcin de la solicitud por el rgano competente para resolver, prorrogables por igual perodo en el caso de que el volumen o la complejidad de la informacin solicitada lo requiera36. No caben dudas acerca de que la reduccin del plazo es

32. El plazo de un mes, ya previsto en el Anteproyecto de Ley, fue objeto, en efecto, de numerosas
propuestas de modificacin en un sentido favorable tanto a su ampliacin, como sugiri el Dictamen
707/2012, de 19 de julio Consejo de Estado, como a su reduccin en el sentido expresado en las enmiendas presentadas por algunos Grupos parlamentarios del Congreso, como expuse en Captulo VI.
El derecho de acceso a la informacin: Publicidad pasiva (op. cit., p. 229).
33. El plazo podr quedar tambin suspendido en los casos en los que por afectar la informa-

cin a derechos o intereses de terceros, deba concedrseles la posibilidad de presentar alegaciones en los trminos establecidos en el artculo 19.3 de la LTBG. Adems, y en aplicacin del
artculo 42.5.a) LRJPAC, proceder igualmente la suspensin en los casos en los que, de acuerdo con el artculo 19.2 LTBG, se requiera al solicitante la subsanacin o mejora de la solicitud.

34. Es el caso de E. GUICHOT para quien ese plazo se mueve dentro de parmetros comparables
razonables Ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica y rgimen de impugnaciones (op.
cit., p. 72).
35. En tal sentido, Ley 27/2006, de 18 de julio, de Acceso a la informacin, participacin pblica y
acceso a la justicia en materia de medio ambiente y el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, del Sistema
espaol de Archivos (artculos. 10.2.c) y 30.1 y 2, respectivamente).
36. Artculo 32 de la LTPA. Entre las Comunidades Autnomas que han optado por plazos diferentes
al de la Ley estatal se encuentran tambin las de de Navarra (Ley foral 11/2012, de 21 de junio, de

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

252

Concepcin Barrero Rodrguez

favorable para la garanta del derecho de acceso, aunque es cierto tambin que aumenta
los riesgos de posibles incumplimientos por parte de la Administracin.
El artculo 20.4 de la LTBG atribuye un sentido negativo a la falta de resolucin y
notificacin por la Administracin de la solicitud presentada, sentido que, a diferencia de otras Comunidades Autnomas37, mantiene la LTPA al no disponer de regla
en sentido contrario. Se trata de una de las decisiones de la LTBG ms cuestionadas y
que ms oposicin encontr durante la elaboracin de la norma, aunque es tambin
verdad que no faltan razones que avalan este silencio negativo en la lnea propugnada
por el propio Consejo de Estado en su dictamen al Anteproyecto de Ley, en el que
adverta que el derecho de acceso a la informacin se encuentra en ntima relacin
con otros derechos e intereses constitucionalmente protegidos que podran, lo que
no parece admisible, verse vulnerados por el simple transcurso del tiempo, por lo que
la decantacin por el silencio negativo resulta lgica y adecuada a Derecho. Parecer
que comparte, en el mbito doctrinal, E. GUICHOT para quien el carcter desestimatorio de la falta de resolucin y notificacin en plazo es el que mejor se adecua al
objeto de la pretensin que, en estos supuestos, se ejerce38.
Entre las innovaciones ms relevantes del nuevo rgimen jurdico del derecho
de acceso, se encuentra tambin la previsin de un sistema especial de impugnacin
para las denegaciones de las solicitudes de acceso. Estas resoluciones, como determina el artculo 20.5 de la LTBG, son directamente recurribles ante la Jurisdiccin Contencioso-administrativa, sin perjuicio de la posibilidad de interposicin
de la reclamacin potestativa prevista en el artculo 24; esto es, la reclamacin
ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno o entidad autonmica equivalente que ser, en su caso, la encargada de resolver, como especifica la Disposicin
Adicional 4, las reclamaciones que se presenten contra las resoluciones dictadas
por las Administraciones de las Comunidades Autnomas y su sector pblico, y
por las Entidades Locales comprendidas en su mbito territorial.
Aunque esa misma disposicin permite que las Comunidades Autnomas puedan
atribuir la competencia para la resolucin de estas reclamaciones al Consejo de Transparencia y Buen Gobierno mediante la suscripcin del oportuno convenio, Andaluca,
Transparencia y del Gobierno abierto, artculo 30.1) y Extremadura (Ley 4/2013, de 21 de mayo, de
Gobierno Abierto, artculo 23).
37. Como son los casos de Navarra (Ley foral 11/2012, de 21 de junio de Transparencia y del Gobierno abierto, artculo 30.2), Catalua (Ley 19/2014, de 29 de diciembre, artculo 35.1), Aragn (Ley
8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia y Participacin ciudadana, artculo 31.2) y Valencia (Ley
2/2015, de 2 de abril, Transparencia, Buen Gobierno y Participacin, artculo 17.3).
38. El Proyecto de Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica y el margen de actuacin
de las Comunidades Autnomas (Revista Andaluza de Administracin Pblica, nm. 84, 2012, p. 125).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Transparencia de la actividad pblica. En particular, el derecho de acceso a la informacin

253

como otras muchas Comunidades Autnomas, ha optado por la creacin de una entidad
propia, el Consejo de Transparencia y Proteccin de Datos que el artculo 43 de la LTPA
define como una entidad pblica con personalidad jurdica propia, con plena capacidad
y autonoma orgnica y funcional para el ejercicio de sus cometidos y que acta, como
aade el 45, como autoridad pblica independiente de control en materia de proteccin de datos en los trminos previstos en el artculo 41 de la Ley Orgnica 15/1999,
de 13 de diciembre, y como rgano independiente e imparcial garante del derecho a la
transparencia, conforme a lo previsto en esta ley y en la legislacin bsica en la materia.
No es posible abundar aqu en todos los extremos de esta reclamacin, establecidos
con carcter bsico por la LTBG, a cuyas normas remite, por consiguiente, el artculo
33.1 de la LTPA39. Si deben researse sus notas ms caractersticas, entre las que destacan, sin duda, su naturaleza potestativa y su objeto propio: las reclamaciones contra las
resoluciones en materia de acceso, a excepcin de las procedentes, como dispone el artculo 23.2 de la LTBG, de los rganos previstos en el artculo 2.1.f), a los que deben
aadirse, de acuerdo con lo previsto en la Disposicin Adicional 4, las dictadas por las
Asambleas Legislativas y las instituciones anlogas al Consejo de Estado, Consejo Econmico y Social, Tribunal de Cuentas y Defensor del Pueblo, ante las que slo cabr
la interposicin del recurso contencioso-administrativo. De manera respetuosa con el
carcter bsico de esta norma, el artculo 33.2 de la LTPA excluye igualmente de esta
reclamacin las resoluciones referentes al derecho de acceso a la informacin pblica
que sean dictadas por las instituciones y entidades a que se refiere el artculo 3.1.b) y
3.2; esto es, los Consejos consultivo, econmico y social y audiovisual de Andaluca,
el Parlamento, el Defensor del Pueblo y la Cmara de Cuentas.
Cabe igualmente destacar que el plazo de interposicin de la reclamacin fijado
por el artculo 24 de la LTBG es de un mes a contar desde el da siguiente al de la
notificacin del acto impugnado o desde el da siguiente a aquel en que se produzcan
los efectos del silencio administrativo, y que su tramitacin se ha de ajustar a lo dispuesto en materia de recursos en la Ley comun del Procedimiento Administrativo.
La LTBG regula, no obstante, un trmite de audiencia a cumplir obligatoriamente
en los casos en los que la denegacin del acceso a la informacin se fundamente en
la proteccin de derechos o intereses de terceros. Por su parte, el plazo mximo para
resolver y notificar la resolucin es de tres meses, transcurridos los cuales, la reclamacin se entender desestimada. Las resoluciones del Consejo estatal de Transparencia
y Buen Gobierno y de sus equivalentes autonmicos son naturalmente impugnables
ante la jurisdiccin contencioso-administrativa.
39. Sobre las notas ms destacadas de la regulacin establecida y los problemas que suscita, puede
verse S. FERNNDEZ RAMOS y J.M. PREZ MONGUO (Transparencia, Acceso a la informacin
pblica y Buen gobierno, Thomson-Reuters, Cizur Menor, 2014, pp. 276-280).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

DEL DERECHO A SABER AL DERECHO A LA


VERDAD: EL PAPEL DE LOS ARCHIVEROS EN LA
DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS
Antonio Gonzlez Quintana

TRIA N 20. 2016


Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 257-270

DEL DERECHO A SABER AL DERECHO A LA VERDAD:


EL PAPEL DE LOS ARCHIVEROS EN LA DEFENSA DE
LOS DERECHOS HUMANOS

Antonio Gonzlez Quintana

Subdirector General de Archivos, Comunidad de Madrid.


antonio.gonzalez.quintana@madrid.org

Recibido: 06/11/15
Aceptado: 13/01/16

Resumen
La dcada final del siglo XX y los primeros aos del siglo actual han sido trascendentales
para los archivos y los archiveros. Nunca unos y otros tuvieron tanto protagonismo como
en ese tiempo; en las transiciones polticas a la Democracia desde regmenes represivos, o
autoritarios, el protagonismo de los archivos, a la luz de experiencias como la alemana, ha
siso incuestionable a la hora de afrontar la sancin, reparacin y superacin de las ms graves
violaciones de los derechos humanos.
Y es que la reivindicacin de la memoria como fenmeno de masas vinculada al derecho a
saber, a conocer la verdad sobre lo acontecido, formulado tericamente por el relator especial
de Naciones Unidas Louis Joinet en 1997, otorgaba a los testimonios del pasado un papel
hasta entonces desconocido. Al mismo tiempo, en el seno de la profesin, importantes sectores impulsaban la inclusin de los derechos humanos y del papel que los archivos juegan en
su defensa en la agenda de trabajo de los archiveros.
Con el cambio de siglo, los tericos vinculados a la llamada archivstica postmoderna, reclaman un giro radical en el paradigma de la profesin e invitan a modificar sustancialmente
en el papel del archivero al que se llama a un compromiso efectivo con la justicia social que
sea capaz de romper el falso mito de las virtudes de la actitud pasiva, notarial, del archivero
como pilar de una supuesta objetividad por otra parte imposible.
Palabras clave
Archivos; Derechos Humanos; postmodernidad; derecho a saber; derecho a la verdad.
Abstract
The final decade of the twentieth century and the early years of the present century have
been a key moment for archives and archivists. They have never had such prominence as at
that time; in political transitions to democracy from repressive or authoritarian regimes, the

258

Antonio Gonzlez Quintana

role of archives, looking at experiences like the German one, has been undeniable to tackling
the sanction and reparation of the most serious human rights violations.
The claim for Memory as mass phenomenon linked to the right to know, to find the
truth about what happened, theoretically formulated by the Special Rapporteur of UN Louis
Joinet in 1997, granted the testimonies of the past a role until then unknown. At the same
time, within the profession, important sectors drove the inclusion of human rights and the
role that archivists may play in their defense on the professional agenda.
With the turn of the century, theorists related to the so called postmodern archival science, demand a radical shift in the professional paradigm, inviting for a substantial change in
the role of archivists, who are called to an effective commitment to social justice. So that it
could be possible to break the false myth of the passive attitude of the archivist facing the
records under their responsibility as a good practice, as the pillar of a supposed objectivity
they consider is, on the other hand, impossible.
Keywords
Archives, Human Rights, postmodernism, right to know, right to truth.

UNA NUEVA ARCHIVSTICA?


Cada da es ms influyente en nuestra profesin la conviccin de que la importancia de los archivos para la sociedad no radica tanto en su uso como herramientas
por historiadores o genealogistas, sino en su uso como suministradores esenciales de
testimonios e informacin.
En una Sociedad Democrtica, los archivos pblicos son elementos esenciales
para garantizar de derechos y obligaciones. Incluso cuando los archivos de una sociedad o de una organizacin no se usan para los fines a que estaban destinados en
principio, el proceso de acumulacin y mantenimiento de los archivos adquiere un
poderoso simbolismo para esas sociedades u organizaciones; en definitiva, la Poltica
Archivstica adquiere un peso especfico importante en el conjunto de actuaciones
del poder.
Efectivamente, en el colectivo profesional va ganando fuerza la concepcin del
archivo no slo como lugar de custodia de los documentos antiguos de reconocido
valor, sino como servicio administrativo encargado de gestionar el tratamiento de
los documentos, desde que son generados hasta su destruccin o seleccin para una
conservacin indefinida.
Derechos Humanos, Justicia Transicional, Memoria Histrica y Transparencia han entrado decididamente en la agenda de los archivos y archiveros a partir
de 1990, como ejemplo de temas en los que los archivos se convierten en agentes
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

259

fundamentales. La literatura profesional relacionada con los archivos confirma


muy claramente ese recorrido.
Autores como Richard Cox, David Wallace o Eric Ketelaar seran slo tres de los
archiveros ms prolijos y de mayor impacto entre los profesionales de los archivos. Adems del libro colectivo editado por Wallace y Cox sobre los archivos y el bien pblico
(Archives and the Public Good, 2002) tenemos que citar la obra del propio Cox, Personal
Archives and a new Archival Calling, 2008, como ejemplo de reflexin sobre la nueva
dimensin que los archivos personales toman en el contexto del desarrollo de las tecnologas digitales, y tambin el trabajo de John Ridener, From polders to postmodernism: a
Concise History of Archival Theory, 2009, que nos ofrece una buena visin panormica
de la evolucin de la archivstica desde que se publicara, en 1898, el manual holands
de Muller, Feith y Fruin hasta el perodo que trata en su captulo final y que denomina
Questioning, (perodo de cuestionamiento o mayutico, podramos decir en espaol.
Ridener asocia este movimiento a cinco archiveros: Brien Brothman (The Limits of Limits: Derridean Deconstruction and the Archival Institution, Archivaria
36 (Autumn 1993), Terry Cook (What is Past is Prologue: A History of Archival
Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. Archivaria 43 (Spring 1997)), Carolyn Heald (Is There Room for Archives in the Postmodern World?, 1996), Eric Ketelaar (Tacit Narratives: The Meanings of Archives.), and Laurie MacNeil, (Teaching
an Old Genre New Tricks: The Diary on the Internet. Biography 26 (Winter 2003):
24-47), a los que situa entre 1991 y 2004.
Quiz a los anteriores habra que aadir algn nombre ms, como el de Tom
Nesmith (Seeing Archives: Postmodernism and the Changing Intellectual Place
of Archives. American Archivist 65 (Spring/Summer 2002): 24-41), o el de Verne
Harrys (Claiming Less, Delivering More: A Critique of Positivist Formulations of
Archives in South Africa. Archivaria 44 (Fall 1997). Pero seran estos, en esencia, los
padres de la denominada tambin archivstica posmoderna y podramos decir que
ellos, pero sobre todo sus seguidores, han ido mucho ms all que cualquier terico
de escuelas predecesoras, al considerar necesario el activismo militante de los archivos como instituciones y en particular el de los archiveros como profesionales.
Los esfuerzos de ambos, instituciones y profesionales, deben ir encaminados a
convertir los archivos en herramientas de justicia social, superando las tradicionales
pautas de garanta de custodia de los documentos del poder y ampliando de forma
absoluta al resto de la sociedad la decisin sobre qu materiales conservar y seleccionar para su preservacin permanente. Posiblemente sea el archivero surafricano Verne Harris el principal exponente del grupo, sobre todo tras la prdida de Terry Cook,
tristemente fallecido en mayo de 2014, y su obra, Archivos y Justicia, 2007, quiz la
mejor manifestacin de su concepcin de los archivos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

260

Antonio Gonzlez Quintana

DERECHOS HUMANOS
En el mbito concreto de la defensa de los Derechos Humanos definidos en la
declaracin universal de 1948, el colectivo profesional tambin ha reflexionado en
los ltimos aos sobre los mltiples aspectos que requieren del apoyo de los archivos
para un ejercicio efectivo de los derechos contemplados en este texto; ms all de los
frecuentemente citados artculos 12 y 19 de la declaracin, que son los invocados habitualmente para configurar las pautas de comportamiento tico de los profesionales
de los archivos: el primero obligndolos a proteger la intimidad de las personas y el
segundo obligndolos a favorecer el ejercicio de la libertad de expresin facilitando la
obtencin de informacin.
Recordemos que un tercio de los nios que nacen son invisibles para el mundo y
que un nio no registrado es una mercanca muy apetecible para quienes comercian
con los seres humanos como mercancas. El Registro Civil, el padre de los archivos
pblicos, es en definitiva la puerta de acceso a la identidad y la ciudadana, patente
indispensable para ser sujeto de derechos. De igual modo, continuando con el valor
de los registros civiles, el registro de matrimonios y defunciones es una herramienta
esencial para garantizar el derecho a la viudez y el derecho a la orfandad. Qu sera,
en fin, del derecho de propiedad sin la existencia de registros pblicos, o del derecho
civil o del derecho mercantil sin los archivos notariales y sin los registros mercantiles.
Y del derecho penal y penitenciario sin los archivos judiciales o carcelarios?
La relacin entre archivos y desarrollo, tambin empieza a ser juzgada entre los
archiveros como otro elemento de impacto esencial de los archivos sobre las sociedades. La transparencia en el actuar de los gobiernos y la posibilidad de exigencia de
responsabilidades es un mecanismo indispensable en la lucha contra la corrupcin
y, en consecuencia, favorecedor del desarrollo econmico y poltico. As se pona de
manifiesto, de una manera incontestable, en la reunin de la CITRA celebrada en
Abu-Dhabi, en 2005, en la resolucin adoptada al respecto. La implicacin de los
archiveros en pro de las polticas de transparencia y en la aplicacin de las leyes de
libertad de informacin o acceso a los documentos.
La dcada final del siglo XX y los primeros aos del siglo actual han sido trascendentales para los archivos y los archiveros. Nunca unos y otros tuvieron tanto
protagonismo como en ese tiempo y es que la reivindicacin de la memoria como
fenmeno de masas vinculado a la formulacin terica del derecho a saber, a conocer la verdad sobre lo acontecido, otorgaba a los testimonios del pasado un papel
desconocido.
Las polticas de gestin del pasado, desarrolladas en las transiciones polticas de la
denominada tercera oleada democratizadora, se han formulado sobre el ese binomio
de memoria y verdad. Se pretenda, a partir de lo vivido y recordado, contrastado
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

261

con los testimonios escritos u orales, establecer una verdad objetiva. Pero a ese do
se habra de aadir, en un segundo momento, un tercer elemento esencial: la justicia. Se puede decir que en todos los procesos de transicin acaba aceptndose como
inexcusable (aunque sea tras el paso de alguna generacin como en los ejemplos
argentino y espaol) la necesidad de edificar la nueva sociedad sobre la clarificacin
de las responsabilidades en las graves violaciones de los derechos humanos cometidas
en los regmenes superados y sobre la evitacin de la impunidad, que tan amargas y
trgicas consecuencias haba tenido en otros tiempos.
La bsqueda de la justicia ir acompaada de las medidas de reparacin por violaciones de los derechos humanos, que tienen el propsito de aliviar el sufrimiento
de las vctimas y de hacer justicia tambin mediante la eliminacin o correccin, en
lo posible, de las consecuencias de los actos ilcitos y con la adopcin de medidas
preventivas y disuasorias respecto de tales violaciones.
En las transiciones polticas a la Democracia desde regmenes represivos, autoritarios o genocidas, el protagonismo de los archivos es incuestionable en la forma de
afrontar la sancin, reparacin y superacin, por las sociedades en transicin, de las
ms graves violaciones de los derechos humanos: aquellas que tienen relacin con el
genocidio, definido en 1948, los crmenes de guerra, definidos en los Convenios de
Ginebra de 1949, los crmenes contra la humanidad y, en definitiva, con los crmenes
declarados imprescriptibles por el convenio de 1968 (ONU) y Convenio Europeo
sobre imprescriptibilidad (1974, Consejo de Europa).
As lo corrobora el recorrido seguido hasta hoy por el colectivo profesional de
archiveros, desde que en 1993 el Consejo Internacional de Archivos se hiciera eco de
la importancia que iban a tener, en los aos inmediatos, los archivos de la Seguridad
del Estado en los pases que de forma masiva haban entrado, tras la cada del Muro,
en procesos de transicin poltica a la democracia.
NACIONES UNIDAS
Lo ms importante a destacar en esa trayectoria es la coincidencia alcanzada entre
los planteamientos de los archiveros y los de los relatores especiales de Naciones Unidas
comisionados para tratar sobre las masivas violaciones de derechos humanos. El informe
Louis Joinet sobre la impunidad, para la Comisin de Derechos Humanos de la ONU
y el informe del Comit de expertos UNESCO-ICA sobre los archivos de la seguridad
del estado de los desaparecidos regmenes represivos, elaborados de forma independiente
y sin conexin, llegaran, por ejemplo, a similares conclusiones y recomendaciones. En
2015, el informe del relator especial sobre la promocin de la verdad, la justicia, la reparacin y las garantas de no repeticin de Naciones Unidas, Pablo de Greiff, ha incluido
un conjunto de principios sobre el papel de los archivos en la bsqueda de la verdad que
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

262

Antonio Gonzlez Quintana

constituyen un referente de primera magnitud, como aval internacional a la labor de


archivos y archiveros en las polticas de memoria y en los mecanismos de justicia transicional, y de manera ms especfica para facilitar el trabajo de las Comisiones de la Verdad.
No obstante la importancia de los informes de Joinet y De Greiff, existe algn
antecedente importante a sus consideraciones que merece ser sealado. As, en 1993,
se produce el primer informe de los relatores especiales de Naciones Unidas sobre
impunidad y reparaciones, el del Relator sobre reparacin, Theo van Boven, que sera
complementado, aos ms tarde por Cherif Bassiouni y que defini los principios
y directrices bsicos sobre los que haban de sustentarse las polticas de reparacin a
las vctimas:
1. En virtud del derecho internacional, la violacin de un derecho humano
da a la vctima el derecho a obtener reparacin. Se debe prestar particular
atencin a las violaciones flagrantes de los derechos humanos y las libertades fundamentales, entre las cuales figuran como mnimo las siguientes: el
genocidio; la esclavitud y las prcticas similares; las ejecuciones sumarias o
arbitrarias; la tortura y los tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes;
las desapariciones forzadas; la detencin arbitraria y prolongada; la deportacin o el traslado forzoso de poblaciones; y la discriminacin sistemtica,
en particular por motivos de raza o sexo.
//
Y como elemento esencial para poder ofrecer estas prestaciones se exige un condicionante que involucra a los archivos de forma directa:
//
17. Cada Estado presentar prontamente todas las pruebas de que disponga
en relacin con violaciones de los derechos humanos.
18. Los tribunales administrativos o judiciales encargados de conceder la
reparacin deben tener en cuenta que los expedientes u otras pruebas tangibles pueden ser escasos o inasequibles. En caso de no disponer de otras
pruebas, la reparacin debe basarse en el testimonio de las vctimas, los
familiares y los profesionales del campo de la medicina y la salud mental.
EL DERECHO A SABER
Poco despus de finalizado el anteriormente mencionado trabajo del grupo ICAUNESCO sobre los Archivos de la Seguridad del Estado de los Desaparecidos Regmenes Represivos, que aprob su informe final en la reunin celebrada en Salamanca, en diciembre de 1995, Louis Joinet (que vena trabajando en el tema de
la impunidad de las violaciones de derechos humanos desde 1991) presentaba su
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

263

primer informe a la Subcomisin de Prevencin de Discriminaciones y Proteccin a


las Minoras, de la Comisin de Derechos Humanos de las Naciones Unidas1, sobre
Principios para la Proteccin y la Promocin de Derechos Humanos para combatir la Impunidad.
En 1997 presentara su informe final revisado que, finalmente, sera elevado a la
Comisin de Derechos Humanos el 17 de abril de 1998 (52 reunin), que lo recogera en su resolucin sobre la Impunidad2.
En ese informe de L. Joinet se proclama, como derecho colectivo, el Derecho a
saber, entendiendo por tal no slo como el derecho individual que toda vctima o
sus familiares tienen a conocer lo que ocurri con ellas, que sera el simple derecho a
la verdad, sino que, adems, el derecho a saber, dice Joinet, es tambin un derecho
colectivo que hunde sus races en la historia, para evitar que puedan reproducirse en
el futuro las violaciones.
Implica tanto el derecho inalienable a la verdad (Principio 1) -la verdad acerca de
los acontecimientos sucedidos y las circunstancias y los motivos que llevaron, mediante
la violacin masiva y sistemtica de los derechos humanos, a la perpetracin de crmenes aberrantes- como el deber de recordar(Principio 2), que incumbe al Estado,
a fin de protegerse contra esas tergiversaciones de la historia que llevan por nombre
revisionismo y negacionismo. En efecto, el conocimiento por un pueblo de la historia
de su opresin forma parte de su patrimonio y debe por ello conservarse. Tales son los
principales objetivos del derecho a saber, entendido como derecho colectivo.
Esta definicin del derecho a saber como un derecho colectivo es plenamente coincidente con la planteada, como derecho a la verdad, en el informe ICA-UNESCO, y,
aunque no se exprese exactamente en los mismos trminos, la mencin del deber de
recordar como una de las partes esenciales del derecho a saber podra ser equiparada con el derecho a la memoria colectiva, que tambin menciona el documento
ICA-UNESCO de 1995, al referirse a la integridad de la memoria escrita con inclusin, obviamente, de la represin como parte inseparable de la historia de un pueblo.
Impedir configurar un pasado edulcorado y ausente de periodos oscuros es favorecer
el mecanismo del, a veces penoso, deber de recordar.
Los derechos individuales a la investigacin histrica y, sobre todo, a conocer qu
documentacin sobre uno mismo pudiera existir en un archivo, conocido como habeas data, son asimismo coincidentes con los enunciados en el informe del Consejo
Internacional de Archivos (ICA-UNESCO). Pero son las medidas propuestas por
1. UN doc. E/CN.4/Sub.2/1996/18 20 de junio de 1996.
2. C.H.R. res. 1998/53, ESCOR Supp. (No. 3) at 175, U.N. Doc. E/CN.4/1998/53 (1998).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

264

Antonio Gonzlez Quintana

Joinet para garantizar la preservacin de los fondos documentales, especialmente


en los perodos de transicin poltica, lo que ms llama la atencin en este informe
jurdico, porque no es frecuente que los archiveros encontremos una interlocucin
tan en sintona con otros colectivos sociales a los que, desgraciadamente, no hemos
sido capaces de transmitir la importancia de conservar y tratar profesionalmente los
documentos para facilitar el ejercicio de los derechos que las leyes reconocen.
A continuacin, en el informe Joinet se proponen dos series de medidas para hacer valer este derecho colectivo: la primera, la de crear comisiones extrajudiciales de
investigacin histrica; la finalidad de la segunda serie de medidas reside en preservar
los archivos relacionados con las violaciones de los derechos humanos, indicando que,
especialmente durante un proceso de transicin, el derecho a saber implica la necesidad de conservar los archivos. Las disposiciones adoptadas a esos efectos abarcan los
siguientes mbitos:
a.) medidas de proteccin y de represin para impedir la sustraccin, la destruccin y la desviacin;
b.) creacin de un inventario de los archivos disponibles, en el que figuren
los archivos en poder de terceros pases, para, con su cooperacin, poder
hacerlos accesibles y, en caso necesario, restituirlos;
c.) adaptacin a la nueva situacin de la reglamentacin en materia de acceso
y consulta de esos archivos, ofreciendo, en particular a cualquier persona
acusada en ellos, la posibilidad de incorporar documentos a su expediente
en ejercicio de su derecho de rplica.
EL DERECHO A LA VERDAD
Ms recientemente, el Consejo de Derechos Humanos de Naciones Unidas ha creado otra relatora, especficamente destinada al estudio del desarrollo del Derecho a la
Verdad. Para justificar su creacin el Consejo de Derechos Humanos invoca, entre
otras referencias, la Convencin Internacional para la proteccin de todas las personas
contra las desapariciones forzadas3, cuyo artculo 24, prrafo 2, reconoce el derecho de
toda vctima a conocer la verdad sobre las circunstancias de la desaparicin forzada, la
marcha y los resultados de las investigaciones y la suerte de la persona desaparecida y
en la que tambin se establecen las obligaciones del Estado parte, que deber tomar las
medidas adecuadas a ese respecto. En su prembulo, por otra parte, la Convencin reafirma el derecho a la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones para este fin.
El Consejo decide nombrar, en 2012, al jurista colombiano Pablo de Greiff relator especial sobre la promocin de la verdad, la justicia, la reparacin y las garantas
3.

Aprobada por la Asamblea General en su resolucin 61/177, de 20 de diciembre de 2006.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

265

de no repeticin, con la funcin principal, entre otras, de: reunir la informacin pertinente sobre las situaciones nacionales, en particular sobre marcos normativos, prcticas y
experiencias nacionales, tales como las comisiones de verdad y reconciliacin y otros mecanismos, en relacin con la promocin de la verdad, la justicia, la reparacin y las garantas
de no repeticin, para hacer frente a las violaciones manifiestas de los derechos humanos
y a las violaciones graves del derecho internacional humanitario, estudiar las tendencias,
las novedades y los problemas y formular recomendaciones al respecto.
Ya en su informe sobre Espaa, publicado en 20144, de Greiff se haca eco de los
problemas que enfrentaban las vctimas de la represin en Espaa para acceder al conocimiento de lo sucedido: la existencia de documentos clasificados sin fecha lmite
para su inaccesibilidad y sin expectativa, por tanto, de apertura al pblico de acuerdo
con una Ley de Secretos Oficiales caduca y preconstitucional; la heterogeneidad en
las prcticas archivsticas entre distintas administraciones o entre diversos sectores
de una misma administracin, una regulacin legal contradictoria e insuficiente del
acceso y la carencia de una ley estatal de archivos.
Pero ha sido el informe publicado por Pablo de Greiff5 en septiembre de 2015
siguiendo el mandato del Consejo de Derechos Humanos6, tras el Conjunto de principios de Joinet para combatir la impunidad, del que supondra una continuacin
y ampliacin, el segundo gran hito para el mundo de los archivos en cuanto a su
mencin en los documentos oficiales producidos por Naciones Unidas relacionados
con la defensa de los Derechos Humanos.
En su informe, en el apartado C del punto IV, Intervenciones en las esferas cultural e individual, afirma que los archivos que contienen documentos sobre
violaciones masivas de los derechos humanos pueden contribuir a la prevencin. El
acceso a archivos bien conservados y protegidos es una herramienta educativa contra
el olvido y el revisionismo, que asegura que futuras generaciones tendrn acceso a
fuentes primarias, lo que tiene una relevancia directa para la enseanza de la Historia Reconoce el relator a continuacin que, sin embargo, existe una falta de
coherencia en la organizacin de los archivos generados por los mecanismos de justicia
transicional, incluidas las comisiones de la verdad. Para cubrir esta carencia, como
primer paso, el Relator Especial ha elaborado un conjunto de recomendaciones generales basadas en el derecho a saber. Este conjunto de recomendaciones se recogen

4.A/HRC/27/56/Add.1.- Informe del Relator Especial sobre la promocin de la verdad, la justicia, la


reparacin y las garantas de no repeticin, Pablo de Greiff Misin a Espaa. Naciones Unidas, julio, 2014.
5. A/HRC/30/42.- Report of the Special Rapporteur on the promotion of truth, justice, reparation
and guarantees of non-recurrence, Pablo de Greiff. Septiembre, 2015.
6.A/HRC/RES/18/7.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

266

Antonio Gonzlez Quintana

en un anexo al informe titulado Conjunto de recomendaciones generales para


comisiones de la verdad y archivos.
El citado anexo al informe no slo hace recomendaciones sobre los archivos generados por las propias comisiones de la verdad, -aspecto ste fundamental, dada la casi
total inaccesibilidad a muchos de ellos as como la heterogeneidad de soluciones para
su administracin y constatada la necesidad de que sean utilizables por las sociedades
postraumticas una vez concluidas las actuaciones de las Comisiones-, sino tambin
recomendaciones sobre el necesario uso de los archivos en la labor investigadora de
stas. Para este fin deben asegurarse tanto su preservacin como su adecuado tratamiento profesional. Incluso recoge de Greiff que la creacin de sistemas de archivos y
la dotacin de polticas pblicas de gestin documental han de ser dos objetivos ms
a conseguir en toda transicin poltica a la democracia.
Recordemos que, entre 1974 y 2015, se han creado ms de 30 comisiones de la
verdad. Ms de la mitad de ellas en los ltimos 15 aos7.
Bolivia (Comisin Nacional de Investigacin de Desaparecidos Forzados,
1982).
Argentina (Comisin Nacional sobre la Desaparicin de Personas, 1983).
Chile (Comisin Nacional de Verdad y Reconciliacin, 1990; Comisin
Nacional sobre Prisin Poltica y Tortura, 2003).
Chad (Comisin de Investigacin de los Crmenes y Malversaciones Cometidos por el ex Presidente Habr, sus Coautores y/o Cmplices, 1991).
Sudfrica (Comisin de la Verdad y la Reconciliacin, 1995).
Como colofn al anlisis de la implicacin de los relatores de Naciones Unidas
en las polticas de memoria y en el papel de los archivos en las mismas hay que hacer
referencia al informe de la Relatora sobre Derechos Culturales, Farida Shaheed, sobre
Procesos de preservacin de la memoria histrica, de enero de 20148.
EL PAPEL DE LOS ARCHIVEROS
El anlisis sistemtico de la exigencia del archivo para el ejercicio de derechos se
hace cada da ms necesario. Si realmente los archiveros queremos consolidar nuestra
profesin y nuestro papel en la sociedad, el nico camino realmente vlido es el del
convencimiento de que, al menos en el mbito de las administraciones pblicas,
nuestra presencia est firmemente vinculada al ejercicio de los derechos ciudadanos.
7. HAYNER, Priscilla B. - Comisiones de la verdad: resumen esquemtico. En: International Review of the Red Cross. Junio de 2006, N. 86.
8.A/HRC/25/49.- Informe de la Relatora Especial, Farida Shaheed, sobre los derechos culturales:
Procesos de preservacin de la memoria histrica. Naciones Unidas, Enero de 2014.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

267

As lo han entendido numerosos profesionales. Podemos analizar al respecto el


efecto positivo que, para la profesin, ha tenido la toma de conciencia sobre el tema
de los archivos y la defensa de los derechos humanos. En ella las asociaciones han
jugado un papel esencial, ejemplarizado en el propio Consejo Internacional de Archivos, promotor de mltiples iniciativas para los archivos de la represin. Adems
de auspiciar el citado estudio sobre los archivos de la Seguridad del Estado de los
desaparecidos regmenes represivos, en 1993, organiz la CITRA de 2003, en Ciudad de El Cabo, dedicada al tema Archivos y Derechos Humanos, presidida por el
arzobispo Desmond Tutu.
Era la primera ocasin en que de una manera formal el colectivo internacional de
archiveros debata de forma monogrfica y al ms alto nivel sobre el tema.
De esa conferencia saldra el grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos
sobre Archivos y Derechos Humanos, sumndose para sus fines a la labor de UNESCO
y el Alto Comisionado de los Derechos Humanos de la mano de la secretaria adjunta
del Consejo, Perrine Canavaggio. Muchos de sus miembros han contribuido, de forma
individual, a esta promocin con actuaciones de gran trascendencia en la vida profesional;
podemos citar al respecto los dos estudios de Trudy H. Peterson sobre los archivos de los
Tribunales Especiales de Justicia Internacional o sobre los archivos de las Comisiones de
la Verdad (Aida Luz Mendoza y Ruth Borja); la obra Archivos y Derechos Humanos de
Ramn Alberch; la organizacin de conferencias o jornadas dedicadas a los archivos y
derechos humanos en diversos lugares del mundo por muchos de sus miembros
La creacin de la organizacin no gubernamental Archiveros sin Fronteras, hoy
extendida por nueve pases, es otro de los hitos de ese compromiso profesional positivo. Hemos de recordar que AsF nace, entre otros fines, con el de promover la
localizacin, preservacin y uso de los archivos como herramientas al servicio de los
derechos humanos y en ese campo contina trabajando preferentemente.
El Consejo Internacional de archivos aprobaba en su Congreso de Brisbane (inaugurado por el juez B. Garzn) sus principios bsicos de acceso y en la actualidad debate
el documento Principios bsicos sobre el papel del archivero en la defensa de los derechos humanos, elaborado por el HRWG y que est en su segundo proceso de debate.
Los archiveros debemos conseguir que, como una demanda social ms, se incluya
entre los parmetros que definen el tan manido pero poco precisado Estado de bienestar la relacin de archiveros por nmero de habitantes; se impone el salto cualitativo
de dejar de considerar ese dato como meramente indicativo del desarrollo cultural del
pas. En nuestro caso, las estadsticas dejan en un mal lugar a los archiveros espaoles.
La desolacin del ciudadano que se ve obligado a recorrer un sinfn de archivos
para obtener, una detrs de otra, respuestas negativas es la peor propaganda para
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

268

Antonio Gonzlez Quintana

nuestros centros. Si todos los enfermos atendidos por la sanidad pblica se vieran
obligados a recorrer cientos de hospitales hasta encontrar aquel que les va a tratar en
funcin de sus dolencias, y una vez encontrado el lugar adecuado le dijeran que lo
suyo no tiene remedio, el sistema de salud carecera de credibilidad; que es lo que le
sucede en muchos pases, desgraciadamente. A nadie que enfermara se le ocurrira ir
entonces al hospital pblico, sino que recurrira otras instancias.
Tal vez debiramos orientar, entonces, nuestros esfuerzos a asegurar que cada vez que
seamos requeridos para la obtencin de un documento, necesario para el demandante
por razones administrativas o legales, seremos capaces de aportarlo. Para eso es necesaria
una red de archivos pblicos coordinada, con un sistema de referencias homologado y
compartido, y que d respuesta inmediata a las necesidades que se puedan plantear.
Necesitamos clarificar nuestra profesin, darle carta de naturaleza sobre un nuevo
paradigma que la haga socialmente necesaria y as se instale en las sociedades abiertas de
forma definitiva. Pero el debate sobre el nuevo paradigma profesional est esencialmente
equivocado si nos empeamos en hacer hincapi sobre los cambios que implica para los
archiveros gestionar documentos electrnicos; o si slo abordamos los aspectos tecnolgicos derivados de la rpida evolucin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Los cambios radicales han de venir, a mi entender, de la deontologa y la tica.
Si la medicina no se encaminase a salvar vidas humanas y a favorecer el bienestar de
las personas, sino que se limitase a prcticas ordenadas por el poder dirigidas a satisfacer
los intereses de ste y los conocimientos mdicos se usaran para matar, envenenar, daar
a determinados individuos o a generar ejrcitos de clones humanos no sera respetada.
Igualmente, los maestros y profesores que utilizaran sus conocimientos no para formar
a sus alumnos con miras a convertirlos en ciudadanos al servicio de su comunidad sino
que les ensearan a robar, a defraudar al fisco, a vivir al margen de la ley tampoco
seran unos profesionales demandados, respetados y protegidos por todos los colectivos
sociales. Pues bien, sin pretender comparar la archivstica con la medicina o la enseanza, dada la dimensin social de los archivos, -de la que su implicacin en la Justicia
Universal es slo una muestra-, la garanta de que los documentos sern tratados de
forma que cumplan el papel que mejor corresponda a los intereses de la comunidad
debera ser la misin de los archiveros como profesionales. Los fines expresos de una
profesin determinan, en gran medida, el valor social de la misma.
As, respetando la soberana de los cuerpos legisladores, al menos en el mbito
pblico, el trabajo del archivero debe ser absolutamente independiente del poder en
la toma de decisiones sobre eliminacin conservacin, accesibilidad y disponibilidad
de los documentos oficiales y pblicos. En este camino, un paso esencial es el de la
independencia profesional que debemos reivindicar para nuestro quehacer cotidiano
y que debemos intentar sea reconocida por los poderes pblicos.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Del derecho a saber al derecho a la verdad: el papel de los archiveros

269

Los archiveros, por su parte, deben mostrar tambin su compromiso tico con
la sociedad asumiendo sus responsabilidades en la garanta de estos derechos. Las
asociaciones profesionales son el instrumento de ejecucin de ese compromiso profesional, mediante la divulgacin del cdigo tico; a este respecto la comunidad de
archiveros ya ha dado importantes pasos, tanto dentro como fuera de nuestras fronteras, pero faltara reforzar la labor divulgativa: hagamos llegar este compromiso a los
partidos polticos, a los sindicatos, a las asociaciones de consumidores y usuarios, a
las asociaciones de vecinos...; en fin, al conjunto de la sociedad.
El cdigo tico del Consejo Internacional de Archivos, aprobado en Pekin, en el Congreso de 1996, es el hito fundamental en la adopcin de ese compromiso. Pero siendo
un punto de partida muy importante, no expresa una firme y explcita defensa de una
actuacin que garantice y respete los derechos humanos, comenzando por el compromiso
de no actuar en contra, en ningn caso, de los principios establecidos en la Declaracin
Universal de 1948, ni ser encubridores de actos contra los mismos. Eso es, bsicamente,
lo que pretende el proyecto Principios bsicos sobre el papel de los archiveros en la defensa de los derechos humanos que ha elaborado el grupo de trabajo ICA_HRWG para
someter a aprobacin del Conjunto del Consejo Internacional de Archivos.
LA ARCHIVSTICA MILITANTE
Volviendo al comienzo de esta contribucin y recuperando nuestras referencias
a la evolucin de la teora archivstica, la defensa de los archivos y el llamamiento a
reforzar su papel como agentes sociales determinantes en la promocin de la justicia
social es, en fin, el ltimo gran reto que nos plantean los archiveros que a partir de
las posiciones filosficas de Jacques Derrida proponen el activismo archivstico como
forma de activismo social irrenunciable.
Denuncian la actitud pasiva de falsa e imposible neutralidad en la seleccin, recepcin y tratamiento de los documentos que les son encomendados y rechazan el
concepto unvoco de organismo productor en una interesante revisin del principio
de procedencia que llama a dar capacidades de decisin sobre los documentos no
slo a quienes los producen, en sentido estricto, sino tambin a aquellos a los que los
documentos se refieren o a los que los documentos afectan.
Desde posicionamientos a veces tildados de provocativos, por su radicalidad,
los archiveros de la llamada escuela posmoderna9, cuyos principales exponentes son
Terry Cook y Verne Harris, han contribuido de manera decisiva al debate sobre
el papel de los archiveros y el nuevo paradigma para la profesin. Sobre todo, han
9. Para obtener una buena sntesis en espaol sobre este colectivo vase: Jos Bernal Rivas Fernndez.
El postmodernismo y los archivos. En Dilogos, nmero especial La Investigacin Histrica: Teoras,
Mtodos, Enfoques, Fuentes e Historiografa, 9 Congreso Centroamericano de Historia, Costa Rica, 2008.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

270

Antonio Gonzlez Quintana

abierto, en el mundo de los archivos de las organizaciones no gubernamentales o de


los particulares, unas perspectivas de creacin y acumulacin de documentos antes
claramente despreciadas por el colectivo profesional. Hasta ahora, los testimonios
esenciales de la actividad de esos colectivos civiles, si no se haban despreciado
plenamente, si se haban dejado a merced la mera actuacin paternalista de las autoridades archivsticas que decidieran darles cobijo en los archivos pblicos.
Las posibilidades que las nuevas tecnologas abren para la configuracin de nuevas realidades archivsticas al alcance, supuestamente, de cualquiera se nos plantean
por estos archiveros como otro sujeto de discusin, afectando al propio concepto de
archivo.
El ejemplo de la organizacin no gubernamental Witness10, que se dedica a ofrecer asesoramiento a particulares y organizaciones sociales (orientado sobre todo a los
movimientos que militan en la defensa de los derechos humanos y la promocin de
la justicia social) sobre la creacin de videos y sobre su preservacin como testimonios fiables de sus actividades, nos marca posibles tendencias futuras que, sobre todo,
abren el mbito de actuacin de los profesionales de los archivos a campos no solo
inexplorados sino impensables pocos aos atrs.

10.https://witness.org/.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL


CORAZN DEL CAMBIO
Antonia Heredia Herrera

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 273-289

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL CORAZN


DEL CAMBIO

Antonia Heredia Herrera


Doctora en Historia
Archivera

Recibido: 08/03/16
Aceptado: 08/04/16

Resumen
En un mundo acelerado y de cambios la Archivstica no es ajena a los retos y posibilidades. Pero los cambios en Archivstica parten en buena medida de realidades archivsticas
anteriores. De aqu el anlisis de muchas de ellas hasta llegar a la gestin de documentos
electrnicos que hoy ocupa toda nuestra atencin. Legislacin y procesos son analizados. La
reflexin sobre nuestro futuro se hace necesaria.
Palabras clave
Descriptores: Archivstica/ Ciclo vital/ sGestin de documentos/ Gestin de documentos
electrnicos/Gestor de documentos/ Legislacin/ Procesos de gestin documental/ Transparencia/ Vocabulario archivstico.
Abstract
In an accelerated and changing world Archives is not alien to the challenges and possibilities.
But the changes in Archival are based largely on previous archival realities. From here
the analysis of many of them until arriving at the management of electronic documents that
today occupy our full attention. Legislation and processes are analyzed. Reflection on our
future becomes necessary.
Keywords
Archival Science; Records Lifecycle; Records management; Electronic Records management; records manager; Legislation; records management processes; Transparency; archival vocabulary.

En estos momentos es preciso fijar instantneas de una identidad que puede


ser borrada por la vorgine en la que la sociedad y las reas de conocimiento estn
inmersas. Porque ni la evolucin y desarrollo legtimos de nuestra disciplina, ni la

274

Antonia Heredia Herrera

globalizacin, ni la aplicacin de las TICS pueden determinar arrinconamiento,


olvido o desvirtuacin de conceptos y principios archivsticos fundamentales.
En cualquier entorno la evolucin y desarrollo no pueden proporcionar sino cambios y con ellos retos y posibilidades y la Archivstica no se queda al margen.
Ahora bien los cambios de hoy no pueden ser asumidos provechosamente si no
volvemos la vista atrs y repensamos realidades archivsticas anteriores que en buena
medida son antecedentes de las actuales.
Debemos conocer de donde venimos para enfrentar, sin miedo pero sin confusin, donde estamos .Y para esto nuestra actitud ha de ser de apertura, sin dejar que
otros resuelvan nuestros problemas o que algunos se queden anclados en el pasado.
Estas Jornadas, con buen criterio, han permitido un repaso de nuestra profesin,
de nuestros conocimientos y de nuestras actuaciones situndonos en este espacio que
ya podemos denominar de futuro.
Y quiero comentar que la necesidad que no la coincidencia de detenerse
para reflexionar, en un mundo donde la aceleracin es una constante, est manifestndose simultneamente en otras instituciones preocupadas tambin por
los cambios y el futuro. Entre otras ya lo haba hecho ACAL en el n 16 de su
revista TABULA. Es el caso tambin de la Universidad Francisco de Miranda en
Venezuela que en julio pasado celebr un Simposio Internacional con el ttulo
Evolucin y nuevas tendencias aplicadas a las Ciencias de la informacin en el
que la Archivstica ocupaba un lugar especfico. El tema del reciente Congreso de
Mercosur de este ao, en Sao Paulo, ha sido Entre la tradicin y la modernidad
y el Archivo General de la Nacin de Mxico en el ltimo nmero de su revista
LEGAJOS incluye un artculo titulado Entre la nostalgia de la tradicin y el
mito de la modernidad.
En nuestro caso el marco para el anlisis nos lo da el ttulo de las propias
Jornadas. Ttulo contundente a la par que sencillo, atractivo y amplio: La gestin de los documentos y la gestin de los Archivos en Espaa: treinta aos de
cambios para el que se utiliza el trmino gestin diferenciando una gestin de
otra, en un orden correcto que apunta a la prioridad de los documentos respecto
de los Archivos, como instituciones de custodia, sobre lo que nos extenderemos
ms adelante.
Sin embargo para m, existe un grave inconveniente: la intervencin de este plantel de figuras sabias y conocidas ya han puesto sobre el tapete los diferentes y mltiples cambios hasta llegar a la actualidad. Todo prcticamente ha quedado dicho y
puesto de manifiesto, de aqu que ser difcil no incidir en cuestiones ya planteadas y
sobre las que en estos ltimos aos no he dejado de insistir.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

275

Yo dira que los cambios para la Archivstica y para los archiveros empiezan unos
aos antes de los que fija la introduccin del programa del Congreso, aunque no cabe
duda que la promulgacin de la primera ley de Archivos en nuestro pas, que fue la
de Andaluca, marca un hito importante. Cambios que en primer lugar vienen de la
evolucin y desarrollo de nuestra disciplina que en estos cambios, precisamente, va
cimentando su carcter cientfico, pero hay otros.
Los cambios enumerados en dicha introduccin van a dar lugar a profesionales
renovados, mejor que nuevos y distintos, y a paradigmas que no habamos previsto
hace 30 aos porque la relacin con las necesidades sociales de informacin y de
acceso cada vez aumentan ms. Cambios evidentes que van desde la ausencia de legislacin hasta una segunda generacin de leyes, desde la casi carencia de bibliografa a
una abundancia tal que nos exige la seleccin, desde la discrecionalidad de aplicacin
de nuestras funciones a su normalizacin, desde una Archivstica historicista anclada
en la Diplomtica hasta una Archivstica enfocada a la gestin documental y al documento administrativo que convierten a los Archivos en garantes de la Transparencia
y los Derechos humanos, desde los documentos en papel a los electrnicos.
Cambios a los que yo aadira, sin pretender ser exhaustiva, alguno ms: los archiveros y no otros hemos adelantado las funciones archivsticas cuyo espacio va ms ac de
los Archivos antes de que otros las conviertan en procesos de la gestin de documentos
electrnicos, lo orgnico ha dado preferencia a lo funcional, hemos ampliado en ms
de un caso los objetos de las funciones archivsticas siendo particularmente notable el
de la descripcin archivstica ,hemos pasado de las descripciones planas a los sistemas
de descripcin y estamos en vas de alcanzar un modelo conceptual internacional de
descripcin archivstica que a travs de la EGAD se presentar el ao que viene en el
prximo Congreso Internacional del CIA en el.que Espaa est colaborando a travs de
la CNEDA (Comisin de normas espaolas de descripcin archivstica).
Son cambios que pudiramos estimar relacionados con la evolucin y desarrollo
de la Archivstica, pero si tenemos en cuenta la relacin Archivstica/gestin de documentos hay que sumar los que se derivan de la aplicacin de esta segunda, sobre
todo a partir de la ISO 15489 que dar la responsabilidad de la misma a las Organizaciones y con ella el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos.
Para empezar, quiz lo ms destacado sea el protagonismo de esta gestin frente
a la Archivstica cuando aquella no es, en buena medida, sino la aplicacin de la
segunda. De hecho hoy se habla ms de gestin documental que de Archivstica.
Basta repasar los ttulos de Congresos, Jornadas, conferencias o artculos de revista.
Expresiones como gestin de documentos y Archivstica cuyo orden pregona lo
que acabo de decir, establece una diferencia entre la una y la otra cuando entre las
dos no cabe sino relacin. Gestin documental y Archivo que no es lo mismo
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

276

Antonia Heredia Herrera

que gestin de documentos y gestin de Archivos es otra expresin frecuente que


parece apuntar a que la gestin documental es ajena a los Archivos.
Hecha esta introduccin me detendr en algunos de estos cambios y finalmente
no me privar de intentar ofrecer la que entiendo evolucin de la gestin de documentos en Espaa que nos permitir contextualizar dichos cambios. Entre otros los
siguientes: el protagonismo del documento frente al Archivo, la legislacin ha ido
ms all de la segunda generacin, como veremos, hemos pasado de la autonoma a la
corresponsabilidad, la transparencia y el acceso no se ponen de acuerdo para nuestra
preocupacin, las funciones archivsticas primero se adelantan y salen de los Archivos
y luego se convierten en procesos de gestin de documentos electrnicos sin ,a veces,
determinar con claridad a quien o quienes corresponde su aplicacin, los Archivos se
convierten en repositorios electrnicos.
Quiz otro cambio est en el hecho de pasar de la Historia a la Memoria, con
cierta obsesin, pero amparados en esa memoria hay una tendencia a no distinguir al documento de archivo de cualquier registro de informacin y ciertamente
documento de archivo e informacin, aun teniendo en cuenta su relacin, son
realidades diferentes. La informacin no prueba, los documentos, s. De hecho la
informacin es un concepto etreo, difcil de acotar que la mayora de las veces requiere elaboracin lo que puede implicar, por ese mismo requisito, manipulacin.
Ya veremos al referirnos al hablar de la transparencia.
No todos estos cambios podrn ser analizados a fondo, pero incidir en el protagonismo del documento frente al Archivo, en la nueva legislacin paralela, en la corresponsabilidad que entre otras cuestiones determina la necesidad de un vocabulario
nico y har alguna reflexin sobre la transparencia.
Parece ser que hoy el documento de archivo desplaza al Archivo como institucin y se convierte en objeto nico de la gestin de documentos y en primero
de la Archivstica. De Archivos y documentos hemos pasado a Documentos y
Archivos. En este sentido es representativo el ttulo de la segunda ley de Archivos para Andaluca.
A este respecto conviene recordar que las leyes, algunas de segunda generacin,
aparecidas a principios del siglo XXI todava destacan en sus ttulos en primer lugar
el trmino Archivo e insisten en el diseo de su Sistema de Archivos, sin perjuicio
de que algunas hablen de gestin de documentos... As los ttulos de Archivos y
documentos para Catalua y Navarra; de Archivos para Valencia; de Archivos y
Patrimonio documental para Extremadura. Algo ms tarde, el decreto 1708/2011
de 18 de noviembre tiene por objeto para el Estado que nunca ha tenido ley de
Archivos el diseo del Sistema espaol de Archivos y la constatacin del Sistema
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

277

de Archivos de la Administracin central, haciendo centro de su atencin a los


referidos Sistemas y dedicando bastante espacio para la voluntariedad y la coordinacin en el caso del primero.
En este entorno el ttulo de la segunda ley de Archivos para Andaluca de Documentos, Archivos y Patrimonio documental (Ley 7/2011 de 3 de noviembre)
no fue casual sino porque tenamos conciencia que hoy los documentos reclaman
una atencin primera, que no nica, ni principal, con relacin a los Archivos,
como instituciones. No hay Archivos, sin documentos y sin embargo existen documentos de archivo sin Archivos. Pero hay ms. Ese orden no era una novedad,
recordemos que para el trmino archivo la definicin primera en nuestra primera
ley de Archivos fue la de conjunto/s orgnico/s de documentos (tit I, art 1,3) y
fue ms tarde cuando asumimos para l, el concepto de institucin de custodia de
ese conjunto documental (Ley 1/1991,de 3 de julio de Patrimonio histrico de
Andaluca, art 74). Difundida la segunda ley andaluza me permit comentar lo
siguiente: Algo ms viene a favorecer ese orden de Documentos y Archivos y no
de Archivos y documentos, la atencin, hoy, a la gestin documental se ha hecho
prioritaria. Hablamos ms de gestin documental que de Archivos, quiz porque a
la hora de la Administracin electrnica los Archivos tienden a reducirse. Y para
la apreciacin de cierta prdida de visibilidad del Archivo respecto al documento,
de la que vengo hablando, no hay que irse muy lejos. En el modelo conceptual que
est elaborando la CNEDA, el Archivo como institucin ha perdido visibilidad
respecto a los documentos al ser estimado, dentro de los agentes uno ms, como
agente institucional.
Enlazando con este tema otro comentario referido a la legislacin que, hoy, va
ms all de las denominadas leyes de segunda generacin y se sita en el contexto
de la gestin de documentos electrnicos cuyo protagonismo a pesar de la relacin
natural Archivstica/gestin documental est determinando dos tipos de leyes: por
una parte las denominadas leyes archivsticas que siguen teniendo como objeto a los
Archivos y a su contenido documental y entre sus objetivos el diseo de los Sistemas
de Archivos y la defensa del Patrimonio documental, y por otra, las leyes y normas
que tienen por objeto los documentos administrativos electrnicos y por objetivo
la produccin y gestin de documentos autnticos, ntegros, fiables y disponibles a
largo plazo que no es el mismo tiempo de la conservacin permanente.
Como bien sabemos, las primeras estn en el marco del Ministerio de Cultura, hoy de Educacin, Cultura y Deportes, y de las instituciones autonmicas con
competencias semejantes, mientras que los textos que afectan a las segundas corresponden al Ministerio de Hacienda y Administraciones pblicas responsable de la
implantacin de la Administracin electrnica.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

278

Antonia Heredia Herrera

Hay expresiones habituales en las segundas que aluden a dos tiempos y a dos espacios, tales como gestin y conservacin que bien pudiera entenderse como gestin para
los documentos administrativos y conservacin para los de conservacin permanente,
haciendo as referencia ,como acabo de decir, a dos tiempos y a dos espacios que se corresponden el primero con las unidades administrativas de produccin y tramitacin, el
segundo y despus con los Archivos, como custodios.
Y seguimos abundando. De manos del cambio hemos pasado de la autonoma
a la corresponsabilidad y entre otras consecuencias est la necesidad de consensuar
un vocabulario representativo de la teora archivstica de los diversos pases que nos
permita la fluidez de comunicacin para entendernos sin trabajo.
En teora el vocabulario facilita la informacin y el lenguaje reduce la interpretacin
y democratiza el conocimiento y sin embargo, es a veces el lenguaje el que al aplicar el
vocabulario cambia y diversifica la informacin. Puede ser el caso habitual de utilizar
fondo en plural por documentos de archivo y as ocurre que se sigue estimando fondo
de una Audiencia indiana a todo el conjunto de documentos con informacin sobre
esa Audiencia. Tambin ocurre con la distinta aplicacin de forma, referida a los documentos, entendida como formato, al referirse a la materializacin de los documentos
por medios electrnicos tanto en el Esquema Nacional de interoperabilidad como en
la reciente ley de Procedimiento administrativo comn ( ley 39/ 2015 de 1 octubre
de 2015, art 36), cuando en Archivstica ha tenido que ver con el tipo documental y
tambin con la tradicin documental. Por su parte en el glosario espaol de InterPARES, forma se identifica con las reglas que establecen la apariencia de una entidad
documental cuando sera precisamente la forma el resultado de esas reglas
La diversidad de interpretacin terminolgica y conceptual es constante en el
contexto archivstico, incluso entre los archiveros de un mismo pas, pero a sta se
suma la interpretacin procedente de profesionales diferentes. Es el caso de entidad documental de uso habitual hoy en el entorno de la descripcin archivstica,
reconocida como aquello que merece ser descrito, sin embargo los informticos al
estimar a la descripcin como proceso de la gestin de documentos electrnicos la
consideran como el resultado de la representacin cuando ste para nosotros no es
sino la descripcin o registro de descripcin. Entidad documental por lo tanto puede
ser interpretada como aquello que se describe lo que hemos llamado unidad de
descripcin y como el resultado de la referida funcin. Y no falta la confusin entre
fondo y coleccin cuando se habla de coleccin de actas capitulares de tal Ayuntamiento y del fondo de grabados (Torres, Magaly, 2015).
El.problema de la terminologa que nos acompaa tiempo ha se acrecienta con la
corresponsabilidad al tener que compatibilizar el trabajo archivstico con archiveros
de otros pases y con profesionales diferentes que tienen vocabulario propio.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

279

El campo semntico de los archiveros se ha ampliado notabilsimamente. Recientemente Joan Soler Jimnez, director del Archivo de Tarrasa, ha publicado un texto
con el ttulo: El vrtigo de las listas: del dato al contexto en el que enumera una lista
interminable de voces, en la que no faltan trminos tradicionales, aunque la mayora
son de nuevo cuo, incluida alguna expresin burlesca como lo que nos echen.
Es bueno que nuestro vocabulario se enriquezca pero creo que todos somos conscientes de la necesidad de fijar conceptos claros, comprensibles, exactos que impidan el
paso a la confusin, a la tergiversacin y a las dudas. Sin embargo a pesar de los intentos
que se remontan en el tiempo y se diversifican no podemos darnos por satisfechos a
nivel nacional, ni internacional, an contando con diccionarios y mltiples glosarios
incorporados a los textos legales, a cualquier norma, a cualquier manual. A nivel internacional los ltimos intentos corresponden al proyecto InterPARES y al reciente del MAT
(Multilingual Archival terminology, Terminologa archivstica multilingue) y con algo
menos de amplitud est el glosario de la Red de transparencia y acceso (RTA) para los
pases de Amrica Latina (http://mgd.redrta.org/anexo-iii-glosario/mgd/2015).
InterPARES desde sus inicios pens en la necesidad de un vocabulario que
propiciara el entendimiento entre los diferentes profesionales de los distintos pases
que intervienen en el proyecto. En esta lnea cada dos aos ha venido difundiendo
glosarios actualizados en la lengua de cada pas. Fue el ao pasado cuando se public el ltimo, por el momento, que en el caso de la versin en espaol ha sido editado por la Universidad autnoma de Mxico (2014, Voutssas,J.; Barnad, Alicia).
Me atrev, despus de ledo y analizado, a elaborar unos comentarios cindome
a los trminos archivsticos que en su da envi a los autores y a Luciana Duranti,
directora del Proyecto. Dichos trminos se alejan en ms de un caso de su uso entre
nosotros y por lo tanto no son buenos trasmisores de nuestra teora archivstica. De
hecho son particularmente discutibles bastantes voces. No insistir en ello porque
dichos comentarios ya han visto la luz y pueden consultarse (2015,Heredia A.).
Pero s, solo como anecdtico, comentar que despus de definir al documento de
archivo, enumera y define hasta 85 acepciones de ste. Y siendo conscientes de las
posibilidades de clasificacin de los documentos de archivo, la mayora de dichas
acepciones nos parecen redundantes e innecesarias, tales entre otras: documento de archivo adquirido, agregado, almacenado, arreglado, clasificado, completo,
creado, declarado, descrito, narrativo, obsoleto, escrito, producido y muchas denominaciones ms, utilizando para las definiciones de cada uno circunstancias y
situaciones innecesarias en lugar de atributos o propiedades. En cambio no define
el pblico, el privado, el administrativo, el simple, ni el compuesto.
Considero, entre otras cuestiones que el excesivo apego al texto ingls ha determinado traducciones literales poco acertadas, amn de que yo sepa no s si me
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

280

Antonia Heredia Herrera

equivoco no hay en este momento ningn espaol en el comit de terminologa


correspondiente.
En cuanto al MAT (2015, Fernndez Cuesta, F.) es un proyecto iniciado en 2010
a iniciativa del CIA y financiado conjuntamente con el programa de InterPARES con
el objetivo de crear un recurso en lnea para recopilar interactivamente el conjunto ms
amplio posible y representativo de la terminologa archivstica empleada en mltiples
idiomas. Quienes siguen de cerca este glosario echan de menos la escasa participacin
en el caso hispano y de aqu la escasa incorporacin de trminos. Quiz el hecho de limitar la colaboracin a solo aquellos que pertenecen al CIA est dificultando el avance.
No puedo obviar en este caso que muy cerca de nosotros est el proyecto de la
Mesa de Archivos de Administracin Local con el nombre de ECADAL como recurso on line, de participacin abierta, que va ms all de las definiciones y aunque
ceido al entorno de la Administracin Local incorpora trminos archivsticos de
carcter general, vlidos para cualquier archivero.
No cabe duda que la aplicacin de las nuevas tecnologas y la necesidad de corresponsabilidad ponen de manifiesto estas necesidades y debilidades terminolgicas.
Insistir sobre la transparencia despus de haber escuchado a especialistas puede ser
inadecuado, con todo me voy a arriesgar.
La informacin es poder, decamos ayer, hoy avanzando ms, reconocemos que la
informacin facilita el ejercicio de la democracia a travs de lo que hoy conocemos
como transparencia.
A este respecto me parecen oportunas las palabras de Javier Sdaba en una entrevista recientsima (2015. Olmo. M.; Sdaba, J.): Uno de los grandes males del Estado es su opacidad y esto no debera ser as, porque el Estado es la representacin de
cada uno de los individuos, de la soberana popular en el sentido pleno de la palabra.
Existiendo una relacin muy fuerte entre transparencia y acceso, resulta que la
primera es ofrecida a partir de la publicidad activa por las organizaciones y el segundo
es demandado por los ciudadanos. Y no suele haber coincidencia entre una y otro.
La ley estatal de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (9
diciembre 2013) a partir del acceso, al referirse a la informacin pblica, de alguna
manera, ha superpuesto, identificando la informacin elaborada con la especfica de
los documentos, pero siendo informacin pblica las dos, si la primera, al ser decidida por las organizaciones, puede ser discrecional, subjetiva, la de los documentos
de archivo no admite la subjetividad. Otra cosa ser la autenticidad no siempre relacionada con la verdad porque no todos los documentos autnticos son verdaderos,
de aqu la necesidad inexcusable de fiabilidad para ganar confianza a la hora de la
transparencia porque los ciudadanos tienen derecho a la verdad.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

281

Entiendo que la transparencia va unida a la informacin elaborada y disponible que


no precisa de solicitud de consulta, el acceso tiene que ver ms con los documentos y
su informacin especfica y en ms de una ocasin, hasta ahora, ni transparencia ni acceso son satisfactorios. Quiz porque a este respecto la transparencia y el acceso pueden
tener efectos disuasorios. De aqu, la exigencia a las Organizaciones de producir documentos con todos los atributos que les hemos reconocido porque si no se producen
evitando el testimonio de situaciones comprometidas o se producen y no se transfieren
a los Archivos o se producen y no son accesibles a los ciudadanos, la transparencia y el
acceso no contentarn a nadie.
Vienen a colacin unas recientes palabras de nuestro colega Alfonso Daz Rodrguez (2015, Daz Rodrguez, Alfonso): la relacin de la transparencia con la corrupcin sin embargo es menos intensa que con el derecho a la informacin y yo dira que
hasta ahora la confianza que deba proporcionar no la ha alcanzado.
De hecho la transparencia no puede identificarse con la verdad si los metadatos
elegidos para los portales de datos abiertos estn al margen de las verdaderas necesidades de informacin de los ciudadanos.
En uno de los intentos de salvar la desconfianza una archivera andaluza est elaborando un trabajo final de Master con el ttulo Los documentos electrnicos como
proveedores de datos abiertos de alta calidad que la ha llevado a una seleccin de
datos ms all de la propuesta oficial, pensados desde el inters de los ciudadanos enriqueciendo los esquemas de metadatos con la incorporacin de nuevos elementos. La
autora ha aplicado su proyecto a la serie de expedientes de contratacin de servicios
y obras de infraestructuras de transporte. Pretende hacer aportaciones para favorecer
el cumplimiento del principio de publicidad activa por parte de la Administracin,
reconociendo taxativamente que ser difcil la transparencia y los portales de datos
abiertos sin una gestin documental bien diseada y aplicada, poniendo de manifiesto
el servicio que los Archivos pueden ofrecer al ejercicio de la transparencia. Un resumen
de su trabajo ha sido expuesto en estas Jornadas por su autora, Isabel Medrano.
No quiero concluir con el tema sin aludir a las unidades de informacin que est
previsto crear al margen de los Archivos que tambin son unidades de informacin dentro de la Organizacin. Es posible que aquellas estn ms relacionadas con la informacin
elaborada mientras que los segundos son ms afectos al acceso a los documentos. Con
todo habr que fijar las competencias para las unas y para los otros aunque entiendo que
los archiveros podran ser buenos responsables para ambas. Sin embargo hay archiveros
que no quieren saber de informacin elaborada por sobrepasar el marco de su trabajo.
Finalmente, como anunci, dedicar la ltima parte de mi intervencin a exponer la que estimo evolucin de la gestin documental en Espaa hasta llegar a
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

282

Antonia Heredia Herrera

la situacin actual y a los cambios de los que venimos hablando permitindonos


como ya dije su contextualizacin, dando sentido al ttulo de esta conferencia.
Antes de recorrer las etapas por las que ha pasado la gestin de documentos hasta
hoy, reconoc tiempo ha, que a la hora de la evolucin de la Archivstica la manifestacin de su aplicacin tena nombre propio: gestin de documentos o gestin documental, aunque ahora parece que la segunda suplanta a la primera, hasta el punto de
plantearse si dicha gestin es otra ciencia.
Gestin de documentos o gestor de documentos es una expresin que, como bien sabemos, arranca del concepto anglosajn del records management vinculado al ciclo vital
de los documentos, con separacin entre gestores documentales y archiveros y entre unidades administrativas y Archivo, como institucin. El tiempo para dicha gestin no iba
ms all de la eliminacin o del momento de la decisin de la conservacin permanente.
La UNESCO la estimo como parte del proceso administrativo relacionndola
con la aplicacin de principios de economa y eficacia para la produccin, mantenimiento y uso de los documentos hasta su eliminacin,
Los franceses no estimaron correcta la traduccin de los canadienses francfonos
de records management por gestin de documentos, abogando por la expresin de
gestin de documentos corrientes, es decir administrativos para nosotros, distinguindolos de los de conservacin permanente (1991, Heredia Herrera, A.).
Sin embargo el CIA, en ese momento, admiti en su diccionario la expresin
gestin de documentos especificando que afectaba a los documentos con vigencia
administrativa, en una etapa anterior a los Archivos histricos y a la conservacin
permanente, precisando, adems, que la responsabilidad de la misma era para el records manager que no para los archiveros, Los aos de la dcada de los 70 y primeros
de la de los 80 fueron proclives a una bibliografa que todava merece recordarse. Espaa no se qued atrs. Entre otros autores fue M Luisa Conde una de las primeras.
El modelo de gestin de documentos, ligado a la gestin administrativa, que
nos llegaba de fuera, al margen, de los archiveros y de los Archivos y que tena por
objeto a los documentos administrativos, no se adecuaba a la prctica espaola. No
tenamos records manager porque la responsabilidad sobre los documentos a partir del
tratamiento archivstico era exclusivamente de los archiveros una vez ingresados los
documentos en los Archivos.
Aceptamos de buen grado la expresin que lleg a usarse de forma generalizada
pero cambiamos el modelo a la hora de su aplicacin. La gestin de documentos ser
competencia de los archiveros, su tiempo a partir del ingreso en los Archivos y su
espacio el de los propios Archivos, primero en los histricos y pronto en los administrativos a partir de lo que estimamos Archivstica integrada que ligaba los Archivos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

283

administrativos y los histricos alargando el tiempo del ciclo vital. Es el momento


de la recuperacin y protagonismo de los documentos administrativos y con ellos la
atencin y desarrollo de la valoracin que vino a sustituir al expurgo. De lo que se
desprende que su objeto sern tanto los documentos administrativos como los de
conservacin permanente y su metodologa a partir de la aplicacin, en la que la
discrecionalidad no era ajena, de las funciones archivsticas reconocidas.
Es a partir de la ISO 15489 y ms tarde de la ISO 30.300 cuando la gestin de
documentos a nivel internacional pasa a ser competencia de las Organizaciones a
las que corresponder elegir el modelo de aplicacin. Coincide esta situacin para
nosotros con la aplicacin de las TICS, la irrupcin del documento electrnico y la
implantacin de la Administracin electrnica.
En Espaa las consecuencias algo han tardado en hacerse presentes. Como veremos, aunque con variantes, retrocedemos al modelo anglosajn. La gestin de
documentos formar parte de las polticas de la Administracin electrnica en el
seno del Ministerio Hacienda y Administraciones pblicas desligndose de los Archivos, aunque con visos de continuidad (as lo reconoce la reciente ley de Procedimiento administrativo comn de las Administraciones pblicas cuando habla de la
continuidad del archivo electrnico nico con el Archivo Histrico Nacional) , a
pesar de que ste y otros se queden en el marco de polticas patrimoniales y culturales. Ya vimos al hablar de la legislacin que existen textos normativos expedidos
por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas paralelos a los de leyes
propiamente archivsticas. El espacio y el tiempo de la gestin de documentos se
sita en la unidades administrativas, su objeto sern los documentos administrativos electrnicos, su aplicacin a partir de sistemas integrados por los denominados
procesos de gestin de documentos cuya mayora se identifica con los de las funciones archivsticas (captura, registro, clasificacin, descripcin, acceso, calificacin
y valoracin, preservacin y conservacin, transferencia, destruccin) y algunos
procesos ms estimados horizontales porque son comunes a cualquier gestin de
cualquier naturaleza (documentacin, formacin, auditora, actualizacin). El
mantenimiento del Sistema se atribuye al responsable de la gestin de documentos sin precisar si ser un informtico , un documentalista o un archivero. Adems
de los procesos, como elementos del Sistema estn algunos instrumentos como el
esquema de codificacin, el esquema de metadatos, el cuadro de clasificacin y
el calendario de conservacin. Y no falta, entre los elementos del sistema, algn
rgano como la Comisin calificadora. Los Archivos son sustituidos, a efectos de
denominacin, por repositorios electrnicos quedndonos sin saber cuantos. Sin
embargo la ya citada Ley de procedimiento administrativo comn de las Administraciones pblicas (ley 39/2015 de 1 0ctubre) que usa una terminologa tradicional
reconoce para cada Administracin un Archivo electrnico nico que de alguna
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

284

Antonia Heredia Herrera

manera recupera la visibilidad de los archiveros. El referido Archivo corresponder


a los testimonios de procedimientos administrativos finalizados que entiendo no
tienen porqu ser expedientes de conservacin permanente. Reconoce que este
Archivo es compatible con los diversos sistemas y redes de Archivos previstos en la
legislacin guardando como he dicho hace un momento la continuidad con el
Archivo Histrico Nacional respetando el reparto de responsabilidades sobre custodia y traspaso quiz mejor transferencia. Precisa tambin que la eliminacin
autorizada se llevar a cabo aqu segn la normativa aplicable Y a partir de aqu
me entra la duda sobre sus funciones que nos permitirn la identificacin con un
Archivo de gestin, intermedio o histrico o los tres a la vez.
Para nosotros el punto de partida de esta gestin de documentos est en ley
11/2007 de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a las actuaciones
pblicas y ms concretamente en el art 21 del Esquema Nacional de Interoperabilidad que deriva de dicha ley.
La referida ley se ha desarrollado como todos sabemos a partir de decretos como
el de 4/2010 de 8 de enero para el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI),
el de la misma fecha para el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), el Esquema de
metadatos de gestin de documentos electrnicos (E-emgde) de 2012. Los derivados
del primero son los que nos afectan ms directamente en el tema que nos ocupa: la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de poltica de gestin de documentos electrnicos (NTI) difundida por resolucin de 28 de junio de 2012, la Gua de aplicacin de
la Norma Tcnica de Interoperabilidad (GTI), difundida por resolucin de junio del
2012 y por ltimo el Modelo de poltica de gestin de documentos electrnicos para
las instituciones pblicas, cuya edicin es de noviembre de 2013. Y a partir de aqu
son las instituciones pblicas las que han de elaborar un Reglamento, Ordenanza o
Norma de aplicacin, siguiendo los criterios fijados en los textos arriba citados.
Quiz convengan algunos comentarios, antes de terminar.
El marco jurdico para una poltica de gestin de documentos electrnicos est
establecido (2015, Heredia, A.) y est prxima (10 diciembre 2015) la entrada en
vigor de algunos ttulos de leyes recientes, sin embargo quedan por resolver ms de
una duda y por determinar ms de un proceso de aplicacin.
No cabe duda que despus de analizar los textos que componen este marco y antes de la elaboracin de la correspondiente ordenanza sera necesario, por una parte
contextualizar, sin ambigedad, ni discrecionalidad, el concepto, el tiempo , el espacio y los agentes de la gestin de documentos electrnicos y establecer las relaciones
de la gestin administrativa con la gestin documental y de la relacin con el ciclo
vital y de otra reflexionar sobre el papel de los archiveros en dicha gestin porque
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

285

como ahora veremos algunas dificultades pueden entorpecer nuestro propsito. Y


finalmente habremos de reelaborar la metodologa a aplicar para cada uno de los
procesos reconocidos en dicha gestin porque algunos de ellos, como el acceso y la
calificacin ofrecen bastantes dudas sobre su aplicacin. Quiz por este motivo en
la XXXIII Mesa de Archivos de Administracin Local ha quedado propuesto como
trabajo de equipo elaborar un modelo de aplicacin del proceso de calificacin para
los Archivos municipales.
Hasta la fecha son ms de uno y ms de dos, los Reglamentos elaborados por
Ayuntamientos y Diputaciones Provinciales. Y no siempre hay coincidencia entre
ellos (2015, Heredia). Cada Ministerio tambin habr de elaborar el suyo.
Hace un momento he hablado de dificultades y en efecto, en unos y otros textos
(decretos, reglamentos) detectamos identificaciones que invitan a la confusin, as
entre documento e informacin, entre gestin y tratamiento, entre gestin documental electrnica y gestin administrativa con documentos electrnicos y perdonad que insista pero debe quedar claro, sin perjuicio de su relacin, que una cosa
es la gestin administrativa, aunque sea con documentos electrnicos, que no nos
corresponde y otra la gestin de documentos que debiera correspondernos, entre
transferencia y trazabilidad, amn de las confusas y diferentes etapas reconocidas en
dichos textos para el ciclo vital de los documentos que pasan de dos o tres etapas a
cinco momentos confundiendo etapas con funciones archivsticas cuando el ciclo
vital va referido a los tiempos que marcan el uso y la utilidad administrativa de los
documentos. De tal manera que, a veces, no queda claro cuales son el principio y el
final de la gestin de documentos. Sobre todo el final.
Y a este respecto resulta significativo que al abordar (2015, Amutio, M.A.) la
distincin, a la hora de las herramientas, entre los sistemas de gestin de documentos
electrnicos (SGDE) y los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo
(SGDEA), distinga una gestin de documentos administrativos y como tales con
vigencia administrativa y una gestin de documentos de conservacin permanente.
Lo que supone dos etapas de gestin, con responsabilidades diferentes?, porque la
primera corresponde a las unidades administrativas y la segunda al Archivo, como
custodio. De aqu tambin que de inmediato se hable y distinga entre expertos de
gestin y expertos de archivo, para dos gestiones documentales diferentes?
Y esto nos lleva al apartado de la fijacin de responsabilidades, porque se parte
de que todo el personal de la Organizacin ha de estar implicado en dicha gestin.
A este respecto resulta significativo que la responsabilidad de la implantacin y
mantenimiento del sistema (uno o dos sistemas?) corresponda al denominado
responsable de la gestin de documentos que traducido no puede ser sino un
gestor de documentos. Y ocurre que la denominacin de gestor de documentos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

286

Antonia Heredia Herrera

se la atribuyen con mucha fuerza los documentalistas, tambin los informticos,


los gestores administrativos y hasta alguna aplicacin informtica, adems de los
archiveros. Con relacin a esta vacilacin me viene a la memoria el planteamiento
de los archiveros catalanes de establecer tres perfiles archivsticos: gestor de documentos, archivero digital y archivero, simplemente. De aqu que esa responsabilidad, que mejor ser corresponsabilidad, ha de fijarla el Reglamento u Ordenanza
correspondiente pero est ocurriendo que no hay coincidencia, al menos en los
Reglamentos analizados por m, como es el caso de la Diputacin de Valencia y el
del Ayuntamiento de Cartagena (2015, Heredia, A.). Entiendo que ser bastante
decisiva la presencia de archiveros en la redaccin de los referidos Reglamentos.
Expertos de gestin, expertos de archivo, gestor de documentos, archivero?.
Finalmente un repaso a los denominados procesos de gestin que estimados elementos del Sistema, en un nmero de 8 9, su mayora coincide con las denominaciones de nuestras funciones archivsticas, aunque haya alguna variante a la hora de
los contenidos.
Captura y Registro: dos procesos o uno, segn los textos. La captura como
tal no estaba contemplada en nuestra gestin de documentos en papel, pero si la
identificacin que en el art 27 del Reglamento del Sistema andaluz de Archivos
(2000) figura como primera fase del tratamiento archivstico y la sita en las
reas de produccin, determinando la clasificacin, la descripcin y la valoracin.
Ahora, la captura exige un identificador o cdigo nico y los metadatos mnimos
obligatorios. Supone la entrada en el Sistema, de aqu que sea difcil distinguir
la captura del Registro y de hecho algn Reglamento no reconoce dos procesos,
sino uno.
La clasificacin se decanta por la estructura funcional que no tiene que ser
ajena a lo orgnico y permite reconocer las series adscritas a las actividades de la
Organizacin y exige la elaboracin entiendo que anticipada de un cuadro de
clasificacin. Es decir no se aparta de nuestra denominacin, de nuestro modelo
ni de su aplicacin. Entendemos que el cuadro de clasificacin deber permanecer en la etapa de conservacin permanente correspondiente al Archivo, cuestin
que no se regula porque la gestin de documentos parece terminar a las puertas
del Archivo definitivo
La descripcin, que en su denominacin no incluye el apelativo de archivstica,
est orientada a la localizacin y recuperacin de los documentos y se formaliza
a partir de la informacin de los metadatos que no tienen porqu coincidir con
los denominados elementos de descripcin o atributos aplicados ms tarde a la
descripcin propiamente archivstica. Metadatos que se articularn en un esquema
de metadatos acorde con las necesidades de la Organizacin, sin perjuicio de la
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

287

existencia del EMGDE. Y esto sin contar con la premonicin sobre el fiasco de
los metadatos anunciado en agosto pasado en un artculo de Michael Brackett.
No se excluye la descripcin archivstica, basada en las normas internacionales de
descripcin o en un modelo conceptual, que corresponder a los archiveros en el
espacio de los Archivos.
El acceso que debe ser entendido como la aplicacin del derecho que lleva ese
nombre, regulado por otras normas ya establecidas (2012, CIA) requiere controles
de uso y de autorizacin en el caso de documentos ingresados en el repositorio electrnico. Los archiveros, como digo, solo sern ejecutores del mismo y no les cabe
sino aplicar la normativa, que tendra que ser ms clara, y ms all hacer una crtica
constructiva o reivindicativa y estudios comparativos sobre la misma, su teora y
aplicacin, tratando siempre para esta ltima la mayor amplitud y liberacin. Y a
este respecto me vienen a la memoria los extensos trabajos de Severiano Fernndez
Ramos y Daniel Ocaa
La calificacin incluye la valoracin, en una superposicin difcil de distinguir,
al reconocer los documentos esenciales como diferentes de los de conservacin permanente, cuando para la distincin de unos y de otros se usan los mismos criterios.
Y est por ver si es la Comisin de calificacin prevista la que decide en uno y otro
caso o se mantiene adems la Comisin de valoracin.
La conservacin, plasmada en una estrategia que incluye las medidas necesarias para mantener los valores documentales a partir del aseguramiento del
contenido, contexto y componentes documentales, no hace sino reconocer a la
preservacin como parte de la conservacin no cindose a la etapa de conservacin permanente.
La transferencia, en singular, fija responsabilidades y plazos de ejecucin y en
algn texto, como la Gua de aplicacin de la NTI, se denomina trazabilidad y entendemos que trazabilidad y transferencia son cosas diferentes.
La destruccin o eliminacin de documentos y de soportes, identificada como
un proceso al margen de la valoracin frente a la postura archivstica que la estimaba
integrada en la valoracin exige la participacin de la Comisin calificadora.
Concluidas estas apreciaciones, entiendo e insisto que afrontar las polticas de
gestin de documentos electrnicos supone contextualizar, sin ambigedad, sin
discrecionalidad, el concepto, el tiempo, el espacio y los agentes de dicha gestin y
como archiveros reflexionar y asumir el papel que nos corresponde. A este respecto
es ilustrativa una reciente reflexin de Alfonso Daz Rodrguez, en una entrevista
concedida a la revista Magmadz de los alumnos del Master de la Universidad Carlos III: La gestin documental exige la implicacin y la colaboracin de muchos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

288

Antonia Heredia Herrera

y por lo que a nosotros, archiveros, afecta juega un papel decisivo la formacin


continua, porque aunque los documentos no sean cambiantes, s lo es el contexto
en que se producen tanto desde la perspectiva del marco jurdico que determina las
competencias y el modelo de produccin de documentos, como desde el punto de
vista del uso de sistemas soportados en tecnologas de la informacin y en la mayor
demanda de transparencia y acceso en tiempo real a los documentos.
Y termino. No podemos cerrar los ojos y decir que esto no nos corresponde. De
aqu que importe que seamos ms y mejor formados los archiveros de este pas.
BIBLIOGRAFA
(1991) HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivstica General.Teora y prctica, Sevilla,
Diputacin provincial, p.177, nota1.
(2006) CRUZ MUNDET, Jos Ramn: La gestin de documentos en las Organizaciones, Ediciones PIRAMIDE.
(2012) CASELLAS I SERRA, Lluis Esteve: La transicin hacia la Administracin
electrnica.la experiencia del ayuntamiento de Girona, en Cuadernos Universitarios, n 10. UNAN. Len, pp. 193-207
(2012) CIA, comit de Buenas prcticas y normas, Principios de acceso a los archivos,
documento aprobado por la Asamblea general el 24 de agosto de 2012, versin a
cargo de Esther Cruces. [http://www.ica.org/1385/egad-resources.html].
(2013) Ley 19 de 9 de noviembre: Jefatura del Estado: Ley de transparencia, acceso
a la informacin pblica y buen gobierno, BOE 295.
(2014 a) HEREDIA HERRERA, Antonia: Poltica de gestin de documentos electrnicos: anlisis del marco jurdico para su aplicacin, Boletn de ANABAD,
LXIV, n 1, pp.11-35.
(2014, b) HEREDIA HERRERA, Antonia: Hemos llegado al futuro. La poltica
de gestin de documentos electrnicos de espaldas a los archiveros?, ACAL,
TABULA n 17 (Ego Archivo. Memorias personales en un mundo digital),
pp. 195-215.
(2014) VOUTSSAS, Jos; Barnard, Alicia: Glosario de preservacin archivstica digital. Versin 4.0, Mxico, UNAM.
(2015) DAZ RODRGUEZ, Alfonso: Transparencia y acceso a la informacin,
Tribuna ciudadana, Oviedo.
(2015) FERNNDEZ CUESTA, Francisco: Un glosario para reunirlos a todos.
Multilingual archival terminology, ACAL, ARCHIVAMOS, n 95, pp. 58-59.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La gestin de los documentos en el corazn del cambio

289

(2015) HEREDIA HERRERA, Antonia: La ltima versin del glosario de InterPARES, AAA, TRIA, n 19, pp.13-36, reproducido en FUENTES, revista de la
Biblioteca y Archivo histrico de la Asamblea Legislativa Plurinacional, La Paz,
Bolivia, n35, 2015.
(2015) AMUTIO, Miguel Angel, Normas tcnicas de interoperabilidad e instrumentos para el documento electrnico, TRIA, n19, pp.179-182.
(2015) BRACKETT, Michael: El fiasco de los metadatos (TAG, Metadata), extracto de Simplexity de M. Brackett, serie de textos disponibles a travs de Tcnico de
Publicaciones.
(2015) Ley 39, 1 octubre. Jefatura del Estado: Ley del procedimiento administrativo comn de las Administraciones pblicas. BOE 236
(2015) Hablamos con Alfonso Daz Rodriguez, archivero, Madmagz, n 2. p. 6-13.
[https://madmagz.com/magazine/489607]
(2015) OLMO, Mara del; SDABA, Javier: El Archivo del pensamiento, el pensamiento del Archivo, Boletn de ANABAD, LXV, n 1, enero-marzo.
(2015) TORRES, Magaly: El Archivo histrico de la oficina del historiador de la
ciudad de la Habana en La globalizacin escrita, usos hispanos en la Amrica
colonial, IEPALA, Madrid, p. 355.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

LA CLASIFICACIN EN ARCHIVOS PERSONALES


DE CIENTFICOS: EL CASO DEL INGENIERO
LEONARDO TORRES QUEVEDO
Luca Fernndez Granados

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 293-306

LA CLASIFICACIN EN ARCHIVOS PERSONALES DE


CIENTFICOS: EL CASO DEL INGENIERO LEONARDO
TORRES QUEVEDO
CLASSIFICATION IN PERSONAL ARCHIVES OF SCIENTIFICS: THE EXAMPLE OF THE ENGINEER LEONARDO TORRES QUEVEDO.

Luca Fernndez Granados

Doctoranda Universidad de Cantabria


lucia.fernandezg@alumnos.unican.es

Recibido: 09/09/15
Aceptado: 10/11/15

Resumen
Normalizar, buscar pautas comunes o un marco comn de aplicacin es una constante en
cualquier rea de conocimiento en la actualidad. En el campo de la clasificacin en Archivstica son varios los tipos de archivos que disponen de un cuadro de clasificacin general, no
ocurre as con los archivos personales.
La propuesta de cuadro de clasificacin propio para archivos personales gracias al estudio
del fondo del ingeniero Leonardo Torres Quevedo pretende fijar un punto de partida para
buscar un consenso a nivel tcnico que ayude a conocer mejor esta tipologa de archivos. Estos conjuntos documentales son fuentes de primera categora ya que ponen en valor la figura
de dicho personaje a la par que nos ayudan a comprender mltiples aspectos de la realidad y
el contexto de una poca concreta gracias a la dimensin cientfica, social e histrica extrable
del contenido de la documentacin preservada.
Palabras clave
Clasificacin de fondos, archivos privados, archivos personales.
Abstract
Nowadays normalise, searching for standards or a common framework of implementation is an incessant practice in any field. In the field of classification in Archives we find a
variety of types which they have general classification shemes, but this it doesnt happen with
personal archives.

294

Luca Fernndez Granados

Our proposal of classification sheme conform personal archives and taking the personal
fond of the Spanish engineer Leonardo Torres Quevedo, we suggest a model to search for
guidelines which help us to understand better this type of archives. These ensembles are very
important because of their value added let us to know well the producers of the fond but
also their lifetimes and their context thanks to the scientific, social and historical dimension
removable from the content of their records.
Keywords
Classification, levels of arrangement, private archives, personal archives.

1. RECONSTRUYENDO EL PASADO GRACIAS A LOS ARCHIVOS


PERSONALES
Los archivos fuente primaria por excelencia para cualquier investigacin, presentan una gran variedad tipolgica segn el tipo de fondos que contengan. De
este modo los archivos se pueden clasificar de muy diversas maneras y atendiendo a
diversos aspectos. Siguiendo a Antonia Heredia (Heredia: 2007) podemos establecer una primera diferenciacin entre archivos pblicos y privados, administrativos e
histricos, segn su titularidad, segn sus contenidos documentales, familiares, de
empresas, de asociaciones, personales
La importancia de los archivos personales radica en la informacin y el contenido que
alberga la documentacin que custodian puesto que va a ser diferente de la que podemos
hallar en un archivo pblico o administrativo, por ello son fuentes de vital importancia e
imprescindibles al plantear trabajos de investigacin histrica y documental.
2. APROXIMACIN A LOS ARCHIVOS PERSONALES DE CIENTFICOS
EN ESPAA: ESTADO DE LA CUESTIN
Son pocos los estudios que abordan de manera monogrfica el campo de los archivos personales y ms concretamente de los archivos personales de cientficos. A partir
de los estudios especficos sobre archivos personales tanto a nivel internacional como
nacional, el texto presentacin de Rosa Blasco en el Simposio de archivos familiares
(Blasco Martnez: 1996) nos ha servido de punto de arranque para conocer una perspectiva de la produccin cientfica relativa a los archivos familiares, amoldable a la evolucin bibliogrfica de los estudios sobre archivos personales, cuyos inicios tienen lugar
en los aos 50 del siglo XX, momento en que los mximos representantes del campo
archivstico publicarn varios trabajos de investigacin relacionados con ste mbito de
estudio. La finalidad principal de dichos estudios trataba de ahondar en dicha lnea de
investigacin pero tambin incentivar frmulas para proteger este tipo de patrimonio
documental, contribuyendo a su difusin y evitando su dispersin y prdida.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

295

Entre la produccin bibliogrfica espaola, son los trabajos sobre archivos privados, presentado por Borja Aguinagalde en el IX Congreso de Estudios Vascos (Aguinagalde: 1985), el manual sobre archivos familiares de Olga Gallego (Gallego: 1993)
y la relacin bibliogrfica exhaustiva preparada para el Simposio de archivos familiares citado (Pons: 1996), donde encontramos las pautas descriptivas que sirvieron
de base para el desarrollo de dicho campo de estudio. En estos trabajos observamos
pequeos guios a la descripcin de archivos personales.
Las publicaciones especficas de esta tipologa son propias del siglo XXI, entre
las que destacan obras colectivas como el VI Congreso Internacional de Historia de
la Cultura Escrita, en el cul se dedica un apartado especfico tambin a los archivos familiares. En dicha publicacin aparecen aportaciones sobre archivos personales concretos y sobre el tratamiento archivstico aplicado as como las necesidades
imperantes para proteger los archivos personales, definir el concepto en s mismo,
discernir entre las tipologas documentales propias de este tipo de fondos y fomentar
la elaboracin de instrumentos descriptivos adecuados a estos archivos.
El trabajo de Mar Caso Neira trata especficamente sobre los archivos de cientficos
y en concreto el archivo personal de Marcos Jimnez de la Espada (Caso Neira: 1999).
El Seminario de Archivos Personales, desarrollado en Madrid durante los das 26
a 28 de mayo de 2004 y organizado por la Biblioteca Nacional de Espaa, permiti
difundir multitud de casos de archivos personales localizados en diversas instituciones nacionales.
Avanzamos un poco ms en el tiempo para encontrarnos con el estudio de Adrian
Belmonte sobre los archivos privados en Murcia (Belmonte: 2010) o la presentacin
de Mara Jos Rucio sobre los fondos privados en la Biblioteca Nacional de Espaa
y su tratamiento (Rucio Zamorano: 2012), ambos ofrecen informacin especfica en
archivos personales ubicados en instituciones pblicas y privadas.
Sin embargo tan slo el texto de Mar Caso nos habla sobre la importancia de los archivos personales de cientficos (Caso Neira: 2003), objeto de anlisis del presente texto.
3. CONJUNTOS QUE ALBERGAN TIPOLOGAS DOCUMENTALES
ESPECFICAS
La relevancia de los fondos documentales de los cientficos reside en la exclusividad de algunas de sus tipologas documentales. Este aspecto ser de vital importancia
a la hora de llevar a cabo el tratamiento archivstico de archivos personales.
La pauta que nos marca la diferenciacin de los tipos documentales que podemos
encontrar en este tipo de conjuntos vendr marcada por la profesin desempeada
por el productor del fondo.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

296

Luca Fernndez Granados

Existen una serie de elementos comunes a cualquier archivo personal, aquellos


generados dentro del marco privado y familiar de cualquier persona, por ejemplo:
la partida de nacimiento, de defuncin, correspondencia personal, fotografas, recibos, facturas, contratos, hipotecas, testamentos, y un largo etctera. Del otro lado,
tenemos la documentacin especfica del desempeo de la actividad profesional en
cuestin. Pero, cules son las tipologas documentales comunes propias de un archivo personal de un cientfico? Dentro de ellas encontraremos, adems de los textos e
imgenes definitivas de cada trabajo, los borradores, bocetos, croquis, diseos, clculos varios, grficas, notas manuscritas, informes, cuadernos de campo, patentes,
fotografas, correspondencia tcnica, bases de datos
La conservacin de la totalidad de las tipologas documentales generadas en
relacin con un expediente concreto y su conservacin hasta la actualidad, nos
permitira reconstruir la realidad de cada momento y la evolucin de su trabajo
cientfico. Y as, en un archivo organizado, los posibles investigadores sern capaces de reconstruir las fases creacin de, por ejemplo un invento, muy comn
en los papeles personales de cientficos, desde la idea preliminar plasmada en un
primer boceto o borrador, al que se aade ms informacin como clculos, notas
o grficas, continuando con la gestin y concesin de una patente, pasando por
la publicacin de los resultados, y finalmente, la transformacin de la idea inicial
en realidad.
Todas estas tipologas documentales que podemos hallar en este tipo de archivos
personales comparten espacio a su vez dentro de una realidad mayor ya que el productor del fondo, a lo largo de su vida, no slo conservar los documentos fruto de
sus actividades profesionales sino que encontraremos adems los documentos personales junto con las bibliotecas cientficas, referencias necesarias para su actividad
diaria, o sus bibliotecas personales, fruto de sus gustos literarios, a las que se aaden
tambin de forma habitual todo tipo de objetos que dichas personas han podido
conservar hasta la actualidad por diversos motivos.
El anlisis de todos estos bienes no slo nos permite conocer la evolucin y normalizacin de muchas de estas tipologas documentales, como es el caso de las patentes, sino tambin nos posibilita conocer otros aspectos, como la evolucin de
formatos, las frmulas utilizadas, diferentes cuestiones relativas a aspectos sociales,
culturales, econmicos, o incluso cambios legislativos que se expresan en su contenido. Profundizar en este sentido nos llevara a emprender un discurso especfico que
se sale de los objetivos del presente texto.
En resumen, la riqueza de estos fondos nos ofrece un contexto patrimonial de
especial relevancia e inters para cualquier investigacin, tratndose de unas fuentes
de primera categora que deben ser tenidas en cuenta y por ende protegidas.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

297

4. MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACIN PARA ARCHIVOS


PERSONALES
Los elementos comunes existentes en cualquier tipo de archivos personales, a pesar de la aparente diversidad tipolgica y de la dispersin que han sufrido muchos de
estos archivos, nos permiten disear reglas y normas de actuacin pautadas al igual
que ocurre con otros tipos de fondos.
Las propuestas de los primeros cuadros de clasificacin para archivos personales
aparecieron en algunas de las publicaciones recogidas en el segundo apartado en especial en 2004, en el Seminario llevado a cabo en la Biblioteca Nacional de Espaa,
ms cercana en el tiempo es la propuesta del Grupo de Trabajo de la Conferencia de
Archiveros de las Universidades Espaolas (CAU: 2012), entre otros.
A falta de una unanimidad de actuacin para este tipo de conjuntos documentales, proponemos un modelo de cuadro de clasificacin a partir de una experiencia
concreta, gracias al estudio del fondo personal de Leonardo Torres Quevedo (18521936). El objetivo principal es ofrecer un modelo aplicable a cualquier tipo de fondo
y adaptable segn los casos particulares.
La clasificacin propuesta se basa en una estructura de cuadro de clasificacin
orgnico-funcional teniendo en cuenta el tipo de documentacin preservada. El cuadro de clasificacin ofrecer una visin cronolgica a la vez que jerrquica de la documentacin localizada en cada fondo atendiendo a criterios orgnicos, propios de
la evolucin de la vida del productor, y funcionales, de aplicacin para las secciones
relativas al mbito profesional y desempeo de las funciones propias del trabajo o
trabajos realizados a lo largo de su vida.
La agrupacin y ordenacin de la documentacin se hace en base al estudio
previo del productor del fondo y de la identificacin de la documentacin preservada, para ofrecer un cuadro de clasificacin pertinente con los documentos
conservados. Siguiendo la descripcin multinivel partimos de las secciones generales del cuadro hasta descender al nivel ms bajo, el de unidad documental,
simple o compuesta.
La propuesta ofrece el mayor nmero de tipologas documentales susceptibles
de estar presentes en un archivo personal con independencia de la profesin de su
productor, aspecto que consideramos de vital importancia a la hora de identificar y
clasificar la documentacin, ofreciendo un conjunto de series documentales comunes a cualquier tipo de fondo, y en particular, adaptado a las tipologas especficas de
fondos generados por un cientfico.
La documentacin individual y personal que refleja aspectos de la vida privada se
agrupa por un lado; y por otro lado est toda la documentacin relativa a la gestin
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

298

Luca Fernndez Granados

econmica y de los bienes personales y as, se procede con las diferentes categoras.
Para facilitar la identificacin y la agrupacin fsica e intelectual de los documentos, se
hace corresponder un cdigo a cada ttulo del cuadro de clasificacin. La numeracin
utilizada para expresar su orden sigue unos criterios alfanumricos. Las letras siguen el
orden del alfabeto, mientras que los nmeros comienzan por el cien pudiendo generar
hasta 999 sub-apartados. Para la ordenacin de las series, seguimos el criterio cronolgico combinado con el alfabtico para ciertos casos, como el de la correspondencia.
La clasificacin que mostramos permite que todos los documentos referentes a un
mismo asunto se agrupen y constituyan as los expedientes o unidades documentales
simples a las que se les otorgar un cdigo y un ttulo precisos. Este tipo de sistema sirve
de igual aplicacin para todo tipo de documentacin con independencia de su soporte.
El procedimiento de clasificacin de documentos parte de los propios documentos a identificar, primer paso necesario para pasar a su posterior clasificacin.
Se debe determinar a qu clase principal pertenece el documento que vamos a
clasificar. A continuacin es preciso localizar una subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, insertndolo a posteriori en una
serie documental, y finalmente integrndose en una unidad fsica de instalacin. El
nivel y el ttulo de divisin seleccionado debe ser aquel que identifique con mayor
precisin el asunto concreto al que hace referencia el documento o expediente que
nos proponemos clasificar.
La correspondencia una de las tipologas documentales por excelencia en este
tipo de archivos, se insertar en aquellos expedientes a los que su asunto hace referencia, en la mayora de las ocasiones relacionados con la entidad para la que se
ha trabajado o bien los proyectos en los que se ha participado. La correspondencia de carcter ms personal se contempla en la primera de las secciones relativa
a la identificacin de la persona y sus gestiones interpersonales. A partir de los
documentos descritos y agrupados segn los criterios expresados obtenemos en
nuestro caso, doce clases, a saber:
A 100 IDENTIFICACIN Y ORGANIZACIN PERSONAL
B 100 GESTIN DE BIENES Y RECURSOS
C 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES FORMATIVAS
D 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES PROFESIONALES: mbito pblico
E 100 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL: mbito privado
F 100 PROYECCIN SOCIAL
G 100 REPRESENTACIN SOCIAL
H-V 100 ACTIVIDADES PROFESIONALES SINGULARES
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

299

X 100 PROYECCIN DE LA FIGURA DEL PRODUCTOR


Y-Z 100 CONSERVACIN DEL FONDO
A continuacin se describen cada una de las principales clases del cuadro de
clasificacin detallando el tipo de documentacin que podemos hallar en cada una
de ellas.
A 100 IDENTIFICACIN Y ORGANIZACIN PERSONAL
Esta seccin comprende todos aquellos documentos producidos y/o recogidos
para la identificacin de la persona, la vinculacin familiar y la organizacin de la
vida privada, incluyendo las relaciones interpersonales con la familia, la amistad y
otras relaciones sociales.
B 100 GESTIN DE BIENES Y RECURSOS
Incluye toda la documentacin producida y/o recibida relativa con la gestin de
bienes y recursos econmicos, como: la vivienda, las cuentas bancarias, las inversiones o los fondos entre otros.
C 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES FORMATIVAS
Recopila toda la documentacin relativa a la formacin reglada o no reglada derivada de las actividades formativas llevadas a cabo por el productor del fondo a lo
largo de su vida.
D 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES PROFESIONALES: mbito pblico
La presente seccin se estructura en torno a toda la documentacin producida en
relacin a la incorporacin profesional, al desarrollo de dicha actividad y sus resultados, en este caso en el mbito pblico. En el caso de que las diversas actividades
profesionales generen documentacin propia relevante en cantidad y calidad de subdivisiones (sub-clases) se dispondr de clases propias individualizadas para cada
caso, ubicadas en el cuadro de clasificacin antes de la documentacin relativa a la
proyeccin de la figura del productor.
E 100 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL: mbito privado
Esta seccin es igual a la anterior, sin embargo la documentacin que se recopila
proviene del mbito privado, siempre que el productor haya desempeado alguna
actividad en el mismo, o viceversa, o en los dos casos.
F 100 PROYECCIN SOCIAL
Documentos producidos y/o recibidos de todas las actividades relacionadas con la
proyeccin social de la persona a lo largo de su vida.
G 100 REPRESENTACIN SOCIAL
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

300

Luca Fernndez Granados

Documentos producidos y/o recibidos de todas las actividades relacionadas con la


representacin social de la persona a lo largo de su vida.
H-V 100 ACTIVIDADES PROFESIONALES SINGULARES
Estas secciones se dedican a actividades profesionales que por s mismas han generado una documentacin extensa y que tienen entidad casi de fondo documental
propio, para que de este modo no distorsione las letras D y E.
Este es el caso del fondo personal de Leonardo Torres Quevedo, hemos tenido
que establecer cinco secciones (desde la H a la M) dedicadas cada una de ellas especficamente a los expedientes de sus inventos ms relevantes que por s solos tienen
una entidad documental propia.
X 100 PROYECCIN DE LA FIGURA DEL PRODUCTOR
La presente seccin tiene su cabida en aquellos fondos que posean una continuidad de carcter pstumo a la figura de su productor original, continuados en la
mayora de los casos por personas afines o cercanas al productor. Se recoge en dicha
seccin toda la documentacin generada en torno a la figura del productor del fondo
que contribuye al estudio y conocimiento en profundidad de su persona.
Y-Z 100 CONSERVACIN DEL FONDO
Estas dos ltimas secciones se dedican a la recopilacin de toda la documentacin
relativa a la gestin del propio fondo, a su historia, a los proyectos de actuacin propuestos (seccin Y) adems de recopilar tambin los instrumentos de descripcin del
fondo generados y su difusin (seccin Z).
Las tres ltimas secciones cierran el cuadro de clasificacin de cualquier fondo,
con el fin de que la propuesta de cuadro de clasificacin presente todas las posibilidades de clasificacin de los papeles de un personaje cientfico incluso el de su proyeccin pstuma as como la historia del propio fondo archivstico, por ello podra
servir como modelo de cuadro de clasificacin para la identificacin, clasificacin y
ordenacin de archivos personales en general, y de archivos de cientficos en particular, debiendo adaptar aquellos apartados especficos en cada caso con independencia
de la profesin del productor, como se procede en el resto de archivos.
Este es el modelo que hemos elaborado a partir de nuestro trabajo de descripcin
y clasificacin del fondo personal de Leonardo Torres Quevedo, adaptando las secciones y subdivisiones al fondo documental descrito. En este caso, hemos obtenido
quince secciones (de la A a la ) que son las siguientes:
A100 IDENTIFICACIN Y ORGANIZACIN PERSONAL
A110 Identificacin individual
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

301

A 111 Nacimiento
A 112 Defuncin
A120 Vinculacin genealgica
A 121 Testamentos
A130 Organizacin de la vida privada
A131 Pleitos
A140 Gestin de las relaciones interpersonales
A 141 Relaciones familiares y de amistad
A141 Invitaciones
A141 Fotografas
A 142 Gestin de las relaciones privadas y de amistad
A 143 Gestin de las relaciones sociales
A 150 Gestin del ocio e Intereses culturales personales
Biblioteca personal
A 160 Reconocimientos y distinciones honorficas a su persona
A 161 Diplomas
A 162 Objetos
A163 Premios
B100 GESTIN DE BIENES Y RECURSOS
Gestin de bienes inmuebles
B110 Vivienda
B111 Hipoteca
B111 Gastos
Gestin de recursos econmico-financieros
B120 Cuentas bancarias Nacionales
B 121 Cuenta x
B 121 Saldos en cuenta
B 121 Recibos
B 121 Plizas
B 121 Crditos
Extranjeras
Inversiones
B 131 Fondos
B 131 Extractos
B 131 Recibos
B 131 Correspondencia
B 150 Acciones
B 151 Recibos
B 152 Correspondencia
C 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES FORMATIVAS
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

302

Luca Fernndez Granados

C 110 Acceso a la formacin


C 111 Tramitacin y gestin
C 120 Desarrollo del aprendizaje
C 121 Centros
C 122 Actividades complementarias
C 130 Evaluacin del aprendizaje
C 140 Acreditacin de la formacin
C 141 Certificaciones
D 100 GESTIN DE LAS ACTIVIDADES PROFESIONALES: mbito pblico
D 110 Instituciones
D 111 Identificacin y organizacin
D 111 Estatutos
D 111 Reglamentos
D 112 Gestin de la institucin
D 112 Presupuestos
D 112 Correspondencia
D 112 Planos
D 112 Gastos
D 112 Empleados/ Personal
D 112 Contratos
D 113 Difusin de la actividad profesional
D 113 Publicaciones
D 113 Encuentros profesionales
D 113 Congresos
D 113 Conferencias
D 113 Exposiciones
D 114 Resultados desarrollados
E 100 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL: mbito privado
En colaboracin
E 110 Empresa
E 111 Identificacin y organizacin
E 111 Estatutos
E 111 Reglamentos
E 112 Gestin de la empresa
E 111 Presupuestos
E 111 Correspondencia
E 111 Planos
E 111 Gastos
E 111 Empleados/ Personal
E 111 Contratos
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

303

E 113 Difusin de la actividad profesional


E 113 Publicaciones
E 113 Encuentros profesionales
E 113 Congresos
E 113 Conferencias
E 113 Exposiciones
E 114 Resultados profesionales
De creacin propia
E 120 Empresa
E 121 Identificacin y organizacin
E 121 Estatutos
E 121 Reglamentos
E 122 Gestin de la empresa
E 122 Presupuestos
E 122 Correspondencia
E 122 Planos
E 122 Gastos
E 122 Empleados/ Personal
E 122 Contratos
E 123 Difusin de la actividad profesional
E 124 Resultados profesionales
F 100 PROYECCIN SOCIAL
Proyeccin nacional
F 110 Institucin
F 110 Documentacin
F 110 Correspondencia
F 110 Fotografas
G 100 REPRESENTACIN SOCIAL
G 110 Institucin
H- M Expedientes especficos de inventos, una letra para cada uno de ellos
N 100 PROYECCIN DE LA FIGURA DEL INVESTIGADOR
N 110 Homenajes profesionales
N 111 Pelculas
N 112 Radio
N 113 Monumentos
N 120 Homenajes populares
N 130 Divulgacin de su figura
N 131 Publicaciones
N 132 Encuentros profesionales
N 132 Jornadas
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

304

Luca Fernndez Granados

N 132 Conferencias
N 132 Cursos
N 132 Coloquios
N 132 Congresos
N 132 Simposios
N 133 Exposiciones
N 133 Espaa
N 133 Internacionales
N 140 Denominacin propia
N 141 Premio
N 142 Fundacin
100 CONSERVACIN DEL FONDO
110 Acuerdos/Actuaciones
120 Propuestas de actuacin
130 Instrumentos de descripcin del fondo
5. REFLEXIN FINAL: POSIBILIDADES DE IMPLANTACIN, EN BUSCA DE ACUERDOS Y NORMALIZACIN
En definitiva, el anlisis presentado nos muestra una propuesta deducida del anlisis de un rico archivo personal de un cientfico y a la vez la constatacin de la realidad de una tipologa concreta de archivos, los archivos personales, la cual est an
pendiente por desarrollar en muchos de sus aspectos tericos y prcticos.
Uno de los principales problemas que presentan, an hoy en da, este tipo de conjuntos documentales es el peligro inminente de dispersin y por lo tanto de posible
fragmentacin debido a su naturaleza privada. En este sentido, la sensibilizacin para
la proteccin del patrimonio documental pasa por empezar a valorar los documentos
importantes de la vida y trabajo cientfico desde el inicio de una carrera profesional
en cada campo particular.
Otro de los desafos es combatir los problemas de espacio, ofreciendo desde las
instituciones pblicas o privadas alternativas a los productores para la conservacin
de dichos fondos y a la vez dar a conocer y difundir pautas generales clave para que
los propios propietarios del fondo puedan valorar, consolidando o eliminando documentacin no relevante para este tipo de fondos.
A nivel tcnico son varias las propuestas que podemos plantear desde la propia
disciplina, tomando como modelo las llevadas a cabo por profesionales de otros archivos, como por ejemplo:
La elaboracin de un manual de gestin de archivos personales de cientficos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin en archivos personales de cientficos: el caso del ingeniero Leonardo Torres Quevedo

305

Creacin de un Censo- Gua especfico y de una plataforma o portal de


referencia donde difundir estos fondos.
Normalizacin del proceso de descripcin.
La normalizacin de instrumentos consulta de este tipo de archivos.
Estudio y anlisis de las tipologas patrimoniales que podemos encontrar en
los archivos personales de cientficos.
Polticas activas y sensibilizacin de los ciudadanos sobre la importancia
de la proteccin del patrimonio documental producido y conservado por
cientficos y sus familias.
Desde la colaboracin entre las instituciones y los profesionales se podr
avanzar con xito en conseguir concretar estas propuestas. El presente texto pretende aportar nuestras conclusiones para conseguir un marco estndar en la clasificacin de archivos personales, en especial de archivos personales de cientficos,
siendo aplicables a cualquier fondo generado por este tipo de productores.
6. BIBLIOGRAFA Y FUENTES DOCUMENTALES
Fuentes documentales
APLTQ- Archivo personal Leonardo Torres Quevedo
BIBLIOGRAFA
AGUINAGALDE OLAIZOLA, F. de B.: La Repblica de los eruditos y los problemas del mtodo histrico. Los archivos privados, IX Congreso de Estudios
Vascos, San Sebastin, 1984, pp. 321-323.
AGUINAGALDE, F.B.: Los archivos privados familiares. Propuesta de organizacin de sus fondos en Hidalgua. Madrid, 1985.
ANDREU DAUF, J. (coord.), Grupo de Trabajo de Fondos Personales (CAU) Propuesta de cuadro de clasificacin comn de fondos personales en XVII Jornadas
de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espaolas, Burgos, 2011.
BELMONTE GARCA, Adrin: Archivos personales y familiares de la regin de
Murcia en Tejuelo: Revista de Anabad de Murcia,n 11, 2011, pp. 3-27.
BLASCO MARTNEZ, Rosa Mara: Los archivos familiares. Planteamiento general y cuestiones para el debate en Actas del VI Congreso de Historia de la
Cultura Escrita, Vol. II. Madrid: Calambur, 2002, pp. 391-403.
CASO NEIRA, Mar: Aproximacin al concepto de archivo cientfico: el Archivo de
Marcos Jimnez de la Espada. Madrid: Universidad Carlos III, Departamento de
Biblioteconoma y Documentacin, 1999.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

306

Luca Fernndez Granados

CASO NEIRA, Mar: La importancia de un patrimonio documental: los archivos de


cientficos. [en lnea] (Consultado: 8-9-2015) Disponible en: http://digital.csic.
es/bitstream/10261/2957/1/archivoscientificos.pdf.
ESPINOSA RAMIREZ, A. B.: Los archivos personales: Metodologa para su planificacin Manual de Archivstica. Madrid, Ed. Sntesis, 1995, pp. 263-280.
GALLEGO DOMNGUEZ, Olga: Archivos familiares: Organizacin en Segundo
Congreso Nacional de Bibliotecarios, Arquivistas e Documentalistas,Coimbra,
1987, pp.319-340.
GALLEGO, Olga: Manual de Archivos familiares. Madrid: ANABAD, 1993.
I Simposium: Los archivos familiares en Espaa: Estado de la cuestin. Santander: Asociacin para la Defensa del Patrimonio Bibliogrfico y Documental de Cantabria, 1996.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Qu es un archivo?. Gijn: Trea, 2007.
PREZ-MONTES SALMERON, Carmen y CASO NEIRA, Mar: La importancia
de un patrimonio documental: los archivos de cientficos en Archivos Universitarios e Historia de las Universidades. Getafe: Instituto Antonio de Nebrija de
Estudios sobre la Universidad, 2003, pp.255-277.
PONS ALS, Vicente: Los archivos familiares. Realidad y prospectiva desde la ptica del historiador en Los archivos familiares en Espaa: Estado de la cuestin: I
Simposium. Santander : Asociacin para la Defensa del Patrimonio Bibliogrfico
y Documental de Cantabria, 1996, pp. 43-94.
RUCIO RAMORANO, Mara Jos: Los archivos personales, fondos visibles en la
Biblioteca Nacional en Quintas Jornadas Archivo y Memoria, el 18 de febrero
de 2011. [en lnea] (Consultado: 14-05-2015) Disponible en: http://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=14&ved=0CDMQFjADO
Ao&url=http%3A%2F%2Fwww.museodelferrocarril.org%2Farchivo%2Fpdf%
2Farchivoymemoria05%2F5J_Com_32_Rucio.ppsx&ei=RrJUVa7hO9L4yQT
nlYDgCw&usg=AFQjCNHEbq8j4fh2DwhnUazwQwTV3kqUqw&sig2=saVR
fq6ZqwfhqFYUBWQdig&bvm=bv.93112503,d.aWw.
RUCIO RAMORANO, Mara Jos: Una puerta a la intimidad: control tcnico y
acceso a los archivos personales de la Biblioteca Nacional de Espaa en Actas
de las 5as Jornadas Archivando. Len 8 y 9 de noviembre. [en lnea](Consultado: 14-05-2015) Disponible en: https://archivofsierrapambley.files.wordpress.
com/2013/01/master_actas_2012.pdf.
Seminario de Archivos personales de 26 a 28 de mayo de 2004. Madrid: Biblioteca
Nacional, 2006.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

LA CLASIFICACIN FUNCIONAL:
DEFINICIN DE UN MODELO
Mateo A. Pez Garca

TRIA N 20. 2016


La clasificacin funcional: definicin de un modelo

I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 309-321

LA CLASIFICACIN FUNCIONAL: DEFINICIN DE UN


MODELO

Mateo A. Pez Garca

Cuerpo Superior facultativo de Archiveros de la Junta de Andaluca


Junta de Andaluca.
E-mail: mateoa.paez@juntadeandalucia.es

Recibido: 15/10/15
Aceptado: 10/11/15

Resumen
El desarrollo de la familia de normas internacionales de descripcin, de normas y especificaciones relacionadas con los sistemas de gestin documental, as como de los propios
sistemas de gestin documental, y el desarrollo de normativa legal sobre e-administracin,
con su incidencia sobre documento y expediente electrnicos, poltica de gestin y modelos
de metadatos, han conducido a unos principios bsicos sobre la clasificacin acerca de los
que, en el mbito espaol, no se haba reflexionado suficientemente desde la investigacin
archivstica. A partir de las normas mencionadas enumeramos dichos principios.
Palabras clave
Clasificacin documental, clasificacin funcional, cuadros de clasificacin.
Abstract
The development of the family of international description standards, of standards and
specifications related to records management systems as well as records management systems
themselves, and the development of legal regulations on e-administration, with its impact
on document and electronic records, policy management and metadata models, have led to
some basic principles on classification, about which, at least in Spanish scope, had not been
sufficiently reflected from archival research. From these mentioned standards above, we enumerate those principles.
Keywords
Records classification, functional classification, classification scheme.

En 1997, ngel Montejo (MONTEJO, 1997, p. 50) afirmaba que la clasificacin de la informacin administrativa contempornea es una de las asignaturas pendientes de la archivstica. Quiz su principal asignatura pendiente. [] La clasificacin

310

Mateo A. Pez Garca

es una cuestin metodolgica pendiente de resolver. Aunque es cierto que la literatura


especfica producida en torno al tema no ha sido muy abundante en el mbito espaol (mbito al que nos ceimos en este trabajo)1, por la va de los hechos s que se
ha llegado a un punto de no retorno en el que no slo se han clarificado bastante,
sino que incluso se han normativizado, algunos de los aspectos ms decisivos de la
clasificacin.
1. LA DEFINICIN Y ELECCIN DE UN MODELO
Hemos asistido durante todos estos aos a una evolucin tanto del concepto como
de la finalidad de la clasificacin. Si en un principio la finalidad era la elaboracin de un
cuadro de clasificacin como una estructura jerrquica de representacin de los documentos de un fondo, partiendo del organigrama de la entidad u organismo productor,
para la recuperacin de la informacin y de los documentos, en la actualidad se ha
comprendido que el propsito primario de la clasificacin es colocar los documentos individuales en las agregaciones a las que pertenecen, basndose en el mandato y las funciones
del creador (DURANTI, 2003, p. 43, citado por FOSCARINI, 2010, p. 42), es decir,
sacar a la luz el vnculo archivstico que pone a cada documento en relacin con todos los
dems, as como la estructura del total de documentos [para que ambos] puedan comprenderse y transmitirse a lo largo del tiempo (FOSCARINI, 2010, p. 42). Contextualizar los
documentos para posibilitar su comprensin individual de cada documento y total
del fondo, es, por tanto, el objetivo principal de la clasificacin, y la recuperacin
de los documentos es slo un beneficio colateral de la misma, pero no su propsito
primario. Comprender esto ha clarificado mucho los problemas y ha conducido de un
modo ms correcto la reflexin archivstica.
En un principio, y desde una perspectiva jenkinsoniana, en la que prima ante
todo el productor la clasificacin orgnica era un sistema suficiente y vlido para
contextualizar los documentos. Pero a la larga, la creciente complejidad y las cada
vez ms vertiginosas transformaciones de las organizaciones contemporneas, harn
de l un sistema poco eficaz. Como solucin a este problema, slo unos aos ms
tarde Schellenberg propuso las acciones, entendidas como las competencias globales
de un organismo para cumplir sus fines, como el elemento ms relevante para la clasificacin de los documentos, aunque haba otros dos elementos que haba que tener
en cuenta: la estructura de la organizacin y los asuntos o materias2. La aportacin
de Schellenberg y la identificacin de esos tres elementos de clasificacin acciones,
rganos y materia es la que se ha mantenido prcticamente hasta la actualidad.
1. Entre las aportaciones en el mbito espaol destaca el nmero monogrfico de la revista Tbula,
nmero 13 (2010), vid. bibliografa.
2. FOSCARINI, 2010, p. 46, seala otros antecesores de Schellenberg en propugnar una base funcional de organizacin de los documentos de archivo.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

311

Durante mucho tiempo se ha afirmado, y an todava hoy podemos encontrar en


la literatura especializada ese tipo de afirmaciones, que ambos sistemas, el orgnico y
el funcional, eran alternativos, por lo que optar por uno significaba desechar el otro;
la eleccin slo era cuestin de idoneidad, aunque se recomendaba preferible una
clasificacin funcional por su mayor estabilidad, frente a los frecuentes cambios de
las estructuras orgnicas. Como veremos, esto no es exactamente as. Pero, adems, la
clasificacin funcional tambin se ha revelado problemtica, porque aunque ms permanente, el elemento funcional tambin puede estar sujeto a cambios, y para los no
archiveros, es un elemento difcil de asimilar, excesivamente abstracto y de uso poco
amigable; eso sin contar el escaso consenso sobre qu meter en ese cajn de sastre
que parecen ser las funciones, bajo cuya vaga definicin cabe de todo. La reflexin
archivstica ha concluido que en un sistema, tan importantes como los elementos
que lo componen y su estructuracin jerrquica, son las relaciones que mantienen los
distintos elementos del sistema entre s3.
Es interesante que analicemos brevemente cmo se ha llegado al punto en el
que nos encontramos en la actualidad acerca de la clasificacin. Particularmente,
hay que tener en cuenta tres conjuntos de hechos: en primer lugar el desarrollo del
grupo de normas de descripcin archivstica, que ha clarificado el objeto, o mejor
dicho, todas las entidades que han de considerarse como objeto de la clasificacin.
En segundo lugar, la implantacin de los procedimientos electrnicos, y por tanto la produccin de documentos electrnicos, ha motivado una investigacin en
torno a cmo garantizar su integridad, fiabilidad, seguridad y accesibilidad, que
ha desentraado cmo funcionan esas mismas categoras en los documentos no
digitales. Por ltimo, hay que sealar que el desarrollo de sistemas de gestin de
documentos, y en particular de gestin electrnica de documentos, electrnicos o
no, ha impuesto unas especificaciones y reglas en torno a determinadas cuestiones,
como los requisitos y metadatos necesarios para su gestin, a la vez que la necesaria
interoperabilidad de dichos sistemas obliga a unos cumplimientos que, simplemente, han dejado de ser opcionales.
3. La evolucin del concepto clasificacin queda bien sintetizada por HERRERO y DAZ, 2011, pp.
133-137. Se hace patente de manera ejemplar esta evolucin comparando la definicin de clasificacin
que ofreca Antonia Heredia en el ao 1986, como la tarea de separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos (HEREDIA HERRERA, Antonia, 1986), y la que ofrece en una de sus
ltimas obras: La clasificacin de un fondo siempre se basa en el principio de procedencia y exige el
reconocimiento del productor y de las relaciones de procedencia con el productor y con las funciones que
ste tiene atribuidas y como consecuencia del reconocimiento de las series (HEREDIA HERRERA,
A. 2011, p. 66, s.v. Clasificacin de documentos); Es la sistematizacin en clases de las funciones
atribuidas al productor partiendo de las caractersticas de las mismas (directivas, ejecutivas, comunes) y
de las relaciones entre ellas (asociativas, jerrquicas, paralelas, etc.) (bidem, p. 67, s.v. Clasificacin de
funciones). Los subrayados, en todos los casos, son mos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

312

Mateo A. Pez Garca

1.1. El desarrollo de normas de descripcin archivstica


Aunque se tienden a diferenciar la identificacin y la clasificacin como fases
separadas, e incluso estancas, de la archivstica, lo cierto es que la identificacin
se yergue como la principal de las actuaciones archivsticas, que sirve de base a la
descripcin, a la clasificacin y a la valoracin, las primordiales funciones archivsticas: no podemos describir, ni clasificar, ni valorar, si antes no sabemos qu es lo
que hemos de describir, clasificar o valorar. Antonia Heredia, ya en una fecha tan
temprana como 1986, pona de manifiesto la importancia de la relacin entre clasificacin y descripcin (HEREDIA HERRERA, 1986). Los esfuerzos empleados
en la identificacin, y sobre todo en la representacin de las entidades involucradas
en la produccin de los documentos, es decir, en la descripcin, han dado como
fruto la familia de estndares de descripcin archivstica: ISAD (G), cuya primera
edicin data de 1994 y la ltima de 1999; ISAAR (CPF), con ediciones en 1996
y 2003; ISDF, cuya primera edicin es de 1997; e ISDIAH, del ao 2008 (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, 2004, 2007 y 2008). Este
conjunto de normas ha puesto de manifiesto que la descripcin de los documentos
de archivo no se puede llevar a cabo de manera aislada sin tener en cuenta la descripcin de los productores (instituciones, personas y familias), la descripcin de
las funciones que fundamentan esa produccin y la descripcin de las instituciones
de archivo que los custodian.
En el caso espaol, han sido numerosas las adaptaciones autonmicas a las normas de descripcin4, pero ha sido la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin
Archivstica la que ha tenido la clarividencia de explicitar previamente a los trabajos
de adaptacin de las normas, el modelo conceptual subyacente, desarrollado con la
tcnica de modelado entidad-relacin, y que constituye un claro reflejo de la transicin
que ha tenido lugar en los ltimos aos desde una descripcin archivstica unidimensional, centrada casi exclusivamente en las representaciones de los documentos de archivo, a
otra pluridimensional, orientada a la creacin y mantenimiento de descripciones de entidades de diferente tipo (documentos de archivo, agentes, funciones, etc.) y de sus interrelaciones (CNEDA. 2012, p. 8). El modelo conceptual de la NEDA, pues, incluye y
ampla las entidades y relaciones contenidas en la norma ISDF. Con la vista puesta en
que la finalidad de la descripcin archivstica no slo es la de explicar el contenido de
los documentos de archivo, sino tambin su contexto5, se han identificados seis tipos
4. Hemos de citar el Manual de Descripcin Multinivel, cuya primera edicin es del ao 2000 y la
segunda de 2006, para el Sistema de Archivos de Castilla y Len; La Norma de Descripcin Archivstica
de Catalua (2007); la Norma Gallega de Descripcin Archivstica (2010).
5. As los especifica la ISAD (G): La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el
contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles, ISAD (G)-2, 1.2.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

313

de entidad presentes en dicho contexto: los documentos de archivos en sus diversas


agrupaciones documentales; los agentes productores; las funciones que realizan dichos agentes para el cumplimiento de sus fines; las normas que regulan la existencia
y el ejercicio de dichas funciones; el concepto, objeto o acontecimiento reflejado en
los documentos y el lugar o espacio determinado de que tratan los documentos de
archivo. Pero para una completa descripcin, tan importantes como estas seis entidades, son tambin las interrelaciones entre ellas.
Hay que recordar que el modelo entidad-relacin, desarrollado por investigadores
australianos, modelo conceptual subyacente al conjunto de normas de descripcin
del CIA, concuerda a su vez con el de la norma ISO 15489 e ISO 23081, pues fueron
los Archivos Nacionales de Australia los principales impulsores de dichas normas6.
Esta comprensin de la interrelacin de las entidades, y particularmente de los documentos de archivo, los agentes y sus funciones, hace que de una clasificacin cuyo
principal, o prcticamente nico objetivo, era la recuperacin de la informacin contenida en los documentos, se haya pasado a un sistema complejo, polijerrquico e interrelacional, que tiene muchas ms aplicaciones, como veremos en el apartado siguiente.
1.2. Los sistemas de gestin de documentos
Otro factor fundamental que ha determinado el enfoque actual de la clasificacin
archivstica, es la normalizacin y el desarrollo de especificaciones para sistemas de
gestin de documentos, que han cristalizado en la ISO 15489-1 y 2 y en el resto normas ISO relacionadas (sin pretender ser exhaustivos, las normas 23081-1, 2 y 3; la
26122, la 30300 y 30301). Ya hemos sealado el nexo de unin entre dichas normas y
las de descripcin archivstica, siendo comn a ambas el modelo entidad-relacin. En
la norma ISO 15489, la clasificacin se contempla como un componente esencial de
todo sistema de gestin de documentos, pero expresamente seala que debe ser una
clasificacin funcional y no otra: Un sistema de clasificacin basado en las funciones de
6. El TC46/SC11, se cre en el seno de ISO en 1998, con el objetivo de analizar la posibilidad de
conversin de la norma australiana AS 4390 en norma ISO (LLANS SANJUN, 2009, p. 5), y a
pesar de las rduas discusiones posteriores para la adaptacin de una norma nacional a un nivel global,
la aportacin de la archivstica australiana fue decisiva. Como recuerda BARBADILLO ALONSO.
2010, pp. 100-101, el modelo entidad-relacin tom como referencia el proyecto SPIRT, desarrollado
en la universidad australiana de Monash, y su esquema de metadatos RKMS (Recordkeeping Metadata
Schema), aunque tambin fue esencial la influencia de David Bearman o Peter Scott, que propuso el
sistema de series australiano. Barbadillo explica de forma enormemente didctica en el artculo citado en
qu consiste este modelo entidad-relacin: las relaciones entre entidades de uno a uno o de uno a muchos
son de tipo jerrquico, pero las relaciones de muchos a muchos, abundantes en el mundo archivstico,
plantean un problema de aplicacin que no puede resolverse jerrquicamente, sino slo considerando la
relacin como otro elemento ms del modelo. Las relaciones entre las series documentales y los agentes
que las producen son de este tipo de relaciones complejas de muchos a muchos.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

314

Mateo A. Pez Garca

la organizacin puede proporcionar un marco sistemtico para la gestin de documentos. El


anlisis realizado con vistas al desarrollo de la clasificacin identifica todas las actividades
de la organizacin y las sita en el contexto de su misin o propsito establecidos. En su
forma ms desarrollada, la clasificacin genera un reflejo de las funciones, actividades y
operaciones de una organizacin (AENOR. 2006b, 4.2.2.1. Los subrayados, mos).
Por tanto, el cuadro de clasificacin resultante es mucho ms que un instrumento
de recuperacin de informacin, es una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas [las actividades de la organizacin], y para muchos de los procesos
de gestin de documentos, como: a) el establecimiento de vnculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representacin continua de la actividad; b) la
garanta de que los documentos se denominan de modo coherente a lo largo del tiempo;
c) la ayuda a la recuperacin de todos los documentos relacionados con una funcin o
actividad concretas; d) la definicin de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos; e) la atribucin de permisos de acceso a los usuarios para acceder
a determinados grupos de documentos u operar en los mismos; f ) la distribucin de la
responsabilidad de la gestin de determinados grupos de documentos; g) la distribucin
de los documentos para la realizacin de las tareas oportunas; y h) el establecimiento de
plazos y medidas de conservacin y disposicin adecuados (AENOR. 2006a. 9.5.1).
Adems, la norma ofrece las directrices para la clasificacin de las actividades de
una organizacin, a travs de la identificacin y anlisis de una serie de elementos7,
y las directrices bsicas del cuadro de clasificacin, basado en tres niveles jerrquicos
que reflejan la funcin, las actividades que constituyen la funcin, y las operaciones
que forman parte de cada actividad (AENOR. 2006b. 4.2.2.2).
A partir de este estndar, se han desarrollado especificaciones, como MoReq2010,
y sistemas de gestin de documentos, que han llevado a la comprensin del funcionamiento de los elementos, sus relaciones y sus clases, y a otra cuestin muy importante, determinada por el entorno electrnico: la clasificacin ha de adelantarse al
momento de diseo de los procedimientos, de tal manera que en el momento de
produccin de cada documento, este debe ser clasificado mediante la adicin de sus
correspondientes metadatos8.
7. Estos elementos son: a) los objetivos y estrategias de la organizacin; b) las funciones de la organizacin que apoyan la consecucin de dichos objetivos y estrategias; c) las actividades de la organizacin
que constituyen dichas funciones; d) los procesos de trabajo realizados para llevar a cabo actividades y
operaciones especficas; e) todas las etapas constitutivas de una actividad; f ) todas las operaciones que
componen cada etapa; g) los grupos de operaciones recurrentes dentro de cada actividad; y h) los documentos ya existentes en la organizacin AENOR. 2006b. 4.2.2.2).
8. Vid. MoReq2010, 5.2.1. Aunque no podemos entrar aqu en un anlisis, ni siquiera somero, es interesante la distincin planteada por esta especificacin entre las clases, que representan funciones, actividades y transacciones, y las agregaciones, agrupaciones de documentos no necesariamente en el sentido

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

315

1.3. Desarrollo de normativa en torno a la Administracin electrnica


La imparable orientacin de las Administraciones pblicas hacia el uso de medios
y servicios electrnicos en aras de la eficacia y eficiencia en sus actuaciones, y su
obligacin de facilitar el acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos,
no afectan slo al conjunto de procesos administrativos y archivsticos, sino que
tambin afectan a las polticas que definen el marco legal de actuacin. Esto ltimo
ha cristalizado finalmente en un corpus legislativo que difiere de la normativa tcnica (la familia de normas de descripcin o la familia de normas ISO) en un aspecto
esencial: su obligado cumplimiento para las Administraciones pblicas9. Hay que
sealar que aunque nos referimos aqu a la normativa espaola, sta es una respuesta
a los compromisos comunitarios y a las exigencias de diversos programas y directivas
de la Comisin, como se declara en la exposicin de motivos de la recin derogada
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios
pblicos. La exigencia de que los sistemas de informacin y los procedimientos a que
stos dan soporte puedan compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y
conocimiento entre ellos (RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica) ha
llevado a la definicin de un Esquema Nacional de Interoperabilidad, ya previsto en
la mencionada Ley 11/2007. En el Real Decreto que regula dicho Esquema, entre las
medidas organizativas y tcnicas establecidas como condiciones obligatorias para la
recuperacin y conservacin de documentos, est la de la clasificacin [de los documentos] de acuerdo a un plan de clasificacin adaptado a las funciones, tanto generales
como especficas, de cada una de las Administraciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aquellas (art. 21.1.e).
La NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, determina que los
procesos de gestin de documentos electrnicos incluirn, entre otros requisitos, la
clasificacin de documentos, que contendr a su vez: los criterios de formacin de
expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos segn la NTI de Expediente
Electrnico; y la clasificacin funcional, de acuerdo con el cuadro de clasificacin
de la organizacin (VI, 3)10. Y llega a definir de manera inequvoca el cuadro de
fsico creadas con otros propsitos (por ejemplo, por conveniencia operativa, como todos los relativos a
una persona, lugar, proyecto, evento, etc.) y con diferente comportamiento a la hora de heredar y transmitir sus propiedades a las agrupaciones de ellas antecedentes o dependientes, vid. MoReq2010, 6.2.1.
9. Para acceder a dicho corpus legislativo, tanto nacional como autonmico, as como al Esquema
Nacional de Interoperabilidad y a todas las Normas Tcnicas emanadas del mismo, remito al Portal de la
Administracin Electrnica: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home.html#.Vhz9wOz5diw
[acceso el 10.10.2015].
10.La Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos
electrnicos, especifica en 7.3.:

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

316

Mateo A. Pez Garca

clasificacin como una estructura de categoras funcionales organizadas de manera


codificada, jerrquica y lgica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas
por la organizacin en cumplimiento de sus fines.
El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE), que aparece como anexo a la NTI de Poltica de gestin del Documento Electrnico, se inicia con la declaracin de que se basa en el utilizado por el Archivo
Nacional de Australia, es decir, en el esquema entidad-relacin que reconoce la existencia, y la necesidad de tener en cuenta, las siguientes entidades:
Documento, en sus diversas categoras: grupo de fondos, fondo, serie, agregacin, expediente, documento, documento simple.
Agente: institucin, sistema, persona fsica o jurdica responsable o involucrada en la creacin, produccin custodia o gestin de documentos.
Actividad: responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente,
en las diversas categoras: funcin marco, funcin, actividad, accin.
Regulacin: marco normativo, includos los requisitos de gestin de documentos, tales como el ordenamiento jurdico, normativa, poltica, etc.
Relacin: asociacin de 2 o ms entidades que tienen relevancia en un contexto de gestin y/o de gestin de documentos (por ejemplo, relaciones de
procedencia y precedencia, de propiedad; tambin una operacin o proceso
llevado a cabo sobre un documento, como la clasificacin, la calificacin, la
conservacin o la transferencia).
La clasificacin funcional consiste en agrupar documentos segn criterios de actividad, lo que sirve para: i.
Establecer vnculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos y expedientes electrnicos constituyendo agrupaciones. ii. Ayudar a la recuperacin de documentos electrnicos referentes a una funcin
o una actividad concreta. iii. Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras
agrupaciones de documentos, en aplicacin de las polticas de acceso y las actuaciones de calificacin, lo que le
permite atribuir permisos de acceso a los usuarios. iv. Asignar a las agrupaciones documentales los plazos de
conservacin correspondientes en atencin a los valores de los documentos y a los calendarios de conservacin
existentes. v. Facilitar la definicin de dictmenes de la autoridad calificadora y realizar acciones de conservacin coherentes.
La clasificacin de cada organizacin se concreta, en la prctica de la gestin de los documentos, en los denominados cuadros de clasificacin de documentos, que pueden definirse como una estructura de categoras
funcionales organizadas de manera codificada, jerrquica y lgica, sobre la base del conjunto de actividades
desarrolladas por la organizacin en el cumplimiento de sus fines.
La clasificacin de documentos puede completarse mediante la definicin de lenguajes o vocabularios controlados, como los tesauros, destinados a explicitar las definiciones y el uso especfico de los trminos en la
organizacin o grupo de organizaciones afines, e ndices.
En el caso de expedientes electrnicos, agregaciones y series de documentos electrnicos, en esta fase se indicarn
los criterios de formacin de dichas agrupaciones incluyendo los patrones de creacin de ndices electrnicos
correspondientes.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

317

Podemos aplicar diversos niveles de anlisis, desde un primer nivel de un solo


tipo de entidad, el documento, hasta un cuarto nivel con cuatro tipos de entidad,
documentos, agentes, actividades y regulaciones, que permite flexibilidad en la aplicacin del modelo, desde una implementacin monoentidad a otra multientidad.
Por ltimo, cabe resaltar que una de las caractersticas del esquema es su compatibilidad con otras normas tcnicas: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, y particularmente
ISO 23081, cerrndose de este modo el crculo que permite una mejor comprensin y contextualizacin de las entidades con el auxilio de sus correspondientes
normas de descripcin
2. CONCLUSIONES
Los sistemas de gestin de documentos y las especificidades del documento electrnico nos han llevado a la comprensin de que no hay compartimentos estancos en
la archivstica, y de que los procesos de gestin documental, que en un entorno tradicional se consideraban operaciones sucesivas escasamente relacionadas entre s, se
encuentran interrelacionados de tal manera que la investigacin sobre la descripcin
archivstica, la gestin de documentos electrnicos o los requisitos de los sistemas de
gestin para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, conservacin y disponibilidad de los documentos, nos ha conducido a establecer una serie de principios
sobre la clasificacin, que son los siguientes:
a). La clasificacin ha de ser previa a la produccin de los documentos, y debe
definirse a la par que el diseo de los procedimientos. La produccin del documento debe de llevar aparejada su automtica clasificacin.
b). La finalidad primordial de la clasificacin, expresada en el cuadro de clasificacin, ha de ser la de proporcionar una adecuada contextualizacin de los
documentos de archivo. A partir de aqu, cumple con otras muchas finalidades en un sistema de gestin de documentos, entre las que la recuperacin de
la informacin y de los documentos es slo una ms.
c). La clasificacin ha de ser basada en funciones, pero no ha de ser exclusivamente funcional, pues no proporcionara la contextualizacin adecuada.
d). Para proporcionar adecuadamente este contexto, al menos el elemento orgnico tambin debe estar presente en la clasificacin, pues cumple varios fines
determinantes: es la irrenunciable expresin del principio de procedencia11;
11. No podemos pasar por alto que hay autores que proponen una revisin del principio de procedencia, como Luciana Duranti, o como Greg BAK, para quien el principio de procedencia no lo proporciona slo el elemento orgnico, sino que existe como resultado de la integracin de un documento en una
actividad en curso o proceso, por lo que tal vez, dice, ya sea hora de comenzar a pensar en principio
de procedencia (BAK. 2010, p. 71).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

318

Mateo A. Pez Garca

es un elemento indispensable para determinar o garantizar el valor probatorio


del documento y su fiabilidad como evidencia de actividades y procedimientos12; y por ltimo, y sin nimos de exhaustividad, es esencial para determinar
los permisos sobre el acceso, la reutilizacin de la informacin y la disposicin de los documentos.
e). Se alcanza un mayor nivel de contextualizacin cuantos ms participantes en
los procesos de gestin documental, es decir, cuantas ms entidades (regulaciones, materias, lugares) intervengan en la clasificacin. Esto posibilita adems la capacidad de percibir los documentos desde mltiples perspectivas13.
f). Las relaciones entre entidades han de ser consideradas como otra entidad ms.
g). Adems de los cuadros de clasificacin, la clasificacin de documentos puede
completarse mediante la definicin de tesauros.
Pero, a pesar de contar con estos indispensables puntos de consenso, quedan
an muchas otras cuestiones sobre los que no se ha logrado acuerdo alguno,
particularmente las relacionadas con la plasmacin prctica en modelos de clasificacin concretos: comprobar si los modelos disponibles cumplen con los
requisitos adecuados, qu es en realidad lo funcional (cuando se entiende de
maneras tan distintas en diferentes cuadros), cmo ha de ser la codificacin de
los distintos niveles del cuadro de clasificacin (si ha de haberla), etc. Tampoco
se nos escapa que hay autores que sealan las dificultades de un sistema de clasificacin basado en funciones14. Por todo ello, sigue siendo necesario prestar
una atencin especfica a la clasificacin dentro de la investigacin archivstica.

12. As lo dice expresamente el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico
(2.1.11): en gestin de documentos el documento es slo una entidad ms del modelo de gestin que
lo explican y le dan valor. Un documento sin contexto no es un documento en el que asegure su valor
probatorio o su fiabilidad como evidencia de las actividades y procedimientos.
13. Bak pone de manifiesto que en un SGDEA los documentos se pueden clasificar de muchas maneras, y no deberamos conformarnos con una nica clasificacin formal: clasificacin por estructura
orgnica, funcin, materia, interesado/caso: por qu habra que elegir? Por qu no usarlas todas?
(BAK. 2010, p. 71). En la propuesta de modelo de cuadro de clasificacin funcional en el ao 2002, ya
apuntbamos algo similar (PEZ GARCA. 2002, pp. 29-30).
14. Por ejemplo Foscarini seala las dificultades de comprensin y aplicacin por parte de los usuarios
no archiveros del sistema, la falta de metodologas y tcnicas ofrecidas por la literatura para la elaboracin de un sistema, o la tendencia a crear sistemas abstractos y autoreferenciales (FOSCARINI. 2010,
pp. 48-53).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

319

BIBLIOGRAFA
AENOR. 2006a. UNE-ISO 15489-1. Informacin y documentacin. Gestin de documentos, parte 1: Generalidades.
AENOR. 2006b. UNE-ISO 15489-2. Informacin y documentacin. Gestin de documentos, parte 1: Directrices.
AENOR. 2008a. UNE-ISO/TS 23081-1. Informacin y documentacin. Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Generalidades.
AENOR. 2008b. UNE-ISO/TS 23081-2. Informacin y documentacin. Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos
de implementacin y conceptuales.
BAK, Grez. 2010. La clasificacin de documentos electrnicos: documentando relaciones entre documentos, Tbula, nmero 13, pp. 59-77.
BARBADILLO ALONSO, Javier. 2007. Apuntes de clasificacin archivstica, Legajos: cuadernos de investigacin archivstica y gestin documental, Priego de Crdoba, Ayuntamiento, nmero 10, pp. 27-50.
BARBADILLO ALONSO, Javier. 2010. Clasificaciones y relaciones funcionales de
los documentos de archivo, Tbula, nmero 13, pp. 95-103.
COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (CNEDA), 2012. Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de
datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte
1: Tipos de entidad Parte 2: Relaciones (18-06-2012). [publicacin en lnea]
Disponible desde Internet en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/
cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentos/NEDA_MCDA_
P1_P2_20120618.pdf [acceso el 19.09.2015].
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. 2000. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Madrid, Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte [Gobierno de Espaa] (trad.). [Publicacin en lnea] Disponible desde Internet en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/culturamecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/isad.
pdf [acceso el 19.09.2015].
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. 2004. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas
y familias, 2 ed., Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte [Gobierno de Espaa] (trad.). [Publicacin en lnea] Disponible desde Internet en http://
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

320

Mateo A. Pez Garca

www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/
recursos-profesionales/normas-archivisticas/isaar.pdf [acceso el 19.09.2015].
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. 2007. ISDF. Norma Internacionalpara la descripcin de funciones, Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura
y Deporte [Gobierno de Espaa] (trad.). [Publicacin en lnea] Disponible desde Internet en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/
areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/ISDF_ESP_
definitiva.pdf [acceso el 19.09.2015].
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. 2008. ISDIAH. Norma Internacionalpara describir instituciones que custodian documentos de archivo, Madrid,
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte [Gobierno de Espaa] (trad.). [Publicacin en lnea] Disponible desde Internet en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/
normas-archivisticas/ISDIAH_ESP.pdf [acceso el 19.09.2015].
CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA DE LA COMUNIDAD AUTNOMA DE CANARIAS, http://
www.gobcan.es/cpj/dgmcs/temas/archivos/cuadroclasificacionfuncional.html
DELGADO GMEZ, Alejandro. 2010. Sistemas de clasificacin en mltiples dimensiones: la experiencia del Archivo Municipal de Cartagena, Tbula, nmero
13, pp. 125-137.
DAZ RODRGUEZ, Alfonso. 2010. La clasificacin como proceso de gestin de
documentos, Tbula, nmero 13, pp. 79-93.
FOSCARINI, Fiorella. 2010. La clasificacin de documentos basada en funciones:
comparacin de la teora y la prctica, Tbula, nmero 13, pp. 41-57.
HEREDIA HERRERA, Antonia. 1986. Archivstica general: teora y prctica, Sevilla,
Diputacin Provincial.
HEREDIA HERRERA, Antonia. 2010. Clasificacin, cuadros de clasificacin y
e-gestin documental, Tbula, nmero 13, pp. 139-151.
HEREDIA HERRERA, Antonia. 2011, Lenguaje y vocabulario archivsticos: algo ms
que un diccionario, Sevilla, Consejera de Cultura.
HERERO MONTERO, Ana Mara, y DAZ RODRGUEZ, Alfonso. 2011, La clasificacin archivstica, en CRUZ MUNDET, Jos Ramn (ed.), Administracin de
documentos y archivos: textos fundamentales, Madrid, Coordinadora de Asociaciones
de Archiveros, Ministerio de Cultura, pp. 133-160.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

La clasificacin funcional: definicin de un modelo

321

ILERBAIG ADELL, Juan. 2010. Clasificacin de documentos y clasificacin en


biologa, Tbula, nmero 13, pp. 105-123.
LLANS SANJUN, Joaqum. 2009. La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2: anlisis
y contenido. Aplicacin de la norma, Arch-e, n 1, pp. 1-17.
MESA DE TRABAJO SOBRE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS MUNICIPALES. 1996. Archivos municipales: propuesta de un cuadro de clasificacin de
fondos de Ayuntamiento, Madrid, Anabad.
MONTEJO URIOL, ngel. 1997, La clasificacin de fondos archivsticos administrativos, Mtodos de informacin, vol. 4, n 17-18 (marzo-mayo), p. 50-58.
PEZ GARCA, Mateo A. 2002. Cuadro de clasificacin funcional para fondos de Archivos del Subsistema Autonmico Andaluz. El Fondo de la Consejera de Agricultura
y Pesca, Sevilla, Consejera de Agricultura y Pesca.
PEZ GARCA, Mateo A. 2004. El cuadro de clasificacin integrado: normalizacin de la clasificacin archivstica, PH, 47, pp. 84-95. Disponible desde Internet
en http://www.iaph.es/revistaph/index.php/revistaph/article/view/1691/1691
[acceso el 26.09.2015].
ROBERGE, Michel. 1985. La classification universelle des documents administratifs,
La Pocatire, Documentor.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL DE MLAGA:


CREACIN Y EVOLUCIN
Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 325-342

ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL DE MLAGA:


CREACIN Y EVOLUCIN
MLAGAS TERRITORIAL JUDICIAL ARCHIVE: CREATION AND EVOLUTION

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz


Secretaria Judicial
Archivo Judicial Territorial de Mlaga
Enriqueta.jcda.@gmail.com

Recibido: 12/06/15
Aceptado: 10/11/15

Resumen
A finales del ao 2007, en los archivos judiciales de Mlaga se produce un gran cambio
con la creacin del Archivo Judicial Territorial de Mlaga y la nueva sede de la Ciudad de la
Justicia, que aglutina en un solo centro a los rganos judiciales antes dispersos en la ciudad.
Ser el primer archivo judicial territorial en la Comunidad Autnoma de Andaluca. Comienza el ingreso de su documentacin.
En el ao 2011, se pone en marcha el proceso de expurgo de documentos judiciales en
la Comunidad Autnoma de Andaluca. Comienza la salida de documentacin del Archivo
Judicial Territorial de Mlaga.
Palabras clave
Archivo. Territorial. Mlaga. Archivos judiciales. Ciudad de la Justicia. rgano judicial.
Abstract
At the end of 2007, a big change in Mlaga is brought about with the creation of the
Territorial Judicial Archive of Mlaga and the new headquarters of the City of Justice, which
brings together in one venue the different courts which had been dispersed throughout the
city before. It will be the first territorial archive in Andalusia. Documentation starts being
collected.
In 2011, the process of purging judicial documents starts in Andalusia. The exit of judicial files from Mlagas Territorial Judicial Archive begins.
Keywords
Archive. Territorial. Mlaga. Judicial Archives. City of Justice. Court.

326

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

MARCO NORMATIVO
En la gestin de la documentacin en los archivos judiciales es la propia legislacin la que establece un ayer y un hoy. sta ha hecho posible la creacin del Archivo
Judicial Territorial de Mlaga, (en adelante, AJTM). El marco normativo es una
pieza bsica que hay que considerar como punto de partida.
La gestin de los archivos judiciales es una materia que ha sido objeto de una
regulacin relativamente reciente pues la nica normativa con que se contaba se remontaba al ao 1911, Real Decreto del Ministro de Gracia y Justicia.
Los archivos judiciales se haban convertido en una especie de almacn, donde se
esparcan en total abandono los expedientes y legajos de toda clase que el Juzgado
se haban tramitado bajo la supervisin de un Secretario Judicial, quien ejerca esta
funcin con carcter secundario en relacin a otras que se consideraban ms principales. (Fotos 1 y 2.).
En el ao 2001, se produce un cambio de escenario, con el Pacto de Estado para
la Reforma de la Justicia entre los dos grandes partidos entonces en gobierno y oposicin, PP y PSOE.
Se propicia una nueva regulacin en materia de archivos judiciales, surgiendo el
Real Decreto 937/2003, de modernizacin de los archivos judiciales (en adelante
RDMAJ), que proporciona un gran avance en el sentido de que:
Supone una regulacin unitaria y conjunta de la materia.
Fija un sistema de gestin y custodia de la documentacin judicial.
Persigue un equilibrio entre la tradicional tcnica archivstica y el desarrollo
creciente de las nuevas tecnologas.
Establece un sistema para descongestionar los Juzgados y Tribunales.
El objetivo de la nueva legislacin es modernizar y regular la organizacin y el
funcionamiento de los archivos judiciales as como el procedimiento a travs del cual
se efecte el expurgo de la documentacin judicial.
Por la naturaleza judicial de la documentacin que se guarda en ellos, el legislador
dota a los archivos judiciales de una serie de peculiaridades que se manifiestan a lo
largo del articulado del RDMAJ y que analizaremos a continuacin.
Proporciona un concepto de archivo judicial, entendiendo por tal el conjunto
orgnico de documentos judiciales y el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

327

Fotos 1 y 2. El archivo judicial como almacn de documentos.

Respecto al mbito de aplicacin, ste se extender a todos los rdenes jurisdiccionales. Ello motiva que la redaccin de sus disposiciones sea necesariamente
amplia, a fin de dar cabida a todos los supuestos que se dan en la prctica judicial.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

328

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Considera documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como aquellos documentos que han sido aportados por las partes o por terceros al proceso,
con independencia de cul sea el soporte material en que se encuentren recogidos.
Quedan excluidos de su mbito de aplicacin, los libros de sentencias, los de
registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirn por sus normas especficas y estn considerados de conservacin permanente. Tambin, los expedientes
del Registro Civil, cuyo archivo depende directamente del Ministerio de Justicia, y
los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no se hubieran incorporado a
expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales.
Una importante novedad es la introduccin, en la gestin de los archivos judiciales, de programas y aplicaciones informticas compatibles con los ya existentes
en Juzgados y Tribunales, aprobados por el Consejo General del Poder Judicial (en
adelante CGPJ), a propuesta del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autnomas con competencias en materia de provisin de medios materiales.
Establece tres clases de archivos judiciales:
a) ARCHIVO JUDICIAL DE GESTIN (en adelante, AJG).
b) ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL (en adelante, AJT).
c) ARCHIVO JUDICIAL CENTRAL (en adelante, AJC).
En todos ellos, el responsable de la guarda y custodia de la documentacin ser un
Secretario Judicial. La funcin de ordenacin, custodia y conservacin de los documentos del Secretario Judicial, con la asistencia y asesoramiento del personal tcnico
que se determine al efecto, viene recogida expresamente en la Ley Orgnica del Poder
Judicial de 1985, (en adelante, LOPJ) y en el Reglamento Orgnico del Cuerpo de
Secretarios Judiciales, Real Decreto 1608, de 2005.
a) ARCHIVO JUDICIAL DE GESTIN
En las oficinas judiciales existir un AJG. En l se clasificarn y custodiarn los
expedientes judiciales que se encuentren en tramitacin, en donde permanecern
mientras constituyan asuntos susceptibles de resolucin judicial o de terminacin de
la ejecucin iniciada.
A efectos de ser transferidos al AJT, los procedimientos debern reunir, adems
del requisito temporal del transcurso de 5 aos desde su incoacin, unos determinados requisitos procesales:
a) Estar finalizados, archivados definitivamente, sin estar pendientes de actuacin
procesal alguna, tanto en fase declarativa como de ejecucin.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

329

b) Estar paralizados, no por inactividad judicial sino por imposibilidad de continuar la tramitacin. Y ello para incrementar la disponibilidad espacial del rgano
judicial, contemplndose en la propia introduccin del RDMAJ. Es lo que procesalmente se denomina archivo provisional.
El legislador establece un plazo inferior de permanencia en el AJG para los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolucin que les ponga fin, transcurrido un
ao desde la firmeza de la resolucin. Este plazo lo estima prudencial para que, en su caso,
se inicie la ejecucin. Si no se ha iniciado, se considera que las partes ya no la instarn.
b) ARCHIVO JUDICIAL TERRITORIAL
En cada Comunidad Autnoma existir como mnimo un AJT dependiente del
Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien podr delegar la competencia en
el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicial donde radique. En l se ordenar la documentacin remitida por los responsables de los AJG
comprendidos en su mbito, de modo que permita su rpida identificacin y recuperacin, debiendo permanecer en aqullos hasta que la Junta de Expurgo resuelva
sobre su posterior destino.
c) ARCHIVO JUDICIAL CENTRAL
Existir un AJC adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo
mbito se circunscribir a la documentacin judicial del Tribunal Supremo, de
la Audiencia Nacional y de los restantes rganos con jurisdiccin en todo el territorio nacional.
En el mbito judicial el trmino central se aplica en el sentido recogido en el
LOPJ para la organizacin de Juzgados y Tribunales al establecer la planta judicial y
no en el archivstico de un archivo intermedio.
Respecto a la forma de remisin de los documentos judiciales que se hallen en
un AJG al correspondiente AJT se formalizar peridicamente, como mnimo con
carcter anual, en funcin del volumen de gestin de cada archivo, e ir acompaada
necesariamente de una relacin de los procedimientos, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administracin Pblica competente y mediante
los programas y aplicaciones informticas existentes.
El RDMAJ establece una descripcin muy completa de los procedimientos a
remitir, al determinar que se har referencia como mnimo, al proceso o actuacin
judicial al que corresponden, el orden jurisdiccional en que se hubiesen sustanciado,
la naturaleza del proceso o actuacin procesal, su nmero y ao, las partes intervinientes, una sucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminacin
o paralizacin de las actuaciones procesales.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

330

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Respecto al posterior servicio de la documentacin judicial, nada dice expresamente, salvo la referencia a que los envos permitan la rpida identificacin y recuperacin de las actuaciones judiciales.
Otra novedad digna de mencin del RDMAJ es la regulacin del expurgo de los
documentos judiciales.
Define a las Juntas de Expurgo como rganos colegiados de naturaleza administrativa que determinarn, por cuenta del rgano responsable del respectivo AJG, la
exclusin o eliminacin de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio
Documental o, en caso contrario, su transferencia a la Administracin competente
en materia de patrimonio histrico. Respecto a su rgimen de funcionamiento, stas
sern convocadas en sesin ordinaria una vez al ao.
Una Junta de Expurgo se constituir en cada Comunidad Autnoma en su
mbito territorial. Las Comunidades que tengan transferidas las competencias en
materia de provisin de medios materiales y econmicos para el funcionamiento
de la Administracin de Justicia determinarn la sede y composicin de la Junta
de Expurgo, que estar presidida por un magistrado e integrada, en todo caso,
por un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un tcnico superior
especialista en archivos, designado por la Administracin competente en materia
de patrimonio histrico.
Tanto el secretario judicial responsable del AJG como el del AJT o AJC, dependiendo de donde radiquen los documentos judiciales, podrn remitir a la Junta de
Expurgo una relacin de procedimientos en los que haya terminado la ejecucin o en
los que se hubiese dictado una resolucin que declare la prescripcin o la caducidad.
En la elaboracin de las relaciones, el legislador exige los mismos requisitos que
determin para los envos de documentacin al AJT o AJC, e indica que si se trata
de documentacin que se encuentre ya en uno de estos archivos, con carcter previo,
el secretario judicial del AJG ha de confirmar en el plazo de un mes desde que se le
requiera para ello, el transcurso de los plazos legales de prescripcin o caducidad con
arreglo a la legislacin aplicable.
Las relaciones de expedientes para envo a la Junta de Expurgo sern remitidas
como mnimo una vez al ao. Es decir, el legislador establece para la salida de la documentacin igual requisito temporal que para la entrada en el AJT.
Las relaciones se publicarn en el BOE o diario oficial de la comunidad autnoma,
y se har una referencia en un diario de los de mayor difusin en el mbito autonmico
al objeto de que, en el plazo de dos meses, los interesados puedan recuperar aquellos
documentos en su da aportados al proceso, por tener inters legtimo, planteando su
solicitud por escrito ante el secretario de la Junta de Expurgo dentro del plazo referido.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

331

Transcurrido ste sin que los interesados hubiesen promovido su devolucin, se les
tendr por decados en su derecho a recuperar los documentos aportados.
La Administracin competente en materia de patrimonio histrico elaborar un
informe de carcter vinculante respecto de aquellos documentos judiciales que por
su valor histrico-documental deban ser preservados y la Junta de Expurgo acordar
la transferencia a sta de aquellos expedientes que deban ser preservados por causa de
su inters histrico-documental. En caso contrario, resolver su exclusin del Patrimonio Histrico y posterior destruccin.
El secretario de la Junta de Expurgo remitir a cada rgano judicial certificacin
acreditativa del acuerdo adoptado respecto a los expedientes judiciales, para que por
el secretario responsable del AJG se tenga constancia documentada de su destino
definitivo. Igual comunicacin, y a los mismos fines, dirigir al secretario responsable
del AJT o AJC, cuando proceda.
Las resoluciones de la Junta de Expurgo sern objeto de publicacin en el Boletn
Oficial del Estado o diario oficial de la comunidad autnoma segn el mbito territorial de los rganos judiciales de los que procedan y pondrn fin a la va administrativa.
CREACIN Y EVOLUCIN DEL AJTM
A finales del ao 2007, por Orden de la Consejera de Justicia de la Comunidad
Autnoma de Andaluca, de 18 de diciembre de 2007, se constituye ...el Archivo
Judicial Territorial de Mlaga de la Comunidad Autnoma de Andaluca, en aplicacin de lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin
de los archivos judiciales.
Se dota al AJTM del carcter de rgano administrativo, sujeto a una normativa,
abandonando definitivamente la idea de almacn tan arraigada en la conciencia del
funcionario en general y del funcionario de justicia en particular.
El AJTM ha sido el nico archivo judicial territorial en esta Comunidad Autnoma hasta el ao 2013, en que se han creado los Archivos Judiciales Territoriales de
Almera, Crdoba y Sevilla.
Con anterioridad a su creacin, los rganos judiciales de Mlaga disponan de
un espacio dedicado a archivo de gestin, encargndose de su llevanza el Agente
Judicial, funcionario de los Cuerpos Generales de la Administracin de Justicia,
hoy Auxilio Judicial.
Adems, se contaba con una nave en el Parque Tecnolgico de Andaluca (en
adelante, PTA), en la que se depositaba documentacin antigua de las jurisdicciones con ms produccin documental, estando a su cargo dos archiveras. No
se contaba con gestin informatizada. La documentacin se describa mediante
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

332

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

inventarios manuales. El prstamo y devolucin de expedientes se realizaba con


formularios tambin cumplimentados de forma manual.
La creacin del AJTM se encuadra, pues, dentro del desarrollo del RDMAJ, estableciendo como sede la capital de la provincia y un mbito territorial provincial. En
la enumeracin de sus funciones hay una referencia constante al articulado de dicho
texto legal. stas sern las siguientes:
Conservar y servir la documentacin que le remitan los archivos judiciales
de gestin de la provincia, de acuerdo con lo establecido en el artculo 5.2
del RD 937/2003.
Remitir a la Junta de Expurgo de la Comunidad Autnoma de Andaluca,
al menos una vez al ao, las relaciones de expedientes en los que hayan
transcurrido los plazos legales de prescripcin o caducidad, de acuerdo con
el procedimiento establecido en el artculo 15.2 del RD 937/2003.
Ejecutar los acuerdos que la Junta de Expurgo de la Comunidad Autnoma
de Andaluca tome sobre los expedientes de su competencia, remitindolos
al respectivo Archivo Histrico Provincial o procediendo a su eliminacin,
conforme a lo establecido en los artculos 21 y 22 del RD 937/2003.
Cualquier otra funcin prevista para los archivos judiciales territoriales en
el RD 937/2003, o que se les atribuya legal o reglamentariamente.
La constitucin del AJTM coincide en el tiempo con la creacin del edificio de
la Ciudad de la Justicia de Mlaga, el mayor edificio administrativo en nuestra Comunidad Autnoma, para albergar a los rganos judiciales de Mlaga capital y que
pona fin a la dispersin de las sedes judiciales y depsitos de documentacin hasta
entonces existente. (Foto 3).
Se dota al edificio de depsitos para la documentacin, con estanteras compactas, en el segundo piso de la planta stano.
La oficina se ubica en zona separada de los depsitos, con reas de trabajo para
recepcin de transferencias, para descripcin de documentacin procedente del traslado a la nueva sede y para la gestin del prstamo y devolucin de los expedientes.
Se estructura como un servicio comn en la forma recogida en la LOPJ para atender
a las oficinas judiciales comprendidas en su mbito.
Dichas labores, se vienen desempeando por personal perteneciente a empresas
externas adjudicatarias del servicio por concurso pblico de la Junta de Andaluca.
La fase de traslado de la documentacin archivada por los rganos judiciales de la
capital se inicia con diversas transferencias al Archivo Histrico Provincial de Mlaga
de procedimientos judiciales con fecha de incoacin anterior a 1980, lo que supone
unas 11.100 unidades de instalacin (1.387,5 m/l).
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

333

Foto 3. Edificio de la Ciudad de la Justicia de Mlaga. Inaugurado en el ao 2007.

Fotos 4 y 5. Traslado de la documentacin archivada de los rganos judiciales de Mlaga


capital, simultneamente con la documentacin en trmite existente en las oficinas judiciales.
Etiquetado de cajas.

Posteriormente, segn un calendario establecido de forma escalonada por jurisdicciones, se prepara el traslado de las oficinas judiciales con sus procedimientos en
trmite, y de forma simultnea, el de la documentacin existente en los respectivos
AAJJGG, por lo que a fin de agilizar el proceso, la descripcin de sta se realiza mediante un programa informtico a nivel de unidad de instalacin. (Fotos 4 y 5),
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

334

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Foto 6. Estado de la documentacin una vez instalada en los depsitos del AJTM.

De octubre 2007 a enero 2008, se trasladan al nuevo edificio de la CJM, 80.000


cajas (10.000 m/l). (Grfico 1). Asimismo, 85.000 cajas (10.625 m/l), desde el depsito existente en el PTA al que se ha hecho mencin.
Es decir, el AJTM comienza su andadura con 165.000 cajas (20.625 m/l). Estamos
ante un enorme traslado de documentacin sin precedentes en nuestra Comunidad
Autnoma. (Foto 6).
DESCRIPCIN DE DOCUMENTACIN
El primer trabajo de descripcin se aborda respecto a estas cajas trasladadas
para la elaboracin de un inventario en una base de datos. A la vez se organiza un
servicio de prstamo, con una media mensual aproximada de 2.250 expedientes
solicitados y 1.200 expedientes devueltos, destacando que dicho servicio no se
vio interrumpido en ningn momento, favoreciendo la buena marcha de las
oficinas judiciales.
TRANSFERENCIAS Y SERVICIO DE DOCUMENTACIN JUDICIAL
En abril del ao 2008, comienzan las transferencias ordinarias por parte de los
rganos judiciales de Mlaga capital. Posteriormente, las de los juzgados de los partidos judiciales de la provincia ms saturados, Con, Estepona, Fuengirola, Marbella,
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

335

Torremolinos, Torrox. Tambin Vlez-Mlaga al estar desarrollndose en esa sede la


experiencia piloto de la nueva oficina judicial.
Dentro de las competencias atribuidas en la LOPJ, la Secretaria Coordinadora
Provincial de Mlaga, superiora jerrquica de los Secretarios Judiciales, dicta Instruccin de Servicio, de obligado cumplimiento, relativa al funcionamiento del
AJTM y a las relaciones del AJG con ste, a la que se adjuntan los formularios que
se han de utilizar por los rganos judiciales, facilitados por la Consejera de Justicia
de la Junta de Andaluca.
Adems de las dependencias del AJTM en la Ciudad de la Justicia de Mlaga
(en adelante, CJM), se habilita otra zona de depsitos en el PTA, para recepcin
de documentacin de los rganos judiciales de la provincia, donde exista tambin
documentacin pendiente de descripcin perteneciente a algunos juzgados de la
provincia.
La capacidad actual de los depsitos en la CJM es 234.199 unidades de instalacin (29.275 m/l) y la del PTA es de 56.365 unidades de instalacin (7.046 m/l). En
total, 290.564 unidades de instalacin (36.321 m/l).
El espacio disponible a fecha junio 2015, es de 5.321 unidades de instalacin
(665 m/l) en el centro CJM y de 26.879 unidades de instalacin (3.359 m/l) en el
centro PTA. En total, 33.200 unidades de instalacin (4.024 m/l).
Las relaciones de envo se han venido cumplimentado a travs de diversas aplicaciones informticas desde el ao 2008. En el ao 2014, se ha puesto
en marcha por la Consejera de Justicia la herramienta de gestin de archivos
JARA, para toda la Comunidad Autnoma de Andaluca, ello hace que sta siga
siendo pionera en materia de archivos judiciales. Para el AJTM supone dotar a
sus relaciones con los AAJJGG de homogeneidad y continuidad, pues cualquier
cambio de herramienta ha supuesto un enorme esfuerzo para todo el personal
implicado.
El programa JARA cuenta con todos los procedimientos para la gestin del ingreso, prstamo, prrroga y envo a la Junta de Expurgo. Est an pendiente su
interconexin con el sistema de gestin procesal Adriano, por lo que los datos de los
procedimientos a enviar se han de describir manualmente por los funcionarios del
rgano judicial remisor de la documentacin.
Desde el principio se asesora a las oficinas judiciales respecto a la preparacin de
la documentacin, elaborando guas, especialmente dirigidas a los funcionarios del
Cuerpo de Auxilio judicial, quienes tienen encomendadas funciones de archivo de
autos y expedientes judiciales bajo la supervisin del Secretario Judicial.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

336

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Anualmente se elabora un calendario de transferencias, en el que se incluye


como anexo la capacidad espacial de cada AJG, medida en cajas de folio prolongado. (Modelos 1 y 2).

Modelo 1. Extracto del calendario para transferencias ordinarias de documentacin de los


rganos judiciales de Mlaga capital

Modelo 2. Extracto de estudio capacidad espacial de los archivos judiciales de gestin del
parido judicial de Mlaga incluido en el calendario de transferencia
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

337

A partir del ao 2014, siguiendo el RDMAJ, se aplica tanto el criterio general de


permanencia de la documentacin en el AJG hasta que transcurran 5 aos desde su
incoacin como el criterio excepcional de un plazo inferior por falta de disponibilidad espacial cuando efectivamente se aprecie la gravedad de la situacin.
La falta de disponibilidad espacial en el AJG se determina segn el dato objetivo
de que la documentacin archivada exceda del 75% de su capacidad en la fecha
sealada para la transferencia. Este criterio tambin es aplicable a aquellos rganos
judiciales que habiendo sido creados dentro de los ltimos cinco aos, tengan documentacin que supere el lmite del 75% de la capacidad del AJG.
El calendario se acompaa de una gua en la que se hace referencia a la obligatoriedad de cumplimentacin segn las Instrucciones para describir la documentacin judicial y criterios para la introduccin de datos en Jara incorporada
a la herramienta informtica. Se enva a los rganos judiciales 3 meses antes de
la finalizacin del ao a fin de que cuenten con tiempo suficiente para organizar
la documentacin a transferir, siendo asesorados en todo momento por personal
del AJTM.
La gestin de las solicitudes de prstamo y posterior devolucin de expedientes,
se ha venido realizando con coexistencia de solicitudes en impresos manuales e informticos. Actualmente se realiza a travs del programa JARA, admitindose de forma
manual nicamente la de los expedientes an no descritos o no migrados, dndose de
alta en la nueva herramienta por el personal del AJTM antes de su entrega.
Los prstamos en la capital se sirven dentro de las 24 horas de su peticin, salvo
los considerados urgentes que se realizan de forma inmediata, por la naturaleza judicial de la documentacin, como casos de busca y captura en el orden jurisdiccional
penal, En la provincia se sirven una vez a la semana, y los urgentes en el mismo da
o al siguiente a su peticin.
REMISIN DE LA DOCUMENTACIN A LA JUNTA DE EXPURGO
Por Orden de 1 de septiembre de 2004, la Consejera de Justicia constituye la
Junta de Expurgo de la Comunidad Autnoma de Andaluca en aplicacin de lo
dispuesto en el RDMAJ, adscrita a sta y con sede en la ciudad de Granada, misma
sede del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca (en adelante, TSJA).
En febrero del 2011, por Comisin Mixta TSJA y Consejera de Justicia, se reanuda el proceso de expurgo respecto de documentacin de los Juzgados de Instruccin, procedimientos de juicios de faltas y diligencias previas, con fechas extremas de
incoacin 1945-1997. La fecha extrema mxima se ha ido ampliando en un ao por
cada uno transcurrido desde entonces.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

338

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Se comienza con la descripcin de los procedimientos, con los requisitos establecidos


por la Junta de Expurgo. stos incluyen adems de los datos identificativos bsicos del
juzgado productor de la documentacin y del remisor (no siempre coincidentes, pues
aqul puede tratarse de un juzgado comarcal o de distrito ya extintos), y los del propio
procedimiento (clase, nmero y ao de incoacin), tambin el del objeto (el tipo de delito
o falta) y de la fecha de finalizacin o paralizacin de las actuaciones. Respecto a los intervinientes, se acuerda consignar siempre Denunciante/denunciado/Ministerio Fiscal
Por la Secretaria Coordinadora Provincial de Mlaga, junto con la Secretaria que
suscribe esta comunicacin, se prepara modelo de conformidad del transcurso de los
plazos de prescripcin y caducidad de los expedientes, que han de firmar los Secretarios
Judiciales de forma preceptiva previamente al envo a la Junta de Expurgo. (Modelo 3).

Modelo 3. Informe de confirmacin del transcurso de los plazos legales de prescripcin o


caducidad de los expedientes a enviar a la Junta de Expurgo, y que ha de emitir el Secretario
Judicial del archivo judicial de gestin.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

339

Desde entonces, se han celebrado 3 sesiones de la Junta de Expurgo, las denominadas 5, 6 y 7 sesin. Se han enviado a la Junta de Expurgo 537.515 expedientes
de juicios de faltas y diligencias previas y 13.160 unidades de instalacin (1.645 m/l).
(Fotos 7, 8 y 9).

Fotos 7, 8 y 9. Retirada de cajas para eliminacin y etiquetado de cajas para envo a la Junta de
Expurgo.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

340

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Por la Junta de Expurgo se ha acordado como de conservacin permanente los


expedientes judiciales incoados en aos finalizados en dgito 5, para su transferencia
al Archivo Histrico Provincial. De las 3 sesiones referidas stos ascienden a 41.478
expedientes y 1.003 unidades de instalacin (125 m/l).
De cada sesin, el Acuerdo adoptado ha sido publicado en el Boletn Oficial de
la Comunidad Autnoma. Transcurridos los dos meses, por el Secretario de la Junta
de Expurgo se ha comunicado dicha circunstancia y encomendado la licitacin del
correspondiente contrato para la eliminacin de la documentacin aprobada a la
Delegacin Provincial de Justicia en Mlaga. En la fecha sealada para la retirada
de las cajas con fin a su eliminacin, la Secretaria Judicial que suscribe ha extendido
la correspondiente acta para su comunicacin a los Juzgados de los que proceda la
documentacin.
Actualmente, en el AJMT se est preparando documentacin para envo a la
Junta de Expurgo en su 8 sesin.
Es preocupante que a pesar del volumen de documentacin expurgado, sigue
existiendo un gran desequilibrio entre entrada y salida de documentacin judicial en
el AJTM, situacin extrapolable al resto de archivos territoriales o de gestin existentes. (Grficos 2, 3 y 4).

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Archivo judicial territorial de Mlaga: creacin y evolucin

341

Grficos 2 y 3. Balance entrada-salida documentacin en el AJTM durante un ao natural.

Grfico 4. Envos realizados a la Junta de Expurgo por el Archivo Judicial Territorial de


Mlaga.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

342

Enriqueta Jimnez Carrillo de Albornoz

Para concluir, me gustara poner de manifiesto que el gran avance que ha supuesto
la creacin del AJTM, las actividades en l desarrolladas, el precedente establecido
en la gestin de los archivos judiciales, se deben al enorme esfuerzo y colaboracin
realizados por la Consejera de Justicia de la Junta de Andaluca y la Delegacin
Provincial de Justicia de dicha Junta en Mlaga, por la Secretaria Coordinadora Provincial de Mlaga, por la Directora del Archivo Histrico Provincial de Mlaga, por
el personal integrante de las diferentes empresas adjudicatarias del servicio y por todo
el personal de las oficinas judiciales, especialmente los Secretarios Judiciales y los
funcionarios de Auxilio Judicial.
Mlaga, a 1 de junio de 2015.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

RINCN DE LA VICTORIA (MLAGA):


EXPERIENCIAS SOBRE UN NUEVO MODELO DE
GESTIN DE DOCUMENTOS EN LA
ADMINISTRACIN LOCA
Sara Galvn Bautista

Rincn de la Victoria (Mlaga): experiencias sobre un nuevo modelo de gestin

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 345-352

RINCN DE LA VICTORIA (MLAGA): EXPERIENCIAS


SOBRE UN NUEVO MODELO DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
RINCN DE LA VICTORIA (MLAGA): EXPERIENCES
ABOUT A NEW MODEL OF DOCUMENT MANAGEMENT IN LOCAL GOVERNMENT

Sara Galvn Bautista

Archivera - Ayuntamiento de Rincn de la Victoria


sara.galvan.bautista@gmail.com

Recibido: 09/10/15
Aceptado: 10/11/15

Resumen
La entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, supuso un gran reto a afrontar por parte de las administraciones
pblicas. sta ley no slo pretenda promover el uso de las Tecnologas de la Informacin y
la Comunicacin, sino que al permitir al ciudadano relacionarse con las administraciones
de manera electrnica, obligaba a stas a adoptar los medios que permitieran esa relacin
electrnica.
Conscientes de que la Administracin Local es la ms cercana a los ciudadanos, el Ayuntamiento de Rincn de la Victoria lleva aos probando diferentes vas para implantar la
Administracin electrnica.
El presente texto pretende dar a conocer, desde el punto de vista del archivo municipal,
que est participando activamente en el proyecto, las vicisitudes por las que ha pasado una
administracin local de tamao medio para intentar cumplir con las disposiciones vigentes en
materia de administracin electrnica y adaptarse a los nuevos tiempos.
Palabras clave
Administracin electrnica, Tecnologas de la informacin y las comunicaciones, Archivo
Municipal.
Abstract
The enforcement of the Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los servicios pblicos, a law wich allows the electronic relationships between citizens and public

346

Sara Galvn Bautista

services, was a big challenge for Public Administrations. This law not only pretended to promote the use of Information and Comunication Technologies by the citizens, but it also compelled
The Public Administrations to assume the resources that allow this electronic relationship.
Being conscious that Local Administration is the closest to the citizen, Rincn de la Victoria Town Hall has spent years testing differents ways to set up the e-Government.
This text is an attempt, from the Town Hall Archivist point of view, to reveal the difficulties that a medium size Public Administration has gone through in order to fulfill the current
e-Government law, adapting itself to new times.
Keywords
Electronic Administration, Information and Communication Technologies, Municipal
Archives.

INTRODUCCIN
Como todas las Administraciones Pblicas, el Ayuntamiento de Rincn de la
Victoria esta trabajando desde el ao 2000 en la mejora y modernizacin del servicio
que presta a los ciudadanos.
Como Archivera Municipal he tenido la suerte de participar en el Proyecto de
Implantacin de la Administracin Electrnica en este municipio. Por parte de la
Secretara General se propuso que el Tcnico de Organizacin y Calidad y la Archivera Municipal realizaran el Catlogo de Trmites de la institucin, a partir de ah
nos hemos ido involucrando en el proyecto de tal manera que, a da de hoy, somos
corresponsables de la plataforma de Gestin de expedientes que actualmente se est
utilizando en Rincn de la Victoria.
DESARROLLO DEL PROYECTO DE ADMINISTRACIN ELECTRNICA
A partir del ao 2000, el Ayuntamiento de Rincn de la Victoria comienza a
incorporar aplicaciones informticas complejas en algunas de sus oficinas (por ejemplo: Sistema de Informacin Contable para la Administracin Local (SICAL), un
Sistema de Gestin de Registro General en el rea de Intervencin, Registro General,
o un Sistema de Gestin del Padrn de Habitantes (que permite intercambiar informacin con otras Administraciones), dejando atrs otras formas tradicionales de
gestionar la informacin, tales como las bases de datos relacionales.
No es hasta el ao 2009 que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
(MINHAP) convoc distintas subvenciones relacionadas con el impulso a la Administracin Electrnica (ntese que la Ley de Administracin electrnica fue aprobada en
2007 y supuestamente debera haber estado plenamente en vigor en 2009). Es entonces
cuando el Ayuntamiento de Rincn de la Victoria se benefici de dos lneas de ayuda:
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Rincn de la Victoria (Mlaga): experiencias sobre un nuevo modelo de gestin

347

La subvencin AVANZA1
El Proyecto de Modernizacin (MINHAP)2
Con ello se pretenda: [ impulsar el desarrollo e implantacin de la sociedad de
la informacin en los servicios pblicos digitales, [] garantizando as la evolucin
a un modelo de Administracin Digital]3.
Uno de los principales problemas a los que hay que enfrentarse antes de acometer
un proyecto de esta envergadura es tener claros los objetivos que se pretenden alcanzar. Un punto de vista global del proyecto ayuda a determinar en qu estado se encuentra la organizacin y dnde tiene puestas sus miras, cules son sus objetivos. Lo
pretendido en el caso aqu tratado era, y sigue siendo, fomentar el uso de los soportes
digitales tanto de manera interna como externa.
Se empezaron a poner en marcha las distintas aplicaciones adquiridas a cargo de
ambas subvenciones. A nivel de back-office (con esta expresin hacemos referencia a las
labores internas de ndole informtico, que el ciudadano no ve, pero que son fundamentales para el correcto funcionamiento de las herramientas informticas, en contraposicin
a la expresin front office, que se utiliza para hacer mencin de aquellas aplicaciones que
el cliente de una organizacin, en nuestro caso el ciudadano, usa directamente para relacionarse con la organizacin, por ejemplo: una pgina web) todo el sistema se encontraba
operativo, pero en la planificacin del proyecto se haba pasado por alto una operacin
previa y bsica: el anlisis de los procedimientos administrativos municipales. Al no existir
este anlisis fundamental, tampoco se pudo llevar a cabo la integracin entre las citadas
aplicaciones del back-office. Otro de los grandes problemas fue constatar que las oficinas
seleccionadas para desarrollar un trabajo piloto, para el desarrollo del proyecto, rechazaron de pleno los procedimientos preimplantados que incorporaba la nueva herramienta,
al no coincidir con su manera habitual de trabajar. Por ello la gestin de expedientes
1. Proyecto Plan Avanza (MINETUR)
El proyecto subvencionado por el Ministerio de Industria, Energa y Turismo en el Subprograma Avanza
Servicios Pblicos Digitales se denomina Desarrollo e implantacin de la sociedad de la informacin
en los servicios pblicos digitales para la ciudadana y empresas de Rincn de la Victoria, con nmero
de proyecto TSI-050100-2009-96, y supone el despliegue de la plataforma telemtica de uso interno y
externo junto con gestin documental y firma electrnica, para ofrecer servicios a los empleados municipales, a la ciudadana y a las empresas de Rincn de la Victoria.
2. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas subvenciona en el programa e-Model el
proyecto denominado Modernizacin de los servicios para la ciudadana de Rincn de la Victoria,
con nmero de proyecto 259, que gira entorno a la plataforma telemtica de servicios digitales a la
ciudadana y de interoperabilidad con otras administraciones.
3. Proyecto Desarrollo e implantacin de la Sociedad de la Informacin en los Servicios Pblicos Digitales para la ciudadana y empresas de Rincn de la Victoria [en lnea]. [Consulta: 15/09/2015] http://
www.rincondelavictoria.es/datos/sm_24regimeninterior/RESULTADOS-TSI-050100-2009-96.pdf.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

348

Sara Galvn Bautista

qued paralizada. Este era el estado en que se encontraba el proyecto cuando nos incorporamos a l el Tcnico de Organizacin y Calidad y la Archivera.
Con esta experiencia se llega a la conclusin de que la Administracin, aunque
electrnica tiene como parte y esencia de la misma el documento, de cualquier tipo
y soporte. Cualquier trmite que se realice tiene su reflejo en un documento, por lo
tanto, se trata de plasmar a nivel digital tanto el procedimiento administrativo como
el ciclo de vida del documento, desde que ste se presenta en el Registro General
hasta que se produce la resolucin del expediente.
Para tener xito en esta tarea hay que realizar distintas fases, segn la experiencia
que aqu presentamos:
Digitalizacin segura de documentos en el Registro General: consiste no slo
en digitalizar los documentos presentados por el ciudadano de manera presencial, sino que a su vez, el documento digitalizado se ha de firmar electrnicamente (el Ayuntamiento de Rincn utiliza un certificado de sello electrnico
de la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre) y se aade un sello de tiempo
(que recoge el da y la hora exacta en que se ha estampado la firma electrnica).
Es importante que el sistema de gestin del Registro General permita clasificar
el escrito presentado y relacionarlo con la oficina competente en la materia.
Anlisis y simplificacin de procedimientos: slo desde el profundo conocimiento de los procedimientos administrativos y de la documentacin de
la organizacin se podr establecer qu expedientes se generan, cules son
los circuitos administrativos y la interrelacin entre oficinas, lo que nos permitir, adems, simplificar o eliminar trmites, lo que a su vez revertir en
la distribucin de la carga de trabajo que soporta cada rea y en una mayor
agilidad y eficacia procedimental.
A tal efecto, el 14 de junio de 2013 se constituy una Comisin de Administracin Electrnica. Presidida por el Secretario General y formada por la Tcnico Informtica, el Tcnico de Organizacin y Calidad y la Archivera Municipal, en calidad
de vocales, cuenta con la participacin de otros tcnicos y con la colaboracin de las
distintas oficinas municipales y es la encargada de analizar y revisar todas las actuaciones que se realizan sobre este asunto.
Paulatinamente se estn analizando en profundidad los expedientes/trmites que
genera cada oficina, con el fin de conocer la realidad de nuestra institucin e intentar
establecer los circuitos documentales. Adems, tambin se estn normalizando los
modelos documentales que reflejan los distintos actos administrativos: uso de sello o
imagen corporativa, inclusin de epgrafes relativos a proteccin de datos o notificacin electrnica en las solicitudes, etc.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

Rincn de la Victoria (Mlaga): experiencias sobre un nuevo modelo de gestin

349

Cabe hablar aqu, del punto de inflexin que representa el uso de la firma digital.
Sin entrar en demasiados detalles, dado que el tiempo de exposicin lo impide, se hace
necesario explicar que hasta que entr en funcionamiento la actual plataforma de gestin
de expedientes, a principios de 2015, nunca antes se haban firmado documentos electrnicamente. La firma electrnica es fundamental para validar los documentos administrativos electrnicos, ya que segn el art. 3.4. de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma
electrnica: La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en
forma electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados
en papel. Por lo tanto, es necesario conocer los distintos tipos de firmas y certificados
digitales que existen: desde el uso de las firmas incorporadas al DNI-e que pueden ser
utilizados por los ciudadanos para sus relaciones con las Administraciones Pblicas hasta
los certificados que genera la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre para las Administraciones Pblicas, como por ejemplo, el Certificado de Sello Electrnico, vlido para la
actuacin administrativa automatizada4, por ejemplo, se puede usar un Certificado de
Sello Electrnico de Registro General para firmar todos los documentos que, una vez
presentados en el Registro, se incorporen a la plataforma de gestin de expedientes.
Automatizacin de procedimientos: con los datos recogidos en el punto
anterior, podemos trasladar el flujo documental a una herramienta informtica para convertir en electrnico lo que antes era analgico.
Llevar a cabo todas estas fases es una ardua tarea que conlleva mucho tiempo y
esfuerzo si se pretende realizar con recursos de la propia institucin, llegando a poder
convertirse en algo inabarcable. Si se opta por contratar una auditoria externa de procedimientos, normalmente desarrollada por la empresa proveedora del programa de gestin documental, hay que contar con un presupuesto, por lo general, bastante elevado.
En el Ayuntamiento de Rincn de la Victoria se opt finalmente por contratar
los servicios de otra empresa para la implantacin de la Gestin de Expedientes. Este
nuevo proveedor permite poner a disposicin de los ciudadanos trmites electrnicos con una automatizacin de procedimientos mucho ms flexible, lo que unido al
impulso del Equipo de Gobierno, logr salvar el rechazo que el cambio provocaba en
algunos trabajadores.
LA SEDE ELECTRNICA
A pesar de la oposicin inicial a utilizar la herramienta informtica que se pretenda
implantar en primera instancia, se sigui avanzando en el proyecto, comenzando a desarrollarse el Catlogo de Trmites municipales. Para ello se repartieron a todas las oficinas
municipales unos formularios-tipo para recoger datos tales como: denominacin y breve
4. Para ms informacin, se puede consultar la pgina de Certificacin Espaola (CERES), de la
Fbrica Nacional de Moneda y Timbre: http://www.cert.fnmt.es/.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

350

Sara Galvn Bautista

descripcin del trmite/procedimiento; normativa de aplicacin; rgano competente


para dictar la resolucin; interrelacin con otras oficinas, independientemente de si el
expediente se inicia de oficio o a instancia de parte. La finalidad de este catlogo era
doble: por un lado conocer qu expedientes generaba cada oficina y, por otro, publicar
la totalidad de trmites/procedimientos en la Sede electrnica municipal.
A este respecto hay que explicar que la Sede Electrnica es el reflejo digital de la institucin, definida en el art. 10 de la ya mencionada Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos como: [aquella direccin electrnica
disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones cuya titularidad,
gestin y administracin corresponde a una Administracin Pblica, rgano o entidad
administrativa en el ejercicio de sus competencias]; la sede electrnica est regulada por
el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, la
sede electrnica permite la interrelacin electrnica entre los ciudadanos y la institucin.
Hay que tener en cuenta que la sede electrnica constituye una parte muy importante de la Administracin Electrnica, ya que permite al ciudadano acceder al registro
electrnico del rgano titular para realizar aquellos trmites que necesite, as como
consultar el estado de los expedientes, verificar si un documento emitido por el rgano
titular es verdadero, consultar el tabln de edictos electrnico (es una decisin de la institucin publicar los edictos en formato electrnico) o ser notificado electrnicamente.
Por esto, la Sede depende del proveedor que preste el servicio de Gestin de Expedientes, est ntimamente relacionada con el gestor de expedientes, dado que son los
datos albergados en el gestor los que se ponen a disposicin del ciudadano. Por ejemplo, si un ciudadano decide realizar de manera electrnica un trmite y quiere consultar
en qu estado se encuentra, pasados unos das, el ciudadano, a travs de la denominada
Carpeta Ciudadana, deber tener acceso a la aplicacin de gestin de expedientes. En
funcin de la automatizacin del flujo documental, podr tener acceso una cantidad
variable de documentos, pero en cualquier caso, realizar este acceso desde la sede electrnica que lo conectar con el gestor de expedientes.
En el caso de Rincn de la Victoria la imposibilidad de implantar la gestin documental con la primera herramienta adquirida, tal como se ha explicado, oblig a anular la primera ordenanza de Administracin Electrnica y a poner en funcionamiento
la sede electrnica que ofreca el proveedor del sistema de Gestin Documental, y por
ello a redactar un nuevo Reglamento de Administracin electrnica5. De igual modo,
la herramienta de Registro tuvo que ser sustituida por la de este proveedor.
5. Puede consultarse en la sede electrnica del Ayuntamiento de Rincn de la Victoria: http://rincondelavictoria.sedelectronica.es/generalinfo.2.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

Rincn de la Victoria (Mlaga): experiencias sobre un nuevo modelo de gestin

351

La sede electrnica de Rincn de la Victoria entr en vigor el 1 de septiembre de


este presente ao, tras su publicacin en el Boletn Oficial de la Provincia de Mlaga.
En este momento la sede ofrece un Catlogo de Procedimientos bastante completo, con informacin general del trmite y permite descargar un formulario en formato .pdf a aquellas personas que quieran realizar el trmite de manera presencial.
Respecto a la tramitacin electrnica se estn estudiando los expedientes que se
van a ofrecer al ciudadano, de momento son solo unos pocos, pues un problema
tcnico impide ofrecer la totalidad de los procedimientos para su tramitacin de
manera electrnica.
ARCHIVO DIGITAL
La LAECSP 11/2007, en su artculo 6.2.f ) establece como un derecho de los
ciudadanos que las Administraciones Pblicas conserven en formato electrnico los
documentos electrnicos que formen parte de un expediente. Independientemente
de esta premisa, el mero hecho de la existencia de expedientes en formato electrnico, conlleva la necesidad de su conservacin.
En Rincn de la Victoria es un tema que se est abordando actualmente, dado
que implica tomar una serie de decisiones a nivel tecnolgico muy complejas. La
conservacin a largo plazo de los expedientes electrnicos es un hecho que no se
haba planteado hasta que han aparecido este tipo de expedientes en la entidad. El
concepto de archivo digital es diferente al de archivo fsico, en primer lugar, por
la propia naturaleza de los soportes digitales. Algunos aspectos que acompaan
al documento/expediente electrnico como son: la obsolescencia tecnolgica, que
implica la necesidad de migrar de soporte para garantizar la legibilidad y accesibilidad de los documentos, sin que se altere su contenido; la caducidad de las
firmas electrnicas asociadas a los documentos, que obliga al Archivo a resellar
la documentacin que custodia peridicamente; el alto coste del almacenamiento
digital, etc., son aspectos que deben examinarse detenidamente antes de tomar una
decisin en este sentido.
De momento, es la empresa proveedora del servicio la que custodia los expedientes generados por el Ayuntamiento de Rincn de la Victoria.
CONCLUSIONES
Durante estos 5 aos de trabajo se han puesto de relieve:
Necesidad de creacin de Grupos multidisciplinares: la Administracin Electrnica no puede/debe abordarse desde una nica visin, dado que afecta a
todas las reas municipales. Para que el proyecto de implantacin obtenga los
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

352

Sara Galvn Bautista

resultados esperados, es necesario contar con profesionales de diferentes sectores: informticos, juristas, archiveros, tcnicos de organizacin y calidad, etc.
Es fundamental la implicacin de los altos cargos / directivos de la organizacin, pues slo as conseguiremos empuje necesario en los momentos de flaqueza. De igual modo, hay que perseguir que todos los trabajadores se sientan
parte indispensable del proyecto, dado que de hecho, lo son. Es bsico ofrecer
la formacin necesaria a todos los trabajadores, el trnsito desde el documento en soporte papel al documento digital, supone una nueva esfera de trabajo
y mientras ms informados estn los trabajadores ms fcil ser el cambio.
A lo largo de estas lneas se ha querido explicar el proceso por el que ha
pasado una entidad local para intentar ofrecer servicios pblicos electrnicos a los ciudadanos. Podemos afirmar que hasta la fecha se ha conseguido poner a disposicin de los vecinos la tramitacin electrnica de
algunos procedimientos, as como informacin municipal de distinta ndole revestida de la oficialidad que le confiere el estar albergada en la Sede
Electrnica Municipal, pero an queda un gran camino por recorrer.
A medida que la poblacin comience a utilizar estos medios electrnicos, demandar ms utilidades que la Administracin Electrnica ofrece, tales como las posibilidades de intercambio electrnico de informacin y datos entre Administraciones
de cualquier mbito territorial, lo que evitara al ciudadano, entre otros, el tener que
presentar cualquier documento que anteriormente hubiera presentado en otra administracin; o una mayor transparencia en la gestin (las Nuevas Tecnologas facilitan
esta tarea al hacer la informacin ms accesible al ciudadano), por lo tanto se trata de
perfeccionar lo conseguido y seguir avanzando.
BIBLIOGRAFA
Espaa. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Boletn Oficial del
Estado, de 27 de noviembre de 1992, nm. 285, pp. 40300-40319.
Espaa. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma electrnica. Boletn Oficial del
Estado, de 20 de diciembre de 2003, nm. 304, pp. 45329-45343.- Espaa. Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos. Boletn Oficial del Estado, de 23 de junio de 2007, nm. 150, pp.
27150-27166.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL EN


UN ORGANISMO PBLICO: DISEO Y PUESTA
EN MARCHA EN EL INSTITUTO ANDALUZ DE
PATRIMONIO HISTRICO
Pilar Acosta Ibez

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602 - Pgs. 355-378

EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL EN UN ORGANISMO PBLICO: DISEO Y PUESTA EN MARCHA EN


EL INSTITUTO ANDALUZ DE PATRIMONIO HISTRICO
THE PROCESS OF DOCUMENT MANAGEMENT IN A PUBLIC BODY: DESIGN AND IMPLEMENTATION AT THE
ANDALUSIAN INSTITUTE OF HISTORICAL HERITAGE

Pilar Acosta Ibez

Tcnico superior de archivo y gestin documental


Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico
pilar.acosta@juntadeandalucia.es

Recibido: 09/10/15
Aceptado: 10/11/15

Resumen
El objetivo de la presente comunicacin es exponer el desarrollo del proceso de gestin documental en un organismo pblico: el Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico. Dicho proceso
aborda las tareas de tratamiento documental necesarias para la correcta gestin de los documentos,
que abarcan el ciclo de vida de los mismos: desde su generacin o recepcin en la institucin hasta
que se decide su conservacin permanente o expurgo. Para ello se explica la misin, el diagrama
de flujo del proceso y los elementos ms importantes para su implementacin y puesta en marcha.
Palabras clave
Gestin de documentos, Archivos Centrales, Organizacin de archivos.
Abstract
The purpose of this paper is to present the development of the document management
process in a public body, the Andalusian Historical Heritage Institute.
This process addresses the document processing tasks necessary for the proper management of documents, covering their life cycle, from its generation or receipt until the final
decision about preserving or discarding them.
To this end, the mission, the flowchart of the process and other key elements for its implementation are explained.
Keywords
Document management, Central Archives, File Organization.

356

Pilar Acosta Ibez

INTRODUCCIN
El Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico (IAPH, en adelante) es una institucin
pblica de la Comunidad Autnoma de Andaluca, dedicada al desarrollo de actividades
en el mbito del patrimonio cultural. Sus principales fines son: la investigacin, la intervencin, el estudio y documentacin, la difusin y la formacin en dicho mbito1.
Se cre en el ao 1989 como servicio especial de la Consejera de Cultura de la
Junta de Andaluca y en el ao 2007 se constituy como entidad de derecho pblico,
adoptando la forma de Agencia Pblica Empresarial, en virtud de la Ley 9/2007 de
22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca. En el artculo 53 de
dicha ley se establece que estas agencias debern implantar sistemas de gestin de
calidad para el desarrollo de sus actividades y tareas, de forma que se asegure el cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia, igualdad de trato, modernizacin
en la gestin y mejora continua de la calidad de los servicios.
Con este marco normativo de fondo, la institucin decidi redefinir su modelo
de organizacin y gestin adoptando un Sistema de Gestin por Procesos que asegurase el cumplimiento y desarrollo eficaz de los principios y fines recogidos en su
ley de creacin. Como punto de partida del diseo e implantacin del Sistema, se
defini la misin, visin y valores de la institucin y se elabor el mapa de procesos
que identifica los principales grupos de actividades. En este contexto, el archivo central, propuso incluir la Gestin Documental como proceso de soporte transversal y
de apoyo a la gestin de los trabajos.
En las siguientes pginas exponemos el diseo del Proceso de Gestin Documental y su alcance a travs de los siguientes apartados:
El Punto de partida: Requisitos y elementos.
Colaborando entre todos: El diseo del Mapa de Procesos y de la Gestin
Documental.
Empezando a rodar: La Implementacin.
Asignaturas pendientes: El futuro.
Para compartir: Conclusiones.
En el punto de partida, explicamos los principales elementos y requisitos que se tuvieron en cuenta para el desarrollo del Proceso de Gestin Documental en el IAPH. A continuacin, describimos los principales elementos del Mapa de Procesos de la institucin,
el diseo del diagrama de flujo de la gestin documental y los elementos necesarios para
empezar a rodar. Seguidamente, se exponen las acciones que se han desarrollado hasta la
1. Ley 5/2007, de 26 de junio, por la que se crear como entidad de derecho pblico el Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

357

fecha. En cuarto lugar, explicamos cules son las acciones pendientes de desarrollar. Por
ltimo, destacamos la capacidad de adaptacin del mismo, la posibilidad de reutilizacin
por otros organismos e instituciones, as como el valor que la puesta en marcha del Proceso de Gestin Documental aporta a la gestin institucional y al archivo.
Los actores principales de esta experiencia han sido y son: la direccin de la institucin que asume el liderazgo, el rea de calidad que coordina todo el sistema de gestin
por procesos, la empresa contratada para ayudar en el diseo, la plantilla de trabajadores y trabajadoras del IAPH a los cuales se les pidi colaboracin y el personal del
archivo responsable de disear y poner en marcha el proceso de gestin documental.
Para el diseo y desarrollo del proceso se atendieron los trabajos sobre calidad y
archivos, administracin y gestin de documentos de los siguientes autores: Bustelo
Ruesta, Carlota (2014, 2012, 2008, 2006, 2003); Cruz Mundet, Jos Ramn (2013,
2006); Llans Sanjun, Joaqun (2012, 2006) y Moro Cabera, Manuela (2011,
2004) y Nez Fernndez, Eduardo (2007).
EL PUNTO DE PARTIDA: REQUISITOS Y ELEMENTOS
En el ao 2010, el IAPH afronta el diseo e implantacin de su Sistema de Gestin
por Procesos coincidiendo con la tramitacin del anteproyecto de la Ley 7/2011, de 3
de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca. Estas dos circunstancias unidas fueron detonantes de la propuesta, por parte del Archivo,
del desarrollo y puesta en marcha del Proceso de Gestin Documental.
Antes de ponernos manos a la obra, nos planteamos cules eran los elementos y
requisitos que tendramos que tener en cuenta a la hora de abordar el diseo e implantacin del proceso de Gestin Documental en el IAPH. Los principales:
La titularidad de los documentos y el papel del Archivo IAPH en el Sistema
de Archivos de Andaluca.
La legislacin aplicable.
Los requisitos de las normas tcnicas de calidad.
Los requisitos de las normas tcnicas de gestin documental.
Los procesos de trabajo de la institucin y la idiosincrasia de la metodologa
de trabajo del IAPH.
LA TITULARIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y EL PAPEL DEL ARCHIVO
IAPH EN EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCA
Los documentos del IAPH son documentos de titularidad pblica, recogidos
como tales en el artculo 9.2 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca y como tales pertenecen
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

358

Pilar Acosta Ibez

al Patrimonio Documental de Andaluca en virtud del artculo 15.1 de esta ley,


y son imprescriptibles, inalienables e inembargables teniendo que cumplir los
siguientes requisitos: autenticidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin estando la institucin obligada a custodiarlos y preservarlos (FERNNDEZ
RAMOS, 2012)2.
La ya citada Ley 7/2011, en su artculo 36, obliga al IAPH: a la realizacin
del tratamiento archivstico de los documentos de forma que se asegure su disponibilidad y servicio de consulta, a aplicar las funciones de gestin documental
recogidas en la ley y a garantizar la aplicacin de las normas de acceso. Para ello,
la institucin se dot en su momento de un archivo central (Archivo IAPH, a
partir de ahora) que ser el encargado de coordinar el correcto tratamiento de los
documentos desde su origen hasta su expurgo o transferencia al Archivo General
de Andaluca.
El Archivo IAPH, es, dentro de Sistemas de Archivos de la Junta de Andaluca,
un archivo central de titularidad y gestin autonmica que depender orgnicamente
del IAPH y funcionalmente estar coordinado junto con el resto de archivos centrales por el Archivo General de Andaluca3.
Por otro lado, ya en el anteproyecto de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, se recoga la obligatoriedad de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca, como
es nuestro caso, de aplicar las funciones de gestin documental a lo largo de todas las
fases del tratamiento archivstico, definindola segn su artculo 53 como el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carcter transversal a lo largo del
ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, as como
para la configuracin del Patrimonio Documental.
LA LEGISLACIN APLICABLE
Adems de lo anterior, para poder disear nuestro proceso y encajarlo en el Sistema de Gestin de Proceso del IAPH, tenamos que identificar y atender a la normativa aplicable, entre otras, de las siguientes materias:
Archivos.
Procedimiento Administrativo Comn.
2. El Captulo I de la Ley Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio
Documental de Andaluca, est dedicado a los Documentos de Titularidad Pblica siendo sus disposiciones aplicables al caso del IAPH.
3. DECRETOS 233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se establece el funcionamiento de
los archivos centrales de las Consejeras, Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca
y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca y DECRETO 323/1987, de 23 de diciembre,
por el que se crea el Archivo General de Andaluca.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

359

Organizacin del Sector Pblico.


Patrimonio Histrico.
Proteccin de Datos de Carcter Personal.
Contratos del Sector Pblico.
Propiedad Intelectual.
LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS TCNICAS DE CALIDAD
Por otro lado, el IAPH, decidi implantar la gestin de calidad de sus procesos de
trabajo basndose en la Norma UNE-EN ISO 9001 Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos. Dicha norma estableca una serie de requisitos para la documentacin que tambin tuvimos que tener en cuenta en el diseo de todos los procesos de
trabajo, en general, y del Proceso de Gestin Documental, en particular. (UNE-EN
ISO 9001, 2008, p. 13).
De qu documentos habla la norma de calidad?:
Documentos del sistema de gestin por procesos: manual de calidad, poltica de calidad y objetivos.
Documentos generales de cada proceso: diagramas de proceso y procedimiento, protocolos, instrucciones...
Documentos: la norma se refiere a los modelos de documentos de cada
proceso.
Registros: la norma se refiere a las evidencias documentales que genera la
ejecucin de los procesos, es decir, los expedientes y documentos de archivos.
Cules son los requisitos que exige cumplir respecto a los mismos?
Establecer y mantener actualizado el manual de calidad.
Disear un procedimiento que defina los controles para la aprobacin y/o
modificacin de los documentos.
Disear un procedimiento que defina los controles para la identificacin,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los
registros.
Tener actualizado los documentos generales de cada proceso, incluido diagramas de flujo.
Tener revisados y actualizados los modelos de documentos y disponibles en
el sistema de informacin del sistema.
Tener identificados y disponibles los registros de los documentos de cara a
las auditoras.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

360

Pilar Acosta Ibez

LAS NORMAS TCNICAS DE GESTIN DOCUMENTAL


Por coherencia con el Sistema de Gestin de Calidad que se estaba implantando
en la institucin, la norma tcnica que observamos para poder crear el armazn de
nuestro proceso de gestin documental fue la ISO 15489 (UNE-ISO 15489, 2006)4.
La norma, establece que el sistema de gestin de documentos debe asegurar que los
documentos gestionados sean autnticos, fiables, ntegros y accesibles. Adems para que
estos cumplan con su funcin de apoyo al desarrollo de las actividades, cumplimiento
del marco reglamentario, rendicin de cuentas y toma de decisiones, se debe trabajar en:
La identificacin de los documentos que deben generar los distintos procesos de trabajo.
El diseo de la forma y estructura de los documentos, definicin del modo
de incorporacin al sistema e implementacin de las tecnologas necesarias.
El diseo de la poltica de metadatos.
La definicin de los requisitos legales y normativos
La definicin de los requisitos de disposicin, acceso, transferencia y conservacin y/o expurgo de los documentos.
La definicin de tcnicas de organizacin y clasificacin que aseguren el
cumplimiento de los requisitos anteriores.
El modo de evaluacin y la identificacin de oportunidades de mejora.
Atendimos sus requisitos comprobando que no se creaban incoherencias con la
prctica archivstica contrastada en los archivos de nuestro sistema, ni con nuestro
marco legal y normativo.
LOS PROCESOS DE TRABAJO DE LA INSTITUCIN Y LA IDIOSINCRASIA DE LA METODOLOGA DE TRABAJO DEL IAPH
Tenamos claro adems, que el diseo del proceso de gestin documental, tena que estar sustentado en un conocimiento amplio de la institucin, su historia
y sus actividades, requisito importante para conocer las necesidades documentales
del IAPH, en general, y de cada proceso de trabajo, en particular. El Archivo IAPH
desarrollaba esta labor de investigacin desde haca tiempo, a travs del estudio de
planes estratgicos, programas, memorias de gestin, estudios de procedimientos de
trabajo y entrevistas con las oficinas y reas productoras.
Por ltimo, para que nuestro proceso funcionara tenamos que atender a las peculiaridades de las formas de trabajo y la idiosincrasia de las relaciones laborales ya que,
4. La UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistema de gestin para los documentos no se publicaron hasta un ao y medio ms tarde.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

361

casi todo el personal deba ser contemplado como gestor documental al incorporar
en mayor o menor medida el tratamiento de documentos al desarrollo de sus tareas.
(LLANS, 2002, p. 63).
Estas relaciones se caracterizaban por una escasa funcionarizacin de la plantilla y
por la participacin de un elevado nmero de colaboradores externos. Se creaba un
ambiente propicio para la investigacin, estudio y desarrollo de metodologas innovadoras pero poco propicias para la gestin normalizada de las actividades de trabajo,
lo que se traduca en una gestin desigual y escasa, de la produccin documental.
Para superar esta situacin el apoyo y liderazgo de la direccin y de los responsables
de procesos fueron pieza clave y necesaria para llevar a buen trmino el desarrollo de
las polticas de gestin documental.
COLABORANDO ENTRE TODOS: EL DISEO DEL MAPA DE PROCESOS Y DE LA GESTIN DOCUMENTAL DEL IAPH
En este apartado vamos a exponer:
Los recursos principales con los que se cont para el diseo del Sistema de
Gestin por Procesos.
La definicin de los procesos y la elaboracin del mapa de proceso de la
entidad.
La definicin de la misin y alcance del Proceso de Gestin Documental
del IAPH
El diagrama de flujo de la Gestin Documental en el IAPH
LOS RECURSOS PRINCIPALES CON LOS QUE SE CONT PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS
Recursos Humanos:
La empresa consultora. Durante la fase de diseo, el IAPH, cont para
la planificacin y coordinacin de las tareas con el apoyo de la empresa
IMPConsultores, especializada en consultoras de calidad, diseo de procesos y mejora productiva de las organizaciones.
La direccin del IAPH. Ejerci el compromiso y liderazgo necesarios para
poder implantar el Sistema.
El rea de Calidad. Ejerci la coordinacin tcnica junto con la empresa
consultora.
El Archivo. Estuvo al frente del diseo del proceso de Gestin Documental
y del cumplimiento de requisitos de la documentacin para la gestin de
la calidad.
TRIA N 20. 2016
I.S.S.N. 1134-1602

362

Pilar Acosta Ibez

Los grupos de trabajo. Se cre uno para cada proceso de trabajo. Funcionaron
en talleres y tuvieron como objetivo aprobar la misin, alcance, entradas y salidas de los distintos procesos, as como las relaciones entre los mismos. Los
grupos estaban constituidos por personal tcnico especializado, un responsable
del rea funcional y un consultor de IMP que ejerca las labores de orientacin.
Recursos Materiales:
Software para la gestin del Sistema de Gestin por Proceso: Isotools, software de gestin de Sistemas de Calidad y mejora continua que gestiona los
procesos, sus indicadores, las acciones de mejoraetc.
Software para el modelado de los procesos: Visio de Microsoft Office5.
LA DEFINICIN DE LOS PROCESOS Y LA ELABORACIN DEL MAPA
DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
El mapa de procesos es la organizacin esquemtica del conjunto de actividades
que el IAPH realiza para alcanzar sus objetivos6. Los pasos bsicos para su diseo fueron: la clasificacin de los procesos, la identificacin de los mismos y la plasmacin
grfica del mapa de procesos.
Los procesos de trabajo se clasificaron en procesos estratgicos, operativos y de
soporte. Los primeros estn representados en la parte superior del mapa y engloban
todas las actividades relacionadas con las funciones directivas y de planificacin de
la institucin, as como aquellas ligadas a toma de decisiones claves para el rumbo
del IAPH. Los procesos operativos ocupan el ncleo central del mapa y son aquellos
que soportan el conjunto de actividades encaminadas a la realizacin de productos y
servicios. Por ltimo los procesos de soporte estn representados en la lnea inferior y
representan el conjunto de actividades de carcter transversal y de apoyo al desarrollo
del resto de procesos, entre ellos la gestin documental.
Se identificaron un total de veinte procesos de trabajo:
Procesos estratgicos: Planificacin estratgica, Gestin de la cooperacin, Coordinacin de la Investigacin, Marketing y Comunicacin y Gestin de la Calidad.
Procesos operativos: Gestin de las relaciones con los usuarios, Informacin y
documentacin, Intervencin, Anlisis cientfico, Asesora tcnica, Formacin, Difusin y Proyectos I+D+i.
5. La Junta de Andaluca ha desarrollado un software para el diseo e implementacin de diagramas
de procedimiento, Model@, disponible para las administracin y entidades pblicas en su portal de
soporte electrnico: https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/modela.
6. IAPH. Instrucciones del Sistema de Gestin por Procesos del Instituto Andaluz del Patrimonio
Histrico. 2011. Pg 6.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

363

Procesos de soporte: Administracin y finanzas, Contratacin y compras, Asesora jurdica, Gestin de personas, Sistemas de Informacin, Gestin ambiental,
Infraestructuras y equipamiento y Gestin documental.
La representacin grfica se concret en el siguiente mapa de procesos:

Grafico 1. Mapa de procesos del IAPH.

LA DEFINICIN DE LA MISIN Y ALCANCE DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL


Para la puesta en marcha del proceso de Gestin Documental, se elaboraron o actualizaron los siguientes elementos requeridos por el Sistema de Gestin de Procesos:
diagrama de flujo, ficha del proceso, protocolos, plantillas e indicadores. El Diagrama
de flujo del proceso es la representacin grfica de las tareas en que se divide el proceso y
de la asignacin de responsabilidades: qu se hace, cmo y quin7. La ficha de proceso,
define la misin, alcance, entradas, salidas y registros del proceso8. Los protocolos hacen
7. IAT, Gua para una Gestin basada en Procesos. 2009. pp 38-44.
8. IAT, Gua para una Gestin basada en Procesos. 2009. pp 44-49.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

364

Pilar Acosta Ibez

referencia a los procedimientos de trabajo, directrices, metodologas, normas tcnicas,


guasetc. Las plantillas son los modelos de documentos que necesitamos para el desarrollo del proceso. Por ltimo, los indicadores son las herramientas de medida que
vamos a utilizar para evaluar la calidad y la eficiencia de nuestro proceso.
Para esta fase de diseo, se cre un grupo de trabajo multidisciplinar integrado por
personal adscrito a diferentes reas de trabajo: contratacin, administracin, rea de difusin y publicaciones, investigacin histrica, infraestructuras y equipamientos. En las
reuniones del grupo se trabajaron y aprobaron: la definicin de la misin y alcance del
proceso, el diseo del diagrama de la gestin documental y los indicadores de evaluacin.
El primer paso fue definir cul sera la misin del Proceso de Gestin Documental en la institucin: Asegurar el cumplimiento eficiente de tareas y procedimientos
reglados de carcter transversal que regularn los documentos que se generen en el
IAPH, desde su origen o entrada en la unidad administrativa correspondiente hasta
su conservacin o eliminacin en el Archivo, para garantizar el acceso, valores y
disposicin de los mismos y de la informacin que contienen, as como proteger el
patrimonio documental generado.
El alcance del proceso, indicaba donde empezaba el proceso, qu inclua y dnde
terminaba. Decidimos que el proceso empezaba con la necesidad de gestionar un documento generado o recepcionado en el IAPH, inclua la gestin del documento desde su
origen o entrada en la unidad administrativa correspondiente hasta su conservacin o eliminacin en el archivo central, y terminaba con el documento correctamente gestionado.
Las entradas del proceso son:
Documentos registrados de entrada y salida.
Documentos generados por los procesos de trabajos de IAPH.
Documentos generados, cuyo procedimiento no ha sido recogido en proceso de trabajo, pero que cumple los requisitos de entrada al sistema de
gestin documental9.
Las salidas del proceso son:
Documentos transferidos a Archivo de nivel superior.
Documentos expurgados reglamentariamente.
Los documentos del proceso son:
Cuadro de clasificacin del IAPH.
Directrices de destruccin y expurgo de documentos / registros.
9. Los requisitos se vern en el siguiente subapartado Diagrama de Flujo de la Gestin Documental en el IAPH.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

El proceso de gestin documental en un organismo pblico: diseo y puesta en marcha

365

Directrices de gestin documental especficas.


Normas para transferencia de documentos al Archivo.
Relacin de entrega de documentos al Archivo.
Base de datos del Archivo.
Directrices, en su caso, para la realizacin de transferencias de archivo de
nivel superior.
Expediente de estudio de identificacin y valoracin de serie documental
Tabla de valoracin aprobada.
Acta de expurgo.
Relacin de entrega de transferencia a archivo de nivel superior.
EL DIAGRAMA DE FLUJO DE LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL IAPH
Para que no quedara fuera ninguna fase importante del tratamiento de los documentos, al elaborar el diagrama tuvimos en cuenta, tanto los componentes claves del
proceso que describe la ya citada Norma ISO 15489, como las tareas archivsticas
definidas en la Ley 7/2011.
El objetivo era realizar un diagrama que fuera la columna vertebradora de las
tareas del archivo y que, a la vez fuera anexo imprescindible para el desarrollo de las
tareas de gestin administrativa del resto de procesos. (CRUCES, 2013).
Los principales hitos definidos de forma secuencial para cualquier documento generado o recepcionado en el IAPH son: la identificacin, la clasificacin, la seleccin
y organizacin, la transferencia al archivo central, la conservacin y mantenimiento,
la disposicin y acceso, la valoracin, la salida del archivo central.
Cualquier documento generado o ingresado en el IAPH deber cumplir los criterios establecidos para el ingreso en el sistema de gestin documental. As, con carcter general, sern susceptibles de ser tratados los documentos que cumplan los
siguientes criterios:
Documentos generados en el desarrollo de los procesos definidos en el
mapa de procesos del IAPH.
Documentos de actas de reuniones de rganos colegiados.
Documentos que incluyan tomas de decisiones.
Aquellos que cumplan con la legislacin aplicable en materia de archivo.
Aquellos que cumplan con las normas internacionales de gestin documental, en concreto la Norma UNE ISO15489.

TRIA N 20. 2016


I.S.S.N. 1134-1602

366

Pilar Acosta Ibez

Cualquier documento generado o ingresado en el IAPH deber adems pertenecer al cuadro de clasificacin de la institucin. En caso de que no est contemplado deber revisarse el cumplimiento de los criterios, y en caso positivo, crear
la serie documental pertinente. En caso negativo, los documentos cumplirn unas
directrices mnimas de gestin para su tratamiento, destruccin y reciclaje, y quedarn fuera del sistema.
La organizacin y seleccin se llevar a cabo en el archivo de oficina que deber
cumplir las directrices de gestin documental asignadas a la serie documental a la que
pertenece el documento.
Una vez transcurrido el plazo establecido en las pautas de gestin documental se
transferirn al Archivo Central. La transferencia se llevar a cabo segn el procedimiento establecido en las normas.
Una vez en el archivo, la conservacin y mantenimiento de los soportes seguirn
las directrices del rea de Conservacin Preventiva para los soportes materiales y del
rea de Sistemas de Informacin para los soportes electrnicos.
La disposicin y acceso se llevar a cabo a travs de los servicios de consulta y
prstamo administrativo. Ambos servicios tienen sus correspondientes diagramas de
procedimiento dentro de los procesos operativos ya que al estar contemp