Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es un instrumento de apoyo en el que se encuentran de

manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto
determinado y/o funciones de la unidad administrativa.

Un manual de procedimientos se encarga de describir de forma detallada, y enfatiza en cada

paso de una determinada actividad, entonces, dicho documento adquiere mucha relevancia
para las personas que pertenezcan a una organización. es un documento del sistema de
control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización

Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto

ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los
responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando
la duración y el flujo de documentos

Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la institución o unidad

administrativa para la que se diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite
cumplir en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para
así contribuir a los objetivos institucionales,

Ventajas que ofrece el contar con un manual de procedimientos

 Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico - Administrativo
establecido.
 Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y
uniformidad en el trabajo.
 Estandarizan los métodos de trabajo.
 Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten conocer la
ubicación de los documentos en general. La ubicación consiste en identificar dentro
del procedimiento el lugar físico en donde se encuentran los documentos que
acompañan a las actividades, éste puede ser: archivero, escritorio, almacén, entre
otras.
 La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.
 Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.
 Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora
continua de las actividades.
 Facilitan la toma de decisiones.
  Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de
procedimientos incorrectos.
 Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.Sirven de base para
el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo ingres

Objetivos
 Ser una guía para las operaciones de la organización y que estas se desarrollen de
una manera eficiente.
 Ser una guía para el entrenamiento del personal.
 Facilitar la comunicación e interpretación de los procedimientos y políticas
contables.
 Manuales de procedimiento y su vinculación con el control interno.

Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso
de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se especifican políticas,
aspectos legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una manera eficaz y
eficiente.

Manual múltiple
Consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede interrelacionar
dichos conceptos, debiéndose separar en secciones.
Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual
se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
 Permite la simplificación de la estructura organizacional.
 Precisar las funciones de cada unidad administrativa.
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad
administrativa.
Ventajas
 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

Estructura del manual de contenido múltiple

 Datos de Identificación:
– Logotipo de la organización.
– Nombre oficial de la organización.
– Denominación y extensión. (De corresponder a una unidad en particular debe anotarse
el nombre de esta.)
– Lugar y fecha de elaboración.
– Número de revisión
– Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización
 Índice o Contenido.
 Introducción.
– Objetivo del manual.
– Alcance
 Base legal (leyes en las que se apoya)
 Políticas o Normas.
 Antecedentes Históricos.
 Filosofía organizacional (Misión, Visión, Valores)
 Organigrama General y Específico.
– Interpretación de la estructura orgánica.
 Descripción de puestos del área correspondiente.
 Estructura procedimental.
– Descripción narrativa de los procedimientos.
 Gráficas.
– Diagramas de flujo.
– Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
– Instructivos de las formas empleadas
 Glosario.
 Anexos.
– Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
– Instructivos de las formas empleadas)
Manual de organización

Es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal

de la empresa en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo;
asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además,
sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos
institucionales, así como medio de orientación e información al público en general,
logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos
y estructura.

Sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la estructura orgánica y

funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

La finalidad del Manual de Organización es ser un documento que nos muestre como están
organizadas las diferentes empresas, las unidades que lo integran y las funciones de cada
departamento.

Contenido del manual

 Presentación.
 Instrucciones.
 Objetivos.
 Organigramas
 Organización.
 Funciones generales.
 Descripción de funciones
 Anexos.

La Importancia de este Manual es que cuenta con toda la información del centro de trabajo
para que los que en ella trabajen conozcan con precisión y exactitud cuáles son sus
funciones que deben desempeñar como colaboradores, así como a quien están subordinados