Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

19

TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin:
Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales antes del 15 de junio de 2016.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos

para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

La ltima versin del Glosario

de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 13-36

La ltima versin del Glosario de InterPARES

(2014)

Antonia Heredia Herrera

Doctora en Historia, Archivera

Resumen
La globalizacin ha puesto de manifiesto la necesidad de revisar vocabularios y
lenguajes cientficos para acercar y compartir posiciones tericas, en nuestro caso,
archivsticas.
Por otra parte la presencia de los documentos electrnicos y su gestin han incorporado necesariamente voces nuevas a nuestra terminologa. De aqu que dentro
del Proyecto InterPARES haya existido desde el principio un inters destacado por
la elaboracin de un Glosario que ha sido traducido a varios idiomas y ha venido
actualizndose peridicamente.
La versin espaola de la ltima actualizacin ha sido editada en 2014 por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico y preparada por, Juan Voutsss Mrquez,
director del TEAM Mxico del proyecto InterPARES y Alicia Barnard Amozorrutia,
del mismo equipo.
Las dificultades de elaboracin de una obra de este tipo siempre son numerosas
y tenindolas en cuenta, sin embargo me he atrevido cinndome a los trminos
archivsticos a contrastarlos con los utilizados habitualmente en Espaa que son
trasmisores , en buena, medida, de su teora archivstica.
El vocabulario facilita la informacin
y el lenguaje reduce la interpretacin
y democratiza el conocimiento.

Los autores amablemente me han hecho llegar la nueva actualizacin del Glosario
de InterPARES que adjetivan de espaola y que ha editado la Universidad Nacional

autnoma de Mxico1.Versin a la que ya tena acceso por otra va y estaba consultando con inters. Existen versiones anteriores sobre las que, en su da, hice apreciaciones que envi a Alicia Barnard2.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Ahora, se apuntan en la Introduccin las dificultades de elaboracin que, sin

duda, son muchas toda vez que bastantes trminos tienen su origen en preceptos del
derecho anglosajn que no tienen sus equivalentes en el derecho romano-cannico
de los pases hispano-hablantes, que existen, por otra parte, diversas variantes de las
traducciones. Se reconoce adems que muchos trminos no tienen una equivalencia
aceptable en castellano, cuestin en la que estoy de acuerdo y determina el anlisis
que voy a abordar. Por otra parte existen en este glosario a mi modo ver excesivas
traducciones literales. Algo ms que aadir. Nuestro lenguaje se nutre de trminos
comunes que necesitan de una apostilla para situarlos en el contexto archivstico y
la ausencia de esta apostilla no favorece, a veces, la comprensin (cuerpo, acotacin,
separar, entre otros). Los hay adems innecesarios.
Hay una situacin previa que es preciso tener en cuenta: aunque en la presentacin de la obra rece que se trata de una versin total en espaol, quiz habra que
puntualizar que se trata de una versin mexicana as se reconoce tambin en la
introduccin y de hecho no se detecta la presencia de ningn archivero espaol a
la hora del equipo de trabajo. El problema en este caso desde mi punto de vista es
la fidelidad al texto ingls por encima de la lengua de la traduccin. Ms adelante
se afirma que es la traduccin al castellano a cargo del equipo mexicano. En dicho
equipo adems de los autores de la edicin, Juan Voutssas M. y Alicia Barnard Amozorrutia han participado Brenda Cabral y el maestro Jovv Valdespino que ignoramos
si son archiveros o estn vinculados a disciplinas afines.
He sentido una satisfaccin personal cuando respecto de la anterior versin, ahora se generaliza el uso de documento de archivo y se prefiere productor, produccin y
producido aunque sin dejar de identificarlos con creador, creacin y creado.
El glosario que abarca trminos informticos, jurdicos, diplomticos y archivsticos en el contexto de los documentos electrnicos, supone un conglomerado terminolgico que pone de manifiesto no solo la pluralidad, sino la exigencia de relaciones
conceptuales con reas de conocimiento diferentes. Mi anlisis lo centrar solo en
las voces archivsticas. Para mi propsito enumerar los trminos que me permiten
algn comentario, reproduciendo previamente la definicin del referido Glosario y
haciendo mencin a la pgina en el mismo.
1. (2014) Voutssas M., Juan; Barnard Amozorrutia, Alicia: Glosario de Preservacin archivstica digital. Versin 4.0., Mxico, UNAM/Instituto de Investigaciones Bibliotecolgicas y de la Informacin.
2. Las versiones anteriores que conozco son la 2.0. de junio de 2010 y la 3.0. de enero de 2012.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

14

Pero no puedo resistir reconocer una apreciacin personal. InterPARES es un

proyecto internacional de gran calado, que supera fronteras y los glosarios en las distintas lenguas naturalmente aportan doctrina que permitirn compatibilizar la teora
archivstica de los diferentes pases. De aqu su importancia y trascendencia que no
lograrn si el vocabulario en cuestin se distancia de la doctrina archivstica respectiva. Y quiz este glosario pudiera ser un ejemplo que avale mi inquietud.
Accesibilidad(p. 3) La disponibilidad y usabilidad de la informacin en el sentido
de la capacidad o facilidad actual y futura para que esa informacin pueda ser reproducida y por tanto usada/Archivos/.
Partiendo de que la usabilidad no figura en el DRAE, en Archivstica la accesibilidad afecta en primer lugar a los documentos y luego a su informacin.
Acotacin (p. 5) Seal o apuntamiento que se pone al margen de algn escrito o
impreso y que comenta, interpreta o completa un texto.
Siendo un trmino comn, tambin afecta a la fijacin de los espacios de los procesos de la gestin documental.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Acta de disposicin (p. 6) Acta o documento oficial que registra la accin de ejecutar la destruccin final de los documentos de archivo o su transferencia hacia un destino
final en otro archivo de acuerdo con su valoracin preestablecida.
El trmino disposicin en espaol es un trmino que no tiene una aceptacin
generalizada. Tampoco en Per que yo sepa. De aqu que en su lugar se utilice acta
de eliminacin y acta de transferencia que son dos y no una, porque la eliminacin y
la transferencia son dos procesos diferentes que exigen actas distintas.
Actores (p. 6) Vase Personas
En espaol tambin agentes.
Acumulacin de fondos (p. 7) Tambin llamado incremento de fondos o transferencia de fondos.La adquisicin o traslado de nuevos fondos archivsticos de un productor
hacia un preservador en adicin a los fondos de ese productor que el preservador ya tena
en custodia.
Es una expresin no usada en Espaa con ese sentido y entiendo que se distancia
del concepto de transferencia. Acumulacin puede acercarse a amontonamiento con
cierto sentido peyorativo. Por otra parte un productor produce un fondo, no muchos
y el preservador en Espaa tiene nombre de archivero. Finalmente no suelen transferirse fondos, sino documentos. La expresin citada se correspondera en espaol con
ingreso de documentos, que no ingreso de fondos. Acumulacin, como incremento

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

15

regular y reglado, se utiliza para un expediente, para una serie, para un fondo en
singular.
Administracin de documentos de archivo (p. 7) El campo de la administracin
responsable del control sistemtico y eficiente de la produccin, recepcin, mantenimiento,
uso y disponibilidad de documentos de archivo; incluye procesos y controles para incorporar y mantener evidencia e informacin acerca de las actividades de una organizacin en
forma de documentos de archivo. La norma UNE ISO-15489 tradujo este trmino como
gestin de documentos. Tambin se le denomina gestin archivstica, si bien la administracin es un concepto mucho ms amplio y la gestin es en realidad un subconjunto de
aquella. Vase tambin mantenimiento de documentos de archivo

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Sin duda la expresin es equivalente a gestin de documentos de archivo o gestin

documental, porque administracin y gestin en Espaa son equivalentes, lo que
ya no resulta tan admitido es gestin archivstica quiz porque podra confundirse
con gestin o administracin de Archivos, como instituciones custodias, suponiendo
sistemas diferentes.
Administrador de documentos de archivo (p. 8) Persona responsable por (sic)
la administracin de archivos activos y semiactivos provenientes de cierto productor .El
papel de este administrador debe ser el de un custodio fiable. Tambin se le conoce como
oficial de documentos de archivo o gestor de documentos de archivo; en Mxico se le
llama archivista
No suele ser una expresin habitual en la Archivstica espaola. En Espaa se
habla de archiveros, tambin de gestores documentales o responsables de la gestin
de documentos. Y hay algo que rechina porque son los documentos los que pueden
ser activos o semiactivos, segn la teora del ciclo vital, pero no los Archivos. Por
otra parte, de acuerdo con esta definicin, los archiveros no estaran en los Archivos
histricos.
Adquisicin (p. 8) Adicin o incremento a los fondos de un repositorio o centro
archivstico. Vase tambin ingreso
Entendemos que la adquisicin exige modalidades de adquirir (compra, donacin, legado, depsito, expropiacin, etc). La adquisicin no es ingreso, sin perjuicio
de que cada una de las formas de adquisicin venga seguida de un ingreso.
Agregacin de archivos (p. 9) El conjunto de documentos de archivo comprendidos
en una unidad de agregacin archivstica.
La expresin no existe en espaol. Tampoco suele usarse en Per. Cuando se refiere a la unidad de agregacin archivstica, posiblemente est aludiendo a las diferentes
agrupaciones documentales (fondo, serie, expediente, grupo de fondos, coleccin), o
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

16

al contenido de una unidad de instalacin. Sin embargo cuando ms adelante defina

la unidad de agregacin archivstica parece referirse al contenido documental de
un Archivo.
Anlogo (p. 11) Vase analgico
Anlogo tiene que ver con la semejanza entre dos entidades. Aunque est en la
raz de analgico no podemos hacerlos equivalentes.
Anotacin (p. 12) Cualquier adicin hecha a un documento de archivo despus que
ha sido producido.
Sin duda que existen anotaciones variadas, pero quiz resulte excesiva su pormenorizacin y definicin en el glosario (anotacin al margen, anotacin de produccin, anotacin de manejo, anotacin de gestin).
Apartar (p. 14) Declarar un documento de archivo y retenerlo separarlo, guardarlo para futura referencia o uso, generalmente en un sistema de mantenimiento de
documentos de archivo.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Es un trmino comn que significa dejar a un lado, separar. Referido a un documento de archivo no tiene sentido como concepto archivstico, no s si informtico.
Apreciacin (p. 15) Uno de los elementos internos de la forma documental que consiste en una intencin o deseo de que se realice o entienda el contenido de un documento
Aunque utilizado en este Glosario como trmino diplomtico, no deja de ser
un trmino comn, innecesario. Cuando hablamos de forma de los documentos en
Diplomtica nos referimos a la tradicin documental es decir la forma o manera de
transmitir la informacin. Nos planteamos si una intencin o deseo puede ser parte
de la forma documental.
Archivista (p. 17) Este nombre es muy utilizado en Mxico, en Espaa se utiliza
archiverador(sic).
Entendemos que debe ser una errata.
Archivstica (p. 17) Disciplina que apoya la metodologa y prctica de la valoracin,
adquisicin, autenticacin, preservacin y acceso a los materiales documentales archivados.
Es curioso que en la enumeracin de su metodologa y prctica sea la valoracin
lo primero, Sin duda hubiera sido pertinente una enumeracin ms lgica. Quiz sea
una definicin insuficiente porque deja sin precisar su objeto y finalidad. No tiene
sentido que ms adelante se defina ciencia archivstica.
Archivo (p. 17) Conjunto documental. Vase expediente.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

17

Es difcil en Espaa la identificacin de archivo como conjunto documental En

todo caso hablamos de contenido documental de un Archivo. La relacin con expediente no resulta pertinente, en cambio habramos de marcar la relacin con fondo,
con serie, con coleccin.
Archivo (p. 18) Puede interpretarse como institucin, lugar o coleccin. 1. Institucin: instancia responsable de la preservacin y distribucin de documentos de archivo
seleccionados para su preservacin permanente. 2. Lugar: un sitio especfico donde se
encuentran los documentos de archivo seleccionados para su preservacin permanente. 3.
Coleccin: el fondo documental o series de ellos conformados por conjuntos de documentos
de archivo provenientes de una o varias organizaciones, que han sido elaborados y recibidos por ellas en el desarrollo de sus actividades y que son preservados.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Es cierto que las acepciones de archivo son muchas, multiplicadas por la percepcin de quien las expone, unas ms acertadas que otras y ciertamente sta no
est entre las primeras, a pesar de haberse modificado la definicin de una versin
anterior del Glosario.
Dejando a un lado el uso de instancia como institucin o entidad, tanto cuando
la acepcin se refiere a la institucin como al lugar, las definiciones aportadas se cien
solo a los Archivos histricos (seleccionados para su conservacin permanente).
Reduccin poco afortunada. Hay muchos Archivos que custodian documentos que
no sern de conservacin permanente. Por otra parte un archivo, como contenido
documental, no se identifica con una coleccin, en todo caso con un fondo, con
varios fondos y alguna que otra coleccin. Las colecciones pueden faltar pero nunca,
como mnimo, un fondo.
No cabe duda que la acepcin de lugar que responde a lo que antes llambamos
continente se suele utilizar metafricamente como lugar o espacio de poder, lugar de la memoria, porque hoy la memoria va ganando espacio a los documentos
y a la informacin, cuando son los documentos de archivo que no son todos los
documentos los inherentes al archivo en todas sus acepciones.
Pero hay ms. He dicho tajantemente que archivo como contenido documental
no puede identificarse con una coleccin y lo mantengo a pesar de acabar de leer lo
que un archivero espaol afirma: Los archivos no contienen fondos, contienen colecciones, ese trmino que a la profesin repugna. Y las colecciones son agrupaciones
desordenadas de memorias, a las que imponemos un orden, el archivstico. Identificacin de fondo con coleccin que los archiveros espaoles no comparten. Ejemplo
claro de la discrecionalidad en el uso del trmino y concepto de archivo.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

18

Archivo original (p. 18) En el ambiente de los soportes en papel, es un fondo documental que contiene originales (archivos de documentos recibidos as como borradores y/o
originales de documentos enviados
Es una expresin ajena en Espaa y tambin lo es archivos de documentos recibidos. Es difcil admitir la adecuacin de original tanto con archivo (contenido
documental) como con fondo. El calificativo de original casa mejor con documento,
con unidad documental simple.
Admitiendo la relacin del Archivo con el fondo, no es pertinente definir un
Archivo identificndolo con un fondo.
Archivo persistente (p. 18) Estrategia que busca que la arquitectura de los sistemas
de informacin usados para la preservacin de documentos de archivo sea independiente
de la tecnologa utilizada para implementar dichos sistemas.
En el contexto analgico, nos cuesta admitir la identificacin de un Archivo con
una estrategia.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Resulta significativo que las variantes de archivo se reduzcan a archivo digital,

archivo original y archivo persistente, quiz porque en el Glosario prima el contexto
de documentos electrnicos.
Arreglo archivstico (p. 20) El proceso de identificar los documentos de archivo que
se encuentran en etapa histrica segn pertenecen a los grupos dentro de un fondo.
Cuesta trabajo admitir tal expresin ramplona para definir un proceso de identificacin perfectamente reconocido en el contexto archivstico, tanto para los documentos administrativos como para los histricos mejor, los de conservacin permanente.
Atributo de un documento de archivo (p. 22) Caracterstica definitoria de un
documento de archivo o de un elemento del mismo, lo identifica de forma inequvoca y lo
distingue de otros, como el nombre del autor o la fecha o asunto del documento de archivo.
Estando de acuerdo en que un atributo es una caracterstica propia y esencial de
un documento de archivo, nunca un solo atributo puede identificarlo y distinguirlo
de otros. Ni el nombre del autor, ni la fecha, por poner un caso, identifican de forma
inequvoca un documento de archivo. Puede haber muchos documentos del mismo
autor y de la misma fecha. Son necesarios ms de un atributo para identificar de
manera inequvoca un documento de archivo.
Autor (p. 25) Una de las cinco personas que debe tener un componente de archivo
digital. Es la persona fsica o jurdica que tiene la autoridad y capacidad para emitir un
documento de archivo o en cuyo nombre u orden el documento de archivo ha sido emitido.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

19

Aqu se identifica autor con productor. De hecho, puede verse, al llegar al trmino
productor que prcticamente repite la misma definicin. En el espacio analgico, el
autor es la persona que valida o firma un documento y no tiene por qu coincidir con
el productor (sera el caso de un documento recibido por una institucin productora)
Captura (p. 30) Acto de salvar de una instanciacin o estado de un componente
digital o grupo de ellos
Qu es una instanciacin? No figura en el DRAE. Resulta curioso que, inmediatamente despus, de la expresin captura de documentos se diga que es el proceso
de identificacin de un documento de archivo y de su integracin en el sistema con
lo que s estamos de acuerdo.
Carcter primitivo (p. 31) La cualidad de ser primero, original, no derivado de
otra cosa. Junto con la completitud y la efectividad es una cualidad bsica de un documento de archivo. Tambin se conoce como originalidad

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Completitud figura en la RAE, pero no es habitual. No se entiende que existiendo original, originalidad, se acuda a la referida expresin. Por otra parte las cualidades reconocidas en Espaa a un documento de archivo, analgico o digital, son la
autenticidad, la fiabilidad y la integridad. Quiz la expresin afecte a los documentos
electrnicos.
Carpeta (p. 32) Cubierta dentro de la cual se guardan libremente documentos de
archivo no electrnicos que pertenecen al mismo expediente, por lo general ordenados
cronolgicamente. Un expediente o dossier puede estar distribuido a lo largo de varias
carpetas o legajos.
En Espaa carpeta es una modalidad de unidad de instalacin o conservacin,
pero se distingue de legajo porque ste tiene mayor capacidad y puede guardar fracciones de serie. Por otra parte entendemos que un expediente no puede identificarse
con dossier y adems no suele distribuirse, cuando es extenso, sino guardarse en ms
de una carpeta. Qu se entiende por ordenacin cronolgica de un expediente?
Catlogo de disposicin documental (p. 33) Documento que describe series o
clases de documentos de archivo y especifica sus trminos de retencin (guardado en el
archivo) y de disposicin (destruccin o transferencia a un destino final); las fechas o
eventos que los detonan (sic) as como las acciones a realizar al trmino de este lapso .En
Mxico se le reconoce con este nombre; en el resto de pases de habla hispana como tabla
de retencin.
De entrada me remito a mi comentario al trmino acta de disposicin, dicho lo
cual la nueva expresin es en s misma incorrecta porque los catlogos se refieren a un
conjunto de cosas: catlogos de canciones, de pinturas, de documentos. En Espaa
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

20

no se usa tablas de retencin sino tablas de valoracin y en todo caso calendario

de conservacin. Cada tabla de valoracin afecta a una serie y en cambio el calendario de conservacin afecta a todas las series de un fondo y en uno y otro caso se fijan
fechas de eliminacin o de transferencia para cada serie.
Cedula de disposicin (p. 33) Vase tabla de retencin.
Desconocida esta expresin en el contexto archivstico en Espaa, en su lugar
tabla de valoracin.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Ciclo de vida de los documentos de archivo (p. 35) Un modelo de administracin de archivo y de la ciencia archivstica que caracteriza el tiempo de vida de un
documento de archivo y que comprende ocho etapas 1) produccin o recepcin, 2) clasificacin, 3) mantenimiento, 4) disposicin por medio de la destruccin o transferencia a
una agencia, institucin archivstica o archivo histrico, 5) descripcin del documento en
auxiliares de consulta, 6) preservacin, 7) referencia y 8) uso.
Se inclina en la definicin por modelo de administracin de archivos, ms que
por estimarlo principio archivstico, de aqu que mientras nosotros hablamos de tres
etapas (documentos activos, semiactivos, inactivos), aqu se habla de ocho etapas
que identifica con las funciones archivsticas a realizar sobre ellos. Hemos de reconocer que es el principio del ciclo vital el que determina un modelo de gestin o
administracin documental, pero no que el principio vital sea un modelo de gestin
documental.
Ciencia archivstica (p. 35) Cuerpo de conocimiento terico que estudia los conceptos, principios y metodologa relacionados con los documentos de archivo, as como sus
relaciones documentales y funcionales.
No solo tiene por objeto los documentos, sino tambin sus instituciones custodias y no se limita a la teora sino tambin a la prctica. Por otra parte no tiene
sentido incorporar dos trminos para una mismo concepto: Archivstica y Ciencia
archivstica.
Clasificar (p. 37) Arreglar los documentos de archivo en grupos o categoras de acuerdo a mtodos, procedimientos, criterios o convenciones preestablecidos en un cuadro de
clasificacin.
Quiz resulte algo desafortunado el uso de arreglar. Los documentos de archivo
se organizan de acuerdo a las funciones y actividades de un productor y de acuerdo a
determinados principios archivsticos, no se arreglan. La clasificacin funcional hoy
afecta al fondo, pero no faltan clasificaciones por materias referidas a las colecciones.
Completitud (p. 44) Caracterstica de un documento de archivo que se refiere a la
presencia dentro del mismo de todos los elementos requeridos por su productor y su sistema
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

21

jurdico para ser capaz de generar consecuencias. Junto con el carcter primitivo y la efectividad de un documento es una cualidad bsica de un documento de archivo original.
Tambin se conoce como exhaustividad.
Ni completitud, ni exhaustividad suelen estar presentes en el lenguaje archivstico
espaol. La completitud es la integridad que es diferente de la exhaustividad. Existiendo trminos reconocidos, consensuados, afianzados por qu se recurre al invento
que suponen algunas traducciones literales?
Corporacin (p. 57) Organizacin o grupo de personas establecido mediante un
estatuto, identificado por un nombre que acta como entidad.
En Espaa tambin institucin.
Creacin de documentos de archivo, creador de documentos de archivo (p.
58) Vase produccin de documentos de archivo; productor de documentos de archivo

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Personal mente rechazo estas traducciones que nos llevan a la identificacin de

conceptos diferentes y adems nos alejan del contexto del principio de procedencia,
pese a que en Espaa algunos archiveros los usan. Celebro que en esta versin se
prefiera produccin y productor a creador y creacin.
Cuerpo (p. 60) Parte de la forma intelectual de un documento de archivo que conforma su porcin principal, pues contiene la accin e incluye las consideraciones y circunstancias que le dieron origen as como las condiciones relativas a su cumplimiento, Est
conformado por uno varios de los elementos siguientes: prembulo, exposicin, clausulado
y disposiciones. Tambin se le denomina descripcin. En documentos de archivo tradicionales es conocido como el Texto del documento.
Cuerpo es un trmino comn que necesitara apostillarse. Hubiera sido pertinente que desde el primer momento se hablar de texto, porque cuerpo no se utiliza
en espaol y menos an se usa descripcin para denominar al texto. Por otra parte
Qu es clausulado? No sern las clusulas finales que preceden a la disposicin?
Clusula es la invocacin el prembulo, la exposicin, la disposicin, cada una de las
clusulas finales, la validacin.
Custodio fiable (p. 62) Un preservador que no tiene razn o inters alguno para
alterar los documentos de archivo preservados, ni permitir que otros lo hagan; es capaz de
implementar todos los requerimientos necesarios para la preservacin de copias autenticas
de documentos bajo su cuidado
Custodio de confianza, archivista, tercero de confianza, administrador de documentos de archivo figuran como equivalentes. Y resulta, hasta insultante, el calificativo de fiable para un archivero y ms an limitar su responsabilidad a la preservacin
de copias autnticas ni siquiera en el contexto de documentos electrnicos.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

22

Decisiones de valoracin (p. 64) Determinacin de los periodos de retencin y

disposicin de los documentos de archivo de un fondo, incluyendo los trminos y condiciones de transferencia de los mismos del productor hacia el preservador. Este trmino se
usa en Espaa, Mxico, Centroamrica, Colombia y Per. No as en Argentina, Uruguay
y Brasil donde el trmino valoracin no es utilizado y en su lugar se usa evaluacin
Una cosa son los resultados que regulan el proceso y otra el proceso de valoracin.
Por otra parte la expresin como tal no se usa en Espaa, s el trmino valoracin
que sin duda es equivalente a evaluacin. Lo que no tengo tan claro es que en Per
se utilice valoracin sino seleccin.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Definicin de tipo de documento (p. 65) Tambin conocida como DTD por
document type definition. Es la manera en que se define un cierto tipo de documento
(libro, plano, mapa, documento de archivo, entre otros) en los metalenguajes SGML o
XML y que consiste en una descripcin detallada del documento utilizando un grupo de
etiquetas de marcado, definidas para esa clase de documento. La definicin de tipo de
documento, consiste en describir la estructura, la sintaxis, la validacin y la interpretacin
del documento. Su funcin bsica es mantener la consistencia entre todos los documentos
que utilicen la misma DTD a travs de un formato comn a todos ellos.
Quiz no estemos ante un trmino, ni una expresin, yo dira ante una frase. Y
si a cada frase le aplicamos unas siglas (valga: valoracin de documento de archivo=
VDA) creo que no vamos a entendernos. Tipo de documento o tipo documental en
el entorno analgico y tambin en el entorno digital es un modelo de documento
de archivo que nos permite reconocer documentos semejantes. Es su primera identificacin y est reconocido entre los metadatos para los documentos electrnicos. La
identificacin empieza por precisar al tipo documental que afecta tanto a la unidad
documental simple como a la compuesta y de corrido facilita la configuracin de
las series que suelen estar integradas por unidades documentales del mismo tipo
documental. Definicin de tipo documental podra coincidir en Espaa con el
estudio del tipo documental y ciertamente el estudio no es el tipo, el tipo es el resultado del estudio. Por otra parte quiz sea bueno advertir que un libro no es un tipo
documental sino un formato y puede ser o no un documento de archivo. Los tipos
documentales estn perfectamente reconocidos en la Diplomtica medieval y en la
moderna. DTD son las siglas de la traduccin literal del ingls de la frase: Definicin
de tipo documental.
Descripcin (p. 68): Parte de la forma intelectual de un documento de archivo la
cual conforma la porcin principal del mismo ya que contiene la accin e incluye las consideraciones y circunstancias que le dieron origen as como las condiciones relativas a su
cumplimiento. Est conformado por uno o varios de los elementos siguientes: prembulo,
exposicin, clausulado y disposiciones. Tambin se le llama cuerpo.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

23

Ya nos pronunciamos al revisar el trmino cuerpo y nos reiteramos en nuestra

postura. La descripcin no es parte de la forma intelectual de un documento, sino
la representacin del mismo y por lo tanto descripcin y texto o cuerpo no pueden
identificarse. Por otra parte no acabamos de entender que se entiende por clausulado cuando tanto el prembulo, la exposicin, la disposicin, se estiman clusulas
diplomticas. Descripcin en Espaa es el resultado de aplicar la descripcin a los
documentos de archivo, tanto analgicos como digitales.
Descripcin archivstica (p. 68) Creacin de una representacin precisa de una
unidad de descripcin archivstica y en su caso de las partes que la componen, mediante
la captura, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar,
administrar, localizar y explicar los materiales archivsticos, as como el contexto y los
documentos de archivo que se producen de la descripcin.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Descripcin de documentos de archivo (p. 69) Identificacin de documentos de

archivo de un productor en cuanto a su procedencia y relaciones de acuerdo con los conceptos y principios del ordenamiento de archivos.
Dos definiciones cuando una hubiera bastado, porque los documentos de archivo son las principales unidades de descripcin archivstica. Por otra parte la descripcin siempre es representacin y no solo identificacin. Hoy ha de quedar claro que
la descripcin archivstica afecta no solo a los documentos de archivo (analgicos o
digitales), sino a otras entidades como pueden ser los agentes, las funciones, las normas, de aqu que la descripcin de los documentos de archivo sea una manifestacin
de la descripcin archivstica, aunque la ms importante.
Disposicin (p. 73) Destruccin final de documentos de archivo, o transferencia de
stos hacia un destino final en un archivo histrico segn se ha preestablecido en su valoracin y establecido en su tabla de retencin
Ya nos pronunciamos sobre el trmino disposicin al referirnos a acta de disposicin y a catlogo de disposicin y mantenemos nuestra postura. Entendemos que
la disposicin o disponibilidad no es sino el resultado, para nosotros, de la seleccin:
eliminacin o conservacin y para sta se hace precisa la transferencia. Eliminacin
y transferencia no pueden identificarse a partir de un solo trmino cuando son dos
procesos diferentes, sin excluir la relacin entre ellos. Por otra parte, disposicin es un
trmino que siempre ha estado presente en la Diplomtica (documentos dispositivos,
con un sentido totalmente diferente) y en la Archivstica espaola hasta ahora era un
extrao.
Disposicin planeada (p. 73) Vase tabla de retencin.
Difcilmente, por no decir imposible, tal expresin es usada en Espaa en lugar
de tabla de valoracin
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

24

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Documento de archivo (p. 75) Documento elaborado o recibido por una organizacin durante el curso de una actividad prctica, ya sea como instrumento o derivado
de esa actividad y que es separado (apartado, guardado) para accin posterior o como
referencia de que esa actividad fue realizada. Tambin se conoce como documento archivstico.
Distingue entre los documentos emitidos y los recibidos que no sern archivsticamente sino los producidos por la Organizacin, con lo que estamos de acuerdo.
Tambin estamos de acuerdo con el reconocimiento para ellos de prueba y testimonio. En cambio no entendemos que la separacin o apartado afecte a la esencia
del documento de archivo. La definicin es vlida para los documentos en soporte
papel y para los electrnicos. Unos y otros objeto de la Archivstica y de la gestin
documental. El documento de archivo, en Espaa es equivalente a unidad documental, aunque en este Glosario este trmino no se define3. A continuacin enumera y
define hasta 85 acepciones que ocupan las pgs. 75 a 94, la mayora de las cuales nos
parecen redundantes e innecesarias, tales, entre otras: documento de archivo adquirido, agregado, almacenado, arreglado, clasificado , completo, creado, confiable,
de apoyo, de ingreso, declarado, descrito, dispositivo, efectivo, elaborado, entrante,
enviado, escrito, fiable, genuino, ingresado, instructivo, intacto, interno, manifiesto,
narrativo, obsoleto, perfecto, original, preservado, probativo, producido, realizado,
registrado, etc. Para las tantas definiciones se utilizan circunstancias y atributos innecesarios, no esenciales. En esa interminable lista falta documento simple y compuesto, cifrado, esencial, pblico y privado. En Espaa es importante la distincin entre
documento de archivo administrativo (documento administrativo) y documento de
archivo de conservacin permanente (documento histrico) cuya frontera la marca
la vigencia administrativa y la valoracin. El documento administrativo puede ser
equivalente al record.
Dossier (p. 94) La suma o conjunto integrado de documentos de archivo que participan en el mismo asunto o estn relacionados con un mismo evento, persona, lugar,
proyecto o materia. Es ms conocido como expediente.
Estando de acuerdo con la segunda parte de la definicin, en absoluto podemos
estarlo con la identificacin con el expediente. En el expediente los documentos que
lo integran estn relacionados por un procedimiento administrativo aunque se refieran a una misma persona, asunto o materia.

3.Heredia Herrera, Antonia: La unidad documental a la hora de la aplicacin de la norma ISAD(G),

en Olga Gallego, arquiveira: una homenaxe, Junta de Galicia.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

25

Elaboracin de documentos de archivo (p. 98) Conjunto de principios polticos,

reglas y estrategias que controlan el proceso de formacin y produccin de documentos de
archivo a partir de documentos elaborados o recibidos.
La definicin que se nos ofrece es equivalente a produccin y tramitacin de
documentos de archivo que para nosotros no es sino gestin administrativa que no
gestin documental. No acabamos de entender que la elaboracin de los documentos
de archivo sea a partir de los documentos elaborados o recibidos. Quiz haya un mal
uso de elaboracin de documentos de archivo.
Elemento de forma (p. 100) Parte constitutiva de la forma documental de un documento de archivo visible en su superficie. Puede ser externo como un sello o interno como
una inscripcin. Tambin se le denomina elemento formal
Se trata de una traduccin literal que no se corresponde con el uso archivstico
hispano. En nuestro caso hablamos de caracterstica o atributo externo o interno .Por
otra parte tampoco inscripcin se entiende en espaol, como luego veremos, identificndola con cualquier elemento de descripcin es decir ttulo, nombre, materia, etc.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Escritor (p. 104) Una de las cinco personas que requiere un documentos de archivo
digital. Es la persona fsica o puesto responsable de articular el contenido del documento
de archivo. Puede ser el autor u otra persona diferente y encontrarse en la introduccin,
protocolo o tambin en la conclusin o escatocolo
No suele utilizarse en la terminologa archivstica y menos identificarse con el
autor. Quiz se trate del oficial amanuense o de la persona encargada de escribir el
documento que no de validarlo. Su presencia, en los documentos en soporte papel,
no suele hacerse constar.
Estatus de trasmisin (p. 109) Grado de perfeccin en el que se encuentra un documento de archivo, esto es borrador, original o copia.
En Espaa se conoce heredado de la Diplomtica como tradicin documental o forma documental. No acabamos de entender como existiendo una terminologa archivstica arraigada en espaol se acuda a traducciones literales.
Estructura corporativa (p. 110) Vase corporacin
En Espaa adems de corporacin la entendemos como institucin u organizacin.
Exactitud (p. 112) Junto con la autenticidad y la fiabilidad es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo, consiste en el grado en el
que sus datos o informacin son precisos, correctos, veraces, libres de errores o distorsiones,

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

26

as como el grado en que esos datos son perfecta y exclusivamente pertinentes a un asunto
o materia.
En Espaa no se usa ni se aade a autenticidad y fiabilidad, en nuestro caso aadimos integridad y entendemos que exactitud poda ser la suma de las tres caractersticas. Por otra parte la veracidad no es cualidad esencial reconocida a los documentos
de archivo.
Expediente (p. 112) La suma o conjunto integrado de documentos de archivo producidos o separados que participan en el mismo asunto o estn relacionados con el mismo
evento, persona, lugar, proyecto o materia, agregado de tal forma que pueda ser recuperado para una accin o como referencia. Son elaborados y recibidos por una persona
fsica o jurdica en el desarrollo de sus actividades y preservados. Tambin se conoce como
dossier.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Si en ingles no existe el trmino ni el concepto de expediente, no le demos un

significado que no tiene. Expediente no es un dossier. Ya nos pronunciamos al analizar el trmino dossier. El expediente en Espaa va unido a un procedimiento administrativo es decir la secuencia de trmites plasmados en documentos para llegar
a la resolucin de un asunto. No acabamos de entender que los expedientes puedan
ser producidos o separados, en todo caso despus de producidos, guardados y custodiados. En Espaa no se habla de expediente de caso, ni de expediente original
Fecha del documento de archivo (p. 116) La fecha asignada al documento por el
autor. Y se distinguen: fecha archivstica, fecha cronolgica, fecha de compilacin,
fecha de transmisin, fecha de recepcin, fecha tpica.
No se define fecha y no todas las fechas enumeradas coinciden con las usadas en
Espaa, tales como: fecha cronolgica, fecha tpica, fecha de produccin, fecha de
registro, fechas extremas (para expediente, serie, fondo, coleccin), Y no todas las
fechas son asignadas por el autor.
Fondo (p. 119) El conjunto de documentos de archivo que una persona fsica o jurdicas acumula por razones de su funcin o actividad; es el nivel ms alto de agregacin
archivstica. Se le identifica tambin con los trminos archivos o fondo archivstico. Vase
tambin dossier, archivo, serie de documentos de archivo.
Un fondo es uno de los niveles ms altos de agregacin archivstica, pero no el
nico. El grupo de fondos, la coleccin son otros de los niveles superiores de agregacin. Nunca en Espaa se identifica fondo con archivos. Y tampoco entendemos la
relacin con dossier Un fondo en definitiva es el conjunto de series de las actividades
de un productor.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

27

Forma documental (p. 120) Reglas de representacin que establecen la apariencia

de una entidad documental y segn las cuales el contenido de un documento de archivo,
su contexto jurdico-administrativo, documental y su autoridad son comunicados. La forma documental posee tanto elementos externos como internos. Tambin se le conoce como
presentacin documental.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Resulta un tanto extraa la identificacin de forma documental con reglas de

representacin, cuando la forma es el resultado de esas reglas. Por otra parte entidad
documental puede ser adems de un documento, un fondo, una serie, un expediente,
una coleccin. Y ciertamente cuando hablamos de forma nos referimos al documento tanto simple como compuesto (expediente). En Espaa cando hablamos de
forma de los documentos nos referimos a dos acepciones, una archivstica: el tipo
documental y otra diplomtica: la tradicin documental. Nunca a la forma documental se ha reconocido en Espaa como presentacin de conjunto. El Glosario
de inmediato distingue entre la forma fsica (p. 121) que no es sino el conjunto de
caractersticas que hacen visible al documento, y forma intelectual (p. 121) que al
ser representacin del documento a partir de sus caractersticas se identifica con la
descripcin.
Formato (p. 121) La estructura y/o distribucin de una entidad. Vase tambin
forma documental, formato de archivo, forma, presentacin general, formato envolvente. Reconoce en el entorno digital. Formato de archivo, formato de datos, formato
encapsulado, formato digital, formato envolvente, formato legible por mquina, formato
legible por personas, formato lgico, formato persistente, formato universal de disco.
Entendemos que en esta definicin existe cierta similitud entre formato y forma.
La Archivstica espaola no identifica forma con formato. Por formato, referido a los
documentos en papel, ha entendido la dimensin fsica del documento que se relaciona con su aspecto y medidas. Libro, hoja, folio, son formatos. Carta, testamento,
solicitud, son formas.
Funcin archivstica (p. 124) Vase funcin de administracin de documentos de
archivo.
Funcin de administracin de documentos de archivo (p. 125) El conjunto de
actividades de un productor orientadas a la produccin, uso y mantenimiento de documentos de archivo fiables que satisfagan sus necesidades y responsabilidades administrativas, legales, financieras e histricas. Tambin se le conoce como funcin archivstica.
Una cosa es la funcin archivstica, o mejor, las funciones archivsticas reconocidas por sus respectivos procesos (identificacin, clasificacin, valoracin, conservacin, descripcin, difusin) y propias de los archiveros y otra la actual administracin
o gestin de documentos de las organizaciones con los fines que ms arriba se dicen
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

28

y que incluye, adems de las funciones archivsticas, otras como: la documentacin,

la formacin, la auditoria.
Funcionario de confianza de documentos de archivo (p. 125) Dentro de una
organizacin u oficina responsable de guardar y administrar los documentos de archivo de
cierto productor. Esta persona u oficina no debe tener ningn inters creado para alterar
o dejar alterar esos documentos y debe ser capaz de implementar todos los requerimientos
para documentos autnticos. Tambin se le denomina gestor o administrador de confianza
de documentos de archivo. Vase tambin archivista, administrador de documentos de
archivo, tercero de confianza, preservador designado de documentos de archivo, custodio,
custodio fiable.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Un funcionario, al menos en Espaa, no es una oficina sino una persona. Resulta desde mi punto de vista profesionalmente, insultante hablar tanto de seguridad para los repositorios electrnicos, como de confianza para los custodios de
los documentos de archivo. Por otra parte entre las numerosas acepciones de esos
funcionarios de confianza se ha olvidado el trmino espaol que no ofrece lugar a
dudas: archivero. Sigue sorprendindonos una y otra vez en un Glosario que se dice
en espaol la ausencia de voces espaolas consensuadas y generalizadas, recurriendo
a traducciones literales del ingls de peor comprensin.
Gestin de documentos de archivo (p. 127) Vase mantenimiento de documentos
de archivo.
Pobre y escasa nos parece la identificacin con mantenimiento de documentos de
archivo, cuando mantenimiento es solo una parte de la gestin documental.
Grado de perfeccin (p. 128) Tambin llamado nivel de perfeccin. Se refiere
a la completitud, carcter primitivo y efectividad de un documento de archivo. Los tres
grados o niveles de perfeccin de un documento de archivo son: borrador, original y copia.
Antes se ha denominado como estatus de transmisin. Uno y otro se corresponden en Espaa con tradicin documental que no es sino la forma o manera que se
nos han transmitido los documentos (borrador, mundum, original y copia)
Identidad (p. 131) Junto con la integridad conforma la autenticidad de un documento. Consiste en el conjunto de caractersticas inherentes a un documento de archivo
que lo identifican de forma nica y lo distinguen de otros documentos de archivo. La
identidad de un documento de archivo se establece y mantiene al indicar un mnimo de
nombres de las personas que participaron en el proceso de produccin (autor, destinatario,
etc.), la accin o asunto relativos al documento de archivo, las fechas de compilacin,
archivado o transmisin; su forma documental, su presentacin digital o formato, su
relacin con otros documentos por medio de un cdigo de clasificacin o denominacin y
la existencia de anexos.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

29

No tiene sentido que a este trmino siga identidad de un documento de archivo (p. 132) cuando la identidad ha quedado precisada ya en esta definicin para
dicho documento. La repeticin resulta innecesaria. La integridad no conforma la
autenticidad, es algo distinto aunque se sume a las caractersticas que definen a un
documento de archivo. Resulta significativo que al enumerar a los agentes que tienen
que ver con el documento se archivo se haya quedado en el tintero el productor. En
definitiva la identidad de un documento de archivo tiene que ver con sus atributos y
relaciones que a su vez han de reconocerse y representarse a la hora de la descripcin.
Incremento de fondos (p. 132) Tambin llamado transferencia de fondos o acumulacin de fondos. La adquisicin o traslado de nuevos fondos archivsticos de un productor hacia un preservador en adicin a los fondos de ese productor que el preservador
ya tena en custodia.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

En Espaa hablaramos de ingreso de documentos que no de fondos. Hay muchas modalidades de ingreso de documentos, una de ellas la transferencia que no
la nica, de aqu que el denominado incremento de fondos no pueda identificarse
con ella. Puede darse el caso de adquisicin de uno o ms fondos que supondr el
incremento del contenido de un Archivo Nacional, pongo por caso. En la definicin
apuntada, fondos est utilizado, quiz errneamente, por documentos.
Inicializacin (p. 134) Conjunto o protocolo de rdenes e instrucciones que ponen
a punto cierto dispositivo informtico previo a su uso, por ejemplo, un escner o una
impresora.
Aunque referido al contexto electrnico, en Archivstica no suele utilizarse.
Instrumento descriptivo (p. 135) Una herramienta preparada en el transcurso
de la descripcin archivstica y del indizado de documentos de archivo con propsitos de
control administrativo e intelectual de los mismos.
Es ms frecuente en Espaa el uso de instrumentos de descripcin. Siendo el control uno de sus objetivos, no podemos dejar de precisar que su uso y utilidad tiene
que ver prioritariamente con los usuarios a partir de la difusin, el acceso y el uso.
Inventario (p. 137) Instrumento que describe los documentos de archivo dentro de
un fondo de acuerdo con su arreglo y estructura jerrquica y que adems ilustra la historia
administrativa de su productor, la historia de su custodia y los contextos administrativos
y documental.
Da la sensacin que se mezclan caractersticas del inventario y de la gua. Todos
los instrumentos de descripcin describen documentos de archivo pero algunos lo
hacen de sus agrupaciones documentales. Es el caso del inventario que en Espaa

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

30

entendemos que describe las series de un fondo. Es el catlogo el que describe uno a
uno los documentos de archivo.
Invocacin (p. 137) Uno de los elementos internos de la forma documental que comprende la mencin de Dios en documentos emitidos por personas e instituciones religiosas.
En Espaa la invocacin a Dios en los documentos, tanto pblicos como privados, se prolonga casi hasta principios del s. XX. No solo afecta a las personas e instituciones religiosas. Hay documentos privados, muy significativos a tal efecto, como
son los testamentos notariales. Suele ser una clusula diplomtica que se prolonga
en el tiempo.
Item (p. 138) La unidad archivstica ms pequea y por tanto indivisible, representa
la entidad intelectual mnima dentro de la cual (sic) un fondo o documento de archivo no
puede ya ser subdividido de manera til con propsitos descriptivos.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Unidad archivstica fue de uso frecuente y discrecional en Espaa hace aos, hoy
est en desuso. En su da, unos estimaron como tal al documento simple, otros tambin el documento compuesto. En uno u otro caso, la unidad de descripcin menor.
Mantenimiento de documentos de archivo (p. 148) El conjunto de principios,
reglas y estrategias empleado por un productor de documentos de archivo con el fin de
establecer y mantener el control fsico, intelectual y administrativo de esos documentos.
Tambin se le denomina gestin de documentos de archivo, gestin de documentos,
gestin archivstica y tenencia de documentos. Es un subconjunto de la administracin
de documentos de archivo.
Se define como una poltica de gestin de documentos de archivo, pero luego se
afirma que es un subconjunto de la administracin de documentos de archivo. Nos
quedamos con la duda de si es el todo o la parte. Y ciertamente no es lo mismo. El
mantenimiento que tiene que ver con la preservacin y con la conservacin, entendemos, es parte de la gestin documental.
Oficial de documentos de archivo (p. 163)Vase funcionario de confianza de
documentos de archivo.
Ya nos pronunciamos con anterioridad. Insistimos: es inusual en Espaa.
Oficina de mantenimiento de documentos de archivo (p.164) la oficina que
tiene competencia formal por parte del productor para disear, implementar y mantener
dentro de la organizacin el sistema de mantenimiento de documentos de archivo. tambin se le conoce como oficina de gestin de documentos de archivo
Oficina de gestin de documentos de archivo no puede ser equivalente a oficina
de mantenimiento de documentos de archivo, en tanto en cuanto el mantenimiento
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

31

es solo una parte de la gestin documental. Ocurre como vimos que este glosario
identifica mantenimiento de documentos de archivo con gestin documental. Entendemos, por otra parte, que hoy no son el Archivo, ni su archivero los responsables
nicos de la gestin documental. Ni tampoco el que, en este glosario, se conoce
como preservador, funcionario de confianza o custodio fiable.
Principio de orden original (p. 176) Principio de la prctica archivstica que establece que cada documento debe mantenerse dentro de un fondo en el orden original que le
haya sido dado por su productor. Vase tambin principio de procedencia.
Principio de procedencia (p. 176) Principio de la prctica archivstica que establece que cada documento debe estar ubicado en el fondo documental del que procede y en su
dependencia de origen. Vase tambin principio de orden original.
Son dos principios de la teora archivstica que lgicamente trascienden a la prctica. Casi podra decirse que se trata de un solo principio, desde un punto de vista
personal, el de procedencia incluye el de orden original.
Procedimiento de creacin (p. 178) Vase procedimiento de produccin.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Aunque creacin se identifica con produccin, se prefiere produccin.

Procedimiento de produccin (p. 178) El procedimiento que regula la formacin
de un documento de archivo y/o la forma en que ese documento participa en un cierto
acto.
Procedimiento documental (p.178) El conjunto de reglas establecidas para elaborar un documento de archivo. A mayor standarizacin y rigor en el procedimiento, mayor
fiabilidad de que el documento de archivo sea lo que presume.
Aunque definidos por separado no acabamos de ver la diferencia entre ellos, en
el primero se habla de formacin de un documento de archivo y en el segundo de
elaboracin de un documento de archivo Qu diferencia entre formacin y elaboracin?. Por otra parte no acabamos de ver que un documento participe en un
acto, cuando solo es testimonio y prueba de ese acto. En Espaa la formacin o
elaboracin de un documento de archivo suele tener que ver con el procedimiento
administracin y su tramitacin.
Productor (p. 180) Tambin llamado productor de documentos de archivo. Una de
las cinco personas que debe tener un archivo digital. Es la persona fsica o jurdica en cuyo
fondo existe un documento de archivo (sic); hace (elabora o produce), recibe o acumula
documentos de archivo por razones de su mandato, misin, funcin o actividades. Es
quien genera al ms alto nivel de agregacin al cual los documentos de archivo pertenecen,
es decir, los fondos. Vase tambin dependencia controladora, custodio, administrador
de documentos de archivo
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

32

Sin referirse a creador, se define productor que tanto vale para el contexto digital,
como para el analgico. El productor no suele identificarse ni con la dependencia
controladora, ni con el custodio, ni con el administrador de documentos aunque con
ellos tenga una relacin de jerarqua y ellos de dependencia. El productor tiene que
ver con competencias atribuidas y con la responsabilidad de representarlas mediante
documentos de archivo aunque las funciones sobre ellos correspondan a otros, como
son los profesionales de los Archivos que tantas denominaciones tienen.
Seleccin (p. 194) El conjunto de estrategias de valoracin, los procedimientos de
supervisin, las reglas de disposicin, los procedimientos dentro del sistema de preservacin
permanente, las herramientas y los mecanismo necesarios para realizar una separacin de
los documentos
No aparece en las versiones anteriores del Glosario. La definicin que ahora se
aporta llega a identificarla con la valoracin, cuando la seleccin en Espaa no es
sino un proceso, dentro de la funcin de valoracin, que permite, tras el estudio de
las series, establecer los plazos de conservacin y los de transferencias para cada una
de esas series.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Separar (p. 195) Declarar un documento de archivo y retenerlo apartarlo, guardarlo para futura referencia o uso, generalmente en un sistema de mantenimiento de
documentos de archivo.
Es un trmino comn que no alcanza ninguna especificidad archivstica. No se
usa en Espaa. Quiz pueda equipararse con la captura y el registro.
Serie de documentos de archivo (p. 196) Expedientes, unidades de archivos o
documentos individuales que fueron acomodados de acuerdo con un sistema de clasificacin archivstico o que han sido mantenidos como una unidad por ser resultado de la
misma acumulacin o proceso de organizacin archivstica, la misma funcin o la misma
actividad y que tienen una forma particular o alguna otra relacin proveniente de su
produccin, recepcin o uso. Vase tambin expediente, carpeta, fondo, item.
No aparece en las versiones anteriores del Glosario. La definicin que ahora se nos
ofrece es compleja y se aleja de las habituales definiciones espaolas. Qu se entiende
por unidades de archivo?: en este glosario no se definen y en Espaa no se usan. Las
series no se acomodan de acuerdo con un sistema archivstico de clasificacin, en
tanto en cuanto las series son agrupaciones naturales y jerrquicas. Por otra parte los
elementos que pueden integrarlas no tienen una forma particular, mejor reconocer
que las entidades documentales que las integran suelen responder a un mismo tipo
documental.
Sistema de descripcin archivstico (p. 198) Conjunto de instrumentos de descripcin que proporcionan el control fsico e intelectual de los documentos de archivo en
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

33

una institucin o programa archivsticos. Incluye sin ser limitativo guas, inventarios,
ndices y ubicacin topogrfica.
El sistema debera llamarse de descripcin archivstica y como tal no suele ser
un conjunto de instrumentos de descripcin, sino de descripciones que permiten
reconocer las distintas entidades archivsticas (lo que hace nada se denominaban niveles de descripcin). Resulta curioso que en la enumeracin de los instrumentos de
descripcin se haya dejado en el tintero al catlogo y en cambio cite la ubicacin
topogrfica como instrumento de descripcin cuando ciertamente no lo es, aunque
s sea un elemento de descripcin, atributo o metadato para aplicar la descripcin.
Sistema de de documentos de archivo (p. 198) El conjunto de reglas que rigen
la elaboracin y mantenimiento de documentos de archivo, de acuerdo a la funcin de
administracin de documentos de archivo de un productor, as como las herramientas y
mecanismos utilizados para implementar ese conjunto.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Sistema de elaboracin de documentos de archivo (p. 198) El conjunto de

reglas que controlan el proceso de elaboracin y produccin de documentos de archivos
(sic) as como las herramientas y mecanismos utilizados para implementar esas reglas.
Vase tambin documento de archivo producido, produccin de documentos de archivo, cadena de preservacin.
Sistema de gestin de documentos de archivo (p. 199) Proviene de Electrnic
Records management System. Conjunto de reglas que rigen la produccin, almacenamiento, uso, mantenimiento y disposicin de documentos de archivo de un productor, adems de las herramientas y mecanismos usados para implementar esas reglas. Se le conoce
tambin como sistema de administracin de documentos de archivo.
Es difcil particularizar estos tres sistemas tanto por la propia denominacin como
por las definiciones dadas. Entiendo que bastara quedarse con el tercero, aunque ste
expresamente se refiere a los documentos electrnicos. Una apostilla: el documento
de archivo siempre es producido por un productor, de aqu que resulte redundante
calificarlo de producido.
Abunda, a continuacin en la enumeracin de sistemas diversos, muchos de los
cuales no son sino parte del Sistema de gestin documental, as para sistema de seleccin prcticamente reproduce la definicin dada a seleccin, de la que podemos decir
que es un proceso de la valoracin incluido en la gestin documental.
Tabla de retencin (p. 205) Documento que describe series o clases de documentos
de archivo y especifica sus trminos de retencin (guardado en el archivo) y de disposicin
(destruccin o transferencia a un destino final), las fechas o eventos que los detonan as
como las acciones a realizar al trmino de ese lapso. Tambin se le conoce como catlogo
de disposicin documental y tabla de caducidad.
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

34

En Espaa se conoce como tabla de valoracin cuando se aplica a una serie o

calendario de conservacin cuando se aplica a las series de un fondo.
Tipo de entidad (p. 208) La clase o variedad de entidad identificada, descrita o
mencionada por un esquema de metadatos por ejemplo: fondos, documentos de archivo,
agentes u organizaciones gestoras de documentos, entre otros
No resultan excesivamente acertados los ejemplos cuando fondos y documentos
de archivo se estn utilizando en este glosario de forma similar. Tampoco resulta pertinente que los agentes se identifiquen con las organizaciones gestoras que son solo
un ejemplo dentro de los agentes que son muchos ms.
Ttulo (p. 208) Uno de los elementos internos de la forma documental que comprende la indicacin de la accin, tema p materia del documento, por lo general en forma de
intitulacin o en lugar de sta.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

Entendemos que el ttulo, que segn la ISAD(G) es la denominacin del documento, es elemento indispensable para la descripcin, pero no es parte de la forma
documental por cuanto su formalizacin la mayora de las veces se hace a posteriori,
bien a la hora de la captura. O de la descripcin.
Transferencia de fondos (p. 209) Tambin llamado incremento de fondos o acumulacin de fondos. La adquisicin o traslado de nuevos fondos archivsticos de un productor hacia un preservador en adicin a los fondos de ese productor que el preservador
ya tena en custodia.
No suele existir la transferencia de fondos salvo casos excepcionales sino de
documentos, entendiendo el fondo como todos los documentos producidos por un
productor. Un productor se identifica con un fondo, no con muchos fondos. Es un
error persistente en este Glosario confundir fondos con documentos de archivo. Ya
hicimos los comentarios pertinentes al hablar de incremento de fondos. La transferencia solo es una modalidad de incremento o ingreso de documentos. La adquisicin, el traslado y la transferencia referidos a los documentos de archivo son procesos
diferentes y hay que reconocerlos como lo que son.
Unidad archivstica (p. 211) Cualquier agrupacin de documentos de archivo que
comprende un fondo, segn se estableci durante el proceso de arreglo archivstico. Una
unidad archivstica puede ser un fondo, una serie, un expediente, una unidad (documento de archivo simple) o variaciones de sta, dependiendo de los stndares institucionales.
Una unidad puede estar dividida en subunidades para propsitos de descripcin archivstica. La unidad mnima o documento de archivo simple es indivisible.
La unidad archivstica es un trmino bastante erradicado en Espaa, aunque
algunos no dejen de usarlo, pero nunca referido a un fondo o a una serie que se
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

35

reconocen como agrupaciones documentales. Ya hice mis comentarios al detenerme en el tem reconocindola como la unidad menor de descripcin. Sin
duda que unidad es un trmino comn que siempre necesita de una apostilla para
reconocerlo en los diversos entornos. Curiosamente en este glosario no se define
unidad documental cuyo uso se generaliza en Espaa a partir de la ISAD(G)
para reconocer tanto al documento simple como al compuesto, ni tampoco unidad de instalacin o conservacin que ciertamente no es lo mismo que lo que aqu
se dice unidad de agregacin archivstica, ni tampoco la unidad de descripcin.
Unidad de agregacin archivstica (p. 212) Una entidad de archivo compuesta
por mltiples y variados fondos o series de documentales.

La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)

Antonia Heredia Herrera

No existe tal expresin en el contexto archivstico espaol. Entendemos como

entidad de archivo un agente custodio o institucin de archivo. La definicin apunta
al contenido de un Archivo que conserva ms de un fondo.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

36