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N. 16 - 2010

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca

TRIA

16

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

16
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Produce:
Agencia Andaluza de Instituciones Culturales
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales antes del 15 de junio de 2012.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de Archiveros de Andaluca.

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1

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE


ARCHIVEROS DE ANDALUCA
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 

Presentacin
Joaqun Rodrguez Mateos..................................................................................  13
EL NUEVO MARCO NORMATIVO DE LOS ARCHIVOS CENTRALES DE
LAS DELEGACIONES PROVINCIALES
Antonio Jos Garca Snchez.............................................................................  17
LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LA ADMINISTRACIN AUTONMICA
ANDALUZA: La Cmara de Cuentas de Andaluca
Isabel Gmez de Len Contreras.......................................................................  31
El encuadramiento legal de los archivos centrales de la
Administracin de la Junta de Andaluca
Severiano Fernndez Ramos................................................................................  43
LOS RECURSOS HUMANOS EN LOS ARCHIVOS CENTRALES
Roco Luna Fernndez-Aramburu......................................................................  61
LA VALORACIN Y SELECCIN DOCUMENTAL EN ANDALUCA:
PASADO, PRESENTE Y FUTURO
Mateo A. Pez Garca...........................................................................................  73
LA VALORACIN Y EL MODELO DE SELECCIN DOCUMENTAL EN
ANDALUCA DESDE LA EXPERIENCIA en los grupos de trabajo
Mara Jos Daz Daz............................................................................................  105
LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE LA JUNTA DE ANDALUCA Y LOS
ARCHIVOS CENTRALES: SISTEMA DE INFORMACIN @rchivA
Mara Isabel Valiente Fabero..............................................................................  127

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PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE


LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCA
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Presentacin

PRESENTACIN DE TRIA 16 DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

Jorge Prez Caete

PRESENTACIN DE TRIA 16 DEL PRESIDENTE DE LA


ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

Jorge Prez Caete

Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca


jorge.perez.canete@juntadeandalucia.es

n ao ms, la voz de la Asociacin de Archiveros de Andaluca se expresa,


tal y como lo viene haciendo desde sus primeros aos, a travs de su revista
TRIA, ya en su nmero 16. Editada desde 1994, ha recogido con gran celo y rigor
cientfico, numerosas aportaciones provenientes de las plumas ms destacadas de
nuestra Comunidad y de fuera de ella.
Su nuevo formato, estrenado en la exitosa TRIA 15, ha sido bien recibido por
nuestros socios y por el resto de la comunidad archivstica. Esta valoracin positiva
se desprende del hecho de que se haya agotado la tirada completa. Pero no solo ha
sido gracias a su nuevo formato este xito, sino que su contenido, que si ha sido continuista, ha conservando la calidad de sus artculos, en los que se puede leer a grandes nombres de la Archivstica nacional.
En este nuevo nmero que hoy nace, mantenemos estos cambios formales y la calidad y el rigor cientfico. En esta ocasin, hemos recogido algunas de las ponencias y
comunicaciones que se presentaron en las II Jornadas Archivsticas Andaluzas organizadas por el Archivo General de Andaluca en el ao 2009, como fruto de una nueva
e intensa colaboracin que la Asociacin ha establecido con este organismo y que se
ver reflejada en la coorganizacin de las III Jornadas Archivstica Andaluzas en octubre de este ao 2011. A esta colaboracin hay que aadir la produccin de esta revista por parte de la Agencia Andaluza de Instituciones Culturales.
Sin duda, la Asociacin de Archiveros de Andaluca est realizando un esfuerzo
por crecer y volver a ocupar el sitio que merece dentro de la sociedad, apoyando y colaborando con las instituciones que tienen peso en la comunidad archivstica, tanto
en la formacin, reflejado en el convenio firmado con la Universidad de Sevilla para
la realizacin de actividades formativas, como en la edicin de publicaciones, como
se refleja en estas pginas, todo ello siempre abogando por la defensa de los intereses
de nuestra profesin y de los profesionales que la integramos.

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La Asociacin de Archiveros de Andaluca no solo muestra su inters en continuar con sus histricas lneas de actuacin, sino que se adapta de manera activa a
las nuevas tecnologas, ampliando su deber de expresarse a travs de su pgina web,
manteniendo un contacto cercano con sus asociados y con cualquiera que quiera
acercarse a nuestra sede virtual, tambin renovada y muy viva.
Pero sin duda, lo que hoy en da impulsa a un colectivo es su participacin en
las redes sociales, verdaderos dinamizadores de la vida profesional en todos los mbitos, y la Asociacin se lo ha tomado al pie de la letra, trabajando en su introduccin plena en ellas. Ya hace algn tiempo que su Facebook funciona de manera muy
activa, teniendo ya casi 1000 seguidores, y desde hace muy poco ha comenzado su
andadura en Twitter, abriendo as una va ms para compartir y difundir nuestras actividades e inquietudes.
Desde la Junta Directiva de la Asociacin, os invitamos a participar y uniros a
esta nueva Asociacin, renovada e involucrada en todo aquello que pueda favorecer
y hacer presente a nuestra profesin en la sociedad, en la que estamos buscando un
hueco, ya que tenemos mucho que decir y mucho que aportar a ella.
Jorge Prez Caete
Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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II JORNADAS ARCHIVSTICAS ANDALUZAS.


LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LA
ADMINISTRACIN AUTONMICA ANDALUZA:
PASADO, PRESENTE Y FUTURO
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PRESENTACIN

Joaqun Rodrguez Mateos

Director del Archivo General de Andaluca


joaquin.rodriguez.mateos@juntadeandalucia.es

El ao 2007, y con ocasin de la celebracin de su 20 aniversario, el Archivo General de Andaluca organiz unas Jornadas tcnicas con la pretensin de analizar la realidad de los sistemas archivsticos en el mbito de las Comunidades Autnomas, y de
cuestionar el papel que sus respectivos archivos generales o regionales haban llevado a
cabo en ellas una vez consolidadas sus respectivas administraciones en el mbito del Estado de las Autonomas. 20 aos daban de s tiempo suficiente como para poder llegar
a ciertas conclusiones al respecto del funcionamiento de este modelo de archivos.
Para evitar la cierta sensacin, ms o menos implantada, de que muerta la ocasin,
muerto el sentimiento, decidimos dar continuidad en el tiempo a dichas Jornadas con
el propsito de volver a reunirnos cada dos aos para seguir analizando la realidad de
nuestros archivos en el cambiante escenario institucional, administrativo, tecnolgico
y social en el que enmarca su actuacin la actual administracin autonmica.
El ao 2009 se cumplieron, a su vez, 20 aos de la creacin de la red de archivos
centrales de las consejeras, organismos autnomos y empresas pblicas dependientes
de la Junta de Andaluca, por el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre. Y determinados cumpleaos -sobre todo si se trata del paso de un decenio a otro- son siempre ocasin para reflexionar sobre el camino recorrido y sobre la senda a seguir en
adelante. Fue por ello por lo que, en ese ao, las II Jornadas Archivsticas Andaluzas
celebradas los das 9 y 10 de noviembre en la iglesia del Monasterio de la Cartujafueron dedicadas monogrficamente a los archivos centrales de la Junta de Andaluca, con el ttulo de Los archivos centrales de la administracin autonmica andaluza:
pasado presente y futuro.
Se haca, ante todo, necesario comprender la enorme trascendencia que supuso
aquella medida, concibiendo a los archivos como elementos activos de la administracin pblica, como apoyo a los distintos servicios y unidades administrativas.
An se distaba mucho de la delimitacin del papel que con el tiempo han adquirido
los archivos en la gestin documental, pero, pese a ello, el Decreto no slo les dio

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entidad y reconocimiento en su estructura orgnica, sino que estableci unas primeras directrices generales en cuanto a su funcionamiento y, sobre todo, a su inclusin en el contexto de un Sistema. Fue, as, la primera red de archivos establecida en
la Junta de Andaluca, conformando -junto con los archivos de oficina y con el Archivo General de Andaluca- el subsistema de archivos autonmicos.
Es por lo que aquel cumpleaos no slo supuso un evento que no debamos dejar
pasar por alto a causa de la trascendencia que supuso aquella medida, sino tambin
una ocasin para ver la evolucin experimentada hasta llegar al crucial momento actual. Crucial por la nueva dimensin y funciones que en nuestra sociedad y en nuestra administracin han tomando hoy los archivos; por la renovacin de la realidad
institucional de la administracin autnoma, cada vez ms compleja en sus competencias, procedimientos y estructura, y con un elevado nmero de entidades de nuevas figuras jurdico-administrativas que han multiplicado la administracin indirecta
de la Junta de Andaluca; con un desarrollo de la desconcentracin administrativa,
que ha potenciado el papel de la administracin perifrica; y, de manera muy importante, con la progresiva implantacin de una administracin electrnica que est
poniendo en cuarentena a muchas de las actuaciones de la archivstica tradicional. Y
todo ello ante el horizonte de una nueva Ley de archivos, documentos y patrimonio
documental, de aprobacin que esperamos inmediata, que debe contribuir a crear el
nuevo marco en el que los archivos vamos a tener que desarrollar nuestra misin en
los prximos aos.
Son stos algunos de los aspectos tratados en las cuatro Mesas que estructuraban
aquellas Jornadas, con el siguiente contenido:
1. El nuevo marco institucional de la Junta de Andaluca, con la proliferacin de nuevas entidades instrumentales, y el reconocimiento de los archivos
de las Delegaciones Provinciales como archivos centrales.
2. El personal al servicio de los archivos, con la necesaria reflexin sobre la
adecuacin de las Relaciones de Puestos de Trabajo y sobre el perfil profesional, as como la nueva situacin que se est planteando con la creciente implantacin de las empresas de servicios documentales.
3. La seleccin y la valoracin documental, que hoy por hoy es uno de los
principales retos de la gestin documental, que permita gestionar adecuadamente los archivos y la informacin pblica, al tiempo que sienta las bases
para la construccin del patrimonio documental.

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4. Los Sistemas de Informacin de la Junta de Andaluca y sus repercusiones en los archivos, ya que la innovacin tecnolgica y la produccin de documentos electrnicos estn suponiendo un nuevo horizonte en la gestin y
conservacin de los documentos en los archivos.
Cada una de estas Mesas estuvo moderada por un responsable de un archivo central de la administracin autonmica, participando en ellas como ponentes invitados
diversos archiveros de archivos centrales, de Delegaciones Provinciales y de Entidades
Instrumentales de la Junta de Andaluca, as como de otros organismos. Del mismo
modo, y segn la temtica de cada Mesa, participaron diversos representantes informticos de la Consejera de Cultura y de la Direccin General de Administracin
Electrnica, as como de las Asociaciones Profesionales, de la Universidad, y de empresas de servicios del sector privado.
Asistieron en total a las Jornadas unos 200 profesionales de los archivos y de la documentacin, que representaronn prcticamente a todo el mapa archivstico andaluz.
Fueron, as, estas Jornadas un foro profesional idneo para fomentar entre todos
los asistentes el anlisis y el debate sobre estos particulares, y cuya reflexin deba servir para definir el papel de los archivos centrales ante los retos, dudas y dificultades
que les implican, tanto presentes como futuros. Esa fue, al menos, nuestra intencin
con la convocatoria de las Jornadas.
La mejor herencia de cuanto all se debati es el testimonio escrito de todo lo
dicho para su uso por la comunidad archivstica, en la mejor tradicin del scripta manent. Valgan, pues, estos textos que siguen como una seleccin de cuanto all se expuso y se reflexion, cuando ya nos preparamos, cumplido el tiempo, para una nueva
cita en el marco de unas nuevas Jornadas, que nos deben seguir haciendo avanzar en
el permanente debate de una profesin viva y comprometida como la nuestra, en el
contexto que nos ha tocado vivir.

Joaqun Rodrguez Mateos

Director del Archivo General de Andaluca

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EL NUEVO MARCO NORMATIVO DE LOS


ARCHIVOS CENTRALES DE LAS DELEGACIONES
PROVINCIALES
Antonio Jos Garca Snchez

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TRIA N 16. 2010


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 19-30

EL NUEVO MARCO NORMATIVO DE LOS ARCHIVOS


CENTRALES DE LAS DELEGACIONES PROVINCIALES

Antonio Jos Garca Snchez

Archivo de la Delegacin Provincial de Cultura de Cdiz


antonioj.garcia.sanchez@juntadeandalucia.es
En la actualidad, da 9 de noviembre de 2009, la Administracin Territorial de
la Junta de Andaluca cuenta con 112 Delegaciones Provinciales distribuidas por las
ocho provincias andaluzas, a razn de una Delegacin en cada provincia por cada
una de las Consejeras (a excepcin de la Consejera de Presidencia) que componen
el ejecutivo andaluz.
Aunque esta estructura parece plenamente consolidada, la concepcin inicial de
lo que deba ser la Administracin Territorial era muy distinta cuando se cre la Junta
de Andaluca y muy recientemente ha sido puesta en cuestin por el propio Presidente de la Junta de Andalucia, Jos Antonio Grin. De hecho, en el 1er Estatuto de
Autonoma para Andaluca, en su Artculo 4.4. se estableca que
En los trminos de una Ley del Parlamento Andaluz y en el marco de la legislacin del Estado, la Comunidad Autnoma articular la gestin ordinaria de sus servicios perifricos
propios a travs de las Diputaciones Provinciales. La ley establecer los mecanismos de direccin y control por parte de la Comunidad.

Nos encontramos en este postulado inicial con un modelo de estructura administrativa en la que los denominados servicios perifricos propios de la Administracin
Autonmica sern gestionados por las Diputaciones provinciales, como mximos rganos representativos de la provincia. Siendo la provincia, tal y como recoga el Estatuto de Autonoma del ao 1981 en su Artculo 4.1., el mbito territorial para el
desarrollo y gestin de las competencias y funciones de la Comunidad Autnoma.
En cada provincia la administracin de la Junta de Andaluca estara representada
y ejercera sus competencias a travs de unos servicios perifricos, sin especificarse si
stos se corresponderan con las distintas consejeras, que estaran centralizados y seran gestionados por las Diputaciones. No obstante la Junta se reservaba la direccin
. Ley Orgnica 6/1981, de 30 de diciembre, de Estatuto de Autonoma para Andaluca. BOE n. 9, de
11/01/1982. BOJA n 2, de 01/02/1982

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20

Antonio Jos Garca Snchez

y control de los servicios perifricos provinciales, ya que la encomienda de esta gestin


ordinaria no supona en modo alguno la delegacin y, mucho menos, la desconcentracin de unas competencias de la Comunidad Autnoma. La idea era hacer uso de
la estructura administrativa de las Diputaciones
En octubre de 1981 en plena campaa del referndum para la aprobacin del 1er
Estatuto de Autonoma para Andaluca, el entonces Presidente de la Junta de Andaluca, Rafael Escudero, haca unas declaraciones al diario ABC de Sevilla sobre el futuro
diseo de la administracin territorial recogido esta norma. En ellas, el mandatario expona el importante papel que se le concedera a las Diputaciones Provinciales y la inviabilidad de crear unas denominadas Delegaciones de Servicios en cada provincia.
A m, personalmente, el tema del provincianismo me preocupa. Pero no lo fomenta ni
mucho menos el Estatuto. Quien se lo haya ledo puede ver cmo las Diputaciones gestionarn los servicios ordinarios de la Junta, bajo control y direccin de la comunidad autnoma, quin a su vez podr coordinar la gestin de las Diputaciones en temas que superen
el mbito estrictamente provincial. No se trata de establecer un contrapoder provinciano al
Gobierno andaluz, sino de utilizar, en base al reconocimiento expreso de la provincia en
la Constitucin, y en base a la economa y a la eficacia, las estructuras de las Diputaciones
Provinciales. Si no es as, la Junta tendra que abrir delegaciones de servicios en cada provincia, con un coste tremendo que tendramos que pagar los andaluces.

A pesar de lo dispuesto en el Estatuto y de la proposicin de intenciones del Presidente de la Junta de Andaluca, la estructura territorial de la Administracin Autonmica que finalmente se plasm en el Decreto 17/1983, de 26 de enero, sobre
reestructuracin transitoria de los Servicios Territoriales de la Junta de Andaluca
(BOJA n 10, de 4 de febrero) fue muy distinta. Como seala su ttulo la norma esta
estructura territorial tena un carcter transitorio y surge en un contexto de asuncin
de numerosas competencias y de forma paralela de unidades administrativas, direcciones provinciales, etc. transferidas por el estado. El Decreto estableca que se podra
crear un delegacin por provincia y Consejera:
Artculo 1.- En cada provincia del territorio de Andaluca podr crearse una delegacin por cada una de las Consejeras que integran la Administracin de la Comunidad Autnoma.

Asimismo, dispona que las nuevas delegaciones deban mimetizar la estructura


orgnica de la Consejera correspondiente:
Artculo 3.- La estructura orgnica de las Delegaciones Provinciales habr de adecuarse al diseo organizativo establecido en los Servicios Centrales de la Administracin de la Comunidad Autnoma, pudiendo por tanto, contar con unidades
administrativas de los siguientes niveles orgnicos: Servicios, secciones y negociados.
. ABC de Sevilla, 18 de octubre de 1981, p. 9.

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Nuevo contexto normativo en el mbito de los archivos centrales

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As frente al modelo presente en el primer Estatuto de Andaluca basado en la integracin de unos servicios perifricos dentro de las Diputaciones Provinciales, surge
esta estructura propia e independiente basada en las Delegaciones Provinciales. La
transitoriedad con que nacieron las Delegaciones Provinciales en 1983 queda superada con Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca, que viene a consolidar la administracin territorial autonomica:
Art. 35.1.- Son rganos Territoriales Provinciales de la Administracin de la
Junta de Andaluca las Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andaluca y las
Delegaciones Provinciales de la Consejeras.

Pese a todo este modelo se ha vuelto a poner en cuestin en fechas recientes por
Jos Antonio Grin, Presidente de la Junta de Andaluca, tal como podamos leer
en El Correo de Andaluca del pasado 25 de octubre de 2009: Grin planea suprimir la mitad de las delegaciones de la Junta.
Nuevo contexto normativo en el mbito archivstico
La difcil caracterizacin de los Archivos de las Delegaciones Provinciales y la aparicin de los Archivos Centrales de las Delegaciones Provinciales.
Una vez presentada la institucin nos centraremos en sus archivos, en los denominados Archivos de las Delegaciones Provinciales, ya que en puridad no podemos
llamarlos Archivos Centrales de las Delegaciones, al menos hasta que se apruebe
la nueva Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca,
donde si aparecen reconocidos como tales. Esto nos lleva a plantearnos una cuestin,
existen los archivos centrales en las Delegaciones Provinciales de la Administracin
de la Junta? Pues en mi opinin, los Archivos de las Delegaciones Provinciales, aparecidos con esta denominacin en el ao 2000, vienen funcionando de facto como archivos centrales aunque de iure nunca se hayan creado. Es ms el Decreto 233/1989,
de 7 de noviembre, del que celebramos los 25 aos de su publicacin, cre los archivos centrales de Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca, pasando por alto a los archivos de las Delegaciones Provinciales.
Si repasamos atentamente toda la normativa archivstica andaluza vemos que
hasta la publicacin del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos en el ao
2000, la regulacin que se haba dado a los archivos de las Delegaciones Provinciales
era escasa y muy tangencial. Llama la atencin que hasta el Decreto 97/2000, de 6 de
marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero de archivos, no encontramos una referencia
explcita a los Archivos de las Delegaciones Provinciales como tales, careciendo hasta
esta fecha, ao 2000, de una denominacin regulada por una norma.

TRIA N 16. 2010


I.S.S.N. 1134-1602

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Antonio Jos Garca Snchez

En efecto ni en la Ley 3/84, de 9 de enero de Archivos, ni en el Decreto 323/87,


de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca, ni en el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los
archivos centrales de las consejeras, organismos autnomos y empresas de las Junta
de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca, encontramos
referencia alguna a los archivos de las Delegaciones, en su concepcin de unidad administrativa que custodia, conservan, organizan y sirven los documentos generados
por estos rganos.
La omisin de disposiciones que regulen la existencia y/o funcionamiento de los
archivos de las Delegaciones Provinciales parte de la Ley 3/84. En ella, en su Artculo
13, al tratar de los archivos competencia de la Comunidad Autnoma no encontramos ninguna mencin a los archivos de los Servicios Perifricos. Establece dicho artculo que son competencia exclusiva de la Comunidad Autnoma: el Archivo General
de Andaluca; los Archivos de las Diputaciones Provinciales andaluzas; los Archivos Municipales andaluces y cualquier otro que no sea de titularidad estatal. Lo que ms llama
la atencin de este enunciado es que cita al Archivo General de Andaluca faltando
todava tres aos para su creacin- y no lo haga con los Archivos Centrales de las
Consejeras, cuya creacin ser pareja con la del primero. Si la Ley no contemplaba
la existencia de los Archivos Centrales de las Consejera, mucho menos podamos esperar que lo hiciera con los Archivos de las Delegaciones Provinciales.
En el Decreto 323/87, frente a la creacin de los Archivos Centrales en cada Consejera al frente del cual deba estar un Director, la nica referencia que se hace relativa a las provincias es para establecer el papel de los Archivos Histricos Provinciales
como receptores de los documentos de los Servicios Perifricos, sin que se haga
mencin alguna a los archivos de stos.
Tan solo en su Artculo Sexto dice que:
A la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica
ser de aplicacin lo dispuesto en los artculos anteriores, a cuyos efectos, los Archivos Histrico
Provinciales cumplirn las funciones asignadas al Archivo General de Andaluca.

Como vemos en ningn momento aparece el trmino archivo asociado a Servicios Perifricos, se habla de los documentos que stos generan y de su destino en los
Archivos Histricos Provinciales. En este artculo encontramos cierto mimetismo
entre lo dispuesto por la Administracin del Estado para los archivos de sus Delegaciones Provinciales y lo dispuesto por la Comunidad Autnoma para los archivos de su administracin perifrica. Tanto es as que el enunciado del Artculo sexto
del Decreto 323/87 es casi calcado al Artculo quinto del Decreto 914/69, de 8 de
mayo, de creacin del Archivo General de la Administracin Civil.
TRIA N 16. 2010
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Nuevo contexto normativo en el mbito de los archivos centrales

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A la documentacin producida por los servicios provinciales de la Administracin Central o Institucional ser de aplicacin lo dispuesto en los artculos anteriores, a cuyo efecto
los Archivos Provinciales cumplirn la finalidad asignada al General de la Administracin Civil

El Decreto 233/89, de 7 de noviembre, del que celebramos los 25 aos de su publicacin, tampoco supuso un avance en la constitucin de los archivos de las Delegaciones Provinciales como archivos centrales. Este vaco resulta un tanto ilgico por
cuanto el Decreto si vena a rellenar la ausencia de archivos centrales en los Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca, sin que dicha aparicin se extendiera a los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica.
En la exposicin de motivos del Decreto 233/89, de 7 de noviembre, se sealaba
que el importante volumen de documentacin generado por los Organismos Autnomos
y Empresas de la Junta de Andaluca, a que se refieren los artculos 4 y 6 de la Ley General
5/83, de la Hacienda Pblica de la Comunidad Autnoma, aconseja extender a dichos
organismos la existencia de su correspondiente archivo central. Esta motivacin poda
ser plenamente asumida por los archivos de unas Delegaciones cada vez ms cargadas
de competencias y, por consiguiente, con un crecimiento exponencial en el volumen
de documentos generados. No obstante, de nuevo, una norma daba un tratamiento
secundario a los archivos de la Administracin Perifrica.
De hecho, los Servicios Perifricos, que no sus archivos, vuelven a aparecer en el
Artculo trece, ltimo del Decreto, solo para perfilar el papel de los Archivos Histricos Provinciales en la administracin archivstica provincial. Estableciendo este artculo que
Los archivos Histricos Provinciales cumplirn la finalidad de archivo general de los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica, por lo que realizarn funciones de
asesoramiento con respecto a esos servicios en materia archivstica y de conservacin y proteccin del patrimonio documental y se encargarn de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida o recibida por dichos Servicios Perifricos; por tanto,
el presente Decreto ser de aplicacin a los Archivos Histricos Provinciales en el cumplimiento de las funciones que le atribuye el artculo 6 del Decreto 323/87 sobre la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica.

Evidentemente, la ausencia de disposiciones relativas a los Archivos de las Delegaciones Provinciales, no significa que en algunos de estos organismos no existieran
archivos, caracterizados como unidades administrativas encargadas de la custodia,
conservacin y servicio de los documentos.
Por fin, la primera mencin expresa a los Archivos de las Delegaciones Provinciales aparecer en el Decreto 97/2000, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero de archivos.
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Antonio Jos Garca Snchez

No debe de extraar que la estructuracin del Sistema Andaluz de Archivos que supuso esta norma reconociera la necesaria existencia de los archivos de los rganos de
la Administracin Territorial de la Junta de Andaluca, ya que su ausencia supona
dejar desarticulada la red perifrica de archivos.
Como sabemos el Sistema Andaluz de Archivos agrupa a los archivos en subsistemas en razn de su titularidad y en redes en aplicacin del principio del ciclo
vital de los documentos o teora de las edades documentales. Siguiendo estos criterios de clasificacin, en concreto el de la titularidad, el Artculo 17, apartado c)
reconoca como archivos del subsistema autonmico a Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y cualesquiera otra unidad o centro que de
ellas dependan. Esta calificacin de archivo autonmico se complementaba con la
ubicacin jerrquica en que quedaban encuadrados dentro de la red de archivos perifricos, tal y como dispona el Artculo 23, punto 4 del Decreto 97/2000:
4. En los Servicios Perifricos de la Administracin de la Junta de Andaluca los archivos forman la siguiente red:
a) Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y de cualquier otra unidad o centro que dependan de ellas
b) Los Archivos Histricos Provinciales.

A pesar del avance que supone la inclusin de forma expresa de los Archivos de
las Delegaciones Provinciales dentro del Sistema, ni en la denominacin que se les
da ni en su posicin dentro de la red perifrica queda claro si se califica de archivos de oficina o de archivos centrales, o de las dos categoras a la vez. Con todo,
en los archivos que cuentan con personal archivero se ha presupuesto que el Decreto 97/2000 los clasificaba como archivos centrales, aunque no los denominara
de esta forma.
Esta falta de concrecin en la caracterizacin de los Archivos de las Delegaciones
Provinciales queda resuelta de forma ms que satisfactoria en el Anteproyecto de Ley
de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca. En este Anteproyecto la figura de los Archivos de la Administracin Territorial queda plenamente
reconocida, definida y jerarquizada como archivos centrales dentro del Sistema Archivstico de Andaluca.
En el Ttulo II: Los Archivos y el Sistema Archivstico de Andaluca, Captulo
III: Archivos, Seccin 3: Archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca, Artculo 43. Archivos de la Junta de Andaluca, Apartado b) se establece que los
Archivos Centrales, sin especificar si se refiere a Servicios Centrales o Administracin
Perifrica, son archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca.

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En el mismo Ttulo II, Captulo III, en su Seccin 4: Archivos de la Junta de Andaluca, Subseccin 1: Archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca,
Artculo 45: Archivos Centrales, en su punto 2, por fin, se establece que
En cada Delegacin de la administracin territorial de la Junta de Andaluca, existir
asimismo un archivo central, con reflejo en la correspondiente estructura orgnica de la institucin como unidad administrativa de la misma. Estos archivos transferirn sus documentos a los archivos provinciales intermedios.

De ser aprobada la Ley con la redaccin actual, podemos considerar a este Artculo 45.2. como la verdadera partida de nacimiento de los Archivos Centrales de las
Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca, que, con 22 y 20 aos de diferencia con respecto a otros organismo de la Administracin Autnoma, son elevados
a esta categora de forma expresa.
La creacin de nuevos centros de archivos: los Archivos Provinciales Intermedios.
En el mbito provincial el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca recoge las principales novedades con respecto a los
centros que componen el Sistema Archivstico de Andaluca. Amn, de la ya comentada creacin de los Archivos Centrales de las Delegaciones Provinciales, llama especialmente la atencin, por la novedad e importancia que conlleva, la aparicin de los
Archivos Provinciales Intermedios.
Hasta ahora, a nivel provincial la normativa autonmica nicamente reconoce
dos tipos de archivos: los Archivos Histricos Provinciales y los Archivos de las Delegaciones Provinciales. Este panorama cambia con la incorporacin de los Archivos
Provinciales Intermedios.
En el Artculo 43. Archivos de la Junta de Andaluca, Apartado c) se clasifica a los
Archivos Provinciales Intermedios como archivos de la Junta de Andaluca, de titularidad y gestin autonmica. Los Archivos Provinciales Intermedios son creados y regulados en los distintos puntos del Artculo 46. En el punto 1, se establece la creacin de un
archivo de carcter intermedio, tal como evidencia la denominacin que reciben, para
la Administracin Territorial autnoma por cada una de las provincias andaluzas.
Artculo 46.1.En cada provincia se crear un archivo provincial intermedio para la Administracin Territorial de la Junta de Andaluca y de sus entidades instrumentales, reseadas en el artculo 8.2

Como recoge este artculo los Archivos Provinciales Intermedios vienen a completar un espacio en la red perifrica de archivos de la Administracin Autonmica,
y estn llamados a solucionar los problemas de saturacin de espacio provocados por
una insuficiente vertebracin de la red de archivos provinciales. Los API se limitan
a ser archivos intermedios de la Administracin Autonmica, sin que, como ocurre
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con los Archivos Histricos Provinciales, tengan que recoger documentos de los archivos de otras Administraciones Pblicas.
En algunos casos otras Administraciones Pblicas han buscado soluciones similares aunque no idnticas en sus redes provinciales de archivos, as sucede con la Comunidad de Castilla y Len, semejante a Andaluca en el nmero de provincias, en
cuya Ley 6/1991, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y Len se creaban los Archivos Territoriales. En este caso tambin se insitua un Archivo Territorial
por provincia, aunque con un carcter distinto, ya que el caso castellano-leons tienen consideracin de archivo central nico para la documentacin generada por las
Delegaciones y Servicios Territoriales de la Junta de Castilla y Len, pasando sta posteriormente a los correspondientes Archivos Histricos Provinciales. Actualmente cuentan
con archiveros los Archivos Territoriales de las provincias de vila, Len, Salamanca, Segovia, Soria y Zamora.
Incluso dentro de la Comunidad Autnoma de Andaluca encontramos actuaciones en la misma lnea como la de la Administracin de Justicia, en se estn creando los
denominados Archivos Judiciales Intermedios en virtud del Real Decreto 937/2003,
de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales. En Andaluca se ha optado
por crear un Archivo Judicial Territorial por provincia, a pesar de que el Real Decreto
en su artculo 8 nicamente obligaba a crear un mnimo de un Archivo Judicial Territorial por Comunidad Autnoma. La eleccin de crear archivo por provincia viene recogida en el expositivo de la Orden de la Consejera de Justicia y Administracin Pblica
de 18 de diciembre de 2007, por la que se constituye el Archivo Judicial Territorial de
Mlaga de la Comunidad Autnoma de Andaluca, en aplicacin de lo dispuesto por el
Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales.
En el caso de la Comunidad Autnoma de Andaluca, se ha estimado conveniente la
existencia de al menos un Archivo Judicial Territorial en cada provincia, estando prevista
la constitucin de forma inmediata del Archivo Judicial Territorial de Mlaga y, en un
momento posterior, los de las restantes provincias andaluzas en funcin de las disponibilidades presupuestarias.

Novedades normativas en la red de perifrica de archivos la Administracin de


la Junta de Andaluca.
Como hemos tratado ms arriba, hasta el ao 2000, las nicas disposiciones normativas que afectaban al mbito archivstico provincial versaban sobre la figura de los
Archivos Histricos Provinciales como ejes de unas incipientes redes de archivos. En
realidad, al igual que sucede con los Archivos de las Delegaciones Provinciales, no podemos hablar propiamente de redes de archivos, ya que tan solo se sealaba la existencia de los AHP. Una red en la que solo se reconoce un tipo de archivo, al que se le asigna
el papel receptor de los documentos de los Servicios Perifricos, no puede considerarse
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una autntica red de archivos. Para que exista una red de archivos al menos debemos
contar con dos archivos, uno que haga de archivo remisor y otro de archivo receptor.
Tanto en el Decreto 323/87, como en el Decreto 233/89, se dispona que los documentos de los Servicios Perifricos seran recogidos por los AHP, sin que en principio mediar la existencia de ningn archivo administrativo.
En el Decreto 323/87 se estableca que
Artculo Sexto. A la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica ser de aplicacin lo dispuesto en los artculos anteriores, a cuyos
efectos, los Archivos Histrico Provinciales cumplirn las funciones asignadas al Archivo
General de Andaluca.

Mientras que el Decreto 233/89 dispona que


Artculo Trece. Los archivos Histricos Provinciales cumplirn la finalidad de archivo general de los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica, por lo que realizarn
funciones de asesoramiento con respecto a esos servicios en materia archivstica y de conservacin y proteccin del patrimonio documental y se encargarn de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida o recibida por dichos Servicios Perifricos;
por tanto, el presente Decreto ser de aplicacin a los Archivos Histricos Provinciales en el
cumplimiento de las funciones que le atribuye el artculo 6 del Decreto 323/87 sobre la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica.

Analizando detenidamente lo establecido en este artculo, llama la atencin que


toda el tratamiento archivstico de los documentos de las Delegaciones Provinciales recae en los AHP, incrementando la sensacin de que no exista una red de archivos y mucho menos se asuma el concepto de gestin documental. Los AHP eran los
encargados recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida
o recibida por dichos Servicios Perifricos, sin que previamente se hubiera realizado
ninguna labor en los centros productores de los documentos.
De nuevo habr que esperar a la aprobacin del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos para que nos encontremos con una autntica red de archivos de la
Administracin Perifrica de la Junta de Andaluca y con la asuncin de la gestin
documental como un proceso nico y continuado de intervenciones archivsticas.
Una red en la que encontramos dos tipos de archivos, los Archivos de las Delegaciones Provinciales, como archivos remisores, y los AHP, que hacen las veces archivos receptores.
Aunque la aprobacin Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos supuso un
avance ms que notable en la estructuracin de la red de archivos de la Administracin Territorial, qued limitado por la sealada falta de definicin de los Archivos
de las Delegaciones Provinciales. El no saber si se trataban de archivos de oficinas,
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archivos centrales o los dos tipos a la vez, hace que la red definida en el Decreto
97/2000 resulte insuficiente, y ms si tenemos en cuenta que en los centros donde
existe personal archivero si se ha diferenciado entre unos y otro.
Esta insuficiencia de la red queda resuelta en el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca. En esta aparece perfectamente jerarquizada la red de archivos perifrica, que por provincia cuenta con: los
archivos de oficina de las Delegaciones Provinciales regulados en el Artculo 37-, los
Archivos Centrales de las Delegaciones Provinciales, un Archivo Provincial Intermedio y un AHP. Esta diseo dota por fin a las provincias de una red lgica de archivos
en la que los documentos se transfieren de un archivo a otro, conforme a la determinado en los procesos de seleccin, siguiendo el principio de ciclo vital de los documentos.
Esta evolucin en la red de archivos tiene su reflejo en el tema de las transferencias. La periodicidad de las transferencias ha venido regulndose desde el Decreto de
creacin del AGA, que quedaban definidas para los Servicios Centrales, pero no para
los Servicios Perifricos. Para stos nicamente sealaba que los AHP haran las funciones asignadas al AGA conforme al Artculo Quinto, de ah se poda intuir que los
primeros recibiran transferencias peridicas, sin especificarse de cuanto tiempo se
trataba:
Anualmente, en los plazos, formas y contenidos que se determinen, las dependencias de
la Administracin Autonmica, a excepcin de los Servicios Perifricos, remitirn la documentacin que corresponda al archivo central de cada Consejera, de donde se regular la
transferencia peridica al Archivo General de Andaluca.

En el Decreto 233/89 al sealarse, en su Artculo Dcimo, una periodicidad de


un ao para las transferencias de los Archivos Centrales de las Consejeras al AGA,
tambin cambiaba en el mbito provincial.
Los archivos centrales de cada Consejera, Organismo Autnomo y Empresa de la Junta
de Andaluca realizarn transferencias anuales de documentacin al Archivo General de
Andaluca.

Ya con el Reglamento del SAA se establece la distincin de transferencias con


tablas de valoracin Artculo 52- y transferencias sin tablas de valoracin Artculo 53-. Como es lgico las transferencias con tablas de valoracin aprobadas
se realizan en los plazos fijados en stas siguiendo el ciclo vital de los documentos. Sin embargo, para las series documentales sin tablas de valoracin aprobadas
se establecen transferencias siguiendo un curso con unos plazos fijados: del archivo de oficina al central, al ao de haber finalizado su trmite administrativo;
del archivo central al archivo intermedio, a los diez aos de haber ingresado en el
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archivo central; el archivo intermedio al histrico, solo se transfiere la documentacin de conservacin permanente con ms de diez aos de antigedad.
El reconocimiento de los archivos de las delegaciones como Archivos Centrales y
la aparicin de los Archivos Provinciales Intermedios en el Anteproyecto de Ley conlleva algunos cambios en el curso de las transferencias en la red de archivos de mbito provincial.
Segn se establece en al Artculo 37.2. los documentos se transfieren del archivo
de oficina al Archivo Central de la Delegacin de acuerdo a los plazos establecidos
en las tablas de valoracin o al ao de finalizado el procedimiento administrativo.
Por el Artculo 45.3. el Archivo Central de la Delegacin Provincial transferir al Archivo Provincial Intermedio en los plazos establecidos en las tablas de valoracin o
a los 10 aos de su ingreso en el Archivo Central. Por ltimo, conforme al Artculo
46.5. el Archivo Provincial Intermedio transferir al Archivo Histrico Provincial los
documentos calificados de conservacin permanente segn lo establecido en las tablas de valoracin y en su caso a los 15 aos de su ingreso en el Archivo Provincial
Intermedio.
Novedades normativas en la dependencia orgnica, dependencia funcional y la
coordinacin tcnica.
El Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental
de Andaluca tambin presenta novedades en relacin con la dependencia orgnica, la dependencia funcional y la coordinacin de los Archivos de las Delegaciones Provinciales.
Como se sabe los Archivos de las Delegaciones Provinciales dependen orgnicamente de la Delegacin correspondiente y funcionalmente de la Consejera de Cultura,
siendo coordinados tcnicamente por el correspondiente Archivo Histrico Provincial,
conforme al Artculo 23.5 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.
La coordinacin tcnica de los archivos a que se refiere la letra a del apartado 4 de ste artculo, corresponde, de acuerdo con las directrices emanadas de la Consejera de Cultura, a
los Archivos Histricos Provinciales,

Con el Anteproyecto de Ley y la aparicin de nuevos centros de archivos en el


mbito provincial el tema de la dependencia y la coordinacin se vuelve un poco ms
complejo.
Los archivos de oficina dependen lgicamente de la Delegacin correspondiente y
se organizan de acuerdo a las directrices tcnicas de los Archivos Centrales de las Delegaciones Provinciales, segn lo dispuesto en el Artculo 37.3.

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Los Archivos Centrales de las Delegaciones Provinciales dependen orgnicamente


de su Delegacin y, como principal novedad, sern coordinados funcionalmente por
los Archivos Centrales de la Consejera correspondiente, conforme a los artculos
45.2 y 45.5. De esta forma, los Archivos Histricos Provinciales pierden el papel de
coordinacin de los Archivos de las Delegaciones Provinciales que hasta ahora tenan
asignados y que en muchos casos era de difcil cumplimiento.
Los Archivos Provinciales Intermedios dependen orgnicamente de la Consejera
de Cultura y son coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andaluca,
conforme al artculo 46.2. De esta forma el Archivo General de Andaluca asume la
coordinacin funcional de los Archivos Provinciales Intermedios, coordinacin que
se suma a la que vena detentando sobre los Archivos Centrales de las Consejeras.
Finalmente, los Archivos Histricos Provinciales dependen orgnicamente de la
Consejera de Cultura, conforme al Artculo 50.2., dejando de ejercer la coordinacin tcnica de los Archivos de las Delegaciones Provinciales.

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LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LA


ADMINISTRACIN AUTONMICA ANDALUZA:
La Cmara de Cuentas de Andaluca
Isabel Gmez de Len Contreras.
Jefe del Servicio de Documentacin.

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 33-42

LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LA ADMINISTRACIN


AUTONMICA ANDALUZA: La Cmara de Cuentas
de Andaluca

Isabel Gmez de Len Contreras.


Jefe del Servicio de Documentacin.

Antes de empezar a exponer los aspectos mas significativos relativos a la gestin


de documentos que se lleva a cabo en la Cmara de Cuentas de Andaluca, creo necesario hacer una breve introduccin sobre la naturaleza jurdica de esta Institucin en
el contexto de la Administracin Autonmica Andaluza, ya que a pesar de que han
transcurrido mas de una veintena de aos de su Ley de creacin (Ley 1/1988, de 17
marzo), fuera de los mbitos econmicos financieros del Sector Pblico, permanece
un poco desdibujada su identificacin.
La Cmara de Cuentas de Andaluca es un rgano de control externo cuya funcin es la fiscalizacin de la actividad econmica y presupuestaria de la Junta de Andaluca, de los entes locales y del resto del sector pblico de Andaluca (art. 130 del
Estatuto de Autonoma de Andaluca, L.O. 2/2007, de 19 de marzo, de reforma del
anterior de 1981).
Su composicin, organizacin y funciones se regulan mediante la Ley 1/1988, de
17 de marzo, aunque su creacin no estuvo contenida en el estatuto de Autonoma
de 1981, por lo que la eficacia de la Ley de creacin se vio resuelta con la LOFCA
ART. 23.
La Cmara de Cuentas de Andaluca no es un rgano administrativo, es una
institucin de carcter tcnico que depende orgnicamente del Parlamento, pero
debido a su naturaleza y funciones posee independencia funcional y capacidad de
autogobierno.
Adems de la funcin propia de fiscalizacin externa de la gestin econmica, financiera y contable de los fondos pblicos de la administracin autonmica andaluza,
tambin realiza una funcin consultiva o de asesoramiento al propio Parlamento.
El procedimiento especfico de su gestin es el de la auditora, que produce como
documento final informes de fiscalizacin que son remitidos al Parlamento para su

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tramitacin, finalizando esta con la publicacin en BOJA. Estos informes estn disponibles tambin en la pgina web de la Cmara de Cuentas (www.ccuentas.es).
En cuanto informacin a su funcionamiento interno el organigrama adjunto ilustra grficamente la estructura de mismo. En l se destaca en rojo los rganos de gobierno, y la vertebracin de los dems departamentos.

El Servicio de Documentacin:
El Servicio de Documentacin de la Cmara de Cuentas de Andaluca dependiente de la Secretara General como suele ser habitual en las instituciones de la Administracin, fue creado en septiembre de 1990 con rango administrativo de Jefatura
de Servicio lo que refleja la inmediata preocupacin del primer Pleno de la Institucin por la gestin de la informacin y la documentacin de la recin creada institucin, hecho que no se produjo en otros rganos autonmicos de control externo
creados por la misma epoca. Empez llamndose Servicio de Biblioteca y Archivo
. En las fechas en las que estoy adaptando el texto de las Actas de las II Jornadas de Archivos Andaluzas
del 2009 para su publicacin, se debate en el Parlamento de Andaluca la Proposicin de Ley relativa a
la modificacin de la Ley de la Cmara de Cuentas de Andaluca, que afectar a su organigrama.

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por mmesis quizs con el Servicio paralelo existente por entonces en el Parlamento
de Andaluca, mas tarde sin embargo este Servicio parlamentario se escindi en dos:
Servicio de Biblioteca y Servicio de Archivo y Documentacin.
En 1996 coincidiendo con la renovacin del Pleno, cambia el nombre por el de
Servicio de Documentacin mas acorde con el sistema de gestin que venia desarrollando y adems se le asigna la gestin del Registro General.
Este Servicio dotado desde el principio con personal profesional de formacin archivstica y de documentacin como se pueden ver en las RPT y tras su lgica evolucin, crecimiento y traslados, integra en la actualidad por un lado la gestin del
Sistema de Gestin Documental (SIGD) de la Cmara de Cuentas de Andaluca con
la normalizacin especfica de Registro y Archivo, y por otra la gestin de una unidad
de documentacin (informacin y referencia) y de una biblioteca especializada.
El Sistema de Gestin Documental (SIGD) de la Cmara de Cuentas de Andaluca (CCA) est vertebrado por el conjunto de procedimientos y tcnicas normalizadas
integradas en la gestin administrativa, que tienen como objetivo la racionalizacin
del tratamiento de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, as como la organizacin de su patrimonio documental, con el fin de preservar y facilitar el acceso
a sus miembros y personal, y a los ciudadanos en general, una vez transcurrido los
plazos legales que lo permitan.
El planteamiento del SIGD, responde a los criterios contenidos en la Norma ISO
15489:2001 sobre gestin de documentos.
Elementos estructurales del Sistema de Gestin Documental de la Cmara de
Cuentas de Andaluca
1. Fondo documental
Lo integran los documentos generados y recibidos o reunidos por:

Los rganos
Los departamentos de fiscalizacin
Los Servicios dependientes de la Secretaria General
Las comisiones tcnicas, grupos de trabajo y otros similares creados en
el seno de la CCA

En el fondo de documentos de archivos de la Cmara de Cuentas de Andaluca se


identifican fcilmente dos conjuntos de series:
La series horizontales correspondientes a expedientes de procedimientos de gestin interna comunes a otras instituciones de la Administracin.

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Las series especficas de expedientes de fiscalizacin. Siendo estos de gran complejidad de tramitacin y contienen copias autenticadas de las cuentas de todas las
instituciones pblicas de la Comunidad Autnoma Andaluza que han rendido. Esta
circunstancia es un factor importante que se debe tener en cuenta a la hora de la valoracin de estas series.
2. Archivo Central
En l se coordina el sistema archivstico de la CCA, estableciendo los procedimientos de gestin, elaborando las herramientas de descripcin y garantizando el acceso a sus fondos
Funciones:

Elaborar normas tcnicas y las instrucciones especficas que sirvan de directrices para la organizacin y funcionamiento de la gestin y circuitos
de la documentacin administrativa activa de la Cmara de Cuentas, de
acuerdo con procedimientos uniformes de tratamiento que facilitan su
organizacin y acceso.
Dentro de esta funcin se enmarca la actividad del Registro General con
el que esta unidad se integra en el Servicio de Documentacin.
Definir, implementar y mantener el Sistema de Gestin Documental
de la CCA especialmente los procesos referidos a la identificacin de las
series de documentos, los circuitos de los procedimientos administrativos, la clasificacin, la ordenacin, la descripcin, la valoracin y finalmente el acceso a la documentacin.
Recoger y custodiar la documentacin en papel de la institucin procedente de los archivos de gestin e impulsar proyectos corporativos de
preservacin de la documentacin electrnica, una vez transcurrido el
perodo de custodia en los mismos.
Actuar como archivo intermedio tratando la documentacin para que
sirva de soporte a la gestin administrativa de la CCA, y actar como archivo histrico conservando aquella documentacin de la que se ha determinado su conservacin permanente, de acuerdo con su valor histrico.
Elaborar los instrumentos de descripcin del fondo de documentos de
la CCA.
Realizar los estudios de evaluacin de todas las series documentales de la
Institucin identificadas en el Cuadro de Clasificacin y elevarlos como
propuestas a la Comisin de Documentacin.
Facilitar la consulta y el acceso a la informacin y documentacin de la
institucin a los miembros y personal de la institucin y a los ciudadanos en general de acuerdo con la normativa vigente.

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Impulsar, elaborar y proponer a los rganos competentes de la CCA las


acciones de formacin de los usuarios para la organizacin y el tratamiento tcnico de la documentacin.

3. Archivos de departamentos de fiscalizacin, servicios, rganos y comisiones


Estos archivos elementos integrantes del Sistema de Gestin documental de la
Cmara de Cuentas de Andaluca, son los que se consideran archivos de gestin.
En ellos se renen y custodian el conjunto de documentos tanto en papel como
electrnicos generados, recibidos y reunidos en el ejercicio de sus funciones, que se
encuentran en la etapa inicial o activa de su ciclo de vida, es decir, mientras dura su tramitacin o el nivel de utilizacin por parte de la unidad productora es elevado.
4 .Comisin de Documentacin
En la CCA esta comisin de expertos fue creada acuerdo del Pleno de 11 de diciembre de 2008 y est presidida por la persona titular de la Secretara General y coordinada por el Jefe del Servicio de Documentacin. Sus funciones son la de evaluar
y proponer al Pleno todas las decisiones de transcendencia que afectan a la gestin
documental en los procedimientos de racionalizacin y valoracin de documentos.
La implantacin paulatina de un sistema de gestin documental en la Cmara de
Cuentas de Andaluca cuyas normas se estn plasmando en estos momentos en un
Manual como documento de referencia de buenas prcticas, de manera que
forme parte del conocimiento corporativo de la Institucin, se ha desarrollado
en el contexto de la importancia que esta tiene en el campo de la auditora, pues la
evidencia documental, y los procedimientos tienen que seguir estrictas normas tcnicas especficas de carcter nacional como las publicadas por la IGAE (Intervencin
General de la Administracin del Estado), o de carcter internacional como las de la
INTOSAI (Organizacin Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores).
En estas normas se establecen reglas especficas que tienen que ver con los lenguajes
documentales como es el caso del sistema de referencias de los papeles de trabajo, o
con la custodia de los documentos, por ejemplo.
El marco normativo:
Existe precisiones legales especficas en el que se hace mencin a la gestin de documentos en la Cmara de Cuentas de Andaluca como ocurre en Ley de 1988 y en
Reglamento de organizacin y funcionamiento de 2003 (Vease Legislacin).
En ambos se hace mencin a la obligacin de la Secretara General a realizar La
funcin de conservacin y archivos de documentos, as como al tratamiento de la
informacin y archivo de documentos y a la responsabilidad de la custodia y registro
de todos los documentos que se originen por el funcionamiento de la Cmara.
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La publicacin en 1991 del Manual de procedimiento de fiscalizacin. actualizado en 1996,1997,2005, ha sido un documento bsico para la identificacin de los
expedientes. En la edicin del 2005 se integra directamente al Servicio de Documentacin en el procedimiento
En cuanto al marco normativo autonmico, en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo
Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos. Art.17 . Incluye como de titularidad
autonmica el archivo de Cmara de Cuentas de Andaluca, junto a los del Parlamento de Andaluca y el Defensor del Pueblo. Este hecho supuso un respaldo legal que
ha facilitado el impulso por parte del Servicio de Documentacin de la aplicacin de las
buenas prcticas de gestin de archivo en la institucin. Por otro lado en el nuevo Estatuto de Autonoma del 2007, en el art130, incluye ya a la Cmara de Cuentas como
institucin de autogobierno. Como tal se menciona en el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca. Art. 44 : Seccin 4: Archivo de central de Cmara de Cuentas de titularidad de la Junta.
Al da de hoy:
Como en muchas instituciones pblicas en la CCA y dentro del marco de referencia legal existente tanto estatal como autonmica, se han iniciados proyectos
corporativos de administracin electrnica en la que la gestin documental es un
componente intrnseco.
Desde el Archivo Central, estos proyectos se abordan con la dificultad tambin
muy extendida, de una administracin mixta soportada por documentos en papel y
electrnicos.
El ao 2009 el Pleno de la CCA aprueba un documento base en la que se plasma
un Plan de Sistemas como marco de referencia para el desarrollo de sistemas de informacin que respondan a los objetivos estratgicos de la Institucin como son : el
sistema de rendicin telemtica de cuentas, el sistema de seguimientos de recomendaciones de los informes, u otros sistemas de gestin de expedientes como la gestin
de permisos y licencias del personal y los expedientes de formacin.
Ante esta realidad digital en incremento, e integrado en este Plan de Sistemas, el
Archivo Central ha impulsado la implantacin de un repositorio institucional, ya de
uso incipiente, con la funcionalidad de archivo electrnico que permita cumplir con
la legalidad vigente de garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y preservacin de los documentos nacidos electrnicos.
. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007,
de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos . (BOE, n.278 de 18
de noviembre, p.97921.

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Este archivo digital de la Cmara de Cuentas de Andaluca est configurado en el


sistema de gestin documental W@rda, cuya licencia fue cedida por la Consejera de
Justicia y Administracin Pblica en el 2005, instalado y parametrizado en el 2007,
puesto en produccin en el 2009
Teniendo como referencia las especificaciones Moreq, este sistema seleccionado
para uso de la Cmara de Cuentas por el bajo coste econmico y puesta en produccin, y por ser un producto de la misma empresa que cre @ries, la aplicacin de
Registro existente desde el ao 2006, y teniendo presente que en la Institucin no
existe de momento ninguna estructura informtiaca de software libre, est configurado para la explotacin de las siguientes funcionalidades:
Permite la integracin con aplicaciones de tramitacin.

Captura documentos digitales siguiendo una estructura lgica definida,


que en nuestro caso plasma el cuadro de clasificacin.
Captura documentos digitales en mltiples formatos: Word, excel, pdf,
xml, multimedia.
Permite un acceso gil, rpido y concurrente a los expedientes, luego
sirve como herramienta de publicacin.
Permite una fcil definicin de niveles de acceso para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.
Permite bsqueda documental en el texto de los documentos.
Permite reutilizar documentos capturados como modelos o plantillas
para otros expedientes, archivndolos de nuevo en la aplicacin que lo
soporta.
Permite la auditoria del sistema y por tanto la trazabilidad de las acciones sobre los documentos.
Sirve como herramienta para normalizar la asignacin de responsabilidades en la custodia de los documentos digitales dispersos en distintos servidores o fragmentos de discos.
Exige la normalizacin de la seleccin de los documentos que se deben
capturar.
Sirve como herramienta para normalizar la captura de documentos definitivos propios de cada expediente.
Exige la normalizacin de la denominacin de los ficheros.
En definitiva es una herramienta de normalizacin , racionalizacin y
simplificacin de procedimientos.

. En virtud de la firma del acuerdo entre la entonces Consejera de Justicia y Administracin Pblica,
esta cede la licencia a la Cmara de Cuentas de Andalucaa del gestor documental W@rda

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Isabel Gmez de Len Contreras

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Los archivos centrales de la administracin autonmica andaluza: La Cmara de...

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y la obligatoriedad de presentacin de sus cuentas anuales a la Cmara de Cuentas de Andaluca. En: El Consultor de los Ayuntamientos y de los Juzgados: Revista Tcnica especializada en Administracin Local y Justicia Municipal. Madrid:
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369-424. ISSN 0210-2161.
Legislacin:
Ley 1/1988, de 17 marzo, creacin, competencias y funciones de la Cmara de
Cuentas de Andaluca.( BOJA de 22 marzo 1988, nm. 24 )
Ley 2/1996, de 17 julio, Modifica la Ley 1/1988, de 17-3-1988 de creacin,
competencias y funciones de la Cmara de Cuentas. BOJA de 18 julio 1996, nm.
82, [pg. 8255]
Ley 4/2001, de 24 mayo, Modifica la Ley 1/1988, de 17-3-1988, de la Cmara
de Cuentas
BO. Junta de Andaluca 12 junio 2001, nm. 67, [pg. 9423]
Resolucin de Presidencia de 25 noviembre 2003. Da publicidad al Acuerdo de
la Comisin de Economa, Hacienda y Presupuestos, que aprueba el Reglamento de
Organizacin y Funcionamiento de la Cmara de Cuentas de Andaluca. BOJA de
16 diciembre 2003, nm. 241, [pg. 26333];
Resolucin de 27 junio 1991. Reglamento de Funcionamiento y Organizacin
DEROGADO
BO. Junta de Andaluca 9 julio 1991, nm. 57, [pg. 5499];
LEY 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA n. 4, de 10 de enero de 1984)
Correccin de errores: BOJA nm. 11, de 28 de enero de 1984.
Modificaciones: Ley 1/1991, de 3 de julio (BOJA nm. 59, de 13 de julio de
1991); por Ley 3/1999, de 28 de abril (BOJA n. 60, de 25 de mayo de 1999); por
Ley 14/2007, de 26 de noviembre (BOJA n. 248, de 19 de diciembre de 2007)
LEY 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol (BOE n. 155,
de 29 de junio de 1985)
LEY 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca
(BOJA n.. 248, de 19 de diciembre de 2007)
DECRETO 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del
Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984 de 9 de enero, de Archivos (BOJA n. 43, de 11 de abril de 2000)
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El encuadramiento legal de los archivos


centrales de la Administracin de la
Junta de Andaluca
Severiano Fernndez Ramos.
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El encuadramiento legal de los archivos


centrales de la Administracin de la Junta
de Andaluca

Severiano Fernndez Ramos.


Universidad de Cdiz

1. Introduccin.
Es innegable el papel central en todo sistema archivstico pblico de los archivos
centrales perdn por el pleonasmo, pues sirven de nexo de conexin entre los llamados archivos de oficina y los archivos histricos (o, en su caso, intermedios). Y esa
cercana a las unidades de produccin documental permite (y obliga) a los archivos
centrales a desplegar funciones archivsticas valiossimas: asesorar y orientar a las unidades productoras de documentos en la organizacin de los llamados archivos de oficina, as como realizar las primeras y determinantes fases del tratamiento archivstico
(principalmente, identificacin y valoracin de series documentales).
Por todo ello, para la viabilidad del sistema de archivos de una entidad poltica
es fundamental implementar una adecuada poltica en relacin con los archivos centrales. Y las Comunidades Autnomas pluriprovinciales, como entidades de nueva
planta (las uniprovinciales absorbieron a la vieja Diputacin Provincial) y, por tanto,
liberadas de ingentes fondos documentales, estaban en ptimas condiciones para
afrontar este reto.
2. Origen legal de los archivos centrales.
La Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos de Andaluca, no contempl expresamente a los archivos centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca, si bien
poda inferirse su existencia a partir de la previsin de creacin de un Archivo General de Andaluca art. 13. De hecho, es justamente el Decreto 323/1987, de 23 de
diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca, la norma que contiene
la primera previsin expresa de tales archivos centrales: En todas las Consejeras de
la Junta de Andaluca existir un archivo central que depender funcionalmente de la
. Vase, S. Fernndez Ramos, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, Boletn
A.N.A.B.A.B., Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas,
nm. 4/2001, pp. 9-40.

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Severiano Fernndez Ramos

Consejera de Cultura, en los trminos que reglamentariamente se determine, existiendo un Director al frente de cada uno de ellos art. 5. Y lo cierto es que para
evitar que el Archivo General de Andaluca se colapsara antes de empezar a funcionar era fundamental la creacin de dichos archivos centrales.
Aun cuando el Decreto 323/1987 de creacin del Archivo General de Andaluca
dispuso que el Consejo de Gobierno deba proceder en el plazo de seis meses, despus de la entrada en vigor de dicha disposicin, a la ordenacin de los archivos centrales (disposicin adicional primera), hubo que esperar a la aprobacin del Decreto
233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los archivos centrales de las consejeras, organismos autnomos y empresas de la Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca.
3. Extensin a los archivos de entidades instrumentales
De entrada, como se deduce de la propia denominacin del Decreto 233/1989,
ste no se limita a cumplir la previsin del Decreto 323/1987, sino que extiende la
creacin de los archivos centrales a organismos autnomos y empresas de la Junta de
Andaluca. Como sealara la exposicin de motivos del Decreto 233/1989: El importante volumen de documentacin generado por los Organismos Autnomos y
Empresas de la Junta de Andaluca, a que se refieren los artculos 4 y 6 de la Ley General 5/1983, de la Hacienda Pblica de la Comunidad Autnoma, aconseja extender a dichos organismos la existencia de su correspondiente archivo central.
En tal sentido, el Decreto 233/1989 establece: Cada Consejera, Organismo
Autnomo y Empresa de la Junta de Andaluca ha de tener un archivo central que
cuidar y conservar los documentos desde su creacin hasta su eliminacin o transferencia al Archivo General de Andaluca, ejerciendo, en los lmites de su competencia las actividades archivsticas necesarias a tal fin art. 1. Sin embargo, una dcada
despus, el Plan General de Bienes Culturales de 2000 todava se ve obligado a incluir entre sus objetivos el de completar la red de archivos de servicios centrales.
Por su parte, el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que se aprueba el vigente Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, relaciona entre los archivos de titularidad
autonmica, a los Archivos Centrales de las Consejeras, de sus organismos autnomos
y empresas pblicas y de los rganos que de ellos dependan art. 17.b). Asimismo, el
Decreto 97/2000 confirma las determinaciones de las normas precedentes, al establecer
art. 23.1 en los Servicios Centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca,
. El precepto aada: Anualmente, en los plazos, formas y contenidos que se determinen, las dependencias de la Administracin Autonmica, a excepcin de los Servicios Perifricos, remitirn la documentacin que corresponda al archivo central de cada Consejera, de donde se regular la transferencia
peridica al Archivo General de Andaluca.

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de sus organismos autnomos y empresas pblicas, y rganos que de ellos dependan,


los archivos forman la siguiente red a efectos de permitir la sucesiva circulacin, tratamiento y servicio de los documentos:
a) Los archivos de oficina.
b) Los Archivos Centrales de dichas instituciones.
c) El Archivo General de Andaluca.

Sin embargo, as como la creacin de los archivos centrales de las Consejeras es


desde hace tiempo una realidad, no sucede as en relacin con los archivos de todas
las entidades instrumentales del sector pblico andaluz. As, por ejemplo, el portal
de archivos de la Consejera de Cultura contiene informacin precisa sobre los archivos de cinco entidades instrumentales: Agencia Andaluza del Agua, Empresa Pblica del Suelo de Andaluca, Instituto Andaluz de Administracin Pblica, Servicio
Andaluz de Salud y Consejo Audiovisual de Andaluca. Por su parte, el censo de archivos menciona a los archivos de otras entidades (Instituto Andaluz de la Juventud,
Instituto Andaluz de la Mujer, Instituto de Estadstica de Andaluca, o el Centro Andaluz de Arte Contemporneo, entre otros), y de la RPT de la Administracin de la
Junta se infiere la existencia de archivos centrales en otras entidades no contempladas ni en uno ni otro documento (como el Instituto Andaluz de Investigacin y Formacin Agraria, Pesquera, Alimentaria y de la Produccin Ecolgica, el Patronato
de la Alhambra y el Generalife, o la Agencia de Evaluacin de Tecnologas Sanitarias). Asimismo, debe tenerse en cuenta que se trata de un proceso permanentemente abierto.
Finalmente, el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca de 2011 confirma las normas anteriores art. 43:

. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/Portada
. Es dudoso que a partir del Estatuto de Autonoma de 2007 pueda considerarse el Consejo Audiovisual de Andaluca como una entidad instrumental.
. SIRhUS, Fecha: 06/05/2011.
. As, por ejemplo, el Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico fue creado como servicio administrativo sin personalidad jurdica propia por el Decreto 107/1989, de 16 de mayo, y a partir de la Ley
5/2007, de 26 de junio, pas a constituirse en entidad de derecho pblico de las previstas entonces en el
artculo 6.1.b) de la Ley 5/1983, de 19 de julio, General de la Hacienda Pblica de la Comunidad Autnoma de Andaluca. Pues bien, con la transformacin del Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico
en Agencia Pblica, el archivo de la institucin pas a convertirse en Archivo Central dentro del Sistema
Andaluz de Archivos. Revista ph, Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico, n 72, noviembre 2009,
pp. 419.
. BOPA nm. 650, de 1 de abril de 2011.

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2. En cada Consejera de la Administracin de la Junta de Andaluca, existir


un archivo central. Estos archivos transferirn sus documentos al Archivo General de Andaluca.
3. En cada entidad instrumental dependiente de la Administracin de la Junta
de Andaluca, existir un archivo central.

Desde un punto de vista formal, debe destacarse que el Proyecto de Ley abandona la referencia de las normas precedentes a los organismos autnomos y empresas pblicas, sustituyndola por la nocin genrica de entidades instrumentales, que
entendemos que debe interpretarse conforme a la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de
Administracin de la Junta de Andaluca. Esperemos que este mandato contenido
ya en una norma con rango de ley sirva de acicate para la creacin de los archivos
centrales en aquellas entidades que an no han procedido a ello, tarea que se ver sin
duda facilitada por la reciente reordenacin del sector pblico andaluz, que supone
la notable reduccin de entidades instrumentales.
Sin embargo, tanto en la normativa actualmente vigente como incluso en el Proyecto de Ley se aprecia un lapsus: a quin corresponde la coordinacin funcional
de los archivos centrales de las entidades instrumentales? A nuestro modo ver, es un
error hacer recaer esta coordinacin directamente en el AGA. Precisamente debido
a su carcter instrumental respecto de la Consejera a la que se adscriben, consideramos que debera corresponder al archivo central de dicha Consejera la indicada coordinacin funcional.
4. Archivos centrales perifricos?
El Decreto 323/1987 anticip la funcin de archivo intermedio de los futuros
archivos centrales, al establecer que anualmente, en los plazos, formas y contenidos
que se determinen, las dependencias de la Administracin Autonmica remitirn la
documentacin que corresponda al archivo central de cada Consejera, de donde se
regular la transferencia peridica al Archivo General de Andaluca art. 5. Ahora
bien, de esta remisin anual qued exceptuada expresamente la documentacin de
los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica. A este respecto, el Decreto 323/1987 dispuso art. 6 lo siguiente: A la documentacin generada por los
Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica ser de aplicacin lo dispuesto
. De acuerdo con el artculo 50,Tienen la consideracin de entidades instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca, a los efectos de esta Ley, las entidades dotadas de personalidad jurdica
propia, creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por la Administracin de la
Junta de Andaluca o por sus entes pblicos, con independencia de su naturaleza y rgimen jurdico, que
tengan por objeto la realizacin de actividades cuyas caractersticas por razones de eficacia justifiquen su
organizacin y desarrollo en rgimen de autonoma de gestin y de mayor proximidad a la ciudadana,
en los trminos previstos en esta Ley.

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en los artculos anteriores, a cuyos efectos, los Archivos Histricos Provinciales cumplirn las funciones asignadas al Archivo General de Andaluca. Sin embargo, como
es evidente, se omiti toda referencia a una funcin de archivo intermedio, entre los
centros productores y los Archivos Histricos Provinciales, obligando de facto a stos
a ejercer dicha funcin, con la consiguiente sobrecarga.
En tal sentido, y de modo palmario, el Decreto 233/1989 dispuso lo siguiente:
Los Archivos Histricos Provinciales cumplirn la finalidad de archivo general de
los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica, por lo que realizarn funciones de asesoramiento con respecto a esos servicios en materia archivstica y de
conservacin y proteccin del patrimonio documental y se encargarn de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida o recibida por dichos
Servicios Perifricos; por tanto, el presente Decreto ser de aplicacin a los Archivos
Histricos Provinciales en el cumplimiento de las funciones que les atribuye el artculo 6. del Decreto 323/1987 sobre la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica art. 13.
Como es sabido, la creacin y consolidacin de la Administracin perifrica de la
Junta de Andaluca, estructurada en Delegaciones Provinciales de la Consejeras, fue
en su da controvertida si bien no por ello menos real. En cualquier caso, los cierto
es que hacia el ao 2000 la desconcentracin territorial en Delegaciones Provinciales
estaba ya consolidada. Por ello el Plan General de Bienes Culturales de 2000 seala
entre sus objetivos el siguiente: Solucionar la falta de infraestructura existente en los
servicios perifricos de la Junta de Andaluca.
Por su parte, el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, contempla entre los archivos de titularidad
autonmica a:
c) Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y
cualquier otra unidad o centro que de ellas dependan art. 17.

De otro lado, mientras en relacin con los Servicios Centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca, la red de archivos queda perfectamente diseada (archivos de oficina; Archivos Centrales y Archivo General de Andaluca), en el caso de
los Servicios Perifricos de la Administracin de la Junta de Andaluca, el Decreto
97/2000 establece que los archivos forman la siguiente red art. 23.4:
a) Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y de
cualquier otra unidad o centro que dependan de ellas.
. Nos remitimos a nuestro trabajo, La organizacin de la Administracin de la Junta de Andaluca,
en Estudios sobre el Gobierno y Administracin de la Junta de Andaluca, Fernndez Ramos, s.- Prez
Mongui, J. M (coordinadores), IAAP, Sevilla, 2011.

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b) Los Archivos Histricos Provinciales.

La coordinacin tcnica de los archivos de las Delegaciones Provinciales corresponde, de acuerdo con las directrices emanadas de la Consejera de Cultura, a los Archivos Histricos Provinciales art. 23.5.
De este modo, aun cuando el Decreto 97/2000 present en su da el acierto de
ofrecer cobertura normativa a los archivos de las Delegaciones Provinciales, tuvo el
inconveniente de no quedar bien perfilada la naturaleza y funcin de dichos archivos: son archivos de oficina o archivos centrales o ambas cosas? En esta indefinicin
creemos que est el origen, en parte, de la actual situacin de estos archivos, sin duda
punto dbil del subsistema de archivos de titularidad autonmica.
Con posterioridad, debe destacarse que el nuevo Estatuto de Autonoma de 2007
establece que la Administracin de la Junta de Andaluca desarrollar la gestin ordinaria de sus actividades a travs de sus servicios centrales y perifricos art. 133.210.
Y la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de Administracin de la Junta de Andaluca art.
35.1 declara que son rganos territoriales provinciales de la Administracin de la
Junta de Andaluca las Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andaluca y las Delegaciones Provinciales de las Consejeras. De este modo, se la Ley 9/2007 no viene
sino a ratificar el modelo de organizacin territorial instaurado en las dcadas anteriores a partir de la divisin provincial.
En este sentido, el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca de 2011, en el artculo 43 dedicado a los archivos centrales
establece lo siguiente:
En cada Delegacin del Gobierno de la Junta de Andaluca, as como en cada Delegacin Provincial de las respectivas Consejeras, existir asimismo un archivo central. Estos
archivos transferirn sus documentos a los archivos provinciales intermedios11.

Dejando de lado la referencia a los novedosos archivos provinciales intermedios,


este precepto presenta el indudable acierto de consagrar la naturaleza de archivo central de los archivos de las Delegaciones Provinciales, lo que como se ha sealado
no quedaba suficientemente claro en el Decreto 97/2000.
10. En este sentido, P. ESCRIBANO COLLADO (La Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Andaluca, Revista Andaluza de Administracin Pblica, nm. Extraordinario 2/2003,
Vol. I, p. 29) haba expresado unos aos antes: creo que ha llegado el momento de convertir en legal
y planamente institucional lo que viene siendo una realidad poltica y jurdica en nuestra Comunidad:
que los intereses pblicos que sta tiene encomendados, sus competencias y servicios se gestionan, como
regla general, a travs de su propia organizacin administrativa, central y perifrica.
11. El Anteproyecto aada que el archivo central de la Delegacin Provincial tendra reflejo en la
correspondiente estructura orgnica de la institucin como unidad administrativa de la misma. Probablemente esta disposicin suprimida era ms propia de una norma reglamentaria.

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Asimismo, el Proyecto de Ley establece lo siguiente art. 43: Los archivos centrales reseados en el apartado 2 (los de las Consejeras) sern coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andaluca, y llevarn a cabo la coordinacin
funcional de los archivos centrales de sus respectivos rganos territoriales.
Entendemos que se trata de un acierto, pues es mejor que la solucin del Decreto
97/2000 de hacer cargar a los ya saturados Archivos Histricos Provinciales con esta funcin. Pinsese, adems, que no pocos expedientes que se inician y tramitan en las Delegaciones Provinciales y se resuelven en los rganos centrales de las Consejeras. O bien
en procedimientos cuya competencia desconcentrada o centralizada depende de diversas circunstancias (como a menudo sucede con los expedientes sancionadores). No obstante, habr que precisar en el futuro la doble relacin funcional de los archivos centrales
perifricos con el central de su Consejera y con los archivos provinciales intermedios, a
los cuales deben transferir los primeros sus documentos art. 44 Proyecto de Ley.
5. La doble dependencia de los archivos centrales o cmo servir a dos seores?
El Decreto 233/1989 art. 2 dispuso los siguiente: Los archivos centrales estarn adscritos a la Secretara General Tcnica u rgano equivalente de los Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca dependiendo funcionalmente,
a travs del Archivo General de Andaluca, de la Consejera de Cultura, que tendr
las competencias establecidas en el presente Decreto y en sus normas de desarrollo.
De este modo se sigue el criterio de la Administracin General del Estado de diferenciar entre una dependencia orgnica (al Departamento correspondiente) y una dependencia funcional (al rgano competente del subsistema archivstico).
La dependencia funcional respecto al Archivo General de Andaluca fue desarrollada en el Decreto 233/1989, el cual dispuso que el AGA organizar y coordinar
la actuacin de los archivos centrales en cada una de las funciones archivsticas, ya
que ser, en ltimo trmino, el destino de la documentacin procedente de los archivos centrales art. 312.
Por su parte, en relacin con la dependencia orgnica, el Decreto 233/1989 dispuso que la Consejera, Organismo Autnomo y Empresa de la Junta de Andaluca
12. La exposicin de motivos del Decreto 233/1989 declaraba: El apoyo tcnico, las directrices para
el funcionamiento, la satisfaccin de las demandas de coordinacin y unidad de planteamientos de los
procesos archivsticos en centros semejantes es funcin de la Consejera de Cultura, en desarrollo de sus
competencias. Asimismo, se dispuso que la Consejera de Cultura facilitar y coordinar la labor tcnica de organizacin y defensa del patrimonio documental de las Consejeras, Organismos Autnomos
y Empresas de la Junta de Andaluca art. 3. Adems, se estableci que los trabajos de organizacin de
los fondos documentales su descripcin y su instalacin se atendrn a las normas que se dicten al efecto
por la Consejera de Cultura con el objeto de que todas las funciones archivsticas que de ellos se deriven
sean uniformes y semejantes art. 8.

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en que radiquen, debern proveer a los archivos centrales de los locales, material y
suministros necesarios para su adecuado funcionamiento, previo informe de la Consejera de Cultura, correspondindoles asimismo, en el marco de la normativa vigente, el desarrollo y la dotacin de su estructura orgnica art. 4.
Finalmente, el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, ratifica este criterio al establecer que, sin
perjuicio de su adscripcin orgnica, los archivos de titularidad o gestin autonmica
dependern funcionalmente, a efectos del cumplimiento de las instrucciones en materia archivstica que se dicten, de la Consejera de Cultura art. 23.613.
Este criterio puede estimarse comn a otras Comunidades Autnomas. As, por
ejemplo, la Ley de Castilla y Len 6/1991 art. 33.2 establece que los archivos centrales dependen orgnicamente de las Consejeras respectivas y funcionalmente
de la Consejera de Cultura. Y, en este sentido, la Ley de Catalua 10/2001 art.
17.1 establece que corresponde al Departamento de Cultura dirigir funcionalmente los archivos Centrales administrativos de la Generalidad.
Asimismo, la adscripcin orgnica a la Secretara General Tcnica no vino sino a
seguir el criterio de la Administracin General del Estado, si bien en aquel entonces
no estaba plasmado en norma general alguna. Slo aos despus, este criterio aparecera implcito en el art. 20.1 de la LOFAGE, segn el cual corresponden a los servicios comunes de los Ministerios (integrados en la Subsecretara), entre otras funciones,
los sistemas de informacin y comunicacin.
Por su parte, la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de Administracin de la Junta de Andaluca, tampoco establece una adscripcin expresa los archivos centrales, si bien da cobertura a la misma al establecer que las personas titulares de las Secretaras Generales
Tcnicas tendrn las competencias que sobre los servicios comunes de la Consejera les
atribuya el decreto de estructura orgnica, especficamente en relacin con la produccin normativa, asistencia jurdica, recursos humanos, gestin financiera y patrimonial
y gestin de medios materiales, servicios auxiliares y publicaciones art. 29.1. Por su
parte, los Decretos de estructura orgnica, por lo general, contienen una referencia expresa a la competencia de la SGT sobre la gestin del archivo central de la Consejera,
comnmente entre las funciones generales de administracin e informacin14.
13. El Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca de 2011,
aun cuando omite expresamente la dependencia orgnica, establece que los archivos centrales sern
coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andaluca art. 43.
14. Por ejemplo, todas los Decretos de estructura orgnica que se aprobaron a raz de la remodelacin
del Ejecutivo andaluz efectuada en 2010 contuvieron una referencia expresa a la competencia de la SGT
sobre el archivo central de la Consejera: Decreto 78/2010, de 30 de marzo, por el que se establece la
estructura orgnica de la Consejera de la Presidencia art. 8; Decreto 132/2010, de 13 de abril, por

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Sin embargo, tras veinte aos de experiencia de aplicacin del Decreto 233/1989,
tal vez conviene reflexionar sobre si este mecanismo ha funcionado o no adecuadamente. As, uno de los mejores conocedores del sistema espaol de archivos ha sealado que esta dependencia funcional es meramente terica15. Desde un punto de vista
ms amplio, no limitado a los archivos pblicos, conviene sealar que no se trata de
un problema exclusivo de los archivos centrales. En efecto, en los ltimos aos, en
particular en la Administracin de la Junta de Andaluca, se estn iniciando experiencias ante problemas similares, de las cuales podemos destacar dos.
Por un lado, el Decreto 141/2006, de 18 de julio, por el que se ordena la actividad cartogrfica en la Comunidad Autnoma de Andaluca, tras crear el Sistema
Cartogrfico de Andaluca, definido como el conjunto de rganos, organismos o entidades de la Administracin de la Junta de Andaluca, con funciones de programacin, planificacin, elaboracin, coordinacin y normalizacin de la cartografa, as
como de asesoramiento, coordinacin e impulso de la actividad cartogrfica, seala
que forman parte de este sistema cartogrfico de Andaluca las unidades cartogrficas,
las cuales estn integradas en varias Consejeras, dirigidas y coordinadas por la persona designada al efecto por cada Consejera.
De otro lado, la Ley 4/1989, de 12 diciembre, de Estadstica de la Comunidad
Autnoma de Andaluca, modificada la Ley 4/2007, de 4 de abril, tras crear el Sistema Estadstico de Andaluca, definido como el conjunto ordenado y sistemtico de
entidades y rganos encargados de realizar las actividades necesarias para la recogida,
almacenamiento, tratamiento, compilacin, anlisis y difusin de la informacin estadstica (la actividad estadstica) para los fines de la Comunidad Autnoma, declara
que el Sistema Estadstico de Andaluca est integrado, entre otros rganos, por las
unidades estadsticas de las Consejeras (y, en su caso, de los organismos autnomos y
dems entidades pblicas adscritas a las mismas).
el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Gobernacin y Justicia art. 7; Decreto
133/2010, de 13 de abril, por el que se regula la estructura orgnica de la Consejera de Hacienda y
Administracin Pblica art. 7; Decreto 134/2010, de 13 de abril, por el que se regula la estructura
orgnica de la Consejera de Economa, Innovacin y Ciencia art. 10; Decreto 136/2010, de 13 de
abril, por el que se aprueba la estructura orgnica de la Consejera de Empleo y del Servicio Andaluz de
Empleo art. 5; Decreto 137/2010, de 13 de abril, por el que se aprueba la estructura orgnica de la
Consejera de Turismo, Comercio y Deporte art. 7; Decreto 138/2010, de 13 de abril, por el que se
aprueba la estructura orgnica de la Consejera de Cultura art. 6; Decreto 139/2010, de 13 de abril,
por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Medio Ambiente art. 5; Decreto
407/2010, de 16 de noviembre, por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Obras
Pblicas y Vivienda art. 7.
15. L. MARTINEZ GARCIA, El sistema espaol de archivos en la Constitucin: la confrontacin
entre teora y realidad, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn XLXIX, 1999, 3-4,
p. 124.

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De este modo, el punto en comn de estas soluciones organizativas sera la necesidad de que determinadas funciones pblicas presentan un carcter horizontal de
modo que no pueden ser adecuadamente resueltas mediante la estructura de corte
sectorial de las Consejeras, sino que es necesario articular la presencia de esa funcin en el conjunto de la Administracin (en este caso de la Junta de Andaluca),
pero garantizando al mismo tiempo la cohesin de la actuacin, y evitando que esa
dispersin orgnica conduzca a la disolucin de la funcin pblica transversal que se
pretende realizar. Pues bien, el criterio que se ha empleado no es otro que la nocin
de sistema, en su doble dimensin orgnica y funcional, pues la nocin de sistema,
tan empleada en las ltimas dcadas en las ciencias sociales, es la nica que garantiza
la cohesin bajo una misma directriz funcional.
Ahora bien, volviendo al mundo de los archivos centrales, para que en este caso
funcione adecuadamente esa doble dependencia, es necesario reforzar convenientemente los mecanismos que garantizan la cohesin del sistema de archivos, y, me
temo, que en la legislacin vigente (Ley de Archivos de 1984 y Decreto 97/2000 del
Sistema Andaluz de Archivos), tales mecanismos no estn lo suficientemente explicitados. En concreto, y si perjuicio de la existencia de un Sistema Andaluz de Archivos
que engloba los archivos autonmicos, locales, universitarios y privados adheridos al
mismo, es necesario realzar internamente la existencia un subsistema de archivos integrados por aquellos de titularidad y/o gestin autonmica. Y en relacin con stos
reforzar los instrumentos que cohesionan este subsistema, sin perjuicio de los mecanismos generales del conjunto del sistema.
Pues es muy loable articular un sistema global, pero la Administracin autonmica debe empezar la tarea por su propia casa garantizando la cohesin de los archivos de su propio subsistema, en relacin con los cuales (y esto no puede perderse
de vista) las competencias y responsabilidades de la Administracin de la Junta de
Andaluca son mucho ms intensas. Quiere decirse con ello, que no se debe situar al
mismo nivel las competencias de coordinacin del AGA en relacin con los archivos
centrales de la Administracin de la Junta que en relacin con los archivos locales o
universitarios. Aun cuando en ambos casos el AGA es el archivo de cabecera del conjunto del sistema, en relacin con los archivos centrales deberan incrementarse sus
atribuciones, ms all de la retrica declaracin de la doble dependencia. De lo contrario, bien podr suceder, como reza el viejo adagio castellano: No se puede servir
a dos seores a un tiempo y tener a cada uno contento
6. Los recursos humanos de los archivos centrales.
El Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca, y que supuso como se ha sealado el origen normativo de los
archivos centrales, contena ya dos determinaciones respecto al personal de estos
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archivos que sern de mxima relevancia: de un lado, se indica que existir un Director al frente de cada archivo central art. 5; de otro lado, la Direccin de los
Archivos centrales de las distintas Consejeras ser desempeada por funcionarios
de Cuerpos con Titulacin Superior especializada art. 8. La experiencia demostrar el acierto de estas determinaciones para condicionar la RPT de la Administracin de la Junta de Andaluca16.
Por su parte, el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, estableci que la direccin de los archivos centrales ser desempeada por personal con Titulacin Superior especializado en materia archivstica art. 5. Adems, insisti en el criterio antes
tratado segn el cual los Directores de los archivos centrales dependern funcionalmente de la Consejera de Cultura y orgnicamente de la Consejera, Organismo Autnomo en la que realicen sus funciones.
Si combinamos los preceptos del Decreto 323/1987 y del Decreto 233/1989, podemos extraer varias determinaciones relevantes17:
Primera, la Direccin del Archivo corresponde a personal propio de la Administracin de la Junta de Andaluca, lo que comporta la imposibilidad de externalizar por completo el archivo mismo (sin perjuicio, naturalmente, de la
contratacin de servicios concretos).
Segunda, mientras el Decreto 323/1987 estableca expresamente que la Direccin deba ser desempeada por funcionarios, el Decreto 233/1989 se refiere de forma ms ambigua a personal (ni menciona a funcionarios ni a
cuerpos), lo que parece no descartar al personal laboral. Ello fue as debido
a la extensin de los archivos centrales a las empresas pblicas, que como
es evidente no estn servidas por funcionarios. En todo caso, respecto a los
16. Decreto 390/1986, de 10 de diciembre, por el que se regula la elaboracin y aplicacin de la relacin
de Puestos de Trabajo.
17. El Decreto 97/2000 del Sistema Andaluz de Archivos no aport nada en este punto, al remitirse a
los Decretos anteriores art. 125.1: El Archivo General de Andaluca y los Archivos Centrales de las
Consejeras, organismos autnomos y empresas pblicas de la Junta de Andaluca, se regirn en materia
de personal por lo dispuesto, respectivamente, en el Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, por el
que se crea el Archivo General de Andaluca, y en el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que
se establece el funcionamiento de los Archivos Centrales de las Consejeras, organismos autnomos y
empresas pblicas de la Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca,
as como por la legislacin vigente en materia de personal. Por su parte, el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca de 2011 se limita a contener una remisin
reglamentaria prcticamente incondicionada: Reglamentariamente se establecern la cualificacin y
el nivel tcnico necesarios del personal tcnico con funciones archivsticas que preste servicio en los
archivos del Sistema Archivstico de Andaluca para la gestin, la proteccin, el acceso y el servicio de
los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio Documental de Andaluca art. 39.1. Vase
S. Fernndez Ramos, La archivstica: una ciencia sin profesin titulada?, Revista dArxius, Associaci
darxivers i gestors de documents valencians, n 7, Competnces profesionals, 2008, pp. 989

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archivos centrales de las Consejeras (y de algunas entidades instrumentales)


lo cierto es que la RPT ha reservado, acertadamente, estos puestos de trabajo al personal funcionario.
Tercera, tanto el Decreto 323/1987 como el Decreto 233/1989 se refieren a
personal con Titulacin Superior especializado en materia archivstica, lo que
supone afirmar tanto la adscripcin a de estas funciones a una titulacin superior como a un cuerpo o escala especializada.

Pues bien, segn los datos del portal de archivos de la Consejera de Cultura18
el personal tcnico adscrito a los archivos centrales de las Consejeras19 sera el siguiente:
Direccin

Tit.
Superiores

Agricultura y Pesca

Cultura

Economa, Innovacin

Educacin

Empleo

Hacienda y Amd Pblica

Igualdad y Bienestar Social

Medio Ambiente

Presidencia

Obras Pblicas y Vivienda

Salud

Turismo, Comercio y Dep.

Consejera

Ayudantes Externos

Total

De nuevo, es manifiesta la disparidad de las dotaciones de personal tcnico de las


Consejeras: desde la situacin ptima de las Consejeras de Cultura y Obras Pblicas y Vivienda con cuatro efectivos, todos empleados pblicos, hasta la situacin de
la Consejera de Economa e Innovacin en la que slo hay un efectivo externalizado,
incumpliendo a todas luces las disposiciones vigentes.
Por su parte, de acuerdo con los datos del programa SIhRUS, la RPT de la Administracin de la Junta de Andaluca suele contemplar dos puestos de trabajo: uno
de Director del archivo central, subgrupo A1, con nivel 25 y cuatro factores del
18. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/Portada
19. No estn publicados los datos correspondientes a la Consejera de Gobernacin y Justicia.

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complemento especfico, y otros de ayudante de archivo, subgrupo A1, con nivel 22


y cuatro factores del complemento especfico20. La valoracin de estos puestos en la
RPT es francamente moderada, pero se torna en agravio en los casos de titulados superiores adscritos a los archivos centrales, con un nivel 22 para una A1 y con uno o
dos factores de complemento especfico21.
Asimismo, dado el limitado nivel que se asigna como unidad administrativa a los
archivos centrales, equivalente al de una seccin, ello ha determinado su integracin
en servicios generales, de composicin variada: unidades de registro, de documentacin, biblioteca, unidades de comunicacin e informacin de la Consejera22.
Por su parte, la situacin de los archivos de las Delegaciones Provinciales es an
ms dispar, segn los datos del programa SIhRUS.
PT

Grupo

Nivel

Factores de
Complto Especfico

Titulado Superior
Un. Archivo

A1
A2

22
22

1
4

Ayudante de Archivo

A2

22

Ayudante de Archivo

A2

22

Titulado Superior

A1

22

1-2

Ayudante de Archivo

A2

22

Titulado Grado Medio

A2

18

Ayudante de Archivo

A2

22

Titulado Superior

A1

22

Salud

Turismo, Comercio y Dep.

Delegaciones Provinciales
Agricultura y Pesca
Cultura
Economa e Innovacin
Educacin
Empleo
Gobernacin Y Justicia
Hacienda y Amd Pblica
Igualdad y Bienestar Social
Medio Ambiente
Obras Pblicas y Vivienda

20. En el caso de la SGT de Empleo, slo dos factores.


21. SGT de Agricultura y Pesca, de Economa e Innovacin, Gobernacin, Igualdad y Bienestar Social,
Obras Pblicas, Presidencia, Salud, Turismo, Comercio y Deporte.
22. Por ejemplo, Servicio de Documentacin, Registro e Informacin en la Consejera de Gobernacin
y Justicia; Servicio de Documentacin, Registro e Informacin en la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica; Servicio de Administracin General en la Consejera de Obras Pblicas y Vivienda,
BOJA 7, 12-1-2011.

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Puede observarse la disparidad de situaciones de las Delegaciones Provinciales


segn la Consejera de que se trate, que puede reconducirse como sigue:
Consejeras con un titulado superior y un titulado de grado medio: Cultura
Consejeras con un titulado superior: Gobernacin y Justicia, y Obras Pblicas y Vivienda
Consejeras con un titulado de grado medio: Economa e Innovacin, Empleo, Hacienda y Administracin Pblica, y Medio Ambiente.
Consejeras sin ningn titulado: Agricultura y Pesca, Educacin, Salud, Turismo, Comercio y Deporte.

Llama la atencin la ausencia de personal cualificado en cuatro en las Delegaciones Provinciales de cuatro Consejeras que generan un volumen de documentacin
ingente y en gran medida sensible (como Educacin y Salud). Esta ausencia de puestos de trabajo en la RPT ha obligado a acudir al subterfugio de las becas23.
Adems, debe tenerse en cuenta que la previsin de los puestos en la RPT no significa necesariamente su efectiva provisin, lo que ha obligado a algunas Consejeras
a acudir a las mencionadas becas de colaboracin 24 o, en otros casos, a la externalizacin del puesto de trabajo.
Tambin es notoria la escasa valoracin que merecen los puestos de trabajo de archivero cuando se trata de titulados superiores: un nivel 22 (prcticamente el mnimo que se asigna a este subgrupo) y slo se reconocen uno o, a lo sumo, dos de los
factores que integran el complemento especfico, de modo similar a lo que sucede en
los archivos centrales.
7. Instalaciones y medios materiales.
El Decreto 233/1989 dispuso que los locales de los archivos centrales debern reunir las condiciones de seguridad y las instalaciones y equipamiento especfico y necesario para la conservacin de los documentos y para el correcto desarrollo de las

23. Resolucin de la Secretara General Tcnica de la Consejera de Turismo, Comercio y Deporte de la


Junta de Andaluca de 7 de marzo de 2008, por la que se efecta convocatoria pblica para la concesin
de nueve becas destinadas a la formacin de personal tcnico de archivos y aplicaciones informticas a
fondos documentales para el ejercicio 2008 (BOJA n 59, de 26 de marzo de 2008).
24. Por ejemplo, Orden de 16 de abril de 2007, por la que se establecen las bases reguladoras para la
concesin de becas para la formacin de personal tcnico en materia de archivos y gestin documental
aplicada al medio ambiente, efectundose en su disposicin final primera la convocatoria para el ao
2007 (BOJA n 84, 30 de abril de 2007). O tambin Orden de 1 septiembre 2008 por la que se establecen las bases reguladoras de la concesin de becas para la formacin de personal tcnico en materia
de Archivos y Gestin Documental aplicada a las Obras Pblicas y convoca para el ao 2008 (BOJA n
190, 23 de septiembre de 2008).

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funciones de trabajo y servicio de los mismos, instalacin y equipamiento que deber contar con el informe favorable de la Consejera de Cultura art. 12. Adems,
se aadi que en el plazo de ocho meses desde la entrada en vigor del Decreto, cada
Consejera, Organismo Autnomo y Empresa de la Junta de Andaluca, deba dotar
a su Archivo Central, previo informe favorable de la Consejera de Cultura, de los
medios personales y materiales que, en el marco de la normativa vigente, sean necesarios para su adecuado funcionamiento y conservacin de su patrimonio documental (disposicin adicional 2). Sin embargo, el Plan General de Bienes Culturales de
Andaluca de 2000 an se ve obligado a incluir entre sus objetivos el de instar a las
Administraciones competentes para dotar de nuevas sedes para algunos archivos centrales de Consejeras prximos a las instituciones productoras de documentacin.
Desafortunadamente el Plan Estratgico de la Cultura en Andaluca 20082011
se centra en la conservacin y preservacin de los Archivos gestionados por la Consejera de Cultura y no contempla acciones respecto a los archivos centrales de la propia
Administracin de la Junta de Andaluca, tal vez debido a un enfoque estrictamente
cultural, obviando la funcin de departamento responsable del conjunto del sistema
andaluz de archivos. Podr decirse que la responsabilidad de dotar a los archivos centrales de recursos humanos y materiales es de los Departamentos correspondientes, y
sin duda es as, pero puede sealarse que esta circunstancia no fue bice para que el
Plan General de Bienes Culturales del 2000 contemplara como se ha sealado la
red de archivos en su conjunto25.
8. Final
Si bien se cumpli con relativa celeridad el objetivo de crear archivos centrales en
las Consejeras, su extensin a las entidades instrumentales que integran el sector pblico andaluz no se ha cumplido con igual presteza. Asimismo, la configuracin de
los archivos de las Delegaciones Provinciales es an confusa, situacin que subsana el
Proyecto de Ley al declarar su funcin de archivos centrales.
De otro lado, si bien el Proyecto de Ley, acertadamente, asigna a los archivos centrales de las Consejeras la coordinacin funcional respecto a los archivos (centrales)
de las Delegaciones Provinciales, se echa en falta la atribucin de idntica funcin
respecto a los archivos de las entidades instrumentales adscritas a la correspondiente
Consejera.

25. Por su parte, el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca
de 2011 se limita a contener una remisin reglamentaria prcticamente incondicionada: Reglamentariamente se establecern () las condiciones sobre infraestructuras, instalaciones y equipamientos
necesarios para la seguridad y la conservacin de los documentos custodiados en dichos archivos, todo
ello sin perjuicio de las normas que dicte el Estado en el ejercicio de sus competencias art. 39.1.

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Severiano Fernndez Ramos

De otra parte, el criterio tpico de la doble dependencia orgnica y funcional de


los archivos centrales debera ser objeto de revisin, siguiendo el ejemplo de las ms
recientes soluciones organizativas, orientadas a reforzar la dependencia de carcter
funcional, en nuestro caso del AGA.
Finalmente, la dotacin de personal tcnico de los archivos centrales es probablemente el punto ms dbil de la configuracin actual. Si bien en relacin con los archivos centrales de las Consejeras se respeta el cargo de Director de archivo, el resto
de la dotacin es muy dispar, y ms deficitaria an es la situacin de los archivos de
las Delegaciones Provinciales y de las entidades instrumentales, donde nos tememos
que campan las prcticas de externalizacin global del archivo.
Pero, adems, la valoracin por la RPT de la Administracin de la Junta de Andaluca de los puestos de trabajo de archivero desempeados en los archivos centrales es francamente baja, lo que determina la inestabilidad en su desempeo debido a
la legtima aspiracin de los empleados pblicos a mejorar sus condiciones profesionales participando en los concursos que permite su rea funcional. Por ello, es tambin una tarea pendiente la revisin de esa gravosa valoracin.

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LOS RECURSOS HUMANOS EN LOS ARCHIVOS


CENTRALES
Roco Luna Fernndez-Aramburu

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 63-72

LOS RECURSOS HUMANOS EN LOS ARCHIVOS


CENTRALES

Roco Luna Fernndez-Aramburu


Archivera y Responsable de Accin Sindical de ASP-Funcionariado

Cuando entr en vigor el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre de, por el que


se establece el funcionamiento de los Archivos Centrales de las Consejeras, Organismos Autnomos y empresas Pblicas de la Junta de Andaluca y su coordinacin
con el Archivo General de Andaluca, la andadura de la Administracin autonmica, estaba en sus inicios. En los veinte aos transcurridos, desde entonces, las competencias transferidas, han hecho crecer exponencialmente esa administracin, y, en
consecuencia, la documentacin generada por la misma. Sin embargo, la estructura
de mnimos con que se dotaron los archivos centrales a la hora de su creacin a penas
ha variado en nuestros das . Asignarles una nueva estructura con la creacin de nuevas plazas y mejora de las existentes, debe de ser un compromiso ineludible para que
la Segunda Modernizacin llegue tambin a nuestros archivos.
Una decisin poco afortunada que desde entonces ha pesado como una losa sobre
los archivos autonmicos fue el adscribirlos funcionalmente, a la Consejera de Cultura, lo que ha desvirtuado su carcter de unidades administrativas primando en ellos
el componente historicista o cultural, que slo poseen los Archivos Histricos Provinciales, el Archivo de la Real Chancillera y, a posteriori, el Archivo General de Andaluca, pero ausente en ms del resto de archivos del subsistema autonmico.
Otras Comunidades Autnomas han solucionado el problema adscribiendo los
archivos administrativos al rea de Administracin Pblica. En Andaluca en un principio la intencin pareca ser esa. De hecho, en el ao 1988 se organizaron unas sesiones de trabajo, convocadas por la Direccin General de Organizacin y Mtodo,
adscrita a la Consejera de Gobernacin, de la cual tambin dependa la Secretara
General para la Administracin Pblica. La finalidad era crear una estructura de Archivos para organizar la documentacin autonmica. Tras la celebracin de varias reuniones y de haber constituido un grupo de trabajo, integrado por profesionales con
. Artculo cuarto del Decreto 233/1989.

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Roco Luna Fernndez-Aramburu

un perfil adecuado y designados por los titulares de las Secretaras Generales Tcnicas
de las distintas Consejeras y Organismos Autnomos, se abandon esa iniciativa y
los Archivos Centrales se crearon bajo la dependencia funcional de la Consejera de
Cultura con la aprobacin del Decreto 233/1989.
La celebracin de estas Jornadas en las que se conmemoran el nacimiento de la
norma que crea y pone en marcha los Archivos Centrales de la Junta de Andaluca,
nos permite la oportunidad de profundizar, analizar y valorar los resultados alcanzados, con una perspectiva de veinte aos de andadura, ponindose de manifiesto que
los Archivos Centrales, en la actualidad estn posicionados como una unidad administrativa imprescindible para la administracin Pblica de la Junta de Andaluca.
Pero la realidad es que a pesar del largo periodo trascurrido, an existen importantes deficiencias en los Archivos de la Administracin. Estas carencias que se ha
hecho notar con especial crudeza en las Delegaciones Provinciales, para las que ,salvo
honrosas excepciones como es el caso de las de OOPP, y en las Delegaciones de Hacienda, que s se ha llevado a cabo la descripcin de sus archivos, la mayora carecen
de personal. Para poder realizar la organizacin de la gestin, la descripcin y la informatizacin, ha sido imprescindible contar con el apoyo de las Secretaras Generales Tcnicas. Hechos como stos demuestran la necesidad de un impulso poltico,
que facilita los medios humanos y materiales necesarios para poder poner en funcionamiento el proyecto y llevar a cabo las funciones establecidas en el Sistema Andaluz de Archivos, en todos sus estadios.
La necesidad de esta conjuncin se recoge en el Proyecto de Ley 8-11/PL-000002,
de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, se contempla en
su ttulo II, la revolucin que ha supuesto el mbito tecnolgico de la informacin
y la comunicacin y la gestin del conocimiento en la Administracin Pblica y en
consecuencia en los Archivos, plasmado en la Segunda Modernizacin de Andaluca.
Se manifiesta en la mejora de los servicios en atencin a la ciudadana. Entre todos
los procedimientos telemticos implantados en la administracin electrnica andaluza, se encuentra el sistema de informacin para la Gestin de los Archivos de la
Junta de Andaluca, de ARCHIVA, herramienta para el tratamiento integral de los
documentos y de los archivos.
Los polticos y los gestores, ajenos la mayora de las veces a los profesionales de archivos, estn obligados a contemplar los Archivos Centraesl y los Archivos de la Delegaciones Provinciales, como unos instrumentos fundamentales para el desarrollo de
una buena gestin, y tambin la necesidad de que estn integrados en la institucin
como una unidad administrativa ms. Y en cuanto al archivero como un profesional
poseedor de una visin de conjunto de las funciones, competencias y la gestin de
la Institucin, que conviene a todas luces aprovechar.
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Los recursos humanos en los archivos centrales

El ttulo II de la futura Ley  est dedicado a los Archivos y al Sistema Andaluz


de Archivos y se fundamenta en el principio de responsabilidad compartida existentes entre las Administraciones, as como en la necesaria interconexin de los archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. Se establecen
las disposiciones comunes para todos los archivos que integran el Sistema, tales como
las obligaciones, las medidas de fomento y la conceptualizacin del archivo de oficina como ncleo en el que se origina el ciclo vital de los documentos y la cadena de
custodia. (sic)
Desde USTEA, la organizacin sindical que represento, hemos establecido como
objetivo prioritario, llevar a cabo un estudio de cuerpos de la Administracin de la
Junta de Andaluca, cuya carrera profesional es prcticamente o totalmente inexistente. Suelen ser especialidades y cuerpos facultativos, encontrndose entre ellos el
de archiveros, que la consecucin de objetivos que conciencien la dignificacin y el
reconocimiento por parte de la Administracin. Estos aspectos pasan por la adecuada dotacin tanto de recursos humanos, como de medios econmicos y, lo ms
importante, la valoracin de los profesionales.
Cuando hemos estudiado la problemtica existente en los Archivos Centrales para
tratar dentro de la negociacin sindical, hemos detectado lo siguiente:
Principales problemas de las plazas de archivos:
1. Cuando USTEA se incorpor a la Mesa Sectorial de la Administracin
General de Junta de Andaluca, en el ao 2003, las plazas, en general, estaban mal dotadas. Los complementos eran muy bajos, inferiores
en comparacin con otros, puestos de caractersticas similares pertenecientes a otras reas funcionales. Algunos puestos se haban ido mejorando, pero otros, en cambio, se mantuvieron inalterables, durante
tanto tiempo que, supuso un retroceso real del nivel en cuanto al nivel
y complementos de los mismos; a diferencia de lo sucedido con otras
plazas de las relaciones de puestos de trabajo, que s haban mejorado,
sin seguir ningn criterio objetivo.

Plazas del grupo A1:


Nuestro principal objetivo fue equiparar los complementos a los mximos parmetros de los niveles, tanto del grupo A1 como del A2. En
las plazas de Archivos Centrales los que no se pudieron modificar por
RPT, se llevaron a cabo en los decretos de Valoracin de Fondos. En el
primero el complemento de los Archivos Centrales y en el segundo las

. 8-11/PL-000002, Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental.


. Decreto 237/2005, de 2 de noviembre y Decreto 503/2008, de 21 de noviembre.

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Roco Luna Fernndez-Aramburu

Asesoras Tcnicas de los Archivos Histricos Provinciales, que a pesar


de haber reclamado USTEA un nivel 25 con dedicacin exclusiva, solo
conseguimos la subida a nivel 24, sin dedicacin y la mejora de los Ayudantes de Archivo.

Direcciones de Archivos Centrales: estaban asimilados a las Asesoras Tcnicas y no a los Departamentos del grupo A1, que adems al tener personal
con dependencia orgnica que desvirtuaba el concepto de asesora.
Asesoras Tcnicas de los Archivos Histricos Provinciales: Tenan un nivel
22 sin dedicacin exclusiva. En la actualidad el nivel 22 es el nivel bsico
del grupo A1. De esta forma se haban mantenido inalterablemente durante aos, con el agravante de la imposibilidad de tener promocin el las
distintas provincias, por lo que un profesional del grupo A1 permaneca en
un puesto base sine die.
Departamentos del AGA: ambos sin dedicacin exclusiva, por lo que se convertan en el tipo de departamentos peores dotados de la Junta de Andaluca.
En las Delegaciones Provinciales, sin criterio determinado, en algunas se cubren con una plaza de titulado superior y en otras de grado medio. Ambas
puestos base, por lo que hay una huda rpida de este personal, con el consiguiente detrimento para el archivo.

Plazas del grupo A2:


La situacin es an peor.

Ayudantes de Archivo: tanto en los Archivos Centrales como en los Archivos Histricos Provinciales y de archivos de las Delegaciones Provinciales,
la de ayudantes de archivo estn dotadas con niveles 20 y sin dedicacin
exclusiva, en plazas PC,SO, siendo consideradas como puestos base del
cuerpo, hasta que se han creado plazas de nivel 18, de titulados de grado
medio, para ser convocadas en Oferta de Empleo Pblica.
Como ocurre con el grupo A1, la carrera administrativa en las provincias
es inexistente.

Por todo lo expuesto, se demuestra que la problemtica existente para ambos cuerpos radicaba fundamentalmente en intentar economizar con los complementos especficos de stos, imposibilitando ejercer la carrera administrativa, adems de carecer de sta.
Todo ello fomenta el xodo de archiveros, es decir, de profesionales que han demostrado
mediante oposiciones y sus aos de experiencia, que poseen los conocimientos tcnicos
necesarios para optar a plazas mejor remuneradas fuera del rea funcional de archivos,
lo que ha tenido como efecto, que las plazas que poseen el requisito de Archivero no
puedan cubrirse, quedando en muchos casos desiertas y abocadas a la desdotacin, facilitando la externalizacin de los servicios en este campo. Por el contrario, a las plazas de
Ayudantes de Archivo se les ha eximido de este requisito, lo que ha hecho que, en efecto,
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Los recursos humanos en los archivos centrales

algunas plazas se puedan cubrir, pero por personal de cuerpos ajenos al rea funcional sin
la preparacin tcnica necesaria. Ambas, principalmente el grupo A2, han sufrido durante aos un gran intrusismo laboral, con la consiguiente falta de preparacin tcnica.
2. Irracionalidad en la asignacin de reas funcionales y/o relacionales.
Hay que deshacer enrgicamente el malentendido de considerar a los
Archiveros nicamente como gestores culturales; no lo son. Ante todo y sobre
todo son los gestores de la documentacin administrativa de la Junta de Andaluca.
Aunque se desconozca, la Administracin Andaluza ha creado su propio cuerpo de
gestores documentales (A1.2 y A2.2), que son los archiveros y los documentalistas
(A1.2), que son una subopcin dentro de las mismas pruebas selectivas de ingreso
al cuerpo superior facultativo de archivos. Por tanto, a todos ellos se les exige un
conocimiento global de la estructura administrativa y un conocimiento exhaustivo
del procedimiento administrativo. Los Archivos son, pues, centros administrativos,
como ltimo paso de la gestin administrativa.
En la Exposicin de Motivos del Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, en su ttulo III se recoge que Los archivos
pblicos son concebido, ante todo, como instituciones de servicio a la ciudadana y
garantes de sus derechos en el desarrollo de los valores democrticos y de transparencia en la gestin pblica. Ley pretende, pues, plasmarla profunda transformacin de
la imagen social que ha experimentado el archivo, en los ltimos aos, pasando a ser
visto como la institucin que custodia los documentos histricos a adquirir un papel
como elemento clave en la gestin de la informacin en el mbito del sector pblico,
que garantiza su transparencia y eficacia, pieza fundamental en la configuracin de la
memoria histrica de la sociedad
El papel de gestor cultural es paralelo al de gestor documental, pero ste no pierde
su importancia. Sin embargo, el rea funciona archivstica, est en conexin con la
agrupacin de reas de cultura
39. Archivstica (COD: 0430).
Se integran en esta rea los puestos tcnico-facultativos cuya actividad funcional consista en la investigacin, proteccin, conservacin y restauracin, y difusin del patrimonio
. DECRETO 65/1996, de 13 de febrero, por el que se establece el rea funcional como una de las
caractersticas esenciales de los puestos de trabajo de personal funcionario contenidos en la Relacin de
Puestos de Trabajo de la Administracin de la Junta de Andaluca.
. Exposicin de Motivos, Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio documental en
Andaluca. 8-11/PL 000002.
. Anexo II del Decreto 65/1996.

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Roco Luna Fernndez-Aramburu

documental, en las instituciones y servicios archivsticos de la Administracin de la Comunidad Autnoma.


Esta agrupacin se considera operativa para los puestos facultativos adscritos a estas
reas.
0450 GESTION CULTURAL
0420 TUTELA DEL PATRIMONIO HISTORICO
0430 ARCHIVISTICA
0440 BIBLIOTECONOMIA
0370 MUSEISTICA.
3. Falta de carrera administrativa:
Resulta incoherente, como se ha expresado con anterioridad, que en los procesos
selectivos de acceso a la Funcin Pblica, la opcin de Documentalistas sea una subopcin en las oposiciones del grupo Superior Facultativo de Archiveros,(A12022),
desconocindose a priori, las plazas ofertadas para una y otra opcin. Por lo tanto, a
la escasa oferta, siempre insuficiente, se aade el compartir las escasas plazas de rea
funcional de Archivstica, mientras que en las relaciones de puestos de trabajo con
el requisito de formacin en Documentacin, con el rea funcional Doc. Pub. y
Com. Soc., adscritas inexplicablemente al grupo A1.1.
5. Documentacin, Publicaciones y Comunicacin Social (COD. 0050).
Pertenecen a esta rea los puestos cuyo contenido consista en el tratamiento, recopilacin documental, gestin de publicaciones y divulgacin de actividades y memorias sobre
materias relacionadas con las competencias de la Consejera.
Por el perfil requerido, deberan ser plazas ofertadas a los documentalistas y de
esta forma se independizaran ambas disciplinas en el acceso a la Funcin Pblica,
amplindose y no compitiendo por las mismas plazas ambas opciones, por ser disciplinas diferentes.
En la normativa vigente de archivos se recogen las funciones de los directores de
los archivos centrales, primero en el Decreto 233/1980, art. Sptimo:

. Decreto 65/1996, de reas Funcionales. Heredia Herrera, Antonia: Archivstica General Teora y Prctica, 1995. pag. 165 a 170.
. DECRETO 233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se establece el funcionamiento de los
archivos centrales de las Consejeras, Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca y su
coordinacin con el Archivo General de Andaluca.

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Los recursos humanos en los archivos centrales

Corresponde a los directores de los archivos centrales la direccin cientfica, tcnica y


administrativa de los archivos a su cargo con arreglo a las disposiciones sobre su rgimen,
organizacin y funcionamiento y a las resoluciones que se acuerden por la Consejera de
Cultura.
Los directores velarn por la adecuacin archivstica de la conservacin y organizacin de los documentos, tanto en los archivos de cada oficina como en el archivo central,
para una mejor preparacin de la seleccin, eliminacin, transferencia y servicio de esos
fondos documentales.
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos10., en el Titulo III del personal de los archivos, se expone:
Artculo 123. De los archiveros.
. Los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos debern estar atendidos, al menos, por un archivero o una archivera con formacin profesional especfica a efectos del cumplimiento de las funciones establecidas en el presente
Reglamento.
2. Al archivero responsable de la direccin del archivo le corresponder dirigir y coordinar cuanto concierne a las funciones cientficas, tcnicas y administrativas
del archivo.

Artculo 124. Dotacin de personal en los archivos.


Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos debern contar con el personal tcnico,
administrativo, auxiliar y subalterno, que garantice las funciones del archivo establecidas
en el presente Reglamento.
Captulo II. Personal de los archivos del sistema andaluz.
Artculo 125. Personal de los archivos de la Administracin de la Junta de Andaluca.
. El Archivo General de Andaluca y los Archivos Centrales de las Consejeras, organismos autnomos y empresas pblicas de la Junta de Andaluca, se regirn en
materia de personal por lo dispuesto, respectivamente, en el Decreto 323/1987, de
23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca, y en el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de
los Archivos Centrales de las Consejeras, organismos autnomos y empresas pblicas de la Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca, as como por la legislacin vigente en materia de personal.

Tambin para las delegaciones Provinciales, establece que se atiendan, al menos,


por un archivero o archivera.
10. DECRETO 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

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La falta de carrera administrativa se demuestra en el grupo A1, que toca techo


con el nivel 25 en los Servicios Centrales, mientras que en las distintas provincias resulta imposible y el grupo A2 carece de carrera administrativa, incluso de promocin
interna, sufriendo un agravio comparativo con otros cuerpos de la Junta de Andaluca. Adems se da la circunstancia, de que realmente los ayudantes de Archivo
son licenciados y archiveros.
Como consecuencia de la insistencia de USTEA en la negociacin de la Mesa Sectorial, se pudo arrancar a la Administracin el que ofertara cinco plazas de archivo
A12022 para la promocin Interna en la OEP del ao 200711, siendo la primera vez
que se convocaban. Los grupos A2 tampoco tienen posibilidades de mejora en la provisin de puestos, por no existir plazas de doble adscripcin a las que poder concursar.
Esta situacin origina, que los funcionarios hagan cursos de cambio de rea funcional para poder huir de los archivos y poder promocionar adecuadamente, aunque
sean de otras reas.
Ante este panorama de la situacin real en la que se encuentra el personal de archivo, desde USTEA nos atrevemos a proponer una serie de soluciones que creemos
que supondra una mejora sustancial.
Propuestas de mejoras:
1. Valoracin de las plazas dndoles un encuadramiento adecuado en las Relaciones de Puestos de Trabajo. Este encuadramiento se tiene que basar en la utilizacin de parmetros objetivos, que contemplen tanto en cargas de trabajo,
como el nivel de responsabilidad, y la formacin. Este argumento queda ms
que justificado en la Futura Ley de Archivos, en la que se establece la coordinacin funcional de los Archivos Centrales con sus respectivas Delegaciones 12 ,
as como la creacin de los Archivos Provinciales Intermedios y la coordinacin
funcional de sus rganos dependientes. En la actualidad, esta funcin se est
llevando a la prctica, por lo que proponemos que a las direcciones de archivo
que cuenten con rganos a su cargo se le mejore el nivel del puesto.
2. Aadir el rea relacional de Administracin Pblica a las plazas de Archivo,
permitiendo una mejora en la carrera profesional.
Por lo tanto, todas las plazas con rea funcional Archivstica deben tener,
como rea relacional , la de Administracin Pblica
3. Crear plazas de doble adscripcin a las plazas de Ayudantes de Archivo, transformar plazas en Asesoras tcnicas A1A211. Decreto 284/2007, de 4 de diciembre, por el que se aprueba la Oferta de Empleo Pblico correspondiente a 2007 (BOJA n 241 de diciembre de 2007).
12. art. 43 del 8-PL-000002, Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental.

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Los recursos humanos en los archivos centrales

4. No resulta lgico que en las Delegaciones Provinciales, unas plazas de Archivo sean del grupo A1 y otras del grupo A2. Estando de acuerdo con la
creacin de plazas de puestos base, proponemos que se cree en las DDPP una
estructura mnima de Archivo y se creen Asesoras Tcnica de nivel 24 A1A2.
En el proyecto de ley referido13 se contempla la implantacin de un archivo
central en cada Delegacin Provincial, con su consiguiente estructura.
5. Concienciarse de la importancia de dotar todas las plazas de Directores y
Ayudantes de los distintos Archivos Centrales de todas las Consejeras y actuales Agencias, tanto Especiales como las Empresariales.
6. Dotar de estructura administrativa a los Archivos Centrales. Para poder llevar a cabo todas las funciones, se tiene que dotar de una plantilla adecuada,
compuesta por archiveros de puestos base y personal administrativo. Ya est
bien de ser la cenicienta de las instituciones.
7. Creacin en cada Consejera de la plaza Jefe de Gabinete de Archivo, encargada de la coordinacin entre el Archivo Central y los Archivos de las Delegaciones Provinciales de esa Consejera. En aquellos casos en los que la
carga de trabajo lo requiera, porque el Archivo tenga encomendadas otras
funciones (Registro, Biblioteca, Documentacin, etc.), se propone la creacin de una Jefatura de Servicio8. Para evitar intrusismo en las plazas, que tanto la del grupo A1 como las del
grupo A2, proponemos que se incluya el requisito archivero en los campos
esenciales de las relaciones de puestos de trabajo. Podra incluirse en el apartado de formacin archivero.

Como conclusin a todo lo expuesto, a pesar del tiempo trascurrido desde que se
public el Decreto 233/1989, la situacin de los recursos humanos de los archivos,
no han cambiado sustancialmente. Los archivos siguen estando mal dotados tanto de
recursos materiales como humanos, y no han recibido la atencin necesaria para ser
instaurados en la Administracin Pblica con la consideracin que merecen. Esperemos que con la futura ley de Archivos, que sustituir a la Ley 3/1984, pionera en
Espaa en esta materia y, a pesar del la situacin de desconcierto actual con la Ley
1/2011, de reordenacin del Sector Pblico, y de las dificultades econmicas por las
que atravesamos, cambie el panorama actual y el Archivo se integre con pleno derecho en la Administracin de la Junta de Andaluca como una unidad administrativa
necesaria e imprescindible.

13. 8 -PL-000002, Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental., art. 43,4

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LA VALORACIN Y SELECCIN DOCUMENTAL


EN ANDALUCA: PASADO, PRESENTE Y FUTURO.
Mateo A. Pez Garca
Jefe Dpto. de Archivos

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 75-104

LA VALORACIN Y SELECCIN DOCUMENTAL EN


ANDALUCA: PASADO, PRESENTE Y FUTURO1

Mateo A. Pez Garca

J efe Dpto. de Archivos


Sv. de Archivos DG del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental
mateoa.paez@juntadeandalucia.es
1. Antecedentes.
Los primeros intentos para llevar a cabo un plan de identificacin de series documentales en Andaluca datan de escasos meses despus de la fecha de creacin de los
Archivos Centrales que conmemoramos en estas Jornadas. En efecto, en la primera
sesin de la Comisin Tcnica del Archivo General de Andaluca, celebrada el 27 de
junio de 1990, que presida la por entonces Directora de ese Archivo, Esther Cruces, y que integraban Nicols Cabrillana, Manuel Romero Tallafigo, Antonio Miguel
Bernal, Antonia Heredia, Pedro Salmern Escobar, Manuel Ravina, Mara Dolores
Torres Puya y Carmen Snchez Nez, ya se plante cmo se deba encarar la seleccin y eliminacin de documentos cuando an no exista normativa sobre ello, pues
la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos remita para esta cuestin a un desarrollo
reglamentario que an no se haba producido. En esa sesin se acord estudiar el caso
en una Consejera concreta, la de Economa y Hacienda.
Es en la tercera sesin de dicho rgano colegiado asesor cuando se plantea abiertamente el debate sobre la seleccin, y los puntos de vista que se pusieron sobre la
. Este artculo corresponde a mi participacin en la mesa La valoracin y el modelo de seleccin documental en Andaluca, y ofrece una fotografa esttica de la situacin en el momento en que fue presentado, particularmente en cuanto a las estadsticas relacionadas con la Comisin Andaluza Calificadora de
Documentos Administrativos, y sobre todo en relacin al Anteproyecto de Ley de documentos, archivos
y patrimonio documental. Las primeras cambian por el mero funcionamiento del rgano en este ao y
medio largo transcurrido: se han aprobado y revisado ms tablas de valoracin y se han presentado ms
propuestas de eliminacin, pero he optado por no actualizar los datos porque siguen siendo vlidos en
cuanto a las tendencias y dficits de funcionamiento que sealan, y que una puesta al da de las cifras no
modificara en absoluto. En cuanto al anteproyecto, el 25 de marzo de 2011 inici su andadura parlamentaria como Proyecto de Ley, en una versin bastante distinta a la manejada para la elaboracin de este
artculo, y que presumiblemente tambin puede cambiar hasta que el Parlamento de Andaluca la apruebe
como Ley. Por ello, tampoco modifico lo referido a este proyecto normativo en el texto, puesto que inevitablemente sufrir nuevas revisiones sin que se vean afectadas las reflexiones sobre el modelo de valoracin
a adoptar, que el propio Proyecto de Ley dirige a un ulterior desarrollo reglamentario.

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Mateo A. Pez Garca

mesa fueron muy variados: Antonia Heredia lo intentaba conectar a otro asunto que
tambin mereci la atencin de aquella mesa, como era el de la normalizacin; propona que fuera cada Archivo el que hiciera su propuesta de seleccin, pero que ante
todo hubiera una normalizacin de los procedimientos que obligara a la correcta formacin de los expedientes, sin copias ni duplicados. Algunos miembros propusieron que fueran los propios archiveros los que decidieran sobre la eliminacin, pero
fue Manuel Ravina el que puso sobre la mesa que la decisin sobre la eliminacin
de documentos deba recaer sobre una autoridad colegiada. La Comisin Tcnica,
a instancias de Esther Cruces, encarg al profesor ngel Snchez Blanco, entonces
miembro de la misma, la elaboracin de un borrador de orden sobre expurgo, mientras que Manuel Ravina propuso la creacin de una Comisin de Valoracin para estudiar la documentacin de la Consejera de Economa y Hacienda, como modelo
y campo de experimentacin sobre el expurgo. Se le encarg su constitucin y presidencia a Manuel Ravina. Importa hacer notar la terminologa empleada, hoy totalmente en desuso, y que muestra hasta qu punto el contar actualmente con un
vocabulario cientfico acotado aunque no por ello no discutido seala el avance
terico y metodolgico en la valoracin y seleccin documental como disciplina.
Pocos das despus el Director General de Bienes Culturales resuelve nombrar un
grupo de trabajo para valorar e identificar la documentacin producida por la Consejera de Economa y Hacienda. Dicho grupo, bajo la presidencia de Manuel Ravina Martn, Director del Archivo Histrico Provincial de Cdiz, estaba compuesto
por los siguientes miembros:
Concepcin Gonzlez de Aguilar, del Dpto. de Gestin Documental del Archivo General de Andaluca
Luis de Sara Jaramillo, Director del Archivo Central de la Consejera de Economa y Hacienda
Francisca Macas Rodrguez, del Dpto. de Gestin Documental del Archivo
Histrico Provincial de Sevilla
Dolores Gallardo, de la Delegacin Provincial de Economa y Hacienda de
Cdiz

En las actas de la Comisin Tcnica del Archivo General de Andaluca no consta


el resultado de sus trabajos, pero todo ello s nos da idea de que desde fecha muy
temprana se comenz a trabajar en un plan de identificacin para la valoracin que
se inici por las series de Economa y Hacienda, sin duda porque se consideraban las
ms voluminosas y las de carcter ms horizontal.
Poco despus comienza a redactarse el malhadado Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos aprobado por el Decreto 73/ 1994, de 29 de marzo, cuya aplicacin fue paralizada al ser impugnado judicialmente por la Asociacin de Archiveros
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La valoracin y seleccin documental en Andaluca: Pasado, presente y futuro

de Andaluca. En su art. 17.2. dispona que La Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico funcionar como Comisin calificadora de Documentos Administrativos cuando dictamine sobre propuestas de valoracin y seleccin de
fondos documentales. El ttulo II trataba Del funcionamiento de los Archivos y fondos documentales: gestin documental, y dedicaba precisamente el Captulo I a la
seleccin documental. Veamos los puntos principales recogidos en l:
1. Los criterios de seleccin se aplicarn a todos los documentos independientemente de su soporte.
2. Expurgo (entendido como depuracin de expedientes: eliminacin de copias, duplicados, etc.) previo a la transferencia.
3. El archivero responsable propone al titular del Archivo la eliminacin de series o fracciones de series:
a) Cuando se consideren simples antecedentes de actos administrativos.
Las eliminaciones slo podrn realizarse sobre documentos relativos a
actos administrativos firmes.
b) Cuando la informacin contenida en ellos est duplicada en otros archivos.
c) Cuando sean de carcter econmico y sus datos consten en otros documentos, previo informe favorable de la Comisin Andaluza de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliogrfico, a la que se le remitir el
informe del Interventor.
4. El Archivo General de Andaluca, oda la Comisin Tcnica, podr autorizar,
previo informe favorable de la Comisin de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliogrfico la eliminacin de series documentales que no estn comprendidas en los supuestos anteriores y cuya conservacin carezca de inters.
5. De la eliminacin se levantar acta, suscrita por el archivero responsable con
la conformidad del titular del Archivo, en la que consten los documentos que
se eliminan y las razones que justifican su destruccin.
6. Se conservar una muestra de las series a eliminar, de al menos dos unidades documentales por serie, que se estimen ms representativas. Una de esas
unidades se conservar en el Archivo que realice la eliminacin y la otra se
remitir, junto con copia del acta de eliminacin, al Archivo General de Andaluca o al Histrico Provincial que le corresponda.
7. La eliminacin se realizar de tal modo que se impida totalmente la consulta
y utilizacin de la informacin contenida en los documentos y que facilite el
aprovechamiento del material.
8. La informacin contenida e soportes informticos no podr ser eliminada
sin las debidas precauciones. A tal efecto, el Director del centro de proceso de
datos o responsable similar, de cada organismo o entidad, en coordinacin con
el Director del Archivo, establecer las medidas para la conservacin de las correspondientes bases de datos, evitando en su caso la duplicacin de stas.
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Mateo A. Pez Garca

9. Los funcionarios y empleados de los organismos pblicos estarn obligados a


la custodia de los documentos, sin que puedan ordenar su destruccin antes
del proceso de transferencias previsto en los artculos 33 y siguientes de este
Reglamento.

Qu datos fundamentales podemos extraer de estas disposiciones? En primer


lugar cabe resaltar la ausencia de una comisin calificadora, rgano colegiado no previsto en la Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos. Es la Comisin de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliogrfico tampoco prevista en la citada ley, pero que
se introdujo en la misma al ser modificada por la Ley 1/1991 de Patrimonio Histrico Andaluz la que por la Disposicin Adicional Tercera del citado Reglamento,
asume el carcter de Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Por otro lado, se prevn dos procedimientos de eliminacin, uno bajo la responsabilidad del titular del Archivo a propuesta del responsable de ste, y que atae a tres
casos tasados, y otro encomendado al Archivo General de Andaluca, a propuesta de
su Comisin Tcnica y previo informe favorable del rgano colegiado anteriormente
citado, en el resto de los casos.
La imprevisin de una comisin dedicada especficamente a la calificacin de documentos, hizo que los problemas surgieran pronto. Como consta en un informe de
la Direccin del Archivo General de Andaluca cargo que por entonces ocupaba Antonia Heredia de 13 de mayo de 1996, la composicin de la Comisin de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliogrfico chocaba frontalmente con los objetivos
marcados para la misma, por lo que se manifestaba inviable su funcionamiento como
comisin calificadora, y solicitaba que en el nuevo proyecto de reglamento por entonces en redaccin, se crease una Comisin Andaluza Calificadora de Documentos
Administrativos es la primera vez que se usa esta denominacin- con el objetivo especfico de acometer la eliminacin de documentos y la publicacin de tablas de valoracin normalizadas para series documentales. Para cumplir estos objetivos, segua
diciendo el informe, la composicin de la citada Comisin tiene que ser necesariamente
de carcter interdisciplinar: archiveros, tcnicos de Organizacin y Mtodos, Interventor,
profesor de Derecho Administrativo y profesor de Historia Contempornea, ya que el valor
de la documentacin a seleccionar es mltiple.
Pero repasemos las fechas: este informe es de 1996. La actual Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos se crea en el ao 2000 y comienza su
andadura en 2002. Qu ocurri en esos aos, desde 1994, fecha del Reglamento anterior, y el inicio de la Comisin actual? No hemos podido indagar ninguna informacin al respecto en los distintos Archivos centrales, pero sabemos que se acometieron
eliminaciones acogindose al primer procedimiento previsto. En cuanto al segundo,
no hemos encontrado en las actas de la Comisin de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliogrfico ninguna referencia.
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2. La comisin andaluza calificadora de documentos administrativos (cacda)


As pues, es el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero,
de Archivos (BOJA 43, de 11/04/2000) el que contempla por primera vez una Comisin especficamente dedicada a la calificacin de los documentos administrativos,
cuyos cometidos y procedimientos se disponen de manera ms especfica en la Orden
de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documentales (BOJA 88, de 01/08/2000). An as, habra que esperar
dos aos ms hasta su constitucin, que tiene lugar el 28 de octubre de 2002.
No vamos a analizar aqu el funcionamiento de la CACDA, por estar perfectamente
recogido en las normas citadas. Slo resumir que se escogi como instrumento bsico
la tabla de valoracin, elaborada a partir de un formulario de identificacin y valoracin fijado por la CACDA, y aprobada por la Consejera competente en la materia, en
este caso la Consejera de Cultura. A partir de dicha tabla se podan presentar propuestas de eliminacin al informe de la Comisin. Tambin quedaba abierta la puerta a la
presentacin de propuestas de eliminacin no acogidas a tabla de valoracin aprobada,
pero requeran la aprobacin de la Consejera competente tras un procedimiento muy
similar al de aprobacin de la tabla, aunque ms reducido en el tiempo.
Lo que s me interesa es en primer lugar analizar la regulacin interna de esos procedimientos, que no se recoge en la Orden de funcionamiento y que queda difuminada
entre los acuerdos tomados por la Comisin y recogidos en las actas, pero que no ha
sido sistematizada; y en segundo lugar creo que no slo es posible ya, sino tambin necesario, hacer un balance de los resultados del trabajo de la Comisin en estos siete aos,
sobre todo en relacin a los Archivos Centrales de la Administracin autonmica.
Qu ocurre cuando un estudio de identificacin y valoracin llega a la Secretara de la CACDA? En primer lugar el estudio se registra, y se comunica al responsable del estudio esta circunstancia. En la secretara se comprueba que el estudio se
ajusta a las formalidades requeridas en la Orden de funcionamiento; si no es as, se
requiere al autor o responsable su subsanacin, particularmente en el caso en que no
se hayan cumplimentado todos los campos del formulario, o de que el estudio no
haya sido acompaado de un expediente o muestra representativa de la serie identificada. De esta manera se evita un problema que se vena dando, que era que estudios que no cumplan todos los requisitos formales iniciaban su tramitacin y eran
. Las actas de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos pueden consultarse
en el espacio de que este rgano dispone en la web de la Consejera de Cultura de la Junta de Andaluca, http://www.juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/sesiones_acuerdos_CACDA.

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devueltos para su subsanacin slo tras su paso por el grupo de trabajo correspondiente y por el plenario de la Comisin, lo que equivala a duplicar el tiempo requerido para su tramitacin. De todos modos, es importante resaltar que lo nico que
la Secretara tiene capacidad de comprobar es el cumplimiento de los requisitos formales del estudio, sin juzgar ni la coherencia del mismo ni entrar en ms consideraciones acerca de la entidad intelectual del estudio. Como veremos, esta circunstancia
hace que estudios mal enfocados, o con inexactitudes, tengan que llegar a la sesin
plenaria para ser devueltos a sus autores. Eso s, estos estudios se devuelven acompaados de las observaciones que haya manifestado la Comisin y el Grupo de Trabajo
que los ha analizado previamente.
Supongamos que el estudio registrado no tiene necesidad de subsanacin. En ese
caso, se deriva hacia el grupo de trabajo correspondiente. Son cinco los grupos de trabajo constituidos en el seno de la CACDA:
Grupo de Trabajo de Series Horizontales de la Administracin Autonmica
Grupo de Trabajo de Series Especficas de la Administracin Autonmica
Grupo de Trabajo de Series de Contenido Econmico de Ayuntamientos de
Andaluca
Grupo de Trabajo de Series de Contenido Urbanstico de Ayuntamientos de
Andaluca
Grupo de trabajo de Series de Diputaciones de Andaluca
Grupo de trabajo de Series de Universidades de Andaluca

Ya M Jos Daz ha hablado en estas mismas Jornadas y en esta misma Mesa del
funcionamiento de estos grupos de trabajo, pero hay que destacar que, en el caso de
los dos grupos de identificacin y valoracin de series de ayuntamientos, siguen una
dinmica totalmente distinta al resto, puesto que los estudios son fruto, bien de una
elaboracin conjunta por los miembros del GT, bien elaborados por alguno o algunos de sus miembros, pero analizados por el GT antes de ser enviado a la Secretara
de la CACDA. Es decir, estos estudios pasan por el tamiz del GT antes de ser registrados en la Secretara, y lo que se consigue es tener un estudio consensuado y de calidad, que casi siempre es asumido sin correcciones u observaciones por la Comisin.
No ocurre as con el resto de los estudios, que llegan, por as decirlo, en bruto, y
que una vez registrados son enviados a los grupos de trabajo (salvando la peculiaridad del de series horizontales, como veremos posteriormente).
Hay otro acuerdo de la Comisin que afecta a los estudios, bien de series horizontales, bien de series especficas, de las delegaciones provinciales. Como se pretende
que el alcance de la tabla de valoracin sea lo ms universal posible, ya que no tiene
sentido aprobar distintas tablas de valoracin para la misma serie referida a distintos
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organismos, se requiere que los estudios vengan refrendados por al menos tres Archivos. En el caso de los estudios referidos a series horizontales de la Administracin a
autonmica, la Secretara los enva al Archivo General de Andaluca, que tiene encomendada la coordinacin de los Archivos centrales de la Administracin central.
Desde all se realizan los trabajos oportunos (bien mediante solicitud de informes o
nuevos estudios a otros Archivos centrales, bien, lo que suele ser ms frecuente, mediante el trabajo de los tcnicos del propio Archivo General, que se desplazan para
comprobar y hacer el trabajo de campo que asegure que el estudio de la serie est
lo suficientemente contrastado en un amplio nmero de Archivos. Pero tambin, el
propio Archivo General de Andaluca puede presentar estudios sobre una serie horizontal ya contrastados entre los diversos fondos de los organismos de la Administracin autonmica que custodia.
En el caso de los estudios especficos presentados por Archivos de delegaciones
provinciales, esta circunstancia representa un problema, pues desde la Secretara se
derivan hacia el Archivo central de su correspondiente Consejera, para que coordine
la realizacin de otros estudios, como ya hemos dicho, en al menos dos delegaciones
ms. Pero todos sabemos que legalmente ningn Archivo central tiene encomendadas estas tareas de coordinacin lo estn a los Archivos Histricos Provinciales como
archivos intermedios de la Administracin perifrica, por lo que la aprobacin de
la respectiva tabla de valoracin se ha debido hasta ahora ms al voluntarismo de
esos archivos centrales que a ninguna otra cosa, y es de justicia resaltar esta circunstancia, que atae a tres Archivos en particular: Archivo Central de la Consejera de
Hacienda, Archivo Central de la Consejera para la Igualdad y Bienestar Social y Archivo Central de la Consejera de Agricultura y Pesca.
Por tanto, podemos resumir de esta manera los dos circuitos que llevan los estudios desde el autor/responsable hasta que, si es pertinente, se elabora la tabla de valoracin correspondiente:
Esto en el caso de los procedimientos de identificacin y valoracin. En el caso
de las propuestas de eliminacin, tambin hay otro acuerdo de la Comisin que
no figura en la Orden de funcionamiento de la CACDA y que afecta al procedimiento, y es lo referido al perodo de aplicacin de la tabla de valoracin. Esto no
suscit problema alguno hasta la novena sesin plenaria de la CACDA, celebrada el
23/02/2006, donde se inform negativamente una propuesta de eliminacin de una
fraccin de serie porque el perodo estudiado, es decir, el perodo que abarcaban los
documentos tomados como muestra para elaborar el estudio de identificacin y valoracin, era posterior a la fecha de los documentos. A partir de entonces se aplic
este criterio de la Comisin a las propuestas de eliminacin, pero sin que se hubiera
plasmado en acuerdo alguno.
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Esto plante dos problemas: el primero referido al dato fechas extremas del perodo
estudiado, acotacin cronolgica que no estaba presente en la tabla de valoracin ni en su
extracto publicado en el boletn oficial, sino solamente en el estudio de identificacin, que
no se publica. Esto ocasionaba que muchos archivos realizasen propuestas de eliminacin
sin saber que no iban a ser informadas favorablemente al completo o en parte- simplemente porque desconocan este dato. Para evitarlo, la Comisin acord que este dato se
explicitase en la resolucin de la tabla de valoracin, y as se hizo durante un tiempo, hasta
que esta solucin cre un segundo problema, pues una mera ampliacin del perodo estudiado obligaba a la revisin de la tabla de valoracin y todo lo que ello supona (orden de
la persona titular de la Consejera de Cultura, publicacin en BOJA, etc.).
Esto nos lleva a considerar el segundo problema: cmo ampliar las fechas del perodo estudiado. En un principio se admita tanto un nuevo estudio de identificacin y valoracin en el que slo se cumplimentaban los campos que hubieran sufrido
algn tipo de incidencia o modificacin desde el estudio anterior particularmente
los referidos a la legislacin o el procedimiento o tambin un mero informe en el
que se hacan constar esas incidencias o su ausencia, y en aqul caso cmo afectaban
a la valoracin de la serie. Pero esto se complic cuando llegaron propuestas de eliminacin que rebasaban las fechas extremas del perodo estudiado, y que se referan
a series horizontales o de delegaciones provinciales.

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En la 17 sesin de la CACDA, celebrada los das 26 de junio y 14 de julio de


2008, se present un informe elaborado por la Secretara de la Comisin en el que se
analizaban estos casos, estudiando cmo actuaban otras comisiones calificadoras (en
particular la catalana, la canaria y la de la Administracin central). A pesar de que este
informe recomendaba establecer un modelo ms parecido al seguido por estas otras
comisiones calificadoras, sin lmites cronolgicos temporales, e incluso plantendose
la no necesidad de someter las propuestas de eliminacin a otro informe ms de la
CACDA a pesar de contar con una tabla de valoracin aprobada, la Comisin, sin
embargo tom el siguiente acuerdo:
1. Las tablas de valoracin se aplicaran al perodo estudiado. Esta informacin debera hacerse pblica en la web, para que est a disposicin de los proponentes.
2. Se difundiran las instrucciones o recomendaciones de la Comisin acerca de
la elaboracin de los estudios, para que estos sean lo ms representativos posible de la serie.
3. Al formulario existente de informe preceptivo para la propuesta de eliminacin, se aadiran los campos de normativa, procedimiento, series relacionadas y valoracin, de cumplimentacin obligatoria en el caso de que la
propuesta rebasase la fecha del perodo estudiado. Si, a estimacin del archivero que realiza el informe, la valoracin difera de la de la tabla ya publicada,
la Secretara derivara la propuesta al Grupo de Trabajo pertinente para que
ste recabase la revisin del estudio a los archivos necesarios.
4. Cada cinco aos, u otro plazo que se estimara oportuno, la Comisin instara de oficio al Grupo de Trabajo pertinente a que inicie la revisin de la tabla
de valoracin. Tambin puede revisarse antes de ese plazo a iniciativa de un
archivero que haga llegar a la Comisin un informe motivado y fundamentado, tal como aparece en el punto 3.
5. En la informacin publicada en la web, se hara constar tambin la fecha de revisin de la tabla de valoracin, conforme al informe presentado por el archivero.

Algunas otras incidencias se han solventado sin tener que acudir a la revisin de
la Orden de funcionamiento, mediante acuerdo interno de la Comisin. Por ejemplo, en la 14 sesin, de 12 de diciembre de 2007, se acord usar el mecanismo de
. Por su importancia, y para poner de manifiesto los debates en el seno de la Comisin sobre este punto, transcribo a continuacin el apartado correspondiente del Acta de dicha sesin:
Revisin de los procedimientos de la CACDA.
Joaqun Rodrguez Mateos expone la propuesta del Grupo de Trabajo de Revisin de procedimientos y formularios de la CACDA, elaborada en su sesin de trabajo del 30/11/2007, que se adjunta al acta. En ella se
sugiere la posibilidad de acogerse al Artculo 6.h) de la ORDEN de 7 de julio de 2000, por la que se regula
el funcionamiento de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de
identificacin, valoracin y seleccin documentales, que faculta a la Comisin a completar sus normas internas de funcionamiento mediante acuerdos adoptados por la mayora absoluta de sus miembros, para que se

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convocatoria de sesiones extraordinarias de carcter urgente, previsto en la Orden, a


las que asisten los vocales radicados en Sevilla, para poder informar de una manera
ms gil y rpida las propuestas de eliminacin presentadas que cumplan todos los
asigne a la Secretara de la C.A.C.D.A., la elaboracin del informe sobre las propuestas de eliminacin con
tabla de valoracin presentadas, siempre que stas concuerden de manera inequvoca con lo dispuesto en la
resolucin de dicha tabla de valoracin, y elevarlo para su aprobacin a la Presidencia de la C.A.C.D.A.,
ya que sta es una mera labor de comprobacin de correspondencia entre los trminos de la propuesta y los
de la tabla, que no requiere de una decisin colegiada. sta slo sera requerida en casos especiales en los que
no exista una correspondencia entre propuesta y tabla. Esto agilizara enormemente el funcionamiento de
la Comisin, al descargar al plenario de las decisiones sobre propuestas de eliminacin, y se podra dar una
respuesta mucho ms rpida a los solicitantes.
Ana Melero objeta que el tema ya se ha tratado en ocasiones anteriores, y que Javier Lomas, el anterior miembro de la Comisin como Letrado de la Junta de Andaluca, ya haba rechazado propuestas en similar sentido,
pues era necesaria en ese caso una decisin colegiada. Joaqun Rodrguez replica que, a juicio del Grupo de
Trabajo, que desde luego no cuenta con juristas expertos, la decisin colegiada ya se haba producido en la
tabla de valoracin, y que la propuesta de eliminacin con tabla de valoracin no deja de ser una mera labor
de trmite. Mnica Ortiz, como Letrada, dice que tal decisin afecta al mbito competencial de la Orden
de funcionamiento, y por tanto debe resolverse con una norma de idntico rango, y no mediante una norma
interna de funcionamiento. Isabel Escamilla seala que el debate de fondo lo que est exigiendo es la reforma
del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.
Se produce un amplio debate y se exponen otras posibles soluciones para agilizar la aprobacin de propuestas
de eliminacin, que en muchos casos reiteran propuestas ya hechas, pero sobre las que no hay un acuerdo claro:
Mnica Ortiz dice que estudiar si es posible hacerlo mediante delegacin, y que de cara a la nueva Orden
de funcionamiento que est en proceso de elaboracin, habra que establecer un rgimen de suplencias en las
vocalas natas. Se vuelve a lanzar la idea de convocar ms a menudo la Comisin con el nico orden del da
de informar propuestas de eliminacin, y que acudiesen slo los vocales de Sevilla hasta alcanzar el qurum.
Mara Jos Daz recuerda que esta propuesta ya haba sido objeto de acuerdo en una sesin anterior de la
Comisin, y que ms que redundar los acuerdos lo que debe hacerse es cumplirlos. [El Secretario comprueba
durante la redaccin del acta que el acuerdo se tom, efectivamente, por unanimidad durante la 8 sesin
ordinaria celebrada el 20.12.2005, en el sexto punto del orden del da, con el siguiente tenor: dado que
el qurum necesario para que la Comisin pueda celebrarse es de seis vocales [Joaqun Rodrguez] sugiere
que se celebren sesiones ms peridicas, cuyo nico punto del orden del da sea la elaboracin de informes
de las propuestas de eliminacin recibidas]. Ana Melero propone que cada vez que se renan propuestas de
eliminacin suficientes, entre 10 y 15, la Secretara se encargue de promover la convocatoria de una sesin
extraordinaria de la Comisin con este nico fin. Tambin expresa su firme propsito de modificar la Orden
de funcionamiento de la Comisin durante el ao 2008.
En este mismo punto del orden del da, Mara Jos Daz presenta unas Instrucciones para la eliminacin de
documentos en los archivos de oficina para entidades municipales, que sintetiza lo dispuesto en el Reglamento
del Sistema Andaluz de Archivos sobre este punto, incluyendo las recomendaciones tcnicas del Ministerio de
Cultura para llevar a cabo el proceso de destruccin de documentos. Estas instrucciones, segn la autora y
coordinadora de los Grupos de Trabajo de Identificacin y valoracin de series de Ayuntamientos de Sevilla y
Huelva, responden a una necesidad planteada en muchos archivos municipales, y quiere presentarlo ante la
Comisin. La Mesa no objeta nada a este documento.
La Comisin acuerda por unanimidad: convocar a la Comisin a una sesin extraordinaria cada vez que en
Secretara haya diez o quince propuestas de eliminacin, con el nico punto del orden del da de informas
dichas propuestas.

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requisitos y que no planteen ningn problema que haya de ser analizado colegiadamente por toda la Comisin. Ello supone la constitucin de facto de una especie de
Comisin permanente tal como existe en al mbito cataln.
3. El presente de la c.A.C.D.A. En relacin con los archivos centrales
En estos seis aos que van desde el 2002 al 2009, podemos hacer balance de los
logros y resultados de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Se han celebrado las siguientes sesiones:
1 sesin: 28 octubre 2002
2 sesin: 2 diciembre 2002
3 sesin: 14 y 22 enero 2004
4 sesin: 14 y 26 julio 2004
5 sesin: 28 octubre 2004
6 sesin: 1 marzo 2005
7 sesin: 21 noviembre 2005
8 sesin: 20 diciembre 2005
9 sesin: 23 febrero 2006
10 sesin: 27 junio y 18 julio 2006
11 sesin: 30 noviembre 2006
12 sesin: 8 marzo 2007
13 sesin: 21 junio 2007
14 sesin: 12 diciembre 2007
15 sesin: 4 marzo 2008
16 sesin: 24 abril 2008
17 sesin: 26 junio 2008
18 sesin: 17 diciembre 2008
19 sesin: 26 marzo 2009
20 sesin: 1 julio 2009
21 sesin: 15 octubre 2009

As pues, en 2002 se celebraron 2 sesiones, ninguna en 2003, 3 sesiones anuales


de 2004 a 2007, y en los dos ltimos aos, 2008 y 2009, 4 sesiones cada ao. Esto
quiere decir que se cumple el mandato de la Orden de funcionamiento de la Comisin, que establece un rgimen de tres sesiones ordinarias por ao.
En cuanto a los estudios de identificacin, en el grfico 1 aparecen los que han
sido presentados por los Archivos Centrales. Es significativo que aparezcan estudios prcticamente de todos los Archivos centrales de consejeras, salvo del Archivo
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Central de Medio Ambiente. Y sobre todo es de resaltar el desigual nmero de estudios presentados por cada Consejera, que se dispara en el caso de aquellos Archivos cuyas consejeras tienen competencias de un marcado carcter horizontal,
como Gobernacin que posea competencias sobre Administracin y funcin pblicas o Economa y Hacienda.

Grfico 1. Estudios de identificacin y valoracin presentados por Archivos Centrales

En el grfico 2 se representan las tablas de valoracin aprobadas en relacin a


esos estudios, comparadas con las tablas aprobadas para series de la Administracin local, cuyo nmero siempre ha sido menor. Otro rasgo muy significativo es
que de las tablas de valoracin aprobadas para series de la Administracin autonmica, slo 24 (es decir, un 29%) corresponden a series horizontales, mientras que
58 (es decir, un 71%) son tablas de series especficas. Este dato tiene su importancia cuando lo intercalemos con las propuestas de eliminacin presentadas, como
veremos ms adelante.

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Grfico 2. Tablas de valoracin aprobadas por aos.

Por lo pronto, en el grfico 3 se muestran los nmeros de las propuestas de eliminacin presentadas por los Archivos de organismos de la Administracin de la
Junta de Andaluca, tanto central como territorial e instrumental. Llama poderosamente la atencin la posicin destacadsima sobre todos los dems del Archivo
Central de la Consejera de Economa y Hacienda, as como la amplia representacin de sus delegaciones provinciales. El enorme nmero de propuestas de eliminacin llegadas de ese Archivo Central tambin tiene explicacin, adems de por
el dinamismo de su personal, porque dicho Archivo informa las propuestas de eliminacin de las oficinas liquidadoras de impuestos autonmicos de toda Andaluca y de aquellas delegaciones provinciales que no cuentan con personal archivero,
tal como se refleja en el grfico 4.

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Grfico 3. Propuestas de eliminacin de series autonmicas por archivos.

Grfico 4. Propuestas de eliminacin del Archivo Central de la Consejera de Economa y Hacienda.

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Y ahora unos nmeros de lo ms significativos. En primer lugar, hemos contabilizado en el grfico 5 el nmero de propuestas de eliminacin por tabla de valoracin.
Enseguida llama la atencin el enorme desfase que hay entre el nmero de tablas de
valoracin y su efectividad en cuanto a la seleccin no hemos contabilizado aquellas tablas de valoracin cuya resolucin es la conservacin permanente de la serie,
si medimos esa efectividad por el nmero de propuestas de eliminacin que se realizan acogindose a esas tablas y por el nmero de unidades de instalacin eliminadas.
Esta efectividad es mucho ms palpable si las mismas cifras las disponemos en orden
creciente en cuanto al nmero de propuestas de eliminacin por tabla de valoracin
(grfico 6) o en cuanto a las cajas cuya eliminacin se ha autorizado (grfico 7). En
conclusin, tenemos por un lado un enorme nmero de tablas de valoracin aprobadas cuya aplicacin es muy reducida o afecta a un nmero despreciable de unidades
de instalacin, y por otro un nmero escassimo de tablas de valoracin que son aplicadas en muchas ocasiones y para un enorme volumen documental. Creo que a nadie
se le escapa que estas cifras reflejan que una gran cantidad de tablas de valoracin se
deben a estudios de circunstancias, realizados para cumplir con la esa exigencia para
su transferencia al Archivo General de Andaluca y que se presentan tambin ante la
Comisin para darle una mayor relevancia al trabajo y amortizarlo mejor. Pero las estadsticas son muy claras y estn reclamando una actividad de identificacin de series documentales para la seleccin documental planificada, que lleve a concentrar
esfuerzos en aquellos estudios de alta efectividad dejando aparte aquellos otros estudios que dan lugar a tablas de valoracin que resuelven la conservacin permanente
de las series, necesarios para la proteccin del patrimonio documental.
Grfico 5. Propuestas de eliminacin de series de la administracin autonmica por nmero de tabla
de valoracin

TV

Propuestas

Cajas Autorizadas

Cajas Eliminadas

sin
1
2
3
4
5
6
8
9

6
9
2
7
10
2
1
6
4

1307
12389
585
2197
1739
87
16
751
186

0
12389
581
2197
1631
87
0
751
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20
21
22
26
27
35
36
38
45
46
47
48
49
50
51
52
55
56
67
68
80
81
83
85
86
87
88
89

82
11
3
12
9
1
1
1
1
4
4
2
1
24
1
2
2
1
1
17
10
5
1
1
5
1
4
1
2
1
1
5
2
8
3
1

115887
1187
122
1261
537
76
26
49
49
86
42
145
60
8590
918
574
224
248
35
7612
536
1079
3
19
4057
96
0
290
161
18
1
353
212
322
52
193

74440
981
91
785
338
76
26
0
0
86
42
145
60
6419
918
571
224
0
35
6867
271
650
3
19
3566
96
0
290
55
18
1
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2
54
47
0

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105
109

8
1
4
2
293

5284
37
284
643
170625

4583
0
0
0
119559

Grfico 6. Propuestas de eliminacin de series de la Admn. Autonmica por nmero de propuestas


por tabla.

TV

Propuestas

Cajas Autorizadas

Cajas Eliminadas

6
17
18
19
20
27
36
46
47
51
52
56
68
81
83
89
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2
5
26
38
45
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86
109
14

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
2
2
3

16
76
26
49
49
60
918
248
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Grfico 7. Propuestas de eliminacin de series de la Admn. Autonmica por nmero de cajas


autorizadas a eliminar.

TV

Propuestas

Cajas Autorizadas

Cajas Eliminadas

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La valoracin y seleccin documental en Andaluca: Pasado, presente y futuro

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6419
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Grfico 8. Nmero de veces que se ha aplicado una tabla para realizar propuestas de eliminacin.

N de propuestas por tabla

propuestas

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6
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1
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1
1
1
1

A la luz de todo lo anterior, podemos concluir para cerrar este apartado lo siguiente:
a) Los procedimientos, tanto de identificacin para la valoracin como de eliminacin, son extremadamente garantistas y, por consiguiente, lentos. La
Comisin ha optado por la cautela para una mayor seguridad de sus actos y
resoluciones.
b) Una gran parte del quehacer de la Comisin se sustenta sobre la labor de los
grupos de trabajo.
c) Se carece de una disposicin legal que establezca la coordinacin que ahora
ejercen los Archivos centrales de los servicios centrales carencia que queda
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La valoracin y seleccin documental en Andaluca: Pasado, presente y futuro

subsanada en el anteproyecto de Ley de documentos, archivos y patrimonio


documental actualmente en tramitacin.
d) Salvo excepciones no imputables del todo al propio funcionamiento de la
Comisin, en trminos generales se cumplen e incluso se reducen los plazos establecidos en la orden de funcionamiento, con lo que queda sin fundamento el extendido rumor sobre la lentitud de sus actuaciones.
e) El enorme empleo de esfuerzo y tiempo del personal tcnico que requieren
los procesos de identificacin y valoracin no se ve compensado por eliminaciones masivas de documentos. Es imprescindible la elaboracin de un plan
que prime la identificacin para la valoracin de las series documentales horizontales y de gran volumen, frente a las especficas de escasa entidad.
f) Por otro lado, hay un enorme desfase entre la cantidad de documentos cuya
eliminacin se ha autorizado y los documentos cuya eliminacin se ha efectuado y certificado mediante acta: 57.155 cajas. Es un contrasentido la urgencia exigida a la Comisin en sus trmites para autorizar eliminaciones de
documentos que despus no se llevan a cabo.

4. El Futuro
No podemos cerrar nuestra intervencin sin otear el horizonte: la consolidacin
de los procesos de identificacin y valoracin como fase nuclear del tratamiento archivstico, los modelos de que disponemos en nuestro entorno nacional e internacional y la trayectoria recorrida hasta ahora en nuestra Comunidad autnoma, nos
permiten replantearnos, en consonancia con el ttulo elegido para esta mesa, qu modelo de valoracin queremos para el futuro. Es ms, no slo es oportuno, sino que
nos vemos impelidos a hacerlo as porque el futuro no est lejano, sino que ya ha
comenzado, e incluso tiene nombre: se llama Comisin Andaluza de Valoracin y
Acceso a los Documentos (CAVAD), tal como se recoge en el texto del Anteproyecto de Ley de documentos, archivos y patrimonio documental. En el artculo 30 de
dicho anteproyecto quedan marcadas las principales funciones de la CAVAD, pero
remite a un posterior desarrollo reglamentario su composicin y funcionamiento.
No nos vamos a detener a analizar esta cuestin, que es misin de otro de los participantes de la mesa, pero s vamos a destacar al menos tres caractersticas que me parecen esenciales:
1. La nueva Comisin se configura como un rgano ejecutivo, y no meramente
consultivo como lo es en la actualidad y como lo son las comisiones calificadora de nuestro pas. Esto ofrece sin duda unas mayores posibilidades de actuacin y de toma de decisiones.
2. Se le asignan nuevas funciones sobre el acceso a documentos.
3. Se prev la creacin de subcomisiones y grupos de trabajo.

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Mateo A. Pez Garca

A la vista de todo lo que hasta aqu hemos mencionado, creo que son varios los
retos bsicos que tiene que encarar esta prevista Comisin:
a) La incorporacin de los procesos de valoracin a los documentos electrnicos
desde el diseo de los mismos, es decir, previamente a su produccin.
b) La incorporacin de procedimientos no planteados en el momento de creacin de la Comisin, pero ahora exigidos, como el de la eliminacin de originales en papel por sustitucin de soporte mediante copias digitales con la
consideracin de autnticas tal como lo posibilita el artculo 37 de la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, o la eliminacin de documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz de titularidad estatal que cuenten con dictamen de
la Comisin Superior Calificadora de Documentos o de la Junta de Expurgo
de Archivos Judiciales.
c) Tiene que lograr una perfecta conjugacin entre un funcionamiento gil,
con plazos ms cortos de resolucin o de informe, y una suficiente garanta
de que no se eliminen documentos mientras puedan constituir un testimonio de derechos ciudadanos o de la Administracin. Esto pasa por dos cuestiones estrechamente relacionadas: en primer lugar una amplia revisin de los
procedimientos, y en segundo una completa reestructuracin de su composicin y de la de las subcomisiones y grupos de trabajo constituidos en su seno.
Estos dos puntos merecen una atencin ms especfica.

Revisin de los procedimientos y nueva estructura de la Comisin


La necesidad de una revisin de sus procedimientos en aras de obtener una mayor
agilidad y eficacia a travs de los mismos, no es un tema que se haya planteado ahora
en el seno de la Comisin, sino que ha surgido hace tiempo. Ya el 21 de febrero de
. La Comisin Redactora incluy la siguiente disposicin en el borrador final del Anteproyecto: Art.
59. En la elaboracin de disposiciones que regulen procedimientos administrativos, y a efectos de incorporar
los criterios de valoracin y seleccin, deber recabarse preceptivamente informe de la Comisin Andaluza de
Valoracin y Acceso de Documentos. Dicho informe tendr carcter vinculante y deber evacuarse en el plazo
de treinta das. el requisito de que el diseo de nuevos procedimientos deba contar con informe preceptivo y
vinculante de la CAVAD sobre la valoracin de los documentos generados por dichos procedimientos. Esta
propuesta no fue considerada por los juristas como propia de una Ley, por lo que desapareci del borrador del Anteproyecto sometido a informacin pblica, pero confiamos que en el posterior desarrollo
reglamentario se pueda retomar. Pero de algn modo se salva mediante lo dispuesto en el artculo 60, sobre aplicacin del modelo de gestin documental en la Junta de Andaluca, en cuyo punto 2 se establece
la participacin de personal archivero designado a propuesta de la Direccin General competente en
materia de documentos, archivos patrimonio documental, para que en el diseo de los sistemas de informacin se garantice la capacidad de los mismos para generar los metadatos vinculados al documento
necesarios para su gestin archivstica (entre los que se encontraran los referidos a su valoracin, y por
tanto, a su rgimen de acceso, perodo de permanencia en el sistema y resolucin sobre su conservacin
o eliminacin), y para que en los procesos de diseo de los documentos se incorporen los elementos
necesarios que garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin.

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2006 se constituy un grupo de trabajo para la revisin de los procedimientos de la


misma, cuyos debates se han visto frenados por la redaccin del nuevo texto legislativo sobre documentos y archivos, pero que se van a retomar para ir perfilando ya el
desarrollo reglamentario de la nueva CAVAD. De todas formas, la revisin se mantuvo en los lmites fijados en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en la
Orden de funcionamiento de la CACDA: procedimiento para identificacin y valoracin a partir del estudio, propuestas de eliminacin con tabla de valoracin y propuestas de eliminacin sin tabla de valoracin.
Pero en definitiva creo que lo que se debe tratar de dirimir es el modelo de valoracin y seleccin que vamos a seguir. Yo creo que hay dos modelos bsicos, dos polos
con mltiples gradaciones intermedias:

En el primero la iniciativa y responsabilidad del procedimiento recae en el tcnico de archivos, que es competente en su campo de actuacin, pero no domina
todas las disciplinas necesarias para llegar a una valoracin ptima (derecho administrativo, gestin financiera, investigacin histrica, etc.), por lo que la decisin final
recae sobre un rgano colegiado multidisciplinar. Pero el cometido de esta comisin
es tomar una decisin, emitir un voto favorable o desfavorable, un dictamen, hacer
observaciones, etc., no llevar a cabo la elaboracin real de una tabla de valoracin, un
informe, etc. Por eso, entre lo que presenta el tcnico y la decisin de la Comisin
puede haber grandes discrepancias. Por lo tanto, la decisin, la deliberacin, est excesivamente polarizada, y la seguridad y fiabilidad del proceso no es muy alta. Por
ello, se deben introducir filtros intermedios entre un polo y otro:
El primero es el modelo que hasta ahora hemos seguido nosotros, pero introduciendo el filtro de una subcomisin sectorial o territorial, debindose debatir cul de
estas dos opciones es ms conveniente. En el segundo modelo, el proceso se inicia ya
en una comisin multidisciplinar, por lo que cuando llega a la comisin que posee
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Mateo A. Pez Garca

legalmente la capacidad de calificar los documentos, el resultado es mucho ms seguro.


Este es el modelo de los calendarios de conservacin, tal como lo llevan a cabo los archiveros canadienses, australianos o neozelandeses. El calendario de conservacin es
una herramienta bsica de la gestin de una organizacin o empresa, elaborada por un
equipo multidisciplinar, donde se recogen todos los procedimientos y documentos en
una serie de fichas en las que constan, entre otros datos, la vigencia administrativa, la
valoracin, el rgimen de acceso, los plazos de transferencia y la resolucin final sobre
su eliminacin o conservacin. Este documento es aprobado por la empresa u organismo y sancionado por el rgano poltico que tiene la competencia. Es decir, la implicacin de los rganos directivos de la empresa u organismo es total, cosa que no ocurre
en el primer modelo: todos sabemos por experiencia propia las dificultades que entraa
implicar no ya al titular de los documentos, sobre el que recae legalmente la responsabilidad de su conservacin, sino tambin al gestor. Cuando se ha logrado esa implicacin
cosa que tambin ha ocurrido se ha debido en la mayora de los casos a una sintona
personal o a la buena disposicin y voluntad de los implicados, ms que a una conciencia del deber o a una necesidad por parte de quienes ostentan esta competencia.
Por tanto, los nuevos procedimientos no deberan cerrarse a un nico instrumento, como lo son en la actualidad las tablas de valoracin, sino contar con la suficiente flexibilidad para poder admitir otros como los calendarios de conservacin, y
emitir todo tipo de dictmenes y resoluciones.
Todo ello est en relacin con la composicin que ha de tener la CAVAD y su estructura en cuanto a subcomisiones y grupos de trabajo. Los modelos con que contamos, tanto en la Administracin Central como en otras Administraciones autonmicas
son muy variados. A partir del anlisis de algunos de esos modelos (en concreto el
. Resumo aqu la composicin de los rganos calificadores de estas Administraciones, as como sus
principales instrumentos de valoracin.

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Administracin Central
El rgano es la Comisin Superior Calificadora de Documentos, que tiene como finalidad el estudio y
dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de documentos de la Administracin General del Estado y de los organismos pblicos vinculados o dependientes de ella, as como su
integracin en los archivos y el rgimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
Composicin:
Presidente: el ministro de cultura
Vicepresidente 1: Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas*
Vicepresidente 2: Director General de Modernizacin Administrativa, del Ministerio de Administraciones Pblicas.
Vocales:
i. Subdirector General de los Archivos Estatales.
ii. Director del Archivo General de la Administracin.*
iii. Abogado del Estado del Servicio Jurdico del Ministerio de Justicia.*
iv. Un representante de cada ministerio con rango al menos de subdirector general o equivalente. Podrn asistir acompaados de un representante con voz y sin voto del rgano
u organismo cuyas competencias estn directamente relacionadas con la documentacin
sobre la que se dictamine en la reunin correspondiente.
v. Un representante de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, designado por su director.
vi. Un representante de cada Comisin Calificadora departamental sobre cuya documentacin
se dictamine en la reunin correspondiente.
vii. Hasta cinco vocales designados por el ministro de cultura entre personas de reconocido
prestigio en las materias asignadas a la Comisin.
Secretario: un funcionario de la Subdireccin General de los Archivos Estatales.
La CSCDA funciona en Pleno y en Comisin Permanente, integrada por los miembros sealados por
asterisco ms dos vocales ms designados por el Pleno entre sus miembros. Su misin es analizar y estudiar las propuestas dirigidas a la Comisin, para su elevacin al Pleno.
Tambin crea un Secretariado Permanente de asistencia y apoyo, que recibe toda la documentacin
relativa a las propuestas dirigidas a la CSCDA.
El pleno se reunir al menos dos veces al ao.
Las propuestas sern elevadas a la CSCDA por las Comisiones Calificadoras departamentales.
Canarias
La Comisin General de Valoracin Documental es el rgano colegiado de carcter tcnico para el
establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
eliminacin y/o conservacin, y valorar individualmente las series documentales.
Actualmente, la Comisin General de Valoracin Documental est regulada por el Decreto 160/2006,
de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestin documental y organizacin de los archivos dependientes de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Canarias. Con este Decreto se ha procedido a redefinir el concepto de tabla de valoracin y se ha establecido
el procedimiento de identificacin, valoracin, expurgo y eliminacin de las series documentales comunes y especficas (artculo20) a travs de los formularios de identificacin y valoracin.
Composicin:
Presidente: el Inspector General de Servicios
Vicepresidente: titular de la unidad administrativa competente en materia de Archivo General
Vocales: un tcnico con competencias en materia de rgimen jurdico de la Secretara General
Tcnica del Departamento a que correspondan las series a valorar; un representante de las unidades administrativas afectadas; el responsable de los archivos centrales de los documentos a tratar.

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Mateo A. Pez Garca

Secretario: un tcnico en archivos adscrito al Archivo General de la Administracin Pblica


Su instrumento son las tablas de valoracin documental, pero no queda claro en su web cmo se aplican
dichas tablas, slo dice que la CGVD es la encargada del control y seguimiento de la correcta aplicacin
de las tablas de valoracin documental.
La CGVD, cuando la acumulacin de documentos en los centros de archivo exija una actuacin inmediata, podr delegar en el Archivo General la competencia para aprobar las tablas de valoracin
documental de las series documentales especficas.
Catalua
La Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Tra Documental (CNAATD) es el rgano colegiado
de carcter tcnico que desarrolla las competencias en materia de acceso y de valoracin y seleccin de
la documentacin. A partir del Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluacin y seleccin
de documentos. Composicin:
Presidente: Director/a General competente en materia de archivos
Vicepresidente: subdirector/a general competente en materia de archivos*
Vocales nombrados por el consejero competente en materia de cultura:
i. Dos tcnicos/as de la subdireccin general competente en materia de archivos.
ii. Un tcnico/a del Arxiu Nacional de Catalunya.
iii. Director/a de un archivo de la Red de Archivos Comarcales.
iv. Director/a de un archivo central de la Administracin de la Generalidad de Catalua.
v. Tcnico/a responsable del archivo de una universidad.
vi. Tcnico/a superior de la Administracin de la Generalidad de Catalua.*
vii. Profesor/a de universidad de historia contempornea.*
viii. Profesor/a de universidad de derecho constitucional o administrativo.*
ix. Profesional de reconocido prestigio en el mbito de las tecnologas de la informacin.
Vocales nombrados por el consejero/a de cultura a propuesta de los siguientes organismos y
entidades:
i. Asociacin de Archiveros de Catalua (1).*
ii. Agencia Catalana de Proteccin de Datos (1).*
iii. Colegios oficiales de secretarios, interventores y tesoreros de la Administracin local, a
propuesta del Consejo de Colegios de Catalua (2).*
iv. Tcnicos/as responsables de archivos de la Administracin local a porpuesta de la Federacin
Catalana de Municipios y Comarcas (1) y la Federacin de Municipios de Catalua (1).
v. Abogado/a de la Generalidad de una unidad departamental del Gabinete Jurdico.*
Se pueden invitar a personas expertas y crear los grupos de trabajo necesarios para el estudio de
asuntos determinados.
Se crea una Comisin Permanente, cuyos miembros son los sealados por asterisco en el listado anterior,
para el estudio de las propuestas que deben ser tratadas en el plenario y realizar el seguimiento de los
acuerdos del plenario y de las cuestiones que ste le encomiende, presentando un informe de actuaciones inmediatamente posterior a cada sesin que celebre.
Como instrumentos, distingue entre Resoluciones y Tablas de Valoracin Documental:
Resoluciones: emitidas en respuesta a una peticin concreta de valoracin documental realizada
por cualquier organismo de la administracin pblica catalana. Si no se publican, slo son vinculantes para el organismo que realiza la propuesta, y en ese caso la Comisin emite certificado de la
resolucin y la eliminacin es certificada por acta elaborada por el secretario de la CNAATD.
Tablas de Valoracin: resoluciones de la CNAATD aprobadas por el Consejero de Cultura de
la Generalidad de Catalua y publicadas en el Diario Oficial. Su publicacin implica que los
archiveros pueden aplicarlas directamente, comunicando previamente a la CNAATD las tablas

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concretas que va a aplicar. Si la CNAATD no emite ninguna comunicacin en el plazo de


quince das, se entiende que se puede proceder a la destruccin. En este caso, la eliminacin
se asienta en el libro registro de destruccin de documentos del que deben disponer todos los
titulares de documentos pblicos.
La propuesta de valoracin debe ser firmada por el responsable administrativo del organismo y el archivero/a.
El tiempo de resolucin es de cuatro meses.
Valencia
La Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JQDA) es el rgano colegiado de carcter tcnico, adscrito a la Consejera competente en materia de cultura, cuya finalidad es la valoracin de los
documentos y series documentales.
Composicin:
Presidente: el titular del centro directivo competente en materia de archivos
Vicepresidente: un funcionario de dicho centro directivo a propuesta de su titular
Secretario: un funcionario del grupo A compeente en materia jurdica, a propuesta del centro
directivo competente en esta materia
Un funcionario con habilitacin de carcter nacional, grupo A, a propuesta del centro directivo
competente en materia de administraciones pblicas
Un funcionario competente en temas econmicos y hacendsticos, grupo A, a propuesta del
centro directivo competente en materia de economa y hacienda
Un funcionario de archivos y bibliotecas de un archivo histrico o intermedio de la Generalita,
grupo A a propuesta del centro directivo competente en materia de archivos
Un funcionario de administracin especial de archivos de la administracin municipal, grupo
A o B, a propuesta de le Federacin Valenciana de Municipios y Provincias.
Podr convocar asesores con voz pero sin voto, de acuerdo con las series documentales que se hayan de
valorar.
Se rene cuatro veces al ao.
Se constituyen comisiones de valoracin documental como rganos colegiados de carcter tcnico para
la elaboracin de las tablas de valoracin de las series generadas por las unidades administrativas correspondientes, de sus entidades dependientes y de las personas jurdicas privadas vinculadas a ellas en
cuyo capital o dotacin participe mayoritariamente la Generalitat, y de las personas privadas gestoras de
servicios pblicos., para presentarlas a la JQDA. Cada departamento de la Generalita crear su propia
comisin de valoracin. Se crearn por resolucin del titular del departamento, con un mximo de
cinco miembros de las unidades administrativas correspondientes, uno de los cuales habr de ser necesariamente un archivero. Podrn requerir el asesoramiento que consideren necesario para su trabajo.
Las entidades locales, universidades y otras entidades pblicas tambin podrn constituir comisiones
de valoracin.
Slo valora series, y el expediente de valoracin incluir informes de las unidades administrativas productoras, tanto sobre la valoracin como sobre el rgimen de acceso. Tambin deber tener la conformidad del responsable del rgano productor de la serie.
La JQDA examinar los expedientes de propuestas de tablas de valoracin en orden de recepcin, y
emitir dictamen sobre los mismos en el plazo mximo de cuatro meses. Si el dictamen es favorable a la
propuesta, se remite al titular de la Consejera de Cultura para su aprobacin definitiva.
El procedimiento de eliminacin se inicia por los responsables de la custodia de la documentacin, y
requerir la autorizacin de la JQDA. Se remitir a la misma una copia del acta de eliminacin, que
integrar el correspondiente registro.
Las tablas de valoracin documental son los instrumentos donde se estudian las caractersticas

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modelo de la Administracin Central, el modelo cataln, el modelo valenciano y el


modelo canario), hago una serie de propuestas a tener en cuenta:
a) La composicin de la CAVAD debe abrirse a nuevos profesionales: expertos
en tecnologas de la informacin, gestores de sistemas, juristas expertos en
Derecho Administrativo y en cuestiones de acceso y de proteccin de datos
de carcter personal, etc.
b) Se debe dotar a la CAVAD de una estructura administrativa propia y con suficiente personal, en previsin de poder sostener las nuevas funciones que se
le encomiendan.
c) Es aconsejable la creacin de una Comisin Permanente que despache las
cuestiones de mero trmite.
d) Para salvar el desequilibrio de representatividad de que adolece la actual comisin (un solo representante de ayuntamientos por ocho de la Administracin autonmica), crear subcomisiones para cada subsistema: autonmico,
local, de universidades, etc.
e) En el caso de la Administracin autonmica, crear subcomisiones bien sectoriales, bien territoriales, de composicin flexible, asegurando la presencia,
junto a vocales fijos, de representantes de las unidades administrativas cuyas
competencias estn directamente relacionadas con la documentacin sobre la
que se delibere en cada reunin.
f) Potenciar el nmero y el papel de los Grupos de Trabajo.
g) Potenciar la creacin de Comisiones Calificadoras en cada organismo, como
las que ya existen en algunas entidades locales (Ayuntamiento de Mlaga o
Diputacin de Crdoba) o universitarias (Universidad de Jan), cuyos dictmenes sean sometidos a la CAVAD, rgano competente en materia de eliminacin de documentos.

En cualquier caso cabe darse cuenta de que cada comisin intermedia entre los
dos polos de los procesos de valoracin documental, supone interponer un nuevo
filtro como garanta de seguridad de una adecuada actuacin. Lo que da vrtigo
pensar es que en la actualidad esos procesos estn sostenidos prcticamente en el
personal tcnico de archivo en su inicio, por un lado, y por otro en una nica Comisin calificadora competente para determinar la conservacin o eliminacin de
la produccin documental de: las trece consejeras y sus respectivas delegaciones
provinciales ms todos lo entes instrumentales de la Administracin autonmica;
los 771 municipios de Andaluca y las ocho Diputaciones Provinciales y todos sus
administrativas, jurdicas, fiscales, informativas e histricas de los documentos o las series, donde
se fijan los plazos de transferencia entre los diferentes tipos de archivos, y donde se determina su
conservacin, eliminacin o conservacin en soporte distinto al original, y donde se establece el
rgimen de accesibilidad de los documentos.

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La valoracin y seleccin documental en Andaluca: Pasado, presente y futuro

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entes instrumentales; las diez universidades pblicas andaluzas; los colegios profesionales, academias, y cmaras; los registros y notaras No es una responsabilidad excesiva para un nico rgano?
Por otra parte, sera conveniente la creacin de un rgano nacional de coordinacin de las comisiones calificadoras autonmicas, pues si bien es deseable que cada
Administracin autonmica elija su propio modelo de valoracin, no lo es que pueda
suceder que una misma serie documental tenga distinta valoracin, sobre todo si tenemos en cuenta que, en ltima instancia, los que resultan afectados son los derechos de la ciudadana.
Creo que es el momento de que todos nosotros que de una manera u otra participamos en los procesos de valoracin y seleccin, como autores de estudios de identificacin y valoracin, como miembros de los grupos de trabajo de la Comisin o
como vocales de la Comisin misma, debemos participar igualmente en el diseo de
un modelo de valoracin y seleccin fiable, eficaz, gil y flexible. Pronto tendremos
ocasin de hacerlo.

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LA VALORACIN Y EL MODELO DE SELECCIN


DOCUMENTAL EN ANDALUCA DESDE
LA EXPERIENCIA en los grupos de trabajo
Mara Jos Daz Daz
Archivo Central de la Consejera de Economa y Hacienda

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LA VALORACIN Y EL MODELO DE SELECCIN


DOCUMENTAL EN ANDALUCA DESDE LA
EXPERIENCIA en los grupos de trabajo

Mara Jos Daz Daz

Archivo Central de la Consejera de Economa y Hacienda


mariaj.diaz.diaz@juntadeandalucia.es

1. Visin crtica del sistema de valoracin y seleccin documental en Andaluca:


1.1. Los Grupos de Trabajo en Andaluca: diversidad de planteamientos
A) Antecedentes
Los Grupos de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series documentales
(GTIV), dentro de la Junta de Andaluca, tienen como antecedentes los creados, a finales de los aos 80, en el Archivo General de Andaluca (AGA), a raz del Decreto
233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se establece el funcionamiento de
los Archivos Centrales de las Consejeras, Organismos Autnomos y Empresas de la
Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca, que en
estas Jornadas conmemoramos.
Estos GTIV tuvieron como finalidad identificar y valorar series susceptibles de
expurgo ante la acumulacin documental en los depsitos, que evidenciaban la duplicacin o la reproduccin. Su principal logro fue elaborar un modelo de ficha de
identificacin y valoracin, as como las instrucciones para cumplimentarla.
Posteriormente, por acuerdo de 14 de noviembre de 1996, se crearon en el seno
de la Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico, a la
que se le atribuyeron funciones de calificacin y valoracin de la documentacin administrativa, tres GTIV:
rganos colegiados
Recursos humanos
Intervenciones Delegadas

Integrados por un coordinador y un nmero variable de profesionales de archivos de titularidad autonmica, adscritos a la Comisin y coordinados por el AGA

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tienen como objetivo identificar y valorar series documentales y normalizar los cuadros de clasificacin.
La Secretara de la Comisin distribuy una circular del AGA de 23 de diciembre de 1996, sobre identificacin y valoracin, la cual fue remitida, por Acuerdo de la
Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico, a todos
los archivos del sistema
La composicin de los GTIV estuvo abierta a la participacin voluntaria de los
responsables de los Archivos Centrales, aunque se consider prioritaria la representacin de algunos de ellos, atendiendo a la funcin o actividad objeto de estudio.
La experiencia del GTIV de rganos Colegiados fue objeto de una publicacin en el ao 1998 cuyos autores fueron Antonia Heredia Herrera, Luisa Fernanda de Juan y Santos, Mateo Pez Garca, Juan Jos Prez Ruiz y Mara Jos
de Tras Vargas.
B) Los grupos de trabajo en el seno de la CACDA
A partir de 2002 se publica el nuevo formulario para los estudios de identificacin
y valoracin (EIV) y comienzan su andadura los GTIV en el seno de la CACDA. El
nuevo formulario fue aprobado mediante Resolucin de la Direccin General de Instituciones del Patrimonio Histrico de 11 de noviembre de 2002, por la que se hace
pblico el acuerdo de la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos de
28 de octubre de 2002, por el que se aprueba el formulario para los estudios de identificacin y valoracin de series documentales.
Entre las distintas funciones que atribuye el Decreto 97/2000, de 6 de marzo por
el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la
ley 3/1584, de 9 de enero, de archivos a la CACDA hay que sealar, con relacin al
tema que nos ocupa, la creacin de GTIV para la identificacin y valoracin, dispuesta en su artculo 11, apartado g.
Dicha funcin de la CACDA tendr un desarrollo normativo ms amplio en la
Orden de la Consejera de Cultura de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
y los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documentales, en cuyo art. 10
se prev la constitucin de GTIV, en los siguientes trminos:
. En el seno de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos podrn constituirse grupos de trabajo para la realizacin de estudios de
. HEREDIA HERRERA, A. y otros: La identificacin y la valoracin de series documentales en el
prtico de la gestin documental: Expedientes de sesiones de rganos colegiados, Boletn del Instituto
Andaluz del Patrimonio Histrico, n 23 (jun. 1998)

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identificacin y valoracin documentales o para el estudio de asuntos monogrficos de su competencia.


2. Los grupos de trabajo podrn estar formados por miembros de la Comisin y/o archiveros del Sistema Andaluz de Archivos. Todos los miembros de dichos grupos
sern designados por la Presidencia a tal efecto.
3. Su coordinacin ser desempeada por un vocal de la Comisin designado por
la Presidencia.

En la segunda sesin de la CACDA, celebrada el 2 de diciembre de 2002, se establecen GTIV en razn de los Subsistemas que representan y se nombra un coordinador en cada uno de ellos.
Grupo de Trabajo para la elaboracin y anlisis de los
Estudios de Identificacin y Valoracin que trate de
series producidas por:

Coordinador

Las Universidades de Andaluca

Juan Francisco Herranz Navarra,


que podr ser sustituido, en su
caso, por Rosario Jimnez Vela y
Clemencia de la Cruz

Los Ayuntamiento y otras Entidades Locales de


Andaluca

Ramn Beltrn

Las Diputaciones de Andaluca

Remedios Rey

Los Servicios Centrales y Perifricos de las Consejeras,


Organismos Autnomos y Empresas pblicas de
ellos dependientes de la Junta de Andaluca SERIES
ESPECFICAS

M Isabel Valiente

Los Servicio Centrales, Organismos Autnomos y


Empresas pblicas de ellos dependientes de la Junta
de Andaluca SERIES HORIZONTALES

Archivo General de Andaluca

En la tercera sesin de la CACDA de 22 de Enero de 2004 se plantea la falta de


circuitos de presentacin de los EIV. Para solventar dicha circunstancia se propone el
establecimiento de GTIV que, coordinados por los miembros de la CACDA representantes de cada una de las administraciones, lleven a cabo la labor de anlisis del
contenido y elaboracin de los EIV.
Estando todos los miembros de acuerdo con la constitucin de dichos GTIV, se
pasa a la presentacin de los componentes de los mismos realizadas por los vocales:
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Grupo de trabajo de Archivos de Universidades Andaluzas


ngel Muoz Mazagatos

Archivo General de la Universidad de Almera

Clemencia de la Cruz Rodrguez

Archivo General de la Universidad de Cdiz

ngeles Montes Zugadi

Archivo Universitario de Crdoba

Rosario Jimnez Vela


Consuelo Martn Vega

Archivo Universitario de Granada

M Dolores Snchez Cobos

Archivo General de la Universidad de Jan

Cristina Guzmn Quesada

Archivo General de la Universidad de Mlaga

M del Carmen Lozano Snchez


Soledad Caballero Rey
Mercedes Lpez Izquierdo

Archivo General de la Universidad de Sevilla

Grupo de trabajo de trabajo de la Administracin de la Junta de Andaluca


M Dolores Lpez Falantes

Archivo Central de la Consejera de la Presidencia

Juan Jos Prez Ruiz

Archivo Central de la Consejera de Salud

M Jos Tras Vargas

Archivo Central de la Consejera de Educacin y Ciencia

Mateo Antonio Pez Garca

Archivo Central de la Consejera de Agricultura

Grupo de trabajo de Diputaciones Provinciales


Carmen Barriga Guilln

Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla

Antonio Rodrguez Cabaas

Archivo de la Diputacin Provincial de Cdiz

Grupos de trabajo de Ayuntamientos


Cdiz
Crdoba

Huelva

(Pendiente de constitucin)
(Pendiente de constitucin)
Inmaculada de Castro Pea

Ayuntamiento de Montilla

(El resto de componentes se encuentra pendiente de constitucin)


M Jos Daz Daz

Archivo Municipal de Bollullos del Condado

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Mlaga

M Isabel Vila

Archivo Municipal de Mlaga

Eloisa Puertollano Caadas

Archivo Municipal de lora

Soledad Nuevo valos

Archivo Municipal de Archidona

Susana Mateos

Archivo Municipal de Crtama

Alfredo Galn

Archivo Municipal de Estepota

Lydia Merino

Archivo Municipal de Fuengirola

Francisco Lpez Serrano

Archivo Municipal de Marbella

Jos Antonio Franco

Archivo Municipal de Vlez-Mlaga

Mercedes Fresco Acosta

Archivo Municipal de Alcal de


Guadara

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Jos Mara Carmona Domnguez Archivo Municipal de Carmona


Sevilla

Marina Martn Ojeda

Archivo Municipal de cija

Inmaculada Franco Idgoras

Archivo Municipal de Sevilla


Archiveros de Zona de la Diputacin de
Sevilla (pendientes de confirmacin)

Grupo de trabajo de Archivos Histricos Provinciales


(Pendiente de constitucin).
Joaqun Rodrguez, coordinador del mismo, manifiesta la peculiaridad de la falta de
documentacin producida por la Administracin Autonmica en los Archivos Histricos
Provinciales y la necesidad de que, una vez constituido el grupo, ste tendra que estar
ntimamente relacionado con el grupo de los Archivos Centrales, dado que en esos Archivos
es donde se producen los ingresos de la documentacin producida por la Administracin
perifrica de la Junta de Andaluca.

Ya en esta sesin se debate sobre su funcionamiento, ponindose en evidencia que


carecen de un rgimen de sesiones y de una estructura de rgano colegiado. Predomina
en ellos la participacin voluntarista, por inquietudes profesionales o personales.
En la cuarta sesin, de 26 de Julio de 2004, se aprueban unas instrucciones de
funcionamiento:
Las convocatorias y rdenes del da de las sesiones de trabajo sern fijadas de
forma consensuada entre los miembros del grupo y el coordinador y ser este
ltimo el que lo comunique a la secretara para proceder a su convocatoria.
Los gastos que ocasionen las sesiones de trabajo sern asumidos por la Consejera de Cultura.

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Los GTIV emitirn informe de los EIV analizados y, en su caso, una propuesta de Tabla de Valoracin de los mismos. Ambos documentos debern
ser remitidos a la secretara por el coordinador. El informe referido ser redactado por el coordinador y reflejar el anlisis efectuado por el grupo. Las
propuestas de Tablas de Valoracin, en su caso, se elaborarn directamente
en cada sesin.
A las sesiones de los GTIV podrn ser invitados los autores de los EIV, o establecer con ellos la comunicacin que se considere ms adecuada para el fin
que se pretende conseguir.
En el seno de los GTIV deben ser los coordinadores los que expliquen y aclaren los procedimientos a seguir, constituyndose en los interlocutores entre
los GTIV y la Comisin.

A partir de este momento, los GTIV ya estn establecidos y cuentan con unas instrucciones para su funcionamiento. En la prctica, como veremos ms adelante, tan
slo han funcionado los GTIV de Administracin Local y los de Administracin Autonmica y su funcionamiento no ha respondido totalmente a las instrucciones emanadas de la propia CACDA.
Subsistema de Archivos de Administracin Local
Cuando hacemos mencin de estos GTIV nos referimos nicamente a los Ayuntamientos. Entre 2002 y 2005 se produjeron diversas reestructuraciones que fueron
objeto de especial atencin dentro de la CACDA.
En la cuarta sesin, de 26 de julio de 2004, se debate acerca de la falta de coordinacin existente entre los distintos GTIV de Administracin Local y se acuerda
su sustitucin por un nico grupo de Administracin Local, Ayuntamientos, compuesto por 8 archiveros, preferentemente uno por provincia, entre los que se incluye
el propio coordinador.
En la sexta sesin, de 1 de marzo de 2005, tras la renuncia del vocal representante de los Ayuntamientos, Ramn Beltrn, y sin vocal de archivos municipales
an elegido, se analiza el funcionamiento de estos GTIV ponindose en evidencia la complejidad de estos trabajos en el mbito local y la necesidad que el nuevo
coordinador/a ejerza de forma efectiva la labor de coordinacin, para que el GTIV
verifique los EIV a travs de una Comisin especfica bien constituida y las Tablas
de Valoracin resultantes pudieran ser aplicables a series horizontales en todos los
Ayuntamientos.

. Para conocer la composicin de los Grupos de Trabajo en la actualidad se puede visitar http://www.
juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/comision_calificadora_documentos_adm

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En la octava sesin de 20/12/2005, se nombran a los miembros de los GTIV y


se plante por mi parte, como nueva vocal representante de los Ayuntamientos, una
propuesta de funcionamiento. Planteamos la necesidad que los GTIV tuvieran un
carcter ms multidisciplinar y se solicit la participacin de interventores, tesoreros
y secretarios municipales.
La principal funcin de estos GTIV fue elaborar EIV de series horizontales y no
los relacionados con series de un Ayuntamiento concreto.
A partir de este momento comienzan a funcionar dos GTIV provinciales formado exclusivamente por archiveros, uno en Huelva y otro en Sevilla.
El funcionamiento de los GTIV sigue, en parte, el esquema indicado por la
Comisin:
Las convocatorias y rdenes del da de las sesiones de trabajo se fijan de
forma consensuada entre los miembros del grupo y el coordinador. Es ste
ltimo el que lo comunica a la Secretara de la CACDA para proceder a la
convocatoria.
Los gastos ocasionados con motivo de las reuniones son sufragados por los
Ayuntamientos participantes. La Comisin tan slo se hace cargo del pago
de desplazamientos y dietas del Coordinador.
En las reuniones provinciales se ponen en comn los trabajos realizados por
los tcnicos de archivos y se concensan los EIV que se presentarn a la Comisin.
El Coordinador asiste a todas las reuniones de los GTIV, redacta el orden del
da y el Acta y sirve de interlocutor entre el Grupo y la Comisin.

En un principio, como criterios principales para elegir las series que iban a estudiar se adoptaron los siguientes:
1) que se tratara de series horizontales a todos los municipios.
2) que fueran de gran volumen
3) que fueran susceptibles de eliminacin o, al menos, que su conservacin permanente suscitara dudas.

Este ltimo criterio fue modificado y comenzamos a estudiar conjunto de series


relacionadas dentro de su contexto de produccin, es decir, en su relacin de interdependencia con otras series producidas en las mismas unidades administrativas. Esto
nos llev a identificar y valorar series documentales de carcter permanente como
nico modo de evitar la adopcin de criterios sobre eliminacin basados en meras
conjeturas sobre la existencia de series duplicadas o recopilatorias de conservacin
permanente.

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Los GTIV se plantearon como objetivo que los EIV nos sirvieran como instrumento para normalizar los cuadros de clasificacin y el tratamiento documental referido a organizacin, la descripcin, las transferencias y el acceso.
Los GTIV poco a poco se van especializando y finalmente quedarn constitudos:
El Grupo de Trabajo de Hacienda en la provincia de Sevilla
El Grupo de Trabajo de Urbanismo en la provincia de Huelva

Subsistema de Archivos Autonmicos


Se han constituido los siguientes:
Grupo de Trabajo de Series Especficas de la Junta de Andaluca
Grupo de Trabajo de Series Horizontales de la Junta de Andaluca

Ambos GTIV tienen como funcin emitir informes acerca de los EIV que se presenten ante la CACDA procedentes de la Administracin Autonmica. Normalmente los EIV son analizados y, en los casos en que procede, se realiza una propuesta
de Tabla de Valoracin de los mismos. Ambos documentos son remitidos a la Secretara por el coordinador. El informe se redacta por el Coordinador y refleja el anlisis
efectuado por el grupo. Las propuestas de Tablas de Valoracin, en su caso, se elaboran directamente en cada sesin como resultado del anlisis del EIV.
La frecuencia de las sesiones de trabajo depende de las necesidades de la propia
Comisin, ya que desde la Secretara de la misma se envan al GTIV las series que
hayan sido remitidas por los distintos archivos antes de cada convocatoria de sesin
de la CACDA.
En cuanto a su funcionamiento interno, cada grupo tiene sus particularidades.
El Grupo de Series Horizontales est constituido en el seno del AGA y es ste
quin convoca a los Archivos Centrales que considere oportuno (en funcin de la
serie horizontal que se pretenda estudiar). Por lo tanto, es un grupo variable en el nmero de componentes y en el que la mayor parte del trabajo recae en el AGA.
El Grupo de Series Especficas cuenta con un nmero fijo de miembros, 5 en
total, nombrados por la CACDA. El coordinador realiza la convocatoria mediante
correo electrnico y enva las series junto con sus expedientes tipo. Los EIV se analizan y se efectan las propuestas de Tablas de Valoracin.
1.2. El Formulario: su puesta en prctica
La labor realizada por los GTIV ha puesto sobre la mesa los problemas referidos
al formulario utilizado para llevar a cabo los EIV. Recordemos que dicho formulario
fue acordado por la CACDA el 28 de octubre de 2002 y publicado por Resolucin
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de 11 de noviembre de 2002, de la Direccin General de Instituciones del Patrimonio Histrico.


Diversos aspectos han sido objeto de debate, hasta tal punto que en la sesin del
30 de octubre de 2006 se decide la creacin de un GTIV para la revisin del formulario y los procedimientos de presentacin ante la CACDA, formado por los Coordinadores de los GTIV y tcnicos del Servicio de Archivos. En el ao 2007 se llevaron
a cabo varias reuniones, aunque todo qued paralizado con el nuevo proyecto de Ley
de Archivos.
Los puntos que han suscitado ms debate son los siguientes:
Cul es la denominacin de las series?
Por un lado, no es raro que nos cuestionemos qu estamos valorando? una serie
o una subserie? qu nombre es el ms correcto?
Tanto en la Administracin Local como en la Autonmica los principales problemas que surgen en relacin con la denominacin de las series provienen de problemas
previos de identificacin no resueltos convenientemente y de la falta de normalizacin de los cuadros de clasificacin. Estos problemas se ven agravados cuando se trata
de series horizontales.
Nos hemos encontrado con documentos que forman parte de una misma serie
documental, pero que han sido separados por procedimientos de tramitacin deficientes, o por la divisin de funciones, y que hemos identificado como dos series
distintas. Tambin hemos observado el caso contrario: valorar una serie cuando, en
realidad, se trata de dos. Esto ltimo suele ocurrir en procedimientos que inciden
unos sobre otros, y en instituciones donde una misma oficina lleva a cabo funciones
diversas. Lo primero es frecuente en al mbito autonmico, mientras que lo segundo
se suele dar con mayor frecuencia en la administracin local.
Esto obliga a acordar dentro de las sesiones de la CACDA nombres de series distintos a los propuestos por los propios autores de los EIV y ocasiona protestas de los
autores que no se sienten cmodos con la denominacin acordada por la CACDA.
La fecha inicial de la serie y las fechas del periodo estudiado deben coincidir?
Es confusa en el formulario la existencia de dos fechas, la fecha inicial de la serie
(Denominacin) y la del periodo estudiado (rea de control). Si el objeto de un estudio de identificacin y valoracin es la serie, deben coincidir, y por tanto, es redundante. En el mbito de la Junta de Andaluca, el periodo estudiado suele coincidir
con la fraccin cronolgica de la serie que se conserva en el archivo que realiza el EIV,
Central o Histrico.
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Qu entendemos por legislacin general y por legislacin especfica?


Existen diversas interpretaciones. Por ejemplo, el Decreto 254/2001, por el que se
aprueba el reglamento que regula los procedimientos para la concesin de subvenciones
y ayudas pblicas de la Junta de Andaluca y sus Organismos Autnomos y su rgimen
jurdico en algunas Tablas de Valoracin de subvenciones y ayudas se ha entendido
como general frente a la legislacin especfica que regula las ayudas concretas que generan la serie objeto de estudio, mientras que en otros se ha entendido como legislacin especfica.
Por otro lado, las instrucciones nos indican que debemos relacionar las normas
que incidan en el procedimiento y es frecuente que incluyamos legislacin que, en el
mejor de los casos, tan slo afecte a la cuanta de las sanciones.
Para solventar adecuadamente este problema se hace necesaria la participacin en
los GTIV de expertos en legislacin sobre las materias a tratar, bien a travs de la elaboracin de informes o participando directamente en dichos GTIV. Esto diversificara su composicin y los hara ms multidisciplinares, en consonancia con la propia
naturaleza de sus trabajos.
Procedimiento o documentos que forman el expediente?
La informacin que aparece en los EIV oscila entre la descripcin del procedimiento administrativo y la de los documentos que contiene el expediente tipo.
Ya en marzo de 2004 el GTIV de Series Especficas pidi a la CACDA que aclarara estos puntos. Nuevamente en el informe elaborado por este grupo el 3 de septiembre del mismo ao se vuelve a poner de manifiesto este problema, proponiendo
a la Comisin que se diferencie dentro de este campo el procedimiento. Veamos el
texto del informe que se refiere a este punto:
<<Anexo: Propuesta de reforma urgente de un apartado del formulario de Identificacin
y Valoracin
A raz de las confusiones que origina y el tiempo de discusiones y trabajo que nos supone a los grupos de trabajo el punto 5 del formulario Procedimiento del Expediente
tipo que es totalmente incongruente con la expresin de la Tabla de Valoracin Documentos que integran cada unidad documental, donde se supone que tenemos que volcarlo, como grupo de trabajo proponemos a la Comisin:
Que mediante Resolucin de la Directora General, sin tener que esperar a la reforma
definitiva o completa del formulario de identificacin y valoracin, se proceda a diferenciar cuanto antes en dos apartados del estudio de identificacin la informacin referida
por un lado al procedimiento administrativo, y por otro la referida a los documentos que
integran las unidades documentales de la serie que estamos estudiando. Esto ahorrara
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mucho tiempo y trabajo y evitara confusiones tanto a los que elaboran los estudios como
en quienes tienen que revisarlos e interpretarlos.>>
Cules son las series relacionadas?
Desde el GTIV de Administracin Local ya se plante el problema de las series
relacionadas desde las primeras sesiones, ya que creamos que era un criterio fundamental para la valoracin.
Analizado el problema nos dimos cuenta de que los criterios elegidos ms frecuentemente para determinar qu series eran las relacionadas se basaban a veces en
simples coincidencias en su tramitacin o en la analoga de sus contenidos. Esto podra llevar a establecer valores informativos e histricos incorrectos y, lo que es peor,
a determinar una incorrecta seleccin documental.
Las series relacionadas deben ser estudiadas dentro de su contexto de produccin,
es decir, en su relacin de interdependencia con otras series producidas en las mismas
unidades administrativas. Adems, podramos plantearnos una serie de preguntas, de
cuya respuesta pueden derivarse decisiones ms acertadas a este respecto:
1) En lo que respecta a las series duplicadas: Ofrecen las mismas garantas de autenticidad y validez jurdica? Contienen la informacin de
forma ntegra?
2) En las series subordinadas: Son parte de unidades documentales que
se encuentran separadas por tramitaciones deficientes? o Son dos procedimientos que inciden unos sobre otros?
3) En cuanto a las series que contengan informacin complementaria o recopilatoria, es frecuente acudir a resear a los Registros: Registros de
Actas, de Resoluciones e incluso de Entrada y Salida como series que
contienen informacin recopilatoria. No obstante, es importante sealar
que dichas series a veces no contienen toda la informacin esencial.
En el seno del GTIV de Series Especficas el tema de las series relacionadas tambin ha sido objeto de debate en diversas ocasiones:
En el 11/06/2008 el GTIV de Series Especficas hace la siguiente observacin:
como observacin general a todos los Estudios de Series Documentales destaca la importancia que tiene cumplimentar el campo de Series Relacionadas, al ser un elemento
esencial para la valoracin, sin en cual a veces nos vemos abocados a una ardua tarea de
investigacin que creemos se debera llevar por las personas que presentan el estudio, que
son adems los ms familiarizados con la serie y su procedimiento. A la hora de elaborar el
nuevo formulario de estudios de series, se debera establecer cules son los campos de cumplimentacin obligatoria y solo dejarlos en blanco justificadamente.
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El 10/03/2009 el mismo GTIV vuelve a hacer algunas observaciones 1.- Respecto


a las Series Relacionadas que es un elemento importante a la hora de valorar la serie, se
debera constatar si ya existe tabla de valoracin de esas series relacionadas y cual es el sentido de la misma, de modo que la Comisin tenga esa informacin junto al estudio para
evitar el riesgo de tomar decisiones que pudiesen conllevar la prdida total de la informacin. Esto se podra incluir en el formulario para su cumplimentacin por la persona que
realiza el estudio, o comprobar con las tablas publicadas por parte del Servicio de Archivos una vez recibido el mismo para su presentacin a la Comisin.
Cmo determinamos los valores?
La determinacin de los valores es subjetiva. Para minimizar los riesgos inherentes
a esta subjetividad existen criterios universalmente aceptados, recogidos por T. R.
Schellenberg, los cuales, sin embargo, no dejan de suscitar dudas cuando se intentan
llevar a la prctica. Las instrucciones de la CACDA, de 2002, para aplicar el formulario tambin nos dan algunas pautas para ayudar a determinarlos correctamente. De
la puesta en prctica se desprende, por un lado, que resultan un tanto imprecisos y
que su determinacin no puede estar nicamente en manos de los archiveros,
Desde los GTIV se ha requerido una definicin ms completa de los valores y la
necesidad de recabar informacin o informes jurdicos que puedan determinar con
mayor precisin los plazos de caducidad o prescripcin.
Los valores pueden determinar el plazo de las transferencias y el rgimen de acceso y, lo que es mucho ms importante, son decisivos al optar por la eliminacin en
las propuestas de seleccin.
Cmo determinamos el rgimen de acceso?
El rgimen de acceso ha sido objeto de mucho debate, muchos EIV hacan referencia a la ley de Archivos o a la Ley de Procedimiento Administrativo de manera general. En la mayora de los casos el autor del estudio no se pronunciaba.
A partir de una peticin del GTIV de Series Especficas, en marzo de 2009 se tasaron todos los supuestos y se incluyeron en la base de datos que el Servicio de Archivos ha realizado para cargar el formulario, de modo que el autor del estudio slo
tenga que sealar cual es el rgimen de acceso que se aplica a esa serie.
En tal sentido se han tasado los siguientes supuestos de acceso:
Acceso libre, conforme al art. 37.1 de la Ley 30/1992 y al art. 27. e) de la
Ley 3/1984
. Schellenberg, T.R. : Archivos Modernos. Principios y Tcnicas, La Habana, lnstituto Panamericano de
Geografa e Historia. Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958.

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Acceso limitado a sus titulares y a terceros con inters legtimo, por contener datos nominativos que no afectan al honor ni a la intimidad, segn el
art. 37.3. Ley 30/1992
Acceso restringido a los afectados, por contener datos que afectan a su seguridad, honor o intimidad, segn el art. 27.c) Ley 3/1984 y art.37.2 Ley
30/1992
Acceso restringido, por tratarse de documentos regidos por disposiciones especficas, segn el art. 37.6 de la Ley 30/1992 (materias clasificadas, datos
sanitarios, rgimen electoral, estadstica pblica, Registros Civiles y de Penados, Archivos Histricos)
Acceso prohibido, materias protegidas que afectan a la seguridad y defensa
del Estado o a los intereses vitales de Andaluca, segn art. 37.5 Ley 30/1992
y art. 27. d) Ley 3/1984.

El muestreo?
Es patente el desconocimiento de las tcnicas de muestreo y su grado de representatividad. En la mayora de los casos no quedan suficientemente justificadas las razones que han llevado a la eleccin de uno u otro criterio.
Por otro lado, cuando se propone una seleccin parcial -esto es, no se destruye el
expediente completo sino slo una parte del mismo- no existe un campo en el que
indicar cul es la documentacin a conservar. Se utiliza para ello el campo Muestreo,
lo cual da lugar a confusin, ya que el muestreo se realiza sobre los documentos que
se van a destruir y no sobre los que se deben conservar.
Entendemos que es necesario adquirir un mayor conocimiento de estas tcnicas y
que se ofrezcan diversas alternativas considerando factores tales como la dimensin del
fondo, las caractersticas de las series, la ordenacin, etc. lo que facilitara la aplicacin de
las Tablas de Valoracin y su adaptacin a las caractersticas de propias de cada archivo.
Para finalizar, hay una cuestin muy importante: el formulario slo sirve para la
realizacin de EIV en soporte papel. No rene los requisitos necesarios para los documentos en soporte electrnico.
Concluyendo, nos parece necesario revisar el formulario y dictar unas instrucciones que ayuden a solventar las dudas. Y adoptar criterios para la identificacin, valoracin y seleccin de los documentos en cualquier tipo de soporte.
1. 3. La CACDA: su funcionamiento
Tenemos que cuestionar, por un lado, la composicin actual de la CACDA, en la
que el grueso de sus miembros proceden de la Administracin Autonmica. No se ha
dado cumplimiento a lo previsto en el Prembulo del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos en la que se refiere a un rgano colegiado con representacin de todos
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los Archivos integrantes del Sistema, de las entidades y asociaciones profesionales relevantes en Andaluca en materia de Archivos, de los investigadores, como usuarios de los archivos, as como de los gestores administrativos responsables de la produccin documental.
Llama la atencin la ausencia de una representacin de la Asociacin de Archiveros
de Andaluca y la participacin de gestores administrativos procedentes de otras administraciones. En el caso de la Administracin Local hubiera sido interesante contar con Secretarios, Interventores o Tesoreros.
En cuanto al funcionamiento de la CACDA, una de las funciones ms importantes que ejercen los GTIV es facilitar las tareas de elaboracin de las Tablas de Valoracin, tanto a travs de los informes de los coordinadores como de las propuestas
de tablas. A cada miembro le llega la convocatoria con el orden del da y los EIV con
sus correspondientes expedientes tipo tan slo 20 das antes de su convocatoria. Teniendo en cuenta que los miembros de la Comisin no se dedican en exclusividad a
esta tarea, resulta casi imposible llevar todos los EIV debidamente revisados.
Si tenemos en cuenta que las Sesiones de la Comisin se celebran tres veces al ao,
se acumula en cada sesin una gran cantidad de trabajo. Por ello, las sesiones resultan interminables y agotadoras. As que un buen trabajo de los GTIV es fundamental, ya que facilita a la CACDA la toma de decisiones.
Otra de las cuestiones a mejorar en el funcionamiento de la CACDA se relaciona
con que en las sesiones se adoptan criterios internos sobre la elaboracin de los EIV
que no se hacen pblicos ni extensivos a los archivos. Estos problemas de falta de comunicacin entre Archivos y CACDA, crean una idea general en los archivos que la
CACDA es una institucin ajena que obstaculiza sus funciones.
Una peticin frecuente de los archivos es que se hagan pblicos los EIV. El motivo de esta demanda se relaciona con el carcter legal reservado a las Tablas de Valoracin. Aunque las Tablas de Valoracin aparecen en la pgina web de la Consejera
de Cultura, slo se publican en BOJA los extractos, por lo que a los archivos llega
muy poca informacin de los EIV realizados, los cuales son, en muchos casos, necesarios para poder aplicarlas correctamente. Este tema ha suscitado diversos debates
en el seno de la CACDA, y no ha quedado resuelto todava, por plantearse cuestiones como el derecho de autor, como incluir en los EIV las modificaciones que las Tablas de Valoracin plantean respecto a stos, etc.
Tambin se ha puesto de manifiesto, tanto en el seno de la Comisin como en los
GTIV, la falta de recursos de personal de apoyo a la Secretara de la CACDA, al objeto de que se puedan llevar a cabo satisfactoriamente todas las tareas relativas a la elaboracin de directrices, la resolucin de cuestiones tcnicas, la realizacin de trabajos
administrativos y la puesta en marcha de cursos de formacin.
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En este punto concluimos que es necesario que la composicin de la CACDA


sea ms transversal y multidisciplinar, as como que su funcionamiento debe ser ms
gil, para lo cual deben aligerarse sus procedimientos y contarse con ms personal
de apoyo a su Secretara. Es tambin muy importante dar a conocer sus decisiones y
buscar una frmula para difundir los EIV.
2. Nuevas propuestas para el futuro: la CAVAD y los Archivos Centrales
2.1. Nuevas funciones de la CAVAD: la e-valoracin?
A) Funciones de la CAVAD
El Art. 30 del anteproyecto de la Ley de Archivos elaborado en el ao 2009, se refiere a la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos. Este rgano
sustituir a la CACDA y est regulado por la ley.
Se trata de una Comisin que abarca a todo el Sistema Andaluz de Archivos. Se
decanta por el modelo de Comunidades Autnomas como Catalua, en lugar del
vigente en Aragn o el Pas Vasco, exclusivo de la administracin autonmica. Este
punto de vista me parece un gran acierto, ya que favorecer la adopcin de criterios
uniformes en todo el Sistema Andaluz de Archivos.
En segundo lugar, en cuanto a sus funciones sobre la valoracin y seleccin, el art.
30.3. a) establece las tres siguientes:
Dictaminar la conservacin de aquellos documentos que tengan inters para la
Comunidad Autnoma
Autorizar la eliminacin con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.
Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos.

Dictaminar la conservacin de aquellos documentos que tengan inters para la


Comunidad Autnoma
Dictaminar, es emitir un dictamen, un juicio, no elaborar una Tabla de Valoracin.
Por lo tanto, creo que va a significar una agilizacin en su funcionamiento. Es deseable
que en su desarrollo reglamentario se articulen mecanismos para que los trabajos que se
presenten lleguen depurados y se pueda dictaminar con las mximas garantas, dndole
un papel ms relevante a las Subcomisiones y los GTIV, a los que se refiere el art. 30.4.
Asimismo, parece innecesario que, una vez valorada una serie, se tengan que estar
actualizando las fechas extremas del periodo estudiado mediante nuevos EIV. Habra
. Por Resolucin de 28 de septiembre de 2009, de la Secretara General de Polticas Culturales, se
acuerda someter a informacin pblica el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio
Documental de Andaluca (BOJA nm. 201, de 14 de octubre de 2009).

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que cuestionarse si esto es necesario o si, por el contrario, se puede seguir el modelo
cataln y, una vez valorada la serie, aplicar dicha valoracin, independientemente de
su fecha.
No queda ajeno, en el mbito de la Junta de Andaluca, el papel que puede jugar
el AGA como coordinador de los Archivos Centrales, y la de los Archivos Centrales
de las Consejeras como coordinadores de sus respectivas Delegaciones Provinciales,
a los que hace referencia en su art. 45 en relacin con los trabajos de identificacin
y valoracin de series.
El Anteproyecto no hace mencin alguna a la coordinacin de los Archivos Centrales de los entes instrumentales. El artculo anterior en su apartado 7 dice que los
archivos centrales de los entes instrumentales coordinarn los archivos de sus unidades perifricas, no refirindose en este caso a la coordinacin por parte del AGA,
aunque esperamos que este punto se corrija.
Autorizar la eliminacin (de los que carezcan de inters) con el procedimiento que
reglamentariamente se establezca.
La CAVAD debe hacer un esfuerzo en difusin y formacin de los procedimientos de eliminacin entre los archiveros del Sistema Andaluz de Archivos. Esto evitara
que muchas propuestas tengan que ser subsanadas y que se apliquen de forma incorrecta las Tablas de Valoracin.
Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos.
Creo que el legislador intenta dar mayor entidad a la regulacin de las transferencias, especialmente importante en la red de archivos de la Junta de Andaluca con
la incorporacin de los Archivos Intermedios Provinciales. Es importante conocer el
plazo de permanencia de los documentos en los diferentes archivos y dnde se llevar a cabo la eliminacin.
B) La CAVAD y la e-valoracin?
El Anteproyecto de ley de Archivos introduce nuevas funciones para los Cuerpos
de Facultativos y Ayudantes de la Junta de Andaluca para la gestin documental:
Art. 57. Funciones de la gestin documental
) En el marco de esta Ley, la gestin documental est integrada por las siguientes funciones archivsticas, aplicadas a los documentos: la identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la conservacin, el
acceso y el servicio.

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2) De acuerdo con el apartado anterior, la gestin documental implica la


participacin de personal archivero en:
a) La definicin de los sistemas de informacin, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de vincularse al documento para su adecuada
gestin archivstica
b) La regulacin de los procedimientos, con objeto de determinar los
criterios de valoracin para la seleccin, transferencias de la custodia y acceso
c) El diseo de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin
El art. 61.1. dice las funciones archivsticas propias de la gestin documental, establecidas en el art. 57, corresponden a los cuerpos de facultativos y ayudantes de archivo
de la Junta de Andaluca.
En el primer borrador del Anteproyecto de Ley de Archivos el art. 59.2 deca literalmente:
En la elaboracin de disposiciones que regulen procedimientos administrativos, y a
efectos de incorporar los criterios de valoracin y seleccin, deber recabarse preceptivamente informe de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos. Dicho
informe tendr carcter vinculante y deber evacuarse en el plazo de treinta das.
Al suprimirse dicho artculo en el nuevo borrador del Anteproyecto de Ley, la
CAVAD queda al margen a la hora de establecer unos criterios que, en el caso de los
documentos electrnicos, es mucho mejor y ms efectivo que se establezcan a priori.
Por lo tanto, nos encontramos con dos cuestiones importantes:
La responsabilidad de establecer los metadatos sobre valoracin y seleccin va a corresponder a los tcnicos de archivos y no en un rgano
colegiado multidisciplinar.
De nuevo nos podemos encontrar discrepancias entre el punto de
vista de los tcnicos y los de la CAVAD, que es el rgano al que le corresponde legalmente dictaminar sobre la valoracin y la seleccin.
Este dictamen se emitir a posteriori y, con seguridad, se pueden preveer complicaciones
2.2. Las Subcomisiones y Los Grupos de Trabajo.
El art. 30. 4 que dice literalmente:
En el seno de la Comisin se podrn crear cuantas subcomisiones se consideren necesarias, con capacidad para resolver los asuntos a ellas encomendados. Asimismo, podrn
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crearse los grupos de trabajo que se consideren necesarios para la identificacin y valoracin documentales
Las Subcomisiones
Interpretando que el legislador no plantea el funcionamiento de Subcomisiones con
autonoma propia, sino dentro del seno de la CAVAD, nos encontraramos ante un modelo ya presente en otras comisiones como la contemplada en el Sistema Archivstico Valenciano o en la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
En el Sistema Archivstico Valenciano se regula el funcionamiento de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) en el art. 11 de la Ley 3/2005, de 15
de junio, de la Generalitat, de Archivos Sus funciones han sido desarrolladas en el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el cual se regula la
Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoracin,
conservacin y eliminacin del patrimonio documental de los archivos pblicos.
Dentro de la JCDA se crean Comisiones de Valoracin Documental en los diferentes departamentos de la Administracin de la Generalitat, as como se faculta
a otras administraciones para que puedan hacerlo. Son rganos colegiados de carcter tcnico. Su funcin principal es la de elaborar las propuestas de Tablas de Valoracin para presentarlas ante la JCDA. Se crean mediante resolucin del titular del
departamento y estn formadas por 5 miembros, elegidos entre el personal que desempee sus funciones en las unidades administrativas correspondientes, uno de los
cuales habr de ser obligatoriamente un archivero
Las Comisiones presentarn las Tablas de Valoracin de las series generadas por
las unidades administrativas propias, de las entidades de derecho pblico con personalidad jurdica dependientes de ellos, de la Generalitat y de las personas privadas,
fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos de competencia de aquellos, en lo relacionado con dichos servicios.
La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos se regula por el
Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. Esta Comisin funciona en Pleno y en
Comisin Permanente.
La Comisin Permanente se encarga del anlisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisin Superior para su elevacin al pleno. Cuenta con un Secretariado
Permanente, como rgano de asistencia y apoyo a la Comisin, que se encarga de recibir la documentacin y de comprobarla antes de trasladarla al pleno.
En los distintos departamentos Ministeriales se pueden crear Comisiones Calificadoras conforme a lo previsto en el art. 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. Estas Comisiones presentan peticiones de dictmenes sobre
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transferencias, seleccin y acceso. Tambin presentan propuestas de eliminacin o sustitucin del soporte distinto al papel en aplicacin de un dictamen previo.
Por tanto, las Subcomisiones para el Sistema Andaluz de Archivos podran seguir
el modelo del Sistema Archivstico Valenciano, con Subcomisiones por Subsistemas
y, dentro la Junta de Andaluca, por Consejeras.
La ventaja que presenta este sistema es que, al ser rganos colegiados departamentales, las propuestas de Tablas de Valoracin contarn con los informes necesarios y, al estar elaboradas por un equipo multidisciplinar, sern ms completas. Por
otro lado, la implicacin de los distintos departamentos en estos procesos hace que la
labor del archivo se haga extensiva al resto de la institucin.
En el caso de series horizontales a toda la Junta de Andaluca, se podra formar
una Subcomisin coordinada por el AGA.
En resumen, las Subcomisiones deberan asumir el trabajo que actualmente realizan los GTIV de Series Especficas y Horizontales de la Junta, pero con equipos multidisciplinares.
Los Grupos de Trabajo
Evidentemente, estas subcomisiones no van a realizar el trabajo de campo, por
lo que se hace imprescindible la formacin de GTIV para la identificacin y valoracin documentales, especialmente importantes en Series Horizontales en todos los
subsistemas de archivos.
Estos GTIV deben nacer en el seno de las Subcomisiones y ser dependientes de
ellas. Su funcionamiento puede seguir el que se ha empleado para los GTIV de Administracin Local, que ya hemos comentado. Es un modelo que ha dado muy buenos resultados y que, sin duda, podemos extrapolar al Sistema Autonmico.

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE LA JUNTA


DE ANDALUCA Y LOS ARCHIVOS CENTRALES:
SISTEMA DE INFORMACIN @rchivA
Mara Isabel Valiente Fabero
Coordinadora del Sistema de Iformacin de Archivos
mariai.valiente@juntadeandalucia.es

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE LA JUNTA DE


ANDALUCA Y LOS ARCHIVOS CENTRALES:
SISTEMA DE INFORMACIN @rchivA
M Isabel Valiente Fabero

Coordinadora del Sistema de Informacin de Archivos (proyecto @rchivA)


mariai.valiente@juntadeandalucia.es
Introduccin
Esta intervencin se desarrolla en la Mesa 4 Los sistemas de informacin de la
Junta de Analuca de estas Jornadas organizadas por el Archivo General de Andaluca y me gustara comenzarla por reconocer lo acertado y lo apropiado del ttulo de
las mismas, creo que no todas las Comunidades Autnomas podran emplearlo: Los
archivos centrales de la Administracin Autonmica andaluza: pasado, presente y futuro. Desde luego con la legitimidad para usarlo que da la trayectoria de ms de 30
aos, el alcance, nivel de implantacin y vertebracin que esta red de archivos tiene,
as como su capacidad de respuesta a cuantas nuevas estructuras organizativas se han
generado, generan y generaran tras cada Legislatura y o cambio de Gobierno manteniendo sin decaer su funcionamiento y prestando servicio, ninguna.
No es objeto de mi intervencin en esta Mesa hacer una historia del Subsistema
Autonmico de Archivos, pero para el tema de la misma, el Sistema de Informacin
@rchivA, si creo que es necesario tener presente las caractersticas de la realidad en
la que este Subsistema Autonmico de Archivos se desarrolla. Esta realidad viene determinada por las propias caractersticas de la Administracin Autonmica a la que
sirve, la de una regin, Andaluca, que accede a la Autonoma a travs de la via rpida del Art. 151 de la Constitucin Espaola de 1978, lo cual implica asumir el
nivel ms alto de autogobierno (inicialmente previsto como todos sabemos slo para
las nacionalidades histricas), que tiene una extensin de 87.597 Km2 y ms de
8.300.000 habitantes. Obviamente esto se traduce en una Administracin autonmica compleja y con un ingente volumen de documentos, de gestin y servicio, que
los archiveros diligente y eficazmente libran y al que debe dar respuesta la herramienta corporativa que para ello utilizan de acuerdo con la Orden de 20 de febrero
de 2007, conjunta de las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica y de Cultura,
por la que se regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de
los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA Andaluca) (BOJA n 71 de 17 de abril de 2007).

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De todo ello en el mbito de la Administracin Autonmica es testigo la compleja realidad archivstica que se materializa en: una Red de archivos que viene funcionando desde los aos ochenta  con un importante equipo profesional al frente ;
un alto volumen de documentos en los archivos; un alto volumen en la tramitacin
de procedimientos administrativos propios del rea de los archivos (ingresos de documentos, salidas, eliminaciones, servicios); una gran diversidad de fondos (dejamos
para otra ocasin el concepto de Fondo en una Administracin Autonmica, tema
que bien podra titularse Un Fondo, dos fondos, tres fondos, parafraseando al
trabalenguas y que requiere un debate, desde mi punto de vista, a la mayor brevedad posible); un amplio arco cronolgico en sus documentos (el alto techo de autogobierno implic desde principios de los 80 el continuo traspaso de competencias
entre el Estado y la Administracin Autonmica, con sus respectivos medios personales, bienes, derechos y obligaciones, entre los que se encuentran, como es obvio,
los documentos); etc.
En atencin a la citada Orden de Implantacin de 20 de febrero de 2007, esta realidad es el objeto de trabajo del Sistema de Informacin @rchivA.
Contexto del S.I. @rchivA
El desarrollo del S.I. @rchivA se inicia en 2005 como uno de los elementos habilitantes del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca que se
enmarca dentro de la estrategia emprendida por esta Administracin para la de modernizacin de sus servicios pblicos.
Esta estrategia de modernizacin se desarrolla en un contexto concreto, el que
comienza a principios de 2000 cuando culmina la idea que se haba desarrollado en
los aos 90 de la necesidad de que la Administracin hiciera uso tanto de la Web
como de las tecnologas asociadas a ella. Comienza a afianzarse el concepto de Administracin Electrnica, que es una nueva forma de gestin pblica, basada en el
uso interactivo de las TIC, con el doble objetivo de la prestacin de mejores servicios a ciudadanos y empresas, as como la mejora de los procesos internos de las administraciones pblicas. De esta manera el nuevo siglo comienza con un impulso
decidido de los poderes pblicos por llevar las nuevas tecnologas a la Administracin para alcanzar los objetivos de eficacia y eficiencia de los servicios pblicos y con
. Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los archivos
centrales de las Consejeras, Organismos Autonnomos y Empresas de la Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca. BOJA n 94, del 24 de noviembre de 1989. Decreto
323/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca. BOJA n 9, del 05
de febrero de 1988
. .Mejora del acceso a la Administracin mediante un mejor uso de la Web Nota de Grupo de Inters del
W3C del 12 de mayo de 2009 http://www.w3c.es/Traducciones/es/TR/2009/egov-improving/.

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Sistema de Informacin Archiva

ello a partir del 2000 asistiremos a la publicacin de todo un cuerpo normativo y


acciones de gobierno a nivel europeo, estatal y autonmico que reglar los medios
para conseguir este objetivo, dinmica de la cual participar igualmente la Administracin Autonmica de Andaluca.
En este nuevo contexto y desde la perspectiva actual podemos destacar los siguientes hitos a nivel europeo, a nivel estatal y a nivel autonmico en Andaluca ,
por este orden los siguientes:

i2010: la sociedad de la informacin y los medios de comunicacin al servicio del crecimiento y el empleo. Comunicacin de
la Comisin, de 1 de junio de 2005, al Consejo, al Parlamento.
[COM(2005) 229 final - No publicada en el Diario Oficial]. .
EUROPA 2020 Una estrategia para un crecimiento inteligente, sostenible e integrador. Comunicacin de la Comisin de 3 de marzo de 2010
[COM(2010) 2020] 
Agenda Digital para Europa. Comunicacin, de 19 de mayo de 2010, de la
Comisin al Parlamento Europeo, al Consejo, al Comit Econmico y Social
Europeo y al Comit de las Regiones, titulada Agenda digital para Europa
[COM(2010) 245 final ].(DOUE C81E de 15/03/2011).
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos. (BOE nmero 150 de 23/6/2007).
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica. (BOE n
25 de 29/01/2010)
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
(BOE n 25 de 29/01/2010)
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.(BOE n 278 de 18 de noviembre de 2009)

. Una referencia amplia a este contexto se puede consultar en el texto de la ponencia titulada Sistema
de Informacin @rchivacon el que particip en las IV JORNADAS TCNICAS DE ARCHIVOS
EN LA ADMINISTRACIN LOCAL organizadas por el . Ayuntamiento de Mlaga y celebradas en
Mlaga entre el ,22 y 23 de octubre de 2009 y que fue publicada en . Revista TRIA.ISSN 1134-1602.
N 15 (2009) p. 17-58
. http://europa.eu/legislation_summaries/employment_and_social_policy/job_creation_measures/
c11328_es.htm. Visita 04/04/2011.
. http://ec.europa.eu/commission_2010-2014/president/news/documents/pdf/20100303_1_es.pdf.
Visita 04/04/2011.

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Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la informacin y


atencin al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativos
por medios electrnicos (Internet).BOJA n 134, de 15/07/2003)
Estrategia de modernizacin de los servicios pblicos (2006/2010).

En la Junta de Andaluca los citados Decretos y Estrategias son las referencias que
desde el ao 2004 llevan a impulsar el proyecto de la Racionalizacin para la Tramitacin Telemtica de Procedimientos: Wand@ (Workflow en la Administracin Andaluza) el cual tiene por objetivo la creacin de un marco de trabajo homogneo para
la tramitacin de expedientes en la Administracin Andaluza como base esencial de
la Administracin electrnica autonmica.
@rchivA se concibe como uno de los elementos habilitantes de este esquema de tramitacin automatizada para atender la gestin archivstica de los documentos administrativos a lo largo de su existencia, con un mbito de accin a transversal a toda la
Administracin andaluza, integrando pues la gestin desde las oficinas hasta el Archivo
Histrico. La concepcin y desarrollo de @rchivA como herramienta para la gestin de
los archivos titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca, tiene como objetivo el incorporar en estas unidades administrativas para la prestacin de sus servicios las nuevas
polticas de Sociedad de la Informacin, en especial las que se agrupan en torno a las
iniciativas y estrategias europeas (Iniciativa europea i2010, Estragegia Europa 2010 y la
Agenda Digital Europa) y el nuevo contexto creado por la Ley 11/2007.
Este carcter transversal, integrador, de gestin de servicios y de gestin tcnica
archivstica, que implica tanto una gran amplitud tanto de las dimensiones tiempo
espacio que maneja (toda la existencia del documento est donde est), as como, de
una gran diversidad de actividades sobre los que opera atendiendo a las necesidades
de cada momento, marcan una diferencia notable entre esta herramienta y el resto
de las herramientas corporativas del Administracin de la Junta de Andaluca. Diferencias que se ven acentuadas por cuanto es una herramienta que debe dar respuesta,
mediante su traduccin en procesos, a problemas determinados por la propia complejidad de la realidad archivstica a la que esta herramienta sirve.
Cuestiones tericas como el concepto de Fondo o de Serie documental que trasciende el concepto de productor y fortalece el de funcin, aplicados a nuestra
realidad institucional (cada vez ms compleja); la diversidad de soportes; las nuevas
caractersticas del documento administrativo en soporte electrnico como realidad
virtual y compartida; la diversidad objetivos que adquiere el tratamiento tcnico del
. Analizar la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de Administracin de la Junta de Andaluca(BOJA n
nmero 215 de 31 de octubre de 2007)desde una perspectiva archivstica permite atisbarlas.
. Interesante y clara aportacin para aproximarse a este problema Espacios, redes y arquitectura
tecnolgica [Recurso electrnico en lnea]: los nuevos parmetros del documento en la era digital/

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Sistema de Informacin Archiva

documento y el servicio que presta segn sea el momento y el lugar en el que se aplica
y se proporciona; los problemas fsicos de instalacin y almacenamiento; el trascender la diversidad de soportes para no incurrir en discriminacin por soporte en el
acceso a la informacin y al documento ; etc. estn presentes en la definicin y desarrollo de las soluciones y procesos que el Sistema va incorporando, ello dota de cierta
singularidad al S.I. @rchivA con respecto del resto de las herramientas corporativas
de la Junta de Andaluca en realidad de tanta como caracteriza a la actividad archivstica con respecto al resto de las actividades administrativas.
Por otro lado mientras en las ltimas dcada hemos venido asistiendo a la evolucin
de la ciencia archivstica con nuevos paradigmas como los expuestos en los trabajos de
Terry Cook , Frank Upward10 o en los resultados del Proyecto Interpares11, todos ello
de gran sustantividad terica, paralelamente a modo de juegos de espejos en la realidad
prctica cotidiana se manifiestan sntomas de la problemtica que tratan estas disquisiciones y que deben ser traducidas en soluciones concretas y prcticas dentro del Sistema de Informacin @rchiva12, clasificacin en estructuras de produccin complejas y
cambiantes, la descripcin para facilitar la recuperacin de informacin y compartirla,
el de principio de procedencia, el control de la custodia, la convivencia de soportes en
una misma unidad documental, etc. que adquieren especial relevancia cuando empiezan a entrar en juegos documentos en soporte electrnico.
Despliegue del S.I. @rchivA
El despliegue S.I. @rchivA est orientado a la prestacin de servicios en el marco
del modelo de Administracin-e de la Junta de Andaluca. Son servicios bsicos:
Teresa Rodrguez de las Heras Ballel. Jornadas de Archivos Municipales (17. 2008. Madrid). [Madrid: Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, 2008]. P. 45-62.Acceso al texto completo en :
http://www.munimadrid.es/UnidadesDescentralizadas/Bibliotecas/EspecialesInformativos/ArchivoDeVilla/
XVII%20Jornadas/Actas_jornadas.pdf
. Conceptos cuya relacin reviste nuevas perspectivas en los nuevos paradigmas de la archivstica actual
que cobran especial fuerza cuando se trata del documento electrnico.
. Electronic Records, Paper Minds: The Revolution in Information Management and Archives in the
Post-Custodial
and Post-Modernist Era. Terry Cook . Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary Research Vol. 1, no. 0 (March 2007).
10. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial Principles and Properties

Frank Upward. Archives and Manuscripts, vol. 24, no. 2, 1996, pp. 268-285.
11. www.interpares.org. Visita 04/04/2011.

12. La informacin concreta sobre las funcionalidades del S.I. @rchivA y de las soluciones

tcnicas que en l se vienen desarrollando para dar respuestas a todas estas necesidades estn
disponibles en la pgina de @rchivA en el rea de Archivos de la Web de la Consejera de
Cultura http://www1.ccul.juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos
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El apoyo a la gestin administrativa.


El control para la custodia y la conservacin de los documentos.
El control y el tratamiento tcnico para garantizar el acceso a los documentos.
El tratamiento tcnico para la difusin.

La direccin de sistema corresponde a la Consejera de Cultura por razn de materia, que para alcanzar esos objetivos de servicio desarrolla varias lneas de trabajo
entre las que destacan las siguientes:
Planificacin, programacin y coordinacin del proceso de implantacin del
S.I. @rchivA en los archivos que determina el mbito de aplicacin de la citada Orden de 20 de febrero de 2007. En relacin a los Archivos Centrales,
el Sistema est en produccin en la totalidad de los Archivos Centrales de
Consejeras. En los Archivos Centrales de los Entes Instrumentales de la Administracin Autonmica se en encuentra el proceso abierto estando ya en
produccin en doce entes. Igualmente en los Archivos de la Administracin
Territorial de la Junta de Andaluca el proceso est abierto estando actualmente implantado en cuarenta y dos Archivos.
Superadministracin del Sistema. Las tareas de Superadministracin del Sistema se concretan en el mantenimiento y gestin de la informacin horizontal del sistema (perfiles de usuarios, mantenimiento del registro de series ,
etc.) y de los agentes que en el operan (alta de archivos, baja de archivo, alta
del Administrador de cada archivo, etc.) para mantener la imperiosa necesidad de coherencia en en los datos y el funcionamiento del propio Sistema.
As mismo se desarrollan las tareas de Superadministracin Tcnica que se
concreta en el mantenimiento de los servidores en los que est instalada la
aplicacin, subida de versiones, etc.
Servicio de Atencin al Usuario.
Formacin de Usuarios.
Mantenimiento y Desarrollo del Sistema de acuerdo a la legislacin vigente y
a las normas tcnicas en materia de archivos y gestin de documentos.
Interoperabilidad con otros sistemas. Esta lnea de trabajo se concreta en cuatro vertientes que abordan la Interoperabilidad con:
a) El resto de componentes del la plataforma w@ndA para la generacin de
documentos electrnicos en el Sistema que soportan los procedimientos
administrativos propios de la gestin de archivos y servicios. En este sentido el propio sistema se constituye en cliente de l mismo.
b) Los sistemas de informacin que utiliza la Junta de Andaluca en la
tramitacin de sus procedimientos estableciendo un flujo contnuo en
la gestin de los documentos que asegure la disponibilidad y la contextualizacin de los mismos.

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Sistema de Informacin Archiva

c) La plataforma de Custodia de documentos electrnicos de la Junta de


Andaluca, repositorio digital seguro para el almacenamiento y custodia del documento electrnico actualmente en fase de proyecto. @
rchivA se contempla como cliente del sistema de Custodia para el control de la custodia de los documentos una vez finalizada su tramitacin
administrativa. Este proyecto se desarrolla en el marco del Plan de accin de desarrollo de la Estrategia Publica Digital de Andaluca.
d) Interoperabilidad con otros sistemas para la difusin: Conexin del S.I.
@rchivA con el Banco Andaluz de Imgenes de Documentos de Archivos (BAiDA), con el objetivo de difusin de los documentos integrantes
del Patrimonio Documental andaluz poniendo a disposicin de los usuario va telemtica la informacin archivstica del documento (que reside
en el S.I. @rchivA) y su imagen digitalizada (que reside en BAiDA).
Prestacin de servicios va Web para el acceso a la informacin, a los documentos y para la difusin no slo bajo el signo cultural, sino tambin bajo
el de la transparencia, en la cual los Archivos Centrales juegan un papel decisivo. Pare ello se ha desarrollo del Mdulo Web de @rchivA que mediante
una Gestin de la publicacin de documentos cada Archivo pondr a disposicin de la ciudadana a travs de Internet la informacin acerca de los documentos de cuya custodia es responsable, facilitando , en su caso, el acceso
a la imagen digital del documento almacenada en el repositorio digital que
le corresponda. Este desarrollo va a permitir poner a disposicin de la ciudadana el conjunto de los documentos custodiados en la Red de Archivos que
forman el Subsistema Autonmico con vocacin de integracin en otras plataformas a nivel nacional o internacional. As mismo se trabaja en una 2 fase
de este subproyecto que permitir la prestacin de servicios va web (solicitudes y pago de reproducciones, reserva de documentos para consulta presencial en sala, gestin de carpeta personal de usuario, etc.)
Colaboracin Interadministrativa: Tiene como objetivo compartir con otras
administraciones e instituciones pblicas el esfuerzo realizado por la Junta de
Andaluca para el desarrollo de este Sistema, sentando con ello las bases tcnicas para facilitar el intercambio de informacin entre ellas para la difusin
del patrimonio documental. Se concreta en la firma de convenios (con Junta
de Extremadura, Ministerio de Justicia, Diputacin de Cdiz, Universidad
de Jan) y en los trabajos para la liberacin definitiva del software.

Estas lneas de trabajo garantizan el adecuado despliegue y desarrollo escalado del


Sistema.
El S.I. @rchivA y el nuevo contexto contemplado en el Anteproyecto de Ley de
documentos, archivos y patrimonio documental de Andaluca.
A la publicacin de estas Actas el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y
Patrimonio Documental ya se ha transformado en Proyecto de Ley de Documentos,
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Archivos y Patrimonio Documental tras su entrada en el Parlamento de Andaluca,


publicndose as en el Boletn Oficial del Parlamento de Andaluca (BOPA) n 650
por Orden de Publicacin de 1 de abril de 2011.
Este Proyecto de Ley expresa en su Exposicin de Motivos y en su articulado su
apuesta por el impulso de una gestin documental transversal adaptada a la nueva
realidad tecnolgica y aplicada a los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca
para garantizar la identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la conservacin, la custodia, el acceso y servicio de los documentos pblicos desde la observancia de la teora y normativa tcnica archivstica actuales..
As son varios los aspectos que este Proyecto de Ley aborda y que estn en estrecha relacin con los sistemas de informacin de la Junta de Andaluca en general, y
con el Sistema de Informacin @rchivA en particular, como componentes del nuevo
contexto tecnolgico de nuestra la Administracin Autonmica, entre los que podemos destacar los siguientes:
Promocin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin de los documentos competencia de la Junta de Andaluca, as como promocin de la implantacin y
utilizacin de herramientas de administracin electrnica para facilitar a las
personas fsicas y jurdicas su participacin en los procedimientos contemplados en la propia Ley (Artculo 7).
Una actualizacin del Sistema Archivstico de Andaluca y sus circuitos que
el S.I. @rchiva deber asumir para garantizar la gestin trasnversal y continuada de los documentos.(TITULO II)
Gestin documental integrada y transversaL (Artculos 53 al 60 ) que se concreta en:
a) Implantacin de un modelo comn de gestin documental en el mbito de la Junta de Andaluca para el control y custodia de los documentos desde su origen a travs de las TICs.
b) Carcter transversal de gestin documental en que participan todos los
responsables de la gestin administrativa y de la custodia de los documentos pblicos.
c) La determinacin de que los sistemas de informacin para la tramitacin de procedimientos garanticen su capacidad para generar los metadatos necesarios que han de vincularse al documento para su gestin
archivstica,
d) La determinacin de que el diseo de los documentos incorporen los
elementos necesarios que garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin.

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Sistema de Informacin Archiva

La implantacin de un sistema informacin de archivos de la Junta de Andaluca (Artculo 60 61). Previsin a la que en la actualidad da respuesta la
puesta en produccin del S.I. @rchivA. El Anteproyecto plantea esta implantacin desde una estrategia basada en:
La implantacin de un sistema comn para la gestin integrada de los documentos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios tcnicos
archivsticos que la rigen.
Su interoperabilidad con el resto de Sistemas de Informacin de la administracin electrnica para garantizar la transferencia y control de la cadena de
custodia de los documentos.
Su interoperabilidad con el sistema que almacene de documentos electrnicos de la Junta de Andaluca para facilitar el acceso y uso de los documentos
que en l se custodian.
Eliminacin de la discriminacin por soporte en el acceso a la informacin y
documentos producidos por la Junta de Andaluca para garanta del ejercicio
del derecho de acceso a estos por parte de los ciudadanos.
La creacin del Registro General de los Sistemas de informacin de la Junta
de Andaluca (Artculo 59). Los Sistemas de Informacin son el entorno en
el que se producen, utilizan y conservan cada vez mayor volumen de documentos, por tanto es necesario conocer los sistemas informticos y su operativa para garantizar todos los aspectos relacionados con el control, custodia,
acceso y difusin de los documentos. Se plantea como un instrumento necesario para el seguimiento y control de la produccin y custodia de documentos digitales de la Administracin de la Junta de Andaluca para el
cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades que tiene la Administracin sobre los documentos que produce.
La obligacin de garantizar autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin de los documentos electrnicos con el establecimiento de sistema de almacenamiento y custodia seguro. A esta previsin
pretende dar respuesta el Sistema de Custodia de documentos electrnicos
de la Junta de Andaluca, que como se ha indicado en prrafos anteriores se
encuentra actualmente en en fase de proyecto. (Artculo 58).

Sin duda la Ley que finalmente resulte aprobada tendr una incidencia clara y directa sobre el S.I. @rchivA que este deber interiorizar y transformar en cadenas de
su cdigo fuente.
Los aspectos tratados en esta intervencin se complementarn con la intervencin
del resto de los ponentes de esta Mesa 4 y el coloquio previsto que sin duda permitirn abordar todas estas cuestiones con otras perspectivas.
Muchas gracias.

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