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DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO 90012.

008

CASO DE ESTUDIO: IDENTIFICAR Y APLICAR LOS CONCEPTOS BSICOS SOBRE EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

LUIS CARLOS SACHICA OROZCO CDIGO243036

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL VALLE CENTRO DE GESTIN TECNOLOGICA DE SERVICIOS

ELIANA DEL PILAR OSPINA CASTAEDA, TUTORA VIRTUAL AVA

16-06-2011

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


REGIONAL VALLE
CENTRO DE GESTIN TECNOLOGICA DE SERVICIOS
Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Junio de 2011 Pginas. 2 de 10

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Taller Semana 4. Actividad Individual

OBJETIVOS:
Identificar y aplicar los conceptos bsicos sobre el control de documentos y control de registros

CONTENIDO:
Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplicara en su empresa

Escoger un proceso misional, diligenciarlo en el formato

Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros Diligenciar el formato Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que se selecciono

Comentar por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y proponer por lo menos una solucin a cada dificultad.

De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccionar Tres y elabore un formato de registro para cada uno. Generar por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

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ACTIVIDAD SEMANA 4
DATOS GENERALES

Programa

SENA Puntaje Modalidad actividad Objetivo Actividad Individual:

Programa Sistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008 Modulo: Documentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad ISO9000 REGIONAL VALLE 15 puntos Individual Identificar y aplicar los conceptos bsicos sobre el control de documentos y control de registros.

INTRODUCCIN Ahora usted hace parte el comit de calidad de la empresa donde labora y como responsable del proceso de calidad ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos ms importantes de la normalizacin, la documentacin exigida por la norma ISO9001:2008, y ha desarrollado algunos documentos como el manual de calidad, el mapa de procesos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta para la caracterizacin de procesos y elaboracin de procedimientos. Igualmente, ha elaborado un diagnstico frente a la documentacin actual de la empresa, y en el surgi un anlisis de acuerdo a las respuestas que obtuvo. El reto con el desarrollo de la actividad, es lograr definir y desarrollar dos de los seis procedimientos documentados obligatorios que exige la norma, estos procedimientos son: 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros

PAUTAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Con base en la documentacin presentada durante el desarrollo del curso Documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad:

1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplicara en su empresa.

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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

INICIO

1-GENERAR DOCUMENTO

2-REVISAR EL DOCUMENTO

4-SE AUTORIZA?

3-CORREGIR DOCUMENTO

4-APROBAR DOCUMENTO

5-PUBLICAR DOCUMENTO

6-ARCHIVAR DOCUMENTO

FIN

2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogi.

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Cdigo

Nombre del Documento

Responsable

Versin

Fecha de Aprobacin

FO-GQ-01 MC PPGC

SOLICITUD DE DOCUMENTACION MANUAL DE CALIDAD PROCEDIMIENTO PLAN GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION LISTADO MAESTRO

COORDINADOR DE CALIDAD GERENCIA ALTA DIRECCION GERENCIA ALTA DIRECCION GERENCIA Y RESPONSABLE DEL SGC GERENCIA Y RESPONSABLE DEL SGC COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS GERENTE DE OPERACIONES

02 01 01

02-092.008 01-012.008 01-022.008 01-022.008 01-022.008 011-022.008 012-022.008

FO-PSC

01

FO-LMDR

DOCUMENTOS Y REGISTROS FORMULARIO HOJA DE VIDA ACTA DE INICIO PERFORACION DE POZO REPORTE

01

FO-HV

01

FO-AI-P

01

FO-RA-AC

ADMINISTRATIVO ADMINISTRADOR DE CAMPO

RECURSOS HUMANOS

01

019022.008

3.

Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que

aplica o aplacara en su empresa.

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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS

INICIO INICIO

1-EVALUAR NECESIDAD DE REGISTRO

2-ESTABLECER LA CONVENIENCIA DE UN REGISTRO

3-DEFINIR EL MEDIO DE REGISTRO

4-DISEAR FORMATO

6-IDENTIFICAR CON 5- DILIGENCIAR SOLICITUD


CODIGO VERSION Y OTROS DOCUMENTOS AFECTADOS POR EL REGISTRO

7-DEFINIR FRECUENCIA Y RESPONSABILIDAD DEL REGISTRO

8-APLICAR LOS CRITERIOS PARA LA REVISION DE LOS DOCUMENTOS

9-REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS E IMPRIMIR COPIAS

10-ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DEVOLVER LA COPIA CONTROLADA

FIN FIN

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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccionaron:
Cdigo Nombre del Documento LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS SOLICITUD DE CAMBIO DOCUMENTOS Tiempo de Retencin
ACTUALIZADO

Responsable COORDINADOR DE CALIDAD COORDINADOR DE CALIDAD

Ubicacin BASE DE DATOS Y CARPETA BASE DE DATOS Y CARPETA ARCHIVO DE CALIDAD EN CARPETA BASE DE DATOS Y CARPETA

Acceso COORDINADOR DE CALIDAD COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR COORDINACIN DE CALIDAD COORDINADOR DE CALIDAD

Disposicin Final DESTRUIR EL ANTERIOR DESTRUIR

LMDAP-03 F-DAP11

ACTUALIZADO

EL ANTERIOR DESTRUIR

F-DAP13

COORDINACION

DE CALIDAD

ACTUALIZADO

EL ANTERIOR

F-DAP23

COORDINADOR DE CALIDAD

2 AOS

DESTRUIR

4.1 Comntenos por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solucin a cada dificultad. 5. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno. 6. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad. 4.1 Comentar por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solucin a cada dificultad. 1) no hay registros y mucho menos se est llevando un orden en lo que se refiere al plan de calidad y tampoco hay mucha claridad en el control de documentos que lo lleve a donde se referencie o se mencione los registros, documentos, instrucciones y dems formatos del sistema usados en cada rea de la Empresa u organizacin, y por tanto no hay procedimientos documentados de las labores u oficios, generando ineficacia, demoras, desorden y mala imagen de la empresa frente a los clientes y proveedores. Esto provoca demoras, y hace que se produzca un caos tanto a nivel administrativo y de produccin. 2) No hay nocin, de lo que se est haciendo por el uso adecuado de los registros y documentos del sistema, es decir, se llevan los registros y documentos del sistema por salir del paso, y no por tratar de mejorar cada da en cuanto a

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almacenamiento, disposicin, renovacin, identificacin, retencin, documentos obsoletos, archivo, etc. 3) No existe una manera clara y precisa de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema por parte del personal antiguo y nuevo de la organizacin, todo es emprico, pero no existe un manual o gua que te diga cmo llenar dicho registro y documento del sistema. Soluciones 1) Recurrir a un experto o contratar a un profesional con experiencia en organizacin y mtodos en empresas industriales, financieras y de servicios, para que mediante el se proceda a levantar los procesos y procedimientos, instructivos y dems formatos que sean necesarios en cada rea de trabajo para luego identificar, codificar, establecer, renovar, y dems elementos necesarios si es el caso para mejorar la eficiencia y eficacia en cuanto al producto y prestacin del servicio al cliente o usuario de la organizacin. 2) Orientar a travs de capacitacin, charlas, seminarios donde se muestre a travs de ejemplos de empresas exitosas en el mercado en el proceso de documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad, dndole a saber los beneficios, desventajas e inconvenientes en el Sistema. 3) Orientacin por parte de un experto o de un facilitador de un Sistema de Gestin de Calidad o tambin por alguien asignado por la empresa para orientar al personal de la manera ms clara y objetiva de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad CONCLUSIONES La implementacin de la ISO ha sido una oportunidad para reflexionar sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de cada empresa, permite planificar, describir, comunicar y controlar los procesos, para as competir en el mercado cada vez ms exigente y selectivo. Mediante la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad se logra conocer aspectos que no se tenan en cuenta durante el normal funcionamiento de la empresa. Lo ms importante en la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad es el compromiso de la Alta Direccin, Sin ella, es muy difcil que algo funcione, es tambin muy importante la motivacin de la gente que trabaja dentro de la organizacin, ya que con esto estamos logrando grandes cambios no solo para la empresa, sino, para con nosotros mismos. Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos estn correctamente definidos brindando confianza a los clientes y a la propia compaa.

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El no documentar equivaldra a que cada nueva generacin de la humanidad comenzara desde cero, para descubrir e inventar el conocimiento. El levantamiento de los procesos es una base o gua para la elaboracin e implementacin de los manuales de procesos y procedimientos, el cual facilita a la alta direccin los procesos de modernizacin y mejoramiento de la gestin, teniendo en cuenta que en l, se involucran personas pro-activas y servidores pblicos comprometidos con el cambio, que estn dispuestos a liderar procesos de mejoramiento dentro de las dependencias y entidades, generando as un cambio de cultura en la organizacin. Los documentos son la base de las actividades de mejora de la calidad, con la informacin actualizada se es ms fcil preveer errores y evitar reprocesos. El sistema documental pasa de una cultura oral a escrita, en donde se especifica con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada rea, los compromisos de calidad, las especificaciones tcnicas, los mtodos de verificacin y prueba, registros de atencin y servicio que se brinda al cliente. Los registros de calidad deben ser legibles, archivados y mantenidos de manera que prevenga daos, deterioro o una perdida potencial. Este taller permite comprender mejor los procedimientos 4.2.3. Control de Documentos y 4.2.4 Control de Registros. Los conceptos vistos y ejemplos de empresas u organizaciones industriales y de servicios durante todo el curso de Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad me permiti enriquecer el aprendizaje y aplicarlo a nuestra empresa. Controlar la documentacin tanto interna como externa y los datos significa revisar y aprobar la documentacin antes de su distribucin, asegurar el control que se utilicen las versiones vigentes, la documentacin aplica s o no o no completamente. Las organizaciones hoy en da deben estructurar la documentacin de un sistema para satisfacer en la mejor forma las necesidades de su negocio, no necesariamente para ajustarse a la estructura de las normas. El sistema de documentacin es nico para cada organizacin.

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LO QUE DEBE ENTREGAR: Un informe por escrito en formato Word. El informe debe contener: nombre del participante, una breve introduccin, desarrollo de los 6 puntos, deben incluir bibliografa. Mximo diez (15) hojas tamao carta a un espacio de interlineado, tamao de letra no mayor a 12 puntos. El documento escrito deber contemplar la aplicacin de normas ICONTEC para la presentacin de trabajos escritos. Se le invita a investigar sobre las mismas. Forma de entrega: A travs del link ACTIVIDADES en la semana 4, el informe debe tener aplicada las normas Icontec para el desarrollo de trabajos escritos, es decir que incluye por lo menos una portada. Fecha mxima de entrega: 20 Junio de 2011 Se recomienda investigar en diversas fuentes de informacin como Internet, bibliotecas, peridicos, revistas, revisen la bibliografa del curso, etc. No duden en consultarme ante las inquietudes que surjan. Les pido tener en cuenta la aplicacin de normas para la presentacin de trabajos escritos y fecha mxima de entrega. Muchos xitos. !!

Cordial saludo Luis Carlos Sachica Orozco

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