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N. 18 - 2012

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca

TRIA

18

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

18
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales
antes del 15 de septiembre de 2013.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la seccin
PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento


informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

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1

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA


Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
EN MEMORIA DE ANTONIO GARCA RODRGUEZ
................................................................................................................................ 11
PRESENTACIN DE LAS ACTAS DE LAS V JORNADAS TCNICAS EN LA
ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez y Ricardo Manuel Fernandez de la Cruz............... 13
ISO 30300: FACILITANDO LA TRASPARENCIA Y LA GOBERNANZA EN
LAS ORGANIZACIONES
Carlota Bustelo Ruesta....................................................................................... 19
LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Y LA INNOVACIN EN EL ARCHIVO
MUNICIPAL DE BARCELONA
Joaquim Borrs Gmez......................................................................................... 33
LA INTEGRACIN DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS Y LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ENTRE LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE
LAS ORGANIZACIONES. EL CASO DE LA UNIVERSIDAD PBLICA DE
NAVARRA
Joaquim Llans Sanjuan....................................................................................... 61
LAS REDES SOCIALES Y EL MUNDO DE LOS ARCHIVOS: GIRANDO ALREDEDOR DE LA 2.0
Julin Marquina................................................................................................... 73
LA GESTIN DOCUMENTAL COMO LNEA ESTRATGICA DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA. LA EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO
DE TERRASSA
Teresa Cardellach Gimnez................................................................................ 97

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EN RUTA HACIA LA E-ADMINISTRACIN. ITINERARIO PARA ARCHIVEROS


Julio Cerd............................................................................................................ 109
EL PAPEL DE LAS ASOCIACIONES PROFESIONALES ANTE LOS RETOS
ACTUALES
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 131

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PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE


LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCA
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PRESENTACIN DE TRIA 18 DEL PRESIDENTE DE LA


ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

Jorge Prez Caete

n 2012 se han cumplido 20 aos de la creacin de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca, etapa que ha servido para formar y consolidar una tradicin de
peso dentro de la bibliografa archivstica gracias a la continuidad que se la ha dado
a nuestra revista, no con pocos esfuerzos por parte de las diferentes juntas directivas.
Hoy os presentamos el nmero 18 de la Revista TRIA que, en esta ocasin, viene
a recoger las actas de las V Jornadas Tcnicas en la Administracin Local, celebradas
en Mlaga durante el ms de abril de 2012 con el ttulo Gobernanza y gestin
documental, fruto de un convenio de colaboracin firmado entre la Asociacin y
el Excmo. Ayuntamiento de Mlaga y gracias al trabajo que viene desarrollando de
manera constante nuestra coordinadora en esta provincia, Maria Isabel Vila, y por
supuesto, el resto de asociados que colaboran con ella.
Hay que decir que la calidad que atesoran estas jornadas es una garanta de que
la revista va a tener unos contenidos adaptados a nuestras exigencias, es decir, con
rigor cientfico y calidad en los contenidos y sus autores. No es la primera vez que la
Asociacin se compromete con las instituciones de nuestra comunidad para plasmar
en su revista las actas de jornadas o congresos, experiencia muy positiva hasta ahora
por los mgnificos resultados obtenidos en la posterior distribucin de la revista,
agotando completamente la tirada.
Este nmero de la Revista TRIA, desgraciadamente, introduce una variente hasta
ahora indita, al estar dedicada a la figura del recientemente desaparecido Antonio
Garca Rodrguez, archivero, y uno de los socios que colabor en la fundacin de
nuestra Asociacin.
No quiero cerrar esta presentacin sin invitaros a participar y uniros a esta nueva
Asociacin, renovada e involucrada en todo aquello que pueda favorecer y hacer
presente a nuestra profesin en la sociedad, en la que estamos buscando un hueco, ya
que tenemos mucho que decir y mucho que aportar a ella.

Jorge Prez Caete

Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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EN MEMORIA DE ANTONIO GARCA RODRGUEZ

l da de San Silvestre, cuando faltaban pocas horas para que se extinguiera


el 2012, se fue tambin, casi de puntillas, Antonio Garca.

Fue Antonio un archivero sui gneris. Con un apetito intelectual casi renacentista (escribi tambin sobre Arte e Historia, bajo el seudnimo de Antonio Lera),
no hubo vertiente de la Archivstica con la que no se atreviera: desde los principios
generales a la organizacin y descripcin de fondos; desde las instalaciones y enfermedades del papel a la diplomtica del documento contemporneo, llegando incluso
a emprender una aventura editorial, dirigiendo la Biblioteca Archivstica que siempre
llevar su impronta.
Un detalle que pocos conocen es que el logotipo de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca es obra de Antonio, que por el ya lejano 1992, cuando se estaba creando
la Asociacin, apareci un da con un boceto ocurrencia, la llam l- del logotipo.
Como a todos nos gust, lo adoptamos de inmediato. Y ah sigue, como testimonio
permanente de su archivera.
Carmonense ejerciente, de alma republicana, tmido empedernido pero entraable, Antonio fue pionero en los archivos administrativos andaluces y catalizador de
muchos proyectos que an hoy perduran. Aunque tozudo en sus propsitos, siempre
prioriz a las personas y es, precisamente, esa vertiente humana la que recordaremos
con cario quienes convivimos con l.
Su muerte prematura deja desconsolados a Cristina, su alter ego y fiel compaera, y a sus cuatro hijos, de los que se senta tan justificadamente orgulloso. Sus amigos
ya le echamos de menos.
Aunque apenas le conocamos un resfriado, ese mal cruel con nombre de trpico se
lo llev en pocas semanas. Valga este modesto homenaje para honrar su memoria.
Descanse en paz

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PRESENTACIN DE LAS ACTAS


DE LAS V JORNADAS TCNICAS EN LA
ADMINISTRACIN LOCAL
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PRESENTACIN DE LAS ACTAS DE LAS V JORNADAS


TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL

M Isabel Vila Gonzalez

Jefa de Servicio Archivo Histrico y Administrativo-Intermedio


rea de Cultura. Ayuntamiento de Mlaga
Coordinadora provincial de la AAA.

Ricardo Manuel Fernandez de la Cruz


Jefe de Seccin de Formacin.
rea de Personal, Organizacin y Calidad
Ayuntamiento de Mlaga.

as Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, surgieron,


en el ao 2003, con el compromiso de crear un foro de encuentro estable
para profesionales vinculados al mundo de gestin documental y los archivos, en
sus diferentes facetas. No slo pretendamos ofrecer temas de actualidad para los
especialistas, sino tambin plantear cuestiones de inters para el personal que trabaja en la Administracin. Sin duda este es el camino que debe marcar el futuro de
todas las actuaciones relacionadas con los archivos en las organizaciones pblicas.
La modernizacin y actualizacin continua de nuestros archivos necesita de la colaboracin de todos los implicados y nada se puede hacer sin la aportacin del resto
del personal que trabaja en nuestras Administraciones.
Este encuentro, esta organizado, conjuntamente por el Archivo Municipal y el
Centro Municipal de Formacin y es el resultado de una fructfera colaboracin
entre dos reas del Ayuntamiento de Mlaga:
rea de Cultura
rea de Personal, Organizacin y Calidad .
Desde un principio vinculamos la continuidad y la celebracin de futuras ediciones,
con la aceptacin que dichas Jornadas tuvieran entre el pblico al que iban dirigidas.
Hoy os presentamos las Actas de las V Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, Gobernanza y Gestin documental y podemos afirmar, sin duda,
que el objetivo con el que fueron creadas se ha cumplido ampliamente.
Esta es la segunda ocasin en la que tenemos la suerte de contar con la colaboracin
de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, ya que las IV Jornadas Tcnicas tambin
se publicaron en el la Revista Tra, concretamente en el nmero 15. Volvemos por lo
tanto a repetir una experiencia que opinamos fue muy positiva para ambas partes y
esperamos volver a tener la estupenda acogida que tuvo ese nmero anterior.

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Creemos que esta Revista se ha convertido en un magnifico rgano de expresin


para los profesionales de los Archivos y con la publicacin de las Actas de estas Jornadas
queremos contribuir a enriquecer la perspectiva y la visin perifrica que debemos tener todos los que trabajamos, en la actualidad, dentro de este sector profesional
El escenario en el que se disea la ltima edicin de nuestras Jornadas Tcnicas,
es bastante complejo. El desarrollo, en los ltimos aos, de ambiciosos planes estratgicos de gestin o modernizacin, en los diferentes entes pblicos, el crecimiento
exponencial de las nuevas tecnologas, las nuevas demandas sociales y ciudadanas......
suponen un cambio sustancial en el marco de relaciones con nuestros usuarios.
Bajo el subttulo Gobernanza y gestin documental, en esta ocasin, durante
dos das, hemos analizado las ltimas novedades y actuaciones que en este campo se
estn desarrollando. Parafraseando el resumen de los objetivos, en el programa oficial
de este encuentro, la Gobernanza como concepto institucional, aspira a una accin
pblica de Calidad, plenamente participativa y eficaz, facilitando una mayor aproximacin e incorporacin de los ciudadanos a las diferentes organizaciones Todo esto
implica un conjunto de estructuras, procesos, actores (pblicos y privados), normas
e instrumentos, en los que la disponibilidad rpida de la informacin y por lo tanto,
el acceso a los documentos. constituye una piedra angular. La gestin documental y
los archivos son, por lo tanto, importantes protagonistas en este escenario.
Para poder abordar la complejidad de estos temas hemos tenido la suerte de contar con la colaboracin de un variado grupo de especialistas. Una cuidadsima seleccin de destacados profesionales, representantes de distintas instituciones pblicas y
privadas:
Universidad de Navarra.
Universidad de Mlaga
Ayuntamientos (Mlaga, Barcelona, Arganda del Rey y Tarrasa,)
Asociacin de Archiveros de Andaluca.
Consultoras especializadas.
Empresas privadas del Sector de Archivos
Junta de Andaluca.
Colegio de Arquitectos de Mlaga
CENATIC (Fundacin Pblica Estatal. Centro Nacional de Referencia de
Aplicacin de las TICs)

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No queremos dejar de hacer una referencia a todos los asistentes a las Jornadas
que han acudido, de diferentes puntos de nuestra Geografa, tanto a nivel regional
como nacional con un perfil profesional muy diverso:
Archiveros
Especialistas en Derecho.
Especialistas en Nuevas Tecnologas.
Gestores.
Consultores
Empresas privadas del sector.
Estudiantes.
Este ao se han incorporado, adems, importantes novedades. Conectando con
las tendencias en la sociedad actual hemos querido publicitar y difundir este evento
dentro de las redes sociales ms conocidas:
Las Jornadas han contado con su propia pgina de Facebook, bajo la denominacin
de Jornadas de Archivos (Mlaga), y tambin hemos estado presentes en Twitter.
En esta edicin, igualmente, hemos ofrecido a los asistentes una oferta cultural
paralela gracias a la colaboracin de la Fundacin Pablo Ruiz Picasso y el Museo del
Patrimonio Municipal, a los que queremos dar las gracias por valiosa aportacin a
este encuentro.
Para finalizar tan slo reiterar nuestro agradecimiento, nuestro especial reconocimiento, a todos los que han hecho posible la celebracin de este encuentro y
quedamos emplazados en Mlaga, para las VI Jornadas Tcnicas de Archivos en la
Administracin Local.

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ISO 30300: FACILITANDO LA TRASPARENCIA Y LA GOBERNANZA EN LAS ORGANIZACIONES

ISO 30300: FACILITANDO LA TRASPARENCIA Y


LA GOBERNANZA EN LAS ORGANIZACIONES
Carlota Bustelo Ruesta

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TRIA N 18. 2012


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 21-32

ISO 30300: FACILITANDO LA TRASPARENCIA Y LA


GOBERNANZA EN LAS ORGANIZACIONES

Carlota Bustelo Ruesta


Consultora independiente

0. Introduccin
En Noviembre de 2011, ISO public las nuevas Normas Internacionales: ISO
30300:2011, Informacin y documentacin Sistema de gestin para los documentos Fundamentos y vocabulario, e ISO 30301:2011, Informacin y Documentacin Sistemas de gestin para los documentos registros Requisitos.
Estas normas fueron adoptadas un mes despus como normas nacionales UNE ISO.
La norma ISO 30300:2011 explica la razn de la creacin de un Sistema de
Gestin para los Documentos (SGD de ahora en adelante), los principios rectores
para su exitosa implantacin. Tambin proporciona la terminologa que se utilizar
en toda la serie de normas, y que es compatible con otras normas de sistemas de gestin. Asimismo, establece los objetivos para el uso de un SGD y describe un enfoque
basado en procesos y especificando las funciones de la alta direccin.
La norma ISO 30301:2011 especifica los requisitos necesarios para desarrollar
una poltica de gestin documental. Tambin establece los objetivos y metas de una
organizacin para implementar mejoras sistmicas. Esto se logra a travs del diseo
de procesos y sistemas de gestin documental, la estimacin de la asignacin adecuada de recursos, y el establecimiento de puntos de referencia para supervisar, medir
y evaluar los resultados. Estos pasos aseguran que se tomen acciones correctivas que
se integran en el sistema para ayudar a una organizacin al logro de su mandato,
misin, estrategia y objetivos, fomentando la mejora continua.
Las normas ISO 30300:2011 e ISO 30301:2011 han sido desarrolladas por el
comit tcnico ISO/TC 46, Information and Documentation, subcomit SC 11,
Records/archive Management. En los planes futuros del Subcomit estn el desarrollo de nuevas normas que complementen la familia ISO 30300, especialmente guas
para su implementacin.

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Carlota Bustelo Ruesta

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La traduccin al espaol para su adopcin como normas UNE ISO se ha realizado por el CTN 50 de AENOR, Informacin y Documentacin, Subcomit 1- Gestin de documentos y aplicaciones.
1. La trasparencia y la gobernanza en las organizaciones
Cuando planificamos el contenido de esta conferencia hace unos meses, todava
no exista el Anteproyecto de Ley de Trasparencia, Acceso a la Informacin Pblica y
Buen Gobierno, que est siendo discutido en estos das. Sin embargo, ya desde hace
tiempo en el mundo se hablaba de la necesaria trasparencia de todo tipo de organizaciones, reclamada por distintas partes interesadas en las mismas (accionistas, clientes,
usuarios, asociaciones de ciudadanos, etc.), y especialmente la trasparencia de las
administraciones pblicas, reclamada por una ciudadana cada vez ms consciente
de la necesidad de conocer las decisiones y las acciones de sus gobernantes, y exigir
las responsabilidades correspondientes. No es por lo tanto extrao el ttulo de esta
conferencia, que utiliza la frase inicial de la nota de prensa con que ISO anunci la
publicacin de los primeros productos de la norma ISO 303001.
Parece que todos estamos de acuerdo en el concepto de trasparencia, y nadie se
atrevera a contradecirlo pblicamente. Sin embargo, tambin parece que cada uno interpreta de distinta forma como se ejerce la trasparencia. Entre las muchas cosas que he
ledo ltimamente sobre este tema, me llam especialmente la atencin por su lucidez
un post de Alberto Ortiz de Zrate en el Blog Administraciones en Red2, que explicaba los
tres tipos de trasparencia que poda ejercerse desde las Administraciones Pblicas:
La trasparencia activa, que es una obligacin de las Administraciones pblicas que deben hacer pblica su informacin. Debera integrarse como un
paso ms en la rutina administrativa, y en la actualidad slo es concebible
ejercerla a travs de Internet. Es decir, podemos decir que una Administracin ejerce la trasparencia activa cuando a travs de Internet podemos encontrar la suficiente informacin (respetados los derechos protegidos) sobre sus
actuaciones, sus decisiones y los trmites que lleva a cabo.
La trasparencia pasiva, que es en la que muchas veces se hace mayor hincapi, que se expresa como un derecho de los ciudadanos, que tienen derecho
a pedir y recibir datos e informaciones a sus gobiernos. El ejercicio de este
tipo de trasparencia supone que las administraciones deben establecer los
mecanismos y estructuras necesarias para que estas solicitudes puedan ser
realizadas y las informaciones demandadas lleguen a los peticionarios.
1. New ISO management system standards for records facilitate transparency in corporate governance http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1487
2. Blog Administraciones en Red http://eadminblog.net

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ISO 30300: Facilitando la trasparencia y la gobernanza en las organizaciones

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La trasparencia colaborativa, que se entiende como una obligacin de las


Administraciones de publicar lo que podramos llamar datos crudos y el
derecho de los ciudadanos para interpretarlos y de esta manera ejercer la corresponsabilidad y control ciudadanos.
Es habitual que frente a la palabra o el concepto de trasparencia aparezca muchas veces
un concepto que toma distintas formas y acepciones: la gobernanza o el buen gobierno.
La gobernanza podemos entenderla como el conjunto de procesos, costumbres,
polticas, normativas, etc. que afectan a como se dirige una organizacin. Se refiere
en gran parte a como se gestiona el proceso de toma de decisiones en una organizacin. Facilitar la gobernanza supone que las decisiones se toman con toda la informacin necesaria y siguiendo las propias reglas polticas y procedimientos de los que
la organizacin se ha dotado para cumplir con sus fines y objetivos.
El buen gobierno sera la expresin de tener una buena gobernanza, y en la actualidad hay valores que se consideran positivos para cualquier administracin pblica.
El buen gobierno se ejerce cuando la administracin asume sus responsabilidades, es
trasparente, acta fomentando la participacin, es equitativo, acta en la legalidad y
es eficiente.
2. Y qu tiene que ver la serie de normas ISO 30300. Sistema de gestin para
los documentos?
En primer lugar, esta serie de normas se centra en una de las piezas bsicas, tanto
para la trasparencia como para la gobernanza: los documentos, las evidencias y la
informacin corporativa. Estos tres conceptos estn incluidos en la definicin de
la palabra documento en el contexto de la norma: Informacin creada, recibida y
conservada como evidencia y como activo por una organizacin o individuo, en el
desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Son los documentos del siglo XXI, que se alejan cada vez ms de la imagen mental del documento en papel que a todos se nos viene a la cabeza cuando hablamos de
los mismos. Los documentos actuales han cambiado tanto que nos hemos inventado
nuevos nombres que se utilizan para tratar de identificar situaciones nuevas, pues
en este mundo en trasformacin a veces la palabra documentos se nos queda corta.
Podemos oir que se refieren a esos documentos como contenidos, objetos digitales,
evidencias digitales, documentos electrnicos, informacin corporativa, etc.
En cualquier caso, no se puede concebir ninguna de las tres trasparencias que
hemos visto en el apartado anterior si no tenemos documentos o informacin que
sean evidencia de las acciones realizadas y las decisiones tomadas. Las normas ISO
30300 podran ayudar a ejercer los tres tipos de trasparencia, pero especialmente la
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trasparencia activa, que bien ejercida evitara gran parte de las consultas de la trasparencia pasiva.
En segundo lugar, la serie de normas 30300 es una herramienta que nos permite
abordar el tema de la gestin de los documentos mediante una metodologa de gestin reconocida, la de los sistemas de gestin, que permite establecer un marco para
establecer polticas y objetivos, y poder evaluar el cumplimiento.
La metodologa de sistemas de gestin, se estableci con la primera edicin de la
normas ISO 9001 de calidad al final de los aos 80 del siglo pasado. Actualmente es
una metodologa muy consistente y establecida que se aborda desde distintos aspectos de la gestin de las organizaciones. Las ms conocidas son:
Calidad. ISO 9001
Medio Ambiente ISO 14001
Seguridad en la informacin ISO 27001
Energa ISO 50001
Todas estas normas de sistemas de gestin comparten la filosofa de la mejora
continua, y sus requisitos se agrupan en unos mismos epgrafes que habitualmente se
representan en esquemas similares al que se muestra en la figura 1.

Figura 1

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ISO 30300: Facilitando la trasparencia y la gobernanza en las organizaciones

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Los requisitos de estas normas son muy similares en todas ellas, excepto en el apartado Operacin, en la que cada una tiene sus requisitos propios del dominio del que
tratan, la gestin de documentos en el caso de la ISO 30301. Es en la parte de Operacin donde estn los requisitos que afectan a los procesos documentales y que podemos
agrupar en creacin, registro, clasificacin, metadatos, acceso y disposicin.
Las normas de sistemas de gestin tienen adems las caractersticas de ser certificables por un tercero independiente. Sin embargo, esta caracterstica no debe confundirse con la finalidad de las mismas. Todas ellas, y la ISO 30301 no es una excepcin, pueden utilizarse en distintos estadios segn la madurez de la organizacin:
el primer estadio sera el servir de inspiracin para abordar la gestin en las
organizaciones. Por ejemplo, podemos decir que el mensaje de la calidad
liderado por la ISO 9001 ha calado en la gestin de las organizaciones independientemente de que en todas las organizaciones se haya formalizado o no
un sistema de gestin de calidad ISO 9001.
el segundo es la implantacin de un Sistema de gestin para los documentos
formalizado, en el que se incluye el cumplimiento con todos los requisitos de
la norma 30301, incluyendo los de tipo estratgico o comn con otras normas de gestin y los de tipo operativo, propios de la gestin documental.
el tercero es no slo tener el sistema formalizado, sino adems certificado por
un tercero independiente que da fe del cumplimiento de todos los requisitos.
3. Un repaso a los requisitos de la norma 30301 desde la trasparencia y la gobernanza
En este apartado repasaremos las secciones en las que se agrupan los requisitos de
la norma, y que estn representados en la figura 1.
Liderazgo
La norma exige un compromiso demostrable de la alta direccin con el sistema
de gestin, que tiene que integrarlo en la direccin estratgica y destinar los recursos
necesarios para su implementacin. Este compromiso se materializa en la aprobacin
de una poltica de gestin documental, y del nombramiento de un representante de
la alta direccin que ser el responsable a todos los efectos de llevarla a cabo y del
funcionamiento del sistema de gestin.
La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la alta direccin sea el responsable
del SGD. No se pretende una responsabilidad en exclusiva, pero si una asuncin de
responsabilidades al ms alto nivel. Lo habitual es que la persona en que recaiga esta
responsabilidad no tenga conocimiento tcnicos de gestin documental, por lo que
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la ISO 30301 propone para las organizaciones lo suficientemente complejas que


pueda existir adems un responsable operativo del SGD.
Los roles y responsabilidades deben asignarse adems a todos los niveles de la
organizacin. Cada uno debe conocer su responsabilidad con respecto al SGD y
adems debe conocer las de los dems.
Una alta direccin comprometida con un sistema de gestin para los documentos, est sin duda comprometida con la trasparencia de las organizaciones.
Planificacin
Como en todos los sistemas de gestin, el sistema de gestin para los documentos
se asienta en el establecimiento de objetivos y en la elaboracin de planes para alcanzarlos, que siempre deben tener en cuenta la identificacin y tratamiento de riesgos
y oportunidades. Estos planes deben incluir:
Qu (acciones)
Quien (responsables)
Con qu (recursos)
Cuando (tiempo)
Cmo se evaluar (indicadores)
Los sistemas de gestin son al mismo tiempo un sistema de prevencin de riesgos.
Un SGD especialmente pretende evitar todos los riesgos de no crear los documentos
necesarios de cada actividad y de un inadecuado control de los mismos.
La metodologa de gestin y mejora continua no trata los riesgos slo como
amenazas. Bajo la influencia de la ISO 31000:2009. Risk management (UNE ISO
31000:2010. Gestin del riesgo) riesgo, cuya definicin es efecto de incertidumbre sobre los objetivos, puede significar una desviacin positiva o negativa sobre lo
que se espera conseguir. Cada organizacin debe identificar basndose en el anlisis
previo realizado cuales son los riesgos y oportunidades que necesitan tratamiento al
implantar el SGD.
Si se identifican acciones especficas para tratar estos riesgos deben incluirse en los
controles y procesos documentales.
Soporte
El sistema de gestin para los documentos est soportado en uso recursos materiales y humanos que hacen posible su existencia. Para que el sistema funcione la
organizacin debe asegurarse de que todas las personas que tienen asignada alguna responsabilidad en el sistema estn capacitadas para llevarlas a cabo. Esta es la
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ISO 30300: Facilitando la trasparencia y la gobernanza en las organizaciones

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base para los requerimientos relacionados con la concienciacin y la formacin. Las


personas no slo deben estar formadas para realizar las tareas relacionadas con los
documentos que se les han asignado, sino tambin deben estar concienciadas de la
importancia que tiene para el conjunto de la organizacin que ests tareas se realicen
adecuadamente.
El sistema de gestin para los documentos se basa tambin en dos pilares importantes la comunicacin y la documentacin. Los requisitos de comunicacin interna
estn muy relacionados con la gobernanza de la organizacin, y los requisitos de comunicacin externa aunque no son tan fuertes como los anteriores pueden asociarse
al deseo de trasparencia de una organizacin.
La documentacin del sistema los sistemas de gestin es un punto clave que desgraciadamente a veces ha sido confundido con su finalidad. El funcionamiento del
sistema de gestin debe estar documentado para poder ser comprobable, y la documentacin debe abarcar al menos las polticas y planes, los procedimientos y las
evidencias de las acciones. Esta necesidad de documentar, que los profesionales de
la gestin de documentos, siempre hemos exigido a los dems mbitos de la organizacin, en un sistema de gestin para los documentos Ido 30301 significa tambin
documentar todos los procesos y controles documentales y los procedimientos que
utilizamos para llevarlos a cabo.
En el caso de un SGD, la propia documentacin del sistema se convierte en el
objeto de la poltica y objetivos de gestin documental, y es controlada por los procesos y controles documentales. En cada una de las secciones y captulos se la norma
se indica cuando se debe documentar o incluir en la informacin documentada una
determinada accin, pero en el captulo de documentacin se hace un resumen de
estos requisitos indicado que debe existir un procedimiento especfico para la aprobacin de la documentacin del propio SGD.
Operacin
Bajo el epgrafe Operacin se encuentran el diseo de los procesos documentales
y de las aplicaciones de gestin documental donde estos procesos se llevan a cabo.
En el caso de la Norma ISO 30301, bajo un marco general en que se determina la
planificacin y control de las operaciones, el diseo de los procesos de gestin documental y como se implementarlos en las aplicaciones de gestin de documentos, se
especifican en un anexo normativo los procesos y controles documentales.
La norma 30301 determina que las organizaciones deben implementar los procesos de gestin documental que le permitan cumplir con los objetivos. Estos procesos documentales se implementan en aplicaciones de gestin documental, que en
un porcentaje cercano al 100% sern programas informticos, que sean capaces de
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implementar los controles bien para la documentacin en papel, bien para los documentos electrnicos.
Antes de la implementacin de los procesos de gestin documental, la metodologa de sistemas de gestin requiere del diseo de los mismos, como una profundizacin ms del proceso de planificacin.
Para el diseo de los procesos de gestin documental la norma ISO 30301 plantea
en su texto principal cuales son los propsitos generales de los procesos a implantar,
remitiendo al ANEXO A para definir el requisito de cada uno de los procesos.
Estos procesos y controles de gestin documental se agrupan en los relativos a la
creacin de documentos y los relativos a su control, y abarcan el registro, la clasificacin, los metadatos, el acceso, la valoracin y la disposicin de los documentos.
En la figura 2 podemos ver todos los procesos documentales que se tratan en el
Anexo A de la norma 30301.

Figura 2

Para la implementacin de los procesos y controles documentales se puede encontrar ms informacin y directrices en todas las dems normas ISO publicadas
sobre gestin documental, y que se agrupan bajo la norma fundacional ISO 15489,
publicada por primera vez en 2001 (en espaol como norma UNE en 2006). Esta relacin puede verse en el propio cuadro incluido en las normas 30300 (figura 3), que
representa el posible desarrollo de la serie, y las normas publicadas en ese momento.

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ISO 30300: Facilitando la trasparencia y la gobernanza en las organizaciones

29

Sobre este aspecto puede encontrase ms informacin en el documento preparado por el SC113, que se encuentra en varios idiomas en la seccin de informacin
sobre las 30300 que se encuentra en la parte pblica de Website del TC46/SC11,
junto con otra informacin relevante.

Figura 3

Evaluacin
La evaluacin de los sistemas de gestin es lo que permite comprobar que se estn
obteniendo los objetivos establecidos. Es un punto muy importante da la gobernanza
de las organizaciones, que en la metodologa de sistemas de gestin tiene cinco fases
definidas:
Supervisin y medicin continua de los indicadores establecidos. En primer
lugar, la organizacin debe definir lo que va supervisar y medir, estableciendo
los procedimientos para hacerlo (cmo y cundo). Por ejemplo, se va a medir
trimestralmente el nmero de expedientes abiertos y documentos electrnicos producidos por cada rea, haciendo una consulta a la aplicacin corporativa de gestin documental.
3. ISO TC46/SC11. RELATIONSHIP BETWEEN THE ISO 30300 SERIES OF STANDARDS
AND OTHER PRODUCTS OF ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls. (marzo 2012).
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=11600905&objAction=browse&viewType=1

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Carlota Bustelo Ruesta

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Anlisis y evaluacin de los datos obtenidos. Despus debe definir quin y


cmo va a analizar y evaluar esa informacin. Por ejemplo, el responsable
operativo de gestin documental comparar resultados y analizar las causas
de cambios significativos.
Establecimiento de un sistema de auditora interna. A intervalos planificados
se debe realizar un proceso formal de auditora interna. La prctica habitual
en otros sistemas de gestin es una vez al ao.
Establecimiento de un sistema de revisin por la alta direccin. Por ltimo,
se debe realizar una revisin del sistema de gestin por la alta direccin, que
tambin tiene que realizarse a intervalos planificados, lgicamente mucho
mayores que los de la auditora interna (tres o cuatro aos son parmetros
habitualmente utilizados)
Es importante destacar que este proceso de evaluacin no debe confundirse con
la certificacin por terceras partes independientes. Como veremos en el captulo
siguiente, la certificacin o auditora externa, no exime de la existencia de un proceso
formal de auditora interna y revisin por la alta direccin.
Las auditoras internas de sistemas de gestin estn basadas en la norma ISO
19011(2011)-Guidelines for auditing management systems, y que es de gran utilidad en la implantacin del sistema de auditora interna. La auditora interna puede
hacerse con recursos propios de la organizacin, cuando esta tiene el suficiente tamao y capacidad para poder destinar a personas a esta funcin, o contratarla a una
empresa de servicios mediante una relacin contractual.
En ambos casos, la metodologa seguida ser la misma y el propio proceso de
auditora debe quedar documentado. En el proceso de auditora se verificarn el
cumplimiento de la poltica y los objetivos documentales y la planificacin de los
mismos. El mtodo y el alcance de la auditora estarn definidos de antemano y al
finalizar la misma se emite un informe de auditora que ser parte de la informacin
que se maneje en la revisin por la alta direccin.
Mejora
Los mecanismos de mejora de los sistemas de gestin se basan en el control de
las no conformidades, tanto las detectadas en el transcurso normal de las actividades
como las detectadas en el proceso de auditora interna.
Las no conformidades son bsicamente el no cumplimiento de uno de los requisitos de la Norma 30301. Cada no conformidad conlleva el establecimiento de unas
medidas correctivas.

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ISO 30300: Facilitando la trasparencia y la gobernanza en las organizaciones

31

La mejora continua se consigue con la puesta en marcha de estas acciones, y con la


revisin y actualizacin de la poltica y objetivos de gestin documental y de los planes
para conseguir estos objetivos. Esta revisin peridica de poltica y objetivos del sistema
de gestin debe hacerse por la alta direccin (es lo que se llama revisin por la direccin), a intervalos regulares y programados. Todas estas acciones conjuntas permitirn
la mejora paulatina del sistema de gestin y de la gobernanza de la organizacin.
4. Conclusiones
La serie de normas ISO 30300 puede ser una herramienta muy interesante para
hacer efectivas las buenas intenciones de trasparencia y buen gobierno en las administraciones locales, al mismo tiempo que pone en la hoja de ruta la gestin de sus
documentos como un activo estratgico.
Desde el punto de vista operativo nos permiten tambin sistematizar y evaluar
la gestin de los documentos en las organizaciones, alinendola con otras estrategias
como la calidad o la gestin medioambiental con las que algunas administraciones
ya se han comprometido.
Bibliografa
UNE ISO 30300 (2011). Informacin y documentacin. Sistema de gestin
para los documentos. Fundamentos y vocabulario
UNE ISO 30300 (2011). Informacin y documentacin. Sistema de gestin
para los documentos. Requisitos.
Bustelo Ruesta, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos. Madrid: SEDIC, 2011. (documentos de trabajo, 2)
Ortiz de Zrate, Alberto. Tres tipos de transparencia. En: Blog Administraciones en Red, 28/03/2012
Enlaces de inters
Blog especializado en la ISO 30300. http://www.iso3030.es
Web oficial de AENOR. http://www.aenor.es
Web oficial de ISO http://www.iso.org
Pgina del ISO TC46/SC11- Archive/records management . http://www.iso.
org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48856
Pgina del CTN50- Informacin y Documentacin http://www.fesabid.org/
ctn-50/comite-tecnico-de-normalizacion-50-aenor-ctn50-documentacion
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LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Y LA INNOVACIN EN EL ARCHIVO MUNICIPAL DE BARCELONA

LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Y LA
INNOVACIN EN EL ARCHIVO MUNICIPAL
DE BARCELONA
Joaquim Borrs Gmez

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LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Y LA INNOVACIN


EN EL ARCHIVO MUNICIPAL DE BARCELONA

Joaquim Borrs Gmez

Archivero jefe del Ayuntamiento de Barcelona

El Archivo Municipal de Barcelona, desde hace unos aos, est trabajando con
un modelo de gestin basado en la planificacin estratgica y la innovacin tecnolgica. Esta ponencia viene a resumir nuestra experiencia en el diseo, implantacin
y revisin de planes estratgicos que dan sentido y cohesin al sistema municipal de
archivos del Ayuntamiento de Barcelona.
El objetivo de esta ponencia es la presentacin del proceso de planificacin estratgica en el Archivo Municipal de Barcelona como modelo de gestin (con sus
conceptos fundamentales, objetivos y algunos principales planes) y nos centraremos
en dos proyectos de innovacin tecnolgica (uno de Administracin electrnica y
otro de digitalizacin de fondos histricos)
Partimos de la experiencia del plan director de archivos del mandato poltico anterior y presentamos el actual como consecuencia de un sistema de mejora continua.
1. Contexto municipal
Las actuaciones del Sistema Municipal de Archivos se desarrollan en el nuevo
contexto municipal para los prximos aos en cuatro esferas.
a) En lo que se refiere a la poltica el nuevo mandato (2011-2015) indica un
nuevo marco estratgico u hoja de ruta con los distintos planes sectoriales
aprobados (Plan Director de Archivos, Plan de e-Administracin);
b) En la esfera organizativa una nueva estructura gerencial y modelo de gestin,
con la coordinacin de la Direccin del Sistema Municipal de Archivos y el
Instituto Municipal de Informtica en todo lo relativo a las TIC;
c) En lo que se refiere a la normativa destacamos la Ordenanza Reguladora de la
Administracin Electrnica (ORAE 2006, revisada en 2009) que fue pionera
en su contexto, con las dems normativas generales, y un nuevo reglamento
del Sistema Municipal de Archivos (2010), acompaado ya de su consiguiente

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desarrollo como las polticas de gestin documental y las normativas de acceso


a la documentacin, por citar algunos ejemplos;
d) Cerrando este conjunto, en lo que se refiere a la tecnologa cabe destacar
el desarrollo y la implementacin del gestor documental (Documentum de
ECM) que es el repositorio y sistema de gestin de documentos electrnicos del Ayuntamiento de Barcelona, al igual que la apuesta por proseguir la
aplicacin en del programa de gestin de Archivos (Albal de Baratz) que
integrado al nuevo servidor de imgenes HCP Hitachi permite hacer un
salto hacia la gestin de activos digitales de preservacin y acceso en lnea.
El actual marco estratgico y hoja de ruta 2012-2015 del Ayuntamiento de Barcelona
es nuestro contexto en el que debemos enmarcar nuestras actuaciones en los programas
correspondientes. As los siete grupos de objetivos de ciudad son la base para formular
los objetivos especficos de las direcciones de servicios y que a su vez deben impulsar las
distintas iniciativas concretas. Especficamente, los programas que tienden a integrar plenamente la ciudad con las infraestructuras y las TIC, los centros de conocimiento y las
medidas de innovacin de la gestin pblica y las herramientas colaborativas.
As, en lo relativo a mejorar las TIC para conseguir una administracin ms
cercana y eficaz que garantice la transparencia y la tica en la gestin pblica, el Plan
Director de Archivos (2012-2015) responde con un objetivo estratgico de impulsar el sistema integral de gestin documental en la Administracin municipal para la
mejora de procesos, una cultura organizativa comn y el desarrollo de la Administracin electrnica.
Igualmente, el programa que hace hincapi en el desarrollo de una ciudad de
cultura, conocimiento, creatividad y ciencia, enlaza con el objetivo del Plan Director que tiende a incrementar la difusin del patrimonio documental como eje
vertebrador del conocimiento y de la historia de la Ciudad.
Todos estos son algunos ejemplos de la vinculacin de la planificacin estratgica
en archivos y gestin documental con este marco superior que nos es dado por el
gobierno municipal para los prximos aos.
2. El Sistema Municipal de Archivos
El Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de Barcelona nace con el
Proyecto de Ordenacin de Archivos (1988) que haba de regir las decisiones en
materia de documentos y archivos del Ayuntamiento de Barcelona en los ltimos
aos del siglo XX y principios del XXI1. En aquellos momentos, se puso las bases del
1. Venteo, Daniel. Arxius Municipals de Districte: territori i memoria, 20 anys; introduccin de Joaquim Borrs. Barcelona: Ajuntament de Barcelona, 2008.

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sistema con un nuevo modelo organizativo que tena como centro los dos grandes
archivos municipales, el Archivo Histrico de la Ciudad de Barcelona y el Archivo
Municipal Administrativo, separados desde el ao 1917 en virtud de un acuerdo de
la Comisin de Cultura, que segregaba los fondos documentales en funcin de su
naturaleza administrativa o histrica. Esta divisin se efectu tomando como fecha
simblica el Decreto de Nueva Planta del ao 1714. La divisin de los fondos documentales entre el Archivo Histrico y el Archivo Contemporneo (antes Administrativo) hoy toma la fecha de 1820, como cronologa de referencia con la instauracin
del Ayuntamiento liberal, contrapuesto a las etapas anteriores relativas al rgimen
municipal del Consell de Cent y el Ayuntamiento Borbnico.
Junto a los dos grandes centros archivsticos, naca en 1988 la red de los archivos
municipales de distrito como expresin genuina de la descentralizacin administrativa y la eclosin de la recuperacin de la memoria histrica de los antiguos territorios
del llano de Barcelona, anexionados a finales del siglo XIX y principios del siglo XX.
Esta red de archivos municipales de distrito representa un modelo territorial unitario que aglutina la documentacin de los consejos municipales de distrito y aquella
trasladada de las reas centrales debido a las funciones transferidas, la de las antiguas
juntas de distrito, la documentacin de los antiguos ayuntamientos anexionados en
Barcelona a finales del siglo XIX y primer cuarto del XX y la que las asociaciones,
instituciones y vecinos han querido depositar.
En el ao 2009, se inici un nuevo modelo de intervencin archivstica en las
reas de la administracin municipal con la intencin de crear paulatinamente los
archivos centrales de estos sectores con la documentacin de los ltimos quince aos,
segn se reconoce al mismo reglamento del Sistema Municipal de Archivos. Anteriormente, cabe mencionar que algunos archivos centrales de organismos autnomos
y empresas municipales ya existan con trayectorias desiguales y centradas, exclusivamente, en sus ncleos.
En el marco del cambio de gobierno municipal que tiende a la simplificacin de
las estructuras administrativas, parece consecuente plantear la necesidad de un nuevo
modelo ms cohesionado y eficiente del Sistema Municipal de Archivos.
La aprobacin del nuevo reglamento del Sistema Municipal de Archivos (2010)
marca un hito que actualiza y recopila toda la normativa sobre archivos y documentos, segn el marco legal autonmico y estatal ms reciente en esta materia. Adems,
sta norma fija las funciones del Sistema Municipal de Archivos y de sus rganos y
centros; haciendo especial mencin en la regulacin del sistema de Administracin
Integral de Documentos y Archivos (AIDA) del Ayuntamiento de Barcelona y sus

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componentes, como un elemento esencial para contribuir a la eficiencia y eficacia de


la Administracin Municipal2.
Con este nuevo instrumento normativo se ponen las bases para la gestin de los archivos y documentos electrnicos, amparados por la citada Ordenanza de Administracin Electrnica (ORAE), y se incide adems en la incorporacin de las TIC en todos
los procesos archivsticos para facilitar el acceso y la transparencia a la informacin.
Igualmente se garantizan las funciones del Sistema Municipal de Archivos de la
gestin de los documentos; el tratamiento archivstico de los documentos una vez
hayan ingresado en los centros de archivo3; la proteccin del patrimonio documental
del municipio; y el acceso a los documentos respectando el derecho a la intimidad y
otros protegidos por el ordenamiento, y la difusin del patrimonio documental con
finalidades de divulgacin cultural, investigacin y apoyo a la docencia.
A partir de su aprobacin, se facilita el desarrollo de ciertos preceptos y aspectos
incluidos en la gestin documental y archivstica, como por ejemplo el acceso, consulta, reproduccin y prstamo de documentos, o las polticas de gestin documental, o las copias autnticas y certificadas de documentos en soportes electrnicos.
Cabe mencionar que el modelo del Sistema Municipal de Archivos ha evolucionado
en estos ltimos aos de un modelo descentralizado a un nuevo modelo ms concentrado de servicios de gestin documental y archivo. Este nuevo modelo impact ms
directamente en lo que se refiere a la creacin de la Direccin del Sistema Municipal
de Archivos y la coordinacin directa de los proyectos en distritos y reas centrales de
la Administracin municipal.4 Con este nuevo modelo se plante tambin un nuevo
perfil profesional y unos nuevos servicios ms orientados a la gestin documental.
En lo que se refiere a los archivos de distrito, las funciones de los profesionales han
evolucionado hacia un rol ms de direccin y control de proyectos con los equipos
2. As, el Sistema Municipal de Archivos se define como el Conjunto de criterios y directrices, procedimientos, rganos, servicios y centros de archivo, con unidad conceptual y funcional, que garantiza
el cumplimiento de las exigencias legales en materia de gestin documental, tratamiento archivstico,
custodia, confidencialidad y comunicacin de los documentos, desde su produccin o recepcin hasta
su eliminacin, si procede, o conservacin permanente. (Reglamento del Sistema Municipal de Archivos, art. 4 2010)
3. Actualmente, el Sistema Municipal de Archivos lo forman una red de centros integrados por el
Archivo Histrico de la Ciudad de Barcelona, el Archivo Municipal Contemporneo de Barcelona, el
Archivo Fotogrfico de Barcelona y la red de Archivos Municipales de Distrito y los archivos centrales
de sectores y empresas.
4. Decreto de Alcalda, de 21 de Septiembre de 2009, por el que se estructura la Direccin Ejecutiva
del Sistema Municipal de Archivos con sus centros y recursos adscritos. Gaceta Municipal n 25, de 30
de Septiembre de 2009

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operativos correspondientes en dos distritos.5 La trasformacin tena que conllevar


un incremento de la funcin de gestin documental, tratamiento archivstico y la
direccin de servicios en los dos centros, siempre partiendo de una reordenacin de
las funciones en los equipos.
La novedad del nuevo modelo fue sin duda la incorporacin de responsables de
archivos y gestin documental en las reas o sectores centrales de la administracin,
antes destinados exclusivamente a los archivos de distrito. La constatacin de los ingentes volmenes de documentacin en almacenes, la necesidad de aportar criterios
de racionalizacin y eficacia en los archivos de oficina, y la necesidad de crear servicios integrados de gestin documental, aconsejaron la incorporacin de los primeros
profesionales, durante el mismo ao 2009, en las reas de Accin Social y Ciudadana; Urbanismo e Infraestructuras; Prevencin, Seguridad y Movilidad; Servicios
Generales y Coordinacin Territorial; Medio Ambiente; Educacin, Cultura y Bienestar; Promocin Econmica; Finanzas; Recursos Humanos y Organizacin, aunque
no en todas estas reas se pudieron incorporar profesionales por falta de recursos.
En los proyectos de gestin documental en las reas o sectores se dise un programa comn, cuyo epicentro en los primeros aos era una auditoria documental, a
la cual debera seguir la implantacin del sistema integrado de gestin documental
AIDA y la dotacin progresiva de archivos centrales, segn el nuevo reglamento del
sistema municipal de archivos que establece estos centros y sus servicios asociados.
3. Planificacin estratgica
La planificacin estratgica se ha convertido en un instrumento metodolgico de
primer orden para orientar los objetivos y las actuaciones del Sistema Municipal de
Archivos en los ltimos aos.6
Esta planificacin siempre se ha llevado a cabo en el marco de los objetivos de ciudad
y los objetivos estratgicos que conforman el nuevo Plan Estratgico del Ayuntamiento
de Barcelona para este mandato. Estos objetivos y las actuaciones detalladas conformarn
el Plan de Actuaciones Municipales (PAM), de 2012 a 2015, que se aprob inicialmente
por la Comisin de Presidencia y Rgimen Interior, el 20 de junio de 2012.

5. Antes de esta reestructuracin haba un archivero/a para cada uno de los diez distritos de la ciudad
de Barcelona, que se ocupaban exclusivamente de dirigir y coordinar estos centros territoriales y sus
programas de acuerdo a las funciones descritas desde la fundacin de esta red de centros (1988).
6. Joaquim Borrs David Lobato. Planificaci estratgica dun servei darxiu. En Manual

darxivstica i gesti documental. Barcelona: Associaci dArxivers de Catalunya, 2009. (Captulo 3, pg. 111-131).
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El Sistema Municipal de Archivos se propuso elaborar un nuevo Plan Director de


Archivos del Ayuntamiento de Barcelona para el periodo 2012-2015 que, en el nuevo contexto de mxima eficiencia y racionalizacin de los recursos pblicos, sea nuestra hoja de ruta para alcanzar los objetivos estratgicos como servicio de informacin
pblica y patrimonial de referencia para la ciudadana y la propia administracin.
Este nuevo Plan Director de Archivos (PDA) fue un proceso de reflexin y de participacin de un ncleo representativo de personas del Sistema Municipal de Archivos,
que forman parte del Comit Estratgico del PDA. Su funcin fue, pues, analizar la
situacin actual, en base a la experiencia anterior, y proponer unos proyectos concretos
y asumibles por el conjunto. Partamos de la premisa que aprendimos mucho de la
experiencia anterior, es decir del Plan Director de Archivos de 2008-2011, conscientes
que ahora debamos hacer un anlisis de las dificultades, los problemas, los elementos
de cohesin positivos y, en trminos generales, los resultados obtenidos.
Asimismo, el nuevo Plan Director parti de una revisin de algunos fundamentos anteriores (misin, visin, valores, etc.), pues aun basndonos en los elementos identificativos, las aportaciones del Plan de comunicacin y la experiencia de iniciativas aconsejaban
poner el acento en la transparencia de la gestin pblica, la mayor accesibilidad a la documentacin y la contribucin a la memoria de la ciudad y a los derechos de las personas.
Tambin se inst a los miembros del Comit Estratgico para validar los objetivos
estratgicos del Plan Director para los prximos aos y establecer unas actuaciones concretas (medibles, cuantificables, periodificadas y con unas responsabilidades claras).
En esencia, un proceso de planificacin estratgica debe ayudar a la organizacin
a responder cuatro preguntas bsicas:
A qu colectivos nos dirigimos?
Qu servicios los prestamos?
Cmo lo hacemos?
En qu nos diferenciamos de otras organizaciones similares?
La planificacin estratgica es un proceso global y sistemtico a travs del cual la
organizacin define la manera como se relaciona con el entorno y como garantiza su
viabilidad y su crecimiento.7
Se trata de establecer unas lneas de actuacin explcitas, desarrolladas conscientemente, en las que se encuadren las decisiones cotidianas y que permitan definir, en
todo momento, la posicin de la organizacin hacia el entorno que le rodea.
7. Op. Cit. J. Borrs D. Lobato. Planificaci estratgica dun servei darxiu. (pg. 115).

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Si comparamos este proceso de planificacin con respecto al Plan Director anterior, desarrollado tambin por el Archivo Municipal de Barcelona, observamos que
se han compactado ms las propuestas y que se han priorizado los resultados basados
en la evaluacin continua.

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Esta evaluacin permite la puesta en marcha de acciones de mejora. Este es un


proceso continuo, siendo una de las representaciones que mejor lo definen la rueda
de Deming o proceso PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Llegados a este punto, he ah algunos de los conceptos bsicos que definen el Plan
Director de Archivos 2012-2015.
Con la misin hemos querido definir la razn de ser del Archivo Municipal de
Barcelona, nuestro propsito principal, nuestra actividad esencial. El enunciado es
tambin una declaracin de principios y un compromiso con la propia administracin municipal y con la ciudad en trminos generales, en cuanto al crecimiento
creativo de las actividades en estos prximos aos.
La visin del Archivo Municipal se corresponde con una imagen de lo que queremos conseguir, donde ambicionamos llegar en los prximos aos. Identifica el horizonte hacia donde tendemos con nuestra actividad. Lo que debera ser la organizacin, un estado deseado, ideal. Su definicin es nuestro sueo colectivo basado en
el anlisis de la realidad actual de la organizacin.

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43

En lo que se refiere a los valores corporativos identifican los elementos caractersticos de nuestra manera de trabajar y los principios ticos y morales subyacentes a la
actividad de nuestra organizacin. Refuerzan los elementos de nuestra cultura organizacional, elementos clave para el xito del sistema. Representan nuestras brjulas
particulares que nos guan para alcanzar la visin.
Externamente, constituyen una declaracin de principios que indica a los dems
de qu manera pensamos alcanzar las metas planteadas. Internamente, proporcionan
un criterio frente a las mltiples decisiones que se deben tomar en el da a da y ayudan a dar coherencia a largo plazo a las decisiones.

A continuacin, con esta base se desarrollaron los objetivos estratgicos del Archivo
Municipal que describen los retos a los que queremos que nuestro sistema haga frente
a corto y medio plazo. Para formular los objetivos estratgicos correctamente, fue esencial efectuar el anlisis DAFO que el equipo del Archivo Municipal estudi en sus dos
vertientes interna (debilidades y fortalezas) y externa (oportunidades y amenazas).

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Con los objetivos estratgicos se pretenda incidir especialmente en temas fundamentales para su prosperidad y efectividad.
Son pertinentes aqu las demandas y necesidades ciudadanas respecto a los servicios que ofrece el Archivo Municipal, las prioridades polticas y la capacidad de la
propia organizacin para ofrecer los servicios con unos estndares de calidad determinados y sostenidos en el tiempo.
Lo primero que hay que hacer, pues, es identificar las lneas bsicas sobre las que
se trabajarn en los prximos aos para potenciar nuestros puntos fuertes, mejorar
los puntos dbiles, aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas.
Habr tambin que hacer una valoracin y una priorizacin de aquellas palancas que son ms efectivas de acuerdo con el anlisis efectuado.
Desde una perspectiva realista, nos planteamos un nmero limitado de objetivos
estratgicos para los prximos cuatro aos:

A partir de estos cinco grandes objetivos estratgicos, y siempre basndonos en el


anlisis DAFO preliminar, se construyeron los objetivos operativos enmarcados en las
reas claves de resultados, las cuales a su vez sirvieron para trabajar en ponencias redactoras de los planes de actuacin. Estas reas claves de resultado son las que siguen:

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45

A continuacin se analizan los objetivos operativos (concretos y cuantificables)


que dan lugar a las acciones precisas que tendrn que llevarse a cabo para alcanzarlos
con xito estos objetivos en los prximos aos.
En lo que a la rea de Planificacin y normativa se refiere, se han fijado los
siguientes objetivos:
Evaluar el Sistema Municipal de Archivos y proponer un nuevo modelo que
permita mejorar por la va de la cohesin su organizacin, funciones, infraestructuras y servicios.
Actualizar los protocolos y los procedimientos internos del Sistema Municipal de Archivos.
Definir y mejorar la comunicacin interna y el desarrollo profesional dentro
del Archivo Municipal y en relacin a toda la Administracin Municipal.
Analizar y redefinir los servicios dirigidos a los usuarios e investigadores para
adaptarlos a las nuevas realidades.
En lo que a la rea de Gestin documental, se han fijado los siguientes objetivos:
Implantar el sistema de gestin documental AIDA a las gerencias de las reas
y los distritos.
Actualizar los instrumentos del sistema AIDA y crear herramientas de apoyo
para su implantacin.
Impulsar y desarrollar el modelo de gestin de los documentos electrnicos e
intervenir en su implantacin.
En lo que a la rea de Tratamiento de fondos y documentos, se han fijado los
siguientes objetivos:

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46

Detectar, identificar, tratar e ingresar en los centros del Sistema Municipal de


Archivos la documentacin existente en los sectores y departamentos municipales.
Avanzar en la clasificacin y la descripcin de fondos y series pendientes, para
facilitar su consulta.
Revisar y mejorar las condiciones de acceso y consulta de la documentacin.
En lo que a la rea de Preservacin y seguridad, se han fijado los siguientes
objetivos:
Mantener y mejorar los equipamientos e instalaciones de los centros de archivo, garantizando el control y mejora de las condiciones ambientales de la
preservacin.
Evaluar y garantizar el estado de conservacin de la documentacin, potenciar la actuacin preventiva y la restauracin del patrimonio documental.
Garantizar la seguridad de los documentos y el tratamiento adecuado de los
datos y los derechos de especial proteccin.
En los que a la rea de Comunicacin y difusin, se han fijado los siguientes
objetivos:
Promover la presencia y participacin del Archivo Municipal de Barcelona
en los medios de comunicacin, en las redes sociales y los foros profesionales
como un medio de informar, compartir y generar conocimiento.
Mejorar la oferta de productos y servicios al usuario a travs de las TIC.
Continuar con la poltica de difusin de los centros e impulsar productos,
acciones y herramientas de comunicacin transversales, abriendo vas de colaboracin con otros sectores de la organizacin municipal y del mbito pblico y privado.
Crear y desarrollar servicios, actividades y productos dirigidos a la comunidad educativa y los mbitos profesionales relacionados con la archivstica.
4. Implantacin de los planes de actuacin
La planificacin se traduce como se ha visto en los objetivos operativos que a su
vez se concretan en planes de actuaciones o proyectos especficos. ste es el nivel ms
concreto en el cual el Sistema Municipal de Archivos trabaja por proyectos llevados
a cabo con los grupos de trabajo y una metodologa comn para alcanzar los propsitos planteados.

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La planificacin estratgica y la innovacin en el Archivo Municipal de Barcelona

47

Los planes de actuacin son iniciativas concretas con el mximo grado de definicin
y con indicadores de gestin que facilitan el seguimiento y control de su evolucin.
Este sistema permite identificar con un nmero secuencial cada plan, su descripcin
o contenido, la indicacin si se trata de un plan de mejora o un nuevo proyecto, los
indicadores de evaluacin, el tiempo de ejecucin o calendario, los recursos adicionales
y, en la medida que se vayan trabajando, tambin los factores de xito. Estas tablas son
cuadros de seguimiento de las diferentes iniciativas que se ampliarn en otros campos
gestin, a medida que el plan director se vaya implantando.
Ejemplo de tabla de planes de actuacin:
Planes
de
accin

Descripcin

Tipos de
planes

2.3.1

Elaborar el protocolo de
digitalizacin certificada y
segura del Ayuntamiento
de Barcelona.

Mejora
Nuevo
Proyecto

2.3.2

Adaptar y poner en funcionamiento el mdulo


de archivo de documentos del gestor documental
(RM Documentum).

Mejora
Nuevo
Proyecto

Adaptaciones
realizadas
Expedientes 2013-2015
transferidos a
RM

IMI /
Empresa
Recursos
econmicos

2.3.3

Elaborar el procedimiento para elaborar el catlogo de documentos de


e-Expediente y aplicarlo a
los expedientes electrnicos implantados.

Mejora
Nuevo
Proyecto

Procedimiento elaborado
Catlogo de
series elaborado

2012

Consultora externa

2.3.4

Redactar los protocolos (interno y externo)


de intervencin de la
Direccin del Sistema
Municipal de Archivos en
los proyectos de administracin electrnica y
sistemas de informacin.

Mejora
Nuevo
Proyecto

Protocolos
elaborados y
aprobados

2012

Indicadores
Recursos
Calendario
de avaluacin
adicionales
Nmero
versiones
protocolo
Aprobacin
protocolo

2012

IMI

Este mtodo de gestin por proyectos del PDA no se acaba con la aprobacin y
promulgacin, sino que empieza su andadura realmente a partir de su aplicacin.
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Para ello se han creado los equipos de proyectos, integrados por los tcnicos y
especialistas ms adecuados a cada plan de actuacin y con la representacin de los
distintos centros del Sistema Municipal de Archivos.
El final de la elaboracin del Plan Director representa el comienzo del camino.
Si el Plan Director se convierte en un mero ejercicio terico que posteriormente
no se lleva a la prctica, se convierte en papel mojado sin ningn valor.
Asimismo, se pondrn todos los mecanismos necesarios para implantarlo como
un instrumento dinmico que nos oriente, pero siempre adaptable a las circunstancias de cada momento.
La manera de hacer todo esto es llevar a cabo una sistemtica de revisin de los planes
de actuacin, que compare la realidad en cada momento con el que se haya previsto, as
como hacer un anlisis y una interpretacin de las diferencias que nos permitan actuar para
enderezar la situacin. Esta evaluacin de los planes se sustenta en el mtodo de la mejora
continua que tiene su base en la revisin mencionada y los mecanismos de correccin y,
en su caso, de reactivacin de la actividad. A pesar de todo tenemos que estar atentos a la
realidad y adaptar los planes siempre a las circunstancias cambiantes, proporcionando en la
mayora de los casos una evolucin con dosis de pragmatismo y de reinterpretacin.
De cara a facilitar esta sistemtica de revisin del cumplimiento de objetivos, es necesario
desarrollar un sistema de indicadores que nos proporcionen la informacin de manera gil y
cmoda. Sin duda, este es uno de los retos ms interesantes y a su vez complejos de esta planificacin estratgica. Que duda cabe que nos hemos obligado permanentemente a trabajar
con indicadores que nos proporcionan estos inputs de la evolucin y del cumplimientos de
los objetivos. Esta es una tarea ardua, pero muy necesaria para justificar la evolucin de los
distintos proyectos, algunos ciertamente difciles de mesurar. A pesar de todo, siempre hemos partido de la premisa que para evaluar hay que asociar unos indicadores mnimos a los
objetivos y planes. Que duda cabe que ste es nuestro reto para el nuevo PDA 2012-2015.
En resumen, la implantacin se basa en los siguientes pasos:

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La coordinacin es un elemento indispensable para el xito de los equipos de


trabajo, por ello se ha diseado un sistema de reporting que se sustenta en el equipo de responsables para cada plan de actuacin y los coordinadores de objetivos
operativos. As aseguramos que se efecta el mencionado seguimiento y que desde
la secretara de direccin se controla y se da coherencia a toda la planificacin desde
una visin global.
Este es el esquema en el que se desarrollan los equipos de trabajo:

Cada plan de actuacin ser llevado a cabo por un grupo de trabajo que seguir
las pautas organizativas del esquema.
En conclusin el modelo de direccin del Sistema Municipal de Archivos se basa
en unos instrumentos y mtodos de gestin comunes que se concretan en estos tres
elementos:
1. El Plan Director de Archivos para todos el Sistema Municipal de Archivos y
con la involucracin de todos los centros y profesionales.
2. Los planes de actuacin son los instrumentos de gestin de los centros y
servicios: recogen los objetivos y actuaciones concretas en el espacio temporalizado de los prximos cuatro aos.
3. Cada ao todos los centros y departamentos del sistema deben formular sus
propuestas anuales de objetivos (mtodo de trabajo por objetivos) con los
indicadores de gestin correspondientes y los recursos asociados.

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5. Proyectos de innovacin tecnolgica


En este apartado presentamos dos proyectos de innovacin tecnolgica que en
los ltimos aos tienen una relevancia especial en el campo de las TIC por distintas
razones. Se trata del modelo de documentos electrnicos en el marco de la administracin electrnica y el sistema de preservacin y difusin digital del patrimonio
(conocido este ltimo, como proyecto Ulises).
Estos dos proyectos de TIC arrancan desde el Plan Director de Archivos anterior (2008-2011), pero dada su trascendencia y alcance tienen una proyeccin en
el contexto actual y en los prximos aos. Sin duda, esta es la apuesta del Sistema
Municipal de Archivos que impulsa y promueve desde hace aos el acceso a servicios
electrnicos basados en el documento y expediente electrnico y la preservacin digital en el sentido ms amplio.
5.1. El modelo de gestin de documentos electrnicos
El modelo de e-Administracin del Ayuntamiento de Barcelona se basa en la infraestructura bsica (el gestor documental), los mdulos comunes, la integracin con
las aplicaciones de negocio, el modelo de expediente y archivo electrnico.8
El documento electrnico es el elemento fundamental en la construccin del
expediente electrnico y la Administracin sin papeles, pues supone que toda la informacin y documentacin de un expediente se adjunta y se genera de forma electrnica.
El sistema garantiza la autenticidad de los documentos y su custodia segura, de
tal manera que no es necesaria la multiplicidad de copias, ni transporte con el consiguiente ahorro de costes (impresin, almacenaje, transporte, tiempo, etc.).
El e-Expediente se implanta en las licencias municipales (obras, ocupacin de
la va pblica y actividades), la contratacin administrativa, las inspecciones y las
subvenciones.
El Ayuntamiento de Barcelona aborda la implantacin del expediente electrnico
empezando por una reingeniera del proceso para conseguir mejorar radicalmente la
agilidad de la Administracin.
El expediente electrnico implica la simplificacin del proceso, la eliminacin
del uso del papel y la homogeneizacin de los procesos para toda la organizacin
municipal permitiendo mejorar la calidad de gestin y ofrecer un mejor servicio
8. Este apartado resume una intervencin de Gemma Bay y Rosa Capella eDocument i

eExpedient a lAjuntament de Barcelona en la jornada de Innovadoc 2010. Barcelona, 13 y


14 de Octubre de 2010.
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al ciudadano. El expediente electrnico a su vez garantiza la transparencia al estar


todo el proceso y las decisiones siguiendo una misma pauta y quedando totalmente
registrado.
El e-expediente se inicia a finales de 2009 con el expediente de filmaciones en la
va pblica y finaliza en el 2011 con el expediente de contratacin.
La implantacin del expediente electrnico tambin implica un cambio de rol en
determinados actores. Cabe destacar como ejemplo en el expediente de licencias de
obras, los convenios con los colegios profesionales para la emisin del certificado de
idoneidad, totalmente integrado en el proceso, y eliminando una doble revisin por
parte del colegio y de la Administracin.
Entre los objetivos perseguidos por el expediente electrnico estn: reducir el
tiempo medio para la tramitacin completa de un expediente, ahorrar tiempo en la
generacin de documentos, reducir drsticamente el uso del papel, permitir la planificacin de actividades, estandarizar los procesos y unificar criterios, disponer de
informacin de calidad para la gestin y el anlisis, y mejorar la interaccin con el
ciudadano y las empresas.
El desarrollo de la Administracin electrnica en el Ayuntamiento de Barcelona,
aunque ya con algunas propuestas anteriores como la aprobacin de la Ordenanza
Reguladora de la Administracin Electrnica ORAE (2006), a la implementacin
del portal de trmites, empez su formulacin como modelo en 2006-2007 con el
anlisis de las necesidades de gestin documental en el Ayuntamiento, la seleccin
tecnolgica del gestor documental (Documentum) y la definicin del modelo y requisitos de archivo, las normativas de desarrollo de aplicaciones y las estrategias de
arquitectura funcional para el e-expediente.
En los aos sucesivos a esta primera fase se desarrollaron los primeros proyectos
de expediente electrnico y los mdulos comunes con la integracin con el portal de
trmites mencionado al gestor documental. Para entonces ya estaban las bases para
implantar en el 2009 los primeros expedientes electrnicos (obras, inspeccin, contratacin, etc.). A medida que se completaban los mdulos y funciones se fueron integrando otros sistemas de informacin (expedientes jurdicos, registro de encuestas
y estudios, etc.) y se trabajaron los requisitos para el mdulo RM (records manager)
que tanta incidencia tiene en la gestin las polticas de gestin documental. Igualmente se haba previsto una serie de mdulos como el ndice y foliado de expedientes, el cierre de expedientes, el catlogo de documentos, cuyo avance se tradujo en las
normativas y requisitos para su desarrollo posterior que debera abordarse dentro de
este nuevo mandato poltico.

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As pues, la gestin documental electrnica del Ayuntamiento de Barcelona implica


el desarrollo de la infraestructura tecnolgica necesaria para hacer posible la construccin, ejecucin y el mantenimiento de todo tipo de documento en soporte electrnico,
como por ejemplo la documentacin vinculada a los expedientes electrnicos.
El objetivo es pues cubrir de forma completa el ciclo documental ms all de la
fase activa para reducir el uso del papel en la Administracin Municipal, haciendo
posible el tratamiento y la gestin documental en soporte electrnico y avanzar en el
proceso de transformacin hacia la Administracin Electrnica. Asimismo, como se
ha mencionado, tambin reducir el tiempo de tramitacin gracias a la mejora de la
accesibilidad y gestin de la informacin.
El modelo de administracin electrnica es un paradigma de una nueva organizacin de gobierno en la que concurren distintos actores desde perspectivas complementarias y multidisciplinares. En este sentido cabe subrayar la coordinacin entre
el sector de las tecnologas y el archivstico, esto es en nuestro caso, el Instituto
Municipal de Informtica y la Direccin del Sistema Municipal de Archivos. Ambos
rganos de la administracin hemos trabajado conjuntamente para desarrollar los
distintos proyectos desde la complementariedad de los conocimientos, los mtodos e
instrumentos necesarios. As los roles se distribuyen de la siguiente manera:
a) El centro de gestin tecnolgico del IMI aporta las normativas de desarrollo
tcnico (de e-expediente, de BPM, guas y manuales de integracin, etc.),
adems de la estrategia documental basada en Documentum, los servicios de
consultora y apoyo a los proyectos documentales, o la metodologa para el
desarrollo de proyectos GD (+ADINET);
b) La Direccin del Archivos aporta el mtodo propio de la Administracin
Integral de Archivos y Documentos (AIDA) con las normas de gestin documental, el sistema de clasificacin de los documentos (cuadro), el sistema de
descripcin (mtodo), el sistema de valoracin (calendario), y todo a travs
de un comit experto cuya labor se centra en la definicin de requerimientos
de GD en el gestor documental y seguimiento de la implementacin; el anlisis de los procedimientos administrativos y del e-expediente; la implementacin y adaptacin del cuadro de clasificacin corporativo, los metadatos y
la disposicin de los documentos.
As pues, se considera que en este nuevo paradigma el archivero es un socio transversal
que participa junto a otros actores de la organizacin, en el anlisis y diseo de los proyectos
y a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Es el responsable del mantenimiento
de los instrumentos de gestin de documentos, de la aplicacin de las polticas de gestin
documental y de las funciones propias del archivo a los documentos electrnicos.
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En estos momentos nos encontramos en un nuevo impulso de los mdulos y


funciones del sistema de gestin de los documentos electrnicos, en el cual est a
pleno rendimiento trabajando las aplicaciones de gestin (fase de tramitacin), utilizando el repositorio del gestor documental y aplicndose los criterios de gestin documental (especialmente los metadatos). A pesar de todo, qu duda cabe que faltan
elementos esenciales como los mdulos y funciones mencionados, esto es el ndice y
foliado, el cierre de expedientes, la digitalizacin segura, el catlogo de documentos
y el mdulo de RM, as como el archivo electrnico o seguro.
5.2. El sistema de preservacin y difusin digital del patrimonio documental:
El Archivo Municipal de Barcelona contaba con una experiencia de ms de diez
aos en el impulso de proyectos de digitalizacin con el fin de preservar y conservar
el patrimonio documental, y en el futuro, incrementar la difusin de los fondos documentales de los archivos a travs de Internet.
Esto supuso un incremento constante de los documentos digitalizados. As, se
calculaban los siguientes volmenes: en el ao 2005, 350.000 documentos, en el ao
2009, 608.000 documentos, en el ao 2011, 988.106 documentos.
Una correcta gestin de este volumen de objetos digitales haca necesario disponer de un repositorio seguro y con capacidad suficiente y posibilidad de crecimiento
escalonado; as como la creacin de pautas comunes para todo el Sistema Municipal
de Archivos.
As pues, fue creciendo la conciencia que esto requera un proyecto de mayor
alcance cuyos objetivos se intuan que pasaba por: establecer unas polticas y procedimientos de digitalizacin comunes para todo el Sistema Municipal de Archivos;
implementar un sistema que diera respuesta al almacenamiento de la documentacin digitalizada y que garantizase su seguridad; y el diseo de un sistema de acceso
y consulta en lnea para la difusin de los fondos y colecciones a travs de nuestro
sistema.
La carencia de un repositorio seguro y con capacidad suficiente llev a un aumento de ficheros digitales en diversos formatos y soportes externos, con dificultades para
su conservacin. As, partamos de la siguiente situacin:
No exista un repositorio seguro con capacidad suficiente y en lnea para
gestionar la coleccin digital.
El almacenamiento se haca en variados soportes externos que no garantizaban la conservacin a largo plazo.

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Desde 2004 contbamos con el software Albal que permite la descripcin y


la consulta de documentos. Tenamos un mdulo multimedia que permite la
gestin de imgenes.
Tenamos un cliente web que permita la consulta a travs de la intranet, pero
no en Internet.

Desconocimiento del volumen real de documentacin digitalizada y su calidad.

Falta de unos estndares comunes de digitalizacin y calidad: Necesitbamos disear unas polticas y pautas comunes de digitalizacin para todo el
Sistema Municipal de Archivos que tengan en cuenta todos los aspectos del
proceso de digitalizacin, y que se alineara con el sistema AIDA.
Para dar respuesta a esta necesidad, en julio de 2010 el Ayuntamiento de Barcelona impulsa el proyecto Ulises para la gestin de los activos digitales con toda sus
garantas de integridad, seguridad y accesibilidad. El proyecto tuvo que encontrar
soluciones tcnicas e informticas en cada uno de estos mbitos y necesidades:

Conservacin: se deba dotar de un repositorio fsico de gran capacidad, con


posibilidad de crecimiento, con facilidad y seguridad tanto de acceso y con
garantas de conservacin y preservacin.

Difusin: se quera que el ciudadano y el conjunto de trabajadores municipales puedan consultar los fondos pblicos a travs de internet / intranet.

Ingesta: se necesitaba que el proceso de introduccin de la informacin digitalizada en el repositorio seguro, as como la relacin con la descripcin del
documento, sea lo ms automtico posible

Dada la complejidad del proyecto, se cont con la participacin de diversos actores de la estructura municipal y de empresas especializadas en las TIC, organizados
en tres grupos: consultora; tecnologa y transformacin y carga.9
El alcance del proyecto se centr en el estudio de la documentacin digitalizada
por los centros, pues era el punto de partida necesario para conocer el volumen exacto y las caractersticas de los soportes. Paralelamente, el punto clave fue definir las
operaciones para implementar el sistema:
Instalacin del nuevo HW HCP y puesta en funcionamiento (nuevo servidor
de imgenes)
Movimiento de datos existentes en Albal al nuevo sistema HCP
9. Este proyecto estaba integrado por: la Direccin del Sistema Municipal de Archivos, el Instituto
municipal de Informtica, y las empresas contratadas (HITACHI, Baratz y Doc6).

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Definicin de procedimiento y pautas de actuacin de digitalizacin de documentos


Carga masiva de datos
Cambio de versin Albal
Publicacin web
Uno de los aspectos bsicos del proyecto era las eleccin de la solucin tcnica
para el almacenamiento seguro de los ficheros digitales.
As fue elegido el HCP de Hitachi Data System, un sistema de archivo CAS (Content Adressable Storage) de almacenamiento inteligente tipo worm (write once read
many) que permite consultar la informacin las veces que sea necesario garantizando
que los documentos no sufrirn ninguna alteracin por parte de los usuarios. Adems
su escalabilidad da respuesta a los requerimientos presentes y seguramente futuros.10
El HCP es un sistema de archivo digital orientado a objetos digitales hasta 40
PB que garantizan la seguridad y la inalterabilidad de los ficheros y facilita su preservacin a partir de la gestin de los metadatos de preservacin. Bsicamente es un
repositorio que incorpora una capa de programacin que facilita la gestin de los
objetos digitales: permite indizar y buscar, conservar diferentes versiones de los objetos digitales y aplicar polticas (en funcin de los metadatos de los objetos digitales)
como la retencin o eliminacin total o de acceso segn le nivel de proteccin de
datos. Permite tambin monitorizar y cuantificar el volumen de imgenes digitales y
el espacio de almacenamiento.
El proyecto comprenda la instalacin del repositorio seguro del HCP, su puesta
en funcionamiento y la ingesta de objetos digitales de los fondos del Archivo Municipal, pero tambin se incluy una fase de diagnstico para tener una visin lo ms detallada posible del volumen, del estado y del valor de los documentos digitales que se
custodiaban los diferentes centros del Sistema Municipal de Archivos de Barcelona.
Para llevar a cabo este diagnstico se realiz un trabajo de campo con los diferentes centros con el objetivo de establecer un inventario de lo que se estaba digitalizando, con qu criterios (formatos, software, procesos, etc.) Y detectar qu procesos
se seguan as como las posibles disfunciones y las expectativas existentes sobre los
proyectos de digitalizacin, a partir de una encuesta validada por la Direccin del

10. El conocimiento del caso del Amsterdam City Archives fue decisivo en dicha eleccin. Con el
lema Yes we scan, el Archivo de la Ciudad de Amsterdam ha desarrollado un proyecto de digitalizacin, almacenamiento y consulta que permite servir imgenes a los usuarios de los documentos requeridos (you ask, we scan). Para ello confi en una solucin de Hitachi.

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Sistema Municipal de Archivos, que se remiti a cada uno de los centros antes de la
visita, con el el objetivo de facilitar la recogida de datos.
En concreto, se visitaron los Archivos Municipales de Distrito de Les Corts, de
Sants-Montjuc, de Gracia y el Archivo Histrico de la Ciudad, el Archivo Fotogrfico y el Archivo Contemporneo de Barcelona.
Paralelamente, el Archivo Municipal convoc una formacin sobre digitalizacin
para el personal del Sistema Municipal de Archivos, que fue clave para conocer el
proyecto y las pautas comunes.
Del anlisis se desprende el siguiente diagnstico: principales factores para la digitalizacin:
Volumen de consulta
Preservacin
Los encargos provenientes de los propios usuarios que solicitan copias de la
documentacin para ediciones, exposiciones o bien para uso personal.
Principales problemas detectados:
Digitalizaciones parciales (sobre todo las que provienen de las peticiones de
usuarios)
Documentacin parcialmente descrita.
Falta de homogeneidad en la: calidad de la digitalizacin, nomenclatura de
los ficheros, captura de metadatos.
A partir de estos datos se procedi con las propuestas siguientes:
Se elabor un Protocolo de digitalizacin con el objetivo de establecer unas
pautas homogneas para todos los archivos del Sistema.
Se redact una Propuesta de inclusin de especificaciones tcnicas para el
Pliego de contratacin para proyectos de digitalizacin, para garantizar que
los criterios establecidos se tendrn en cuenta en los futuros proyectos de
digitalizacin masiva que se encarguen a empresas externas.
Se realizaron fichas de migracin para analizar la viabilidad tcnica de una
seleccin de documentos. El resultado final es un informe propuesta de migracin basado en unos criterios (anlisis de datos, viabilidad de la migracin,
orden de prioridad, peso y volumen imgenes, etc.).

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Tambin, con los datos obtenidos de la fase de diagnstico se dise una herramienta especfica para la migracin de los archivos digitales a la aplicacin de gestin
de archivo del Ayuntamiento de Barcelona de los fondos seleccionados.11
En cuanto a la planificacin del proceso de carga masiva una vez seleccionados
los fondos, se realizan los anlisis correspondientes sobre las imgenes digitales para
elaborar los documentos de migracin. Estos documentos, en formato MDB, se
obtienen de manera automtica a partir de un programa de migracin realizado especficamente para cada uno de los casos detectados.
Se elabor un procedimiento de carga para dirigir, controlar y minimizar los riesgos de esta tarea sobre todo, teniendo en cuenta las dificultades y el esfuerzo que
supone la correccin de errores que se puedan cometer en este tipo de procedimiento
masivo de ingesta de datos.
Una vez acabada la fase de prueba de la herramienta de ingesta, se inici la fase
de carga masiva que se realiz in situ en cada una de las sedes de los archivos con
fondos seleccionados. En concreto, el Archivo Fotogrfico de Barcelona y el Archivo
Municipal Contemporneo de Barcelona.
Al mismo tiempo se abordaron otros aspectos del proyecto como:
La definicin de requerimientos del OPAC web
La definicin del programa de carga masiva
El entorno de pruebas disponible
Las pruebas de aceptacin de funcionales y del OPAC
La migracin de datos a la versin 5.1 Albal
La formacin de personal
La versin 5.1 Instalada y operativa
Las pruebas funcionales del programa de carga masiva
Estos son los resultados cuantitativos de la ingesta masiva de junio a octubre de
2011 (primera fase), posteriormente se han ido realizando la carga de otros ficheros e
imgenes en el sistema a travs del programa de carga masiva mencionado.
Debido a que se trat de un proyecto con la intervencin de diferentes empresas,
ste ha supuesto todo un reto, que ha permitido compartir informacin, generar
11. Primeras propuestas de fondos: Expedientes de obras mayores, libros del Registro Civil

(defunciones), la parcelacin histrica de Martorell, y los fondos de la Editorial Lpez y fondos FMC del Archivo Fotogrfico.

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nuevo conocimiento, y ha supuesto el enriquecimiento del trabajo en equipo de


todos los involucrados.
Se considera que la auditora previa con los responsables de los archivos ha sido
un factor clave para la deteccin del volumen, de la problemtica, y posterior planificacin de las tareas a realizar.
Adems, gracias a este proyecto desde el Archivo Municipal se dispone de un protocolo de actuacin comn y una poltica de trabajo consensuada. Se han unificado
los criterios de trabajo en todos los centros.
La implementacin de este proyecto ha proporcionado formacin especfica para
el personal de los archivos, y ha ofrecido la posibilidad de un replanteamiento de la
metodologa de trabajo.
En conclusin se trata de un proyecto enriquecedor y que ha permitido implementar de forma completa y con las herramientas de las que dispone el archivo, un
sistema de preservacin segura y una metodologa de trabajo que permite garantizar
la sostenibilidad del sistema.
Obviamente, el proyecto no se ha concluido, pues estamos trabajando en la fase
final de implementacin del nuevo opacweb: pues se desestim el anterior por su
problema de usabilidad y acceso no experto. Ahora se est trabajando con el sistema
Media Searchs que dar lugar a un nuevo visualizador de calidad con distintos niveles de bsquedas sencillas o avanzadas. El usuario tiene que moverse con facilidad
y sencillez en una interface de consulta, como la mayora de estos visualizadores al
estilo de Google que fue pionero en el mundo de las bsquedas por Internet.
El futuro del proyecto Ulises, a parte de la ltima fase mencionada con el visualizador de consulta, debe proseguir con la ingesta progresiva de los soportes pendientes
hacia el repositorio seguro, disponer de espacio temporal en la red para transmisin
de gran volumen de activos digitales, estudiar y planificar polticas de preservacin
digital, revisar el grado de cumplimiento de las polticas y pautas de digitalizacin,
o la previsin de crecimiento en base a las capacidades de almacenamiento ilimitado
del HCP.
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La planificacin estratgica y la innovacin en el Archivo Municipal de Barcelona

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6. Retos i desafos:
A modo de conclusin, queremos apuntar algunas propuestas que se han ido
esbozando y que consideramos claves en los prximos aos:
Implantar el nuevo Plan Director de Archivos: modelo de gestin y direccin
del Sistema Municipal de Archivos, que tiene en cuenta el contexto (con la
lgica de las limitaciones de recursos actuales), pero en cierta medida con
objetivos claros y ambiciosos para alcanzar los desafos y retos corporativos.

Desarrollar un nuevo modelo del Sistema Municipal de Archivos ms cohesionado y equilibrado: para ello nos planteamos un estudio de los recursos en los
prximos aos y mayor concentracin de servicios y centros, a ser posible.

Ejecutar los equipamientos pendientes: en la misma lnea apostamos por un


equipamiento que sea capaz de concentrar fondos y servicios en distintas fases.
En una primera, un archivo municipal con los fondos del S.XIX, XX y XXI,
equipado con la tecnologa y los requerimientos de conservacin ms adecuados, superando la fragmentacin actual. Las fases deben incluir la mayor integracin posible de todos los fondos documentales y de todos los formatos.

Impulsar los proyectos de digitacin (segn las pautas y la infraestructura del


proyecto Ulises), incrementando la digitalizacin de documentos y el desarrollo de los servicios en lnea para el ciudadano.
Impulsar el modelo de gestin documental y de archivo seguro: completar
los mdulos que faltan y desarrollar las funcionalidades de un sistema, sobre
todo el mdulo de RM, el cierre de expedientes y el ndice de documentos, el
catlogo de documentos, el archivo electrnico, etc.
Consolidar las consultas de la documentacin en lnea: avanzar en los servicios web de acceso a los instrumentos y a los documentos digitalizados
(archivos, biblioteca, hemeroteca, etc.).
Impulsar el programa de comunicacin y difusin: desarrollar las propuestas de difusin cultural incluidas en el Plan Director de Archivos y el plan
de comunicacin con un programa completo de propuestas para difundir el
patrimonio documental de la ciudad de Barcelona con una extensa red de
actores y complicidades culturales.
Precisamente en esta poca tan compleja y carente de recursos, por cierto recursos
que los archivos municipales nunca hemos tenido para desarrollar con normalidad
nuestros proyectos y necesidades perentorias, tendremos que volver a reinventarnos
con estrategias y poniendo en valor nuestra innata capacidad de creatividad, innovacin y compromiso con el servicio pblico y la ciudadana.
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LA INTEGRACIN DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS Y LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS...

LA INTEGRACIN DE LA GESTIN DE
DOCUMENTOS Y LA ADMINISTRACIN DE
ARCHIVOS ENTRE LOS PROCESOS
TRANSVERSALES DE LAS ORGANIZACIONES.
EL CASO DE LA UNIVERSIDAD PBLICA
DE NAVARRA
Joaquim Llans Sanjuan

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 63-72

LA INTEGRACIN DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS Y


LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ENTRE LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ORGANIZACIONES. EL
CASO DE LA UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA

Joaquim Llans Sanjuan

Director del Servicio de Organizacin, Calidad y Gestin Documental


Universidad Pblica de Navarra
1. Introduccin
El objeto de esta exposicin consiste en aportar una visin particular del autor
en relacin a cules son las oportunidades profesionales en el contexto de la gestin
en las organizaciones, fundamentada en su experiencia profesional de 25 aos en la
prctica de la gestin de documentos y la administracin de archivos.
Para ello en la exposicin se incide en una serie de elementos que pueden aportar
datos para una reflexin sobre los retos del archivero en un contexto institucional
amplio, de acuerdo con la percepcin que de la praxis en gestin de documentos y
administracin de archivos se tiene en la Universidad Pblica de Navarra.
2. Aproximacin conceptual
Es importante iniciar nuestra exposicin centrando los conceptos ms significativos de la gestin de documentos y la administracin de archivos.
Gestin de documentos
La norma ISO 15489-1:2001 define gestin de documentos como el campo de
la gestin responsable del control eficiente y responsable de la creacin, recepcin,
mantenimiento, uso y disposicin de los documentos, incluyendo procesos para la
captura y mantenimiento de la evidencia e informacin sobre las actividades de gestin y operaciones en forma de documentos.
Entre las caractersticas de este concepto destaca el hecho de que el archivero
no es el nico profesional que interviene en la gestin de documentos, sino que
interacta con otros profesionales dentro y fuera de su organizacin. As, todo el
personal de la organizacin que maneje documentos, o participe en la definicin
e implantacin de sus directrices es gestor de documentos. Paralelamente, los

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proveedores (de servicios o software, asesores) participan tambin de la gestin de


documentos en una organizacin
Administracin de archivos
De acuerdo con la norma ISO 30300:2011, el concepto administracin de
archivos abarca la gestin de materiales archivsticos (documentos permanentes,
conservados para su uso continuado) que se preservan y hacen accesibles para su
consulta, de acuerdo con la aplicacin de un programa que contempla la seleccin,
adquisicin, preservacin y disponibilidad de dichos materiales.
Entre sus caractersticas destacan que es un mbito de responsabilidad especfica
del archivero y que la disponibilidad de los archivos trasciende el inters de la organizacin que los produjo, incidiendo en su uso social.
Programa de gestin de documentos
El programa puede definirse como una sucesin articulada de tcnicas y procesos
de gestin de documentos a lo largo de su ciclo de vida.
El programa supone la existencia previa de una poltica de gestin de documentos
en el seno de una organizacin.
Proceso
La norma ISO 9000:2005 define proceso como cualquier actividad o conjunto de
actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados.
Proceso de gestin de documentos
El proceso de gestin de documentos es un proceso compartido y extensible a toda
la organizacin, que integra la gestin de los documentos en los sistemas y procesos de
trabajo de la organizacin, sirviendo de soporte al desarrollo de sus actividades y a la toma
de decisiones. La norma ISO 15489:2001 identifica los siguientes componentes:
Captura de documentos
Registro
Clasificacin
Almacenamiento y manipulacin
Acceso
Trazabilidad
Disposicin
Documentacin
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Sistema de gestin de documentos y archivos


De acuerdo con la Ley Foral de Archivos y Documentos de Navarra (2007) el Sistema de gestin de documentos es el marco en el que se definen, implantan y evalan
los principios metodolgicos, las tcnicas y los instrumentos que sirven de fundamento
bsico al desarrollo de polticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones para su
organizacin, conservacin, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.
El sistema contempla diferentes elementos:
Una poltica que lo sustente
Un programa de tratamiento que lo haga eficaz
Unos recursos que permitan su correcto funcionamiento
Recientemente, la norma ISO 30300:2011 lo ha definido como un sistema de
informacin que captura, gestiona y proporciona acceso a los documentos a lo largo
del tiempo.
3. Un proceso entre procesos
La publicacin de la norma ISO 15489 en 2001 supuso un hito en la labor archivstica, al integrar los procesos de gestin de documentos entre los procesos de
trabajo propios de las organizaciones.
Esta norma incluye novedades muy significativas:
Define las caractersticas de un programa de gestin documental
Seala las caractersticas de los documentos fidedignos
Establece las caractersticas de un sistema de gestin de documentos
Concreta los procesos y controles de gestin de documentos
Identifica los instrumentos de gestin documental
Aporta una visin centrada en la propia organizacin
Definiendo diferentes roles, que se aplican tanto a la alta direccin como a
cualquier empleado que trabaja con documentos
Sealando la importancia de la evaluacin y la medicin
Contrastando con la visin del Consejo Internacional de Archivos, que se
caracteriza por impulsar una gestin archivstica basada en la descripcin y
por situar la intervencin archivstica en el estadio final del ciclo de vida del
documento
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4. El progreso de la gestin de documentos


Desde la publicacin de la norma ISO 15489 la base de la gestin documental se
ha trasladado de una visin centrada en procesos a ser contemplada como un proceso de negocio. De este modo se explica el acercamiento a conceptos tales como los
de competitividad, eficiencia, medicin y evaluacin o gestin de riesgos.
Cabe situar en este contexto la publicacin en 2011 de las normas ISO 30300
e ISO 30301, concebidas como cabecera de una serie, con unas caractersticas bien
definidas:
Cabe identificar estas normas como un intento de asimilacin por arriba
a las normas ms relevantes de ISO basadas en sistemas de gestin: ISO
9000, ISO 14000 e ISO 27000.
Desde esta perspectiva, un sistema de gestin es resultado de la manera en
que la alta direccin de una organizacin establece sus polticas y objetivos, y
determina las estrategias para conseguirlos.

Dado que todas las organizaciones crean documentos en el desarrollo de sus


actividades, stos son un elemento ms del sistema de gestin general, ya que
todas las organizaciones crean documentos en el desarrollo de sus actividades

La funcin de asesoramiento cobra especial relevancia


Irrumpe la certificacin y auditora como negocio
5. Cmo hemos llegado hasta aqu
Para comprender el recorrido acelerado de estos ltimos aos de la gestin de
documentos y la administracin de archivos es conveniente detenerse un instante y
analizar cmo se ha llegado al momento actual.
En primer lugar, cabe destacar la existencia de dos grandes tradiciones archivsticas en el mundo occidental, que se concretan en las diferentes visiones de los pases
anglosajones y europeos. As, en Estados Unidos y Reino Unido, desde mediados del
siglo XX ha prevalecido una orientacin a conseguir un resultado inmediato, en tanto que en otros pases como Francia, Italia o Espaa la orientacin de la archivstica
se ha dirigido a cmo llegar al fin social.
En el contexto internacional cabe situar en los aos 80 del siglo XX la que podramos denominar como la primera revolucin metodolgica y conceptual. En estos
aos tiene lugar el descubrimiento de una nueva archivstica basada en los instrumentos del tratamiento documental, y en la definicin del programa de tratamiento
como elemento aglutinador de las tcnicas y herramientas archivsticas, cuyos componentes seran:
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Clasificacin - cuadro de clasificacin


Descripcin - instrumentos de descripcin
Evaluacin - calendarios y normas de conservacin
Acceso - tablas de seguridad y acceso
A continuacin, en la dcada de los 90 del siglo XX tiene lugar la aplicacin de la
informtica a la nueva archivstica, con algunas caractersticas:
La informtica nos hace ms eficaces
Se plantean las primeras dudas sobre si la informtica nos hace ms eficientes
Los archivos actan como laboratorio, a travs de ensayos error / xito
Internet acta como solucin al aislamiento profesional
Los documentos electrnicos se erigen como el nuevo reto
El centro de gravedad del progreso profesional se desplaza, pasando del mbito colaborativo (en el marco de las asociaciones profesionales) al mbito
organizativo (comienza la visin centrada en los procesos de gestin de las
organizaciones)
Se alteran las bases de la profesin y aparecen claros sntomas de desorientacin profesional
6. Nuevas aproximaciones al documento
Con los albores del siglo XXI asistimos a un cambio acelerado, caracterizado por
un acercamiento profesional al momento de la produccin del documento, lo que se
materializa en diferentes percepciones:
Importancia de crear lazos con las oficinas
Importancia de documentar los procedimientos
La oficina es el marco donde se desarrollan los procesos de trabajo
Incidencia de las herramientas informticas en los procesos de trabajo de las
oficinas
Al mismo tiempo, la perspectiva de la gestin de documentos se ampla y surge
la necesidad de ubicar las tcnicas tradicionales en un nuevo contexto: nace as la
norma ISO 15489.

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Sin embargo, la funcin administracin de archivos no es suficiente en el nuevo


contexto, por lo que se asiste a un orillamiento de la funcin archivstica tradicional:
No es (suficientemente) eficaz
No es (suficientemente) eficiente
No es automatizable
No es visible
No es inmediata
Se centra prioritariamente en procesos relacionados con la descripcin de los
documentos, su preservacin y acceso, como consecuencia de la visin limitada del Consejo Internacional de Archivos
7. Reflexiones en el nuevo contexto
Ante esa nueva coyuntura son posibles algunas reflexiones:
Las organizaciones tienen necesidad de gestionar correctamente sus documentos, por lo que son necesarios profesionales competentes. El principal problema puede residir en que, en muchos casos, las organizaciones no son conscientes de esa
necesidad. Ante esa situacin, los profesionales podemos adoptar algunas estrategias,
como:
Adaptarnos a los requisitos derivados de la situacin actual, a travs del trabajo interdisciplinar y el intercambio de experiencias con otros profesionales,
pese a la incomodidad que pueda suponer esa adaptacin, sea cual fuera la
experiencia de partida
Conseguir la adquisicin de nuevas competencias a travs de una formacin
adecuada
Acreditar solvencia profesional en la organizacin, mediante la consolidacin
de los procesos de gestin documental
Demostrar la eficacia de los instrumentos de control
Apostar por un alineamiento con los postulados de la norma ISO 15489, de
modo que constituya el mximo referente profesional
Acercar la praxis de las normas del Consejo Internacional de Archivos al nuevo contexto, si bien existe el problema de que la norma ISO 15489 no contempla la descripcin como un proceso de la gestin de documentos

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Se hace preciso ubicar la gestin de documentos entre los procesos medulares


de las organizaciones. De hecho, los archiveros conocemos el resto de procesos de
gestin relevantes en las organizaciones:
sabemos cmo las oficinas llevan a cabo sus procedimientos
sabemos cmo ejecutan sus procesos de gestin
conocemos las herramientas de gestin
conocemos los resultados de la ejecucin de los procesos, esto es, los documentos
Las organizaciones conocen nuestra labor como archiveros, aunque nos ubican
donde no nos gusta que nos vean, al final del ciclo documental
Los archiveros queremos desarrollar una participacin activa, por lo que buscamos respuestas a la pregunta de para qu es til la gestin de documentos en las
organizaciones
8. Utilidad de la gestin de documentos en las organizaciones
De acuerdo con el estado actual de la gestin de los documentos y la administracin de archivos en las organizaciones, son varias las respuestas a la pregunta.
Rendicin de cuentas, tanto en el mbito pblico como en el empresarial.
En la esfera pblica, se la relaciona con la transparencia de los gobiernos,
la participacin de los ciudadanos en los asuntos pblicos, el acceso a la informacin, la reutilizacin de la informacin, interoperabilidad, seguridad,
gestin de riesgos, etc.
En relacin con las empresas, incluye elementos tales como alcance social
de sus decisiones, responsabilidad, compromiso con la sociedad, tica en el
desarrollo de su actividad, si bien siempre desde una perspectiva orientada al
proceso de negocio.
Mayor incidencia de la responsabilidad, frente a una menor insistencia en lograr
eficacia y eficiencia
Mayor peso de la tecnologa y las comunicaciones, que alteran el peso de los
procesos esenciales de la gestin documental. Tendencias:
La descripcin pasa a ser asignacin de metadatos (muchos de ellos automatizados)
La clasificacin pasa a ser taxonoma

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La evaluacin pasa a ser considerada en clave econmica, asociada a los costes


de la preservacin
9. Dnde estamos
La evolucin de los entornos organizativo y social proporciona muchas pistas
sobre la proyeccin de la profesin en el futuro:
Los modelos de organizacin cambian
La globalizacin de las redes sociales trae consigo una serie de consecuencias:
Importancia de lo inmediato (fenmeno twitter)
Facilidad de acceso y manejo de las herramientas
Existencia de dudas razonables sobre riesgos en cuanto a la seguridad y proteccin de los datos
Flexibilidad en su uso (cierta desinhibicin y exhibicionismo)
Se atenan las fronteras entre informacin y documentos
La vida til del documento se reduce

La mentalidad de la poblacin cambia (gran impacto del cambio generacional)

La nube crece como recurso de almacenamiento de datos


Existe conciencia de la importancia de la informacin, ms que de los documentos
Hay percepcin de su carcter efmero
No parece importar la preservacin de los documentos y la informacin a
largo plazo: es un problema no resuelto, ineficiente y caro
10. Estrategias
Ante la situacin actual cabe adoptar una serie de estrategias:
Situarse como un proceso ms dentro de los procesos nucleares de las organizaciones. Cmo:
Siendo solventes
Consiguiendo ser contemplados como profesionales rigurosos en la aplicacin de los procesos de gestin documental (eficacia)
Haciendo buen uso del mrketing: sin un buen producto que ofrecer, la credibilidad profesional no se mantiene a medio plazo
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Participando en proyectos de incidencia transversal en nuestras organizaciones: administracin electrnica y definicin de procedimientos
Considerar esencial la relacin existente entre la produccin de documentos y
el desarrollo de procesos de gestin, aportando:
Visin transversal basada en evidencias
La organizacin de los documentos en el marco de los procesos de gestin
habla de la eficacia de una organizacin en el desempeo de sus funciones
Tcnica, que se concreta en una serie de habilidades y competencias:
1. Dominio del procedimiento
2. Solvencia en cuanto a organizacin y sistemtica
3. Capacidad de coordinacin
4. Conocimiento de la organizacin
Establecer contactos y alianzas con profesionales de otras organizaciones que
piensan como nosotros en lo bsico
Priorizar la obtencin de una serie de productos:
Cuadro de clasificacin
Normas de conservacin
Esquemas de metadatos
Tablas de seguridad y acceso
Ser conscientes de una realidad: los archiveros somos tiles, pero no nucleares
por nosotros mismos, por lo que urge establecer alianzas
11. Conclusin: la adaptacin al cambio como clave
Como cualquier otra profesin, en el momento actual los archiveros tenemos
necesidad de adaptarnos al cambio. De hecho, nuestros problemas son los mismos
que los que tienen el resto profesionales de nuestra organizacin:
Extensin de las redes sociales, que acelera los procesos de cambio en la sociedad a travs de la informacin
Orientacin legal al Gobierno abierto, que persigue una mayor transparencia
tanto del poder poltico como de la Administracin
Consolidacin de Open Data, que convierte la informacin pblica en un
valor susceptible de ser objeto de negocio
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Atencin a los usos sociales: debemos centrarnos en considerar la visin de la


sociedad respecto a la organizacin en la que trabajamos, en preferencia a la
que tenga la sociedad de nosotros como profesionales
Necesidad de una formacin adecuada e intercambio de experiencias
Estar abiertos a cualquier posible evolucin a corto plazo, inclusive a la alteracin de nuestros axiomas profesionales

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LAS REDES SOCIALES Y EL MUNDO DE LOS ARCHIVOS: GIRANDO ALREDEDOR DE LA 2.0

LAS REDES SOCIALES Y EL MUNDO DE LOS


ARCHIVOS: GIRANDO ALREDEDOR DE LA 2.0
Julin Marquina

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 75-96

LAS REDES SOCIALES Y EL MUNDO DE LOS ARCHIVOS:


GIRANDO ALREDEDOR DE LA 2.0

Julin Marquina

Introduccin
Podramos decir que el mundo de los archivos es un mundo privilegiado en cuanto al acceso a la gran cantidad de informacin que manejan los profesionales que
all trabajan (archiveros/as). Tienen acceso tanto a informacin y documentacin de
manera fsica en sus instalaciones como de manera virtual a travs de sus pginas web
y repositorios. Pero se le sabe dar difusin a toda esa informacin?... y otra pregunta no menos importante: se le puede dar difusin?. Esas son las preguntas clave
y que puede que haga que ms de uno se eche para atrs a la hora de adentrarse (con
el archivo) en el mundo de los medios y redes sociales (sumado a la carga de trabajo
con la que cuentan ya algunos archivos).
Personalmente creo que s se sabe (sabra) dar difusin a toda esa informacin que
manejan. Hay una serie de caractersticas que me hacen llegar a dicha conclusin:
Hay ilusin por difundir la informacin del archivo, del sector1 y a la
profesin2.
Existe una clara innovacin a la hora de compartir colecciones3 y documentos del archivo4.
Facilitan las formas de interaccin con los usuarios de manera directa a travs de la web o de formularios web5.

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1.

@archiveropueblo. 17.04.2012. [Su primer tuit en Twitter] http://bit.ly/I3YgxY

2.

Este trabajo en el Archivo me parece apasionante [Europasur.es] http://bit.ly/IqvaXB

3.

Fotogaleras / Exposiciones virtuales (Archivo Arganda del Rey) http://bit.ly/I03SFK

4.

Documento del mes del Archivo Sierra Pambley http://bit.ly/JreKBy

5.

Solicitud de informacin. Archivos de Castilla y Len http://bit.ly/JrhkHI

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76

Hay una colaboracin profesional a travs de listas de distribucin6 y comunidades web7.


Presencia de la comunicacin de noticias8 y difusin de documentos profesionales9 relacionados con el archivo.
Y por ltimo, y no menos importante, la cooperacin entre archivos a travs
de distintas plataformas: PARES10, DARA11
Creo que de todo esto se tiene un poco (como en todo unos ms y otros menos) pero, se est aprovechando en la 2.0?. Segn el Informe del Grupo de trabajo
de difusin de los archivos a travs de la web 2.012 elaborado por el CAU (Conferencia
de Archiveros de las Universidades espaolas) estas son algunas de las conclusiones a
las que llegaron:
Que la difcil cuantificacin de las altas y bajas de perfiles de archivos y archivos universitarios por falta de herramientas adecuadas en las diferentes
categoras de la Web 2.0, impide realizar estadsticas precisas.
Que, a simple vista, no percibimos una presencia destacada de los archivosen la Web 2.0 por la falta de percepcin de una rentabilidad inmediata, ya que los usuarios reales de los archivos universitarios son internos e
institucionales (Secretarias de Facultades, Secretara General), intermediarios
entre el alumno y el Archivo, por lo que tan slo se podran ofrecer servicios
a travs de la 2.0 referidos a fondos histricos, as como de consulta y asesoramiento.

Que los usuarios predominantes de los archivos universitarios no tienen


un perfil 2.0 por lo comentado anteriormente, a excepcin de los doctorandos que, en su gran mayora, pueden ya ser considerados nativos digitales.

6.

ARXIFORUM http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.html

7.

Red social de archivero http://www.archiveros.info

8.

Portal de Archivos de Andaluca http://www.archiveros.info

9. Boletn mensual del Archivo Municipal de Algeciras http://www.fmcjoseluiscano.com/archivo.


html
10.

Portal PARES http://pares.mcu.es/

11.

DARA (Documentos y Archivos de Aragn) http://www.sipca.es/sipca/dara/

12. Informe del Grupo de trabajo de difusin de los archivos a travs de la web 2.0 http://bit.ly/
K5iXpI

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Las redes sociales y el mundo de los archivos: girando alrededor de la 2.0

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Que la prestacin de los servicios de los archivos universitarios s podra tener


una potencial dimensin 2.0 en cuanto al acceso y difusin de los fondos
histricos.
Que, hasta el momento, es la visibilidad del Archivo Universitario (uno de
los principales objetivos del Plan Estratgico de la CAU) como institucin,
la mayor ventaja que ofrece la Web 2.0., junto la posibilidad de comunicarse
con otros archivos y profesionales del gremio para intercambiar conocimientos, colaborar o aclarar dudas.
Que los archivos universitarios estn en condiciones de asumir este tipo de
proyectos cuando disponen de medios, pero que es necesario una mayor
confianza en la Web 2.0 como herramienta o plataforma de trabajo.
Que el archivo 2.0 tiene futuro, pero no hay que perder de vista que la web
3.0 ya ha hecho su aparicin con todo lo que conlleva en cuanto al uso de
metadatos, etiquetas, tags, etc., que permitir al usuario 2.0 consultar nuestros fondos accesibles con total precisin, y sin apenas encontrar ruido documental en las bsquedas, por lo que hay que actuar sin demora.
Camino de la 2.0
El trmino Web 2.0 est asociado a aplicaciones web que facilitan el compartir
informacin, la interoperabilidad, el diseo centrado en el usuario y la colaboracin en la World Wide Web. Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar

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y colaborar entre s como creadores de contenido generado por usuarios en una


comunidad virtual.
Pero en qu situacin se encuentra el pas en cuanto a tecnologas y acceso a la
informacin a travs de Internet?. En el siguiente vdeo: La Sociedad de la Informacin en Espaa 201113 lo podremos ver:
Del vdeo compartido anteriormente podemos destacar los siguientes datos y que
nos darn un baremo de a quin hay que dirigirnos o quin est esperando para que
aparezca en el panorama 2.0 el mundo de los archivos:
Espaa: 47 millones de habitantes, de los cuales el 67,1 es internauta.
La penetracin de Internet entre las personas de 45 a 54 aos es de un
65%.
El 71,4% de los internautas accede a diario a la red.
La media europea de acceso a Internet a travs del mvil es de un 11%...
en Espaa de un 20%.
El 63,9% de los hogares en Espaa tiene acceso a la red.
El smartphone ha superado al PC como terminal inteligente ms vendido
del mundo.
En Espaa, los smartphones suponen un 46,3% del total de terminales.
El 50% de los estudiantes y el 48% de los jvenes profesionales consideran
internet un recurso vital como el aire, el agua, la comida o la vivienda.

La e-Administracin se configura como una fuente de generacin de riqueza. Entre 550 y 650 millones.

Digamos que con la llegada de la web 2.0 hay una serie de cambios en la manera
de crear los contenidos, de la informacin que se comparte, de los propios sitios que
soportan esa informacin, as como de los conocimientos informticos necesarios
para emprender una aventura online con nuestro archivo. Tambin es importante
destacar que la funcin principal cambia totalmente: paso de la difusin de la informacin a la generacin y difusin (compartir) de la infamacin. En el siguiente
cuadro vamos a ver claramente las diferencias principales entre web 1.0 y web 2.0:

13.

La Sociedad de la Informacin en Espaa 2011 http://youtu.be/C3adT6l_V5U

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Las redes sociales y el mundo de los archivos: girando alrededor de la 2.0

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Evolucin de la web
Web 1.0

Web 2.0

Contenidos: Webmaster

Contenidos: usuarios

Informacin poco actualizada

Informacin dinmica

Sitios estticos

Sitios flexibles

Conocimientos informticos

No es preciso conocimientos informticos

Funcin: difusin informacin

Funcin: generar y compartir informacin

El profesor Jos-Antonio Merlo-Vega14 nos cuenta en una nota publicada en


ThinkEPI Las diez claves de la Web social15 y que nos ayudarn a definir un poco
ms el terreno al cual nos vamos a adentrar:
El navegador como herramienta.
La cooperacin como mtodo.
La interoperabilidad como fundamento.
La sencillez como pauta.
El etiquetado como sistema.
La participacin como principio.
La variedad como realizacin.
La personalizacin como posibilidad.
La experimentacin como norma.
El desinters como base.
Lo que debemos tener claro es que en la denominada 2.0 nos vamos a encontrar
con las siguientes cualidades o caractersticas:
Un mundo virtual bastante real: todo lo que hagamos en nuestras redes tendr una repercusin en nuestra vida offline.
14.

Ficha EXIT de Jos Antonio Merlo Vega http://bit.ly/KBhHk5

15.

Las diez claves de la Web social http://bit.ly/I6cBdj

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Todo el mundo est conectado a travs de 6 grados de separacin: lo que


quiere decir que el dicho el mundo es un pauelo toma parte de su mximo
apogeo con la llegada de las redes sociales.
Comunicacin bidireccional: los usuarios ya no esperan las comunicaciones
de las organizaciones, sino que contestan a las mismas y esperan una nueva
respuesta. Comunicacin con el usuario de t a t.
Velocidad en las comunicaciones: el usuario final espera una respuesta rpida,
gil y precisa sobre cualquier cuestin que nos plantee.
Democratizacin del usuario: el usuario tiene voz y voto a travs de las redes
y medios online.
Inteligencia colectiva a distancia: la unin entre personas se hace consistente
y con ello el poder de decisin de las masas.
Plataformas sociales
A continuacin veremos una serie de plataformas y medios sociales que nos servirn para dar difusin a la informacin que manejamos desde los archivos o para dar
difusin a nuestro sector o profesin y as estar ms cerca de otros profesionales con
nuestras mismas inquietudes e intereses.
Lo que debemos tener claro es que existen muchsimas herramientas sociales 2.0
y cada herramienta origina muchsima informacin por eso debemos tener claro
que herramientas nos van a ir mejor para nuestra difusin e interaccin con los usuarios. No hay que utilizar todas. Hay que analizar16 cuales nos vendrn mejor para
nuestros objetivos; puede que utilizar 2, 3 4 sean ms que suficientes.
Blogs
Definicin: Servicios web que nos permite tener un espacio de comunicacin y difusin de nuestras actividades.

Plataformas:
WordPress http://es.wordpress.com/
Blogger http://www.blogger.com
tumblr. http://www.tumblr.com
Posterous http://posterous.com

16.

Chuleta de las redes sociales en Espaa http://bit.ly/eBWj3T

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Buenas prcticas:

Ilustracin 1. Comunicaciones de inters en el sector archivstico http://bit.ly/IarmII (En su lateral


derecho incluye bloques de sus redes sociales (Twitter y Facebook))

Ilustracin 2. Comunicaciones de inters en el sector archivstico (II) http://bit.ly/Iapu2z

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82

Ilustracin 3. Anuncio de exposiciones que realiza el archivo http://bit.ly/IaqpjC

Ilustracin 4. Resmenes de jornadas (CITRA 2011) http://bit.ly/IasrjH

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83

Ilustracin 5. Denuncia de situaciones ligadas al mundo de los archivos http://bit.ly/IapZd2

Posibilidades:

Ventana al mundo con contenidos dinmicos y posibilidad de interaccin con


los usuarios.
Incentivar la participacin de los usuarios.
Informar sobre los avances del archivo.
Formar a usuarios a travs de los blogs.
Aportar valor a nuestro archivo o profesin.
Difusin de noticias, actividades, opiniones sobre nuestro archivo o
sector.
Posibilidad de integrar todo nuestro ejrcito social (Facebook, Twitter, Youtube, Flickr)

Apuntes:
Escribir con frecuencia y no abandonar.
Compartir a travs de las redes sociales e incluir botones para que nuestros usuarios puedan compartirlo tambin.
Post ligeros (5 - 10 prrafos) y lenguaje claro y cercano.
Incluir elementos multimedia: videos, fotografas...
Contestar comentarios.
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84

Hablar sobre temas de actualidad.


El titulo del post ocupa gran parte de su xito.
El diseo importa, aunque ya sabis que el contenido es el rey.
Twitter
Definicin: Servicio que permite publicar y difundir mensajes de texto breves, generalmente de 140 caracteres de longitud.

Buenas prcticas:

Ilustracin 6. Difusin de noticias del sector http://bit.ly/JqkNHA

Ilustracin 7. Difusin de eventos del sector y animar a los seguidores a participar


http://bit.ly/JqkNHA (+ uso de hashtag)

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Las redes sociales y el mundo de los archivos: girando alrededor de la 2.0

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Ilustracin 8. Compartir noticias de inters del sector en nuestro blog y darle difusin a travs de
Twitter http://bit.ly/JqlG2L

Ilustracin 9. Buenas prcticas de difusin profesional por Twitter

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Posibilidades:
Difundir informacin de forma rpida, precisa y sencilla.
Canal de atencin al usuario y bsqueda de nuevos.
Compartir vdeos, enlaces y fotografas.
Estar conectado con los usuarios 2.0 (interactuar, participar)
Dinamizacin (y anuncio) de actividades, fondos...
Recibir sugerencias (escuchar)

Apuntes:
Importancia de rellenar todos los datos de Twitter y conocer su jerga.
Evitar el autobombo y ser participativo.
Aportar contenido de valor para tus followers.
Frecuencia de actualizaciones (ni mucho ni poco).
Aportar enlaces para que los seguidores puedas obtener ms informacin o la fuente de la noticia.
No es necesario que sigas a todos tus seguidores.
Haz RTs de contenido de inters.
Usa las listas y el seguimiento de hashtags.
Se cercano e interacta con las personas.

Redes sociales
Definicin: Estructura de personas (o entidades) conectadas por uno o varios intereses comunes que interactan entre s.

Plataformas:
Facebook http://www.facebook.com
LinkedIn http://www.linkedin.com

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Buenas prcticas:

Ilustracin 10. Difusin de los fondos

http://on.fb.me/I4eju5

Ilustracin 11. Difusin de noticias de inters para el sector y los usuarios http://on.fb.me/I4eq98

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Ilustracin 12. Anuncio de actividades http://on.fb.me/I4g5LR

Posibilidades:
Difundir noticias y enlaces sobre nuestro sector.
Preguntar y realizar encuestas.
Compartir contenido exclusivo, vdeos y fotografas.
Difundir eventos y actividades que realicemos.
Informar sobre los fondos.
Acercarse a las personas (interactuar con ellas).
Realizar concursos.

Apuntes:
Ser directos y con titulares breves.
No agobiar a los usuarios.
Publicar en horas donde sepas que vas a tener mayor audiencia.
Los tiempos de respuesta deben ser lo ms cortos posibles.
Motivar a la participacin (crear debate).
Comunicar y conversar...

Multimedia social
Definicin: Distintos medios digitales (y sociales) que permiten almacenar y
compartir informacin.
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Plataformas:
Youtube http://www.youtube.com/
flickr http://www.flickr.com/
slideshare http://www.slideshare.net/
Pinterest http://pinterest.com/

Buenas prcticas:

Ilustracin 13. Difusin de vdeos sobre el sector y la profesin http://bit.ly/INVCdj

Ilustracin 14. Archivo histrico visual http://bit.ly/INVNFk

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Ilustracin 15. Compartir imgenes de la ciudad http://bit.ly/I2rw4l

Ilustracin 16. Compartir nuestro trabajo con el resto de compaeros de profesin


http://slidesha.re/Jnk5Gg

Posibilidades:
Compartir vdeos, imgenes y presentaciones sobre nuestros servicios,
actividades y fondos.
Formar a los usuarios en la utilizacin de los recursos.
Crear un archivo multimedia (Vdeo / Fotografas)
Realizar concursos de fotografa.
Compartir nuestra actividad cientfica o divulgativa.

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Apuntes:
Mostrar nuestra organizacin a travs de videos, fotografas, presentaciones.
Enlazar este tipo de contenido con las redes de mayor tirn: Twitter y
Facebook.
Aprovecha el blog para incrustar este tipo de contenido y comentarlo
con los usuarios.
Se divertido (sin exagerarlo) y correcto (sin exagerarlo tampoco).
Se cercano y usa un lenguaje natural. No aburras a tus usuarios.

Iniciativas a tener en cuenta


A continuacin vamos a ver una serie de iniciativas de difusin, comunicacin e
interaccin con sus usuarios que estn llevando a cabo distintos archivos a travs de
los medios online y redes sociales.
El New York Times sube millones de fotos de su archivo histrico a Tumblr
http://bit.ly/zWhCMO

Ilustracin 17. The Lively Morgue http://livelymorgue.tumblr.com/

La televisin pblica australiana libera gran parte de su archivo bajo licencia


Creative Commons http://bit.ly/GXuB6C

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Ilustracin 18. ABC Archives (Open archives)


http://www.abc.net.au/archives/openarchives.htm

Concurso con los ciudadanos para que cuenten cmo han encontrado la informacin que buscaban http://bit.ly/HZZDdj

Ilustracin 19. I Found It In The Archives!

Pedir la participacin de los ciudadanos para completar la memoria de los


archivos http://bit.ly/IL4znw

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Ilustracin 20. Your Archives

Difusin de nuestra presencia en la web 2.0 a travs de nuestra web o web de


asociaciones http://1.usa.gov/JnpU6B

Ilustracin 21. Social Media and Web 2.0 at the National Archives

EE UU publica el censo de la generacin que fue a la II Guerra Mundial


http://bit.ly/IBmCO1

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Ilustracin 22. Welcome to the 1940 census http://1940census.archives.gov/

Crear comunidades virtuales profesionales. http://oke.ica.org/es/

Ilustracin 22. Welcome to the 1940 census http://1940census.archives.gov/

Los fondos de la Filmoteca Espaola se incorporan al canal de Youtube del


Ministerio de Cultura http://bit.ly/K5rBnS

Ilustracin 24. Recopilacin de los contenidos audiovisuales ms relevantes sobre nuestra


actividad cultural http://bit.ly/LxTKq2

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Innovar con Twitter: #AskArchivists (http://bit.ly/moTTn8), #loverheritage


(http://bit.ly/K5sw7R)

Ilustracin 25. Iniciativas en Twitter.

Un paso hacia el futuro


Ahora lo que ms fuerte est pegando es el tema de las redes sociales y la posibilidad de compartir contenidos con nuestros usuarios a travs de Internet, pero no hay
que perder de vista otras herramientas que van a acercarnos ms a nuestros usuarios
y as poder brindar a estos mayor y mejores formas de interaccin con los archivos y
los profesionales del sector. Estoy hablando de los siguientes pasos:

Geoposicionamiento de nuestras instalaciones y lugares histricos de inters


para nuestros usuarios.

Creacin de aplicaciones17 mviles para facilitar al usuario el acceso a nuestros fondos.

17.

Barcelona, Ayer y Hoy Descubre la ciudad de Barcelona hace 100 aos http://bit.ly/K5IdMt

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Cdigos QR. Facilitar a nuestros usuarios el acceso a una informacin extra


de los documentos a travs de su dispositivo mvil.

Realidad aumentada. Interactuar (jugar) con nuestros usuarios a travs de la


realidad aumentada tanto en los documentos como en las instalaciones.

Un buen espejo al que mirarse en cuanto a todos estos pasos haca el futuro
(un futuro bastante cercano) es el trabajo que realiza Julio Cerd con el Archivo de
Arganda18.
Conclusiones
Para finalizar me gustara lanzar las siguientes conclusiones o recomendaciones
sobre la presencia 2.0 de los archivos (como organizacin) y de los archiveros (como
profesionales). Vamos con ellas:
Parte de nuestro pblico est en la 2.0... Vamos a interactuar con ellos de
t a t!
Estar en la 2.0 nos llevar tiempo y dinero, pero ante esto: ilusin, imaginacin y creatividad.
Antes de lanzarnos a la aventura 2.0 deberemos realizar un plan de actuacin
de nuestra presencia en las redes.
Atencin a los derechos de reproduccin, seguridad y difusin de los documentos!... puede que no todo pueda ser compartido en pblico.
Fijarnos en qu hacen otros sectores, aprender de ellos, escuchar lo que dicen... y sobre todo lanzarnos.

18. Web del Archivo de Arganda http://archivo2.ayto-arganda.es/

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LA GESTIN DOCUMENTAL COMO LNEA ESTRATGICA DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA.

LA GESTIN DOCUMENTAL COMO LNEA


ESTRATGICA DE LA ADMINISTRACIN
ELECTRNICA. LA EXPERIENCIA
DEL AYUNTAMIENTO DE TERRASSA
Teresa Cardellach Gimnez

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 99-107

LA GESTIN DOCUMENTAL COMO LNEA ESTRATGICA DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA. LA


EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO DE TERRASSA

Teresa Cardellach Gimnez

Jefa del Archivo Municipal de Terrassa


Arxiu.municipal@terrassa.cat
www.terrassa.cat/arxiumunicipal

El objetivo principal de mi ponencia es explicar el proyecto de implantacin


de un sistema de gestin documental en el Ayuntamiento de Terrassa (Barcelona),
nuestras experiencias y opciones, y especialmente como estamos enfocando el Sistema de gestin documental y la implantacin de la administracin electrnica en la
administracin local.
Para el Ayuntamiento de Terrassa, la gestin documental es uno de los principales
pilares de la administracin electrnica, y por lo tanto se ha entendido como un proyecto estratgico dentro de las prioridades en la implantacin de la e-administracin.
Una de las decisiones a destacar en este proyecto es el liderazgo del Archivo Municipal y de los tcnicos archiveros/gestores documentales en el desarrollo e implantacin
del sistema de gestin de documentos. La direccin del Ayuntamiento de Terrassa ha
apostado por el modelo que han presentado sus archiveros y gestores documentales,
conjuntamente con los tcnicos de tecnologa y sistemas de la informacin.
El proyecto de gestin documental arranca en el ao 2007 con la redaccin y
aprobacin de una Ordenanza municipal del gobierno y la administracin electrnica, que conlleva nuevos planteamientos de tramitacin administrativa y una nueva
orientacin en las relaciones con los ciudadanos, cumpliendo el mandato de la Ley
11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. Para su redaccin el Ayuntamiento crea la Comisin de la administracin electrnica, y desde
este momento el Archivo Municipal pasa a participar activamente en la Comisin
de redaccin y empieza a sentar los principios y el modelo para el desarrollo de un
sistema de gestin documental corporativo, centrndose fundamentalmente en la
definicin de conceptos bsicos y esenciales de los documentos electrnicos. Es en
este momento cuando se empieza a forjar una estrecha relacin de colaboracin entre

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100

el servicio de tecnologa y sistemas de informacin y el Archivo Municipal, que a mi


entender, ser una de las claves para el buen funcionamiento de nuestro proyecto.
Durante el ao 2008, el Archivo Municipal solicita los servicios de una empresa consultora con el objetivo de realizar un estudio para conocer las necesidades
y puntos dbiles en materia de gestin documental del Ayuntamiento de Terrassa.
El resultado es un informe final donde se pone de manifiesto la falta de polticas y
criterios en gestin documental, y al mismo tiempo propone una serie de medidas a
corto, medio y largo plazo, que nos han ayudado en el desarrollo de nuestro Sistema
de gestin documental.
Es en ese momento en el que establecemos un plan de trabajo1 para los cuatro
aos siguientes donde planificamos nuestros objetivos y propuestas concretas.
Los principales objetivos a corto plazo fueron:
1. Establecer polticas y criterios de gestin documental para toda la organizacin.
2. Favorecer la difusin del conocimiento.
3. Impulsar la reutilizacin de la informacin.
4. Mejorar los circuitos y la produccin documental en el Ayuntamiento
5. Atender las necesidades de la e-administracin y aportar soluciones a la organizacin.
La primera tarea que acometimos fue la redaccin de un Manual de gestin documental2, el cual contena una herramienta fundamental: el Cuadro de clasificacin
corporativo.
Durante el ao 2008 se hizo un importante esfuerzo de difusin del Manual y el
cuadro de clasificacin a los coordinadores y jefes de servicio del Ayuntamiento hasta
su aprobacin definitiva por la Junta de Gobierno Municipal en enero del 2009.
Es muy importante realizar una buena campaa de difusin del proyecto a toda
la direccin de la Institucin para poder desarrollar todo el proyecto, que sin duda,
es de largo recorrido.
1. Pla dArxius 2007-2011. Plan de Archivos pensado para toda la legislatura donde se planifican todas las actuaciones referentes a los archivos municipales de Terrassa. En la redaccin del Plan de archivos
participamos todos los tcnicos archiveros y colaboradores.
2. Manual de gesti documental. Actualmente el Manual de gestin documental est en plena revisin, puesto que estamos preparando una nueva versin mucho ms completa y trabajada acorde con
el proyecto actual.
http://arxiumunicipal.terrassa.cat/docs/recursos/Manual_GD_Terrassa_vf.pdf

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La gestin documental como lnea estratgica de la administracin electrnica.

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Los objetivos a largo plazo eran:


1. Implantar el Sistema de gestin documental como pilar de la administracin
electrnica
2. Desarrollar e implantar el gestor de archivos y las polticas de Records Management
3. Preparar el archivo digital para la preservacin de los documentos electrnicos de conservacin permanente.
En esta primera fase de planteamiento y aprobacin tuvimos el apoyo, el reconocimiento y la participacin del teniente de Alcalde de Hacienda y Servicios Generales, del coordinador del rea y del jefe de servicio de Tecnologa, para dar el impulso
correcto a nuestro proyecto.
Transversalidad del Proyecto
Cualquier proyecto de implantacin de un sistema de gestin documental requiere un planteamiento transversal dentro de la organizacin y un alto conocimiento de
la institucin en todos los mbitos y aspectos (recursos, personas, relaciones).
Para poder desarrollar nuestro plan de archivos y poner en marcha el proyecto
del Sistema de gestin documental tuvimos que hacer algunos cambios importantes,
empezando por nuestra manera de actuar. El proyecto no estaba destinado nicamente a resolver las funciones y tareas del archivo, si no que nuestro proyecto de
gestin documental es un sistema para toda la organizacin y debe resolver los
requisitos de negocio y tecnolgicos del Ayuntamiento.
Adems, para poder llegar a todos los rincones de la institucin de manera transversal y conseguir los recursos tecnolgicos imprescindibles para el proyecto, el Archivo municipal propuso un cambio orgnico y organizativo; de Secretaria General
pasaba a depender del jefe del Servicio de tecnologa e innovacin. De esta manera,
podamos resolver un tema importante y definitivo como el trabajo en un equipo
multidisciplinar, formado por: el Departamento de Sistemas de la informacin, el
Departamento de innovacin y procedimientos, el de proteccin de datos personales
y el jefe de proyectos. Todos estos departamentos municipales estn en la misma direccin de servicios que el archivo y los tcnicos de gestin documental.
Como consecuencia de estos cambios, fue mucho ms sencillo crear un equipo de
trabajo multidisciplinar entre gestores de documentos/archiveras, informticos y sistemas de informacin, tcnicos de procedimientos i de sede electrnica. Un equipo
de trabajo que ha conseguido un excelente espritu colaborativo, de participacin,
colaboracin y difusin del conocimiento, que an sigue mantenindose y que esperamos que no desaparezca.
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El estudio terico y la planificacin del Sistema de gestin documental fue un


trabajo previo a la adquisicin de un software ECM (Electronic Content Manager)
en el ao 2010.
Entre los meses de mayo a diciembre del 2010, se instala el software en un entorno provisional en la arquitectura tecnolgica del Ayuntamiento y se empieza el
trabajo de personalizacin de la herramienta a las necesidades propias de nuestro
Ayuntamiento, conjuntamente con una empresa consultora tecnolgica que desarrolla e integra las personalizaciones.
Sistema Parads
Definicin del sistema.
Definimos el sistema PARADS como el conjunto de polticas, normas, aplicaciones e instrumentos de gestin que regulan y controlan la produccin de documentos en el interior del Ayuntamiento de Terrassa, y que permiten su uso, gestin
y preservacin. La diferencia entre sistema y conjunto de medidas es la orientacin
transversal e integral que se le presupone y la necesidad que cualquier iniciativa que
se tome, se realice en consonancia a las directrices del sistema definido y no de manera aleatoria e independiente.
El sistema PARADS quiere cubrir cualquier entorno de produccin documental
con independencia del soporte utilizado. Aun as, es cierto que la mayora de medidas que se estn aplicando afectan ms a la documentacin electrnica. Se entiende
que los procesos de trabajo van a cambiar substancialmente con la incorporacin de
los nuevos productos tecnolgicos, y este hecho va a incidir directamente en la produccin en papel. El fin del uso del papel no deja de ser una utopa del sistema, pero
puede ser un objetivo razonable su lenta pero progresiva reduccin.
El sistema PARADS es, en definitiva, un Electronic Documents and Records Management System (EDRMS) en el que la gestin de la produccin y del ciclo de vida
de los documentos se regula desde el inicio de la creacin de los mismos. La definicin de este sistema obedece a la necesidad de poder producir y utilizar documentos
de confianza para poder ofrecer servicios de calidad y productos administrativos de
confianza.
Preservar las propiedades esenciales de los documentos.
El sistema PARADS pretende preservar las propiedades esenciales de los documentos
producidos en su interior. En la solidez y la cohesin de los distintos subsistemas que lo
componen encontraremos el marco ideal para una preservacin de documentos fiables,
autnticos, ntegros, usables y accesibles. Preservar estas propiedades habilitar el uso de
documentos que puedan producir efectos administrativos con total confianza.
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La gestin documental como lnea estratgica de la administracin electrnica.

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El sistema se fundamenta en un conglomerado de subsistemas y de instrumentos


de clasificacin y gestin, que permiten una estructura de produccin documental
controlada y segura. En esta inicial bsqueda de la seguridad encontramos el fundamento para disponer de un sistema fiable. Si el sistema es fiable, la documentacin
producida en su interior ser, cuanto ms, presuntamente fiable.
En cuanto a la autenticidad de los documentos producidos, el propio Sistema
prev la utilizacin de la firma electrnica avanzada. No ser el nico elemento; cualquier otro tipo de validacin de la documentacin puede ser aceptado, puesto que se
asume que la preservacin a largo plazo de estas firmas puede ser un inconveniente
ms que un beneficio.
Fases del Proyecto:
Fase de concepcin
En la primera fase del proyecto, los archiveros y gestores documentales estuvimos planificando de manera terica nuestro Sistema de gestin documental, lo que
requera un profundo anlisis de todas las actividades y funciones de los servicios
municipales, al mismo tiempo que trabajbamos las definiciones del Cuadro de Clasificacin funcional.
Este trabajo de campo nos llev mucho tiempo (ms de 5 aos), pero al mismo
tiempo nos permiti un exhaustivo conocimiento de toda la organizacin, as como
poder reconocer y evaluar los sistemas de informacin existentes. La ventaja era que
tenamos tiempo, ya que en ese momento no se tena la intencin de comprar ninguna herramienta de gestin documental.
En esta primera fase de concepcin del proyecto, ya empezbamos a tener una
estrecha relacin con el Departamento de sistemas de informacin, que nos permita
identificar las estrategias necesarias para satisfacer los requerimientos o requisitos,
tanto tcnicos como funcionales.
El Archivo municipal tambin particip del benchmarking para escoger y disear
la estrategia de adquisicin de la solucin tecnolgica para la gestin documental,
con lo cual pudimos aportar nuestros conocimientos en esta primera etapa.
Fase de elaboracin
En esta segunda fase, preparamos y elaboramos los siguientes instrumentos esenciales de gestin documental:

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a) Cuadro de clasificacin o Fileplan.


El Cuadro de clasificacin es lo ms funcional posible y se ha implantado en toda
las oficinas, a travs de un proyecto de clasificacin de los documentos (ofimticos)
de las unidades de red corporativas.
El Cuadro de clasificacin est formado por:
El Cdigo de clasificacin,
El nivel jerrquico al cual pertenece el cdigo (Grupo de serie, serie..)
La definicin de la funcin dentro de la organizacin,
La cronologa de la serie o subserie,
El soporte documental,
El calendario de conservacin o disposicin de retencin
Permisos de acceso y seguridad
b) Modelo de seguridad y accesos
c) Modelo de metadatos
Para realizar el modelo de metadatos nos basamos en el vocabulario de metadatos
aprobado por la Generalitat de Catalunya3 i por los principales estndares, aunque
finalmente lo tuvimos que moldear y adaptar a la realidad de nuestro institucin y
las necesidades del gestor de documentos
d) Catalogo de tipologas documentales
e) Catalogo de procedimientos.
El catlogo de tipologas documental y el de procedimientos estn estrechamente
relacionados, puesto que para conocer todas las tipologas y a que procedimientos y
trmites pertenecen se necesita elaborar estos catlogos.
Hay que aadir que todas estas herramientas son fundamentales e imprescindibles para poder desarrollar cualquier gestor de documentos electrnicos y que los
archiveros y gestores documentales son los expertos que deben crearlos, controlarlos,
modificarlos y administrarlos, ya que son instrumentos vivos y estn continuamente
cambiando y modificndose.

3. http://www20.gencat.cat/docs/Patrimoni/06_arxius/07_Difusio_cultural/Publicacions/static_files/Voc_metadates_02.pdf , Departament de Cultura. Subdirecci General dArxius i Gesti Documental. Barcelona. Primera edicin junio de 2010

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105

Los instrumentos de gestin documental deben servir a toda la organizacin sin


excepciones y se tienen que relacionar e integrar con la mayora de sistemas de informacin y aplicaciones de negocio que se implanten en la institucin. No son
instrumentos slo para el archivo, si no que debemos pensar en todas las necesidades
administrativas y de gestin del Ayuntamiento.
Fase de construccin
Esta tercera fase se basa principalmente en la integracin de todas las herramientas de gestin documental en el software del gestor. Esto significa desarrollar tecnolgicamente el software hasta donde sea necesario, buscar las soluciones ms eficientes para nuestra institucin y mejorar la eficacia en el trabajo de los departamentos
administrativos.
En este sentido, tambin tenamos que asegurar que las polticas de gestin documental que habamos preparado en el Manual de Gestin documental se implantaban en todo el ciclo de vida de la documentacin y por lo tanto, el Archivo histrico
municipal tambin tena que estar integrado en todo el sistema.
En la fase de construccin es donde los servicios de tecnologa tienen ms importancia y donde el trabajo en equipo tiene un papel destacado. Los archiveros/ gestores
de documentos debemos depositar toda nuestra confianza en el departamento de
sistemas de informacin y con las empresas de integracin y desarrollo tecnolgico,
para llevar a cabo la construccin del proyecto.
En la experiencia del Ayuntamiento de Terrassa, lo primero que desarrollamos,
con la empresa integradora, fue la instancia de gestin de archivos (record management) y decidimos como se trabajara la descripcin de los expedientes y documentos que ya estaban en los archivos municipales. En este punto, trabajamos todo el
cuadro de clasificacin, las disposiciones de retencin y eliminacin, una parte de la
seguridad y acceso de los usuarios, la gestin fsica de los depsitos de archivo y lo
integramos en el gestor documental. Este proceso nos permiti empezar a conocer el
software, sus posibilidades y sus debilidades y como podramos implantarlo a usuarios finales del Ayuntamiento.
Actualmente, estamos trabajando para integrar las mismas herramientas de gestin documental y las polticas de gestin a los diferentes sistemas de informacin y
aplicaciones de negocio.
Debemos asegurar la integracin del gestor documental y las herramientas de
gestin a todos los procedimientos y trmites de la administracin electrnica, empezando por el Registro de entrada de documentos, los tramitadores y aplicaciones
concretas, puesto que van a ser los que nutrirn de documentos y contenido el gestor
documental.
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Fase de transicin
En esta fase es cuando implantaremos definitivamente el sistema de gestin documental a todos los servicios y entraremos ya a las oficinas y los usuarios finales. Por
lo que se requiere un trabajo muy intenso de informacin y formacin a los trabajadores municipales cargado de paciencia y dilogo. La implantacin del Sistema de
gestin documental supone asumir cambios importantes en los sistemas de trabajo,
desde cambios en los canales tradicionales de comunicacin y transmisin de la informacin a modificaciones en las funciones y roles de los trabajadores, y un cambio
cultural en la organizacin, que se debe gestionar adecuadamente.
La mayor eficacia y eficiencia en la tramitacin administrativa, la implantacin de
la firma electrnica o la agilidad en la recuperacin de la informacin y en la transmisin del conocimiento contribuyen a superar algunos antiguos obstculos dentro
la organizacin, pero implican un replanteamiento de las responsabilidades. Por este
motivo es imprescindible el apoyo y soporte de la alta direccin, ya que puede suponer cambios orgnicos y organizativos en el Ayuntamiento, que trascienden las
funciones del archivo Municipal.
La fase de transicin se puede prolongar considerablemente en el tiempo, desgastar el proyecto y atrasar la implantacin definitiva del sistema de gestin documental,
por lo que es bsico, el ya mencionado, apoyo y soporte por parte de la direccin.
Fase de produccin
La fase de produccin la entendemos cuando el Sistema de gestin de documentos est completamente implantado y el software funcionando a pleno rendimiento
en toda la organizacin, en un entorno definitivo dentro de la arquitectura tecnolgica e integrado en los diferentes sistemas de informacin.
El proyecto del Ayuntamiento de Terrassa no ha llegado an a esta ltima etapa, y
por lo tanto no podemos contar nuestra experiencia directa, pero la hemos planteado
en dos direcciones:
Revisin y evaluacin constante de las soluciones y de las herramientas de gestin documental. Ya hemos comentado que las herramientas de gestin documental
estn vivas y en constante modificacin, deben revisarse y adaptarse a los requerimientos y nuevas utilidades que la organizacin demandar.
Formacin de usuarios, debemos planificar sesiones de formacin permanentemente en el Ayuntamiento, pues siempre tendremos usuarios de nueva incorporacin o bien cambios en el sistema de gestin documental.

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La gestin documental como lnea estratgica de la administracin electrnica.

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A modo de conclusin: Qu hemos aprendido?


El proyecto de implantacin del Sistema de gestin de documentos en el Ayuntamiento de Terrassa nos ha enseado a valorar nuestra profesin de archiveros/as y
gestores documentales desde otra perspectiva y hemos constatado que las funciones
del archivo continan siendo muy necesarias para la organizacin y para la gestin
de los documentos y la informacin. El proyecto nos ha permitido situar el archivo
en un nuevo rol dentro del Ayuntamiento, con mejor visibilidad y prestigio del archivo dentro de la organizacin.
Asimismo, hemos aprendido a trabajar en un equipo multidisciplinar, aceptando
las diferencias, compartiendo el conocimiento de cada disciplina, a comunicar y a
transmitir nuestros conocimientos. Esto nos ha obligado a planificar el trabajo y a
organizarnos mejor como servicio de Archivo Municipal y sobretodo en relacin con
los otros servicios municipales.
Pero bsicamente, todo este tiempo de implicacin en el proyecto nos ha dotado
de una mayor experiencia y paciencia, nos ha enseado a ser ms tolerantes y, sobre
todo, a no esperar milagros de las tecnologas de la informacin, pero al mismo tiempo a valorar su importancia y los elementos comunes con las funciones archivsticas
y documentales.

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EN RUTA HACIA LA E-ADMINISTRACIN.


ITINERARIO PARA ARCHIVEROS
Julio Cerd

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EN RUTA HACIA LA E-ADMINISTRACIN. ITINERARIO PARA ARCHIVEROS

Julio Cerd

Si slo haces lo que sabes que puedes hacer, no hars mucho


Tom Krause

1. Despus de la Ley 11/2007. Realidades y expectativas.


Han transcurrido cinco aos desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos1, periodo suficiente para realizar balance de su nivel de aplicacin en las administraciones locales.
Si bien es cierto que la gestin electrnica de documentos ya era un tema recurrente
desde mucho tiempo atrs2, ha sido en los ltimos aos cuando se ha convertido en
una prioridad para los ayuntamientos espaoles. El nuevo marco legal ha dado lugar a
incontables iniciativas estatales, autonmicas y locales que han intentado promover un
cambio completo del modelo de relaciones entre la administracin y los ciudadanos.
En su ttulo primero, la Ley 11/2007 configura los derechos de los ciudadanos en su
relacin electrnica con la administracin, preservando siempre las garantas jurdicas
reconocidas en la Ley 30/1992. Entre esos derechos destacan los siguientes:

1. Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos<http://
www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
2. No est de ms recordar que han transcurrido casi dos dcadas de las X Jornadas de Archivos municipales, donde se abord monogrficamente la problemtica derivada de lo que entonces comenzaban
a denominarse nuevos soportes documentales: Archivos, informtica y nuevos soportes documentales. X
Jornadas de Archivos Municipales. (El Escorial, 2-3 de junio de 1994). El Escorial: Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid, 1994. Tambin nos puede llamar la atencin que la primera edicin de TECNIMAP se celebra en Madrid en 1989 y en la segunda convocatoria de Valencia en 1991 ya se abord el
tema de lavalidez jurdicadel documento informtico y las necesarias garantas de privacidad en el manejo
de datos personales <http://www.tecnimap.es/es/portal.do?IDM=28&NM=1>>[Consulta: 1 de marzo
de 2012]. Desde entonces hay que contar por centenares las monografas, artculos, congresos, jornadas
o seminarios que han tratado, y seguirn tratando, una cuestin que indiscutiblemente ha alterado por
completo el escenario de trabajo en las administraciones locales.

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Derecho a elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal para relacionarse por medios electrnicos con las administraciones
Derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones pblicas, y que lleva implcito la imprescindible interoperabilidad entre las administraciones pblicas3.
Derecho a la igualdad en el acceso electrnico a los servicios de las administraciones pblicas
Derecho a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los
procedimientos. Directamente relacionado con el desarrollo de plataformas
de tramitacin de expedientes, sedes electrnicas y portales del ciudadano.
Derecho a obtener copias electrnicas de los documentos electrnicos.
Derecho a la conservacin en formato electrnico de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente. Es el derecho que ms directamente nos afecta. Nos exige la difcil tarea de buscar los medios para garantizar
la accesibilidad y conservacin permanente de los datos y metadatos de los
documentos que forman parte de cada procedimiento.
Derecho a utilizar los medios y sistemas de identificacin electrnica.
Derecho a la seguridad y confidencialidad de los datos. La anhelada interoperabilidad e intraoperabilidad, el compartir datos y registros entre las administraciones pblicas o las diversas reas municipales, tiene que ir siempre unido
a un aumento de los controles para proteger la prdida, alteracin o acceso
no autorizado de los datos de carcter personal.
Un conjunto de derechos que, consecuentemente, deberan dar lugar a un conjunto de acciones. Se fijaba una fecha para hacer efectivo su cumplimiento, segn
refleja su disposicin final tercera: el 31 de diciembre de 2009. El ao 2010 era
el momento indicado para iniciar una nueva era en la administracin pblica espaola, aunque se dejaba una puerta abierta para su no aplicacin:siempre que lo

3. En concreto se indica que para un eficaz ejercicio de este derecho cada Administracin deber facilitar el acceso de las restantes Administraciones Pblicas a los datos relativos a los interesados que obren en su
poder y se encuentren en soporte electrnico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o
tcnicos necesarios para acceder a dichos datos con las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal y su normativa de desarrollo.

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permitan las disponibilidades presupuestarias4. Si se ha utilizado este pretexto en el


bienio 2007-2009, cuando los presupuestos municipales y las inversiones pblicas
vivieron su momento ms expansivo, resulta difcil pensar que puedan cambiar las
dinmicas en el actual escenario econmico de recesin y recortes presupuestarios,
aunque el condicionante econmico se debera situar en su justo lugar y no convertirse en una coartada para la inaccin5. Es cierto que cuando tenamos mucho no
hicimos demasiado, y ahora que tenemos poco es cuando se nos exigen resultados,
por eso ahora, ms que nunca, son tan importantes la proyectos en colaboracin, el
compartir recursos entre administraciones, o priorizar las estrategias de desarrollo a
partir de software no propietario, con herramientas de fuentes abiertas.
A nadie se le escapa una realidad incontestable. Son las administraciones locales
que han contado con ms medios econmicos, las que han adjudicado contratos
de mayor importe, las que hoy cuentan con las mejores y ms eficientes soluciones
de gestin electrnica?. No siempre es as, el principal factor de xito son, y lo sern siempre, los equipos humanos con suficiente capacidad y eficacia que impulsan
cada uno de los proyectos. Ms importante que la tecnologa o los recursos, ser la
implicacin de toda la organizacin en este objetivo comn, comenzando por el imprescindible liderazgo poltico que respalde un plan director asumido por todas las
reas municipales. Son necesarios procesos de tanto calado que no se pueden poner
4. La principal novedad de la Ley 11/2007, parcialmente desarrollada por el R.D.1671/2009, es que
ha supuesto el paso de la posibilidad a la obligacin por parte de la administracin de facilitar la relacin
con los ciudadanos a travs de medios telemticos. Es su rasgo diferenciador respecto a otras iniciativas
legislativas. La Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn supuso un primer impulso ya que recoga en su artculo 45 la posibilidad del
empleo de tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, adems de la informatizacin de
registros y archivos contemplada en su artculo 38. Tambin la Ley 24/2001 permita el establecimiento
de registros telemticos para la recepcin o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones.
5. Dado que esa disposicin adicional ha sido aplicada con profusin, en la Ley 2/2011, de 4 de
marzo, de Economa Sostenible, se realiza una importante modificacin de la Ley 11/2007 en su disposicin adicional sptima, especificando que cuando por problemas presupuestarios no se hayan podido
implantar los servicios a que hace referencia la Ley 11/2007, se debern aprobar y hacer pblicos los
programas y calendarios de trabajo que sean precisos para ello, atendiendo a las respectivas previsiones presupuestarias, con mencin particularizada de las fases en las que los diversos derechos sern exigibles por los
ciudadanos, con el importante aadido que los programas mencionados en el apartado anterior debern
ser objeto de aprobacin y publicacin en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de la presente Ley,
es decir, aparece otro fecha lmite para que las entidades con problemas presupuestarios aprueben y
publiquen estos calendarios de trabajo, incluyendo las fases en las que los diversos derechos puedan ser
exigidos por los ciudadanos: 6 de septiembre de 2011. Intuimos que son muy pocos los ayuntamientos
que han cumplido este precepto, aunque algunos s lo han hecho, es el caso de Elche: Plan de Modernizacin para la administracin electrnica (julio 2011-2012): <http://www.elche.es/ilive/download/
elche/2011-09/9/Plan%20de%20Modernizaci%C3%B3n%20Ayuntamiento%20de%20Elche%20
v.1.pdf> [Consulta: 1 de marzo de 2012]

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en marcha simplemente por la entrada en vigor de una norma legal o la adquisicin


de un determinado sistema de gestin electrnica. Las nuevas plataformas implican
cambios de hbitos adquiridos durante dcadas de trabajo aislado de las distintas
reas administrativas, sin compartir ni depender, y si algo caracteriza a las nuevos
sistemas es el trabajo colaborativo y la dependencia tecnolgica, aparecen nuevas
funciones y se exigen tambin nuevas habilidades.
El primer paso es conocer en qu lugar nos encontramos. A nivel europeo se
ha conseguido un notable avance en los ltimos aos. As lo reflejan los estudios
presentados en la VI Conferencia Ministerial de eGoverment6 donde se tom como
referencia la declaracin de la conferencia anterior celebrada en el 2009 en Malm
(Suecia)7. Segn las conclusiones presentadas, en el contexto europeo, el 71 % de los
servicios pblicos son accesibles por medios electrnicos y el 85 % de sus ciudadanos
acceden a ellos habitualmente8. Espaa ocupara la posicin 13 del ranking europeo
de eGoverment, y segn otros anlisis9, el 23 a escala mundial.
Centrndonos en la situacin de la administracin local, los datos del informe
eEspaa 2011 elaborado por laFundacin Orange nos ofrece la disponibilidad de
los servicios pblicos online en los veinte mayores ayuntamientos espaoles10. El
porcentaje de disponibilidad media de los once servicios pblicos objeto de estudio
es del 72%. Cabe destacar que los servicios asociados a fines recaudatorios (pago de
impuestos y multas) son los ms desarrollados, por el propio inters econmico de
6. La VI Conferencia Europea sobre e-Government se celebr en Poznan (Polonia) el 17 y 18 de
noviembre de 2011, bajo el lemaBorderless eGovernment Services for Europeans. <http://www.egov2011.
pl/egov2011/public/main/>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
7. V Conferencia Europea sobre e-Government se celebr en Malm (Suecia) el 19 y 20 de noviembre
de 2009<http://www.egov2009.se/><http://www.egov2009.se/wp-content/uploads/Ministerial-Declaration-on-eGovernment.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
8. En lo que se refiere a los procedimientos de la Administracin General del Estado, y segn valoraciones del Ministerio de la Presidencia, se estima que el 80% de los procedimientos administrativos
estn adaptados a la tramitacin electrnica. Merece una mencin especialla entrada en funcionamiento
del Registro Electrnico Comn que posibilita que el ciudadano puede presentar ante la administracin
local o autonmica cualquier solicitud, escrito o comunicacindirigidas a la AGE y a sus organismos
pblicos, a travs de ORVE, plataforma que interconecta la red de oficinas de registro (presenciales y
electrnicas), utilizando la Norma SICRES 3.0.y el Portal de Entidades Locales.
9. United Nations E-Government Survey 2012. <http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un/unpan048065.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012]. El primer puesto corresponde a Corea
del Sur, seguido de Holanda, Reino Unido, Dinamarca y Estados Unidos.
10. FUNDACIN ORANGE. Informe anual sobre el desarrollo de la sociedad de la informacin en
Espaa. Ao 2011.<http://www.informeeespana.es/docs/eE2011.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012].
Las poblaciones de los ayuntamientos mbito del estudio oscilan entre los 230.822 habitantes de Elche
y los 3.273.049 habitantes de Madrid.

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la administracin y porque no suele ser necesario el uso de certificado electrnico o


eDNI por parte del ciudadano. La escasa utilizacin del DNI electrnico es quizs
lo ms preocupante del estudio, debera ser motivo de profunda reflexin. Del 27%
de la poblacin espaola que ya tiene en sus manos un DNIe, tan solo el 4,7% de
los usuarios lo utilizan para realizar de forma telemtica trmites administrativos. Se
utiliza poco el DNIe por la reducida oferta de servicios electrnicos de calidad o es
un problema de hbitos culturales?.
El paisaje del entorno electrnico se vuelve mucho ms desolador cuando hablamos
de pequeos y medianos municipios, el grueso de los ayuntamientos espaoles. El
grado de adaptacin de las entidades locales de menor poblacin a la administracin
electrnica es bajo o muy bajo. Es la expresin que utiliza un estudio impulsado por la
Federacin Espaola de Municipios y Provincias (FEMP) que ha analizado el impacto
de la Ley 11/2007 en los ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes11.Una panorama que concede an ms valor a los proyectos de modernizacin con un alto nivel de
excelencia que han impulsado algunos de estos ayuntamientos, y que deberan ser un
referente para los que an estn en las primeras fases de sus procesos de cambio12.
Lo cierto es que menos del 25 % de estos municipios han aprobado ordenanzas
de administracin electrnica, y el 80 % de los procedimientos administrativos no
tienen desarrollada la tramitacin electrnica, siendo nuevamente los relacionados
con servicios tributarios los que estn ms implantados, junto a los servicios demogrficos, territoriales y urbansticos. Destaca por su importancia la escasa implantacin del procedimiento de contratacin electrnica, quizs motivado por la complejidad de su trmite, a pesar de que el art. 42 de la Ley de Contratos del Sector Pblico
obligaba a que estuviera en pleno funcionamiento a partir del 1 de mayo de 2008.
La conclusin de todos los estudios parece muy clara, los resultados confirman
lo que era una impresin general, no se ha cumplido la hoja de ruta que estableca
la Ley 11/2007, han pasado cinco aos y an estamos a escasos metros de la lnea de
partida. La diversidad es la principal caracterstica de los ayuntamientos espaoles,
era fcil de prever que la plena disponibilidad de servicios electrnicos iba a llevar
mucho ms tiempo que lo que establecan las previsiones iniciales. Los cambios culturales se producen mucho ms despacio que los tecnolgicos. En cualquier caso,
11. Federacin Espaola de Municipios y Provincias. Grado de adaptacin de las Entidades Locales
(menores de 20.000 habitantes) a la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblico. Madrid: FEMP, 2011. <http://www.femp.es/files/566-753-archivo/Grado%20de%20adaptacion.
pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
12. Federacin Espaola de Municipios y Provincias. Experiencias de xito en e-Administracin de las
entidades locales<http://www.femp.es/files/566-1051-archivo/Experiencias%20de%20exito%20en%20
e-administracion%20en%20EELL.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012

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acercar ms la administracin a los ciudadanos y lograr, en ltima instancia, la interoperabilidad entre las administraciones pblicas, es sin duda un nuevo e ilusionante
reto, donde no nos debe importar tanto lo que hemos conseguido, los resultados
obtenidos, como lo mucho que se puede llegar a conseguir. Nos debe interesar ms
identificar correctamente el horizonte que caer en el desnimo por los problemas del
presente, aprender a solucionarlos es parte del trayecto.
2. Situndonos. El servicio de archivo ante las plataformas de tramitacin electrnica
Antes de intentar identificar nuestro territorio de actuacin no est de ms reflexionar sobre las funciones del archivo. Es un tema que hasta hace unos aos apenas
generaba debate, pero ahora, en los albores de la era digital, en la edad de oro de la
gestin de la informacin, aparecen nuevas tareas tcnicas, nuevos espacios de trabajo
y por tanto nuevos matices en los trazos que definen la profesin. Todos tenemos
los mismos objetivos?. Cul es la prioridad? Qu es lo ms importante? Cul es la
funcin del archivo?.
Nadie duda del lugar protagonista que siempre ha ocupado el archivo en la gestin
administrativa. En el Corpus Iuris Civilis del Emperador Justiniano redactado en la
primera mitad del siglo VI, es la base del derecho europeo, se recoge una interpretacin
del valor de los archivos que se puede calificar de intemporal: quatenus incorrupta
maneant et velociter inveniantur a requirentibus, donde los documentos permanezcan
incorruptos y con rapidez sean encontrados cuando se precisen13. Una definicin que
recoge los valores esenciales de un archivo: garantizar la conservacin permanente y el
acceso rpido, gil y pertinente a los documentos de su organizacin. Que en el siglo VI
se introduzca el trmino velociter lo dice todo, el jurista, la administracin, ya exiga
lo que ahora es un eje estratgico de los planes de modernizacin, aumentar la eficacia,
prestar ms y mejor servicio, del modo ms eficiente. Hace 1500 aos, o 15 aos, en
quince siglos no cambiaron mucho las cosas, era suficiente con conocer las tcnicas de
archivo o los principios de conservacin del pergamino o del papel, y asunto concluido,
los documentos llegaban puntualmente a sus usuarios cuando nos los solicitaban.
Ahora tenemos la enorme suerte de estar viviendo un cambio de poca, no es slo
una poca de cambios, pasarn varias generaciones antes que se vuelva a producir una
revolucin similar. Cuando en una disciplina se produce una fase de transicin como
la que estamos viviendo, y que al menos durar un par de dcadas ms, es propio de
la naturaleza humana que aparezcan dos tipos de actitudes a la hora de afrontar los
nuevos retos:
13. Referencia citada por M. ROMERO TALLAFIGO en las I Jornadas sobre gestin del patrimonio documental. Crdoba, 29-31 de octubre de 1998. Crdoba: Diputacin, 2000.

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Tendencia conservadora o reactiva. Aparece el instinto de conservacin.


Existe una atadura emocional con el concepto tradicional de archivo. Es una
reaccin natural por lo que es la postura ms frecuente. Surge el temor de que
otros ocupen nuestro lugar, nos sentimos vulnerables o incluso prescindibles,
y aparece conductas defensivas o de cautela frente al riesgo que implica lo
nuevo, todo son dificultades o amenazas. Un planteamiento que lleva a ver
slo los problemas de cualquier proyecto de innovacin, y se habla ms de
pasado, y con formas del pasado, que de futuro.

Tendencia expansiva o proactiva. Prevalece el instinto de exploracin, de


disfrute de la novedad y el riesgo, la curiosidad que conduce a la creatividad.
No se ponen fronteras al archivo y se aprovecha la oportunidad que ofrecen
los sistemas de gestin electrnica para aprender y luego emprender. El objetivo, el santo grial, junto con la conservacin, es esa velociter en la gestin
de documentos que indicaba en el siglo VI el Cdigo de Justiniano. Su objetivo es aprender de los fracasos, saber convivir con las dificultades, trabajar
en equipos muy heterogneos donde lo ms importante ser lo que se puede
aportar, y traducirlo en acciones concretas y visibles, y sobre todo, bajo la
bandera de la perseverancia, tozudamente positivos.

Son dos opciones igual de respetables. Las dos posturas tienen que coexistir,
son necesarias por una pura cuestin de equilibrio. Si bien habr que valorar que
el rea de centralidad de la gestin documental est en las plataformas de gestin
electrnica y que lo servicios de archivo convencionales sern desplazados a zonas ms perifricas del organigrama. Lo ms inteligente es atemperar las actitudes
defensivas o poco flexibles ante las corrientes de cambio porque pueden producir
aislamiento, y a medio plazo, una paulatina prdida de visibilidad y capacidad de
influencia en la organizacin.
Pensando en archivos de la administracin local, los ms prximos y relacionados
con la gestin administrativa, y salvo aquellos que custodien un muy notable patrimonio documental, son servicios que estn llamados a transformarse completamente. Tendrn que evolucionar ms en los prximos aos de lo que lo han hecho en el
ltimo milenio, se puede discrepar sobre el plazo de ese proceso, pero nadie puede
dudar que la cuenta atrs ya ha comenzado14.

14. Sobre el tema del cambio de modelo de archivo son muy interesantes las reflexiones de las directoras del archivos municipal de Valladolid y Zaragoza: FEIJOO CASADO, A. La e-administracin el paso de la gestin tradicional a la gestin electrnica .Revista General de Informacin y Documentacin. 2009, 19, 1, pg.161-171 <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/
RGID0909110161A/9147>[Consulta: 1 de marzo de 2012]

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3. En camino. Trabajando para los nuevos objetivos de gestin


No podemos disear una hoja de ruta sin identificar correctamente el destino,
sin definir bien los objetivos. Como servicio pblico que somos esos objetivos tendrn que adaptarse al tipo de servicios que en el momento actual esperan recibir
los ciudadanos. Recientemente se ha aprobado una nueva agenda digital para Espaa, un marco de referencia, abierto a propuestas, que pretende impulsar un uso
eficaz e intensivo de las tecnologas y aprovechar las oportunidades generadas por
una economa cada vez ms digitalizada y centrada en la Red. Su punto tercero est
dedicado al desarrollo de la administracin electrnica, y establece con claridad las
prioridades:incrementar la productividad de nuestras administraciones para conseguir
una reduccin del gasto pblico, manteniendo al mismo tiempo unos servicios pblicos
universales y de calidad, y para ello se proponen tres medidas muy concretas15:

Simplificar y eliminar las cargas administrativas innecesarias, realizando


los cambios normativos precisos, reduciendo trmites y haciendo efectivo el
derecho de ciudadanos y empresas de no aportar datos que estn en poder de
la administracin.

Desarrollar una estrategia de gobierno abierto en nuestras administraciones pblicas que potencie la creacin de valor pblico mediante:

Transparencia, dando acceso a la informacin y resultados obtenidos en la


actividad administrativa16.

RIVAS PAL, E. Nuevos retos para los archivos y los archiveros de la Administracin Local. En:
EDOPCA 2006: Administracin de documentos y servicios a la ciudadana en la administracin electrnica
(I-Europa 2006). Oviedo, 22-24 de noviembre de 2006.
<http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/72/1/ElenaRivas_es.pdf>[Consulta: 1 de marzo de
2012]
15. Propuesta de Agenda digital para Espaa. 25 de julio de 2012. http://www.agendadigital.gob.es/.
<http://www.agendadigital.gob.es/images/doc/PropuestadeAgendaDigitalparaEspana.pdf>[Consulta:
29 de julio de 2012]. Espaa comparte los objetivos clave de la Agenda Digital para Europa de conseguir que en 2015 ms del 50% de la poblacin utilice la administracin electrnica y msdel 25% cumplimenten formularios en lnea.Se han tomado como punto de partida los resultados de diversos diagnsticos como el recientemente publicado: OECD e-GovernmentStudies. Reaping the Benefits of ICTs
in Spain Strategic Study on Communication Infrastructures and paperless administration.2012>[Consulta:
29de julio de 2012]
16. La entrada en vigor de la La Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno
supondr un impulso aadido a los programas de gestin de documentos electrnicos. Se aplicar el principio de publicidad activa a la informacin institucional, de relevancia jurdica y de naturaleza econmica,
presupuestaria y estadstica. como gastos, adjudicaciones, contratos, o los bienes e ingresos de los cargos
pblicos. <http://www.leydetransparencia.gob.es/index.htm>>[Consulta: 25de julio de 2012].

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Participacin ciudadana en las decisiones de la administracin, permitiendo


recoger sugerencias, comentarios y crticas.
Colaboracin con ciudadanos, empresas y administraciones en el diseo, implementacin y prestacin de servicios digitales.

Elaborar una estrategia y un plan de accin de reutilizacin de la informacin del sector pblico para permitir el desarrollo de servicios de alto
valor que contribuyan al impulso de la actividad econmica y/o la generacin
de servicios de valor para ciudadanos y empresas17.

Unas medidas que deben ser el eje rector de los programas de modernizacin y
que se pueden resumir en dos conceptos clave: eficacia y transparencia. En todos los
casos el ncleo central son las polticas de gestin de documentos electrnicos, y afectan por tanto de lleno a los servicios de archivo. A modo de aproximacin, teniendo
en cuenta que las plataformas de tramitacin integran muy diversas capas, vamos a
intentar concretar las medidas o mbitos de actuacin donde nuestro trabajo puede
ser ms relevante.
Es relativamente sencillo responder a la pregunta qu hacer?, pero entramos en
un territorio bien distinto, el de la incertidumbre, cuando pretendemos responder
a la pregunta que realmente nos interesa cmo hacerlo?.En el mbito de la gestin documental las frmulas magistrales no existen, son tantas las singularidades de
cada proyecto, los distintos elementos que puedan entrar en juego, que no podemos
pretender buscar soluciones antes de que se produzcan. Los contenidos y procesos
recogidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos18 nos van a servir de gua.
Las normas tcnicas publicadas recogen un conjunto de directrices sobre digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma,
estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, o el modelo de datos para el intercambio de asientos registrales. Esos son
los elementos prcticos y operativos que pretenden asegurar la interoperabilidad con
el ciudadano y entre las administraciones pblicas. Por si hubiera alguna duda, en su
punto cuarto, actores involucrados en la aplicacin de la norma, no se hace mencin
17. Cumpliendo con lo establecido en elReal Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se
desarrolla la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico.
(BOE, nm. 269, de 8 de noviembre de 2011). <http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A2011-17560>[Consulta: 25de julio de 2012].
18. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos (BOE,nm.178, de 26 de julio de 2012). <http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A2012-10048>. [Consulta: 25de julio de 2012]

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expresa al trmino archivero pero s a la funciones que secularmente hemos desempeado: gestin y conservacin documental: El personal responsable de la planificacin,
implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin
documental. En el punto quinto se concreta adems que el programa se aplicar de
manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica
y lgica de los documentos y su contexto.
Una vez ms se vuelven a recordar los requisitos tcnicos que deben cumplir los
documentos electrnicos, tal como se establecen en el art. 1 de La Ley 11/2007,
asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservacin de los datos. No est de ms, toda solucin de gestin electrnica debera pasar una auditora antes de ser implementada, que nos garantizara
que se cumplen esos requerimientos, y que en caso de ser necesario pudiera demostrarse o certificarse ante los tribunales y organismos superiores. Sin olvidar que su
incumplimiento puede suponer un perjuicio muy grave para la administracin, por
la imposibilidad de atender alguna de sus obligaciones fundamentales, perjudicando
los derechos de los ciudadanos o afectando gravemente a la gestin y a la memoria
corporativa de la administracin.
Una posible solucin sera que las administraciones recurrieran a una entidad
certificadora y auditasen su sistema de gestin de documentos electrnicos en las diversas normas relacionadas con la gestin de documentos y seguridad de la informacin, y en particular en la serie de normas ISO 30300 donde las buenas prcticas de
la ISO anteriores se convierten en requerimientos19. Sin olvidar un punto crucial, esa
19. BUSTELO RUESTA, C.Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos. SEDIC,
Documento de Trabajo n 2, 2011 <http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf>[Consulta: 25
de julio de 2012]. La normalizacin en la gestin de documentos ha cobrado gran importancia en los
ltimos aos. Las ISO 30300 conciben la gestin de los documentos en las organizaciones como un
rea estratgica, y se complementan con las ISO 15489 (gestin de documentos) ISO 23081 (metadatos para la gestin de documentos), ISO 26122 (anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos), ISO 13028 (directrices para la implementacin de la Digitalizacin de documentos,ISO
13008 (proceso de migracin y conversin de documentos), las ISO 16175 (principios y requisitos
funcionales para documentos en entornos electrnicos de oficinas), las ISO 14721 (open archivalinformation system-OAIS), o las ISO 27001 (gestin de Seguridad de la Informacin). El subcomit
internacionalISO TC46/SC11Archives/Records management, encargado de la elaboracin de la serie
de normas ISO 30300, ha publicado elwhitepaperRelationshipbetweenthe ISO 30300 series of standards and otherproducts of ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls, que incluye una aclaratoria tabla que relaciona las normas e informes tcnicos sobre gestin de documentos con los procesos

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exigencia de cumplir con los requisitos de las normas se debera trasladar igualmente
a las herramientas de gestin de los numerosos proveedores que ofertan soluciones
de gestin electrnica20. No son pocos los ayuntamientos que han confiado todas
sus herramientas de gestin en alguna de las empresas del sector, en ocasiones sin las
suficientes garantas, y sin que finalmente hayan obtenido los resultados esperados.
3.1. Soluciones de archivo electrnico. El mdulo de conservacin.
Con el nico objetivo de ofrecer unas orientaciones generales vamos a recordar
los requisitos tcnicos que deben tener los documentos y repositorios electrnicos, y
los problemas ms habituales que nos solemos encontrar a la hora de su gestin:
Requisitos tcnicos
Lo que dice la Ley
11/2007
1

Disponibilidad
Teniendo en cuenta la
obsolescencia tanto de
los sistemas informticos como los soportes
electrnicos una de las
caractersticas esenciales de un repositorio
es su disponibilidad al
margen del sistema de
gestin documental o
de las tecnologas de
creacin

Problemas ms frecuentes
Archivos y repositorios electrnicos
La localizacin y acceso a los documentos slo se puede realizar
a travs del gestor documental. No es posible realizar procesos de
bsqueda o migracin de datos y metadatos al margen del sistema
propietario. El objetivo debe ser la total independencia respecto a tecnologas y proveedores concretos.
La estructura o file system del repositorio es aleatoria. No es posible
comprender la lgica de creacin de los directorios
Los formatos de los documentos electrnicos no garantizan su
conservacin a largo plazo. No estn previstos procesos de cambios
de formato para evitar la obsolescencia y la no dependencia de las
tecnologas de creacin.
No existe un protocolo o plan para la conservacin de documentos.Todos los documentos se tratan por igual, no existe una poltica
de conservacin, migracin, conversin o de identificacin de los
documentos esenciales.
La nomenclatura de los documentos electrnicos es modificada de
modo aleatorio en el momento de llegar al repositorio.

de creacin y control de documentos del anexo A de la norma ISO 30301:<http://www.iso30300.


es/wp-content/uploads/2012/03/ISOTC46SC11_White_paper_relationship_30300_technical_standards12032012v6.pdf> [Consulta: 25de julio de 2012]
20. Una reflexin sobre este y otros temas relacionados con la aplicacin de las Normas ISO en los
servicios de archivo en NUEZ EDUARDO, E. El camino hacia la normalizacin y la excelencia: la
implantacin de normas ISO en los sistemas degestin de documentos y en los servicios de archivo.
Lligall, 26 (2007), pg. 243-260. <http://www.arxivers.com/publicacions/revista-lligall/edicions-lligall/
cat_view/14-revista-lligall/60-lligall-26.html>[Consulta: 25 de julio de 2012]. Adems de su manual:
Archivos y normas ISO, Gijn: Ediciones Trea, 2007.

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Autenticidad
Con la autenticacin
de los documentos se
acredita la identidad de Caducidad de los certificados electrnicos. No existen garantas
las personas o entidades de la validez de las firmas y certificados digitales en el transcurso
que han participado en del tiempo.
las operaciones, transacciones y actos administrativos, garantizando
su autora e integridad

Integridad
Capacidad de mantener
los datos y los documentos libres de modificaciones no autorizadas Una
de las vas para garantizar
la integridad del procedimiento electrnico es la
inclusin de una relacin
de documentos, en forma de ndice electrnico,
donde se relacionarn los
documentos que forman
parte de ese proceso, indicando el estado de tramitacin, documentos y
actos administrativos que
lo componen

El repositorio electrnico no responde a lo que exige la ley, ya que no


incorpora los metadatos de los documentos o ndices del contenido
de los procedimientos. Para ambos casos, la solucin ms habitual es
la inclusin de ficheros XMP y XML.

Confidencialidad
La confidencialidad es
No se definen los controles de acceso a los diferentes tipos de inla propiedad de un sisformacin en funcin de su nivel de sensibilidad segn la normativa
tema para prevenir el
de proteccin de datos.
acceso de informacin
a personas o sistemas
no autorizados

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Trazabilidad
Capacidad de conocer y
reproducir a travs de medios electrnicos, la informacin relativa al estado
de tramitacin y actos administrativos, tanto de los
documentos como de sus
metadatos, que forman
parte de un determinado
procedimiento

Relacionado con la ausencia de los ndices y los metadatos de los


documentos en el repositorio. Hace imposible acceder a los actos
administrativos o trmites relacionados al margen de las herramientas propias del gestor documental

La mayora de estas cuestiones vienen originadas por la inexistencia de un modelo


de archivo electrnico. Es una prctica habitual que se desarrollen gestores documentales, las plataformas que soportan la tramitacin electrnica, los servicios ms
visibles para el ciudadano, y se deje para una fase o proyecto posterior el imprescindible mdulo de archivo electrnico para conservacin permanente de documentos.
En la prctica mayora de las soluciones de gestin implantadas se ha relacionado el
trmino archivo con sistema de almacenamiento. Poco ms que un file system
gestionado desde el frameworko capa de desarrollo del gestor, sin abordar el desarrollo de procesos o herramientas que garanticen la plena disponibilidad de los datos
y metadatos, al margen de cualquier sistema, y su conservacin a largo plazo.
Es necesario recordar lo que se entiende por archivo electrnico, lo define la
propia norma: el repositorio electrnico, complementario y equivalente en cuanto
a su funcin a los archivos convencionales, destinado a cubrir el conjunto del ciclo
de vida de los documentos electrnicos, y donde se administrarn datos y documentos
electrnicos, y sus metadatos21. La obsolescencia tecnolgica es un hecho inevitable, y
un mdulo de archivo est especficamente diseado para que, en el peor de los escenarios posibles, se pueda garantizar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrnicos, independientemente del medio fsico de
almacenamiento, la tecnologa empleada para su creacin o el formatodel fichero.
El diseo de ese mdulo de archivo electrnico estar condicionado por el volumen de informacin gestionada, pero con carcter general, y para facilitar las tareas
21. Las funciones del repositorio electrnico estn definidas en el captulo X del R.D. 4/2010, de 8
de enero (Anexo 1), por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de
la Administracin Electrnica. La conservacin que se puede definir como los procesos y operaciones
que, realizados para garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos autnticos a lo largo del
tiempo (ISO 15489-1 punto 3).

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de control, seleccin y evaluacin, deber existir un repositorio de gestin, asimilable a los antiguos archivos de gestin o de oficina donde se almacenan los datos y
metadatos de los documentos en trmite o resueltos, y por otro lado, un repositorio
de archivo definitivo. Ambos repositorios deberan ser accesibles desde el sistema de
recuperacin del gestor documental. La transferencia de los datos y metadatos de
un repositorio a otro implicara tambin el traspaso de responsabilidades sobre su
conservacin y preservacin, aunque las polticas de conservacin se aplicaran desde
el mismo instante en que se genera el documento, no slo en el momento de su traspaso al archivo electrnico definitivo22.
Una confusin habitual es no diferenciar entre un Sistema de Gestin de Documentos, la labor que hacen los gestores documentales que se han desarrollado
en los ltimos aos, de los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivo que, dada su relevancia y las funcionalidades tcnicas que incorporan, tiene que ser un mdulo independiente. Se suelen dar por suficientes los sistemas de
almacenamiento de los gestores documentales, cuando tienen como nico objetivo
servir de repositorio de trabajo para las mltiples tareas que requieren las plataformas
de tramitacin electrnica. Cumplen con una funcin que es imprescindible en los
procesos de tramitacin electrnica, la de almacenar los numerosos datos y metadatos que se van generando en el transcurso de los procedimientos, y por ello incluyen
borradores, distintas versiones de los documentos, duplicados sin valor jurdico, o
documentos tramitados electrnicamente pero que en ningn caso deben ser conservados una vez resuelto el procedimiento.
22. Son muy tiles los trabajos realizados por el CENATIC (Centro Nacional de Referencia de aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas):<http://www.cenatic.es/laecsp/page19/page20/page20.
html>, y el estudio sobre las funcionalidades del archivo electrnico.<http://www.cenatic.es/publicaciones/onsfa?download=30%3Asoftware-de-fuentes-abiertas-en-la-administracion-electronica-archivoelectronico-de-las-administraciones-publicas>[Consulta: 25de julio de 2012].Hay que mencionar el
proyecto iArxiu impulsado por la Generalitat de Catalunya, a travs de la Agncia Catalana de Certificaci (CATCERT), como iniciativa pionera de archivo electrnico orientado a la conservacin a largo
plazo, aunque por el momento son contados los ayuntamientos catalanes que lo estn utilizando y
tiene pendiente que su arquitectura de gestin sea en fuentes abiertas.En esta misma lnea de proyectos
de preservacin tambin hay que mencionar por su proximidad geogrfica el modelo desarrollado por
la Direcao-Geral de Arquivos de Portugal con la colaboracin tcnica de la Universidad do Minho
de Repositrio de Objectos Digitais Autnticos (RODA), aunque no deja de ser todava un modelo
conceptual: <http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/roda_relatorio1.pdf>[Consulta: 25de julio de 2012].
Sobre la conservacin de documentos electrnicos: DELGADO, A.. La conservacin a largo plazo de
documentos electrnicos:
normativa ISO y esfuerzos nacionales e internacionales, Arch-e. Revista Andaluza de Archivos, 2009,
<http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos_html/sites/default/contenidos/general/revista
/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf>>[Consulta: 25de julio de
2012].

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Una realidad muy distinta es un mdulo de conservacin de documentos que slo


admite documentos finalizados y de conservacin permanente, donde se encapsulan
los ficheros electrnicos juntos con sus metadatos, ndices y signos de validacin en
un paquete e identificador nico, unos paquetes de informacin que pasarn a ser
las unidades de almacenamiento del sistema de archivo23. En la actualidad, el modelo
de referencia de archivo electrnico para la preservacin a largo plazo es OAIS (Open
Archive Information System), incluye los siguientes mdulos funcionales: ingreso
(ingest), almacenamiento (storage), gestin de datos (data management), consulta y
recuperacin (access), administracin (administration) y preservacin (preservation
planning)24. Adems debera contar con otras utilidades como validaciones, extraccin de metadatos, generacin de representaciones de los contenidos, o la posibilidad
de exportar los resultados de las bsquedas en distintos formatos de ficheros estructurados y reutilizables. Si un mdulo de esas caractersticas, o con unas funciones
similares, no existe en la plataforma de gestin podemos decir que, en los trminos
establecidos por ley, no existe archivo electrnico. Sin archivo no hay archivero, pero
por las responsabilidades que en el futuro pudieran derivarse, la situacin debera ser
conocida por el rgano de gobierno competente.
3.2. Gestin de documentos electrnicos. Procesos tcnicos
Participar y colaborar en las plataformas de tramitacin electrnica exige algunas
adaptaciones de los mtodos de trabajo a los que habitualmente estamos acostumbrados, uno de los cambios ms relevantes tiene que ver con la unidad de gestin.
En los servicios de archivo la unidad de gestin ms habitual son las unidades documentales, simples y compuestas, y por tanto las tareas de identificacin, valoracin,
clasificacin y descripcin se hacen normalmente con expedientes o con series documentales. Sin embargo, en las plataformas de tramitacin electrnica slo se trabaja
23. Este paquete de informacin encapsulada conforme a una estructura predeterminada, de datos y
metadatos, se denomina paquete SIP (SubmissionInformationPackage), formar la unidad de informacin que ingresar en la plataforma de archivo. El formato ms utilizado es recurrir al estndar XML que
permite el intercambio de informacin estructurada entre diferentes plataformas, y las especificaciones
de METS (MetadataEncoding and Transmission Standard).
24. Desarrollado por el ConsultativeCommitteeforSpace Data Systems (CCSDS) y estandarizado a
travs de la ISO 14721:2003.Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue
book:
<http://ddp.nist.gov/refs/oais.pdf>[Consulta: 25de julio de 2012]. Entre las funciones recogidas hay
que mencionar por su importancia para la preservacin que en el mdulo de conservacin el paquete
SIP se transformado en un paquete AIP (ArchivalInformationPackage), que es la estructura en la que la
informacin ser almacenada por el repositorio, garantizando la preservacin de los contenidos y sus
metadatos asociados como de una misma unidad. Cada paquete AIP cuenta con un identificador nico
y perdurable (PID) que ser su referencia en el sistema, el equivalente a la Signatura de los archivos
convencionales.

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con lo que nosotros llamamos unidades documentales simples, el expediente no es


ms que una unidad virtual, y en el gestor se representa por un ndice que referencia
los documentos electrnicos que lo componen, as lo indica la propia Ley 11/2007.
Con otro importante aadido, un mismo documento electrnico puede formar parte
de varios ndices o expedientes electrnicos, una situacin frecuente cuando se hace
un uso correcto y eficaz de la plataforma de gestin.
Qu consecuencias tiene?, ninguna que no se pueda solucionar, nos obliga a
crear mecanismos de relacin entre expedientes y a un aumento de los controles en
las posibles propuestas de seleccin y evaluacin. Las tablas de valoracin que conocemos estn pensadas para series documentales o procedimientos concretos, ahora el
punto de vista es otro y las propuestas de destruccin tendrn que ser mucho ms
meditadas. Como se corre el peligro de eliminar documentos utilizados en otros procesos, habr que identificar previamente los documentos que potencialmente puedan
ser reutilizados25.
Otro problema es cuando intentamos poner en relacin o compartir las bases de
datos o las digitalizaciones realizadas desde el servicio de archivo con la plataforma
de tramitacin electrnica. Si una de las muchas virtudes del gestor es que posibilita
que las reas y departamentos municipales accedan fcilmente a sus procedimientos,
estn en fase de trmite o hayan sido resueltos, lo natural es que desde la misma
plataforma de consulta se pueda acceder a toda la informacin existente, haya sido
tramitada por el gestor o sea de la era pre-electrnica y se conserve en el archivo.
De nuevo surge la distinta unidad de gestin. El trabajo principal en los archivos
ha sido describir y digitalizar expedientes, procedimientos completos, mientras que
en los gestores documentales la unidad natural de gestin y recuperacin son documentos nicos, aunque por supuesto se incorpore la posibilidad de recuperar el ndice completo de cada expediente. El mismo caso nos encontramos cuando, a travs
de sede electrnica, se ofrece a los ciudadanos y empresas el acceso a los expedientes
y documentos donde son parte interesada, no tiene ningn sentido que con su certificado digital slo puedan acceder a los tramitados en plataforma, deberan poder
acceder a todos los conservados por el ayuntamiento. La solucin?, si queremos
compartir tenemos que adaptar, tanto los procedimientos de digitalizacin como el
25. Aunque sean frecuentes los problemas de espacio en los servidores, y los sistemas se ralentizan
cuando crece el nmero de ficheros, mucho nos tememos que van a ser excepcionales el borrado de
documento electrnicos. La falta de capacidad de los servidores es ms sencilla de solucionar que en los
archivos fsicos por lo que la tendencia ser la de conservar, o en todo caso migrar a otros dispositivos
de almacenamiento aunque sea muy lejana la posibilidad de reutilizar esos datos, pero muy raramente
se realizar el borrado de informacin. Un tipo de prcticas que reafirma la necesidad de los sistemas
de archivo electrnico de documentos de conservacin permanente, y administrados desde el servicio
de archivo.

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sistema de descripcin, el referente a seguir sern los nuevos esquemas de metadatos,


y teniendo prioridad las series documentales de alto impacto, las que llevan aparejada
la concesin de licencias o derechos a los ciudadanos.
Hechas estas consideraciones, y para concluir, vamos a comentar brevemente lo
que ms nos ocupa y preocupa, el lugar del archivo en los plataformas de administracin electrnica. Seguiremos los procesos tcnicos que se relacionan en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos:
Qu hacer?
Normas Tcnicas de Interoperabilidad

Cmo hacerlo?
Orientaciones y reflexiones

Captura de documentosque incluir el


tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Registro legal de documentos, que,


adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la posibilidad
de digitalizar documentos en soporte papel
segn lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos

La funcin de Registro tiene un notable protagonismo en las plataformas de gestin electrnica, es


quizs el mdulo donde ms se est avanzando:
Se interconectan registros presenciales con registros electrnicos y telemticos(tanto de sede
electrnica como asientos de otras entidades registrales, aplicando la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos)
Tareas tcnicas que el archivo debe supervisar:
Proceso de conversin de los documentos presentados originalmente en papel en documentos
electrnicos, aplicando la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin y de Documento
Electrnico.
Todo documento deber ser identificado y tener
asociada la informacin adicional que permita su
contextualizacin. En Registro se hace una primera
identificacin o categorizacin de los documentos,
son sus primeros metadatos. Antes de su distribucin es necesario asignar una tipologa documental
a los documentos aportados por los ciudadanos,
identificarlos en el catlogo de procedimientos, y
el rea de gestin que tiene las competencias del
trmite.

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Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos
segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin

Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad dan


por hecho que debe existir un cuadro de clasificacin funcional de la organizacin. El objetivo
es codificar todos los procedimientos que se van a
tramitar electrnicamente. El cuadro ser el resultado de un necesario paso previo, el de anlisis y,
en muchos casos, rediseo de procedimientos.
Lo habitual es que el cuadro de clasificacin del
gestor sea una adaptacin y desarrollo del Cuadro
de Clasificacin del Archivo. Tienen que estar muy
relacionados, pero Inevitablemente van a aparecer
nuevos procedimientos especficos, por lo que habr que desarrollarlo con nuevas series y con nuevos niveles de clasificacin. En el caso que se pueda
llegar a emplear un cuadro nico, las series histricas, trmites que ya no se realizan, no estarn
visibles en el gestor documental.

Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de


esta norma as como a la posible redaccin de
un esquema institucional de metadatos
Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de
sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones
entre cada documento y sus metadatos.

Los esquemas de metadatos son sin duda el elemento clave en los sistemas de gestin de documentos electrnico26. Todos los documentos tiene
que estar identificados y tener asociada la informacin adicional que permita su contextualizacin,
tanto en el transcurso del trmite, como una vez
concluido y durante todo el tiempo que deba ser
conservado. Esainformacin sobre la informacin, independiente del documento y que permite categorizarlo y contextualizarlo, se conoce como
metadato.
Dependiendo de su funcin informativa pueden
ser descriptivos (tipologa, datos identificativos, interesados, fecha, localizacin, procesos del trmite,
marco legal, seguridad, proteccin de datos, etc),
tcnicos (informacin sobre soportes y ficheros) o
de preservacin (con la finalidad de garantizar la integridad y disponibilidad de los contenidos, como
por ejemplo la validez y vigencia de las firmas)

Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de


dicha prctica as como la trazabilidad de
las acciones que se realizan sobre cada uno
de ellos

Es una amenaza constante en las plataformas de


gestin electrnica. Los datos y metadatos son vulnerables por naturaleza, de ah la importancia de la
trazabilidad de las acciones que se realizan en cada
uno de los procesos, auditar todas las acciones que
se han realizado sobre un documento, y la necesidad de aprobar protocolos de seguridad.
Multiplicar canales de acceso o compartir datos
forma parte de los objetivo y funcionalidades de las
plataformas pero siempre incorporando las medidas
que garanticen las normas de proteccin de datos.

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Calificacin de los documentos, que


incluir:
Determinacin de los documentos esenciales, valoracin de documentos y dictamen de la autoridad calificadora

Aunque las tcnicas, conceptos y metodologa de


la seleccin y evaluacin archivstica son trasladables al documento electrnico, lo cierto es que en
nuestro pas todava no se han aprobado planes o
programa de conservacin de documentos electrnicos a largo plazo.

Conservacin de los documentosen funcin de su valor y tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin
de calendarios de conservacin

Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia

Destruccin o eliminacinde los documentos, que atender a la normativa aplicable en materia de eliminacin de Patrimonio
Documental y contemplar la aplicacin de
las medidas de seguridad definidas en el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito
de la Administracin Electrnica

La Norma Tcnica de Interoperabilidad da por


hecho la existencia, y por tanto la obligatoriedad,
de distintos repositorios en funcin de la fase del
ciclo de vida en la que se encuentre el documento electrnico. A nivel conceptual sigue el modelo
OAIS, el sistema de referencia de archivo electrnico para la preservacin a largo plazo.
Una cuestin esencial es separar las aplicaciones
de cliente, los desarrollos en fuentes no abiertas, de
la gestin y acceso al repositorio de conservacin.
Otra cuestin es la caducidad de los certificados
digitales y el necesario resellado de los paquetes
de informacin que forman parte del sistema de
archivo. Unas operaciones de autentificacin que
tambin habr que realizar sobre los documentos
originalmente en papel que se han digitalizado en
el archivo. Sabiendo, como ocurre con las capturas
realizadas en Registro General, que el firmado electrnico de esos ficheros implica automticamente
la imposibilidad de su modificacin posterior.
Los documentos en papel que sean sometidos
a procesos de digitalizacin certificada tendrn la
consideracin de copia autntica, y se autoriza expresamente su destruccin. Pensando en los documentos digitalizados e incorporados al proceso de
tramitacin electrnica, en Registro o en las reas
responsables de gestin, tiene sentido la conservacin del original en papel?. El sentido comn
aconseja la precaucin, al menos en un primer momento, pero la realidad es otra. Sirva un ejemplo,
en los Sistemas Integrados de Registro promovidos
por la Administracin General del Estado los documentos en papel se devuelven al ciudadano una
vez digitalizados, y as lo estn comenzando a hacer tambin algunas administraciones locales.
Si la apuesta es la administracin electrnica, electrnicos tendrn que ser todos sus soportes documentales, evitando prcticas tan desaconsejables
como los sistemas o expedientes hbridos.

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Una ltima reflexin para los que estn en la fase de iniciar el camino hacia la
e-administracin, no hay un mapa del territorio y recorrerlo requiere tiempo,. hay
que ir paso a paso, marcndose pequeas metas. El nico equipaje necesario es de
la actitud, cada profesional debe elegir el lugar a ocupar a partir de tres elementos
que son el soporte de toda proyecto de futuro: querer, saber y poder. La motivacin
se presupone, el de la capacidad se soluciona aprendiendo, y el poder llevarlo a cabo
va a depender de nuestra inteligencia ejecutiva, saber encontrar la estrategia a seguir
en funcin de cada situacin. Esa es la habilidad del gestor, los nuevos tiempos nos
obligan a ser gestores antes que archiveros. En realidad todo se reduce a estar preparado para aprovechar las oportunidades, sabiendo que no se producen por generacin
espontnea. Si no cambiamos, nada cambia, si hacemos lo que siempre hemos hecho
llegaremos siempre al mismo sitio, las oportunidades hay que salir a buscarlas. Es el
nico modo de ganar el espacio que creemos nos pertenece, somos lo que hacemos,
no lo que decimos. Si tu meta es construir el futuro desde el presente, haz el ejercicio
de imaginar tu archivo en diez o quince aos, traza un plan y acta.
26

26. Tal como indica la propia norma, los expedientes electrnicos se componen de documentos electrnicos + ndice + firma + metadatos. Con el objeto de favorecer la interoperabilidad y el intercambio
de informacin sera esencial la aprobacin de esquemas de metadatos estandarizados tomando como
base los metadatos obligatorios que mencionan las Normas. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la
Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico<http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.
pdf>>[Consulta: 25de julio de 2012].

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EL PAPEL DE LAS ASOCIACIONES


PROFESIONALES ANTE LOS RETOS ACTUALES
Jorge Prez Caete

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EL PAPEL DE LAS ASOCIACIONES PROFESIONALES


ANTE LOS RETOS ACTUALES

Jorge Prez Caete

Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca.


Ayudante Tcnico del Archivo Central de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica. Junta de Andaluca.
jorge.perez.canete@juntadeandalucia.es

La profesin del archivero ha estado siempre ligada a las ciencias y tcnicas historiogrficas, tanto en la literatura cientfica como en los planes de estudio de las diferentes universidades espaolas. Su papel como auxiliar de otra ciencia, la Historia, la
ha dejado siempre en un lugar secundario y no es hasta bien avanzado el siglo XIX
cuando se comienza a vislumbrar su nacimiento como ciencia principal. Muchos
ros de tinta han corrido en libros y revistas cientficas teorizando sobre su definicin
como ciencia o no, sobre su origen como auxiliar y transformacin en ciencia principal. Baste aludir a una obra fundamental de la archivstica espaola como la Archivstica General: teora y prctica de Antonia Heredia Herrera, que en su captulo primero
nos hace un esplndido recorrido por el nacimiento y desarrollo de esta ciencia.
La evolucin de la Archivstica, como toda ciencia, es lenta pero continua; sin
embargo, en la actualidad todo avanza muy rpido, a veces demasiado, y para nuestra
profesin, la adaptacin a las nuevas realidades siempre llega con retraso, tal vez por
nuestra falta de capacidad de asimilacin o quizs por el sumo cuidado que ponemos siempre en analizarlo todo, hasta el ms mnimo detalle, antes de dar pasos que
puedan hacernos equivocar. Este carcter conservador del archivero es, por supuesto,
inherente a su labor. Cuantas veces pensamos si estamos haciendo bien o nos estamos equivocando a la hora de establecer los plazos de acceso a la documentacin que
conservamos; y no digamos si los plazos que estamos estableciendo son para eliminar
esa documentacin.
Durante el transcurso de estas jornadas hemos estado escuchando conceptos
tales como archivo electrnico, transparencia, gobernanza, innovacin, redes sociales, Web 2.0, e-administracin, conceptos que hasta hace bien poco no aparecan
en la bibliografa archivstica. Ante estos nuevos retos que se han planteado y en
los que ya estamos inmersos, pienso que hemos tardado mucho en asimilarlos y

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134

Jorge Prez Caete

en darnos cuenta de la importancia de nuestra profesin para el desarrollo de los


mismos; ante las nuevas realidades, dejamos pasar la oportunidad de montarnos
en el carro a tiempo y siempre vamos a remolque, recuperando el especio perdido
poco a poco, mientras nuevamente se nos pasa otro carro.
Uno de los problemas que siempre se achacan para explicar este fenmeno es la
falta de definicin de nuestra profesin en muchos aspectos, siempre nos estamos
planteando cual es nuestro perfil profesional, nos preguntamos de dnde venimos y
adonde vamos constantemente, mientras otras profesiones siguen ampliando y ensanchando su perfil, no digo quitndonos terreno, pero si abarcando ms de lo que
muchas veces deberan. Yo creo que ese rancio debate est ya obsoleto, es necesario
dejarlo de lado de una vez porque estoy convencido de que nuestra profesin s sabe
cual es su perfil, tenemos las ideas claras, sabemos cual es nuestro trabajo, nuestras
funciones, lo que nos pasa es que nos cuesta mucho trabajo salir del apacible y siempre acogedor cascaron que nos aportan nuestros principios bsicos y la honda tradicin archivstica que tenemos en nuestro pas.
Dentro de todo este entramado, el papel que juegan las asociaciones profesionales es fundamental, como aglutinante de unos profesionales que sin ellas tendran
mucha menor fuerza ante estos nuevos retos. Hay que reconocer que el hndicap de
no ser colegios profesionales no ayuda a que la sociedad archivstica las tenga como
referentes a las que hay que acudir, ni tampoco las instituciones cuenten con ellas
como agentes sociales con opinin de peso. Pero ese problema lo seguiremos teniendo siempre, y lo que tenemos que intentar es superar esas barreras y apoyarnos todos
los profesionales para ser ms fuertes a todos los niveles.
Las asociaciones profesionales juegan un papel de representacin de la profesin
ante la sociedad y las instituciones; tienen una labor de vigilancia del cumplimiento
de nuestros principios fundamentales; de proteccin no solo de sus asociados, sino de
los archiveros en general, algo que es fundamental en los tiempos que corren; su funcionamiento, similar al de los sindicatos, nos proporciona un sitio a donde dirigirnos
y poder pedir ayuda ante la frecuente indefensin que sufrimos los integrantes de esta
profesin. Son las que tienen que ayudarnos a encontrar, e incluso proporcionarnos
nuestra identidad, teniendo presencia en todos los foros posibles y defendiendo nuestra labor en todos los aspectos profesionales que sean necesarios.
Por ello, como sealan sus estatutos, la Asociacin de Archiveros de Andaluca, est
intensamente dedicada a la defensa y promocin de la profesin y de sus profesionales,
utilizando varias vas de desarrollo. Desde su nacimiento a principios de los 90, ha estado fuertemente comprometida con esta labor, con momentos ms lgidos que otros,
pero nunca dejando a los archiveros sin un referente al que pudieran acudir.

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Para conseguir sus objetivos y fines la forma de trabajar que tienen las asociaciones profesionales es a travs de la constitucin de grupos de trabajo especializados,
integrados en nuestro caso por asociados con alto nivel de implicacin con la profesin y por supuesto con la Asociacin. Este es uno de los principales problemas con
los que las asociaciones profesionales se encuentran hoy da. La falta de implicacin
del colectivo est siendo un lastre para avanzar en la superacin de las dificultades
que se nos plantean o para mejorar en la forma de trabajar, aportando nuevas y diferentes visiones.
La constitucin de los grupos de trabajo conlleva un esfuerzo muy grande por
parte de su coordinador, que generalmente debe ser un miembro de la Junta Directiva, sirviendo de enlace con el resto de la cabeza de la Asociacin. El coordinador
debe conseguir un nmero mnimo de integrantes del grupo para tener el mximo
nmero de opiniones que enriquezcan las aportaciones y conclusiones; debe ser el
aglutinador del grupo, poner los medios necesarios para que todos los integrantes
estn comunicados y, por supuesto, lo ms importante, dinamizar el grupo constantemente evitando el enfriamiento del personal a la hora de trabajar.
Las herramientas con las que cuenta el coordinador para su trabajo, como todos
podemos deducir, son, hoy da, innumerables. En la Asociacin de Archiveros de
Andaluca contamos con una pgina Web que nos aporta una herramienta muy potente a la hora de trabajar con grupos de trabajo, a travs de la cual la comunicacin
es constante e inmediata. Su facilidad y sencillez de manejo ayuda a que no tengamos miedo a la hora de utilizarlo y el nico problema que nos pueda surgir sea que
nuestras aportaciones sean buenas o no, dejando de lado el frecuente problema que
surge cuando te acercas a una aplicacin nueva y tu trabajo se basa ms a conocer
cmo funciona la herramienta que a utilizarla para expresar tus ideas o colgar tus
documentos de trabajo.
El fallo que tiene esta herramienta es la alta competencia que suponen otras posibilidades mucho ms cercanas a nuestros usos cotidianos, como son el correo electrnico y las redes sociales, ya muy instauradas en nuestra vida social y tambin laboral.
Sin duda, ms rpido y fiable que el correo electrnico hay pocos instrumentos a
nuestra disposicin, por ello, al final dejamos de lado aquellas aplicaciones ad hoc
como es la descrita anteriormente y terminamos utilizando este medio tan a la mano
de todos. Es tan fcil como crear una lista de correo con todos lo integrantes y todas
las opiniones y documentos lanzarlos a esa lista, tenindola al instante disponible en
nuestro ordenador o telfono mvil.
Las redes sociales, hasta hace bien poco, eran tambin algo desconocido, no su
existencia y uso personal, sino su utilidad para nuestro trabajo, y en concreto aplicadas al trabajo en grupo. Facebook nos proporciona la posibilidad de crear grupos
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privados o secretos con nuestros contactos, restringidos solamente a sus integrantes.


Su chat nos aporta comunicacin rpida y directa, incluso con el uso de las Webcams
podemos realizar reuniones en grupo sin tener que levantarnos de nuestro sof.
Los hastag en Twitter o Google+ proporcionan la posibilidad de aportar nuestra
opinin sobre cualquier tema que se plantee, eso s, ya no en privado, sino abierto a
toda la comunidad. Baste como ejemplo el hastag #JTArchivos, donde se pudo seguir
el desarrollo de las V Jornadas Tcnicas de Archivos de la Administracin Local organizadas por el Ayuntamiento de Mlaga, cuyas actas recogen nuestra revista TRIA
en este nmero. Cualquier persona que no tuviera la posibilidad de asistir a este foro,
pudo conocer en directo cuales fueron las aportaciones y resultados que se pusieron
encima de la mesa del saln de actos del Museo del Patrimonio Municipal de Mlaga
durante esos dos das.
Utilizando todas estas herramientas y consiguiendo una implicacin ms o menos
aceptable de sus miembros, los resultados que los grupos de trabajo han aportado
hasta ahora son muy satisfactorios, pero claro, de estas dos partes la ms fcil de
conseguir es el uso de las herramientas y la implicacin del coordinador, pero en
contadas ocasiones se consigue la tan deseada implicacin de todos los miembros
del grupo, siendo la mayora de las veces una minora la que termina trabajando y
aportando contenido al grupo.
Esta es una realidad que desde la Asociacin de Archiveros de Andaluca asumimos y seguimos trabajando para que los profesionales se sumen a las iniciativas que
les proponemos. Entre las lneas de trabajo que actualmente est fomentando nuestra
Asociacin quiero destacar en primer lugar la salida al exterior para dar a conocer a
la sociedad la labor que tenemos los archiveros y el papel que jugamos dentro de los
retos que se nos platean desde los ms diversos frentes.
Un ejemplo de ello es nuestra presencia en todos los foros de debate que nos sea
posible, tanto jornadas o congresos, como mesas de trabajo de las administraciones
y la participacin en aquellos procesos de elaboracin de leyes por las que nuestra
profesin se pueda ver afectada.
En Andaluca este pasado ao ha sido crucial para nuestra profesin, pues hemos
asistido a la aprobacin de una nueva ley para nuestro sector, la Ley 7/2011 de 3 de
noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, que
aporta las actualizaciones necesarias para nuestra primera ley de archivos de 1984.
Desde un principio, la Asociacin, como no poda se de otro modo, se tom muy en
serio su participacin en la elaboracin de esta nueva ley que vena a legislar nuestra
profesin. Desde la misma Consejera de Cultura, el Servicio de Archivos nos anim
a ello y muy pronto se cre un grupo de trabajo especfico compuesto por ms de diez
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socios y coordinado por varios miembros de la Junta Directiva que realizaron una
magnfica labor con resultados concretos que a continuacin detallar.
La labor de este grupo se desarroll durante varios meses partiendo desde un
documento que contena los artculos de la antigua ley, trabajando en una doble vertiente: en primer lugar, tras dividir el articulado por secciones temticas, se reparti
el trabajo en varios subgrupos, los cuales deban aportar las mejoras que entendan
que se les poda aadir al texto de la ley del 84; en segundo lugar se procedi a estudiar los diferentes textos legislativos aprobados y vigentes en las dems comunidades
autnomas sobre este tema y sacar todo aquello que pudiera enriquecer la futura ley
andaluza. De estas dos ramas se fue completando el documento primitivo con las
aportaciones y modificaciones que se creyeron convenientes.
Los resultados fueron muy productivos y se utilizaron para trasmitir a los redactores de la ley aquellos aspectos esenciales que la Asociacin pensaba que tena
que contener el nuevo texto y los cambios y necesidades que se deban de dar con
respecto al antiguo. No hubo ocasin de intervenir en las primeras fases de la redaccin del primer borrador que se hizo pblico, ya que desde la administracin no se
consider oportuna la participacin de la Asociacin entre los redactores del texto,
pero aprovechamos la primera oportunidad que se nos brind y al ser convocados en
el trmite de audiencia, mandamos un texto con las alegaciones que considerbamos
necesarias. Adems, la Jefa de Servicio de Archivos de la Consejera de Cultura nos
recibi para escuchar personalmente lo que los representantes de la profesin en Andaluca tenamos que decir sobre el borrador.
Desde luego, las fases de aprobacin de las leyes no son giles y el tiempo pasa
muy rpido. Varios meses estuvimos implicados en un ir y venir de borradores, anteproyectos de ley, proyectos, etc., hasta que por ltimo, poco antes de su aprobacin
se nos invit a comparecer en sede parlamentaria para expresar nuestra opinin sobre
el proyecto de ley que estaba sobre la mesa. Esta comparecencia de la Asociacin en
el Parlamento de Andaluca, publicada y distribuida en nuestra Web es el resultado
final de este prolongado trabajo que los socios hemos llevado a efecto para cumplir
esos fines que al principio nombr. Pero no es este el nico resultado, ya que, como
fruto de este esplndido trabajo, hemos publicado en el anterior nmero de nuestra
revista TRIA un monogrfico sobre esta nueva ley de archivos con grandes aportaciones de especialistas del derecho y algunos de los propios redactores de la Ley, culminado con el artculo del Secretario de la Asociacin, coordinador del citado grupo
de trabajo, Rafael Martnez Ramos.
Como dije, esta ha sido la actividad central del pasado ao en nuestra asociacin,
pero esa salida al exterior de la que hablaba no solo consiste en estas aportaciones sino
que va mucho ms all. En los ltimos aos se ha incrementado nuestra participacin
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activa, no solo de organizacin propia, sino externa, en jornadas y congresos de referencia en Andaluca.
Aunque son las terceras, las Jornadas Andaluzas Archivsticas organizadas por el
Archivo General de Andaluca, tienen un hondo calado en la comunidad profesional,
contando con la participacin de grandes profesionales y la asistencia de gran afluencia de pblico. Este ao, la Asociacin de Archiveros de Andaluca, en su intento
de acercamiento a nuestros socios y no socios, los profesionales en general, ha coorganizado estas jornadas que, en esta tercera edicin, trataban el tema de la custodia
de los documentos pblicos en la administracin actual. All tuvimos la posibilidad
de acercarnos a la comunidad archivstica y sentarnos en las mesas de debate para
aportar nuestra visin sobre este tema.
Por otro lado, nuestra estructura interna, establecida en los estatutos, nos constituye en Asamblea General de socios y Junta Directiva, dndonos adems la posibilidad de crear Coordinaciones Provinciales de la Asociacin con el fin de estar ms
cercas de todas las provincias andaluzas y de los socios que no estn cerca de la Junta
Directiva. La constitucin hasta ahora de las coordinaciones provinciales de Mlaga,
Cdiz y Huelva nos ha posibilitado realizar esta labor de salida al exterior en todo el
territorio de la comunidad andaluza con un mayor peso, apoyado por los socios de
cada provincia, mejores conocedores de las realidades de nuestra profesin en cada
una de ella.
Tanto en Huelva como sobre todo en Mlaga, los dos coordinadores, Jorge de
Vega Martn y Mara Isabel Vila Gonzlez, respectivamente, han aportado grandes
cosas al papel que juega la Asociacin en estas provincias. En Huelva se ha organizado este pasado ao una jornada en el Saln de Actos de la Facultad de Experimentales de la Universidad de Huelva que trataba sobre la evolucin del urbanismo y sus
fuentes documentales en la Huelva Contempornea, de gran xito por sus ponentes
y la afluencia de pblico.
Tengo que subrayar la labor que viene realizando Maribel Vila como coordinadora de la Asociacin en Mlaga, dinamizando a nuestros socios malagueos y organizando numerosas actividades en las que la Asociacin ha tenido una participacin
activa. Entre otras quiero destacar las V Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, cuyas actas se recogen en esta revista, donde la Asociacin pudo
expresar su papel ante los retos actuales; la organizacin de una mesa redonda en las
XII Jornadas Espaolas de Documentacin de FESABID; la colaboracin en las recientemente celebradas VII Jornadas de Modernizacin y Calidad y otras actividades
de gran inters para nuestra profesin.

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Tras destacar el importante papel de salida al exterior que suponen la organizacin y participacin en jornadas y congresos, es sin duda necesario hablar de cmo
la imagen de las asociaciones profesionales se representa en sus sitios Web, lugares de
mxima accesibilidad y a los que podemos acercarnos para conocer toda la informacin sobre ellas, tanto de funcionamiento interno como de actividades y proyectos
que llevan a cabo. La pgina Web de la Asociacin de Archiveros de Andaluca se ha
convertido en su sede social, ya que no tenemos sede fsica, y en ella podemos conocer un poco mejor a qu nos dedicamos y cuales son nuestras intenciones y vas de
trabajo a la hora de afrontar los nuevos retos. Muy vinculadas a ella, hemos creado el
perfil de Facebook y de Twitter, sitios ms cercanos a los profesionales y donde todos
podemos participar y aportar nuestras ideas e inquietudes.
Dejando a parte esta lnea principal de actuacin, la Asociacin de Archiveros
de Andaluca, desde su fundacin, ha depositado toda su actividad sobre dos pilares fundamentales como son la formacin y la divulgacin cientfica. Hoy por hoy,
nuestra filosofa sigue siendo la misma por mucho que estemos ante nuevos retos,
ya que entendemos que sin formacin no es posible el desarrollo de la profesin; la
actualizacin y el reciclaje de nuestros profesionales es uno de los garantes para el
avance de la profesin.
Son 15 aos ya los que cumple el convenio que la Asociacin de Archiveros de
Andaluca tiene firmado con el Instituto de Patrimonio Histrico de Andaluca para
realizar cursos de formacin especializada. La multitud de temas tratados en ellos, la
calidad de sus profesores y las largas listas de espera que se crean para su asistencia son
la prueba del buen funcionamiento de este modelo de formacin.
Sin embargo, los malos momentos por los que pasa la economa espaola estn
afectando a todos los mbitos y, desgraciadamente, este modelo tiende a extinguirse
por falta de fondos aportados por la administracin, teniendo que tomar otros caminos para seguir formando a nuestros profesionales, vas que se estn explorando
en estos momentos y que esperemos que den los mismos frutos que hasta ahora ha
dado el modelo citado.
Un posible camino se abri el ao pasado tras la firma de un convenio entre
la Universidad de Sevilla y la Asociacin de Archiveros de Andaluca para realizar
actividades de formacin a travs del Centro de Formacin Permanente de dicha
institucin. Ya hemos tenido una primera experiencia satisfactoria con la realizacin
del curso Paleografa y Diplomtica de los siglos XIII al XVIII y esperamos que esta
colaboracin se prolongue en el tiempo y podamos seguir ofreciendo una formacin
de calidad respaldada por una Universidad pblica.

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El otro pilar arriba citado se ha convertido en la voz de la Asociacin, su rgano


de expresin. La revista TRIA, de periodicidad anual, se distribuye gratuitamente entre nuestros asociados y se puede adquirir en varias distribuidoras en todo el pas. Es
una de nuestras bases porque entendemos que sin las contribuciones que los autores
de nuestra revista nos aportan nunca avanzaremos ms all de la cercana frontera que
vemos todos los das al desarrollar nuestros respectivos trabajos; es necesario conocer
qu sucede ms all, cuales son las inquietudes que mueven nuestra profesin, qu
se cuece en las cocinas de los grandes archivos nacionales o de los pequeos y a la vez
tan ricos archivos municipales. Para ello mantenemos la Revista TRIA, como medio
de transmisin de conocimientos cientficos, experiencias profesionales, aportaciones
todas que vendrn a enriquecer nuestra profesin.
Dejando de lado el caso concreto de Andaluca, fruto de la necesidad de integracin de los profesionales, se cre hace ya unos aos la Coordinadora de Asociaciones
de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), con el fin de aglutinar a todas las
asociaciones profesionales existentes en nuestro pas y as avanzar todos en la misma
direccin, sentando las bases de lo que queremos ser como profesionales y a donde
queremos llegar, teniendo como pilares bsicos igualmente la formacin y la divulgacin cientfica, pero sobre todo reforzando la imagen de nuestra profesin ante la
sociedad.
Para ello, al igual que el resto de asociaciones, su manera de trabajar, bajo la
coordinacin de una junta directiva, es mediante la creacin de grupos de trabajo
compuestos por miembros de todas las asociaciones profesionales que integran la
CAA. Actualmente se est trabajando en diferentes grupos de trabajo entre los que
destacan los siguientes:
Pgina Web, con el objetivo de seleccionar, crear y administrar los contenidos
del sitio Web de la CAA y su presencia en la Web social;
Grupo de trabajo de formacin, dedicado al estudio de las estrategias ms
adecuadas que nos lleven a promover la implantacin de un programa de
formacin especializado, avalado por la CAA, impartido on line por una Universidad, que no colisione con los programas ya implantados;
El plan de comunicacin que conlleva un estudio de nuestra realidad para
conocer de que manera podemos hacer ms visible nuestra profesin;
Grupo de normalizacin AENOR, para el seguimiento y estudio de la normativa tcnica que regula o incide en los procesos archivsticos, traduccin
de documentos normativos y coordinacin de la representacin de las asociaciones en el grupo de trabajo del CT 50 de AENOR

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Como es de imaginar, si el trabajo y la implicacin dentro de una asociacin


es difcil y complicado, no lo es menos en un ente que intenta aglutinar a casi 20
asociaciones profesionales, cada una con su manera de trabajar, por no hablar de las
dificultades que suponen las distancias geogrficas, solucionado en parte por las diferentes herramientas de comunicacin que arriba he citado.
Sus trabajos, aunque lentos, son llamativos y se han podido plasmar en resultados
satisfactorios, tales como la reciente publicacin en formato electrnico de la obra
Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales. Las distintas
asociaciones que integran la CAA, entre ellas la Asociacin de Archiveros de Andaluca, pretenden contribuir, de esta manera, al impulso de nuestra profesin, poniendo
de forma gratuita en manos de todos los profesionales, estudiantes e interesados una
obra de referencia que pretende recoger las bases de nuestra profesin, al tiempo que
se da a conocer de forma internacional el punto de reflexin y prctica alcanzado por
la tradicin archivstica hispanoamericana.
Como conclusin quiero expresar el deseo que desde que soy presidente de esta
asociacin me ha movido y no es otro que el intentar aglutinar a los profesionales
andaluces en el seno de una asociacin fuerte, que adquiera la posicin que se merece
en la sociedad, contando con el mximo posible de profesionales que forman esta
profesin en Andaluca, tanto los jvenes como aquellos experimentados archiveros
que sentaron las bases en los aos 90 y que por mltiples circunstancias se han alejado de ella. Pienso que en todas las etapas convulsas de la historia ha sido necesario
dar un paso al frente para avanzar y ser ms fuertes, quizs este sea el momento de
que los archiveros andaluces nos olvidemos de los malos momentos y nos unamos
para defender nuestra profesin; o quizs no y debamos seguir conformndonos con
lo que nos viene. Est en nuestras manos.

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