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CRÉDITOS

ÍNDICE

N.º 22 - 2018
Revista Archivística de la Asociación de Archiveros
de Andalucía

TRIA
22
TRIA
Revista Archivística de la Asociación de Archiveros de Andalucía

22
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un órgano de expresión y de formación
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el ámbito andaluz y español. Su campo son todos los problemas
teóricos y prácticos que plantea la profesión, sin limitaciones apriorísticas de ningún tipo, ex-
ceptuando el interés y la calidad de los trabajos presentados para su publicación. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningún
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FINES DE TRIA:
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formación profesional permanente de la Asociación de Archiveros de Andalucía, al
servicio de los archiveros e interesados por los trabajos sobre los Archivos, en el ámbito
andaluz y español. Su campo de trabajo incluye todos los problemas teóricos y prácti-
cos que plantea la profesión, sin limitaciones apriorísticas de ningún tipo, exceptuan-
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Manuel Romero Tallafigo (Universidad de Sevilla)
Manuel Ravina Martín (Archivo General de Indias)
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Antonia Heredia Herrera (Archivera)
Antonio González Quintana (Subdirector General de Archivos, Comunidad de
Madrid.)
Luis Torres Freixinet (Archivo Municipal de Zaragoza)
Luis Hernández Olivera (Universidad de Salamanca)
María Luisa Conde Villaverde (Fiscalía General del Estado)
Severiano Fernández Ramos (Universidad de Cádiz)

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ÍNDICE
1

PRESENTACIÓN DE LA PRESIDENTA DE LA ASOCIACIÓN DE


ARCHIVEROS DE ANDALUCÍA
Noemi Belmonte Rguez-Pascual......................................................................... 9

ARCHIVE SERVICES IN THE TWENTY FIRST CENTURY


Deborah Jenkins................................................................................................... 17

ARCHIVES FOR EVERYONE: COOPERATION ACROSS CITY AGENDA


ON BEHALF OF THE CITIZEN
Tim Harris............................................................................................................. 31

ARCHIVES PORTAL EUROPE: LOS TRABAJOS DE NORMALIZACIÓN


ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO EUROPEO Y SU INFLUENCIA EN EL
ACCESO E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
Ana María López Cuadrado................................................................................. 47

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO


EN LA NUEVA REGULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Y SU RELACIÓN CON LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA
Antonio David Berning Prieto........................................................................... 69

ARCHIVOS AL SERVICIO DE SUS USUARIOS:


UN ENTENDIMIENTO POSIBLE
Ana Díaz Sánchez................................................................................................. 91

EL REPOSITORIO DIGITAL EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL


DEL ESTADO: LA CULMINACIÓN DE UN PROCESO
Elena Cortés Ruiz................................................................................................ 101

REPOSITORIOS DIGITALES, LOS NUEVOS


DEPÓSITOS DE DOCUMENTOS
Josefina Otheo De Tejada.................................................................................... 109

PORTADA
PIERREFITTE-SUR-SEINE. UN NUEVO EDIFICIO PARA LOS ARCHIVOS
NACIONALES DE FRANCIA
Jean-Luc Bichet.................................................................................................... 117

¿SE PUEDE OFRECER SERVICIO DE ARCHIVOS A TRAVÉS DE LAS REDES


SOCIALES? LA EXPERIENCIA DEL ARCHIVO GENERAL DE ANDALUCÍA
A TRAVÉS DE FACEBOOK
Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas.................................................. 133

¿ESTÁN PREPARADOS LOS ARCHIVOS PARA AFRONTAR EL RETO


DIGITAL GLOBAL Y EL DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
EN PARTICULAR?
Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez................................ 151

LA CUANTIFICACIÓN DEL SERVICIO: CENSOS Y ESTADÍSTICAS


DE ARCHIVO
Gema Herrera Vázquez........................................................................................ 169

TESTAMENTARÍAS, MUCHO MÁS QUE UNA SERIE


Miguel Ángel Sánchez Herrador...................................................................... 201

LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES:


ESTUDIO EXPLORATORIO EN ARAGÓN
Tamara Morte Nadal........................................................................................... 225

UNA PROFESIÓN AL SERVICIO DE TODOS. LOS RETOS DE UNA


NUEVA DIMENSIÓN DEL SERVICIO Y DE SUS USUARIOS
Rafael Martínez Ramos....................................................................................... 251

EL SERVICIO Y EL USO: DEL DOCUMENTO A LA INFORMACIÓN


Antonia Heredia Herrera................................................................................... 271

PORTADA
PRESENTACIÓN DE LA PRESIDENTA DE
LA ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCÍA
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PRESENTACIÓN DE TRIA 22 DE LA PRESIDENTA DE
LA ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCÍA
Noemi Belmonte Rguez-Pascual

E l pasado mes de noviembre de 2018 se celebraron en el marco incompara-


ble del Museo de Málaga las II Jornadas Internacionales de la Asociación
de Archiveros de Andalucía, bajo el título “El servicio de los archivos en la era
de la información”. Paralelamente a las mismas, tuvo lugar la Asamblea anual de
dicha Asociación, en la que se produjo la renovación de sus cargos directivos,
tomando esta presidencia un difícil testigo de la Junta Directiva saliente, carac-
terizada por su buen hacer en todas y cada una de las facetas en las que tiene
presencia nuestra Asociación, así como en las actividades, cursos, jornadas, etc.
organizadas en estos últimos años.
Esta nueva junta directiva ha adquirido el compromiso de continuar la excelente
labor realizada por nuestros predecesores, a los que desde aquí agradecemos pública-
mente la labor realizada en estos años y la colaboración recibida para el traspaso de
competencias.
Es por tanto un enorme reto para nosotros que afrontamos con gran ilusión,
planteándonos tres objetivos fundamentales: el desarrollo profesional de los asocia-
dos y de la comunidad archivística en general, la defensa de los archivos, y la apertura
de nuestra comunidad profesional a la sociedad.
Para ello, entre otras acciones, se ha impulsado el Plan de Formación 2019 que
intenta llevar las acciones formativas a todas las provincias de nuestra comunidad
autónoma, y dar respuesta a las necesidades que nuestros asociados han considerado
prioritarias. Así mismo, como segundo objetivo queremos dar visibilidad al papel
que los archiveros tienen en la transformación digital de la sociedad y de las organi-
zaciones, así como para defender la existencia en nuestra comunidad de archivos co-
rrectamente dotados (tanto en recursos humanos como materiales, infraestructuras
y presupuestos). Por último, y con la intención de dar a conocer nuestra comunidad
a la sociedad, y dejar presente nuestra importancia como gestores y como garantes

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de la memoria, queremos ampliar nuestra colaboración con otras entidades (FAMP,
Universidades...) y aumentar nuestra presencia en redes sociales.
Indiscutiblemente, la continuidad de la Revista TRIA es otro de los objetivos a
cumplir en esta nueva etapa, manteniendo su periodicidad anual, estableciendo los
mecanismos de control que aseguren la calidad de los artículos, e intentando aumen-
tar su calificación en los índices y repertorios de publicaciones científicas.
Fruto de este interés por continuar la publicación de TRIA es este número 22,
que recoge ponencias, participaciones en mesas de debate y comunicaciones de las
II Jornadas Internacionales, celebradas como ya hemos comentado en la ciudad de
Málaga, del 14 al 16 de noviembre de 2018.
Como ya se expuso en la presentación de dichas Jornadas, “la razón de ser de los
archivos es, en primera instancia, servir a las organizaciones y a las personas que pro-
ducen los documentos que gestionan y conservan y, en segundo lugar y en general, a
aquellas otras personas que demandan sus servicios, ya sea por razones de defensa de
derechos, de investigación o, simplemente, por mero interés cultural”.
No obstante, los tiempos que vivimos han dado lugar a realidades que sobrepasan
esta perspectiva tradicional del servicio en los archivos. Realidades en las que vemos
cómo se amplía el concepto de “interesado” y se incrementa notablemente el uso
de los archivos; en las que existe una demanda creciente de nuevos servicios (desde
sistemas de gestión documental integrales e integrados, a demandas de información
y datos en formato abierto, pasando por servicios culturales y actividades de difu-
sión); y en las que los cambios de soporte y medios (acceso a documentos a través de
internet, administración electrónica...), determinan incluso la propia configuración
de los archivos.
Son, por tanto, muchos y muy variados los aspectos a estudiar en relación al ser-
vicio de los archivos en la era de la información, pero las II Jornadas Internacionales
han apostado por tres temas básicos:
– El documento, teniendo en cuenta los cambios sufridos en los últimos años,
tanto en su soporte -documento electrónico-, como en su estructura y conte-
nidos -metadatos-.
– El servicio y los nuevos medios de prestarlo a través de las tecnologías de la
información y la comunicación, aplicables a todas las facetas del archivo.
– Y el edificio y el repositorio, junto a las necesidades tradicionales de los ar-
chivos para documentos en soporte papel, se ha analizado la problemática
actual en relación al almacenamiento y conservación de los documentos en
los nuevos soportes.

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Con estos temas como focos de interés, las II Jornadas Internacionales se abrie-
ron con la conferencia inaugural a cargo de Deborah Jenkins, titulada “Servicios de
archivo para el siglo XXI”, quien hizo un repaso por el uso de los archivos y el papel
de los archiveros en los últimos 70 años.
Las ponencias abordaron algunos de estos aspectos del servicio de los archivos
XXI, desde la experiencia londinense de “Archivos para todos” glosada por Tim Ha-
rris, a los trabajos de normalización en el ámbito europeo descritos por Ana López
Cuadrado.
Un elemento innovador de las jornadas fueron las mesas de diálogo, donde se
pudo profundizar en diferentes temas, como el documento administrativo electróni-
co desde su perspectiva archivística y jurídica, el servicio de los archivos y los usua-
rios, los repositorios digitales o los nuevos edificios de archivos.
Las interesantes comunicaciones abordaron cuestiones concretas del servicio en
los archivos, desde la puesta en valor de una determinada serie documental o de un
determinado fondo, a la prestación del servicio a través de redes sociales, la cuantifi-
cación del servicio o la administración electrónica en los archivos.
Las II Jornadas Internacionales se clausuraron con un debate acerca del papel de
los archiveros/as como profesionales al servicio de todos los ciudadanos, en donde
se contó con la intervención de nuestra querida Antonia Heredia, maestra de todos
nosotros y pilar importantísimo en la vocación de servicio de nuestros archivos.
No queremos finalizar sin antes agradecer a todos los que hicieron posible la ce-
lebración de estas jornadas, contenido esencial de esta publicación. Desde la anterior
Junta Directiva encabezada por Mateo Páez, hasta todos aquellos que prestaron su
desinteresada colaboración en Málaga para poder llevar a buen puerto las mismas.
La nueva Junta directiva espera que esta publicación y su valioso contenido re-
sulte de interés tanto para la comunidad científica y académica, como para la comu-
nidad profesional del archivo. Porque, como ya dijo en la presentación de la Revista
Tria 21 nuestro anterior presidente, en definitiva, este y no otro es el fundamento
último de nuestra revista.

Noemi Belmonte Rguez-Pascual

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PONENCIAS

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ARCHIVE SERVICES IN THE TWENTY FIRST
CENTURY
Deborah Jenkins

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TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 19-29

ARCHIVE SERVICES IN THE TWENTY FIRST CENTURY


SERVICIOS DE ARCHIVO EN EL SIGLO XXI
Deborah Jenkins
Consultora de archivos y presidenta del Comité Ejecutivo de EURBICA (Sección
Europea del Consejo Internacional de Archivos)
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 07/11/2018
Aceptado: 11/12/2018

Abstract:
The themes explored in this paper reflect the journey undertaken by the archives profes-
sion in the last 70 years. The redefinition of the use of archives and of the role of archivists
covers a gradual shift from Archivists as impartial providers of information (1945 to 1970);
to Archivists as educators and interpreters (1970 to 1990); then Archivists as representatives
of their culture (from 1990), Archivists as community healers (from 2000) and Archivists as
cultural defenders (from 2010). Finally, we look at the case for the role of the Archivist-Activ-
ist in the present day. Of course, it does not mean that as a new role for the archivist evolved
the earlier role was shed.
The conclusion of this analysis is optimistic for the profession: archivists are now key
players in preserving trustworthy cultural memories.
Key Words:
Impartiality; Interpretation; Community Archives; Archivist-Activist.
Resumen:
Los temas explorados en este documento reflejan el viaje emprendido por la profesión de
los archivos en los últimos 70 años. La redefinición del uso de los archivos y del papel de los
archiveros abarca un cambio gradual desde los archiveros como proveedores imparciales de
información (1945 a 1970); a los archiveros como educadores e intérpretes (1970 a 1990);
los archiveros como representantes de su cultura (desde 1990), los archiveros como sanadores
comunitarios (desde 2000) y los archiveros como defensores culturales (desde 2010). Finalmen-
te, analizamos el caso para el papel del Archivero-Activista en la actualidad. Por supuesto, no
significa que a medida que se desarrolla un nuevo rol para el archivero, el rol anterior se elimine.

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20 Deborah Jenkins

La conclusión de este análisis es optimista para la profesión: los archiveros ahora son ac-
tores clave en la preservación de recuerdos culturales fidedignos.
Palabras clave:
Imparcialidad; Interpretación; Archivos de la Comunidad; Archivista-Activista

Dear Colleagues, dear friends,


It is a great pleasure to be addressing friends and colleagues in Spain and an even
greater pleasure to be doing this in Andalusia, a home from home for me.
And it is also a very real (though very different) pleasure, to be asked to explore
such an open and generous theme. This is an invitation to look to our professional
future. Normally, when archivists ride a time machine, it is to look at the past. On
this occasion, we will be looking to the future, and at the ethical and philosophical
bases on which archive services for the 21st century might be built.
The comments I offer today are based on a long involvement with the interna-
tional archive movement and, to my utter astonishment, on 45 years’ experience as a
municipal and territorial archivist in England! Inevitably, in view of this experience,
some of my analysis will be seen through a British lens and some through an interna-
tional lens, but I hope that this will help raise questions and thoughts. Three weeks
ago, the Sports Archives Section of the International Council on Archives ran a sem-
inar on the experience of Municipal archives and their management of the records of
Olympic Games. It was fascinating to learn about the differences in the management
of the archive of the Barcelona and the London Summer Games. A clear lesson to
be drawn from international comparisons is that while professional issues are fun-
damentally the same around the world, the solutions vary from country to country.
Archivists have travelled a long way in the last half century, and while the road
has sometimes been difficult and continues to be bumpy, the outcome has been
essentially positive. The themes explored today reflect this journey and the gradual
redefinition of the use of archives and of the role of archivists. We will be looking at:
• Archivists as impartial providers of information (in northern Europe, this
stage equates to the period from 1945 to 1970).
• Archivists as educators and interpreters (an additional role, developed in the
period from 1970 to 1990).
• Archivists as representatives of their culture (from 1990).
• Archivists as community healers (from 2000).
• Archivists as cultural defenders (from 2010).

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Of course, it does not mean that as a new role evolved the earlier role was shed.
On the contrary, there was an expectation of cumulation of roles.
ARCHIVISTS AS IMPARTIAL PROVIDERS OF INFORMATION
It might come as a surprise to newly trained archivists today to find out that 50
years ago, certainly in Anglophone countries, the key text book on archive admin-
istration, written by Hilary Jenkinson, envisaged that archivists were meant to be
aloof, separate from the administration whose records were in their stewardship.
Jenkinson actually argued that archivists should not be involved in the creation and
early appraisal of records: more importantly still he stated that archivists should not
be involved in records management. One of the early essays I had to write at archive
school was precisely on whether records management was part of the role of the
archivist. Key to Jenkinson’s thinking was the need for complete dissociation and
separation of the record creators and the archive keepers. Involving archivists in col-
lection building would, in his view, adulterate the reliability of historical evidence
and compromise the impartiality of the archivist.
At that stage, the role of the archivist as an impartial provider of information was
protected by very lengthy closures and restrictions on access to records. Government
agencies, both at a national and at local and municipal levels, transferred their re-
cords to the archives services after long periods of semi-currency.
The role of the archivist has moved on since then but the one significant way in
which this distancing still occurs is that, then as now, archivists make no judgement
about the use of the material by their users. It remains the case (and it is an impor-
tant residual legacy) that archivists will make material in public archives available to
holocaust deniers or to individuals who wish to sue the agencies whose papers are
retained in the archive.
ARCHIVISTS AS EDUCATORS AND INTERPRETERS
While impartiality remained an important objective for archivists in the twenti-
eth century, it soon became apparent that, because of their knowledge of the collec-
tions, professionals employed in archive services were best placed to tell the stories of
the communities, the institutions and the individuals whose papers they were. It was
also felt important that young people should be made aware of the potential con-
tained in archives. Gradually, an uncomfortable compromise evolved in the 1970s
and 1980s, where school children were invited to tour archive services and look at
(but not touch) historical material.
Then, again in an attempt to keep the archivists away from an interpretative
role, teachers were employed by archive services and young people were finally en-
couraged to interact physically with archival material. The concept that people at all

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levels of educational attainment could benefit, could enjoy historical evidence was
finally accepted in the relatively recent past. One of the most interesting educational
projects delivered at one of the offices in my direction actually encouraged children
of primary school age to look at the nature of evidence by re-enacting court trials.
Forty five years ago, the training of archivists was based on the presumption
that the relationship between professionals and users would be based on a personal
relationship, experienced physically. The archivist, the user and the archives would
all be in one reading room together, at the same time. The process of research was a
surprisingly intimate process, based on continued and sometimes lengthy exchanges.
In the first record office where I worked, one of regular researchers was a dentist who
had Wednesday afternoons free – so for years we would see him for half a day per
week every week: we would look out for items of interest to him from Thursday to
Tuesday.
As collections grew in size and reader numbers multiplied, this became more
difficult to deliver. It is worth remembering that at that stage, to justify archive ser-
vice budgets, growth in usage was the commonest argument. As genealogy became
a leading leisure pursuit, archive services were torn between providing services for
the majority of their users and still supporting what was still called ‘serious’ research.
Of all the changes in archive practice which have occurred in my working life,
none has been as significant in the development of archive services as the idea of the
remote use of archives. You will know better than me the reasons for this change –
the automation of finding aids, the digitisation of archives and the introduction of
born digital material in archive collections. In this, like practice in archaeology or
in museology, archive practice has moved dramatically, and perhaps more thinking
is needed here. Digital Archive Reading rooms are more than just a website with an
automated catalogue and digital versions of the treasures held by each archive service.
In selecting items for digitisation, in setting priorities for the cataloguing of col-
lections, archivists are making choices and imposing perspectives on archive services
which need to be explained to users, especially remote users.
ARCHIVISTS AS REPRESENTATIVES OF THEIR CULTURE
It is inevitable that archive practice should reflect as well as inform history writ-
ing. The impact of the Annales School in France, which gradually permeated the
rest of European historical research and methodology in the course of the twentieth
century, cannot be overestimated.
For archives, this led to a broadening of archive collecting, a broadening of the
spectrum of history for which evidence was needed. It might be characterised by the
concept of ‘bottom up’ as well as ‘top down’ archive keeping. Critically, for archivists,

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it meant looking at those parts of their communities and cultures which were not
visible in their collections.
At the end of the twentieth century, it was not yet a professional given in the UK
and elsewhere in Europe that archivists should, in their collecting building, try and
reflect the reality of the populations whose narrative the archives were trying save for
future generations.
This debate, which sounds rather arcane and technical, was particularly strong
among local, regional and territorial archivists. The archivists in Amsterdam, for
instance, found it difficult to document important historical realities of their city
and argued that to achieve full representativeness the diamond, sex and drugs trades
should somehow be reflected in their archival holdings. In London, this period coin-
cided with the building of African Caribbean collections in archive services.
From the end of the 20th century, therefore, we see the opposite of the princi-
ple enounced by Hilary Jenkinson developed. Archivists, through active collection
building, start imposing their interpretation of the cultures to which they belong.
As archive practice evolved, the role of the archivist came to encompass a need for
balance and clarity of purpose in collection building.
ARCHIVISTS AS COMMUNITY HEALERS
The role of archives in community identity became better understood from the
turn of this century. In some parts of Europe, this was clearly reflected in the found-
ing of community archives: that is to say the development of citizen led groups,
focussed on writing, collecting and sharing archives.
In the UK, for instance, early examples of community archive groups developed
in deprived areas deeply affected by the closure of the coal mines in the 80s and 90s.
This movement was supported by the argument in favour of representativeness in
archives, although some professional archivists had difficulty in relating to this devel-
opment. An example of such a citizen archive is available on the NowThen <http://
nowthen.org/collections> website, and citizen archives in the UK have banded to-
gether to produce a joint website <http://www.communityarchives.org.uk/archives>.
Nowadays, ARA, the professional archival association in Ireland and the UK has
a formal and understood relationship with the many community archives created in
the British Isles and has a Community Archives and Heritage Group in its structure.
In the formal archival structures right around the world, there are now countless
examples of the use of archives as essential sources in the exploration of past injustic-
es, crimes, oppression – ranging from evidence in cases of child abuse to records of
extensive land expropriations (such as in Derry-Londonderry in Northern Ireland in

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the seventeenth century, the subject of a recent project between the Derry Archives
and London Metropolitan Archives).
In the UK one of the most telling recent examples of the relevance of archival
evidence in community healing is that of the Hillsborough disaster. For those of you
who are football fans, you may remember that the disaster, which happened on 15th
April 1989 during a Football Association Cup semi-final between Liverpool and
Nottingham Forest Football Clubs at a football ground in Sheffield, was the worst
sporting disaster in British history. Following a police decision, the football ground
was over filled and a crowd crush led to 96 deaths and 766 injuries.
In the original analysis, based on police evidence, it was decided that the deaths
had been accidental. Following over 20 years of campaigning by the families of the
96 victims, an Independent Panel was appointed to review the evidence in 2009.
The independent panel, which reported back in 2012, demonstrated that the police
evidence had been tampered with, and new inquests found that the deaths had been
caused because of the ‘grossly negligent failure’ of the police. The following letter
appeared in the Guardian Newspaper when the Panel published its findings:
Among the most significant contributions to Hillsborough Independent Panel’s report has
been that of archivists and records managers. […They] have been instrumental in making
over 45,000 documents available for the first time. They are to be congratulated for their
hard work and commitment in enabling the records of the Hillsborough disaster to speak
for themselves.
There can be few more powerful examples of the value of archives and records in holding
public authorities to account and ensuring transparency in every branch of government
and administration.
The composition of the independent panel which was chaired by James Jones, the
Bishop of Liverpool is instructive:
• Raju Bhatt, human rights lawyer
• Christine Gifford, expert in the field of access to information
• Katy Jones, investigative journalist
• Bill Kirkup, Associate Chief Medical Officer in the Department of Health
(United Kingdom)
• Paul Leighton, former Deputy Chief Constable of the Police Service of
Northern Ireland
• Professor Phil Scraton, expert in criminology
• Peter Sissons, broadcaster (media)
• Sarah Tyacke, formerly Chief Executive of the National Archives

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And there we have it: a senior archivist, entrusted, along with 8 other experts,
with the review of one of the most emotional and well publicised cases pitching
working class people against the establishment, notably the police in the UK. The
expert assistance of an archivist was not sought in 1989, but, by the first decade of
the 21st century, the requirement for those skills and perspectives was embedded in
a landmark case.
Community healing is all the more important at an international level: it is worth
mentioning two important initiatives in this context.
• Firstly, the creation of the Arusha Archives and Records section of the United
Nations Mechanism of International Criminal Tribunals. The Arusha Ar-
chives and Records section holds the judicial records, the administrative and
other records of atrocities in various parts of the world (including Ruan-
da and Yugoslavia). The Arusha Record Centre in Tanzania represents an
extraordinary investment in justice by the United Nations and evidence of
growing reliance on archives and records as a basis for explanation and un-
derstanding.
• Secondly, the work of the Archives and Human Rights working group of the
International Council on Archives. Its role is more about developing stand-
ards and practices on how archivists should manage this difficult element
of their professional work. It issues a monthly newsletter on archives and
human rights, it develops projects to increase the cooperation between ICA
and archival services and administrations in the field of human rights, and
it supports better and wider use of archives in the defence of human rights.
Key publications include:
1. Basic Principles on the role of Archivists and Records Managers in support of
Human Rights, Archives and Human Rights Working Group - HRWG,
updated October, 2016.
2. Gonzalez-Quintana, Antonio (2009), Archival Policies in the Protection of
Human Rights, UNESCO, ICA. (available in English, French and Span-
ish).
3. Application of ISAD(G) for Human Rights Archives, Trudy Huskamp Pe-
terson, 2005 (available in English).
ARCHIVISTS AS CULTURAL DEFENDERS
The idea that the international community has a role to play in rescuing and
defending archives as cultural artefacts is a long standing one. The Blue Shield sym-
bol, for instance, goes back to the 1954 Hague Convention. However, it is only in
1996 that Blue Shield International was founded (originally as the International

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Committee of the Blue Shield) by four international heritage bodies including ICA
to take action in respect of archives and other heritage assets at risk as a consequence
of conflict. More recently, its remit was extended to cover natural disasters including
climate change. It was originally an informal organisation without a budget, working
closely with UNESCO.
The foundation of local country-based blue shield/bouclier bleu/archivists sans
frontieres groups then followed in the new century – for instance Belgium in 2000,
the UK in 2003, the United States in 2006. The work of these local national com-
mittees is important. So for instance, in the UK, after much campaigning by the lo-
cal Blue Shield committee, the UK Parliament passed the Cultural Property (Armed
Conflicts) Act in February 2017. The 1954 Hague Convention and both Protocols
were ratified and the Act passed into force in December 2017. The UK Government
has released guidance on the implementation of the Act, and UK Blue Shield is now
working with them to look at the most effective ways to do this.
Once again, significant delay occurred between the formulation of the archival
principle and the creation of the mechanism needed for the implementation of the
ensuing action. As I said, Blue Shield goes back to 1954, but programmes such as
the Endangered Archives Programme or the drafting and approval of the Guiding
Principles for Safe Havens for Archives at Risk are twenty first century initiatives.
The Endangered Archives Programme (EAP https://eap.bl.uk/), which was set
up in 2004 under the umbrella of the British Library in London, tries to address the
loss and damage to archives around the world. Since 2004 EAP has supported over
350 projects in 90 countries worldwide, resulting in over 6.5 million images and
25 thousand sound tracks being preserved. In addition to being accessible through
local archival partners, this growing archive of endangered material is available freely
online through this website for the benefit of researchers everywhere. This at-risk
documentary heritage includes: rare printed sources; manuscripts; visual materials;
audiovisual recordings; other objects and artefacts - but normally only where they are
found in association with a documentary archive.
The publication of the Draft Guiding Principles for Safe Havens for Archives at Risk
is another important marker in the increasingly clear definition of the role of the ar-
chivist as an active participant in document collection. The document provides guid-
ance on the archival and ethical principles to be taken into account when planning
the transfer of analogue or digital archives or copies to another institution (typically
in a different country) for safekeeping. The principles, in the words of the editorial
committee which drafted the document ‘provide guidance to everyone concerned
with the protection of archives at risk that are potentially relevant for dealing with
the past processes, and who are interested in establishing safe haven solutions, either

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Archive services in the twenty first century 27

as sending or as hosting institutions’. The work was drafted by a committee which


comprised Swisspeace, ICA and other individuals. There is hope that the Draft will
be accepted as a working document, enshrining ICA policy soon.
Further evidence of the international acknowledgement of the importance of
archival ethics in the recent past comes from developments at WIPO – The World
Intellectual Property Organisation. WIPO’s mission statement – The World Intellec-
tual Property Organisation promotes innovation and creativity for the economic, social
and cultural development of all countries, through a balanced and effective international
intellectual property system – explains it objectives clearly.
The role WIPO plays not just with Patents and Trademarks, but also in dispute
resolution in respect of intellectual property, means that its role cannot be underesti-
mated. But it was only in 2011, after the applying of pressure on a very unresponsive
body by ICA and the Society of American Archivists that WIPO finally acknowl-
edged that there was a need for the perspective of archivists to be reflected in WIPO
debates particularly around the minefield that is Copyright. The tensions between
the wishes of large commercial bodies such as Amazon and the right of individuals
to use information for free, for instance, can easily be imagined. And one might also
reflect on the importance of special exemptions, following the success of the appeal
of Stevie Wonder who attended the WIPO Marrakesh meeting personally to make
the case for copyright exemptions to ‘facilitate access to published works for persons
who are blind, visually impaired or otherwise print disabled’ (Marrakesh Treaty 2013).
THE 21ST CENTURY ARCHIVE SERVICE – ESSENTIAL REQUIREMENTS
I hope that I have convinced you that the role of the archivist has evolved over
the last half century. It follows, naturally, that expectations of what an archive service
should deliver have also changed. It will also have become apparent that there are
conflicting requirements: How do we remain impartial while still championing our
communities and helping define their identities? How do we serve our employing
authorities and agencies while promoting the rights of complainants? How can we,
as agents employed by bureaucracies hold bureaucracies to account?
The tensions in aligning all these roles nevertheless must be reflected in our ar-
chive services of the twenty first century. So what are the essential requirements of
21st century archives services? I suggest we look at these requirements firstly at a
practical level and secondly at a theoretical level:
At a practical level the 21st century archive service:
1. Continues to be an archival treasure-house which defines community identi-
ty and explains the present.

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2. Provides untainted evidence for citizens, in their daily lives.


3. Develops representative archive collections, both paper and digital, and
makes them accessible through online catalogues.
4. Serves users both physically present in the reading room and remote, else-
where in the world.
5. Delivers educational programmes and underpins citizen archives and bottom
up historical projects.
At a theoretical level the 21st century archive service:
6. Complies with and challenges and reviews professional standards. I made a
fleeting reference to ISAD (G) earlier in this talk, but equally important are
the standards which govern the protection and conservation of the physi-
cal artefacts themselves and the management of archival buildings. The new
conservation standard EN 16893:2018 Conservation of Cultural Heritage -
Specifications for location, construction and modification of buildings or rooms
intended for the storage or use of heritage collections is of particular interest. It
was adopted by16 countries immediately following its launch. 45 years ago,
this would simply not have happened.
7. Brings together teams of experts to protect the collections and serve users
present and future. As with hospitals, where different specialisms come to-
gether to help patients recover, so archive services need to bring together
specialists who will unlock the meaning and utility of the historical record.
8. Stands by other archival services locally and around the world.
THE 21ST CENTURY ARCHIVE SERVICE -- WHAT WE HAVE YET TO
LEARN
And in spite of adjusting to all these requirements, on top of all this, more needs
to be done. In some of our professional debates that we are still operating from with-
in our comfort zone.
There are two urgent items on my suggested to-do list:
• Firstly, the digital reading room, which I have already mentioned. A number
of services need to be developed to make it work. The ethics which underpin
remote services should be spelled out.
• Secondly, working out what the concept of shared heritage/displaced ar-
chives really means. Here, I am referring, for instance, to the post-colonial
European settlements and how they affected archives. Across the world, we
have colleagues who do not agree that the documents which tell the story
of colonial expansion are shared heritage. Shared Heritage is an expression

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which implies an agreed, settled interpretation of evidence. We need to be


more aware of bias in telling difficult narratives. The ICA now has a Shared
Heritage Expert Group which at the moment is raising more questions than
finding answers – an essential step in the process.
And so, what have we learnt?
It is an exciting time to be an archivist – there are widening objectives for the
profession and for archive services in 21st century and our ethical framework is clear-
er. Witness the development of the Blue Shield network or the role of archivists in
public enquiries. The growing relevance of archive services in public administration
at national and international levels is now increasingly acknowledged. Witness the
adoption by UNESCO of the Universal Declaration on Archives or the inclusion of
archivists in WIPO deliberations. The growing relevance of archive services in pro-
moting and collecting dissenting voices, stories told through private papers. Witness
the Guiding principles for Safe Havens for Archives at risk. These are fascinating,
creative times for us, as we rethink archive services and prepare them for 21st century
users. Witness the impact of the Endangered Archives Programme.
Finally, archives is no longer a solitary introverted profession: the day of the ar-
chivist-activist has come.

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ARCHIVES FOR EVERYONE: COOPERATION
ACROSS CITY AGENDA ON BEHALF OF
THE CITIZEN
Tim Harris

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 33-45

ARCHIVES FOR EVERYONE: COOPERATION ACROSS


CITY AGENDA ON BEHALF OF THE CITIZEN
ARCHIVOS PARA TODOS: COOPERACIÓN A TRAVÉS DEL
PROGRAMA DE LA CIUDAD EN NOMBRE DEL CIUDADANO
Tim Harris
Assistant Director, London Metropolitan Archives and Chair of ICA/SLMT.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Tim.harris@cityoflondon.gov.uk
Recibido: 08/11/2018
Aceptado: 11/12/2018

Abstract:
The aim of this paper is to show how the proactive City archive can maintain and extend
its role in the modern city government by participating and leading in programmes of activity
across the whole range of activities from education to health and safety and citizenship. London
Metropolitan Archives (LMA) uses distinctive solutions, partnership working and enhanced local
identity to provide services to its governing institution in innovative and perhaps unusual ways
and in this case it has meant a much raised profile and better infrastructure support for London
Metropolitan Archives as a key player within the City of London. These opportunities do exist in
all cities and need to be taken up in order to ensure the preservation of the archive for all citizens.
Key Words:
Partnership, community, citizenship, archives, London, City
Resumen:
El objetivo de este documento es mostrar cómo el archivo proactivo de la ciudad puede
mantener y extender su papel en el gobierno de la ciudad moderna participando y liderando
programas de actividades de todo tipo desde educación a salud, seguridad y ciudadanía. Los
Archivos Metropolitanos de Londres (LMA) utilizan soluciones distintivas, trabajo conjunto
y una mejor identidad local para brindar servicios a su institución gobernante de formas in-
novadoras y quizás inusuales, y en este caso ha significado un perfil muy elevado y un mejor
soporte de infraestructura para los Archivos Metropolitanos de Londres como un elemento
clave dentro de la ciudad de Londres. Estas oportunidades existen en todas las ciudades y
deben aprovecharse para garantizar la conservación del archivo para todos los ciudadanos.

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34 Tim Harris

Palabras clave:
Sociedad, comunidad, ciudadanía, archivos, Londres, ciudad.

The aim of this paper is to show how the proactive City archive can maintain
and extend its role in the modern city government by participating and leading in
programmes of activity across the whole range of local government activities from
education to health and safety and citizenship.
London Metropolitan Archives (LMA) is the largest local authority managed ar-
chive in the United Kingdom with over 100 km of contents on shelving in Central
London. The archives consist of the magnificent and voluminous City of London
Corporation archive dating from 1067 – date; the manuscripts of the Guildhall
Library; and the Metropolitan collections of the counties of London, Middlesex
and the former Greater London Council. It has been able to reinvent itself as local
government structures change but is now mostly centred on one set of premises in
Clerkenwell, just outside the ancient city walls. In each year it receives 30,000 onsite
visitors, 25,000 distance enquiries and 30 million web page hits.
Although the City of London Corporation governs only the square mile of the
financial heart of London (including Guildhall, Bank of England, Stock Exchange,
Lloyd’s Insurance, St Paul’s Cathedral) it runs a number of services on behalf of
London and the Nation. London Metropolitan Archives is one of those services, pro-
viding archive management for London-wide collections. Because many of the most
historic and important institutions of the nation were based in London, the archive
covers many archive collections of national institutions whose headquarters were in
London and of national importance. Being a City of trade (and Empire) there are
also many records of international importance, for example the archive of Standard
Chartered Bank has an amazing photographic collection of its trading bases around
the world, including early images of Shanghai (which impressed the visiting Shang-
hai Municipal Archives team when they visited LMA since they were older than any
photographs they had).
In addition to the strategic London-wide archive that is London Metropolitan
Archives (LMA) there are 32 London boroughs which cover smaller areas of Lon-
don – each with an average population of 250,000 inhabitants – who keep local
archive collections specific to their areas. LMA chairs and hosts The London Archive
Partnership which was set up to ensure local archives in London worked together
and shared information and expertise. We meet regularly with them and often work
alongside them as co-partners on grant funded projects. For instance, we are working
alongside the London Borough of Haringey on a community history project called

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Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 35

Vanguard relating to Black Gay and Lesbian communities in North London, a pro-
ject funded by the Heritage Lottery Fund (which in the UK awards grants totalling
approximately £300 million per annum). We provide management and administra-
tive support to ensure the project is facilitated and completed.
London also has many other non-governmental archives. Indeed an estimated
two thirds of archivists in the UK are based in London. Such a concentration means
there are many different archives offering similar services for their amazing collec-
tions. Sometimes they can be based close to each other but not know of each other,
so in order to provide a voice for all London archives an organisation was set up
known as Archives for London (AFL). It is a limited company registered to LMA’s
address in Northampton Road London EC1. It campaigns on behalf of all London
archives and LMA provides a central London base to hold monthly seminars on
weekday evenings (helped down with a glass of wine) and an Annual Conference –
this year 2018 was about Women in London: Celebrating 100 years of Campaigning
and Change. The existence of these organisations makes for much smoother working
relations with other archives and provides an excellent opportunity for networking,
collaboration and joint initiatives.
DISTINCTIVE SOLUTIONS
Our core business is local archive management. As Chair of the International
Council on Archives Section on Local, Municipal and Territorial Archives (ICA/
SLMT) I visit a lot of city and regional archives and am amazed, despite different
national, local and linguistic differences, our core tasks are very similar. Identifying
archives, taking archives in, cataloguing archives, conserving archives, presenting ar-
chives for research and exhibition, digitising archives. We all do it.
Our catalogue entries number 6 million items but we use the same ISAD(G) cat-
aloguing rules as international colleagues some of whom might be working in much
smaller or indeed bigger archives. We must stick to our core tasks and continue to
make acquisitions and catalogue archives in our care.
However, when opportunities come along we as archivists must be ready to em-
brace whatever new possibilities and challenges lie ahead. In LMA’s case we had
previously been part of the Greater London Council services until the council was
abolished in 1986. Our strategic local authority had been removed. However, as
so often happens, a new regional administration was set up in 2000 known as the
Greater London Authority (GLA). We are not formally attached to the authority but
we operate records management and archive services (on a paid basis) on behalf of
the GLA and its affiliated organisations such as the London Fire Brigade (for which
we have a complete set of records dating back to 1866).

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Commercial storage has been a significant form of activity (and income) for the
London Metropolitan Archives over the last 20 years. Using additional growth space
to it maximum capacity LMA has provided excellent secure, safe, high quality com-
mercial storage in conditions similar to the way it stores the records of the City of
London’s archive collections. At the beginning of running the service it was envis-
aged that LMA should offer an interim storage facility for those organisations who
were not quite ready to hand over their archive collections but nevertheless wanted
to store materials outside of their headquarters. In this was LMA hoped that stored
records would eventually become archive accessions and indeed this did happen for
a number of organisations who appreciated the quality and continuity of service.
However, it soon became clear that in central London, with very high property
prices, organisations and institutions were very keen to make use of commercial
storage facilities. The archive always maintained a strict customer selection policy to
ensure its own conservation standards were not compromised and to ensure storage
was of essential archives and modern records rather than ephemera best sorted out
in an office clearance rather than transferred to the archive. Our customers have in-
cluded blue chip businesses, international charities, educational institutes, local gov-
ernment and central government organisations. These organisations recognised the
importance of what LMA did as an archive, that its staff were all deeply committed
to preserving records to a high standard and therefore felt comfortable about dealing
with a trusted major archive rather than a commercial organisation. Storage income
now accounts for approximately £250,000 of income per year and is an essential part
of LMA budgets.
A further enhancement of the commercial storage model has been the ability of
London Metropolitan Archives to provide additional services beyond storage. When
the National Army Museum in Chelsea closed for 2 years for a major building pro-
ject, the Museum wanted to maintain access to its library and archive collections.
LMA was able to provide use of its archive study area so that readers from the Na-
tional Army Museum, which attracted many international scholars, could continue
to study in London even though the Museum buildings were closed. This was a
formal partnership and LMA received a fee for providing this service. Indeed, it
has become a requirement for some funders, even some planning authorities, that
access to a collection should be continued throughout major projects and we have
stored archives, and provided access to them for a number of organisations. We are
currently providing accommodation for the archives and staff of the Royal College of
Surgeons of England as part of a 3- year partnership – which has seen their number
of readers increase and led to partnership opportunities in exhibitions and events
held at LMA which has many medical and hospital records in its own collections.

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Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 37

PARTNERSHIP WORKING
In the current financial climate, but also enabled by digital ways of working,
LMA finds it essential to work in partnership with many different organisations over
a wide range of subject areas which reflects the enormous diversity within its own
collections from medieval charters to stock exchange records and modern day con-
temporary papers of campaigning and community groups. At any one time we could
be involved with approximately 50 large projects. In order to keep track of progress
and monitor capacity a spreadsheet of external partnerships has been established.
The spreadsheet shows the LMA lead person, the project description, the partners,
level of funding, level of support from LMA, dates of project and progress.
Some projects are very specific aligned to an anniversary date, e.g. Project 950
was about the 950th anniversary of the oldest document, a charter from King Wil-
liam to the City of London in 1067; whereas others may be spread over a long
period of time, for instance our recent project Layers of London which provides
digital linkages of photographs, maps and documents relating to geo-tagged sites in
London. This project does have a time-limited funding allocation but will continue
for years to come.
Over the past year LMA has provided training partnerships through Skills for
the Future in partnership with the National Archives, enabling people from non-tra-
ditional educational backgrounds access to the world of archive work. In a similar
vein, LMA was able to provide internships for 2 students from the Chinese Ming-
Ai Institute providing a cultural introduction to archive management in the UK.
This was not just a one-way process as LMA benefited from insights, challenges and
questions about the way it conducted its archive management and engagement with
new audiences.
It would be impossible to go through every partnership in this paper but high-
lights include working with London Screen Archives (where LMA already stores
films from 17 London boroughs and numerous other London institutions) to pro-
vide greater access to archive film collections. As well as providing regular screenings
of archive films at LMA, and a monthly film club for archive film enthusiasts, the
LMA has taken over responsibility for a Kino Van which enables us to attend local
events, fairs, gatherings – taking archive film out to the community, particularly in
the outer London suburbs. At one such event recently, held at Alexandra Palace in
North London, 750 people viewed archive films out of the Kino Van on one Satur-
day afternoon. In November 2018 the Kino Van is attending the Lord Mayor’s Show,
one of London’s greatest pagaents, sited next to St Paul’s Cathedral in the heart of
the City.

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Working with communities to preserve archives has many challenges. LMA has
worked very hard to build up trust in a number of different communities, notably
the Afro-Caribbean community through the Huntley Archive; and also the Lesbian
Gay Bisexual and Transgender (LGBT) Community through its Speak Out Oral
History project. Speak Out started by scoping out the true extent of documentation
of the LGBT community in the archives by targeting particular collections and iden-
tifying relevant search terms. This unlocked series of records where traditional tech-
nical language of the courts obscured the meaning of words and revealed more infor-
mation about the extent and patterns of activity within the community. To illustrate
what life was like before the legalisation of homosexuality a group of volunteers
from within the LGBT community was trained in collecting oral histories and the
stories told relate to the colourful and sometimes tragic lives and times of Londoners
(and many from outside the capital drawn to London) which would otherwise be
unheard. These recordings are available digitally for visitors to LMA to listen to in
the Mediatheque (and some excerpts are available online). This has become a feature
of Heritage Lottery Funded projects to enable the output from community projects
to be stored in appropriate archive repositories with ongoing provision of technical
facilities. Currently we have started discussions on oral history projects with Kosovan
and Roma communities in London. This has been an extension of our work with
volunteers who provide additional services to the archives (in 2017-18 this amount-
ed to over 4000 hours of volunteering at LMA).
Linking back to the Caribbean community, a successful oral history project was
undertaken under a Black Women in the Arts programme to record the lives and
stories of Retired Caribbean Nurses, many of whom left home behind to come to
London and the UK to play an important part in the National Health Service, one
of the largest free universal health systems in the world.
ENHANCED LOCAL IDENTITY
LMA is clear in that The City of London runs the archive on behalf of London
and the Nation. There are many definitions of London which could be the square
mile of the City, the whole area covered by the London Orbital Motorway the M25,
or the Metropolitan Police District to name a few.
At a recent awayday for the extended LMA management team the questions
under consideration was: what is a Londoner? And how does LMA connect with
Londoners? Seen in the context of the City of London’s strategic business plan it
might have appeared that LMA did not immediately fit in very well. However in
closer examination it was found that although the word archive rarely appeared what
we did across a range of services fitted in very closely with key City business aims.

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Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 39

The conclusions about engagement were to raise awareness of how the citizen
might already be in the archives (for example through school attendance records
or marriage records), that the archives were for all citizens, that citizens should be
encouraged to add to the archive and that schoolchildren should be encouraged to
understand that archives were not remote but integral to the record of everyday life.
Something that has gained importance recently has been the concept of ‘intangible’
history relating to particular moods for instance ‘swinging sixties’ or ‘punk revolu-
tion’ or perhaps even smells like ‘the Great Stink’ of the mid Nineteenth Century
which ultimately led to better sanitation and health improvements. The collection
of ephemeral posters or leaflets of punk concerts probably wouldn’t meet the usual
acquisition test but is an important record of a fast-moving time of change in music
and clothing tastes. This approach was important at the London 2012 Olympics
where we deliberately encouraged staff and their contacts to collect ‘ephemeral’ ma-
terial around a great sporting and cultural event – which is far more evocative of the
occasion than administrative papers about the management of the games. Overall it
was felt that there should be the chance for every citizen to feel part of the archives,
be part of the story and tell the world about London from all angles.
SERVICES ACROSS THE CITY AGENDA
So how does LMA put all this thinking into practice. In some senses it has been
ongoing for some time but like most things in local government it needs to be re-
stated. For our parent organisation and funder LMA provides archives management
for all City Departments. The City of London Corporation for which I work has a
proud 800 year old tradition of continuity and stable government for the historic
City. Some of its departments trace their origins to Office holders which started in
the Middle Ages, for example the Town Clerk (now known as the Chief Executive)
has been Keeper of the Records since 1462. Previous City Surveyors have included
the eminent Seventeenth Century scientist Robert Hooke (whose diaries we have)
and Horace Jones (architect of Tower Bridge). There is a great attachment to their
historical records and some City Solicitors consider Seventeenth century ledgers to
be semi-current records. A famous case from 1994 involved the City’s Seventeenth
Century archives being presented as evidence in court where the case of Crown v the
City ended in a victory for the City over the Crown estates over the ownership of the
ancient site of Smithfield (an important historical and political site and now the lo-
cation for the main wholesale meat market). Archives of City departments do matter!
The City Records Management Service has become a key way to ensure the foun-
dation of a continuing City Archive for the future. In 2005 the City authorities
were planning to reconfigure their London headquarters at the Guildhall and several
different options were put to them for the solution to the change in administrative

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40 Tim Harris

requirements from a building which had not changed much since the 1950s (albeit
one designed by a very famous architect Sir Giles Gilbert Scott) It was clear that for
the modern city to look and act as if it belonged in the Twenty First Century it need-
ed to operate from premises that reflected its desire to do business with the modern
financial City its stakeholders and residents.
One of the options tabled was for Modern Records Management to be imple-
mented as never before by reducing onsite storage and desk capacity at Guildhall. A
Records Management survey was commissioned which was undertaken by LMA at
the same time as a future space allocation survey was done by the building consult-
ants predicting future office space needs. The resulting strand in the overall Guildhall
Improvement Project was labelled EP2, Enabling Project 2, Archives and Records
Management. Again it was the relatively small City archive service, LMA (with 100
staff), which was providing the enabling for the larger organisation (with 3000 staff)
to reach its greater objectives through the improvement of its public service.
The existing building at London Metropolitan Archives could not accommodate
the estimated additional storage for 10 km of Records Management boxes from City
of London departments. A business case had to be made to demonstrate that future
plans for LMA would be able to accommodate the Records Management require-
ment and in return the LMA would receive new shelving and any surplus capacity
it could engineer within the site. A bold plan to reconfigure the ground floor of the
LMA’s Clerkenwell site resulted in an additional 17 km of space being found by a
process of resetting shelf direction and extending the height of the shelves to 4.5m.
This capacity was found within the existing building envelope through close con-
sultation of engineers, shelf planners and City archivists. It does help if you learn to
speak the language of buildings experts as there is a resulting grater understanding
and respect between professions.
In addition to the physical requirements of storage there was the accompanying
need to provide a retrieval service to the existing administrative organisation. New
service level agreements were established with departments which meant that small
quantities of files could be recalled twice a day with a four hour service, which were
sent over in a dedicated Records Management van with fully trained staff, knowl-
edgeable in document handling. An alternative option was given for larger quantities
to be viewed at LMA in the public Archive Study Area (or if confidential in a pre-
booked closed room). Today 4000 files are transported back to City departments
every year.
Operating as The City of London Records Management Service (CRMS for
short) the service became a popular and much-trusted part of everyday life for the
departments of the City. This enabled LMA to raise its profile and suddenly it was

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being consulted on all manner of internal policies and strategic planning in a way
that was not possible when it was just an archive service. An important part of that
was taking a lead in Health and Safety matters and becoming the most energy effi-
cient building in the City’s operational estate. Chief Officers of the City recognised
the quality and efficiency of the service and became more open to talking about their
records and how best to store them for the future. For the first time a lot of the City’s
modern records were properly boxed and packaged which in itself was a huge step
forward for preservation (and inter alia for future disaster recovery and emergency
planning).
With the change in focus brought about by a 16% reduction in budgets in 2011
the City was looking to rethink the way it provided certain services. One such service
was emergency planning and disaster recovery. Since the 1980s the City had paid a
retainer to a major international business firm to host a disaster recovery suite in a
different part of London in case there was a major disaster either at, or in the vicinity
of, the City’s administrative headquarters. The concept had remained the same, basi-
cally a provision of a suite of personal computers on desks with provision for desktop
printing and basic recovery services to maintain an administrative presence through
a temporary crisis period.
Approaches were made to LMA (and other organisations run by the City) to
see if there were any possible alternative locations where a similar service could be
provided. The rows of 48 computers in the LMA’s main reference area, the Informa-
tion Area, was very appealing to the emergency planners. Equally the large flexible
Archive Study Area provided excellent space for the use of laptops for another 50
members of an essential Business Continuity Team. This has since been massively
enhanced by improved wifi across the whole building including strongrooms. To-
gether with multiple meeting room spaces LMA could offer enough facilities for
the parent organisation to get itself back on its feet after a disaster affecting its main
headquarters.
The idea was fine in theory, but would it work in practice? A number of test
events were held to ensure key staff had familiarity with the LMA building’s public
areas. It was demonstrated that the Information Technology specialists could operate
the main City network of essential activities from the same terminals as the existing
ones used by the archives to provide access to its catalogue and digitised collections,
used on a daily basis by onsite visitors to LMA. This meant that a disaster recovery
centre could be established at LMA within a matter of hours, enabling the City to
continue with its everyday business of administering the City of London and sup-
porting its residents and businesses. By contrast onsite public access to the archives
would need to be temporarily suspended but archive staff would continue to work

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on cataloguing, digitisation and conservation as usual in the non-public areas of


LMA but would be on hand to assist City departments if necessary.
Within the City of London there is a structure for managing Business Continuity
and Emergency Planning. Its importance is recognised in the fact that it is based
within the Chief Executive’s own department. The City of London Contingency
Planning Team works alongside the Police to provide joint training to make the City
more resilient in the face of disasters and disruptions. A number of familiarisation
sessions have been held for leading members of City departments which have again
raised the profile of the archive service. Departments can store specialist equipment
or resources as would be required in the event of an emergency. This same principle
has been extended by the Police who now use the LMA car park to store one of their
disaster response vehicles which would be taken to the scene of a Major Incident and
is kitted out ready for instant use.
As you might expect LMA looks after the archives of the City of London Mag-
istrates Court (local administration of justice) and the City of London Coroner’s
Court (for enquiries into deaths and finds of treasure). But it also holds substantial
(in size and date range) quantities of court records from all over London. Because of
the limitations on space in court buildings, and trust built up over years of service,
the LMA holds more recent court records than many other English archives. For
some Coroner’s courts the records come to archives as quickly as 18 months after cre-
ation. The archive provides a back up service to the local courts when they urgently
need answers to enquiries for ongoing trials, as well as liaising with Coroners Courts
over access to sensitive case papers for example of relatives of the deceased. This work
has become even more important since the EU General Data Protection Regulation
(GDPR) came into force earlier in 2018. This has forced us to realign some of our
policies regarding access to records and we have already been in contact with the
UK’s Information Commissioner on a number of issues, to ensure we are following
the right guidelines within the new law.
A growth in public enquiries, for instance into Historic Child Sex Abuse, has
meant a critical role for the LMA to ensure appropriate access is granted. Occasion-
ally inquiries can request closed records for assessment of cases and this has happened
with the biggest inquiry to date the Independent Inquiry into Child Sex Abuse. The
LMA has responded with additional training for staff in data protection legislation
(on top of mandatory online training for all local government officers). For the past
20 years or so the LMA has benefited from a trained social worker on the staff
to counsel and assist access for researchers who wish to gain information from the
160,000 children’s case files held in the archives. The recent inquiries have extended
to other series of records such as records of residential homes and schools, for which

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LMA has fast-tracked cataloguing to ensure access is appropriately administered.


This is work which has added to the sensitive nature and complexity of LMA public
service work but it has given opportunity for the profile of the current civic role
LMA plays because all those involved are citizens, voters and community stakehold-
ers. This essential vital activity also enabled us to gain more resources for the service
from its Priorities Investment Pot where officers can bid for additional funding to
meet urgent current needs for their service.
USE OF LMA SERVICES
Like all local government archive services LMA does run a core service for onsite
visitors who consult the archives in detail for research. However, over the past 20
years the nature of that research has changed. A commercial contract with Ances-
try enabled LMA to digitise a large proportion of our family history sources (over
70,000 registers containing the names of 70 million Londoners) which means that
instead of 70 % of LMA users being genealogists, that is now only 40% with a mas-
sive increase in use by academics and professional people who use the archives as part
of their paid employment. These can be engineers involved with upgrading the City’s
sewers and infrastructure (using original Nineteenth century plans by Brunel and
Bazalgette); or architects wishing to refurbish or refashion buildings using detailed
original plans drawn up for fire safety purposes by the London County Council but
providing a ready template for future development or reconstruction.
The neighbourhood in which we are based in London is called Clerkenwell, an
area known for its industries such as clockmaking, jewellery and printing. LMA itself
is based in a former print factory and the area has continued an association with the
media, mostly digital and creative industry. A growing number of researchers are us-
ing historical images in the archives as their inspiration for products, design and ad-
vertising. This can lead to interesting diversions in the use of archives. Photographs
on our COLLAGE website of pictorial London were used by designers for the makers
of Harry Potter movies to depict Diagon Alley, a cobblestoned wizarding street in the
middle of a London shopping area. Historical images of public houses were selected
by Heineken for a collection of beer mats for commercial use in licensed premises.
Perhaps most bizarrely, and lucratively, LMA holds the rights to film footage of Bob
Marley and the Wailers which is often requested and used (for a substantial fee) by
film and documentary makers. Bob Marley did some work which was filmed by the
former Inner London Education Authority whose archives we own.
Perhaps London of all cities is the ultimate ‘International City’ having more in
common with other world cities like New York rather than regions of the United
Kingdom. We talk about London as a melting pot of different peoples, cultures and
identity. As well as the population changing, so is the way community history

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is recorded. There may not be many paper records of some migrating communities;
but these are still citizens, voters, taxpayers. City archives, as well as keeping the offi-
cial records of local administration, and making them available equally and fairly to
all citizens, have a duty to capture the stories of these communities in order to serve
the needs of all citizens.
In the ICA Section on Local Municipal and Territorial Archives (ICA/SLMT)
there have been discussions concerning how City archives can achieve as wide a
coverage of community history. Sometimes this means supporting public initiatives
within communities and taking the ‘archive’ presence out to the community. Some-
times it means working alongside communities to achieve their aims. Other times it
may mean providing a home for oral history or publications relating to the life of the
community. In order to achieve this some entrenched thinking about what consti-
tutes an ‘archive’ need to be revisited. If international cities are to thrive there needs
to be common identity but also recognition of other identities, something the ALA/
ICA Conference on Interculturalism at Mexico City 2017 highlighted very well.
For SLMT this had spurred us on to produce a special edition of COMMA (the
journal of ICA) on World Cities. The brief for articles was that the authors should
address what it means to be a City or Regional archive in the Twenty First Century.
How do archives represent all the communities who live in their City boundaries?
This will hopefully bring out many examples of initiatives by City Archives and their
approaches to how to address these issues. The aim is to publish the COMMA spe-
cial edition in 2019/20.
City archives can play a crucial role in providing linkages between the communi-
ty and the official archives. There are several examples from within the working lives
of SLMT Committee members: the Cape Verde music project in Rotterdam, the
outreach work with Arab communities in Haifa and the Huntley archives in London
to name but a few.
In the spirit of the ICA Universal Declaration on Archives, adopted in Oslo
2010, we need to continue to recognise ‘the diversity of archives in recording every
area of human activity’ and undertake to work together in order that ‘archives are
made accessible to everyone’ and ‘archives are used to contribute to the promotion
of responsible citizenship’.
So at LMA and within SLMT our aim is to provide equal access to archives work-
ing across all City Agenda whether in the records of planning departments, housing
developments or children’s and community groups.

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Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 45

CONCLUSION
This paper has shown that it is possible for archive services to provide services to
its governing institution in innovative and perhaps unusual ways. The opportunity
was seized and has meant a much raised profile and better infrastructure support for
London Metropolitan Archives as a key player within the City of London. These
opportunities do exist in all cities and need to be taken up in order to ensure the
preservation of the archive for all citizens.

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ARCHIVES PORTAL EUROPE: LOS TRABAJOS DE
NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBI-
TO EUROPEO Y SU INFLUENCIA EN EL ACCESO
E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
Ana María López Cuadrado

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CRÉDITOS
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ARCHIVES PORTAL EUROPE: LOS TRABAJOS DE NOR-


MALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO EURO-
PEO Y SU INFLUENCIA EN EL ACCESO E INTERCAM-
BIO DE INFORMACIÓN
ARCHIVES PORTAL EUROPE: ARCHIVAL STANDARDI-
ZATION WORK IN EUROPE AND ITS INFLUENCE ON
ACCESS AND EXCHANGE OF DATA.
Ana María López Cuadrado
Jefa del departamento de Coordinación y Normalización del Archivo Histórico Na-
cional (Subdirección de los Archivos Estatales, Ministerio de Cultura y Deporte).
Miembro del Equipo de Gobierno del Portal Europeo de Archivos y Country Mana-
ger de APEF para España.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 27/12/2018
Aceptado: 13/01/2019

Resumen:
El Portal Europeo de Archivos es el catálogo digital de archivos más grande del mundo,
que permite realizar búsquedas simultáneas en cientos de instituciones europeas entre más
de 250 millones de documentos. El Portal es sostenido por la Fundación del Portal Europeo
de Archivos (APEF), y es fruto de varios proyectos de colaboración de las principales ins-
tituciones archivísticas europeas. Archiveros y gestores documentales han trabajado juntos
con un objetivo común, la protección y difusión del patrimonio documental europeo. Esta
plataforma, la cual contiene millones de descripciones archivísticas relacionadas la mayor
parte de ellas con sus imágenes digitalizadas, ha tenido éxito gracias al esfuerzo normalizador
realizado, y ha demostrado, el cambio que ha sufrido la forma de entender el acceso a la in-
formación de los archivos. Los usuarios pueden acceder a los contenidos archivísticos online,
en un solo clic y de forma gratuita.
Palabras clave:
Archivística, acceso a la información, catálogos, estándares archivísticos, Portal Europeo
de Archivos, red de archivos, proyectos de colaboración, instituciones culturales.

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50 Ana María López Cuadrado

Abstract:
Archives Portal Europe is the largest online catalog in the world. It allows simultaneous
archival research among more than 250 million documents from hundreds of archival in-
stitution in Europe. The Portal is supported by the European Archives Portal Foundation
(APEF) and it is the result of several collaborative projects of the main european archival
institutions. Archivists and records managers have worked together with a common goal,
protection and dissemination of European documentary heritage. This platform which pro-
vides access to millions of archival descriptions related with their digitized images, has been
successful thanks to the standardization effort and it has showed the change in the informa-
tion access to the cultural institution. Users can visit the archival data online, with one click
and free.
Key words:
Archival Science, information access, catalogs, archival stadardization, Archives Portal
Europe, archival network, collaboration projects, cultural institutions

El nacimiento de plataformas de instituciones culturales públicas en internet,


vino a remolque de las experiencias ya existentes en otros sectores, pero rápidamente
supieron sacar partido de la situación y realizar proyectos muy interesantes para el
ciudadano o usuario al uso de la web, interesado en consumir productos culturales
de calidad sin moverse de casa. Así nació Europeana1, el Portal Europeo de Archivos2
y multitud de portales culturales de museos, bibliotecas, archivos o fundaciones, con
el objetivo de brindar al público nuevas posibilidades de acercase a su patrimonio
cultural de forma gratuita y sin desplazamientos, tal como aparece en el slogan del
Portal Europeo de Archivos, “La historia de Europa a un solo click”.
Los avances tecnológicos, el desarrollo de las Humanidades Digitales, el Big Data,
son factores que han influenciado notablemente en la creación y desarrollo de los
productos vía internet que ofrecen las instituciones, las cuales han descubierto la
fuerte demanda existente. Los usuarios apuestan por las nuevas tecnologías para aho-
rrar, por un lado tiempo, y por otro los costes de movilidad a la hora de realizar
investigaciones o búsquedas, sobre todo en el mundo de los archivos.
Una plataforma online que ponga al servicio de los usuarios descripciones de
los fondos que contiene, ya era un avance hace unos años, pero pensar en una mis-
ma plataforma que aunara archivos de diferentes países y que permitiera búsquedas
documentales obteniendo resultados a la misma vez de diferentes archivos, era algo
que sólo se había puesto en marcha desde el Censo Guía de los Archivos de España

1. <https://pro.europeana.eu>
2. <http://www.archivesportaleurope.net>

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Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 51

e Iberoamérica3. Esta experiencia pionera española, junto a las otras experiencias


locales o nacionales, sirvieron para potenciar la creación de un portal supranacional,
que recogiera una iniciativa que pedían los usuarios desde hacía tiempo y de la cual
ya se había hecho eco el Consejo Europeo. Éste, en su recomendación de 14 de no-
viembre del 2005 (Official Journal of the European Union, 29.11.2005; 2005/835/
EC4), propuso la creación y mantenimiento de una pasarela en Internet para archivos
y documentos europeos, con el objetivo de abordar un proyecto donde se unieran
esfuerzos y experiencias a nivel nacional y supranacional, teniendo en cuenta que los
archivos, además de ser la memoria de la sociedad, custodian gran cantidad de infor-
mación que puede mejorar o aportar el conocimiento necesario para la vida de cual-
quier ciudadano, tanto a nivel personal como social. La creación por tanto de una
herramienta que proporcionara un acceso fácil y permanente a la memoria colectiva
depositada en los archivos, fue una recomendación del Consejo de Europa que pudo
llevarse a cabo a través del proyecto APEnet, coordinado por España.
APEnet5 (Red del Portal Europeo de Archivos) fue un proyecto “Best Practice
Network” financiado por la Comisión Europea a través del programa eContentplus.
Se puso en marcha el 15 de enero de 2009 y estuvo vigente hasta el 15 de enero de
2012, con 5 líderes (España, Francia, Suecia, Holanda y Alemania) y 12 institu-
ciones asociadas (11 archivos y Europeana). El principal objetivo del proyecto fue
proporcionar a los ciudadanos europeos, autoridades públicas y empresas privadas
(formaran o no parte de la Unión Europea) una pasarela o portal común, es decir,
un único punto de acceso, donde pudieran encontrar por sí mismos información
relevante acerca de archivos europeos y fondos en ellos depositados, facilitando una
mejor comprensión de la historia y la cultura europea. Se aspiraba a recoger la mayor
cantidad de descripciones archivísticas, consiguiendo la mayor representación posi-
ble de los diferentes países y culturas europeas, pero con el añadido de mostrar esa
documentación descrita igualmente digitalizada, para que el usuario pudiera llegar a
leer el documento y visualizarlo sin necesidad de salir de su casa.
APEnet nace teniendo en cuenta por un lado las diferentes iniciativas archivísticas
y culturales ya existentes en internet, fundamentalmente Europeana, a la que siempre
ha estado unido, y por otro, el reto del multilingüismo con el que se enfrentaban

3. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm>
4.  Official Journal of the European Union. Council Recommendation of 14 November 2005 on
priority actions to increase cooperation in the fields of archives in Europe (2005/835/EC)
<https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2005.312.01.0055.01.
ENG&toc=OJ:L:2005:312:TOC>
5. <http://www.apenet.eu>

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52 Ana María López Cuadrado

desde un principio. Se debía crear un catálogo virtual, con información recuperable


en cualquiera de las lenguas europeas.
El vehículo por el que se articula el proyecto fue el contenido digital archivístico
existente en Europa y la finalidad, ponerlo a disposición de todos los públicos en
línea: es decir, al objetivo dicho previamente se añadía un trasfondo más social: con-
seguir la creación de una red sólida de archivos europeos, que pudiera lograr de forma
colectiva ayudas, que cubrieran el tratamiento de millones de documentos digitaliza-
dos y la digitalización de los que no lo estuvieran; crear una herramienta que aunara
esos contenidos, con un fuerte motor de búsqueda que permitiera su recuperación,
independientemente de la lengua en la que se hubieran subido los contenidos. Se
apostó claramente por potenciar la institución custodia de los documentos e infor-
mación de contacto de la misma, para poder completar la información que no se
consiguiera a través del Portal. Los registros descriptivos no debían ser exhaustivos,
si no cumplir con los elementos básicos de la normativa internacional en materia de
descripción archivística. La diferencia frente a otros retos era potenciar los objetos
digitales, es decir, que cada documento fuera acompañado de su imagen digital y
con referencia a la institución que custodiaba esos fondos, lo cual nos permitiría
conseguir más información sobre el dato hallado en la web, si no nos satisfacía ente-
ramente los datos aportados en el Portal.
El proyecto nació del seno del European Archive Group6, según aparece indicado
en el acta de la primera reunión de este grupo acontecida en Bruselas el 28 de abril
de 2006, en la que Blanca Desantes, representante de la Subdirección de Archivos
Estatales de España, insta a la comunidad archivística a la creación de un Portal de
Archivos, proponiéndose España para liderar el proyecto, creándose un grupo de
trabajo para tal efecto. Por este motivo, APEnet no quiso ser un proyecto exclusivo.
Se quería contar con la máxima cantidad de instituciones custodias o de proveedores
de contenidos, pudiendo ser públicas o privadas, personales, familiares, de empresa,
asociaciones, religiosas… el único requisito a cumplir era que estas instituciones po-
seyeran patrimonio documental europeo.
El proyecto se organizó en seis grupos de trabajo7:

6.  Se trata de un grupo de expertos de la Comisión Europea encargado de asegurar la cooperación y


coordinación de los asuntos relacionados con los archivos. Este grupo por su parte será el encargado de
aconsejar a la Comisión en las cuestiones que afecten a los archivos. Los miembros de este grupo serán
los representantes de los Archivos Nacionales de los Estados miembros de la UE. Corresponde a la au-
toridad de cada Estado miembro decidir quién los representará en las reuniones del grupo.
<http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=937
&NewSearch=1&NewSearch=1>
7. <http://www.apenet.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=57&Itemid=63&lang=es>

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Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 53

• Workpackage 1: Definition of the logical model of the gateway


• Workpackage 2: Definition of the physical model of the gateway
• Workpackage 3: Interoperability between the gateway and Europeana
• Workpackage 4: Development of the content framework for the gateway
• Workpackage 5: Dissemination and awareness
• Workpackage 6: Project management
Partiendo del análisis de los estándares existentes (punto en el que más tarde
nos detendremos) y las aplicaciones en uso por los socios participantes, el proyecto
APEnet desarrolló y probó una serie de programas informáticos que facilitaran el
intercambio de datos y proporcionaran acceso a la información, teniendo en cuenta
que las descripciones de todas las entidades se subirían al portal, mientras que los
objetos digitales serían conservados por sus instituciones de origen y no se almace-
narían de manera centralizada en el propio Portal Europeo de Archivos. Esto generó
una decisión común: las regulaciones para su acceso se determinarían caso por caso
por el portal nacional o institucional que los proporciona, pero lo que es aún más
importante, derivó en que no se tuvieran que ceder los derechos de imagen y que los
objetos digitales no tuvieran que ser alojados en un único servidor del Portal.
Los resultados de este proyecto fueron representados en una serie de documentos,
a los que se puede tener acceso a través de la página web de APEnet, la cual se sigue
manteniendo activa8.
La primera versión del Portal Europeo de Archivos se presentó con gran éxito el
12 de junio de 2012. En este momento, el portal contaba con más de 14 millones
de unidades descriptivas, vinculadas a aproximadamente 64 millones de páginas de
documentos digitalizados, procedentes de 60 instituciones de 14 países europeos,
convirtiéndose en ese momento, en uno de los actores más importante en la escena
del patrimonio cultural europeo.
Poco después de la conclusión del proyecto APEnet, comienza el proyecto con el
que se dio continuidad al Portal, APEx Project9 (Red del Portal Europeo de Archivos
de Excelencia), de nuevo subvencionado por la Comisión Europea, pero esta vez
dentro del programa ICT PSP y liderado por 6 socios: Holanda, Alemania, España,
Francia, Estonia y Suecia.
APEx comenzó el 1 de marzo de 2012, estando en vigor hasta el 1 de marzo de
2015. Su principal objetivo fue desarrollar la infraestructura del Portal Europeo de

8. <http://www.apenet.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=49&Itemid=64&lang=es>
9. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/>

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54 Ana María López Cuadrado

Archivos además de expandir la red, contando al final del proyecto con 32 institucio-
nes archivísticas10 mas ICARUS11. Para ello trabajaron en facilitar a sus instituciones
archivísticas regionales y locales la aportación de sus contenidos al Portal Europeo de
Archivos lo más sencilla y cómoda posible. Al mismo tiempo, se acordó con Euro-
peana que el Portal funcionara como el agregador oficial de instituciones archivísticas
europeas.
De forma estructurada los objetivos de APEx fueron los siguientes:
• Ampliar la red de instituciones de archivo proveedoras de contenido.
• Mejorar sustancialmente la interoperabilidad de los metadatos con Europea-
na, y la gestión de derechos en materia de archivo.
• Estabilizar la infraestructura y los servidores del Portal y mejorar su capacidad
de rendimiento
• Poner a disposición de los usuarios más estándares y directrices, así como he-
rramientas y asistencia a los proveedores de contenido para facilitar la subida
de datos.
• Desarrollar programas de difusión y capacitación para alentar y promover la
agregación a nivel nacional y, por tanto, crear conciencia sobre las ricas colec-
ciones y el patrimonio cultural documental europeo.
• Potenciar la innovación en usabilidad y adaptabilidad a la Web 2.0, para ga-
rantizar que los datos fueran mostrados de forma adecuada.
• Buscar una solución para la sostenibilidad del proyecto por sí mismo.
El trabajo quedó estructurado en ocho grupos (WP)12, cada uno de los cuales se
centró en un área específica de responsabilidades y experiencia, era liderado por un
socio y requería conocimientos específicos, siendo muy importante la colaboración y
coordinación entre todos los grupos de trabajo.
• Project Managment (WP1). Lidearado por Nationaal Archief (Archivos
Nacionales de los Países Bajos). Conformado para garantizar la consecución
de los objetivos, así como la organización general del proyecto, no solo a nivel
estratégico sino también a nivel político.
• Europeana Interoperability (WP2). Liderado por Bundesarchiv (Archivos
Federales de Alemania). Este equipo de trabajo trató de mejorar sustancial-
mente la interoperabilidad entre ambos proyectos y sus respectivos portales,

10. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/about-apex/12-public/about-us/overview/2-about-us>
11.  International Centre for Archival Research <https://icar-us.eu>
12. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/about-apex/work-p>

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Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 55

debido a que la estrecha cooperación de 3 años entre el proyecto APEnet y


Europeana demostró ser valiosa para ambas partes.
• Infrastructure Development & Hosting (WP3). Liderado por la Subdirec-
ción General de los Archivos Estatales (Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte de España), este paquete de trabajo tuvo como objetivo mejorar las
funcionalidades del Portal para usuarios y proveedores de contenido.
• Standards & Guidelines (WP4). Liderado por Bundesarchiv (Archivos Fe-
derales de Alemania), este grupo de trabajo se encargó de coordinar el inter-
cambio de la información a través de los estándares de estructura de datos,
EAD, EAC-CPF y EAG, creando pautas e instrucciones de uso, y generando
perfiles de estos estándares propios para APE, como serían las apeEAD y las
apeEAC-CPF.
• Tools & Support (WP5). Liderado por el Service Interministériel des Ar-
chives de France (Servicio Interdepartamental de Archivos de Francia) se
encargaron de desarrollar la herramienta de preparación de datos13, a través
de la cual los proveedores de contenido podrían adecuar sus datos locales ase-
gurándose que fueran archivos definidos de forma correcta, y de este modo
poder ser procesados por el Portal Europeo de Archivos sin problemas.
• Usability & Web 2.0 (WP6). Liderado por Rahvusarhiiv (Archivos Nacio-
nales de Estonia). Este paquete de trabajo se encargó de estudiar y aplicar al
portal nuevas funcionalidades innovadoras para poder adaptarlo a la Web 2.0
permitiendo la accesibilidad del usuario.
• Dissemination and Training (WP7). Liderado por Riksarkivet (Archivos
Nacionales de Suecia), este equipo de trabajo estuvo a cargo de la difusión
pública y la capacitación de los usuarios finales y proveedores de contenido.
• Sustainability (WP8). Liderado por Nationaal Archief (Archivos Nacionales
de los Países Bajos), se encargaron de diseñar la sostenibilidad del proyecto
una vez que este estuviera terminado a través del mecanismo de crear una
fundación.
El 17 de enero de 2013 el proyecto APEx logró un gran hito: se lanzó una versión
completa del Portal de Archivos Europeo, utilizando nuevos servidores y dirección
web propia. En el momento de la aparición de la versión 1.1, el Portal Europeo de
Archivos ya contenía más de 20 millones de unidades descriptivas, recolectadas a

13.  Data Preparation Tool: herramienta de preparación de datos (DPT) diseñada para ayudar a pre-
parar los datos localmente, fuera de línea, para cumplir con los requisitos mínimos necesarios para
publicar datos en el portal.
<http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/DPT_manual_Introduction>

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56 Ana María López Cuadrado

través de 85 instituciones archivísticas europeas colaboradoras y más de 45 millones


de objetos digitales archivísticos enlazados.
APEF
A la finalización del proyecto APEx, se decidió iniciar los trámites para poner en
marcha la Fundación del Portal Europeo de Archivos14 (APEF), que actuaría como
sustento legal del proyecto. Ésta fue creada el 1 de octubre de 2015, auspiciada bajo
la ley holandesa, con un presupuesto asignado anualmente votado en Asamblea de
Asociados y con una serie de responsabilidades por las que debía y, en la actualidad,
debe velar. De esta forma se garantizó la sostenibilidad de esta plataforma única, pero
lo que era mucho más importante, que su contenido se mantuviera y fuera gratuito
para sus usuarios.
Los archivos nacionales de los países involucrados en las anteriores fases, fueron
los encargados de dar forma a lo que se conoce actualmente como la Asamblea de
Asociados15, uno de los dos órganos decisorios de la Fundación. Éste es el órgano
representativo y de decisión que abarca a todos los miembros asociados de la Fun-
dación, en este momento 20. Supervisa las decisiones y trabajos del equipo de Go-
bierno (Governing Board) y el curso general de los asuntos de la Fundación (nombra
a los miembros del equipo de gobierno, aprueba presupuestos, vota las estrategias a
seguir por el equipo de gobierno…). La asamblea de Asociados está presidida por
uno de los miembros, quien es elegido en junta por votación.
Por otro lado, el equipo de gobierno se encarga de la administración diaria de la
Fundación y tiene derecho a celebrar acuerdos con terceros en nombre de la misma,
cuando corresponda. Coordina el trabajo del staff, personal contratado por la Fun-
dación para el ejercicio de las tareas mas costosas, tecnificadas o cualificadas (actual-
mente un desarrollador informático, un coordinador de comunicación y difusión y
un coordinador técnico). El equipo de gobierno está presidido por uno de los miem-
bros, le asiste otro miembro en la secretaría, y el resto del equipo de gobierno, (en la
actualidad son 6 miembros) se encargan de coordinar las diferentes áreas de trabajo
que abarca el portal, asuntos tecnológicos, difusión, normativas y estándares y rela-
ciones con la administración europea. Estas personas son “cedidas” por parte de los
países miembros, para que dediquen parte de su jornada laboral a las tareas del Portal
Europeo de Archivos. El equipo de gobierno también actúa como primer punto de
contacto para los miembros de la red del Portal Europeo de Archivos.

14. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu>
15. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu/index.php/about-us>

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Por otro lado, cada país colaborador dispone y nombra a una persona para que
ejerza de Country Manager16, que es como oficialmente es llamada esta figura, o
coordinador de la Fundación para los proveedores de contenidos, quien coordina a
todas las instituciones custodias que desean subir datos al Portal. El país en este caso
vuelve a asumir otro compromiso, el de “ceder” de nuevo parte del tiempo laboral
de una persona para que ejerza estas tareas. Aunque normalmente son personas li-
gadas a los Archivos Nacionales, ya que estos son los miembros de la Asamblea de
Asociados, el Country Manager, representa al Portal Europeo de Archivos en el país
correspondiente, y asiste a todo tipo de instituciones, tanto públicas como privadas,
les da asesoramiento, ayuda en la parte técnica o conocimientos sobre los lenguajes
de intercambio, es decir, es el soporte vital de la Fundación en comunicación con
cada uno de los países involucrados.
Con respecto a Europeana, el Portal actúa como el agregador de datos oficial para
las instituciones archivísticas europeas. El problema con el que nos encontramos a
día de hoy es el difícil intercambio de datos con Europeana, ya que éste sigue sin
ser beneficioso o totalmente satisfactorio para los archivos. Los modelos de datos
de Euroepana, en concreto el Europeana Data Model (EDM)17, sigue sin respetar
la jerarquía, tan necesaria para las descripciones archivísticas, con lo que, a la hora
de mostrar los datos, Europeana difícilmente refleja la información tal como los
archivos la platean. Este problema es algo común a todas las instituciones archivís-
ticas europeas, por lo que la Fundación sigue activamente involucrada en ofrecer
soluciones, y llegar a posibles acuerdos con Europeana para que los archivos y sus
descripciones sean fielmente reflejadas. Aún así, no cabe duda que debemos aceptar y
entender que Europeana es una herramienta pensada para atraer a cualquier público
a través de sus digitalizaciones, mientras que el Portal Europeo de Archivos pretende
captar al ciudadano a partir del contenido de sus documentos. No importa la forma
del documento, su letra, si está en buen o mal estado, miniado o con tintas desvaí-
das. Para el ciudadano que se acerca al Portal, lo importante es lo que contiene el
documento, si puede ver el original, mucho mejor, y si no, dónde debe consultarlo,
pedir reprografía… Un protocolo notarial con letra procesal y 1000 o 2000 imágenes
digitales, tal vez no sea de interés divulgativo para Europeana, o por lo menos no lo
será tanto como una fotografía, un mapa o un documento real con sellos y plica. Pero
para APE es esencial.
Por este motivo, en la Fundación se está valorando qué es lo que debe visualizarse
en Europeana y qué en el Portal Europeo de Archivos. Para ello se está analizando la
audiencia, las posibilidades, y se trabaja para obtener un resultado que satisfaga a to-

16. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu/index.php/country-manager-network>
17. <https://pro.europeana.eu/resources/standardization-tools/edm-documentation>

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58 Ana María López Cuadrado

das las partes. Demuestra este interés por Europeana, que parte de su staff son miem-
bros del Consejo de Europeana18 y que en 2018 se ha firmado la cuarta renovación
del proyecto DSI de Europeana, DSI 4, a través de cual se pretende conectar, como
una Infraestructura de Servicios Digitales, las colecciones en línea de las instituciones
de patrimonio cultural de Europa19.
Por lo que respecta a la normatividad en materia de archivos, para la Fundación,
el proyecto APEx y su predecesor, el proyecto APEnet, uno de sus principales obje-
tivos fue implementar un marco común de intercambio de información archivística
para todos los proveedores de contenidos, utilizando los estándares de archivo exis-
tentes. De este modo, se respaldó y promovió desde el principio la aceptación de
estándares transnacionales, y se fomentó su uso, para garantizar la interoperabilidad
con los distintos portales de archivos nacionales e institucionales.
Por este motivo, es primordial definir cuáles han sido los estándares utilizados,
y cuáles los resultados y los estándares definitivos que marcarán el uso del portal y
fundamentalmente la subida de los contenidos de cada proveedor.
ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION (EAD)20
El desarrollo del estándar EAD comenzó con un proyecto iniciado por la Bi-
blioteca de Berkeley de la Universidad de California en 1993. Los requisitos para el
estándar de codificación incluían, y siguen incluyendo hoy, los siguientes criterios:
• Capacidad para presentar información descriptiva de forma codificada e inte-
rrelacionada, que será más tarde representada en una herramienta de gestión
de datos archivísticos, y requerirá ser localizada con un buscador de datos.
• Capacidad para preservar las relaciones jerárquicas existentes entre los niveles
de descripción
• Capacidad de representar información descriptiva que se hereda de otro nivel
jerárquico
• Capacidad de moverse dentro de una estructura de información jerárquica
• Soporte para indexación y recuperación de elementos específicos.

18. <https://pro.europeana.eu/network-association/about-our-network>
19.  El consorcio Europeana DSI-4 está formado por Europeana Foundation como coordinador, así
como por 23 socios de diez países diferentes representados por agregadores, desarrolladores, expertos y
organizaciones. El objetivo de este consorcio es trabajar en el acceso, interoperabilidad, visibilidad y uso
del patrimonio cultural europeo, gestionando los datos para su uso en la educación, la investigación y
las industrias creativas, así como la participación de los ciudadanos europeos al proporcionar acceso a
las colecciones de Europeana. <https://pro.europeana.eu/project/europeana-dsi-4>
20. <https://www.loc.gov/ead/>

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A día de hoy este estándar está totalmente consolidado, siendo el encargado de su


mantenimiento el Grupo de Trabajo TS-EAS21 (Technical Subcommittee on Enco-
ded Archival Stantdards) de la Society of American Archivists (SAA).
El uso de las EAD en el Portal Europeo de Archivos se refleja a través de dos vías:
• Holding Guides22: registros informáticos en lenguaje XML, que cumplen el
esquema apeEAD y que contienen una lista estructurada de fondos o grupos
de fondos de una institución archivística, dando una visión general sobre los
mismos como por ejemplo las condiciones relativas a su acceso y uso. Ade-
más, éstos enlazan a las descripciones detalladas de las series documentales
y unidades documentales que pendan de ellos a través de los Finding Aids.
Igualmente incluyen enlaces a información más detallada sobre los producto-
res de dichos fondos, a través de registros apeEAC-CPF.
• Los Finding Aids son registros informáticos en lenguaje XML, que cumplen
el esquema apeEAD y que contienen una descripción detallada de las series o
agrupaciones jerárquicamente dependientes de los fondos o grupo de fondos,
y de las unidades documentales dependientes de estos subniveles. En ellos
debe aparecer indicado siempre los códigos de referencia, identificadores,
y signatura, elementos que nos permitirán conectar los diferentes registros
EAD entre sí, y con otro tipo de registros codificados en apeEAC-CPF o
EAG2012, y con los objetos digitales.
Gracias al trabajo de normalización realizado por APEnet, se ideó un perfil espe-
cífico del esquema para los contenidos subidos a APE, que se llamó apeEAD23. Este
esquema fue mejorado por el proyecto sucesivo, definiéndose actualmente como un
subconjunto del esquema EAD2002, que cumple con los requisitos para que el siste-
ma pueda capturar los datos mecánicamente sin problemas, y permitiendo que todos
ellos sean mostrados y visualizados en el Portal del mismo modo, pudiéndose realizar
labores de búsqueda entre los datos sin ruido. Fue redactado sobre la base del trabajo
común que realizaron los Archivos Nacionales que participaron en el primer pro-
yecto, realizando una comparación de los ficheros EAD con los que trabajaban cada
archivo, analizando las diferencias y buscando los puntos en común, que permitieran
generan un único esquema válido para todos los archivos, independientemente de
la institución que subiera los contenidos. Finalmente se redactaron los documentos
necesarios en los que se fijaron los elementos y atributos válidos, describieron cómo

21. <https://www2.archivists.org/governance/handbook/section7/groups/Standards/TS-EAS>
22. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/Glossary>
23. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeEAD>

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se usarían y se preparó la herramienta para validar y aceptar los archivos, que cum-
plieran las características fijadas y consensuadas.
A modo de síntesis y para hacernos una idea de cómo ha ido evolucionando esta
norma, la primera versión de EAD, v1.0, se publicó en 1998, la segunda versión,
EAD2002, se publicó en diciembre de 2002 y el trabajo de revisión de la EAD2002,
que llevó a la versión actual, EAD3, se inició en 2010 y finalizó en agosto de 2015.
Por su parte, el perfil apeEAD que es el que se utiliza en este momento en el Portal
para el intercambio de datos, fue realizado a partir de la EAD2002.
En relación con el nuevo formato EAD324, la Fundación decidió hace unos años
comenzar a trabajar y a preparar el Portal para permitir la ingesta de archivos en este
nuevo formato. Actualmente el proceso técnico está terminado y se encuentra en
fase de testeo, esperando que a mediado o finales del 2019 esta funcionalidad esté
totalmente implementada y el sistema admita indistintamente archivos en ambos
lenguajes, y la información sea mostrada de igual forma, no existiendo problemas a
la hora de la recuperación de los datos.
ENCODED ARCHIVAL GUIDE (EAG)
El Consejo Internacional de Archivos publica en 2008 la ISDIAH25, Norma In-
ternacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. A conse-
cuencia de esta nuevo estándar publicado, tal como ocurrió con el resto de normas
ICA y debido a la necesidad de una nueva norma de intercambio basada en la IS-
DIAH (debido al fuerte desarrollo del Censo Guía de Archivos de España e Ibe-
roamércia26 y su éxito en ambos continentes) la Subdirección General de los Archivos
Estatales (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España) creó un Grupo
de Trabajo que elaboró en 2002 una DTD llamada EAG 200227 (Encoded Archival
Guide) para el intercambio de información general sobre los centros custodios de
documentación.
Desde 2012, la Subdirección General de los Archivos Estatales participó en el
Grupo de Trabajo Standards & Guidelines (WP4) del proyecto europeo APEx -Ar-
chives Portal Europe network of excellence-, que actualizó la versión EAG 2002 y
publicó la vigente norma EAG 201228. Desde agosto de 2018, la SAA y en concreto
el Subcomité de Estándares TS-EAS, confirmó a esta norma como estándar de

24. <https://www.loc.gov/ead/EAD3taglib/index.html>
25. <https://www.ica.org/en/isdiah-international-standard-describing-institutions-archival-holdings>
26. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm>
27. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm>
28. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/EAG2012>

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estructura de datos. Se acordó que el Portal Europeo de Archivos fuera la entidad


que lo mantuviera y difundiera, y no la SAA, quien es la encargada de realizar esta
función con las EAD en la actualidad EAD3 y las EAC-CPF.
El Portal utiliza los ficheros con este formato para conformar su “Land Scape”29
o directorio. Si prescindimos del buscador, el portal tiene un punto de partida para
la investigación o navegación a través del mismo. Se trata de un mapa interactivo
(aunque también se incluye la información de forma estructura o listada) en el que
muestra las instituciones archivísticas agregadoras de contenido, pudiendo entrar en
ellas y conocer la información detallada sobre las propias instituciones, los datos de
contacto u horarios de apertura, los fondos que contiene, las fechas extremas de la
documentación, o la historia de formación de la misma. Todas estas descripciones
están relacionadas con el Holding Guide y los Finding Aids que correspondan, con
lo cual, toda descripción documental estará ubicada en todo momento, y el usuario
podrá saber cuál es el archivo en el que se encuentra el documento que está consul-
tando.
ENCODED ARCHIVAL CONTEXT (EAC-CPF)
APE igualmente decidió incluir las descripciones de los agentes productores de
los documentos, a través del lenguaje de marcado EAC-CPF30, estándar XML para
codificar las descripciones de los productores de los fondos archivísticos, de acuerdo
con los principios de la norma internacional ISAAR CPF31. La descripción de indi-
viduos, familias e instituciones que pueden generar documentos archivísticos, es un
componente esencial de la preservación de la evidencia documental de la actividad
humana, que facilita tanto el acceso como la interpretación de los fondos documen-
tales. La institución encargada del mantenimiento de este estándar es la misma que
la que mantiene el estándar EAD, es decir, el TS-EAS dependiente de la SAA. Desde
hace unos años se ha procedido a su revisión, con una actualización de la misma
que ha salido a la luz en diciembre de 2018. Algo a destacar en la evolución de esta
norma, es la necesidad de describir a través de ella no sólo a las entidades producto-
ras de los fondos documentales, si no también al resto de instituciones, personas o

29. <https://www.archivesportaleurope.net/directory>
30.  Para conocer más sobre este estándar, resulta de gran utilidad la consulta del artículo escrito por
Arantxa Lafuente y publicado en primer lugar en la página web del proyecto APEx, y más tarde en una
publicación realizada por el mismo proyecto en 2015 en su clausura
<http://www.apex-project.eu/index.php/en/articles/184-archival-authority-control-an-introduction-
to-encoded-archival-context-corporate-bodies-persons-and-families>
<http://www.mcu.es/ccbae/es/consulta/registro.cmd?id=214818>
31. <https://www.ica.org/en/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-corporate-
bodies-persons-and-families-2nd>

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familias que se relacionan con los documentos por otros motivos, y no simplemente
el de ser productor de los mismos, pudiendo tener por ejemplo, una relación de
tipo materia, autor, destinatario... Claramente el desarrollo del RIC32 (Record in
Context) por EGAD33, además del nacimiento de las EAD3, ha hecho necesaria esta
actualización, que evidentemente traerá consigo un aumento de descripciones de este
tipo de entidades en APE y de relaciones de las mismas con los documentos descritos
en el Portal, lo que llevará unido una mejora en la localización de documentación,
refinando los resultados de las búsquedas de modo ostensible, y resolviendo uno de
los problemas coyunturales de APE: evitar la búsqueda de un mismo término en
diferentes lenguas, ya que todas ellas se encontrarán reflejadas en la descripción EAC-
CPF correspondiente.
De este modo, si potenciamos los registros descriptivos de entidades no docu-
mentales (no sólo de personas familias e instituciones, si no también de eventos,
lugares o conceptos, esto último está en proceso de estudio por parte del grupo de
estándares de APE) utilizando la norma EAC-CPF actualizada, y sacamos partido
del potencial multilingüe que tienen estos lenguajes, conseguiremos que ante una
búsqueda simple en cualquier lengua, se recupere un único registro, que vincule a
múltiples documentos de diferentes instituciones archivísticas.
Del mismo modo que ocurrió con el esquema EAD, con el esquema EAC-CPF
se decidió diseñar o fijar un perfil específico para que fuera usado en el Portal, y
normalizar de este modo los ficheros existentes, consiguiendo mejorar las búsquedas,
reduciendo el ruido resultante, y por otro lado logrando que toda la información
fuera expuesta o pudiera ser visualizada del mismo modo en la interfaz del Portal.
Este perfil es conocido como apeEAC-CPF34. Para la realización del mismo se pro-
cedió de igual forma que con el apeEAD: en primer lugar, se compararon todas las
especificaciones disponibles y los ejemplos de los socios del proyecto, para conseguir
determinar el uso de elementos y atributos, y los beneficios del uso de unos frente al
de otros, pasando en segundo término a fijar el esquema específico que se tomaría
como perfil definitivo para APE.
METS
METS35 es un marco de metadatos generalizado, creado por la Federación de
Bibliotecas Digitales, para codificar los metadatos estructurales, pensado para objetos
digitales y los metadatos descriptivos y de administración relacionados, buscando de

32. <https://www.ica.org/es/records-context-modelo-conceptual>
33. <https://www.ica.org/es/grupos-de-expertos/expert-group-archival-description-egad>
34. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeEAC-CPF>
35. <http://www.loc.gov/standards/mets/>

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esta forma un mecanismo único y estándar para un grupo determinado de institu-


ciones con este tipo de necesidades. Resulta especialmente interesante para los archi-
vos, porque puede combinar imágenes con objetos y describir su estructura interna.
METS fue ideado para simplificar tanto el intercambio de objetos entre repositorios,
como el desarrollo de herramientas de software para la búsqueda y visualización de
esos objetos.
El “Informe del estado de APEx sobre METS y las recomendaciones para su im-
plementación en el Portal Europeo de Archivos”36 (Deliverable D4.7) explica cómo
se desarrolló el perfil apeMETS37 y dentro de éste, los apeMETSRights, los cuáles
han sido muy útiles, sobre todo en el intercambio de datos con Europeana.
EL FUTURO DEL PORTAL EUROPEO DE ARCHIVOS
La Fundación del Portal Europeo de Archivos se asegura y quiere asegurarse de
que tanto el Portal como su red de instituciones archivísticas asociadas, puedan se-
guir formando parte de esta experiencia en el futuro, no solo conectando datos en
beneficio de los usuarios finales, sino también conectando instituciones de archivo,
archiveros, conocimientos e ideas, intentando acercar la memoria de Europa a profe-
sionales y sobre todo ciudadanos de todo el mundo.
Para ello, la Fundación entiende actualmente el Portal en los siguientes términos:
• APE es una infraestructura técnica, constantemente desarrollada y actualiza-
da para servir a los intereses de los proveedores de contenido y los usuarios, y
para hacer frente a los desarrollos técnicos externos al Portal.
• APE es también una base de datos de contenido, con millones de descrip-
ciones de entidades de miles de instituciones archivísticas más o menos or-
ganizadas.
• APE es una plataforma para que los usuarios, investigadores, periodistas, cien-
tíficos y el público en general encuentren información de la historia europea,
que está ganando visibilidad, pero que muchos europeos aún no conocen.
• Y finalmente, APE es también una red de archivos nacionales que actúan
como asociados, una red de coordinadores de APE en cada país miembro,
una red de instituciones archivísticas, y quiere llegar a ser a formar una red de
usuarios, investigadores, periodistas, científicos y de público en general, con
el objetivo común de rehacer la historia de Europa o más específicamente de
los habitantes que poblaron Europa durante más de 1000 años, a través de
sus documentos.

36. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/outcomes/standards/apemets>
37. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeMETS>

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64 Ana María López Cuadrado

Este texto pretende ser un dibujo de lo que es APE en la actualidad, tras el estudio
del estado de situación en el que se encontraba la Fundación tras el desarrollo de los
proyectos, y el paso a su autogestión. Era importante hacer una parada técnica, para
saber en dónde se encontraba y cómo se debía seguir trabajando. Para ello durante
el año 2018 el equipo de gobierno trabajó sobre la realización y puesta en marcha de
un plan estratégico 2018-2020, indagando y estudiando detenidamente los errores
cometidos y las partes más débiles del Portal, para poder mejorar y acceder a una
mayor audiencia de ciudadanos, ofreciendo mejores resultados y un mejor grado de
satisfacción de los usuarios.
Durante las reuniones mantenidas en Sevilla, en el primer trimestre del 2018,
se consiguió dibujar un plan estratégico, que fue aceptado por la Asamblea de Aso-
ciados, reunida en su sesión semestral en junio de 2018 en Sofía (Bulgaria). La base
del plan estratégico es conseguir una mayor difusión del portal, mejor usabilidad
del mismo y mejores resultados de búsqueda, además de afianzar y mejorar la red de
instituciones archivísticas proveedoras de contenidos y las instituciones miembros de
la Fundación.
Sobre él se ha comenzado a diseñar las actividades anuales del Portal, fundamen-
talmente las técnicas y las relacionadas con la difusión, que son las que necesitan
de una fuerte programación temporal para poder llevar a cabo y cumplir objetivos.
Una mejora en la usabilidad del Portal, adecuación a la web 3.0, investigación y
establecimiento de nuevos criterios que afinen las búsquedas, sobre todo en lo re-
lacionado con las búsquedas temáticas o las búsquedas por nombre de personas o
instituciones. Con respecto a los estándares, el proyecto de aplicación de las EAD3
y su puesta en marcha para que el sistema acepte registros bajo este estándar, está
prácticamente terminado, encontrándose en fase de testeo. Se está en contacto con
la SAA para analizar la actualización que acaba de ser publicada de la EAC-CPF, y se
trabaja en el mantenimiento y difusión del estándar EAG2012, principalmente des-
pués del reconocimiento del mismo por la SAA. Pero sobre todo en esta nueva etapa,
la Fundación quiere poner énfasis en la nueva corriente archivística que recupera o
potencia el análisis y descripción del contexto del documento, y la nueva normativa
internacional que el Consejo Internacional de Archivos desarrolla a través del RIC.
No sólo del documento final que emane de EGAD tendremos que estar pendientes,
si no que tendremos que estudiar la ontología que se desarrolle del RIC, y ver las
posibilidades que nos da al Portal de mejora. Entramos en una nueva época de des-
cripción archivística, que unida al momento tecnológico en el que nos encontramos,
como he comentado al principio de texto, nos hace evolucionar de forma vertiginosa
hacia unas herramientas basadas en web semántica, que pongan su esfuerzo en el
intercambio de información. Big data en las instituciones culturales, es decir, un
potencial que éstas tienen, si sabemos trabajar de la mano y apostamos por avanzar

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Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 65

intercambiando información, para dejar a los usuarios finales que analicen los datos,
saquen sus conclusiones y reescriban la verdadera historia, la que el patrimonio do-
cumental nos cuenta.
Así pues, la forma de acceso a la información en las instituciones cultuales, y so-
bre todo en los archivos, ha cambiado radicalmente. Las estadísticas demuestran que
mientras las visitas a las salas de investigación en algunas ocasiones bajan, exponen-
cialmente suben las consultas por internet, las visitas a los catálogos digitales, y au-
mentan las peticiones de reprografía de usuarios que no han ido al archivo, si no que
han realizado sus pesquisas a través de los portales archivísticos. Nos es algo bueno o
malo, es simplemente un cambio, que debe ser tenido en cuenta en la planificación
de los archivos, sus recursos y que no debe desdeñarse. El archivo se ha abierto al
mundo global, y no debemos quedarnos al margen.

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CRÉDITOS
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MESAS DE DIÁLOGO

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CRÉDITOS
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN SO-
PORTE ELECTRÓNICO EN LA NUEVA REGULA-
CIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Y SU RELACIÓN CON LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA
Antonio David Berning Prieto

PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 71-90

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN SOPOR-


TE ELECTRÓNICO EN LA NUEVA REGULACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y SU RELACIÓN
CON LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA
ADMINISTRATIVE DOCUMENTS IN ELECTRONIC SUP-
PORT IN THE NEW REGULATION OF THE ADMINISTRATI-
VE PROCEDURE AND ITS RELATIONSHIP WITH ARCHIVIS-
TIC SCIENCE
Antonio David Berning Prieto
Universidad de Sevilla. Master Universitario en Derecho de las Nuevas Tecnologías.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 29/01/2019
Aceptado: 13/02/2019

Resumen:
La aprobación de las nuevas leyes de procedimiento administrativo común y régimen
jurídico del sector público en España ha supuesto una verdadera apuesta por la adopción del
soporte electrónico como nuevo sistema de funcionamiento. Esta decisión supone a su vez
que toda la documentación administrativa debe generarse y conservarse en soporte electróni-
co, por lo que se establecen por la normativa requisitos de carácter técnico que deben cumplir
tales documentos administrativos y, por ende, también los actos administrativos y las copias
administrativas, sin que se hayan previsto consecuencias en caso de incumplimiento, propo-
niéndose en este sentido el reconocimiento de una nueva categoría documental. Por su parte,
toda la documentación generada debe conservarse en soporte electrónico, tanto en su fase
activa como en su fase de conservación, por lo que la archivística juega un papel fundamental
en el cumplimiento de tales fines, por lo que los modelos docucéntrico y datacéntrico están
destinados a reconciliarse.
Palabras clave:
Documento administrativo, acto administrativo, copia, firma electrónica, metadato, ar-
chivística.

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CRÉDITOS
ÍNDICE
72 Antonio David Berning Prieto

Abstract:
The approval in Spain of the new laws of a common administrative procedure and the
legal system of the public sector has meant a real commitment to adopting electronic support
as a new operating system. This decision assumes that all the administrative documentation
must be generated and saved in electronic support, so there are technical requirements which
are established by the normative, that such administrative documents must comply with and,
thus, also administrative resolutions and administrative copies, without the provision of any
consequences in the event of non-compliance, proposing in this respect the recognition of
a new documentary category. Additionally, all the documentation generated must be stored
in electronic support, both in its active phase and in its conservation phase, so that the do-
cumental archiving or document management plays a fundamental role in the fulfillment of
these ends, so the documentary models which put the document or the data in the first place,
are destined to be reconciled.
Key words:
Administrative document, administrative resolution, copy, electronic signature, metada-
ta, archiving.

1. ESCENARIO ACTUAL
Históricamente, los archivos han supuesto la ubicación documental más impor-
tante gracias a la que han sido conservados importantes patrimonios documentales.
Resulta difícil conocer con absoluta certeza la datación de los primeros en crearse,
aunque algunos autores como HEREDIA HERRERA1, CRUZ MUNDET2 o VAL-
CÁRCEL FERNÁNDEZ3 han apuntado la existencia de los mismos desde tiem-
pos inmemoriales, como en las culturas griega y romana e incluso con anterioridad,
aunque un claro modelo con cierto desarrollo fue el de la Iglesia Católica, al ser una
institución que contaba con sedes físicas estables como los monasterios para albergar
ingentes cantidades de documentos.
Desde entonces hasta etapas más recientes la archivística ha sido exponente de
la conservación del patrimonio documental cultural más importante, si bien se
ha mantenido ocupando un lugar secundario a la vista del resto de ciencias, sin
haberse reconocido generalizadamente la verdadera importancia práctica de la que
es acreedora.
La irrupción de las nuevas tecnologías ha supuesto un verdadero cambio de pa-
radigma en el funcionamiento de la sociedad, como ya tuvo ocasión de poner de

1.  Heredia Herrera 1991, pp. 28 y ss.


2.  Cruz Mundet 2011, p. 29.
3.  Valcárcel Fernández 2011, pp. 542 y ss.

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 73

manifiesto CASTELLS4, que ha traído consigo cambios profundos en todos los ám-
bitos, entre ellos el jurídico. No obstante, si bien es cierto que las nuevas tecnologías
comenzaron a evolucionar en el Derecho Privado, concretamente en las relaciones
jurídico-privadas, como ha tenido ocasión de tratar MADRID PARRA5, no lo es
menos que ha sido en el Derecho Público en el que han desarrollado todo su poten-
cial de forma exponencial, entre otros motivos debido a la capacidad de las Admi-
nistraciones Públicas de extender el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TICs) en la sociedad en general, al poder implantar tales medidas
en los servicios públicos que presta a la ciudadanía en general.
La aprobación, en el ámbito jurídico-público, de las Leyes 39 y 40/2015, de 2
de octubre, de Procedimiento Administrativo Común y Régimen Jurídico del Sector
Público, respectivamente (LPAC y LRJSP, en adelante), ha supuesto un verdadero
punto de inflexión respecto a la regulación previamente llevada a cabo por la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC) y la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE) del
fenómeno electrónico, puesto que su implantación previamente potestativa ha sido
sustituida por el empleo preceptivo del soporte electrónico tanto en la relación de
la Administración con terceros (ciudadanos y empresas6) como de éstas con otras
Administraciones Públicas (relaciones interadministrativas) y, en consecuencia, tam-
bién su propia organización interna debe ser electrónica (relaciones intraadministra-
tivas), relaciones todas ellas que suponen una enorme carga documental en soporte

4.  Castells 2004, pp. 5 y ss.


5.  A modo ejemplificativo, desde hace años se encuentra vigente la Ley 34/2002, de 11 de julio,
de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, entre otras, que regula la
utilización de medios electrónicos en el ámbito del sector privado, a pesar de que determinadas pre-
visiones contenidas en la misma incidan, en mayor o menor medida, en el sector público, así como la
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, regulación precedida por el Real Decreto Ley
14/1999, de 17 de septiembre, sobre Firma Electrónica. En el ámbito supranacional también la propia
Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI o UNCITRAL,
según se utilicen las siglas del español o inglés, respectivamente) ya en el año 2001 había puesto a dispo-
sición de la comunidad internacional su pionera y avanzada Ley Modelo sobre las Firmas Electrónicas,
que se completa con otras Convenciones relacionadas con el comercio electrónico, como puede exami-
narse en la interesante aportación doctrinal de Madrid Parra 2007, pp. 39-113.
6.  Debe tenerse en cuenta que los ciudadanos personas físicas sólo están obligados a relacionarse
electrónicamente con la Administración en determinadas circunstancias previstas en el artículo 14.2
LPAC, si bien ello no es óbice para que la actividad interna de las Administraciones Públicas deba ser
enteramente electrónica aun con personas físicas no obligadas (artículo 9.1 LPAC), y prueba de ello
es, por ejemplo, en materia de notificaciones, en que a pesar de notificar al ciudadano persona física en
papel, se deba depositar también la misma en su sede electrónica, por si quisiese acceder por medios
electrónicos (artículo 41.6 LPAC).

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74 Antonio David Berning Prieto

electrónico cuya conservación, en lugar de llevarse a cabo en expedientes y archivos


ocupando amplios volúmenes de espacio físico, lo hacen en expedientes y archivos
electrónicos que se almacenan en soportes y servidores electrónicos.
De esta forma, como ya se adelantaba, la ciencia archivística ha pasado de ocupar
un lugar secundario tras los muros de los archivos y bibliotecas, a un plano central
y fundamental en la gestión administrativa en soporte electrónico, ya que se torna
imprescindible llevar a cabo un buen sistema de archivo para conseguir que los docu-
mentos administrativos sean gestionados y, posteriormente, conservados, cumplien-
do tantas prescripciones como sean necesarias para su posterior conservación y que la
interoperabilidad sea una realidad, ya que la interconexión de sistemas debe permitir
que todos esos documentos puedan ser consultados no sólo por el personal al servicio
de otras Administraciones Públicas, sino por sistemas informáticos automatizados
una vez se implante la actividad administrativa automatizada de forma generalizada
y se lleven a cabo consultas desatendidas tanto de datos como de documentos, amén
del ejercicio del derecho de acceso a la información pública de cualquier ciudadano
que así lo desee, en las condiciones y con los límites establecidos en la legislación
aplicable en materia de transparencia.
Es por ello que los archivos, tal y como eran concebidos en sus orígenes, han
experimentado una evolución necesaria cuya correcta implantación implica el plan-
teamiento de posibles escenarios derivados de la gestión electrónica de documentos
la cual, especialmente en el ámbito del Derecho Administrativo, tiene importantes
implicaciones, debido a las especialidades que caracterizan a los procedimientos ad-
ministrativos y los documentos específicos que en su seno se generan.
2. LA ARCHIVÍSTICA COMO CENTRO NEURÁLGICO DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL. LA IMPORTANCIA DEL DOCUMENTO Y DE LA FIGU-
RA DEL ARCHIVERO
De acuerdo con lo expuesto, ninguna duda cabe de que el papel de los archiveros
en el moderno Derecho Administrativo resulta crucial, toda vez que una correcta
gestión de los procedimientos administrativos depende en gran medida del previo
establecimiento, por parte de los poderes públicos, de una adecuada política de ges-
tión del documento electrónico7, así como de una adecuada puesta en práctica por
parte de los responsables de la gestión documental. En Andalucía, como es sabido,

7.  Téngase en cuenta al respecto que la Política de gestión documental del Ministerio de Hacienda
y Administración Pública se erige en un modelo a seguir. Puede consultarse la segunda edición de la
misma en la dirección web:
<http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GES-
TION%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docu-
mentos%20electronicos%20MINHAP.pdf >(consulta: 28/01/2019)

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 75

se encuentra vigente la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta


de Andalucía, aprobada mediante Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de
Gobierno, la cual pretende recoger los criterios y recomendaciones necesarios para
garantizar la interoperabilidad, recuperación y conservación de los documentos y
expedientes electrónicos en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía
y de sus entidades instrumentales con el fin de controlar la gestión de los documentos
administrativos de la administración autonómica, asegurando de este modo el acce-
so, la seguridad, la disponibilidad, la confidencialidad y su conservación, así como
cumplir con los derechos y obligaciones establecidos por la normativa sobre transpa-
rencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Para tales fines, en primer lugar, resulta imprescindible dotar al personal desti-
nado a los puestos de trabajo responsables de la gestión documental de formación
suficiente en materia de gestión electrónica documental, tal y como tuve ocasión
de defender con carácter general en materia de administración electrónica8, ya que
serán los principales responsables de que el documento ostente todos los requisitos
necesarios para su adecuación al ordenamiento jurídico durante toda su vida, esto
es, hasta su destrucción definitiva y, en determinados casos, serán garantes de una
prolongada conservación9.
En segundo lugar, una vez la documentación debe pasar de un estado activo o
semiactivo, a la fase de conservación, entrará en escena la fundamental figura del
archivero, cuya función comenzará con la remisión, por parte de los responsables de
cada ente público, del expediente al archivo único. No obstante, debe puntualizarse
que, si bien es cierto que la principal función de aquél comienza con la recepción
de documentos y expedientes, para su incorporación al archivo electrónico, no lo
es menos que debería participar activamente en el diseño de procedimientos y de la
política de gestión documental ab initio, ya que la forma en que se origine el docu-
mento en su fase primitiva (original) condicionará su conservación a largo plazo, por
lo que ninguna duda cabe de su relevancia.
Como puede aventurarse, debe ponerse en valor la relevancia del documento ad-
ministrativo en la actualidad, y el soporte electrónico no ha hecho otra cosa sino acre-
centar dicho valor, ya que además de las múltiples funciones que venía ostentando,
se le ha conferido la de garantizar los derechos e intereses de sus destinatarios, tanto
ciudadanos como las propias Administraciones Públicas, ya que del cumplimiento de

8.  Berning Prieto 2017, pp. 40-41


9.  En caso de tratarse, por ejemplo, de documentos objeto de protección en virtud de la legislación
reguladora del patrimonio documental, al ser documentos con valor histórico o que merezcan su con-
servación como tal.

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los requisitos de carácter documental se hace depender la verificación de las garantías


de integridad, autenticidad o interoperabilidad, entre otras.
3. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO DEFECTUO-
SO COMO NUEVA CATEGORÍA DOCUMENTAL
El establecimiento, en el artículo 26.2 LPAC, de una serie de requisitos de carác-
ter documental aplicables no sólo a los actos administrativos, sino a cualquier tipo de
documento administrativo, han sido calificados por el legislador como requisitos “de
validez”, lo cual, habida cuenta de la tradicional problemática terminológica en torno
a la institución de la validez de los actos administrativos, tal y como ha sido puesto de
manifiesto por autores como CANO CAMPOS10, no hace sino acrecentarla.
Por tanto, tal y como he tenido ocasión de defender recientemente11, se torna
necesaria la creación de una nueva categoría documental: la del documento electró-
nico administrativo “defectuoso”, en caso de incumplirse algún requisito de entidad
suficiente (grave); por el contrario, el documento administrativo que cumpla todos
los requisitos del artículo 26.2 LPAC se calificaría como “perfecto”; y, por último,
aquél documento viciado con defectos de menor entidad sin alcance suficiente para
originar un documento defectuoso se calificaría como “meramente irregular”.
De esta forma se consigue discernir de forma clara los supuestos de invalidez, que
afectarían únicamente a los actos administrativos como categoría documental espe-
cial, que a su vez pueden traer causa de los tradicionales vicios comprendidos en los
artículos 47 y 48 LPAC y que traen como consecuencia su calificación como nulos de
pleno Derecho o anulables (con los efectos que, en cada caso, son inherentes a estas
tradicionales categorías de invalidez), de aquellos que traigan causa de los requisitos
de carácter documental del artículo 26.2 LPAC, que en los actos administrativos
conllevará igualmente su nulidad o anulabilidad, en función de la gravedad del vicio
concreto, pero que, como se viene defendiendo, de tratarse de un documento admi-
nistrativo cualquiera (distinto del acto administrativo), originará un documento ad-
ministrativo defectuoso o meramente irregular, en función de la gravedad del vicio.
En el caso de los documentos administrativos defectuosos, la principal conse-
cuencia de su calificación como tal debe ser su ineficacia, esto es, el mismo no de-
bería desplegar los efectos que le sean inherentes, debiéndose subsanar por parte de
la Administración, de oficio o a instancia del interesado, en aras a evitar posibles
actuaciones posteriores inválidas por haber sido adoptadas sobre la base de un docu-
mento defectuoso.

10.  Cano Campos 2017, pp. 1-53


11.  Para el examen en profundidad de tales cuestiones procede remitir a la tesis doctoral del autor:
Berning Prieto 2019.

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 77

Debe tenerse en cuenta que, respecto a las copias reguladas en el artículo 27


LPAC, éstas deben ostentar la consideración de actos administrativos, dado que se es-
tablece la necesidad de ser dictadas por el funcionario público habilitado12 o median-
te actividad administrativa automatizada (artículo 27.1.3º LPAC), por lo que dicha
intervención administrativa lo es a efectos de fe pública, sin que pueda considerarse
como un mero documento administrativo.
En este sentido, para que la copia sea “auténtica” debe llevarse a cabo por el ór-
gano o empleado público habilitado (también mediante el sello electrónico o CSV,
exigido en caso de efectuarse mediante actividad administrativa automatizada); al
intervenir el funcionario público habilitado existe un acto administrativo declarati-
vo13 o de constancia que dota a la copia de su especial consideración como auténtica.
Por ende, el incumplimiento del requisito de expedición por la autoridad pú-
blica competente origina la invalidez de dicho acto de constancia, por lo que podrá
ostentar la condición de copia no auténtica y, en consecuencia, no tendrá el valor
probatorio reforzado que caracteriza a la misma, sin que tenga por tanto pleno valor
ni deba surtir plenos efectos en el resto de Administraciones Públicas, al calificarse el
acto de fe pública como anulable ex artículo 48.1 LPAC.
No obstante, en este punto habría de precisarse que, en caso de que las copias sean
generadas por personal no funcionario devendrían inválidas, concretamente anula-
bles, al tratarse en puridad de una manifiesta incompetencia14 que afecta al elemento
subjetivo del acto administrativo declarativo o de constancia, por no ser el ejercicio
de potestades administrativas facultades asignables a los mismos ex artículo 9.2 del
Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP), que reserva
al personal funcionario el ejercicio de las funciones que impliquen la participación

12.  Estos funcionarios serán, al menos, los que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia
de registros (artículo 27.1.4º in fine) y deberán constar en un registro que deberá mantener actualizado
la Administración, a efectos de poder ser comprobada la citada habilitación por el resto de Administra-
ciones Públicas.
13. Así, GARCÍA DE ENTERRÍA y FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ ofrecen en su obra una de las
clasificaciones funcionales de los actos administrativos distinguiendo entre actos administrativos “cons-
titutivos” y “declarativos”, siendo estos últimos definidos por los autores como aquellos que acreditan
un hecho o una situación jurídica sin incidir sobre su contenido, por lo que realmente este acto admi-
nistrativo “de constancia” sería declarativo, al acreditar el hecho consistente en que el contenido de la
copia se corresponde fielmente con el del documento-origen (que, a su vez, puede ser original o una
copia). Vid. García de Enterría, Fernández Rodríguez 2017, p. 620 in fine.
14.  Recuérdese que únicamente la incompetencia material o territorial manifiesta da lugar a la nu-
lidad absoluta o de pleno Derecho ex artículo 47.1.b) LPAC, ya que la regla general de la invalidez en
Derecho Administrativo es la anulabilidad del artículo 48.1 LPAC.

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directa o indirecta en el ejercicio de las potestades públicas o en la salvaguardia de los


intereses generales del Estado y de las Administraciones Públicas.
Por su parte, en caso de que la copia sea generada por personal funcionario, pero
entre cuyas funciones no se encuentre la expedición de copias, al tratarse de un fun-
cionario público, realmente podría ostentar dicha facultad si las normas organizativas
internas así lo hubiesen previsto, pues está facultado para el ejercicio de potestades
administrativas, por lo que la incompetencia no es en este caso manifiesta, como
sucedía en el supuesto anterior y, en consecuencia, las consecuencias deben graduarse
en este caso, pudiendo admitirse la mera irregularidad de la copia, aunque exigiría la
subsanación de oficio o a instancia de parte, mediante la comprobación de la iden-
tidad entre el original y la copia por la persona entre cuyas funciones se encuentre la
de expedir copias y la aplicación por parte de ésta de su firma electrónica.
4. APUNTES ACERCA DE LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO.
Efectuada la anterior precisión, conviene examinar someramente algunos requi-
sitos del artículo 26.2 LPAC que todo documento administrativo debe observar, en
aras a su perfección, dada su posible incidencia en el expediente administrativo elec-
trónico y, por ende, aunque en un momento posterior, en el archivo administrativo
electrónico.
Como regla general, la calificación de un documento como defectuoso debe tener
como consecuencia directa su ineficacia o negación de los efectos que le son inhe-
rentes y, en definitiva, la necesidad de su subsanación, de oficio o a instancias del
interesado.
4.1. La esencial y evidente necesidad de contener información en un formato de-
terminado
En primer lugar, el artículo 26.2 LPAC en su apartado a) exige que todo docu-
mento contenga “información de cualquier naturaleza archivada en un soporte elec-
trónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado”.
Ello supone la necesidad evidente de que el documento contenga algún tipo de
información y se almacene (el empleo por parte del legislador del término “almace-
nar” hubiese sido más preciso que “archivar”) en soporte electrónico (no en papel),
por lo que la ausencia de información (un documento en blanco, por ejemplo) origi-
naría un documento defectuoso.
Si bien hubiese sido apropiado incluir un glosario de términos en la nueva le-
gislación administrativa a efectos clarificadores, tal y como previamente se hizo en

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el Anexo I de la LAE, lo cierto es que no se ha contemplado, lo cual debe ser ob-


jeto de crítica, ya que aclararía el sentido de muchos términos técnicos empleados
para su correcta comprensión por los destinatarios de la norma, por lo que deben a
continuación puntualizarse determinados conceptos como el formato o el soporte
documental.
En este sentido, debe recordarse, con GONZÁLEZ PÉREZ y GONZÁLEZ NA-
VARRO15, que el documento escrito es sólo una de las modalidades de soporte de
la información, al igual que la piedra o el metal han servido históricamente también
para este fin, sin que deba confundirse el soporte continente de información (como
el disco de almacenamiento) con el documento en sentido estricto.
Autores como GAMERO CASADO y FERNÁNDEZ RAMOS16 distinguen
acertadamente, para el caso del acto administrativo como tipo específico documental
pero que resultaría de aplicación a cualquier tipología documental, entre el propio
acto administrativo (información), la forma y el soporte en que se materializa. Así,
para los mismos, el acto administrativo es la declaración o decisión en que emite la
Administración Pública, mientras que la forma en que se recoge esa decisión puede
ser oral, automática o escrita, debiéndose documentar por escrito cuando se efectúe
verbalmente (artículo 36.2 LPAC) y, por último, el soporte de la forma escrita pue-
de ser, a su vez, en papel o electrónico, reconociéndose el mismo valor y eficacia a
ambos, lo cual GAMERO CASADO17 identifica con el principio de equivalencia de
soportes.
Por su parte, el formato es definido en el Anexo I del ENI como el “conjunto de
reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos
en memoria” y, en la práctica, se puede conocer gracias a la extensión que el mismo
tiene asignada tras el nombre o denominación utilizada para diferenciarlo del resto,
siguiendo la fórmula genérica “nombredeldocumento.extensión”, de forma que, en
función de la naturaleza de la información a contener, existen unos formatos más
adecuados que otros para cumplir su finalidad. Por ejemplo, para almacenar un do-
cumento de texto se suelen utilizar los formatos .doc, .txt o .rtf, mientras que para su
remisión es preferible el PDF o el PDF/A, por lo que de esta forma es posible garan-
tizar que la información se puede crear y conservar en el más correcto.
La ausencia de información podría equipararse a la inexistencia del propio do-
cumento o acto (piénsese en un documento en blanco), mientras que la elección
de un formato incorrecto constituiría una mera irregularidad, a menos que afecte a

15.  González Pérez, González Navarro 2012, p. 925.


16.  Gamero Casado, Fernández Ramos 2018, pp. 423-424.
17.  Gamero Casado 2010, pp. 153-157.

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80 Antonio David Berning Prieto

derechos de terceros o genere indefensión, como podría ser el empleo de un formato


cuya aplicación para su visualización sea prácticamente inaccesible y sin posibilidad
de empleo de software gratuito o de acceso generalizado.
4.2. Los datos identificativos
En segundo lugar, el apartado b) del artículo 26.2 LPAC establece que todo docu-
mento deberá “disponer de los datos de identificación que permitan su individuali-
zación, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico”. Así, se
establece la necesidad de que el documento esté convenientemente identificado, de
forma que se permita su correcta individualización, reconociéndose expresamente la
posibilidad de que un mismo documento pertenezca a más de un expediente admi-
nistrativo. Este aspecto, en relación con un documento concreto, plantea problemas
en cuanto a su gestión documental durante su fase activa, ya que no permitirá una
adecuada interoperabilidad interadministrativa e intraadministrativa, pero en este
caso tales defectos no afectarán en ningún caso a derechos de terceros ni provocarán
indefensión, por lo que su incumplimiento o incorrecto cumplimiento dará lugar,
a lo sumo, a una mera irregularidad; no obstante, planteará problemas al tiempo de
procederse a su almacenamiento en el expediente administrativo electrónico, ya que
si el mismo documento debe pertenecer a más de un expediente administrativo no
será posible efectuar una correcta referenciación del mismo en la base de datos co-
rrespondiente del sistema informático, lo cual sucedería igualmente, cuando proceda
su conservación en el archivo administrativo electrónico, ya que al no encontrarse
debidamente identificado podrán haber problemas en su gestión. No obstante, en
ninguno de estos supuestos, en principio, se originará un documento defectuoso,
sino meramente irregular, salvo que se afectasen derechos de terceros o se produjese
indefensión.
4.3. La insuficiencia de la referencia temporal en el documento
En tercer lugar, el apartado c) establece que los documentos administrativos en
soporte electrónico deben “incorporar una referencia temporal del momento en que
han sido emitidos”. Dicha previsión merece ser objeto de crítica, puesto que si el
soporte electrónico permite incorporar tecnologías que incrementan la seguridad ju-
rídica, ningún sentido tiene prever únicamente la incorporación a todo documento
administrativo de una mera referencia temporal, en lugar de un certificado o sello de
tiempo electrónico18.

18.  Téngase en cuenta que un sello electrónico de tiempo es un certificado electrónico emitido por
una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA, por sus siglas en inglés) cuya incorporación a un documen-
to electrónico supone la acreditación indubitada, por ese tercero de confianza (prestador de servicios de
certificación), del momento temporal en que ha sido sellado, por lo que no hay forma de alterarlo sin
provocar la invalidez del certificado.

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 81

Resultaría aceptable la incorporación únicamente de una referencia temporal en


caso de tratarse de determinados documentos internos o de mero trámite que no
deban surtir efectos frente a terceros, ya que quedarían en el ámbito doméstico de la
Administración, pero la generalización del artículo 26.2.c) LPAC supone la innece-
sariedad de incorporar sellado electrónico de tiempo incluso en los actos administra-
tivos, lo cual resulta ciertamente criticable, toda vez que la incorporación de firma
electrónica no suple dicha carencia, al tratarse de certificados electrónicos destinados
a distintas finalidades.
En esta misma dirección apunta ALAMILLO DOMINGO19, al afirmar que una
firma o sello electrónicos de cualquier tipología pueden ser válidos, pero no idóneos
si se aplican única y exclusivamente, al no poder imputar todos los elementos de
producción de un acto a una persona física o jurídica, ejemplificándolo con el docu-
mento electrónico, cuya existencia cierta únicamente es posible probar mediante la
aplicación de un sello de tiempo criptográfico.
Por tanto, si bien lege data resulta correcta la inclusión de una mera referencia
temporal en cualquier documento administrativo electrónico, incluidos los actos ad-
ministrativos, los cuales deberían con mayor motivo incluir sellado electrónico de
tiempo, no lo es menos que debería modificarse este aspecto por parte del legislador,
por lo que se propone dicha inclusión lege ferenda.
4.4. Los metadatos mínimos
Por su parte, la previsión del artículo 26.2.d) LPAC relativa a la necesidad de
incorporación a todo documento de los metadatos mínimos exigidos puede resultar
a veces insuficiente. La interoperabilidad de los sistemas, establecida con carácter
general en el artículo 3.2 LRJSP, en aras a permitir las relaciones (electrónicas) entre
Administraciones Públicas, exige el establecimiento de unos estándares documenta-
les comunes con el fin de facilitar el intercambio de información.
Los metadatos, al ser, por definición, datos que describen otros datos, responden
perfectamente a esta necesidad, si bien la descripción que cada uno lleva a cabo
puede ser muy variada. Los metadatos mínimos exigidos por la normativa vigente
pueden llegar a ser insuficientes, siendo necesario en ocasiones la incorporación de
otros “mínimos complementarios” a fin de permitir una adecuada interoperabilidad,
como acertadamente se recoge en la anteriormente citada Política de Gestión de
Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administración Pública20.

19.  ALAMILLO DOMINGO 2017, p. 731.


20.  La cual, por cierto, fue premiada al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de
Castilla y León celebrado en 2016, lo cual no hace sino acrecentar la procedencia de su recomendación
como modelo a seguir al diseñar las distintas políticas de gestión documental.

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82 Antonio David Berning Prieto

No obstante, la ausencia de metadatos no conllevaría consecuencias para los inte-


resados, por lo que su mera ausencia no daría lugar, en principio, a actos inválidos o
la generación de documentos defectuosos, sino meramente irregulares, sin perjuicio
de las graves consecuencias que ello puede conllevar a efectos de gestión documental
y de intercambio de documentos entre Administraciones Públicas, suponiendo una
vulneración del principio de interoperabilidad nada deseable.
4.5. La imprescindible incorporación de la firma electrónica
El artículo 26.2.e) LPAC establece que todo documento deberá “incorporar las
firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa
aplicable”.
Debe tenerse en cuenta al respecto que la tecnología de firma electrónica propor-
ciona al documento garantías de integridad, autenticidad y autoría, dado que basa su
funcionamiento en la criptografía y en el sistema de clave pública y privada que, en
definitiva, son técnicas de cifrado de datos.
Resulta evidente que la tecnología ha pasado a ser la verdadera garantía de los
derechos, y en este caso resulta más relevante dado que, gracias a la misma, los desti-
natarios de los documentos administrativos generados en soporte electrónico pueden
tener garantizado que el documento ha sido generado por quién lo firma electróni-
camente, que el mismo es auténtico, y que no ha sido modificado desde que se creó
por el firmante.
Este aspecto conlleva también importantes consecuencias para el archivo admi-
nistrativo, ya que gracias a su incorporación el contenido del archivo resulta absolu-
tamente veraz en términos documentales.
Y es que el documento administrativo electrónico se erige en un medio probato-
rio fundamental, que puede ser considerada una prueba hipervaluada, por emplear el
término acuñado por GONZÁLEZ PÉREZ y GONZÁLEZ NAVARRO21, esto es,
dotada de un especial valor probatorio por su propia naturaleza. Por tanto, es muy
importante dar al documento administrativo el lugar que le corresponde, dada su
enorme relevancia, que se ha visto incrementada con la irrupción de la administra-
ción electrónica preceptiva impuesta por la LPAC y LRJSP.
Esta relevancia tiene efectos no sólo en los documentos en fase activa, sino que
adquiere especial relevancia en su fase de conservación a efectos archivísticos, pues la
preservación documental es fundamental y, para ello, es imprescindible un adecuado
uso de las técnicas previstas en la Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secreta-
ría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica

21.  González Pérez, González Navarro 2012, pp. 992 y ss.

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 83

de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de


la Administración (NTIPFSECA), orientada a garantizar la fiabilidad de una firma
electrónica a lo largo del tiempo, para lo cual se prevé el empleo de firmas electróni-
cas “longevas”, gracias a las que se añade información del estado del certificado aso-
ciado junto con sellado de tiempo y los certificados de la cadena de confianza; o bien
se utilicen otros métodos técnicos que garanticen que la firma no ha sido alterada,
incluso mediante auditorías.
El apartado II.7.5 de la citada NTIPFSECA establece los procesos a través de los
cuales se llevará a cabo dicha protección:
1. Mecanismos de resellado de tiempo: cuando el anterior certificado está próxi-
mo a su caducidad, se añade un sello electrónico de tiempo con un algoritmo
más robusto.
2. Mecanismos de resellado o refirma: en caso de obsolescencia de los algorit-
mos o formatos, se aplicaría uno más robusto.
3. Almacenamiento de la firma electrónica en un depósito seguro: garantizaría
la fecha en que se almacenó y en la que se comprobó su autenticidad y vigen-
cia, protegiéndola contra ulteriores modificaciones.
4. Otros sistemas: siempre y cuando garanticen la preservación de las firmas y
sellos a largo plazo de forma similar a los anteriores mecanismos, debiendo
precisarse y desarrollarse en la política de firma y sello electrónico de la Ad-
ministración concreta que haga uso de tal medida.
Como puede vaticinarse, la importancia de la firma electrónica y su adecuada
conservación resulta fundamental para garantizar la integridad y autenticidad del
patrimonio documental, por lo que en ningún caso puede asimilarse la ausencia de
firma manuscrita propia del soporte papel (que, como es sabido, constituye una mera
irregularidad sin alcance invalidante) a la ausencia de firma electrónica en el soporte
electrónico.
En caso de tratarse de un documento administrativo cualquiera, la consecuencia
principal de la ausencia de firma electrónica constituirá un defecto documental y,
por ende, la generación de un documento defectuoso, cuya principal consecuencia
será su ineficacia y necesidad de ser subsanado, de oficio o a instancia de interesado.
Por su parte, de tratarse de un acto administrativo, como tipo documental especí-
fico, dicha ausencia provocará su invalidez, concretamente en grado de anulabilidad,
al establecer el artículo 48.1 LPAC que “son anulables los actos de la Administración
que incurran en cualquier infracción del ordenamiento jurídico, incluso la desvia-
ción de poder”, con las consecuencias que el ordenamiento jurídico prevé para dicho
vicio.

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84 Antonio David Berning Prieto

Otro tipo de documentos, como las solicitudes presentadas por el ciudadano sin
firma electrónica (por no exigírsele), al tratarse de un documento que se incorpora al
procedimiento administrativo (por tratarse, en definitiva, del elemento “iniciador”
del procedimiento) deberán formar parte del expediente administrativo (y posterior-
mente al archivo administrativo electrónico) e incorporar un certificado electrónico,
lo cual podrá ser bien por aplicación de la firma electrónica del funcionario encarga-
do de la oficina de asistencia en materia de registros, bien por sellado electrónico si
se trata de un registro desatendido, basado en actividad administrativa automatizada,
caso en el que deberá igualmente incorporarse sello electrónico de tiempo, al tratarse
de una función de “registro de entrada” de la solicitud.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta, en relación con la remisión del expediente
administrativo electrónico al archivo electrónico único, que no resulta suficiente la
firma electrónica del índice del mismo, sino que cada uno de los documentos que
conforman el mismo debe cumplir los requisitos establecidos por el artículo 26.2
LPAC, entre los que se encuentra la incorporación de firma electrónica, como se ha
examinado, de forma que se garantice la integridad, autenticidad y autoría de cada
uno de ellos. El índice electrónico, por imposición del artículo 70.3 LPAC, debe
estar autentificado, y deberá así mismo garantizar “la integridad e inmutabilidad del
expediente electrónico generado desde el momento de su firma”, debiendo permitir
“su recuperación siempre que sea preciso”.
5. LA COMPLEMENTARIEDAD DE LOS MODELOS DATACÉNTRICO
Y DOCUCÉNTRICO COMO ELEMENTO VALORIZADOR DEL DOCU-
MENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO.
Tradicionalmente se han venido enfrentando los modelos documentales data-
céntrico, que enfatiza el valor de los datos o la información que contiene cualquier
documento, y el docucéntrico, que otorga mayor valor al documento integral en sí
mismo considerado, como cuerpo cierto susceptible de conservación.
Pues bien, en la actualidad, el soporte electrónico en que se deben generar pre-
ceptivamente todos los documentos administrativos obliga a rechazar dicho enfren-
tamiento y valorizar la interrelación entre ambos, ya no por ser lo más adecuado, sino
por imposición de la propia realidad.
Y es que si el modelo datacéntrico es fundamental a efectos de cumplimenta-
ción de formularios administrativos, cada vez más extendidos en la administración
electrónica (para lo cual resulta más adecuado el empleo de formatos estructurados
como el XML, sin perjuicio de su posterior conversión a otros más adecuados para
su publicación en tablones electrónicos o su remisión a los interesados, como el PDF
o el PDF/A), no puede obviarse la crucial misión que cumplen para la verificación

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del derecho de los interesados en el procedimiento administrativo recogido en el ar-


tículo 53.1.d) LPAC, consistente en el derecho a “no presentar datos y documentos
no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, que ya se
encuentren en poder de las Administraciones Públicas o que hayan sido elaborados
por éstas”.
Así, el modelo datacéntrico resulta fundamental para la efectividad de este de-
recho, ya que permite poner en valor los datos introducidos por los interesados en
los formularios o documentos presentados o aquellos que ya obren en poder de la
Administración. Por tanto, el modelo datacéntrico se erige en garante de la efecti-
vidad de este derecho; sin embargo, en ocasiones no sólo serán datos concretos los
que requiera recuperar una administración, sino el documento completo, caso en el
que entraría en escena el modelo docucéntrico, al ser el documento en sí el objeto
de la consulta a la Administración donde el mismo se encuentre ya aportado, para
su remisión.
Adicionalmente, el modelo datacéntrico permite la discriminación de datos de
carácter personal, por ejemplo, si el documento tiene que ser objeto del ejercicio del
derecho de acceso a la información pública, o incluso a efectos archivísticos si deter-
minados datos no deben ser accesibles por terceros por el mismo motivo.
Igualmente, este modelo tiene importancia a efectos estadísticos, toda vez que
esta faceta de la información pública no es siempre apreciada y resulta fundamental
para el conocimiento de relevantes aspectos de la ciudadanía en general o de la propia
actividad de las Administraciones Públicas en aras, por ejemplo, al establecimiento
de determinadas políticas públicas en detrimento de otras en función de los datos
obtenidos.
Por su parte, el modelo docucéntrico es fundamental, más aun en la actualidad
a la vista de la regulación del documento administrativo electrónico, ya que éste
ocupa un papel central fundamental en el procedimiento administrativo, no sólo en
función de su contenido (informe, resolución, etc.) sino como elemento corpóreo
cierto dotado de sustantividad propia, como puede apreciarse al ostentar requisitos
específicamente previstos para el mismo (artículo 26.2 LPAC), independientemente
de la tipología documental concreta de que se trate.
Y es que no sólo documenta y recoge todo tipo de información pública, como
es el caso de los informes, dictámenes o actas de inspección, sino que además son la
forma de expresión de la autoridad administrativa, al ser necesario que se documen-
te por escrito toda manifestación de autoridad administrativa como sucede con los
actos administrativos.

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86 Antonio David Berning Prieto

Dada la relevancia del documento como soporte (electrónico principalmente) de


la información, su regulación técnica se ha visto incrementada con el fin de estable-
cer unos niveles mínimos de seguridad e interoperabilidad y, así, se han de observar
tanto las prescripciones del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula
el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica
(ENS, en adelante), y del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electróni-
ca (ENI, en adelante), así como el resto de normas técnicas “derivadas”, a saber, las
resoluciones de 19 de julio de 2011 (publicadas en el Boletín Oficial del Estado de
30 de julio posterior), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por las que
se aprobaron las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento Electrónico
(NTIDE), de Digitalización de Documentos (NTIDD), de Expediente Electrónico
(NTIEE), de Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración
(sustituida posteriormente por la NTI de Política de Firma y Sello Electrónicos y de
Certificados de la Administración, aprobada mediante Resolución de 27 de octubre
de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y publicada en el
BOE de 3 de noviembre de 2016 -NTIPFSECA-), de Requisitos de Conexión a la
Red de Comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas (NTIRCRCAP),
de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Elec-
trónicos (NTIPCACDE) y de Modelo de Datos para el Intercambio de Asientos
entre las Entidades Registrales (NTIMDIAER) y, posteriormente, se completó esta
regulación técnica mediante sendas Resoluciones de la Secretaría de Estado de Ad-
ministraciones Públicas de 28 de junio de 2012 (publicadas en el BOE de 26 de julio
posterior) por la que se aprobaron las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Pro-
tocolos de Intermediación de Datos (NTIPID), de Relación de Modelos de Datos y
de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (NTIRMDPGDE), dictándose
adicionalmente la Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE de 31 de octubre) para
aprobar la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares (NTICE)
y, por último, mediante Resolución de 19 de febrero de 2013 (BOE de 4 de marzo),
la correspondiente a la Reutilización de Recursos de la Información (NTIRRI). El
examen de todos ellos excedería los límites propios de la naturaleza de la presente
aportación, pero su contenido resulta crucial y, sin embargo, nuevamente en este
caso no se han previsto consecuencias en caso de incumplimiento de cualquiera de
tales exigencias, para cuyo examen pormenorizado remito al lector a la obra en la que
analizo estas cuestiones con detenimiento22, ya que se trata de requisitos de naturale-
za técnica que todos los documentos administrativos electrónicos deben, así mismo,
observar.

22.  Berning Prieto 2019.

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 87

Como consecuencia de todo lo expuesto, en la práctica archivística debería su-


perarse la confrontación de los modelos datacéntrico y docucéntrico para poder así
obtener todos los beneficios que su necesaria complementariedad puede aportar al
tratamiento del documento administrativo electrónico, más allá de que puntualmen-
te pueda ser procedente dar mayor valor a uno o a otro, en función del supuesto
concreto de que se trate toda vez que, en definitiva, es el interés público que debe
salvaguardar la ciencia archivística ex artículo 103 de la Constitución Española el que
debe prevalecer. En definitiva, el valor documental proviene de la complementarie-
dad de ambos modelos y su respectiva aportación a la archivística.
6. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES QUE NO FORMAN PARTE, EX
LEGE, DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO.
Mayor reproche merece la novedosa regulación del expediente administrativo en
la LPAC, cuyo artículo 70.4 dispone que “no formará parte del expediente adminis-
trativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en
aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones,
resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades admi-
nistrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas,
salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la reso-
lución administrativa que ponga fin al procedimiento”.
Como puede apreciarse, se excluyen indebidamente de la formación del expe-
diente administrativo multitud de documentos que realmente deberían formar parte
del mismo, ya que pueden llegar a contener la verdadera justificación o motivación
(lícita o no) de la decisión adoptada, motivo por el cual en multitud de procesos
contencioso-administrativos se consigue, a través de estos documentos precisamente,
que el juzgador tenga elementos de juicio e indicios suficientes como para deducir
el verdadero sentido de la decisión objeto del proceso judicial y, con ello, formarse
un criterio más realista de lo verdaderamente acaecido en el supuesto de hecho en-
juiciado.
A efectos archivísticos esta exclusión afecta de forma directa y con mayores con-
secuencias prácticas pues, si bien es cierto que no es necesario que determinados do-
cumentos “secundarios” formen parte del expediente administrativo, no lo es menos
que la laxa redacción del precepto permite entender que cualquier tipo de documen-
to del procedimiento que no sea esencial pueda ser excluido del mismo, y sin que
para la determinación de dicha esencialidad se hayan tenido en cuenta otros aspectos
como los aquí comentados.
Sin embargo, el artículo 46.1 LRJSP establece que “todos los documentos utiliza-
dos en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo

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88 Antonio David Berning Prieto

cuando no sea posible”, por lo que los documentos excluidos del expediente admi-
nistrativo por mandato del legislador ex artículo 70.1 LPAC, a pesar de no formar
parte del mismo, deben conservarse a efectos archivísticos. Por tanto, parece haberse
creado una especie de “limbo documental” que, en la práctica, probablemente se
traducirá en la creación de una “carpeta” vinculada a cada expediente administrativo
para almacenar tales documentos, los cuales serán presumiblemente destruidos al
tiempo de trasladarse el expediente administrativo al archivo electrónico único, y
sin que, además, sea remitido al órgano judicial correspondiente en caso de litigio,
ya que normalmente es el expediente administrativo precisamente el que se requiere
para su aportación en sede judicial. A menos que los órganos judiciales prevean tal
situación y exijan la aportación “del expediente administrativo correspondiente, así
como de la información que, aun sin formar parte del mismo, se encuentre vinculada
al procedimiento administrativo del que trae causa” o similar fórmula que obligue a
la Administración a dar traslado de tales documentos.
Pero lo que resulta más alarmante es que, teniendo en cuenta que al archivo único
electrónico únicamente acceden los expedientes administrativos, tales documentos
no formarán nunca parte del patrimonio documental de conservación. Por lo que su-
pone un sesgo de importante información consentida por el legislador y, además, sin
que haya establecido el órgano competente en cada Administración para concretar la
información a sesgar, aspecto harto delicado y sin una completa regulación.
A mayor abundamiento, en conexión con esta cuestión, el artículo 26.3 LPAC
dispone que “no requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emi-
tidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente
informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrati-
vo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos”. Esta pre-
visión resulta absolutamente inadmisible, toda vez que la firma electrónica garantiza
la integridad, autenticidad y procedencia del documento, independientemente de su
contenido, por lo que ningún sentido tiene la inaplicación de la firma electrónica a
documentos por su carácter informativo; respecto a aquellos documentos que no for-
man parte del expediente administrativo, es cierto que no sería necesario en aquellos
documentos que no resulten esenciales para el procedimiento pero, en cambio, sí lo
sería para otros que pudiesen tener ulterior relevancia, por ejemplo en un eventual
proceso judicial contencioso-administrativo.
Por tanto, debe concluirse que, si bien es cierto que respecto a determinados
documentos de los enumerados en el artículo 70.1 LPAC, puede resultar incluso
adecuado no incorporarles firma electrónica, caso de notas o apuntes internos no
esenciales, no lo es menos que en otros no es lo más adecuado en términos de segu-
ridad jurídica e incluso de legalidad, como serían informes internos o entre órganos

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Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 89

o entidades administrativas, así como los juicios de valor, puesto que estos documen-
tos, per se, deberían incorporarla y formar parte del expediente administrativo.
Aunque en la actualidad esta forma de proceder en la actuación administrativa
encuentra justificación en el apartado 3 del artículo 26 LPAC, su modificación en
el sentido expuesto anteriormente debería tenerse en cuenta lege ferenda para su in-
clusión por parte del legislador con el fin de incrementar la seguridad jurídica de los
destinatarios de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. BIBLIOGRAFÍA CITADA
Alamillo Domingo, I. (2017), “Identidad y firma electrónica. Nociones técnicas y
marco jurídico general. Identificación y autenticación de los ciudadanos”, en
Gamero Casado, E. (Dir.), Tratado de Procedimiento Administrativo Común
y Régimen Jurídico Básico del Sector Público, Tomo II, Valencia: Tirant Lo
Blanch, p. 731.
Berning Prieto, A.D. (2017), “La administración electrónica y los servicios públicos
digitales al albor de los progresos de la Unión Europea y el “Horizonte Europa
2020”. Su relación con las Leyes 39/2015, de Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de Régimen Jurídico del
Sector Público”, en Martín Delgado, I. (Dir.), La reforma de la Administración
electrónica: una oportunidad para la innovación desde el Derecho”, Madrid:
Instituto Nacional de Administración Pública.
—— (2019), Validez e invalidez de los actos administrativos en soporte electrónico,
Cizur Menor (Navarra): Thomson Reuters Aranzadi (en prensa).
Cano Campos, T. (2017), “El laberinto de la invalidez: algunas pistas para no perder-
se”, XII Congreso de la Asociación Española de Profesores de Derecho Adminis-
trativo (La Laguna, Tenerife), Revista InDret, 4, pp. 1-53.
Castells, M. (2004), La nascita della società in rete, Università Bocconi Editore.
Cruz Mundet, J.R. (2011), Administración de documentos y archivos. Textos funda-
mentales, Ed. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, Madrid.
Gamero Casado, E. (2010), “Objeto, ámbito de aplicación y principios generales
de la Ley de Administración Electrónica; su posición en el sistema de fuentes”,
en Gamero Casado, E.; Valero Torrijos, J. (Coords.), La Ley de Administración
Electrónica. Comentario sistemático a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, Cizur Menor (Navarra):
Thomson-Reuters Aranzadi, 3ª ed.
Gamero Casado, E.; Fernández Ramos, S. (2018), Manual básico de Derecho Admi-
nistrativo, Madrid: Tecnos, 15ª ed.
García de Enterría, E.; Fernández Rodríguez, T.R. (2017), Curso de Derecho Admi-
nistrativo, Tomo I, Cizur Menor (Navarra): Thomson Reuters Civitas, 18ª ed.

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90 Antonio David Berning Prieto

González Pérez, J.; González Navarro, F. (2012), Comentarios a la Ley de Régimen


Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Co-
mún, Madrid: Thomson Civitas, 5ª ed.
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de Publicaciones de la Diputación Provincial de Sevilla, 5ª ed.
Madrid Parra, A. (2007), “El Convenio de Naciones Unidas sobre Contratación
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drid: Marcial Pons, pp. 39-113.
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ñas, J. L. (Dir.): Administración electrónica y ciudadanos, Cizur Menor (Nava-
rra): Thomson-Reuters-Civitas.

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ARCHIVOS AL SERVICIO DE SUS USUARIOS:
UN ENTENDIMIENTO POSIBLE
Ana Díaz Sánchez

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ARCHIVOS AL SERVICIO DE SUS USUARIOS: UN EN-


TENDIMIENTO POSIBLE
ARCHIVES AT THE SERVICE OF THEIR USERS: A FEASI-
BLE UNDERSTANDING
Ana Díaz Sánchez
Archivo Histórico Provincial de Málaga
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 18/01/2019
Aceptado: 13/02/2019

Resumen:
La vocación de servicio es inherente a los archivos, en la actualidad se considera a los ciu-
dadanos como los principales usuarios de los archivos públicos. Los tipos de usuarios han ido
variando a lo largo de la historia, en un principio acudían casi exclusivamente investigadores
para documentar sus estudios históricos, hoy en día son mayoría las personas que requieren
documentos del archivo para solucionar problemas económicos, administrativos o persona-
les. Con la implementación de la administración electrónica se está haciendo énfasis en el
acceso a la información de forma remota, lo cual choca con la falta de medios de los archivos,
sobre todo en los históricos, que no tienen toda su documentación digitalizada y que están
cada vez menos dotados de personal especializado.
Palabras clave:
Archivos públicos; Usuarios de archivos; Consultas; Servicio de archivo
Abstract:
The vocation of service is inherent in the archives. At present, the citizens are considered
as the main users of the public archives. The types of users have been changing throughout
history, initially almost exclusively researchers came to document their historical studies,
today are the majority of people who require documents from the archive to solve economic,
administrative or personal issues. With the implementation of e-government, emphasis is
being placed on e-access to information, which clashes with the lack of means of archives,
especially in the historical ones, which do not have all their documentation digitized and they
have less and less specialized personnel.
Keywords:
Public archives; Users of archives; Archival inquiries, Archive service

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94 Ana Díaz Sánchez

La vocación de servicio es inherente al archivo. Desde sus orígenes los archivos se


fueron formando principalmente por la utilidad que tenían para la organización que
los creaba y mantenía, ya fuese la monarquía, la iglesia, la aristocracia o la empresa.
En nuestros días, sin embargo, el servicio a la ciudadanía, entendido de la manera
más amplia, es su razón de ser, esta utilidad social es la base en la que se sustenta la
existencia de estas instituciones.
En el ámbito de la Administración pública, los archivos participan en la gestión
de los documentos y son responsables últimos de su conservación, por tanto, im-
prescindibles para la aplicación efectiva del derecho de los ciudadanos a acceder a la
información que generan y conservan todos los órganos de la Administración públi-
ca. De tal manera, se convierten en garantes del principio de transparencia que, con
el impulso de la nueva legislación, ha pasado a ser transversal en el funcionamiento
de todos los poderes públicos y cimiento en el que se sustenta el Buen Gobierno.
Recientemente lo expresaba de forma muy plástica José Antonio Sáinz Varela: “han
sido precisos cincuenta y cinco siglos para que los archivos públicos dejen de servir al poder,
controlando a los ciudadanos, y pasen a servir a los ciudadanos, controlando al poder”1.
No hay pues, o no debería haber, ninguna duda de que los archivos están al ser-
vicio de sus usuarios, por eso es fundamental comprender quiénes son los usuarios
de los archivos.
EL USUARIO PRESENCIAL
Existen varios estudios2, no muchos asentados sobre datos estadísticos3, sobre este
tema en España. En 2009 se realizó un estudio de usuarios en el Archivo Histórico
Provincial de Málaga4, que arrojó resultados interesantes. El usuario típico resultó
tener este perfil: un varón de edad más bien avanzada, con nivel de estudios medio y
procedente de la propia ciudad o alrededores; se decantaba por la consulta presencial,
acudía solo al archivo y no solía repetir la visita; el objeto de su consulta era la solu-
ción de algún asunto económico o administrativo que le obligó a buscar documentos
antiguos que otra administración le había remitido a localizar en el archivo histórico.
Este usuario manifestaba un alto grado de satisfacción con los resultados obtenidos y
con la atención del personal del archivo.
Además de esta caracterización del usuario medio del archivo, este estudio, que se
diseñó con la intención de establecer una categorización de las personas que utilizan

1.  Sainz Varela 2018, p. 38.


2.  Cruz, Mikelarena 1998, p. 332.
3.  Rubio Hernández 2004, p. 217-236; Santaella Ruiz 2007b, p.77-94.
4.  Asensio et al. 2010, p, 15.

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Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 95

los archivos que no estuviera encorsetada en tipologías preconcebidas y de acercarse


a la valoración subjetiva del servicio por parte del usuario, arrojó unos resultados que
deberían hacer reflexionar tanto a los archiveros como a las autoridades titulares de
estos servicios públicos.
La mayoría de las consultas atendidas en el Archivo Histórico Provincial de Má-
laga (60 %)5 durante ese periodo fueron personas usuarias que acudían por primera
vez al archivo y se estimó que un 40% de éstas habían sido remitidas por otra depen-
dencia de la administración. Hoy en día puede que sean todavía más los ciudadanos
que acuden al archivo para localizar documentos concretos que fueron a solicitar
a otra oficina de la administración desde donde les remitieron a este archivo. Aún
siendo el organismo que remite al usuario el productor de la documentación, no es
frecuente que le proporcione una referencia clara de los documentos que buscan ni
de cómo localizarlos, y es que, lamentablemente, muy pocos funcionarios tienen una
idea cierta de qué es un archivo y de su funcionamiento, aparte del almacén donde
se acumula la documentación que ya no cabe en la oficina. Es paradigmático el caso
de las consultas remitidas por las gerencias del Catastro, que se limitan a poner una
férrea línea temporal a partir de la cual “todo lo que usted busca está en el archivo
histórico” y así ocurre que los ciudadanos se encaminan al archivo pensando que es
el “archivo histórico catastral”. Por eso una de las recomendaciones del estudio de
usuarios de 2009 fue la formación en materia de archivos y la coordinación con las
distintas dependencias de la administración6.
Otra consideración acerca de los usuarios que acuden por primera vez a un archi-
vo es que su visita no es voluntaria, es decir, que acuden porque no les queda más re-
medio, ya sea para arreglar algún asunto que les afecta muy personalmente o porque
no han encontrado solución en las dependencias administrativas donde esperaban
haberlo solucionado. Esto implica que su actitud suele ser negativa, al menos en
principio, y que conlleva un esfuerzo por parte del personal del archivo el reconducir
la situación. Sería muy difícil valorar en tiempo y recursos esta labor casi pedagógica
de puesta en situación de la consulta, de explicación de lo que es un archivo y cómo
se localiza un documento; tan difícil debe resultar la valoración de esta labor que en
las relaciones de puestos de trabajo de los archivos públicos no existe ninguna plaza
reservada para estas funciones. Aún así se deduce de las respuestas a los cuestionarios
de valoración que cumplimentaron los usuarios durante este estudio, que su grado de
satisfacción con la atención recibida fue muy alto.

5.  Asensio et al. 2010, p. 15.


6.  Ibid. p.16

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96 Ana Díaz Sánchez

Aparte de los ciudadanos que acuden al archivo para solucionar un asunto con-
creto que les ocupa durante poco tiempo, las personas usuarias que suelen poblar
las salas de consultas son los aficionados a la historia, esos investigadores que no se
ganan la vida con sus publicaciones o con la docencia pero que dedican casi todas
sus mañanas a buscar en los legajos del archivo aquellos datos acerca de sus temas de
interés que van recopilando minuciosamente, casi como un hobby, si se me permite
la expresión. Estos temas son muy variados, la búsqueda de antepasados de la propia
familia o de algún personaje o familia objeto de su curiosidad; cualquier documento
redactado sobre una determinada localidad, infraestructuras realizadas en ella, indus-
trias instaladas allí, asociaciones o incluso vehículos matriculados. Estos usuarios, por
otra parte, no requieren mucha atención por parte de los archiveros una vez realizada
la primera toma de contacto y orientación sobre los fondos documentales, pues ellos
mismos se manejan con los instrumentos de descripción y se organizan para ir solici-
tando las unidades de instalación que van a estudiar cada jornada.
Son frecuentes también las personas que acuden con solicitudes de carácter poco
específico, con un interés en materias diversas que esperan satisfacer con la informa-
ción que se les proporcione en el archivo, pero desconocen el funcionamiento de éste
y suelen pensar que “todo está informatizado” de tal manera que, introduciendo una
fórmula en nuestros sistemas de bases de datos, se recupera la información útil para
su consulta. La labor de acogida y explicación de los procedimientos de consulta es
muy compleja en estos casos, se trata de convencer al usuario de que los archivos no
ofrecen información sino documentación, lo cual es muy distinto. Es preciso dar a
conocer al menos unos rudimentos del Principio de Procedencia, es decir, que para
encontrar un tipo de documentos hay que saber en primer lugar qué organismo era
el responsable de determinada función. Este tipo de atención al usuario sólo puede
ser realizado por archiveras o archiveros, que han de ser pacientes y claros pues no
hay nada más complejo y ajeno a la mayoría de los ciudadanos que entender cómo
funciona o funcionaba la burocracia que penetra en cada uno de los aspectos de las
vidas de los ciudadanos. Por ejemplo, hay instituciones claves para el estudio de
determinados periodos de la historia que ya han desaparecido, como los Gobiernos
Civiles, que a los más jóvenes no les resultan ni remotamente conocidas.
La sociedad civil es cada vez más compleja y surgen movimientos asociativos de
diverso signo, plataformas de usuarios, asociaciones de trabajadores, votantes, con-
sumidores, etc., colectivos que se organizan para distintos fines y esto también se ve
plasmado en un tipo específico de usuarios que acuden al archivo como representan-
tes de alguno de estos grupos de ciudadanos. Se trata de investigaciones que afectan
a colectivos tales como los descendientes de desaparecidos en la Guerra Civil o repre-
saliados por la dictadura franquista; asociaciones que buscan niños desaparecidos (los
niños robados); representantes del colectivo LGTBI y otros grupos de usuarios que

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Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 97

quieren ejercer sus derechos para las más diversas cuestiones y buscan en el archivo la
base documental que les pueda ayudar en sus pretensiones.
La tipología de los usuarios presenciales en los archivos es muy diversa y se escapa
a la generalización de lo que se ha considerado tradicionalmente el investigador7, lo
que no quiere decir que esta figura no exista. Los investigadores siguen acudiendo al
archivo y siguen encontrando entre sus fondos los documentos que constituyen la
materia prima en la que se sustentan los estudios históricos. Aún así, podría afirmar-
se que un gran porcentaje de los usuarios presenciales de los archivos acuden sin la
formación suficiente en lo que se refiere a su funcionamiento y a los recursos de los
que pueden disponer.
EL USUARIO INSTITUCIONAL
El servicio del archivo se presta en gran medida a la propia Administración. Co-
tidianamente se atienden solicitudes de préstamo de documentos que ya están depo-
sitados en el archivo pero que la propia administración que los generó vuelve a ne-
cesitar. También son frecuentes las solicitudes de copias o simplemente la aclaración
de datos concretos sobre la documentación. Este tipo de demandas procedentes de
entidades y dependencias administrativas, requieren una atención especializada por
parte del personal del archivo y suponen una disponibilidad constante y continua
del archivo al ritmo de funcionamiento de otras instituciones de la administración.
LA CONSULTA NO PRESENCIAL
Las consultas que se realizan de forma no presencial forman una parte significa-
tiva del servicio de los archivos. Tradicionalmente se ha venido dando respuesta a
este tipo de demandas por correo ordinario, más tarde proliferaron las consultas por
teléfono, después por correo electrónico y ahora mismo, con el desarrollo de la admi-
nistración electrónica, también mediante plataformas disponibles por Internet. Tal y
como se está desarrollando la política de archivos, que vacía a los centros de personal,
de recursos y limita, por tanto, sobremanera la posibilidad de abrir sus salas al pú-
blico para la consulta directa de los documentos, es evidente que se está fomentando
la consulta externa o no presencial. No se trata de momento de consultas “on-line”
puesto que la oferta en este sentido es todavía muy escasa8, sino de solicitudes a las
que los archiveros dan respuesta individualizada, generalmente enviando copia de los
documentos pertinentes. Obviamente esto presupone que, con antelación, hay que

7.  Rubio Hernández 2004, p. 225.


8.  Por ejemplo el Portal de Archivos españoles. <http://pares.culturaydeporte.gob.es/inicio.html>.
O el Portal de Archivos de la Junta de Andalucia: <http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/
ConsultaFonColPub>. O Archiv@web: <https://ws096.juntadeandalucia.es/archivaWeb/portada.
do?idmenu=por>

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98 Ana Díaz Sánchez

identificar qué documentos son los que el usuario necesita, comprobar si el acceso
a los mismos es posible, localizarlos entre los fondos custodiados, realizar la copia
digital y enviarla a su destinatario.
La mayor comodidad de este tipo de consultas para los usuarios parece evidente,
pero en contrapartida suponen una mayor carga de trabajo para el archivo y, lo que
puede ser todavía más negativo, el hecho de que el usuario debe conocer previamente
los documentos que solicita o bien conformarse con aquellos que los archiveros le
proporcionen; pero muchas veces explorando largamente en un fondo es cuando se
hallan los documentos que acaban siendo definitivos en una investigación.
El entendimiento con los usuarios no solo es posible, sino que es real y se mate-
rializa casi en cada consulta realizada. Esto no quiere decir que los usuarios no tengan
quejas, es más, tienen muchas razones para tener quejas. Entre otras cosas el derecho
de acceso a los documentos protegidos9, a los documentos con datos de carácter per-
sonal, daría para varias sesiones específicas sobre esta materia. No obstante, en lo que
coinciden casi todos los usuarios, sean del tipo que sean, es en la queja por la falta
de medios, por la escasez de personal y, sobre todo, por la limitación del horario de
consulta en sala.
LOS NUEVOS SERVICIOS
Se puede leer en la presentación de estas jornadas que “hay una demanda constante
y actualizada de nuevos servicios”, que los usuarios piensan en los archivos para ejercer
una mayor vigilancia y para exigir el rendimiento de cuentas de los poderes públicos.
Por otra parte en la nueva normativa y en muchas de las más recientes publicacio-
nes se alude al acceso a la información y a la obligación de proporcionar datos a los
ciudadanos que lo soliciten. Esto significa que la demanda de datos desplazaría a la
de documentos. Cabe preguntarse ¿a qué archivos hacen referencia estas palabras?
Pues si los archivos no van a servir documentos a las personas usuarias, esto supone,
ciertamente, un cambio de paradigma. En algunas reuniones con las nuevas genera-
ciones de archiveros se percibe su impaciencia cuando se habla de documentos (en
el sentido de documentos en soportes físicos tradicionales, por ejemplo en papel) y
su conservación; o de la custodia de legajos, de los problemas de espacio, de los so-
portes. También es remarcable la poca atención de los responsables políticos a todo
lo que sea recogida, custodia y conservación de los documentos. Difusión, difusión,
exigen, pero la difusión que esperan es más bien la del tipo: “El Delegado de Cultura
presenta…, la Consejera de Cultura inaugura…”. Este tipo de difusión no da una
verdadera idea de en qué consiste la consulta en un archivo, de lo que conlleva la
investigación y no está acreditado que sume usuarios potenciales a los archivos. Se

9.  Fariña Pestano, Díaz Fariña, Rodríguez Acevedo 2006. p. 353-374.

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Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 99

trata de dar una “visibilidad” espuria de los archivos como salas de exposiciones de
documentos raros, curiosos, llamativos y no como centros de investigación o cono-
cimiento.
Se están desarrollando también portales que dan acceso a grandes repositorios
documentales, es el caso de Europeana, por ejemplo, que se anuncia como punto de
acceso al patrimonio cultural europeo, con más de 50 millones de imágenes y textos
digitalizados disponibles para su consulta on-line10. Pero se trata de conjuntos de
documentos “subidos” por los organismos que los custodian, según sus criterios y
disponibilidad, no se aceptan consultas de los usuarios y no consta que hayan reali-
zado un estudio de las necesidades que éstos puedan tener.
Es tranquilizador pensar que en un futuro, los archiveros y archiveras sabrán
adecuarse e, incluso, anticiparse a las necesidades de los nuevos usuarios, con las
demandas de información y de datos con acceso inmediato. Seguramente la expe-
riencia del trabajo con los usuarios va a dar un cambio radical que no se alcanza a
saber del todo en qué consistirá. El profesional de los archivos va a participar en el
diseño y la producción documental, en el control de los documentos electrónicos,
con las garantías de custodia, autenticidad, inviolabilidad y permanencia; además
formará parte de esos equipos multidisciplinares que participarán en el diseño de
las herramientas para la creación, autenticación, uso, custodia y conservación de la
documentación.
En un futuro quizá más próximo de lo que se piensa, se diseñarán (ya se está tra-
bajando en ello) interfaces de usuario11 amigables, seguras, dinámicas y sencillas para
que los propios usuarios encuentren los documentos ¿o son los datos o la informa-
ción?. Entonces ¿cuál será la relación entre los archiveros y los usuarios? Parece com-
probarse que vamos hacia unas prácticas donde será muy raro que se produzca un
contacto cara a cara entre el archivero y el usuario, y ya no digamos entre el archivero
y el investigador. El entendimiento entre ambos, pues, será de otra índole, aunque
se perderá así el momento de la entrevista o conversación entre ellos en el que se han
producido tan fructíferos resultados como, por ejemplo, las lineas de investigación
orientadas hacia fondos hasta entonces no considerados, o puesta en consideración
de series documentales que finalmente se desvelan como filones para la pesquisa de
los datos que el investigador necesita.
Lo que resulta innegable es que en la era de la información los archivos tienen
mucho que aportar, están llenos de documentos que están plenos de datos, pero es
un hecho que los usuarios buscan los datos en otros sitios, principalmente en la web

10. <https://pro.europeana.eu/resources> [consulta: 10/09/2018]


11. <https://ws096.juntadeandalucia.es/archivaWeb/portada.do> [consulta: 10/09/2018]

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100 Ana Díaz Sánchez

y, si los profesionales no somos capaces de ponerlos allí, muy pocos los van a encon-
trar, no se va a conocer su existencia y, por tanto, no va a provocar ningún interés el
acercarse a conocerlos y ninguna preocupación su posible desaparición.
BIBLIOGRAFÍA CITADA
Asensio, Mikel; et al. (2010), “Un estudio de usuarios del Archivo Histórico Provin-
cial de Málaga”, en Arch-e, Revista andaluza de archivos. 3, p. 1-23.
Cruz Mundet, José Ramón; Mikelarena, Fernando (2006). Información y documen-
tación administrativa, Madrid: Tecnos.
Fariña Pestano, F.I.; Díaz Fariña, F.A.; Rodríguez Acevedo, J.M. (2006), “¿Archivos
al servicio del ciudadano? Paradojas y contradicciones de una legislación restrictiva
e ineficaz”, en: El Archivo, ¿un servicio público?. Actas del Congreso de Archivos de
Canarias. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006. p. 353-374.
Rubio Hernández, Alfonso (2004), “Estudios de usuarios en archivos municipales:
una aproximación teórico-práctica”, en: Scire, 10 (1). p. 217-236.
Sainz Varela, José Antonio (2018), Secreto de Archivo: Acceso a los documentos, públi-
cos, transparencia y otras manías del archivero. Lección de ingreso como Amigo de
número de la Real Sociedad Bascongada de los Amigos del País, Vitoria: Real Socie-
dad Bascongada de los Amigos del País.
Santaella Ruiz, Rita Dolores (2007a). Estudio de usuarios de información aplicado al
archivo: la ciudad de Jaén. Jaen: Universidad.
——(2007b), “Usuarios de información pública de la ciudad de Jaén (1976-1996)”,
en: Revista General de Información y Documentación, 17 (2), p. 77-94.
Villaseñor Rodríguez, Isabel (2017), Estudios de usuarios de información: diseño meto-
dológico e informe final, Barcelona: U.O.C.

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EL REPOSITORIO DIGITAL EN LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO:
LA CULMINACIÓN DE UN PROCESO
Elena Cortés Ruiz

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CRÉDITOS
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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 103-108

EL REPOSITORIO DIGITAL EN LA ADMINISTRACIÓN


GENERAL DEL ESTADO: LA CULMINACIÓN DE UN
PROCESO
THE DIGITAL REPOSITORY IN THE GENERAL STATE
ADMINISTRATION: THE CULMINATION OF A PROCESS
Elena Cortés Ruiz
Cuerpo facultativo de Archiveros, bibliotecarios y arqueólogos. Archivo General de
la Administración. Comité ejecutivo Fundación DLM Forum.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 23/01/2019
Aceptado: 12/02/2019

Resumen:
El proceso conocido como Administración electrónica ha supuesto para los Archivos Es-
tatales el diseño de un sistema plenamente digital, resultado de traspolar los procedimientos
archivísticos habituales al entorno electrónico: el desarrollo de una política de gestión do-
cumental que cumpla las directrices de seguridad e interoperabilidad que la administración
electrónica exige pasa por la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, un reper-
torio de series documentales y la correcta asignación de metadatos que permitan realizar las
tareas de archivo de gestión e intermedio y la correcta transferencia al repositorio definitivo,
garantizando la seguridad de la información y la correcta recuperación de la misma.
Palabras clave:
Cuadro de clasificación, Documento electrónico, Interoperabilidad, Política de gestión
documental, Repertorio de series
Abstract:
The process known as E-Governance commits the Spanish National Archives to design
a whole digital system as a result of transferring common archival procedures into electronic
entourage: developing a records management policy according to the security and interop-
erability directives demanded buy e-public administration implies designing a functional
classification scheme, elaborating a documentary series catalogue and assigning metadata to
enable office archives and intermediate archives functions and an appropriate final repository
transference, guaranteeing appropriate information security and dissemination.

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104 Elena Cortés Ruiz

Keywords:
Classification scheme, E-document/record, Interoperability, Records management policy,
Series catalogue

La idea de cómo ha de ser un repositorio digital ha variado sustancialmente desde


el momento en que empiezan a implantarse los medios telemáticos: el concepto del
archivo final como un servidor-almacenador de objetos digitales, se reveló desde un
primer momento insuficiente, al no ser el mero almacenamiento su única función.
El diseño de un repositorio digital que garantice la seguridad de la documentación, la
correcta identificación de las series y documentos custodiados y la eficaz difusión de
la información requerida, no es competencia únicamente de la fase final o histórica
de los documentos, antes bien, debe configurarse desde el momento en que nacen
éstos, en un entorno ya plenamente digital. Solamente diseñando una correcta arqui-
tectura del sistema se podrá hablar de un repositorio digital en los mismos términos
en que se habla de un archivo analógico, ya sea de oficina, central, intermedio o
histórico.
Cuando el Real Decreto 1708/2011 establece las bases del Sistema Español de Ar-
chivos1, se habían dado ya los primeros y trascendentales pasos para el desarrollo de
lo que ha dado en denominarse Administración Electrónica y que pronto no requerirá
de semejante adjetivo, puesto que todos los procedimientos se realizarán por medios
telemáticos2.
Los Esquemas Nacionales de Seguridad3 e Interoperabilidad4 habían establecido,
ya en 2010, los requisitos mínimos indispensables que garantizaban la seguridad y la
interoperabilidad de los sistemas y de la documentación en ellos depositada, con lo
que se sentaban las bases, que se habían de desarrollar mediante las Normas Técnicas,
para una gestión documental eficaz y fiable.

1.  Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema español de archivos y se
regula el sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos Autónomos y su
régimen de acceso <https://www.boe.es/buscar/pdf/2011/BOE-A-2011-18541-consolidado.pdf>.
2.  De acuerdo con el Real Decreto-Ley 11/2018, la administración electrónica se hará plenamente
efectiva el 2 de octubre de 2020 (Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas
en materia de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo
de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.
3. <https://www.boe.es/buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1330-consolidado.pdf>
4. <https://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf>

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El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso 105

Cualquier escepticismo inicial, que lo hubo, respecto a la perdurabilidad (y legibi-


lidad) de la documentación generada electrónicamente se ha vinculado, no sin razón,
a la velocidad vertiginosa con que evoluciona el entorno digital, de la que cualquiera
es consciente sólo con mirar a su alrededor y comprobar el número de actualizaciones
que a diario se instalan en los dispositivos personales (por no mencionar, además, los
formatos obsoletos y los equipos informáticos descatalogados, que son legión). Sin
embargo, este escepticismo ha dado paso a la sorpresa y también a la ilusión gracias
al desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad y de otras herramientas que
se ha producido de forma escalonada durante los últimos años. La administración
electrónica es un hecho y los problemas que en un primer momento se señalaron se
han ido solventando paulatinamente.
Todas estas herramientas y mecanismos, de nombres aparentemente incompren-
sibles (inSIDe, Archive, metadatos e-EMGDE, entornos OAIS, plataformas de firma
digital, sellado de tiempo, tecnología de blockchain…) han ido surgiendo de forma
natural y paulatina, para dar respuesta a una serie de dudas, preguntas y problemas
que hasta los legos en estos asuntos intuitivamente identificaban como un desafío:
cómo distinguir un documento de otro en un entorno de carpetas digitales; cómo
establecer las series documentales; cómo saber cuántas veces ha sido modificado un
documento; quién ha accedido a él; de qué forma y cuándo se ha de realizar una
transferencia electrónica y lo que esto significa…
Dentro de todos estos cambios pareciera que la labor del archivero del siglo XXI
no tiene nada que ver con el trabajo que ha venido desarrollando hasta ahora y que
la gestión documental había de quedar en manos de los técnicos informáticos, pero
no ha sido así en absoluto. Ha cambiado sí, el soporte documental, pero esto no es
nada nuevo en la profesión.
Si hay algo que, no por sobradamente repetido, puede entenderse como nove-
doso en este proceso, es el concepto de interoperabilidad. En un entorno atomizado
y en constante evolución, la interoperabilidad no sólo es una consecuencia lógica,
sino también una obligación acuciante. Si los sistemas y las herramientas no pueden
intercambiar y transferir la información entre ellos manteniendo las características de
fiabilidad y legibilidad de los documentos, a largo plazo (y largo plazo en el mundo
digital pueden ser cinco años) la información contenida en los sistemas se perderá
irremisiblemente o será ininteligible, lo que viene a ser lo mismo.
¿Cómo conseguir generar, gestionar, transferir, archivar y recuperar satisfactoria-
mente documentos electrónicos?
En primer lugar, definiendo, desde los mismos archivos centrales, las funciones
de los diferentes organismos y los documentos que en éstas se generan, en resumen,

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106 Elena Cortés Ruiz

estableciendo el cuadro de clasificación funcional. La tarea de definir y delimitar


convenientemente las funciones puede ser larga y complicada, pero resulta impres-
cindible en un entorno donde los organismos productores cambian de nombre con
frecuencia y las actividades que desempeñan pueden modificarse sustancialmente en
lapsos relativamente breves de tiempo.
Mientras se perfila el cuadro funcional, por tanto, se hace necesaria la elaboración
de un repertorio de series que permita encajar la documentación generada en entor-
no digital de forma automatizada5.
Se trata, por tanto, de una trasposición electrónica de la macrodescripción, una
de las tareas del archivero, que no sólo no ha cambiado, sino que continúa siendo el
pilar de la labor archivística.
En segundo lugar, es imprescindible establecer los calendarios de conservación,
fundamentales para fijar los plazos de transferencia y los diferentes procesos que
engloba la valoración documental, labor igualmente desempeñada por los archiveros.
Por último, se hace necesario fijar exhaustivamente los metadatos que deben
acompañar a toda la gestión desde el momento de creación de los documentos hasta
su transferencia al repositorio definitivo. Metadatos descriptivos, técnicos y de pre-
servación, algo que no es muy diferente de que damos en llamar microdescripción.
En conjunto, todos estos procesos no difieren, como puede verse, de las tareas
tradicionales del archivero.
Así, poco a poco, se aprecia que el cambio a la administración electrónica, como
ya se ha señalado más arriba es, fundamentalmente, un cambio de entorno, al tiempo
que las actividades permanecen prácticamente intactas en su esencia.
¿Cómo resolver este salto al mundo electrónico? Diseñando una política de ges-
tión de documentos electrónicos coherente y eficaz. Y no es necesario crearla ex novo:
el propio Portal de la Administración Electrónica ofrece una herramienta funda-
mental para su diseño, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de
Documentos Electrónicos6.
Varios ministerios han publicado ya sus políticas de gestión documental, la del
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, por ejemplo, se diseñó ya en

5. La Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, con-
templa que el repertorio de series configure el Anexo III de la misma.
6. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos <https://
www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048> establece las directrices para el desarrollo de
políticas de gestión en un entorno ENI.

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El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso 107

20127, la del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, en 2015-20168 y la del


Ministerio de Defensa, en 20179 y estas políticas deben entenderse como el diseño
de la arquitectura del sistema, desde la base de la interoperabilidad.
Una vez diseñada esta estructura, solamente queda el desarrollo de una serie de
herramientas eficaces de gestión y para ello, nuevamente el Portal de la Administra-
ción Electrónica pone algunas a disposición de los usuarios, sobradamente conocidas:
• InSIDe (Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica): Un sis-
tema de gestión de documentos y expedientes electrónicos10.
• Archive: Una herramienta para el archivo definitivo de documentos y expe-
dientes electrónicos11.
No son, obviamente, las únicas herramientas disponibles para la gestión y archivo
electrónico, existen otras muchas12, prueba de la necesidad de diseñar sistemas inte-
roperables.
Completada la arquitectura del sistema, el repositorio digital puede recibir las
transferencias documentales, en los plazos fijados por los calendarios de conservación
y recuperar la información, cuando sea requerida, a través de las correspondientes
herramientas de visualización13.

7. <http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GES-
TION%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docu-
mentos%20electronicos%20MINHAP.pdf>
8. <http://www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-
profesionales/documentos-electronicos/2016511politica-documento-electronico-mecd/2016511-pde-
mecd.pdf>
9. <https://publicaciones.defensa.gob.es/media/downloadable/files/links/p/o/politica_gesti_n_de_
documentos_electr_nicos.pdf >
10. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside#.XDzTcFxKjIU>
11. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive#.XDzUllxKjIU>
12.  EArchiving building block, por ejemplo, desarrolla estándares, herramientas y software de gestión
documental en un entorno paneuropeo.
<https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eArchiving>.
13.  La herramienta de difusión y visualización de los Archivos Estatales es el Portal de Archivos Es-
pañoles (PARES), cuya función viene definida en el Real Decreto 1708/2011 y a través del cual deberá
recuperarse igualmente la información.

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108 Elena Cortés Ruiz

BIBLIOGRAFÍA CITADA
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. <https://www.boe.es/
buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1330-consolidado.pdf>
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. <https://www.
boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf>.
Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema espa-
ñol de archivos y se regula el sistema de Archivos de la Administración General
del Estado y de sus organismos Autónomos y su régimen de acceso. <https://
www.boe.es/buscar/pdf/2011/BOE-A-2011-18541-consolidado.pdf >.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Ad-
ministraciones Públicas. <https://www.boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-
A-2015-10565.pdf >.
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. <https://
www.boe.es/buscar/pdf/2015/BOE-A-2015-10566-consolidado.pdf>.
Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia
de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, preven-
ción del blanqueo de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales
de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.
Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electró-
nicos. <https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Hacienda y Admi-
nistraciones Públicas. <http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/
SGT/POLITICA%20DE%20GESTION%20DE%20DOCUMENTOS%20
MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20documentos%20electroni-
cos%20MINHAP.pdf>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Cultura. <http://
www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/
recursos-profesionales/documentos-electronicos/2016511politica-documento-
electronico-mecd/2016511-pde-mecd.pdf>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Defensa. <https://
publicaciones.defensa.gob.es/media/downloadable/files/links/p/o/politica_ges-
tion_de_documentos_electronicos.pdf>.

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REPOSITORIOS DIGITALES, LOS NUEVOS
DEPÓSITOS DE DOCUMENTOS
Josefina Otheo De Tejada

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CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 111-115

REPOSITORIOS DIGITALES, LOS NUEVOS DEPÓSITOS


DE DOCUMENTOS
DIGITAL REPOSITORIES, THE NEW DEPOSITS OF DOC-
UMENTS
Josefina Otheo De Tejada
Subdirectora Adjunta. Departamento de Informática Tributaria. Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 14/11/2018
Aceptado: 12/12/2018

Resumen:
Para hablar de archivo digital es necesario delimitar los conceptos de documento y expe-
diente electrónico. En la administración española un documento electrónico está formado
por el documento binario más los metadatos de contexto que permiten fundamentalmente la
identificación, acceso, seguridad e integridad. Los expedientes electrónicos son agregaciones
de documentos electrónicos de un procedimiento administrativo.
Los documentos pueden tener dos tipos de origen:
• Documentos generados por la administración, deben ser originales electrónicos.
• Documentos aportados por el ciudadano, si son en papel se deben digitalizar.
Todos ellos se deben archivar, junto con sus metadatos en el archivo electrónico del órga-
no. Un documento electrónico no es válido mientras no esté en un archivo electrónico con
las garantías de seguridad necesaria y los metadatos mínimos establecidos por las Normas.
Palabras clave:
Documento electrónico; expediente electrónico; archivo electrónico; repositorio digital;
metadatos
Abstract:
When talking about digital files, it is necessary to delineate the concepts of electronic
documents and dossiers. Regarding the Spanish Administration, an electronic file is made up
by the binary document and the metadata from the context, which allow the identification,

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112 Josefina Otheo De Tejada

access, security and integrity. Electronic dossiers are aggregations of electronic documents
which come from an administrative process. 
These documents can have two different origins: 
• Documents which are generated by the administration, which have to be originally
electronic.
• Documents contributed by the citizen, which in case of being handed by paper
should get digitalized. 
All of them should be filed next to their metadata in the electronic files of the correspond-
ing organ. An electronic document will not be valid while not being filed in an electronic file
with security guarantees and next to the minimum metadata stablished by the law. 
Keywords:
e-document/record, electronic dossier; electronic archive; digital repository, metadata

Para abordar el concepto de repositorio digital es necesario reflexionar sobre los


conceptos de documento y expediente electrónico. Su definición se abordó por pri-
mera vez en la administración española en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos dictada como complemento a
la Ley 30/1992, de 26 de noviembre para fomentar el uso de las nuevas tecnologías
por las Administraciones Publicas, facilitar la tramitación electrónica a los ciudada-
nos y agilizar la tramitación de los procedimientos. Para cumplir estos objetivos es
necesario que tanto los documentos como los expedientes estén en formato electró-
nico y almacenados en un repositorio digital o archivo electrónico.
En su artículo 29 la citada ley introduce al concepto de documento administra-
tivo electrónico al determinar que las Administraciones públicas podrán emitir do-
cumentos electrónicos validos con las condiciones establecidas en el citado artículo.
En el artículo 31 se cita por primera vez el archivo electrónico de documentos y se
establece que deben cumplir las condiciones mínimas de seguridad que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los
documentos almacenados. Finalmente, el artículo 32 define el Expediente electróni-
co como conjunto de documentos y establece que el foliado se realizará mediante un
índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante. El ín-
dice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación
siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de
distintos expedientes electrónicos. Además, permite que la remisión de expedientes
sea sustituida por la puesta a disposición.
La ley 11/2007 se desarrolló reglamentariamente mediante el Real Decreto
1671/2009 de 12 de noviembre. En este desarrollo reglamentario se avanza en la

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Repositorios digitales, los nuevos depósitos de documentos 113

definición de documento electrónico, expediente electrónico y archivo electrónico,


así como de las características de las copias, tanto las electrónicas como en papel.
Finalmente, el Real Decreto 4/2010 de 8 de enero regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y sus Normas Téc-
nicas de Interoperabilidad, fundamentalmente las Norma Técnica de Documento
Electrónico, de Digitalización, de Copiado Autentico y Conversión y de Expediente
Electrónico conformaron el marco legal imprescindible para el desarrollo e implan-
tación de los repositorios electrónicos.
Posteriormente, La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Adminis-
trativo Común de las Administraciones Publicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre
de Régimen Jurídico del Sector Publico, dan un paso más allá en cuanto al uso de
nuevas tecnologías y tramitación electrónica, al establecer los derechos de los ciuda-
danos a comunicarse de forma electrónica con la administración y la obligación de
las administraciones públicas de tramitación electrónica de los procedimientos. Estas
dos leyes, actualmente en vigor, consolidan las directrices establecidas por las Normas
anteriores y mantienen plenamente vigente el Esquema Nacional de Interoperabili-
dad y sus Normas Técnicas. Pero suponen un importante avance, no solo al obligar a
que la tramitación interna de la administración sea electrónica y que los documentos
se conserven en formato electrónico, sino al determinar la obligatoriedad de determi-
nados colectivos de relacionarse electrónicamente con la administración. Ejemplos
de ello se suceden a lo largo del articulado del capítulo I de la Ley 39/2015, como en
el artículo 16 relativo a los Registros en cuyo punto 5 determina que los documen-
tos presentados deben ser digitalizados, incorporados al expediente administrativo
electrónico y devueltos los originales a los interesados. Asimismo, en el artículo 26
determina que los documentos administrativos se emitan en formato electrónico.
La Ley 40/2015 en su artículo 46 obliga a que todos los documentos utilizados en
actuaciones administrativas se almacenen en un archivo electrónico. Además, esta-
blece otra importante novedad, los expedientes finalizados deben ser transferidos al
Archivo Electrónico Único de la Administración.
Para cumplir con todos estos requisitos es imprescindible que las administracio-
nes públicas realicen el análisis de sus procedimientos y elaboren planes de trasforma-
ción digital para permitir que la tramitación de todos sus procedimientos se realice
de forma electrónica.
Para que una organización pueda tramitar electrónicamente los procedimientos
es necesario que los documentos que intervienen en cada uno de sus procedimientos
estén en formato electrónico y se archiven en un archivo electrónico que cumpla al
menos los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Docu-
mento Electrónico y Expediente Electrónico. Es decir, los documentos y expedientes

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114 Josefina Otheo De Tejada

generados deben disponer, al menos, de los metadatos mínimos obligatorios que


estas Normas técnicas determinan.
Los documentos que intervienen en un procedimiento administrativo pueden
tener dos tipos de origen:
• Documentos generados por el órgano que gestiona el procedimiento
• Documentos aportados por el ciudadano, persona física, empresa u otra ad-
ministración publica
Los documentos generados por el órgano que gestiona el procedimiento deben
ser originales electrónicos, independientemente de que posteriormente sea necesa-
ria la puesta a disposición al ciudadano en formato papel. El documento original
electrónico debe ajustarse a la NTI de Documento Electrónico y por tanto para ser
completo debe constar de al menos los metadatos mínimos obligatorios y del conte-
nido binario. Hasta que no se asignen al menos los metadatos mínimos obligatorios
el documento no es un documento electrónico administrativo valido. Para realizar
una correcta gestión documental y garantizar el cumplimiento del artículo 17 de la
ley 39/2015 en cuanto a autenticidad, integridad y conservación del documento,
así como confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos,
lo óptimo y recomendado es que una vez generado el documento se almacenen,
metadatos y contenido, en el Archivo Electrónico del órgano, es decir, se considera
necesario que desde el momento de la creación el documento se almacene en un
repositorio documental electrónico.
Los documentos aportados por el ciudadano, persona física, empresa u otra ad-
ministración pública, se capturan desde Registro, bien sea el Registro electrónico o
el Registro presencial. Los documentos capturados a través del Registro electrónico
son aportados a la administración en formato electrónico y por tanto no es necesario
que se realice un proceso de digitalización, aunque es imprescindible realizar la asig-
nación de metadatos y el archivo electrónico de los mismos.
Los documentos que se reciben en el registro presencial son documentos, habi-
tualmente en papel, por lo que, en estos registros, además de realizar las funciones de
registro, es necesario realizar la digitalización para obtener el documento electrónico
y almacenarlo en el Archivo Electrónico con sus metadatos y contenido, tal como
establece la Ley. 39/2015. El artículo 16.5 de la Ley 39/2015 obliga a las Adminis-
traciones Publicas a digitalizar todos los documentos presentados en Registro para
su incorporación al Expediente Administrativo Electrónico, obligando además a de-
volver los originales al interesado. Es necesario por tanto que el proceso de registro
en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros se adecue al cumplimiento de
este artículo.

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Repositorios digitales, los nuevos depósitos de documentos 115

En los procedimientos administrativos puede ser necesario incluir en los expe-


dientes documentos que se encuentran en Archivos físicos. En estos casos, en mi
opinión, lo aconsejable para la correcta gestión del procedimiento, es realizar una
copia del documento archivado generando el documento electrónico mediante la
digitalización del papel y la asignación de los correspondientes metadatos. De esta
forma se consigue la tramitación electrónica del procedimiento y el expediente se
puede almacenar completo en el repositorio electrónico, lo que facilitará la tramita-
ción posterior.
Es fundamental que se dote a las organizaciones de un procedimiento de di-
gitalización de los documentos en papel, adecuado a la normativa, concretamente
a la NTI de Digitalización, mediante el que se obtengan documentos electrónicos
para almacenar en el repositorio electrónico del órgano. Solo de esta forma se puede
conseguir la tramitación electrónica de los procedimientos y evitar el movimiento de
papel entre los diferentes gestores del expediente.
La definición de los procedimientos, de los procesos de digitalización y en defi-
nitiva de la Política de Gestión Documental, es fundamental para disponer de un
repositorio electrónico de la documentación que permita la gestión electrónica de los
procedimientos, incluido el envío o puesta a disposición a otros agentes. Para el éxito
del proyecto es necesario el compromiso de toda la organización, realizando la defi-
nición de forma conjunta entre los responsables de los procedimientos, de la gestión
documental y de los archivos, junto con los responsables técnicos.
Con la definición e implantación de una correcta Política de Gestión Documen-
tal con su repositorio electrónico asociado se obtienen múltiples beneficios para la
organización, tanto del punto de vista de la gestión, al agilizar la tramitación de los
procedimientos, como desde el punto de vista del archivo ya que permite mejorar,
controlar y auditar el correcto acceso a los documentos y expedientes.
Por último, el repositorio electrónico adecuado a la Política de Gestión Docu-
mental definida facilitará la transferencia de los expedientes finalizados al Archivo
Único de la Administración de la que dependa el organismo.

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PIERREFITTE-SUR-SEINE. UN NUEVO EDIFICIO
PARA LOS ARCHIVOS NACIONALES DE FRANCIA
Jean-Luc Bichet

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CRÉDITOS
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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 119-130

PIERREFITTE-SUR-SEINE. UN NUEVO EDIFICIO PARA


LOS ARCHIVOS NACIONALES DE FRANCIA
PIERREFITTE-SUR-SEINE. A NEW BUILDING FOR THE
NATIONAL ARCHIVES OF FRANCE
Jean-Luc Bichet 1
Archives nationales – France
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 27/03/2019
Aceptado: 12/04/2019

Resumen:
El sitio histórico de los archivos nacionales de Francia en el centro histórico de París sufría
de falta de espacio para recibir más archivos, se necesitaba un nuevo edificio en otro sitio. En
este artículo, presentaré el proyecto del edificio que tiene la capacidad de conservación más
grande de Europa, las problemáticas especiales implementadas, desde la concepción de un
edificio funcional hasta la construcción con técnicas, equipos y materiales adaptados a un edi-
ficio de archivos, todo ello, respetando las necesidades tanto de conservación del archivo de
patrimonio documental, como de facilitar el trabajo de los archiveros y de los conservadores,
y prestar un mejor servicio público a los lectores, asegurando, a la vez, las funciones esenciales
de conservación, de protección y de vigilancia.
Palabras clave:
Archivos; nuevo edificio; gran capacidad; conservación; funcionalidad.
Abstract:
The historical site of the National Archives of France in the old center of Paris was lacking
space and repositories to archive more documents. Therefore, it was necessary to program and
design a new building in a new location. This project of a new building which is currently the
biggest in Europe is detailed in the following text. From the design stage to the delivery of a
functional building the technics, equipment and materials required to meet both the preser-
vation imperatives with the needs of the archivists, curators, staff for repositories, workshops,
offices, and the needs of public users are described
Keywords:
Archives; new building; huge capacity; preservation; functionality.

1.  Agradezco a Camille Nahra y Duna Troiani su ayuda en la traducción y corrección del texto.

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120 Jean-Luc Bichet

INTRODUCCIÓN
La decisión del presidente de la República Francesa, el 9 de marzo de 2004,
permitió la construcción de un nuevo edificio para los Archivos nacionales abierto
en 2013 que resultó de primordial importancia para la institución que necesitaba
expandirse para recibir más archivos de lo que permitía el edificio ubicado en el
centro histórico de París. Tras el elenco del calendario con respecto al proyecto, pre-
sentaré el programa de la operación para albergar el nuevo edificio con mayor capa-
cidad de conservación de Europa. Unas disposiciones especiales de preparación del
hormigón para reducir la humedad en el interior de los depósitos mientras que en
estos últimos el control de la calidad física y química de los materiales usados. Las
condiciones climáticas proyectadas en todo el edificio cumplen con las soluciones
técnicas más exigentes de ahorro energético. En cuanto a los riesgos de incendio, las
características del hormigón y los sistemas automáticos de extinción aseguran una
alta protección. El control de los accesos garantiza la seguridad en todas las plantas,
recintos y depósitos, y un doble control para los depósitos de acceso muy restringido
debido al valor histórico o confidencial de sus archivos.

Imagen 1. Vista general del edificio.

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Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 121

CALENDARIO DEL PROYECTO


Tras la decisión del Presidente J. Chirac de construir un nuevo edificio para los
Archivos nacionales el 9 de marzo de 2004, se organizó un concurso de arquitectu-
ra que concluyó el 10 de mayo de 2005 con el proyecto ganador de Massimiliano
Fuksas. Los estudios permitieron empezar la construcción el 18 de junio de 2009 y
en diciembre de 2010 se terminó la obra del hormigón. En septiembre de 2011 se
instalaron las primeras estanterías, y el primer transporte de los 200 Km de archivos
empezó el 22 de mayo de 2012 y duró dieciséis meses. La apertura al público del
edificio tuvo lugar el 21 de enero de 2013.
El 11 de febrero de 2013 el Presidente François Hollande inauguró el edificio.
PROGRAMA DEL CONCURSO
1. Objetivos principales
El proyecto debe garantizar la conservación de los archivos con una capacidad to-
tal de 320 km de estantes, de los cuales 120 km corresponden al aumento de archivos
en los próximos 30 años que se prevean por la capacidad de extensión futura del edi-
ficio. Para la consulta pública, se ha previsto unos 320 asientos en las salas de lectura.
Se planificaron otras áreas públicas para una sala de conferencia de 300 asientos, una
sala de exposición de 400 m2 y 6 salones pedagógicos de servicio educativo para 140
alumnos, y oficinas, talleres y espacios del personal para 320 personas.

Imagen 2. Sala de lectura. Imagen 3. Sala de conferencia.

2. El terreno
El terreno seleccionado es de fácil acceso en metro. Se extiende sobre 4,7 Ha en
previsión de una futura extensión del edificio.

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122 Jean-Luc Bichet

Mapa 1. Localización del sitio

3. El edificio
El edificio mismo tiene unos 85 000 m2 de superficie que alberga 220 depósitos
de 200 m2 (normales y especiales) para la conservación, unos 5000 m2 para la consul-
ta de documentos, unos 1400 m2 para las áreas de talleres de restauración, fotografías
y digitalización de documentos a los cuales se añade la superficie correspondiente a
las oficinas de cada servicio.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL EDIFICIO
El edificio principal es de tipo IGH (Immeuble de Grande Hauteur)2 para la
conservación y las consultas. Se caracteriza por una dimensión de 160 m x 48 m
con 11 niveles y una organización compacta de los depósitos de documentos. Un
corredor central facilita el acceso a los depósitos laterales. Se racionaliza la organi-
zación con circuitos separados – circuitos y elevadores diferentes para el ingreso de
documentos como para la comunicación de esos a la sala de lectura. La detección con
apertura automática de las puertas permite la fácil manipulación de las carretillas.

2.  Referencia francesa para los edificios de gran altura.

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Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 123

Mapa 2. Plan general

Mapa 3. Planta 5 con las oficinas, los puentes pasadizos y los depósitos

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124 Jean-Luc Bichet

Un edificio satélite reúne todos los servicios en diez cubículos (bloques funcio-
nales) conectados entre ellos por puentes pasadizos y otros 11 puentes conectados
con el edificio principal. Todas las áreas públicas se sitúan en la planta baja.
DISPOSICIONES PREVENTIVAS
Con la fuerte inercia de los gruesos muros de hormigón surgió el problema de
la fuerte cantidad de agua en los mismos. Disminuir esta cantidad de agua requirió
implementar unas disposiciones especiales:
• Se preparó el hormigón con menos agua, reemplazando ésta con plastifican-
tes y super-plastificantes de cemento: se obtuvo así una economía entre 16 y
18 litros de agua por cada metro cúbico de hormigón.
• Cada loza tuvo un sistema provisional de impermeabilización a medida que
iba creciendo la construcción.
• En cada depósito se practicaron 3 aperturas provisionales de 2m2 en el muro
exterior que permitieron una ventilación natural para deshumidificar el lugar.
• Funcionaron ventiladores durante 3 meses antes de la entrada de los docu-
mentos.

Imagen 4. Hormigón con aperturas de ventilación: fase 1.

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Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 125

Imagen 5. Hormigón con aperturas de ventilación: fase 2.

La eficacia de estas disposiciones se verificó con mediciones mensuales de control


de humedad residual de los muros de hormigón. En el caso de haberse producido
exceso de agua residual, la empresa de construcción debía instalar un sistema móvil
de deshumidificación hasta alcanzar el 3% de humedad residual.
Todas estas disposiciones preventivas para la conservación han sido útiles para dis-
minuir la humedad en el interior de los depósitos antes del traslado de los archivos.
DISPOSICIONES FISICAS Y QUIMICAS
Se ha seguido un control químico de los productos y elementos de construcción
usados en los depósitos para evitar cierta degradación de los documentos:
• máxima reducción de compuestos orgánicos volátiles (COV) en los depósitos
y espacios de conservación,
• pinturas sin COV y
• pinturas murales permeables al agua (vapor) para una optimización de la
estabilidad de la humedad relativa al favorecer la capacidad del hormigón de
captar o restituir la humedad al ambiente del depósito.

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126 Jean-Luc Bichet

Imagen 6. Depósito con archivos.

Imagen 7. Depósito de mapas y planos.

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Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 127

CONDICIONES CLIMÁTICAS
Se obtiene una fuerte inercia térmica mediante la organización compacta de los
220 depósitos y la construcción de gruesos muros de hormigón de 30 cm de espesor,
además del aislamiento térmico exterior de todo el edificio.
Tanto la temperatura como la humedad relativa (HR) de los depósitos cambian
siguiendo los cambios climáticos de las estaciones y economizan la energía: las tem-
peraturas varían de 16°C en invierno a 24°C en verano con una humedad relativa
de 57% máximo. El aporte de aire fresco reducido – 10% en vez de 30% en el pasa-
do – participa también a la economía de energía. Estos valores están promovidos por
el sistema de gestión centralizado del aire acondicionado para alcanzar una máxima
eficacia que permite un ahorro del 70 % de la energía necesaria para la conservación
de los edificios de archivos con respecto de los años noventa. Estas medidas permiten
una eficacia óptima y económica para la conservación de los documentos.
SEGURIDAD CONTRA EL FUEGO
La seguridad contra el fuego se organiza alrededor de las medidas técnicas
siguientes:
• Los depósitos son compartimentos separados de 200 m2.
• Todos los muros de hormigón de los depósitos permiten 4 horas de protec-
ción contra el fuego3.
• Un sistema de detectores ópticos está conectado directamente al centro de
bomberos.
• Para completar la seguridad, ha sido instalado un sistema automático de ex-
tinción con rociadores de agua de alta presión que usan 10 veces menos agua
que los sprinklers tradicionales lo que favorece una menor degradación de los
documentos.
A todas estas medidas técnicas se añade la permanencia en el edificio de una
brigada de cinco bomberos que asegura la vigilancia 24 horas/7 días del interior y
exterior del edificio. Además, existe, cercano, un centro de bomberos con medios
más importantes.
Teniendo en cuenta el alto valor patrimonial de los documentos archivados, se
puede decir que las medidas tomadas permiten una alta protección contra cualquier
degradación debida al fuego.

3.  Normas técnicas para edificios de grande altura (IGH).

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128 Jean-Luc Bichet

VIGILANCIA
La vigilancia se realiza a diferentes niveles del sitio y del edificio.
• Alrededor del sitio existe una cerca con sistema de video cámaras.
• El control de los accesos se hace con sistema de tarjetas tanto para los
trabajadores como para los lectores.
• Para los depósitos de documentos, existe un control con tarjeta que manda la
apertura automática de las puertas.
• Para los depósitos de documentos confidenciales existe un doble control con
tarjeta y video cámaras controladas por agente de seguridad y las dos acciones
mandan la apertura automática de las puertas.
• En el área pública, el acceso de los lectores a la sala de lectura se hace con
tarjeta pre-registrada y cámaras de vigilancia.
Todos estos medios de control están conectados directamente con la sala de
control centralizada con guardias de seguridad 24h/7días, lo que permite una vigi-
lancia óptima de nuestros archivos nacionales.

Imagen 8. Puerta automática de un depósito.

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Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 129

CONCLUSIÓN
Mientras el programa del concurso arquitectural beneficiaba de grandes progresos par-
ticularmente en el trato climático y la economía energética, en la fase de estudio antes de
empezar la construcción, numerosos intercambios con los usuarios han permitido ajustes
en las superficies, los espacios y los principios de funcionamiento de tal modo que se vol-
viera el edificio más próximo a las necesidades del personal y en las mejores condiciones.
Este trabajo de ajuste se dio en cada etapa del proyecto y siempre con la misma
inquietud: entregar a los usuarios un edificio el más adaptado posible a los usos muy
especiales de un edificio de archivos.

Imagen 9. Sala de clasificación.

Imagen 10. Taller de restauración.

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130 Jean-Luc Bichet

Desde su puesta en servicio, este edificio ha recibido varias delegaciones extran-


jeras que vinieron a colectar y tomar notas de las disposiciones constructivas que
aseguran el éxito de esta operación.
Esta construcción fue una aventura emocionante, un desafío de cada instante y
una satisfacción en cada paso cruzado y estoy orgulloso de haber podido participar a
este proyecto único como arquitecto del equipo de los archivos nacionales.

Imagen 11. Ambiente arquitectural.

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COMUNICACIONES

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CRÉDITOS
¿SE PUEDE OFRECER SERVICIO DE ARCHIVOS
A TRAVÉS DE LAS REDES SOCIALES? LA
EXPERIENCIA DEL ARCHIVO GENERAL DE
ANDALUCÍA A TRAVÉS DE FACEBOOK.
Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas

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CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 135-149

¿SE PUEDE OFRECER SERVICIO DE ARCHIVOS A


TRAVÉS DE LAS REDES SOCIALES? LA EXPERIENCIA
DEL ARCHIVO GENERAL DE ANDALUCÍA A TRAVÉS DE
FACEBOOK.
COULD YOU OFFER A FILE SERVICE THROUGH SO-
CIAL NETWORKS? THE EXPERIENCE OF THE GENERAL
ARCHIVE OF ANDALUSIA ON FACEBOOK.
Ana Borrego Morales
Técnico de Grado Medio. Archivística. Archivo General de Andalucía.
Rosario Pérez Vargas
Facultativa de Bibliotecas. Archivo General de Andalucía
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 11/11/2018
Aceptado: 30/11/2018

Resumen:
Ante el impacto que han tenido las redes sociales en todos los ámbitos profesionales, esta
comunicación plantea cómo surge la necesidad en el marco de las instituciones archivísti-
cas de incorporarse a este nuevo escenario. Se analiza la trayectoria del Archivo General de
Andalucía en las Redes Sociales, desde que en el año 2012 se creara su página de Facebook.
Para ello se abordan las estrategias, líneas de actuación y evolución seguidas, así como los
resultados obtenidos. A través del estudio de casos concretos de publicaciones, se analizan los
servicios prestados por el AGAn a la ciudadanía a través de su página de Facebook.
Palabras Clave:
Facebook; redes sociales; Archivo General de Andalucía; servicio.
Abstract:
Can you offer file service through social networks? The experience of the General Archive
of Andalusia through facebook. Is it possible to offer file services through Social networks?
The experience of the General Archive of Andalusia on Facebook. Social Networks have had
a deep impact on all professional areas, so in this communication we propose how this need

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ÍNDICE
136 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas

arises within the framework of archival institutions within this new scenario. In this commu-
nication we analyze the experience of the General Archive of Andalusia in Social Networks,
since in 2012 its official Facebook page was created. This way, the strategies, lines of action
and evolution are approached, as well as the results obtained, through the study of some
services provided to people on the AGAn Facebook page.
Keywords:
Facebook; Social networks; Archivo General de Andalucía; service

1. INTRODUCCIÓN
Queremos empezar dando las gracias a la Asociación de Archiveros de Andalucía
por darnos la oportunidad de presentar esta comunicación, en la que se va a abordar
la experiencia del Archivo General General de Andalucía, en adelante AGAn, en las
Redes Sociales y concretamente en Facebook.
Hoy día las nuevas tecnologías están presentes en nuestra vida cotidiana. Éstas
han propiciado que en la última década la forma de comunicarnos, informarnos o
relacionarnos haya cambiado radicalmente. En unos años se ha pasado del correo
postal al electrónico, de las llamadas de teléfono a los mensajes en grupo a través de
aplicaciones que permiten adjuntar fotografías, videos o documentos, y de la web
estática a la web actual, que a través de las Redes Sociales permiten interactuar con
una numerosa audiencia.
Las instituciones hemos tenido que adaptarnos a estos nuevos tiempos, ya que
las nuevas tecnologías y con ellas las Redes Sociales, se han revelado como un instru-
mento fundamental para llevar a cabo la difusión de la información pública y permi-
tir que esta información se difunda y pueda ser utilizada por la ciudadanía, haciendo
así posible el cumplimiento de la legislación de la Transparencia1.

1.  Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía.


“Las nuevas tecnologías, por otro lado, coadyuvan a hacer posible la transparencia. En efecto, Internet
se revela como un instrumento fundamental para la difusión de la información, que está produciendo
la aparición de una nueva cultura en la que cada vez más personas se interrelacionan.. La red progre-
sivamente se está convirtiendo en un lugar de encuentro, de interrelación y, por qué no decirlo, de
transmisión de ideas, opiniones e información a modo de una moderna ágora virtual que nos reconduce
al origen de la democracia. La presente ley trata de aprovechar toda la potencialidad que nos ofrecen las
nuevas tecnologías para servir de instrumento para la difusión de la información pública y para permitir
que esa información se difunda y pueda ser utilizada por la ciudadanía, que es, como se ha dicho en
alguna ocasión, la legítima propietaria de la información pública.”

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ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 137

Imagen 1. Portal de la Transparencia.

2. NUESTRA EXPERIENCIA EN LAS REDES SOCIALES


2.1. Inicios, ¿Por qué Facebook?
En mayo de 2012 creamos la página de Facebook del AGAn, elegimos Facebook
porque entonces, al igual que ahora, lideraba el ranking de usuarios de las Redes So-
ciales (RRSS a partir de ahora) a nivel mundial, además su formato se adecuaba más
a nuestros objetivos de difusión.

Imagen 2. Portada de la página de Facebook del AGAn.

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ÍNDICE
138 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas

2.2 ¿Cómo lo hacemos?


Una vez que decidimos estar presentes en Facebook, el siguiente paso fue es-
tablecer un plan de actuación que definiera tanto los objetivos como las líneas de
actuación que se iba a seguir.
En primer lugar, se formó un equipo de trabajo integrado por dos personas, con
perfiles profesionales que combinaran el conocimiento de los fondos archivísticos del
AGAn con el manejo y la gestión diaria de las RRSS. Desde un primer momento se
intentó implicar a todo el personal del archivo en la propuesta de noticias.
Los objetivos que nos marcamos fueron tres: en primer lugar, crear una imagen
y reputación digital de nuestro centro, que a su vez aportara una mayor visibilidad
al Archivo. En segundo lugar, utilizar Facebook como canal para difundir nuestros
fondos y colecciones, así como para dar a conocer las actividades que realizamos. Y
finalmente, utilizar Facebook como una nueva vía de comunicación con los usuarios,
para conseguir con ellos una interrelación más directa y fluida.
Definidos los objetivos, el siguiente paso fue segmentar el público al cual nos íba-
mos a dirigir. Así, se identificó un público objetivo (aquel relacionado con el mundo
archivístico) y también un público potencial, las RRSS nos permitían acceder a nue-
vas y amplias audiencias ajenas totalmente a nuestro ámbito profesional.
2.2.1 ¿Cómo seleccionamos las noticias?
En el proceso de selección de noticias se manejan diversas variables. Para ayu-
darnos en esta tarea contamos con una documentación interna de apoyo, como un
calendario de publicaciones y efemérides, instrucciones para el tratamiento de las
imágenes, así como modelos de respuesta a preguntas frecuentes realizadas por los
usuarios.
Respecto a la publicación de las noticias, se publica una media de cuatro o cinco
post semanales. Se buscan noticias relevantes y atractivas, y que haya un equilibrio
entre cantidad y calidad de lo publicado.
2.2.2 ¿Qué tipo de noticias publicamos?
Las noticias que publicamos se pueden englobar en los siguientes apartados:
• Noticias de actualidad y efemérides.
• Noticias para difundir nuestros fondos y colecciones.
• Noticias sobre las actividades realizadas por el Archivo.
• Noticias que compartimos de otras páginas y perfiles.

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¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 139

Imagen 3. OBUS.

Respecto al primer apartado, se recurre con frecuencia a las efemérides y noticias


de actualidad porque son un medio idóneo para acercarnos a un público amplio y
heterogéneo. Sirva de ejemplo la noticia publicada el 22 de octubre de 2018 sobre
un obús aparecido en la costa gaditana. A finales de verano unos buzos, mientras
realizaban labores de limpieza en el puerto de Cádiz, descubrieron de manera casual
un obús de bronce del año 1801. Los compañeros del Centro de Arqueología Sub-
acuática contactaron con el AGAn porque el obús presentaba una leyenda grabada:
“Arsenical”, y quería saber si en nuestros fondos, concretamente en el Fondo de la
Fábrica de Artillería de Sevilla, se encontraba el registro de esta pieza. Los técnicos
del Archivo localizaron el registro y confirmaron la fecha de fundición de la pieza. En
este caso, se consideró que el interés de la noticia era evidente, no sólo por estar en
plena actualidad, sino también por el interés histórico de la misma.

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Imagen 4. Plaza de España.

A parte de efemérides y noticias de actualidad, también se publican de forma pe-


riódica noticias que permiten difundir nuestras colecciones. Es el caso de los fondos
fotográficos, muy valorados en Facebook y con una gran potencialidad viral. En este
caso, se ha seleccionado la noticia publicada el 26 de octubre de 2018 de la Plaza de
España. Se trata de una serie de fotografías de principios del siglo XX, muy atractivas
y de gran impacto visual, sobre la construcción de la Plaza de España.

Imagen 5. Andalucía en imágenes.

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Imagen 6. Andalucía en imágenes.

Imagen 7. Andalucía en imágenes.

Durante una temporada también se publicó una serie denominada “Andalucía


en imágenes” y donde semanalmente, y a través de una selección de las fotografías
procedentes de los distintos fondos documentales del Archivo, se intentaba ilustrar
la imagen de la Andalucía contemporánea.
Facebook también se utiliza como un tablón de anuncios para dar a conocer los
distintos trabajos realizados en el Archivo: desde la recepción de transferencias de
documentación o la digitalización de los fondos, hasta actividades de tipo culturales
como jornadas, conferencias, visitas o exposiciones.

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Imagen 8. Transferencias.

Imagen 9. Noticia compartida.

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Finalmente, se comparten noticias publicadas por otras páginas institucionales,


cuyos contenidos estén relacionados con nuestros fines y puedan tener interés para
nuestra audiencia.
2.2.3. ¿Cómo publicamos estas noticias?
Para la redacción de las noticias se siguen las normas de estilo y el lenguaje propio
de las RRSS, con un tono cercano y amable y redactando de forma clara y concisa.
Se apuesta también por contenidos originales que resulten atractivos, con imá-
genes y videos sugerentes que ilustran y refuerzan el mensaje. Sirva de ejemplo la
noticia publicada el 21 de marzo de 2018, coincidiendo con la efeméride de San
Benito de Nursia, Patrón de los Archiveros. Con una imagen del santo conservada
en el Archivo, se felicitó ese día a toda la comunidad archivística, buscando la com-
plicidad con nuestro público.
Finalmente, antes de publicar cualquier noticia tenemos en cuenta que la mayoría
de los usuarios de RRSS se conectan a través del móvil, por lo que se adapta el con-
tenido de las noticias al formato de este tipo de pantallas móviles.
2.3 ¿Qué servicios de archivo ofrecemos a través de nuestra página de Facebook?
La página de Facebook del AGAn se ha convertido en una herramienta más para
llevar a cabo la prestación de servicios.
2.3.1. Información sobre el Archivo
Los datos de carácter general que se vienen recogiendo en los instrumentos de
información2 como el censo, el directorio o la carta de servicios se pueden consultar
en la “Sección Información” de Facebook, en la que se facilita, por ejemplo la direc-
ción complementada con un plano de situación, el horario de atención al público,
los datos de contacto (teléfono y correo electrónico) o el enlace a la web del Archivo
para aquellas personas que quieran ampliar la información.
Otro de los aspectos interesantes que ofrece Facebook son los datos estadísticos
que nos facilita, incluyen la tendencia al alza o a la baja de la página, el número de
seguidores, o el alcance de las noticias. Estos datos exportables ayudan a planificar
nuestras publicaciones y a conocer mejor a nuestros usurarios. Algunos de estos datos
como el número de publicaciones, seguidores y de visitas a la página se incluyen en el
Sistema de Información Estadística (SIE) para realizar la estadística mensual y anual
del AGAn.

2.  Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del sistma Andaluza de
Archivos y desarrollo de la ley 3/1984, de 9 de enero de archivos.

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Imagen 10. Información General.

2.3.2. Servicios Documentales


El servicio de acceso de los usuarios externos a efectos de consulta, y en su caso,
investigación de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Anda-
lucía, como recoge el reglamento del Sistema Archivístico de Andalucía, también se
facilita a través de Facebook. No han sido pocas las ocasiones en las que nos han so-
licitado información sobre la posibilidad de consultar o reproducir alguno de los do-
cumentos publicados en la página de Facebook. Estas consultas nos llegan por medio
de mensajes privados o de forma pública a través de comentarios en nuestro muro, en
ambos casos la respuesta del AGAn es rápida y breve, generalmente facilitamos a la
persona interesada el correo electrónico, para que su consulta pueda ser atendida por
el personal técnico del Departamento de Conservación e Investigación; o el enlace
a través del cual puede entrar en nuestra web para realizar directamente la solicitud
de consulta o reproducción de documentos (Servicios / Consulta de documentos o
Reproducción de Documentos (http://lajunta.es/15p54// http://lajunta.es/15p56).
También nos han llegado otro tipo de consultas, por ejemplo, preguntado si exis-
te la posibilidad de enviar el CV para trabajar en el Archivo, si tenemos cuenta de
Twitter, o para pedirnos que compartamos alguna noticia.

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Imagen 11. Consultas.

Imagen 12. Consultas.

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2.3.3 Servicios de difusión. Actividades educativas y culturales


La página de Facebook tiene un gran potencial para difundir las actividades edu-
cativas y culturales organizadas por el AGAn. Para llevar a cabo esta difusión, todos
los meses se hace una reseña de la muestra del “Documento de mes”, se recuerda la
posibilidad de visitar las exposiciones virtuales que están publicadas en la web con
motivo de alguna efeméride relacionada con ellas, e igualmente se publicita todas
las exposiciones temporales organizadas en nuestras instalaciones, dando una breve
información sobre el asunto expuesto, el horario de visita, si existe la posibilidad de
concertar visitas guiadas, etc. Cuando un grupo de personas realiza una visita al ar-
chivo, previa autorización, se realizan fotografías que se publican en nuestra página,
con ello se consigue vincular a estas personas con nuestra institución.
También se colabora difundiendo las actividades pedagógicas, formativas o cultu-
rales de otros Archivos o instituciones afines que resulten interesantes para nuestros
usuarios compartiendo las noticias que estas publican.

Imagen 13. Exposiciones.

Imagen 14. Exposiciones.

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Imagen 15. Exposiciones.

2.3.4 Otras posibilidades


Por último, queremos hacer referencia a otras posibilidades que ofrece Facebook,
y que se han implementado desde nuestra página, es el caso del acceso desde esta al
Catálogo de nuestra biblioteca, o a nuestro canal de Youtube.

Imagen 16. Catálogo Biblioteca.

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Imagen 17. Youtube.

3. CONCLUSIONES
Desde el primer momento hemos sido conscientes de los retos y dificultades que
nos ha planteado la incorporación a las RRSS: este trabajo nos ha obligado a una
amplia dedicación, a un continuo reciclaje formativo, a una rápida adaptación a los
cambios, así como a una colaboración de todo el personal del Archivo en la propuesta
de las noticias.
Facebook ha permitido mejorar los servicios y la imagen del Archivo, ha abierto
nuevas vías de comunicación, llegando a amplios sectores de la población totalmente
ajenos al sector archivístico y que de otra manera hoy no nos conocería.
Durante estos años también nos hemos encontrado con algunas dificultades. En
ocasiones, ha sido difícil mantener el número de publicaciones que nos habíamos
marcado, ya que se requiere mucho tiempo y dedicación y resulta complicado encon-
trar contenidos atractivos para las noticias. Pero éstas y otras dificultades las hemos
intentado solventar a base de esfuerzo y motivación.
Finalmente aprovechar esta ocasión para invitaros a visitar nuestra página de Fa-
cebook y darle un “me gusta”, así como invitaros a visitar nuestro canal de Youtube
puesto en marcha recientemente.

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Por último, concluir esta comunicación dejando abierta una pregunta que cree-
mos que no debe escapar al tratamiento archivístico: ¿qué información producida en
el ámbito de las RRSS se debe preservar y cómo debemos hacerlo?
4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
García Avilés, José Alberto (2015), Comunicar en la sociedad red: teorías, modelos
y práctica. Barcelona: UOC.
García-Gordillo, Mar; Ramos-Serrano, Marina; Fernández García, Sergio (2017),
Manual de uso y estilo de Redes Sociales de la Universidad de Sevilla [en línea],
S.l.: Editorial Universidad de Sevilla. <http://alojaservicios.us.es/difuseditorial/
FreeBooks/RRSS_US.pdf.> [Consulta: 10/01/2019].
Gómez Gómez, Antonio Agustín (2016), “Encuentros y desencuentros en las redes
sociales: la experiencia de la Biblioteca Provincial de Huelva”, Boletín de la Aso-
ciación Andaluza de Bibliotecarios, nº 111, pp. 27-48.
González-Fernández-Villavicencio, Nieves (2016), Métricas de la web social para
bibliotecas, Barcelona: UOC.
González Garcia, Juan Ángel (2016), “Aspectos emocionales en las redes sociales.
Cómo crear comunidad desde la práctica”, Boletín de la Asociación Andaluza de
Bibliotecarios, nº 111, pp. 49-63.
Leiva-Aguilera, Javier (2012), Gestión de la reputación online: crea fácilmente tu
estrategia de presencia en la Red, Barcelona: UOC.
Marquina-Arenas, Julián (2012), Plan social media y community manager, Barcelo-
na: UOC.
Rodríguez Fernández, Óscar (2016), Facebook: visibilidad para marcas y profesiona-
les, Madrid: Anaya.

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¿ESTÁN PREPARADOS LOS ARCHIVOS PARA
AFRONTAR EL RETO DIGITAL GLOBAL Y EL
DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
EN PARTICULAR?
Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

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¿ESTÁN PREPARADOS LOS ARCHIVOS PARA AFRON-


TAR EL RETO DIGITAL GLOBAL Y EL DE LA ADMINIS-
TRACIÓN ELECTRÓNICA EN PARTICULAR?
ARE ARCHIVES PREPARED TO FACE THE GLOBAL DIG-
ITAL CHALLENGE AND, IN PARTICULAR, THE ELEC-
TRONIC ADMINISTRATION ONE?
Francisco José Valentín Ruiz
Doctor en Ciencias de la Documentación
Director del Área de Archivos y Preservación Digital. Odilo
David de Torres Sánchez
Licenciado en Documentación
Responsable de preventa y gestor de proyectos. Odilo
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 14/11/2018
Aceptado: 25/11/2018

Resumen:
Durante los últimos años hemos asistido a una revolución archivística sin precedentes en
España que ha venido de la mano de la implantación, por imperativo legal, de la administra-
ción electrónica. Esta nueva realidad administrativa ha conllevado cambios trascendentales
en la concepción tradicional de los archivos y en las funciones de los archiveros, que están
llamados a participar en la definición de los nuevos modelos de administración electrónica
y gestión documental, si no lo han hecho ya. En relación con estos y otros temas, este artí-
culo pretende trasladar la experiencia profesional de dos consultores de Odilo en diferentes
proyectos de diseño e implantación de sistemas conceptuales y tecnológicos de archivo, y
recoge las principales cuestiones pendientes de resolver y los retos a los que se enfrentan los
archiveros.
Palabras clave:
administración electrónica; archivo electrónico único; proyectos de archivo; automatiza-
ción de archivos; archivos de la Administración

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154 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

Abstract:
During the last years we have witnessed an unprecedented archival revolution in Spain
that has brought the implementation, by legal imperative, of the e-government. This new
administrative reality has led to far-reaching changes in the traditional conception of archives
and in the functions of archivists, who are called upon to participate in the definition of the
new models of electronic administration and records management, if they had not already
done so. In relation to these and other issues, this article aims to translate the professional
experience of two Odilo’s consultants into different projects of design and implementation
of conceptual and technological archival systems and includes the main issues to be resolved
and the challenges that the archivists will have to face.
Keywords:
e-government; unique electronic archive; archive projects; archive automation; Spanish
administration archives

1. INTRODUCCIÓN
Durante los últimos años hemos asistido a una revolución archivística sin prece-
dentes en España que ha venido de la mano de la implantación, por imperativo legal,
de la administración electrónica. El camino hasta llegar donde nos encontramos ha
venido salpicado de «avisos» en forma de legislación y normativa dirigidos al sector
público en general que nos indicaban que algo estaba cambiando y que, sin remedio
alguno, nuestras instituciones estaban llamadas a transformarse.
Podemos situar el primer jalón de este camino en 2007, nada menos que 11 años
atrás, cuando la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos1 reconocía por vez primera el derecho de los ciudadanos a relacionarse a
través de medios electrónicos con las administraciones públicas y tenía por objeto
asegurar que estas relaciones se realizaran en unas condiciones que garantizaran la
seguridad jurídica. Así lo establece el artículo 1 de la Ley 11/2007:
1. La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Adminis-
traciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de
las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre
las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas
con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y
eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica.
2. Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo
con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la

1.  Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-12352>.

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autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios


que gestionen en el ejercicio de sus competencias.
Por si no fuera suficientemente ambicioso el objetivo de dotar a los ciudadanos
de un nuevo derecho que se encuentra sometido a las incertidumbres de un cambio
tecnológico constante, imparable y extenuante (por cuanto nos obliga a una conti-
nua adaptación), esta Ley recogía un principio aún más ambicioso: el de transformar
la forma interna de trabajo de un sector público basado en el papel y con tradiciones
firmemente arraigadas a través de la promoción y la implantación de medios electró-
nicos. Así, se establece en el punto 5 del artículo 3 de esta misma Ley:
Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, in-
crementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de
la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones.
Esta pionera Ley recoge más principios inspiradores, aunque, a nuestro entender,
estos dos, el del recién inaugurado derecho de relación a través de medios electró-
nicos y el de la búsqueda de la eficiencia administrativa a través de la digitalización
del procedimiento, materializan los pilares básicos que van a sentar los cimientos del
modelo de administración electrónica.
El entramado normativo del Esquema Nacional de Seguridad2 y del Esquema
Nacional de Interoperabilidad3 (ENI) y sus derivados en forma de normas técnicas
de interoperabilidad4 (NTI) subyacen de esta Ley, orientada, como hemos indicado,
a establecer unos criterios que aseguren «la disponibilidad, el acceso, la integridad,
la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y
servicios».
En consecuencia, en 2012 ya teníamos todos los mimbres sobre los que construir
la administración electrónica. Desde entonces nos encontramos, aparentemente, con
un periodo lo suficientemente prolongado como para que el sector público haya
tenido tiempo de tomar medidas. De modo que no parece lógico pensar que esta
realidad normativa nos haya «pillado desprevenidos» y no justifica esa sensación algo

2.  Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el
ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-
A-2010-1330>.
3.  Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabi-
lidad en el ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.
php?id=BOE-A-2010-1331>.
4.  Normas Técnicas de Interoperabilidad, disponibles en el Portal de Administración Electrónica
que se encuentra accesible en: <https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/
pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#.W-kY2ZNKjIU>.

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generalizada de que desde 2015 no hemos hecho otra cosa que correr para cumplir
con los plazos legales.
Entonces, ¿qué ha ocurrido para que se haya hecho necesaria una nueva regu-
lación cuyo fruto han sido las leyes 39/20155 y 40/20156? No es nuestro objetivo
mostrar aquí de forma exhaustiva las diferencias y similitudes, pero en lo que nos
ocupa, podemos decir que la Ley 11/2007 daba cierta libertad a las administraciones
para que definieran qué procedimientos serían susceptibles de digitalizarse y de dar
respuesta a ese derecho ciudadano de relación a través de medios electrónicos. Sin
ánimo de ser maliciosos, eso significaba proporcionar una potestad de libre actuación
que muchas administraciones aprovecharon para no evolucionar en la transforma-
ción digital. Además, probablemente, el conjunto de personas que tenía claro cómo
íbamos a llegar de una administración basada en el papel a otra electrónica era muy
limitado por aquel entonces. De modo que se convirtió en una ley de transición a
medio camino entre la Ley 30/19927 y la actual regulación. En cualquier caso, las le-
yes 39/2015 y 40/2015 tienen un carácter continuista y, esta vez sí, vienen a imponer
plazos a los que está sometido todo el sector público.
Decíamos que en 2007 el conjunto de personas con una idea clara de lo que signi-
ficaba la administración electrónica era reducido. ¿Podemos afirmar que la situación
cambió radicalmente en 2015? Para no herir sensibilidades, podríamos decir que la
situación mejoró sustancialmente en 2015. Sin embargo, creemos que la prueba más
evidente de que aún las cosas no estaban claras es la prórroga que de dos años que
nos hemos tenido que dar para poder dar cumplimiento a determinados preceptos8.

5.  Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565>.
6.  Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Disponible en: <https://
www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566>.
7.  Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-
A-1992-26318>.
8.  El artículo sexto del Real Decreto-ley 11/2018 es el que recoge esta ampliación de los plazos ini-
cialmente previstos en la Ley 39/2015. Especialmente clarificadora es la exposición de motivos cuando
dice: « se juzga urgente y necesario ampliar en dos años el plazo inicial de entrada en vigor de las previ-
siones de la disposición final séptima de la Ley 39/2015 en lo relativo al registro electrónico de apodera-
mientos, el registro electrónico, el registro de empleados públicos habilitados, el punto de acceso general
electrónico de la Administración y el archivo electrónico, para garantizar que los operadores jurídicos,
los ciudadanos y las Administraciones Públicas puedan ejercer plenamente sus derechos con plena segu-
ridad jurídica y beneficiarse de las ventajas que el nuevo escenario está comenzando a proporcionarles».
Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia de protección de
los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo de capitales y requisitos
de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 157

Por otra parte, hablábamos en el primer párrafo de «revolución archivística sin


precedentes» y por ahora no hemos hecho más que un recorrido normativo. Pues
bien, hemos creído que esta introducción era imprescindible para establecer el con-
texto que afecta a los archivos: parafraseando a la Ley 11/2007 e interpretándola por
extensión, a los archivos va a corresponder la tarea de garantizar «la disponibilidad,
el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los
datos, informaciones y servicios que gestionen». Aludiendo a la legislación actual
(Ley 39/2015) los criterios de autenticidad, integridad, disponibilidad, acceso, con-
fidencialidad y conservación siguen intactos:
Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos
electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en
la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garanti-
zar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con
independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la
posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de
acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garan-
ticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de
los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y
el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación
de protección de datos.

2. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA AL ASALTO DE LOS ARCHIVOS


En relación con la construcción del modelo conceptual de administración elec-
trónica y archivo, en este trabajo pretendemos trasladar la experiencia profesional de
dos consultores de Odilo (los que suscriben este artículo) en diferentes proyectos de
diseño e implantación de sistemas conceptuales y tecnológicos de archivo y recoge las
principales cuestiones pendientes de resolver y los retos a los que se enfrentan los ar-
chiveros. De modo que, partiendo de nuestra experiencia ¿cuál ha sido la forma más
común de introducción de los archivos al ámbito de la administración electrónica?
En muchos casos podría considerarse un auténtico asalto y de ahí el título de este
apartado. En fechas más o menos próximas a la finalización de los plazos de implantación

octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Disponible en:
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.

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158 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

del «archivo electrónico único», principalmente desde mediados de 2017 hasta nues-
tras fechas, muchas administraciones han trasladado a sus correspondientes archivos
la responsabilidad de conservar adecuadamente y conforme a la ley (sin muchas más
especificaciones) la documentación electrónica ya generada. Cabría añadir que, por
documentación electrónica, nos referimos prácticamente a cualquier «cosa» generada
durante este periodo de transición, acorde o no con los criterios legales de admi-
nistración electrónica y, por supuesto, sin haber tenido en cuenta previamente los
criterios del archivo en cuanto a formato y condiciones de transferencia.
Los motivos de que este asalto se haya producido de esa forma han sido varios: la
creencia de que nada iba a cambiar, al fin y al cabo se consideraba que los formatos
electrónicos no cambiaban en absoluto la situación; la resistencia de ciertos archi-
veros (los menos) a la realidad de la administración electrónica porque pensaban
que no iba con ellos; las instituciones a las que estaban adscritos los archivos no han
tenido en cuenta en absoluto las valoraciones de los profesionales de la información
a la hora de desarrollar sus respectivos modelos de administración electrónica; puro y
simple desconocimiento acerca de cómo interrelacionar la tramitación con el archi-
vo; o una mezcla más o menos homogénea de todo o una parte de lo anterior.
En este contexto hay una afirmación que sí podemos hacer: la «revolución archi-
vística sin precedentes» a que nos referíamos se basa, muy a grandes rasgos, en tras-
ladar el cumplimiento de los criterios de disponibilidad, acceso, integridad, autenti-
cidad, confidencialidad y conservación desde los procedimientos que se gestionaban
a través de medios tradicionales materializados en soportes que conocíamos bien, los
impresos, a otros procedimientos, ahora electrónicos. Estos últimos, los electrónicos,
se encuentran sustentados sobre unos documentos en formato informático que se al-
macenan en soportes no tangibles (en la mayoría de los casos no hay un intercambio
de hardware sino de datos), cuya conservación a largo plazo no está probada y que
generan muchas incertidumbres acerca de su futuro.
Pero debemos tener mucho cuidado con interpretar de una forma demasiado
literal este traslado de una realidad física precedente a otra completamente digital.
De hecho, ante esta nueva realidad administrativa y normativa, se ha extendido el
falso mito de que los archivos son o se van a convertir, exclusivamente, en el resultado
de conservar la documentación generada a través del modelo de las leyes 39/2015 y
40/2015 y del entramado normativo-técnico que conforman el Esquema Nacional
de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad (ENI-NTI).
La realidad, en cambio, es bien distinta. El «archivo electrónico único» del ar-
tículo 17 de la Ley 39/2015 tiene un alcance claro y limitado a la documentación
generada en el contexto del procedimiento administrativo electrónico. Sin embargo,
la documentación en soportes físicos que se ha venido generando durante los últimos

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 159

años tiene pendiente, en muchos casos, su transferencia al archivo, y cuando ingrese


se sumará a los fondos ya existentes y que requieren de unos procesos y medidas de
conservación que los archiveros conocen bien. Junto a esta existirán diferentes moda-
lidades de documentación digital: la que cumple los requisitos del modelo ENI-NTI
y que por tanto forma parte del modelo de «archivo electrónico único», pero también
otra que queda fuera y que se ha generado fuera del ámbito de la administración elec-
trónica: patrimonio documental digitalizado, colecciones especiales en formato elec-
trónico, etc. Y, por supuesto, aquella que se ha producido durante los, de momento,
interminables periodos de transición desde que la normativa se promulga hasta que
entra efectivamente en vigor. Periodos estos en los que se ha generado toda una extra-
vagancia de conjuntos documentales semielectrónicos, híbridos, parcialmente acor-
des con el modelo ENI-NTI, y de los que los archiveros no queremos ni oír hablar.
A la necesidad de gestión por parte de los archivos de fondos con diferentes ca-
racterísticas, se ha de sumar el hecho de que la administración electrónica no se ha
construido en todos los casos de una forma sistemática y analizando todos los pro-
blemas y necesidades. Sin ánimo de exhaustividad, en la aplicación de modelos de
administración electrónica y archivo nos hemos encontrado con que:
• Trabajamos a la desesperada y eso se nota. En muchos casos no se ha par-
tido de la definición de sistemas de gestión documental adecuados. En otros
casos, la definición conceptual ha sido inexistente y se ha partido de una
herramienta tecnológica con las funcionalidades necesarias para poner en
marcha la administración electrónica y resolver los problemas. La realidad
nos ha demostrado que la reorganización de las estructuras administrativas
y su transformación son elementos que no dependen exclusivamente de una
solución tecnológica, por supuesto indispensable, pero que no es más que
una parte de un todo más amplio.
• Las aplicaciones de gestión seleccionadas no siempre están adaptadas a
las exigencias ENI-NTI. Esto es lógico, por una parte, muchas herramientas
existentes han debido adaptarse progresivamente a los (relativamente) nuevos
estándares y; por otra, determinados consensos sobre cómo aplicar el modelo
de administración electrónica no han llegado hasta fechas recientes, aunque
las normas técnicas de interoperabilidad existían, su aplicación no siempre es
tan inmediata y evidente como nos gustaría. De hecho, algunos permanecen
abiertos, también en materia de archivos, el alcance del concepto «procedi-
mientos finalizados» del artículo 17 de la Ley 39/2015 de cara al archivo; el
encaje del «archivo electrónico único» con la ley estatal y las leyes autonómi-
cas de archivos en el ámbito de sus respectivas competencias, etc.

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160 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

• Se nos ha olvidado la gestión del cambio. En todo proceso de transforma-


ción y, especialmente en los relacionados con la gestión documental, se debe
incluir una actividad continua cuyo objeto es el de trasladar progresivamente
la información y competencias de aplicación del nuevo modelo de adminis-
tración electrónica a quienes tendrán que aplicarlo. Este es el mejor modo de
conseguir la implicación y aceptación por parte del personal de la institución.
Generalmente esto no ha sido así, no ha habido procesos de implantación
planificados orientados hacia la gestión del cambio, y muchas veces se ha pro-
ducido una imposición, entendiéndola en sus connotaciones más negativas.
Aunque, por supuesto, también la de la imposición es una metodología de
implantación posible.
• No se ha contado con los archiveros para la construcción de los mode-
los. Se ha considerado que el archivo es la parte final del modelo de gestión
documental, esto es cierto, y además se ha supuesto que ya le llegaría la do-
cumentación cuando hubiera sido tramitada y no se use. Esto último, que ya
funciona mal con la documentación en papel, simplemente no funciona en
el caso de la administración electrónica.
• No se han planteado los requisitos de conservación a largo plazo de la
documentación administrativa electrónica. Es consecuencia del punto an-
terior: puesto que no se ha contado con los archiveros para la definición
de los modelos de gestión administrativa y documental, ahora que llega el
momento en el que la documentación debe pasar al archivo esta carece de
criterios de conservación y gestión archivística.
Por si todo esto no fuera poco, la prórroga de dos años en la implantación del
«archivo electrónico único» es un elemento más que complica seriamente la existen-
cia de un modelo uniforme de archivo electrónico, al menos a corto plazo, y pone
en riesgo la conservación a largo plazo de la documentación generada durante este
periodo de transición.
3. EL SECTOR PÚBLICO «INVENTA» LA GESTIÓN DOCUMENTAL
No, la gestión documental no ha sido inventada por el sector público tras el naci-
miento oficial a través de una disposición con rango de ley en 2007. Tampoco debe
confundirnos la existencia de una norma técnica de interoperabilidad bajo el título
«Política de gestión de documentos electrónicos9» que parece indicarnos que antes
de la documentación electrónica no existían procedimientos de gestión. Nada más

9.  Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la


que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electróni-
cos. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2012-10048>.

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 161

lejos de la realidad en nuestra actividad como consultores, de hecho, normalmente


recomendamos que la política de gestión documental no se aplique exclusivamente
a los documentos electrónicos, sino a todos (independientemente de su formato).
Evidentemente la documentación electrónica está llamada a sustituir a toda la trami-
tación convencional, pero no es menos cierto que la documentación en papel seguirá
formando parte de los fondos de nuestras instituciones.
Habitualmente recordamos que la política de gestión documental no es más que
una declaración de principios. Si lo que afirma la política no se aplica, esto es, si los
responsables identificados no ejercen sus responsabilidades, si el modelo de metada-
tos no llega a implantarse, etc. el sistema seguirá sin funcionar. En nuestra opinión,
de hecho, ni siquiera la política tiene por qué tener un carácter previo, puede redac-
tarse posteriormente a la puesta en marcha de algunas herramientas que desarrollan
el modelo. Eso sí, al menos debe existir una hoja de ruta que defina los hitos que
deben alcanzarse y un equipo humano que tenga claros cuáles son los objetivos.
En cualquier caso, vaya la política por delante o no, el camino para conseguir
una administración electrónica plenamente operativa y eficiente requiere de la apli-
cación de modelos de gestión de procesos y de gestión documental completamente
integrados. Evidentemente los procedimientos existían antes de la administración
electrónica, de modo que no necesariamente son planteamientos de la era digital.
De hecho, existen buenos ejemplos de administraciones que comenzaron a aplicar
metodologías de gestión documental en etapas pre-administración electrónica y para
las que el proceso de transformación digital ha sido menos costoso.
Sobre esta base, podemos destacar algunos puntos clave en los que los archive-
ros necesariamente han de intervenir para la construcción de un modelo eficiente
y duradero de administración electrónica que resista los cambios tecnológicos que
aún están por venir. Nótese que los que se muestran a continuación como ejemplos
no son independientes, el vínculo entre unos y otros es muy estrecho y no pueden
analizarse en profundidad ni plantearse de forma aislada:
• La identificación de procesos y su relación con la gestión de la documen-
tación asociada a estos. Nosotros creemos que este es uno de los elementos
fundamentales. Solo se puede alcanzar una administración electrónica con
mayúsculas si partimos de procedimientos bien definidos, orientados a su
traslado a herramientas tecnológicas adecuadas, y pensando en su automa-
tización (siempre que sea posible), con los documentos que los constituyen
claramente identificados (y definiendo cuáles de estos se consideran esencia-
les), y a través de una revisión continua. El papel de los archiveros en esta
identificación es clave.

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162 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

• La reutilización del trabajo y la cooperación interadministrativa. Los ar-


chivos ya tienen experiencia en realizar actividades cooperativas, una práctica
que necesariamente ha de extenderse a la gestión documental, principalmen-
te por un criterio de eficiencia: carece de sentido que diferentes administra-
ciones con objetivos y estructuras organizativas idénticos no reutilicen el co-
nocimiento y trabajo realizado y, de forma aislada e independiente repliquen
decenas o cientos de veces los mismos principios y actividades.
• Implantación efectiva y reutilización de modelos de metadatos. Los me-
tadatos mínimos obligatorios son un esquema diseñado para establecer unas
condiciones imprescindibles que permitan asegurar el intercambio de docu-
mentación entre administraciones. No son suficientes para la gestión de la
documentación ni para su comprensión a largo plazo. Deben ser comple-
tados con: 1. Metadatos de gestión documental-archivística, en este senti-
do el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documentos Electrónico
(eEMGDE)10 está llamado a convertirse en un estándar de facto; y 2. Meta-
datos propios del procedimiento correspondiente que deben ser debidamente
normalizados11. De nuevo, el trabajo cooperativo es fundamental para alcan-
zar cotas superiores de interoperabilidad y automatización.
• Actores involucrados y acciones de formación. En materia de gestión do-
cumental, todo el personal de una organización debe ser considerado como
un actor involucrado. Además, los archiveros tienen que ser una parte esen-
cial del modelo y deben adquirir responsabilidades efectivas en la definición
y mantenimiento del sistema de gestión documental.
• Los expedientes administrativos nacen ya clasificados. En consecuencia,
la intervención del archivo es necesaria para definir esta parte de la gestión
de la documentación. Las series, que se encuentran asociadas a los procedi-
mientos, deben estar previamente definidas e, igualmente sería deseable que
su valoración también lo estuviera ya que es el único medio para conseguir
una mayor automatización.

10.  Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). Disponible en: <https://
administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde#.W-mwg5NKjIU>.
11.  Un ejemplo de esta actividad de cooperación se está realizando en el contexto del Foro por el
Documento Electrónico donde se ha iniciado un proyecto piloto de definición de procesos de gestión
comunes a múltiples administraciones. El objetivo es que se definan modelos de documentos, procedi-
mientos de gestión y modelos de metadatos estandarizados. Esta actividad ha comenzado con las «tasas
de ocupación de dominio público», la documentación generada se encuentra disponible en el Foro por
el Documento Electrónico (disponible en: <https://administracionelectronica.gob.es/comunidades/ver-
PestanaGeneral.htm?idComunidad=141>).

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 163

• Modelo orgánico y tecnológico de archivo. A lo largo de muchos años de


trabajo en múltiples proyectos hemos llegado a la conclusión de que prác-
ticamente ninguna administración cuenta con una uniformidad de gestión
tal que le permita afirmar que en el futuro solo contará con documentación
generada en el contexto de la administración electrónica. Por el contrario, es
común que un mismo archivo gestione diferentes fondos de diversas proce-
dencias, con diferentes características, colecciones especiales y todo esto ubi-
cado en varias instalaciones y depósitos. Con la documentación electrónica
ya está ocurriendo algo similar. Es pues, una parte más del modelo la que
debe permitir realizar un inventario de depósitos de archivo (físicos y electró-
nicos) y definir sus características. Así como con la documentación física se
valoraban las condiciones ambientales y las capacidades de almacenamiento,
en electrónico debemos trasladar sus correlativos: cumplimiento de las con-
diciones del Esquema Nacional de Seguridad, capacidades de conservación a
largo plazo, etc.
• Hacia la preservación digital. Una vez más, el de la preservación digital es
un elemento que no comienza a aplicar exclusivamente en la parte final del
ciclo vital de los documentos. Por el contrario, el plan de preservación ins-
titucional debe encontrarse plenamente integrado en el modelo de gestión
documental. Además, los archiveros son los encargados de definirlo porque
son los responsables de asegurar la conservación a largo plazo de la documen-
tación. Desde la definición de formatos de archivo admitidos (en relación
con la NTI de catálogo de estándares12), los tipos de firma electrónica apli-
cables a los documentos (en relación con la NTI de política de firma y sello
electrónicos y de certificados de la administración13), hasta la identificación
de riesgos de preservación y la definición de las medidas de conservación a
largo plazo, son planteamientos que deben aplicarse desde el momento de
creación de los documentos.
• Asegurar la continuidad del modelo. Los sistemas de gestión documental
institucionales, en general, están constantemente sometidos a evaluación y
deben adaptarse a los cambios, incluso preverlos siempre que sea posible.
En el sector público esto no tiene que ser diferente y el archivo tiene que

12.  Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas,


por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares. Disponible en:
<https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-13501>.
13.  Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públi-
cas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Elec-
trónicos y de Certificados de la Administración. Disponible en: <https://www.boe.es/diario_boe/txt.
php?id=BOE-A-2016-10146>

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164 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

desempeñar un papel activo. Desde luego no cabe pensar que con el modelo
actual de administración electrónica que estamos en camino de implantar
vayamos a alcanzar el modelo definitivo de gestión, porque no va a ser así. En
un entorno tecnológico en constante evolución es más que probable que los
modelos de administración electrónica tengan una vida efímera.
4. ¿ESTÁN NUESTROS ARCHIVOS PREPARADOS PARA EL RETO DE LA
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA?
Creemos que no es posible responder de forma rotunda a esta pregunta. Tendría-
mos que acudir a respuestas más vagas del tipo «parcialmente», «unos más que otros»
o «según en qué administración». Lamentablemente así es, las diferencias entre el
grado de evolución de unas administraciones y sus archivos con respecto a otros son
abismales, sin que exista un patrón. Lo que sí podemos hacer es destacar tres ele-
mentos distintivos que en los archivos determinan su capacidad de responder de una
forma mayoritariamente afirmativa o mayoritariamente negativa a dicha cuestión.
Podría decirse que lo que planteamos es una especie de cuestionario de autoevalua-
ción que permite determinar la capacidad de nuestros archivos para afrontar el reto
de la administración electrónica:
• ¿De qué recursos materiales y humanos dispone el archivo? No basta solo
con la voluntad de hacer las cosas bien. Una insuficiente dotación de perso-
nal combinada con una escasa aportación de recursos representa factores que
imposibilitan el desarrollo de administraciones electrónicas avanzadas y que
ponen en serias dudas la pervivencia de la documentación administrativa
a largo plazo. Los recursos asignados al archivo también suelen estar muy
relacionados con el compromiso de las propias organizaciones (de su alta
dirección como se conoce en el argot archivístico) con el desarrollo de la
administración electrónica y de sus archivos.
• ¿Qué visibilidad y capacidad de decisión tiene el archivo en la adminis-
tración a la que se encuentra adscrito? Ya hemos avanzado el enorme po-
tencial que tienen los archivos y los archiveros en la definición de sistemas de
gestión documental y de administración electrónica para sus organizaciones.
Sin embargo, si los archivos carecen de cualquier margen de intervención y
sus aportaciones son rechazadas constantemente, normalmente se produce el
efecto contrario.
• ¿De qué capacidad técnica en materia de administración electrónica
dispone el archivo? En muchos casos, la formación de los archiveros está
muy orientada a la archivística en su sentido más clásico. No es que estas fa-
cultades no sean necesarias, sino que a esta formación tradicional han de aña-
dirse capacidades complementarias orientadas a los preceptos de la gestión

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 165

documental y habilidades puramente tecnológicas. Muchos archiveros han


debido suplir a marchas forzadas estas carencias, por lo que se hace impres-
cindible la definición de un plan formativo de choque organizado y definido
por las diferentes administraciones de forma común. Existen profesionales
que cada vez tienen mayor conciencia de la necesidad de la administración
electrónica, pero no en todos los casos les es fácil poder adaptarse a unos
cambios de paradigma tan profundos.
5. UN FUTURO PREVISIBLE PARA LOS ARCHIVOS
Desde luego, tratar de predecir el futuro no es fácil… y mucho menos lo es acer-
tar. Dicho esto, en base a nuestra experiencia en administración electrónica podemos
aventurar algunas valoraciones:
• La gestión futura de los archivos no puede limitarse a trasladar los métodos
de gestión convencional en soporte papel, mutatis mutandis, al entorno elec-
trónico: digitalizar la administración no es escanear un documento en papel y
gestionar esta copia electrónica de un modo idéntico al utilizado en el mundo
analógico. Por el contrario, debemos aspirar a una automatización casi total
en la que en el procedimiento administrativo solo intervenga el factor huma-
no cuando sea absolutamente indispensable.
• Los archivos tenderán a convertirse en puntos de gestión y consulta integrada
y única de toda la documentación generada y obtenida por una determinada
administración y custodiada por su archivo, independientemente del soporte
en el que se encuentre. Se trata, pues, de una visión ampliada del «archivo
electrónico único»: no solo documentación conforme a la regulación admi-
nistrativa, sino también documentación en soportes convencionales y otros
conjuntos de documentos electrónicos.
• Los archivos tienen que avanzar un paso más en la administración electró-
nica. De meros centros de custodia de documentación electrónica a puntos
interoperables que permitan la interconexión entre administraciones y el in-
tercambio de documentación. Asimismo, deberán ser capaces de integrarse
con las sedes electrónicas de las administraciones de las que forman parte y
permitir la consulta de la documentación a los ciudadanos (de forma remota,
se entiende).
• Los archiveros deberán redoblar esfuerzos para asegurar la conservación a
largo plazo de la documentación electrónica. Sin duda, el de la preservación
digital es uno de los grandes retos a los que ya se enfrentan los archivos.
Tendrán que completar los sistemas de gestión documental con planes de
preservación (y promover su aplicación efectiva), solo de este modo se logrará
asegurar la pervivencia de la documentación electrónica.

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166 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez

• El papel de los archiveros se redefinirá: participarán en la concepción de los


sistemas de gestión documental y estos permitirán automatizar los flujos
documentales hasta su llegada al archivo. Los archiveros tendrán capacidades
técnicas que les permitan valorar las herramientas tecnológicas empleadas,
controlar los ingresos de documentación al archivo y valorar el estado de esta
documentación en los diferentes repositorios electrónicos.
• Una vez alcanzado el objetivo primordial de que los archivos se integren en
los modelos de administración electrónica y participen activamente en la de-
finición de sus elementos, será el momento de abordar las tareas de difusión,
comúnmente valoradas como secundarias (en comparación con la de garan-
tizar los derechos de los ciudadanos, por ejemplo) pero que están llamadas
a formar una parte importante en una sociedad en la que la inmediatez y el
acceso son elementos primordiales.
6. FUENTES
Gobierno de España. Portal de Administración Electrónica. Disponible en: <https://
administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interopera-
bilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#.W-kY2Z-
NKjIU>.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.
php?id=BOE-A-2015-10565>.
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Disponible
en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566>.
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Disponible en: <https://
www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1992-26318>.
Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Políti-
ca de gestión de documentos electrónicos. Disponible en: <https://www.boe.es/
buscar/doc.php?id=BOE-A-2012-10048>.
Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administracio-
nes Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Catálogo de estándares. Disponible en: <https://www.boe.es/diario_boe/txt.
php?id=BOE-A-2012-13501>.
Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política
de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración. Disponible
en: <https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10146>.

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¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 167

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Ser-


vicios Públicos. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-
A-2007-12352>.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Se-
guridad en el ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en: <https://
www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-1330>.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en:
<https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-1331>.
Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia
de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, preven-
ción del blanqueo de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales
de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Dispo-
nible en: <https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.

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LA CUANTIFICACIÓN DEL SERVICIO: CENSOS Y
ESTADÍSTICAS DE ARCHIVO
Gema Herrera Vázquez

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 171-199

LA CUANTIFICACIÓN DEL SERVICIO: CENSOS Y ESTA-


DÍSTICAS DE ARCHIVO
THE SERVICE QUANTIFICATION: CENSUS AND STA-
DISTICS ON ARCHIVES
Gema Herrera Vázquez
Titulada Superior de Archivos. Junta de Andalucía. Consejería de Cultura. D.G. de
Innovación Cultural y del Libro. Servicio de Archivos
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 14/11/2018
Aceptado: 30/11/2018

Resumen:
La ampliación de los servicios que prestan los archivos ha dado lugar a diversos cambios,
entre ellos el de su propia cuantificación, que inicialmente tiene su reflejo en los censos y de
forma más reciente en las estadísticas. A lo largo de este artículo se abordan las principales
características y problemática en la elaboración y resultados de los censos y estadísticas, tanto
para la Administración General del Estado, como de forma particular para el Sistema de
Andaluz de Archivos.
Palabras clave:
Archivos; servicio; estadísticas; censo de archivos; difusión; gestión documental; acceso.
Abstract:
The expansion of the services provided by the archival institutions has led to several chan-
ges, including that of their own quantification, which is initially reflected in the census, and
more recently in the statistics. Throughout this article the main characteristics and troubles in
the making and results of the census and statistics are approached, for both the National Ge-
neral Administration of the Country and, particularly, and the Andalusian Archives System.
Keywords:
Archives; service; statistics; census records; diffusion; records management; access.

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172 Gema Herrera Vázquez

LA CUANTIFICACIÓN DEL SERVICIO: CENSOS Y ESTADÍSTICAS DE


ARCHIVO.
1. LA EVOLUCIÓN DEL SERVICIO DE LOS ARCHIVOS.
Vicenta Cortes en 1979, –siguiendo a Aurelio Tanodi1–, resumía las funciones
de los archivos en tres: recoger, conservar y servir. Sin entrar a valorar si esta sim-
plificación del trabajo archivístico sigue en la actualidad vigente, dada la necesidad
cada vez más acuciante de intervenir mucho antes de “recoger” en la propia génesis
documental, e incluso en el diseño de los documentos y los sistemas de gestión. De
lo que no cabe duda es que la función de servicio se ha transformado. Si inicial-
mente el Archivo estaba exclusivamente al servicio de la institución productora, en
la actualidad cómo se señala en la exposición de motivos de la Ley 7/2011, de 3 de
noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía: “Los
Archivos Públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de la ciudada-
nía y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democráticos y de transparencia
en la gestión pública.”
A este cambio han contribuido muy diversos factores, entre los que cabría señalar
como más destacados:
• La liberalización del acceso a los documentos contemporáneos a partir de la
consolidación del concepto derecho a la información.
Es con la Revolución Francesa y la Declaración de Derechos del Hombre
y del Ciudadano (en la se establece que “todo ciudadano podía solicitar en
los archivos la información sobre los documentos que se conservan”), cuando se
produce la apertura de los Archivos2 a los investigadores. Este proceso de
apertura; consecuencia del triunfo del Régimen Liberal, que inicialmente es-
tuvo limitada a los documentos históricos y sin vigencia administrativa, se vio
favorecido por: La asunción de más competencias por parte del Estado, y la
aparición de un interés por la memoria histórica y el pasado nacional. Pero no
es hasta los años 50 del siglo XX cuando se produce un cambio trascendental
en la utilización de los archivos en Europa, caracterizado por un incremento
progresivo del número de usuarios externos a la institución productora y por
su diversificación. Auspiciado entre otros por el Consejo Internacional de Ar-
chivos, -creado en 1948, impulsado por la UNESCO-. Que en sus Estatutos
señalaba como uno de sus objetivos: “Facilitar una utilización más frecuente

1.  Para Tanodi “el método archivístico consiste en reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar la archi-
valia”. Tanodi, 1961, p. 93.
2.  En 1844, se dispone por Real Orden del Ministerio de Gobernación la apertura del Archivo Gene-
ral de Simancas a la investigación.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 173

de los archivos y el estudio eficaz e imparcial de los documentos... haciendo que se


conozca mejor su contenido y esforzándose en facilitar el acceso a los ciudadanos.”
En España el cambio más trascendente se produce con la democracia y la
aprobación de nuestra Constitución que en su artículo 105b3, eleva a los
archivos a la categoría de oficinas con identidad propia y los pone al servicio
directo de los ciudadanos. Además de acuerdo con la ya derogada Ley 30/92
de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común; las administraciones se rigen en
su actuación por los criterios de eficacia y servicio a los ciudadanos.
• La aparición de nuevas tendencias historiográficas, que amplían los temas de
investigación y obligan a la revisión de otros ya abordados: Historia de las
mentalidades, demografía histórica, vida cotidiana, etc.
La inclinación por la investigación de temas sociales y económicos supone la
aplicación de métodos cuantitativos de investigación que conllevan la consul-
ta de grandes masas de documentación.
Se produce un boom en el campo de la genealogía y la historia local. El acer-
camiento de los estudios históricos a las épocas más recientes. La utilización
de fuentes y métodos de investigación histórica por parte de otras disciplinas
como la lingüística, la arqueología, geología, ciencias naturales, arquitectura,
urbanismo, medicina, farmacia, etc.
• Paralelamente al aumento de los investigadores profesionales, se produce la
aparición y consolidación de nuevos usuarios de archivo, estos son: investiga-
dores aficionados, estudiantes universitarios, profesionales de diferentes dis-
ciplinas y la ciudadanía, que efectúan consultas para satisfacer sus necesidades
personales o administrativas. Se opera por tanto un cambio en la tipología de
las personas usuarias, ésta evoluciona: de los usuarios exclusivamente internos
se ha pasado al gran público, que hace uso de los archivos para hacer valer
sus derechos.
• La mayor dotación en recursos humanos y técnicos para los archivos. No sólo
auspiciado por la aparición del Cuerpo de Archiveros y la creación de nuevos
archivos a partir del siglo XIX, sino, por la propia labor de los archiveros de
difusión y publicidad, para la captación de usuarios y puesta en valor de los
archivos.

3.  Artículo 105 de la Constitución: La ley regulará: a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o
a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley, en el procedimiento de elaboración
de las disposiciones administrativas que les afecten. b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y re-
gistros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los
delitos y la intimidad de las personas. c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos
administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.

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174 Gema Herrera Vázquez

• La mejora en los instrumentos de descripción y recuperación de la informa-


ción, que han pasado de estar pensados para los archiveros a estarlo para los
usuarios, siendo su fin ser útiles y eficientes para estos. En la actualidad, la
demanda de información y de datos en formato abierto comienza a desplazar
a la de documentos.
• E íntimamente relacionado con esta nueva realidad hay que poner de relieve
el extraordinario avance producido en las últimas décadas en la normalización
descriptiva y el desarrollo de las TIC. Estas tecnologías han permitido facilitar
a los ciudadanos el acceso a los archivos y a la información contenida en ellos,
a través de medios electrónicos.
• El desarrollo normativo en materia de transparencia. Cómo se señala en el
preámbulo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a
la información pública y buen gobierno: “La transparencia, el acceso a la in-
formación pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales
de toda acción política.”
• La aparición de los documentos y expedientes electrónicos, así como la pro-
gresiva implantación de la Administración Electrónica, impulsada definiti-
vamente por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Adminis-
trativo Común de las Administraciones Públicas4 y las normas técnicas de
interoperabilidad, que exigen el replanteamiento de los conceptos de origi-
nal/copia, integridad, autenticidad y fiabilidad... y obligan a los archiveros a
adoptar una nueva metodología de trabajo, sin olvidar los principios archi-
vísticos.
Todos estos factores han contribuido a la profunda transformación que en los
últimos años se ha operado en la imagen social de los archivos. Éstos han pasado de
ser vistos exclusivamente como instituciones culturales, que custodian documentos
históricos, a ser un pilar cardinal en la gestión de la información, máxime en el sector
público, donde se constituyen en garantes de transparencia y gestión eficiente.
Los cambios producidos en la función de Servicio obligan a los archiveros a mo-
dificar en parte sus anteriores presupuestos y a realizar un esfuerzo adicional para

4.  El Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia de protec-


ción de los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo de capitales y re-
quisitos de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015,
de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Modifica
la disposición final séptima de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y establece, lo siguiente: “las previsiones
relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habili-
tados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos
a partir del día 2 de octubre de 2020.”

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 175

responder adecuadamente a las nuevas necesidades. El resultado de este esfuerzo se ha


reflejado en varios aspectos, entre los que cabe destacar fundamentalmente:
• La aparición de nuevas formas de comunicación que den respuesta a la
afluencia público y satisfaga sus demandas, en los que las TIC juegan un
papel fundamental. De esta transformación son reflejo: la cada vez más cre-
ciente realización de actividades culturales y de dinamización, la presencia de
los archivos en redes sociales5, el acceso a los documentos en línea6, etc.
• La implantación de libros de Sugerencias y Reclamaciones. La ciudadanía,
como cliente externo/interno, tiene reconocido su derecho a formular su-
gerencias y reclamaciones sobre el funcionamiento de los servicios prestados
por la Administración.
• La aprobación de las Cartas de Servicios7. Mediante las mismas los Archivos
asumen un compromiso de calidad con la ciudadanía, estableciendo indica-
dores del nivel de calidad y de la eficacia de los servicios8.
• La aparición de las estadísticas de Archivo. Sobre este último aspecto centra-
remos la intervención.
2. LA CUANTIFICACIÓN ESTADÍSTICA.
La cuantificación estadística comienza a aplicarse en los archivos públicos espa-
ñoles, en la segunda mitad del Siglo XX. Si bien, lo que en un principio es objeto

5.  En el caso del Sistema Archivístico de Andalucía cabe destacar la presencia en Facebook: del Ar-
chivo General de Andalucía, Real Chancillería y Archivos Histórico Provinciales, salvo los de Granada,
Málaga y Huelva.
6.  A este respecto para el ámbito de los archivos andaluces hay que señalar la entrada en funcio-
namiento a finales de 2017 de @rchivAWeb <https://ws096.juntadeandalucia.es/archivaWeb/portada.
do>, un proyecto de la Consejería de Cultura destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Do-
cumental de Andalucía. En la actualidad permite el acceso a la descripción de 389669 documentos,
localizados en 9 archivos. [Consulta: 03/11/2018]
7.  En el siguiente enlace pueden consultarse las cartas de Servicios aprobadas para los Archivos Estata-
les: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/sc/cartas-de-servicios.html>.
[Consulta: 03/11/2018]
Para la Comunidad Autónoma de Andalucía por Resolución de 11 de febrero de 2008, de la Vicecon-
sejería de Cultura, se aprueban las Cartas de Servicios de: El Archivo General de Andalucía, Archivo
de la Real Chancillería y Archivos Histórico Provinciales. Estas clasifican los servicios prestados por los
Archivos en cuatro grandes áreas de actividad: Servicios de información, documentales, de difusión y
administrativos.
8.  En el ámbito de la Junta de Andalucía áGoRa es la aplicación web desarrollada por la Consejería
de Economía, Hacienda y Administración Pública de la Junta de Andalucía, que facilita el seguimiento
y ejecución del nivel de cumplimiento de las Cartas de Servicios.

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de medida son los propios archivos y sus fondos, no los servicios que los centros
archivísticos estos prestan.
2.1. La Cuantificación de los Archivos y sus fondos. Los Censos de Archivo
Los Censos de Archivo permiten un conocimiento preciso por parte de la Ad-
ministración, del Patrimonio Documental, favoreciendo una mayor protección del
mismo y el correcto desarrollo de políticas archivistas. Contribuye asimismo a la
difusión de los datos básicos sobre los fondos documentales, que ayudan a orientar a
las personas usuarias en su búsqueda de fuentes documentales. Tienen por tanto un
doble carácter funcional: son un instrumento de control, enfocado a la defensa del
Patrimonio Documental y, por otro, es un instrumento de difusión. Estos ofrecen
información: de los archivos, sus fondos, así como sus productores. Responden por
tanto a tres de las cinco W: Dónde, Qué y Quién (Where, When, Who).
2.1.1. Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica
El Censo-Guía de Archivos Españoles nace en los años 60, impulsado en un
primer momento por la Inspección General de Archivos, dando en 1972 su primer
fruto a través de una publicación impresa. La tarea de su elaboración fue continuada
por el CIDA (Centro Documento de información de Archivos) que difundió la in-
formación primero a través de los PIC (Puntos de Información Cultural) y desde más
recientemente por Internet, a través de la página Web de la Subdirección General de
los Archivos Estatales: <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm>.
Su elaboración alcanza carácter normativo con la Ley 16/1985, de 25 de junio, de
Patrimonio Histórico Español, que en su artículo 51 determina que: “la Administra-
ción del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccio-
nará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental”. Asimismo, el Real
Decreto 1708/2011 de 25 de noviembre por el que se establece el Sistema Español de
Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, en su artículo 19.b, consagra
su difusión por medios electrónicos: “El impulso a través del Centro de Información
Documental de Archivos, del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio
de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a los ciudadanos la localización
inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones que custodian y los
servicios que éstos prestan.”
Inicialmente el proyecto se limitó a los archivos españoles, pero posteriormente su
alcance se ha ido ampliando a otros países del ámbito iberoamericano. En concreto el
censo ofrece información además de los archivos españoles de centros de otros vein-
tiún países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador,

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 177

El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú,


Portugal, Puerto Rico, República Dominicana, Uruguay, Venezuela.
Tan amplio radio de acción, unido a la diversidad de la información que se recoge
en el Censo Guía de Archivos, hacen necesario aunar esfuerzos y establecer meca-
nismos de colaboración. A este respecto caben destacar dos vías, que persiguen una
mayor fluidez y eficacia:
• La firma de Convenios de Colaboración entre el Ministerio competente en la
materia y las diferentes Comunidades Autónomas y los Acuerdos de Coope-
ración Científica con Iberoamérica.
• Y la implantación de un sistema para cumplimentar la información direc-
tamente por los informantes a través de Internet. El contenido, por tanto,
es responsabilidad de estos colaboradores y de los autores de la descripción
archivística.
El Censo Guía de Archivos Españoles es una plataforma interoperable, que per-
mite exportar ficheros en formato XML e incorporarlos a otras plataformas como el
Portal Europeo de Archivos, APE. En su redacción sigue la normativa internacio-
nal, emanada del Consejo Internacional de Archivos, en materia descriptiva: ISAD
(G), ISAAR (CPF) e ISDIAH9. También asume los estándares para la codificación y
transferencia de descripciones archivísticas en formato electrónico: EAD (Encoded
Archival Description), EAC (Encoded Archival Context), EAG10 (Encoded Archival
Guide), posibilitando así el intercambio y procesamiento de información a través de
ficheros en XML.
En el caso de Andalucía, el Convenio de Colaboración entre el Ministerio y la Comu-
nidad Autónoma de Andalucía, de 28 de octubre de 2001 ha sido renovado, mediante
la firma de anexos anuales, hasta el año 2010. (Anexos anuales: 9/12/2002, 12/12/2003,
29/07/2004, 2/06/2005, 30/06/2006, 05/07/2007, 03/06/2008 y 15/06/2009,
19/10/2010).11 En el Directorio de Archivos del Censo-Guía de Archivos Españoles
constan un total de 53006 archivos, de los que 4724 están situados en Andalucía 12
La cifra de 4724 archivos andaluces, contrasta con la ofrecida por el Directorio de
Archivos de Andalucía, alojado en el Portal de Archivos de Andalucía <http://www.
juntadeandalucia.es/cultura/archivos/Portada> que ofrece información sobre 1112

9.  Desde 2011 el Censo-Guía de Archivos ha adaptado sus contenidos a esta norma (ISDIAH).
10.  Desde 2014 el Censo-Guía genera los ficheros XML según la EAG 2012.
11.  Información obtenida del <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/colaboracion.htm> [Consul-
ta: 05/11/2018]
12.  Información obtenida del <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/directorioarchivosInicial.htm>
[Consulta: 05/11/2018]

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archivos13. Esta discrepancia tan significativa en lo que al número de archivos respec-


ta, con más de 3500 archivos de diferencia, se debe a que el Directorio de Archivos
de Andalucía ofrece de forma casi exclusiva información de los Archivos Integrados
en el Sistema Archivístico de Andalucía, sólo 153 archivos de los que se muestra
información no se encuentran integrados en el Sistema (estos se corresponden con
Ateneos, Reales Academias, Colegios oficiales, museos, etc.) Mientras el Directorio
de Archivos alojado en la Web del Ministerio ofrece para el ámbito andaluz informa-
ción sobre: 865 archivos judiciales, 101 archivos notariales, 727 archivos religiosos,
466 Archivos empresariales, 3 archivos militares, 284 archivos de centros docentes
no universitarios, 504 archivos de asociaciones, 11 archivos personales y familiares,
29 archivos de partidos políticos y sindicatos, 748 archivos incluidos en “otras cate-
gorías de Archivos”. Si bien cabe preguntarse a la vista de la información que ofrece
el Directorio de Archivos del Ministerio, si estamos hablando de Archivos cómo
institución (organizados, con personal, que preste servicio, etc.) o de archivos, en
tanto conjunto orgánico de documentos (fondos), dado que en la inmensa mayoría
de las ocasiones los apartados correspondientes a: el Área de servicios, Área de Acce-
so, o Área de Control, figuran sin cumplimentar y sólo tenemos información sobre
su localización y en algunos casos de su cuadro de clasificación. Así mismo, para la
mayoría de estos más de 3500 archivos, cuya información no consta en el Directorio
de Archivos de Andalucía y sí en el Directorio de Archivos del Censo-Guía, los datos
se encuentran desactualizados y provienen de una migración de las bases de datos
antiguas del CIDA al Censo-Guía realizada en el año 2003, hace tres lustros.
2.1.2. Censo de Archivos de Andalucía.
El Censo de Archivos de Andalucía, como señala el artículo 52 de la Ley 7/2011,
de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalu-
cía14: “es el instrumento para la identificación de los archivos radicados en el territorio de

13. Información obtenida del <www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/ConsultaDirectorio>


[Consulta: 05/11/2018]
14.  Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
Artículo 52. Censo de Archivos de Andalucía.
1. El Censo de Archivos de Andalucía es el instrumento para la identificación de los archivos radicados
en el territorio de la Comunidad Autónoma que custodian documentos integrantes del Patrimonio
Documental de Andalucía. Corresponde a la consejería su formación, actualización, coordinación y
difusión.
2. El Censo de Archivos de Andalucía comprenderá la información que permita conocer los datos bá-
sicos de todos los archivos contemplados en el apartado anterior dependientes tanto de personas físicas
como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados.
3. La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Censo de Archivos de Andalucía, así
como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 179

la Comunidad Autónoma que custodian documentos integrantes del Patrimonio Docu-


mental de Andalucía”.
Éste tiene sus antecedentes en el Censo de Archivos y Fondos Documentales
constitutivos del Patrimonio Documental andaluz, previsto en el artículo 17 de la
derogada Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos15. Si bien no es hasta el año 1995
cuando fruto del acuerdo firmado entre el Ministerio de Cultura y la Consejería de
Cultura se inicia la elaboración del censo de Archivos, concretamente el correspon-
diente al Censo de los Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía. En 1997
se publican los primeros datos y un año después se hacen accesibles vía Internet (a
través de la por entonces recién creada página del Archivo General de Andalucía, que
estuvo en funcionamiento hasta 2008). En los años 2000 y 2001 se convocan becas
para la continuar con la elaboración del mismo.
Así mismo el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Regla-
mento del Sistema Andaluz de Archivos establece (en su disposición adicional prime-
ra), que en el plazo de un año desde la entrada en vigor del Reglamento se apruebe
por el Consejo de Gobierno las directrices16 para la elaboración del Censo de Fondos
y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz, y que en el plazo de seis meses

4. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean
titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 están obligadas a colaborar en la elaboración y ac-
tualización del referido censo, proporcionando, además, la información que les sea requerida para ello.
5. A efectos de la elaboración del Censo de Archivos de Andalucía, la consejería promoverá la celebra-
ción de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás administraciones públicas y personas
físicas o jurídicas privadas.
6. Los datos contenidos en el Censo de Archivos de Andalucía se darán a conocer públicamente para
garantizar su difusión.
15.  Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos.
Artículo 17º.
1. La Junta de Andalucía, a través de la Consejería de Cultura, procederá a la confección de un censo
de Archivos y fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental andaluz en cada una de
las ocho provincias, incluyendo una estimación cuantitativa y cualitativa, así como su estado de conser-
vación y su seguridad.
2. Todas las autoridades, funcionarios públicos, personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean
propietarios, poseedores o detentadores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Docu-
mental andaluz, están obligados a colaborar con los organismos y servicios competentes en la confección
del censo referido en el párrafo anterior, proporcionando una información correcta sobre los mismos.
3. Una vez formado el censo se irá actualizando a medida que vayan produciéndose las alteraciones que
le afecten.
16.  El Consejo de Gobierno, en su sesión del día 14 de noviembre de 2000, aprobó las directrices para
la elaboración del Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz

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desde su aprobación la Consejería de Cultura deberá aprobar el Plan17 de elaboración


del citado Censo.
El Plan, con un plazo de ejecución de cuatro años, tenía por objetivo completar la
información sobre los Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía, ampliándola
a todos los Archivos andaluces, (integrados o no en dicho Sistema), y describir los
fondos y las colecciones constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz, estén és-
tos o no conservados en Archivos. Para su elaboración, se preveían dos metodologías
diferentes, plasmadas en sendos cuestionarios: uno para los Archivos, que alimentaría
la base de datos CENSARA18, y otro para los Fondos y Colecciones, cuya informa-
ción se volcaría en CENFOCOA. Ambas bases de datos y sus resultados cumplían la
normativa internacional en materia descriptiva y estaban interconectadas, con el fin
de conseguir un adecuado conocimiento, control, difusión y servicio de los Archivos
y el Patrimonio Documental de Andalucía.
Su confección y coordinación siempre ha correspondido a la Consejería de Cul-
tura, inicialmente a través del Archivo General de Andalucía y desde el año 2008 a
través del Servicio de Archivos.
Desde este año la información correspondiente al Censo de Archivos de Andalucía
está disponible en el Portal de Archivos de Andalucía: http://www.juntadeandalucia.
es/cultura/archivos/Portada. Y sus datos se actualizan anualmente para los Archivos
de Sistema Archivístico de Andalucía mediante de la remisión de la memoria anual,
que hasta este año los archivos han cumplimentado a través de la aplicación SIECU.
El citado Portal Web permite acceder a la información del censo de archivos, ya sea:
• A través del cuadro del Cuadro General de Archivos de Andalucía, que los
divide en integrados o no, y dentro de los primeros reproduce la clasificación
de los archivos que hace el Reglamento del año 2000.19

17.  Orden de 6 de marzo de 2001, por la que se aprueba el Plan para la Elaboración del Censo de
Archivos Andaluces y el Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz.
18.  En el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en septiembre de 2000 en Sevilla, se
presentan las bases de datos Censara y Bibara. La primera ofrece la información recogida y actualizada
del censo por primera vez on line, mientras Bibara recogía la bibliografía archivística andaluza. Ambas
se completaron con una tercera base de datos, Cenfocoa, que ofrecía información sobre los Fondos y
colecciones. Las tres disponibles conjuntamente en red, tenían por objeto ofrecer permanentemente
información actualizada sobre el patrimonio documental andaluz.
19.  El Portal de Archivos no ha adaptado su clasificación a la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Docu-
mentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
Artículo 40. Clasificación de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía.
Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad
y gestión en:

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 181

• O realizando búsquedas mediante texto libre o búsquedas avanzadas. En este


último, permite filtrar por muy diferentes campos: nombre del archivo, si
está integrado en el sistema, subsistema al que pertenece, tipología, fecha
de actualización de los datos, provincia y municipio en el que se encuentra
ubicado, uso e incluso si se encuentra integrado en el Sistema de Información
@rchivA.
Para cada Archivo el censo ofrece una amplia información, que se estructura en
cuatro campos:
• Identificación del Archivo, donde constan: datos generales (subsistema, fecha
de actualización de los datos, uso, si deben cumplimentar estadísticas, etc.),
horario de atención al público, dirección, datos de comunicación (correo,
teléfono).
• Local e instalaciones, figuran: superficie (tanto del archivo, como de los de-
pósitos), instalaciones contra incendio, información sobre las estanterías y
mobiliario (tipo de estanterías, metros lineales ocupados y disponibles, pla-
neros, armarios para materiales especiales) infraestructura informática y co-
municaciones (conexión a Internet, disponibilidad de equipos informáticos
para uso ciudadano, escáner, lector de microfilms, sala de consulta, biblioteca
especializada, etc.)
• Personal: nombre del director del Archivo, unidad administrativa a la que se
encuentra adscrito, número y categoría del personal que compone la plantilla
del archivo.
• Fondos y /o Colecciones: nombre del fondo/ colección, fechas extremas y
metros lineales. Si el fondo/ colección se encuentra descrito, desde el censo se
puede acceder a la descripción ISAD(G) del mismo.
En la actualidad el censo de Archivos de Andalucía recoge información sobre
1099 archivos20, todos ellos salvo 146 integrados en el Sistema Archivístico de An-
dalucía. De los 953 archivos integrados que figuran en el censo un porcentaje muy
elevado, concretamente 503 archivos, han actualizados sus datos en los últimos tres
años, por lo que cabe destacar la puesta al día de los datos que se ofrecen.

a) Archivos de la Junta de Andalucía.


b) Archivos de las entidades locales de Andalucía.
c) Archivos de las universidades públicas de Andalucía.
d) Archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados
en el Sistema Archivístico de Andalucía.
20.  Información obtenida del <http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/web/ConsultaArch-
Pub> [Consulta: 05/11/2018]

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182 Gema Herrera Vázquez

2.1.3. Balance de la cuantificación que realizan los Censos.


Los censos son el instrumento básico para la identificación y difusión de los Ar-
chivos, al recoger información esencial para conocer estas instituciones, sus fondos
y colecciones. Pero nos encontramos en su elaboración con una gran problemática,
marcada principalmente por: la amplitud del número de archivos, su diversidad, y la
imposibilidad de mantener actualizados los datos de una muestra tan amplia.
El Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica ofrece información de más
de 53000 archivos. Archivos, como ya hemos visto antes, de muy diversos países,
pero también correspondientes a cualquiera de las fases del ciclo vital de los do-
cumentos (desde archivos históricos a archivos de gestión) y de una muy diversa
tipología, (archivos de empresas, judiciales, municipales, de instituciones científicas,
culturales, etc.). Esta heterogeneidad provoca en ocasiones que los datos sobre los
que el censo requiere y refleja información, sean inapropiados para el tipo de archivo
al que se refiere, como puede ser el caso de los archivos de gestión donde “se ofrece
información” sobre actividades culturales, taller de restauración, sala de exposiciones,
etc. Igualmente, la amplitud del número de archivos hace muy difícil mantener ac-
tualizados los datos de todos ellos. Cuando consultamos el Censo-Guía de Archivos
de España e Iberoamérica podemos observar que muchos datos provienen de anti-
guas bases de datos del CIDA, como ya se ha indicado antes o que sus datos están
pendientes de actualización.
Sin duda el camino recorrido en la cuantificación de los archivos y sus fondos
ha sido largo y dificultoso, dada la complejidad y pluralidad de los mismos. En la
actualidad las diferentes Administraciones competentes en materia de Archivo siguen
trabajando para que la información que se ofrece en sus Censos sea cuantiosa y de
calidad. Pero para la consecución de los objetivos, es necesario sin duda, la coordina-
ción y la unificación de esfuerzos. Para ello debe trabajarse en varios sentidos: la tarea
de estandarización debe estar presente; tanto en los archivos que deben ser censados,
como en los cuestionarios a cumplimentar y en las aplicaciones que faciliten la cum-
plimentación y posterior explotación de los datos. Compartir una misma estructura
de datos favorece la comunicación de información y la interoperabilidad entre las
aplicaciones que puedan usar las diferentes Administraciones Públicas. Asimismo,
debe ahondarse en la colaboración entre las diversas administraciones, y de éstas con
los titulares de los fondos. Los convenios de colaboración entre el Estado y las CCAA
que fueron el instrumento de colaboración inicial no se renuevan en el mejor de los
casos desde 201121.

21.  Las restricciones del gasto en el gobierno de España que se aplican desde el año 2012, se materia-
lizaron en la paralización de la tramitación de convenios con las CCAA.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 183

En el seno del Consejo de Cooperación Archivística22 el pasado 21 de junio de


2017 tuvo lugar la reunión constitutiva de la Comisión Técnica de Censo-Guía y
Estadística. En la misma están representadas las Comunidades Autónomas, así como
el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, a través de la Subdirección General
de los Archivos Estatales. En dicha Comisión se acordó la creación de dos grupos
de trabajo, uno dedicados a Censo-Guía y otro a las Estadísticas. Cabe esperar que
desde esta Comisión Técnica se impulsen nuevas fórmulas de colaboración entre
Administraciones y se arbitren mecanismos para favorecer la comunicación de in-
formación. Su creación deseamos sea una oportunidad para: que se dé una mayor y
mejor explotación de los datos, permita rentabilizar esfuerzos, dé mayor visibilidad a
los archivos y al Patrimonio Documental y que adapte los formularios de recogida de
información censal a la nueva realidad que la administración electrónica nos impone,
dando cabida en los mismos a información sobre los documentos electrónicos.
2.2. La Cuantificación de los Servicios. Las Estadísticas de Archivo.
Las estadísticas aplicadas a los Archivos se revelan como un instrumento de in-
formación fundamental para la difusión, puesta en valor y planificación del trabajo
archivístico. Jugando un papel esencial para baremar la eficiencia del servicio a los
ciudadanos, así como la transparencia de los servicios públicos.
No es hasta finales del Siglo XX, principios del siglo XXI, cuándo la cuantifica-
ción comienza a usarse para medir los servicios23. Pero a diferencia de los censos, cuya
realización está recogida tanto en la normativa estatal como en la legislación autonó-
mica, es escasa la normativa en materia de archivos que obligue al control estadístico
del servicio. De ahí tal vez que:
• No dispongamos de una estadística a nivel nacional de archivos, lo que con-
trasta con otras instituciones culturales, cómo las bibliotecas o los museos
cuyos datos globales desde hace años se explotan desde el Estado. En el caso
de los archivos, sólo se explota por el Ministerio de Cultura y Deporte la
información de los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponde a
ese Ministerio y al Ministerio de Defensa. Por lo que no disponemos de una
visión estadística de conjunto.

22.  El Consejo de Cooperación Archivística es el órgano de cooperación entre las administraciones


públicas en materia de archivos. Según lo dispuesto en el artículo 5 del Real Decreto 1708/2011, de 18
de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos
de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
23.  La Comunidad de Madrid viene recogiendo y difundiendo datos estadísticos sobre archivos de la
Comunidad de Madrid desde el año 1994.

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184 Gema Herrera Vázquez

• Y a nivel autonómico, son escasas las CCAA que recogen información esta-
dística de sus Sistemas de archivos. Salvo Andalucía, Cataluña o Madrid, en
el resto de Autonomías lo que se ofrece es información de su archivo interme-
dio o de alguno de sus archivos, pero no desarrollan programas estadísticos
referidos al conjunto de archivos de su Sistema.
2.2.1. Las Estadísticas de Archivos de la Administración General del Estado.
Desde el Portal Web del Ministerio de Cultura y Deporte, en su área de Servicios
al ciudadano, podemos acceder a las estadísticas de archivo: <http://www.mecd.gob.
es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/in/estadisticas.html>.
En la Web24 figura información estadística desde el año 2006 de forma anual,
correspondiente a los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponde a la
Dirección General de Bellas Artes, Subdirección de los Archivos Estatales25 del Mi-
nisterio de Cultura y Deportes. Y desde el año 2011 se incluyen la información de
los Archivos de la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural del
Ministerio de Defensa.
CULTURABase es el sistema que utilizan el Ministerio de Cultura y Deporte
para el almacenamiento y difusión de resultados estadísticos del ámbito de la Cultura
en Internet. Está basado en la aplicación INEbase, cedida por el Instituto Nacional
de Estadística al Ministerio. Su alcance es por tanto bastante más amplio que el del
mundo de los archivos. Funciona como una base de datos accesible vía Web, que
permite la explotación estadística de datos sobre: Patrimonio; Museos y Coleccio-
nes Museográficas; Bibliotecas; Edición de Libros y Música; Recursos de las Artes
Escénicas, Musicales y de la Danza; Cinematografía. Sus datos se explotan por tanto
de manera parcial para cada ámbito cultural; así como de forma global, para todo el
sector cultural a través de la publicación del Anuario de Estadísticas Culturales.
En el ámbito de los archivos CULTURABase permite:
1. Realizar consultas online, por cualquiera de estos campos:
– Superficie útil y capacidad de los depósitos.
– Superficie destinada a depósitos por comunidad autónoma.
– Fondos documentales por tipo de documento.

24.  Hay datos disponibles desde el año 2003 para los Archivos dependientes de la Subdirección de los
Archivos Estatales, aunque online sólo puede consultarse los datos correspondientes a partir de 2006.
25.  Real Decreto 817/2018, de 6 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del
Ministerio de Cultura y Deporte y se modifica el Real Decreto 595/2018, de 22 de junio, por el que se
establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.

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– Documentos restaurados por tipo de documento.


– Tratamiento técnico de los fondos documentales.
– Servicios en sala y en Internet y visitantes.
– Consultas realizadas.
– Documentación facilitada a los usuarios.
– Actividades educativas y culturales.
– Disponibilidad de servicios y equipamientos.
– Personal adscrito y características.
2. Una vez seleccionado alguno de los campos anteriormente señalados, podemos
seguir parametrizando la búsqueda por muy diversos criterios:
– Si queremos que la información figure en valores absolutos o porcentaje.
– Si los datos se muestren para el total de los archivos, o únicamente para los
dependientes del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes o al Ministe-
rio de Defensa.
– Seleccionar un año, varios años o todos.
– Además en función del tipo de consulta que estemos realizando podemos
filtrar los datos por otros criterios. Por ejemplo, si realizamos una consulta
referente a los servicios, podemos seleccionar el tipo o los tipos de servicio
para los que mostrar los datos: restauración, reproducción, visita guiada, etc.
3. La aplicación muestra la información tanto en una tabla, como en un gráfico.
Para este último podemos seleccionar el tipo de gráfico: entre barras verticales o lí-
neas, colores de los parámetros, si se muestra la información en valores absolutos o
en porcentajes, etc.
4. Descargar la información en el formato que seleccionemos entre: Pc-Axi, Excel
o CSV.
Las estadísticas de archivo de la AGE se encuentran integradas en el Plan Estadís-
tico Nacional26 y en la actualidad explotan los datos de un total de 36 archivos, todos
de titularidad estatal:
• 10 de ellos cuya gestión corresponde a los actuales Ministerios de Educación
y Formación Profesional y al Ministerio de Cultura y Deporte. Son los si-
guientes Archivos: Corona de Aragón, General de Simancas, General de In-
dias, Histórico Nacional, General de la Administración, Real Chancillería de

26.  El plan actualmente vigente, es aprobado por Real Decreto 410/2016, de 31 de octubre, por el
que aprueba el Plan Estadístico Nacional 2017-2020.

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Valladolid, Centro Documental de la Memoria Histórica, Nobleza, Central


de la Secretaría de Estado de Cultura y Central de la Secretaría de Estado de
Educación, Formación Profesional y Universidades.
• Desde el año 2011 se incluyen 26 Archivos gestionados por del Ministerio
de Defensa. 11 de ellos Históricos, que son: El Archivo General e Histórico
de Defensa, 5 Archivos Históricos del Ejército de Tierra (Archivo General
Militar de Madrid, Segovia, Guadalajara, Ávila y el Archivo Cartográfico y
de Estudios Geográficos del Centro Geográfico del Ejército de Tierra), 4 de
la Armada (Archivo del Museo Naval, el Archivo General de Marina Álvaro
de Bazán, el Archivo del Real Instituto y Observatorio de la Armada, y el
del Instituto Hidrográfico de Marina) y el Archivo Histórico del Ejército del
Aire. 15 Archivos Intermedios: 9 del Ejército de Tierra (Archivo General del
Cuartel General del Ejército de Tierra y los Archivos Intermedio Militar de:
Baleares, Centro, Canarias, Ceuta, Melilla, Noroeste, Pirenaico y Sur), otros
5 de la Armada (el Archivo Central del Cuartel General de la Armada y los
Archivos Navales de Canarias, Cartagena, Ferrol y San Fernando) y el Archi-
vo General del Cuartel General del Ejército del Aire.
Anualmente el Ministerio publica en el último trimestre del año anterior al de
la difusión, el calendario de difusión Estadístico. Conforme a este calendario, está
previsto para las estadísticas de archivo la publicación en el mes de mayo de los datos
del año anterior.
Desde 2012 en que se modificó el formulario para la recogida de la información,
éste no ha sufrido modificaciones27. En el formulario se recogen datos referentes a
depósitos, fondos documentales, servicios en sala y en Internet, consultas, docu-
mentación facilitada, actividades educativas y culturales, servicios, equipamientos y
personal adscrito.
Usando los datos estadísticos publicados para el año 2017, podemos destacar28:
“que los archivos investigados disponen de una superficie útil de 157,5 mil metros cuadra-
dos, de los que el 53,7% se destina a depósitos. Albergan en su conjunto 429 mil metros
de documentos convencionales, a los que han de añadirse fondos documentales no conven-
cionales tales como pergaminos, cerca de 300 mil; documentos cartográficos, 543 mil; fo-
tografías, 2,3 millones, o imágenes digitalizadas, 48,7 millones. En 2017 se consultaron

27.  En 2012 se modificó el cuestionario, incorporándose al mismo una nueva clasificación de las
categorías del archivo. Asimismo se reestructuró el tratamiento técnico de los fondos documentales y
del sistema de gestión de documentos y se introdujeron nuevos epígrafes de servicios y equipamientos.
28.  Datos obtenidos de la Estadística de Archivos Estatales gestionados por el Ministerio de Educa-
ción, Cultura y Deporte y por el Ministerio de Defensa de 2017, publicados en http://www.mecd.gob.
es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/in/estadisticas.html

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 187

100,2 mil documentos en sala y se registraron 1,7 millones de sesiones de trabajo en Inter-
net, con 37,3 millones de páginas visitadas. A lo largo de 2017 los archivos investigados
recibieron cerca de 1,3 millones de visitas por interés cultural, artístico o arquitectónico.”
2.2.2. Las Estadísticas de Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía.
Para los Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía y de acuerdo a lo esta-
blecido en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento
del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de
Archivos en su artículo 11129, se implanta a finales del año 2007 la aplicación SIE-
CU (Sistema de Información Estadístico de la Consejería de Cultura), que facilita la
recogida y explotación de datos de los archivos que componen el Sistema. Hasta el
año 2018, en que SIECU <http://www.juntadeandalucia.es/cultura/siecu/start.do>
ha sido sustituida por SIE (Sistema de Información Estadística) era esta aplicación la
herramienta web que automatizaba los procesos de recogida y cumplimentación de los
datos: del Censo y Directorio de Archivos, estadísticas mensuales30 y memoria anual.
Aunque disponemos de datos estadísticos desde 1990, fecha desde la que el por
entonces Servicio de Estudios y Publicaciones de la Secretaría General Técnica de
Cultura (hoy Servicio de Información y Difusión de la Viceconsejería) lleva realizan-
do informes estadísticos de las actividades desarrolladas en los archivos de titularidad
estatal y gestión autonómica y en el Archivo General de Andalucía. En 1996 se reúne
el Grupo de Trabajo de Archivos, con el objeto de incluir en el estudio a los archivos
de titularidad autonómica y los archivos de la Administración Local; asimismo, se
acuerda la modificación del cuestionario de recogida de datos.
La Unidad Estadística y Cartográfica del Servicio de Información y Difusión de
Viceconsejería de la Consejería de Cultura31, es la encargada de elaborar la Estadística

29.  Artículo 111. Memoria Anual.


1. A efecto de lo dispuesto en los artículos 8, 23. 1 y 24. 1 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos,
los archivos del Sistema Andaluz de Archivos confeccionarán una memoria anual, de acuerdo con el
formulario establecido por la Consejería de Cultura, que será remitida a ésta dentro del primer trimestre
del año siguiente al reseñado.
2. Los Archivos Centrales de las Consejerías, organismos autónomos y empresas públicas de la Junta
de Andalucía y órganos que de ellos dependan, remitirán, además, un ejemplar de la memoria anual al
Archivo General de Andalucía.
3. Los archivos del Parlamento de Andalucía, del Defensor del Pueblo Andaluz, de la Cámara de Cuen-
tas de Andalucía y del Consejo Consultivo de Andalucía, podrán remitir un ejemplar de la memoria
anual al Archivo General de Andalucía.
30. El nuevo cuestionario mensual sólo es de cumplimentación por los archivos con mayor actividad:
archivos de titularidad autonómica y titularidad estatal y gestión autonómica.
31.  La actividad estadística y cartográfica de la Consejería de Cultura se desarrolla y organiza en el
marco del Sistema Estadístico y Cartográfico de Andalucía. Y es coordinada técnicamente a través de la

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de Archivos de Andalucía, tarea que lleva a cabo en coordinación con el Servicio de


Archivos de la Dirección General de Innovación Cultural y del Libro y con la cola-
boración de los archivos, que son quienes cumplimenta los datos.
Los cuestionarios de recogida de datos han sufrido diversas modificaciones, la
última recientemente con la implantación de SIE. También se produjeron cambios
significativos en los años 1996, 200332, 200633 y 200934. En la actualidad los cues-
tionarios nos permiten obtener información sobre:
1. Local, Instalaciones y Equipamiento: superficie, instalaciones contra incen-
dios, custodia los fondos (si el servicio se encuentra externalizado), estante-
rías (ocupadas, disponibles y total), mobiliario de materiales especiales, in-
fraestructuras informáticas y de comunicaciones, otro equipamiento (sala de
consulta, biblioteca auxiliar, catálogo en internet), equipamiento relacionado
con la reproducción de documentos y un campo para indicar las mejoras
realizadas en las instalaciones y equipamiento en el año.
2. Personal: número de plazas que constan en la relación de puestos de trabajo
y número de plazas realmente ocupadas, desglosadas por categorías profe-
sionales (técnico superior de archivos, técnico medio, auxiliar, personal de
administración, personal de servicios y mantenimiento, otro personal)
3. Fondos y Colecciones: Denominación del Fondo/Colección, fechas extre-
mas, unidades de instalación y metros lineales.
4. Gestión Documental: número ingresos (número de unidades y metros linea-
les ingresados, desglosados tipos: cajas, libros, legajos, soportes digitales, etc.),
salidas definitivas y salidas temporales, organización y descripción (indicando
el número de metros lineales ordenados / descritos), valoración y selección
(número de estudios de identificación y valoración realizados / revisados y
metros lineales de documentos eliminados)

Unidad Estadística y Cartográfica del Servicio de Información y Difusión de Viceconsejería de acuerdo


con las directrices de la Comisión Estadística y Cartográfica de la Consejería de Cultura. (Orden de 6
de noviembre de 2017, por la que se determina la composición y funcionamiento de la Comisión Esta-
dística y Cartográfica y de la Unidad Estadística y Cartográfica de la Consejería de Cultura.)
32.  En la reunión del Grupo de Trabajo celebrada en el mes de octubre de 2002, se plantea la necesi-
dad de modificar el formulario para la recogida de información, entrando el nuevo cuestionario en vigor
en enero de 2003.
33.  En noviembre de 2005 el Grupo de Trabajo de Archivos acuerda la modificación del cuestionario
mensual de Archivos. Además, dada la falta de respuesta de los archivos en la recogida de la información,
se plantea la creación de un único cuestionario de periodicidad anual para todos los archivos.
34.  A finales de 2008 el Grupo de Trabajo de Archivos decide introducir una serie de cambios, en
determinados apartados del cuestionario e incorporar en los indicadores la perspectiva de género.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 189

5. Servicios prestados: préstamos administrativos (número de solicitudes de


consulta y si estas las realizan unidades administrativas o ciudadanos diferen-
ciando entre hombre y mujeres; son en sala o externas, número de unidades
de instalación prestadas), servicios por Internet (número de visitas a la web
del archivo, aplicaciones accesibles desde la Web, Redes sociales con indica-
ción del nombre de la Red, número de publicaciones, seguidores y visitas),
biblioteca auxiliar (número de usuarios y unidades bibliográficas consultadas
y prestadas), reproducciones (número de solicitudes y reproducciones distin-
guiendo entre unidades administrativas y ciudadanos y si son analógicas o di-
gitales) copias autenticadas y certificaciones (número de solicitudes y copias).
6. Actividades Culturales: diferenciando si estas se realizan en el archivo o fuera
del mismo o son virtuales, publicaciones, participación del personal en comi-
siones y grupos de trabajo y asistencia del personal a actividades culturales.
7. Evaluación.
La metodología aplicada para la elaboración de las estadísticas de Archivo es de
muestreo estratificado. Ante la imposibilidad de obtener anualmente, respuesta de
los más de 950 Archivos que componen el Sistema Archivístico de Andalucía, desde
2008 se opta por realizar una operación de muestreo. Para ello se divide a la pobla-
ción (los archivos) en categorías, atendiendo a: el subsistema al que pertenecen, la
provincia y el número de habitantes. Se trata de formar grupos con un comporta-
miento homogéneo respecto a dimensiones, actividades y servicios. De manera que
la variabilidad de estos parámetros en cada estrato sea reducida, y por consiguiente,
se obtenga precisión en las estimaciones. La información además es cotejada y com-
pletada con datos procedentes de otras fuentes, tales como el Censo de Archivos.
2.2.3. Principales Indicadores Estadísticos de los Archivos del Sistema Archivís-
tico de Andalucía.
Hemos seleccionado alguno de los parámetros estadísticos que en atención al
tema que nos ocupa, reflejan la evolución de los Servicios prestado por los Archivos
del Sistema. Pero las estadísticas también reflejan información sobre: superficie total
y de depósito, instalaciones, equipamiento, estanterías y su nivel de ocupación, etc.
Las tablas y gráficos que las acompañan son de elaboración propia y como fuente
se han usado los datos que figuran publicados en las Estadísticas de Archivo de Anda-
lucía. Si bien, los diferentes formularios de recogida de datos y la modificación de los
criterios empleados en la presentación de la información dan lugar a que para algu-
nos años o archivos, no dispongamos de la información correspondiente al indicador
que estamos analizando. Como sucede a partir del año 2013, cuando no poseemos
de datos desglosados para los Archivos Centrales de Consejerías y su información se
incluya en el total de archivos de titularidad y gestión autonómica.

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INGRESOS EN METROS LÍNEALES


2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Archivo
General de
657 178,9 371,52 734,9 228,9 379,89 215,8 102,58 32,65 71,77 28,33
Andalucía
(AGA)

AC de
2.452,9 2.862,4 3.654,9 3.458,3 2.603,2 -- -- -- -- -- --
Consejerías

Chancillería 1.517,6 0 0 309 0 0 0 0 69 0 0

AAHHPP 6.388,4 2.466,8 2.140,5 1.762,2 2.192,2 2.226,3 1.603,8 1.160,2 868,48 537,98 430,75

NOTA: En 2008 no proporciona datos el AC de de Economía y Hacienda y en 2009 el AC de Salud.

La evolución en los ingresos debe ponerse en relación con el nivel de ocupación


de sus depósitos, que en 2016 para el conjunto de AAHHPP y Chancillería alcanza
el 91,4%.
PERSONAS USUARIAS
Comprende tanto a los usuarios presenciales como a los no presenciales del ar-
chivo, y se define como la suma del número de solicitudes de consulta, número de
solicitudes de préstamo, personas usuarias de la biblioteca auxiliar y asistentes a las
actividades culturales realizadas en el archivo.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 191

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Archivo General de
895 2.088 4.050 5.516 4.491 5.649 7.499 5.031 6.039 7.380
Andalucía
Archivos Centrales
7.264 5482 5.592 6.875 7.963 -- -- -- -- --
Consejerías
Chancillería 3.370 4.741 4.897 8.649 6.725 10.549 8.719 2.483 3.738 4.635
Archivos Históricos
51.806 60.145 59.973 81.390 79.925 80.361 63.047 56.625 70.575 83.199
Provinciales

NOTA: 2009 No figuran los datos de la Consejería de Salud. El Archivo de la Chancillería desde el mes
de abril de 1999 hasta enero de 2001 permanece cerrado.

PRÉSTAMOS ADMINISTRATIVOS. NÚMERO DE UNIDADES DOCU-


MENTALES PRESTADAS
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

AGA 45 122 22 24 21 81 18 19 26 127 171 47 121 64 108


AC de
3.361 3.437 3.518 6.156 8.461 4.931 5.294 4.797 4.583 6.914 -- -- -- -- --
Consejerías
AAHHPP
y Chanc- -- -- -- -- 2.190 2.888 893 981 1.078 959 1.048 696 1.744 1.198 858
illería

NOTA: De 2003 a 2008 no proporociona datos el AC de Economía y Hacienda y en 2009 el AC de


Salud.

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CONSULTAS. NÚMERO DE SOLICITUDES DE CONSULTA


2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

AGA 490 448 408 375 376 463 435 293 303 235 265 184 158 124 112

AC de
Conse- 3.766 3.300 3.062 2.238 2.803 3.796 2.397 2.828 3.802 3.396 -- -- -- -- --
jerías
Chanc-
5.131 7.714 4.305 4.524 2.330 2.083 1.909 1.660 5.295 5.261 8.267 7.663 1.421 2.717 3.770
illería
AAHHPP 30.102 32.283 36.403 27.047 28.571 41.512 39.543 46.969 59.318 64.324 62.956 43.191 29.582 34.912 38.951

NOTA: De 2003 a 2008 no se proporocionan datos el AC de Economía y Hacienda y en 2009 del AC


de Salud. El archivo de la Chancillería permanece cerrado durente dos meses en 2005.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 193

NÚMERO DE UNIDADES DOCUMENTALES REPRODUCIDAS


2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Archivo General
de Andalucía 12.426 6.639 8884 8.592 2.612 8.013 5.797 5.025 18.035 4.071
(AGA)
A Centrales
2.483 5.491 5.553 2.828 3.281 -- -- -- -- --
Consejerías
AAHHPP y
206.338 212.737 386.188 352.635 361.990 267.405 254.080 251.777 261.202 295.759
Chancilllería

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NÚMERO DE COPIAS / CERTIFICACIONES


2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Archivos Históricos
Provinciales y 7.200 4.220 2.448 2.691 3.007 2.261 2.067 1.919 1.196 978
Chancillería

NÚMERO DE ACTIVIDADES CULTURALES


2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Archivo General
-- -- -- -- -- 5 12 21 23 15 20 30 16 14 19
de Andalucía
AAHHPP y
223 203 240 141 135 159 184 277 370 262 229 259 285 367 446
Chancillería

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 195

NÚMERO DE ASISTENTES A ACTIVIDADES CULTURALES

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

AGA -- -- -- -- -- 114 1319 3.585 5181 3.838 4.840 6.931 4.449 5.423 6.710

AAHHPP y
Chancillería 4.458 4.107 8.972 6.651 8.588 10.741 20.189 14.753 22.096 14.016 16.564 17.330 24.571 32.794 41.849

Un rápido análisis de los datos anteriormente ofrecidos, nos muestra: cómo el


número de usuarios ha crecido de forma exponencial en los últimos años. Aunque
no todos los servicios han crecido de manera similar:

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196 Gema Herrera Vázquez

• Servicios como los de ingresos o los de copias y certificaciones han mantenido


una tendencia decreciente. En el caso de los ingresos esta tendencia puede de-
berse al estado de saturación en la que se encuentran los archivos analizados.
• Otros sufren anualmente las fluctuaciones de la demanda. Es el caso de los
préstamos, consultas, o las reproducciones.
• Las actividades culturales (tanto el número de actividades celebradas, como
en sus asistentes) han aumentado de forma muy considerable. Las activida-
des culturales juegan un papel fundamental para fomentar la visibilidad de
los archivos, acercan éstos a la ciudadanía y contribuyen a la dinamización
cultural, favoreciendo la creación de potenciales usuarios.
• También se ha producido un aumento en el número de: visitas a la Web de
los archivos, publicaciones y seguidores en Facebook. Aunque estos últimos
datos no hemos podido explotarlos ya que sólo se han publicado los datos de
los últimos dos años.
Este aumento en el número de usuarios y la ampliación de los servicios, no se
acompañado con un aumento en los recursos. Las estadísticas publicadas no mues-
tran los datos referidos a recursos económicos, pese a que este era uno de los campos
contemplados en el cuestionario anual de SIECU que ha estado vigente entre 2008 y
2017. Pero sí que ofrece algunos datos en lo que a personal se refiere (aunque desde el
año 2013 los datos que anteriormente se ofrecían desglosados para el Archivo Gene-
ral de Andalucía y los Archivos Centrales de Consejería se integran en el conjunto de
datos de los Archivos de Titularidad y gestión Autonómica). Podemos apreciar cómo
desde 2008/2009 cuando se alcanza los mayores niveles de ocupación de plazas, el
número de personal ha decrecido35.
Curiosamente una evolución muy similar se produce a nivel de personal en los
Archivos Estatales.
PERSONAL. Nº PLAZAS OCUPADAS
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

AGA 10 -- 14 15 14 16 14 -- -- -- -- --

AC Consejerías 43 -- 70 67 60 50 49 -- -- -- -- --
AAHHPP y
87 -- 109 121 97 86 89 90 90 89 90 90
Chancillería

NOTA: Se incluye al personal en plantilla y externo. Desde 2013 el número de plazas figura sin desglo-
sar y sólo aporta el dato total de personal para los Archivos de titularidad de la Junta de Andalucía y los
Archivos de Titularidad Estatal y gestión de la Junta.

35.  Lobato Domínguez 2016, pp. 467-494.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 197

2.2.4. Balance de la cuantificación que realizan las Estadísticas.


El seguimiento estadístico de los servicios nos permite:
• Analizar la tipología de los usuarios y los niveles de utilización de los servicios.
• Determinar el grado de eficacia y rentabilidad de los recursos empleados.
• Contribuye a la valoración de las necesidades, en cuanto a recursos humanos,
infraestructuras y equipamientos de los archivos.
• Ayuda a la toma de decisiones.

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198 Gema Herrera Vázquez

• Asimismo a nivel externo se revela como una importante herramienta de di-


fusión de la labor de los archivos y un instrumento de información, garante
de la transparencia y la eficiencia administrativa.
Pero si anteriormente al referirnos a los censos, decíamos que el camino en la
cuantificación de los archivos y sus fondos ha sido largo y dificultoso, en materia de
cuantificación de los servicios el camino sólo ha comenzado a recorrerse.
Como ya se ha señalado, carecemos de estadísticas a nivel estatal, por qué las que
presenta la AGE solo recoge centros dependientes de la Subdirección General de Ar-
chivos Estatales y de Defensa y no incorpora datos autonómicos y de otros centros.
Y las escasas Administraciones Autonómicas, que tratan de ofrecer información del
conjunto de su sistema archivístico se encuentran con un bajo nivel de respuesta en
la cumplimentación de los datos.
El camino para conseguir objetivos, una vez más pasa por: uniformar criterios. Es
fundamental homogeneizar los indicadores y sus definiciones, para poder confrontar
datos y facilitar su interoperabilidad. Así como el fomento de la cooperación y el de-
sarrollo de aplicaciones conjuntas. En ese sentido cabe esperar se encamine el Grupo
de trabajo dedicado a las Estadísticas creado en el seno de la Comisión Técnica de
Censo-Guía y Estadística.
3. BIBLIOGRAFÍA:
Alberch, Ramón; Boix, Lourdes; Navarro, Natalia; Vela, Susanna (2001), Archivos y
cultura, manual de dinamización, Gijón: Trea.
Cortés Alonso, Vicenta (1979), Archivos de España y América. Materiales para un
manual, Madrid: Universidad Complutense.
Cruces Blanco, Esther (1996), “El archivo como servicio público para la informa-
ción, la investigación y la educación”, Difusión del Patrimonio Histórico, Sevilla:
Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico.
Cruces Blanco, Esther (2006), “Los Archivos Históricos Provinciales y los usuarios.
Pasado, Presente y Futuro”, Jornadas sobre el 75 aniversario de la creación de Los
Archivos Históricos Provinciales, Madrid.
Heredia Herrera, Antonia (2002), “Bases de datos sobre el patrimonio documental
andaluz en internet.”, El profesional de la información, vol. 11, nº 4. Pp. 213-
274.
Lobato Domínguez, Javier (2016), “Veinticinco años de los Cuerpos Especiales de
Facultativos de Archivo y Ayudantes de Archivo de la Función Pública de Anda-
lucía”, Revista Tría, nº 20. pp. 467-494.

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La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 199

Tanodi, Aurelio (1961), Manual de Archivología Hispanoamericana. Teoría y Prin-


cipios, Córdoba: Universidad Nacional de Córdoba. Dirección General de Pu-
blicaciones.
Tarres Rosell, Antoni (2006), Márquetin y archivos. Propuestas para una aplicación
del márquetin en los archivos, Gijón: Trea.

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TESTAMENTARÍAS, MUCHO MÁS QUE UNA SERIE
Miguel Ángel Sánchez Herrador

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 203-224

TESTAMENTARÍAS, MUCHO MÁS QUE UNA SERIE


ESTATE FILES, MUCH MORE THAN A SERIES
Miguel Ángel Sánchez Herrador
Asesor Técnico de Conservación e Investigación
Archivo Histórico Provincial de Córdoba
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 14/11/2018
Aceptado: 30/11/2018

Resumen:
Las testamentarías son una parte importante de los archivos judiciales. Su carácter econó-
mico y complejidad han determinado que incorpore todo tipo de documentos relacionados
con los bienes y las personas que intervienen, y que por tanto se hayan conservado en mayor
medida que otras series documentales. En este trabajo realizamos un análisis de esta serie
a partir de la documentación conservada en el Archivo Histórico Provincial de Córdoba,
procedente del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción de Rute (siglos XVI-XIX), desde
diversos puntos de vista (archivístico, diplomático, histórico) para llamar la atención sobre su
valor y la riqueza de su contenido.
Palabras clave
Testamentarías, archivos judiciales, Rute (Córdoba), fuentes históricas.
Abstract:
The estate files are an important part of the judicial archives. Their economic nature and
complexity determine that they include all kinds of records related to the goods and people
involved, and therefore have been preserved to a greater extent than other archival series. In
this paper we analyze the estate files from Juzgado de Primera Instancia e Instrucción de Rute
(16th to 19th centuries), kept in Archivo Histórico Provincial de Córdoba, from an archival,
diplomatic, historical point of view, to draw attention to their value and wealth of content.
Keywords
Estate files, Judicial Archives, Rute (Córdoba), Historical sources.

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204 Miguel Ángel Sánchez Herrador

1. INTRODUCCIÓN
A pesar de que la documentación judicial es extremadamente amplia y compleja,
no ha sido objeto de demasiados estudios. Durante la Edad Moderna, en la Corona
de Castilla, la justicia en primera instancia, tanto de asuntos civiles como penales, era
ejercida por alcaldes ordinarios, adelantados, alcaldes mayores y corregidores y sus te-
nientes. Constituía la base de la estructura judicial sobre la que se fueron conforman-
do los estados modernos, con el fin último de favorecer la concentración del poder en
manos de los monarcas. De esta forma se puso orden en la justicia donde coexistían
diversos tribunales: señoriales, eclesiásticos, locales y Chancillería que entorpecían
e incluso bloqueaban la administración de justicia (Villalba Pérez, 1993, p. 39-42).
En esta época no existía una diferencia clara entre lo judicial y lo legal, entre el
pleito y el procedimiento administrativo. En el municipio, juzgar y gobernar eran la
misma cosa, sin que nadie intuyese, al menos en los siglos XVI y XVII, que pudiesen
ser poderes diferenciados. Se produjo una judicialización de la vida pública a todos
los niveles, con el fin de reconducir los enfrentamientos y el malestar social hacia
cauces legales, exentos aparentemente de arbitrariedades (Lorenzo Cadarso, 1999,
p. 18-20). El corregidor, que aparece en el siglo XIV, atendía la primera instancia
judicial en materias civil y penal, aparte de ser el representante de la justicia real en
una población de realengo, sus atribuciones además de la judiciales, abarcaban las
militares, políticas y fiscales (Lorenzo Cadarso, 1999, p. 248). Este sistema judicial
que había quedado conformado en los reinados de los Reyes Católicos y Carlos I,
permaneció con escasos cambios hasta el siglo XIX en que sus funciones jurisdiccio-
nales pasaron a ser ejercidas por los juzgados municipales o de paz.
El reparto de bienes siempre ha sido una materia muy delicada, tal vez una de
las principales atribuciones de la Justicia municipal. La autoridad de sus decisiones
se basaba en leyes recogidas en la Recopilaciones y en profesionales con formación
universitaria. Frente al más que inevitable conflicto entre los herederos tras la muerte
de un familiar, esta justicia institucionalizada, supuso una garantía y salvaguarda. De
hecho, la seguridad jurídica es una necesidad del hombre, íntimamente relacionada
con la propiedad, la familia y la herencia.
El término “testamentaría” aparece en los diccionarios de la lengua española des-
de el siglo XVIII, sin embargo en la documentación judicial de ese tiempo, como
veremos, encontramos el título inventarios y particiones de bienes para referirse a esta
documentación. Lo recoge por primera vez el Diccionario de Autoridades de la Real
Academia Española (RAE, en adelante), editado entre 1726 y 1739, con el signifi-
cado: “Execución de lo dispuesto en el testamento, y voluntad del testador. Lat. Executio
testamentaria.” Progresivamente la utilización del término se generaliza y enriquece.

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Testamentarías, mucho más que una serie 205

En el Diccionario de la lengua castellana de Manuel Núñez de Taboada, de 1825,


encontramos dos nuevas acepciones:
• La reunión de los albaceas,
• El conjunto de los documentos y papeles que convienen para el debido cum-
plimiento de la voluntad del testador.
Es decir, el término incluye ya a los agentes que intervienen en las diligencias y a
los documentos que las registran.
En este sentido, la siguiente edición del Diccionario de la RAE de 1832, incorpora
estas acepciones junto al término latino equivalente: Testamenti curatorum cœtus y
Acta, scripta ad testamentum pertinentia. Ya en el siglo XX, el Diccionario de la RAE
de 1925, añade otros dos nuevos significados, relativos al desarrollo del proceso:
• Sucesión y caudal de ella durante el tiempo que transcurre desde la muerte
del testador hasta que termina la liquidación y división,
• Juicio, de los llamados universales, para inventariar, conservar, liquidar y par-
tir la herencia del testador.
En la actualidad, este diccionario recoge precisamente estas cinco acepciones, con
leves cambios de redacción.
Por otra parte, la legislación judicial quedó fijada en durante los reinados de los
Reyes Católicos y Carlos I, de modo que las testamentarías estaban establecidas ya
en el siglo XVI, como se constata en el fondo, y apenas se registraron alteraciones en
los siguientes siglos. Su definitivo cambio queda establecido en la Constitución de
1812, en la que se determina el esquema su organización en los siguientes estamen-
tos: alcaldes constitucionales o conciliadores en todos los pueblos, Jueces Letrados
de partidos, Audiencias y Supremo Tribunal de Justicia. En el artículo 282 de dicha
Constitución se establece que “el alcalde constitucional ejercía el oficio de concilia-
dor y el que tenga que demandar por negocios civiles o por injurias deberá presentar-
se a él con ese objeto.” Posteriormente el Decreto del 9 de octubre de 1812 determina
con detalle sus funciones.
Como veremos, nuestro fondo concluye en 1835 cuando diversas leyes fueron
modernizando la justicia y adaptándola a las nuevas necesidades. Entre esos textos
destacan los Decretos de 26 de enero, de 24 de marzo y 21 de abril de 1834. La
fecha final viene determinada por la aparición de los juzgados de partido, emanados
de la Constitución de 1812, que surgieron en 1834 con la aparición de estos jueces
letrados instaurados en el Reglamento de la Administración de Justicia de 1835,
que completó las medidas del Decreto de 26 de enero de 1834, y fue sancionado el

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206 Miguel Ángel Sánchez Herrador

26 de septiembre de 1835. En ese año comienzan su nueva andadura los juzgados


municipales y los de paz, como los órganos inferiores de la Administración judicial.
De acuerdo con Lorenzo Cadarso, el estudio de las testamentarías se puede abor-
dar desde tres perspectivas diferentes: la archivística, la histórica y la diplomática
(1999, p. 27). Cada enfoque genera una descripción y concepción distinta de esta
documentación.
2. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Desde el enfoque archivístico importa fundamentalmente la información que
permita clasificar y ordenar la documentación. Por tanto, describiremos la serie Tes-
tamentarías y particiones de bienes de acuerdo con las ISAD (G) 2000.
[Código de referencia]
ES.14046/1.1.1.5.1.1.3.1.1.1.01
[Título]
Testamentarías y particiones de bienes
[Fechas]
1560-1834. Como hemos dicho, la última fecha viene determinada por la crea-
ción de los Juzgados de 1ª Instancia. Por tanto, esa es la verdadera fecha final del fon-
do de Justicia Local, a pesar de que algunos autos sobrepasen este límite cronológico
(hasta 1865), al haberse iniciado en el ámbito local, a cargo del alcalde ordinario, y
concluir en el Juzgado de Primera Instancia de Rute, heredero de las funciones judi-
ciales de Rute y demás villas del partido a partir de 1834.
[Nivel de descripción]
Catálogo
[Volumen y soporte de la unidad de descripción]
57 cajas con un total de 980 expedientes, en un fondo compuesto por 123 cajas
con 3.861 documentos, lo que constituye un 25,4% del número de documentos.
[Nombre del productor]
Justicia Local de Rute
[Historia institucional]
Se trata de una documentación muy rica que refleja la conflictividad social que
existió en el municipio a largo del Antiguo Régimen tanto en el orden civil como
en el criminal, además del propio funcionamiento de la administración judicial. Se

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Testamentarías, mucho más que una serie 207

estructura en tres grandes secciones o divisiones de fondo que son las de Civil, Penal
y Gobierno. La serie más voluminosa es, con diferencia, la de testamentarías, muy
relacionada con la de tutelas y curadurías. Ambas pertenecen al ámbito de lo civil, al
igual que la serie de pleitos ejecutivos, que se originaban mayoritariamente por re-
clamaciones de dinero o de propiedades, y la de pleitos ordinarios o demandas entre
particulares, en los que se aprecia gran diversidad de motivos, desde reclamaciones de
deudas hasta incumplimiento de cláusulas en contratos de arrendamiento, pasando
por apropiaciones indebidas de herencias, lesiones causadas por animales, daños en
viviendas y otros. En el ámbito de lo criminal encontramos tres series que son las
correspondientes a autos de oficio (los incoados a instancia de autoridad), querellas
entre particulares y denuncias, estas últimas a cargo de alguaciles de campo y otras
autoridades menores y siempre asociadas a multas. Entre las muchas causas que se
detectan pueden citarse robos, homicidios, agresiones, estupro, injurias, escándalo
público, tala o quema de árboles, tenencia ilícita de armas, etc. Por último, en el
ámbito gubernativo se distinguen varias series como las de exhortos, requisitorias y
certificaciones, todas ellas con escasa representación dentro del fondo.
[Historia archivística]
La totalidad del fondo conservado se encuentra en el Archivo Histórico Provin-
cial de Córdoba. Como veremos, su traslado al mismo se realizó en un único envío y
en condiciones deficientes, sin organización y mezclado con otros fondos.
[Forma de ingreso]
Este fondo ingresó por transferencia extraordinaria de 23 de septiembre de 1972,
realizada desde el Juzgado, dado que con la reorganización de la Justicia realizada en
esos años, se creó del Juzgado de Partido de Lucena que realizaría las funciones del
anterior Juzgado de 1ª Instancia e Instrucción de Rute. El Decreto sobre Ordenación
de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico documental y bibliográfico, de
1947, determinaba en su artículo 34 que en los archivos históricos provinciales se
depositará “la documentación histórica de las Audiencias y Juzgados”. Este decreto
puso punto final, al escaso interés que los archiveros mostraron por la incorpora-
ción de estos fondos a los archivos históricos provinciales. Con todo, la falta de una
reglamentación clara sobre la transferencia de estos fondos, ha provocado expurgos
indiscriminados, sin ningún criterio, en las propias Audiencias y Juzgados (Simón
Rodríguez, 1982, p. 28), lo que ha determinado la destrucción de buena parte de la
documentación judicial, salvo excepciones como la del fondo que nos sirve para este
estudio y hace que sea de gran interés.
Otras vías de ingreso de fondos similares en archivos históricos provinciales, han sido
la vía notarial, acompañando la documentación de escribanos que también atendían la

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208 Miguel Ángel Sánchez Herrador

fe pública judicial, o la vía municipal, formando parte de fondos documentales de mu-


nicipios (Laso Ballesteros, 2009, p. 48-50), o los azares que determinan la aparición y
adquisición de fondos de origen desconocido. Además, las justicias locales no dispusieron
de un sistema de almacenamiento y conservación de sus documentos como hicieron los
escribanos con los protocolos notariales, lo que daba lugar a la arbitrariedad en la conser-
vación. Por ejemplo, se han conservado con más frecuencia los documentos de carácter
económico que contenían derechos de este tipo.
[Alcance y contenido]
Para esta serie el Archivo Histórico de la Nobleza determina lo siguiente: Eje-
cución de lo dispuesto en un testamento y el conjunto de documentos que atañen a esta
ejecución. Figura jurídica del ámbito procesal relativa al proceso jurisdiccional que se
abre a la muerte de una persona para proceder a la determinación y reparto entre los
herederos de los bienes que dejó el fallecido cuando éste otorgó testamento regulando su su-
cesión, así como el conjunto de actuaciones y documento notarial que son necesarios para
la ordenación de la sucesión de una persona. Los expedientes de testamentarías generan
incluyen una gran variedad de documentos: inventarios, particiones, hijuelas o partidas,
tasaciones, cuentas y numerosa correspondencia de la testamentaría. Son una de las series
más abundantes.
[Valoración, selección y eliminación]
Se trata de documentos de custodia permanente por tener un alto valor informa-
tivo e histórico. Su vigencia se mantiene en el tiempo pues determina la posesión de
bienes por los herederos que dispondrán de ellos libremente.
[Nuevos ingresos]
Al tratarse de una institución desaparecida no se prevén nuevos ingresos.
[Organización]
Hemos clasificado las testamentarías en una serie propia dentro de la materia
civil, como corresponde a su importancia, y ordenado cronológicamente por la fecha
en que se inicia el procedimiento, con objeto de aproximarnos a su orden original.
Este fondo fue transferido junto a los fondos judiciales de Iznájar y Benamejí, y
mezclado con otros fondos posteriores, así como con documentos municipales, de
clero y privados, lo que ha dificultado enormemente su organización. La jurisdicción
del juzgado es la real ordinaria, y el tribunal es de primera instancia con jurisdicción
territorial restringida al término municipal de Rute con sus diferentes aldeas. Estaba
atendido por un corregidor, y en ocasiones un teniente de corregidor. Cuenta además
con un alguacil mayor, y cierto número de alguaciles menores.
Su cuadro de clasificación es el siguiente:

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Materia civil
• Testamentarías y particiones de bienes
• Tutelas y curadurías
• Pleitos ejecutivos
• Pleitos ordinarios
• Autos civiles
• Apelaciones
Materia penal
• Autos de oficio
• Querellas
• Denuncias
• Apelaciones
Materia de gobierno
• Reales provisiones
• Cartas órdenes
• Juicios de residencia
• Requisitorias
• Exhortos
• Inhibitorias
• Expedientes de indulto
• Conducciones de presos
• Certificaciones
• Registros de requisitorias, exhortos y cartas órdenes
• Registros de visitas a presos
• Disposiciones normativas
Lorenzo Cadarso no considera a la serie de Gobierno como parte del fondo judi-
cial (1999, p. 18), de hecho su configuración depende en gran medida del volumen
de documentación generada y conservada. En cualquier caso, su importancia es vital
para el funcionamiento de la justicia local, y aporta mucha información sobre su
relación con otros juzgados y distintas cuestiones de organización interna del mismo.
Como vemos, las testamentarías se integran dentro del proceso “civil”, de hecho
dentro de la enorme variedad de autos que contiene no hay ningún documento de
carácter penal.

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210 Miguel Ángel Sánchez Herrador

[Condiciones de acceso]
Son documentos de libre acceso en las condiciones establecidas para la consulta
en el archivo de acuerdo al artículo 62 por la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, la cual es pública,
previa identificación con el D.N.I.
[Condiciones de reproducción]
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 63 de la ley anterior.
[Características físicas y requisitos técnicos]
El soporte de los documentos textuales es el papel. La documentación presenta
diversos estados de conservación, y su deterioro está causado principalmente por
humedad y hongos, dado el estado de abandono en el que probablemente se en-
contrase antes de su transferencia. Obviamente todos los documentos están escritos
en español, con escritura cortesana, procesal y humanística, al abarcar el Fondo los
siglos XVI a XIX.
[Instrumentos de descripción]
La documentación se ha descrito utilizando el gestor de información @rchiva,1
hemos optado por una descripción basada en las normas ISAD, a nivel de catálogo.
La descripción atiende al siguiente esquema: “identificación del difunto”, y asuntos
que le acompañan: tutelas, pleitos, almonedas, por ejemplo: Testamentaría de Juan de
Alba Porras, tutela de sus hijos menores a cargo de José de Porras, hijo mayor, y pleito de
partición de los bienes.
[Unidades de descripción relacionadas]
Las restantes series de la materia civil están relacionadas con las testamentarías
dado que en ocasiones generan otros expedientes que bien se anexan a las propias tes-
tamentarías o se dejan en un expediente aparte, como pleito ordinarios o ejecutivos,
tutelas y diversos autos civiles (autos posesorios, demandas de pobreza…).
[Nota del archivero]
Organización y clasificación, Pilar Hernández Íñigo. Descripción y ordenación,
Miguel Ángel Sánchez Herrador
[Reglas o normas]
ISAD (G) 2000

1.  @rchiva: Sistema de gestión de archivos. Disponible en Web: <http://www.juntadeandalucia.es/


cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/Archiva.html> consulta [26 de septiembre de
2016]

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[Fechas de descripción]
2014-2015 (catálogo)
3. DESCRIPCIÓN DIPLOMÁTICA
Como documento diplomático la testamentaría cumple una serie de formali-
dades extrínsecas e intrínsecas, de modo que garantiza el valor y credibilidad de un
determinado acto (Galende Díaz y García Ruipérez, 2003, p. 22). En este sentido
durante la Edad Moderna se disponía de diversos y abundantes manuales que bus-
caban servir de guía o ayuda a los escribanos y demás profesionales relacionados con
la fe pública o la justicia (Mendoza García, 2014, p. 145). Dada la brevedad de este
trabajo sólo podemos citar algunos de los manuales más destacados: Primera parte
de escripturas y orden de partición y quenta de residencia y judicial ciuil e criminal …
Diego de Ribera (1560), Summa del estilo de escrivanos y de herencias, y particiones
y escripturas y avisos de Jueces de Lorenzo de Niebla (1565) e Instruction y memorial
para escrivanos y juezes executores assí en lo criminal como ceuil y escrituras públicas de
Bartolomé de Carvajal (1585).
A partir del análisis de las testamentarías de nuestro fondo podemos determinar
una serie de características comunes y otras que pueden aparecer según los casos.
Las testamentarías consisten en un conglomerado de documentos notariales, admi-
nistrativos y jurídicos, cuyo propósito es tramitar el reparto de los bienes de un
difunto. Sus diligencias fundamentales son el inventario y la partición de los bienes,
y su tramitación se puede alargar durante bastantes años. Se podría decir que es fácil
saber cómo empieza una testamentaría pero muy difícil prever cómo terminará. Esto
determina que prácticamente cualquier documento (no penal) sea susceptible de
aparecer en una testamentaría.
Las testamentarías presentan un elevado grado de normalización dentro de la
documentación judicial, a menudo caótica. Las lagunas formativas de los profesio-
nales del derecho quedaban en evidencia en los abruptos cambios en la forma de
tramitar los procesos o incluso de redactar los autos. Sin embargo en las testamentarías
no encontramos esas bruscas variaciones. Toda la tramitación se reflejaba en un su-
mario, cosido en un cuadernillo normalmente foliado. Ahí se iban añadiendo los
documentos que se generaban a largo de la instrucción, entre los que encontramos
documentos obligatorios y opcionales. A continuación expondremos los principales
autos o diligencias que pueden formar parte de una testamentaría:

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212 Miguel Ángel Sánchez Herrador

Imagen 1. Cartela de la testamentaría de Antonio de Vegas (1780), Archivo Histórico


Provincial de Córdoba (AHPCO en adelante), Caja 121(10).

Comienza con la portada o cartela es un folio cosido al cuaderno y sin foliar,


tenía la finalidad básicamente archivística y en ella aparecían los datos básicos que
identificaban el sumario. Aunque no siempre aparecen todos, a continuación mos-
tramos los datos más habituales:

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• Invocación
• Data: año de inicio del proceso.
• Lugar: lógicamente Rute.
• Jurisdicción: Civil.
• Contenido: Inventario y partición de los bienes, generalmente aparece el tér-
mino “extrajudicial” que se refiere a que no contiene parte litigiosa.
• Nombre del difunto.
• Juez instructor.
• Padre de menores.
• Escribano receptor.
El título podría aparecer aproximadamente del siguiente modo: Inventario y par-
tición de los bienes y hacienda que quedaron por fin y muerte de Don/Doña ... vecino/a
que fue de esta villa entre sus hijos y herederos, a lo que a veces se añade en el caso de
hombres... y entrego de la dote a su viuda. En el siglo XVIII varía ligeramente ese títu-
lo: Autos de inventario quenta y partición.
Los documentos notariales son una parte vital de la testamentaría pues le dan se-
guridad jurídica (Bono Huertas, 1985, 41). De hecho, el traslado del testamento es
el auto inicial de la testamentaría y es de vital importancia, tanto que su ausencia de-
termina un tipo de testamentaría denominada “abintestato”. De su contenido depen-
de el desarrollo de todas las diligencias posteriores. A este documento en ocasiones
acompañan codicilos, que añaden, amplían o modifican el contenido del testamento.
Sin embargo, no todos los autos se protocolizan, entre los traslados de documentos
notariales que encontramos mezclados con los demás autos de la testamentaría, se
encuentran: poderes, por lo general procesales (Bono Huertas, 1985, 22), es decir,
para la representación en pleitos entablados en el reparto de los bienes, escrituras de
dote o/y arras, y en algunos casos aumento de dote. También en ocasiones es preci-
so acreditar la posesión de bienes o créditos, de este modo, se reproducen censos, y
su redención, aparcerías…
A continuación se da testimonio de la muerte del testador o la identidad del
cadáver por un familiar, por vecinos o por el Padre General de Menores, para pasar
a uno de los documentos más relevantes: el inventario de bienes “post-mortem”
normalmente extrajudicial, pero a veces judicial con nombramiento de interventor.
Al ser una diligencia más dentro del expediente, no repiten los datos que encontra-
mos en los mismos inventarios notariales. Se clasificaban los objetos por tipos de
manera aproximada y normalmente no se especifica en qué habitaciones de la casa
se encuentran. En ocasiones se añade un memorial jurado de las deudas del difunto,
para terminar con la tasación de los bienes muebles, y aprecio de los inmuebles que

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214 Miguel Ángel Sánchez Herrador

Imagen 2. Inventario de los bienes de de Mateo Caballero (1709), AHPCO, Caja


64(6), fol.[3].

se añade en el mismo inventario o bien se redacta una nueva relación de bienes con
su valor económico.
Sigue el nombramiento de apreciadores o contadores. La Ley I, del Título XXI,
De las testamentarías, inventarios, cuentas y particiones de bienes (Novísima Recopilación,
1805-1807, tomo V, p.131) establece que se nombren los contadores para cuestiones

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Imagen 3. Aprecio de los bienes que quedaron por fallecimiento de Julián Recio.
Testamentaría de Julián Recio, y pleito por los bienes entre su viuda, Francisca de
Onieva, y sus hijos menores (1667), AHPCO, Caja 35(8), fol.[11].

que consistan en cuenta o tasación, o pericia de persona o arte, pero en ningún artículo
que relacionado con del Derecho, ni para otra cosa que ellos puedan determinar por el
proceso. Lo que enlaza con la formación de un cuerpo de profesionales de la Justicia,
que ya mencionamos, a quienes corresponde por completo las cuestiones procesales.

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216 Miguel Ángel Sánchez Herrador

A partir de 1782 encontramos nombramientos del cargo de albaceas que al


parecer se generaliza en el siglo XIX. En este sentido, la Ley X, del Título XXI, Fa-
cultades de los albaceas ó testamentarios para hacer las cuentas y particiones (Novísima
Recopilación, 1805-1807, tomo V, p.136), estipula que con el fin de evitar que el cau-
dal de los pupilos y huérfanos se disipase en diligencias judiciales y en costas, que por lo
común causaban los llamados Padres generales de menores, y Defensores de ausentes, cuyos
oficios por gravosos se han consumido en muchos pueblos de Reyno … se concede permiso
à los testadores, para que luego que fallezcan, formen los aprecios, cuentas y particiones
de sus bienes los albaceas, tutores o testamentarios que señalen, como sugetos imparciales,
íntegros y de su total confianza; cumpliendo después dichos testamentarios con presentar
las diligencias ante la Justicia del pueblo para su aprobación, y que se protocolicen en los
Oficios del Juzgado del Juez ante quien se presenten. Otros oficios relacionados con la
presencia de bienes inmuebles son es el medidor público de tierras y en el caso de
casas aparecen alarifes o albañiles.
Llegamos a otro de los autos fundamentales del expediente, la partición de bie-
nes. Se reparten los bienes inventariados entre los herederos de acuerdo con lo es-
tablecido en el testamento, estableciendo las diferentes hijuelas, correspondientes
a la viuda, los herederos e incluso los acreedores si sus deudas fueran considerables.
A continuación, los entregos de los bienes, con la consiguiente aceptación del cada
receptor de los bienes. Finalmente, la tasación de costas (del alcalde mayor, procu-
radores... y del papel sellado empleado) que se generaliza en el siglo XIX (Lorenzo
Cadarso, 1999, p. 222). Tras cada uno de los trámites tenían lugar los autos de
notificación y aprobación para dar a conocer el resultado a todos los interesados y
éstos a su vez los aprobasen.
Hasta aquí los autos habituales de una testamentaría, la cantidad de documentos
y el volumen del expediente puede aumentar considerablemente en función de las
posibes disputas entre los herederos. Por ejemplo, el cobro de la dote es prioritario,
frente a otros pagos, por lo que si existía una viuda en segundas o terceras nupcias, e
hijos de los restantes matrimonios, el reparto se convierte en un asunto extremada-
mente complejo. Por tanto encontramos traslados de dotes, cuando se reclama la
devolución de las mismas, por parte de la viuda o de las hijas.
A veces el difunto era a su vez tutor de menores huérfanos, lo que obligaba a
determinar con claridad un nuevo tutor para dichos menores antes de proceder a la
partición de los bienes.
Cuando el heredero no tiene la certeza de que sea buena idea aceptar la herencia,
puesto que también aceptaría las deudas si fueran superiores a los bienes, encon-
tramos autos de aceptación del testamento con beneficio de inventario, y si el
resultado es negativo, la renuncia de la legítima y herencia.

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Era muy habitual que tras la muerte de un padre o madre, quedasen huérfanos
menores de edad. En tal caso hay que recurrir a las tutelas y curadurías, con su crea-
ción (solicitud del tutor y nombramiento por parte del Padre General de Menores) y
posteriormente la toma de cuentas, la solicitud de emancipación de los hijos, o de los
maridos de las hijas. El nombramiento de tutor y/o curador casi nunca es un docu-
mento notarial, aunque pudiese serlo. Tal vez este sea el documento más íntimamen-
te ligado a la testamentaría sin ser estrictamente parte de él. Su importancia dentro
del expediente es menor dado que consiste tan sólo en nombrar tutor y más adelante
peticiones y toma de cuentas que suele aparecer en otro documento y unos años más
tarde. A veces muere algún menor durante la tutela y hay que prever los gastos del
entierro y demás. También tenemos diferentes peticiones relacionadas con la tutela,
normalmente el tutor o el menor piden dinero por alguna razón: enfermedad, gastos
corrientes de manutención.
Cuando no hay suficiente dinero para hacer frente a las deudas o al pago de dotes
o promesas de arras, se establecen las ejecuciones de los bienes y almonedas. Las
almonedas comienzan por el pregón de los bienes entre los vecinos, quienes a conti-
nuación hacen diferentes ofertas económicas por los mismos o posturas y finalmente
se determina quién se queda con cada bien, mediante el remate (Lorenzo Cadarso,
1999, p. 181-185).
Todas las disputas dan lugar a una parte litigiosa (siempre civil nunca penal),
en la que intervienen diversas variables en función del número de matrimonios del
difunto y de sus hijos, de uno u otro matrimonio, sus deudas... de modo que es rela-
tivamente habitual encontrar pleitos entre los herederos, que pueden ser:
• por la partición de los bienes,
• por el inventario,
• de cuentas,
• por una suma de todos.
Asimismo encontramos, pleitos ejecutivos por deudas, tercería dotal de mujer
o hijas. A veces los acreedores solicitan la ejecución de sus bienes del difunto, en
esos casos se suele nombrar curador ad liten. Se hace el memorial de deudas del
que hemos hablado y se puede llegar al concurso de acreedores si fuera necesario.
Finalmente cuando es preciso realizar diligencias en otras villas, se expiden exhortos
y requisitorias dirigidas a sus justicias para que realicen alguna diligencia necesaria
para la resolución de la testamentaría.

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Imagen 4. Árbol genealógico de los descendientes de Bartolomé Montilla y María Giménez de la


Guardia. Testamentaría abintestato de María Montilla “Corpas” y pleito de partición entre sus herede-
ros (1786), AHPCO, Caja 121(26), fol.41.

Otros documentos de menor importancia que se cosen también en el expediente,


son los vales y recibos para demostrar pagos o deudas, misas y limosnas..., poderes,
testimonios..., (Lorenzo Cadarso, 1999, p. 191-193, 196) certificados parroquia-
les de bautismo, boda y defunción, principalmente utilizados por los hijos menores
para pedir sus bienes una vez cumplida la mayoría de edad, o tras haberse casado.
También es posible hallar donaciones de los bienes heredados entre hermanos
cuando uno ingresaba en una orden religiosa o también puede haber declaraciones
de herederos ausentes.

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Cuando alguno de los herederos consideraba que el resultado del pleito no era
justo, podría realizar una alegación (Lorenzo Cadarso, 1999, p. 198-199, 211-212).
4. DESCRIPCIÓN HISTÓRICA
Tal vez el mayor problema, en cuanto a su valor histórico, sea la falta de conti-
nuidad en algunos casos, pues se trata, como se vio, de una documentación que ha
sufrido abandono, mala conservación y ataque de animales e insectos bibliófagos.
Aunque hay variaciones abruptas entre algunos años, no se encuentran claras lagunas
de documentación.
Tabla 1. Distribución de las testamentarías conservadas por años.

En cualquier caso, el valor histórico de estas fuentes es inmenso, por diversas ra-
zones: su antigüedad (nuestro fondo comienza a principios del siglo XVI), el reflejo
de la sociedad de cada momento que nos transmiten, y su continuidad. Su utiliza-
ción en la investigación histórica no es nada nuevo, pero tal vez sí sea novedosa la
obtención de información de todo tipo para ilustrar la historia de la vida cotidiana.
A través del tratamiento estadístico de sus datos, obtenemos conclusiones de gran in-
terés. Siguiendo la clasificación de los valores históricos de la documentación notarial
utilizada por Pagarolas Sabaté (2007, p. 136-149), podemos concretar los siguientes
aspectos:
1. La historia del derecho: es una fuente de información fundamental para co-
nocer la Justicia civil de la Edad Moderna, escasamente estudiada, quiénes interve-
nían, qué atribuciones tenían.
2. La historia agraria: tal vez sea una fuente prioritaria para su estudio. Permi-
ten estudiar la propiedad de la tierra y su distribución, la extensión de las fincas, los
cultivos a los que se dedicaban las tierras, continuidad en los arrendamientos, deudas

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220 Miguel Ángel Sánchez Herrador

de los campesinos. Pero también a través de sus inventarios nos acercamos a aspectos
menos conocidos como: aperos del campo, animales de las cuadras y los corrales.
Entre las curiosidades, vemos que a menudo se da nombre propio a algunas reses de
ganado vacuno, y en ocasiones también al ganado equino.
Entre los abundantes estudios que utilizan los inventarios post-mortem para el
estudio de la historia agraria, nos detenemos en el trabajo de Pérez García (1984)
que utiliza los inventarios notariales para aproximarse a la ganadería gallega del siglo
XVII, dada la carencia de fuentes fiscales y recuentos de ganado. El autor matiza los
resultados por los múltiples sesgos que se pueden introducir en esta documentación:
“silencios sospechosos”, presencia de elementos que ponen en duda los datos reco-
gidos en los inventarios, las modificaciones del número de animales tras la muerte
del propietario, el hecho de que no se hiciesen inventarios de los bienes de todos
los difuntos. En cualquier caso, “los inventarios traducen un nivel ganadero, con
seguridad aproximativo y quizás por exceso, pero en cualquier caso suficientemente
indicativo del mismo.” Las testamentarías aportan más datos sobre estos bienes y sus
propietarios que los simples inventarios.
3. La historia social: los fondos judiciales son una fuente de información social
de gran interés, pues muestra los conflictos habituales y cotidianos entre los ciudada-
nos. Precisamente este fondo fue utilizado por Ortega Pinto (2003) para estudiar la
criminalidad en la Edad Moderna. Las testamentarías permiten el estudio de diversas
facetas de la vida cotidiana: las relaciones sociales, el ascenso social de personas de
diferentes niveles económicos, la endogamia, el régimen dotal, la evolución econó-
mica de una familia, la situación de la mujer, la mortalidad, las élites locales. Los
inventarios post-mortem muestran todos los bienes que fueron atesorados en vida,
las almonedas para la venta pública de esos bienes, las tutelas de los huérfanos... Asi-
mismo dan noticia de distintas personas gracias a su intervención en alguna de las
diligencias como los escribanos del número, tasadores, albaceas…
Los inventarios post-mortem y escrituras de dote, muestran de manera exhaustiva
los objetos de la vida cotidiana, que intentamos sistematizar a continuación, inte-
grando los objetos de familias humildes y/o pudientes:
1. Ajuar doméstico.
a) Lecho cotidiano/ropa blanca de cama.
b) Indumentaria, vestido: esencial (armilla, basquiña, delantal, dengue, deshabi-
llé, guardapié, ligas y medias, mantilla, manto, vestido), realce personal (ceñi-
dor, pañuelos, redecilla, guantes, abanicos), adornos para la ropa (encajes, gasas,
guarniciones, picados, fleques, puntas, franjas, galones, moñas, escarapelas, lazos,
ribetes, nudillos, cordoncillos, canutillos, gorgueras, cuellos, escarolas, tirillas).

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c) Adorno y servicio de casa (cuadros, láminas de santos, borlas y cordones para


cortinas, colcha, funda de colchón, toalla, espejo, alfombra iluminación (bu-
jía, velón)).
d) Mobiliario doméstico (sillas, baúles, arcones).
e) Menaje de cocina, de mesa y de casa (porcelanas, cuberterías): Plata: Cucha-
ras, cucharones, cuchillos, platos, salero, salsera, salvilla, taza, tenacitas de
azúcar, tenedor, vaso; Cristal: vasos, jarros, tazas, frascos, limetas, botellas,
copas, salero, bandeja, florero; China: mostacera, jarro, tazón, fuente; Loza;
Barros.
f ) Todo tipo de alimentos.
2. Capital.
a) Joyas y alhajas (oro, plata, esmeraldas, diamantes, rubíes...): aderezo (cruz
y pendientes), agnus, anillo, cintillo, tumbaga, sortija, collar, chorros, gar-
gantilla, brocamantón, peinica, peine de concha, pulsera, memoria, rosario,
broquelejo, perendengue, zarcillos, botonadura, cruz, charratela, hebilla,
aguja para el pelo, clavo para el pelo, palillero, limpiadientes, llavero, pluma,
broche, corcheta, dedal menudencias de oro o plata. Cajas, cofres y estuches
b) Dinero en efectivo
c) Tiendas, oficios
d) Bienes inmuebles (casas, tierras)
e) Censos,
f ) “Mandas graciosas” pequeñas cantidades de dinero que familiares y amigos
daban a los novios
Además podemos conocer la evolución de las mentalidades y la religiosidad, sobre
todo a través de sus cláusulas preliminares: “las invocaciones religiosas, la elección de
sepultura, la celebración de los funerales, las comunidades acompañantes, las funda-
ciones de misas y los legados de tipo piadoso” (Gil Muñoz, 1989-1990, p. 121-146).
4. La historia económica: muy unida a las restantes vertientes históricas, pue-
de obtener en las testamentarías gran cantidad de información de gran interés. Por
ejemplo, los inventarios incluyen una valoración de los bienes, de lo que se pueden
extraer interesantes datos sobre el valor de los diferentes bienes a lo largo del tiempo.
También el reparto de las tierras entre los herederos, y se puede establecer el reparto
de la tierra. Los negocios objeto de herencia, y las escasas industrias, siempre unidas
al campo, como molinos harineros o almazaras. Los pleitos ejecutivos anexos por su
parte aportan datos sobre el embargo de los bienes por deudas, a menudo préstamos

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impagados, y de gran interés son las almonedas, donde se pregonan los bienes a los
vecinos para que ofrezcan dinero por ellos si es que les interesa alguno.
5. La historia del arte y de la cultura: volviendo de nuevo a los inventarios de
bienes, encontramos una rica fuente para conocer qué objetos relacionados con el
arte o la cultura se guardaban en las casas. Es muy curioso como hasta en las listas
de bienes más cortas y escasas, es habitual encontrar objetos artísticos relacionados
con el culto religioso: óleos, láminas, crucifijos… Sin embargo, es mucho más difícil
encontrar libros, salvo cuando se relacionan con una profesión (escribanos, médicos,
farmacéuticos), con personas con muchos bienes, y en algunos casos, también con
el culto y la oración, como devocionarios. El nivel de alfabetización puede estudiar a
partir de las firmas de las declaraciones que se toman a los vecinos, es decir, si firman
o si es otra persona la que lo hace en su nombre en caso de no saber escribir.
6. La onomástica: los nombres de lugares concretos, o la toponimia menor, que
aporta esta documentación son de gran interés, pues en la descripción de las casas, y
de las tierras, utilizan los nombres de calles, partidos, sitios, caminos, fuentes... Tam-
bién en lo relativo a los nombres de personas, pues por sus páginas desfilan todo tipo
de vecinos, desde el difunto, su viuda y sus herederos, hasta los albaceas, apreciado-
res, escribanos y corregidores, pasando por nueras, yernos, nietos y demás consortes,
acreedores, y aquellos que dan testimonio en sus pleitos y querellas.
7. La genealogía, la heráldica y la nobiliaria: para quienes intervienen en estas
diligencias es de vital importancia determinar su grado de parentesco con el difunto y
entre sí, de manera que queden claros sus derechos hereditarios. También es habitual
mencionar el origen, nación, del difunto, incluso el nombre de sus padres, lo que
permite conocer los flujos migratorios. En ocasiones aparecen árboles genealógicos
para mostrar gráficamente el parentesco.
Otros aspectos de interés son los usos lingüísticos, ortográficos, como la utiliza-
ción de localismos, arcaísmos, términos que han pervivido o no, con los mismos o
distintos significados, así como diferentes formas de escribir una palabra…
Además su contenido puede utilizarse en la docencia de la historia para mos-
trar cualquier aspecto que creamos interesante. Por ejemplo en el Taller de historia:
la mujer tutelada del Archivo Histórico Provincial de Córdoba (Sánchez Herrador,
2017), utilizamos estos documentos para mostrar diversos aspectos de la vida coti-
diana en la Edad Moderna como las costumbre para tomar los apellidos por parte
de los hijos, o la existencia de esclavos entre los bienes semovientes del inventario.
Precisamente este último documento se encuentra entre los que más llamaron la
atención de los alumnos.

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Novísima Recopilación de las leyes de España: dividida en XII libros: en que se re-
forma la Recopilación publicada por el Señor Don Felipe II en el año de 1567,
reimpresa últimamente en el de 1775 y se incorporan las pragmáticas, cedulas,
decretos, órdenes y resoluciones Reales, y otras providencias no recopiladas, y
expedidas hasta el de 1804 mandada formar por Carlos IV. Madrid, 1805-1807.
5 vol.
Ortega Pinto, Manuel (2003), “Estudio criminal de la Córdoba moderna: el caso de
Rute”, Actas del III Congreso de Historia de Andalucía. Córdoba: CajaSur, Vol.
10. p. 245-265.

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224 Miguel Ángel Sánchez Herrador

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archivo”, Revista Tria, nº 21. pp. 139-173.
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en Web: <https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/964864.pdf> [consulta:
05/04/2016].

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LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES
NO GUBERNAMENTALES: ESTUDIO
EXPLORATORIO EN ARAGÓN
Tamara Morte Nadal

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LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBER-


NAMENTALES: ESTUDIO EXPLORATORIO EN ARAGÓN
THE FUNDS OF NON-GOVERNMENTAL ORGANIZA-
TIONS: AN EXPLORATORY STUDY OF NGOS IN ARAGÓN
Tamara Morte Nadal
Estudiante del Máster en Consultoría de Información y Comunicación Digital
Universidad de Zaragoza
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 14/11/2018
Aceptado: 30/11/2018

Resumen
El objetivo de este estudio es presentar los resultados de un estudio exploratorio sobre el
estado del control archivístico y la gestión documental de los fondos de las ONG que actúan
en la Comunidad Autónoma de Aragón. Se emplearon diversos métodos y técnicas: búsqueda
documental, aplicación de un cuestionario a una muestra de 89 ONG, realización de entre-
vistas en profundidad con responsables y especialistas y un estudio de caso (fondo del Ligallo
de Fablans de l´Aragonés, depositado en el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza).
Se propone que los archivos públicos tienen ante estos fondos un nuevo ámbito de ac-
ción, que puede ir desde el asesoramiento, la realización de campañas de concienciación y
programas de rescate que den lugar a la transferencia y depósito de estos fondos. Asimismo,
la metodología seguida en este trabajo es extrapolable para investigaciones similares en otras
comunidades autónomas o territorios.
Palabras clave
organizaciones no gubernamentales; archivos; gestión de documentos; Aragón; estudio
exploratorio
Abstract
The aim of this study is to present the results of an exploratory study about the archival
and records management state of the non-governmental organizations archives in the auton-
omous community of Aragón (Spain). Several methods and techniques were applied: an ex-
haustive literature search, a questionnaire to 89 organizations, seven in-depth interviews and

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228 Tamara Morte Nadal

the study of a case, the fund of Ligallo de Fablans de l’Aragonés, deposited in the Provincial
Historical Archive of Zaragoza.
It is proposed that public archives have a new scope of action, where it is possible to offer
counselling, to launch awareness raising campaigns or to make rescue programs with the pur-
pose of transfer and deposit these records on a public archive. Additionally, this methodology
can be used for similar studies in others autonomous communities.
Keywords
non-governmental organizations; archives; records management; Aragón; exploratory
study

1. INTRODUCCIÓN
Los fondos documentales de las organizaciones no gubernamentales (ONG) son
esenciales para la conservación de la memoria de colectivos ciudadanos, grupos socia-
les, instituciones no estatales e incluso pueblos a partir de la segunda mitad del siglo
XX. El Consejo Internacional de Archivos ya ha destacado su importancia social y
cultural, y el papel fundamental que juegan estos archivos como fuentes relevantes
para la historia (Consejo Internacional de Archivos, 2011). Una adecuada gestión del
archivo permite a las ONG evitar la desaparición de su memoria histórica, demostrar
que se está cumpliendo con la legislación, una gestión eficaz y eficiente de los docu-
mentos, y muestra una imagen de transparencia a la sociedad (Clements, 2017). Sin
embargo, numerosas ONG, especialmente las de menor dimensión, no realizan una
gestión archivística de sus fondos ni implantan una adecuada política de conserva-
ción de sus documentos. En consecuencia, se abre un nuevo ámbito de acción para
los archivos públicos, en el cual los archiveros deben enfrentarse a los nuevos retos
que suponen los fondos de las ONG, con el fin de dar servicio al ciudadano a través
de su preservación y difusión. Sin embargo, no abundan estudios sobre su alcance,
naturaleza, características y los problemas que genera su gestión, así como experien-
cias de recuperación y conservación de fondos (McMurray, 2014).
El siguiente trabajo es el resultado de un Trabajo de Fin de Grado, presentado en
el Grado en Información y Documentación de la Universidad de Zaragoza en julio
de 2018, bajo la dirección del dr. Miguel A. Esteban Navarro, en el que se optó por
realizar un estudio exploratorio debido al desconocimiento sobre el tema y a la au-
sencia de estudios similares en España.
2.OBJETIVO DEL ESTUDIO
El objetivo general del presente trabajo es analizar el carácter de la gestión de
los documentos producidos y reunidos por las organizaciones no gubernamentales
en Aragón. De este objetivo general se derivan dos objetivos específicos, explorar el

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Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 229

estado del control archivístico y la gestión documental de los fondos de las ONG
que actúan en Aragón; y exponer la experiencia de la identificación, conservación,
descripción y difusión del fondo de una ONG aragonesa: Ligallo de Fablans de
l’Aragonés.
3. METODOLOGÍA
Se ha llevado a cabo un estudio exploratorio sustentado en una triangulación me-
todológica de técnicas cuantitativas y cualitativas. En primer lugar, se desarrolló una
exhaustiva búsqueda bibliográfica para encontrar literatura científica sobre el tema.
Después se llevó a cabo una investigación documental para localizar los fondos de
archivos de ONG en Aragón. Posteriormente se tomaron datos mediante dos técni-
cas: la aplicación de un cuestionario y la realización de una serie de entrevistas. Para-
lelamente se realizó un estudio de caso, puesto que, durante un período de prácticas
en el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza entre los meses de febrero a mayo de
2018, se participó en la identificación, descripción, valoración y difusión del fondo
del Ligallo de Fablans de l´Aragonés. Por último, se examinaron y sintetizaron los
datos más relevantes para ofrecer un análisis que refleje el estado y los principales
problemas de las asociaciones que participaron en el estudio.
4. LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES
EN ARAGÓN
4.1. Identificación de fondos de las ONG en los archivos aragoneses
La identificación de fondos de ONG que actúan en Aragón se inició con una in-
vestigación documental destinada a conocer la existencia de archivos de estas institu-
ciones en Aragón. Para ello, en primer lugar, se realizó una búsqueda en el principal
instrumento de consulta: el portal DARA, durante el mes de mayo de 2018. Tras
realizar búsquedas globales, los resultados en DARA fueron menos de los esperados,
así que se optó por buscar en otras fuentes.
Centrándonos en el Sistema de Archivos de Aragón, como no todos los fondos
de estos archivos están disponibles en el portal DARA, para ampliar los resultados
se decidió consultar a través del servicio de información de Patrimonio Cultural
de Aragón (Departamento de Educación, Cultura y Deporte, 2018) los cuadros de
clasificación de fondos de los tres archivos históricos provinciales, de las tres diputa-
ciones provinciales y en los archivos municipales de Aragón. Para buscar los cuadros
de clasificación se utilizó un directorio proporcionado por la página de Patrimonio
Cultural de Aragón, y el directorio de archivos del Censo-Guía de Archivos de Es-
paña e Iberoamérica. En total se encontraron nueve fondos depositados en archivos
aragoneses: la Coordinadora para la Reapertura del Ferrocarril Canfranc-Olorón
(CREFCO), el Ligallo de Fablans de l´Aragonés, la Asociación de Antiguos Alumnos

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230 Tamara Morte Nadal

de La Salle-Torrero, la Sociedad Oscense de Conciertos, la Tertulia Teatral Oscense,


la Asociación de Antiguos Alumnos Salesianos de la Residencia Provincial de Niños,
la Asociación de Peñas Binefarenses y el Casino de Calamocha.
El proceso de identificación de fondos de ONG se completó con las búsquedas en
el portal DARA y en la bibliografía de archivos gestionados por las propias organiza-
ciones que no están integrados en el Sistema de Archivos de Aragón. Se localizaron
tres archivos: Amigos de Serrablo, Fundación Bernardo Aladrén y Cáritas Diocesana
de Zaragoza.
4.2. Fondos custodiados por las ONG sin archivo
4.2.1 Selección de la muestra
La escasa presencia de fondos de ONG aragonesas en los archivos exigió dirigir el
trabajo de investigación a su localización dentro de las propias ONG. Ante el hecho
de la existencia de cientos de ONG registradas en Aragón se optó por realizar un tra-
bajo exploratorio sobre el estado de los fondos custodiados por las propias ONG que
no aparecen en los instrumentos de referencia archivísticos de localización de fondos,
en lugar de realizar un inventario o una encuesta representativa.
El proceso se inició con la identificación de todas las ONG aragonesas. Para ello,
se accedió al registro de asociaciones de los ayuntamientos de las tres capitales de
provincia aragonesas y a la base de datos de asociaciones del Gobierno de Aragón.
Posteriormente, se consultó la base de datos de asociaciones del Gobierno de Aragón,
que contiene las asociaciones registradas en el Registro General de Asociaciones de
la Comunidad Autónoma de Aragón. La búsqueda en estos registros ha permitido
observar la gran heterogeneidad de asociaciones que existen en Aragón y la presencia
de cientos de organización a las que se presumen poca producción documental (pe-
ñas, sociedades recreativas, asociaciones de vecinos…), junto con asociaciones que
mantienen una gran actividad y de muy variados ámbitos.
Ante la inexistencia de información estadística, para seleccionar la muestra sobre
se decidió utilizar un criterio cualitativo sobre que se dispone de información fiable
y de relevancia: que la ONG esté reconocida como asociación de utilidad pública.
Para ello se utilizó el Directorio de asociaciones de utilidad pública de Aragón,
publicado el año 2012 a partir de los datos del Registro General de Asociaciones
del Gobierno de Aragón, y en cuya elaboración colaboró el Grupo de Investigación
GESES (Grupo de Estudios Sociales y Económicos del Tercer Sector) de la Univer-
sidad de Zaragoza. Este directorio se cruzó y se completó con los registros que se
encuentran en la base de datos de asociaciones del Gobierno de Aragón para obtener
un directorio actualizado. Se debe tener en cuenta que no estamos ante una muestra
representativa. En consecuencia, los resultados no son extrapolables, pero tampoco

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se pretendía eso, ya que esto no es ni una prioridad ni la intención de un trabajo


exploratorio (González-Teruel y Barrios, 2012).
4.2.2. Toma de datos
El cuestionario constaba de 23 preguntas cerradas divididas en cinco bloques,
y se llevó a cabo por Internet entre los días 16 de abril y 5 de mayo de 2018. Para
diseñar el cuestionario se utilizó la herramienta Google Formularios. Antes del envío
del cuestionario se procedió a su validación, conforme indican González-Teruel y
Barrios (2012). Se presentó y comentó con dos expertos y se envió por correo elec-
trónico a tres organizaciones para su testeo. Como tras una semana no se recibió
ninguna respuesta, pero había sido validado por expertos, se continuó con el proceso.
Tabla 1. Preguntas del cuestionario

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Tras el cierre del cuestionario el día 6 de mayo, se realizaron 7 entrevistas (véa-


se Tabla 2) de manera presencial o telefónica a distintas organizaciones aragonesas
entre los meses de mayo y junio. Estas organizaciones se eligieron por un muestreo
intencional, con el propósito de que pudieran aportar información relevante para el
estudio.
Tabla 2. Ficha de los entrevistados

Las siete entrevistas se realizaron de acuerdo con una batería de preguntas no


cerradas que guiaron y provocaron un diálogo abierto (véase Tabla 3). Se intentó que
las respuestas fueran lo más espontáneas posibles, tratando de influir lo menos posi-
ble en el entrevistado y manteniendo una estructura conversacional. Para registrar las
respuestas se tomaron notas a mano.

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Tabla 3. Preguntas de la entrevista

4.2.3 Resultados
Del total de 89 organizaciones a las que se le envió el cuestionario, se obtuvieron
29 respuestas, lo que representa el 33% aproximadamente (32,58%). Si bien hubiera
gustado obtener mayores respuestas, se considera una tasa de respuesta suficiente,
teniendo en cuenta la baja tasa propia de cuando se solicita una participación por
correo electrónico (de Marchis, Giorgio P., 2012). Además, también se debe tener en
cuenta que la mayoría de las personas que recibieron el cuestionario son voluntarios
que cooperan en su tiempo libre, lo cual no favorece la obtención de respuestas. Asi-
mismo, el hecho de no disponer de un archivo e incluso de no ser consciente hasta
recibir el cuestionario de la importancia de la documentación que conserva la orga-
nización ha podido influir también como factor subjetivo disuasorio, bien por no
saber que responder, bien por temor a desvelar una situación no considerada óptima.
La mayoría de las asociaciones que han respondido a la encuesta actúan en el
ámbito social, seguidas por el ámbito cultural, reivindicaciones sociales y políticas, y
cooperación internacional. De las asociaciones entrevistadas, dos se dedican a asun-

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tos sociales, dos al ámbito cultural, dos a reivindicaciones políticas y una a la coope-
ración internacional, de manera que se ha conseguido representantes de cada uno de
estos ámbitos.
Respecto al año de fundación, ninguna de las que respondieron se fundaron des-
pués del 2009 y la mayoría se fundó antes de o en 1998. En las entrevistadas la
horquilla del año de fundación es muy amplia (de 1918 a 2001), cinco se fundaron
antes de 1998 y las otras dos en 1999 y 2001 respectivamente.
En lo relativo al ámbito de actuación, cuatro de las asociaciones entrevistadas
actúan a nivel nacional y tres actúan en Aragón. En la encuesta solo una asociación
actuaba a nivel internacional.
Más adelante se preguntó a las asociaciones qué tipo de fondos solían custodiar.
Atendiendo a los resultados de ambas técnicas, se puede comprobar que la tipología
documental es bastante similar entre todas ellas, sin embargo, la documentación ma-
yoritaria y la que consideraban más importante para cada entidad era distinta. Todas
estaban de acuerdo en que los estatutos eran documentos vitales para la organización.
Casi la totalidad de las asociaciones tienen documentación en papel y electrónica,
siendo menos habituales las grabaciones sonoras y audiovisuales.
Gráfico 1. Tipos de documentos conservados

Tanto la muestra del cuestionario como los informantes de las entrevistas pre-
sentaban una gran variedad en lo relacionado con el volumen de documentación en

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soporte no electrónico, aunque el mayor porcentaje pertenecía a las asociaciones con


entre 5 y 10 metros lineales de documentación. En el caso de la muestra de la en-
trevista, solo dos asociaciones tenían ese volumen documental, mientras que cuatro
poseían más de 20 metros lineales de documentación e incluso más.
Gráfico 2. Volumen de documentación en soporte no electrónico

También hay una gran heterogeneidad entre las asociaciones del cuestionario res-
pecto a su volumen electrónico, aunque destacaban las que tenían entre 11 y 100
GB. Aquí se observó una gran diferencia entre el cuestionario y la entrevista. Esta
pregunta era obligatoria y por lo tanto todas la contestaron, no obstante, cuando
se preguntaba en la entrevista por el volumen de documentación electrónica, pocas
asociaciones contestaron con precisión. Además, tampoco contaban con su archivo
fotográfico o audiovisual. Se tuvo que preguntar explícitamente por esta documenta-
ción al percibir que la habían obviado en sus respuestas (tanto en su formato digital
como físico). Por lo tanto, desconocemos si las cifras de las encuestas incluyen a las
fotografías y videos en formato digital. Las respuestas más comunes fueron entre 11
y 100 GB y entre 101 y 500 GB.

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Gráfico 3. Volumen de documentación en soporte electrónico

Respecto al uso de programas informáticos, se observa una hegemonía del pa-


quete de Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access). Las
razones que se dieron para comprar Microsoft Office eran su “precio asequible”, y
que “es el formato estándar, lo utiliza todo el mundo”.
Gráfico 4. Programas informáticos utilizados

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La mayoría de las asociaciones no asignaban a su documentación ningún tipo


de valor de manera habitual, pero al preguntar distinguían principalmente dos
valores, el contable y el histórico. Se observa una dificultad por parte de los partici-
pantes para asignar valores a los documentos, lo cual revela un bajo conocimiento
de la gestión documental, ya que la teoría del valor de los documentos es el funda-
mento de las actividades y los procesos que se realizan en los archivos vinculados
con el ciclo vital.
En lo relacionado con la organización, clasificación y descripción, en la en-
trevista se han podido distinguir dos grupos: aquellas organizaciones que no
realizan ningún tipo de organización y descripción (más allá de organizar la do-
cumentación por año), y las que sí las llevan a cabo. Las organizaciones que
no sienten la necesidad de gestionar su fondo documental lo ven “una pérdida
de tiempo”. Consideran que tienen poco volumen documental en papel, y que
por lo tanto si necesitan algo saben dónde buscarlo. Hay que destacar que, en
muchos casos, cada persona se ordenaba sus propios documentos, sin realizar
una integración posteriormente. En general se percibe en las entrevistas que la
mayoría no describe la documentación, y la tendencia es a organizar la documen-
tación por año o por materia. Pocas organizaciones tienen algún instrumento
para localizar la documentación. En cuanto a la documentación digital, solo dos
organizaciones comentaron que utilizan normas para denominar a los ficheros.
También están las organizaciones a las que les gustaría hacerlo, pero se enfrentan
a un gran volumen documental y no tienen el tiempo, los recursos o los conoci-
mientos necesarios. Cuando se preguntó si agradecerían o si hubieran agradecido
la existencia de unas normas o directrices, estas mismas organizaciones fueron las
que respondieron que sí, que “se volvían locos con tanto papel” y por lo tanto
hubieran agradecido tener alguna directriz que seguir. Ante la ausencia de un
instrumento de control, se suele depender de una persona o personas que cono-
cen donde se encuentra la documentación.
En cuanto a las organizaciones que declaran realizar alguna actividad de archiva-
do, las personas a cargo del archivo tienen conocimientos archivísticos en mayor o
menor medida. Pero de estas organizaciones, una había dejado de realizarlos puesto
que no había nadie que se encargara del archivo, en otra hay un técnico y en una
tercera la persona encargada declaraba tener algunos conocimientos archivísticos.
En las dos primeras organizaciones seguían la norma de descripción ISAD (G) y en
la tercera se habían basado en la norma ISO 9001:2000 “Sistemas de Gestión de
Calidad. Requisitos”.
En general, uno de los mayores problemas que mencionan los entrevistados
es el gran volumen de documentación en papel, ya que declaran no disponer de

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espacio suficiente para almacenarla. Además, perciben que empezar desde cero
un tratamiento técnico de organización archivística (en los casos en los que no
se había hecho desde el principio), implicaba destinar mucho tiempo y recursos
de los que carecían. La gestión de su archivo fotográfico y audiovisual también
les causa problemas: las fotografías en papel tienen problemas de conservación
y almacenamiento; y las digitales, de descripción y organización debido al gran
volumen que se produce de ellas.
Aunque en el cuestionario la mayoría de las asociaciones contestaron que sí archi-
vaban el correo electrónico, la pregunta sobre el correo electrónico en la entrevista
genero cierta confusión, puesto que no tenían claro si se refería al suyo, al de todas las
personas que trabajaban ahí o si se refería a imprimirlo y guardarlo en archivadores/
cajas. Esto denota que existe un desconocimiento amplio de cómo gestionar adecua-
damente el correo electrónico.
La mayoría de los encuestados consideran que se guarda toda o casi toda la do-
cumentación desde la fundación de la organización. Además, la mayoría de las or-
ganizaciones están entre moderadamente y bastante satisfechas con el grado de or-
ganización que tiene la documentación de su organización. De las organizaciones
entrevistadas, seis mantienen toda la documentación desde su fundación, y cinco es-
taban entre moderadamente y bastante satisfechas con la organización de su archivo.
Las dos que no lo estaban eran las que se enfrentaban a un gran volumen documental
y no tenían los recursos necesarios para hacerse cargo.
La mayoría de las organizaciones encuestadas tienen contratado personal
administrativo, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial. En las respuestas
del cuestionario y de la entrevista se refleja que el perfil de las personas que
se encargan de un archivo en las ONG es muy heterogéneo, pero con apenas
representación de titulados en Información y Documentación. Se tuvo la opor-
tunidad de entrevistar a dos asociaciones que cumplían con este perfil gracias
a que estaban publicadas sus experiencias en congresos. En uno de los casos el
entrevistado ya no estaba trabajando allí, pero había estado contratado a tiem-
po completo gracias a las subvenciones que recibía su organización. Cuando
dejaron de recibir ese refuerzo económico, se decidió prescindir de su puesto.
En el otro el profesional seguía trabajando y sentía que su trabajo era valo-
rado por la organización. En el resto de entidades entrevistadas, se encargaban
administrativos, voluntarios, presidentes, tesoreros o secretarios. Aunque los
voluntarios pueden participar en la gestión del archivo, no se suele delegar esa
responsabilidad a ninguno, utilizando a personal contratado a tiempo comple-
to para ello.

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Casi todas las organizaciones guardan la documentación en su sede o suelen


distribuir la documentación entre la sede y otro lugar (oficina de trabajo, casa
del presidente…), lo cual aumenta el descontrol y el riesgo de pérdidas. Las dos
organizaciones entrevistadas que habían tenido o tenían personal con titulación
utilizan locales a modo de depósito. El modo de almacenamiento habitual son los
archivadores, las carpetas y las cajas de archivo.
En las entrevistas, salvo en algún caso, no se percibió una preocupación sobre el
estado de conservación de los fondos. Consideraban que estaba instalada y almace-
nada correctamente. Fueron excepcionales las menciones a la temperatura, humedad,
uso de grapas y clips y ninguno mencionó el problema de la acidez en el papel. En
cambio, todas las organizaciones estaban muy concienciadas en la importancia de
realizar copias de seguridad de la documentación electrónica.
En lo relacionado con el acceso a los fondos, en la encuesta casi la mitad de las
organizaciones respondieron que no permitían el acceso a los socios de manera habi-
tual, y la mayoría no permite el acceso a personas externas a la organización. De las
entrevistadas, tres mencionaron las restricciones señaladas por la Ley de Protección
de Datos, y en una de estas existen unas normas de acceso que obligan justificar el
motivo de la consulta. En general se percibió cierto recelo por parte de las organiza-
ciones a ofrecer acceso, en especial a las personas ajenas a ella. En la mayoría no se
habían creado unas normas de acceso y consulta.
La gran mayoría de las asociaciones que pertenecían a una asociación nacional o
internacional no recibían instrucciones para la organización y conservación de los
documentos. Esto se reflejó en la entrevista, puesto que de las cuatro que pertenecían
a una asociación nacional, ninguna recibía normas o directrices.
Respecto a si estarían dispuestas a realizar una transferencia o depósito de
la documentación que ya no utilizaran a un archivo público, había una gran
disparidad en las respuestas. En general, hasta la realización de esta pregunta,
las asociaciones no se habían planteado esta posibilidad. Entre las entrevista-
das, alrededor de la mitad se lo plantearían, pero solo si la organización fuera
a desaparecer, en un caso ya se lo habían planteado y en los otros dos no se lo
planteaban. De estas dos últimas organizaciones una porque consideraba que su
fondo no tenía interés y la segunda porque no quería desprenderse de su fondo,
además “forma parte de la historia de la organización y se han invertido muchos
recursos y esfuerzo”.

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Gráfico 5. Disposición a realizar una transferencia a un archivo público

En la entrevista todas las organizaciones coincidían en que, si transfirieran su


documentación a un archivo público, lo harían mediante donación. Sin embargo,
en las respuestas del cuestionario se muestra una clara preferencia por el comodato.
Todas las organizaciones, menos una, estaban dispuestas a participar y a apoyar,
permitiendo la descripción de su archivo por un profesional, en un proyecto con fi-
nanciación pública que ayudara a salvaguardar la memoria de su organización, inclu-
so la organización que ya poseía un técnico. Sin embargo, en este caso indicaba que,
a pesar de que todo consejo y recomendación era bienvenidas, no querían cambiar el
programa de base de datos que utilizaban, ya que lo habían realizado a medida de la
organización y estaban satisfechos con él.
4.3. Estudio de caso: el fondo Ligallo de Fablans de l´Aragonés
Ligallo de Fablans de l´Aragonés era una asociación cultural cuyas metas eran la
difusión, promoción, defensa y estudio del aragonés. Su fondo se compone de 67
cajas y 3 libros, que incluyen documentos de entre los años 1982 al 2006. Los fondos
permanecieron en la sede de la asociación situada en Calle del Coso, 112, hasta su
posterior transferencia al Archivo. Ingresaron en el año 2012 mediante un contrato
de comodato con el Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte
del Gobierno de Aragón.
Se trata de un fondo en buen estado de conservación, y ya clasificado en series
por la propia asociación, que entregó una relación de entrega en un documento de

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Microsoft Excel. Estas series se denominaban Libros de actas, Contabilidad, Nabata,


Presidencia, Enseñanza, Animación y actividad, Comunicación y prensa, Secretaría
y Correspondencia.
Se respetó el principio de procedencia y sus derivados, por lo que no se alteró la
organización dada por el organismo productor. Tras estudiar la historia, la documen-
tación y la relación de entrega de la asociación, se realizaron tareas de descripción a
nivel de fondo y serie utilizando la norma ISAD (G) y de descripción de autoridad
del productor con la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Ar-
chivos (ARANOR). Una vez revisadas, se transfirieron al programa Archivo3000.
Otras de las actividades que se realizaron sobre el fondo fueron la retirada de grapas

Imagen 1. Noticia de Ligallo en DARA.

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y clips de la documentación, su traslado a cajas nuevas y su difusión a través del blog


de DARA1.
5. CONCLUSIONES
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales se caracterizan por su diver-
sidad, tanto en su tipología documental como en su volumen. Nos encontramos ante
archivos con documentación en soporte físico y digital, de difícil normalización, con
tendencia a la dispersión de los fondos, sin instrumentos de control, que trabajan con
escasos recursos y sin la recomendación de un profesional. En definitiva, son fondos
en su mayoría sin instrumentos de control y sin normas de organización, conserva-
ción, consulta y acceso.
Hay que indicar que no en todas las ONG sería necesario contratar a una persona
titulada en Información y Documentación, como es el caso de organizaciones con
poco volumen documental, y de tamaño reducido. Sin embargo, de las organizacio-
nes entrevistadas, las organizaciones con mayor volumen documental en papel son
las que más han comentado la necesidad de disponer de instrucciones o de guías para
organizar y describir su documentación, por lo que la contratación de un profesional
mejoraría su situación notablemente.
Uno de los mayores retos es el desarrollo o la adaptación de una serie de reco-
mendaciones o guías para la identificación, conservación, organización, descripción
y acceso para este tipo de archivos. La normalización es necesaria, pero es necesario
que esas normas sean flexibles y adaptables al contexto de cada organización.
Se observa una ausencia de normas de conservación, instalación, almacenamiento
y consulta, debido a la falta de conocimientos del personal que se encarga del archivo
y a la falta de recursos económicos y materiales. Además, es necesario crear proyectos
de digitalización que ayuden a preservar la documentación, sin que ello sustituya la
creación de estas normas.
Se distinguen clasificaciones híbridas entre materia y funciones; y la mayoritaria
es la ordenación cronológica. La doctrina archivística indica que lo correcto es clasi-
ficar por función atendiendo a las actividades básicas que se desarrollan, por lo que
sería necesario definir si los criterios de organización por fecha o por materia son
adecuados para este tipo de entidades. Excepto en las organizaciones en las que se
encarga del archivo una persona con conocimientos de archivística, no se realizan ac-
tividades de descripción y no se conoce ninguna norma de descripción documental.

1. <http://dara-documentos-y-archivos-de-aragon.blogspot.com/2018/04/la-lengua-aragonesa-en-
los-archivos.html>.

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Desde el punto de vista archivístico, las fotografías y videos son la documenta-


ción más vulnerable en estas organizaciones. Tanto en soporte físico, cuya delicadeza
implica unas normas de preservación y conservación más estrictas que, al menos en
el caso de las organizaciones entrevistadas, no se dan; como en soporte digital, cuyo
volumen impide su correcta descripción y ordenación, de manera que se convier-
ten en documentación imposible de recuperar. Además, la consciente o inconsciente
marginación por parte de sus productores, al no percibirlas como parte de su archivo,
solo agrava su situación.
La transferencia de fondos a un archivo público no se plantea, ya sea por desco-
nocimiento de que se pueda realizar, o porque se considera que sus fondos no tienen
interés suficiente. Además, existe un gran desconocimiento sobre el acceso por parte
de estas organizaciones, hasta el punto de que ni siquiera se habían planteado que
alguien de fuera de la entidad pudiera solicitar la consulta de su archivo. Por lo tanto,
no llama la atención que, a pesar de que la presencia de ONG en Aragón está muy
extendida, existe una escasa representación de estos fondos en el Sistema de Archivos
de Aragón, siendo los mayoritarios los fondos de ONG de carácter cultural, como es
el caso del Ligallo de Fablans de l´Aragonés.
Se propone que los archivos públicos tienen ante estos fondos un nuevo ámbito
de acción, que puede ir desde el asesoramiento, la realización de campañas de con-
cienciación y programas de rescate que den lugar a la transferencia y depósito de estos
fondos, lo que permitiría salvaguardar la memoria de estas organizaciones. Además,
sería necesario diseñar proyectos de identificación, recuperación, conservación y or-
ganización de fondos de ONG en Aragón que permitan salvaguardar y difundir la
memoria de estas organizaciones. Por último, establecer redes de apoyo entre aquellas
personas que se encargan de este tipo de archivos es esencial para crear un sentimien-
to de “grupo” y optimizar los escasos recursos de estas organizaciones.
Para finalizar, de cara a futuras investigaciones, se deben mencionar algunas limi-
taciones de este trabajo. En primer lugar, destacan las relacionadas con la selección de
una muestra no representativa y escogida de manera no aleatoria, utilizando única-
mente un directorio de asociaciones de utilidad pública. Además, para la entrevista
se escogieron algunas asociaciones que se habían ofrecido, lo cual puede sesgar los
resultados. Por último, hay que tener en cuenta que puede haber asociaciones “invisi-
bles” al no ser obligatorio registrarse para constituirse como asociación. Es necesario
perfilar mejor los criterios de selección de los informantes.
En base a los resultados obtenidos, sería necesario perfilar, profundizar y reformu-
lar algunas preguntas del cuestionario y de la entrevista. Por ejemplo, sería interesan-
te definir, en el caso de que se llevara a cabo un proyecto de reunión, organización,

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descripción, y conservación, qué considerarían las organizaciones como prioritario a


realizar en su archivo.
El deseo de los participantes de cumplir con las expectativas del entrevistador
debe ser tenido en cuenta en futuras aproximaciones. Además, el uso de diferentes
técnicas de recogida de información puede presentar una serie de sesgos o tendencias,
como el querer reforzar los resultados obtenidos con la técnica anterior.
6. RECURSOS DOCUMENTALES
Agrupación Artística Aragonesa (2018), Bienvenidos, Disponible en: <http://www.
laagrupacion.net/> [consulta: 10/05/2018]
Amics de Nonasp (2018), Bienvenidos, Disponible en: <http://www.amicsdeno-
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ña, Disponible en: <https://goo.gl/TAfkqc [consulta: 24/04/2018]>.
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calamocha.es/wp-content/uploads/sites/24/2015/12/FONDOS.pdf> [consulta:
09/06/2018].
Asociación Oscense Pro- Salud Mental (2018), Quiénes somos, Disponible en :
<http://asapme.blogspot.com.es/p/inicio.html> [consulta: 10/05/2018].
Ayuntamiento de Binéfar (2018), Archivo Municipal de Binéfar, Disponible en:
<https://www.binefar.es/areas-ayuntamiento/archivo-municipal-1> [consulta:
29/05/2018].
Ayuntamiento de Huesca (2018), Asociaciones vecinales, Disponible en: <http://
www.huesca.es/areas/huesca-participa/asociaciones-vecinales/>[consulta:
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goo.gl/1Hmq39> [consulta: 08/06/2018].
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www.zaragoza.es/ciudadania/gobierno-abierto/participar/buscar_Asociacion>
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Comité de Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (2000),
ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid:
Subdirección de los Archivos Estatales.
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home/> [consulta: 24/04/2018].

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246 Tamara Morte Nadal

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(2011), Los Archivos de las ONG’s: una memoria para compartir. Guía práctica
en 60 preguntas, Disponible en: <https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_
NGO-archives_ES.pdf> [consulta: 06/02/2018].

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ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 247

De Marchis, Giorgio P. (2012), “La validez externa de las encuestas en la “web”. Ame-
nazas y su control”, Estudios sobre el Mensaje Periodístico [en línea], vol. 18. Dis-
ponible en: <http://revistas.ucm.es/index.php/ESMP/article/view/40980/39231>
[consulta: 12/06/2018].
Departamento de Educación, Cultura y Deporte. Gobierno de Aragón (2018), Ar-
chivos Históricos Provinciales. Disponible en: <http://www.patrimoniocultural-
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González-Teruel, Aurora; Barrios Cerrejón, Maite (2012), Métodos y técnicas para
la investigación del comportamiento informacional. Fundamentos y nuevos de-
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Mcmurray, Matthew (2014), Charity Archives in the 21st Century. Disponible en:
<https://www.royalvoluntaryservice.org.uk/Uploads/Documents/Our impact/Char-
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DEBATE FINAL Y CONCLUSIÓN

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UNA PROFESIÓN AL SERVICIO DE TODOS.
LOS RETOS DE UNA NUEVA DIMENSIÓN
DEL SERVICIO Y DE SUS USUARIOS
Rafael Martínez Ramos

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CRÉDITOS
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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 253-269

UNA PROFESIÓN AL SERVICIO DE TODOS. LOS RE-


TOS DE UNA NUEVA DIMENSIÓN DEL SERVICIO Y DE
SUS USUARIOS
A PROFESSION AT EVERYONE’S SERVICE. THE CHA-
LLENGES OF A NEW DIMENSION OF THE SERVICE
AND ITS USERS
Rafael Martínez Ramos
Archivero-Jefe de Sección de Archivo del Servicio de Archivo y Publicaciones
de la Diputación Provincial de Sevilla
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 12/02/2019
Aceptado: 25/02/2019

Resumen:
La nueva sociedad de la información y el conocimiento aboca a los archivos a un servicio
de información cada vez más intenso, en volumen y en calidad, a un público creciente según
unos requisitos técnicos y tecnológicos en similar progresión. Para responder a estos retos
los archiveros dependen de medios y herramientas específicos cuyo diseño suele escapar a
su ámbito de decisión. La presencia de los archiveros en espacios de cooperación profesional
interinstitucional e intersectorial nacionales e internacionales es una alternativa para hacer lle-
gar su voz a las instancias responsables de facilitar los medios tecnológicos que nos permitan
mantener servicios en línea con las exigencias del mundo actual.
A las necesidades tecnológicas se suman las organizativas, en cuanto que las instituciones
productoras de documentos habrán de introducir en sus estructuras las modificaciones nece-
sarias para un ejercicio más eficaz de las funciones de gestión documental.
Palabras clave:
archiveros-grupos de trabajo; archiveros-plantillas de personal; descripción archivística
normalizada; plataformas, aplicaciones y soluciones tecnológicas (gestión de documentos-
administración electrónica); usuarios de archivos; servicios de archivo – redimensionamiento.

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254 Rafael Martínez Ramos

Abstract:
The new information and knowledge society implies that the archives need to provide a
service as intense as never before, in volume and quality, to an increasing public, according to
sets of technical requisites progressing in the same direction. In order to provide an answer to
these challenges, the archivists are dependent on specific tools and resources for which their
designs fail to be usually included within their regular scope of decision. The presence of
archivists in national and international collaboration environments constitutes an alternative
path to make their voices heard by the authorities responsible for facilitating the technolog-
ical resources which would allow us to keep services according to the requirements of the
modern world.
Organizational needs are added to the technological requirements, as the document pro-
ducing institutions will need to include in their structures the necessary modifications for a
more efficient application of the functions involving document management.
Keywords:
archivists-working groups; archivists-workforce; description of normalised archival; plat-
forms, applications and technological solutions (document management-electronic adminis-
tration); archive users; archive service – redimensioning.

El advenimiento del nuevo marco tecnológico al mundo del servicio de los ar-
chivos junto a la creciente aparición de nuevas exigencias sociales, políticas y legales
en transparencia, acceso y reutilización de la información pública contenida en los
documentos de archivo se traduce en una extraordinaria dilatación del ámbito espa-
cial o geográfico de su prestación, así como en un redimensionamiento del concepto
tradicional de usuario de estos servicios y en una mayor complejidad de las decisiones
y operaciones necesarias para la prestación del servicio (pensemos, por ejemplo, en
la necesidad de aplicar procesos, dificultosos a veces, que permitan el acceso parcial
a determinados (documentos valorados como de acceso restringido), como la anoni-
mización de datos personales1 protegidos o la visualización limitada, así como para
dar cumplimiento a las obligaciones de publicidad activa en aplicación de las leyes
de transparencia2 o de reutilización de la información del sector público3. Es decir, si
hasta ayer los servicios de archivo estaban enfocados predominantemente a la aten-
ción directa a un usuario presencial en la sala de consulta seguidos, a cierta distancia

1.  Agencia Española de Protección de Datos. Orientaciones y procedimientos de anonimización de


datos personales. 2016. <http://www.aepd.es/media/guias/guia-orientaciones-procedimientos-anoni-
mizacion.pdf [consulta: 24/01/2019>].
2.  Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de transparencia, accesos a la información pública y buen gobierno
(BOE de 10-12-2013), artº. 15, 4 y 16 y capítulo 2.
3.  Ley 37/2007 de 16 de noviembre de Reutilización de la información del sector público (BOE núm.
276 de 17-11-2007).

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 255

en cuanto a porcentajes y frecuencia, de los de orientación, información, referencia


o reprografía para usuarios no presenciales a través de los sistemas de comunicación
habituales (correo postal, servicio telefónico, correo electrónico …), estamos pasan-
do ahora a un nuevo escenario de proporciones casi ilimitadas orientado a la atención
a cualquier persona, de cualquier perfil social, cultural o profesional, en cualquier
lugar del mundo y, casi, en cualquier momento, que disponga de acceso a internet.
Podremos suministrar a todas estas personas información sobre los documentos y su
contexto, así como reproducciones digitales de los mismos, incluso de forma inme-
diata o automática en muchas ocasiones y, en atención tanto de sus propias deman-
das como por nuestras propias auto-exigencias de calidad, nos veremos motivados sin
duda a procurar brindarles una información de la mayor utilidad posible para ellos,
es decir, de cuanta amplitud o extensión, comprensibilidad, compatibilidad o capa-
cidad de reutilización requieran dependiendo de sus respectivos perfiles formativos,
culturales, científicos, sociales o personales. Aunque lógicamente toda la información
debe estar disponible en principio para cualquier usuario que la requiera, no todos
nos demandan la misma cantidad de información archivística sobre el objeto de su
consulta. Quizás a una mayoría de usuarios le bastará con obtener una imagen del
documento con algunos de sus datos descriptivos fundamentales (fecha, título, tal
vez procedencia…), pero otros querrán conocer la descripción total del documento
y de su contexto de producción, sus relaciones con otros documentos, con publica-
ciones… De ahí que entre el hecho de facilitar la difusión o contar con la inmediata
disponibilidad en internet de imágenes digitales de documentos singulares o curiosos
brevemente reseñados, lo que puede satisfacer sin duda a los sectores más amplios del
público en general, y el de hacerlo con la totalidad de las descripciones archivísticas
de nuestros fondos y colecciones de forma normalizada y desde la orientación mul-
tinivel y multientidad, que será sin duda de la mayor estimación por investigadores
y profesionales especializados, se abre un amplio abanico de posibilidades, de las que
ninguna de ellas debería sustraerse a ningún usuario en los medios disponibles para
estos servicios, pues aunque una información divulgativa sencilla y escueta resultará
más atractiva para la población en general, no sería de recibo limitar nuestra oferta
exclusivamente a la demanda del gran público postergando la dimensión de nuestros
archivos y documentos como fuentes de investigación científica e histórica del más
alto nivel. El portal de los archivos estatales españoles PARES es sin duda un exce-
lente referente de cómo facilitar una información archivística del mayor alcance y
rigor profesional a través de internet4. Atom, aplicación informática de descripción
archivística promovida y desarrollada bajo los auspicios del Consejo Internacional
de Archivos permite presentar la información de los documentos incluso junto a las

4.  PARES. Portal de Archivos Españoles. Ministerio de Cultura y Deporte. <https://www.mecd.gob.


es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/portal-de-archivos-espanoles-pares.html> [consulta: 20/01/2019].

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256 Rafael Martínez Ramos

imágenes digitales de los mismos así como sobre su contexto de producción en un


formato multientidad y multinivel plenamente interrelacionado según las normas
internacionales de descripción archivística ISAD(g), ISAAR (cpf ), ISDF e ISDIAH,
permitiendo al usuario la navegación entre las entidades y niveles relacionados.5
Para poder ofrecer unos servicios de información de tal envergadura, hemos
de atender irremisiblemente a los requisitos técnicos y conceptuales de interope-
rabilidad de la información, incluyendo su expresión normalizada. En todo ello
adquiere singular protagonismo y relevancia la nueva descripción archivística nor-
malizada, cuyos más relevantes exponentes lo constituyen sin duda el conjunto de
estándares NEDA6 y el, aún proyecto, Records in Context del Consejo Internacio-
nal de Archivos7.
LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS INSTITUCIONALES
Pero nuestra capacidad de prestar unos servicios de archivo de semejante nivel y
alcance dependerá del marco organizativo y tecnológico concreto de las propias ins-
tituciones o administraciones en que nos incardinamos. Respecto al segundo de ellos,
en líneas generales, en el ámbito de la administración electrónica, está conformado
actualmente por plataformas, aplicaciones y soluciones facilitadas por la Administra-
ción General del Estado (Archive), las comunidades autónomas (@rchiva en Anda-
lucía, i-Arxiu en Cataluña…) o por las que pueden encontrarse en el mercado de la
mano de grandes empresas de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
En menor medida, algunas instituciones contarán con soluciones propias diseñadas
y desarrolladas por los servicios informáticos de la institución. Estas dos últimas
opciones están seriamente condicionadas por requisitos y limitaciones legales restric-
tivas de opciones tecnológicas alternativas a las ofrecidas por las plataformas públicas
estatales que impliquen unos costes económicos importantes o poco sostenibles8.

5.  Artefactual Systems. Acces to Memory. Atom. <https://www.accesstomemory.org/es/ [consulta:


29/01/2019]>.
6.  Ministerio de Cultura y Deporte. Estándares NEDA. <http://www.culturaydeporte.gob.es/cultu-
ra/areas/archivos/mc/cneda/documentacion/normas.html> [consulta: 15/01/2019].
7.  ICA Congress Records in Contexts (RiC): a standard for archival description developed by the
ICA Experts Group on Archival Description, Daniel PITTI, Bill STOCKTING, Florence CLAVAUD.
<https://www.ica.org/en/records-in-contexts-ric-a-standard-for-archival-description-presentation-con-
gress-2016> [consulta: 15/01/2019].
8.  Ley 39/2015 Procedimiento Administrativo Común para las Administraciones Públicas. Disposi-
ción adicional 2ª: (…) Las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán adherirse voluntaria-
mente y a través de medios electrónicos a las plataformas y registros establecidos al efecto por la Administración
General del Estado. Su no adhesión, deberá justificarse en términos de eficiencia conforme al artículo 7 de la
Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera. En el caso
que una Comunidad Autónoma o una Entidad Local justifique ante el Ministerio de Hacienda y Adminis-

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 257

En muchos casos los archiveros vamos a encontrarnos por tanto con que nos
llegan soluciones que traen incorporadas ya, “de fábrica”, criterios y decisiones que
competen a las funciones propias de la Archivística y cuyas posibilidades de modi-
ficación o desarrollo en respuesta a nuestros criterios, aspiraciones o necesidades,
justamente las de los profesionales competentes para el ejercicio de dichas funciones,
resulten limitadas, escasas o que requieran de esfuerzos o costes económicos tales que
las posibilidades de afrontarlos para muchos centros acaben resultando muy escasas
si no directamente nulas.
Así por ejemplo, no es raro encontrar soluciones configuradas según enfoques
meramente docucéntricos o monoentidad, ignorando o renunciando de entrada a
facilitar cualquier respuesta nada menos que a la nueva dimensión multientidad de la
descripción archivística que se ha venido conformando por el conjunto de normas de
descripción aprobadas hasta ahora por el Consejo Internacional de Archivos y prota-
gonista destacada en el Modelo Conceptual C-NEDA, en el proyecto ICA “Records
in Context” e incluso recogido en la propia Guía de aplicación de la Norma Técnica
de Interoperabilidad Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministe-
rio de Hacienda y Administraciones Públicas y el esquema de metadatos eEMGDE
anejo a dicho documento9. Las funcionalidades de búsqueda y recuperación de do-
cumentos incorporadas en muchas soluciones resultan a veces insuficientes para su
uso como herramientas de generación de los instrumentos de control, de difusión o
descripción10 habituales de probada utilidad y necesidad como soporte de muchos de
los procesos de gestión documental en los centros. La desatención o falta de respuesta
a requisitos, instrumentos o funcionalidades propias de un Sistema de Gestión de
Documentos Moreq11 no es infrecuente en la oferta habitual.

traciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente, de acuerdo con los criterios previstos
en el párrafo anterior, y opte por mantener su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones
deberán garantizar que éste cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esque-
ma Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad
informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones
que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.
9.  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad Política de Gestión de Documen-
tos. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Guía de aplicación de la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. Madrid: Ministerio de Hacienda
y Administraciones Públicas. 2ª edición electrónica: julio de 2016. <https://administracionelectronica.
gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interope-
rabilidad.html#POLITICAGESTION> [consulta: 17/01/2019].
10.  REQUEJO ZALAMA 2015, p. 31-32; MOYANO COLLADO 2013.
11.  MoReq 2010. Modular Requirements for Records Systems. Volume 1 Core Services & Plug-
in Modules Version 1.1. DLM Forum Foundation. <http://moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_
en.pdf> [consulta: 17/01/2019].

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258 Rafael Martínez Ramos

La participación de los archiveros en los procesos para la toma de decisiones res-


pecto a la adopción o en el diseño de soluciones tecnológicas para la gestión do-
cumental en las instituciones resulta lógicamente la única estrategia para que sean
tomadas en consideración las opciones más conformes con los requisitos archivísticos
que permitirán garantizar la mayor interoperabilidad y normalización de los resul-
tados. La nueva concepción de la gestión documental como actividad de carácter
transversal y compartida por los máximos responsables de las instituciones, los de
la tramitación administrativa, los de las tecnologías de la información y los de la
propia gestión documental, preconizada en ISO 1548912, recogida en la propia ley
7/2011 de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía13 o en la
citada Norma Técnica de Interoperabilidad sobre Política de Gestión de Documen-
tos14 aporta sin duda un enfoque plenamente necesario, sin duda ineludible, para
garantizar la mejor y más eficaz gestión documental en cualquier entidad. A pesar de
ello, no ha sido inusual que en muchas instituciones se hayan organizado comités,
comisiones, grupos de trabajo o encuentros multisectoriales para la implantación de
la administración electrónica en las que se ha relegado a los archiveros a un papel
escasamente relevante, meramente testimonial (“convidados de piedra”) o, incluso,
a prescindir abiertamente de su presencia, viéndose así usurpadas funciones pro-
pias, identificativas y características de la profesión por parte de representantes de
otros colectivos, normalmente carentes del adecuado conocimiento de la disciplina
archivística y de cuantas normas técnicas nacionales e internacionales garantizan la
eficacia y calidad de las actuaciones en su aplicación práctica. La reciente aproba-
ción del decreto 128/201815 que atribuye la superior dirección de los archivos de las
administraciones locales a los funcionarios de administración local con habilitación
de carácter nacional tampoco favorece precisamente la posición de los archiveros en
estos procesos.

12.  UNE_ISO 15489-1 2016, pp. 15 y 16.


13.  Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía
(BOJA núm. 222 de 11-11-2011), artículos 2, m; 53 y 56,1 y 2.
14.  Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que
se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (BOE
núm. 178 de 26-07-2012).
15.  Real Decreto 128/2018 de 16 de marzo Régimen jurídico de los funcionarios de Administración
Local con habilitación de carácter nacional. BOE núm. 67, de 17 de marzo de 2018.

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 259

FUNCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁMBITO SUPRAINS-


TITUCIONAL. LA COOPERACIÓN EN LA COMUNIDAD PROFESIO-
NAL ARCHIVÍSTICA
Por el contrario, la voz de los profesionales de archivo podrá oírse con mayor
repercusión si surge de ámbitos de encuentro interinstitucionales con una participa-
ción en términos de número y variedad suficientes para reconocérsele un mínimo de
representatividad. Hay que recordar aquellos surgidos de la iniciativa de los propios
archiveros, como la Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local16, el grupo
de archiveros municipales de diputaciones, consejos insulares y cabildos 17, el Grupo
de Archiveros Municipales de Madrid18. Las asociaciones profesionales de archiveros
también tienen un importante papel que jugar en el fomento de grupos de trabajo
profesionales que generen peticiones, reivindicaciones o propuestas dirigidas a las
instituciones competentes, a las propias administraciones o a los colectivos profe-
sionales de los sectores implicados. Sin duda es también aquí plenamente necesaria
la iniciativa o la colaboración de las instituciones que lideran sistemas archivísticos,
estatales y autonómicos, para promover estos u otros ámbitos de encuentro profe-
sional, multisectorial o interinstitucional, apoyarlos, asumir los contenidos de sus
documentos consensuados o a respaldarlos ante las instancias decisorias pertinentes
en cada caso en todo aquello que se estimara posible o razonable.
Especialmente importante será la presencia de representantes de estos grupos
profesionales en grupos de asesoramiento oficial a los organismos competentes en
administraciones públicas, en administración electrónica o en políticas archivísti-
cas, como los consejos, comités, comisiones o grupos de trabajo multisectoriales y
multiinstitucionales que se ponen en marcha en los ámbitos internacional o estatal
y dan cabida a la participación de representantes de nuestra profesión, generando
documentos o referencias técnicas que habrán de ser de obligada referencia de cara al
diseño de las plataformas y aplicaciones que hayan de responder a las necesidades de
la tramitación, de la gestión de los documentos y de los archivos electrónicos.
Así, en la Administración General del Estado, la Comisión Sectorial para la
Administración Electrónica19, regulada por la disposición adicional novena de la Ley

16.  Ayuntamiento de San Sebastián de Los Reyes. Archivo Municipal. Mesa de Trabajo de Archi-
vos de Administración Local <http://www.ssreyes.org/es/portal.do?IDM=142&NM=3> [consulta:
07/01/2019].
17.  Grupo de trabajo de archiveros de diputaciones, consejos insulares y cabildos. <http://www.archi-
verosdiputaciones.com/actas-de-las-reuniones/> [consulta: 07/01/2019].
18. <https://sites.google.com/site/archiverosmunicipalesdemadrid/home> [consulta: 07/01/2019].
19.  Órgano técnico presidido por el Secretario General de Administración Digital del Ministerio de
Política Territorial y Función Pública para la cooperación de la Administración General del Estado, de

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260 Rafael Martínez Ramos

40/2015 de Régimen Jurídico de las Administraciones Pública, cuyo apartado 3 contempla


que “cuando por razón de las materias tratadas resulte de interés, podrá invitarse a las
organizaciones, corporaciones o agentes sociales que se estime conveniente en cada caso
a participar en las deliberaciones de la Comisión Sectorial”. La comisión integra trece
grupos de trabajo, entre ellos, desde enero de 2016, el Grupo de Trabajo para el Do-
cumento, Expediente y Archivo Electrónicos, del que forman parte archiveros y personal del
mundo de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), de 15 comunidades
autónomas, la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), la Conferencia de
Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), la Conferencia de Archiveros de Universida-
des Española (CAU) y, por parte de la Administración General del Estado, con representantes
de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos , de la Subdirección
General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y de los
archivos centrales y de la Dirección de Tecnologías de Información y las Comunicaciones del
Ministerio de Hacienda. El Grupo de trabajo alberga un foro para el documento electró-
nico20 abierto a la participación de cualquier profesional interesado.
Podemos también mencionar la iniciativa de la comisión CNEDA, el grupo de
trabajo adscrito al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para asesoramiento
a dicho ministerio en el desarrollo y actualización de las Normas Españolas de Des-
cripción Archivística21, cuando en 2016 abriera un plazo público para la presentación
de aportaciones y observaciones por cualquier institución archivística o profesional al
borrador de la última versión del Modelo Conceptual de Descripción Archivística22.
Se repitió el proceso en enero de 2018 en relación con el borrador del NEDA-Req:
Datos básicos para describir documentos de archivo, agentes y funciones publicado
en 201823.
En Andalucía, el proyecto Modelo de Ayuntamiento Digital (MOAD)24 de la
Consejería de Empleo, Comercio y Empresa, junto a la de Presidencia, Administra-

las administraciones de las comunidades autónomas y de las entidades que integran la administración
local en materia de administración electrónica. Regulado por la Disposición adicional novena de la Ley
40/2015 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas.
20.  Comisión Sectorial para la Administración Electrónica. Foro para el documento electrónico.
<https://administracionelectronica.gob.es/comunidades> [consulta: 05/01/2019].
21.  CNEDA <http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/presentacion.
html> [consulta: 05/01/2019].
22.  GALLO SANTAMARÍA 2006.
23.  NEDA-Req: Datos básicos para describir documentos de archivo, agentes y funciones. Ministerio
de Cultura y Deporte, 2018. <http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/do-
cumentacion/normas/neda-req.html> [consulta: 15/01/2019].
24.  Junta de Andalucía. Consejería de Empleo, Empresa y Comercio. MOAD <https://www.junta-
deandalucia.es/organismos/empleoempresaycomercio/areas/tic-telecomunicaciones/administraciones-

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 261

ción y Memoria Democrática, con participación de cinco diputaciones andaluzas y la


Federación Andaluza de Municipios y Provincias (FAMP), ha sido impulsado como
una plataforma de tramitación electrónica para las entidades de la administración lo-
cal en Abdalucía que se complementará con un catálogo de procedimientos, CEP@L
y una aplicación soporte de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Para la
adjudicación y seguimiento de la ejecución del contrato de diseño implantación de
dicho catálogo se designó un comité multisectorial de expertos con presencia de los
archiveros.
Las orientaciones y normas técnicas emanadas de los organismos internacionales
han de ser referencia obligada en el diseño de soluciones de gestión de documentos
y archivo electrónico. Es de crucial importancia que los archiveros explotemos las
formas y canales de participación que estos mismos organismos nos ofrezcan, e in-
cluso haciéndoles llegar, por cualquier vía apropiada al caso, nuestras necesidades y
criterios puntuales sobre los asuntos que nos afectan en relación con las funciones,
actividades, decisiones y documentos técnicos generados por dichos organismos. El
Consejo Internacional de Archivos (ICA)25, pongamos por caso, admite como miem-
bro de categoría B a “toda institución que reagrupe a personas físicas o morales con un
interés profesional en la administración o en la conservación de documentos y archivos, o
en la formación inicial y continua de los archivistas”, ofreciéndole, entre otros servicios
la posibilidad de:
• Participar en los grupos de trabajo del ICA.
• Debatir y compartir ideas con profesionales de otros archivos en el mundo
gracias a los foros de discusión del ICA.
• Trabajar en proyectos del ICA en el espacio miembros del sitio web del ICA.
A su vez, toda persona miembro o antiguo miembro del personal de una institución
archivística, de un servicio de archivos o de un centro de formación inicial o continua de
archivistas puede inscribirse como miembro de categoría D, con lo que tendrá a su
disposición:
• Participar en los grupos de trabajo del ICA.
• Convertirse automáticamente en miembro de su rama regional.
• Tener la posibilidad de reunirse gratuitamente con una de las 13 secciones
(vínculo) que tratan cuestiones profesionales tan diversas como los archivos
municipales o la formación profesional.

locales/paginas/moad.html> [consulta: 07/01/2019]


25.  International Council on Archives. <https://www.ica.org/en/international-council-archives>
[consulta: 04/01/2019].

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262 Rafael Martínez Ramos

• Poder debatir y compartir ideas con otros profesionales de los archivos en el


mundo, gracias a los foros de discusión del ICA.
• Poder trabajar en proyectos del ICA en el espacio miembros del sitio web del
ICA.
El ICA reconoce para todos sus miembros el derecho a la misma consideración,
aportándoles “el beneficio de su pertenencia a una auténtica red internacional”26 de
reconocido prestigio e influencia, donde pueden, entre otras cosas, realizar intercam-
bios, buscar apoyos y reforzar el lugar de los archivos en la comunidad internacional.
Muchas de las asociaciones profesionales de archiveros en España son actualmente
miembros del ICA (categoría B): como la Asociación de Archiveros, Bibliotecarios,
Museólogos y Documentalistas (ANABAD), la Coordinadora de Asociaciones de
Archiveros (CAA), la Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblio-
teconomía, Documentación y Museística (FESABID), Archiveros Españoles en la
Función Pública (AEFP), la Asociación de Archiveros de Andalucía (AAA) y hasta
un total de doce asociaciones profesionales de archiveros.
El Organismo Internacional de Normalización “ISO”27, sostiene el Comité Téc-
nico ISO/TC46 de Información y documentación, en cuyo Subcomité 11, Archives
and records management, está representado nuestro país a través de la Asociación
Española de Normalización, UNE, organismo legalmente responsable del desarrollo
de estándares en España. En principio, UNE declara que, por su carácter asociativo,
cualquier entidad y persona física o jurídica, pública o privada, que tenga interés en el
desarrollo de la normalización puede ser miembro de la Asociación Española de Nor-
malización, UNE. Entre las actividades previstas en sus estatutos para llevar a cabo
sus fines figura la de “Permitir el acceso a los proyectos de normas nacionales a todas las
partes interesadas para que tengan la oportunidad de presentar comentarios u objeciones
a los mismos” (artículo 6, j)28, ofreciendo a todos sus miembros e incluso al público
en general la posibilidad de colaborar en diferentes grados y formas en el desarrollo
de las normas técnicas sobre las que trabajan. Actualmente figuran entre sus más de
540 miembros, las principales empresas y asociaciones empresariales de España y una
buena representación de administraciones públicas de todos los niveles.

26.  International Council on Archives. ICA. <https://www.ica.org/es/get-involved/es/forme-parte-


del-consejo-internacional-de-archivos> [consulta: 04/01/2019].
27.  ISO. International Organization for Standarization. <https://www.iso.org/home.html> [consulta:
04/01/2019].
28.  UNE Asociación Española de Normalización. Estatutos. Texto aprobado por la Asamblea General
Extraordinaria del 27 de abril de 2016. <https://www.une.org/normalizacion_documentos/Estatutos>
[consulta : 04/01/2019]

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 263

En el ámbito de la Unión Europea, el Ministerio de Hacienda y Administraciones


Públicas representa a nuestro país en el desarrollo de E-ARK, el proyecto de Archivo
electrónico de la Comisión Europea. No deja de resultar, cuando menos, llamativo
que las instituciones que representen en este foro a otros países europeos29 sean, a
diferencia del caso español, los propios archivos nacionales (Dinamarca, Noruega,
Estonia, Eslovenia), centros universitarios (Brighton, la institución responsable de
la coordinación del proyecto, y Colonia) o colectivos que agrupan principalmente
centros archivísticos, bibliotecarios y universitarios, como en el caso de la Digital
Preservation Coalition, en el Reino Unido, entidad en la que participan los National
Archives, el Public Record Office, la British Library, las universidades de Oxford,
Cambridge, Londres, Sheffield, Glasgow, junto a otros instituciones como el Banco
de Inglaterra o el Banco Central Europeo.
En definitiva, se trata de la necesidad de concienciar a la comunidad archivística
de la importancia de hacer oír la voz de los archiveros en ámbitos de participación
interinstitucional como los citados, ya sea reclamando y promoviendo la presencia en
ellos de representantes de sus grupos de trabajo, asociaciones, etc. (¿tenemos que es-
perar a que nos inviten?), ya explotando las vías de participación que estas entidades
multisectoriales, nacionales o internacionales faciliten, ya remitiéndoles formalmente
cuantas peticiones, reclamaciones o sugerencias se estimen necesarias (recordarles
que existimos), de manera que puedan ser adecuadamente conocidas por los or-
ganismos y sus diferentes comités técnicos o de asesoramiento competentes en el
diseño o elaboración de normas técnicas o administrativas obligatorias o de singular
referencia para la gestión documental y archivo de los documentos administrativos
electrónicos, o responsables del diseño, implantación, mantenimiento o distribución
de las plataformas, aplicaciones o soluciones tecnológicas destinadas a darle soporte.
La integración de archiveros en estos comités multisectoriales o su participación
regular en las actividades de los mismos no habría de entenderse solo como una
comunicación unidireccional, es decir, no solo como remisión a estas entidades de
los criterios y punto de vista de los archiveros, sino como un auténtico espacio de
interactuación y diálogo intersectorial en el que los archiveros verán enriquecido sin
duda sus conocimientos y su valoración de todos los aspectos e implicaciones de la
actuación administrativa en formato electrónico en relación con la gestión de do-
cumentos, alcances, dificultades, limitaciones, posibilidades a corto, medio o largo
plazo respecto a las herramientas disponibles, de los planes, programas y procesos y
estrategias para su implantación en los diferentes ámbitos geográficos, administrati-
vos o institucionales afectados, sobre las posibilidades de automatización de procesos

29.  E-ARK. A European Showcase Project. <http://www.eark-project.com/partners-1> [consul-


ta:17/01/2019].

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de gestión documental, de generación, representación o modificaciones previsibles


en sus instrumentos específicos (de descripción, control, difusión...), de forma que
las aportaciones del sector archivístico puedan enfocarse oportuna y ajustadamente
respecto a las diferentes problemáticas a resolver en cada momento del proceso.
En cuanto a las propias administraciones y organismos que han de llevar a cabo la
gestión documental en el ejercicio ordinario de sus funciones administrativas o servi-
cios, los grupos de archiveros pueden servir de valioso apoyo a sus profesionales con
documentos que, complementariamente a las normas legales o técnicas aplicables,
sirvan de orientación sobre los criterios y requisitos a considerar a la hora de tener
que decantarse entre las diferentes soluciones disponibles, ya sean las facilitadas por el
sector público, ya las ofrecidas en el mercado por empresas técnicas especializadas del
sector TIC. Sería en este sentido de extraordinaria utilidad la inclusión sistemática de
los criterios recomendados por estos grupos de trabajo en los textos de las políticas de
gestión de documentos a aprobar30 y, especialmente, en los pliegos de prescripciones
técnicas oficiales para la contratación de dichas soluciones y servicios tecnológicos.
La dependencia del desarrollo de actividades y procesos archivísticos o de gestión
documental de sofisticadas herramientas y aplicaciones tecnológicas en el nuevo con-
texto del mundo digital no puede conllevar la pérdida de competencias profesionales
fundamentales y distintivas de los archiveros en favor de otros sectores profesionales,
ni el hecho de que dichas soluciones vengan facilitadas desde ámbitos superiores o
más amplios de decisión debe impedir la participación de la comunidad profesional
en un proceso cuyos resultados van a determinar en un grado casi absoluto las for-
mas, características, calidad y eficacia de sus actividades profesionales. Tampoco la
participación de un reducido, por más selecto y exquisito que resulte, grupo de ex-
pertos profesionales en los diferentes comités técnicos asesores debe ser incompatible
con el mantenimiento de cauces de comunicación y participación del conjunto de
la comunidad profesional que permitan, en mayor o menor grado, la presencia de
todos los profesionales como parte importante del grupo de personas principalmente
afectadas por las decisiones finales que se adopten en tan crucial y complejo terreno.
LOS MEDIOS PERSONALES
No solo los medios tecnológicos condicionan el alcance, dimensión y calidad de
los servicios que puede prestar un Archivo. Como recordábamos antes, la gestión
de documentos comporta hoy en día una serie de procesos que requieren de una

30.  Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, (BOE núm. 236, de 2 de oc-
tubre), artículo 156, apartado 1. Decreto 4/2010 de 8 de enero. Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el ámbito de la Administración Electrónica. BOE núm. 25, de 29 de enero. Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos. Resolución de la Secretaría de Estado para las
Administraciones Públicas de 28-06-2012. BOE núm. 178, de 26 de julio.

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 265

dedicación e intensidad de actividades muy superior a la de hace solo unas décadas.


Sólo la nueva descripción archivística implica una nueva dimensión de esta función
o proceso al enfocarse ahora no sólo al documento, sino al conjunto del contexto de
su producción, multiplicando su atención a entidades antes no tan minuciosamente
contempladas anteriormente (Agentes, Actividades, Relaciones…). La identificación
y valoración de las series documentales se convierte, o ha de convertirse plenamente,
en un paso obligatorio a realizar sobre todas las series documentales31, incluso con
carácter previo a la misma generación de los documentos32 y paralelamente al estudio
y diseño de los procedimientos administrativos que han de soportar la tramitación
electrónica, especialmente en la tramitación electrónica automatizada. Estas activi-
dades han de compartirse con la atención de la consulta de documentos y los ser-
vicios de referencia, que incrementan su volumen a raíz de las numerosas, regulares
e intensas actividades de promoción y difusión de los fondos y colecciones a todo
tipo de público que todos los archivos practican en nuestros días y de las amplias
facilidades para la solicitud de acceso a documentos o información que los medios
informáticos a través de internet nos proporcionan. Unos fondos y colecciones cuya
preservación y conservación debe someterse al cumplimiento de un repertorio de
medidas, requisitos y recomendaciones, protocolos de preservación, revisión, man-
tenimiento, programas de restauración en las que toda una serie de recientes normas
técnicas específicas, afortunadamente, tan minuciosamente nos orientan. La difu-
sión, incluyendo los programas de digitalización de documentos, acompañados de
su descripción normalizada y su subida a los portales y páginas web, ocupa también
un espacio importante en la agenda de los archivos. Sin duda todo esto comporta un
abanico de retos ejecución cuasi diaria muy superior al que habían de enfrentar los
archivos hace treinta años33. Sin embargo, la dotación en plantillas de los centros no
ha crecido en dichos años en proporción al número de actividades ni del volumen,
multiplicado, de los documentos a custodiar. Por ejemplo, en el Archivo de la Dipu-
tación de Sevilla la plantilla solo se ha incrementado, desde 1989 al menos, con una
sola persona (un ayudante de archivo. Lo mismo ocurre en el caso de los archiveros
destinados al plan de archivos municipales de toda la provincia).
El evidente incremento de la variedad y de la intensidad de las actividades que se
demanda a un archivo de nuestros días nos lleva a reflexionar sobre la necesidad de

31.  Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, decreto 97/2000 de 6 de marzo (BOJA nº 43 de
11-04-2000), artº. 27,1.
32.  Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía
(BOJA nº 222 de 11-11-2011), artº. 54: Entre las funciones de la gestión documental se recoge El
diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contex-
tualización (54, 1, c).
33.  Lobato Domínguez 2016, pp. 467-494.

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solventar uno de los déficits tradicionalmente endémicos en los archivos: la cobertura


de medios personales34; pero también sobre la de que esas mismas plantillas reflejen y
cubran adecuadamente las distintas áreas de especialización para las diferentes clases
de actividades regulares de una institución de archivo, como por ejemplo, Identifi-
cación-Descripción-Difusión, Referencia-Consulta , Conservación-Reproducción…
aunque cada institución identificará mejor sus propias necesidades organizativas. En
cualquier caso se trata de delimitar orgánica y funcionalmente un mínimo conjunto
de áreas que, suficientemente coordinadas, deberían estar atendidas por archiveros
específicamente dedicados y especializados en los contenidos y competencias de di-
chas áreas al menos en los archivos de nivel medio en términos de volumen de docu-
mentos, rango institucional, geográfico o poblacional de su institución productora
o similares.
LAS NECESIDADES ORGANIZATIVAS
La gestión de documentos requiere hoy en día de importantes cambios organi-
zativos en las instituciones que hagan posible el paradigma de su transversalidad 35
rompiendo, en este ámbito, la rígida compartimentación en áreas estanco funcio-
nalmente semiindependientes y con dificultades de coordinación demasiadas veces
presentes en su configuración. Órganos interdepartamentales transversales y multi-
sectoriales con el rango y peso institucional necesario para que sus decisiones puedan
convertirse en decisiones plenamente vinculantes para el conjunto de la entidad, de
forma que los criterios y procesos de gestión de documentos sean aplicados en todos
sus departamentos y unidades con rigurosidad y armonización para que el sistema
de gestión de documentos y el fondo documental común resultante alcancen plena
coherencia y significación, permitiendo la organización de sus expedientes, series,
secciones… con la racionalización obtenida de un cuadro de clasificación funcional
suficientemente desarrollado para poder recoger toda la producción documental de
la institución. En el caso de la Diputación de Sevilla, su Reglamento del Sistema de
Archivo 36 crea a estos efectos la Comisión de Coordinación Documental, en la que
se integran representantes de Secretaría, INPRO (empresa púbica de servicios TIC)
y el Archivo cuyos dictámenes y propuestas se elevan al órgano competente en cada
caso para su aprobación como norma de aplicación en toda la institución. Las ad-

34.  Cuevas Sánchez, González de Aguilar González, 1994. pp. 141-157; Alberch i Fugueras, Coromi-
nas Noguera, Martínez i Rodríguez, 1997. pp. 221-252.
35.  Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía
(BOJA nº 222 de 11-11-2011), art. 53: La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos regla-
dos, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y
uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
36.  Acuerdo del Pleno de la Diputación de Sevilla de 27-10-2016 (BOP nº 61 de 16 de marzo).

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ministraciones podrían seguir el precedente de las comisiones internas de valoración


de documentos y sus subcomisiones o grupos de trabajo que han ido apareciendo
en diversas entidades de la Administración General del Estado, de las comunidades
autónomas o de la administración local37 para crear entes similares con más amplias
competencias en gestión documental y/o ampliar en este sentido los ya existentes,
en su caso. Los archiveros han de ser un de elemento clave en estos órganos, im-
pulsando su actividad, el planteamiento y resolución de los asuntos y cuestiones a
debatir y facilitándoles información útil sobre todas las cuestiones, así como sobre
el seguimiento de su aplicación y la valoración de los resultados. El archivero debe
contar con el peso estratégico adecuado en la institución para que su presencia y par-
ticipación en estas comisiones permita adoptar las decisiones más correctas conforme
a los criterios profesionales y requisitos establecidos en la normativa legal y técnica
que ellos habrán de conocer preferentemente respecto al resto de sectores represen-
tados. Uno de los aspectos que condiciona la posición y el grado de influencia de los
archiveros en su institución es sin duda el de la adscripción orgánica del archivo. En
las últimas décadas han sido numerosas las declaraciones manifestadas por diferentes
profesionales y grupos de profesionales sobre los perjuicios que una adscripción de
los archivos a las áreas o departamentos de signo cultural representa para el ejercicio
de sus funciones, o para la asignación de recursos suficientes, a lo que cabría añadir
la desventaja que implica de cara a su posicionamiento en los niveles o en los ám-
bitos más próximos al decisorio, manifestándose reiteradamente la preferencia por
un adscripción a áreas como las de presidencia, organización, secretaría o similares38.
Resulta significativo que una norma que, como el referido decreto 128/2018 poster-
ga de hecho al archivero en la jerarquía organizativa de las entidades locales frente a
otros funcionarios, como los secretarios, interventores o tesoreros con habilitación
de carácter nacional, haya sido recibido con escasa contestación por parte del sector
profesional de los archiveros, no faltando incluso quienes reconocen una preferencia
por esta nueva posición, aunque de rango inferior, a la anterior que les posicionaba
bajo cargos políticos responsables de departamentos de signo cultural. En el debate
en torno a la dependencia o adscripción orgánica debería abordarse también el de
los maridajes que puedan resultar poco convenientes o desfavorables para el archivo,
como son los repetidos casos de “Archivo y Biblioteca”, “Archivo y Publicaciones”,
“Archivo y Hemeroteca” y similares, que más que sumar recursos suelen acabar de-
trayéndolos del archivo hacia una pareja que muchas veces resulta más atractiva para
las sensibilidades de los responsables de las instituciones. Más interesante sin duda
sería el posicionamiento del archivo en las instituciones en áreas con funcionalida-
des transversales definidas para la gestión de la información y la documentación,

37.  Grupo de Trabajo de Valoración de Series 2013, pp. 91 a 205.


38.  Matas i Balaguer 1994, pp. 49-66.

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con responsabilidades sobre transparencia, acceso, datos abiertos, reutilización de la


información pública o web semántica, en un contexto plenamente entroncado con
la gestión de documentos donde el archivo, sin llegar en ningún momento a desdi-
bujarse o mimetizarse dentro de dichas áreas, aunque en estrecha relación con otras
unidades afines (sectores TIC, de asesoría jurídico-administrativa, de información al
ciudadano o similares), siga manteniéndose como unidad propia y diferenciada, con
máxima responsabilidad y competencia en la gestión de los documentos administra-
tivos desde los momentos previos a su generación hasta los de su vida como fuente
de información para la investigación científica e histórica.
Todas estas necesidades de cambio, redimensionamiento de los servicios de archi-
vo, de redefinición de su perfil organizativo y posiblemente otras no comentadas en
este artículo provienen, más allá de reivindicaciones sectoriales de los archivos y los
archiveros, de las propias exigencias y expectativas que la sociedad actual proyecta so-
bre el objeto de nuestras responsabilidades profesionales, el documento de archivo en
cuanto vehículo de información pública de alcance político, administrativo, jurídico,
histórico... Es nuestra misión, sin duda, tratar de darles oportuna respuesta, para lo
cual posiblemente resulte conveniente un replanteamiento de cuestiones como las
aquí comentadas y poder llegar a sumar nuestras voces, en la medida de lo posible,
de cara a las organizaciones en las que se encuadran nuestros centros y servicios e
archivo, puesto que de sus máximos responsables, y del calado que en ellos llegue a
producir nuestro mensaje, va a depender en última instancia que estas exigencias so-
ciales y culturales del mundo de hoy sobre los documentos y la información pública,
administrativa o histórica, puedan ser satisfechas por dichas instituciones.
Los servicios de archivo en la actualidad deben responder a unos niveles de cali-
dad, eficacia e interoperabilidad que requieren de un sofisticado marco tecnológico
y organizativo cuya configuración, y cuya capacidad para atender a dichos requisitos
queda muy a menudo fuera del alcance de los archiveros individual o aisladamente
considerados en sus respectivos centros de archivo. Por ello es necesaria su integra-
ción en los ámbitos donde se adoptan las decisiones que configuran dicho entorno,
alcanzando una presencia lo suficientemente representativa e influyente como la me-
jor alternativa para que este marco del que dependemos y en el que nos encuadramos
pueda dar la respuesta más adecuada a las necesidades archivísticas, única forma de
poder garantizar las respuestas a las demandas de la sociedad a la que todos hemos
de servir.
BIBLIOGRAFÍA CITADA
Alberch I Fugueras, Ramón; Corominas Noguera, Mariona; Martínez I Rodríguez,
María Carme (1997), “La funció arxivística y la seva repercussió en la plantilla”,
Lligal: revista catalana d’Arxivística, nº 11. pp. 221-252.

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Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 269

Cuevas Sánchez, Mercedes; González De Aguilar González, Concha 1994, ”La figura
del archivero en la relación de puestos de trabajo de la Junta de Andalucía”, Re-
vista TRIA, nº 1. pp. 141-157.
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https://archivofsierrapambley.files.wordpress.com/2015/12/actas_archivan-
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Conceptos y principios, Madrid: AENOR.

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EL SERVICIO Y EL USO: DEL DOCUMENTO A
LA INFORMACIÓN
Antonia Heredia Herrera

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 273-288

EL SERVICIO Y EL USO: DEL DOCUMENTO A LA IN-


FORMACIÓN
THE SERVICE AND USE, FROM THE DOCUMENT TO
THE INFORMATION
Antonia Heredia Herrera
Archivera. Doctora en Historia. Archivera honoraria de la Asociación de Archiveros
de Andalucía.
El servicio de los archivos en la era de la información
II Jornadas Internacionales de la AAA
Málaga, 14-16 de noviembre de 2018
Recibido: 05/03/2019
Aceptado: 15/03/2019

“La metamorfosis tecnológica de la Economía y de la Sociedad significa la transformación de


los productos en servicios y el desplazamiento de la era de la propiedad a la era del acceso”
Teresa Rodríguez de las Heras Ballell: ”Procesos en red. El documento único electróni-
co”, Actas de las IX Jornadas archivísticas de Huelva, 2008, p.111-124

Resumen:
La sociedad de la información y del conocimiento está abriendo nuevas y grandes posibi-
lidades a los servicios de los Archivos y al uso de los documentos a partir de una visibilidad
aumentada por innovadoras maneras de difusión.
El marco de estos servicios y usos se agranda a partir del objeto, de los agentes, de la
legislación. El objeto no se queda en el documento de archivo ganando terreno la informa-
ción más seductora y menos aburrida aunque menos fiable en algunos casos. A los agentes
tradicionales se suman otros. La legislación se duplica: Leyes de archivos, Leyes de transpa-
rencia que van a determinar dos espacios, patrimonial y administrativo, para el servicio de los
documentos y de la información. Espacios que pueden determinar el futuro de los Archivos
y nuestro futuro profesional.
Este contexto exige, como cualquiera, precisión de términos y un uso adecuado del voca-
bulario como premisa necesaria para abordar servicios y utilidades nuevas a partir de aplica-
ciones cada vez más creativas.

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274 Antonia Heredia Herrera

Palabras clave:
documento de archivo, información, servicio de los Archivos, servicio de los documentos,
terminología archivística.
Abstract:
The information and knowledge society has given rise to new and impressive possibilities
in the archives both from the point of view of the service they provide, and with respect to
the use of documents and records, based on increased visibility as a result of the appearance
of innovative ways of diffusion.
The space for the provision of these services becomes greater from the object, the agents,
the legislation. The object does not remain in the archival records, gaining ground the most
seductive information and less boring but less reliable in some cases. To the traditional agents
are added others.The legislation is duplicated: Laws of archives, Laws of transparency that
will determine two spaces, patrinonial and administrative, for the service of documents and
information.Spaces that can determine the future of Archives and our professional future.
This context requires, as anyone, accuracy of terms and appropiate use of vocabulary as
a necessary premise to approach new services and utilities from increasingly creative appli-
cations.
Key words:
Records, information, Archives, Archival terminology

El programa de este Congreso tiene como finalidad, entre otras, la reflexión sobre
el servicio de los Archivos a partir del objeto que se ofrece, de sus manifestaciones y
nuevas posibilidades y del contexto físico desde el que es ofrecido que, pudiéramos
decir, atañe hasta ahora a la arquitectura de los referidos Archivos, ligada a la propia
definición de archivo como edificio y que hoy quizá pierde protagonismo con la apa-
rición de los espacios digitales. Espacios digitales para documentos electrónicos que,
teórica y lógicamente, en el caso de nuevas construcciones determinarán la reducción
de depósitos físicos proporcionalmente al ingreso de documentos electrónicos y a
la reducción de usuarios en sala, sin perjuicio de otros equipamientos para nuevas
necesidades. Puede resultar premonitorio a este respecto que en la ley andaluza de
Documentos, Archivos y Patrimonio documental en el artículo 2 del capítulo pre-
liminar (Junta de Andalucía, ley 7/2011), a la hora del glosario, para archivo no se
contemple la acepción de contenedor o edificio.
Por lo que a mí concierne, después de algunas consideraciones terminológicas,
insistiré en la distinción del servicio con relación al uso, para de inmediato particula-
rizar sus manifestaciones, reflexionando después sobre la ampliación del objeto ofre-
cido sin renunciar a reconocer la prioridad de los documentos, haciendo más tarde
memoria de su evolución, para finalmente revisar la legislación que le afecta que está

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El servicio y el uso: del documento a la información 275

determinando un doble espacio para el servicio de los documentos. Espacios en los


que la información va ganando terreno al documento y pueden determinar el futuro
de los Archivos y nuestro futuro profesional.
TERMINOLOGÍA. SERVICIO Y USO
Nunca es baladí empezar por el vocabulario aclarando el uso de voces y de expre-
siones que pueden hacer más reconocible el tema sobre el que tratamos, cualquiera
que sea. No es lo mismo Servicio o servicios de los Archivos que Servicio o servicios de
Archivo. Una cosa es la función y otra la institución. Fue el Ministerio de Cultura el
que al definir su Sistema de Archivos reconoció los Servicios de Archivo como cen-
tros técnicos (de reproducción, de restauración, de información, etc.).
Durante tiempo los servicios de los Archivos han estado identificados con los
servicios de los documentos de archivo. Identificación que hoy no es plena porque
los documentos que se ofrecen no son todos, documentos de archivo, se facilitan
también en otros espacios por sistemas de información y por otros agentes.
No faltan otros términos como difusión, acceso, servicio y uso que siendo
términos comunes adquieren, a partir de su utilización en nuestro entorno profesio-
nal, la calificación de archivísticos aunque no todos los textos coinciden en sus rela-
ciones. Difusión, acceso, servicio están relacionados con el tratamiento archivístico.
La difusión estimada, por muchos, función archivística no figura como proceso en
el modelo de gestión de documentos electrónicos propiciado por la Norma Técnica
de Interoperabilidad1 (en adelante NTI) ni, lógicamente, en sus documentos afines.
Ausencia que pudiera presentir el tiempo de un modelo de gestión de documentos
electrónicos que no coincide con el tiempo del modelo previsto en nuestra ley de Do-
cumentos, Archivos y Patrimonio documental. Para los archiveros, la difusión tanto
ha sido entendida como función archivística o como actividad dentro del servicio
siendo hoy su manifestación más visible, la digitalización. De hecho, la difusión es
proyección y requiere estrategias que permitan la mayor conexión con la sociedad.
Por lo que afecta al acceso que es un derecho, a partir de su aplicación es la
principal instrumentalización del servicio y del uso y afecta a los documentos y a la
información en ellos contenida y a la información en general.
El servicio y el uso, sin identificarse, mantienen una estrecha relación: del segun-
do con el primero. El servicio culmina en el uso. El servicio exige agentes y determina

1.  MINHAP. Norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos,


2012

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276 Antonia Heredia Herrera

los beneficiarios, el uso determina los usuarios2. El servicio de los Archivos que exige
el tratamiento archivístico carecería de sentido sin el uso de los usuarios, hoy mul-
tiplicados, que de una manera simplista se han clasificado en internos y externos y
que actualmente van más allá de los denominados interesados. El uso cobra hoy una
destacada importancia desde el momento que se pretende, al menos teóricamente, la
participación ciudadana en la gestión administrativa y consecuentemente en la ges-
tión documental. El servicio supone ofrecimiento y comunicación, el uso, demanda
y de aquí la relevancia de la recuperación y con ella la necesidad inexcusable de la
descripción cuando los documentos siguen siendo el objeto prioritario del servicio
de los Archivos, sin perjuicio de sus múltiples manifestaciones a partir de ellos, a
las que hay que añadir algunas más. Ofrecimiento y demanda son planos diferentes
aunque complementarios. Si el servicio requiere de todas las funciones archivísticas
y de algunas más, el uso depende de los intereses, necesidades y planificación de los
usuarios reconociéndose como tareas de los mismos, enumeradas en el apartado 3
de la NEDA-Req, las siguientes: acceder, encontrar, explorar, exportar, identificar,
ordenar, seleccionar, validar3. Tareas que deben estar previstas por los responsables
del diseño del sistema de descripción de la Organización para dar respuesta a dichas
tareas. El servicio ofrecido hoy con los condicionamientos de ampliación, inmediatez
y visualización determina y favorece el uso.
Si, como entiendo, el servicio de los documentos es prioritario, el tratamiento
archivístico a partir de la identificación y de la representación de las entidades archi-
vísticas (entre las más necesarias: entidades documentales, funciones y agentes) ha
de estar previsto y normalizado para un uso lo más generalizado posible, de aquí la
importancia de los modelos conceptuales de descripción. Valgan como ejemplos el
Modelo conceptual de descripción archivística de la Comisión de normas españolas
de descripción archivística4 y el próximo modelo conceptual internacional RIC-CM,
a sabiendas de que cada usuario podrá hacer un uso diferente y un mismo usuario
uno o diferentes usos. Afirma Ramón Martín que “la descripción de documentos de ar-
chivo no es solo representación de información, es representación para la comunicación”5.
Yo insistiría en que a la hora del servicio de los Archivos es la descripción, a partir
de la aplicación y desarrollo de los modelos de descripción, la función que tiene las
mayores posibilidades para la magnificación de dicho servicio.

2.  La identificación de beneficiarios con usuarios ha sido habitual pero estimando al servicio y al uso
contextos diferentes es conveniente la distinción .
3.  Ministerio de Cultura y Deportes. NEDA-Req. 2018.
4.  Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. CNEDA. NEDA-MC, 2017.
5.  Martín Suquía 2018, p. 14.

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El servicio y el uso: del documento a la información 277

La uniformidad teórica de los servicios contrasta con la multiplicidad de los usos.


Y está ocurriendo que el uso que hacen los usuarios de los documentos está mar-
cando prioridades en la planificación y programación del servicio a sabiendas que
ni antes ni en el futuro el archivero podrá controlar los múltiples y hasta infinitos
significados del documento y sus contenidos atribuidos por el usuario. De aquí la
necesidad, insisto, de programar el servicio haciéndolo visible para hacer posible el
más amplio y mejor uso.
El uso, reconocido como contexto por nuestro colega Alejandro Delgado, junto
a otros contextos documentales precisados en InterPARES6 se ha relacionado con
el tratamiento y, entiendo, que es el tratamiento el que está ligado al servicio que se
manifiesta en buena medida normalizadamente, no ocurriendo igual con el uso que,
ya hemos visto, es discrecional, se diversifica y multiplica. De tal manera que el con-
texto de uso no afecta, como el tratamiento, directamente a los documentos, sino a la
utilidad que se obtenga de ellos que puede variar en razón de los intereses del usuario,
de su nivel científico y al hilo de modas historiográficas y novedades informativas.
El contexto de uso, cuando se ha ligado, como acabo de comentar, al tratamien-
to, se ha planteado como espacio y ejercicio del poder por parte del archivero, en el
tiempo que estos eran más historiadores que archiveros. Relación que sin duda hoy
queda descartada por haberse erradicado la mal entendida propiedad de los docu-
mentos que ha dado paso al acceso como reconoce Teresa Rodríguez de las Heras
Ballell. Sin embargo, el ejercicio del poder que mediatizará el uso puede venir de los
productores o de los nuevos agentes del servicio a partir de la no producción de los
documentos que puedan testimoniar acciones reprobables, incluso de la falsificación,
de la selección, de la ocultación de contenidos o de la destrucción prematura antes
de llegar al Archivo.
Y hay algo más en las relaciones entre el servicio y el uso. Si antes era el servicio
el que determinaba el uso, hoy es el uso el que presiona al servicio reclamando su
multiplicación e innovación.
MANIFESTACIONES DEL SERVICIO
Dejando el uso a un lado, el servicio de los Archivos podemos entenderlo recono-
cido en el artículo 105 b de nuestra Constitución que declara el derecho de acceso de
los ciudadanos a los archivos y a los registros administrativos.
Afirmaba Pedro López, tiempo ha, que los Archivos son un bien cultural, fuentes
primarias de información que deben ponerse al servicio de los ciudadanos con el menor

6.  Heredia Herrera 2001, p. 158-159.

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número de limitaciones posibles7. Mucho más acá, en el mismo sentido, la mencionada


ley de Documentos, Archivos y Patrimonio documental, en su introducción, recono-
ce que los Archivos concebidos como instituciones al servicio de la ciudadanía no pueden
generar sino servicios o prestaciones, admitiendo así que un Archivo sin servicio no es
tal. Todavía recuerdo las voces poco favorables cuando a la hora de la publicación del
Censo de Archivos Andaluces, allá por el año 1997, me atreví a calificar de depósitos
documentales aquellos que se decían Archivos y que aún teniendo documentos im-
portantes no ofrecían servicio ni a la Administración ni a los ciudadanos, entre otras
razones porque carecían de archivero, no tenían cuadro de clasificación y no recibían
transferencias.
No hay duda que el fin último del Archivo es el servicio, de aquí que todas las
funciones archivísticas vayan encaminadas a facilitar y difundir los documentos y su
información a todos los usuarios posibles, no siendo un servicio único como bien
sabemos. Resaltaba Vicenta Cortés que una descripción inadecuada dificulta el servicio
de los documentos8 y entendemos con ella que no solo la descripción, que entiendo
es la más importante, sino cualquier función archivística mal planteada y aplicada
va en detrimento del servicio pretendido. No es mejor Archivo el mejor organizado,
descrito y conservado sino el que a esto añade la mejor difusión ofreciendo los ma-
yores y mejores servicios. Esa difusión se ha hecho visible en primer lugar a partir
de instrumentos de descripción y de información -así distinguidos en el Reglamen-
to del Sistema Andaluz de Archivos (Junta de Andalucía, Decreto 97/2000, artºs
79,3; 110,2.)- y en segundo lugar a partir de actividades culturales, de formación
y de asesoramiento, manifestaciones que actualmente con el uso de las TICs se han
multiplicado, dimensionado y facilitado, sin perjuicio de otras manifestaciones del
servicio a más alta escala, en el marco del diseño y aplicación de políticas de gestión
de documentos electrónicos que trascienden a la Administración y redundarán a
favor de los ciudadanos, como veremos.
A la hora de las manifestaciones del servicio han de reconocerse las que figuran en
la mayoría de los Manuales de Archivística, en los textos normativos de ayer y de hoy
y, más aún, las que realmente importan que son las llevadas a su aplicación de las que
hoy tendremos numerosos ejemplos. Por otra parte hay determinadas premisas que,
al encarar el tema, hemos de tener en cuenta:
• El servicio de los Archivos que es múltiple, específico y progresivo no puede
calificarse y cuantificarse por igual, aunque sus unidades de medida sí de-
ben ser iguales. Dista mucho el servicio del Archivo de un Ayuntamiento

7.  López Gómez 1979, p. 35.


8.  Cortés Alonso, 1989, p.96

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de 1000, 2000 o 10000 habitantes del de un Archivo Nacional, General,


Regional o Local de capital de provincia, pero siempre es exigible a cualquier
Archivo.
• Los mejores medidores de los servicios son los usuarios.
• Un servicio no es algo que salga de la nada, ni siquiera a partir de funciones
archivísticas bien realizadas: exige dedicación expresa y programación especí-
fica con resultados de inmediatez y visibilidad.
• El servicio de los Archivos requiere hoy corresponsabilidad y cooperación
para multiplicar resultados.
Antes y ahora hay que insistir en que el servicio exige una planificación archivís-
tica a partir de una programación equilibrada porque -como hemos dicho- no puede
haber servicio sin unas funciones proporcionadas, aplicadas y desarrolladas. Es decir,
un plan a partir de los recursos disponibles y de las características de los fondos, de
las colecciones y de los usuarios, plan que ha de contar con el respaldo de la organi-
zación. Y haciendo referencia a la proporción será conveniente controlar desmesuras
que afectan, entre otras, a la digitalización, como ocurriera en años anteriores con
relación a la microfilmación.
El marco para estos servicios no ha sido sino el Archivo como institución pero
hoy los archiveros han traspasado sus barreras y fuera de ellas o antes de llegar los
documentos al Archivo, han programado y anticipado muchos de sus servicios.
Valga todo lo dicho para ayer, incluso para hoy, porque la reiterada recomenda-
ción de que pensemos en digital no puede impedir que nos ocupemos de los docu-
mentos en papel y renunciemos a la memoria, en este caso, la memoria archivística.
En la misma línea se nos pide que nos alineemos al lado de los cambios alejándonos
de los purismos archivísticos y sin duda que hay que alinearse pero habrá que estar
atentos para aclarar qué se entiende por purismos archivísticos.
Los servicios de los Archivos siempre han sido identificados, valorados y cuanti-
ficados por sus agentes, los archiveros, no tanto por sus usuarios que durante mucho
tiempo no han sido sino los historiadores, dado el protagonismo de los Archivos
históricos, y en menor grado la Administración. Los referidos servicios han ido cam-
biando, ampliándose y mejorando, al hilo de la evolución de la Archivística, de los
Sistemas de Archivos, de la aplicación de las TiCs, de las demandas de los ciudadanos
que intensifican el derecho constitucional a la información y recientemente al ritmo
de las políticas de gestión de documentos electrónicos que han convertido a la Ad-
ministración en la principal usuaria de los referidos servicios. La facilitación actual
de los servicios contrasta con limitaciones anteriores. Todavía en el año 81 el servicio
de los documentos, se decía, no debía sobrepasar los límites de los instrumentos de

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descripción disponibles y completos9. En todo caso el solicitante había de contar


con nociones archivísticas, de las que muchos carecían, que le permitieran precisar
características documentales como el tipo documental, el autor, la fecha y hasta la
signatura para obtener el documento pretendido. Vino después la época del interés
por la formación de usuarios que sin decaer, hoy parece estar suplida por la intensifi-
cación de la visualización, partiendo de que muchos de los usuarios de hoy no tienen
por qué tener conocimientos de Archivística, pero quieren y tienen derecho a saber.
OBJETO DEL SERVICIO
¿Qué ofrecen y sirven básicamente los Archivos?: documentos y la información
en ellos contenida -de la que hoy se dice información documentada y con valor de
archivo- y a partir de los referidos documentos y de su información: orientación,
ejercicio de derechos, formación y cultura por medio de múltiples manifestaciones.
Cuando hablamos de documentos nos referimos a los que son prueba y evidencia y
como tales revisten necesariamente las cualidades de autenticidad, integridad, fiabili-
dad y disponibilidad. Documentos a los que mayoritariamente hemos denominado
documentos de archivo y como tales aparecen definidos en el glosario de la Norma
española de descripción archivística: unidad de información mínima grabada en cual-
quier soporte producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye
testimonio material de una o varias acciones, ya sean hechos de naturaleza jurídica o
no10, Siendo este el objeto prioritario y el objetivo, la localización y ofrecimiento
inmediato de los mismos, ocurre que en los Archivos existen otros documentos que
nos corresponde ofrecer que no son prueba, ni evidencia, sí testimonio, pero care-
cen de la autenticidad y fiabilidad de las que los documentos de archivo no pueden
prescindir. Este dimensionamiento sin duda cuestiona el calificador de archivo para
los documentos incluidos en el servicio de los Archivos. Por otra parte la evolución
tecnológica, la demanda administrativa y la social han superado dicha acotación.
Hay un nuevo concepto de documento de archivo determinado por la formación y
disposición electrónicas, que exigiendo las mismas funciones archivísticas con auxi-
lio de las TICs van a facilitar su disponibilidad. De aquí la necesidad de repensar el
concepto de documento al que se añaden hoy otras manifestaciones documentales
como páginas webs, plataformas, bases de datos, etc. que, frente a la producción de
aquellos, se crean, buscando y propiciando la curiosidad a partir de la inventiva y del
diseño que exigen funciones nuevas y compartidas. Siendo unos y otros, documentos
para el servicio, es la producción o la creación las que pueden distinguirlos.

9.  Heredia Herrera 1981, p. 545-548.


10.  Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, NEDA-voc, 2017.

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Pero como objeto del servicio hay más: la información que con entidad propia
parece está desplazando al documento de archivo, sobre lo que insistiremos. De aquí
la necesidad de distinguir la información a secas de la información archivística. Son
las leyes de acceso y las de transparencia que además de complementarse, favorecen
esta doble perspectiva que aumenta al estimar que los Archivos han de ser deposita-
rios de la memoria social haciendo responsables de su configuración a los archiveros.
Y ¿hasta dónde corresponde a los archiveros dar información exhaustiva de todo? ¿la
memoria social es nuestra responsabilidad, cuando los documentos de archivo son
solo una parte de esa memoria? Otra cosa será la conveniencia de la recuperación de
fondos o de colecciones documentales privadas que amplíen la parte de la memoria
que obligatoriamente corresponde salvaguardar a los archiveros para facilitarla, pero
no sé hasta qué punto reconstruirla, aunque sin duda tengan capacidad para hacerlo.
Es evidente que el servicio y su objeto se amplían y aunque los archiveros han sido
los principales responsables/agentes, al aparecer nuevos espacios y un nuevo concep-
to de profesionales de la información y de instituciones documentales que abogan
por la integración y la cooperación, será en los servicios donde puedan alcanzarse me-
jores resultados con mayor consistencia. En este sentido la autonomía del archivero
va quedar mediatizada por la corresponsabilidad en el marco de la interoperabilidad.
EVOLUCIÓN
La evolución a la que antes me he referido nos permite comprobar que en prin-
cipio el servicio prioritario y que, como tal, se cuantificaba, era el ofrecido a histo-
riadores/investigadores, en un tiempo en el que solo parecían existir los Archivos
históricos que coincide con la única vertiente histórica del tratamiento archivístico, y
en los que no tenía cabida la curiosidad legítima de algún ciudadano.
La Administración, de forma regular, por decirlo de alguna manera, empieza a
actuar como usuaria a partir de reconocer a los Archivos administrativos y a los Sis-
temas de Archivos, al mismo tiempo que los ciudadanos adquieren conciencia de la
posibilidad de obtener documentos que faciliten el ejercicio de sus derechos y obliga-
ciones, sin estimarlo un favor. Y a esto se añade actualmente el derecho democrático a
conocer las actuaciones administrativas y políticas, incluso teóricamente, a participar
en ellas. Así, los servicios, en este caso, de los documentos pueden estimarse adminis-
trativos, científicos, políticos y sociales, según el uso que de ellos se haga.
El servicio de los Archivos a partir de su reconocimiento tiene un desarrollo im-
portante en la década de los 80 del pasado siglo ciñéndolo a la difusión y a las acti-
vidades culturales, ocupando lugar aparte el acceso contando con instrumentos de
descripción y de instrumentos de información como herramientas para facilitar las
consultas que empiezan a cuantificarse a partir de mediciones discrecionales ten-

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282 Antonia Heredia Herrera

dentes a la magnificación. Actividades culturales con su abanico de posibilidades


siempre abierto a la implementación (exposiciones, visitas guiadas, tertulias, con-
ferencias, cursos, jornadas de puertas abiertas, publicaciones ad hoc) también pre-
cisadas y cuantificadas a la hora de las Memorias anuales y de las Cartas de servicio
en el momento en el que irrumpen los planes de calidad con la mejora y revisión
permanentes. En las actividades culturales quedaban incluidas las acciones educativas
y de formación. Actualmente la innovación en las prestaciones, a partir de las TICs
ha determinado una facilitación y ampliación prodigiosa, como sería el caso de los
juegos de pistas previstos por nuestro colega Julio Cerdá11. Sin duda muchos ponentes
darán cuenta de sus experiencias, sin que esta evidencia nos impida reconocer que
se nos ha privado, en determinados casos, del placer de acariciar el papel que tiene
tanto que comunicar.
Quiero aludir solo al primer, más general y fácil producto de estas posibilidades
que no ha perdido actualidad por imprescindible ¡Qué Archivo no tiene una web!
Sencilla o compleja y siempre como escaparate en el que no solo quedan reconocidos
los productos ofrecidos como consecuencia del trabajo del archivero, sino reflejada
la imagen profesional de este. Es una fotografía que puede ser muy traidora. De
aquí, que aparte de la amenidad que es conveniente para despertar la curiosidad, la
rigurosidad archivística no pueda faltar. Webs que serán el punto de partida, a partir
de la digitalización, del camino hacia los archivos abiertos como trasunto de los open
data que permiten la consulta directa on line de los documentos más allá de los ins-
trumentos de descripción, manifestación sobre la que en un artículo reciente de la
revista TRIA, cuya autora es nuestra colega Lola López Falantes, ha dado cumplido
conocimiento por lo que afecta a nuestro país12. En esta misma línea está el trabajo,
premiado por la Fundación Olga Gallego, de nuestra colega Isabel Medrano que abo-
ga por los portales de datos abiertos compatibles con los portales de transparencia13.
Lo que no se ve no existe, de aquí que la visibilidad ayer y hoy ha sido y es indis-
pensable para el servicio. En este sentido si antes el ofrecimiento de los documentos,
dentro del Archivo, solo tenía lugar a partir de una solicitud, hoy por el contrario sin
esperar la demanda los documentos quedan a disposición del ciudadano que puede
recuperarlos cuando quiera, sin entrar físicamente en el Archivo y sin mediación de
los archiveros como acabamos de ver.
Hoy como extensión del servicio habremos de reconocer y asumir el compro-
miso y asesoramiento a la hora de precisar y aplicar cuestiones y aspectos previstos,

11.  Cerdá 2011, p. 63-72.


12.  López Falantes, 2016, p. 593-615.
13.  Medrano 2017.

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pero a veces solo apuntados, en los textos de los modelos de gestión de documentos
electrónicos. Será el caso acuciante del archivo único, del DUE (documento único
electrónico)14, de los documentos esenciales, de las transferencias, entre otros. Sobre
el Archivo único y los documentos esenciales está trabajando la Mesa de Archivos de
Administración Local15.
En el caso del archivo único la propia adjetivación ha dado lugar a interpretaciones
sobre su naturaleza y exclusividad, sobre sus funciones y sobre las relaciones con los
Sistemas de Archivos tradicionales. Y está ocurriendo que a la hora de las aplicaciones
–bien intencionadas, sin duda– se habla de Archivo digital, de Archivo electrónico,
de Archivo digital integral electrónico como suma de Archivo electrónico administra-
tivo y Archivo electrónico patrimonial, que no llegamos a ver si cumplen los requisi-
tos expresos del denominado archivo único. Es el caso de algún denominado Archivo
digital que responde a un impresionante depósito para documentos en soporte papel
en el que el ingreso y la salida de las cajas contenedoras son facilitados por medio de
robots y el servicio de los documentos es ofrecido on line. Pero sin duda no responde
al dudoso perfil del archivo único. Estando tan cercana y recientísimamente aplazada
por dos años la fecha para su implantación (Jefatura del Estado, R.D.-ley 11/2018,
de 31 agosto), es posible que tengamos en este Congreso ejemplos de aplicaciones
que habrán de ser tenidas como servicio al aclarar algunas confusiones, aportando así
soluciones archivísticas a la Administración que redundarán a favor de los usuarios
de dichos Archivos16.
LEGISLACIÓN. DEL DOCUMENTO A LA INFORMACIÓN
Para todos los servicios hay una regulación que suele ir evolucionando. En nues-
tro caso el contexto legal para los servicios que nos ocupan ha variado sustancialmen-
te. Las reglas para precisar los servicios de los Archivos, incluida la interpretación y
la aplicación del derecho de acceso, quedaban reconocidos y regulados por leyes y

14.  Parece ser que hubiera cierta insistencia en el calificador de “único” cuando su aplicación no hace
sino confundir.El DUE reconocido en el Real Decreto 44/2015 DE 2 Febrero (BOE 11 febrero 2015)
para la creación de empresas de manera integrada a partir de un solo procedimiento es como la mayoría
de los documentos de archivo un modelo o tipo documental, testimonio de un procedimiento, integra-
do o no. Y todos los documentos de archivo son únicos.
15.  Mesa de Archivos de Administración Local, 2018.
16.  Hay una última definición de “archivo electrónico único” sometida a consulta, que dice: ”con-
junto de estructuras, sistemas y servicios que proporcionan el servicio de almacenamiento y gestión de
los documentos y de los expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos” que coincide
en buena parte con la definición de archivo como sistema, pero eleva el almacenamiento a la categoría
de servicio. La referida consulta es con ocasión del proyecto del R.D. por el que se desarrollan la ley
39/2015 de 1 octubre de procedimiento administrativo común y de la ley 40/2015 de 1 octubre de
Régimen Jurídico del sector público.

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reglamentos elaborados sustancialmente por los archiveros en el marco de las institu-


ciones que tenían atribuidas las competencias sobre los Archivos, pero de unos años
a esta parte se están añadiendo regulaciones desde otras instituciones con responsabi-
lidad en la gestión de documentos electrónicos.
De aquí la conveniencia de revisar, con relación a los servicios de los que habla-
mos, algunos de los textos apuntados En mi caso me voy a ceñir a Andalucía. Así el
Reglamento de 6 de marzo del 2000, ya citado, que desarrolla la Ley de Archivos del
84; la Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental (Junta de Andalucía,
ley 7/ 2011) y la Ley de Transparencia Pública de Andalucía (Junta de Andalucía,
ley 1/2014).
El capítulo V del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos está dedicado,
como bien sabemos, al servicio de los Archivos, estimado función archivística del
que se desprende la actividad de difusión. Hubiera podido distinguirse esta última
según los beneficiarios, es decir ciudadanos y Administración, sin embargo la estruc-
turación se hizo en función del tipo de servicio, reconociéndose en primer lugar el
acceso como ejercicio del derecho que lleva su nombre, seguido por las consultas de
los documentos, directa o a partir de los instrumentos de descripción, el préstamo
administrativo, la reproducción de documentos, la información sobre los Archivos
a partir de los instrumentos de información y por último las actividades culturales y
educativas, sin pormenorizar. El objeto prioritario ofrecido no era sino el documen-
to en soporte papel no la información en su sentido restringido, amén de las otras
manifestaciones ya referidas programadas y cuantificadas en sus memorias por los
archiveros y en las estadísticas de la entonces Consejería de Educación y Ciencia de
la Junta de Andalucía.
La Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio documental distingue entre ac-
ceso y servicio frente al Reglamento que en el servicio incluye el acceso, como aca-
bamos de ver. Si para el acceso al que dedica el capítulo IV reconociéndolo como un
derecho cuya aplicación lo convierte en servicio, para los otros servicios hay escasa
referencia salvo la alusión general, en el preámbulo de la ley, que al aludir a un nuevo
contexto tecnológico reconoce que evidentemente afectará al servicio de los Archi-
vos mejorándolos y ampliándolos. A la hora de reconocer en la gestión documental
(tit. III, cap. 1, art. 54) las funciones archivísticas incluye el servicio que, como ya
dijimos, no es enumerado, expresamente, como proceso en el modelo de gestión de
documentos electrónicos que figura en la NTI, ni en la Guía de aplicación de dicha
norma, porque en el modelo andaluz el Archivo queda totalmente integrado como la
última fase de la gestión documental.
Tanto en el Reglamento del Sistema andaluz de Archivos como en la ley de Do-
cumentos, Archivos y Patrimonio documental prevalece el múltiple servicio de los

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documentos y de la información en ellos contenida, es decir información que no se


contempla sin el soporte de aquellos.
Desde el año 2011 hasta el 2014 el contexto del servicio de los Archivos y
como consecuencia el servicio de los documentos ha sufrido importantes cambios.
Hasta entonces, como hemos ido viendo el acceso estaba ligado a los documentos
constitutivos del Patrimonio documental dando protagonismo a los Archivos y a
los archiveros como agentes de la aplicación, no de la regulación, de dicho derecho.
Ya hemos hecho referencia a la legislación de este periodo. A partir de aquí la infor-
mación ha ido ganando terreno a los documentos a los que parece va dejando un
papel inferior cuando éstos son contenido y fuentes de dicha información. Son las
Leyes de transparencia las que testimonian el cambio. El papel de agente/servidor
del Archivo está quedando compartido por otras organizaciones creadas al efecto
(Consejo, Comisiones de Transparencia). Dichas leyes afectan, en el contexto ad-
ministrativo, a la información elaborada por instituciones con competencia en la
gestión de documentos electrónicos. De aquí, quizá, algunos planteamientos de
naturaleza archivística que, por insuficientes sea preciso aclarar y desarrollar, como
es el caso del aludido archivo único.
Hay un cambio importante cuando hablamos de servicio, al referirnos al objeto
ofrecido, se trata de la información pública que, sin excluir a los documentos, como
concepto nuevo ha quedado admitido y definido en las múltiples y excesivas leyes de
transparencia como: los contenidos y los documentos, cualquiera que sea su formato o so-
porte elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.17 El resultado es que el ser-
vicio que estamos analizando se desdobla a partir del objeto, a partir de los agentes,
y a partir del tiempo y del espacio que no son otros que la actividad administrativa
para la información pública y la actividad postadministrativa y patrimonial para los
documentos y la información en ellos contenida.
Para abundar sobre este punto, será nuestro referente la ley de transparencia pública
de Andalucía (Junta de Andalucía, ley 1/2004, 2014) aunque todas las leyes de trans-
parencia regulan la publicidad activa y el derecho de acceso a la información pública.
Se plantea una doble perspectiva, en el primer caso dar y ofrecer servicio por propia ini-
ciativa y en el segundo solicitar, pedir información a requerimiento del usuario. La pu-
blicidad activa en efecto es trasunto de un servicio restringido ceñido a la información
decidida y elaborada a partir de los documentos, cuyo contenido y límites están fijados
por las autoridades públicas responsables de la gestión política y de la administrativa
que contrasta con la cuestionable atribución a la ciudadanía de legítima propietaria de
la información pública. No parece sino que la información ha restado sitio a los docu-

17.  La definición de información recogida en el glosario de la NEDA-voc dice: “conjunto de datos


que permite mostrar, precisar o aumentar el conocimiento sobre una determinada entidad”.

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mentos quizá porque la información pública no tiene nada que ver con la información
patrimonial y para ésta el acceso tiene otra dimensión y regulación.
Es obvio que el marco para la transparencia es el de la actividad administrativa actual,
no del pasado Puede asombrar el atributo de veraz para la información porque entiendo
que la fiabilidad no tiene porqué coincidir con la verdad, de hecho cuando se define en el
art. 6, e. de dicha ley el principio de veracidad se relaciona directamente con las cualidades
exigidas a los documentos de archivo: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad
a las que añade la cadena de custodia. No podemos negar que entre la fiabilidad y la ver-
dad hay un trecho y no podemos obviar que la publicidad activa que es información se
manipula, en el buen sentido del término, cuando se afirma: que se facilitará de la forma
que resulte más simple e inteligible (art. 6, h.) y no cabe duda que cualquier estructuración
informativa con fines de accesibilidad puede suponer un riesgo para la fiabilidad, y ¡no
digamos con relación a la verdad!. Cuando se dice que la información ofrecida será toda
la necesaria, no se ponen los límites a esa necesidad. ¿Necesaria para quién? y ¿para qué?
La conclusión es que el servicio y uso de los documentos van a tener espacios dife-
rentes a la vez que en unos y otros espacios la información va ganando protagonismo:
información pública, información archivística, información documentada con valor
archivístico, información patrimonial. Espacios que pueden determinar el futuro de
los Archivos y de nuestra profesión. Dualidad de espacios que otros archiveros tam-
bién constatan18. En este caso importa tener clara la diferencia entre documento e
información19, pero no siempre está ocurriendo así. Recientísimamente he oído a un
archivero decir públicamente que la descripción archivística es representar la infor-
mación y ciertamente no lo es. La descripción archivística es en primer lugar repre-
sentación de los documentos, sin perjuicio de que también describamos funciones
y agentes, dando lugar a la creación de información archivística. Otras citas pueden
ser significativas al respecto: hablando de repositorios digitales y en caso de riesgo,
se dice que habría que salvaguardar la información o conseguir la pervivencia de la
información. En estos casos la información no gana terreno al documento sino que
llega a suplantarlo. Desde mi punto de vista, mucho ha tenido que ver la generalidad
de la definición de documento en la ISO 15489: información u objeto registrado que
puede ser tratado como una unidad que sin duda dista de la definición de documento
de archivo en la NEDA-MC que reproducíamos más arriba.

18.  Cruz Mundet 2018, p. 22.


19.  La información es un concepto amplio, etéreo, difícil de acotar que la mayoría de las veces requie-
re elaboración que puede implicar, por ese mismo requisito, manipulación y desde luego difícilmente le
cuadran las cualidades de autenticidad, integridad, fiabilidad que requieren los documentos de archivo.
La información puede cambiar, ampliarse, reducirse, actualizarse, tergiversarse. Los documentos de
archivo fijan la información y la hacen inalterable: es el uso el que la hace interpretable.

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El servicio y el uso: del documento a la información 287

Llegados a este punto entiendo que a pesar de la evidente distinción entre docu-
mento en soporte papel y documento electrónico, las distancias entre ellos, como
documentos de archivo, pueden disminuirse, dado que en principio exigen los mis-
mos procesos reconocidos como funciones archivísticas a la hora de la gestión de
documentos electrónicos, sin embargo la distinción se agranda con la información
a pesar de la inevitable relación con ella. No faltan quienes dicen de la información
que es el nuevo petróleo del siglo XXI, al estimarla uno de los principales activos de la
organización –en lo que estamos de acuerdo- y a partir de aquí se afirma que la ges-
tión documental se transforma en gobernanza archivística de la información. Del mismo
modo se habla del ciclo de vida de la información y al referirse a la clasificación se
identifica con la sistematización de la información20.
Pero en esta línea hay más. Se nos avisa que nos quedaremos atrás si gestionamos
solo documentos digitales o electrónicos porque la información a partir de los datos
cada vez es mayor y con más valor. Se tiende a la desmaterialización de las series
convirtiéndolas en datos integrantes de grandes bases de datos. La tendencia es la
conversión en datos y la reducción de la producción de documentos21.
Ante estas apreciaciones, la defensa de que siendo las manifestaciones del servicio
múltiples, el servicio prioritario de los Archivos es el de los documentos y la informa-
ción en ellos contenida, quizá para algunos puede sonar a purismo archivístico, pero
no me desdigo. La información es importante y mueve al mundo, los datos necesa-
rios por imprescindibles, pero ni una, ni otros pueden sustituir a los documentos de
archivo que son fuente de una y de otros
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20.  Casellas i Serra, 2017.


21.  García Morales 2017.

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