Lineamientos Técnicos IPS

MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL
VICEMINISTERIO DE SALUD
VICEMINISTERIO TECNICO
DIRECCION GENERAL DE PLANEACIN Y ANALISIS DE POLITICA
Grupo de Sistemas de Informacin
LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS DATOS DEL REGISTRO

INDIVIDUAL DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD RIPS
Bogot. D.C. Octubre de 2009
INTRODUCCION
En el ao 2000 se expidi la norma que estableci el Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud, cuya base es el registro individual
(RIPS), con el propsito de facilitar la relacin entre prestadores y pagadores en materia de informacin y de soportes de los servicios
efectivamente prestados a la poblacin protegida en cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 o en transicin a stos.
La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con todas sus estructuras se constituye en un
subsistema de informacin prioritario para la evaluacin y monitoreo del funcionamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud en
cada uno de sus planes, programas y estrategias, frente a las metas fijadas a corto y mediano plazo, y de las acciones clnicas de los
prestadores.
Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos y la informacin reconocen su valor e importancia, en la
actualidad se han identificado grandes falencias tanto en la calidad del registro primario como en la utilizacin para la gestin de IPS y EAPB,
as como para la formulacin de la poltica sobre la salud pblica y el aseguramiento. Esta situacin muestra la necesidad de mejorar la
calidad, oportunidad y confiabilidad de los datos que se reportan para que contribuyan a la toma de decisiones en condiciones de mayor
certidumbre.
Tambin se requiere que el anlisis de la informacin que se realice hoy supere la visin de la agregacin estadstica de eventos y atenciones
por edad y sexo y la ordenacin de los diagnsticos ms frecuentes encontrados en la atencin hospitalaria, ambulatoria o de urgencias de las
instituciones prestadoras y orientarse a la construccin de visiones mas integrales y completas sobre la dinmica general y especfica de la
demanda de la poblacin y la respuesta del Sistema, la caracterizacin de la demanda en el entendido que est determinada por las
condiciones de vida y las oportunidades que el propio Sistema le ofrezca. Para ello se requiere del desarrollo de referentes conceptuales de
los escenarios posibles de explicacin del funcionamiento del Sistema de Salud y Seguridad Social, en sus componentes de demanda de la
poblacin, respuesta institucional, comportamiento de las patologas y su respuesta al manejo que hacen los servicios de salud, cambios en el
perfil de salud, entre otros, as como del procesamiento multidimensional de los datos en anlisis prospectivos y estratgicos.
Aceptar el RIPS como nico soporte de la factura (segn lo establecido en la norma que regula el Sistema de Informacin de Prestaciones de
Salud, Resolucin N 3374 del ao 2000) depende del grado de conocimiento y comprensin de los anlisis que el pagador puede hacer sobre
los datos y sus relaciones, y la aceptacin de que estos le permiten de manera automtica y total, la revisin minuciosa de la prestacin del
servicio y la confirmacin de la certeza de la informacin.
A su vez el prestador entender la ventaja de soportar sus facturas slo con el registro en medio magntico, cuando aprenda a: registrar
correctamente la atencin, a ingresar correctamente los datos en el sistema automatizado, a garantizar que todas las atenciones prestadas y
registradas en la historia clnica hayan sido cargadas al sistema; a facturar las atenciones y los servicios segn los precios (tarifas) que hayan
sido convenidos y a generar la facturacin en forma eficiente y consistente.
As mismo el esfuerzo de prestadores y pagadores por garantizar el registro y la calidad de los datos debe verse compensado con el uso que
el Ministerio de la Proteccin Social haga de los mismos y la difusin de los resultados, con las restricciones de confiabilidad que dicha calidad
genere.
Por las razones expuestas se requiere llevar a cabo un proyecto dirigido a superar los problemas surgidos en los procesos de generacin de
los datos, su transferencia con calidad y oportunidad, el reconocimiento por parte de las EAPB de su capacidad como soporte de las
atenciones efectivamente prestadas y la riqueza de informacin que es posible obtener, si su procesamiento es adecuado y avanzado.
EL REGISTRO DE LOS DATOS
Este proceso es el ms importante del Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud. De su calidad, oportunidad y completitud
depende la confiabilidad que se produzca y disponga para soportar las decisiones del Ministerio como ente regulador, y las de las EPS para su
gestin del riesgo y las de IPS para su gestin y sostenibilidad.
El RIPS provee los datos mnimos y bsicos que se requieren para hacer seguimiento al Sistema de Prestaciones de Salud en el SGSSS, en
relacin con el paquete obligatorio de servicios (POS y POSS). Igualmente el objetivo del Registro es facilitar las relaciones comerciales entre
las entidades administradoras (pagadores) y las instituciones y profesionales independientes (prestadores) mediante la presentacin del
detalle de la factura de venta de servicios en medio magntico, con una estructura, que al ser estndar, facilita la comunicacin y los procesos
de transferencia de datos y revisin de cuentas, independientemente de las soluciones informticas que cada prestador utilice.
Lo anterior quiere decir que estos datos bsicos, son bsicos y mnimos para los procesos de control del Ministerio como ente regulador del
Sistema, y para que los pagadores puedan tener los elementos de juicio necesarios, pero el prestador generar todos los que sus
requerimientos propios le exijan.
Por lo anterior el Plan de Accin formulado para el mejoramiento de la calidad, oportunidad y control de cobertura de los datos, centrar gran
parte del esfuerzo de la primera fase en la gestin de DATOS, y en la segunda fase el fortalecimiento ser a nivel de la retroalimentacin con
informacin especfica y de buena calidad.
COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD

Si los registras con cuidado y siguiendo estas reglas. Muy buenos te quedarn
1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

La estructura vigente de datos del RIPS es la establecida en el Anexo tcnico de la Resolucin N 3374 del 2000, excepto para los ajustes
introducidos en la tabla de valores de Tipo de usuario para dar cabida a la identificacin de poblacin en condicin de desplazamiento, la
longitud del campo cdigo de la IPS a 12 caracteres para permitir el reporte de datos por sucursal.
El Decreto 4747 de 2007 ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio en cuanto a la revisin, ajuste
y actualizacin del anexo tcnico, as:
Decreto 4747 de 2007: Artculo 20. Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El Ministerio de la Proteccin Social revisar y ajustar
el formato, codificaciones, procedimientos y malla de validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS.
Contenido de los archivos planos:
Los RIPS se presentan en 9 archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se repiten en varias estructuras por
constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).
ARCHIVO DE TRANSACCIONES
El archivo de transacciones equivale al encabezado de una factura de compra/venta de servicios ms el valor total con sus descuentos y
comisiones, bonificaciones u otras pactadas entre proveedor y pagador.
Los datos de ste archivo y la especificacin de la forma correcta en que deben quedar registrados se muestra a continuacin:
DATO
Cdigo del
prestador de
servicios de salud
VALORES PERMITIDOS
Un nico valor
COMO REGISTRAR
Nmero completo del cdigo asignado en el proceso de
habilitacin por el ente territorial (SDS), de doce dgitos.
VALIDACIONES
Que se encuentre en la BD de habilitacin.
Debe ser igual en todos los registros del AF
Razn social o
apellidos y
nombre del
prestador
Tipo de
identificacin del
prestador
Nmero de
identificacin del
prestador
Nmero de la
factura
Un nico valor
Nombre completo del profesional independiente o

nombre o razn social de la IPS, como aparece en el
registro de habilitacin.
Razn social o apellidos y nombre del

prestador que coincidan con los de la BD de
prestadores.
Un nico valor
Elegir una opcin de los valores permitidos en esta

variable.
Validaciones de estructura.
Un nico valor
Escribir todos los nmeros del identificador numrico

(documento de identificacin)
Un nico valor
Escribir el nmero de la factura segn las reglas

establecidas:
Contrato por capitacin: todas las atenciones

prestadas en el perodo, a los usuarios incluidos
en el contrato, deben tener el mismo nmero de
factura.
Contrato por paquete, tales como: actividad final,

atencin integral por diagnstico, paquete de
evento como el parto. Para este tipo de
atenciones se puede registrar as:
Cada atencin puede llevar un nmero de

factura,
Las atenciones que estn incluidas en el
paquete pueden llevar el mismo nmero de
factura (esta es la situacin correcta)
Si la contratacin es por capitacin debe

aparecer un solo registro con un nico
nmero de factura y las atenciones solo
deben aparecer con ste nmero.
Si la contratacin es por evento o paquete,
todos los nmeros de factura que estn en el
archivo de transacciones deben aparecer en
las atenciones. En ste caso, tambin un
nmero de factura puede identificar varias
atenciones.
DATO
VALORES PERMITIDOS
-
COMO REGISTRAR
Cuando el paquete incluya atenciones
ambulatorias y hospitalizacin, las atenciones
ambulatorias pueden llevar nmero distintos de
factura y todas las atenciones dentro de la
hospitalizacin un solo nmero de factura que
identifica la hospitalizacin.
VALIDACIONES
Fecha de
expedicin de la
factura
Fecha de inicio
Un nico valor
Escribir la fecha en que se expide la factura.
Validaciones de estructura: formato de fecha
Un nico valor
Se registra la fecha del primer da del perodo que est

reportando.
Fecha final
Un nico valor
Se registra la fecha del ltimo da del mes, del perodo

que est reportando.
Cdigo entidad
administradora
Un nico valor
Escribir el cdigo de la entidad administradora a quien la

IPS cobrar esos servicios, es decir, el cdigo del
pagador.
La Superintendencia Nacional de Salud no ha efectuado
ningn ajuste a la codificacin de las EPS del Rgimen
Contributivo y Subsidiado, por tanto los cdigos siguen
vigentes.
.
Verifica que el cdigo se encuentre en la

tabla de Entidades Administradoras.
Escribir el nombre de la Entidad Administradora.
No se valida
El nmero de contrato se registra:
Lo valida cada EPS
Nombre entidad
administradora
Nmero del
contrato
Un nico valor
Plan de beneficios
Cuando la IPS tiene varios contratos con el

pagador, para la poblacin de un mismo rgimen
(subsidiado, contributivo o vinculados).
pagador, para poblaciones distintas. Ej: contributiva
y prepagada.
pagador
Cuando se requiere identificar poblaciones
especiales (desplazados, inimputables), cuando no
exista un contrato diferente al general.
DATO
VALORES PERMITIDOS
-
COMO REGISTRAR
En la poblacin subsidiada para
subsidios totales de parciales.
VALIDACIONES
identificar
Nmero de la
pliza
Un nico valor
Solo aplica cuando de trata de atenciones por accidente

de trnsito o por atencin como particular por una pliza
de salud, de alguna aseguradora distinta a las EPS.
No se valida
Valor total del

pago compartido
(copago)
Valor de la
comisin
Valor total de
descuentos
Valor neto a pagar
por la entidad
contratante
Un nico valor
Se registra el valor real cancelado por el usuario, segn

la normatividad que les aplique*.
Que no haya valores negativos
Un nico valor
Se registra solo si aplica
Un nico valor
Se registra solo si aplica
Un nico valor
Se registra el valor a cobrar al pagador en la siguiente

forma:
Cuando es capitacin: en ste campo se coloca el valor
convenido para la cpita mensual, sin que corresponda
a la sumatoria de los valores de las atenciones
prestadas.
Cuando los registros corresponden a

contratacin por capitacin, se valida que el
nmero de la factura sea el mismo de todas
las atenciones.
Cuando es por paquete, pago global, DRG, atencin

integral u otra similar, se registra el valor
correspondiente a la sumatoria de las atenciones
nucleares, finales o que identifican al paquete, ms las
de evento que se incluyan en este mismo archivo.
En el caso de las atenciones por paquete, a las
actividades intermedias se les colocar valor cero.
*Decreto 4747/2007: Artculo 26: Responsabilidad del recaudo de los copagos y cuotas moderadoras es de las entidades responsables del
pago de servicios de salud. En el caso en que se pacte en los acuerdos de voluntades el recaudo de los mismos por parte de los prestadores
de servicios de salud, solamente podrn considerarse como parte del pago a los prestadores de servicios de salud cuando exista un recaudo
efectivo de su valor.
Para la contratacin por capitacin, el Decreto 4747 de 2007 establece:
Artculo 7: Condiciones mnimas que se deben incluir en los acuerdos de voluntades para la prestacin de servicios mediante el
mecanismo de pago por capitacin. Los acuerdos de voluntades para la prestacin de servicios que celebren las entidades responsables del
pago de servicios de salud con prestado res de servicios de salud establecidos en su red para la atencin de la poblacin a su cargo, mediante
el mecanismo de pago por capitacin, debern contemplar, adems de las condiciones mnimas establecidas en el artculo 6 del presente
decreto, las siguientes:
1. Base de datos con la identificacin de los usuarios cubiertos con el acuerdo de voluntades.
ARCHIVO DE USUARIOS
En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin, caractersticas bsicas, lugar de
residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.
Artculo 11. Verificacin de derechos de los usuarios. La verificacin de derechos de los usuarios es el procedimiento por medio del cual se
identifica la entidad responsable del pago de los servicios de salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha
entidad.
Para el efecto, el prestador de servicios de salud deber verificar la identificacin del usuario en la base de datos provista por los responsables
del pago, la cual deber cumplir con lo previsto en el Pargrafo 1 del Artculo 44 de la Ley 1122 de 2007, a ms tardar el primer da hbil del
mes de marzo de 2008. Dicha verificacin, podr hacerse a travs del documento de identidad o cualquier otro mecanismo tecnolgico que
permita demostrarla y slo podr exigirse adicionalmente el carn que demuestre la afiliacin cuando la entidad responsable del pago est
obligada a entregarlo y el usuario lo porte.
No podrn exigirse al usuario copias, fotocopias o autenticaciones de ningn documento.
En el caso de afiliados al rgimen contributivo a los que se les haya realizado el descuento de la cotizacin, y el empleador no haya efectuado
el pago a la entidad promotora de salud del rgimen contributivo, el afiliado acreditar su derecho mediante la presentacin del comprobante
del descuento por parte del empleador, as como la fotocopia de ser necesaria.
Pargrafo 2. El Ministerio de la Proteccin Social establecer el procedimiento y formato para que los prestadores de servicios de salud
informen las posibles inconsistencias que detecten en las bases de datos, al momento de verificar los derechos de los usuarios que demandan
sus servicios, sin que su diligenciamiento y trmite afecte la prestacin y el pago de los servicios.
DATO
Tipo de
identificacin del
usuario.
Corresponde al
documento de la
Registradura
Nal con el cual
VALORES PERMITIDOS
Valores
CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
COMO REGISTRAR
Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad
colombiana, el documento con el cual se deben identificar es
la cdula de ciudadana.
Para los extranjeros que se encuentran de paso en el pas se
identifican con el pasaporte, y para los residentes o con
permiso de permanencia, es decir, no turisrtas, se deben
identificar con la cdula de extranjera.
VALIDACIONES
Se valida estructura
Se valida que el valor seleccionado est en
los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
AS, MS
Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad:
Si valor de la edad es 3: el tipo de
DATO
se identifican las
personas ante el
Sistema, con
excepcin de las
personas que no
se han
registrado.
VALORES PERMITIDOS
MS = Menor sin identificacin
COMO REGISTRAR
Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la tarjeta
de identidad.
Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el

registro civil.
MS: Solo se debe utilizar para el Recin Nacido vivo sin
identificar (hasta los 30 das de nacido), y se registra:
Nmero de documento de la madre si existe o el nmero de

documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando
en uno (1).
VALIDACIONES
documento debe ser: RC o MS.
Si Edad > 17 aos, no puede ser RC, TI,
MS,
Si la unidad de medida de la edad es 2 o
3 el tipo de documento no puede ser
CC, TI, AS
Si la unidad medida de la Edad es 3 el
tipo de documento tiene que ser RC
Si tipo documento es MS la edad debe
estar entre 1 a 30 das.
Si tipo documento es AS la edad debe
ser mayor a 17 aos.
Si ya est registrado el documento ser el RC:

Segn el anexo tcnico de la Resolucin N 890 de 2007, se
entiende como recin nacido SIN IDENTIFICAR al menor
nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) das.
Segn el mismo anexo, el tipo de documento MS lo puede
utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen Subsidiado, el
Rgimen de Excepcin, Medicina Pre pagada, Seguros de
Salud y Planes Complementarios de Salud, para el afiliado
menor de edad recin nacido vivo SIN IDENTIFICAR con edad
menor o igual a 30 das, mientras se registra ante la
Registradura Nacional del Estado Civil.
Si no tiene el documento (despus de haber verificado que en
realidad no ha sido registrado) el tipo ser: MS
El personal de la IPS debe insistir en la exigencia del registro
civil a todos los nios.
Nmero de
identificacin
Un nico valor
MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe ceir

al lo contenido en el siguiente cuadro del anexo tcnico de la
Resolucin 890/2007: *
El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener en

cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas segn el tipo
de documento:
Se valida:
Que el tipo de documento corresponda a la

edad.
Que la longitud sea menor o igual a la

mxima permitida para cada tipo de
CC = 10
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
CE = 6
PA = 16
RC = 11
TI = 11
AS = 10
MS = 12
Cdigo entidad
Cdigo alfanumrico.
Se debe registrar el cdigo de la Entidad administradora (o

pagadora de esa atencin), segn la tabla respectiva.
Tipo de usuario
Los valores de este dato quedan

as:
1: Contributivo
2: Subsidiado
3: Vinculado
4: Particular
5: Otro
7: Desplazado con afiliacin al
Rgimen Contributivo
8: Desplazado con afiliacin al
rgimen subsidiado
9: Desplazado no asegurado
(vinculado)
Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder identificar la

poblacin desplazada, con y sin subsidios, y poder tener
control sobre la obligatoriedad de atenderlos prioritariamente
por el ente que corresponda (SLS con cargo a recursos de
oferta y las ARS con cargo a la UPC del subsidio, o con
recursos de destinacin especfica que se entrega a los
hospitales mediante convenio con el Ministerio).
VALIDACIONES
documento.
Si es menor de 30 das y el tipo de

documento es MS, se valida que la longitud
del nmero sea de mximo 11 caracteres
que debe corresponder a la cdula de la
mam o el cabeza de familia mas el dgito de
orden.
Si el tipo de documento es MS o AS, y el

nio es mayor de 30 das, se valida que el
cdigo tenga la estructura de: cdigo
departamento,
cdigo
municipio
y
consecutivo.
Obligatoria para los registros de poblacin del

rgimen contributivo y subsidiado.
Se valida que la codificacin corresponda a la

expedida por la Superintendencia Nacional
de Salud.
Se valida que el valor seleccionado est dentro
del rango de la tabla: de 1 a 9
La condicin de desplazado se acredita, inicialmente, con la

carta que expide Accin Social a la persona y su inclusin en
el comprobador de derechos que expide mensualmente la
SDS Direccin de Aseguramiento, con base en la
informacin entregada por la Red de Solidaridad.
Otro: corresponde a usuarios de

los
Regmenes
Especiales
(Fuerzas Armadas, Magisterio,
ECOPETROL, Congreso de la
Repblica)
o
a
Entidades
Obligadas a Compensar (EOC).
Primer apellido
del usuario
Dato de registro obligatorio.
Debe registrarse el primer apellido del usuario cuando ste

tiene dos apellidos; o el nico que tenga; el apellido de soltera
en las mujeres.
Se verifica que diga HIJO DE, cuando es menor

de 30 das y el tipo de documento es MS.
DATO
VALORES PERMITIDOS
Segundo
apellido del
usuario
Primer nombre
del usuario
Segundo nombre
del usuario
COMO REGISTRAR
Cuando el registro corresponde a un nio menor de 30 das
que se identifica con el documento de la mam, en este
campo debe anotar: HIJO, O HIJA de.
Debe registrarse el segundo apellido cuando el usuario lo
tiene.
En este campo NO DEBE incluirse las palabras HIJO DE
Debe registrarse el primer nombre del usuario.
Se verifica que no lleve: HIJO DE
Debe registrarse el segundo nombre si lo tiene, con el DE,

DEL, DE LAS, DE LOS, u otro (por ejemplo DE JESUS, DEL
CARMEN, DE LAS MERCEDES, etc)
Edad
Un nico valor.
Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros,

en el momento de la atencin
Unidad de
medida de la
edad
Sexo
1 = Aos
2 = Meses
3 = Das
M = Masculino
F = Femenino
Un nico valor
Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,

meses o das.
Cdigo del
departamento de
residencia
habitual
Cdigo del
municipio de
residencia
habitual
Zona de
residencia
habitual
VALIDACIONES
Un nico valor
U = Urbana
R = Rural
Se registra marcando la opcin que corresponda

Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona
lleva 6 mas meses viviendo de manera permanente.
Se registra el cdigo correspondiente al departamento en la
tabla DIVIPOLA.
Igual consideracin que para el departamento.
Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana.
Se valida que est dentro de los siguientes

rangos:
Si la unidad de medida de la edad es 1:
El rango va de 1 a 120
Si Unidad medida de la Edad es 2, el rango va de
1 a 11
Si Unidad medida de la Edad es 3, el rango va
de 1 a 29
Se valida que el valor seleccionado en el campo
anterior est dentro de los valores permitidos.
Se valida que est dentro del rango de valores
permitidos.
permitido (tabla de referencia DIVIPOLA).

permitido (tabla de referencia DIVIPOLA)..

permitidos.
Tabla para la identificacin de poblacin especial sin documento de identidad de la Registradura General de la Nacin, segn el Anexo Tcnico de
la Resolucin N 812 de 2007
TIPO
DOCUMENTO
Longitud
Mxima del
dato
Personas de la tercera edad en proteccin de

ancianatos.
AS
10
Comunidad Indgena que no este identificada

por la Registradura Nacional del Estado Civil
AS
Poblacin indigente adulta que no este

identificada por la Registradura Nacional del
Estado Civil.
AS
Poblacin infantil a cargo del ICBF.
MS
Comunidad indgena menor de edad no

identificada por la RNEC.
MS
10
MS
10
CONDICIN
Poblacin indigente menor de edad que no est

identificada por la Registradura Nacional del
Estado Civil
10
10
10
COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
Cdigo departamento+ cdigo municipio + S+ consecutivo por afiliado

(Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 05001D0008
Departamento + municipio +A + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 25001A0009
Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 080014I8125.
NO APLICA PARA MENORES SIN IDENTIFICAR ENTRE CERO (0) Y
TREINTA (30) DAS DE NACIDOS.
SOLO APLICA PARA REGIMEN SUBSIDIADO.
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (4 dgitos). Ej:
05001D0008
DATOS DE LAS ATENCIONES

1. CONSULTA
DATO
Nmero de la
factura
VALORES PERMITIDOS
Unico valor: nmero de la factura.
COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas
para el archivo de transaccin.
VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de transacciones.
Que cumpla las reglas de registro de la
factura: un solo nmero para contratos de
capitacin.
Cdigo del
prestador
Tipo de
identificacin
Nmero de
identificacin
Fecha de la
consulta
Unico valor: cdigo del prestador.
Igual regla que en registro de usuarios

Se registra la fecha en que fue realizada la consulta.
Nmero de
autorizacin
Cdigo de la
consulta
Igual regla de registro que en archivo de transaccin
Un nico valor posible de esa

variable: el cdigo
Esto implica que el Hospital registre diariamente en el Sistema las

consultas realizadas, pues si el software coloca como fecha de
realizacin la del da en que se ingresa el dato, no permite registros
con fecha anterior o posterior.
Solo se registra si el hospital ha requerido autorizacin para realizar
determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un nmero de
autorizacin. Revisar Decreto 4747
Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn disciplina
(medicina, odontologa, enfermera, nutricin, sicologa, optometra,
etc).
Especifica si es de primera vez, o de control y si es general o
especializada, cuando aplica.
Los cdigos que deben usarse son los siguientes:
Consulta mdica electiva:
Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al
mdico porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o
Igual validacin
transaccin.
Igual validacin
usuarios.
Igual validacin
usuarios.
Se valida que se
de fecha.
que en el archivo de
use el formato estndar
No es un dato obligatorio. No se valida
Que exista en la tabla de procedimientos

en salud: CUPS
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de agravamiento o
muerte se considera que es una consulta electiva, de tipo resolutivo
(quiere decir para resolver un problema de salud, un cuadro
mrbido o una patologa o sndrome).
Cuando al usuario se le hace una consulta para valoracin y
deteccin temprana de alteraciones o enfermedades del
crecimiento y desarrollo, del embarazo, de patologas como el VIH,
ya sea por demanda espontnea (cuando dice que solicita que le
hagan un chequeo general, o de su cavidad bucal) o dentro de una
actividad de tamizaje a usuarios con perfil de riesgo, o cuando se
hace una actividad de promocin de la salud mediante educacin,
por demanda del usuario o dentro de un programa del cual es
referido, se considera una Consulta de P y P, de tipo electivo, es
decir, programable.
Los cdigos de las consultas no permiten la diferenciacin entre
resolutivo y P y P, por lo cual debe complementarse con la variable
de finalidad.
Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los

siguientes:
Consulta de Medicina General electiva: 89.02.01

Consulta de Medicina Especializada electiva: 89.02.02
Cuando el paciente es atendido para hacer un control de

su estado de salud, despus de haber seguido un
tratamiento, o para confirmar o descartar el diagnstico
con los resultados de ayudas diagnsticas realizadas, se
considera una consulta de control, y se usan los siguientes
cdigos:
Consulta de Medicina General de control: 89.03.01

Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02
Consulta Mdica de urgencias:

La que se presta en los servicios de urgencias:
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
-
COMO REGISTRAR
Consulta de urgencia por medicina general:
89.07.01
Consulta de urgencia por medicina especializada
89.07.02
Consulta Mdica domiciliaria o al sitio de trabajo

Es la consulta que se realiza en el domicilio del usuario, como parte
de programas de cuidado domiciliario, o en el sitio de trabajo como
parte de las acciones de prevencin de riesgos ocupacionales, o de
tamizaje por parte de la EPS.
-
Consulta por medicina general: 89.01.01

Consulta por medicina especializada: 89.01.02
Consulta odontolgica electiva:

Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al
odontlogo porque presenta alguna sintomatologa de salud oral,
incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la
lengua), pero el dolor no es tan grave como para una consulta de
urgencias, se considera que es una consulta electiva:
-
Consulta odontolgica general de primera vez: 89.02.03

Consulta odontolgica especializada de primera vez:
89.02.04
Las consultas de control en odontologa se realizan cuando un

tratamiento ha sido terminado, para evaluar la funcionalidad y la
respuesta del tratamiento a la problemtica general. Se codifican
as:
-
Consulta odontolgica especializada de control: 89.03.04

Consulta odontolgica general de control: 89.03.03
Consulta odontolgica de urgencias:

El usuario solicita atencin en un servicio de urgencias, o en la
consulta ambulatoria que destina franjas horarias o profesionales a
este tipo de atencin. El motivo mas frecuente es el dolor, pero
tambin puede ser por accidentes y traumas que requieran una
atencin inmediata. Para estos casos los cdigos a utilizarse son:
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
-
89.07.03:
89.07.04:
Consulta de odontologa general:

Consulta de odontologa especializada:
Consulta de enfermera: de P y P
Las consultas que realizan los profesionales de Enfermera son de
P y P, y los cdigos que deben utilizarse son:
-
Consulta de primera vez por enfermera: 890205

Consulta de control o seguimiento por enfermera: 890305
Atencin (visita) domiciliaria por enfermera: 890105
Consultas por otros profesionales:

Las consultas por otros profesionales se realizan cuando se
requiere una valoracin general del usuario desde el punto de vista
de la disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un
tratamiento. Estas consultas se consideran de primera vez.
De primera vez:
-
Trabajo Social: 890209

Foniatra y fonoaudiologa: 890210
Fisioterapia: 890211
Terapia respiratoria : 890212
Terapia ocupacional:
89.02.13
Sicologa: 890208
Optometra: 890207
Nutricin y diettica: 890206
Si el profesional realiza intervenciones propias de su disciplina y

despus de stas debe valorar el avance o la evolucin, se
considera una consulta de control.
Consulta de control:
-
890309:
890310:
890311:
890312:
Trabajo Social:
Foniatra y fonoaudiologa
Fisioterapia:
Terapia respiratoria :
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
-
890313:
890308:
890307:
890306:
COMO REGISTRAR
Terapia ocupacional:
Sicologa:
Optometra:
Nutricin y diettica:
Interconsultas
Las interconsultas son consultas mediante las cuales un mdico
general o especialista u otro profesional de salud, a solicitud del
mdico tratante (general o especialista), emite opinin diagnstica o
teraputica, sin asumir la responsabilidad directa en el manejo del
usuario, tanto en el mbito ambulatorio como intrahospitalario.
Los cdigos correspondientes a las interconsultas son:
Del 89.04.02 al 89.04.13
Junta mdica
La junta mdica es una consulta que se realiza a un usuario por
varios mdicos generales o especialistas simultneamente, con el
fin de decidir una conducta de manejo y tratamiento.
Independientemente de cuantos profesionales participen y de la
forma como se pague por cada profesional, se registra una sola
consulta.
Los cdigos para la Junta Mdica son:
89.05.01: Participacin en Junta mdica, por medicina general,
cuando la Junta Mdica sea de mdicos generales:
89.05.02: Participacin en Junta mdica por medicina
especializada, cuando la Junta Mdica sea de mdicos
especialistas
89.05.03: Participacin en Junta mdica por otro profesional de
salud, cuando en la Junta Mdica participen distintos
profesionales.
Consulta de Medicina alternativa
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
890214: De primera vez:

890314: De control:
Salud mental:
La primera consulta de valoracin, diagnstico y definicin del plan
de tratamiento, se codifica como una consulta global o de primera
vez, y los cdigos son:
89.02.02: Consulta de primera vez por medicina especializada
89.02.08: Consulta de primera vez por sicologa
Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y
cumplimiento de tratamiento, se codifican con:
89.03.02: Consulta de control o seguimiento por medicina
especializada:
89.03.08: Consulta de control o seguimiento por sicologa:
Las dems atenciones en salud mental se registran como
procedimientos, con los cdigos:
Del 94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnstica,
De la 94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad teraputica.
Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una consulta con
fines de deteccin temprana de patologa oral, sta se considera de
P y P, pero no se puede diferenciar a posteriori porque no existe
una finalidad referida a sta.
Finalidad de la
consulta
01 = Atencin del parto

(puerperio)
02 = Atencin del recin nacido
03 = Atencin en planificacin
familiar
04 = Deteccin de alteraciones
De crecimiento y desarrollo
Del menor de diez aos
05 = Deteccin de alteracin del
desarrollo joven
06 = Deteccin de alteraciones del
La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolucin

de problemas de salud (diagnstico y teraputico) o de Promocin
de la salud y Prevencin de la enfermedad (de deteccin temprana
o proteccin especfica).
Los valores del 01 al 09 corresponden a una finalidad de
PROMOCIN Y PREVENCIN.
La finalidad 10 corresponde a una finalidad RESOLUTIVA, es decir
cuando el paciente acude al mdico porque se siente enfermo,
presenta alguna sintomatologa o ha sido vctima de un evento de
1. Que la finalidad exista en la tabla de

finalidad.
2. Referencia cruzada: si la finalidad est
en el rango de 1 a 9, el diagnstico
principal debe ser un cdigo Z y el primer
diagnstico relacionado puede ser un
cdigo correspondiente a una patologa o
un signo o sntoma.
3. Si la finalidad es 10 el diagnstico no
puede tener con cdigo Z.
DATO
Nmero de
autorizacin
Cdigo
diagnstico
principal
del
VALORES PERMITIDOS
embarazo
07 = Deteccin de alteraciones del
adulto
08 = Deteccin de alteraciones de
agudeza visual
09 = Deteccin de enfermedad
profesional
10 = No aplica
COMO REGISTRAR
causa externa, tales como accidentes, maltrato, agresin, violencia.
VALIDACIONES
Un nico valor de la variable: un

nmero
Este dato solo se registra si el prestador ha convenido con la

entidad administradora (pagadora) la prestacin de ciertas
atenciones previa autorizacin y en ste caso la entidad
administradora debe asignar un nmero a la autorizacin.
Solo tiene utilidad frente al reconocimiento

del pago.
No se valida.
Un nico valor del diagnstico: el

cdigo de cuatro dgitos.
La afeccin principal se define como la afeccin diagnosticada al

final del proceso de atencin de la salud o de la consulta, como la
causante primaria de la solicitud de atencin del paciente.
Si la consulta es de P y P (finalidad 1 al 9)
lleva un cdigo Z, si es resolutiva
(finalidad 10) no puede llevar un cdigo
Z.
Si no se hace ningn diagnstico, se selecciona el sntoma

principal, hallazgo anormal o problema ms importante, como
afeccin principal (CIE 10 Vol 2)
* Consultar reglas de codificacin dispuestas en los distintos medios
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 1

Otras afecciones o problemas relacionados con la afeccin

principal, es decir, coexistieron durante el manejo de la afeccin
principal, y/o que fueron atendidos durante el episodio de atencin
de la salud.
Se verifica que exista en la tabla de CIE 10
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 2
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 3
Tipo de
diagnstico
principal

Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.
Valida que la relacin con el diagnstico

principal y el primer relacionado sea lgica.

Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.
Valida que la relacin con el diagnstico

principal, el primer relacionado y el
segundo relacionado sea lgica.

Si el diagnstico corresponde a cdigos que empiezan por: A, B, C,

D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, S y T, el tipo de diagnstico
debe ser:
Se valida que el tipo de diagnstico

corresponda a los valores permitidos en la
tabla de Tipo de Diagnstico.
CONFIRMADO, ya sea nuevo o repetido
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
Nuevo (valor 2 ) si es la primera vez que se hace el DX a ese
paciente, no solo por el mdico que lo atiende en esa consulta sino
por otros mdicos en otro momento e IPS.
Repetido (valor 3), cuando el paciente ya est siendo tratado por
ese diagnstico.
VALIDACIONES
Si el diagnstico corresponde al cdigo R el tipo debe ser: 1, es

decir IMPRESIN DIAGNSTICA.
Valor de la
consulta
Un nico valor del dato: un nmero

de mximo 15 caracteres.
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador

por esa consulta, cuando sta se paga por evento.
No se valida
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios,

cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG,
atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no
tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete.
Se debe registrar en este campo 0 (cero).
Valor de la cuota
moderadora

Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como

cuota de recuperacin, cuota moderadora o copago. En los dos
ltimos casos el prestador acta como recaudador de ingresos a
terceros, pues estos dineros corresponden al pagador.
Se debe registrar el valor pagado por el usuario.
No se valida
Valor neto a
pagar

Este dato corresponde al valor neto que el prestador cobrar al

pagador, de acuerdo con los precios pactados. Se registra slo
cuando el pago se hace por evento; Si las consultas se realizan
como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea ste
(capitacin, pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por
patologa o condicin del paciente), la consulta no tiene valor
unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete.
No se valida
2. PROCEDIMIENTOS
Decreto 4747 de 2007: Artculo 19. Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS. Para la codificacin de procedimientos se utilizar
la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS, la cual ser de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en todos los
procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en salud.
DATO
Nmero de la factura
Cdigo del prestador de
servicios de salud
Tipo de identificacin del
usuario
Nmero de identificacin
del usuario en el Sistema
Fecha del procedimiento
Nmero de autorizacin
Cdigo del procedimiento
VALORES PERMITIDOS
Un valor nico
Un valor nico
COMO REGISTRAR
Igual regla que para consulta
VALIDACIONES
Igual validacin que para la consulta.
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico

En este campo se registra el cdigo del procedimiento,
segn corresponda en la Clasificacin Unica de
Procedimientos en Salud (CUPS).
El prestador debe codificar primariamente con CUPS, y
cuando requiera facturar los eventos a tarifas SOAT har
la conversin a este codificador.

Verifica que exista en la tabla
procedimientos: CUPS
mbito de realizacin del

procedimiento
1 = ambulatorio
2 = hospitalario
3 = En urgencias
En este campo se registra en qu mbito se realiza el

procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est
siendo atendido el usuario. Si su atencin es de consulta
externa los procedimientos que se le realicen durante
sta atencin sern: mbito 1: AMBULATORIO.
Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable.
Y si el paciente se encuentra hospitalizado, los

procedimientos que se hagan en ste perodo sern de
mbito: 2: HOSPITALARIO
Si el paciente est siendo atendido en el servicio de
urgencias, ya sea en consulta o en observacin, el
mbito del procedimiento que le realicen durante sta
atencin es: 3: URGENCIAS.
de
Finalidad del
procedimiento
1=
2=
3=
4=
Diagnstico
Teraputico
Proteccin especfica
Deteccin temprana de
Enfermedad general
5 = Deteccin temprana de
Enfermedad profesional
Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica

cuando se realizan para establecer (confirmar o
descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no existiere
un diagnstico presuntivo, se realizan para establecer las
condiciones del paciente en relacin con la
sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de
atencin y la anamnesis.

variable.
Los procedimientos tienen la finalidad teraputica,

cuando se realizan para tratar el problema de salud por
el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa
como en la urgencia o la hospitalizacin.
Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin
especfica cuando se realizan para evitar una condicin
de salud especfica (embarazo) o una enfermedad
(inmunoprevenible) mediante la aplicacin de un
dispositivo o una vacuna.
Los procedimientos se realizan con una finalidad de
deteccin temprana, cuando se busca identificar valores
de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de
desarrollar una enfermedad.
Personal que atiende
Diagnstico principal
1 = Mdico (a) especialista

2 = Mdico (a) general
3 = Enfermera (o)
4 = Auxiliar de enfermera
5 = Otro
Un nico valor
Diagnstico relacionado
Un nico valor
Complicacin
Un nico valor
Solo debe registrarse para el procedimiento: Atencin

del parto.

variable, cuando el procedimiento es:
atencin del parto.
Solo se diligencia cuando se trata de procedimientos

quirrgicos.
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10
Se diligencia cuando se trata de procedimientos
quirrgicos, y solo cuando en la ciruga se encuentra una
condicin adicional a la inicialmente identificada, segn
Reglas de Codificacin.
Verifica que el campo est lleno cuando el

procedimiento se encuentre en la tabla de
Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10,

cuando surja una complicacin directamente relacionada
con el procedimiento (el acto quirrgico, la administracin
de la anestesia, la aplicacin de sangre, lquidos, prtesis
u otros).
Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que pase
la validacin de pertinencia para edad y
sexo.
Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que pase
la validacin de pertinencia para edad y
sexo.
Forma de realizacin del

acto quirrgico
Valor del procedimiento
La IPS lo registra cuando las atenciones son contratadas

por evento y se convienen las reglas de liquidacin
segn el nmero de procedimientos quirrgicos
realizados en una misma intervencin.
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar
al pagador por ese procedimiento, cuando ste se paga
por evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de
servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por
actividad final, DRG, atencin integral por patologa o
condicin del paciente), sta no tiene valor unitario, por
cuanto el valor corresponde al paquete.
No se valida
No se valida
3. URGENCIA CON OBSERVACIN

DATO
N de la factura
Cdigo del prestador
Tipo de identificacin del
usuario
Fecha de ingreso
VALORES PERMITIDOS
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Un valor nico
Un valor nico

Debe registrarse la fecha en que el usuario
pasa a la unidad de observacin, con el
formato estndar de fecha.
Formato = dd/mm/aaaa

Debe ser anterior o igual que la fecha de
salida o egreso de urgencias
Hora de ingreso
Un valor nico
Debe registrarse la hora en que el usuario

pasa a la unidad de observacin, con el
formato estndar de hora militar.
Formato = hh:mm (hora militar)
Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora

de Ingreso debe ser anterior a Hora de
Salida
Un valor nico
Solo deben registrar este dato si lo necesitan

para soportar el pago de la atencin.
No se valida
Causa externa
01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
Un valor nico: cdigo alfanumrico
Del 1 al 12 son las causas externas que mas

interesan para la vigilancia de la salud pblica.
Si hubieren otras causas externas no
contempladas en estas 12, deben seleccionar
el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin
pueden hacerlo en el campo de diagnstico
relacionado, con los diagnsticos de los
captulo XX, letras V a la Y.
Si algn diagnstico empieza con S, T =>

no se acepta Causa Externa = 13 15
Debe registrarse el diagnstico que justific la

estada en observacin, sea ste un
diagnstico de una patologa o uno
sintomtico. En ste campo no debe ir un Dx
Se valida que el cdigo est en la tabla

CIE 10
Diagnstico a la salida
de causa externa.
Diagnstico relacionado 1
a la salida
Debe registrarse el diagnstico relacionado (si

lo hay) ms prximo al principal, o la causa
externa si existe.
Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la
narz.
Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado
por colisin con vehculo de transporte
pesado o autobs.
Iguales validaciones que para Dx a la

salida.
a la salida
Puede corresponder a: 1) un segundo

diagnstico relacionado con el principal o de
salida, o 2) a la causa externa como se
muestra en el anterior ejemplo.

salida
a la salida
Puede corresponder a: 1) un tercer

diagnstico relacionado con el principal o de
salida, o 2) a la causa externa

salida.
Debe seleccionarse uno de los posibles

valores de sta variable.
Si el destino es hospitalizacin, deber

aparecer un registro de hospitalizacin en
la misma fecha o del da siguiente.
Si Estado = 2 => el usuario no debe
aparecer en AC de urgencias con fecha
posterior Si Estado = 2 => el usuario no
debe aparecer en AP con fecha posterior a
la fecha de salida.
Que el valor est en el rango permitido
Destino del usuario a la

salida
1 = Alta de urgencias
2 = Remisin a otro nivel de complejidad
3 = Hospitalizacin
Estado a la salida
1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)
Causa bsica de muerte
Fecha de la salida
Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa
Sealar si el paciente sale vivo de la

observacin, o muerto. Si su condicin a la
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
La causa bsica de muerte, segn la
Clasificacin Internacional, es la causa
primaria que origina la secuencia de hechos
que terminaron en la muerte, ya sea una
causa externa o una enfermedad.
Es la fecha en que el paciente termina su
estancia en observacin, sin importar el
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Debe estar incluida dentro del perodo del

archivo AF
nmero de horas o das que permanezca en

este servicio y su destino inmediato. Si el
paciente permanece ms de 6 horas en
urgencias y la EPS exige al hospital la
hospitalizacin
pero
no
hay
camas
disponibles, no se puede reportar como
hospitalizacin.
Hora de la salida
Es la hora en que el paciente

efectivamente el servicio de urgencias.
deja
Se valida que la fecha no sea inferior a la

fecha de ingreso.
4. HOSPITALIZACIN
DATOS
N de la factura
VALORES PERMITIDOS
Nmero de la factura
CMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn las
reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
Cdigo del prestador
Cdigo del prestador de servicios de salud.
Tipo de documento de
identificacin
Tipo de identificacin
Igual regla de registro que en archivo de

transaccin
Va de ingreso
institucin
la
Nmero de identificacin del usuario en el

Sistema
1 = Urgencias
2 = Consulta externa programada
3 = Remitido
4 = Nacido en la institucin

Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma
institucin, es decir, si fue atendido en
urgencias o consulta programada o si naci en
ese hospital.
Remitido se refiere a que el paciente proviene
de otro servicio en otra institucin que no
puede ofrecerle los servicios que su condicin
requiere, y por tanto se remite. Esta remisin
est determinada por las condiciones
convenidas con el pagador, por lo general
requiere autorizacin previa.
Fecha de ingreso a la
institucin
VALIDACIONES
Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el

paciente ha sido ingresado al servicio de
hospitalizacin.
Si Va = 1 => El usuario debe aparecer en

AU
Si Va = 1 y no aparece en AU => El
usuario debe aparecer en AC con consulta
de urgencias
Si Va = 2 => El usuario debe aparecer en
AC
Si Va = 4 => debe aparecer la
hospitalizacin y el procedimiento parto, de
la mam.
Si el paciente se encuentra en urgencias y

lleva 6 horas o ms pero el hospital no cuenta
con camas disponibles para su hospitalizacin,
se debe seguir registrando como atencin de
urgencias y no como hospitalizacin.
Un valor nico
Solo se registra si se ha solicitado y la EPS ha

autorizado mediante la asignacin de un
nmero de autorizacin. Es importante para
efectos de la auditoria y el pago.
No se valida
Causa externa
Diagnstico
ingreso
Diagnstico
egreso
01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
Del 1 al 12 son las causas externas que ms

interesan para la vigilancia de la salud pblica.
Puede ser un diagnstico presuntivo.

No puede ser un cdigo Z
El diagnstico principal de egreso debe ser un
diagnstico confirmado en la mayora de los
casos. Solo habr algunos casos en que no se
pudo confirmar.
Los diagnsticos relacionados son todos
aquellos que hacen parte del estado de salud
que justific la estada en el hospital.
Se diligencia si hubo una complicacin.
principal
de
principal
de
de egreso
de egreso
de egreso.
Diagnstico
complicacin
Estado a la salida
de
1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)
Diagnstico de la causa
bsica de muerte
Fecha de egreso
Hora de egreso
Si hubieren otras causas externas no

contempladas en estas 12, deben seleccionar
el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin
pueden hacerlo en el campo de diagnstico
relacionado, con los diagnsticos de los
captulo XX, letras V a la Y.
Los valores 13 y 14 corresponden a las
causas de demanda de enfermedad general o
profesional.
Sealar si el paciente sale vivo de la

hospitalizacin o muerto. Si su condicin a la
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
Registrar la causa bsica de muerte segn las
reglas de la CIE 10.
Es la fecha en que el paciente deja el servicio
de urgencias.
Es la hora en que el paciente deja
efectivamente el servicio de hospitalizacin.
Si algn diagnstico empieza con S, T =>

no se acepta Causa Externa = 13 15
5. DATOS DEL RECIEN NACIDO

DATO
VALORES PERMITIDOS
Cdigo de la entidad
administradora del plan de
beneficios
Cdigo del prestador de
servicios de salud
Nmero de la factura
Tipo de identificacin de la
madre
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Que el cdigo se encuentre en la tabla de
cdigos de las administradoras de servicios
de salud
Un valor nico: cdigo numrico

CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
MS = Menor sin identificacin
La madre ha sido registrada con un documento

de identificacin al ingreso a la atencin de
parto y a la hospitalizacin. Ese mismo tipo de
documento se debe colocar en este campo
para poder hacer trazabilidad cuando se
requiera.
Se valida que el valor seleccionado est en
los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
AS, MS
Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad
Nmero de identificacin de Un valor nico

la madre en el Sistema
Corresponde al nmero del documento de Se valida igual que en usuarios

identificacin del usuario o el que le asigne la
entidad administradora del plan de beneficios
Fecha de nacimiento
Un valor nico
Fecha de nacimiento del recin nacido
Hora de nacimiento
Un valor nico
Edad gestacional
Un valor nico
Control prenatal
1=
2=
Si
No
Sexo
Peso
Diagnstico
nacido
del
Un valor nico
recin Un valor nico
Causa bsica de muerte
Se valida que cumpla con la estructura

estndar: dd/mm/aaaa
Es la hora del alumbramiento.
estndar: hh : mm, de hora militar.
Nmero de semanas de gestacin de la madre No se valida
al momento del parto
Identificador para determinar si la madre tuvo Que el valor seleccionado est dentro del
control prenatal
rango permitido.
Identificador del sexo del recin nacido
1=
Masculino
2=
Femenino
Peso en gramos del recin nacido
No se valida
Si el nio presenta alguna patologa, se debe
colocar un Cdigo del diagnstico, segn la
Clasificacin Internacional de Enfermedades
vigente. Puede ser un Dx presuntivo
Si el RN fallece antes de las 24 horas de Debe ser igual a la registrada en el registro
nacido, y sin que se hubiera hospitalizado por de defuncin.
DATO
Fecha de muerte
VALORES PERMITIDOS
Un valor nico
Hora de muerte del recin Un valor nico

nacido
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
alguna patologa, se debe colocar el Cdigo de

la causa bsica de muerte, segn la CIE 10
Fecha de muerte del recin nacido
estndar: dd/mm/aaaa
Hora de muerte del recin nacido
estndar: hh : mm, de hora militar.

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MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS DATOS DEL REGISTRO

Bogot. D.C. Octubre de 2009

EL REGISTRO DE LOS DATOS

COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD

1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

Nombre completo del profesional independiente o

Razn social o apellidos y nombre del

Elegir una opcin de los valores permitidos en esta

Escribir todos los nmeros del identificador numrico

Escribir el nmero de la factura segn las reglas

Contrato por capitacin: todas las atenciones

Contrato por paquete, tales como: actividad final,

Cada atencin puede llevar un nmero de

Si la contratacin es por capitacin debe

Escribir la fecha en que se expide la factura.

Validaciones de estructura: formato de fecha

Se registra la fecha del primer da del perodo que est

Se registra la fecha del ltimo da del mes, del perodo

Escribir el cdigo de la entidad administradora a quien la

Verifica que el cdigo se encuentre en la

Escribir el nombre de la Entidad Administradora.

El nmero de contrato se registra:

Lo valida cada EPS

Cuando la IPS tiene varios contratos con el

Solo aplica cuando de trata de atenciones por accidente

Valor total del

Se registra el valor real cancelado por el usuario, segn

Que no haya valores negativos

Se registra solo si aplica

Se registra solo si aplica

Se registra el valor a cobrar al pagador en la siguiente

Cuando los registros corresponden a

Cuando es por paquete, pago global, DRG, atencin

Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el

Nmero de documento de la madre si existe o el nmero de

Si ya est registrado el documento ser el RC:

MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe ceir

El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener en

Que el tipo de documento corresponda a la

Que la longitud sea menor o igual a la

Se debe registrar el cdigo de la Entidad administradora (o

Los valores de este dato quedan

Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder identificar la

Si es menor de 30 das y el tipo de

Si el tipo de documento es MS o AS, y el

Obligatoria para los registros de poblacin del

Se valida que la codificacin corresponda a la

La condicin de desplazado se acredita, inicialmente, con la

Otro: corresponde a usuarios de

Dato de registro obligatorio.

Debe registrarse el primer apellido del usuario cuando ste

Se verifica que diga HIJO DE, cuando es menor

Se verifica que no lleve: HIJO DE

Debe registrarse el segundo nombre si lo tiene, con el DE,

Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros,

Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,

Se registra marcando la opcin que corresponda

Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana.

Se valida que est dentro de los siguientes

Se valida que est dentro del rango de valores

Se valida que est dentro del rango de valores

Personas de la tercera edad en proteccin de

Comunidad Indgena que no este identificada