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de Andaluca
TRIA
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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
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Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
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Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales antes del 15 de junio de 2016.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.
ndice
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Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125
1. Introduccin a los servicios de gestin y preservacin de documentos electrnicos del Consorci AOC
El Consorci Administraci Oberta de Catalunya1 (Consorcio AOC) tiene su gnesis en el Pacto para la promocin y el desarrollo de la Sociedad de la Informacin
en las administraciones pblicas catalanas2, firmado en el Parlamento de Catalua
el 23 de julio de 2001, entre los presidentes de todos los grupos parlamentarios, el
Gobierno de la Generalitat de Catalua y los gobiernos locales representados por
Localret3.
Segn la llei 29/2010, del 3 dagost, de ls dels mitjans electrnics al sector pblic
de Catalunya4, la misin del Consorci AOC es, fundamentalmente, colaborar con
la Administracin de la Generalitat, los entes locales y, si se tercia, otros organismos
pblicos, para:
Promover la interoperabilidad de los sistemas de informacin catalanes con
el resto de administraciones.
Crear y prestar servicios comunes de administracin electrnica.
Reutilizar las aplicaciones y los servicios de administracin electrnica que
se desarrollen.
Garantizar la identidad y acreditar la voluntad en las actuaciones de los ciudadanos y el personal del sector pblico, as como la confidencialidad y el
no-rechazo en las comunicaciones electrnicas.
Mediante el Consorci AOC, tambin se desarrollan y ejecutan medidas de cooperacin y fomento de la Administracin de la Generalitat con los entes locales en
materia de uso de los medios electrnicos.
El desarrollo de esta misin se realiza en base a una triple lnea de actuacin marcada, por un lado, por una clara vocacin de servicio a las administraciones pblicas
y, de otra, por la anticipacin de las necesidades futuras que ya se prevn en el actual
marco normativo:
3. Servicios de certificacin digital, para emitir los certificados digitales a empleados pblicos o ciudadanos catalanes, as como a dispositivos de las administraciones pblicas catalanas.
4. Servicios de acompaamiento. El Consorci AOC ejerce tambin funciones
de divulgacin, formacin y asesoramiento, as como cuando corresponde,
apoyo financiero a las entidades locales en el desarrollo de sus proyectos e
iniciativas de Administracin electrnica.
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1.1. DESAL
DESAL5 es una aplicacin, que incluye un repositorio digital, a modo de archivo
de oficina, que permite la gestin de documentos y expedientes electrnicos durante
5. Para ms informacin sobre el servicio y la aplicacin DESAL vase: http://www.aoc.cat/Inici/
SERVEIS/Gestio-interna/DESA-L/Que-es [consulta el 23/09/2014] y el manual de usuario: http://
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Documentos generados/recibidos por el uso y consumo de los servicios de administracin electrnica del Consorcio AOC (por ejemplo, Via Oberta, EACAT trmites, ERES, etc.)
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En este sentido, para evitar que los problemas de conservacin supongan un problema para la modernizacin de las administraciones pblicas catalanas, el Consorci
6. Esta NTI establece los conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica
incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los requisitos y
procesos de la gestin de los documentos electrnicos. Para ms informacin vase la Gua de aplicacin
de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos. Ministerio de
Hacienda y Administraciones Pblicas, 2012 disponible en http://administracionelectronica.gob.es/
pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Guia_de_aplicacion_Politica_de_gestion_de_documento_electronico.pdf [consulta el 23/09/2014]
7. Para ms informacin sobre polticas y normas en gestin documental consultar las siguientes
normas:
UNE-ISO 15489-1:2006: Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices.
UNE-ISO 23081-1:2008 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para
la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
UNE-ISO 23081-2:2011 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para
la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario.
8.Vase TERMENS, Miquel. La sostenibilitat econmica i tcnica dels repositoris de preservaci
digital. Lligall: Revista Catalana dArxivstica. Nm. 31 (2010). p. 44-62. Disponible en: http://bd.ub.
edu/pub/termens/docs/lligall-31.pdf [consulta el 05/02/2013]
9.Vase Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las
Administraciones Pblicas. CENATIC, 2009. Disponible en: http://web.cenatic.es/web/index.
php?option=com_phocadownload&view=category&id=6%3A&download=30%3A&Itemid=20&lan
g=es [consulta el 23/09/2014]
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Prestar servicios especficos relacionados con la preservacin digital para tratar los problemas derivados de la fragilidad de los soportes y la obsolescencia
tecnolgica, ya sea del hardware, el software o de los formatos de los documentos. Por ejemplo, servicios de migracin de documentos, servicios de
visualizacin de ficheros y un servicio de evidencia electrnica relacionado
con la preservacin de las firmas electrnicas.
En este contexto el Consorci AOC, conjuntamente con otras administraciones
catalanas, est colaborando para facilitar la transicin a la custodia y al archivo del
documento electrnico, considerando que no se trata slo de un problema tcnico o
de seguridad, sino realmente de un problema jurdico y de una necesidad de gestin.
La solucin desarrollada respeta el actual marco competencial en materia de gestin
documental y archivos12 y acta como elemento dinamizador para facilitar la normalizacin del documento electrnico en la gestin de los procedimientos y servicios
pblicos electrnicos.
iARXIU alcanza esos objetivos en tanto que:
Aporta medidas de seguridad en los medios o soportes en que se almacenan
los documentos para garantizar su integridad, autenticidad, confidencialidad,
calidad, proteccin y conservacin, evitando su prdida, corrupcin o modificacin no autorizada13.
Poner a disposicin de las administraciones pblicas catalanas un repositorio electrnico para almacenar y custodiar los documentos electrnicos, de
forma que se pueda garantizar su integridad, autenticidad, confidencialidad,
calidad, seguridad, recuperacin y conservacin a largo plazo. Este repositorio funciona a modo de archivo central y/o archivo histrico.
Garantiza el acceso completo e inmediato a los documentos a travs de mtodos de consulta en lnea que permitan la visualizacin de los documentos
con todo el detalle de su contenido, la recuperacin exhaustiva y pertinente
de los documentos, la copia o descarga en lnea en los formatos originales.
El sistema permite la consulta durante todo el periodo de conservacin al
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Aplica unas medidas para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, de forma que se pueda asegurar su recuperacin de acuerdo con el plazo mnimo de conservacin determinado por
las normas administrativas y obligaciones jurdicas, se garantice su conservacin a largo plazo, se asegure el valor probatorio y la fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos, as como la transparencia,
la memoria y la identificacin de los rganos de las administraciones pblicas
y de las entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de aquellas
que ejercen la competencia sobre el documento o expediente15.
14. Artculo 21.1.g) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
15. Artculo 21.1.h) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
16. Artculo 21.2. del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
17. Artculo 22.1 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
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Garantiza la proteccin de la firma electrnica frente a la posible obsolescencia de los algoritmos y el aseguramiento de sus caractersticas a lo largo del
tiempo de validez, de la siguiente manera18:
completado de las firmas de los documentos que forman parte del expediente transferido, al perfil -A y slo validacin por aquellas firmas que
no se pueden completar;
Hay que sealar que el servicio iARXIU no est pensado para facilitar la tramitacin y la gestin de los expedientes electrnicos en su fase de trmite, ni incluye
herramientas de gestin de flujos de trabajo o funcionalidades propias de la gestin
documental19. A nuestro entender, hay que construir una visin global del concepto
de gestin de la documentacin electrnica que abarque desde su gnesis hasta su
disposicin final. Este enfoque no implica que el sistema de gestin documental de
una organizacin sea construido e implementado bajo una misma solucin tecnolgica, sino todo el contrario, debemos impulsar la integracin e interoperabilidad
entre las distintas piezas o servicios del sistema. Cada una de estas piezas da respuestas y soluciones a unas necesidades y funcionalidades muy especficas. As, el servicio
de archivo electrnico tiene la responsabilidad de custodiar, mantener y garantizar
la perdurabilidad/accesibilidad, a largo plazo, de la documentacin electrnica generada por los sistemas de informacin o aplicaciones de gestin documental de la
organizacin.
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Adems, otro elemento inseparable y esencial para el tratamiento y la preservacin de los documentos electrnicos es el de los metadatos que nos describen el
contexto, el contenido y la estructura de los documentos y nos permiten asegurar su
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo de su ciclo de vida. Por
lo tanto, cuando hablamos de preservacin de documentos nos referiremos tanto a
los documentos, como objetos de informacin (contenido), como a los metadatos
que nos ayudan a interpretarlos y gestionarlos correctamente.
20.Vase ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information
systems. Reference model y su revisin ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open
archival information system (OAIS). Reference model
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Cuando estos PIT ingresan en la plataforma se les aplica un conjunto de controles para verificar su integridad, autenticidad e idoneidad con los requerimientos
de conservacin. Se les aaden otro tipo de metadatos como los relacionados con
la informacin de representacin y los de auditora. Finalmente, para garantizar su
integridad se incorpora una firma digital de archivo a nivel de paquete de informacin. A esta normalizacin del PIT se le llama paquete de informacin de archivo (en
adelante, PIA).
Cuando un usuario quiera consultar un documento almacenado en el repositorio,
el sistema le permitir descargarse una copia del PIA que se denomina paquete de
informacin de consulta (en adelante, PIC).
Ante la ausencia de un modelo normalizado de estructuracin, empaquetado y
encapsulacin de documentos electrnicos y, despus de analizar los distintos esquemas existentes (XFDU, FOXML)22 se decidi el esquema METS23 por varios
motivos:
Permite estructurar los documentos de una forma flexible (arbrea) que se
adapta a las distintas formas de agrupar la documentacin (documento o
expediente).
Admite diferentes diccionarios o vocabularios de metadatos.
En primer lugar, existen los documentos que son transferidos en su formato originario por los productores de la documentacin siguiendo los protocolos de transferencia establecidos por el archivo receptor21. stos deben incluir los contenidos a
custodiar y todos aquellos metadatos que faciliten su recuperacin. Los conocemos
como paquetes de informacin de transferencia (en adelante, PIT).
22. Para ms informacin sobre el formato XFDU vase: XML Formatted Data Unit (XFDU) Structure and Construction Rules, The Consultative Committee for Space Data Systems, 2004 disponible en:
http://sindbad.gsfc.nasa.gov/xfdu/pdfdocs/iprwbv2a.pdf [consulta el 23/09/2014]
FOXML, Fedora Digital Object Model XML es el formato nativo del sistema Fedora. Para ms informacin vase: http://www.fedora.info/download/2.0/userdocs/digitalobjects/introFOXML.html [consulta el 23/09/2014]
23. El esquema METS, acrnimo de Metadata Encoding & Transmisin Standard es una norma
para codificar metadatos descriptivos, administrativos y estructurales en cuanto a los objetos dentro
de una repositorio expresado con el XML. Vase http://www.loc.gov/standards/mets/ [consulta el
23/09/2014]
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El mdulo de preservacin se encarga de gestionar el ciclo de vida de los documentos e implementar las estrategias de preservacin ms idneas para garantizar la
conservacin de los PIA. En iARXIU se apuesta decididamente por la tcnica de la
migracin/conversin de formatos por su aceptacin e incorporacin en el entorno
legal y normativo de la administracin electrnica como tcnica de preservacin y
garanta de accesibilidad, vase el concepto de copia autntica en la LAECSP25 y,
por la normalizacin y estandarizacin de formatos abiertos que est ayudando a su
consolidacin, como el formato PDF/A26.
25.Vase el Artculo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos: Las copias realizadas por medios electrnicos de documentos electrnicos emitidos
por el propio interesado o por las Administraciones Pblicas, mantenindose o no el formato original,
tendrn inmediatamente la consideracin de copias autnticas con la eficacia prevista en el artculo
46 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, siempre que el documento electrnico original se encuentre en poder de la
Administracin, y que la informacin de firma electrnica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan
comprobar la coincidencia con dicho documento
Y el Artculo 31: Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad
e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. Se asegurar en todo caso la posibilidad de
trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
26. Para ms informacin vase la Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Catlogo de estndares. Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, 2012 disponible en http://
administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Guia_de_aplicacion_NTI_catalogo_de_estandares_Publicacion_oficial_2012/Guia_
aplicacion_Norma_Tecnica_Interoperabilidad_Catalogo_de_estandares.pdf [consulta el 23/09/2014]
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Para satisfacer estos requisitos hemos definido un proceso de transferencia e ingreso que incluye las siguientes fases:
Fase de preparacin. Incluye todas las actividades relacionadas con la gestin y la planificacin adecuada de las transferencias. El objetivo es identificar qu tipo de documentacin se debe transferir y su adecuacin a los estndares de iARXIU, analizar la viabilidad y los costes del proyecto, disear
los PIT, desarrollar la integracin con la plataforma y firmar la solicitud de
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602
Fase de ingreso. Antes de proceder al ingreso de los documentos en el repositorio, la plataforma realiza un conjunto de tareas para verificar su integridad,
autenticidad e idoneidad con los requisitos de conservacin:
Recepcin de las solicitudes de transferencia, previa autenticacin y autorizacin del envo.
Almacenamiento temporal de los PIT para proceder a su validacin y
completado. Los controles que se realizan son los siguientes:
> Aplicacin de un control de integridad a los ficheros para verificar
que no se hayan alterado o modificado.
> Verificacin de la existencia de virus en el PIT.
> Introspeccin automtica en los ficheros para extraer metadatos de
carcter tcnico tiles para garantizar su preservacin28.
27. Para ms informacin de las condiciones de prestacin del servicio consultar en: http://www.aoc.
cat/Inici/SERVEIS/Gestio-interna/iArxiu/Com-sol-licitar-ho [consulta el 23/09/2014]
28. Utilizamos dos herramientas para analizar los ficheros y extraer sus metadatos tcnicos: DROID
y JHOVE.
Para ms informacin sobre DROID vase: http://sourceforge.net/projects/droid/ [consulta el
23/09/2014]
Para ms informacin sobre JHOVE vase: http://jhove.sourceforge.net/ [consulta el 23/09/2014]
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en funcin del coste beneficio que vayamos a obtener, los impedimentos legales y
normativos, y los requerimientos de acceso que determinen los usuarios29.
La gestin de los formatos tecnolgicos: la plataforma iARXIU guarda informacin sobre las caractersticas tcnicas de los formatos de los objetos digitales o ficheros. En este registro de formatos de ficheros se identifican de forma
nica e inequvoca los diferentes formatos y se aade informacin completa
del formato, incluyendo normas sintcticas y semnticas para codificarlos y
descodificarlos correctamente.
Permitir la migracin/conversin de los formatos de los objetos digitales a
formatos normalizados o ms aptos para su conservacin y as evitar su posible obsolescencia o degradacin. Apostamos decididamente por la estrategia de la conversin por su aceptacin e incorporacin en el entorno legal
y normativo de la administracin electrnica como tcnica de preservacin
y garanta de accesibilidad. Los documentos resultantes de la conversin se
consideran copias autnticas30.
Verificar la integridad y consistencia de los PIA almacenados y, en concreto,
de los ficheros presentes en los PIA mediante controles de integridad (anlisis
comparativos del hash de los ficheros).
Utilizar mecanismos de resellado para aadir, cuando el anterior sello este
prximo a su caducidad, un nuevos sello de fecha y hora de archivo. Esta
estrategia slo se aplica a la firma electrnica que se genera a nivel de PIA en
29. Para ms informacin vase SERRA, J. 2001. Gestin de los documentos digitales: estrategias
para su conservacin en El Profesional de la Informacin, vol. 10, nm. 9 y LEE, K., SLATTERY, O.,
LU, R., TANG, X., MCCRARY, V. 2002. The state of the art and practice in digital preservation en
journal of Research of the National Institute of Standards and Technology.
30.Vase la Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y
conversin entre documentos electrnicos.
145
31. Para ms informacin sobre estrategias para la preservacin de las firmas digitales vase:
La Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica firma electrnica y de certificados de la Administracin. Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, 2011 disponible en
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/BIBLIOTECA_PU_Publicacion_oficial__2011_politica_de_firma_guia_de_
aplicacion_NTI--2-/Gu%C3%ADa%20de%20aplicaci%C3%B3n%20de%20la%20Norma%20
T%C3%A9cnica%20de%20Pol%C3%ADtica%20de%20Firma%20Electr%C3%B3nica%20y%20
de%20certificados%20de%20la%20Administraci%C3%B3n.pdf [consulta el 23/09/2014]
La gua de Bones prctiques per a la gesti i preservaci de les signatures electrniques. CATCert, 2010 disponible en http://www.aoc.cat/content/download/6803/24760/file/bonesPractiquesGestioPreservacio.
pdf [consulta el 23/09/2014]
146
Consulta de los metadatos y visualizacin/descarga de los documentos (objetos digitales o ficheros) que forman parte del PIA.
147
148
2011
2012
2013
2014
TOTAL
N expedientes
transferidos
461
7.594
2.102
9.577
3.855
23.589
expedientes
N documentos transferidos
338
81.514
33.164
118.809
34.777
268.602
documentos
N de consultas
244
1648
1398
1983
699
5.972
consultas
7. Conclusiones
El servicio iARXIU representa una de las primeras experiencias en relacin a la
preservacin y custodia de documentos electrnicos a largo plazo y, como tal, espera
aportar soluciones viables y tangibles para ayudar a la conservacin y proteccin de
la documentacin electrnica.
Escoger la modalidad de servicio depender de los recursos, del volumen de las transferencias, del modelo de relacin y del modelo organizativo de cada administracin.
Como deca el escritor y filsofo americano Eric Hoffer: En una poca de cambio radical, el futuro pertenece a quienes siguen aprendiendo. Los que ya aprendieron, se encuentran
preparados para vivir en un mundo que ya no existe. Por eso sabemos que el servicio de
iARXIU no finaliza aqu, sino todo lo contrario, tiene que mantenerse en permanente y
continua evolucin para adaptarse a las necesidades y requisitos del maana.
33. Para ms informacin sobre los organismos que utilizan el servicio vase: http://www.aoc.cat/
content/download/7461/25569/file/iArxiu_09.pdf . [consulta el 23/09/2014]
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