Servicio Nacional de Aprendizaje SENA REGIONAL SANTANDER OBSERVATORIO TECNOLOGICO ISO9001:2008 MDULO V.

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Marzo 8 de 2009

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TALLER SEMANA 3

TALLER SEMANA 3. Cmo se llevan a cabo las auditoras internas?

APRENDIZ: EMAIL: FECHA: CODIGO CURSO: MIREYA ELIZABETH BURGOS Yeya.1987@hotmail.com 20 mayo de 2011 239522

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 3. Ponderacin: Este taller tiene un valor de 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link ACTIVIDADES en el enlace ver/completar actividad. Taller a desarrollar:

Como se llevan a cabo las Auditorias Internas?

GUIA PARA LA ELABORACIN Por lo general, un equipo de dos o ms personas que trabajan fuera del rea auditada llevan a cabo la auditora. Las auditorias tienen una agenda especfica y se concentran en un procedimiento o proceso especifico, no en una persona. La metodologa general para la realizacin de una auditoria es la siguiente: 1. Se selecciona el procedimiento o proceso a auditar. 2. Se determina quienes formarn parte del equipo auditor. 3. Se realiza la notificacin del objetivo y tema de la auditoria a la persona responsable del rea que se auditar y se establece la fecha, sitio y hora oportuna de realizacin de la misma para ambas partes. 4. Se revisa y analiza con mucho cuidado el procedimiento operativo o el procedimiento del proceso a auditar, con base en estos documentos se realizar una lista de verificacin para aplicar en el momento de la auditoria. 5. Se ejecuta la auditoria con la persona del rea encargada como gua. 6. Se comentan los hallazgos encontrados con la persona responsable del proceso auditado.

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7. Se realiza el Informe de auditoria el cual incluye entre otras cosas los hallazgos encontrados, las conclusiones y las recomendaciones siempre que stas ltimas estn definidas como un objetivo de auditoria. 8. Se realiza un informe de acciones correctivas si es necesario. 9. Se realiza el procedimiento establecido para la distribucin del informe de auditoria, repuesta, seguimiento y cierre de la auditoria. Produccin

Con base en lo anterior y de acuerdo a la informacin presentada en la semana 3 realice lo siguiente: 1. Seleccione en su organizacin un rea especfica para realizar el Proceso de
Auditoria.

rea de Operacin Compras, Almacn Cocina (produccin) __________________________________________________________________

2. Elabore la agenda para el proceso de auditora, concntrese en un proceso

especfico del rea seleccionada.

a) Seleccione el procedimiento o proceso a auditar: aqu el aprendiz debe realizar

una breve descripcin del proceso y anexar diagrama de proceso. DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: COCINA. Alimentos ciclo de inventario. Objetivos de la Auditora 1. Para determinar los controles internos que rodean el registro, notificacin y mantenimiento de los inventarios son adecuados para proporcionar una proteccin razonable aseguramiento en contra de la comisin y ocultamiento de irregularidades. 2. Para determinar que los procedimientos de la empresa y las polticas relativas el registro, notificacin, y el mantenimiento de los inventarios se llevan a cabo de conformidad con los requisitos existentes. 3. Para garantizar que los controles y procedimientos en uso son eficientes, eficaces y econmico. 4. Para determinar que la recepcin y disposicin de las existencias se con precisin y

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adecuadamente informado. Programa de Auditora 1. Evaluar el Cuestionario de Control Interno para las debilidades. 2. A. Visita el rea de cocina, recepcin de muelles, almacenes y todos. A. Documento resultados. Est alerta a las condiciones generales, las cantidades en exceso, elementos en desuso, etc Los pedidos son pre-controlados antes de su preparacin. Garantizar la correcta seguridad en el departamento de recepcin, salidas de cocina, de almacenamiento zonas y el rea de basura. Lista de todas las salidas de la cocina y su relacin con las salidas fuera. Asegrese de que las salidas externas de construccin, directamente en o cerca de la cocina cerrados en todo momento o bajo el control de sistemas de alarma. B. Principales controles de documentos sobre las zonas de almacenamientoy evaluar la adecuacin. 3. Revisin de hojas de inventario de la razonabilidad de las cantidades y precios. Relacionar las cantidades de gira de almacn e investigar cualquier inusual cantidades. Volver a calcular una muestra de las excepciones costo del artculo (o para obtener discos con los inventarios y las frmulas de revisin). Seguimiento de cualquier precio inusual a la mayora de las facturas recientes. Tenga en cuenta que se realiza / inventario de los documentos. Si las excepciones se indican ampliar las pruebas se consideren necesarias.

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b) Determine segn el proceso los cargos de las personas que deben participar.
EJ. EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA, en el proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO, los cargos que pueden participar en la auditora pueden ser: Jefe de Produccin, Operarios, Jefe de Planta, Inspector de Producto, etc.

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CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Recepcin de alimentos, almacenamiento Jefe Almacn rea de cocina, preparacin de alimentos Jefe de Cocina rea de servicio Administracin Servicios sanitarios para empleados Administracin Manejo de Residuos slidos Administracin Control de plagas ms comunes Administracin

c) Haga memorando comunicativo dirigido a la persona encargada del proceso o

rea a auditar, explicndole lo que se pretende realizar. MEMORANDO A: DE: ASUNTO: AUDITORIA INTERNA REA DE OPRERACIN ( COCINA) FECHA: Segn la auditoria realizada en el REA DE OPRERACIN ( COCINA) debemos considerar el concepto de no conformidad, que clasifica los siguientes criterios: o Desviacin, es toda aquella situacin en la que se impide o dificulta seriamente la funcin del elemento observado o que revelan mala gestin y/o falta de Calidad de Servicio. o Incidencia, es toda aquella situacin en la que se dificulta ligeramente la funcin del elemento observado o que presenta aspectos puntuales de mala gestin o falta de Calidad de Servicio. Plan de acciones correctivas Las acciones correctivas se generan a partir de las desviaciones o incidencias identificadas durante el proceso de auditoria. Es en este momento cuando podemos hablar de la creacin de los grupos de mejora continua, que son los que propondrn las acciones correctivas correspondientes. Siempre teniendo en mente que el objetivo es cumplir los requisitos especficos del sistema de gestin de calidad que hemos adoptado. Para dinamizar el sistema de mejora continua cada accin correctiva debera considerar lo siguiente: o Designar un responsable de su implantacin.

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o o

Fijar una fecha lmite de realizacin. Determinar un proceso de evaluacin que demuestre la eficacia de dicha accin.

Seguimiento de acciones correctivas y cierre Las actividades llevadas a cabo para implementar las acciones correctivas deben registrarse de manera que tengamos evidencias de las mejoras conseguidas. En el caso de auditorias internas seguiremos durante los tiempos definidos la eficacia de las acciones correctivas. En las auditorias de certificacin, el auditor puede verificar en las posteriores auditorias de seguimiento el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas por nuestra empresa. Los resultados de una auditoria son una parte fundamental de la necesaria revisin que la direccin de todo restaurante debe realizar de sistema de calidad, sea propio o no. Por ello, estemos o no estemos aplicando un modelo de gestin de la calidad, la aplicacin de auditorias peridicas nos ayudara en la mejora continua del negocio. Atentamente.

3. Basados en el diagrama de proceso, elabore una lista de chequeo o verificacin

del proceso seleccionado en el punto 1. de este taller. ADJUNTE ACA LA LISTA DE CHEQUEO

CODIGO

LISTA DE CHEQUEO AUDITRIAS INTERNAS DE CALIDAD

123458 VERSIN 1012

OBSERVACIONES

N PREGUNTAS
P
1 2 3 Cul es el propsito o misin del proceso? Para que existe dicho proceso? Cules son los objetivos del proceso? Cmo se relacionan los objetivos especficos con los objetivos de calidad de la empresa? Tener el propsito siempre claro Cada uno puede ser independiente

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Que requisitos de los clientes (externos e internos) debe cumplir? Cules son las entradas de este proceso y quines son sus proveedores? Con que procesos interacta y que recibe de ellos? Cules son los resultados de este proceso y cules son sus clientes? Con que procesos interacta y que les entrega? Cmo se relacionan dichos objetivos con la poltica de Calidad? Cules son los recursos necesarios para la ejecucin de este proceso? Quines son los responsables del proceso? Cmo se ejecutan las actividades del proceso?

Cada entrada puede altera el objetivo

Cada actividad debe cumplirse con forme al procedimiento

11 12

Se realizan difusiones a cerca del Sistema de gestin de la calidad a todos los niveles del procesos? Cada cuando se hace esta actividad? Que controles ejerce para asegurar que el proceso da los resultados esperados? Para tener la veracidad de los controles hay que tener un nivel de aceptacin Para medir tiene que hacerse ce con un cronograma de actividades

13 Cmo mide el logro de los objetivos del proceso? 14 15 16 17 18 Mensualmente puede darse cuenta de cmo va? Cmo mide el cumplimiento de los requisitos de sus clientes? Que acciones debe tomar cuando los problemas vuelven a ocurrir? (Quejas, producto no conforme, no conformidad). Que acciones toma cuando hay desviaciones? Que anlisis efecta de la informacin de su proceso? Analiza tendencias? Que hace sistemticamente para garantizar mejoramiento continuo en su proceso? Que acciones correctivas y preventivas ha iniciado en el ltimo bimestre?

Toda estar tiene que llevarse en un registro

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Mejorar estos problema aumenta la calidad de servicio Tener siempre Tiene claro los requisitos de la Norma ISO 9001 aplicados a su proyectado los proceso? planteado En caso que no se Los cumple todos? cumple que capacitar Tiene reclamos e inconformidades de sus clientes internos o externos? Que ha hecho para eliminar las causas?

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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.
La auditora de calidad es la herramienta bsica que se utiliza para el seguimiento y mejora de un sistema de gestin de la calidad. Asimismo es el punto de partida que contribuye a la mejora continua de la empresa y la adaptacin a las necesidades del cliente. Por tanto podemos afirmar que sin el proceso de auditoria toda empresa de restauracin ser incapaz de asumir los objetivos de la mejora continua. Tal como define textualmente la norma ISO La auditora es un examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos. Por tanto, no basta con tener buenas intenciones para llevar a cabo unas actividades y fijarse unos resultados, debemos comprobar y demostrar que lo hemos conseguido. En este artculo intentaremos clarificar el contenido de esta herramienta, y ver su aplicacin a una empresa de restauracin independiente de su tamao y estructura.

Muchas Gracias!!!