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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
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Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos


para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

El reto de los archivos de las entidades


locales ante el nuevo marco normativo:
documentos y archivos, documento
electrnico, transparencia,
racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral

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El reto de los archivos de las entidades locales ante el nuevo marco normativo...

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El reto de los archivos de las entidades locales ante el nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad1.

Ana Verd Peral

Directora del Archivo Municipal de Crdoba


1

1. Los Archivos ante la Ley de Racionalizacin y Sostenibilidad de la Administracin Local2 (LRSAL)


Esta norma, de larga gestacin, nace de la mano de la Ley Orgnica 2/2012, de
27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad financiera, con el objetivo de ajustar la normativa bsica en materia de rgimen local a los requerimientos
derivados de la aplicacin de los principios formulados en aquella de estabilidad presupuestaria,sostenibilidad financiera y eficiencia en el uso de los recursos pblicos.
En funcin de estos objetivos, La Ley 27/2013 modifica y reformula diversos
artculos de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local;
del Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, as como de la Ley 30/1992,
de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.
El primer cambio a considerar en el articulado de la mencionada norma se establece en el inicio, en la definicin del concepto legal de Entidades locales, ya que la
nueva redaccin del artc. 3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases
del Rgimen Local establece como tales:
El Municipio.
La Provincia.
La Isla.
1. Al escribirse esta ponencia, an no se haba promulgado la LRSAL, ni la Ley de Transparencia
estatal.
2. Ley27/2013, de 27 de diciembre. BOE n.312.

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Las Comarcas u otras entidades que agrupen varios Municipios, instituidas


por las Comunidades Autnomas de conformidad con esta Ley y los correspondientes Estatutos de Autonoma.
Las reas Metropolitanas.
Las Mancomunidades de Municipios.
Quedando excluidas de esta consideracin las denominadas EATIM (Entidades
de mbito territorial inferior al municipal: pedanas, aldeas, parroquias, juntas vecinales, lugares, caseros), a las que la LRSAL etiqueta como forma de organizacin
desconcentrada del Municipio carente de personalidad jurdica (art. 24 bis). Aquellas
existentes a la entrada en vigor de la Ley mantendrn su personalidad jurdica, pero
debern presentar sus cuentas en el plazo de tres meses, constituyendo causa de
disolucin su no presentacin. La disolucin implica que el personal al servicio de la
entidad disuelta se incorpora en el Ayuntamiento, que, a su vez, se subroga en todos
los derechos y obligaciones de la EATIM3.
Sera excepcional el caso de que en estas entidades existiese un Servicio de Archivo
como tal, cuando no lo hay en muchos de los municipios de los que dependen. A
lo ms, y con suerte, su Archivo ha sido objeto de atencin de un plan provincial o
comarcal de Archivos, por lo que, de ejecutarse su desaparicin, debera transferirse
su Archivo y el personal a su servicio al Municipio correspondiente.
Respecto a los Archivos existentes en el resto de las entidades locales que siguen
teniendo esta consideracin (Municipios, provincias, comarcas), el problema de su
pervivencia dependera de dos cuestiones que son el leiv motiv de la LRSAL:
La competencia atribuida y el servicio reconocido por la Ley.
La sostenibilidad financiera, medida sobre el llamado coste efectivo de los servicios.
1.1. La Competencia y el Servicio en Materia de Archivos
Ni en la primitiva Ley de Bases 7/85, ni en el texto modificado por la LRSAL se
cita, en ningn caso, la competencia de Archivo como propia de los municipios,
lo que no es de extraar ya que sera equivalente a citar entre sus competencias la
actividad administrativa. El Archivo, de facto coexiste con las distintas unidades de
gestin, es inherente a todo municipio ya que es inconcebible un municipio sin documentos. Pero es ms que presumible que tal obviedad no haya sido el motivo de su
ausencia en el articulado de las competencias propias de los municipios.
En sentido muy distinto al que consideramos, el Anteproyecto de la LRSAL, en su
versin de 14 de noviembre 2012, incluy la materia de Promocin de la cultura y
3. LRSAL, Disposicin transitoria cuarta.

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equipamientos culturales. Archivos, bibliotecas y museos. (artc. 25.2.o). Con toda


probabilidad este enunciado vena a traducir lo que el legislador de la inicial Ley 7/85
condens en la competencia municipal denominada Patrimonio histrico-artstico
(25.2e), facultad que en la LRSAL va repartida entre la de Urbanismo (25.2.a): Proteccin y gestin del patrimonio histricoen clara alusin al Patrimonio Monumental , y la competencia reseada en el epgrafe m): Promocin de la cultura y
equipamientos culturales. El texto no explicita ninguno, pero es evidente que en lo
que respecta a los Archivos, la idea de competencia subyacente estara limitada a los
equipamientos destinados a Archivos Municipales Histricos, quedando excluidos
los edificios destinados a albergar el resto de la red (administrativos e intermedios),
que en los grandes municipios s que tienen ubicaciones diferenciadas.
An as, la LRSAL se apresura a aclarar en el apartado siguiente que Las competencias municipales en las materias enunciadas en este artculo se determinarn
por Ley debiendo evaluar la conveniencia de la implantacin de servicios locales
conforme a los principios de descentralizacin, eficiencia, estabilidad y sostenibilidad
financiera4. Porque otra cuestin es la relativa a los servicios que la Ley establece que
deben prestar los municipios. Y entre los sealados tampoco el Servicio de Archivo
ha estado presente ni antes ni ahora, en la LRSAL.
De manera paralela al Servicio de Biblioteca Pblica, establecido desde aquella
para los municipios de ms de 5.000 habitantes, esta ha sido una crnica aspiracin
nunca conseguida del colectivo de archiveros municipales. En efecto, la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros ya lo intent en 2005, cuando el Gobierno gestaba la Ley de Reforma del Gobierno y de la Administracin Local que, finalmente,
no lleg a trmino. Pues bien, la Coordinadora expuso entonces una iniciativa a la
FEMP, que fue presentada como alegacin al texto del Anteproyecto5, en el sentido
de introducir entre los Servicios obligatorios de los Municipios el del Archivo, en los
siguientes trminos:
Los ayuntamientos de municipios de ms de cinco mil habitantes estarn obligados a tener un Servicio de Archivo propio.Dicho Servicio de Archivo deber disponer de personal tcnico y cualificado en nmero suficiente para cubrir las necesidades
del Archivo con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesarios. Se regularn
por reglamento las titulaciones y la formacin que debe tener el personal tcnico de
los Archivos y las condiciones que este personal ha de cumplir. La direccin de estos

4. LRSAL, artc. 25.3


5. Dicha alegacin al texto fue presentada en nombre de la FEMP por la vicepresidenta segunda de
este organismo, Rosa Aguilar Rivero.

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Servicios de Archivos ha de ser ejercida por personas con titulacin universitaria


superior.
La direccin administrativa, cientfica y tcnica del Servicio corresponde al Archivero Municipal. El Archivero es el responsable del rgimen y disciplina del Servicio de Archivo, sus dependencias y material y del personal a su cargo, as como de
la calidad del servicio y trabajo tcnico realizados. Son funciones, entre otras, del
Archivero la conservacin del Patrimonio Documental Municipal, la direccin del
Sistema de Gestin de Documentos y la garanta del acceso de los ciudadanos a la
informacin y a los documentos, velando en todo momento por el cumplimiento de
la legislacin vigente.
El Servicio de Archivo deber poseer las instalaciones que, en su ubicacin y
condiciones tcnicas especficas, sean las adecuadas para una correcta prestacin de
sus servicios, en cuanto a la facilidad de tratamiento y acceso a los documentos en
l custodiados, as como garantizar su mantenimiento, seguridad y conservacin.
Los ayuntamientos, de menos de 5.000 habitantes, que no estn obligados a
tener Servicio de Archivo propio, debern establecer las frmulas adecuadas para
el correcto funcionamiento de este Servicio, en cualquier caso bajo la supervisin
y direccin tcnica de un Archivero titulado superior que podr ser compartido o
depender de las entidades supramunicipales competentes.
Sobre este ltimo prrafo de la propuesta, la CAA aclaraba:
La solucin que proponemos para los posibles problemas de gestin, la gestin
compartida, entra de lleno en el concepto de intermunicipalidad que, segn el
propio borrador, es el ejercicio del derecho de asociacin de municipios y dems
entes territoriales, como manifestacin esencial de su autonoma y que permite
que las competencias locales, sobre todo las municipales, se queden en ese nivel y
no salten a otro superior, por falta de capacidad gestora.
Desafortunadamente, la alegacin no prosper porque el Anteproyecto de Ley
de Reforma del Gobierno y de la Administracin Local naufrag, y no ha reflotado
en el actual Proyecto de la LRSAL, ni tampoco el concepto de intermunicipalidad.
La cuestin es que, bien por obviedad o por omisin simplemente, la competencia de Archivos no se encuentra entre las propias de los municipios. Ahora bien, la
nueva redaccin del artculo 2.1 de la Ley Reguladora de Bases del Rgimen Local
establece que:
()la legislacin del Estado y la de las Comunidades Autnomas () segn la
distribucin constitucional de competencias, deber asegurar a los Municipios, las
Provincias y las Islas su derecho a intervenir en cuantos asuntos afecten directamente
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al crculo de sus intereses, atribuyndoles las competencias que proceda en atencin a las caractersticas de la actividad pblica de que se trate y a la capacidad de
gestin de la entidad local, de conformidad con los principios de descentralizacin,
proximidad, eficacia y eficiencia, y con estricta sujecin a la normativa de estabilidad
presupuestaria y sostenibilidad financiera.
Y, ms adelante, el artculo 27 especifica:
1. El Estado y las Comunidades Autnomas, en el ejercicio de sus respectivas
competencias, podrn delegar en los Municipios el ejercicio de sus competencias. La
delegacin habr de mejorar la eficiencia de la gestin pblica, contribuir a eliminar
duplicidades administrativas y ser acorde con la legislacin de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera.
Habida cuenta de que el Estatuto de Autonoma de Andaluca (Ley Orgnica
2/2007, de 19 de marzo, de reforma del Estatuto de Autonoma para Andaluca),
tiene competencia exclusiva (?):
En materia de rgimen local (artc.60), la cual incluye La determinacin de
las competencias y de las potestades propias de los municipios y de los dems
entes locales (artc.60.1c)
Y en materia de Archivos (Archivos, museos, bibliotecas y dems colecciones
de naturaleza anloga que no sean de titularidad estatal, artc.68.3.2)
Y puesto que la Ley 7/11, de Archivos, Documentos y Patrimonio Documental
de la Junta de Andaluca, considera los Archivos de las Entidades Locales parte integrante del Sistema Archivstico de Andaluca (artc. 40 b), reconociendo a estos
como un servicio a prestar por las entidades:
Artculo 49. Archivos de las entidades locales de Andaluca.
1. Las entidades locales de Andaluca garantizarn la prestacin de los servicios de
archivo dentro de su mbito territorial.
()
3. Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con ms de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal con la cualificacin y nivel tcnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte
de aplicacin.
4. Las entidades locales podrn mancomunarse para la prestacin de los servicios
de archivo.

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Parece quedar fuera de dudas que, a pesar del no reconocimiento de los Servicios de Archivos de las entidades Locales por la LRSAL, estos quedan refrendados
por las normativas autonmicas del Estado.
En efecto, han sido numerosas las Autonomas que han desarrollado el subsistema
de los Archivos de las Entidades Locales en base a su organizacin comarcal6. Entre
ellas:
Catalua, cuya Ley de Archivos y Documentos (2001) establece la obligatoriedad del servicio para los municipios de ms de diez mil habitantes, habiendo configurado desde 1982 un modelo comarcal de Archivos, interconectados telemticamente y con programas unificados de gestin documental.
El Pas Vasco, que cuenta con seis Archivos comarcales.
Aragn, quien ha combinado la frmula de Archivos Comarcales para asistir
a los Archivos Municipales de su demarcacin y la del Servicio de Archivos
Municipales de la Diputacin Provincial (Zaragoza, particularmente).
Los Archivos comarcales se basan en un modelo de cogestin que ahorra costes
sin menoscabar el servicio a la propia administracin ni al ciudadano,7 superando la
atencin puntual del tratamiento documental y beneficindose de las ventajas propias de una red de Archivos: polticas de equipamientos depsitos , aplicativos
informticos, difusin, restauracin, digitalizacin), conservando a la vez su autonoma y, por supuesto, la titularidad de sus fondos.
Otras Comunidades Autnomas, entre ellas Andaluca como se ha citado ms
arriba, abogan por los servicios mancomunados:
Valencia. Su ley (2005)8, adems de precisar que la contratacin de la gestin,
conservacin y custodia externa de cualquier archivo pblico slo tendr carcter excepcional en casos de urgencia, y establecer la obligatoriedad del servicio de Archivo para los municipios de ms de 10.000 habitantes, desarrolla
en su articulado la frmula de servicios mancomunados para la gestin de los
archivos municipales de los de menor poblacin.
Tambin las Islas Baleares, Navarra o Extremadura inciden en sus diferentes
leyes de Archivos en los servicios mancomunados de Archivos.
6. NGEL S. BLANCO (2009): La regeneracin de los archivos por la legislacin autonmica: del
referente cultural al factor organizativo, procedimental e institucional.
7. La regulacin de este modelo de cogestin se suele realizar a travs de un convenio entre los ayuntamientos, el consejo comarcal y la Consejera que asuma la competencia en materia de Archivos.
8. Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos.

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Ambos mtodos, archivos comarcales o servicios mancomunados, en todo caso


ofrecen una solucin asumible por las pequeas entidades locales, alejndose de la
infructuosa prctica de las becas o ayudas temporales, la cual acaba convirtindose en
el velo de Penlope, ya que aquellas difcilmente acaban asumiendo e integrando en
sus presupuestos los costes de los archivos.
Una cuestin a resear es que las Leyes autonmicas en materia de Archivos no
trasladan a las Diputaciones ningn tipo de responsabilidad, asistencia tcnica o
similar para con los Archivos de municipios pequeos, apostando por otras frmulas
como se ha visto. Este hecho parece traslucir el inters de la Administracin Autonmica por superar el modelo provincial existente previo o coetneo a la llegada de la
democracia y, consecuentemente, dotar a los Archivos de las Entidades Locales de un
rol propio dentro del sistema archivstico autonmico.
Es de justicia destacar, sin embargo, que fueron los Planes Provinciales de Archivos desarrollados por las Diputaciones, los que salvaron literalmente muchos de los
Archivos de los Ayuntamientos, pequeos y medianos, y que en algunos casos fue
su iniciativa la que consigui que los municipios asumiesen el servicio de Archivo,
dotndolo de equipamiento y personal propios. Ubicados dentro de los Planes Provinciales de cooperacin municipal, muchas Diputaciones han desarrollado planes
de actuacin en los Archivos Municipales de su mbito territorial (Sevilla desde
1981, Huelva desde 1982, Jan, Almera, Crdoba, Granada, Cuenca, Valladolid, Burgos, Len, Zaragoza, y un largo etctera), algunos ocasionales, interrumpidos
y/o prestados bajo frmulas diversas becas, talleres de empleo otros, los menos,
consolidados en una segunda fase mediante Archiveros de zona (caso de Diputacin
de Sevilla, por ejemplo), permitiendo de esta manera configurar los Archivos de los
pequeos municipios como servicios administrativos y, por tanto, servicios pblicos.
Pero el posicionamiento normativo pro autonoma local en general, cambia en
la LRSAL, que vuelve a conferir a las Diputaciones un papel emergente, y de tutela
y/o prestacin de servicios municipales, tal y como establece en sus competencias:
La prestacin de servicios pblicos de carcter supramunicipal y, en su caso,
supracomarcal (competencia tambin reconocida por la Ley 7/85) y el fomento o, en su caso, coordinacin de la prestacin unificada de servicios
de los municipios de su respectivo mbito territorial (artc.36.1c, nueva
competencia).
El seguimiento de los costes efectivos de los servicios prestados por los municipios de su provincia. Cuando la Diputacin detecte que estos costes son
superiores a los de los servicios coordinados o prestados por ella, ofrecer a

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los municipios su colaboracin para una gestin coordinada ms eficiente de


los servicios que permita reducir estos costes. (artc.36.1h).
A los efectos previstos anteriormente la Diputacin Da soporte a los Ayuntamientos para la tramitacin de procedimientos administrativos y realizacin de actividades materiales y de gestin, asumindolas cuando aqullos se
las encomienden. (artc.36.2d).
En estas competencias, la LRSAL no especifica tamao de poblacin como
criterio de intervencin.
Disponiendo tambin que:
Cuando la Diputacin detecte que los costes efectivos de los servicios prestados por los municipios son superiores a los de los servicios coordinados
o prestados por ella, incluir en el plan provincial frmulas de prestacin
unificada o supramunicipal para reducir sus costes efectivos (artc. 36.2a).
Los costes reales directos e indirectos debern ser calculados antes del 1 de
noviembre de cada ao y comunicados al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas para su publicacin (artc. 116 ter).
Estas medidas pueden conferir por tanto a las Diputaciones la prestacin de los
servicios de Archivos comarcales o servicios mancomunados, y de hecho les otorga
tambin el incluirlos dentro de sus Planes Provinciales de Obras y Servicios, en el
caso de que los costes efectivos de personal e instalaciones de los Archivos municipales/Comarcales/Servicios mancomunados, sean superiores a los prestados por ellas.
Nada se dice de la evaluacin de los servicios municipales en trminos distintos a los
econmicos: cotas de bienestar social, eficiencia y eficacia administrativa, etc. As las
cosas, los Servicios de Archivos Municipales, deficitarios en trminos econmicos,
por definicin, muy probablemente desembocarn en las mencionadas frmulas de
prestacin unificada mediante externalizacin de los mismos salvo que las plantillas de las Diputaciones incrementen exponencialmente las plazas de archiveros de
zona.
A destacar en la LRSAL una nueva competencia propia de las Diputaciones: La
prestacin de los servicios de Administracin electrnica en los municipios con
poblacin inferior a 20.000 habitantes (artc. 36.1.g), facultad esta que en un
horizonte inminente tambin afectar inevitablemente a los Servicios de Archivos de
estas poblaciones, puesto que estos servicios integran s o s los Sistemas de gestin de documentos Electrnicos (EDMS) y los Sistemas de gestin de documento
electrnicos de archivo (ERMS).

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2. Los Archivos de las Entidades Locales y las Normativas de Administracin


Electrnica
La Administracin Local, al igual que el resto de Administraciones, est obligada
a transformarse en una administracin electrnica regida por los principios de eficacia y servicio, objetivo que el artculo 103.1 de la Constitucin vincula a la legitimidad del ejercicio de las potestades administrativas.
Dicha obligacin no es nueva, el artculo 70 bis.3 de la Ley 7/85, reguladora de
las Bases del Rgimen Local, establece la obligacin de las entidades locales de impulsar la utilizacin interactiva de las tecnologas de la informacin y la comunicacin
para facilitar la participacin y la comunicacin con los vecinos, para la presentacin de
documentos y para la realizacin de trmites administrativos, de encuestas y, en su caso,
consultas ciudadanas.
Tambin la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, contiene un claro mandato a las Administraciones Pblicas para impulsar el empleo y la aplicacin de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos en el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.
Finalmente, la ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los ciudadanos a
los Servicios Pblicos, reconoce el derecho de ciudadanos y ciudadanas a relacionarse
con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos y desarrolla la obligacin
de las Administraciones Pblicas de utilizar las tecnologas de la informacin.
De la mano de la Ley, El Esquema Nacional de Interoperabilidad9 (ENI), enmarca las medidas organizativas y tcnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos
electrnicos a largo de su ciclo de vida. En concreto, su art. 21.i), seala que deben
aprobarse medidas para la coordinacin horizontal entre el responsable de la gestin de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos
distincin preocupante garantizndose su conservacin y recuperacin a medio
y largo plazo, mediante las oportunas transferencias de los expedientes entre los distintos repositorios, de acuerdo con lo establecido en la legislacin en materia de
Archivos.
La norma ENI dispone el desarrollo de una serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad10 que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
9. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el mbito de la Administracin Electrnica. BOE n. 25, de 29 de enero del 2010.
10. Disponibles en el Portal de Administracin Electrnica: http://administracionelectronica.gob.
es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabili-

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pblicas. Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin
y a la poltica de gestin de documentos electrnicos, responden a lo previsto en el
citado Real Decreto 4/2010. Al socaire de la Ley de Acceso y de estas NTI, nuestra
Ley 7/11, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca11, se
hace eco a lo largo de todo su articulado de la impronta de las mismas:
Artculo 27.
3. El Sistema Archivstico de Andaluca promover un modelo comn de gestin
documental acorde con la implantacin de la administracin electrnica, siguiendo
los principios de cooperacin y colaboracin entre las consejeras competentes en
materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administracin electrnica y poltica informtica.
Artculo 33.
2. Se entiende tambin por archivo aquella unidad administrativa o institucin
que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrnicos, en cualquier etapa de su produccin o tratamiento, para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Artculo 55.
1. Las funciones de la gestin documental se aplicarn en todos los archivos del
Sistema Archivstico de Andaluca. Estas funciones incorporarn las nuevas tecnologas propias de la administracin electrnica.
Etctera.
Casi hablando el mismo lenguaje que la Ley 7/11, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos (NTI-PGDE)12
identifica los procesos de la gestin de documentos en el marco de la administracin
electrnica y las medidas organizativas y tcnicas a adoptar por las Administraciones
pblicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin
y conservacin de los documentos electrnicos a largo de su ciclo de vida.

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11. Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca. BOE n 286, de 28 de Noviembre de 2011.
12. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos. BOE n 178, de 26 de julio de 2012.

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Consciente de la realidad actual, la Norma advierte en su mbito de aplicacin


que sus directrices podrn aplicarse en entornos hbridos en que convivan documentos en soporte papel y documentos electrnicos, estableciendo que:
La poltica de gestin de documentos electrnicos se integrar en el marco
general de gestin de documentos.
Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos, as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para la gestin documental.
La NTI dedica un epgrafe, el IV, a lo que llama Actores involucrados, y en
ellos distingue entre
a) El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de
los sistemas de gestin y conservacin documental.
b) El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de
tratamiento implantado.
Podra deducirse que el legislador est hablando, en el apartado a) de los Archiveros, y en el b) de tcnicos informticos y de organizacin administrativa en general,
pero por qu no cita el legislador a los Archiveros, cuyo cuerpo facultativo lleva ms
de 150 aos presente en la Administracin Pblica y en las CCAA desde su creacin y en las plantillas de los grandes municipios de la Administracin Local?, por
qu considera que ese personal, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental no lo est en la gestin de documentos electrnicos?, cmo
es posible que desgranando la NTI toda una serie de conceptos clsicos y exclusivos
de nuestra competencia profesional no nos reconozca ex professo como uno de los
Actores involucrados? En este escenario de la Administracin electrnica, es que
tendremos que luchar por el papel que siempre hemos tenido?
La NTI- PGDE, es todo un compendio sinttico de las labores clsicas del Archivero, ya que desgrana todos sus tems:
Tratamiento documental: se aplicar de manera continua sobre todas las
etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto (Epgrafe V.2).
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Procesos de Gestin de documentos electrnicos (Epgrafe VI):


Clasificacin de documentos: estableciendo que incluir la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasificacin de la organizacin. (Epgrafe
VI.3).
Descripcin de documentos (metadatos).
Acceso a los documentos.
Transferencia de documentos, y responsabilidades en cuanto a su custodia.
Calificacin de los documentos: Determinacin de los documentos esenciales, valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin,
segn dictamen de la autoridad calificadora.
Destruccin o eliminacin de los documentos: atender a la normativa aplicable en materia de eliminacin de Patrimonio Documental.
Conservacin
Archivo electrnico.
OPORTUNIDAD O AMENAZA?
Claramente, oportunidad. Y para ello hemos de contar con una serie de herramientas bsicas:
A) LA FORMACIN Y LA PROFESIN.
Si alguien tiene formacin en nuestras instituciones sobre los trminos que maneja la Administracin electrnica somos nosotros, los Archiveros. Ahora tenemos la
gran oportunidad de demostrar lo que venimos haciendo desde hace mucho tiempo:
gestin documental, y que se nos identifique tambin por esta funcin. No es que
reneguemos del clsico y digno nombre de nuestra profesin, pero hace tiempo que
nos ha sobrevenido el otro, el de gestores, porque hace tiempo tambin que ya no
somos tenderos documentales (descarga del producto recepcin del producto
inventario en almacn despacho del producto). Utilicemos por tanto, al menos,
nuestro nombre compuesto, pero utilicmoslo (as lo estn haciendo ya algunas asociaciones), porque si no lo hacemos, habr quien se apodere de l y entonces no nos
van a reconocer ni admitir en el club de la administracin electrnica, y fuera de l
slo tendremos cabida en un museo documental
Y pisemos con fuerza, porque una vez leda la Ley 11/2007, la NT citada, o cualquiera de las que tratan monogrficamente del documento o expediente electrnico,
de las copias de ellos, o de sus metadatos, es deducible afirmar que nos necesitan.
Ninguna Administracin conseguir poner en marcha con xito el compendio de
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normas que compone la administracin electrnica, si no cuenta con la conjuncin


de esfuerzos de informticos, gestores, administrativistas y archiveros, con una distribucin clara de responsabilidades. No es que tengamos que liderar el proyecto, no, el
proyecto debe ser corporativo y como tal liderado e impulsado por el poder polticoejecutivo. Pero tenemos que estar en l y reclamar nuestro lugar en las comisiones o
grupos de trabajo de la Administracin electrnica.
B) ADSCRIPCIN ORGNICA ADECUADA
La Administracin Local se ha visto, como el resto, inmersa en un nuevo escenario de gestin pblica dibujado por la e-Adminstracin, que le conmina a satisfacer
de manera inmediata y continuamente renovada, los requerimientos de la sociedad
a la que prestan sus servicios. Este panorama le ha obligado a emprender cambios
importantes en su organizacin, no en vano esta es una de sus potestades. Uno de los
ms significativos se ha producido en el concepto de la gestin administrativa que ha
evolucionado hacia el ms amplio de produccin administrativa, comprensivo de un
ciclo completo que integra tres subsistemas de gestin: Registro, Gestin documental
y de expedientes y Gestin de Archivo. Esta nueva concepcin se ha materializado
en los organigramas de nuestros Ayuntamientos, que, desde hace tiempo han visto
deslizarse a los Archivos desde las seculares reas de Cultura hacia otras puramente
de gestin o transversales (Innovacin, Presidencia), requiriendo en la actualidad una
ubicacin orgnica en rea compartida con los servicios de Registro e Informtica.
C) LA ORDENANZA DE ADMINISTRACIN ELECTRNICA
Hay pocas entidades locales, grandes y pequeas, que no tengan aprobada ya
una Ordenanza de Administracin Electrnica. El Anexo a la Gua prctica de la
Ley 11/200713 (2010) ofrece un claro esquema de articulado y modelos de la misma,
y ltimamente la Mesa de Trabajo de la Administracin Local ha trabajado en los
requerimientos que ha de contemplar una OAE, recogidos en la ltima publicacin
de sta: Requisitos archivsticos en la implantacin de la administracin electrnica
de las entidades locales.14
Pues bien, estas ordenanzas han de ser una herramienta fundamental para que la
Unidad de Gestin Documental y Archivos consolide en la Entidad su lugar en la
Administracin Electrnica, y, en suma en la Administracin, porque a corto plazo
no existir otra.

13. Recurso en lnea [15/1/2014]: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Biblioteca/pae_PlanesEstrategicos/pae_PE_ambito_Entidades_Locales#.Uv0wC2J5P84


14.Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin Local. 2012. Recurso en lnea: [15/1/2014]:
http://eprints.rclis.org/18483.

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Los Archiveros debemos intervenir en buena parte de su articulado, y en concreto, tal y como desarrolla exhaustivamente el trabajo de la Mesa citado, en los artculos de la OAE que tocan los conceptos siguientes:
Responsabilidad sobre el sistema de gestin de documentos y Archivo Electrnico.
Coresponsabilidad de los servicios municipales de Gestin Documental
Archivos e Informtica en las polticas de creacin y conservacin del Archivo
Electrnico.
Dependencia orgnica del Archivo Electrnico, como conjunto documental,
del servicio de Gestin Documental y Archivos de la Entidad.
Establecimiento de su unicidad y propiedad de la Administracin Municipal.
Incorporacin del Archivo Electrnico al sistema de gestin de documentos
del Ayuntamiento y a las normativas vigentes en materias de gestin de documentos y Patrimonio documental.
Identificacin de Documentos, expedientes electrnicos y tipologa documental.
Las definiciones de la Ley y sus respectivas NTI son muy precisas sobre documento y expediente electrnico, y tambin sobre conceptos clsicos de la
tradicin documental, como copias, compulsa electrnica, certificaciones,
sistemas de autenticacin, descripcin (metadatos), que la OAE debe as mismo precisar.
Las NTI inciden en la obligacin de identificar cada documento y cada expediente con un cdigo identificativo nico y persistente, a lo largo de toda la
vida, y de establecer una relacin de pertenencia entre ambos. En la construccin de esta signatura electrnica el Archivero debe incidir en la conveniencia
de incorporar el cdigo de la serie a la que pertenece, basado en el cuadro de
clasificacin funcional de la organizacin, cdigo que debe de captarse adems para sus metadatos15.
El Archivero tambin har una gran aportacin si facilita al Registro (imput
del Sistema de AE) un listado de tipos bsicos de documentos (solicitudes, resoluciones, informes, etc.), para que realice la operacin primordial de identificacin a su llegada/salida. Esta la tipologa deber incorporarse como
15. En este sentido la propuesta del Archivo Municipal de Crdoba ha sido: n entidad (cdigo
RAEL)/ n de unidad de gestin/cdigo del cuadro de clasificacin de la serie ms funcional del presupuesto de gastos/ao de inicio de tramitacin/ n correlativo (reiniciado cada ao).

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metadato al documento y ser la base para la normalizacin (formularios y


plantillas de documentos, que irn asociados al catlogo de procedimientos),
cuestin esta que deber resear la OAE.
La clasificacin
Tal y como se recoge ms arriba, la NTI-PGDE establece la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasificacin de la organizacin16. Toda vez que la
clasificacin constituye una funcin archivstica esencial, la implicacin del Archivo
es obvia, debiendo proporcionar este dicha clasificacin y as researse en la OAE,
junto con la disposicin de que el catlogo unificado de procedimientos administrativos estar relacionado con el cuadro de clasificacin del archivo, esto es, el funcional
de la actividad administrativa municipal.
4. Descripcin /metadatos
Revelados como esenciales para la gestin documental electrnica, y establecidos
por el ENI, las NTI y por las Normas ISO 23081, los metadatos, los datos estructurados, siempre han sido utilizados por los Archiveros. Adems de los metadatos
establecidos como obligatorios (los que aseguran su identificacin en el contexto administrativo y garantizan su autenticidad, fiabilidad, integridad, originalidad o copia,
etc.), el Archivero indicar la inclusin automatizada de metadatos asociados relativos
a la clasificacin, acceso y valoracin, funciones en las que la OAE debe establecer la
responsabilidad del Archivo.
Un ltimo apunte: la inevitable conexin entre valoracin, acceso y Transparencia. Una vez ms los Archiveros, junto con otros actores (juristas, administrativistas, etc.) estamos inevitablemente implicados. Una vez ms: Oportunidad. Ahora o
nunca.

16. Epgrafe VI.3.

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